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La idea de esta actividad es establecer un Manual para la gestin del talento humano,
responsable de la dimensin humana en la organizacin, con el fin de contratar personas que
cumplan con las competencias necesarias para ejercer el cargo, capacitar a los empleados,
proporcionar los mecanismos necesarios que propicie la motivacin y la productividad en la
organizacin y garantizar el cumplimiento de los requisitos necesarios para el desarrollo del
trabajador en la organizacin.
Tabla de Contenido
1. Introduccin
2. Objetivo general
3. Objetivos especficos
4. Glosario
5. Polticas y normas
5.1. Polticas
5.2. Normas
6. Definicin de Manual de Funciones y Descripciones de Cargos
6.1. Manual de funciones
6.2. Descripcin de los cargos
7. Beneficios de este proceso
8. Participantes
9. Periodicidad
10. Proceso a desarrollar en el manual
11. Instrumentos de medicin
12. Instructivo para la utilizacin del manual.
12.1. Quines deben usar el Manual de Funciones?
12.2. Para qu se utiliza la descripcin de Perfiles de Cargo?
12.3. Misin
12.4. Visin
De la misma forma ayuda a proporcionar informacin sobre las atribuciones que le corresponde
desempear al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trmite en el flujo de
los procedimientos, facilitando el proceso de induccin de personal nuevo y el de adiestramiento y
orientacin del personal en servicio, permitindoles conocer con claridad sus funciones y
responsabilidades del cargo a que han sido asignados; as como aplicar programas de capacitacin.
OBJETIVO GENERAL
Elaborar el manual de funciones y procedimientos para la Distribuidora LAP cuya idea es definir las
funciones y establecer las responsabilidades a los empleados con el fin de trabajar en una forma
eficiente y organizada para alcanzar las metas y objetivos de la Distribuidora LAP.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Reorganizar cada una de las responsabilidades de los empleados de tal forma que no vayan a estar
recargados de trabajo para unos y para otros que pierdan el tiempo con pocas actividades para
evitar un mal clima laboral y se siga manteniendo una buena imagen frente a todos los clientes.
GLOSARIO
Para una empresa el Manual es de suma importancia lo que requiere es definir de una forma
sencilla, clara y concisa los siguientes trminos:
Cargos: Los cargos son un conjunto de tareas similares que son agrupadas bajo el mismo nombre.
Unidades de trabajo especficas e impersonales constituidas por un conjunto de tareas que deben
realizar quienes los ocupan, aptitudes que deben poseer, responsabilidades que deben asumir y
condiciones de trabajo. Unidades de carcter impersonal. Los rganos, para cumplir con la funcin
propia de su naturaleza, cuentan con individuos que desde el punto de vista jerrquico y
presupuestal ocupan cargos en los que se definen las responsabilidades y deberes que asumen sus
titulares y las tareas que deben realizar.
Competencia: Atributos de las personas que les permiten lograr un desempeo superior. (Mc
Clelland, D. citado en 40 preguntas frecuentes, Cinterfor, 2003)
Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempear una funcin productiva en
diferentes contextos y con base en estndares de calidad establecidos por el sector productivo.
Requiere la interaccin de conocimientos, habilidades y destrezas; verificables y evaluables.
(SENA, 2007, 10)
Tareas. Las tareas son un conjunto de operaciones que ejecutadas por un individuo constituyen un
puesto de trabajo.
1. POLITICAS Y NORMAS
1.1. POLITICAS
Una buena poltica no debe de ocupar ms de una o dos pginas y no debe incluir detalles.
Simplemente se deben enumerar las lneas generales que definen la filosofa de la empresa, como
pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislacin, la voluntad de crear un buen
ambiente de trabajo, la implantacin de sistemas de mejora continua, la definicin de objetivos
ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los
procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestin de
los recursos, etc.
Una vez creada la poltica, sta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o
en el Manual Gestin Integral de la empresa. Adems, la poltica debe ser distribuida y conocida
por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el
resto de documentos de la compaa. Por ejemplo, si en la poltica se habla del cumplimiento de
la legislacin, el resto de los procedimientos deben poner nfasis en que esto se cumple, de otro
modo estaran incumpliendo ese principio marcado por la empresa.
1.2 NORMAS
Son reglas de comportamientos aprobados por las personas dentro de un grupo. Es decir, las
normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas situaciones desde
el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de l. Todos los grupos tienen
sus normas. A veces, son slo sobreentendidas, pero otras veces son explcitas, habladas y puede
ser que hasta escritas.
Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las
personas sin necesidad aparente de controlarlas externamente.
Pero tambin hay otras normas que es importante que aparezcan escritas en los manuales de las
organizaciones como "normas formales".
2. DEFINICIN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS
Teniendo en cuenta que estos podrn tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las
directrices de los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que
cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben
ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el perodo, los problemas e
inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales debern ser
evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y
calidad de la gestin.
Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una descripcin de puesto y
anlisis de puestos. La descripcin de cargos es una fuente de informacin bsica para toda la
planeacin de recursos humanos. Es necesaria para la seleccin, el adiestramiento, la carga de
trabajo, los incentivos y la administracin salarial.
Evidentemente, las descripciones de cargos son tiles, aunque se pueden permitir desviaciones
individuales. Un empleado nuevo querr saber qu se espera de l, y cuando el supervisor se
percata de problemas de coordinacin entre empleados tendr que saber cules son las funciones
que corresponden a cada uno.
La descripcin debera, en el caso ideal, distinguir entre el contenido prescrito y discrecional de
cada cargo. As, quiz sea requisito que, por ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal
de sus visitas, mientras un vendedor de ms experiencia y capacidad puede emplear su discrecin
al informarle a la gerencia acerca de las condiciones cambiantes en el mercado, sus orgenes y
posibles medidas correctivas en la lnea de productos.
A travs de la creacin de este manual se pretenden dar soporte y claridad a los cargos en las
empresas. Por lo tanto es fundamental su aplicacin para organizar, coordinar y controlar todos
los procesos administrativos en todas las empresas como la seleccin de personal, induccin y re
induccin a empleados, capacitaciones, entrenamientos segn las responsabilidades de cada
funcionario y adicional gestionar la evaluacin de desempeo.
Los beneficios ms importantes que pueden llegar a tener la distribuidora LAP son los siguientes:
Evala todo el personal tanto el nuevo como el actual, reforzar capacitaciones segn el
funcionario que lo requiera, facilitando Administracin del Talento Humano.
Mejor conocimiento en el momento de seleccionar, incorporar, contratar y evaluar a los
empleados.
Evala el clima organizacional, los conocimientos adquiridos en los empleados para as dar
apertura a nuevos cargos para los empleados actuales.
Permite que todos los empleados tengan conocimiento de primera mano de cules son sus
funciones, sus responsabilidades dentro de la empresa, igualmente podr encontrarse una
descripcin detallada de las funciones tanto transversales como esenciales que se realizan en
cada uno de los cargos especficos, los criterios de desempeo, conocimientos bsicos o
esenciales, requerimientos de estudio y experiencia que se deben acreditar para el adecuado y
exitoso desempeo de los mismos.
4. PARTICIPANTES
En el desarrollo del siguiente Manual se tom en cuenta las guas y documentos de apoyos
aportados a travs de la metodologa de la Especializacin Tecnolgica Virtual de Gestin de
Talento Humano por Competencias guiadas por la Instructora Martha Eleyda Bedoya Castao
tomando como base el diagnstico realizado a la Distribuidora LAP en el cual se evidencia la
necesidad de realizar el manual de funciones del rea comercial.
5. PERIODO DE VIGENCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES
Es necesario hacer una revisin peridica al manual como mnimo de cada (6) seis meses en la cual
se debe verificar si ha sido funcional o si requiere algn ajuste o en su defecto actualizaciones en
cuanto a funciones dentro de las mismas reas
Distribuidora Luis Alberto Preciado S.A.S desarrolla los siguientes procesos, as:
Dentro del rea de Gestin de Talento humano dentro del manual de funciones se deben instaurar
criterios para que sean de obligatorio cumplimiento dentro de los diferentes cargos de la empresa.
Este proceso se realiza como instrumento dinmico que permita el buen funcionamiento de la
empresa por medio de una excelente gestin del talento humano de la misma con el fin de que
sea aplicado a todos los empleados en especial del rea comercial.
7. INSTRUMENTOS DE MEDICIN
Mediante la ejecucin de encuestas, lista de chequeo de los procedimientos que realizan los
empleados se pretende evaluar cada puesto de trabajo, de manera que se recopilaran los
principales elementos y factores que permitieran hacer una evaluacin analtica para as obtener
los resultados necesarios para disear las funciones y competencia dentro del cargo y perfil que la
empresa necesita en cumplimiento de su objetivo respetando la polticas implementadas dentro
la seleccin, incorporacin y contrato establecido por el empleador y empleado.
8. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIN DEL MANUAL
El rea de Talento Humano de la Distribuidora LAP est en la obligacin de organizar una reunin
con todos los empleados por reas comenzando en el rea comercial para dar a conocer este
manual de manera clara y coherente segn los cargos y responsabilidades de los empleados, la
capacitacin sobre el manual debe quedar registrada en listas de asistencia.
Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera permanente este
manual para que tengan un conocimiento claro de sus funciones y responsabilidades para as
llevar un control sobre los procesos para su mejoramiento continuo.
Los lderes de todas las reas deben tenerlo ms a la mano por que pueden evaluar el desempeo
de las personas que estn a su cargo y ver el proceso que se est llevando a cabo en su rea para
manejar un buen ambiente laboral y as obtener excelentes resultados.
Le permite a todos los empleados conocer como est estructurada la compaa a nivel general y
por reas; las actividades y responsabilidades de cada funcionario estn clasificados segn su rea
de trabajo, la idea general es luego de su divulgacin a todos los empleados se garantice el
cumplimiento en todo el personal de la Distribuidora LAP.
8.3 Misin:
Somos una compaa lder en la comercializacin de productos de consumo masivo, con altos
estndares de calidad; lo que logramos a travs de una cadena privada de distribucin, orientada a
satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio
y precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado.
8.4 Visin:
Ser una compaa lder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y eficiencia en la
distribucin de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros clientes altos estndares
de calidad, oportunidad y satisfaccin tanto en sus necesidades como en sus expectativas.
9. MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DISTRIBUIDORA L.A.P S.A.S
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Ser encargado de coordinar y hacer cumplir las actividades de la fuerza
de ventas, los planes de comercializacin y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la
empresa, en base a polticas establecidas para la promocin, distribucin y venta de productos y
servicios a fin de lograr los objetivos de ventas fidelizando a los clientes brindando un servicio al
cliente con excelencia.
Coordinar, seleccionar y organizar una serie de elementos para producir objetos visuales
comunicando un mensaje especfico.
Trabajar acorde a las polticas de sustentabilidad, con una actitud responsable y respetuosa.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Conocimientos en mercadeo.
Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Access, Excel y Power Point y uso
de internet.
Uso de software y herramientas
Direccionamiento de equipos.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Profesional graduado en Administracin de Empresas,
DE DESEMPEO
Dos (2) aos en cargos y procesos relacionados con la gestin administrativa y financiera de bienes
inmuebles.
Experiencia de dos aos en diseo corporativo.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Administracin gerencial
Manejo de personal
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
DE DESEMPEO
Toma de decisiones
Desarrollo de la organizacin
Trabajo en equipo
Comunicacin efectiva
Disposicin al cambio
Debe ser una persona ntegra, ya que tendr grandes responsabilidades, importante toma de
decisiones y manejo de personal.
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Coordinar el anlisis, revisin, control y evaluacin de los sistemas y
procedimientos de la Dependencia de distribucin, para procurar su efectividad.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint)
Manejo de personal
Auditor de calidad
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Profesional :ingeniero industrial y administrador de empresas
DE DESEMPEO
Tres (3) aos en cargos de control y manejo de ventas con compromiso misional, del nivel
ejecutivo, direccionamiento de equipo.
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
Manejo de estadsticas.
Disposicin al cambio
Orientacin al servicio
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Conocimientos bsicos en internet, Excel avanzado, atencin al cliente
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Tecnlogo en logstica
DE DESEMPEO
Ser un empleado proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier momento.
Ser un empleado activo en las relaciones interpersonales con sus compaeros de trabajo.
CIUDAD: Ccuta- Norte De Santander
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Orientar a los clientes de manera proactiva y asertiva sobre los
productos que se comercializan en la Distribuidora, poniendo en prctica las polticas de
mercadeo propuestas por la Gerencia de la Compaa.
Asesorar a los clientes con respecto al portafolio de Orientacin al clientes en los servicios
productos que maneja la distribuidora. que ofrece la distribuidora.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Conocimientos bsicos en internet, Excel avanzado, atencin al cliente
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Tecnlogo en logstica del Sena, bachiller tcnico comercial
DE DESEMPEO
Ser un empleado proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir en cualquier momento.
Ser un empleado activo en las relaciones interpersonales con sus compaeros de trabajo.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Conocimientos bsicos en internet, Excel avanzado, ofimtica, atencin al cliente
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Bachiller tcnico comercial
DE DESEMPEO
Experiencia: (1) un ao en labores afines
Comprender y aplicar las polticas de la Distribuidora.