ACUERDO No.

______
( )

Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin
de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo y dems procesos de la funcin archivstica en desarrollo de los
artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

JORGE PALACIOS PRECIADO

En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998,
la Ley 594 de 2000, el Decreto 2126 de 2012 y,

CONSIDERANDO

Que el artculo 26 de la Constitucin Poltica establece que las autoridades competentes

inspeccionarn y vigilarn el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y
oficios que impliquen un riesgo social.

Que el ttulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la

"ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS".

Que el artculo 13 de la Ley 594 de 2000 precepta que en los casos de construccin de
edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en
cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.

Que el artculo 14 de la Ley 594 de 2000 establece que La documentacin de la

administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control
de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no
son susceptibles de enajenacin.

Que el pargrafo 1 del artculo 14 autoriza a la administracin pblica a contratar con

personas naturales o jurdicas los servicios de depsito, custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo.

Que el pargrafo 3 del artculo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al Archivo General de la
Nacin para establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas
naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa
y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos.

Que el artculo 34 de la Ley 594 de 2000, Normalizacin, faculta al Archivo General de la

Nacin para fijar () los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la
creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos,
teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

Que el desarrollo de los diferentes procesos y actividades de la funcin archivstica de

que trata la Ley 594 de 2000 y dems normas reglamentarias, que sean contratados por
entidades pblicas con personas naturales o jurdicas, sean stas privadas, de economa
mixta, o industriales y comerciales del Estado, tanto nacionales como extranjeras deben
cumplir igualmente con las normas que expida el Archivo General de la Nacin.

Que los servicios relacionados con la gestin documental y la administracin de archivos

comprenden todo tipo de documentos y archivos, sean stos anlogos (fsicos) o
electrnicos, independientemente de su formato y soporte.

Que el Estado es responsable del patrimonio documental del pas, se encuentre ste bajo
su custodia o bajo la administracin temporal de un tercero, delegado o contratado

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Fecha: 2013-12-11 V: 2 GDO-F-020
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Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin
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documentos de archivo y dems procesos de la funcin archivstica en desarrollo de los
artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000

mediante modalidades consagradas en la Ley 80 de 1993 y dems normas que sobre la

materia expida la Agencia Presidencial Colombia Compra Eficiente.

Que en mrito de lo expuesto,

ACUERDA

ARTICULO 1. Las entidades pblicas podrn contratar con personas naturales o

jurdicas los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de
documentos de archivo, y cualquier otro servicio derivado de la normatividad archivstica
nacional, dando cumplimiento a lo establecido en el presente Acuerdo as como a los
dems requisitos y condiciones que establezca el Archivo General de la Nacin.

ARTICULO 2. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado que tengan dentro
de su objeto social la prestacin de los servicios de que trata el artculo 14 Pargrafo 1 y
3 de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras normas en forma
general, debern reunir los siguientes requisitos mnimos:

a) Acreditar que cuentan con experiencia para desarrollar la actividad y/o servicio para
el cual han sido contratados, mediante certificaciones de prestacin efectiva del
servicio ofrecido.
b) La persona jurdica deber acreditar adems de la idoneidad, que cuenta en su
planta de personal con profesionales con formacin acadmica en Archivstica, de
conformidad con lo establecido en la Ley 1409 de 2010.

ARTICULO 3. En los procesos de custodia y administracin integral de documentos de

archivo el contratista deber cumplir como mnimo con los siguientes aspectos, adems
de adoptar un Sistema Integrado de Conservacin conforme lo estipula el Art.46 de la Ley
594 de 2000:

a) Ubicacin en un terreno estable sin riesgos de humedad subterrnea o problemas

de inundacin.
b) Ubicacin de las instalaciones lejos de industrias contaminantes o que puedan ser
objeto de atentados u objetivos blicos o terroristas.
c) Reunir las condiciones de seguridad, ambientales y de ventilacin, exigidas por la
Superintendencia de Industria y Comercio y aquellas especficas establecidas por el
Archivo General de la Nacin.
d) La resistencia de las placas y pisos deben estar acorde con la altura de la estantera
y las cargas a soportar, avalado por un informe tcnico calificado; adems, la
estantera deber cumplir con caractersticas de sismo resistencia aprobadas por
normas tcnicas colombianas, o en su defecto por organismos de normalizacin
internacionales.
e) Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con materiales ignfugos
de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin.
f) Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignfugas en lo
posible, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentacin.
g) Las reas de depsito y almacenamiento de documentos deben garantizar:
i. La seguridad y la adecuada manipulacin de la documentacin.
ii. La adecuacin climtica ajustada a las normas establecidas para la
conservacin del material documental de acuerdo con el medio o formato.
iii. Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de

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documentos de archivo y dems procesos de la funcin archivstica en desarrollo de los
artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000

los acervos documentales.

h) Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios, deben estar
separadas de las reas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como
de regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de
depsito.
i) Las reas tcnicas debern estar conectadas con los depsitos, tomando en cuenta
el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as
como su accesibilidad con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y
tratamiento de los documentos.
j) Los laboratorios de conservacin y restauracin deben tener aislamiento apropiado
para evitar que los agentes microbiolgicos puedan contaminar las dems reas y
poner en riesgo la salud del personal que trabaja en otras dependencias.
k) Los depsitos deben contar con sistemas de deteccin y extincin de incendio:
incluyendo detectores de humo, extintores multipropsito o sistemas de apagado
automtico que no afecten los documentos ni pongan en riesgo la salud del
personal.
l) Los depsitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extraccin o
evacuacin automtica del agua en caso de inundacin.
m) Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar unidades
de almacenamiento que garanticen su proteccin en el tiempo.
n) Para documentos de conservacin histrica, las unidades de conservacin deben
ser elaboradas en cartn desacidificado (libre de cido) o neutro; para documentos
de conservacin temporal, se podr utilizar materiales que permitan la adecuada
proteccin de los documentos durante el tiempo establecido para su conservacin.
o) Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de
vdeo, rollos cinematogrficos, fotografa entre otros, y digitales como disquetes,
cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendr en cuenta, por lo menos, lo siguiente:

i. Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en

cajas de pH neutro; los materiales plsticos empleados debern ser
qumicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al
vapor de agua, estos se podrn emplear siempre que se garanticen
condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos
establecidos para cada tipo de soporte.
ii. Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada rollo estar en
una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanteras diseadas acorde con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservacin.
iii. Las cintas magnticas de audio, vdeo o de datos como DAT, entre otros,
debern almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas
alejadas de campos magnticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es
necesario programar su rebobinado peridico y verificacin de datos, los
cuales se darn en relacin directa con las condiciones de humedad del rea
de depsito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el
proceso.
iv. Los disquetes y los CD, entre otros, podrn contar con una unidad de
conservacin plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable,
que no desprenda vapores cidos o contenga molculas cidas retenidas en
su estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o CD.

p) Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con
las condiciones ambientales que incluyan el control, registro y anlisis permanente

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documentos de archivo y dems procesos de la funcin archivstica en desarrollo de los
artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000

de temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e

iluminacin, evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar
alteraciones a los documentos y pongan en riesgo su preservacin en el tiempo.

q) Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones,

los depsitos, la estantera y de las unidades de almacenamiento, utilizando
productos que no afecten la integridad fsica de los documentos.
r) El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevencin y atencin de
desastres y llevar el registro permanente, de la aplicacin de todas las medidas
preventivas y correctivas necesarias para minimizar al mximo cualquier riesgo de
dao, prdida o uso indebido de los archivos que custodia.

ARTICULO 4. En los servicios y procesos de conservacin preventiva, conservacin y

restauracin, las personas naturales deben acreditar ttulo universitario en Conservacin y
Restauracin de Bienes Muebles o formacin especializada en esta rea, en instituciones
nacionales o extranjeras debidamente acreditadas.

Pargrafo 1. Las personas jurdicas que presten servicios para la conservacin y

restauracin de documentos de archivo, debern acreditar que cuentan en su planta de
personal con profesionales con titulo universitario en Conservacin y Restauracin de
Bienes Muebles, y que sern dichos profesionales quienes desarrollen la propuesta de
intervencin y ejecuten los procedimientos de intervencin.

Pargrafo 2. La persona natural o jurdica que preste los mencionados servicios, deber
garantizar la disponibilidad de la infraestructura necesaria en cuanto a reas,
instalaciones, equipos y materiales que permitan la adecuada intervencin, as como el
personal tcnico de apoyo a los procesos, que deber acreditar experiencia en este
campo.

Pargrafo 3. Cuando se trate de contratos cuyo objeto sea la intervencin de

documentos o archivos declarados bienes de inters cultural (BIC), independientemente
del tipo de soporte, el contratista deber solicitar la autorizacin respectiva para intervenir
dichos bienes, al Ministerio de Cultura, de conformidad con las directrices que dicha
entidad establezca y deber garantizarse la supervisin del trabajo por parte de
profesionales en la materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio, de
conformidad con lo establecido en el artculo 11 numeral 2 de la Ley 397 de 1997.

El Archivo General de la Nacin podr verificar si los Laboratorios de las personas

naturales o jurdicas cuentan con las condiciones apropiadas para efectuar trabajos de
restauracin de documentos pblicos o declarados como Bienes de Inters Cultural-BIC, y
establecer el procedimiento para solicitar el mejoramiento de los mismos.

ARTICULO 5. Las personas naturales o jurdicas que presten el servicio de

microfilmacin o digitalizacin de documentos de archivo debern garantizar como
mnimo:

a) Disponibilidad de instalaciones, equipos y software adecuados para llevar a cabo los

procesos mencionados.
b) El personal especializado, debidamente certificado o con formacin en dichas reas
y con experiencia mnima de cinco (5) aos.
c) La aplicacin de las normas tcnicas NTC3723 y 4080 o las que las modifiquen o
sustituyan.
d) La aplicacin de las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428,

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documentos de archivo y dems procesos de la funcin archivstica en desarrollo de los
artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000

6829, 9848, 10196 o las que las modifiquen, las que expidan o sustituyan.
e) Crear una base de datos con una estructura que atienda a polticas y normas
archivsticas nacionales e internacionales como la NTC4095 ISAD(G), ISAAR
(CPF), ISDF, EAD y dems normas adoptadas por el AGN para la descripcin de
archivos, incluyendo la descripcin tcnica de los medios de almacenamiento.
f) Actuar en concordancia con lo establecido en el Plan de Preservacin a largo plazo
establecido al interior de la Entidad contratante.

ARTICULO 6. La administracin pblica en sus diferentes niveles y las entidades

privadas que cumplen funciones pblicas, para la contratacin de los servicios
archivsticos de que trata el artculo 14 de la Ley 594 de 2000 debern evaluar las
propuestas y verificar que stas cumplan los requisitos administrativos y tcnicos
regulados en el presente Acuerdo, as como en las dems normas expedidas por el
Archivo General de la Nacin. Del estudio realizado se dejar constancia en el expediente
del contrato que se adjudique y en las actas del Comit de Desarrollo Administrativo, o
Comit Interno de Archivo, segn corresponda.

ARTICULO 7. Para la contratacin de cualquiera de los servicios a que se refieren los

artculos 13 y 14 de la Ley 594 de 2000, as como aquellos otros derivados de las
normas que expida el Archivo General de la Nacin, la Entidad contratante deber incluir
en los estudios previos, de manera expresa, las normas del Archivo General de la Nacin
que le son aplicables al proceso o servicio contratado.

Pargrafo. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el

detrimento que se le pueda causar al patrimonio de la Entidad por dicha omisin, har
acreedor al servidor pblico responsable a cuyo cargo estn los archivos pblicos, de las
sanciones estipuladas en el literal b) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000 y del Cdigo
nico Disciplinario.

ARTICULO 8. La Entidad pblica o la privada que cumple funciones pblicas deber

incluir dentro de las obligaciones del contrato, de manera expresa, las normas expedidas
por el Archivo General de la Nacin que son aplicables, de acuerdo con el tipo y
naturaleza del contrato, el objeto y alcance del mismo.

Pargrafo. La Entidad pblica o la privada que cumple funciones pblicas como

contratante, deber contar con personal idneo para llevar a cabo la Supervisin o
Interventora del contrato y disear mecanismos efectivos para ejercer control sobre los
procesos y los servicios contratados.

ARTICULO 9. El Archivo General de la Nacin podr realizar de oficio o por solicitud de

parte, visitas de inspeccin y vigilancia a las entidades pblicas o las privadas que
cumplen funciones pblicas, as como a las instalaciones del contratista, para verificar el
adecuado desarrollo del contrato estatal suscrito con un tercero, y el cumplimiento de la
normatividad archivstica, durante la ejecucin del contrato estatal o incluso con
posterioridad a la liquidacin del mismo.

Pargrafo. La Entidad pblica o la privada que cumple funciones pblicas como

contratista, deber remitir al Archivo General de la Nacin en desarrollo de su funcin
legal de inspeccin y vigilancia, copia digital del contrato estatal suscrito, sus anexos
tcnicos, y de los otros que se llegaren a suscribir, dentro de los siguientes 30 das a su
legalizacin.

ARTICULO 10. La persona natural o jurdica contratada por una entidad pblica o

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artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000

privada que cumple funciones pblicas, no podr impedir el acceso de los funcionarios del
Archivo General de la Nacin, junto con sus equipos y elementos de trabajo para llevar a
cabo la prctica de las visitas de inspeccin y vigilancia que se programe en el
seguimiento y control al contrato estatal, inspeccin que no requerir de autorizacin
previa de la entidad pblica contratante.

ARTCULO 11. En la contratacin de cualquier servicio archivstico, la administracin

pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones
pblicas, debern incluir en el contrato una clusula de calidad cuya cobertura garantice
que el contratista responder por la calidad de los servicios o productos contratados,
hasta tres (3) aos despus de la liquidacin del contrato.

ARTICULO 12. En desarrollo de un contrato estatal de servicios archivsticos, cualquiera

sea su duracin, objeto, alcance y naturaleza, el contratista est obligado a cumplir las
normas expedidas por el Archivo General de la Nacin, que le sean aplicables.

ARTICULO 13. El Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo establecido en el

literal a) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000 podr emitir las rdenes necesarias para
que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de
los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y
correctivas.

ARTICULO 14. Las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas no
podrn contratar con terceros los servicios de custodia y administracin de documentos
histricos o definidos de conservacin total, sean stos fsicos o electrnicos, cuando
stos deban ser transferidos al Archivo General de la Nacin o a los Archivos Generales
territoriales.

Pargrafo. La administracin pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas

que cumplen funciones pblicas, que contraten la administracin de archivos histricos
con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad, debern informar al
Archivo General de la Nacin dicha contratacin y remitir un inventario de los documentos
cuya custodia ha sido contratada, para los fines de que trata el Decreto 1515 de 2013.

ARTICULO 15. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga

expresamente el Acuerdo 037 de 2002 y dems normas que le sean contrarias.

PUBLQUESE Y CMPLASE

Expedido en Bogot D.C.,

MARIA CLAUDIA LPEZ SORZANO CLAUDIA IVONNE FCTOR LUGO

PRESIDENTE CONSEJO DIRECTIVO SECRETARIA GENERAL
Presidente Secretario Tcnico
Revis: Arturo Daniel Lpez Coba- Abogado Contratista. Subdireccin SNA
Clara Ins Beltrn Herrera- Subdireccin de Asistencia Tcnica y Gestin de Proyectos.
Diego Andrs Triana Trujillo- Oficina Asesora Jurdica

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artculos 13 y 14 y sus pargrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000

Olga Yaneth Sandoval Gmez- Direccin General

Archivado en: Serie de la Secretara General

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