SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO DE REGISTRO Cdigo: GJ-CC-CP-02

Versin: 3
MACROPROCESO: GESTIN JURIDICA.
Fecha: 9 de abril de 2010
CARACTERIZACIN DEL PROCESO
1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCESO
NOMBRE DEL PROCESO: COBRO COACTIVO.

Realizar las actividades de cobro coactivo, en lo pertinente al cobro ejecutivo relacionado con las personas morosas con la Superintendencia de Notariado y
OBJETIVO:
Registro y gestionar los recursos de valor agregado requeridos para la SNR.
Con la solicitud de cobro coactivo.
Inicia:
Qu Hace?: Recibir solicitud de cobro coactivo. Hacer seguimiento del deudor. Analizar la informacin de cobro. Proferir mandato ejecutivo de pago o
ALCANCE:
archivar el proceso. Notificar al interesado.
Termina: Proferir el mandamiento ejecutivo de pago o archivo del proceso.
RESPONSABLE: JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURDICA
2. CICLO BSICO DE LA GESTIN DEL PROCESO
P H
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
V A

Dirreccionamiento Estratgico PEI P Formular el plan anual de gestin Plan Anual de Gestin de la vigencia Todos los procesos SNR

Proceso de Orientacin,
Recibir la correspondencia que llega a la
Inspeccin, Vigilancia y Control Resoluciones, antecedentes, Bases de datos de consecutivos de Equipo de trabajo proceso cobro
H oficina , relacionada con el proceso de cobro
Notarial, Gestin de Control Interno expedientes. expedientes por ao coactivo
coactivo, y registrada en la base de datos.
Disciplinario

Actos administrativos y Verificar ante secretaria general la ejecutoria

oficios averiguando bienes y Equipo de trabajo proceso cobro
Secretaria General contrancias de titulo valor H del fallo y la constancia del titulo con valor
direcciones del deudor coactivo
ejecutivo ejecutivo, para su posterior Estudio

Entidades de Registro Recoleccin y analisis de informacin de Equipo de trabajo proceso cobro

certificaciones de tradicin H certificaciones analizadas
Camara de Comercio bienes del deudor coactivo

Entidades de Registro Entidades de Registro

certificaciones analizadas H Realizar oficios de embargo oficios de embargo
Camara de Comercio Camara de Comercio

Equipo de trabajo proceso cobro

oficio de cobro persuasivo H Notificacin de cobro persuasivo al deudor oficio de notificain Deudores
coactivo

Posterior al plazo sealado en la ley, si el

Equipo de trabajo proceso cobro
oficio de cobro persuasivo H deudor no ha respondido se dicta auto de mandamiento de pago Deudores
coactivo
mantamiento de pago
Equipo de trabajo proceso cobro Citacin y notificacin del mandamiento de oficicio de citacin
auto de mandamiento de pago H Deudores
coactivo pago notificacin por diario

Contestascin del mandamiento de pago por

Equipo de trabajo proceso cobro
Deudor auto de mandamiento de pago parte del deudor y propuesta de Memorial
coactivo
excepciones.

Auto de iniciacin de la diligencia,

oficicio de citacin
Equipo de trabajo proceso cobro
notificacin por diario
coactivo
mandamiento de pago
Ordenar el secuestro de los bienes nombra el secuestre y notificandolo
del H Deudores
embargados y define los notarios, notificado por
estado

Equipo de trabajo proceso cobro

Notificacin de nombramiento H Aceptacin y posesin del secuestre Acta de posesin Procesos de la SNR
coactivo

Desarrollo de la diligencia de secuestro y Equipo de trabajo proceso cobro

Notificacin de nombramiento H Oficio y acta de secuestro
aprehencin de los bienes coactivo
Equipo de trabajo proceso cobro
visitas o valoracin de los Dictamen de avaluo
Perito H Avaluo y dligencia de remate de los bienes coactivo
inmuebles Mecanismos de Subastas
Deudor
Equipo de trabajo proceso cobro Equipo de trabajo proceso cobro
Legalizacin de los bienes o dineros a favor
coactivo Actas de remate H Acta de subasta coactivo
de la entidad
Deudor Deudor
Equipo de trabajo proceso cobro Acta de subasta y
Auto de terminacin del proceso y oficios de
coactivo certificaciones de pago de la H Auto de terminacin del procesos Todos los procesos SNR
comunicacin
direccin financiera
Realiza seguimiento al plan anual de gestin
Proceso de Gestin Jurdco Plan anual de gestin V informes de seguimiento Todos los procesos SNR
del proceso
Formular, desarrollar y hacer seguimiento de
Proceso de Evaluacin y Informes de auditorias internas Seguimientos a los planes de
A los planes de mejoramiento asociados al Todos los procesos SNR
Seguimiento al SIG y externas mejoramiento asociados al proceso
proceso cobro coactivo
3. RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO
Superintendente, Jefe de la Oficina Asesora Juridica, Profesional Edificio, equipos de oficina y de computo, tecnologia Instalaciones fiscas adecuadas, trabajo en equipo y ambiente laboral
Especializado, Profesional Universitario, Analista de Sistemas, y servicios pblicos. adecuado.
Secretario Ejecutivo, Auxiliar Administrativo yTcnico
Administrativo.
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS
INTERNOS EXTERNOS
Manual de Operacion del Sistema Integral Notarial y Registral, Manual de Operacin, Manual Ninguno.
de Calidad y Manual de Procesos y Procedimintos.

5. REQUISITOS APLICABLES
NORMA NTCGP 1000:2004 LEGALES Y REGLAMENTARIOS
Captulos 4 (todo), 5 (todo), 6 (todo), 7 (7.1, 7.2, 7.4 y 7.5) y Captulo 8 (todo). Estatuto Tributario Ley 1066 de 2007. Decreto 412 del 15 de febrero de 2007 , Resolucin 6495 del
26 de febrero de 2007. Acuerdos de Consejo Directivo SNR: 19 de Diciembre 2006. Resolucin 826
de 2007 y Resoluciones Superintendencia y Dian.

6. INDICADORES
NOMBRE TIPO FORMULA
Requerir a los deudores de la Entidad a
solicitud de la Direccin Financiera,
Eficacia Nmero de solicitudes de cobro / Nmero de requerimientos allegados
Contron Interno Disciplinario, Delegada
para el Notariado.
Eficiencia
Inmuebles embargados Nmero de inmuebles embargados

7. RIESGOS Y CONTROLES
RIESGOS CONTROLES
Dificultad para ejercer el cobro Acudir a entidades pblicas y de registro para solicitar informacin de deudor
8. ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR APROB
NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO
EDILBERTO PEREZ Coordinador del Grupo Cobro GERARDO ESPINOSA PALACIOS Jefe Oficina Asesora Jurdica
Coactivo
 Nombre del proceso, el cual debe coincidir con los nombres asignados en el mapa de procesos
NOMBRE DEL PROCESO
Ejemplo:
Debe iniciar con un verbo y muestra la razn de ser del proceso, indica lo que busca lograr el
OBJETIVO
proceso o la meta esperada y por la cual existe el proceso en la organizacin.
Definir el conjunto de actividades y responsabilidades a ejecutar para desarrollar el proceso, se
ALCANCE
debe tener en cuenta la iniciacin y terminacin del proceso.

RESPONSABLE DEL PROCESO Escribir el cargo de la persona que responde por el proceso ante la alta direccin.

Debe iniciar con un verbo y es lo que se ejecuta. Ejemplo: Recibir solicitudes, radicar, abrir
ACTIVIDAD
expediente, , analizar, etc.

Corresponde al resultado obtenido despus de realizada la actividad. Es un producto, servicio,

SALIDA
documento, informacin, etc. Que se le entrega a otro proceso o a una parte interesada externa.

En esta casilla se menciona qu proceso o parte interesada externa recibe la salida, despus de
CLIENTE
ejecutada la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor u otra entidad)
Es el producto, servicio, documento, informacin, etc. que es entregado por el proveedor (casilla
ENTRADA
anterior) para dar inicio al desarrollo de la actividad.
En esta casilla se menciona qu proceso o parte interesada externa, entrega la entrada para
PROVEEDOR
poder ejecutar la actividad. (puede ser un proceso, el cliente, un proveedor o el gobierno)
Corresponde a las herramientas, equipos, software, hardware, infraestructura, etc. que deben ser
INFRAESTRUCTURA
suministrados por la organizacin, con el fin de que se pueda ejecutar el proceso

RECURSO HUMANO
Indentificar los cargos que intervienen en el proceso de transformacin.

AMBIENTE DE TRABAJO
REQUISITOS Y REGULACIONES A
CUMPLIR
QUE CONTROLAR
Factores del ambiente laboral que se deben tener en cuenta para garantizar la conformidad del
producto o servicio los cuales deben abarcar los aspectos fisicos y humanos.
Requisitos aplicables de la norma ISO 9001:2000 y las regulaciones aplicables que enmarcan el
desarrollo de las actividades del proceso.
En esta casilla se mencionan los aspectos o caractersticas que deben ser tenidas en cuenta y
sobre las cuales se debe hacer un control especfico, con el fin de obtener resultados favorables y
de esta manera evitar que la actividad no sea exitosa.

QUIEN CONTROLA
Entidad o cargo responsable de ejercer el control

COMO CONTROLA
Descripcin del metodo de control utilizado

FRECUENCIA DEL CONTROL

CRITERIO DE ACEPTACIN
DOCUMENTOS CRITICOS INTERNOS
Cada cuanto sern recogidos los datos
Es la definicin del resultado que se pretende alcanzar . El control requiere ante todo que se
especifique una norma o estndar (medida definida operativamente que se utiliza como medio de
comparacin)
Nombre los procedimientos, normas, manuales e instructivos en los cuales se describe la
ejecucin de la actividad.

DOCUMENTOS CRITICOS EXTERNOS
REGISTROS
Decretos, leyes, procedimientos, instructivos, resoluciones y dems documentos que regulen las
actividades que se desarrollan la DRI.
Nombre las evidencias (formatos diligenciados, registros, bitcoras, etc.) que demuestran la
ejecucin de la actividad.

INDICADOR En esta casilla se coloca el nombre dado al indicador propuesto para medir la eficacia del proceso.

FORMULA DEL INDICADOR

Datos que se relacionan para la evaluacin

PERIODICIDAD
Frecuencia con la que se calcula el indicador

RESPONSABLE
Cargo responsable por realizar los calculos
Compromiso especifico y medible que se debe alcanzar dentro de restricciones de tiempo y
META
costo. (verbos de accin)