PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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Revisin 00

NDICE

1 OBJETIVO Y ALCANCE.

2 RESPONSABILIDADES.
3
4 3 MODO OPERATIVO.

4 ANEXOS Y REGISTROS.

5 REFERENCIAS

CONFECCIONADO POR REVISADO Y APROBADO POR

NOMBRE
FIRMA
FECHA

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Nota Importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de QUINOVA CHILE E.I.R.L. El contenido total o
parcial no pueda ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorizacin del Gerente General.
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 1 OBJETIVO Y ALCANCE.

Los objetivos de este procedimiento son:

Establecer los criterios que permitan un efectivo control de todos los

documentos y datos referentes al sistema de gestin integrado de Quinova
Chile EIRL, en cuanto a su aprobacin, codificacin, distribucin y
modificacin, de tal modo que las ediciones en uso se encuentren
actualizadas y disponibles en todas las reas establecidas.

Describir el sistema que Quinova Chile utiliza para asegurar el control de

los registros.

El alcance de este procedimiento, es toda la documentacin generada por

el sistema de gestin integrado de Quinova Chile, as como todos los
registros que se deriven del sistema.

2 RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades de presentar una modificacin, revisar y/o aprobar la

documentacin son las siguientes:

Documentos Solicitud Confeccin Revisin y

modificacin aprobacin
Manual Integrado de Gestin Todo el Encargado Gerente
personal del SGI general
Proced. Gestin de Calidad, Todo el Encargados Gerente
Seguridad y Medio Ambiente. personal de reas general*

Instructivo de gestin de Todo el Encargados Gerente

Calidad, Seguridad y Medio personal de reas general*
Ambiente
Todo el Encargados Gerente
Doc. Tcnicos/normas personal de reas general*
Manuales operativos Todo el Encargados Gerente
personal de reas general*
Otros Documentos (Poltica, Encargado de Encargado Gerente
matrices, etc) SGI y/o del SGI general*
encargados de
rea

* En estos casos la revisin puede ser realizada por los Encargados de

reas, pero la aprobacin solo ser por el Gerente General.

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 El encargado del SGI es responsable de:
El control de toda la documentacin generada por el sistema.
El control de los registros, a travs de la Lista de Maestra de Registros.
(Anexo 5).

3 MODO OPERATIVO.

3.1.1 Control de Documentos.

Documentacin.

La documentacin que ser considerada a controlar corresponde a:

Manual de SGI
Procedimientos
Instructivos
Manuales Operativos
Otros documentos que por su extensin no aplican todos los
elementos de control (Poltica, objetivos metas y programas,
etc.)

Se considera Documento oficial aquel que lleve membrete de copia

controlada en su portada o en el reverso.

3.1.2 Confeccin, revisin y aprobacin de la documentacin.

Todos los documentos sealados en el punto 3.1.1, son confeccionados,

revisados y/o aprobados segn las responsabilidades en punto 2. Esta
condicin queda reflejada en la portada de los documentos (manual de SGI,
procedimientos, instructivos y manuales operativos) y en el pie de pagina
(Poltica, matrices, perfiles de cargo, objetivos metas y programas, etc)

3.1.3 Codificacin de documentos.

Para su identificacin a cada documento, se indica su nombre y asigna un

cdigo y un nmero correlativo de referencia para su identificacin y
control.

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 La codificacin tendr la siguiente estructura:

Nombre del documento

X-ZZ

Donde el nombre del documento identifica el procedimiento, instructivo o

manual desarrollado.

Donde X puede corresponder a:

P = Procedimiento
I = Instructivo
M = Manual

Donde ZZ corresponde al nmero correlativo considerando dos dgitos.

3.1.4 Modificacin de documentos.

Toda peticin de modificacin de los documentos, debe efectuarse

mediante Solicitud de Cambio de Documentacin (anexo 1), al encargado
de SGI.

El encargado del SGI se rene con el responsable de revisin y aprobacin

del documento, determinando si la modificacin aplica, en caso contrario se
informa a quien solicit dicha modificacin.

3.1.5 Proceso de modificacin.

Despus de ser aceptada la modificacin de los documentos indicados y

aprobada segn punto 3.1.4, el encargado del SGI proceder a modificar
el Documento, incorporando los cambios en el documento y
posteriormente se genera su distribucin, segn el punto 3.1.6 del presente
documento.
Nota : Ningn documento definido en el punto 3.1.1. puede ser rayado ,
enmendado o modificado con lpiz grafito , lapicera u otro.

3.1.6 Distribucin y reposicin.

Con el fin de garantizar el envi y reposicin de los documentos definidos

en el punto 3.1.1, del presente procedimiento, a todos los integrantes de la
lista maestra de documentos controlados ( anexo 2), se opera de la
siguiente forma: el encargado del SGI realizar la labor antes indicada a
travs de un documento llamado Acuse de recibo (Anexo 3).

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 3.1.7 Eliminacin.

El encargado del SGI proceder de la siguiente forma: al momento de

entregar copia actualizada de los documentos definidos en el punto 3.1.1,
que hayan experimentado algn cambio, se proceder a retirar los
documentos obsoletos para su destruccin, evidenciando en acuse de
recibo (anexo 3)

En el caso de mantener copias obsoletas se identificarn en la portada con

la palabra obsoleto en color rojo y estos sern almacenados por el
encargado de SGI.

3.1.8 Control de Documentos Externos:

En el caso particular de los documentos que no puedan ser modificados,

como Normas (Nacionales e Internacionales), especificaciones de los
clientes, catlogos y manuales, son sometidos al siguiente control: el
encargado de Aseguramiento de Calidad mantiene lista de documentos
externos (anexo 4), donde se define la identificacin (nombre original de
documento), vigencia (ao o edicin actualizada) y responsable de
almacenamiento de estas.

3.2 Control de Registros.

El control general de los registros se har mediante la lista maestra de

registros (anexo 5), la que ser respaldada por el encargado del SGI. Los
controles a realizar corresponden a:

3.2.1 Identificacin.

Los registros son identificados mediante su nombre completo.

Ejemplo: Orden de trabajo, gua de despacho, facturas, etc.

La identificacin ser definida en el listado maestro de registro

3.2.2 Almacenamiento.

Corresponde al lugar fsico o digital donde se mantienen los registros.

Ejemplo: Archivador N1 en oficina de administracin, E:\Mis

documentos\domingo\Etiquet.chicas.
El almacenamiento ser definido en el listado maestro de registro.

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 3.2.3 Tiempo de Retencin.

Corresponde al tiempo durante el cual se almacenan los registros Ejemplo:

Facturas 8 aos.

El tiempo de retencin ser definido en el listado maestro de registros.

3.2.4 Disposicin.

Corresponde a la accin que se debe ejecutar despus de expirado el

tiempo de retencin: Facturas, almacenamiento en bodega o destruccin,
La disposicin ser definida en el listado maestro de registro.

3.2.5 Recuperacin.

Todo el personal de QUINOVA CHILE E.I.R.L. puede tener acceso a los

registros que se requiere consultar.

3.2.6 Proteccin.

Registro fsico: sern protegidos almacenando en archivadores, carpetas,

fundas o cajas, en el rea que corresponda.

Registros digitales: Respaldo mensual digital o impresin de registro.

4 ANEXOS Y REGISTROS.

Anexo 1 : Solicitud de cambio de documentacin

Anexo 2 : Lista maestra de documentos.
Anexo 3 : Acuse de recibo.
Anexo 4 : Lista documentos externos.
Anexo 5 : Lista maestra de registro.

5 REFERENCIA.

Norma ISO 9001, Requisito 4.2.3 y 4.2.4.

Normas ISO 14001 y Ohsas 18001, Requisitos 4.4.5 y 4.5.3

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 ANEXO 1: SOLICITUD DE CAMBIO DE DOCUMENTACIN.

REGISTRO SOLICITUD DE CAMBIO DE DOCUMENTACION

SOLICITADO POR :
FECHA DE SOLICITUD :
DOCUMENTO DE REFERENCIA :
DIRIGIDO A :

DESCRIPCION DEL CAMBIO:

ENCARGADO DEL SGI

ACEPTA SI NO

USO EXCLUSIVO REPRESENTANTE DEL SISTEMA

FECHA DE CAMBIO EFECTIVO EN EL DOCUMENTO: ____/____/____

OBSERVACIONES:

ACEPTA SI NO

VB
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 ANEXO 2: LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS.

REGISTRO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

RESPONSABLE EMISION :
FECHA EMISION :

Cdigo Copias Controladas

Documento Nombre del Documento Revisin
1 2 3 Cant.

Total:

Donde:
1: Gerente General
2: Produccin
3: Aseguramiento de calidad

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ANEXO 3: ACUSE DE RECIBO.

REGISTRO ACUSE DE RECIBO

RESPONSABLE EMISIN:

Nombre Nombre del Revisin Fecha Firma Entrega Firma

Documento Trabajador entrega Devoluci
n

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 ANEXO 4: LISTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

LISTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

DOCUMENTO VIGENCI LUGAR DE DISTRIBUCION

A ALMACENAMIENTO
Archivador Documentos y
Norma NCh 2728 Ao 2003 Procedimientos del Sistema NO
de Gestin de la Calidad
Archivador Documentos y
Norma NCh 2909 Ao 2004 Procedimientos del Sistema NO
de Gestin de la Calidad
Digital en pgina De acuerdo a requerimiento se
Ley Sence Ao 1997
www.sence.cl visualiza en pgina web
Febrero
DL 824 Carpeta digital Normas NO
2006
Diciembre
DL 825 Carpeta digital Normas NO
2005
Cdigo del Trabajo(Ley
2005 Carpeta digital Normas NO
19.759)
Septiembre
DS 148 Carpeta digital Normas NO
1999
DS 594 Junio 2003 Carpeta digital Normas NO

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ANEXO 5: LISTA MAESTRA DE REGISTROS.

LISTA MAESTRA DE REGISTROS

Nombre Del Responsable de DOMINGO CORDOVA

Emisin

Fecha de Emisin 01-07-2008

Nombre/ Ubicacin / Tiempo de

Disposicin
Identificacin Almacenamiento Retencin
E:\Mis
documentos\domingo\RO HASTA NUEVA
LISTA MAESTRA DE CIO\QUINOVA - SGI ACTUALIZACIN
DESTRUCCIN
REGISTRO (D)031207
INFORME DE
ALMACENAMIENTO
AUDITORIA ARCHIVADOR SGI 6 MESES
POR 6 MESES

ARCHIVADOR ALMACENAMIENTO
2 AOS
FACTURAS ADMINISTRACIN 4 AOS EN BODEGA

ARCHIVADOR SGI 1 AO DESTRUCCIN

ACUSE DE RECIBO
ARCHIVADOR ALMACENAMIENTO
1 AO
COTIZACIN ADMINISTRACIN 1 AO

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 Nombre/ Ubicacin / Tiempo de
Disposicin
Identificacin Almacenamiento Retencin

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