IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIN, CONTROL Y STAFF

Ilustracin 1
Fuente: http://www.deguate.com/artman/publish/gestion_admin
 CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA

INFORME

IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIN, CONTROL Y STAFF

AUTOR
DANY ALONSO URREGO

DOCENTE

FRANCISCO JAVIER BARRAGAN GUALTERO

BOGOT D.C
JULIO 17 DE 2017
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TABLA DE CONTENIDO

Introduccion ...................................................................................................................... 4
Objetivos4
Organizacin..5
Control ............................................................................................................................... 7
Staff ................................................................................................................................... 9

Cmo debe ser la seleccin de hardware y software para el rea de sistemas? ............ 10

Qu estndares se deben tener en cuenta para la evaluacin? ....................................... 10

. Cules son los tems ms importantes a considerar cuando se realiza la .................... 11

Contratacin de personal en el rea de sistemas. ? ......................................................... 11

Por qu es importante realizar capacitacin de personal en esta rea? ......................... 11

Conclusiones ................................................................................................................... 12
Biblografia ....................................................................................................................... 13
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Introduccin

Actualmente muchas de las empresas implementan, para su modelo de negocio, sistemas o

herramientas tecnolgicas para un manejo gil de la informacin y de sus transacciones. Debido a
esto, los auditores tienen la tarea de prestar especial atencin a estos sistemas por medio del
control de aplicacin y lograr as que la informacin y los procesos que all se manejen sean
exactos, completos y correctos. Eso con el fin de poder monitorear y mitigar los riesgos que la
implementacin de dichos sistemas conlleva a las empresas.
En un contexto en el cual las empresas cada vez ms dependen de los sistemas como medio
para alcanzar los objetivos definidos, el auditor interno cada vez ms debe interiorizarse del
funcionamiento de dichas aplicaciones, de los riegos que las mismas acarrean as como la forma
de monitorear y mitigar dichos riesgos.

Objetivos

Describir las funciones de planeacin, organizacin y control y las relaciones que permiten hacer
ms efectivo el desempeo de los integrantes de las organizaciones.
Identificar y poner en prctica estrategias para que los empleados alcancen un mayor control de
sus actividades y mejoren sus resultados.
Aprender a integrar las prioridades dentro de las rutinas diarias de trabajo
Mediante planes de accin, los participantes sabrn de manera clara qu resultados deben
alcanzar (Objetivos), cmo los van a alcanzar (Estrategias), qu actividades van a desarrollar a lo
largo del perodo de la planeacin (Programa de Trabajo) y quin y cundo se van a desarrollar
dichas actividades (Organizacin y Control).

Organizacin
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Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad

entre las diferentes personas de una empresa.El significado de este concepto viene del uso que en
nuestra lengua se da a la palabra "organismo". Este implica necesariamente:
a) Partes y funciones diversas: ningn organismo tiene partes idnticas, ni de igual
funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas diversas, con todo tienen un fin comn o idntico.
c) Coordinacin: precisamente para lograr ese fin, cada una pone una accin distinta, pero
complementaria de las dems: obran en vista del fin comn y ayudan a las dems a construirse y
ordenarse conforme a una teologa especfica.
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre
los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la
organizacin. Diferentes metas requieren diferentes estructuras para poder realizarlos.
Los gerentes deben adaptar la estructura de la organizacin a sus metas y recursos, proceso
conocido como diseo organizacional. La organizacin produce la estructura de las relaciones de
una organizacin, y estas relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros.
a) La organizacin se refiere a estructurar quizs la parte ms tpica de los elementos que
corresponden a mecnica administrativa.
b) Por lo mismo, se refiere "cmo deben ser las funciones, jerarquas y actividades".
c) Por idntica razn, se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que "estn por
estructurarse", ms o menos remotamente: ve al futuro, inmediato o remoto.
d) La organizacin nos dice en concreto cmo y quin va a hacer cada cosa, en el sentido de qu
puesto y no cul persona.
Importancia de la Organizacin
Una organizacin es un agrupamiento de personas que trabajan en forma eficaz para
alcanzar sus metas, sin organizacin solo habra caos, sera poco lo que logrramos hacer en
grupo si no nos pusiramos de acuerdo respecto a lo que debe hacer cada persona, el valor de la
organizacin es su capacidad de hacer un uso ms efectivo de los recursos humanos.Organizar
es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar cada grupo un
administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal
como vertical toda la estructura de la empresa.
Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social,
con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.En definitiva
organizar es determinar todas las actividades, funciones, o tareas que se desarrollan en una
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empresa, agrupndolas en diferentes reas, a la cual se le asignar un administrador, y las

responsabilidades asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones
respectivas, a fin de optimizar los recursos y lograr los objetivos de una forma eficiente.
Razones para Organizar
Existen dos razones fundamentales por las cuales es conveniente organizar:
- Hay una gran cantidad de cosas que no puede realizarlas una sola persona y por lo tanto
debe unirse con otros para ejecutarlas.
- Para aprovechar los beneficios que trae la divisin del trabajo.
Manual de Organizacin
Esta herramienta da a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u
organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada persona y las atribuciones de
cada persona con respecto al grupo de personas que trabajan a su cargo. La organizacin en la
empresa debe ser permanente ya que es la nica forma en que los socios podrn conocer la
marcha mediante la utilizacin de las herramientas que hemos visto se puede presentar una
imagen rpida, fcilmente comprensible y fiel de la situacin de la sociedad.

Ilustracin 2
Fuente: http://administraciondeltalentoblog.blogspot.com.co
Control
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El Control se estudia como la ltima etapa del proceso administrativo, esto no significa que
en la prctica suceda de la misma manera; la planeacin y el control estn relacionados a tal grado,
que en muchas ocasiones el administrador difcilmente puede delimitar si est planeando o
controlando. El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa
cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el
ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la organizacin si no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El control es una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos
o desviaciones en la ejecucin de los planes, una vez que han sucedido. Esta etapa se percibe como
un mtodo que reprime y presiona a los individuos de la organizacin, que establece lmites
arbitrarios para la actuacin y que comprende solo hechos pasados o histricos. El control bien
aplicado es dinmico, promueve las potencialidades de los individuos y, ms que histrico, su
carcter es pronstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuacin.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:
1. Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos.
2. Medicin de lo realizado.
3. Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado.
4. Correccin de las fallas encontradas.
5. Establecer las normas de desempeo.
6. Medir los resultados presentes del desempeo y compararlos con las normas de
desempeo.
7. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
Importancia del Control
El control es de vital importancia dado que:
1.- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes
exitosamente.
2.- Se aplica a todo, a las cosas a las personas y a los actos.
3.- Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones.
4.- Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se
establecen medidas correctivas.
5.- Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como
fundamento al reiniciarse al proceso de planeacin.
6.- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
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7.- Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y

consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Ilustracin 3
Fuente: http://www.negociosyemprendimiento.org

Staff
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No menos importante que las funciones de Organizacin y Control, se encuentra la funcin

de Staff ya que por medio de esta se articula con el proceso de la administracin toda vez que por
medio de esta se selecciona y entrena al personal adecuado para desarrollar las tareas derivadas
de las otras funciones. La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de
los sistemas producidos en la organizacin. Tomando relevancia frete a las otras funciones ya que
se encarga de evaluar, controlar y evaluar la planeacin de personal, revisando las habilidades de
Staff actual, de los requerimientos futuros, determinando la posible tasa de rotacin de personal y
determinar cmo llenar dichos puestos.
La organizacin staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la
tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar
con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos
de lnea.
Ventajas:
a) Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de
direccin.
b) Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo
permite la especializacin del staff.
Desventajas:
a) Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio de
cuadros y manuales, puede producirse una confusin considerable en toda la organizacin.
b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo
inteligente en la aplicacin de sus recomendaciones.
c) Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal.
Funciones:
Las principales funciones del staff son:
Servicios.
Consultora y asesora.
Seguimiento.
Planeacin y control
Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organizacin desde el ms bajo al
ms alto.

Cmo debe ser la seleccin de hardware y software para el rea de sistemas?

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La seleccin seria al evaluar diferentes alternativas para algn componente, cada una de ellas
debe ser descrita y evaluada por separado, especialmente en el caso de los componentes de
hardware y software base (sistemas operativos, manejadores de bases de datos, etc.) o en el caso
de aplicaciones que pueden ser adquiridas en el mercado. Es poco probable que exista slo una
alternativa tcnica, capaz de ofrecer una solucin satisfactoria, por lo que todas las soluciones
alternas deben ser consideradas cuidadosamente.
La descripcin de las alternativas debe presentar:
- Descripcin resumida de cada alternativa.
- Enumeracin de los aspectos que debern ser cumplidos por cada alternativa.
Para cada alternativa, resumen de las razones para ser aceptada (pros) o rechazada (contras) como
posible solucin.
El mtodo propuesto para la evaluacin de componentes de hardware o software que se
integrarn a la infraestructura tecnolgica incluye seis grandes pasos:
1. Identificacin de alternativas
2. Preseleccin
3. Definicin de caractersticas a ser evaluadas
4. Evaluacin tcnica
5. Evaluacin de proveedores
6. Seleccin

Qu estndares se deben tener en cuenta para la evaluacin?

Se debe tener en cuenta la identificacin de alternativas que ofrece el mercado.

Se descartarn aquellos paquetes que no sean compatibles con la infraestructura tecnolgica de la
empresa.
Se definirn todas las caractersticas y facilidades que deber tener el paquete, de acuerdo con
los requerimientos de la empresa y se categorizarn, de acuerdo con la importancia que cada una
de ellas tenga.
Se evaluar cada una de las alternativas preseleccionadas, calificando su nivel de cumplimiento
para cada una de las caractersticas definidas en el paso anterior y computando una calificacin
global.
Se evaluarn los proveedores.
Finalmente, los resultados de las evaluaciones realizadas se sumaran y se presentar una
recomendacin al comit de sistemas, con el fin de que este organismo tome la mejor decisin.
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. Cules son los tems ms importantes a considerar cuando se realiza la

Contratacin de personal en el rea de sistemas. ?

La contratacin se llevara a cabo dependiendo las necesidades de cada departamento o rea

organizacional donde se proyecta llenar las vacantes de la empresa, pero su perspectiva es
contratar personal con conocimientos informticos ya que la empresa se basa en la tecnologa
informtica. Por lo cual el rea informtica tendr mucha excelencia en la contratacin de
personas que solicitan el puesto. El Contrato de trabajo es el documento que se elabora entre el
empleador y el trabajador y que contiene las bases ms importantes de la prestacin del servicio,
tales como jornada, salario, descansos legales y las otras normas que van a regir el vnculo entre
uno y otro contratante. Estos son algunos de los puntos ms importantes a considerar cuando se
hace la contratacin de personal en el rea de informtica: Formalizar con apego a la ley la futura
relacin de trabajo para garantizar los intereses, derechos, tanto del trabajador como la empresa.

Por qu es importante realizar capacitacin de personal en esta rea?

En la actualidad la capacitacin de los recursos humanos es la respuesta a la necesidad que tienen

las empresas o instituciones de contar con un personal calificado y productivo.

De ah radica su importancia, debido a los cambios, avances tecnolgicos, demanda y

competencia de las organizaciones; las empresas deben estar actualizndose y adaptndose al
medio en que se desarrollan para permanecer en el mercado.

Adems que la capacitacin permitir tener personal competitivo, que de igual manera crear
mayor productividad y fortalecer la ventaja competitiva de la empresa.

Conclusiones
La organizacin involucra la identificacin de las responsabilidades a realizar, agrupar las
responsabilidades en departamentos o divisiones, y especificar las relaciones organizacionales. El
objetivo es lograr un esfuerzo coordinado entre todos los elementos de la organizacin.
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Una estructura organizacional con una buena divisin de funciones y tareas es de crucial
importancia. Cuando la cantidad de funciones aumenta, la organizacin se expande tanto horizontal
como verticalmente, requiriendo un tipo distinto de liderazgo.
La organizacin debe tomar en cuenta la delegacin de autoridad y responsabilidades, as
como la extensin del control entre las unidades supervisoras.

Bibliografa

http://www.informatica-hoy.com.ar/informatica-tecnologia-empresas/La-importancia-de-los-
sistemas-de-informacion-en-la-empresa.php

http://www.gestiopolis.com/por-que-es-importante-la-formacion-del-personal-en-la-empresa/
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https://sites.google.com/site/admoninformaticacun/planificacion-centro-de-computo/adquisicion-
software-y-hardware
Documentos de apoyo actividad de aprendizaje - Administracin de Sistemas de Informacin -
Servicio Nacional de Aprendizaje Sistema Integrado de Gestin.