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MANUAL
do
UTILIZADOR
Maro de 2015
Para uso exclusivo de utilizadores autorizados a usar a verso
CONTAB-POCE
Apartado 2927
2410 -902 LEIRIA
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COPYRIGTH (C) 2004-2015, JPM & ABREU, Lda
Este manual faz parte integrante do programa de Contabilidade para o Setor da Educao,
depositado/registado na Associao Portuguesa de Software (ASSOFT).
A sua reproduo no todo ou em parte apenas permitida para uso de utilizadores com o
software licenciado.
4
Nota Inicial .
5
Instalao ......................................................................................
7
Informao aos utilizadores ..........................................................
8
Introduo .....................................................................................
9
Instalao ( Requisitos ) ...............................................................
9
Ficheiros ........................................................................................
12
Tabelas .........................................................................................
15
Movimentos ...................................................................................
26
Mapas ...........................................................................................
26
Utilitrios .......................................................................................
29
Informaes Complementares ...
29
Exemplos de Lanamentos ..........................................................
ANEXOS:
43
Anexo A Ciclos da despesa e receita .
Contrariamente ao que estava previsto e anteriormente divulgado, tudo aponta para que a
obrigatoridade na utilizao do POCE (regime geral) seja adiada para janeiro de 2015. A
verificar-se este cenrio, recomendamos:
c) A empresa reserva-se no direito de no prestar apoio tcnico aos utilizadores que ainda
no frequentaram atividades de formao no mbito desta nova aplicao e/ou
demonstrem no reunirem os requisitos bsicos para operarem com a aplicao. Para
alm dos conhecimentos sobre o manuseamento da aplicao, tambm fundamental
o utilizador ter conhecimentos tcnicos de contabilidade oramental, financeira e
analtica.
f) No arranque do ano econmico de 2014, para alm das informaes que constam neste
manual, tenham em especial ateno as orientaes divulgadas no Anexo F.
Na verso 3.0.1 foi introduzida a Fonte de Financiamento 129. Embora este manual no
faa referncia a essa nova fonte de finaciamento, os procedimentos a adotar so
equiparados FF123, sendo as receitas registadas na conta afeta classificao
econmica 06.05.01 Administrao Local Continente
( B ) Para uma instalao inicial do programa. No caso de ter uma verso anterior
instalada e executar esta opo, todos os dados j introduzidos so eliminados, dando
origem a uma instalao de raiz
a) Dirio de Fluxos Financeiros Embora permita a sua impresso entre datas, dever ser
impresso diariamente. Para facilitar a anlise da informao que consta neste mapa, os termos
Dbito e Crdito foram substitudos por Entradas e Sadas (movimentos de Caixa) e Depsitos
e Levantamentos (Movimentos Bancrios). Vem substituir o mapa anteriormente designado por
Folha de Cofre.
b) Contas Correntes Este mapa obtido em vrias seces, devendo a sua impresso ser
efetuada por meses. Sendo a CAPA a primeira folha a considerar, mensalmente dever
organizar um caderno onde constem todas as seces deste mapa. Embora com uma
disposio grfica diferente do modelo oficial em uso, este mapa contm toda a informao
que integra o modelo oficial.
c) Dirio de Compromissos Este mapa apresenta todos os compromissos assumidos pela
escola, incluindo as despesas com pessoal.
d) Caixa O programa permite a impresso de dois modelos escriturados em duas
perspetivas: Oramental, onde inclui as despesas com pessoal pelos valores ilquidos;
Financeira, onde apenas reflete os valores lquidos movimentados pela escola.
e) Encargos por Liquidar Apresenta todos os encargos cuja fase da obrigao j foi
registada e encontram-se por liquidar.
4. Todas as folhas que constituem os mapas referidos no ponto anterior, individualmente por
mapa, devem ser numeradas sequencialmente desde a primeira ltima folha do ano,
rubricadas pelo Conselho Administrativo e s depois objeto de arquivo.
Todo o apoio tcnico no mbito da utilizao desta aplicao dever ser dirigido ao
Departamento de Suporte Tcnico da empresa, recorrendo aos canais de comunicao que esto
divulgados.
O software a que respeita este manual est preparado para permitir o tratamento
contabilstico das operaes de gesto oramental, articulado com as normas do
regime geral do POCE nos termos da Portaria 794/2000. Antes de executar qualquer
procedimento com o programa, leia atentamente este manual. As dvidas ou
esclarecimentos complementares necessrios devem ser colocados ao nosso
Departamento de Suporte Tcnico.
3.1 Equipamento
2.2 - Instalao
3. FICHEIROS
Esta ficha deve ser preenchida e estar permanentemente atualizada com os dados
solicitados. No que respeita ao Nmero de Contribuinte, um dado reservado ao
licenciamento. Sempre que pretender alterar o N Contribuinte dever solicitar novo
ficheiro de licenciamento .
3.3 - Fornecedores
Este ficheiro destina-se a criar uma base de dados com as informaes dos
fornecedores, sendo necessrio a sua utilizao. Na criao de cada ficha, indique
obrigatoriamente o Cdigo de Fornecedor, N de Contribuinte e Nome. O Cdigo do
fornecedor um campo alfanumrico, podendo criar cdigos de fornecedor com letras,
ou com nmeros. conveniente neste campo, se usar um cdigo numrico, criar uma
numerao com nmero de carateres que permita lanar cdigos at ao nmero
mximo de fornecedores da escola (por ex. at 99 lanar, 01, 02, ..10, 11, 99). Os
restantes dados embora sejam facultativos, recomenda-se o seu preenchimento
sempre que possvel.
Na parte final da ficha dever indicar a conta (ou contas) que corresponde ao
fornecedor no Plano de Contas Financeiro, sendo esta automaticamente criada no
plano.
Na criao da conta referente a cada fornecedor recomenda-se a adoo de uma
sequncia numrica, atentos ao nmero mximo de fornecedores, ou seja, se o
utilizador prev um mximo de 999 fornecedores, conta principal dever associar
001, 002, 003, etc ( Exemplo: 221001 ; 221002, etc ).
E-mail: Preencher
com o e-mail do
fornecedor.
Contacto: Preencher
com o nome da pessoa
de contacto junto da
entidade fornecedora.
3.4 Clientes
Deve ser adotado o mesmo procedimento que na opo anterior, sempre que se
justifique a criao de fichas para clientes, alunos e outros utentes.
Sempre que um utilizador entra no programa, fica registada a data e hora de entrada,
bem como a data e hora de sada. Nesta opo podero ser consultadas estas
informaes.
O Plano de Contas Oramental foi estruturado para poder dar resposta a todas as
exigncias de controlo oramental nas escolas do ensino bsico e secundrio. Cada
conta principal est dividida por:
Sendo certo que os Agrupamentos sero as instituies que mais contas iro utilizar, o
facto de constarem no plano contas que no sejam utilizadas em nada altera o seu
normal funcionamento.
Esta tabela encontra-se fechada (no permite alteraes), sendo da responsabilidade
da empresa sua alterao sempre que tal se justifique.
O plano de contas oramental integra as contas e subcontas da classe 0, desde a
conta 01(oramentos do exerccio) at conta 034(Previses corrigidas).
4.6 Cabimentos
5.1 - Lanamentos
A informao aparece no ecr separada por meses, permitindo desta forma a consulta
ou alterao mais individualizada. Se pretender consultar todos os movimentos em
conjunto clique em Todos .
Atravs desta opo podem ser efetuados os lanamentos relativos s diversas fases
do ciclo da despesa.
O campo Venda ou consumo imediato apenas deve ser assinalado quando na fase da
obrigao so indicadas as contas 312 ou 316 e o seu consumo imediato ou a
curto prazo, dando assim cumprimento ao procedimento referido no Anexo E e
consequente automatismo na aplicao.
Atravs desta opo procede-se ao registo do ciclo completo das receitas oramentais,
adotando-se procedimentos idntidos ao lanamento das despesas.
Bloquear: No final de
acrescentar os descritivos
tipo clique em Bloquear
para voltar tabela inicial.
Com exceo das contas 024 e 025. (contas da classe 0), nesta opo no
possivel efetuar lanamentos na contabilidade oramental.
Enquanto que atravs do Auxiliar de Lanamentos o sistema procede a alguns testes
de validao ao GRAVAR os registos, nesta opo (NOVO) o registo dos lanamentos
livre e transfere para o utilizador o procedimento tcnico-contabilstico nos
movimentos a efetuar.
Nesta opo podemos efetuar a qualquer momento a consulta dos fundos disponveis,
tendo como referncia os dados previamente introduzidos na opo Tabela-Fundos
Disponveis e os movimentos de receitas, compromissos e pagamentos j registados
no programa.
Permite ainda em paralelo a consulta do duodcimo ou crdito disponvel para assumir
novos compromissos.
Esta opo permite a ordenao dos registos apresentados na grelha, por Entrada
(ordem de registo), Data, N Documento, Valor, N de Cabimento e N de
Compromisso.
Sempre que atravs de Guias de Receita forem entregues verbas ao Tesouro, devero
de imediato ser registadas nesta opo, disponivel na rea de Movimentos
Lanamentos.
- No primeiro dia til de cada ms, pelo valor do(s) duodcimo(s) vencido(s) ou
autorizado(s) a requisitar nesse ms do OGE, dever proceder-se aos correspondentes
registos na contabilidade, recorrendo para o efeito opo novo da rea de
lanamentos, movimentando-se as seguintes contas:
a) Sempre que emitir um cheque aceda a esta opo e clique em para criar
uma linha em branco.
b) Esta opo adota os mesmos procedimentos que uma tabela normal. Na linha
em branco faa duplo clique para editar o campo e digite DATA ( formato dd-
mm-aaaa ), N CHEQUE, Cdigo da CONTA que est criada no Plano de
Contas Financeiro e da qual emitido o cheque, CONTA da entidade credora
que consta tambm no Plano Financeiro e o VALOR.
IMPRIMIR
Permite a qualquer momento a impresso de uma listagem com os cheques por
levantar.
Indique a conta para a qual pretende efectuar a reconciliao e a DATA.
Ateno: Antes de executar qualquer uma destas opes certifique-se que mais nenhum
terminal est a usar o programa, proceda a uma manuteno de dados e atualize a cpia de
segurana.
6. MAPAS
Nesta rea de trabalho podero ser obtidos grande parte dos mapas disponveis na
aplicao.
Todos os mapas so impressos em formato A4, podendo o utilizador optar pela sua
impresso em formato A3.
7. UTILITRIOS
Sempre que tiver alguns problemas na base de dados possvel atravs desta opo
repor os dados da ltima cpia de segurana. Quando utilizar esta opo os restantes
terminais no podem estar a usar o programa.
7.3 - Configuraes
Poder adotar outra metodologia que consiste em ter bloqueado todos os meses com
exceo do ms de trabalho em uso. Com este procedimento impede o acesso a
lanamentos ou alteraes de qualquer ms j concludo, bem como evita a introduo
de movimentos com datas diferentes do ms em que se est a trabalhar.
Nesta opo deve ser indicada a Conta do Plano Financeiro por onde so efetuados
os pagamentos de vencimentos, descontos e outros encargos com remuneraes do
pessoal.
No final para que as alteraes sejam assumidas pela aplicao dever Gravar e Sair
e SAIR completamente do programa.
Nota: Esta opo apenas tem utilidade a partir do ano 2015, permitindo o acesso aos dados do
ano 2014 objeto de registo na verso 3.
7.6 - Manuteno
Tenha em especial ateno as orientaes divulgadas em verses anteriores ou siga as instrues que
constam na parte incial deste manual.
Atravs das opes respetivas que se encontram disponveis na rea de Movimentos Lanamentos,
selecione a fonte de financiamento pretendida e a opo de INICIAL.
Despesa
Na tabela apresentada introduza todas as dotaes iniciais de despesa, distribudas por classificao e
atividade.
Na Fonte de Financiamento 111 ou 153 devero ser consideradas as dotaes iniciais do ano anterior.
Posteriormente quando for conhecido o oramento para o ano em curso, voltamos a esta opo,
atualizamos os valores de acordo com o novo oramento e procede-se gravao dos dados com a
data de 01 de janeiro.
No que respeita ao oramento para Despesas com Pessoal registam-se os valores exatos que constam
na requisio de fundos de janeiro. A partir do ms de fevereiro o programa que automaticamente vai
atualizando o oramento para este tipo de despesas.
Receita
Dado que qualquer oramento sempre composto pela parte da despesa e receita, recorrendo opo
respetiva devero ser introduzidas as previses iniciais de receita.
Devero ser registadas as previses de receitas tendo em ateno a classificao econmica de origem.
O campo atividade no se aplica no registo dos oramentos de receita.
Nota: Atendendo ao cenrio adotado, a previso destas receitas deve ser considerada no oramento
do ano em que regista a receita efetiva (registos do ciclo completo da receita nas respetivas
classificaes)
Cenrio A A escola efetuou o ciclo completo da receita na data em que as verbas deram entrada nos
cofres da escola. Neste caso o valor dessas receitas dever ser entregue nos cofres do Tesouro at 31
de dezembro, ficando esse valor em saldo na posse do Tesouro aguardando autorizao para que a
escola o possa requisitar.
Cenrio B A escola optou por registar o valor dessas receitas em dezembro atravs de movimentos
extra oramentais, optando por refletir apenas o registo em classificao dessas receitas j no novo ano.
Nos lanamentos de abertura devero ser efetuados os seguintes lanamentos:
Neste cenrio, devero ser efetuados na data de 2 de janeiro os ciclos completos da receita, tendo em
ateno a classificao econmica que est na origem.
Considerando que este valor j deu entrada como movimento de abertura, na data em que
efetuar o ciclo da receita e para que no ocorra a duplicao do fluxo financeiro, devero efetuar um
movimento de regularizao correspondente ao registo extra oramental de sada:
Na data em que ocorrer a entrega ao Tesouro os saldos transitados do ano anterior, proceda ao
movimento inverso para anular o saldo das contas 59, utilizando para o efeito o nmero de documento
sequencial da contabilidade.
Verificando-se a autorizao para a requisio dos saldos de receitas prprias, na data em que a
verba for devolvida escola, proceda ao registo completo da receita.
Verificando-se a autorizao para a requisio destes saldos de receitas prprias, na data em que
a verba for devolvida escola, proceda ao registo do ciclo completo da receita e na mesma data execute
o seguinte lanamento:
O oramento de despesa da Fonte de Financiamento 111 divide-se em dois grandes grupos: Despesas
Correntes (06) e Despesas de Capital (11).
De forma a permitir que o programa possa controlar a cada momento a execuo do oramento face ao
valor do crdito disponvel, torna-se necessrio efetuar o registo dos duodcimos vencidos.
Assim, no primeiro dia til de cada ms dever ser efetuado na Contabilidade o lanamento do(s)
duodcimo(s) vencido(s), atribuindo-se a numerao sequencial da contabilidade e o valor efetivamente
vencido no incio do ms:
VALOR: Corresponde sempre ao valor do(s) duodcimo(s) vencido(s) no incio do ms, mesmo que este
no seja requisitado na totalidade.
Sempre que num determinado momento autorizada a antecipao de um ou mais duodcimos, o valor
deve corresponder soma dos duodcimos autorizados.
Utilizando as correspondentes contas do plano (024 e 025), o mesmo procedimento deve ser
adotado sempre que sejam requisitadas verbas para despesas correntes e capital nas restantes fontes
de financiamento ( ver exemplo 8 ).
Em regra, no incio do ms seguinte e cumprindo as orientaes sobre esta matria, a totalidade das
receitas arrecadadas so entregues ao TESOURO.
Na data em que estas verbas foram entregues ao Tesouro, pela via manual procedemos aos seguintes
lanamentos :
Considerando que a requisio de verbas nas Fontes de Financiamento 123, 242 e 280, previamente
entregues ao Tesouro, corresponde ao pedido de libertao de crditos, assume por conseguinte o
direito a um crdito para aquisio de bens e servios. Assim, no momento em que for enviada a
requisio de fundos e no que respeita a verbas destas fontes de financiamento, devero ser efetuados
na contabilidade os seguintes lanamentos para registar o valor do crdito disponvel.
OBS : Com estes lanamentos estamos a registar na contabilidade que a partir desta data temos
disposio um crdito para assumir obrigaes na FF 123.
Sempre que efetuado o lanamento de um compromisso, o sistema vai abater esse valor ao crdito
disponvel, possibilitando obter a qualquer momento o valor do crdito ainda disponvel para assumir
novos compromissos.
O exemplo dos lanamentos acima apresentado deve ser reproduzido com as contas correspondentes,
sempre que se tratarem de verbas das fontes de financiamento 242 e 280.
O movimento a que se refere este exemplo no considerado uma receita, mas apenas um movimento
extra oramental pela entrada do dinheiro na escola. A receita j foi registada aquando da entrada do
dinheiro pela primeira vez. Posteriormente a escola entregou as receitas ao Tesouro, estando essa
entidade agora a devolver as verbas em consequncia da requisio de fundos que anteriormente foi
elaborada. Repete-se o movimento para cada fonte de financiamento, alterando a conta 132...
Sempre que pretender transferir essas receitas para a conta do Banco, dever efetuar na contabilidade o
seguinte lanamento:
OBS : A cada depsito no Banco corresponde um destes movimentos, sendo o documento de suporte o
talo de depsito ou o comprovativo de transferncia.
OBS : Serve como documento de suporte a cpia do cheque emitido ou comprovativo da transferncia
bancria.
Nota : A escola poder optar pela criao de uma subconta, ex: 11x - Caixa - Chamadas particulares,
ficando registado nessa conta apenas as receitas provenientes de chamadas particulares. O movimento
poder ser efetuado pela globalidade com a regularidade que a escola entender.
Dbito Crdito
Pelo valor das chamadas particulares a abater
21 / 26 221...
na fatura
Nota : Com este movimento estamos a anular o saldo das contas 211, 212 e 213 por contrapartida do
valor j recebido de chamadas particulares e cujo destino o fornecedor do servio.
3. No caso de caues no reclamadas e cuja receita dever ser considerada na FF123, procede-se ao
movimento referido no ponto 2 para anulao do crdito por igual valor ao que vai ser transferido para o
OCR, efetuando-se de seguida o ciclo completo de uma receita na FF123.
Como proceder ?
Nas situaes em que a escola funciona como intermediria na entrega dos passes de transporte e
consequente cobrana das correspondentes verbas, estamos perante um movimento igual ao anterior.
Assim, executa-se o passo 1 no momento da cobrana e o passo 2 quando as verbas foram entregues
entidade gestora dos transportes ( Autarquia ).
1.1 - No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE, apura o valor dos carregamentos,
efetuando na contabilidade os seguintes lanamentos extra oramentais.
1.2 Sempre que forem efectuadas devolues de saldos, ter em ateno o movimento seguinte:
1.3 - No final de cada dia e com base nas listagens obtidas no GIAE, vamos proceder ao registo das
receitas efetivas tendo em especial ateno a origem e destino da receita:
Receitas do SASE
OBS : Estes movimentos vo reduzir o fluxo de caixa e saldo na conta do banco (conta GIAE) por
transferncia das verbas relativas aos servios de Ao Social Escolar.
Receitas da Escola
Executa-se o Ciclo Completo da receita atravs do Auxiliar de Movimentos, atentos classificao
econmica das receitas.
Paralelamente procede-se ao registo do lanamento seguinte, pela totalidade das receitas registadas,
correspondendo transferncia das verbas da conta bancria do GIAE para a conta bancria em uso
pelo oramento da escola.
Na grelha de lanamentos as alteraes que correspondam a ESTORNO devem ser registadas com as
mesmas contas do lanamento inicial, afetando-se apenas o VALOR com sinal negativo.
15 - REPOSIES DE VENCIMENTOS
Face opo implementada no GPV para regularizaes ao Modelo RF3 (Requisio de Fundos) e
tendo em ateno a necessria articulao com os lanamentos a efetuar no CONTAB-POCE, vejamos
como proceder luz do seguinte exemplo:
1. Num determinado ms um funcionrio foi abonado em excesso numa rubrica onde j no volta a ser
abonado, mas continua a ser pago pela escola.
3. Antes de calcular o Modelo RF3 referente ao ms em que ocorreu o acerto (reposio), registar na
opo Alteraes Modelo RF3 o valor da reposio objeto de desconto no GPV, associado
correspondente classificao, fonte de financiamento e atividade.
5. Na reproduo de mapas no CONTAB aps a importao de dados do GPV, vai ocorrer um valor
requisitado inferior aos encargos a liquidar no ms (saldo negativo), sendo a diferena relativa ao saldo
da reposio que se encontra na posse da escola.
6. Importa pois, no momento em que a reposio ocorre e o dinheiro fica na posse da escola, efetuar na
contabilidade um movimento de regularizao com o objetivo de ANULAR o DESPENDIDO pelo valor da
reposio. Note-se que a reposio no deve ser considerada como uma receita que entra na escola,
mas uma anulao de um encargo anteriormente liquidado.
Este movimento, a efetuar na opo Lanamentos NOVO a partir da fase da obrigao, deve ser
individualizado por classificao, fonte de financiamento e atividade, sendo o valor registado a
NEGATIVO (Estorno)
ATENO: Embora o plano de contas financeiro contemple as contas 2529 para reposies, para j e
at orientaes tcnicas em contrrio, adota-se o procedimento referido nos pontos anteriores.
Dado que o montante requisitado consta do Modelo RF3, a sua importao para o CONTAB-POCE
ocorre nas fases do CABIMENTO e COMPROMISSO.
Ao efetuar a importao das fases da OBRIGAO, AUTORIZAO e PAGAMENTO, atendendo ao
facto destes valores no se encontrarem processados no GPV (afetos individualmente a cada
funcionrio), dever o utilizador efetuar manualmente os lanamentos (opo NOVO) correspondentes
obrigao, autorizao e pagamento no momento em que se verificar a liquidao do encargo.
No momento em que for liquidado o encargo dever efetuar na contabilidade os seguintes lanamentos:
Sempre que ao efetuar um pagamento e, nos termos previstos na legislao em vigor a entidade esteja
obrigada reteno de uma parcela desse valor, devero ter em considerao os seguintes
procedimentos:
No caso da nota de crdito ser rececionada aps o pagamento da despesa, podero optar por um dos
seguintes cenrios:
a) Considerar o valor da nota de crdito no registo da prxima despesa para o mesmo fornecedor,
classificao, fonte de financiamento e atividade (se possvel);
CONTABILIDADE
Ciclo da Despesa
Ciclo da Receita
As orientaes que constam neste anexo dirigem-se prioritariamente s escolas que utilizam o
CONTAB-POCE apenas para dar resposta aos procedimentos para efeitos de exportao de
informao para o MEC,
Se j est a utilizar em pleno o CONTAB-POCE nada impede que proceda leitura deste anexo,
mas tenha em especial ateno toda a restante informao disponibilizada neste MANUAL.
De acordo com o previsto no Despacho n 26377 / 2005 de Sua Exa a Ministra da Educao, publicado
na II Srie do DR de 21 de Dezembro, a partir do ano 2006 obrigatrio o envio mensal de informao
para os Servios Centrais do Ministrio da Educao, devendo as aplicaes informticas em uso nas
escolas estarem tecnicamente preparadas para responder a esta determinao legal.
A informao a exportar para o MEC divide-se em duas reas: Pessoal e Vencimentos e a parte
financeira da rea de funcionamento. Quanto primeira, a resposta obtida pela utilizao do GPV
Gesto de Pessoal e Vencimentos. No que respeita segunda, veio o CONTAB a partir da verso 2.5.0
dar resposta.
Assim, as escolas utilizadoras do GPV Pessoal e Vencimentos e que ainda no estejam a utilizar
o CONTAB-POCE em pleno, devero proceder da seguinte forma:
a) Fazendo uso do boto permite criar as colunas referentes s atividades onde a escola
pretende requisitar verbas. Indique o nmero correspondente atividade ( ex: 192 ).
b) Se por lapso criar alguma coluna para uma atividade que a escola no utilize, faa uso do boto
f) Mude para a seco seguinte e indique a data da Requisio de Fundos e outra informao que
seja necessria preencher ( ver imagem seguinte ). Antes de mudar de seco, no se esquea de
CONFIRMAR fazendo uso do boto .
(A) Neste campo registavam-se as informaes a constar no campo observaes do Mod. RF3
verso impressa ( deixou de existir com o lanamento da verso 2.5.18 janeiro de 2008 )
(B) Este campo das observaes preenchido com as informaes a exportar no ficheiro XML enviado
mensalmente para o MEC. Pode indicar neste campo as informaes relevantes que se justifiquem para
clarificar alguma situao especfica nos dados exportados.(Ex. Antecipao de Duodecimos, etc.)
- Aps digitar as observaes NO esquecer de confirmar com . De imediato poder IMPRIMIR a
requisio ou SAIR e efetuar a impresso mais tarde.
i) Se pretender ELIMIMAR uma Requisio de Fundos elaborada por engano, proceda da seguinte
forma:
- Selecione o ms pretendido.
- Clique em cima do quadrado que antecede o nmero de requisio de fundos para que aparea o
smbolo de uma tesoura.
- Pressione o boto APAGAR.
f) Repita esta operao para as restantes Fontes de Financiamento onde a escola est a requisitar
verbas.
- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete
apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser
enviada ao GGF.
- Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so
enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem
elaborados.
- Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.
- Nesta coluna devem ser lanados os valores por classificao econmica, de todos
os valores j despendidos at ao final do ms anterior.
- Nesta coluna devem ser lanados todos os encargos assumidos por classificaes
econmica at ao ms anterior que no foram pagos.
c) Se utilizar o boto RECALCULAR ser eliminada toda a informao. Esta opo deve ser utilizada
pelos utilizadores que utilizam o CONTAB-POCE na totalidade.
Sempre que atravs de Guias de Receita so entregues verbas ao Tesouro, devero de imediato ser
registadas numa opo prpria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lanamentos.
Classificao Selecione a classificao econmica da receita que indicou na guia. Ao selecionar este
campo apresentado uma tabela com todas as Classificaes Econmicas em uso pelas escolas.
Valor indique o valor da receita referente a cada classificao. No utilize o separador de milhares e
use a vrgula como separador decimal.
Sempre que num determinado ms for necessrio elaborar mais do que uma requisio de fundos de
funcionamento, adote os seguintes procedimentos:
c) Pretende a escola elaborar para o mesmo ms uma segunda requisio (adicional ) qual ser
atribudo o N 25. Conforme indicado na figura seguinte, altere o N Requisio para 25 e de seguida
pressione o boto Nova Ficha.
Resumindo:
Depois de elaborar a requisio de Fundos ( Modelo RF3), Plano de Aplicao de Verbas para
Despesas Correntes de Material e Capital, Balancetes e Guias de Receitas, toda a informao
necessria exportao da rea de Financiamento Funcionamento encontra-se gravada no
programa.
Balancetes
2. Diariamente procedem aos lanamentos na aplicao com vista ao tratamento dos registos
contabilsticos e consequente impresso dos mapas oficiais de escriturao e outros de gesto e
controlo interno. Por outras palavras, continuam a executar no programa e de forma regular as tarefas
dirias de acordo com as indicaes que foram transmitidas durante as aes de formao.
Esta uma verso mais completa de uma aplicao destinada gesto da Contabilidade Oramental e
Financeira, sendo a exportao de informao para o MEC um ato paralelo e complementar das
atividades dirias das escolas. Pretende o MEC com estes procedimentos e numa fase posterior, reduzir
gradualmente o envio de informao em suporte de papel. A colaborao das escolas um fator
determinante na implementao destes processos, sendo o seu contributo ao nvel da atualizao
permanente da informao nos programas, fundamental para a validao e consequente adoo a ttulo
definitivo destes sistemas.
3.1 - Elaborar no programa a Requisio de Fundos ( Modelo RF3). Proceder sua impresso e
verificar se tudo est correto.
- Selecione o ms anterior ao da Requisio de Fundos que pretende enviar. Note que o Balancete
apresenta a situao financeira reportada ao ms anterior ao da requisio de fundos que est a ser
enviada ao MEC.
- Na opo Balancetes Elaborados ficam gravados todos os balancetes elaborados por ms e que so
enviados no ficheiro XML para a MISI. A opo Eliminar serve para eliminar balancetes que j aparecem
elaborados.
- Pressione o boto IMPRIMIR para que seja apresentada uma grelha com as classificaes.
b) Embora os valores apresentados devam estar totalmente corretos, salvo anomalia nos lanamentos
efetuados, o utilizador tem a possibilidade de efetuar manualmente alteraes nesta tabela.
d) Se detetar ERROS nos valores apresentados e for opo de Lanamentos corrigir os movimentos
efetuados, ao voltar ao BALANCETE pressione novamente os botes RECALCULAR e RECALCULAR
TOTAIS para que a informao seja atualizada
e) Poder de imediato IMPRIMIR o Balancete a enviar ao MEC ou efetuar a impresso mais tarde.
f) Ao GRAVAR e SAIR a informao fica guardada no programa para posterior exportao para o
Ministrio da Educao.
Sempre que atravs de Guias de Receita sejam entregues verbas ao Tesouro, devero de imediato ser
registadas numa opo prpria que o programa disponibiliza na rea de Movimentos Lanamentos.
Classificao digite a classificao econmica da receita que indicou na guia. Ao selecionar este
campo apresentado uma tabela com todas as Classificaes Econmicas em uso pelas escolas
Valor indique o valor da receita referente a cada classificao. No utilize o separador de milhares e
use a vrgula como separador decimal.
Resumindo:
Data da Exportao apresentada a data atual do sistema e no deve alterar esta data. Apenas no
caso do relgio interno do computador estar avariado e a data apresentada no corresponder ao dia em
que est a efetuar a operao, dever ento reajustar a data para o dia atual.
Operao Pretendida Se o computador onde est a executar este procedimento tiver ligao
INTERNET, basta selecionar a segunda opo Exportar para o ME. No caso do computador no ter
ligao INTERNET, dever escolher a primeira opo Gravar Ficheiro no Disco.
Confirmar Ao pressionar este boto iro ocorrer uma das seguintes situaes:
- Se indicou a primeira opo, dever escolher o local (pasta) onde guardar o ficheiro e posteriormente
proceder ao seu envio de acordo com as indicaes fornecidas pelo ME.
- Se a opo escolhida foi a segunda, ser criado o ficheiro e exportado diretamente para o servidor do
Ministrio da Educao.
F = Funcionamento
O ficheiro fica protegido por uma palavra passe, sendo possvel visualizar o seu contedo atravs da
opo Ler Ficheiro XML que consta do painel anterior.
Mapas / Listagens
Dirio de Movimentos
Ao ser registado qualquer movimento na contabilidade patrimonial, seja atravs do Auxiliar de
Lanamentos ou pela opo NOVO, preenchida automaticamente a coluna Dirio com a
seguinte informao:
O preenchimento do campo Dirio com a informao referida na tabela anterior vai permitir a
impresso do Dirio de Movimentos por tipologia.
Fluxos de Caixa
Valores obtidos nos registos das contas de Nat = 2 e Nat = 3, respetivamente para
despesas correntes de material e capital.
Outros movimentos: Dbito das contas 2527, excluindo todos os registos criados na
importao de vencimentos para as contas 2527
Dirio de Compromissos
Listagem dos registos efetuados a dbito das contas 026 por contrapartida da 027
Aplicao de Verbas
Balancete (Classificaes)
Estes mapas mantm a configurao dos modelos adotados na verso 2.5 do CONTAB,
dando assim resposta informao solicitada pela DGPGF.
Balancete (Contas)
Listagem dos valores mensais e acumulados agrupados por conta.
Descontos e Retenes
Entrega de descontos e retenes
Adota os mesmos procedimentos que a verso anterior.
Valores a crdito e dbito das contas da classe 2
Balano
Reproduo do modelo oficial previsto na Portaria do POCE.
De acordo com as normas tcnicas definidas para utilizao do POCP ou planos setoriais, a
conta 31 debita-se pela aquisio de compras de mercadoria, matrias-primas e outros bens
aprovisionveis destinados a consumo ou venda.
A movimentao da conta 61 apenas deve ocorrer aps a venda ou consumo desses bens, por
contrapartida das contas da classe 3, refletindo-se assim o custo na contabilidade.
Estando a entidade obrigada a ter contabilidade analtica, fica tambm sujeita a ter inventrio
permanente para permitir diariamente o apuramento dos custos das mercadorias e matrias-
primas vendidas ou consumidas a registar na conta 61 e paralelamente efetuar os
correspondentes registos na contabilidade analtica.
b) A escola faz uma aquisio de resmas de papel. O papel que se destinar reproduo
de fotocpias para venda, utilizao direta ou reproduo de materiais pedaggicos a
utilizar pelos alunos e docentes no processo ensino/ aprendizagem, deve ser
contabilizado na conta 31 de acordo com o exemplo seguinte.
Sem prejuzo do cumprimento das normas tcnicas em vigor que obrigam ao registo destes
movimentos e atendendo especificidade das escolas, em que a maioria adquire produtos
para venda ou consumo imediato (ou num espao temporal reduzido), implementou-se um
automatismo na aplicao que cumpre estes requisitos tcnicos sem necessidade do registo
manual de tantos movimentos por parte dos utilizadores, sendo nas alneas seguintes
explicado o procedimento. Tenha em ateno que o automatismo est preparado para efetuar
registos nas contas da classe 3 e 61 que vo criadas no plano de contas original. Se o
utilizador optar por criar mais subcontas, ento o automatismo no deve ser usado e os
lanamentos efetuados por via manual diretamente nas subcontas criadas pelo utilizador.
1. No caso de ter instalada a verso DEMO que foi distribuda nas atividades de
formao realizadas durante o 2 semestre de 2013, proceda sua desinstalao.
2. Instale de raiz (verso completa) a verso 3.0.0 destinada ao arranque o ano 2014.
11. Preencha a tabela de Fundos Disponveis com a informao relativa aos primeiros trs
meses do ano econmico de 2014.
Procedimentos:
38 Soma de 33 + 35 + 37
39 Soma dos registos efetuados a dbito das contas 132
40 Soma de 33 + 35 + 37 + 39
41 Total dos movimentos a dbito das contas 25271199 + Dbito 591, excluindo
os registos que para o mesmo N DOC movimentem contas 132
Dbito das contas 2422 + 2423 + 2424 + 2429 + 2455 + 2461 + 2421+ 2425+
2441
42 Total dos movimentos a dbito das contas 25272199 + 24512+ 24522+
24532 + 24542+ 24582+ 263
43 Soma 41 + 42
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Cenrio 1
g) Caso a dotao cativada no seja suficiente para liquidar todas as faturas, ser
necessrio efetuar uma alterao (para mais) no registo do cabimento Tabelas
Cabimentos.
f) Caso o valor anual registado no primeiro movimento ( ver alnea a) ) no seja suficiente
para a liquidao de todas as faturas, quando necessrio dever efetuar uma alterao
(para mais) atravs do Auxiliar de Lanamentos.
Nota: O recurso a este cenrio vai influenciar a informao sobre Fundos Disponveis e
Crdito Disponvel, pois so consideradas as receitas e previses de receitas para
perodos at 3 meses e o compromisso neste contexto registado para o ano inteiro.
Cenrio 3
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Para as escolas que formalizam com os CTT um contrato pr ativo, correspondendo este a
adiantamentos em conta corrente para futuros encargos, no que respeita aos lanamentos a
efetuar no CONTAB-POCE, apresentamos de seguida dois possveis cenrios a adotar em
alternativa:
Cenrio 1
i) A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder o registo do ciclo completo de
uma despesa, tendo por base a fatura ou documento equivalente emitido por essa
entidade a comprovar o valor entregue.
k) No final do ano econmico, havendo saldo em conta corrente na posse dos CTT que
seja devolvido escola antes do encerramento do ano, no ltimo ciclo de despesa
efetuado proceda a uma alterao (para menos) em todas as linhas, pelo montante
devolvido.
Cenrio 2
a) A cada entrega de valores aos CTT deve corresponder um movimento extra oramental
de sada, sendo:
Nota ( * ) : Se o utilizador assim o entender, poder criar uma subconta da 229 para os CTT, a
usar em substituio da conta 229999. Para o efeito basta aceder ficha do fornecedor e indicar
a nova subconta a criar em 229 Adiantamentos a fornecedores.
b) Quando receber a fatura discriminativa dos servios prestados pelos CTT proceda ao
registo do ciclo completo da despesa, sendo neste caso usada a conta 221 referente
ao fornecedor CTT.
d) No final do ano econmico, havendo saldo em conta corrente na posse dos CTT que
seja devolvido escola antes do encerramento do ano, na data em que esse valor der
entrada na conta bancria, proceda ao lanamento do correspondente movimento extra
oramental de entrada (ver exemplo na alnea anterior)
Notas Finais:
Em qualquer um dos cenrios poder optar por cativar a dotao anual atravs da opo
Tabelas Cabimentos ou assumir o cabimento no momento em que est a registar cada ciclo
da despesa.
Se optar por registar a cativao da dotao anual, o N de Cabimento obtido nesse registo
dever ser utilizado em todos os ciclos da despesa at final de ano. O N de Compromisso
obtido aquando do registo do primeiro ciclo da despesa, podendo tambm mant-lo no registo
dos ciclos seguintes, bastando alterar o N de Compromisso que oferecido pelo sistema.
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
Na importao das despesas com pessoal devero os utilizadores ter em ateno aos
seguintes procedimentos:
Nesta fase e tendo por base a tabela GPV-Patrimonial, o programa vai recolher a informao
que nesse preciso momento esteja processada para os trabalhadores (abonos e descontos) e
que no GPV se encontra registada na opo Consultar / Alterar.
Relativamente aos valores das contribuies da entidade patronal (CGA, Seg. Social e ADSE),
so automaticamente considerados na fase da obrigao os mesmos valores que na fase do
compromisso foram importados para a contabilidade nos movimentos 026 / 027
Sobre estes valores (contribuies da EP apresentadas nas linhas a vermelho), tenham em
especial ateno:
Sempre que executa esta fase (pagamento), so apresentados os saldos registados nas
contas 2527 correspondentes aos encargos ainda no liquidados.
Procedimento similar dever ser adotado para as verbas requisitadas no Modelo RF3
(classificao 01.03.08) a entregar posteriormente CGA. Ao concluir este ciclo da despesa
utilize a conta 26886 a crdito na fase da obrigao e a dbito na fase da autorizao.
6. Reposies de vencimentos
252 b)
Pagamento 2527 c)
2527 c)
12 d)
991 901 e)
b) Nas situaes em que aps a importao de todas as fases do ciclo das despesas com
pessoal forem executados procedimentos que originem saldos em poder da escola, por
exemplo, alteraes s relaes de descontos e consequente entrega de menos valor
s respetivas entidades, poder ser adotada tambm a metodologia referida no ponto
anterior.
Salvo melhor entendimento e sem prejuzo de novas orientaes que sobre este assunto
venham a ser divulgadas, colocamos considerao de V. Exas. a anlise e eventual adoo
dos procedimentos que a seguir se transcrevem.
As guias de receita de Estado tm de ser registadas em opo prpria para o efeito disponvel
na aplicao, possibilitando assim a sua associao ao Modelo RF3 no momento em que as
verbas so requisitadas.
As guias so registadas na aplicao com numerao sequencial reportadas data da entrega
do dinheiro nos cofres do Estado, no sendo possvel a repetio do nmero da guia para
datas diferentes.
Considerando que a DGPGF utiliza uma numerao sequencial prpria nas guias que emite,
haver certamente situaes em que o nmero da guia utilizado pela DGPGF j se encontra
registado na aplicao referente a outra guia elaborada pela escola.
a) Para as guias emitidas pela escola, utilizar uma srie com a numerao de 1 a 99;
b) Nas guias emitidas pela DGPGF utilizar o nmero da guia atribudo por esse organismo,
acrescido do nmero 100.
Por exemplo, a DGPGF emite a guia nmero 7. No programa esta guia ser registada
com o nmero 107.
Mais se informa que foi previamente auscultada a DGPGF sobre a adoo deste procedimento
tcnico para contornar a eventual coliso na numerao das guias a registar na aplicao.