Brjula del

Emprendimiento Rural
CARTILLA DE CONTABILIDAD

E ste Manual est elaborado para quienes tienen en mente la creacin de su propia empresa. Para
realizar este proyecto es importante conocer conceptos bsicos, as como tambin aprender a llevar la
propia contabilidad, distribuir las utilidades y tomar decisiones que favorezcan el crecimiento de la
empresa. Este material servir como fuente de consulta y punto de referencia para enriquecer nuestros
conocimientos.
Brjula del Emprendimiento Rural
 Tabla de contenido
Pgina
1. Conceptos bsicos 5

2. Principios bsicos de contabilidad. 6

2.1 Conceptos bsicos. 6
2.2 Algunos conceptos claves. 6

3. Costos y gastos. 8

4. Margen de contribucin. 11

5. Punto de equilibrio. 12

6. Estados financieros bsicos. 13

6.1 Balance general. 13
6.2 Estado de resultados o prdidas y ganancias. 15

7. Procesamiento de la informacin. 16

8. Presupuesto. 19
8.1. Presupuesto de ventas. 20
8.2. Presupuesto financiero. 20
8.3. Presupuesto de capital. 20

Bibliografa 21

Brjula del Emprendimiento Rural

Brjula del Emprendimiento Rural
 1 CONCEPTOS BSICOS

PERSONA NATURAL: es cada uno de los individuos Vaquero y Ca. S.A.

de la especie humana; sin importar su edad, sexo,
religin, clase o condicin social. Ejemplo: William
de vila.
PERSONA JURDICA: es una figura imaginaria que
resulta de un acuerdo entre dos o ms personas,
creada para ejercer derechos y contraer
obligaciones. Ejemplo: Clnica Del Cesar Ltda.
EMPRESA PBLICA: es aquella empresa en la cual
los aportes son realizados por el Estado. Ejemplo:
Empresa de Acueducto del Municipio de Caldas.
EMPRESA PRIVADA: es aquella empresa en la cual
los aportes son realizados por personas naturales o
jurdicas. Ejemplo: Los Motores Ltda.

SUCURSAL: establecimiento de comercio que hace

parte de una empresa que tiene su sede principal en
otro lugar; depende de la sede principal para todo lo
relacionado con sus funciones y su desempeo.
Ejemplo: la sede principal de Bancolombia est
QU APRENDIMOS ? 01
situada en Medelln y tiene sucursales en todos los 1. Une con una lnea la respuesta correcta:
municipios del pas.
RaznSocial
SOCIEDAD: es la unin de dos o ms personas a Persona Natural
travs de acuerdos y de aportes en dinero, trabajo o Establecimiento de Comercio
implementos para desarrollar una actividad Empresa Pblica
econmica legal con nimo de repartirse entre s las Empresa Privada
utilidades. De esta manera nace una persona
jurdica. Ejemplo: Telemtica Ltda.
Dr. Jess Enrique Cuello de vila
COMERCIANTE: es aquella persona natural o Carnes Finas del Cesar
jurdica que se ocupa de realizar negocios Emdupar E.S.P
claramente identificados por la ley como actividades Aeroenvios Ltda.
de produccin, compra y venta de bienes o servicios, Super Ponqu
entre otros. Ejemplo: Jos Aguilar es comerciante
porque tiene un negocio dedicado a la venta de
alpargatas.

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO: es aquel lugar

fsico donde el empresario o comerciante utiliza
todos los recursos para realizar los fines comerciales
de la empresa. Ejemplo: El Palacio de las Camisetas
tiene su local comercial en el Centro Comercial 5
Esquinas, de Valledupar.

RAZON SOCIAL: es el nombre comercial con el cual

se identifica la persona jurdica. Ejemplo: Almacn el

Brjula del Emprendimiento Rural

5

2 PRINCIPIOS BSICOS
DE CONTABILIDAD
2.1 Conceptos bsicos
Contabilidad:
Las primeras civilizaciones tuvieron que hallar la
manera de conservar algunos hechos que eran muy
complicados y frecuentes, para que la memoria
pudiera guardarlos. Por ejemplo, los reyes y
sacerdotes necesitaban calcular la reparticin de
tributos y registrar su cobro por uno u otro medio;
tambin el ejrcito requera un clculo cuidadoso de
las armas, pagos y raciones alimenticias; as como
las altas y bajas en sus filas. Los comerciantes han
sido, en la sociedad, quienes ms han recurrido al
registro y anlisis de informacin, relacionada con
sus ingresos, costos, gastos, utilidades, etc.
Partiendo de lo anterior, es posible definir la
contabilidad como el arte, tcnica o ciencia que
busca dar un orden lgico a las transacciones
comerciales. Ha sido utilizada desde la antigedad
para controlar y dirigir eficientemente las
actividades comerciales. Ejemplo: las poblaciones
antiguas se preocupaban por la siembra y cra de
animales, de tal forma que haba personas
encargadas de registrar los animales, los
nacimientos y hacerles seguimiento, hasta
determinar cundo eran aptos para venderlos o
cambiarlos; as mismo, destinaban otras personas
para vigilar y registrar lo que ocurra con las frutas y
verduras. Para ejercer adecuadamente este control
ellos se basaban o apoyaban en tcnicas de registro
como la contabilidad, lo cual les permiti establecer
las utilidades percibidas y crecer.
En la actualidad las cosas no han
cambiado, se debe llevar un adecuado
registro de las actividades que
realizamos y ms an si son de
negocios.
Brjula del Emprendimiento Rural
2.2 Algunos conceptos claves
Ciclo contable:
Es un perodo de tiempo en el que se registran
todas las actividades comerciales que ocurren en
la empresa. Puede ser mensual, semestral o anual,
este ltimo nos permite realizar el anlisis general
de la empresa.
Hecho econmico o transaccin:
Es el intercambio de productos o servicios con otras
personas, los cuales nos generan una utilidad.
Registro contable:
Es el asiento o registro de las transacciones en los
comprobantes (ingresos, egresos) y libros de
contabilidad.
La utilidad:
Es el resultado de restar de los ingresos, obtenidos
por la venta de los productos o en la prestacin de
servicios, los costos y los gastos. Esta utilidad
representa el valor que le queda a la empresa o
persona natural, como podra ser nuestro caso, para
seguir funcionando.
Balance:
Es un informe que resume los registros realizados,
posibilita saber lo que se tiene, lo que se debe y la
utilidad que se ha generado con la venta de nuestros
productos o servicios.
Estado de resultados:
Es un informe que muestra la diferencia entre los
ingresos obtenidos por la venta de los productos o
servicios, y los gastos que realizamos para poder
funcionar.
6
Estado financiero:
Es el conjunto de informes que facilitan datos
contables a quienes no tienen acceso a los
registros contables, entre ellos tenemos el
Balance y el Estado de Resultados.

Partida doble:
Es el principio contable base del sistema de
contabilidad. Por ejemplo, si realizamos la
compra de algodn, lana y fique para elaborar
una mochila significa que tuvimos dos
movimientos: uno, la obtencin de la materia
prima aumentando el inventario y, el otro, la
disminucin del dinero.

Brjula del Emprendimiento Rural

7
 3 COSTOS Y GASTOS

Todas las empresas tienen desembolsos que son

necesarios para producir y vender los productos o Ahhh! Entonces un costo fijo no
prestar los servicios. Estos desembolsos reciben el depende de mis ventas, y un costo
nombre de costos y gastos. variable si depende de la cantidad
de producto para la venta, como la
GASTOS: son desembolsos generados por la cantidad de semillas para sembrar.
administracin de la empresa. Entre ellos se pueden
describir: los salarios del gerente, la secretaria, el
mensajero, la aseadora; pagos por publicidad,
papelera, telfono, correo, entre otros.

COSTOS: son tambin desembolsos, pero estos

estn asociados directamente con la compra o la
produccin de artculos, es decir, estn asociados
con el proceso de fabricacin o la prestacin de
servicios.

Hay dos clases de costos:

LOS COSTOS VARIABLES: se llaman variables porque

su valor aumenta y disminuye cada vez que las
ventas y la produccin aumentan o disminuyen; por
ejemplo:

Mano de Obra. Para organizar la informacin, relacionada con la

Materias primas. elaboracin de un producto o la prestacin de un
Insumos. servicio en una empresa pequea, debemos llevar
Comisiones sobre ventas. una Hoja de Control de Entradas y Salidas de dinero,
Empaques. que es un instrumento bsico.
Fletes.
Esto se conoce con el nombre de Libro Fiscal: es un
LOS COSTOS FIJOS: se llaman fijos porque su tipo de contabilidad simplificada que permite a los
valor no depende de la cantidad de ventas y pequeos comerciantes conocer las actividades
comerciales realizadas diariamente. Al finalizar cada
produccin, mes a mes hay que pagarlos, por
mes, se totalizan los Ingresos obtenidos y el valor
ejemplo:
pagado por la compra de bienes y servicios.

Alquiler de oficina. En el ejemplo que sigue se muestra un formato que

M a nte n i m i e nto d e e q u i p o s d e
produccin y de maquinaria.
Salarios del personal administrativo.
podemos aplicar para un pequeo almacn de
artesanas. Dividimos un cuadernillo en los espacios
necesarios para registrar todas las situaciones
relacionadas con entradas y salidas de dinero, que
tengan que ver con el funcionamiento del negocio
de artesanas.

Brjula del Emprendimiento Rural

8

RECORDEMOS que en el libro slo
d e b e m o s a n o ta r l a i n fo r m a c i n
relacionada con la actividad que
desempea nuestra empresa, una cosa
totalmente aparte son los gastos que
realiza la familia, como el mercado o el
pago de deudas personales. Es muy
importante anotar slo lo que tiene que
ver con la actividad comercial, para poder
saber en un momento dado si es rentable
o no nuestro negocio.
Brjula del Emprendimiento Rural
En el ejemplo siguiente se ilustra cmo debemos
manejar el libro:
Un artesano debe realizar 5 pares de alpargatas:
a. La materia prima que requiere y que compr para
ello es:
5 pares de suelas de yute, con un costo d e
$3.000 cada uno.
3 metros de lona fuerte, cada metro
cost $4.500 .
5 tubos de hilo, costaron $1.500 cada
uno.
b. Adems, el artesano mand a cortar la lona para la
capellada de la alpargata y le cobraron $5.000.
c. Los gastos del artesano para la elaboracin de las
alpargatas incluyen: luz y arrendamiento del local,
que proporcionalmente suman $35.000.
d. La esposa del artesano invit a sus amigas a comer
peto y los ingredientes que compr le costaron
$7.000.
e. El artesano mand a coser y guarnecer a su vecina
Rita y le pag $20.000 por jornales.
f. Las alpargatas fueron terminadas y entregadas al
cliente, quien pago $160.000 por los cinco pares.
Ahora procedemos a registrar, en una Hoja de
Control de Entradas y Salidas, los costos que se
asocian con la fabricacin de las alpargatas.
Debemos tener en cuenta que el punto d) no tiene
que ver con la fabricacin de las alpargatas, es un
gasto del grupo familiar y no de la empresa, por lo
tanto no se registra en la hoja.
Los puntos a), b) y e) representan los Costos
$61.000.
El punto c), los Gastos $35.000
El punto f) es el Ingreso que obtiene el artesano por
la elaboracin de las alpargatas: $160.000
9
Entonces, suponiendo que el artesano slo fabric y
vendi cinco pares de alpargatas en el mes,
totalizamos la columna de los Ingresos y la columna
de los Costos y Gastos. Luego restamos los ingresos
de los egresos.

INGRESOS - GASTOS - COSTOS = UTILIDAD

160.000 - 35.000 - 61.000 = 64.000

Lo que quiere decir que el artesano por fabricar

cinco pares de alpargatas obtuvo una utilidad de
$64.000.

Con una informacin detallada y actualizada

podemos conocer la utilidad exacta del negocio. Al
analizar la informacin resultante, nos damos
cuenta de cules gastos fueron excesivos o
innecesarios, as en el futuro sabremos planear
mejor para que el producto salga menos costoso
buscando materias primas o insumos econmicos y
de buena calidad.

Para ser competitivos en el mercado es necesario

tomar las decisiones que nos permitan seguir con el
crecimiento de nuestro negocio. Por este motivo se
deben adaptar los registros contables a los estados
financieros, para lo cual se hace necesario involucrar
otros conceptos en nuestra contabilidad.

Brjula del Emprendimiento Rural

10
 4 MARGEN DE CONTRIBUCIN

El Margen de Contribucin es lo que queda de las Cul es el producto ms rentable: la

ventas, sirve para pagar los Gastos y Costos Fijos y
para generar la utilidad; es decir, para poder seguir
funcionando.
El Margen de Contribucin se puede calcular en
pesos y en porcentaje, de la siguiente manera:
En pesos:
Precio de Venta Costo Variable = Margen de
Contribucin
En porcentaje:
mochila o el sombrero?
Procedemos a emplear la frmula de
Margen de Contribucin en porcentaje:
Para el sombrero:
Precio de Venta: $80.000
Margen de contribucin: $40.000
Entonces su Margen de Contribucin en
porcentaje es: ($40.000 x 100) / $80.000
= 50%

Margen de Contribucin en pesos X 100 = % Para la mochila:

Precio de Venta Precio de Venta: $50.000
Margen de Contribucin: $35.000
Para mayor claridad veamos el siguiente ejemplo: Entonces su Margen de Contribucin en
Si el Precio de Venta de un sombrero vueltiao es de
porcentaje es: ($35.000 x 100) / $50.000
$80.000 y los Costos Variables asociados a este
= 70%
sombrero son $40.000, el Margen de Contribucin
de este producto sera: $80.000-$40.000 = $40.000.
Por otra parte, el Precio de Venta de una mochila es
de $50.000 y los Costos Variables asociados a este
producto son $15.000, el Margen de Contribucin
de este producto es: $35.000.

Podemos concluir que el producto ms

rentable es la mochila, porque el costo de
su materia prima es menor que los del
sombrero vueltiao.

Brjula del Emprendimiento Rural

11
 5 PUNTO DE EQUILIBRIO
El punto de equilibrio es el volumen de ventas
necesario para sostener la empresa sin ganar ni
perder dinero. Este volumen de ventas se puede
expresar como la cantidad de unidades que es
necesario vender a un precio determinado, o como
la cantidad de ingresos requeridos por ventas para
cubrir los Costos y los Gastos. En el siguiente
ejemplo observaremos cmo se calcula el punto de
equilibro:
La empresa Dulces Vallenatos S.A. produce Dulce de
ame, y present los siguientes datos en el mes:
Costos Variables: los ingredientes que se necesitan
son: ame, coco, azcar, rajitas de canela. Los cuales
sumaron $623.000
Costos Fijos y Gastos: $545.000
Ingresos por las ventas: $1.576.000
El primer paso es calcular el Margen de
Contribucin:
$ 1.576.000 - $ 623.000 = $ 953.000.
Si comparamos los Costos Fijos y Gastos con el
Margen de Contribucin, concluimos que es mayor
el Margen de Contribucin, lo cual significa que se
cubren los Costos Fijos y Gastos y le sobra dinero a la
empresa, es decir, la empresa Dulces Vallenatos S.A.
obtuvo UTILIDAD.
En las empresas se presentan algunas situaciones al
comparar el Margen de Contribucin y los Costos
Fijos y Gastos:
La empresa est en el PUNTO DE
EQUILIBRIO cuando el Margen de
Contribucin es igual al total de los Costos y
los Gastos.
La empresa incurre en UTILIDAD cuando el
Margen de Contribucin es mayor que el
total de Costos Fijos y Gastos.
La empresa incurre en una PRDIDA cuando
el Margen de Contribucin es menor que el
total de Costos Fijos y Gastos
Brjula del Emprendimiento Rural
QU APRENDIMOS ? 02
Escribe V (verdadero) F (falso), segn el
caso:
LO S CO STO S s o n d e s e m b o l s o s
asociados directamente al proceso de
fabricacin o a la prestacin de servicios.
LO S G A STO S s o n d e s e m b o l s o s
asociados directamente al proceso de
fabricacin o la prestacin de servicios.
El Margen de Contribucin es lo que
queda de las ventas para pagar los Gastos y
Costos Fijos y para generar la Utilidad.
El PUNTO DE EQUILIBRIO es cuando la
empresa obtiene utilidad.
En la contabilidad de la empresa debe
anotarse la informacin relacionada con la
actividad que desempea la empresa, los
gastos familiares y personales.
Completa las oraciones:
La empresa incurre en una ______________
cuando el __________________ es mayor
que el total de Costos Fijos y Gastos.
La empresa incurre en una
________________ cuando el Margen de
Contribucin es menor que el total de
Costos ______________ y Gastos
12
 6 ESTADOS FINANCIEROS BSICOS.
ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son informes que dan a
conocer la situacin de la empresa en un momento
dado y los resultados de su actividad en un perodo
determinado.
El conjunto completo de los Estados Financieros est
compuesto por:
Balance General.
Estado de Resultados.
Estado de Cambios en el Patrimonio.
Estado de Cambios en la Situacin
Financiera.
Estado de Flujos de Efectivo.
En esta cartilla aprenders a elaborar el Balance
General y el Estado de Resultados.
6.1 Balance general
Informa, en una fecha determinada, la situacin de
la empresa, al presentar en forma clara el valor de las
propiedades y derechos (Activos), sus obligaciones
(Pasivos) y su Patrimonio.
Brjula del Emprendimiento Rural
El balance tiene los siguientes componentes:
Activo: toda empresa necesita recursos para poder
funcionar, a estos recursos les damos el nombre de
Activo, es decir, lo que tiene la empresa,
representado en bienes y derechos de propiedad.
Estos se pueden clasificar en Bienes Tangibles e
Intangibles.
Bienes Tangibles: ocupan espacio, tienen forma, se
pueden tocar; por ejemplo, la maquinaria,
herramientas de trabajo, computadores,
edificaciones, terrenos, vehculos de carga, dinero,
entre otros.
Bienes Intangibles: no se pueden tocar, como el
derecho de exclusividad, el buen nombre, marcas,
derechos, licencias. Son valiosos porque
contribuyen al aumento de los ingresos o utilidades
por medio de su utilizacin en las actividades
econmicas.
Pasivo: Representa las obligaciones y deudas
contradas por la empresa por cualquier concepto,
para cancelarlas en el futuro. Entonces, podemos
decir que el Pasivo es todo lo que se debe. A la clase
de cuentas de Pasivos pertenecen: obligaciones con
Bancos, proveedores, salarios por pagar, cuentas
por pagar, impuestos por pagar, entre otras.
El Balance sirve para saber cunto hay
invertido, cunto suman las deudas,
cunto deben los clientes de la empresa;
para determinar si se tiene suficiente
dinero para pagar las deudas adquiridas y
si hay capacidad para adquirir nuevas
deudas.
13
PATRIMONIO. Representa los aportes del dueo(s) A continuacin se muestra su Balance Inicial:
para constituir la empresa y, adems, incluye las
utilidades que se obtienen con el desarrollo de la ACTIVO
actividad de la empresa. Es decir, lo que le Caja $ 630.000
pertenece al dueo(s) de la empresa si se pagaran Banco $ 3.500.000
todas las deudas.
Inventario $ 7.850.000
Total Activo $ 11.980.000
En los totales debe comprobarse la Ecuacin
Contable.
PASIVO
ECUACIN CONTABLE Obligaciones Financieras $ 1.500.000
Debe existir un equilibrio entre las cuentas del Proveedores $ 3.680.000
Activo, Pasivo y Patrimonio de una empresa. Para Total Pasivo $ 5.180.000
determinarlo, utilizamos una frmula matemtica
conocida con el nombre de Ecuacin Patrimonial: PATRIMONIO
Aportes sociales $ 6.800.000
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Total pasivo y patrimonio $ 11.980.000
ACTIVO En el ejemplo anterior puede observarse que la
Es lo que tiene la empresa y posee un valor en ecuacin patrimonial se cumple:
dinero.
PASIVO Ecuacin Patrimonial:
Son las deudas y obligaciones que se tienen en el ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
momento de hacer el balance. 11.980.000 = 5.180.000 + 6.800.000
PATRIMONIO
Es lo que realmente le pertenece a la empresa.

Ejemplo: Kogui Totu Ltda., constituida el 15 de RECORDEMOS que el Balance

enero de 2008, presenta la siguiente General es un Estado Financiero,
informacin en enero 31 de 2008: cuyo propsito es mostrar la
situacin financiera de la empresa
En la caja tiene $630.000. en una fecha determinada.
Su extracto bancario termina con saldo
de $ 3.500.000.
Tiene Mochilas o totus para la venta
por valor de $7.850.000.
Posee una deuda con Bancolombia de
$ 1.500.000.
Debe cancelarle a Cotn Ltda. un valor
de $3.680.000 por compra de materia
prima, para lo cual tiene un plazo de 60
das.
El aporte de sus socios en el momento
de constituir la sociedad fue de
$6.800.000.

Brjula del Emprendimiento Rural

14
Por situacin financiera se entiende la composicin
del Activo, Pasivo y Patrimonio. El contenido del La Utilidad Bruta es lo que deja la empresa
Balance General debe llevar un encabezamiento para pagar la administracin y para
donde aparece el nombre de la empresa, NIT y generar la ganancia.
perodo evaluado.
La Utilidad Liquida es el dinero que queda
Una relacin valorada y clasificada de las cuentas del libre despus de pagar todos los gastos.
Activo, Pasivo y Patrimonio, debidamente
totalizadas.

Nombres, firmas y tarjetas profesionales de:

representante legal, contador y revisor fiscal (en los
casos exigidos por la ley).

6.2 Estado de resultados o prdidas y

ganancias

Es un informe anexo al Balance General, en el cual se

informa detallada y ordenadamente cmo se
obtuvo la utilidad de un perodo determinado.

El Estado de Resultados est compuesto por las

cuentas de Ingresos, Costos y Gastos; por medio de
sumas y restas podemos determinar cul fue la
utilidad o prdida. Tambin suministra informacin
como:

Cunto vendi la empresa en el perodo.

Cunto costaron los productos que se
vendieron.
RECORDEMOS:
Cunto cost la administracin del
negocio.
Una cuenta se DEBITA:
Cunto qued de ganancia
Si la cuenta:
ACTIVO, aumenta
Para facilitar la comprensin, se presentan las
PASIVO, disminuye
cuentas que conforman el Estado de Prdidas y
PATRIMONIO, disminuye
Ganancias clasificadas de la siguiente manera:
COSTO, aumenta
GASTO, aumenta
VENTAS - COSTO DEL PRODUCTO VENDIDO=
INGRESO, disminuye
UTILIDAD BRUTA - GASTOS=
UTILIDAD LIQUIDA
Una cuenta se ACREDITA:
Si la cuenta:
ACTIVO, disminuye
PASIVO, aumenta
PATRIMONIO, aumenta
COSTO, disminuye
GASTO, disminuye
INGRESO, aumenta

Brjula del Emprendimiento Rural

15
 7 ESTADOS FINANCIEROS BSICOS.
ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1. Capturar: Ingresos se acreditan cuando aumentan y se

La informacin se registra por medio de debitan cuando disminuyen.
Documentos Fuente.
Ejemplos de Documentos Fuente: Nombre de la cuenta
Facturas, comprobantes de egreso, comprobantes
de ingreso, pagars, chequeras, rdenes de compra,
planillas de nmina, planilla de jornales, contratos
de arrendamiento, etc.

2. Clasificacin:
La informacin financiera registrada en los
documentos se clasifica por medio de las cuentas:

El proceso para registrar correctamente una

transaccin o hecho econmico es el siguiente:

Identifiquemos las cuentas que se afectan segn el

tipo de transaccin:

Al comprar: Qu se compra?; cmo se

Cuentas de balance:
Estas cuentas representan valores en pesos de lo
que posee la empresa y las deudas que tiene.
Forman parte del balance de una empresa los
Activos, Pasivos y Patrimonio, como lo aprendimos
en el capitulo anterior.
Cuentas de resultado ( ganancia o perdida):
Son cuentas de resultado porque dan a conocer las
utilidades o prdidas que se generan en el perodo
evaluado junto con los costos y gastos.
cancela?
Al vender: Qu se vende?; cmo se
cobra su valor?
Al cancelar una deuda: Qu tipo de
deuda se paga?, cmo se cancela su
valor?
La informacin registrada en los documentos y
clasificada en las cuentas se registra en libros de
contabilidad, los cuales deben estar previamente
registrados en la Cmara de Comercio: Libro Caja
Diario o Libro Mayor y Balance

3. Registro:
Para registrar una transaccin o hecho econmico
debemos identificar las cuentas que se afectan y los
movimientos, dbito o crdito, de cada una de ellas:,
las cuentas Activo, Gastos y Costos se debitan
cuando aumentan y se acreditan cuando
disminuyen; las cuentas Pasivo, Patrimonio e

Brjula del Emprendimiento Rural

16
Ejemplo 1:
Realizamos la venta de 500 pares de panela por
$820.000. Recibimos $200.000 de contado y el saldo
a crdito.
Qu se vende? Panela VENTA MERCANCAS
Cmo se cobra su valor?
Contado Caja
Crdito Cuentas por Cobrar Clientes
Las cuentas afectadas son tres:
Caja, cuenta del ACTIVO, que por aumentar se
debita en $200.000, que es el dinero que se
recibe.
Cuentas por Cobrar Clientes, cuenta del ACTIVO,
que por aumentar se debita, por el valor que el
cliente queda debiendo: $620.000.
Venta de mercancas, cuenta de INGRESOS, que
al aumentar se acredita, por el total de la venta
realizada: $820.000.
A continuacin se representamos la transaccin en
cuentas T:
Para registrar las transacciones econmicas en los
comprobantes y libros de contabilidad, se cambia el
esquema: reemplazamos la cuenta T por los
asientos de diario en forma horizontal.
Con base en el ejemplo anterior, el registro diario
quedara de la siguiente forma, dando como
resultado la partida doble:
Brjula del Emprendimiento Rural
Se puede apreciar que ambas columnas suman
$820.000.
4. Sntesis
L a i nfo r m a c i n q u e s u m i n i st ra n l o s
documentos, clasificada por cuentas y
registrada en libros de contabilidad, se sintetiza
en Estados Financieros.
La informacin presentada en los Estados
Financieros interesa a:
La administracin, para la toma de
decisiones de acuerdo a la utilidad, el
crecimiento y el desarrollo de la
empresa en un momento determinado.
Los propietarios, para conocer el
progreso financiero del negocio y la
rentabilidad de sus aportes.
Los proveedores, para conocer la
capacidad de pago y garanta de
cumplimiento de las obligaciones.
El Estado, para determinar si el pago de
impuestos de la empresa est
correctamente liquidado.
QU APRENDIMOS ? 03
1. Las cuentas de resultado o transitorias son:
a)_____________ b)_____________
c)_________________
Las cuentas del balance son:
a)_____________ b)_____________
c)_________________
17

2. Enumera los cinco estados financieros
bsicos:
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
3. Seala con una X la respuesta correcta:
Un Activo puede ser:
a. La deuda con un banco.
b. Impuesto de renta por pagar.
c. Un camin.
d.Las utilidades que gener la
empresa.
4. Relaciona las siguientes definiciones
con sus correspondientes conceptos:
1. Ejemplo prctico: realiza un cuadernillo de
registro cronolgico de las actividades, para
determinar la utilidad del cultivo.
Don Petro y su esposa desean invertir sus ahorros en
su finca sembrando pltano. Para esto disponen de
$4.000.000. Como son organizados, y desean
conocer la utilidad bruta y lquida, han comprado un
cuaderno en el que anotan con detalle cada compra
y cada gasto diario.
Sep 10. Pagan jornales por valor de $112.000 para la
adecuacin del terreno.
Sep 11. Pagan $75.000 por el anlisis del suelo.
Sep 12. Compran 1.000 colinos para ser sembrados,
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a un costo de $680.000.
Sep 13. Siembran los colinos.
Sep 15. Compran los siguientes fertilizantes:
gallinaza, urea y xido de magnesio; cancelan un
total de $ 165.000.
Nov 13. Don Petro aplica los fertilizantes al cultivo,
pues por el anlisis de suelo, no lo requiri en el
momento de la siembra.
Nov 28. Se hace el descoline tipo escalera, cancelan
por jornales $ 140.000.
Ene 8. Se hace una resiembra, cancelan por jornales
$118.000.
Feb 8. Ya es poca de la precosecha y Don Petro
llama a las personas de su confianza, con quienes
siempre ha trabajado, para empezar a hacer el
embolse y encinte, cancela por jornales $ 243.000.
A medida que se han realizado todas estas
actividades, su esposa, Doa Rita, ha llevado un
registro cronolgico de las actividades en el cultivo,
que han permitido una correcta programacin y
ejecucin de labores. A la par, ha ido actualizando el
cuaderno contable para verificar al final qu utilidad
recibirn.
Doa Rita ha cocinado truchas para su familia, por lo
que tuvo que comprar unos ingredientes que le
costaron $64.000.
Don Petro y sus trabajadores realizan el corte, lo que
le ha costado $133.000.
Compra Mertec 200cc por un valor de $28.000; 15
kilos de alumbre en polvo por $18.000. Otros pagos
son: la pegada de las cajas, incluido el colbn,
$12.500; el transporte del personal, $20.000; el
transporte del cartn y los insumos, $20.000; y el
transporte de la fruta al contenedor, pues es de
calidad de exportacin, $100.000.
Los gastos del puerto, incluyendo los zunchos,
grapas, estibas, fletes, entre otros, cuestan
$1.248.000
Adicionalmente, Don Petro tuvo unos gastos
administrativos por valor de $450.000.
Por la cosecha le han pagado $5.352.000.
Cul fue la utilidad que obtuvo en su cultivo Don
Petro y su esposa?
18

8 PRESUPUESTO
Presupuesto:
Planear y organizar anticipadamente qu ingresos
deseamos obtener con nuestras ventas y cunto
debemos utilizar en Costos y Gastos, para obtener la
utilidad deseada. Adems, se planean las estrategias
para alcanzar la utilidad presupuestada. El
Presupuesto se constituye en una herramienta de
planeacin y control.
Planeacion:
Establecer las metas y los objetivos nos permiten
mirar hacia el futuro, y elegir los mecanismos para
poder alcanzarlos.
Control:
Es la forma de hacer un seguimiento a que hemos
programando o planeando.
El Presupuesto nos permite programar con
anticipacin los gastos e ingresos para un
determinado perodo de tiempo, por lo general un
ao. Adems, establece prioridades y evala la
consecucin de los objetivos.
Brjula del Emprendimiento Rural
A continuacin se enuncian algunos de los aspectos
ms importantes del Presupuesto en las empresas o
negocios.
Ventajas de un sistema presupuestal:
1. Establecer las metas de la empresa o negocio
para un perodo de tiempo.
2. Replantear decisiones y modificarlas o crearlas,
si es necesario.
3. Conocer acerca de la materia prima y mano de
obra.
4. Calcular por adelantado cunto cuesta producir
un producto o prestar un servicio.
Pasos para la elaboracin de un presupuesto:
1. Labor de concientizacin.
2. Anlisis de la empresa y del entorno.
3. Labores a realizar por quienes llevan a cabo el
presupuesto.
4. Definir el horizonte de tiempo.
5. Ejecucin.
5. Control.
6. Evaluacin.
El presupuesto es una herramienta de
Planeacin y Control, mediante la cual
elaboramos anlisis comparativos entre
datos reales y presupuestados, y se
llega a conclusiones acerca de la
empresa. Permite un adecuado control
de ventas, inversiones y nivel de dinero
en efectivo.
19
Juan Bolaos piensa instalar un galpn en la parte
trasera de su casa. Para tomar esta decisin consult
en su barrio la posibilidad de compra de sus pollos
de engorde, obtuvo como resultado que todos los
vecinos se los compraran. Al conocer que s tena
clientes, afirm su decisin y determin contratar
un ayudante en las horas de la tarde para realizar el
aseo del galpn. Engordar los pollos es una labor que
se toma tres meses. De esta manera, se dispuso a
planear el presupuesto para su negocio.
Contenido del presupuesto:
El presupuesto recoge los diferentes planes de una
empresa o negocio con el fin de poder hacer una
adecuada proyeccin de los Estados Financieros.
Est conformado, bsicamente, por tres reas:
8.1. Presupuesto de ventas
Tiene que ver directamente con las ventas de una
empresa o negocio, en el cual debemos tener en
cuenta qu recursos son necesarios para vender y,
por lo tanto, se debe determinar la utilidad deseada.
En esta rea definimos las cantidades a vender y los
ingresos que se van a obtener en la empresa o
negocio por estas ventas. Es importante crear un
plan de ventas o comportamiento del mercado. Este
es el punto de partida, pues con las ventas
determinamos la fuente de ingresos de la empresa.
De las ventas se desprenden las necesidades:
determinar los costos y gastos, la cantidad de
personal y la inversin en activos fijos, para poder
cubrirlas. El punto de partida es de mucha atencin,
porque si lo hacemos mal se puede afectar la
dinmica, ya que podemos generar el gasto que se
proyect sin recibir el beneficio esperado.
Juan Bolaos, de acuerdo al tamao de su galpn y
observando los precios de la competencia, planea
engordar y vender 100 pollos, a $10.000 cada uno.
Lo que significa ventas trimestrales de:
100 pollos, a $10.000 cada uno, es igual a ventas de
$1.000.000.
De ese milln se debe descontar el costo de los
pollos que fue a $1.500 cada uno, entonces: 100
pollos que tienen un costo de $1.500 cada uno, es
igual a $150.000.
Brjula del Emprendimiento Rural
Adems, el cuido para alimentar los 100 pollos: el
bulto vale $20.000 y dura un mes, o sea que para el
trimestre don Juan gastara $60.000.
Y debe pagarle al ayudante de aseo quincenalmente
$25.000. Es decir, en el trimestre debe cancelarle
$150.000.
Se estima que la energa y el agua utilizada sern
$30.000 mensuales.
Entonces:
Concepto Valores por el trimestre:
Ventasde los pollos + 1.000.000
Menos Costo de los pollos - 150.000
Menos Cuido para alimentacin - 60.000
Menos Mano de obra aseo - 150.000
Menos Servicios pblicos - 90.000
Utilidad esperada + 550.000
8.2. Presupuesto financiero
Bsicamente comprende los recursos financieros
necesarios para poder costear la actividad
econmica de la empresa o negocio, y, por lo tanto,
incluye las necesidades de inversin y planeacin de
los Estados Financieros presupuestados.
Es decir, Juan Bolaos debe conseguir el cuido para
alimentar los pollos mientras obtiene los ingresos
por la venta de los pollos. Busca un crdito bancario
para financiarse, el cual debe incluir en su
presupuesto; entonces, la Utilidad, que era de
$550.000, se ver disminuida por los intereses que
cobra el banco, que son $30.000 por el trimestre,
dando como resultado una utilidad de $520.000.
8.3. Presupuesto de capital
Corresponde bsicamente a las inversiones en
Activos Fijos o inversiones estratgicas. Por lo tanto,
a travs del Presupuesto de Capital podemos
determinar los recursos de infraestructura
necesarios para poder cumplir los objetivos de
ventas, produccin y comercializacin.
20
Juan Bolaos se ha dado cuenta que puede BIBLIOGRAFA
incrementar sus ventas, pero necesitara ms Aguiar, H., Cadavid, L. A., Cardona, J. y Carvalho, J.
?
corrales para ampliar su produccin. Como al Upegui, M. E. (1998): Diccionario de trminos
terminar el trimestre ha estimado que recibir contables para Colombia. Medelln: Universidad de
una utilidad de $520.000, ha decidido invertir Antioquia.
$200.000 en corrales para el prximo trimestre, ? Carvajal Cordoba, M. (1997): Las entidades sin
y as incrementar la cantidad de pollos para la nimo de lucro. Medelln: Cmara de Comercio de
venta. Medelln.
? Coral Delgado, L. y Gudino Davila, E. L. (2005):
Riesgo: es la incertidumbre o duda que hay en Contabilidad Universitaria. Bogot: Mac Graw Hill.
todas las transacciones comerciales. Juan ? LEGIS (2006): Nuevo Cdigo de Comercio.
Bolaos decide venderle a crdito al seor Bogot: Legis Editores S.A.
Pedro Caas, quien le propuso comprarle 30 ? Monsalve T. R. (1999): Diccionario integrado
pollos a $12.000, con la condicin de cancelarle contable fiscal. Medelln: Centro interamericano
jurdico financiero.
en dos meses, si Pedro no cumple su obligacin
? Monsalve T. R. (2007): Estatuto tributario
comercial y no le cancela a Juan el dinero en el
concordado. Medelln: Centro interamericano
tiempo pactado, Juan est corriendo el riesgo
jurdico financiero.
de perder el dinero generado por la venta y, a su
? Restrepo Jaramillo, C. M. (1996): Manual para
vez, los costos y gastos en que ha incurrido.
constituir una empresa en Medelln. Medelln:
Cmara de Comercio de Medelln.
? Rodrguez Valencia, G. (2000): Contabilidad,
costos y presupuestos. Bogot: Pontificia
QU APRENDIMOS ? 04 Universidad Javeriana
? Microsoft Encarta 2006. 1993-2005
Escoge la respuesta adecuada: Microsoft
1. Un Presupuesto se puede definir como:
a . U n i m p u e s t o q u e s e p a ga
anticipadamente
b. Planear y organizar anticipadamente
c. Un estado financiero que muestra la
situacin de la empresa
2. Liquidez se puede definir como:
a. La facilidad de convertir rpidamente
una transaccin en dinero
b. El tiempo que demoran mis clientes
en pagar
c. La investigacin que se realiza para
conocer cunto puedo vender en un perodo
determinado
3. El presupuesto de ventas tiene que ver
con:
a. La proyeccin de inversin en
maquinaria
b. Con las ventas, costos y gastos de una
empresa o negocio
c. El establecimiento de
metas y objetivos que permiten mirar
hacia el futuro.

Brjula del Emprendimiento Rural

21
 T TALLERES
EJERCICIOS PROPUESTOS

CONCEPTOS BSICOS El facilitador debe explicar acerca de la diferencia

que existe entre un costo y un gasto.
Se propone el siguiente crucigrama, para que
Veamos una serie de ejemplos de desembolsos que
se diligencie con los conceptos bsicos
debemos hacer comnmente en una empresa:
aprendidos. A continuacin se dan las claves:
Salarios del personal de produccin.

1. Individuo de especie humana Prestaciones de dicho personal.

2. Persona que realiza negocios Compra de ingredientes o materias primas.

3. Nombre comercial Transporte de productos terminados.

4. Aportes realizados por el Estado Arrendamiento del local.

5. Unin de dos o ms personas Bolsas para empaque.

6. Persona imaginaria Mantenimiento de maquinaria y equipo.

7. Tiene sede principal en otro lugar Materiales de consumo o insumos.

8. Da como resultado al restarle a los Depreciacin (valor del desgaste del

ingresos los gastos equipo).
9. Periodo de tiempo para llevar la Devoluciones de productos terminados.

contabilidad
Tambin

Salarios del personal de administracin de

CRUCIGRAMA la panadera (gerente, administrador,
secretaria, cajera, vendedoras, mensajero).
Arrendamiento de la oficina.

Compra de artculos de papelera.

Servicio telefnico y de correo.

Servicio de publicidad.

Mantenimiento de vehculo de transporte.

Desgaste de muebles y enseres de oficina.

Honorarios de asesores.

Impuestos y seguros.

Comisiones por ventas.

Se les puede solicitar a los asistentes que enuncien

otros ejemplos de desembolsos, y que definan a que
corresponde: gasto o costo fijo o variable.
Debemos identificar de esta cantidad de
desembolsos que debemos realizar, cules estn
relacionados con la produccin y cules con la
administracin, es decir, diferenciar entre los costos
y los gastos.

Brjula del Emprendimiento Rural

22
Se hacen fichas con cada uno de los desembolsos
nombrados anteriormente, y se reparten entre los
asistentes, cada uno debe decir si la ficha que le
correspondi es un gasto o un costo. Cada
participante con esta actividad al hacer sus aportes
despierta su atencin segn en el sector que se
encuentre (para algunos lo que es un gasto se puede
constituir en un costo para otro).

A continuacin se conforman equipos de trabajo y

se entrega el siguiente modelo de hoja:

Se les solicita que por cada sector en cada rea van a

enunciar mnimo tres costos; luego se ponen en
comn para retroalimentar el concepto aprendido.

Brjula del Emprendimiento Rural

23
 MARGEN DE CONTRIBUCIN Y PUNTO DE
EQUILIBRIO
Supongamos que una empresa quiere vender
mochilas las cuales compra en $30.000 y paga
$600.000 por el lugar en el que las vender. El precio
que han fijado para las mochilas es de $60.000.
Cuntas mochilas debe vender para no ganar ni
perder?
Utilizando la ecuacin de punto de equilibrio:
Utilidad neta = Ventas Gastos Variables Gastos
Fijos
Conocer el punto de equilibrio nos puede ayudar a
realizar muchas actividades y a enfocar de una
mejor forma la toma de decisiones.
Pero adicional, para muchos de los asistentes se crea
la necesidad de conocer el precio por el cual debe
vender sus artculos, se plantea el siguiente
ejercicio:
La empresa Catanga S.A. produce vestuario para
danzas infantiles y para la produccin de una falda
infantil incurre en los siguientes costos y gastos:
La utilidad esperada es del 38% sobre el costo de la
prenda
Se pide:
1. Clasificar en costos fijos, costos variables y
gastos.
2. Hallar el precio de venta de cada falda
Recuerde que la frmula para hallar el precio de
venta es la siguiente:
Precio de venta =
costos variables + costos fijos + gastos
1- % deseado de utilidad
Brjula del Emprendimiento Rural
PRACTICA COMO ELABORAR ESTADOS
FINANCIEROS
A continuacin se plantean algunos casos para
elaborar los registros contables y partiendo de stos
se llegar a la elaboracin de un Estado de
Resultados y finalmente un Balance General
El Balance General de la Ca. NCR S.A. al 28 de
Febrero de 2006 es el siguiente:
Durante marzo de 2006 se efectuaron las
siguientes transacciones:
01/Marzo: Sus propietarios Guillermo Trujillo,
Vicente Iglesias, Juan Estrada, determinaron
aumentar el capital de $3.300.000 cada uno, la cual
realizaron de la siguiente forma:
Guillermo Trujillo, pag en efectivo $2.300.000,
queda debiendo el resto.
Vicente Iglesias, Endos las inversiones que posea
en la empresa invertir por $3.800.000 y se le
reintegr la diferencia.
Juan Estrada, aport un vehiculo avaluado por
$3.300.000 (El monto de sus aportes)
03/Marzo: Efecta pago de la hipoteca por el 60% de
su valor, el cual fue pagado con cheque.
10/Marzo: Adquiere muebles de oficina por
$1.080.000 a los siguientes proveedores:
Carnaval $730.000
Los muebles $ 350.000
Condiciones de pago: 20% de contado; el saldo a
crdito.
30/Marzo: Cancela las facturas de Carnaval y Los
muebles en efectivo
30/Marzo: Realiza una consignacin en la cuenta
bancaria por $785.000
Con la informacin anterior prepare: comprobante
de diario, libro mayor y balance de comprobacin a
marzo 31 de 2006
24
 PRESUPUESTO

Actividad.
Se suministra el siguiente Estado de Resultados de la
empresa Los sombreros Sabaneros Ltda. A enero de
2009, el administrador quiere conocer cules fueron
las diferencias y el porcentaje de cumplimiento
comparado con el presupuesto que elaboraron al
finalizar el ao 2008.

LOS SOMBREROS SABANEROS LTDA

ESTADO DE RESULTADOS
A ENERO DE 2009
SOPA DE LETRAS
INGRESOS
Ventas 2,300,000
Intereses financieros 18,000
Otros ingresos 48,000
INGRESOS TOTALES 2,366,000
GASTOS
HONORARIOS PROFESIONALES
Asesora Contable 250,000
Servicio de administracin 1,000,000
SUBTOTAL 1,250,000
SERVICIOS
Vigilancia 480,000
Servicios Pblicos 279,000
SUBTOTAL 759,000
GASTOS DE MANTENIMIENTO
Mantenimiento Taller 78,000 INTANGIBLES

SUBTOTAL 78,000 ACTIVOS

GASTOS DE ADMINISTRACION UTIL

Implementos de aseo y cafetera 30,000 INVENTARIO

Papelera y fotocopias 45,000 PRECIO

Pliza de seguros 90,000 BALANCE

Gastos bancarios 80,000 CICLO

SUBTOTAL 245,000 CAPTURAR

GASTOS TOTALES 2,332,000 PASIVOS

UTILIDAD 34,000 COSTOS

BIENES

VENTAS

A continuacin se presenta el Presupuesto que se GASTOS

elabor mensual, completarlo y luego hacer un CONFIABLE

anlisis por cada tem que no tuvo el 100% del DEPRECIABLE

cumplimiento

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Brjula del Emprendimiento Rural