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Introduccin ................................................................................................................... 1
Referencias .................................................................................................................. 30
Crditos ........................................................................................................................ 31
Introduccin
La herramienta ofimtica Excel 2016 le permite al usuario introducir datos de tipo textual
o numrico y luego transformarlos por medio de rdenes simples para obtener los
resultados esperados. Con el fin de lograr que como aprendiz pueda conocer a cabalidad
este software, se inicia el programa de formacin con un vistazo a las opciones que le
ayudarn a editar la informacin insertada, ejecutar comandos bsicos y conocer las
funciones esenciales.
Mapa conceptual
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1. Novedades en Excel 2016
Nuevos grficos: desde la opcin insertar grficos, puede encontrar seis (6) nuevas
formas que le permitirn elaborar informes ms detallados y profesionales.
Nuevas plantillas: con el fin de desarrollar nuevos formatos financieros, puede contar
con las nuevas herramientas llamadas Mi flujo de efectivo y Anlisis de acciones, que
le sern tiles para realizar un seguimiento de lo que gana, de lo que gasta y en qu
lo gasta. Por otro lado, la plantilla Informacin de calendario le permite ver este.
Mejoras para las tablas dinmicas: entre las novedades para las tablas dinmicas, las
cuales ya haban experimentado un fuerte cambio en las versiones 2010 y 2013
gracias a Power Pivot, ahora puede detectar relaciones automticamente, crear,
modificar y eliminar medidas personalizadas, agrupar campos de tiempo (ao,
trimestre, mes) y ofrece botones para explorar estas tablas ms profundamente.
Publicacin de archivos a travs del Power BI: con esta herramienta podr compartir
sus informes, archivos y/o tablas dinmicas con slo seleccionar la opcin Publicar en
Power BI del Excel 2016.
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Rotacin automtica de imgenes: con esta opcin usted no necesitar rotar la imagen
para que coincida con la orientacin de la cmara, pues la herramienta lo har por
usted. Recuerde que aplica slo para las imgenes recin insertadas y no las de
documentos existentes.
Cuadro Qu desea hacer?: con esta nueva opcin de ayuda, usted solo debe digitar
la accin que necesita realizar desde Excel 2016 y automticamente ser guiado a los
espacios y/o caractersticas que desea utilizar. De este modo, usted no slo sabr qu
hacer sino que ser guiado hacia el cmo hacerlo, muy til para nuevos usuarios de
Excel.
Ecuaciones de lpiz: antes, para insertar una ecuacin en la hoja de clculo, el usuario
deba ingresar al editor de ecuaciones y crear sus frmulas teniendo en cuenta las
plantillas y opciones que ofreca esta herramienta. Actualmente, usted solo necesita
acceder a la opcin Ecuacin de lpiz y desde all puede escribir o usar su dedo para
elaborar sus ecuaciones a mano, las cuales se convierten luego en imgenes, que
pueden modificarse posteriormente.
Historial mejorado: adems de revisar los cambios de la hoja de clculo, usted podr
acceder a las versiones anteriores del mismo, utilizando la pestaa Archivo y la opcin
Historial.
Como se puede evidenciar, esta nueva versin de Excel, si bien an conserva muchas
de las caractersticas y opciones de versiones anteriores, puede ayudarle de mejor
manera antes de elaborar sus informes con las nuevas plantillas; durante la insercin y
edicin de la informacin cuenta con las opciones de Mapas 3D, ecuaciones a mano,
rotacin de imgenes, grficos y tablas dinmicas, entre otros. Finalmente, si desea
realizar cambios drsticos, puede volver a las versiones anteriores del documento para
darle el toque personalizado y profesional a sus datos.
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2. Comandos Bsicos de Trabajo en Excel
Los comandos bsicos de trabajo en Excel son las instrucciones que le permitirn
desarrollar las tareas ms sencillas desde esta herramienta de hoja de clculo. Para
iniciar revise los contenidos y pruebe ejecutando los comandos mientras revisa este
documento de formacin. Recuerde que este programa carga desde el sistema operativo
Windows 10, por lo tanto, debe instalarlo teniendo en cuenta este particular.
Pasos:
2. Dar clic en Todas las Aplicaciones (desde Windows 10) o directamente en el programa
Excel si lo observa en la parte superior de la pestaa.
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Paso 2. Clic en Todas las Aplicaciones o Excel 2016 (si lo tiene como favorito).
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Paso 4. Ingrese al programa Excel 2016.
Fuente: SENA
La pantalla inicial de Excel 2016 tiene una serie de componentes que le permitirn realizar
la edicin de sus hojas de clculo y la insercin de imgenes, funciones, grficos, entre
otras ms avanzadas. A continuacin, se describirn los componentes fundamentales.
Fuente: SENA
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En el extremo superior derecho estn los siguientes botones:
Minimizar: es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla para que la ventana
se site en la barra de tareas inferior del computador.
Fuente: SENA
rea men
Esta rea contiene los elementos que le permitirn ejecutar las principales acciones
Excel. Est compuesto por las siguientes barras:
1. Barra de ttulo.
3. Men cinta.
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Figura 4. Barras del rea de Men
Fuente: SENA
En esta rea se ingresan los datos, funciones y grficos. Est compuesta por los
siguientes cuadros y barras:
1. Cuadro de nombres: sirve para viajar rpidamente al interior del documento ubicando
coordenadas, ejemplo: E22, celda ubicada en la columna E y la fila 22).
4. Barra de desplazamiento: barra que permite el desplazamiento hacia los lados del
documento si la vista no cubre el 100% del rea ocupada de la hoja de clculo.
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Figura 5. Componentes del rea de trabajo
Fuente: SENA
Para desarrollar una base de datos, puede empezar por cambiar el nombre de la hoja
de clculo. Para ello, se deben seguir los siguientes pasos:
3. Dar clic sobre el rea resaltada (de donde obtuvo el recuadro para cambiar nombre) y
digitar el nombre deseado.
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Figura 6. Cambio de nombre a la hoja de clculo
Fuente: SENA
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Para introducir datos basta con insertarlos en las celdas. En cada celda de la hoja se
pueden introducir textos, nmeros o frmulas. Para ello se debe colocar el cursor en
cualquiera de las celdas e introducir el dato, el cual se puede observar en la celda y en
la barra de frmulas.
Fuente: SENA
Usted puede modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella dando clic sobre
ella y borrando los datos ingresados o dando clic en la barra de frmulas y editando el
contenido que all se observa.
Recuerde tener en cuenta que, si observa alguno de estos mensajes en la celda en lugar
de los datos que ha ingresado, es porque cometi un error. Cada una de las notificaciones
se describe a continuacin:
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#N/A: cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.
Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda (A1) se
use para el ttulo o nombre de la informacin que ha de ingresarse en las celdas. Una vez
los ttulos de la informacin a consignar se han completado, se seleccionan las celdas
dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta la E1:
Fuente: SENA
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2.7 Guardar Libro
Una vez terminado el trabajo se procede a guardar el libro. Existen dos formas de guardar
un libro de trabajo:
Guardar como: cuando se guarda un archivo por primera vez o se guarda una copia
de uno existente. En este caso, se le da un nombre al archivo al momento de guardarlo.
Guardar: cuando se guardan los cambios que haya podido sufrir un archivo
sobrescribindolo. Es decir, que este archivo ya se haba abierto previamente en el
computador.
5. Verificar si en el campo, Tipo archivo, dice Libro Excel (en este espacio se define el
tipo de archivo que se guardar, por ejemplo, un archivo de Excel o un pdf).
Figura 9. Pasos para guardar por primera vez una hoja de clculo
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Fuente: SENA
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3. Edicin de Elementos de Pgina
El encabezado y pie de pginas son espacios donde se pueden incluir textos, fechas,
nmeros de pgina o referencias. El primero se ubica en la parte superior de cada una
de las pginas y el segundo en la parte inferior.
Los pasos para crear un encabezado o un pie de pgina son los mismos. Para ello debe:
4. Aparecer un texto, dar clic para agregar encabezado, luego clic en el texto para editar
el encabezado.
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Fuente: SENA
En la vista de Diseo de pginas se pueden modificar mrgenes, ver los saltos de pgina,
encabezados, pie de pgina y saber cuntas hojas hay y cmo se ajustan los datos. Por
otro lado, el modo Ver Saltos de pgina, es similar al modo Normal, salvo que puede
observar las lneas que delimitan la impresin.
A continuacin, puede ver los pasos para cambiar el modo de vista de su hoja de clculo:
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Figura 11. Seleccin de vista
Fuente: SENA
Para salir del modo Ver Pantalla Completa solo debe presionar la tecla Esc.
Antes de imprimir una hoja de clculo, es conveniente configurar la pgina para modificar
factores que afecten la presentacin de las pginas impresas, como son la orientacin,
encabezados, pie de pgina, tamao del papel, etc.
2. Clic en Imprimir.
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Figura 12. Imprimir pgina en Microsoft Excel 2016
Fuente: SENA
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3.4 Ocultar filas y columnas de una hoja
Esta opcin le permite esconder o mostrar columnas o filas con el fin de facilitar su
trabajo desde la hoja de clculo. Para ocultar filas o columnas, seguir los siguientes
pasos:
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Para mostrar columnas o filas
Fuente: SENA
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Figura 14. Combinar celdas en Microsoft Excel
Fuente: SENA
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4.2 Bordes de celdas
Si bien en el rea de trabajo las celdas tienen lneas divisorias, estas pueden o no
imprimirse. Para darle un aspecto ms profesional a los datos o tablas, se pueden
cambiar estos bordes. Con la opcin Bordes se pueden editar todos los bordes de las
celdas para que estas tengan un mejor aspecto. Para ello, se deben seguir los siguientes
pasos:
Fuente: SENA
En algunas ocasiones hay que personalizar formatos para que tengan un estilo propio.
All se personalizarn dos celdas para que todo nmero escrito en ellas conserve el
formato. Recuerde seguir los pasos:
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1. Clic en la pestaa Inicio.
4. Ubicar el grupo Nmero, dar clic en la flecha ubicada en la parte inferior derecha.
Fuente: SENA
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5. Funciones bsicas de Excel 2016
En Excel se pueden realizar operaciones bsicas como lo son: sumar, multiplicar, dividir
y restar sin necesidad de utilizar una funcin. Esto se puede hacer a travs de la insercin
de una frmula sencilla.
2. Se ingresa otro nmero a sumar en otra celda, en este caso celda A3.
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Figura 17. Insercin de frmula para sumar datos en celdas
Fuente: SENA
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms valores y
devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda donde se escribe la
frmula.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No se debe dejar
espacios antes o despus de cada parntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones.
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Los argumentos deben separarse por un punto y coma.
Ejemplo:
Esto quiere decir que se realizar una suma entre las celdas A1 hasta las celdas A5, sin
necesidad de digitar la frmula (A1+A2+A3+A4+A5).
Fuente: SENA
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5.3 Insertar funciones predeterminadas
Para insertar cualquier funcin, tambin se puede utilizar el asistente, el cual puede
ayudarle a sumar, promediar o realizar otros clculos ms especializados. Para ello,
usted debe:
3. Seguidamente aparecer una ventana con unas opciones, en esta ventana, se puede
colocar la descripcin de la funcin necesaria en Buscar una Funcin.
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Figura 19. Insertar funcin predeterminada
Fuente: SENA
Cuando se escoge la funcin, en este caso suma, al dar aceptar sale un recuadro para
ingresar los datos de la funcin. Para ello, debe ejecutar las siguientes instrucciones:
4. Si da clic sobre el botn que est a la derecha har que el cuadro se haga ms
pequeo y se pueda ver toda la hoja de clculo.
7. Otra opcin es seleccionar el rango de celdas o la celda deseada, para hacerlo, debe
dar clic con el botn izquierdo del mouse sobre la primera celda del rango y sin soltar
el botn arrastrarlo hasta la ltima celda del rango. Dentro del recuadro aparecer
como primer argumento la seccin seleccionada
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Figura 20. Aplicacin de frmula SUMA
Fuente: SENA
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Referencias
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Crditos
Lder de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta
Lder de Lnea
Juan Pablo Vale Echeverry
Expertas Temticas
Diana Roco Possos Beltrn
Sandra Milena Rodrguez Alvarez
Asesora Pedaggica
Diana Roco Possos Beltrn
Editoras
Paola Hoyos Valle
Yiced Pulido Cabezas
Sandra Milena Rodrguez Alvarez
Equipo de Diseo
Nazly Mara Victoria Daz Vera
Liam Pamela Hermida Garca
Equipo de Programacin
Edilson Laverde Molina
Carlos Andrs Orjuela Lasso
Jonathan Vargas Baracaldo
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