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MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1000-P-DIR-02-V2

MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Vigencia:
31/10/2013
PROCEDIMIENTO CONSEJOS Y COMITES DEL
ALCALDE Documento
controlado
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CONTENIDO

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1. OBJETIVOS 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. MARCO NORMATIVO 2
4. RECURSOS 3
5. GENERALDIADES 3
6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 3
7. REGISTROS 4
8. PUNTOS DE CONTROL 5
9. ANEXOS 5

Elaborado Revisado Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

SONIA VARGAS JIMNEZ DIANA PATRICIA GARCIA M. JUAN GUILLERMO ZULUAGA C.


Secretaria Despacho Directora Desarrollo Organizacional Alcalde
Fecha: 28/10/2013 Fecha: 31/10/2013 Fecha Vigencia: 31/10/2013
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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer los pasos requeridos para convocar y


realizar las reuniones de consejo de gobierno y otros comits requeridos.

2. ALCALCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la necesidad de convocar consejo de gobierno u otros


comits y termina con la elaboracin del acta respectiva.

La secretaria ejecutiva es la responsable de ejecutar la convocatoria de acuerdo con las


instrucciones de Alcalde.

El Alcalde es responsable de convocar y dirigir o delegar la direccin de la sesin


convocada y de suscribir las respectivas actas en compaa del secretario de actas.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

CONSEJO DE GOBIERNO: es la reunin con los secretarios de despacho, asesores y


gerentes de institutos descentralizados con el fin de tratar temas relacionados con la
administracin municipal. Se denomina consejo de gobierno ampliado, cuando se invita a
otros niveles directivos de las diferentes dependencias.

DIALOGOS COMUNITARIOS: es la reunin que se realiza con los presidentes, ediles o


juntas directivas de las comunas con el fin de escuchar las necesidades y peticiones que
realiza la comunidad y comunidad en general.

CONSEJO MUNICIPAL DE POLITICA SOCIAL: es el ente responsable de disear la


poltica pblica, movilizar y apropiar los recursos presupuestales y dictar las lneas de
accin para garantizar los derechos de los nios, nias, adolescentes y asegurar su
proteccin y restablecimiento en el municipio de Villavicencio.

MESA MUNICIPAL DE JUSTICIA TRANSICIONAL: es la mxima instancia de


coordinacin interinstitucional del sistema de atencin integral a la poblacin desplazada a
nivel municipal, encargado de identificar, planificar y operativizar la poltica de atencin a
esta poblacin en el municipio de Villavicencio.

PUNTO DE ATENCIN A VCTIMAS DEL CONFLICTO: ley 1448 de 2011.

QUORUM: nmero mnimo de miembros de una organizacin, requeridos para realizar


formalmente una reunin. Usualmente el reglamento establece el qurum respectivo y el
mecanismo a seguir cuando ste no se conforme oportunamente.

PUNTO DE ATENCION. A la mesa se seguimiento a las vctimas del conflicto armado, Ley
1448 del 2011

4. MARCO NORMATIVO

Constitucin poltica de Colombia


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Decreto 269 de 2007, decreto 322 de 2007

5. RECURSOS

5.1 Talento humano. Alcalde, asistentes, secretarios de despacho, directores y


gerentes.
5.2 Maquinaria y tecnologa. Equipos de cmputo y ayudas audiovisuales.
5.3 Materiales o logsticos. Escritorios. Papelera y suministros.
5.4 Metodolgicos. El presente procedimiento.
5.5 Medio ambiente. Sala de juntas.

6. GENERALIDADES

En este procedimiento se incluye las diferentes actividades que realiza el Alcalde en los
consejos comunales, consejos de gobierno, consejo municipal de poltica social, comit
municipal de atencin a la poblacin desplazada, consejos de seguridad entre otros.

La convocatoria podr ser realizada por escrito, por va electrnica o telefnica, o por
decisin del mismo consejo de gobierno.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO


DESARROLLO EN EL FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA CONSEJOS Y
COMITES DEL ALCALDE
N ACTIVIDAD DETALLE P.C. RESPONSABLE
Inicia con la necesidad y
convocatoria por parte del Alcalde o a quien
Inicio
1 alcalde o a quien corresponda.
corresponda los integrantes
de los consejos o comits
Convocatori segn su naturaleza o el
a tema a tratar.

Verificar el orden del da y la


asistencia de los integrantes Secretarios o
Asistencia
2 citados En el formato para X gerentes o
asistencia a eventos y designados
reuniones1103-F-GCM-06
Para los casos requeridos,
se verifica la existencia de
qurum y se instala la sesin
Se tratan los temas Alcalde,
Fijar propuestos en el orden del secretarios
3 metodologa da, segn la metodologa directores y los
adoptada para la discusin y integrantes
se designan los citados.
1 responsables de cumplir con
las tareas y compromisos
propuesto.
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Dentro de los temas Equipo de


1
tratados, cuando es aplicable Gobierno
4 se verifica el cumplimiento
de los compromisos
adquiridos y se establecen
Verificacin de
nuevas tareas
tareas
En cada reunin se lleva el Secretarios,
Registro de registro de asistencia en el gerentes,
5 1103-F-GCM-06 y se levanta delegados.
Asistencia y Actas
la respectiva acta en el
formato 1103-F-GCM-05.
En ls reuniones que son de
concejo de gobierno
adicionalmente se diligencia
el formato para control de
actas concejo de gobierno
1000-F-DIR-02
Resultado de cumplimiento Secretarios,
Informe de los objetivos trazados se directores,
6 remite al despacho para asesores o a
informacin del seor quien corresponda
Alcalde

7 Fin

8. REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL CARPETA RESPONSABLE TIEMPO DESTINO


FORMATO ALMACENAMIENTO DE FINAL
RETENCI
ON
1103-F-GCM-05 Formato para acta Actas del Secretaria Ejecutiva 5 aos Archivo
de reunin despacho
1103-F-GCM-06 Formato para Visitas Secretaria Ejecutiva 5 aos Archivo
registro de diarias
asistencia a
eventos y
reuniones
formato para Actas del Secretaria Ejecutiva 5 aos Archivo
1000-F-DIR-02 control de actas despacho
concejo de
gobierno
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9. PUNTOS DE CONTROL

VERSION No. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES

Primera versin nueva codificacin. Se modifico marco


01
31/10/2013 normativo y Desarrollo del procedimiento.

Codificacin anterior: PR-1000-02-V2 de 20/08/2010

10. ANEXOS