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Subtotales
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Microsoft Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista (lista: serie de
filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el
comando Crear lista.). Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan
mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus
pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros.
Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de
subtotales automticos.
Subtotales Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que
combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales
automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.),
como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez.
Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle (datos de detalle: para
subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen.
Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen.) y no de los valores de
las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total general mostrar el
promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Actualizacin automtica Excel actualizar automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen
los datos de detalle.
Subtotales anidados
Puede insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuacin,
los subtotales de cada deporte estn en una lista que ya tiene subtotales para cada regin.
Subtotales exteriores
Subtotales anidados
Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea
los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estn agrupadas.
Crear informes de resumen Al agregar subtotales a una lista, sta aparecer esquematizada para que pueda ver su
estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los smbolos de esquema , y para ocultar los
detalles y mostrar solamente los totales.
Presentar los datos del resumen en un grfico Puede crear un grfico que utilice slo los datos visibles de una
lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada, el grfico tambin se actualiza
para mostrar u ocultar los datos.
Insertar subtotales
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Subtotales
1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene
un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en
una celda de la columna Deporte, columna B.
Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen.
Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales
actuales.
Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los smbolos de esquema
que aparecen junto a los nmeros de fila. Utilice los smbolos y para mostrar u ocultar las filas de detalle de
los subtotales individuales.
Subtotales anidados
1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene
un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, despus por
la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenara el rango primero
por la columna Regin y despus por la columna Deporte.
Cmo?
Para obtener resultados ptimos, el rango que se ordene deber tener rtulos de columna.
Cmo?
Cmo?
1. Asegrese de que est activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas
que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una
celda de la lista.
Si quita los subtotales de una lista, Microsoft Excel eliminar tambin el esquema (esquema: datos de una hoja de clculo
donde las filas o columnas de datos de detalle estn agrupadas de manera que pueda crear informes resumidos. El
esquema puede resumir una hoja de clculo entera o una parte seleccionada de la misma.) y todos los saltos de pgina
que se hayan insertado en la lista.