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Introduccin
En los orgenes de las TICs, todo el nfasis estuvo puesto en desarrollar sistemas que
automatizarn las tareas que se hacan manualmente. Dada la potencia de cmputo de aquellos
das, este ya era suficiente justificativo.
En la actualidad, el desafo sigue siendo cmo mejorar la capacidad de los sistemas para alcanzar
nuevos requerimientos: agregar nuevas interfaces y funcionalidades , combinar mltiples fuentes
de datos, interactuar con multiplicidad de dispositivos, reemplazar viejas aplicaciones con nuevas,
proveer soluciones y capacidad de reaccin frente a nuevos requerimientos, y mucho ms, todo
esto en un proceso que se retroalimenta continuamente.
La tendencia hoy es ir hacia un paradigma orientado a procesos, donde los sistemas (aplicaciones)
cubren la actividad global de la empresa y las herramientas son los BPMS (Business Process
Management Systems o Sistemas de Gestin de Procesos de Negocio).
Adoptar BPM fuerza al negocio a pensar cmo funciona y a formalizarlo comprendiendo los
procesos actuales, esto permite ver mejoras potenciales, por ejemplo, eliminar pasos o automatizar
tareas manuales. Por lo tanto, uno de los propsitos de la modelizacin de procesos de negocio, es
cuestionar la forma en que se hacen las cosas, y cmo se podran mejorar en el futuro. BPM es
entonces una estrategia para gestionar y mejorar el rendimiento de un negocio optimizando sus
procesos a travs de la modelizacin, ejecucin y control de rendimiento dentro de un ciclo de
mejora continua
Para crear un modelo de proceso de negocio, primero necesitamos comenzar por definir qu
procesos nos permite lograr el objetivo, y cmo encajan con el resto de los procesos de la
organizacin. La mejor visualizacin de un proceso es a travs de diagramas que muestran el flujo
de trabajo, indicando la secuencia de actividades necesarias para completar un determinado
proceso
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Modelado de Procesos de Negocio
El modelado de procesos, como su nombre lo indica, tiene 2 aspectos que lo definen: el modelado
y los procesos. Frecuentemente, los sistemas -conjuntos de procesos y subprocesos integrados en
una organizacin- son difciles de comprender, complejos y confusos; con mltiples puntos de
contacto entre s y con un buen nmero de reas funcionales, departamentos y puestos de trabajo
implicados. Un modelo puede dar la oportunidad de organizar y documentar la informacin sobre
un sistema.
Modelo
Diagrama
Diagramar es establecer una representacin visual de los procesos y subprocesos, lo que permite
obtener una informacin preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus interrelaciones, sus
tiempos y sus actividades.
Diagramar es una tarea ntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por s mismo
un componente esencial en la gestin de procesos de negocios.
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Procesos de negocio
Un Proceso de Negocio es el flujo o progresin de actividades que se siguen para alcanzar algn
objetivo del negocio. Tambin se lo define como el conjunto de actividades que sirven para crear
valor para el cliente, sea este un cliente externo o interno (otra rea del negocio).
Cada proceso tiene un dueo, que es el encargado del proceso. Este dueo es el encargado de
que el proceso completo se lleve a cabo satisfactoriamente, vinculando tareas para formar un solo
trabajo, asegurndose de que el proceso completo funcione bien.
Adems, el proceso de negocio debe estar relacionado con algn objetivo o meta del negocio, y
puede incluir otros procesos de Negocio.
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Los Procesos Principales son aquellos que intentan satisfacer a clientes externos, aadiendo valor
a la organizacin de forma directa. Estos procesos responden a requerimientos del cliente y tienen
como fin satisfacerlo.
Los Procesos de Apoyo, son aquellos que se enfocan en satisfacer al cliente interno. Podran
tambin aadir valor al cliente externo en forma indirecta, apoyando a los procesos principales.
Los Procesos de Administracin son aquellos que administran los procesos principales y a los
procesos de apoyo, enfocndose en la planificacin a nivel de negocios.
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En el caso en que no exista un alto grado de repeticin, como puede suceder con los procesos de
diseo de un avin, es difcil justificar la inversin que requieren la modelizacin. Sin embargo, aun
en estos casos la modelizacin ayuda a formalizar los procesos y a promover la interaccin y el
trabajo colaborativo entre las personas.
Como contrapartida, tenemos los procesos de negocio no estructurados donde resulta ms difcil
predefinir las actividades y secuencia de las mismas. Los procesos de toma de decisiones
estratgicas suelen ser un buen ejemplo, dado que las actividades que involucran frecuentemente
cambian de secuencia, y hasta pueden realizarse en paralelo.
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Se pueden encontrar caractersticas distintivas entre la concepcin de una organizacin orientada
a funciones en contraposicin con una orientada a procesos.
El enfoque orientado a funciones se caracteriza por:
Los roles y responsabilidades estn alineados por reas
No hay una visibilidad clara del proceso a travs de las reas funcionales
El control de costos se realiza por centros de costo, alineados a reas funcionales
Se pierde el valor del proceso al dar ms peso a la bsqueda de eficiencia de las reas
funcionales
FUNCIONES PROCESOS
Caracterizacin Identificadas con: Identificados por:
un verbo verbo + sustantivo.
Son continuas Tienen un inicio y un fin
No son continuos
Ejemplos Comercializar Tomar un pedido
Fabricar Ensamblar una pieza
Vender Facturar a un cliente
Expedir Solicitar materiales
Comprar Evaluacin de creditos
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BPMN: Bussines Process Modeling Notation (ver www.bpmn.org)
El Business Process Management Initiative (BPMI) desarroll a BPMN como una notacin estndar
para la representacin grfica de procesos de negocio. La primera especificacin del BPMN fue
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liberada al pblico en 2004 . El principal objetivo de BPMN es proveer una notacin que pueda ser
entendida por todos los usuarios del negocio, desde los analistas que crean los primeros
borradores de los procesos, hasta los desarrolladores tcnicos responsables de la implementacin
y por supuesto, la gente de negocios que manejar y monitorear estos procesos.
En resumen podemos decir que Business Process Modeling Notation (BPMN) es una notacin
grfica que describe la lgica de los pasos de un proceso de negocio. Esta notacin ha sido
especialmente diseada para coordinar la secuencia de los procesos y los mensajes que fluyen
entre los participantes de las diferentes actividades.
Objetivos de BPMN
Proveer una notacin que sea fcilmente entendida por todos los usuarios, desde el
analista de negocio, el desarrollador tcnico y hasta la propia gente del negocio.
Crear un puente estandarizado para el vaco existente entre el diseo del proceso de
negocio y su implementacin.
Asegurar que los lenguajes para la ejecucin de los procesos de negocio puedan ser
visualizados con una notacin comn (estndar).
BPMN es usado para comunicar una amplia variedad de informacin a una amplia variedad de
audiencias, por lo tanto BPMN es tambin una herramienta de comunicacin
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Luego de la fusin de BPMI con el Object Management Group (OMG) se avanz en la ampliacin del estndar original,
siendo BPMN v2.0 la versin disponible.
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Elementos grficos de la notacin BPMN
Las cuatro categoras bsicas de elementos que se pueden encontrar en un Diagrama de Proceso
de Negocio son:
1. Objetos de Flujo
2. Objetos de Conexin
3. Roles (swimlane)
4. Artefactos
1) OBJETOS DE FLUJO
Tareas o Actividades: son un trmino genrico para representar el trabajo que realiza una
organizacin. Se grafican mediante rectngulos con esquinas redondeadas. Las tareas pueden
ser atmicas o compuestas
Tareas atmicas: Es una tarea que no puede ser subdividida en un nivel de detalle menor.
Por ejemplo, Enviar Factura.
Tareas repetitivas: Las tareas pueden estar decoradas con una flecha circular que indica
repeticin. Las condiciones de repeticin deben ser especificadas.
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Tareas de Servicios: Se representan con un rectngulo de esquinas redondeadas
decorado con un engranaje. Son tareas que pueden ser ejecutadas por el sistema sin
intervencin humana. Por ejemplo:
Otros decorados: Las tareas pueden ser decoradas con algn tipo de icono que no entre
en conflicto con las definiciones BPMN. Por ejemplo, la tarea Llenar formulario puede ser
decorada con una carita para indicar que es un ser humano quien lo rellena o una mano
indicando que es tarea manual.
Eventos: Se dibujan como crculos con centros vacos y representan algo que sucede durante el
curso de un proceso de negocios. Usualmente tienen una causa o un resultado. Hay tres tipos de
eventos: De inicio, intermedio y de fin.
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Evento de Fin: En un proceso puede haber mas de un
indicador de final de proceso pero debe haber al menos
uno. Se dibujan como crculos de trazo grueso o se los
decora con el texto FIN.
Evento intermedio de mensaje: Se dibuja con un crculo de lnea doble que encierra un
sobre y representa que se debe esperar hasta recibir un mensaje.
Eventos como decoracin de tareas: las tareas atmicas o no atmicas pueden ser decoradas con
eventos para indicar que las tareas deben ser interrumpidas cuando el evento es disparado.
Compuertas o gateways: se representa por la tpica figura de un rombo. Son utilizados para
controlar la divergencia o convergencia de la secuencia de flujos. Son necesarios para indicar los
puntos de control en el flujo del proceso.
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Los rombos grafican las tradicionales decisiones, as como la creacin de nuevos
caminos, la fusin de estos o la unin. Los marcadores internos indicarn el tipo
de control de comportamiento.
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Compuertas paralelas: Representadas con un rombo que encierra un signo +, indican
que se ha llegado a un punto en el flujo del proceso donde varias tareas se pueden realizar
en forma paralela. Pueden converger en otra compuerta paralela que indica que se debe
esperar hasta la finalizacin de todos los procesos paralelos. por ejemplo:
Convergencia: para
indicar el fin o cierre
Divergencia: de las tareas abiertas
se abren
varias tareas.
2) OBJETOS DE FLUJO
Sequence Flow: el flujo de secuencia se representa por una lnea slida con una cabeza
de flecha slida y se usa para mostrar el orden (la secuencia) en el que las diferentes
actividades se ejecutarn en el proceso.
Message Flow: el Flujo de mensaje se representa por un lnea discontinua con un circulo
no relleno al inicio y con una punta de flecha hueca al final y se usa para mostrar el flujo de
mensajes entre dos participantes del proceso separados (entidades de negocio o roles de
negocio). En BPMN, dos pools separadas en el diagrama representan los dos
participantes.
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Association: una Asociacin se representa por una lnea de puntos, en algunos casos
termina con una punta de flecha, y se usa para asociar datos, texto, y otros artefactos con
los objetos de flujo. Las asociaciones se usan para mostrar entradas y salidas de las
actividades. Ejemplo 1:
Ejemplo 2:
3) OBJETOS SWIMLANES
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Lane: una lane es una sub-particin dentro de un pool y extiende la longitud del pool,
verticalmente u horizontalmente. Las lanes se usan para organizar y categorizar
actividades.
Los flujos de mensajes son mecanismos que muestran la comunicacin entre dos
participantes, conectando de esta manera a dos Pools (u objetos dentro de los Pools).
Ejemplo:
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4) OBJETOS ARTEFACTOS o Artifacts
BPMN fue diseado para permitir a los modeladores algunas flexibilidades para extender la
notacin bsica y proveer la habilidad necesaria para modelar apropiadamente diferentes
contextos.
No est limitado el nmero de Artefactos que se pueden agregar a un diagrama para que ste
represente ms apropiadamente al contexto del negocio. De todas formas, la primera
especificacin se restringa a 3 artefactos.
Objetos de Datos
Los artefactos objeto de datos son un mecanismo para mostrar cmo las actividades requieren o
producen objetos. Se conectan a las actividades a travs de asociaciones.
Grupos
Anotacin
Los artefactos anotacin son mecanismos para que un modelador pueda agregar informacin
textual adicional para el lector del diagrama BPMN.
Adems, los modeladores pueden crear sus propios tipos de artefactos que agreguen ms detalle
al proceso.
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Ejemplo de un proceso con lanes sin artefactos
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Resumen de la notacin BPMN
Flujos
Conexiones
Swimlanes
Artefactos
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Anexo
A continuacin presentamos las matrices de referencia que le permitirn visualizar rpidamente las
posibilidades de conexin de los diferentes objetos que hemos estado explicando.
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Reglas de conexin para mensajes de flujo
DE / PARA
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