DR 1189 Programa Gestion Documental

DR1189
PROGRAMADEGESTINDOCUMENTAL Hoja1de42
Proceso:GestinDocumental

PROGRAMADEGESTINDOCUMENTAL

EMPRESADETRANSPORTEMASIVODELVALLEDEABURRLIMITADA
METRODEMEDELLNLTDA

SECRETARAGENERAL

ADMINISTRACINDOCUMENTAL

DIRECCIN
CALLE4446001

CIUDAD
BELLOANTIOQUIA

TELFONO
(57)44548888

CDIGOPOSTAL
051051

Vigentedesde: Prohibidalacopiayreproduccintotaloparcialdelpresentedocumentosinautorizacinexpresade Versin1

30.12..2016 AdministracinDocumentaldelMetrodeMedellnLtda. Aprobado

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TABLADECONTENIDO
Contenido
EquipoResponsable..............................................................................................................4
EquipoAsesor.......................................................................................................................4
DenominacindelaautoridadarchivsticadelaEmpresa.....................................................4
ActoAdministrativodeAprobacin:......................................................................................4
I. ASPECTOSGENERALES....................................................................................................5
a) Presentacin....................................................................................................5
b) Antecedentes...................................................................................................6
c) Alcance.............................................................................................................7
a) Pblicoalqueestdirigido..............................................................................7
Vergrfica..............................................................................................................8
d) ObjetivoGeneral..............................................................................................8
e) Objetivosespecficos........................................................................................8
f) RequerimientosparaelDesarrollodelProgramadeGestionDocumental.....9
a. RequerimientosNormativos............................................................................9
ConstitucinpolticadeColombia:........................................................................9
b. RequerimientosEconmicos..........................................................................13
c. RequerimientosAdministrativos....................................................................13
d. RequerimientosTecnolgicos........................................................................14
II. LINEAMIENTOSPARALOSPROCESOSDELAGESTINDOCUMENTAL...........................15
a) Planeacin......................................................................................................15
b) Produccin.....................................................................................................16
c) GestinyTrmite..........................................................................................16
d) Organizacin..................................................................................................17
e) Transferencia.................................................................................................17
f) Disposicindedocumentos...........................................................................18
g) Preservacinalargoplazo.............................................................................18
h) Valoracin......................................................................................................18
III. FASESDEIMPLEMENTACINDELPGD..........................................................................20
IV. ProgramasEspecficos..................................................................................................23
a) ProgramadeNormalizacindeFormasyFormulariosElectrnicos..............24


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b) Programadedocumentosvitalesoesenciales..............................................24
c) ProgramadeGestindeDocumentosElectrnicos.......................................25
d) ProgramadearchivosDescentralizados........................................................27
e) ProgramadeReprografa...............................................................................27
f) Programadedocumentosespeciales............................................................28
g) PlanInstitucionaldeCapacitacin.................................................................29
h) ProgramadeAuditoraYControl...................................................................31
i) ProgramadeConservacinyPreservacindeDocumentosPCPDSIC......33
Anexos:...............................................................................................................................35
Diagnstico...........................................................................................................35
Cronograma..........................................................................................................36
Mapadeprocesos................................................................................................37
Glosario................................................................................................................38
Bibliografa...........................................................................................................40
Controldecambios..............................................................................................42



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EquipoResponsable
MariaCristinaToroRestrepo,SecretariaGeneral.
LuisaFernandaOspinaRuiz,JefeAdministracinDocumental.
DiegoAntonioGallegoIdarraga,Profesional2AdministracinDocumental.
CarlosMauricioSuarezE,Profesional2AdministracinDocumental.
NohraElenaVallejoIsaza,Profesional2AdministracinDocumental.
EquipoAsesor
JeicyJulietPabon,Profesional1DireccinJurdica.
JuanIgnacioGranados,Profesional1DireccinJurdica.
LilianaFaciolince,Profesional1AsesoraenGestin.
CarlosReyesFarfan,Profesional1GestindeTecnologasdeInformacin.
AlexanderBenavidesZapateiro,Profesional1GestindeTecnologasde
Informacin.
AlejandraAcostaHurtado,Profesional1PlaneacinEstratgica.
DenominacindelaautoridadarchivsticadelaEmpresa
ComitdeArchivo
SecretariaGeneral
JefedeAdministracinDocumental
ActoAdministrativodeAprobacin:
ResolucinNmero9147de30dediciembrede2016



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I. ASPECTOSGENERALES
a) Presentacin

EnconsideracindelcumplimientodeLasLeyes:594de2000,LeyGeneraldeArchivos,del
Archivo General de la Nacin, la cual tiene por objeto establecer las reglas y principios
generalesqueregulanlafuncinarchivsticadelestado1,laLey1712de2014,pormedio
delacualsecrealaLeydeTransparenciaydelDerechodeAccesoalaInformacinPblica
Nacional y se dictan otras disposiciones.2, del Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de la
Cultura"PormediodelcualseexpideelDecretonicoReglamentariodelSectorCultura.3
Y teniendo en cuenta las normas jurdicas, administrativas y tcnicas, tendientes a
garantizarlaeficiencia,laeficaciayelcontroladecuadodelosrecursosdeinformacinde
las Entidades, con el fin de facilitar el acceso de los ciudadanos y preservar la memoria
histricadelaEmpresa.

ElreadeAdministracinDocumentaldelaEmpresatienecomopropsitoadministrarde
maneraorganizadayeficiente,lascomunicacionesoficialesylainformacinqueconforma
el patrimonio documental de la Empresa, conservando y preservando los documentos
comotestimoniodelasactuacionesadministrativasenlatomadedecisionesefectivasen
laEmpresa.

Deacuerdoaloanterioryparadarcumplimientoalanormatividadexpuesta,laEmpresa
de Transporte Masivo del Valle de Aburr Limitada presenta el Programa de Gestin
Documental en el cual se exponen los diferentes procesos que en materia archivstica se

1Ministeriodelacultura.ArchivoGeneralDeLaNacin.Disponible.En:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/pdf/transparencia/ley_594_de_2000.pdf.2016.
2SecretariaGeneraldelSenadodelaRepblicadeColombia.(2016).Ley1712de2014,LeydetransparenciaRecuperadodehttp:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_1712_2014.html
3MinisteriodelaCultura.Decreto1080de2015."PormediodelcualseexpideelDecretonicoReglamentariodelSectorCultura.


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vienenrealizandoenlaentidad,conlafinalidaddepropenderaunaeficientegestindela
informacindelaEmpresa,laorganizacindelainformacinyelcumplimientodelasleyes
ynormasestablecidasenmateriadeGestinDocumentalenelpas.
b) Antecedentes

El Programa de Gestin Documental de la Empresa PGD, tiene como propsito dar
cumplimientoalosrequerimientosdelanormatividadlegalvigenteenelpas,ycontribuir
entre otros, a la optimizacin de recursos y la ampliacin de mecanismos de acceso a la
informacinpblicaporpartedelosusuarios.ElPGD,seorientaaladocumentacindelos
procedimientosdelapolticadegestindocumentalrelacionadaconlasactividadesdela
entidad,encumplimientodesusfuncionespromoviendoadicionalmente,latransparencia
en la gestin administrativa y la mejora continua de los servicios prestados a los
ciudadanos.

Deacuerdoaloprevistoenlanormatividadvigenteenmateriaarchivsticaenelpas,Ley
General de Archivos, Ley 594 de 2000, en su artculo 3, se define la Gestin Documental
como: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejoyorganizacindeladocumentacinproducidayrecibidaporlasentidades,desde
suorigenhastasudestinofinal,conelobjetodefacilitarsuutilizacinyconservacin,as
mismo, en su Artculo 21, Programas de Gestin Documental, las entidades pblicas
debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y
procesosarchivsticos.4.

ElDecreto1080de2015,"PormediodelcualseexpideelDecretonicoReglamentariodel
Sector Cultura" En su Artculo 2.8.2.5.10. Obligatoriedad del programa gestin

4Ley594de2000,ArchivoGeneraldelaNacin.Bogot.2015.


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documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestin
Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratgico
InstitucionalydelPlandeAccinAnual.(Decreto2609de2012,Artculo10.5Contemplala
obligatoriedad de contar con un Programa de Gestin Documental de acuerdo a las
necesidadesdelaentidad.
c) Alcance

La Empresa de Transporte Masivo del Valle de Aburr Ltda., es lder en el transporte
masivo en el Pas y cuenta con el patrimonio documental de la Empresa de Transporte
Masivo del Valle de Aburr Limitada., motivo por el cual tiene mayor relevancia la
implementacindelProgramadeGestinDocumentalquesoporteyconservelaevidencia
delquehacerdelaEntidad,apoyadoenelcumplimientodeldireccionamientoestratgico
delaEmpresa.

ElProgramadeGestinDocumentaldelaEmpresa,reneelconjuntodeinstruccionesen
lascualesseespecificanlosprocedimientosyactividadesnecesariasparaeldesarrollode
los procesos de la gestin documental al interior de la Empresa, talescomo: Produccin,
Recepcin,Distribucin,Trmite,Organizacin,Consulta,ConservacinyDisposicinFinal
delosDocumentos.
a) Pblicoalqueestdirigido

El Programa de Gestin Documental de la Empresa de Transporte Masivo del Valle de
Aburr Limitada, es el instrumento archivstico que da los lineamientos a los diferentes
gruposdeinters(Beneficiariosyusuarios)sobrelaGestinDocumentaldelaEntidad.



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PROGRAM
MADEGESSTINDOC
CUMENTALL Hoja8d
de42
Proceso:GestinDoccumental

Vergrrfica
Ciud
dadanos
Servvidores
Beneficciariosy
Usuaarios
Entidadespblicasyprivad
das
Organo
osdecontrol
d) Ob
bjetivoGene
eral

Formu
ular el Progrrama de Ge
estin Docum
mental con alcance en el corto, m
mediano y laargo
plazo para el de
esarrollo de esos archivsticos duraante el ciclo vital de los
e los proce
docum
mentos y lo os que sopoortan la geestin de lla entidad, en
os medios tecnolgico
mental para las
cumplimiento de las disposiciones legalles en mateeria de Gesstin Docum
entidaades pblicas establecid
das por el Archivo Geneeral de la Nacin y el M
Ministerio dee la
Culturra.
e) Ob
bjetivosespe
ecficos

Contribuir alaeficiencciaadministtrativaatravvsdelaop
ptimizacinyycontroldelos
recursos para
p la prod
duccin docu
umental asoociada a loss procedimieentos, trmites
administraativos y la estandarizaci
e in de form
matos necesaarios para laa gestin dee la
entidad.
Preservar la memoriaa institucion
nal de la EEmpresa po
or medio del diseo yy la
implementtacin de lo
os instrume
entos establlecidos paraa tal fin en
n las entidades
pblicas.
Vigentedesde: Prohibidalacopiayreproduccintotalop
parcialdelpresentedocuumentosinautorizacinnexpresade Versin11
30.12..2
2016 AdministracinDoccumentaldelMetrodeM
MedellnLtda. Aprobado
o

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Facilitar la disponibilidad y el acceso a la informacin de la Empresa, de manera
oportuna,confiableysegura,mediantelanormalizacindelosprocesosmisionales
orientadosalaprestacindelservicio
f) RequerimientosparaelDesarrollodelProgramadeGestionDocumental

a. RequerimientosNormativos

La Empresa adopta el Programa de Gestin Documental PGD de acuerdo con lo

establecidoenlaLey594de2000LeyGeneraldeArchivos6yelDecreto2609de20127del
ArchivoGeneraldelaNacin,dentrodeloscualesseasocialagestindedocumentosala
actividad administrativa de las entidades del Estado, ambos incorporados en el
Normograma de la Empresa, donde se encuentran contempladas normas vigentes, as
comolasnormasrelacionadasconlaGestinDocumentaldelaEmpresa.Entrelascuales
podemoscitarlassiguientes.
ConstitucinpolticadeColombia:

Artculo 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturalesdelaNacin.

Artculo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellasenbancosdedatosyenarchivosdeentidadespblicasyprivadas.

6MinisteriodelaCultura.ArchivoGeneraldelaNacin.Ley594de2000.LeyGeneraldeArchivos.
7MinisteriodelaCultura.ArchivoGeneraldelaNacin.Decreto2609de2012


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Artculo20.Segarantizaatodapersonalalibertaddeexpresarydifundirsupensamientoy
opiniones, la de informar y recibir informacin veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivosdecomunicacin.

Artculo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridadespormotivosdeintersgeneraloparticularyaobtenerprontaresolucin.El
legisladorpodrreglamentarsuejercicioanteorganizacionesprivadasparagarantizarlos
derechosfundamentales.

Artculo 29. El debido proceso se aplicar a toda clase de actuaciones judiciales y
administrativas.Nadiepodrserjuzgadosinoconformealeyespreexistentesalactoquese
leimputa,antejuezotribunalcompetenteyconobservanciadelaplenituddelasformas
propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea
posterior, se aplicar de preferencia a la restrictiva o desfavorable. Toda persona se
presume inocente mientras no se la haya declarado judicialmente culpable. Quien sea
sindicadotienederechoaladefensayalaasistenciadeunabogadoescogidoporl,ode
oficio,durantelainvestigacinyeljuzgamiento;aundebidoprocesopblicosindilaciones
injustificadas; a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a
impugnarlasentenciacondenatoria,yanoserjuzgadodosvecesporelmismohecho.Es
nula,deplenoderecho,lapruebaobtenidaconviolacindeldebidoproceso.

Artculo 63. Los bienes de uso pblico, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos tnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueolgico de la Nacin y los
demsbienesquedeterminelaley,soninalienables,imprescriptibleseinembargables.

Artculo70.ElEstadotieneeldeberdepromoveryfomentarelaccesoalaculturadetodos
loscolombianosenigualdaddeoportunidades,pormediodelaeducacinpermanenteyla


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enseanza cientfica, tcnica, artstica y profesional en todas las etapas del proceso de
creacin de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es
fundamentodelanacionalidad.ElEstadoreconocelaigualdadydignidaddetodaslasque
conviven en el pas. El Estado promover la investigacin, la ciencia, el desarrollo y la
difusindelosvaloresculturalesdelaNacin.

Artculo71.Labsquedadelconocimientoylaexpresinartsticasonlibres.Losplanesde
desarrolloeconmicoysocialincluirnelfomentoalascienciasy,engeneral,alacultura.
El Estado crear incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la
ciencia y la tecnologa y las dems manifestaciones culturales y ofrecer estmulos
especialesapersonaseinstitucionesqueejerzanestasactividades.

Artculo 72. El patrimonio cultural de la Nacin est bajo la proteccin del Estado. El
patrimonio arqueolgico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nacin y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecer los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particularesyreglamentarlosderechosespecialesquepudierantenerlosgrupostnicos
asentadosenterritoriosderiquezaarqueolgica.

Artculo74.Todaslaspersonastienenderechoaaccederalosdocumentospblicossalvo
loscasosqueestablezcalaley.
Artculo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos estn en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los
derechos y libertades reconocidos en esta Constitucin implica responsabilidades. El
ejercicio de las libertades y derechos reconocidos en esta Constitucin implica
responsabilidades.TodapersonaestobligadaacumplirlaConstitucinylasleyes.8

8ConstitucinPolticadeColombia.(2015).Recuperadode:http://www.constitucioncolombia.com/


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Ley594de2000
PormediodelacualsecrealaLeyGeneraldeArchivosysedictanotrasdisposiciones.9

Ley1712de2014
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
informacinpblicanacionalysedictanotrasdisposiciones.10

Ley1581de2012
Porlacualsedictandisposicionesgeneralesparalaproteccindedatospersonales11

Decreto2609de2012
PorelcualsereglamentaelTtuloVdelaLey594de2000,parcialmentelosartculos58y
59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin
DocumentalparatodaslasEntidadesdelEstado.12

Decreto2578de2012
PorelcualsereglamentaelSistemaNacionaldeArchivos,seestablecelaRedNacionalde
Archivos,sederogaelDecreto4124de2004ysedictanotrasdisposicionesrelativasala
administracindelosarchivosdelEstado13

Decreto1580de201514

9ArchivoGeneraldelaNacin.(2015).Ley594de2000,LeyGeneraldeArchivos,Recuperadodehttp://www.archivogeneral.gov.co/leyes
10ArchivoGeneraldelaNacin.(2015).PolticaArchivstica,InstrumentosArchivsticos,ProgramaDeGestinDocumentalPGD,Recuperadode
http://www.archivogeneral.gov.co/pgd.
11SecretariaGeneraldelSenadodelaRepblicadeColombia.(2015).Ley1581de2012,LeydetransparenciaRecuperadodehttp://
www.secretariasenado.gov.co/senado//basedoc/ley_1581_2012.html
12ArchivoGeneraldelaNacin.(2015).Decreto2609de2012,Recuperadode http://www.archivogeneral.gov.co/decretos
:
13ArchivoGeneraldelaNacin.(2015).Decreto2578de2012,Recuperadode:http://www.archivogeneral.gov.co/decretos


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"PormediodelcualseexpideelDecretonicoReglamentariodelSectorCultura"
b. RequerimientosEconmicos

ParaelaoencursoelreadeadministracindocumentalatravsdelaResolucinNo.
8321 de 2015, por medio de la cual liquida el presupuesto de La Empresa Transporte
Masivo Valle Aburra Ltda., tiene asignados los recursos econmicos para las diferentes
dependenciasdelaEmpresa,entreelloslosconcernientesalaGestinDocumentaldela
Empresa.Estossereflejanenelplandecomprasanual,elcualestpublicadoenlapgina
WebdelaEmpresa.

ElpresupuestoparalaimplementacindelPGDensufaseinicial,estproyectadoparalas
metasacortoplazo.Enlamedidaquesevancumpliendolasmetasestablecidas,serevisa
yajustaparaladefinicindelasfasessubsiguientes.

El presupuesto es anual, est publicado en la pgina web de la Empresa y se define en
cumplimientoaloestablecidoparacadavigencia.

c. RequerimientosAdministrativos

El Comit de Archivo es el mximo rgano asesor al interior de la Empresa, y es el
encargado de evaluar las necesidades de la Empresa en materia de gestin documental,
tomardecisionesydarlasdirectricesqueapoyenlaadecuadagestindelosdocumentos,
encaminadasaasegurarlaproduccin,administracin,acceso,consultayconservacindel
patrimoniodocumentaldelMetrodeMedellnLtda.



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ElComitdeArchivodeLaEmpresadeTransporteMasivodelValledeAburrLimitada.,se
cremediantelaResolucindeGerenciaNo.2709de2002,modificadaporlaResolucin
deGerenciaNo.6910de2013.

El equipo de trabajo que acompaa los procesos de gestin documental en la Empresa
participadelprogramadecapacitacinyformacinlideradoporlaGerenciaAdministrativa
con el apoyo de profesionales del rea de Administracin Documental y de instituciones
especializadas en formacin complementaria que contribuyen al fortalecimiento de las
competenciasdelpersonalparasucrecimientoydesarrollo.
d. RequerimientosTecnolgicos

Para atender los requerimientos tecnolgicos de la Empresa, el rea de Gestin de
Tecnologas de Informacin, adscrita a la Gerencia Administrativa de la Empresa, cuenta
con procedimientos para garantizar la disponibilidad de servicios de Tecnologas de
Informacineficientesysegurosconsoporteoportunoysatisfactorio.

El rea de Gestin de Tecnologas de Informacin es la responsable de garantizar la
adecuada gestin de acceso a los sistemas de informacin de la Empresa de Transporte
Masivo del Valle de Aburr Limitada, administrados por el rea, as como la gestin de
usuarios con sus respectivos roles y el cumplimiento de las normas de seguridad que se
tienen implementadas para una adecuada gestin de los activos de informacin que
conduzcan a garantizar los atributos de confidencialidad, integridad, disponibilidad y la
mitigacindelosriesgosderivadosdelusodedichossistemas.



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PROGRAM
MADEGESSTINDOC
CUMENTALL Hoja15 de42
Proceso:GestinDoccumental

II. LINEAMIENTO
OSPARALOSPROCESOSSDELAGESSTINDOCU
UMENTAL
LaEmpresadeTraansporteMaasivodelValledeAburrrLimitada.,,incorporallaaplicacin
nde
los principios Arcchivsticos, de
d acuerdo con las pollticas y las orientacion
nes de carccter
admin
nistrativo, te
ecnolgico, econmico
e y normativoo en concorrdancia con el Sistema de
Gesti
n Integral de la Empresa, y se definen cadda una de las etapas de la gesttin
docum
mentalfundaamentalesparalagesti
ndelosarc hivos,as:

1.0
Planeacin
8.0 2.0
Va
aloracin Produccin
7.0
3.0
PreservacinaLargo
GestinyTTrmite
Plazo
6.0 4.0
Dispo
osicinde Organizacin
Docu
umentos
5.0
Transferencias
T
Documentales

aneacin
a) Pla

La plaaneacin de
e los docum
mentos, se realiza dee acuerdo ccon los req
querimientos y
activid neracinyproduccind edocumenttos,teniendoencuentaalas
dadesasociaadasalagen
respon
nsabilidadess asignadas,, la gestin
n administraativa, la no
ormatividad vigente y los
insumosymateriaalesasociado
osalaplane
eacindedoocumentosp
paralagesti
ndocumen
ntal.
Estap
procesoconttienediseo
odeformato
os,formulariiosydocum
mentosestan
ndarizadosp
para
ser lle
evados al Sistema
S de Gestin de
e Integral SGI, com
mo soporte de la gesttin
organiizacional,in
ntegrndoseaesteproce
esoelproceedimientodeeplaneacin
nestratgicaade
Vigentedesde: Prohibidalacopiayreproduccintotalop
parcialdelpresentedocuumentosinautorizacinnexpresade Versin11
30.12..2
2016 AdministracinDoccumentaldelMetrodeM
MedellnLtda. Aprobado
o

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laEmpresa:elPE001ProcedimientoparalaIdentificacinydocumentacindeProcesos,el
GD001 Procedimiento para la administracin y conservacin de los documentos de la
EmpresayDR1145DocumentacinOrganizacionaldelaEmpresa,ylaimagencorporativa
comoinstrumentosdeidentidadenlascomunicacionesoficiales.
b) Produccin

Esteprocesoalcanzalaproduccindelosdocumentosenlasreasalascualesseasignan
trmitesoasuntosasociadosalaGestinAdministrativa.Asmismo,prevaccionesparala
consulta,elcontrolyseguimientodedocumentosydelostrmitesadministrativoshastala
atencin de los mismos. De igual forma tiene en cuenta los documentos de archivo as
como: las formas, formatos y estructuras para la produccin de los documentos de la
Empresa.
La produccin busca estructurar, afianzar, y asegurar la distribucin, envo y despacho,
descripcin (metadatos), disponibilidad, recuperacin, embalaje, transporte, seguridad,
archivoyconservacindelainformacinylosdocumentosdelaEmpresa.
Este proceso contempla lineamientos, insumos y medios tecnolgicos para la produccin
dedocumentos,teniendoencuentalasnormasinternasyexternasasociadasqueregulan
su produccin documental. Se relacionan a este proceso, el procedimiento: GD001
ProcedimientoparalaadministracinyconservacindelosdocumentosdelaEmpresay
DR1145DocumentacinOrganizacional.
c) GestinyTrmite

Dispone del conjunto de actividades de registro, recepcin, trmite, distribucin,
disponibilidad, recuperacin y el acceso de documentos para su consulta; as como el
controlyseguimientoalostrmiteshastasufinalizacin.
La Empresa cuenta con herramientas ofimticas y personal que realizan la recepcin y
distribucin de documentos dentro y fuera de la misma, con instrumentos de control,


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comoson:controlesdeafuera,planillasybasesdedatosconlascualessebuscagarantizar
el adecuado control y seguimiento a los documentos, y que estn debidamente
caracterizadosenlosprocedimientosinternos,deacuerdoconlosprocedimientos:GD001
ProcedimientoparalaadministracinyconservacindelosdocumentosdelaEmpresa.15Y
ElGJ002ProcedimientoparalaGestindeDerechosdePeticin16.
d) Organizacin

Incorpora las actividades y procedimientos tcnicos que contribuyen a la clasificacin,
ordenacinydescripcindelosdocumentos,deacuerdoconlosinstrumentosarchivsticos
vigentesenlaEmpresa,talescomoelCuadrodeClasificacinDocumentalylasTablasde
RetencinDocumental.

Incluye adems los procedimientos: GD001 Procedimiento para la administracin y
conservacin de los documentos de la Empresa, y el GD004 Procedimiento para la
implementacinyadministracindetablasderetencindocumentaldelaEmpresa.
e) Transferencia

Comprende el traslado de documentos durante las fases de archivo de gestin hacia el
archivo central y del archivo central al archivo histrico teniendo en cuenta los
instrumentosarchivsticosdelaEmpresa,msespecficamenteloestablecidoenlasTablas
deRetencinDocumentalyenelGD002Procedimientoparalatransferenciayeliminacin
dedocumentosdelaEmpresa.

15MetrodeMedellinLtda.Metronet.SistemadeGestionIntegral.Consultadedocumentos.GestinDocumental.GD001Procedimientoparalaadministraciny
conservacindelosdocumentosdelaEmpresa.
16MetrodeMedellinLtda.Metronet.SistemadeGestionIntegral.Consultadedocumentos.DireccinJurdica.GJ002ProcedimientoparalagestindeDerechosde
peticin


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f) Disposicindedocumentos

Para la adecuada disposicin de los documentos en cualquier etapa del archivo, las
decisiones sobre su conservacin total, seleccin, reproduccin y/o eliminacin, se harn
de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retencin Documental y los
procedimientos:GD002Procedimientoparalatransferenciayeliminacindedocumentos
y GD004 Procedimiento para la implementacin y administracin de tablas de retencin
documentaldelaEmpresa.
g) Preservacinalargoplazo

La Empresa cuenta con instalaciones adecuadas a los requerimientos normativos para la
conservacinypreservacindelosdocumentosenambientesydepsitosdeacuerdoala
normatividadexpedidaporelArchivoGeneraldelaNacinparatalfinyalasnecesidades
delaEmpresa.EsteprogramasedebeintegraralprogramadeconservacindelaEmpresa.
Incluye adems los procedimientos: GD001 Procedimiento para la administracin y
conservacin de los documentos de la Empresa, y el GD004 Procedimiento para la
implementacin y administracin de tablas de retencin documental de la Empresa y el
ProgramadeconservacinypreservacindedocumentosdelaEmpresaPCPDSIC.
h) Valoracin

DeconformidadenloexpuestoenelDecreto1080de2015,ensuCaptulo11.Evaluacin
dedocumentosdearchivo,ensuArtculo2.8.2.2.1.QuediceEvaluacindeDocumentos
deArchivo.LaEvaluacindeDocumentosdeArchivodeberserrealizadaporlaOficina
deArchivoodeGestinDocumentaldecadaentidad,deacuerdoconloestablecidoenla
Ley594de2000.ElComitInternodeArchivodelarespectivaentidadeselresponsablede
aprobarelresultadodelprocesodevaloracindelosdocumentosdearchivo,apartirde


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agrupaciones documentales en series y subseries, sean estos fsicos o electrnicos y de
aprobarlasTablasdeRetencinDocumentalolasTablasdeValoracinDocumental.
CorrespondealosConsejosTerritorialesdeArchivosllevaracabolaevaluacinde
documentosdearchivoqueseancomunesparatodaslasentidadespblicasdesu
respectivajurisdiccin,ounsectordeeste,deconformidadconlanormatividadexpedida
porelArchivoGeneraldelaNacinJorgePalaciosPreciado.(Decreto2578de2012,
Artculo21)17

ElreadeAdministracinDocumentaldelaEmpresa,conelfindetenerunavaloracin
objetivadelosdocumentos,presentalosdocumentossujetosdevaloracinalComitde
Archivo,elcualrealizaelprocesodevaloracinconelfindeestablecerlapermanenciao
disposicinfinaldelosdocumentosenlaEmpresa,seacualfueresusoporteomediode
almacenamiento.

17MinisteriodelaCultura.Decreto10de2015.Artculo2.8.2.2.1.EvaluacindeDocumentosdeArchivo.


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III. FASESDEIMPLEMENTACINDELPGD
a) Alineacinconlosobjetivosestratgicos.

LasfasesdeimplementacindelProgramadeGestinDocumental,incluyenlasactividades
de gestin documental tendientes a la organizacin, conservacin y custodia de los
documentos que evidencian el quehacer organizacional, estas estn incorporadas en el
macroproyecto Conservar la memoria institucional de la Empresa, y el cual es liderado
por la Secretara General y el rea de Administracin Documental. Este macroproyecto
contempla acciones o proyectos tendientes al mejoramiento de la gestin documental y
aportaestratgicamentealaperspectivadeprocesos.
Fase3 LargoPlazo
Fase2 MedianoPlazo
Fase1 CortoPlazo

Fasesacorto,medianoylargoplazo

FasesaCortoPlazo

Diagnsticodelrea.
ActualizacindelasTablasdeRetencinDocumentalTRD.
Softwaredegestinelectrnicadedocumentos.
DigitalizacindePlanos.


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FasesaMedianoPlazo

Formulacin, elaboracin e implementacin de las Tablas de Valoracin
documentaldelaEmpresaTVD.
Consulta de planos digitales mediante la implementacin de software de
Biblioteca.
Tecnificacindelsistemadeprstamodocumentalyaccesoalainformacin.

FasesaLargoPlazo

Sistemadeapoyoalagestindelconocimiento.
Desarrollo y crecimiento de la Biblioteca como complemento a los temas de
gestindelconocimientodelaOrganizacin.
Accesoalainformacinenmedioselectrnicosparalasestaciones,operadoresy
usuarios.
Historialaboralelectrnica.

b) Asignacinderecursosparaalcanzarlasmetasylograrlosobjetivosdefinidos

Desde el ao 2012 la Empresa viene incrementando la asignacin de recursos para el
mejoramientoenlagestindocumental,deacuerdoconloscambiosenlaestructura,los
procesos,ylaproyeccindecrecimientoysostenibilidad.

Unodelosprincipalesrecursosparalaimplementacindelasmejorasenlossistemasde
informacin de la Empresa para una gestin documental integral, que contribuya a las
polticasdeceropapel,austeridadybuengobierno,eselsoftwaredegestindocumental
que permitir a los usuarios internos y externos, interactuar con agilidad y transparencia


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conunaherramientaquecumplaconlosrequisitostcnicosynormativoscomogarantede
lagestinadministrativa.

c) Articulacin con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo con la
normatividad.

d) InstrumentosArchivsticos
LagestindocumentaldelaEmpresacuentaconinstrumentosarchivsticoselaboradosde
acuerdoconlosrequerimientosnormativosyadministrativosquesirvendeherramientas
deapoyoparalagestindecadaunadelasreas,comocontrolalagestindocumental.
Estosson:
CCDCuadroDeClasificacinDocumental
TRDTablasDeRetencinDocumental
PGDProgramaDeGestinDocumental
FUIDFormatonicoDeInventarioDocumental
PINARPlanInstitucionalDeArchivos
MapadeProcesos
ndicedeInformacinClasificada,ReservadayPblica

e) Procedimientos



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ProcedimientosasociadosalaGestindelosdocumentosdelaEmpresa.
Estosson:
GD001 Procedimiento para la administracin y conservacin de los
documentosdelaEmpresa.
GD002Procedimientoparalatransferenciayeliminacindedocumentos.
GD003ProcedimientoparalaadministracindePlanos.
GD004ProcedimientoparalaimplementacinyadministracindelasTablas
deRetencinDocumental.
IV. ProgramasEspecficos

Los programas especficos que se asocian al Programa de Gestin Documental de La
Empresa,seencuentranenetapadeformulacinyrevisin,parasuposterioryrespectiva
asociacinacadaprocesodelaGestinDocumentaldelaEmpresa.



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a) ProgramadeNormalizacindeFormasyFormulariosElectrnicos

Definicin: ProgramadeNormalizacindeFormasyFormularios
Electrnicos.
Propsito: Determinarlasactividadesyrequerimientosautilizarenla
produccindelosdocumentosdecadarea,teniendoencuenta
lavaloracindelosdocumentosdelaEmpresadentrodela
normatividadlegal,tcnicayadministrativavigente18.
Alcance: AplicaatodaslasreasdelaEmpresa

Desarrollo: Anlisisdeprocesos.
Anlisisdiplomtico.
RegistroenelsistemadeGestindocumentalyenelSistemade
GestinIntegral.
Diseodeformas,formularios,indicadores,comunicaciones,
documentos,correosyrecordsdelaEmpresa.
IdentificacindenuevosdocumentosdelaEmpresa.
Identificacindetcnicas,software,equiposeinsumosa
utilizar.
NormalizacindenuevosdocumentosdelaEmpresa.
Verificacindecumplimientodelascaractersticasnormativas,
legalesytecnolgicasdelosdocumentos.
Revisinyadecuacindeprocedimientos.
Recursos: Econmicos
Administrativos
Tecnolgicos
Responsables: AdministracinDocumental
PlaneacinEstratgica
DireccindeComunicaciones
ServicioalCliente
GestindeTecnologasdeInformacin
OtrasreasdelaEmpresaqueintervienenenlaproduccinde
lainformacin

Metodologa: P.H.V.A.
ProyeccinControlde EmpresaDeTransporteMasivoDelValleDeAburraLtda.
cambios: 20162018
b) Programadedocumentosvitalesoesenciales

18MetrodeMedellinLtda.Metronet.SistemadeGestionIntegral.Consultadedocumentos.GestinDocumental.GD001Procedimientoparalaadministraciny
conservacindelosdocumentosdelaEmpresa.


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Definicin Programadedocumentosvitalesoesenciales
Propsito Evaluarlaproduccin,conservacinypreservacinenel
tiempodelosdocumentosvitalesoesencialesdelaEmpresa.
Alcance ElProgramadeDocumentosVitalesdelaEmpresa,alcanzala
identificacinycaracterizacindedocumentoscondefinicin
dedocumentovitaloesencialyqueposeenvalores
secundariosparalaEmpresa.
Desarrollo Identificacindedocumentosconvalorhistrico,cientficoy
cultural.
CaracterizacindeDocumentosconvalorhistrico,cientfico
ycultural.
Identificarlarecuperacindeldocumentoporotrosmedioso
fuentesencasodeprdidaparcialototal.
Identificarloslugaresdeubicacindeestetipode
documentos.
Determinarlosrespaldostecnolgicosvinculadosalos
documentos.
RevisaryadecuarelGD001.
Formulacindeactividadesparalaconservaciny
preservacindelosdocumentosalargoplazo.
RevisarlaadecuadaDisposicindelainformacin
Recursos: Econmicos
Administrativos
Tecnolgicos
Responsables: AdministracinDocumental
ComitdeArchivo
Metodologa P.H.V.A.
ProyeccinControl EmpresaDeTransporteMasivoDelValleDeAburraLtda.
decambios 20162018

c) ProgramadeGestindeDocumentosElectrnicos



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Definicin: ProgramadeGestindeDocumentosElectrnicos
Propsito Garantizarladisponibilidaddelainformacinensoporte
electrnicoyrecordsdelaEmpresa.
Alcance: ElProgramadeGestindeDocumentosElectrnicos,
aplicadesdelaplaneacinhastalavaloracin
documentaldelaEmpresa.Alcanzaloslineamientos,
actividadesyprocedimientostcnicosnecesariosque
contribuyanalarecepcin,envo,organizacin,
conservacinypreservacindelainformacin
electrnicayrecordsdelaEmpresa.
Desarrollo Identificacin,formulacin,diseo,implementacine
interaccinconlosprogramasasociadosalPGDE.
Identificarsilosdocumentoscontienesoloinformacin
deimagen,electrnica,sonora,audiovisualodigital.
Formulacin,desarrolloeimplementacindeunsistema
gestordedocumentos.
RegistroenelsistemadeGestindocumentalyenel
SistemadeGestinIntegral.
Diseodeformas,formularios,indicadores,
comunicaciones,documentos,correosyrecordsdela
Empresa.
IdentificacindenuevosdocumentosdelaEmpresa.
Identificacindetcnicas,software,
Verificacindecumplimientodelascaractersticas
normativas,legalesytecnolgicasdelosdocumentos
Revisinyadecuacindeprocedimientos
Recursos Econmicos
Administrativos
Tecnolgicos
Responsables AdministracinDocumental
Planeacinestratgica
GestindeTecnologasdeInformacin
Metodologa P.H.V.A.
Proyeccin EmpresaDeTransporteMasivoDelValleDeAburraLtda.
Controldecambios 20162018



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d) ProgramadearchivosDescentralizados

NoaplicaactualmenteparalaEmpresa,seestudiasuimplementacinposterior.

e) ProgramadeReprografa

NoaplicaactualmenteparalaEmpresa,seestudiasuimplementacinposterior.



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f) Programadedocumentosespeciales

Definicin Programadedocumentosespeciales
Propsito Identificarlosdocumentosnotextualesyespecialesdela
Empresacomo:Planos,fotos,fonogramas,publicaciones
electrnicasodigitales,mapas,boletinesyprensa,obras
y esculturas, premios, felicitaciones u otros de valor
especialyenformatosdiferentesalpapel.
Alcance: Aplica desde la creacin hasta la disposicin final de los
documentosespecialesdelaEmpresaysuinclusinenel
PCPDSIC.
Desarrollo Identificacindedocumentosenformatosnotextuales
IdentificacindeprogramasasociadosalPDVE
RevisinyadecuacindelGD001
IdentificacinycaracterizacindeDocumentosespeciales
fototecas,fonotecas,publicaciones,mapotecas,
hemerotecas,obras,BICuotrosdevalorespecialdela
Empresa.
FormulacindeactividadesparalaConservaciny
preservacindelosdocumentosalargoplazo
VerificarlaadecuadaDisposicindelainformacin
Recursos Econmicos
Administrativos
Tecnolgicos
ComitdeArchivo
GestinSocial
GerenciadePlaneacin
OtrasreasdelaEmpresaqueintervienenenla
produccindelainformacin
Metodologa P.H.V.A.
Controldecambios 20162018.



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g) PlanInstitucionaldeCapacitacin

Definicin PlanInstitucionaldeCapacitacin
Propsito Disear e implementar prcticas y herramientas que
permitan conservar y difundir el conocimiento
organizacional.
Alcance La premisa fundamental a partir de la cual se elabor el
Plan de Gestin del Conocimiento fue: La Gestin del
Conocimiento para El Metro de Medelln es importante
entantoqueapoyelosobjetivosestratgicosdelmismo.
Aplicaatodoslosprocesos.
Desarrollo Acciones:
SensibilizarydivulgarelproyectodeGestindel
Conocimiento,fomentandolaconcienciaycomprensin
delamismaenlaorganizacin.
Disearelportafoliodeproyectoscomoresultadodela
GestindelConocimientoenlaorganizacin.
Implementarherramientasparacapturarelconocimiento
productodelaexperienciaenelmejoramientodelas
actividadesrutinariasqueestnsujetasamejorasyque
estnconectadasconelplanestratgicocorporativo.
Generarrepositoriosdebuenasprcticasylecciones
aprendidas.Ycrearypromoverredesdecolaboraciny
redesdeconocimiento.
Gestionarelconocimientodelaorganizacinpara
generarventajascompetitivas.
Recursos Econmicos
Administrativos
Tecnolgicos
Gestindeltalentohumano
Metodologa Acciones:alinteriordelaorganizacin.
Integrarlasherramientasdeconocimientoconlos
sistemasinformticosexistentes.
Difundirlosrepositoriosypromoversuutilizacin.
Convertirlainformacinobtenidaatravsdelosdistintos
mediosenconocimientotilparalaEmpresaqueapoye
lasactividadesdemejoramientoeinnovacin.
AdministrarelsistemadeGestindelConocimiento


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Controldecambios 20162018


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h) ProgramadeAuditoraYControl

Definicin ProgramadeAuditoraYControl
Propsito: Realizarinformescorporativosoportunosyobjetivosque
contribuyanconlageneracindevalorparalaempresay
juntadirectiva.
Alcance EncumplimientodeloestablecidoporelArchivoGeneraldela
Nacinylodispuestoenlanormatividadvigente,DecretoNo.
2609de2012porelcualsereglamentalagestindocumental
delasentidadespblicas,laEmpresaMetrodeMedelln
Ltda.,dentrodelProgramadeGestinDocumental,Anexo,
numeral4,literalh),ProgramadeAuditoriayControl,por
mediodelcual,elreadeAsesoraenGestinmediantesu
programaanualdeauditorasrealizarlaverificacindela
conformidadycumplimientodecadaunadelasactividadesde
losprocesosdelaGestinDocumental.
Desarrollo: Definirlasresponsabilidadesylasactividadesparala
planificacinyejecucindelasauditoras,atendiendolos
requisitosdefinidosenlasnormasNTCISO9001,NTCISO
14001,NTCOHSAS18001,NTCGP1000,elModeloEstndar
deControlInterno(MECI),lasNormasInternacionalesparael
EjercicioProfesionaldelaAuditoriaInternadelInstitutode
AuditoresanivelGlobalyengenerallasnormasyregulaciones
aplicablesparalaEmpresa.

Ajustaryentregarelinformefinaldeauditoria.
ElaborarelProgramaAnualdeAuditoras.
PresentarelProgramaAnualdeAuditorasalComit
CoordinadordeControlInterno.
DivulgarelProgramaAnualdeAuditoras.
PrepararlaAuditora.
ElaborarPlandeAuditoraynotificarlaAuditora.
Realizarreunindeapertura.
Ejecutarreunin(es)deauditora.
Analizarloshallazgosdelaauditorayelaborarelinforme
preliminardeauditoria.
Realizarreunindecierre.
Ajustaryentregarelinformefinaldeauditoria.
PublicarelinformedeauditoraelSistemadeGestinIntegral.
RegistrarlasNoConformidades.


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Elaborarplandemejoramiento.
Hacerseguimientoalplandemejoramientoydemsaspectos
identificadosdentrodelaauditora.
Recursos Econmicos
Administrativos
Tecnolgicos
Responsables AsesoraenGestin
Metodologa AuditorayControl.P.H.V.A.
Controlde 20162018
cambios



DR1189

i) ProgramadeConservacinyPreservacindeDocumentosPCPDSIC

Definicin ProgramaDeConservacinYPreservacinDeDocumentos
PCPDSIC
Propsito: Conservarypreservarlainformacincontenidaenlos
documentosdelaEmpresa,independientedelmedio,
tecnologa,soporteotcnicautilizada,respetando
atributoscomounidad,integridad,autenticidad,
inalterabilidad,fiabilidad,accesibilidad,teniendoencuenta
elconceptodearchivototal.19
Alcance: AplicaparaelmacroproyectodeConservacindela
memoriainstitucionaldelaEmpresa.
Desarrollo: Identificarfactoresderiesgodelainformacindela
Empresa.
Disminuirlaexposicinariesgos.
ConservarypreservarlaMemoriaInstitucionalyla
informacindeLaEmpresa.
Propenderporgarantizarelacontinuidadyprevalenciadel
Negocioeneltiempo.
Contarconunarchivodisponibleparalasociedad.

Programasparalaconservacinpreventiva:

Capacitacinysensibilizacin.
Inspeccinymantenimientodesistemasde
almacenamientoeinstalacionesfsicas.
Saneamientoambiental:desinfeccin,desratizaciny
desinsectacin.
Monitoreoycontroldecondicionesambientales.
Almacenamientoyrealmacenamiento.
Prevencindeemergenciasyatencindedesastres
Recursos: Econmicos
Administrativos
Tecnolgicos
Administracinderiesgos
Gestinderiesgos AnlisisdeRiesgosyVulnerabilidad
Metodologa AuditorayControl.P.H.V.A.

19ArchivoGeneraldelaNacin.Normatividad.Acuerdos.Acuerdo006de2014.2016.


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Controlde 20162018
cambios



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Anexos:
Diagnstico

Eldiagnosticodearchivo,esuninstrumentodeinformacinquedescribeeldesarrollode
actividadesdelreadeGestinDocumentaldelaEmpresa,yqueseencuentrapublicado
enlaPginadeTransparenciadelaEmpresaenelsiguientelink:
https://www.metrodemedellin.gov.co/Portals/4/archivos_metro/leydetransparencia/AAD
FXXRecolecciondatoscensonacionalarchivos15092015.pdf


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Cronograma



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Mapadeprocesos



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Glosario

Archivo:Conjuntodedocumentosseacualfueresufecha,formaysoportematerial,
acumuladosenunprocesonaturalporunapersonaoentidadpblicaoprivada,en
el transcurso de su gestin, conservados respetando su orden, para servir como
testimonioeinformacindequienlosproduceyalosciudadanos,ocomofuentes
delahistoria.Tambinsepuedeentendercomolainstitucinqueestalservicio
delagestinadministrativa,lainformacin,lainvestigacinylacultura.

Archivo de Gestin: Archivo de la oficina productora o dependencia que rene su
documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa.

Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
delosarchivosdegestinyrenelosdocumentostransferidosporlosmismos,una
vezfinalizadosutrmiteycuandosuconsultaesconstante.

ArchivoHistrico:Archivoalcualsetransfieredelarchivocentralodelarchivode
gestin,ladocumentacinquepordecisindelcorrespondienteComitdeArchivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigacin,lacienciaylacultura.Estetipodearchivotambinpuedeconservar
documentos histricos recibidos por donacin, depsito voluntario, adquisicin o
expropiacin



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Archivo Electrnico: Conjunto de documentos electrnicos producidos y tratados
conformealosprincipiosyprocesosarchivsticos20

GestinDocumental:Conjuntodeactividadesadministrativasytcnicas,tendientes
alaplanificacin,manejoyorganizacindeladocumentacinproducidayrecibida
porlasentidades,desdesuorigenhastasudestinofinalconelobjetodefacilitarsu
utilizacinyconservacin.

20RepblicadeColombia,MinisteriodeCultura,ArchivoGeneraldelaNacin,Acuerdo027de2006QuemodificaelAcuerdo07de1994,queactualizaelReglamento
GeneraldeArchivosenelusodelglosario.RepblicadeColombia.


DR1189

Bibliografa

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Ley594de2000,LeyGeneraldeArchivos.

o RepblicadeColombia,MinisteriodeCultura,Decreto2609de2012,porel
cualsereglamentaelTtuloVdeLaLey594de2000.

o RepblicadeColombia,MinisteriodeCultura,ArchivoGeneralDeLaNacin,
Ley594de2000,LeyGeneraldeArchivos.Ley594de2000,TtuloV.

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Archivsticos, Programa De Gestin Documental PGD, Recuperado de

o RepblicadeColombia,MinisteriodeCultura,ArchivoGeneraldelaNacin,
Acuerdo027de2006.


Acuerdo027de2006.

Acuerdo027de2006QuemodificaelAcuerdo07de1994,queactualizael
ReglamentoGeneraldeArchivosenelusodelglosario.

o Constitucin Poltica de Colombia. (2015). Recuperado de:
http://www.constitucioncolombia.com/

o Archivo General de la Nacin. (2015). Ley 594 de 2000, Ley General de
Archivos,Recuperadodehttp://www.archivogeneral.gov.co/leyes




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de 2012, Ley de transparencia Recuperado de http://
www.secretariasenado.gov.co/senado//basedoc/ley_1581_2012.html
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PolticaDeArchivosPgina344.

o Instituto Colombiano de Normas Tcnicas, ICONTEC, GTC 185, Gua
TcnicaDocumentacinOrganizacional.2009.




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La Empresa adopta el Programa de Gestin Documental PGD de acuerdo con lo

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