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MUNICIPIO DE

VILLAVICENCIO
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1502-P-GCE-C-10-V1
PROCESO EDUCACION
Vigencia:
Subproceso Direccin de Cobertura
Macrproceso Gestin de Cobertura del Servicio
24/09/2013
Educativo
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE MATRICULA
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CONTENIDO

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1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 3
5. RECURSOS 3
6. GENERALIDADES 4
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 5
8. REGISTROS 10
9. CONTROL DE CAMBIOS 11
10. ANEXOS 11

Elaborado Revisado Aprobado

ORIGINAL FIRMADO
OLGA PEREZ MARTINEZ
Directora de Cobertura y Permanencia

LUIS ALBERTO LOPEZ O. Mg. CARLOS ALBERTO PABON M. JUAN GUILLERMO ZULUAGA C.
Prof. Gestin de la Calidad Secretario de Educacin Alcalde

Fecha: 30/08/2013 Fecha: 30/08/2013 Fecha Vigencia: 24/09/2013


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1. OBJETIVO

Realizar auditora a la ejecucin de la Gestin de la Cobertura del Servicio Educativo en las


Instituciones Educativas con el fin de analizar el comportamiento del mismo, las
inconsistencias existentes y las mejoras encontradas, lo cual permite mantener un enfoque
de autocontrol y mejoramiento continuo.
.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Inicia con la planeacin y organizacin de las auditorias a la ejecucin de la Gestin de la


Cobertura del Servicio Educativo de las Instituciones Educativas, permite visualizar las
inconsistencias y oportunidades de mejora en la ejecucin del mismo y termina con la
actualizacin de los reportes consolidados de matrcula y si se requiere su envo al MEN.
.

El Director (a) de Cobertura y Permanencia es responsable del cumplimiento del Proceso y


su aplicacin.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

Auditoria: Proceso sistmico, independiente y documentado para obtener evidencias de la


auditoria, para evaluarlas de manera con el fin de determinar el grado de cumplimiento de
los criterios de la auditoria

Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como


referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria

Capacidad. Recursos y aptitudes que tiene un individuo, entidad o institucin para


desempear una determinada tarea o cometido.

Establecer. Hacer que empiece a funcionar una cosa o una actividad, generalmente con
propsito de continuidad.

Estrategia. Es un conjunto de acciones planificadas sistemticamente en el tiempo que se


llevan a cabo para lograr un determinado fin.

Evidencia de la Auditoria: registro, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin


que es pertinente para los criterios de auditora.

Auditado: organizacin que es auditada

Auditor: Persona que lleva a cabo la auditora

Continuidad. Circunstancia de suceder o hacerse algo sin interrupcin,

Alumnos. Son aquellos que aprenden de otras personas y recibe educacin o conocimiento.

Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cobo la auditoria, con el apoyo si es
necesario de expertos tcnicos.
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Experto tcnico: Persona que aporta conocimiento o experiencia especficos al equipo


auditor.

Programa de Auditoria detalles acordados para un conjunto de una a ms auditoriias

Hallazgo la Auditoria: Resultado de la evaluacin de la evidencia d ela auditoria,


recopilada frente a los requisitos auditados.

Alcance de la Auditora: extensin y lmite de la auditoria.

Plan de Auditoria: descripcin de la actividades y de los detalles acordados de una


auditoria.

Conformidad: cumplimiento de un requisito

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

4. MARCO NORMATIVO

Constitucin Poltica de Colombia


Ley 715 de 2001 Numeral 6.2.5. . Mantener la cobertura actual y propender a su ampliacin
Ley 115 de 1994 Ley General de Educacin
Decreto 1860 de 1994 Reglamentan parcialmente la ley 115 en aspectos pedaggicos y
organizativos generales.
Decreto 1526 de 2002Reglamenta la administracin del sistema de informacin del sector
educativo.
Decreto 366 de 2009 reglamenta la organizacin del servicio de apoyo pedaggico para la
atencin con discapacidad o con capacidades o con talentos excepcionales en el marco de
la educacin inclusiva.
Resolucin 5360 de 2006 organiza el proceso de matrcula oficial de la educacin
preescolar, bsica y media en las entidades territoriales certificada
Resolucin MEN 166 de 2003 establecen las condiciones del reporte de informacin para la
implementacin de la primera etapa del Sistema de Informacin del Sector educativo.
NTC GP 1000 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Norma ISO 9001:2008, Norma Tcnica Internacional de Gestin de Calidad.
Reglamento tcnico

5. RECURSOS

5.1 Talento Humano.


Coordinador de Calidad
5.2 Maquinaria y Tecnologa.
Equipos de cmputo del Equipo Cobertura y Permanencia
5.3 Materiales o Logsticos.
Papelera y formatos prediseados
5.4 Metodolgicos.
NTC ISO 9001:2008
5.5 Medio Ambiente.
Normas de seguridad
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6. GENERALIDADES

El presente documento permite conocer en forma descriptiva la composicin del proceso,


dentro de las caracterizaciones se define; el objetivo, el alcance y la normatividad que rige el
proceso.

Las auditoras a los procesos del Macroproceso C. Gestin de la Cobertura del Servicio
Educativo Oficial se deben realizar una vez se haya finalizado la ejecucin de este.

Cuando se identifiquen problemas reales o potenciales ya sea durante la ejecucin de los


diferentes subprocesos o debido al anlisis de los resultados de los indicadores asociados al
proceso, el dueo del proceso debe generar acciones correctivas o preventivas, las cuales
deben ejecutarse de acuerdo con lo estipulado en los subprocesos N01.02. Acciones
correctivas y N01.03. Acciones preventivas.
La definicin, medicin y seguimiento de los indicadores asociados a los procesos de la
cadena de valor, como herramienta de apoyo para el mejoramiento continuo y al logro de los
objetivos definidos dentro de la secretara, deben ser desarrollados por los responsables de
cada proceso. La definicin de los responsables se encuentra en la hoja de vida de cada
indicador.

6.1 Perfil de los Funcionarios de la Secretaria de Educcin

Los funcionarios deben cumplir con un perfil de manera que se garantice la ejecucin de las
actividades para determinar la capacidad necesaria para cubrir la demanda fsica y potencial
de la planta de las instituciones Educativas. El Coordinador del Proceso, o en su defecto, el
Representante de la Direccin evaluar estas competencias en cada uno de los funcionarios
de la Secretaria de Educacin, al inicio del proceso, y peridicamente. Las funciones del
profesional universitario se deben conservar independientemente del cargo asignado por la
Secretaria para este. El siguiente es el perfil definido para los funcionarios en la Secretaria
de educacin de la Alcalda de Villavicencio, ya sea que se utilice recurso propio o
contratado.

Educacin: Profesional.

Experiencia: Para recurso propio de la Alcalda se requiere ttulo de formacin profesional.

Habilidades: Comunicacin asertiva, actitud conciliadora y participativa, aplicacin de su


conocimiento profesional para la consecucin de metas institucionales comunes.

Formacin: curso o preparacin como auditor.


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7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA COBERTURA Y


PERMANENCIA DEL PROCESO C02

N ACTIVIDAD DETALLE PC RESPONSABLE


1 Se debe planear la ejecucin de
auditora de matrcula a los procesos
INICIA
de Cobertura, debe definir el alcance,
participantes, cronograma y recursos
necesarios. La planeacin de la
auditora a las IE se realiza en el
formato 1502-F-GCE-C-10-01 Plan de X Director Cobertura
Planear auditora Auditora.
externa Para los casos de auditora
subcontratada, Se debe seleccionar
las firmas participantes y elaborar los
trminos de referencia pertinentes
acorde con lo definido en el respectivo
contrato.
La ejecucin de la auditora debe ser
realizada una vez hayan sido
ejecutados en su totalidad cada uno
de los procedimientos de Gestin de
la Cobertura del Servicio Educativo,

2 El equipo auditor debe realizar la lista


de verificacin con la cual ser
ejecutada la auditora en el formato
Realizar lista de 1502-F-GCE-C-10-04 Lista de
verificacin para verificacin, este formato contiene la
auditora en sitio relacin mnima de verificaciones para
el cumplimiento y efectividad de los
procesos de Cobertura del Servicio
Educativo, pero puede ampliarse de
acuerdo a las particularidades de la Profesional universitario
auditora y al objetivo del equipo
auditor.
La construccin de la lista permite
determinar el cumplimiento de
1
requisitos especificados para los
procesos de Gestin de la Cobertura
del Servicio Educativo y, determinar la
efectividad de la puesta en prctica de
los controles de cada proceso
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3 El equipo auditor y auditado, deben


dar inicio a la auditora de los
1
Establecimientos Educativos, para ello
debe utilizar como pauta el formato
1502-GCE-C-10-04. Lista de
Verificacin realizado.
Durante la auditora se debe examinar
la evidencia objetiva y registrar los X Profesional universitario
detalles en la lista de verificacin. Por
ejemplo, tambin debe registrarse toda
Ejecutar auditora la informacin esencial, la
en sitio identificacin de la evidencia
examinada, los detalles especficos de
condiciones adversas o que no estn
de acuerdo con las especificaciones
de los procesos de Gestin de la
Cobertura del Servicio Educativo, junto
con cualquier referencia aplicable.
La identificacin de inconsistencias en
el proceso o en los reportes de
informacin debe ser registrada en el
formato 1502-F-GCE-C-10-02.
Oportunidades de mejora e
inconsistencias detectadas.
4 El equipo Auditor, debe realizar el
Informe de auditora con base en las
evidencias registradas en la lista de
verificacin y las inconsistencias y
Realizar informe de oportunidades de mejora detectadas X Profesional universitario
auditora Las listas de verificacin deben
archivarse junto con una copia del
informe de auditora y estar a
disposicin del auditado para que las
revise cuando lo necesite.
Los resultados y los hallazgos de la
auditora deben presentarse en forma
detallada en el formato 1502-F-GCE-
C-10-03. Informe de Auditora. En este
se debe presentar un resumen del
2 resultado de la auditora. Si se
requiere informacin se puede hacer
referencia a los detalles en el reporte
registrado en el formato de
inconsistencias y oportunidades de
mejora
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5 Los funcionarios responsables de las


reas de cobertura e inspeccin y
2 vigilancia se encargan de verificar que
resultados y hallazgos registrados en
el informe de auditora estn acordes X Profesional universitario
con los hallazgos registrados en la
Verificar el lista de verificacin.
cumplimiento Si no cumple con los parmetros
del informe de mnimos establecidos del informe de
auditora se deben realizar las
auditora con
respectivas acciones correctivas
los requisitos
acorde con el procedimiento definido
Acciones correctivas, y se realiza una
nueva verificacin

6 El equipo auditor realiza la


consolidacin de los registros
generados durante la auditora de
cada proceso del macroproceso
Gestin de la Cobertura del Servicio
Consolidar los Educativo, la cual se realiza una vez
registros de se haya ejecutado este en su totalidad.
inconsistencias, Los informes consolidados
hacer informe y corresponden al registro realizado en
enviar al auditor los formatos 1502-F-GCE-C-10-02
lder Oportunidades de Mejora e
Inconsistencias detectadas.
Con base en el anlisis de los
Profesional universitario
informes consolidados el Equipo
Auditor realiza el Informe de Auditora
en el formato1502-F-GCE-C-10-03.
Informe de Auditora, en el cual debe
especificar claramente los hallazgos
encontrados, detallando estos en las
insistencias detectadas, oportunidades
de mejora, conclusiones y
recomendaciones del Informe.
7 El auditor lder entrega el Informe
Entregar 1502-F-GCE-C-10-03. Informe de
informes al lder Auditora al lder del proceso para su
del proceso anlisis, revisin y discusin de las
recomendaciones X Profesional Universitario

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8 El auditor lder y lder del proceso una


3 vez han discutido las
recomendaciones y se han generado
los acuerdos para el seguimiento de
los planes de accin, deben realizar el Profesional Universitario
cierre de la auditora, este debe
Realizar cierre del registrarse en el acta de reunin 1103-
plan de auditora F-GCM-05. Acta de reunin.

9 El equipo auditor, una vez recibidas


las respuestas a los hallazgos de la
auditora y se han discutido las
recomendaciones con el responsable
del Establecimiento Educativo, debe
realizar actividades de seguimiento, Profesional Universitario
normalmente con otra auditora, para
verificar que se hayan corregido las
deficiencias y ejecutado la accin para
evitar que se repitan.
Si el seguimiento muestra que las
acciones realizadas han corregido la
Realizar deficiencia y evitado que se repita,
seguimiento a deben marcarse las inconsistencias
los planes de mitigadas hasta cerrarlas en el
accin formato. 1502-F-GCE-C-10-02
Oportunidades de mejora e
inconsistencias detectadas.
Por otra parte, si el seguimiento seala
que la accin realizada no corrige la
deficiencia, esta se conserva en el
informe, y debe ser emitido un llamado
de atencin, reiterando la permanencia
de la deficiencia en el proceso o la
4 informacin reportada.
Si la deficiencia persiste, quiz sea
preciso que el auditor pida el respaldo
de Secretara de Educacin, en caso
de ser las Unidades desconcentradas
quin audita.
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10 La SE, comunican al Establecimiento


Educativo, la autorizacin de la
5
correccin de inconsistencias
detectadas a travs de la modalidad
de novedad de matrcula. Por ejemplo
el retiro de alumnos que al realizar la
verificacin no se encuentran
estudiando en el Establecimiento
Educativo (no se refiere a los
Comunicar al ausentes).
Establecimiento En los casos en los cuales se detecten X Profesional Universitario
Educativo la inconsistencias, el rector del
autorizacin de Establecimiento Educativo una vez ha
correccin de recibido la autorizacin del registro de
inconsistencias los nios que se encuentran
que puedan ser recibiendo el Servicio Educativo en el
solucionadas a Establecimiento, pero no se
12 encuentran matriculados, debe iniciar
travs de
novedad de el procedimiento 1502-P-GCE-C-09.
matrcula NO Novedades de Matrcula. Si estas son
requisitos crticas se debe realizar la actividad 11
simultneamente. De no encontrar
Existen inconsistencias se debe realizar la
inconsisten actividad 12
cias?

SI
11 Se, identifican los casos crticos en
cuanto a la Gestin de la Cobertura
del Servicio Educativo. Entre estos,
estn aquellos Establecimientos
Educativos que no han cumplido sus Profesional Universitario
planes de mejoramiento, las que
Identificar casos
presentan un deterioro continuo en la
crticos y remitir a
demanda educativa, el registro de
asuntos
informacin falsa sobre los
disciplinarios
documentos.
Una vez detectados los casos crticos,
el responsable diligencia el formato
remisin de queja disciplinaria Acto
administrativo o comunicacin escrita)
y lo remite a encargados de asuntos
disciplinarios. Hacer investigacin del
6 proceso y emitir fallo As mismo,
informa de estos casos crticos al
coordinador de Cobertura
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12 Una vez ha terminado la Auditora a


los Establecimientos Educativos, enva
6 al MEN el resumen del Informe de
auditora con el seguimiento de la
matrcula y el estado de avance X Profesional Universitario
detallado del mismo, incluyendo los
indicadores principales, casos crticos
y proyectos pendientes relacionados
con cobertura.
Elaborar y enviar Como una accin complementaria, al
reporte de reporte de informacin reglamentado
auditora al MEN en la resolucin 166 de 2003, la SE
cuando sea debe enviar copia de la misma a la
solicitado Secretara General del MEN
acompaada de una certificacin de la
calidad de la informacin firmada por
el Secretario de Educacin y el jefe de
la oficina responsable de la
actualizacin de la informacin formato
1502-F-GCE-C-02-07 Certificado de
Calidad de la Informacin

13 Se debe realizar las labores de


Archivo de Gestin de todos los
documentos y registros generados
Realizar Archivo de durante la ejecucin del EL
gestin procedimiento Auditora de Matrcula.

Profesional Universitario

14
FIN FIN

8. REGISTROS

NOMBRE DEL RESPONSABLE TIEMPO DE DESTINO FINAL


CODIGO CARPETA
FORMATO ALMACENAMIENTO RETENCION
plan de
1502-F-GCE-C-10-01 auditoria
Cobertura Direccin Cobertura 8 Archivo central
Oportunidades Planes de Archivo central
1502-F-GCE-C-10-02 de mejora mejoramiento
Direccin cobertura 8
Informe de Informes Direccin Cobertura Archivo central
1502-F-GCE-C-10-03 auditoria auditora
8
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lista de Informe
1502-F-GCE-C-10-04 verificacin auditoria Direccin Cobertura 8 Archivo central
Certificado de Archivo central
1502-F-GCE-C-02-07 la calidad de la cobertura Direccin Cobertura 8
informacin
Determinacin cobertura
del Nmero Direccin Cobertura 8 Archivo central
de Cupos y
Grupos a nivel
1502-F-GCE-C-02-01
de Sede,
Modelo,
Jornada y
Grado
Identificacin
de fuentes cobertura Direccin Cobertura 8 Archivo central
1502-F-GCE-C-02-02 alternativas
de cupos

Planeacin de
1502-F-GCE-C-02-03 convenios de cobertura Direccin Cobertura 8 Archivo central
Continuidad
Informe de
Prematricula, cobertura Direccin Cobertura 8 Archivo central
1502-F-GCE-C-04-02
traslados y
retiros
Listado de
1502-F-GCE-C-07-01 alumnos cobertura Direccin Cobertura 8 Archivo central
asignados
Formulario de
nios cobertura Direccin Cobertura 8 Archivo central
1502-F-GCE-C-05-01 provenientes
de Bienestar
Familiar.
Inscripcin de
1502-F-GCE-C-06-01 Alumnos cobertura Direccin Cobertura 8 Archivo central
Nuevos

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN NO. FECHA DESCRIPCION MODIFICACIONES


01 24/09/2013 Se elabora la primera versin del procedimiento.

11. ANEXOS