ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

ANA KAREN PALOMINO LEOS

18 DE AGOSTO DE 2017
PRESENTACIN

NOMBRE

DISFRUTO HACER
 Los participantes sern capaces de:

Identificar y analizar las causas particulares de

desperdicio del tiempo.

Aprender a administrar adecuadamente el tiempo,

para ser ms efectivos y poder triunfar en forma
equilibrada en su vida personal, familiar y laboral

OBJETIVO
 TEMARIO

1. Introduccin 7. Principios bsicos para administrar con

Qu es el tiempo?
Qu es la administracin del tiempo?
2. Caractersticas del Tiempo
3. Ladrones del Tiempo Externos
4. Posibles Soluciones
5. Ladrones del Tiempo Internos
6. Posibles Soluciones
eficiencia el tiempo
8. Matriz del Uso del Tiempo
9. Que podemos hacer para comenzar a
administrar nuestro tiempo de manera
eficiente
10. Recomendaciones para usar una agenda
11. Ejercicio Practico
Los hombres se lamentan del mal
uso que han hecho del tiempo ya
vivido, sin emplear mejor el que
les resta.

Jean de La Bruyre
 TIEMPO:

Magnitud fsica que permite ordenar la secuencia de los

sucesos, estableciendo un pasado, un presente y un futuro.

Oportunidad, ocasin o coyuntura de hacer algo.

Diccionario de la lengua espaola, de la Real Academia Espaola (Madrid: Espasa Calpe, 2001)

INTRODUCCIN
La administracin del tiempo;
Es uno de los recursos ms apreciados.
Un bien que no se puede ahorrar.
No retrocede y es imposible de recuperar.
Es muy valioso.

INTRODUCCIN
Para aprender a valorar el tiempo, planificar el trabajo y lo
personal, es imprescindible:

1. Identificar metas, objetivos y prioridades.

2. Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin
y planificacin del tiempo.
3. Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin
del tiempo.
4. Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las
metas, los objetivos y las prioridades.
5. Lograr habilidades suficientes en la administracin del
tiempo que sirvan tanto en la vida cotidiana como en la vida
profesional.
 ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO
SON:
1. Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos
organizar.
2. Es un recurso escaso, si no se controla en funcin de las
prioridades las actividades diarias.
3. Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.
4. No se puede comprar, atrapar, detener o regresar.
5. Es lo ms valioso que tenemos los individuos.
6. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo.

CARACTERISTICAS:
 Ladrones del tiempo: Es cualquier cosa que impida que un ejecutivo alcance sus
objetivos de la manera ms efectiva posible.

Ladrones externos
Exceso de compromisos Personal incompetente
Llamadas telefnicas inesperadas y El jefe.
prolongadas Comidas de negocios
Trabajadores que desean discutir sus Interrupciones de los nios o de los
problemas o charlar padres
Visitantes, clientes, etc. Falta de delegacin

LADRONES DEL TIEMPO

 Uso del telfono
Antes de llamar, planifica la conversacin.
Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para
llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y
permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de
emergencia.

POSIBLES SOLUCIONES
 Interrupciones y visitantes inesperados

Prevea un tiempo diario para visitantes inesperados e

interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen
asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan
Tienes un minuto?.

POSIBLES SOLUCIONES
 Ladrones internos

Objetivos confusos Atencin excesiva a detalles

Ausencia de un plan de Resistencia al cambio
trabajo Numerosos intereses
Tendencia a hacer mucho Incapacidad de decir "NO"
Perfeccionismo Comunicacin insuficiente
Desorden Decisiones inseguras
Confusin y traslape de Fatiga
responsabilidades

LADRONES DEL TIEMPO

 Reflexin

Decisin

Disciplina

No rendirse hasta haber desarrollado nuevos

hbitos

POSIBLES SOLUCIONES
PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON
EFICIENCIA EL TIEMPO:
Una lista de las actividades de una semana completa
Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es
utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da
siguiente.
Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las
actividades y compromisos establecidos.
Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y
programas planeados, ms que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de
prioridad
 PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON
EFICIENCIA EL TIEMPO:

El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los

compromisos.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y
concentrar los esfuerzos en cada actividad.
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser
realista y limitado a las necesidades de cada situacin.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito
que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades.
 EL USO DEL TIEMPO

URGENTE NO URGENTE
Delegar tareas

IMPORTANTE
Construir
Crisis
relaciones
Problemas
Matriz del uso del Reconocer nuevas
apremiantes
oportunidades
tiempo (Eisenhower): Proyectos cuyas
Planificar
fechas vencen
Bsicamente Fijar y seguir
objetivos
dedicamos nuestro
tiempo a uno de los
cuatro bloques de Correos Algunas llamadas

NO IMPORTANTE
Interrupciones / telefnicas
actividades siguientes: llamadas Prdida de tiempo
Tareas que no te Reuniones sin
corresponden objetivo
Actividades Leer propagandas
populares Revisar redes
Algunas reuniones sociales
"Siempre que intentemos poner en prctica
algo nuevo, encontraremos la mayor
resistencia dentro de la propia persona y
dentro de nosotros mismos; si no somos
capaces de vencer a ese enemigo, no habr
progreso".
Kaoru Ishikawa
QU PODEMOS HACER PARA COMENZAR A
ADMINISTRAR NUESTRO TIEMPO
DE MANERA EFICIENTE?
 1. Analiza el uso actual de tu tiempo.
2. Durante una semana trata de llevar un registro exacto de lo que hacer cada da
3. Al finalizar la semana, analizar cunto tiempo en horas a la semana, le dedicas
cada una de las esferas de tu vida: Familiar, laboral, bienestar personal, pareja,
social, aprendizaje, domstico, espiritual, cultural.
4. Identificar los desequilibrios.
5. Hay esferas a las que les dedicas mucho ms tiempo que a otras?
Hay esferas que tienes abandonadas?
tienes problemas ocasionados por estos desequilibrios?
Te sientes satisfecho con el uso de tu tiempo?

PASO 1. DIAGNSTICO.
PASO 2. FORMULAR OBJETIVOS Y METAS INTEGRALES Y EQUILIBRADOS.
Esfera: Objetivo: Metas:

FAMILIAR Mejorar la comunicacin y Realizar actividades recreativas familiares

convivencia familiar para tener un una vez a la semana.
desarrollo familiar equilibrado. Hacer en familia por lo menos una comida
al da.
LABORAL

ESPIRITUAL

BIENESTAR Mantener un estado fsico saludable, Comer en un horario fijo, alimentos

PERSONAL evitando riesgos para la salud. equilibrados y sanos todos los das.
Caminar durante media hora tres veces a
la semana.
APRENDIZAJE

DOMSTICO

PAREJA

CULTURAL

SOCIAL
Ejemplo de objetivo gerenciales.
Esfera: Objetivo: Metas:
Solucin y Eficientar el desahogo de 1. Resolver, turnar, y/o archivar la
seguimiento a asuntos turnados por correspondencia el mismo da.
correspondencia correspondencia. 2. Establecer sistema de organizacin
de documentos en un mes.
Supervisin. Sistematizar la supervisin de 1. Organizar sistema de supervisin
Normas, y Guas Clnicas. en dos meses( guas de
supervisin, bitcoras, programas)
2. Supervisar por lo menos 1 caso por
semana ( mtodo de rastreo)
Integracin del Mantener una comunicacin 1. Realizar una reunin de
equipo. efectiva y clara con el equipo informacin y acuerdos por
de trabajo. quincena.

Documentacin. Mantener organizados, 1. Establecer un sistema de

asequibles y actualizados los organizacin documental en un
documentos del servicio. mes.
2. Dedicar cada da media hora para
la revisin, organizacin y archivo
de documentos.
3. Leer y analizar un norma, o
documento por semana, con todo
el equipo.
PASO 3. IDENTIFICA LADRONES DEL TIEMPO, OBSTCULOS O VICIOS QUE ESTN
INTERFIRIENDO EN LOGRAR TUS METAS Y ESTABLECE ACCIONES PARA
ELIMINARLOS:
Eres vctima de estos Que puedes hacer para eliminarlos?
ladrones del tiempo?

No planear Trabaja por proyectos, cada actividad que realizas planala con anticipacin por
escrito. Antes de hacer algo siempre define: QU, PARA QU, CMO, QUINES,
CON QU, CUNDO.

No Jerarquizar. Siempre haz una lista de tus pendientes, identifica cual es ms importante,
numralos y dale prioridad y tiempos a cada uno.

No saber decir NO. S asertivo. Piensa que no tienes obligacin de cumplir los deseos de los dems,
confa en que puedes hablar con claridad con las personas y ellos entendern tus
razones.

No delegar o aceptar ayuda Trabaja en equipo, identifica tareas que puedas delegar a otros, capacita a las
personas para compartir el trabajo.
 PASO 4. ELABORA UNA LISTA DE LAS ACTIVIDADES QUE DEBE HACER PARA
CUMPLIR CON CADA UNO DE TUS OBJETIVOS Y METAS Y ASGNALES TIEMPOS:

Objetivo:
Eficientar el desahogo de asuntos turnados por correspondencia.
Qu debo de hacer Asignar 15 minutos diarios, para revisin de correspondencia.
diario? Decidir en ese momento qu hacer con ella, registrar la
correspondencia.
Que debo de hacer a Asignar un da 30 minutos para archivar la correspondencia
la semana? resuelta.

Objetivo: Mantener una comunicacin efectiva y clara con el equipo de

trabajo.
Qu debo de Agendar o hacer cronograma de reuniones, especificando los
hacer? temas, comunicar cronograma.
Que debo de Asignar 1 hora en la agenda para la realizacin de la agenda, y 1
hacer a la semana? hora para el seguimiento de los asuntos tratados.
 RECOMENDACIONES PARA LLEVAR UNA AGENDA

1. Controlar el cundo y el cmo de nuestras

actividades.
2. Llevar un registro de nuestras llamadas telefnicas y
apuntes al respecto de ellas.
3. No olvidar nunca una fecha importante, un
aniversario, cumpleaos o evento.
4. Poder tener detalles para con los dems, apuntando
sus preferencias.
5. Manejar gastos y pagos pendientes.
6. Controlar vencimientos de tarjetas, seguros, etc.
7. Ganarle tiempo a cada da en nuestras actividades al
organizarnos.
LUNES MARTES MIERC JUEVES VIERNES SABADO DOM.
7:30-7:45 9-11 Junta de
Revisin de CG.
correspondenci
a. 12-13 Junta de
7:30-8.00 equipo de
Hacer lista de trabajo.
prioridades
semanal y del
da. 12-14:30
8- 8:30 Junta de Supervisin de
enlace. caso Por rastreo
de exp.

12-13:00
3:00 COMIDAD. Archivo de doctos.
6-6:30 caminar
8:30 CENA.
 1. Trata de dar seguimiento a tus planes,
revisa si es posible realizarlos como los planeaste.

2. Haz ajustes si es necesario.

3. Revisa y reformula tus objetivos y metas cada 6 meses.

PASO 5. EJECUTA Y DA SEGUIMIENTO TUS PLANES.

EJERCICIO PRCTICO.
1. Realizar el diagnstico del uso actual de tu
tiempo de trabajo de una semana. Llevar
registro de una semana e identificar
desequilibrios y ladrones del tiempo.
2. Formular tus objetivos principales con sus
metas. (mnimo 3 objetivos)
3. Organizar un programa semanal de actividades
en donde se especifique las acciones diarias a
realizar para cumplir con los objetivos y metas
planteados.
4. Anotar las actividades del prximo mes para
lograr tus objetivos y metas.
 Diagnstico.
1. A qu reas del trabajo dedicas ms tiempo.
2. A cual dedicas menos tiempo.
3. Que Vas a hacer para resolverlo.

Anota los ladrones de tiempo Que vas a hacer para

que identificaste. eliminarlos.
Formulacin de objetivos y metas.
Esfera: Objetivo: Metas:
 LUNES MARTES MIERC. JUEVES VIERNES SABADO DOM.
Programacin semanal de acciones.
Programacin mensual de acciones.