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SEMANA 5
Etapas del Proceso Administrativo:
Planificacin.
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NDICE
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ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
APRENDIZAJE ESPERADO
Planificar actividades del contexto organizacional, considerando sus elementos.
INTRODUCCIN
Cada vez que usted planea, se arriesga, fracasa, revala o hace ajustes, est disponiendo de otra
oportunidad para volver a empezar, slo que en mejores condiciones que la primera vez.
Vdeo: https://goo.gl/w4Eqyx
Permite a los administradores manejar de manera eficaz y eficiente una empresa a travs de una
serie de etapas. Cada una responde a las interrogantes que siempre presenta la administracin y
deben ser planteadas al inicio de cada proceso: Qu? Para qu? Cmo? Con quin? Dnde? y
cundo?
Su manejo permite al administrador tener una visin global de la empresa. Las etapas son las
siguientes:
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1. PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso se puede considerar como cualquier fenmeno que presente cambio continuo en el
tiempo o cualquiera operacin que tenga cierta continuidad o secuencia (Chiavenato, 2001, p.
132).
En el siguiente esquema se puede ver el proceso administrativo completo, incorporando las reas
funcionales de la empresa.
1.1 CARACTERSTICAS
Chiavenato (2001) seala algunas caractersticas que presenta el proceso administrativo:
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2) Cada elemento del proceso administrativo influye en los dems, pues se interrelacionan entre
ellos. No pueden ser considerados nunca como funciones individuales, siempre la decisin que
se tome influir en el resto.
3) Al ser un sistema abierto, se produce una sinergia entre los diferentes entes que se relacionan,
lo que hace que el todo (el proceso administrativo) sea mayor que la suma de las partes que lo
componen.
Vdeo
El proceso administrativo.
https://goo.gl/o4A3pT
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1.2 PROCESO ADMINISTRATIVO EN DIFERENTES NIVELES DE LA
ORGANIZACIN
Segn Koontz, el proceso administrativo se divide en distintas etapas, las cuales son:
Planificacin.
Organizacin.
Direccin.
Control.
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2. ETAPA DE PLANIFICACIN
La planificacin es la primera funcin que se realiza en el proceso administrativo. Para
comprenderla es necesario identificar cules son sus elementos y la importancia de cada uno.
Dentro del proceso de planificacin toda organizacin debe definir una misin -la razn de existir
de una empresa- y una visin -lo que se propone a largo plazo-, lo que les permitir a las personas
que tomen decisiones dentro de la organizacin definir cules son los objetivos. Para lograrlos se
deben fijar estrategias, que son las rutas de accin y se deben seguir para conseguir los objetivos.
Se deben enmarcar en la poltica organizacional, ya que debe existir una coherencia con el marco
regulatorio.
Estas estrategias se deben organizar definiendo un plan de accin, donde se establecen los
tiempos para realizar cada accin a travs de alguna herramienta, estructurando las reas con el
fin de definir las prioridades.
Es de suma importancia tener en consideracin que las estrategias que se realicen deben ir
acordes a los recursos institucionales. Por ejemplo, confeccionar un presupuesto para estimar los
costos y ver su factibilidad monitorendolo de manera constante.
Algunas definiciones:
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La planificacin o programacin es una metodologa para la toma de decisiones,
para escoger entre alternativas, que se caracterizan porque permiten verificar la
prioridad, factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los
instrumentos ms eficientes.
La planificacin se desarrolla a travs de un flujo, el cual funciona como un ciclo que no termina, y
va retroalimentndose.
Para realizar la planificacin se debe realizar un diagnstico interno y externo, donde se definir,
el estado de la empresa, permitiendo definir los objetivos corporativos y la filosofa de la empresa
a travs de su misin, visin, valores y polticas.
Por otro lado, se definir el plan de accin que estar compuesto por las estrategias que
perseguirn la empresa, los programas que se disearn para alcanzarlas y el presupuesto
necesario.
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Fuente: Material elaborado para este curso.
2.1 PRINCIPIOS
Para que una planificacin sea exitosa se debe cumplir una serie de principios:
Unidad: si bien existen planes especficos de cada rea, cada uno debe ajustarse a un plan
general o maestro, que est basado en los objetivos estratgicos de la empresa.
Flexibilidad: el proceso administrativo debe adaptarse a los cambios repentinos del mercado.
Por lo que al planificar siempre se deben establecer rangos de holgura que permitan enfrentar
de mejor forma situaciones imprevistas, con alternativas que se acomoden a esta nueva
situacin.
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2.2 ALCANCES
La planificacin dentro de una organizacin trabaja en tres niveles, segn Chiavenato (2001):
Tctica Abarca algunas de las reas de la empresa (por Mediano plazo (1 - 3 aos).
ejemplo marketing, RR. HH.).
Operativa Considera una unidad dentro de algn rea (por Corto plazo (menos de 1 ao).
ejemplo remuneraciones, dentro de RR. HH.).
2.3 ELEMENTOS
Definir la misin, la visin y los objetivos de una organizacin es una tarea compleja, ya que se
est definiendo el ADN de la empresa, la cara que se mostrar al mercado y a sus clientes.
Estos elementos son la base de la planificacin y de todas las etapas que le siguen, los objetivos a
alcanzar son los que guiarn a todos los colaboradores, concentrando sus esfuerzos en el logro de
estos.
2.3.1 MISIN
La misin es la razn de existir de una empresa, en ella se define el negocio al que se dedica, en
qu mercado desarrolla su accionar, qu necesidades sern cubiertas con los productos o servicios
que brinde y cul ser su perfil pblico, segn Chiavenato (2001, p. 49).
https://goo.gl/m7nsux
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Como empresa lder mundial en alimentacin, los esfuerzos de la compaa
se orientan a estar siempre a la vanguardia de la industria de alimentos.
A partir de esa premisa, el objetivo es cumplir con las exigencias de una
sociedad que avanza hacia una vida ms saludable, creando valor a largo
plazo para nuestros accionistas, colaboradores, consumidores y las
sociedades donde operamos.
https://goo.gl/Tjm91V
https://goo.gl/67LYGB
https://goo.gl/3FHrrC
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Vdeo
https://goo.gl/lvrpHq
2.3.2 VISIN
Es lo que la empresa se propone ser a largo plazo, los objetivos que se ha propuesto y cmo piensa
conseguirlos, basndose en Chiavenato (2001, p.50).
La idea de la visin es motivar a los inversores, socios y colaboradores, trasmitiendo a su vez esta
idea a los clientes, desde un punto de vista que a ellos les interese.
Vdeo
https://goo.gl/oYW58E
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Samsung se gua por una visin singular: encabezar el movimiento de
convergencia digital.
2.3.3 OBJETIVOS
Apoyndose en la visin de Chiavenato (2001, p. 50) son los resultados o fines que la empresa se
ha planteado lograr en un tiempo determinado, entregan las pautas y los planes para concentrar
los esfuerzos donde se requiera.
2.3.3.1 CARACTERSTICAS
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2) Deben ser expresados de manera cuantitativa. Por ejemplo en un ao disminuiremos los
costos un 20% o durante el 2017 aumentaremos nuestra fuerza de ventas en un 30%.
3) Deben ser comunicados a toda la organizacin, desde la alta gerencia hasta el nivel
operativo, idealmente por escrito.
4) Deben ser capaces de motivar a toda la organizacin para el trabajo en conjunto es pos de
lograrlos.
Una forma de establecer los objetivos de manera estratgica es basarse en el acrstico SMART, en
el cual con la inicial de cada letra se entrega una caracterstica que debe tener un objetivo.
Inteligente en idioma ingls, donde cada letra representa la inicial de una palabra que caracteriza
un objetivo: Specific (especfico), Measurable (medible), Achievable(realizable), Realistic ( realista)
and Time-Bound (limitado en el tiempo).
Especfico
Limitado en
el tiempo
S Medible
T M
R A
Realista Realizable
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Vdeo
Objetivos SMART.
https://goo.gl/Uvx5pP
2.3.3.2 CLASIFICACIN
Los objetivos se pueden clasificar de acuerdo al grado de participacin que tendr la organizacin
en su consecucin:
2.2.4 ESTRATEGIAS
Las estrategias son las rutas de accin que se deben seguir al conseguir los objetivos, indican la
direccin que se debe tomar y cmo distribuir los recursos para lograr eficiencia y eficacia durante
el proceso.
Permiten afrontar de mejor forma los cambios de entorno que viven las organizaciones da a da.
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Para que las estrategias sean exitosas deben:
Enlace de inters
En el siguiente sitio web se revisan los 4 pilares bsicos a la hora de definir una
estrategia empresarial.
https://goo.gl/2lJoxd
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Documento de inters
El siglo XXI ha trado muchos avances y desafos para las empresas actuales,
algunas han sobrevivido, otras han desaparecido. La masificacin de las TIC
como un aporte a la gestin de las organizaciones, as como los efectos de la
globalizacin han generado una serie de retos a las actuales empresas.
https://goo.gl/3wuP2W
2.2.5 POLTICAS
Basndose en lo expuesto por Gmez (1998), se puede sealar que son declaraciones o
lineamientos que permiten orientar la toma de decisiones, sobre todo cuando se han detectado
situaciones y problemticas que se repiten y generan ciertos patrones.
Las polticas permiten a las jefaturas que el delegar no sea motivo de estrs, pues los
colaboradores tienen claro lo que se debe hacer y no estn preguntando en cada situacin cmo
proceder.
Enlace de inters
En el siguiente sitio web se recoge cmo crear y definir la poltica que regir a una
determinada empresa.
https://goo.gl/IIW8xN
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Documento de inters
https://goo.gl/DYcdGf
2.2.6 PLANES
Es la representacin del proyecto que se quiere realizar. Se establece la secuencia de actividades y
tareas que se deben realizar para el logro de objetivos, el tiempo para cada una y los recursos que
se deben destinar para realizarlas, basndose en la sealado por Gmez (1998) en su libro
Planeacin y organizacin de empresas.
Paso 3:
Paso 4:
Paso 1: Paso 2: Determinar las
interrelaciones Asignar los
Identificar y definir Realizar un orden
cronolgico de las
existentes, as recursos y definir
las actividades a como la
actividades. el tiempo de cada
realizar. interdependencia actividad.
entre ellas.
Un ejemplo que se debe tener presente a la hora de confeccionar un plan, se puede relacionar con
la siguiente situacin.
Actividades:
1) Compra de materiales.
2) Compra del terreno.
3) Contratar arquitecto.
4) Contratar maestros de faena.
5) Construccin.
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Se tiene un objetivo y cinco actividades, si se revisan bien algunas pueden ser realizadas en
paralelo, unas dependen de otras para comenzar.
Comprar
Terreno
Contratar En paralelo
Contratar
arquitecto maestros de
faena
Compra de
materiales
Construccin
Validar el estado de avance del proyecto y verificar las posibles brechas que se vayan
generando, as se controla la fecha de inicio y ms importante la fecha de trmino del proyecto.
Llevar un control riguroso y determinar si se necesitan ms recursos para cumplir con los plazos
estipulados.
Disminuir los costos al evitar dobles trabajos y definir desde un principio la cantidad con la que
se contar, ya sean horas-persona o recursos fsicos.
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Para que un plan sea exitoso deben participar en su elaboracin todos los involucrados (tanto el
que planifica como el que ejecuta), debe ser aprobado, quedar por escrito con precisin e
idealmente modelar el plan de manera grfica.
Finalmente todos los planes deben incluir alternativas, en caso de que ocurran imprevistos que
obliguen a modificar el curso de lo acordado.
Fue desarrollado por Henry Gantt durante los aos 1910 y 1915, reemplazando los clsicos
diagramas de barras que se utilizaban.
Los diagramas de Gantt son tiles para establecer la relacin entre los recursos que se tienen, las
actividades a desarrollar y el tiempo con el que se cuenta, es decir determinar la carga de trabajo
que se tendr.
Funciona de acuerdo a dos ejes. En el vertical se programan las actividades que se requieren
realizar y en el horizontal aparece un calendario donde se muestra la duracin de cada actividad
segn la medida de tiempo acordada, pueden ser horas, das, meses o aos.
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Semanas
N Tarea Plazo
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1 Definicin de Perfil de ingreso nuevos vendedores 1 semana
2 Reclutamiento y seleccin de personal 3 semanas
3 Induccin y capacitacin personal nuevo 1 semana
4 Preparacin material capacitaciones 1 semana
5 preparacin campaa nuevo producto 2 semanas
6 lanzamiento de nuevo producto 1 semana
En este diagrama en el eje vertical hay seis actividades que permitirn el lanzamiento de un nuevo
producto y en el eje horizontal las semanas con las que se cuentan.
Se puede ver una planificacin simple. Sin embargo, se pueden ir estableciendo relaciones de
interdependencia, por ejemplo, entre la definicin del perfil de los vendedores del nuevo producto
y su reclutamiento y seleccin o entre la confeccin del material de capacitacin y la formacin de
estos nuevos vendedores.
Al existir estas interrelaciones se debe tener claro que una actividad depende o del inicio o del
trmino de otra, sin la cual no puede comenzar o terminar.
En el caso de este esquema, la tarea B no puede empezar hasta que la tarea A no haya finalizado,
se le denomina Fin-Inicio (Finish to Start).1
A
B
1
https://goo.gl/semfIv
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En este caso, la tarea B no puede empezar hasta que la A no haya comenzado, se le denomina
Inicio-Inicio (Start to Start). Cuando una actividad no puede finalizar hasta que lo haga otra sera
Fin-Fin (Finish to Finish).2
Vdeo
https://goo.gl/ObKvSQ
2.2.7 PRESUPUESTOS
Basndose en lo expuesto por Chiavenato (2001), los presupuestos son planes. Pero desde el
punto de vista financiero de una organizacin, son la base de cmo asignar de manera estratgica
los recursos con los que cuenta la empresa, adems de indicar cmo se gastar el dinero en un
perodo de tiempo determinado (generalmente de un ao). Su mayor ventaja es que permiten
mantener un control exhaustivo sobre los fondos con los que se cuentan.
Los presupuestos siempre deben estar expresados en trminos cuantitativos, que sean medibles y
cuantificables. Por ejemplo:
Financieros.
Unidades producidas.
Horas-persona u horas-mquinas.
Existen presupuestos que son para toda la organizacin y a su vez de una sola rea o
departamento.
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https://goo.gl/A96HBl
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2.2.7.1 TIPOS DE PRESUPUESTOS
1
Calcular costos de
produccin en los
que se incurrir.
2
Estimar el volumen
de ventas que se
espera.
3
Determinar cules
son los recursos
financieros con los
que se cuenta.
4
Definir un plan de
contingencia en
caso de que se
presente algn
problema.
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Enlace de inters
https://goo.gl/TeOAV4
2.2.8 PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos sirven para definir la secuencia y las tareas de una actividad que se realiza
continua y repetitivamente. Por ejemplo, el ingreso de una nueva persona a la empresa o la
apertura de una nueva tienda.
Detallan todas las tareas necesarias a realizar en un orden lgico, determinando los agentes
responsables de cada tarea, as como de qu forma y cundo deben realizarse. En resumen
determinan qu, cmo y quin.
Haber formado a todo el personal de la empresa en los procedimientos que son atingentes a
sus funciones.
Deben ser fciles de interpretar, estar construidos basndose en situaciones reales (no ideales),
con el detalle paso a paso de lo que se debe realizar.
Documento de inters
https://goo.gl/rCGGK4
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COMENTARIO FINAL
El proceso administrativo es la clave de la administracin actual. Conocer cada una de sus etapas y
herramientas e integrarlas al quehacer diario del administrador es una tarea fundamental para el
logro de los objetivos de una empresa.
El administrador en su rol debe planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos fsicos e
intelectuales con los que cuenta la organizacin.
Es por ello que esta semana se ha revisado en detalle en qu consiste efectivamente planificar,
cules son sus elementos y algunas herramientas que facilitarn la tarea a la hora de tener que
confeccionar un plan, ya sea por exigencias laborales o una simple reparacin en la casa.
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REFERENCIAS
Chiavenato, I. (2001). Administracin, teora, proceso y prctica. 3 edicin. Bogot: Editorial
McGraw-Hill.
Gmez C., Guillermo. (1998) Planeacin y Organizacin de Empresas. 8va. Edicin. Mxico D.F.:
Semana 5.
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