ACCESS 2010

UNIDAD 1
INTRODUCCIN A LA BASE DE DATOS
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NDICE
1. Base de Datos.................................................................................................................... 3
1.1. Qu es Access? ........................................................................................................ 3
2. Interfaz grfica .................................................................................................................. 3
2.1. Cmo iniciar la sesin? ............................................................................................ 3
2.2. Estructura de la pantalla ........................................................................................... 3
2.3. Barra integrada (cinta de opciones) ....................................................................... 4
2.4. Panel de navegacin ................................................................................................. 4
2.5. Barra de estado .......................................................................................................... 5
2.6. Cmo finalizar la sesin?......................................................................................... 5
3. Crear Base de Datos ......................................................................................................... 7
3.1. Cmo crear una Base de Datos? ............................................................................ 7
3.2. Compatibilidad entre versiones ............................................................................... 8
4. Guardar Base de Datos .................................................................................................... 9
4.1. Guardar la Base de Datos ......................................................................................... 9
5. Abrir Base de Datos .......................................................................................................... 9
5.1. Abrir una Base de Datos ya existente ..................................................................... 9
6. El entorno de trabajo...................................................................................................... 11
6.1. Descripcin de la pantalla....................................................................................... 11
6.2. Tareas relacionadas: Tablas .................................................................................... 12
6.3. Los objetos creados ................................................................................................ 12

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1. Base de Datos
Una base de datos es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de datos en
forma organizada para su posterior uso.

Las bases de datos permiten a sus usuarios acceder, registrar y analizar datos de una
manera rpida y sencilla.

1.1. Qu es Access?

Access 2010 es una herramienta de diseo e implementacin de aplicaciones de base de datos

que se puede usar para realizar un seguimiento de la informacin importante.

2. Interfaz grfica
2.1. Cmo iniciar la sesin?

Para iniciar la sesin, debe seguir los siguientes pasos:

Men Inicio >> Programas >> Microsoft Office >> Microsoft Access

Se abrir el Microsoft Access.

2.2. Estructura de la pantalla

Cuando inicia Access 2010, ver la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede obtener
informacin acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de
datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

La vista Backstage contiene tambin muchos otros comandos que puede utilizar para ajustar,
mantener o compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican
generalmente a bases de datos completas, en lugar de a objetos dentro de ellas.

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2.3. Barra integrada (cinta de opciones)

La barra integrada del Access 2010 tiene todas las funcionalidades del men con la barra de
herramientas segn se ve a continuacin:

2.4. Panel de navegacin

Es el panel en el lado izquierdo de la ventana del programa de Access que le permite trabajar con
objetos de base de datos. El panel de navegacin reemplaz la ventana Base de datos en
Access 2007.

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2.5. Barra de estado

Este elemento estndar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los
mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Access
2010, la barra de estado desempea asimismo dos funciones estndar que tambin se ven en la
barra de estado de otros programas de Office 2010: el cambio de vista o ventana y el zoom.

2.6. Cmo finalizar la sesin?

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Para finalizar la sesin, debe ir a

Archivo >> Salir

En caso de haber generado modificaciones en la base de datos y no haberlas guardado, el

programa consultar si desea guardar los cambios.

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3. Crear Base de Datos

3.1. Cmo crear una Base de Datos?

Una vez que ya accedi al programa, aparece una pantalla completamente gris. En consecuencia,
ser necesario crear una nueva base de datos.

Para ello, hay que hacer clic en Archivo >> Nuevo:

Se abrir una nueva columna en la parte izquierda de su pantalla:

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All debe hacer clic en Base de datos en blanco.

A la derecha, escriba el nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.

Haga clic en Crear.

3.2. Compatibilidad entre versiones

Si bien es posible abrir un archivo creado en una versin previa con una nueva versin, no es
posible realizar esto de la manera inversa. En consecuencia, si el archivo fue creado en la versin
2007 o 2010 de Access, no podr ser abierto con la versin 2003, excepto que haya sido guardado
de tal forma que se habilite la compatibilidad.

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4. Guardar Base de Datos

4.1. Guardar la Base de Datos

Luego de haber creado la nueva base de datos, y antes de poder modificarla, el programa solicita
que sea guardada:

5. Abrir Base de Datos

5.1. Abrir una Base de Datos ya existente

1. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.

2. Haga clic en el acceso directo del cuadro de dilogo Abrir, o bien en el cuadro Buscar en,
haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee.

3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que
contiene la base de datos.

4. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:

Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic
en ella.

Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno base de

datos multiusuario (compartida), de modo que usted y otros usuarios puedan leer
y escribir en la base de datos al mismo tiempo, haga clic en Abrir.

Si desea abrir la base de datos para el acceso de solo lectura, de modo que se
pueda ver, pero no modificar, haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y,
a continuacin, haga clic en Abrir como de solo lectura.

Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningn otro
usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada
junto al botn Abrir y, a continuacin, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Para abrir la base de datos como solo lectura, haga clic en la flecha que aparece
junto al botn Abrir y elija Abrir en modo exclusivo de solo lectura. Los dems
usuarios podrn abrir la base de datos, pero tendrn acceso de solo lectura.

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6. El entorno de trabajo

6.1. Descripcin de la pantalla

Una vez creada la base de datos, con su lugar y su nombre asignado, ver la siguiente pantalla:

En la parte izquierda de la pantalla, se observarn los diversos tipos de objetos con los que
podremos trabajar en Access 2010.

Tablas

Consultas

Formularios

Informes

Pginas

Macros

Mdulos

Puede parecer mucho, pero no se preocupe! En este curso nos encargaremos solo de los primeros
cuatro objetos.

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6.2. Tareas relacionadas: Tablas

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo
Tabla de la ficha Crear.

6.3. Los objetos creados

Son las tareas relacionadas con los objetos que ya fueron realizadas. Pueden observarse no solo
las tareas relacionadas con el objeto, sino adems, todas las tareas que ya fueron realizadas.

As, y continuando con el ejemplo anterior, si usted hubiese creado una tabla, por ejemplo llamada
"Libreta", observara la siguiente pantalla:

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