SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

El Sistema de Informacin Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo,

en una primera instancia los canales de comunicacin eran informales en estructura y
utilizacin, sin embargo, con la aparicin y el uso en masas de la informtica, se
transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrnico de Datos, posteriormente dieron
lugar al concepto de Sistema de Informacin Basado en Computadoras que se populariz
como Sistema de Informacin Gerencial.

Los sistemas de informacin gerencial son una necesidad hoy en da, ya que las
empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal
manera que se pueda encontrar informacin relevante para tomar diferentes cursos de
accin. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de
negocios), esto es debido a que influyen la toma de decisiones, debido a que los SIG
forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicacin e informacin son de
gran valor en las organizaciones, porque representan poder.

Con los avances tanto en el hardware como en el software, se ha dado lugar a otro
sistema de informacin, el denominado Sistema de Soporte a las decisiones, el mismo es
un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y
crear modelos con el propsito de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas.

Hoy en da todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de informacin, el

cual se basa en la informtica; aunque tambin existe un sistema informal de informacin
el que por ser informal tampoco deja de ser relevante.

Por definicin se entiende como Sistema de Informacin Gerencial al mtodo de poner a

disposicin de los gerentes la informacin confiable y oportuna que se necesite para
facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeacin,
control y operaciones se realicen eficazmente en la organizacin.

Todas las funciones gerenciales; planeacin, organizacin, direccin y control son

necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en
especial la planeacin y el control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial.
DEFINICION:

Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que
interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las
operaciones como de la administracin. Sin embargo debe recalcarse que es una
coleccin de sistemas de informacin y no un sistema total . En teora, una computadora
no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Informacin Gerencial (SIG), pero
en la prctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de
procesamiento de las computadoras. Este concepto aunque ms amplio, se ajusta
plenamente porque los sistemas de informacin de todas las funciones de la empresa
estn unidas cada vez ms en un sper-sistema, compuesto de sistemas casi
independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente
separado de los otros.

Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas racionalmente

integrados que transforman los datos en informacin en una variedad de formas para
mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y caractersticas de los
administradores. Esta transformacin se realiza con base en los criterios de calidad
establecidos, que son el tiempo, la relevancia, la precisin, la retroalimentacin y la
disponibilidad selectiva de los datos.

Todos los sistemas de informacin implican tres (3) actividades principales; reciben datos
como entrada; procesan los datos por medio de clculos, combinan elementos de los
datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan informaciones manuales, electromecnicas
y computarizadas. En tres (3) funciones: Sistema de Informacin de Procesamiento de
Transacciones, Sistema de Informacin para Administradores, Sistema de Informacin de
Informes Financieros Externos
El Sistema de Informacin Gerencial

Se entiende como un sistema integrado usuario maquina, para proveer informacin que
apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisin en una
empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos manuales,
modelos para el Anlisis, la planeacin, el control y la toma decisin y adems una base
de datos.

De esta definicin se deduce que la finalidad de un Sistema de Informacin Gerencial es

la de suministrar a los gerentes la informacin adecuada en el momento oportuno.

Planeacin y Control.

Todas las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son

necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en
especial la Planeacin y el Control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial.
Por tanto el valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los
siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia

Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel
reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organizacin se deben tomar a tiempo
medidas correctivas en caso de ser necesarias, ya que deben aplicarse a tiempo, antes
que se presente una gran desviacin con respecto a los objetivos planificados con
antelacin. Por ello la informacin suministrada por un Sistema de Informacin Gerencial
debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.,

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por informacin irrelevante e intil, pues esta puede llevar a una inaccin o a
decisiones desacertadas.

Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada

con sus tareas y responsabilidades.
Necesidad de un SIG

Por qu es necesario un sistema de informacin gerencial para una organizacin? Las

razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:

Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organizacin, se deben tomar a

tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente
una gran desviacin respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de informacin suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por informacin irrelevante e intil (redundancia), pues sta puede
llevar a una inaccin o decisiones desacertadas.

Relevancia: Reduccin de costos.

Pasos para Analizar un S.I.G:

Identificar a todos aquellos agentes que estn utilizando o deberan utilizar los
distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de campo, supervisores,
administradores, etc.)

Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin, departamento o

punto de prestacin de servicios.

Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes personas a

desempearse efectiva y eficientemente dentro de rea de trabajo y a la vez
desechando la informacin que es recolectada y no ser utilizada.

Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales son los ms

sencillos, utilizados para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la
informacin, de tal manera que no requieren demasiado tiempo y a su vez cubran
las necesidades de los diferentes trabajadores, con la finalidad de determinar
cules son los formularios y procedimientos que requieren mejorarse.
 Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y
registrar informacin que necesiten redisearse, para preparar nuevos
instrumentos si es necesario.

Establecer los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y

ofrecer la informacin, para que sean ms tiles a los diferentes trabajadores.

Desarrollar procedimientos que permitan verificar el cumplimiento del mismo, de

tal manera que se certifiquen la exactitud de los datos.

Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros,

hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar y
presentar la utilizacin de la informacin.

Optimizar un sistema de informacin gerencial que permita preguntar, observar y

verificar la informacin.

CMO UTILIZAR LA INFORMACIN PARA TOMAR DECISIONES

Un sistema de informacin gerencial operativo es particularmente importante en el medio

social y econmico actual, en el cual los gerentes necesitan tomar decisiones que
incluyen aspectos tales como la capacidad financiera, la satisfaccin de los clientes y el
control de calidad. Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que aseguren
la supervivencia, ampliacin y rentabilidad de sus programas y organizaciones, si el
sistema de informacin gerencial no produce informacin completa, exacta y regular.
Estas importantes decisiones incluyen:

Seleccin apropiada de objetivo para fijar metas;

Seleccin apropiada de formas de distribucin de productos y servicios

Coordinacin de actividades del sector pblico y del sector privado;

 Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos

Desarrollo de modelos para la prestacin de servicios y la satisfaccin de

los clientes

Estructura Piramidal de un S.I.G.

Un sistema integrado usuario maquina, implica que algunas tareas son mejor realizadas
por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever
informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de
decisiones en una empresa. El sistema utiliza hardware, software, base de datos,
procedimientos y manuales, modelos para el anlisis de la planeacin y el control en la
toma de decisiones.

1. La parte inferior de la pirmide est comprendida por la informacin relacionada

con el procesamiento de las transacciones.

2. El siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las

operaciones diarias de control.

3. El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la
planificacin tctica y la toma de decisiones relacionadas con el control
Administrativo.

4. El nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la

planificacin estratgica y la definicin de polticas de los niveles ms altos de la
administracin.

Fases en el desarrollo de un S.I.G.

Conceptualizacin: La Empresa debe esclarecer sus necesidades y lleva a cabo una

evaluacin inicial de las alternativas viables. Al analizar esta fase habr elaborado un
documento estratgico que presentar el curso de accin a seguir.
Evaluacin y diseo: La Empresa evala cuidadosamente los sistemas que podran ser
adquiridos. Si sta ha decidido modificar un sistema existente o disear un sistema
personalizado tendr que analizar los problemas de diseo. En el caso que el sistema sea
propuesto, involucra un anlisis que recopile informacin, estudiando los sistemas y
archivos existentes y llevando a cabo entrevistas, para determinar las necesidades de los
usuarios.

Desarrollo e implementacin: La Empresa desarrolla (perfecciona o adapta) el sistema

escogido y lo implementa. En esta fase se requieren varios pasos:

La capacitacin del personal del departamento usuario, la cual ser decisiva,

porque deber incluir un entrenamiento detallado a nivel operacional, de aquellos
que intervienen directamente en el sistema.

La funcin de preparacin de datos, que debe prever la conversin de los sistemas

existentes podr involucrar realizar un nuevo anlisis, una correccin, clasificacin
y codificacin masiva de los archivos existente.

Mantenimiento: La Empresa examina aquellos aspectos que debern ser tratados

despus de que el SIG ha sido desarrollado e implementado el mantenimiento del
sistema, las modificaciones y las auditorias peridicas que se debern llevar a cabo para
asegurar que el sistema funciona adecuadamente, al surgir nuevas necesidades de
informacin, cambios en los datos de entradas o en los volmenes y cargas de trabajo,
as como circunstancias impredecibles o la aparicin de nuevos equipos bsicos o
complementarios.

Capacidades de un Sistema de Informacin Gerencial

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de informacin son capaces de

hacer para una organizacin. El conocimiento de las capacidades potenciales de un
sistema de informacin computarizado permite a los administradores analizar en forma
sistemtica cada una de las tareas de una organizacin y compararlas con las
capacidades de la computadora.
Un sistema de informacin para la administracin particular puede tener varias
capacidades tcnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se oye comnmente acerca
de que: una computadora es slo una sumadora de alta capacidad o una calculadora. No
puede hacerse nada diferente, solo lo hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de
un sistema de informacin gerencial tenemos:

o Procesamiento de transacciones por lote: la mayora de las

organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de transacciones.
Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede generar ventas en
efectivo y a crdito, devoluciones rdenes comunes etc.

o Procesamiento de una sola transaccin: otra alternativa de

procesamiento por lote es de una sola transaccin, en el cual cada
operacin entra sola en el sistema de cmputo.

o Comunicacin de datos y conmutacin de mensajes: Dos o ms

sistemas de computadoras pueden unirse por medio de lneas telefnicas u
otro mtodo de transmisin para que los datos de transacciones, archivos
de registros y programas. la conmutacin de mensajes usa esta red de
comunicaciones de computadoras.

o Entrada de datos y actualizacin de archivos remotos: utilizar los

sistemas de comunicacin de datos permite captar las transacciones en el
lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localizacin para su
procesamiento.

Relacin con Otras Disciplinas

Contabilidad Financiera:
Objetivo: Estados Contables
Orientada a: Inversionistas
Decisiones: Administrativas
Contabilidad Gerencial:

Objetivo: Costos y Presupuestos

Orientada a: Control Administrativo
Decisiones: Gerenciales

Investigacin de Operaciones:
Es la aplicacin del mtodo cientfico y de las tcnicas de anlisis cuantitativo a los
problemas administrativos.
nfasis en enfoques sistmicos para la resolucin de problemas
Uso de modelos matemticos y estadsticos en el anlisis
Bsqueda de decisiones ptimas o polticas de optimizacin

Teora de la Administracin y Organizacin:

Teora del comportamiento de la organizacin y de las personas en la toma de
decisiones
Motivacin individual
Procesos en grupo y toma de decisiones en grupo
Tcnicas de liderazgo
Procesos de cambio organizacional
Estructura organizacional y diseo

Computacin:
Algoritmos
Hardware
Software
Estructuras de datos