Gestion de compras SUMARIO * El proceso de compra: andlisis y desarrollo * La calidad en la gestién de compras * Informatizacién de la gestién de compras OBJETIVOS ~ Analizar el proceso de compra. ~ Describir y elaborar la documentacién que se genera en un proceso de compra. ~ Determinar los factores que definen la calidad en un proceso de compra. ~ Valorar la importancia de tratar de forma automética y segura la informacién que se genera en los procesos de compra.nied 2 1>> El proceso de compra Uno de los elementos fundamentales de Ia funcién de aprovisionamiento cs la compra que debe llevar a cabo la empresa para abastecerse de todo lo necesario, Para que esa compra sea eficiente es preciso desarrollar wn pro- eso légico, el denominado proceso de compra. Antes de analizar el proceso de compra es conveniente familiarizarse con los aspectos mis determinantes en la compra: los elementos persanales, los tipos y las situaciones de compra. mpr ‘analiza una necesidad y define las especificaciones Prescriptor | del producto que satsface esa necesidad, No esta directamente vinculado con la compra; sun asesor Récnico que informa sobre la mejor manera de cubrir a necesidad. Influyente Elementos. too Decide to que se compra y las condiciones en Decor | que se hace Negocia con los proveedores y ejecuta la com= Comprador i pra, Usa el producto y, por tanto, es el que mejor Usuario | conace su utilidad, Compra que se hace para satisfacer necesidades Consumo | personales o familiares. Compra de las mercancias y servicios necesarios para la produccién de otros productos y/o serv ios mas elaborados, Es la compra que realizan las industrias para poder fabricar; las empresas de servicios para poder desarrollar su actividad; © las empresas comerciales para poder revender. Industrial Tipos Compra realizada por las administraciones ¢ ins- tituctones pablicas (Administracion Central, ad- ‘ministraciones autondmicas, ayuntamientos, Uuniversidades, etc.), cuyo objeto es aprovisio- narse de los bienes y servicios precisos para el desarrallo de sus funciones, Institucionat ‘Se produce cuando es la primera vez que se com: Compra | praun determinado bien o servicio. No hay expe: nueva Fiencia y es preciso desarrollar todas las etapas del proceso de compra de forma exhaustiva, Se pradice cuando es preciso reaprovsionarse de productos que se usan habitualmente. Se posee experiencia y se tiene gran cantidad de infor- mactén. El proceso es repetido, por lo que debe ‘estar automatizado. Es la situacién mas comin en la compra industrial Situactones | Recompra Se produce cuande la valoracion de una compra Anterior es negativa, por lo que el siguiente pro- eso a de desarrallarse evitando errores; es ne- Recompra modificada cesario, por tanto, repetir todo el proceso. 21 La funci6n de aprovistonamiento y la gestion de compras ‘ho son lo mismo Es posible que pienses que aprovsionarse Yy comprar son ta misma cosa, es mis, al- ‘guns manualesy articis aslo reftejan, ero no es as, ya que comprar es una parte del aprovistonamiento, Este, ade més, engloba el determinar lo que es ne- cesar comprar y el tratamiento que se le debe dara o comprade, Analisis de las necesidades 1 Desarrollo de especificaciones ‘ Fuentes de aprovisionamiento y Preparacion de la compra 1 Ejecucion de la compra Etapas on el proceso de compra22 11> An de las necesidades Los procesos de compra responden a una necesidad de aprovisionamiento ¥, por ello, el primer paso consiste en detectar la necesidad que implica ‘una compra y analizarla con el fin de determinar su influencia en los ob- jetivos de la empresa, Las necesidades que surgen en la empresa pueden incluirse en dos grandes grupos locparonent ax precsalacampra | _ Necesidades estratégicas: relacionadas con los objetivos estratégicos de Biro co requis que ete la empresa, Las mas importantes son: disminucién de costes, aumento por el departarmento Se compra de la calidad y aumento de la rentabiliciad cxanda lnc = Necesidades de desarrotto de Ta actividad de explotacién de ta empresa: Fecha de emisin eta requsc la més importante es el aprovisionamiento para la produccién y la co- Kn Kn Ja mas imp ‘api para la produccién y li Wh ec on ta que se utilizar ot mercializacién, Fste tipo de necesidades son las que van a tratarse de Drocte ahora en adelante Saami las necesidades surgen en todos y cada uno de los departamentos de la Bh beseripsi tern det prosucto empresa y son los responsables de cada departamento quienes deben pro- iiss ses cedera su analiss. ib espeitcatones ena para a 1.2 > Desarrollo de las especificaciones [Eh Fima de quien anatize ta necesdod Una vez analizadas sus necesidades, el departamento que precisa aprovi- il Fa det encarzado de ejecutar sionarse debe hacer una descripcién detallada de Tas caracteristicas espe- taeampra cificas del producto que necesita, centrandose en — Las caracteristicas técnicas del producto, — La cantidad de producto necesaria. = La calidad objetiva ylo certificada del producto. = Los envases, embalajes y etique- tado. — El periodo de prueba del pro- ducto, = Blalcance de la garantia. = La calidad del mantenimiento oscompra, = Formacién de los operarios que deben utilizar el producto en caso de ser necesario, = Fecha en que es preciso disponer del producto, Estas especificaciones deben entre- arse por escrito, utilizando un do- cumento de régimen interno deno- minado requisicién de compras, al departamento de compras, que es el que se encarga de seguir con el proceso, En el margen aparece un modelo de requisicién de compras. REQUISICION DE COMPRAS DEPARTAMENTO: Fecha el requsin: Fecha de uitacn: ‘ticle ‘Descripcién ‘canting a 5 a ESPECIFICACIONES [EI ‘calla Envases, embalajes yetquetado Periodo de prueba y garantia Necesidades de manteniento| ‘Otrasobzervacones Emit por Recbida por Feo. Feo. adele de requisicin de compras.‘Unidad 2- Gertion de compra 23 ere Requisicion de compras ++ La empresa JPAC dispone de diversas almacenes distribuidos por la geografia espafiola. El Almacén Central del Noroeste esta siendo objeto de una reestructuracién de la que han surgido ciertas necesidades: Precisa adquirir 4 estanterias de Picking (de panel ranurado, con fondo de malla, de 2,25 x 0,5 my con 4 es tantes verticales y 3 horizontales). La calidad de todos los equipos de almacenaje de la empresa debe estar certificada por AENOR y todos deben disponer al menos de un ao de garantia asegurada por el fabricante. Para realizar el trabajo diario en el almacén, es més cémodo utilizar sefialadores magnéticos en tas estanterias en vez de los clasicos tarjeteros. Rellena la requisicién de compras. Solucién -- El documento de requisicién de compras seria el siguiente: a fhe Nimoro: 254712 Fecha de tzacion: O120X | ect do i oqulailén: 220800 |Articuto Descripcion Cantidad Estanteras de panel anurado de 2.25 de altura y 05 m de [Estantria Picking fondo con 3 estanteshorizntalesy4 varies, y eon fondo, 4 ‘ema, catia Coticacon AENOR Periodo de prueba y grantia Necesidades de mantenimionto | Gorantia do a0 No requoe manteraminta extern ‘Se prfiere que ls eslanteriasdlpangan de sefladores magnéticos en vez de aero de sefazacén Emilda por Produceion | Rectbida por: Compras do. Jee de Amacén Cena det Noroeste Fo. Jefe de Compras eect ee ‘1+ Explica la diferencia que existe entre una compra industrial y una compra institucional. 2+» Analiza el caso practico e identifica al usuario, el tipo de compra y ta situacion de compra. Justifica tus respuestas24 namiento 1.3 > Fuentes de aprovisi (| El cepartamento de compras, a la vista de las requisiciones recibidas de otros «lepartamentos, debe localizar las fuentes de aprovisionamiento ade- cuadas para establecer relaciones comerciales que den lugar a contratos de compra y aprovisionamiento, Para localizar las fuentes de aprovisiona- Durante el afo 2011, los porcentajes de | miento, se sigue el siguiente proceso: las fuentes de suministro en Espafa de empresas del resto det mundo, organ: 2adas por continentes, fueron: Europa: 59,25 Establecimiento de criterios Asia: 20,88 Fuentes de aprovisionamiento espafolas Lo primero que hay que hacer es establecer los criterios basicos que deben América: 10,58 cumplirel producto que se necesita adquir y la empresa suministradora, Arica: 85% tos eriterlos mas habituales que hacen referencia al producto son calidad, Oceania: precio, garantia, etc. Por paises, os cinco que mas venden & En cuanto a la empresa suministradora, debe analizarse la lacalizacion geo: tas empresas expafolas son Alemania, srifica, la ética empresarial, las condiciones laborales, la solvencia, el prest- Franca, China, italia y Reino Unido. La Bio, ta capacidad de prestacién de servicios, etc. factura conjunta de esto pases supone Identificacién de suministradores potenciales una tercera parte de las importaciones | | Conn Co eS pate Establecidos los crteros, es preciso buscar aquellas empresas que los cumplen. Para ello se realizan las siguientes acciones: Listado pretiminar: se analizan fuentes de informacion adecuadas, como fi cheros de la empresa, censos empresariales de las cdmaras de comercio, ferias y exposiciones, contactos del departamento comercial y sugerencias de los departamentos interesados en el aprovisionamiento. De este analisis se obtiene una lista preliminar de empresas. Listado depurado: a las empresas del listado anterior se les aplican, de forma rigurosa, los crterios establecidos, para obtener una lista de aquellas ue cumplen con todos los requisites. Peticion de ofertas ‘Alas empresas del listado depurado se les solicita una oferta que debe incluir las especificaciones técnicas del producto y las condiciones de la operacién (forma de pago, lugar y fecha de entrega, modo de transporte, etc.) La oferta es vinculante para el proveedor que la firma y su plazo de validez suele ser inferior a 90 dias. Seleccién de proveedor Una ver recibidas las ofertas de las distintas empresas, se leva a cabo un pro- cces0 de seleccién de proveedores que tendra como base los criterios estable- Cidos para la elaboracion de las listas y las condiciones de la operacion El desarrollo de este proceso se analiza de forma pormenorizada en epigrafes osteriores de esta unidad. ee eater) Peticién de ofertas ++ La empresa JPAC ha seleccionado a la empresa Disefios Mataré como posible proveedor de las estanterias de Picking que precisa para su Almacén Central del Noroeste. a) Redacta la peticion de oferta que enviara JPAC. bb) Redacta la respuesta de Disefios Matard, la cual ha de contener la oferta concreta de la operacién.Unidad 2- Gestion de comer Solucion + 1) La peticién de oferta suele ser una carta comercial cuyo con- tenido depende del tipo de destinatario, de su relacién con el ‘emisor y del tipo de producto sobre el que se pregunta o pide informacion. En estas cartas se pueden solicitar catalogos o fo- UUetos, detalles en particular sobre algin producto o servicio, tuna muestra del producto, informacién sobre condiciones de ago, precios o presupuestos, etc. ‘Ala hora de redactar este documento, su contenido ha de dis- ponerse de acuerdo al siguiente orden: 1. Encabezamiento de la carta, con la identificacién de quien scribe (emisor), la de quien recibira la carta (destinatario), el asunto (peticién de oferta) y lugar y fecha de la emision de la carta, 2, Breve explicacién de cémo se obtuvo la informacién sobre la ‘empresa o el producto requerido. 3. Solicitud de informacién precisa sobre el producto 0 servicio ‘que se desea. 4, Agradecimiento de su respuesta de antemano. 5. Para terminar, declaracién del interés por mantener relacio- ‘nes comerciales con la empresa destinataria. En este caso se realizar un documento como el que aparece a la derecha, b) La respuesta del proveedor a la peticién de oferta suele con- sistir en una carta en la que se especifica la oferta concreta ‘que se hace para la operacion solicitada. Esta carta ha de redactarse siguiendo este orden: 1, Encabezamiento con ta identificacion de las partes, el asunto y la fecha correspondientes. 2, Afirmacion explicita de que se trata de la respuesta a una peticién recibida. Es conveniente, asimismo, hacer referencia a la peticion concreta, 3. Descripcién de las caracteristicas técnicas del producto. Ha bitualmente se incluye un folleto 0 catélogo con todas las consideraciones técnicas y de uso precisas. 4, Explicacién de las condiciones generales de venta que sigue la empresa para vender ese producto. 5. Desarrollo de las condiciones particulares, en caso de que cexistan, de esa operacion en concreto. 6. Agradecimiento de la confianza depositada en la empresa, 7. Para terminar, declaracion del interés que se tiene por man- tener relaciones comerciales con la empresa destinataria, En este caso se realizar un documento como el que aparece a la derecha, 25 Peticién de oferta. Respuesta ala peticion de oferta,26 Det eae 3++ Un emprendedor ha decidido poner en marcha una empresa de comercializacién de accesorios diversos ppara el hogar. Una de las actividades mas importantes de esta empresa es aprovisionarse de los productos que pretende vender. Para ello debe realizar compras y, por tanto, buscar las fuentes de aprovisionamiento mas convenientes. Respecto a esta situacién, determina: 2) El tipo y la situacién de compra en los que esta catalogada esta accién de aprovisionamiento. bb) Los criterios que debe utilizar el emprendedor para buscar las fuentes de suministro. ¢) Los documentos que se deberan confeccionar en la busqueda de proveedores para la compra, 4+ En el proceso de compra de una empresa se generan una serie de documentos relacionados entre si que se iran anatizando a to largo det libro. En las paginas de esta unidad se reproducen modelos de tres documentos: tuna requisicién de compras, una peticion de oferta y una oferta. 2) Sefiala, respecto de cada uno de los tres documentos, quién emite el dacumento, quién es el destinatario y ‘cuales son los datos principales que contiene. ') Indica la relacién que existe entre los tres documentos mencionados. 5 La asesoria empresarial Garcia Pérez y Asociados ha tomado la decisién de crear un nuevo puesto de trabajo administrativo, por lo que necesita adquiri et mobiliario preciso para que la nueva persona que se in- orpore pueda trabajar. Este se compone de los siguientes articulos: ‘Mesa de despacho en forma de L (1,20 x 80 y 60 x 60) con una cajonera de escritorio de dos cajones y un ‘cajén archivador, con sistema de bajada y recogida de cables y regulable en altura. Silla ergonémica giratoria y con ruedas, que ha de tener, al menos, brazos, asiento y respaldo regulables, control de tensién, ajuste lumbar y sistema de blaqueo del desplazamiento. Estanteria de oficina a dos alturas: una de ellas de cinco estantes (de 190 cm de alto y 90 cm de ancho) y a ‘otra de dos estantes (de 80 cm de alto y 90 cm de ancho). Todos los elementos que se adquieren deben estar construidos con materiales hidréfugos y estar certificados por AENOR. El plazo de entrega de la mercancia ha de ser inferior a 20 dias. En cuanto al mantenimiento, tan solo se requiere limpieza con productos neutros. El periodo de garantia ha de ser de, al menos, dos afios. Es imprescindible que todos los elementos cumplan la normativa de seguridad e higiene en el trabajo en oficinas. Una vez realizada la seleccién de proveedores, la empresa decide hacer varias peticiones de oferta, una de ellas a la empresa Tecmobsa, con la que atin no ha tenido relacién comercial alguna, La contestacion de la empresa Tecmobsa consta de una oferta en la que incluye un puesto completo de oficina ‘compuesto por una mesa, una silla ergonémica y una estanteria modulable que cumplen con los requisites de compra de Garcia Pérez y Asociados. Las caracteristicas técnicas y las condiciones generales de venta, que se ajustan a lo solicitado por el posible cliente, se adjuntan en un folleto. Como condiciones particulares se ofrece un 15% de descuento por tratarse de un nuevo cliente. Redacta los siguientes documentos: 2) Requisicién de compras. b) Peticién de oferta, ) Oferta.nied 2 1.4 > Ejecucién de la compra Una vez seleccionado el proveedor, es el momento de realizar la compra, ‘sin embargo, hay una etapa previa denominada preparacidn de la compra que consiste en el desarrollo de un proceso de negociacién entre la empresa compradora y el proveedor seleccionado; este proceso se analiza en Ia Unidad 6 dedicada a las relaciones con los proveedores. La ejecucién de la compra se desarrolla con el lanzamiento de la orden de compra por parte de la empresa quee va a adquirr el producto. Este documento, también denominado nota de pedido, tiene su origen legal en el contrato de compraventa entre las dos empresas (verbal o escrito) y su origen documental en los documentos generados hasta el momento: la requisicién de compra, la peticion de oferta, la oferta y el contrato de compraventa, Por tanto, 1a nota de pedido es la solicitud de mercancfas que el comprador hace al vendedor bajo unas condiciones previamente pactadas. Sus carac- teristicas son: — La expide el comprador y la recibe el vendedor, ~ Como solicitud que es, no tiene que responder necesariamente a una forma determinada, por lo que puede ser escrita 0 verbal ~ Especifica las mercancias objeto de la compra y las condiciones de la ope- racién comercial; por tanto, concreta los derechos y deberes de las partes. ~ Nace de un pacto previo entre las partes. a a ier fect cision | cations besa rec | Peco convicts Fecha de entre: Lugar de entrega: Deseuentos Forma de page Forma de: entreg: ‘Obeeraciones tr gastos Firma del comprader odela de nota 6 pedi 27 Compraventa mercantil Se entiende por compraventa mercantit aquela cuy objeto es La compra de co: 35 0 muebles para revenderlos, bien en Ua forma que se compraron o en otra: ferente, con animo de lucrarse con la I iceoticaci det comorader i iceniticnsn el verdedor i leenicacin det documento EF lcentiacion de a mercancia i consicions de compra Bi bectaracién de votutad det comoracor28 rus Orden de compra ++ JPAC decide aceptar la oferta de Diseos Mataré para la compra de las cuatro estanterias de panel ranurado. Elabora la orden de compra utilizando los datos de los que dispones gracias a los anteriores casos practicos y aitade los siguientes: Numero de la orden de compra: 235-15. Lugar de entrega: almacenes del comprador. Fecha de emisién: 07-02-2XXX. Forma de entrega: mercancia embalada y descar- Codigo: AR2-500. gada en el almacén del comprador. Precio unitario: 300 € Observaciones: con la mercancia han de entregarse Forma de pago: por transferencia bancaria en un soporte informético que contiene Las instruccio- {os siete dias posteriores a su recepcion. nes de instalacién, uso y mantenimiento y la certi- Fecha de entrega: 26-02-2XXX. ficacién de AENOR. Elabora la nota de pedido para esta aperacién comercial Solucion -- Los datos de tas empresas intervinientes pueden extraerse de la requisicién de compra y de la oferta enviada por el proveedor. De estos documentos también se pueden obtener la descripcién y el precio del producto. La nota de pedido es la siguiente —_— ‘ees ata aa Ree ee ete 6: Garcia Pérez y Asociados acepta la oferta presentada por Tecmabsa por el precio de catalogo (sin escuento) de 1 500,00 €. Las condiciones de la operacién que hay que afadir son ta entrega de la mercanci en 12 dias después de la recepcién del pedido y su instalacién en la oficina del comprador. El pago se realiza al contado en el plazo de una semana después deta entrega Confecciona la nota de pedido afadiendo, razonadamente, todas aquellos datos que faltan y que son impres- Cindibles para la validez del documento.unica 2 idm de compra 29 1.5 > Sequil El proceso de compra no finaliza con el lanzamiento del pedido sino con el pago de ta factura generada en la operacién, snto y control de la compra Entre la emisién de la nota de pedido y la recepcidn y el pago de la factura ¢s preciso desarrollar un seguimiento del proceso que, por un lado, ver que que todo se ha desarrollado de acuerdo a lo previsto y que, ademas, aporte informacién relevante para la mejora continua de la funcién de aprovisionamiento, Este proceso se desarrolla de acuerdo al siguiente esquema: Too Seguimiento del pedido El pedido se puede lanzar utitizando cualquier medio de comunicacin al alcance de la empresa: correo, teléfono, Internet, fax, etc. Una vez lanzado el pedido, es necesario verificar que ha llegado a su destino en el tiempo previsto y que el proveedor acepta las condiciones definitivas establectdas en el documento. En el caso de que no se reciba la aceptacién en el plazo previsto, hay que ponerse en contacto con el proveedor. Recepcién de la mercancia Cuando la mercancia llega a la empresa, es preciso realizar las siguientes acciones: descargar la mercancia, verificar {ue la mercancia recibida se corresponde con la pedida (esto se hace contrastando la realidad con la informacion Contenida en el albarén, denominado tambien nota de entrega), verificar La documentacién que acompana a la mercancia, depositar ta mercancia en el almacén e introducir los datos en los registros correspondiente. Orden de pago Una vez realizadas la recepcién de la mercancia y la comprobacién de que todo es correcto, el departamento de Compras emite una orden de pago al departamento financiero para que pagve la factura. Con esta orden de pago se adjunta una copia de la arden de pedido y otra de la orden de entrega, Control de incidencias Para finalizar el proceso es conveniente analizar su desarrollo con el fin de determinar aquellas incidencias que hayan ppodido hacerlo ineficiente. Para ello, se analizan las incidencias que se hayan dado respecto a plazos de entrega, estado de los embalajes, diferencias entre la cantidad pedida y recibida, posibles devoluciones por no conformidad con el cum= plimiento de las Condiciones de compra, etc. ‘Analisis de resultados Se analiza y valora el resultado de la compra en funcién de a satisfaccién de las necesidades de ta empresa y del cumplimiento de los acuerdos por parte de los proveedores. Los resultados de este andlisis pueden ser dos: cumplimiento, por lo que se tendra en cuenta al proveedor para compras futuras, 0 incumplimiento de las condiciones, que puede dar lugar a reclamaciones y/o anulaciones. ase CC gets T-+ Alo largo de los ejercicios que has ido realizando, has completado una parte fundamental del proceso de ‘compra de una empresa, Sefala las funciones de seguimiento que ha realizado Garcia Pérez y Asociados hasta ‘este momento e indica cudles son las que debe realizar el departamento de compras de la asesoria desde este instante hasta el control de resultados (sin incluirlo).30 2 >> Calidad en la gestién de compras La funcién de aprovisionamiento constituye, como se ha ido viendo, una de las funciones bisicas de la empresa, por tanto, es muy importante que se desarrolle con los minimos errores posibles o, lo que es lo mismo, bajo un criterio de calidad total Las normas de calidad ISO 9000 y 9001 aplicadas al aprovisionamiento de- finen un procedimiento de calidad denominado habitualmente gestién de compras y evaluacién de proveedores, que es el referente para imple- ‘mentar buenas pricticas en la funci6n de aprovisionamiento, (QUEEN | Fs procedimiento generat se suete dividir en dos especificos: 1a gestién de las compras y la evaluacin de los proveedores Concepto de calidad = 2 ide Lx postion de compres En esta unidad analizaremos la calidad en la gesti6n de compras, dejando a evaluaci6n de proveedores para futuras unidades, Esa capacidad dela gestion de compras para proporcionar, de forma eficente, para proporconas de fomme eicen's: | 2.1 > Modelo de calidad en la gestién de compras para et buen funcionamiento de la em | FI procedimiento de la gestion de compras engloba dos tareas que se esa. pueden diferenciar de forma clara: la gestin de compras y la evaluacién de proveedores, La aplicaci6n de una norma de calidad ISO ha de adaptarse a un modelo concreto, en cada uno de sus procedimientos, que, en el caso de la gestion de compras, se describe a continuacién. objeto El objeto sefala la finalidad del procedimiento de calidad que se desea im- plantar en la empresa. En el caso de las compras, se suele definir como el procedimiento que describe la forma en la que se deben hacer las solicitudes de necesidades de mercancias, equipos, suministros y servicios, asi como la posterior tramitacién de los pedis, logrando como resultado final la ob- tencién de productos que cumplen todos los requisitos de la empresa. Aleance Elalcance indica las actividades sobre las que incide directamente el procedi miento de calidad, Fs, por tanto, nna descripcion de las actividades que se de- ben realizar con acuerdo a la norma de calidad. Ademis se indica qué otras actividades de la empresa estin afectadas por las definidas para el proceso. En el caso de las compras determi- narfa todas las actividades asociadas a la identificacién y definicion de necesidades de compras y contrata- cidn de servicios, asi como la trami- tacién de los pedidos, la recepeién de los mismos y ta verificacién y evaluacién de los productos y servi- cios recibidos por la empresa. ‘Todas las actividades de la empresa estarian afectadas por el proceso.31 Responsabilidades Las responsabiliades determinan quién debe realizar cada una de las tareas del proceso de gestion de compras de la empresa, de forma que se eliminan todas las duplicidades y ambigtiedades que se puedan dara lo largo de su desarrollo, En la gestién de compras, las responsabilidades suelen asignarse segin el siguiente esquema: eee ee Etapa Proceso Responsables Deteccién y comunicacion de necesidades de mercancias | Personal del departamenta y servicios correspondiente Analisis de las Recepcién de la comunicacion de las necesidades Personal del departamento de compras necesidades Registro y archivo de los documentos de comunicacion feereyedo.! Personal del departamenta de compras Desarrollo de las especificaciones y confeccién Personal del departamenta Desarrollo det documento de requisicén correspondiente de las Recepcién det documento de requisicién, comprobacién, especificaciones registro y archivo Personal del departamento de compras, Establecimiento de criterios generales para su Direccién de la empresa fuentes de | lealizcn y contatacion Suméintstro Locatizacién de proveedores, peticién de ofertas eee oe ersonal del departamento de compras Contacto con ios proveedres elaboraciin, env, . 5 vn registro y archivo de notas de pedido Personal del departamentir de: compres Preparaciin , reparacin | Racepcny contol de la mercancl, rego des ‘sonal dalamacta Y.cecucin de | Srragas de mercanciyarcive del documento de enteg | etna! deta Pago dela compra y registro archivo de facturay | Personal del departamento de tos documentos de page Eamintractncontalidad Control dels modelos de documentos y del desarrlio , : Gaurd dele aioe ie econ Personal del departamento de calidad onto dl proceso de gestion de compres yasgnacon | Direcciin de departamento de control y | de recursos al mismo compra y dreccin de a empresa raluneion Evaluacién del desarrollo del proceso Personal det departamenta de calidad Evaluacién de resultados Direccién det departamento de ccompras y direccién de la empresa Procesos relacionados Los procesos relacionados son el resto de Ios grandes procesos que Heva a cabo la empresa que dependen directamente del que se ha definido como de calidad. Enel y dependiente es el de la gestion de almacenes. 150 de Ta gestiOn de compras, el proceso directamente relacionado32 Diagrama de flujo sla representaclingréfica de un pro ‘eso que indica los pasos que se deben seguir (rectingulos), las veriicaciones _que se deben realizar (rambo) y ls do ‘cumentos que contienen la informacion sgenerada en su desarrollo (simbolo de documento}. Desarrollo Fl proceso de desarrollo se define de forma gréfica en un esquema, un di gama de fiujo, en el que se serialan los puntos criticos y los documentos que es preciso realizar en cada caso. En la gestion de compras de mercancias es de este tipo: Diagrarra de flujo dela gestion de compras de mercancas. Archivo: El almacenamiento y la conservacién de la documentacién generada en tun proceso es fundamental para el desarrollo de las operaciones adminis- trativas de una empresa, tanto desde el punto de vista legal (la ley obliga a conservar durante cierto tiempo determinados documentos), como desde €1 punto de vista de la organizacion y gestion de la informacion, Por ello, en los protocolos de calidad se determina cuales son los docu- ‘mentos que se han de archivar y quién tiene la obligaci6n de hacerlo. En el caso de la gestidn de compras, toda la documentacién generada en el proceso de compras (notas de pedido, correos electrénicos, contratos de suministro, etc.) sera archivada por el departamento de compras. La documentacién de control del proceso (incidencias, cuestionarios de evaluacién, etc) es archivada por el departamento de calidad. Lome. Presa‘Unidad 2- Gestion de compres 2.2 > Control de calidad en la gestién de compras ara determinar si el proceso de compras se realiza en un marco de calidad, ¢s preciso realizar un control riguroso del mismo dentro del marco de ca- lidad total de la empresa. Para que el proceso de control tenga el suficiente rigor, es necesario llevar a cabo dos operaciones previas de gran importancia: el registro de las inci- dencias surgidas durante el proceso y la medicién de os resultados segtin los indicadores de calidad, Registro de las incidencias ‘Se denominan incidencias todas aquellas desviaciones sobre lo previamente establecido que se producen en el desarrollo de un determinado proceso. Las incidencias reflejan de forma objetiva los errores que se han producido cen la gestién de compras, por lo que permiten buscary, por tanto, corregir las causas de esos errores, as incidencias deben ser comunicadas al departamento de calidad, que es el encargado de registrarlas y analizar sus causas y consecuencias. Cada empresa determina el tipo de documento que utiliza para el registro de las incidencias. Aqui se reproducen dos formularios (ficha individual de incidencia y listado trimestral) que cumplen los requisitos de calidad de la norma 150 9001, 33 Control de calidad Es la actividad mediante ta cual se de- termina hasta qué punto un proceso ‘cumple los estindares de desarrollo pre fades en el manual de calidad de ta empresa Valoracién de la inctdencla La valoracién de ta incidencla indica la sravedad objetiva de La situacién que produce en la empresa. Sue utitizarse ‘una escala de 1a 5 con la siguiente va- loracién: (1) leve, (2) moderada, (3) rave, (4) muy grave y (5) intolerable, nla mayoria de os casos de incidencias valoradas con un 5 se rompen tas rela: Describe el proceso que debe llevar a cabo una empresa para medir el nivel de calidad de la gestién de compras ‘que realiza. : APLICACION :. ‘1+ El departamento de RRHH de la empresa Sigamalsa precisa adquirir un ordenador de sobremesa, una impresora laser color, un ordenador portatil y un proyector. Las caracteristicas técnicas que requiere son las de una serie m de estos productos. Ademas, deben tener un afio de garantia y estar certificados segan la norma ISO 9000. EL precio de los productos elegidos es de: 600, 500, 400 y 900 €, respectivamente. El pago se hard al contado mediante cheque conformado. El ugar de entrega del producto es la oficina del comprador y el plazo de entrega es de 8 dias desde la recepcién de la nota de pedido. Confecciona la requisicién de compras y el pedido. 2-+ La empresa Sigamalsa ha emitido 145 pedidos durante el iltimo trimestre, de los cuales 1 no ha sido atendido por el proveedor inicialmente seleccionado, 3 han \legado con retraso, 4 han llegado incompletos y 10 han sido de- ‘yueltos por errores intoterables. Calcula e interpreta los indicadores de calidad de la gestion de compras.emia r | 5 Proceso de gestién de compras ++ Para seguir con su plan de trabajo, el departamento de produccién de la empresa Fabritsa precisa, en el plazo de 15 dias, una partida de 100 sacos de 50 kitos de granulos de caucho reciclado. Las caracteristicas técnicas del producto son: Composicién: monémero del dieno del propileno det ‘tileno (EPDM). Grano de tamafo regular y homogéneo de color rojo. No debe contener trazas de ningun material téxico. El proveedor habitual de este tipo de productos ha te nido algunas incidencias graves en tos ialtimos tiempos, por lo que la empresa decide buscar un proveedor nuevo para este pedido. Fabrilsa realiza una peticién de oferta a las diferentes empresas que se anuncian en la revista Caucho Industrial. De las ofertas que recibe acepta la de la empresa Facadesa, que incluye las siguientes condiciones de compra venta: El producto debe entregarse en las instalaciones del comprador. El precio del saco es de 60 €, el plazo de entrega de 8 dias y se paga con un efecto comercial aceptado a 60 dias. La operacién tiene un descuento del 5% por volumen de compras. En la recepcién del producto, et empleado del almacén se da cuenta de que 20 de los sacos son de color marrén, por lo que no los acepta. Es comunicade el error al proveedor, que lo solventa en el plazo de 24 horas. Al respecto de la situacién descrita reatiza las siguientes tareas: a) Describe el tipo y la situacién de compra que se dan en este caso. b) Determina el tipo de necesidades de la empresa que se cubren con esta compra. ) Redacta y cumplimenta los documentos y registros estudiados en la unidad que debe realizar la empresa Fa- brilsa. Respecto a cada uno de los documentos sefala, tenlendo en cuenta el protocolo de calidad 150 9001 para la gestién de compras, quién es el responsable de confeccionar cada documento y quién es-el responsable de archivarlo, Solucion ~- Las tareas se reatizarian de la siguiente forma: a) El tipo de compra es una compra industrial, ya que la empresa Fabrrilsa adquiere el producto para incorporarto a su proceso productivo, a través det cual fabrica un producto mas complejo. La situacién de compra se puede considerar una recompra modificada, ya que es un producto que se adquiere de forma habitual en la empresa y en este caso se vuelve a realizar el proceso de compra completo porque los resultados con el anterior proveedor no fueron satisfactorios. Por lo tanto, se modifica una parte de los procesos anteriores. b) El tipo de necesidades que se cubren con esta compra es de desarrollo de la actividad de explotactén de la ‘empresa, ya que la mercancia que se adquiere es una materia prima que se utiliza para fabricar los productos que vende ta empresa.ee | €) Los documentos y registros que debe emitir y cumplimentar la empresa Fabrilsa son los siguientes: Requisicion de compras El documento de requisicin de compras o emite el departamento de produccién, ya que es el que realmente conoce las caracteristicas del producto y, por tanto, quien debe hacer las especificaciones. El documento es recibido y archivado por el personal del departamento de compras, ya que es el punto de partida del desarrollo de la operacién de compra: SBFABRILSA cht ten: de Epon ete ye Peticién de oferta Puesto que se trata de una recompra modificada por ‘incumplimiente det proveedor, es necesario buscar nue- vos proveedores, a los que se les envia una peticin de oferta. El documento es emitido y archivado por el de- partamento de compras.39 Unidad 2- Gestion a Nota de pedido Este documento lo realiza el departamento de compras de acuerdo a la requisicién y a la informacién sobre las condiciones de venta recibida det proveedor. La responsabilidad de archivar el documento y, por tanto, de tratar la informacion, también es del departamento de compras. SSrABRISA eee Ficha de incidencias La confecciona el personal det almacén, reflejando en ella la naturaleza y gravedad de la incidencia. El dest natario del documento y et encargado de analizar la informacién que contiene y, por tanto, de archivarla es el departamento de calidad. Registro trimestral de incidencias Este registro lo mantiene el departamento de calidad y anota en él todas las incidencias que se han producido ‘en el trimestre en relacién al aprovisionamiento. BaasEL PROCESO DE COMPRA Concepto Desarrollo Calidad del proceso Proceso que gestiona la compra de las mercancias Yy servicios necesarios para la produccién de otras ‘productos y/o servicios mas elaborados, o para la reventa, de los productos comprados Analisis de las necesidades de mercancias y servicios para el funcionariento de tmempresa ae , eee bone Seren ques — Senn Localizacién de fuentes de aprovisonanient, Documentos aie tn lorprovedores — - Pein de ofertas que disponen de los ~ Ofertas Drodetos ue cubren tes necesades ae z haciendo un pecido ee 2 proveedor elegido eo Seguimientey contra de oe contin dl process =| comes Yrerieacin de nating Omamentos: te as a ves el ce oe - Listado de incidencias indicadoresnied 2 REVISTA ADMINISTRATIVA. i sistema EDI (Electronic Dota Interchange) se define como la transferencia por medios electrénicos de in- formacién comercial en formato estindar entre los distintos agentes del mercado. EDI se creé como un sistema de intercambio elec- trénico de los documentos necesarios para las ope- raciones comerciales. Asi el proveedor, con los datos contenidos en la orden de pedido, puede generar toda la documentacién necesaria sin tener que volver a introducir los datos en su sistema, evitando asi la posiblidad de errores, Su funcionamiento sigue el siguiente esquema: 1. Una empresa necesita mercancias para su proceso, de fabricacién. Mediante el sistema EDI, envia un mensaje al ordenador del proveedor con la nora de pedido, 2. El sistema informético del proveedor registra el pedido y genera todos los documentos, tanto in- ternos como externos, necesarios para el envio de la mercancia. 3. El almacén del proveedor despacha el pedido. Aplicacién del SISTEMA EDI a la GESTION DE COMPRAS Los mensajes EDI son mensajes de correo electrénico con un determinado formato que permite que los programas de contabilidad y gestion procesen auto- ‘maticamente la informacion inicial Ahora bien, el sistema ED! también tiene sus limita- ciones, siendo las dos siguientes las mas importantes: ~ La falta de agentes digitale con capacidad de dar fe de la veracidad de los documentos para evitar mani- pulaciones de la informacién. Este problema esta re- suelto, en parte, con la utlzacién de la firma digital ~ El coste de implancacién del sistema EDI es bastante alto, de forma que las pequeias y medianas em- presas tienen serias dificultades econémicas y fi ancieras para poder acceder a él, Este problema esti disminuyendo, ya que el precio de los compo- rentes de los sistemas EDI es cada vez mis com- petitive, El sistema EDI aurmenta la calidad del proceso y evita errores er la sucesiva manipulacién de datos que preci- san los sistemas convencionales. Existe un indicador de calidad basado en la utlizaci6n del sistema; cuanto mis se acerca a | su valor, mayor es la calidad del proceso, Pasay ‘I+ Sefiala, desde tu punto de vista, las ventajas que supone para el departamento de compras de una em- presa la utilizacion del sistema EDI. 2++ Especifica cémo calcularias el indicador de calidad basado en ta utilizacin del sistema EDI en la gestion de compras.