LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DEL ARCHIVO

Diana Milena Hernandez Castaeda

Tutor: Alba Lucia Castaeda Rojas

SENA
ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.
Servicio Nacional de Aprendizaje
2017
 LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DEL ARCHIVO

los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin

administrativa, econmica, poltica y cultural del estado y la administracin de
justicia son testimonio delos hechos y de las obras documentan las personas, los
derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional
contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del
estado en el servicio a los ciudadanos.

Colombia, histricamente siempre ha padecido por as decirlo de la corrupcin en

todos los niveles porque somos uno de los pases productores y exportadores de
droga, por qu en nuestro pas existe el lavado de activos, porque existe la
guerrilla, los paramilitares, porque existe la corrupcin en la poltica y no
terminaramos de mencionar tantas flaquezas humanas que son quizs el
promotor de la pobreza, las guerras, la desigualdad en las riquezas y muertes en
el territorio colombiano! -o es raro que existan empresas pblicas o privadas que
no quieren seguir las reglas y principios del gobierno estatal! porque lo ms
probable es que su patrimonio, su actividad como tal no sea legal! debera existir
una conciencia de emprendimiento en aras del mejoramiento de vida de los
habitantes del territorio colombiano.

No es raro que existan empresas pblicas o privadas que no quieren seguir las
reglas y principios del gobierno estatal porque lo ms probable es que su
patrimonio, su actividad como tal no sea legal Debera existir una conciencia de
emprendimiento en aras del mejoramiento de vida de los habitantes del territorio
colombiano. En el mismo momento de empezar labores una empresa

los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y

manejo de los documentos. El profesional en documentacin de la informacin
archivstica debe tener plena conciencia de la gran importancia de los archivos,
que se debe ser multiplicador y promotor de la buena costumbre de organizar los
archivos. solo si somos persistentes y se da el ejemplo podemos soar con que
algn da Colombia, contara con un orden como parte de las polticas del Estado
colombiano. Que el trabajo del Archivo General de la Nacin vale la pena
implementarlo y mejorarlo cada da ms.
Por muy antiguos que sean ciertos documentos ya no existe la labor de
desecharlos. Sino que se deben proteger y guardar aplicndoseles las tcnicas
adecuadas para tal fin. En busca de dar respaldo a cualquier gestin y
perpetuando nuestra historia.
Las instituciones y empresas deben tomar conciencia de la importancia de la
conservacin, clasificacin y ordenacin de los archivos, deben dar estricto
cumplimiento a la norma, que es de mucha importancia la conservacin de la
documentacin que se genera da a da en sus actividades, como tambin tener
un acceso fcil al manejo y consulta de los documentos recibidos y generados,
preservando as su memoria institucional y brindando un adecuado servicio de
informacin a los usuarios internos y externos

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y

cultural pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del pas.
Podra decirse que las importancias de la conservacin del archivo para una
buena gestin empresarial se planifican en una serie de principios fundamentales
que se acogen perfectamente a lo establecido por ley Estos delineamientos o
principios serian en su orden:

Principio de institucionalidad e instrumentalidad:

Los documentos generados son un respaldo en la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural sino tambin en el campo de la justicia
constituyndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo
as en garantizadores de derechos y ncleos de informacin

Principio de responsabilidad
Los servidores pblicos son los responsables de la organizacin, conservacin, el
uso y manejo de los documentos. Que debe ser cumplidas tanto como por las
entidades pblicas y privadas con funciones pblicas para su mayor eficiencia en
la gestin.

Principio de direccin y coordinacin de la funcin archivstica

El gobierno ha designado al archivo general de la nacin como el encargado de
orientar y coordinar la actividad archivstica en las entidades del estado y las
vigiladas por este. Esta entidad ha sido designada para esta tarea teniendo en
cuenta que es una obligacin del estado proteger la riqueza cultural, propender
por una gestin transparente tal y como lo indica la institucin poltica del pas.
Principio de administracin y acceso
Deben proporcionarse las condiciones y aplicar y utilizar los sistemas
correspondientes para la organizacin y administracin de los archivos,
proporcionar igualmente el acceso a los documentos que l pblico solicite con las
excepciones de ley.

Principio de racionalidad
una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por
esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la produccin y manejo de
documentos, favoreciendo la administracin pblica, permitiendo as, no solo
descongestionamiento en las oficinas sino la atencin oportuna para quien
requiera consulta e informacin.
Principio de modernizacin
Es por ello que la modernizacin es parte de la organizacin y aplicacin del
sistema de archivos, as podrn cumplir con su funcin y se aprovechara mejor
este recurso. Son los documentos donde se ha registrado informacin, sea cual
fuere su soporte, los que pueden probar o testimoniar las actividades o gestiones
de un pas entero

Principio de interpretacin
Para la adecuada interpretacin y aplicacin de esta ley, el gobierno ha delegado
al Archivo General de la Nacin para la capacitacin y acompaamiento a las
empresas pblicas como a las privadas con funciones pblicas en la
modernizacin y organizacin de sus archivos. El sistema nacional de archivos
est constituido por rganos asesores, coordinadores y ejecutores. El gobierno lo
conforma con el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del
Estado en sus diferentes niveles de organizacin administrativa, territorial y por
servicios. Esto con el fin de que los programas de organizacin de archivos se
desarrollen no solo bajo los principios y polticas y normas ya establecidas, sino
para que esta operacin sea debidamente coordinada y descentralizada.
El objetivo del gobierno es que por medio de esta ley, su aplicacin y seguimiento
se logre conocer y controlar la informacin y sus soportes en todas las entidades,
pues bien sabemos lo que hoy en dia sufrimos a causa de la corrupcin, el no
poseer pruebas por falta de organizacin y control de los archivos ha impedido
que la ley se aplique a muchas personas que han realizado actividades corruptas
y en detrimento del patrimonio nacional.

CONCLUSIONES
Crear conciencia acerca de su importancia no solamente le compete al gobierno
nacional o a las empresas ya sean pblicas o privadas, nos compete a nosotros
tambin como ciudadanos responsables debemos contribuir para que este sueo
se cumpla La ley 594 del 2000 es muy clara en sus propsitos, presenta la
categorizacin de los archivos pblicos por su jurisdiccin y competencia, por
territorio, segn organizacin del Estado, pero es puntual cuando explica que
todos estos organismos estn obligados a organizar sus archivos.
Todos y cada uno de los profesionales en administracion archivstica debemos
saber cul es la situacin de los archivos en la empresa para la cual laboramos, si
an no se ha propuesto un programa de gestin documental, es nuestra
responsabilidad, con el firme propsito de ser propiciar un ambiente de orden.
Es muy importante para la vida laboral la sensibilizacin y capacitacin del
personal de la empresa, pues la administracin de la informacin requiere de la
importancia y las prcticas documentales adecuadas para poder brindar un
soporte bien estructurado para la empresa.
Todos somos actores importantes en el proceso de modernizacin de la
administracin documental de la institucin

Bibliografa

http://www.archivo.palmira.unal.edu.co/paginas/documentos/ley_594_2000.pdf

http://www.mundoarchivistico.com /? men=artculos id=290