ADMINISTRACIN

DEL TIEMPO

Rolando Saavedra Castro

Psiclogo Organizacional
 Mitos y Realidad
Mitos
Una buena administracin del tiempo
implica hacer cosas de manera ms
eficiente.
Son siempre ms las cosas para hacer
que el tiempo para hacerlas.
Algunas personas no pueden evitar
ser desorganizadas. La
desorganizacin indica debilidad y falta
de carcter.
Aquellos que organizan bien su tiempo
estn siempre ocupados y exhaustos.
Realidad
Buena AT implica decidir cmo
alcanzar las metas + importantes
de la manera ms efectiva.
Hay T suficiente para hacer las
cosas que son importantes.
Buen uso del T es una habilidad
que se adquiere. No genes, ni
personalidad, ni don espiritual.
Buen uso del T: menos activismo
ahorra mucha energa. Descanso
y la relajacin son importantes
para lograr ser efectivos.
 Si amas la vida
no malgastes el tiempo,
porque de tiempo
se compone la vida
 Qu es el tiempo?
Proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen
del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro.
(obvio no!!).
Es un recurso de caractersticas nicas:
No se puede comprar
No se puede alquilar
No se puede acumular
No se puede reemplazar
No se puede dejar de consumir
Hace falta para todo
No se puede tener ms
Ni menos
 292.000
20
5160
86 hrs.
10.75 das
2 semanas
vacaciones
 Pregunta clave:
En qu nivel

I Hacerme
estoy...?
Nivel 0. Me siento una vctima del entorno... No
cargo!! puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...

II Definir Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... inconsciencia

Adonde y por Pero an no tengo objetivos...! Sobrevivo...
donde ir!
PLAN
MACRO
Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido
continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...

III
Arrancar!!!! Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo
continuamente... Quiero vivir...!

IV Avanzar!!!
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero
Verificando y
siento que no me alcanza el tiempo... Intento
ajustando
vivir..!!
continuamente el
destino y el conciencia
camino!! Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento
que podra ser ms eficiente... Quiero vivir mejor..!!!
 La habilidad de
trabajar ms rpido
y realizar ms cosas
en menor tiempo
no constituye esclavitud;
constituye libertad
 Modelo Continuo
del Control
Ningn Control: Control Total:

- Preocupado - Feliz
- Frustrado - Realizado
- Triste - Capaz
- Enojado - Productivo
- Decepcionado - Motivado
- Baja autoestima - Alta autoestima
 Si yo no controlo
los eventos en mi vida
los eventos
me controlaran a mi.
 PREMISA 1:

Tiempo = Evento

Control de
los Eventos
 Crculo
Virtuoso
1: Control de los Eventos
2: Mayor Productividad
1 3: Mayor Autoestima

2
 Sntomas de la
locura de la urgencia
Se acaba la hora del almuerzo
Hablar con la boca llena
Fast-food
Comer en el escritorio
Los teclados
Barras cereal, yogurt, sndwich
Stress
Falta de cuidado personal (caspa,
dientes, aseo, ropa, piel, peso,
salud, etc.)
Mala alimentacin
Deshidratacin crnica
Menos horas de sueo
Vacaciones de fin de semana
Televisin las 24 horas
Servicios 7x24
Market 7x24
Tener que estar siempre
conectados
Ley de Darwin
Ladrones del tiempo.
-Charlas de caf -Retrasos -Temor a decir NO
-Agresiones -Vergenza, timidez -Temor a elegir
-Peleas -Impuntualidad -Preocupacin
-Quejas -Descoordinacin -Ira
-Interrupciones -Agotamiento -Envidia
-Aburrimiento -Estmulos externos -Comodidad
-Falta de objetivos aparentemente importantes -Encuentros casuales
-Enfermedades -E-mail, Msn, Facebook -Vagancia
-Preocupacin -Celular -Televisin
-Enojos -Stress -Fanatismos
-Continua postergacin -Desconcentracin -Flojera
-Inconsciencia -Mala planificacin -10 videos para el fin de semana
-Demasiadas horas de sueo -Objetivos incoherentes -Excesivo sol
-Insuficientes horas de sueo -No evaluacin del accionar -Excesivo espejo
-Viajes -Lo hago porque me gusta es -Excesivos trmites
-Telfono celular til, Qu tanto influye la cultura? -No cerrar ninguna puerta
-Telfono -Vicios, pecados, errores, olvidos -Clculo de tiempo no realista
-Procrastinacin (postergacin) -Preocupacin -Papeleo
-Arrumbar todo vs clasificar -Discusiones irrelevantes -Prioridades conflictivas
-Mala comunicacin -Descontrol -Lugar de trabajo desordenado
-Mis errores -Reuniones ineficaces -Fallas tcnicas
-Peticiones de compaeros -No escuchar -Falta de motivacin
-Indecisin -Falta de autoridad -Falta de procedimientos
-Actitud negativa -Metas poco claras -Errores de otros
-Correo sin valor -Esperar respuestas -Otros?...
-Actividades cvicas -Falta de autodisciplina
 Si usted quiere
ser sper-productivo,
hay determinadas
cosas a las que
tendr que renunciar.
 Antes = ordenado
Ahora = no ordenado
= Esfuerzo personal
Voluntad
 Nadie pierde
tiempo a propsito,
la prdida es
involuntaria
 PREMISA 2:

Tiempo mal invertido

= malas costumbre
Cambio de
Hbitos
 Matriz de AT
-Preparaciones contra reloj -preparacin, Planificacin
-Crisis -Creacin relaciones significativas
-Asunto crtico, apremiante -Aprendizaje
Importante
-Recreacin verdadera
-Reconocer nuevas oportunidades

MINIMIZAR 1 AUMENTAR 2
-Interrupciones -Trivialidades, Algunas llamadas
-Algunas llamadas -Desperdiciadores de tiempo
No -Contestar mensajes electrnicos -Conductas evasivas que distraen la
Importante
irrelevantes tarea
-Algunas reuniones -Mensajes electrnicos irrelevantes
-Muchas actividades populares Exceso de TV

REDUCIR 3 PARAR 4
Urgente No urgente
 Urgencia v/s
Prioridad
- La urgencia siempre ser ms
urgente
- Paradigma urgencista
- No metas a mediano y largo plazo
- Desocuparse de lo urgente.
PRIORIDADES
Los 7 hbitos de la gente altamente efectiva
- Proactividad
- Comenzar con un fin en mente
- Poner primero lo primero

Otorgar el valor
y orden cronolgico
apropiado
a cada evento
Prevencin y el Efecto
de Amplificacin

1 2
3 4
Elementos para AT
1.- Actitud Proactiva
2.- Establecer Objetivos
3.- Recordarlos Objetivos
4.- No Postergar
5.- Revisin de Actividades
5.- Incrementar Eficiencia
 Utilice regla 80/20
80% de sus logros
vienen del 20%
de sus esfuerzos.
Descubra qu
hace que ese 20%
sea tan productivo.
 Requisitos para
planificar metas:
1.- En lnea con mis valores.
2.- Son de tiempo definido.
3.- Definidas clara y especficamente.
4.- Son completamente mas.
5.- Son realistas.
 Metas a
largo plazo
1.- Tendemos a ir a la zona de confortabilidad.
2.- Necesidad de expandir la zona de confortabilidad.
Claves para utilizar
la agenda:
1.- Lista de que debo hacer hoy
2.- Darle valor o prioridad a cada tarea
(me gustara, debera, tengo que)
3.- Darle un orden numrico a cada tarea
4.- Traerla siempre conmigo
5.- Eliminar notas sueltas.
 El objetivo de la
Administracin del Tiempo
es la Paz Interna.
 ADMINISTRACIN
DEL TIEMPO
TCNICAS
Rolando Saavedra Castro
Psiclogo Organizacional
 1.- Minimice. Recuerde que son
tiempo dedicado a actividades de
mantenimiento medios, no fines.

Cuanto dedica a comer

Cunto dedica a cocinar
Cunto dedica a aseo
Cunto dedica a shopping
Cunto dedica a descanso
Cunto dedica a relax
Cunto dedica a tomar sol
Cunto dedica a jugar
Cunto dedica a limpiar la casa
Cunto dedica a mantenimiento del auto
Etc.........
 2.- Automotvese.

Desarrolle actitud positiva

Evite a las personas crticas
Evite criticar
Hable de lo bueno en el mundo
Auto-prmiese al completar tareas
Ayude a otros
Imagnese en la situacin deseada
Todo cambio comienza con un pensamiento
tcnica: visualcese
 3.- Primero lo primero

Cuento de La vasija y las piedras....

Defina prioridades
Diferencia claramente lo urgente de lo importante
Aplique la Regla de 80-20
Asegrese de no estar postergando algo de alta
prioridad... Solo porque no es urgente
Nunca pierda de vista las prioridades bsicas
Familia, hijos, salud, calidad de vida, educacin
 4.- Evite caer en el
perfeccionismo exagerado

No hay nada ms triste que una persona capaz, que

nunca hace nada
Porque nunca es suficiente
Critica a todo por su falta de perfeccin
No se da cuenta que su propio perfeccionismo le
impide alcanzar logros
Recordar que casi siempre lo perfecto es enemigo de
lo posible
Elimine la Procrastinacion
 5.- Tome consciencia de
los costos reales de las cosas

Cul es el costo de su tiempo?

Cul es el costo de ir al cine?
El costo de un departamento?
Qu prioriza? Ahorrar tiempo o ahorrar dinero?
No compre NADA que luego le cueste demasiado
mantener
No se deje llevar por el impulso consumista
No caiga en la trampa material
 6.- Maneje expectativas

Maneje bien las expectativas de quienes lo rodean

Nunca prometa demasiado. Mejor prometa poco y
exceda expectativas.
Si uno no maneja las expectativas de otros. Ellos
mismos las generarn a su propio gusto.
Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud. a
menos de estar seguro de luego superarlas.
 7.- Aprenda a decir NO

Aprenda a hacerlo sin agredir.

Sin ser desagradable.
Te agradezco mucho la invitacin. Eres muy
considerado, pero lamentablemente no podr ir
Gracias... Pero NO....
Es increble la cantidad de tiempo que muchas
personas pierden por hacer cosas a las cuales no se
atrevieron a decir NO!
Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.
 8.- Aprenda a reclamar

Aprenda a hacerlo sin agredir

Sin ser desagradable
Le ruego me disculpe, pero creo que a este plato le
falta..... Puede ser?
Disclpeme que lo interrumpa...
Seor, podra Ud. por favor aclararme este.....
Tengo un problema seor... Podra Ud. ser tan
amable de ayudarme?
Armar escndalo SI Y SOLO SI es imprescindible!
OJO: Nunca de entrada!
 9.- Elija a las personas
con que desea interactuar

Las relaciones no son obligatorias

Considere relaciones de ayuda
No pierda tiempo con gente no-compatible
Busque afinidad en la gente que lo rodea
Busque buenas influencias
Relacinese con gente que comparta sus objetivos
Genere redes de apoyo
 10.- Use To-do-lists!!

Haga to-do-lists diarias, al iniciar el da... Por escrito!

La importancia de escribir disminuye carga mental
Cuestione TODOS los puntos
por qu debo hacerlo?
para qu..?
y si no lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list definido
Orden ANTES de la ACCION!!
Mantener to-do-list separada para proyectos
 11.- Elimine hbitos que
provocan derroche de tiempo

Volver a dormirse Chateo en Internet

Charlas de caf Chisme
Programas sin valor agregado Excesiva TV
Charlas telefnicas sin objeto Manas
Cigarrillo, bebida, Hobbies tontos
Vicio del doble sentido Broma continua
Excesivo tiempo en cocinar, comer Shopping
Juegos de PC Mucho cine, DVD
Mucho ftbol en la TV Paseos
Viajes de placer Otros?...
 12.- Evite distracciones

Bloquearlas fsicamente
Encirrese si es necesario
Disee un lugar de trabajo productivo
Integrar todos los elementos necesarios
Haga lista de herramientas que necesita, trate
tenerlas todas en un lugar
Haga que su lugar de trabajo sea agradable
Establezca tiempo para no atencin de visitas
Asegrese momentos de aislamiento
No interrumpa, para no ser interrumpido
No acepte interrupciones gratuitas
rmese un lugar para estar en soledad
No acepte la charla automtica de otros
 13.- Delegue

No haga actividades para las cuales est

sobrecalificado.
Todo aquello que pueda delegar. Delguelo!
Recuerde que antes de delegar debe ensear
Solo resrvese actividades de su competencia
Delegue, o tercerice todo aquello que otro pueda
hacer
mejor Ej.: Cocina, Limpieza, Shopping, etc.
 14.- Sea siempre
puntual y exija puntualidad

Genrese una imagen de puntualidad

Empiece cumpliendo, para luego exigir
Si todos saben que Ud. es puntual. Se
comportarn puntuales con Ud.
Genrese una imagen de impuntual. Y todo el
mundo le har perder tiempo sin sentirse culpables
 15.- Trabaje duro para eliminar
sentimientos intiles.

Son una de las principales fuentes de prdida de

energa

Pre-ocupacin
Rencor
Enojo
Envidia
Miedo
Celos
Ansiedad
Etc
 16.- Aprenda a ir al grano

Mantenga el foco en las conversaciones

No permita cambio de tema sin razn
No permita que el otro se desve
NUNCA termine una conversacin sin resultado
Si el tema no se cerr, defina prximos pasos
 17.- Aprenda a utilizar
herramientas de
productividad personal
PC
Internet
E-shopping
Correo electrnico
Foros de discusin
Herramientas de mailing
PDAs
Agendas Agendas compartidas, Intranet,
Google Calendar
Telfono - Fax
Celular
Contestador
Etc.
 18.- Haga un buen
manejo de las reuniones

Minimice la cantidad de reuniones

Si una decisin la puede tomar solo, pues tmela
Llame a reunin solo si es realmente imprescindible
Asista a una reunin solo si es imprescindible
Prepare las reuniones con anticipacin
Defina los objetivos de antemano
Establezca hora de comienzo y fin
Genere una minuta
En la minuta, que nunca falte un plan de accin con
fechas y con responsables!
 19.- Aprenda a mejorar
su memoria.

No pierda tiempo buscando cosas o datos que ha

olvidado
Aprenda a recordar nombres, estadsticas, telfonos y
otra informacin bsica
Existen cursos y libros para efectuar este tipo de
aprendizaje.
Hay tcnicas en Internet
Es una habilidad bsica adiestrable!
 20.- Maneje eficientemente
la papelera

Manipule documentos una sola vez

Genere algn sistema de archivo.
En el trabajo y en su casa.
Se archiva ordenadamente. O se tira!
Tire inmediatamente lo que no sirve
No apile papeles
Minimice suscripciones a revistas y diarios
 21.- Aprenda a
comunicarse eficazmente

Hable y escriba con determinacin de ser comprendido

enseguida
Establezca objetivos para sus contactos
Mejore su forma de expresarse
Aprenda a adaptar su comunicacin a las otras
personas
No prejuzgue
Aprenda a escuchar
Aprenda a preguntar
NUNCA asuma. Clarifique!
 22.- Evite conflictos
interpersonales.

Contrlese
No agreda a nadie
Trate bien a todos
No critique
Sea amable
Salude y agradezca efusivamente. Siempre y en
todo lugar
Evite cualquier tipo de contienda legal
Evale costo-beneficio antes de generar un
conflicto
 23.- Maneje eficientemente
el e-mail

No enve ms e-mails que los que quisiera recibir

Sea breve
No genere conflictos por mail
Jams un e-mail negativo
Use el e-mail para desarrollar contactos positivos
No genere cadenas
No utilice copias en forma indiscriminada
Clasifique los e-mails apenas llegan
Borre inmediatamente los que no sirvan
No baje ningn archivo ejecutable (.exe .pif .com
.bat)
 24.- Haga buen uso del telfono

Concentre la realizacin de llamadas

Use contestador con altavoz
No atienda todas las llamadas (genere el hbito de
no ser interrumpido)
Establecer un tiempo fijo de no atencin de llamadas
Limite la duracin de las llamadas
Elimine hbito de colgarse al telfono
Cierre las llamadas
Utilice telfono manos libres
Utilice inalmbrico
Tenga detector de nmeros
Use el telfono. No deje que l lo use a Ud
 25.- Simplifique su vida personal

Evite aparatos sofisticados

No se entusiasme con chiches
Evite ropa cara
Evite influencia de la moda
Evite todo producto que exija demasiados cuidados
Evite productos que no pueda mantener
Evite salidas caras y sofisticadas
Evite muchedumbres
Evite filas
Haga trmites por telfono o Internet
Utilice dbito automtico
Limite sus pertenencias a las mnimas necesarias
 26.- Mantenga un
buen estado fsico y mental

Incluya momentos de relajacin en el da, breves

En da y hora fijos practique deporte
Tenga actividades variadas
Camine mucho
Duerma las horas necesarias, No duerma de ms
Tome MUCHO lquido
Elimine el alcohol
Coma liviano. Siempre
Desarrolle alguna actividad artstica
Capactese continuamente
Evite el burn-out (sndrome del quemado)
 27.- Establezca rutinas
para las actividades continuas

Tiempo:
para pensar
para hacer
para descansar...

Establezca un plan semanal fijo!!!

 28.- Reduzca las malas rutinas

Automatice: utilice tecnologa avanzada

Delegue: en sus asistentes.

Elimine: no haciendo determinadas cosas; piense cmo

usar ese tiempo en forma ms provechosa.
 29.- Aproveche los
tiempos muertos

Siempre lleve encima algo til para leer

Siempre lleve encima un anotador para actualizar to-
do-lists
Utilice libros en CD o mp3 para viajes
Acostmbrese a nunca estar sin hacer nada; a menos
que realmente necesite descansar
 30.- Acostmbrese a aplicar el
procesamiento paralelo..!

Ordene tareas para lograr un mximo nivel

de superposicin
 31.- Encuentre el placer en el
proceso de hacer.

No deje que la urgencia por terminar una tarea lo lleve a

perder el placer de realizarla.
 32.- Pase ms tiempo con la gente y
menos con las cosas.

Una de sus funciones principales es maximizar el

valor de sus colaboradores.

Tome un 10% del tiempo que suele pasar frente a su

computadora y dedquelo a sus colaboradores.

En la planta baja se produce o entrega el servicio, es

ah donde las papas queman, su xito depende
directamente del contacto con este contexto
 33.- Tmese tiempo para mejorar su
calidad de vida.

Juegue para mantenerse joven.

Suee despierto
Lea para renovar su mente.
Ayude a quienes ms lo necesitan
Acercarse afectivamente a la gente que ama.
Rase para recuperar su equilibrio y reducir su estrs.
Desarrolle nuevas habilidades para seguir
exigindose.
Explore su espiritualidad para comprender la vida y
aceptar sus limitaciones.
 34.- Reserve una hora por da para
usted mismo.

Durante ese tiempo, que puede ser planificado en

conjunto con un ser querido, haga lo que ms disfrute
y lo que ms le recargue las pilas, y no lo que el
mundo le dice que debera hacer.
 ADMINISTRACIN
DEL TIEMPO

Rolando Saavedra Castro

Psiclogo Organizacional