Plan Institucional de Archivo

CQN1'MlQA. D&MRTAlllNTAl. DB...,.
A
Vnios por fa tmnspamrdiJ en elcontrole fa Bestinfisco!
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015
Villavicencio
CONTRALORIA D&PMTAJI&NTAl OSL IIET.

Vnj[os por fa tmnspamJl:lJ en el contro[e fa gestinfisca[
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015 - 2024
CONTENIDO
1. INTRODUCCiN -3
11. CONTEXTO EXTRATGICO - 4
111. VISiN ESTRATGICA - 5
IV. OBJETIVOS PINAR -6
V. IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS -7
VI. PRIORIZACIN DE ASPECTOS CRITICOS CON LOS EJES ARTiCULADORES -8
VII. PLANES -13
VIII. MAPA DE RUTA - 20
IX. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y MEDICiN - 21
ANEXOS
DIAGNSTICO INFRAESTRUCTURA FlslCA
RESULTADOS ENCUESTAS
Elaborado por: Equipo Pinar
Fecha: 04 de noviembre de 2015

CONTRALORIA DePARTAMENTAL Da. META
VniOJ por fa tnurspmrr&ia en e[ controle fa 8estwnfiscal
1. INTRODUCCiN
El Decreto 2609 de 2012, en su artculo 8 seala que el Plan Institucional de Archivos

- PINAR, es un instrumento que permite planear, hacer seguimiento y articular con los
planes estratgicos la funcin archivstica.
En virtud de lo anterior la Contraloria Departamental del Meta formula el PINAR donde

se determinan los planes que se ejecutarn entre el 2016 y 2D24. Dicho plan contempla
el contexto estratgico, visin, aspectos crticos. objetivos, planes y mapa de ruta con el
fin de mejorar la gestin documental y funcin archivistica de la Entidad brindando a
clientes internos y externos acceso a informacin fiable de manera oportuna y
transparente.
eotnMlOA DEPARTAlENTAL DEL llETA
VnUfos por Ca ttrmspamu:ia en elcontrol d Ca gestinfiscal
11. CONTEXTO EXTRATGICO
Est concatenado con la Misin, Visin, Principios y Valores Institucionales y poltica de

calidad:
MISiN
La Contraloria Departamental del Meta ejerce de manera efectiva y transparente la

vigilancia de la gestin fiscal de sus sujetos de control y particulares que manejen
fondos o bienes del Estado, vinculando a la comunidad en el control de los recursos
pblicos.
VISiN
La Contra/ora Departamental del Meta, en el 2015, gozar de la confianza y

credibilidad de la comunidad metense por la efectividad y transparencia de sus
acciones en el control de los recursos pblicos.
POLlTICA DE CALIDAD
La Contra/oria Departamental de/ Meta garantiza transparencia, eficacia, eficiencia y

efectividad en el ejercicio del control fiscal a los recursos pblicos del Departamento del
Meta, con funcionarios competentes, mejoramiento continuo de los procesos y la
vinculacin de la comunidad en defensa del inters pblico.
eotmW.ORIA Dl!PARTAMaNTAL. Da MITA
Vnios por fa trrmspamu:ia en e(contra(e fa oestinfiscal
111. VISiN ESTRAT~GICA
VISiN ESTRATGICA PINAR:
En el 2024, La Contralora Departamental del Meta brindar informacin digital,

electrnica y fsica de manera oportuna y confiable a los clientes internos y externos, y
garantizar la conservacin y segurdad del patrimonio documental.
MISiN PINAR:
La Contralora Departamental del Meta ejecuta acciones archivisticas, garantizando

proteccin y acceso a la informacin digital, electrnica y fsca de manera eficaz a los
clientes internos y externos, como un mecanismo transparente de la gestin
institucional.
POLlTICA PINAR:
La Contralora Departamental del Meta se compromete a actualizar e implementar

procedimientos archivsticos que brinden proteccin, oportunidad y transparencia al
manejo documental fisico, electrnico y digital.
eotmW..ORIA DeMRTAlENTAL Da llETA
Vnios por 14 ~ en efcontmUe 14 Bestin fiscal
IV. OBJETIVOS PINAR
OBJETIVO GENERAL:
Adoptar 105 planes y procedimientos plasmados en el PINAR, con el fin de administrar
105 archivos, que garantice el acceso, proteccin, preservacin y disposicin de la
informacin de la Contralora Departamental del Meta.
OBJETIVOS ESPECFICOS:
1. Actualizar y socializar el Programa de Gestin Documental PGD, ajustndolas a

la normatividad vigente.
2. Actualizar, y socializar las Tablas de Retencin Documental-TRD ajustndolas
a la normatividad vigente
3. Elaborar protocolos y procedimientos del manejo documental fsico, electrnico y
digital para asegurar el acceso de clientes internos y externos a documentos
confiables e ntegros.
4. Mejorar 105 mecanismos digitales y electrnicos que permitan implementar un
sistema de informacin para la gestin documental.
5. Adecuar y mejorar las instalaciones fsicas
eotmW.QA DlPART.IIBtnAL DI!l. MSTA
VnUfos por fa trurupamrda en efcontro{<fe fa Besti/mjisca{
V. IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS

El equipo interdisciplinario de la Contralora Departamental de Meta defini los
siguientes aspectos crticos y sus riesgos asociados:
ASPECTO CRITICO RIESGO
Dificultad para ubicacin de la informacin

Incumplimiento en normas de produccin, preservacin y conservacin
documental
Prdida de documentos - informacin
Desactualizacin de
Repeticin de documentos
Tablas de Retencin
Documental - TRD. Prdida de la memoria institucional
Acumulacin de documentos en archivos de gestin y/o central
Produccin documental desordenada
Preservacin de documentos sin valores primarios o secundarios
Desorganizacin de los archivos
Deterioro de los documentos
Contaminacin ambiental por ausencia de condiciones normadas para
preservacin documental
Instalaciones locativas No se puede garantizar la proteccin y custodia del archivo

o de infraestructura No se puede garantizar las transferencias al archivo central por falta de
insuficiente e esoacio fsico
inadecuada
Riesgo de incendio e inundacin
Prdida de informacin por condiciones ambientales
Espacio insuficiente para el almacenamiento. Dificultad de movimiento
para ubicar informacin.
Sanciones Dar incumplimiento de normatividad
Prdida de informacin
Desoraanizacin de archivo
Desconocimiento del ciclo vital de los documentos gestionados
Fallas en la distribucin de documentos
Desactualizacin PGD Falta de control para verificar la inte'lridad de los documentos
Deficiencia en la administracin documental.
Falencias al momento de clasificar y relacionar los documentos

siguiendo los principios archivisticos del orden original y de
I orocedencia.
CONTMLOA DeMRT~ALDeL llETA
VnioJ por fa tnJtupatm&iII en elcontrol e fa Bestinfiscal
ASPECTO CRITICO RIESGO

Prdida de informacin
Acceso no autorizado a los documentos digitales
Falta de protocolizacin del Saturacin de la memoria de los servidores
documental fisico, digital y Alteracin de documentos digitales
electrnico. No se tiene identificados los usuarios de la informacin
digital, electrnica y fsica.
Desorganizacin de informacin
Incumplimiento de normatividad establecida.
Prdida de oportunidad en consulta y entrega de la
informacin.
Vulnerabilidad de acceso a informacin pblica clasificada.
No se tiene suficiente Dalio de hardware
infraestructura tecnolgica. Prdida de informacin almacenada en soportes
magnticos electrnicos y digitales
Prdida de la imagen de la entidad.
Obsolescencia en software, hardware y medios de
almacenamiento externos.
VI. PRIORIZACIN DE ASPECfOS CRfTICOS CON LOS EJES ARTICULADORES

Una vez identificados los aspectos crticos. se realiz la evaluacin del impacto que
tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores confrontndolos con cada uno
de los criterios de evaluacin.
Infraestructura Flsica 6 3 9 7 8 33
PGO desactualizado 7 9 10 7 8 41
Falta Protocolizaci6n
documentos
8 7 10 7 8 40
Deficiente
infraestructura 4 6 10 8 8 36
tecnolgica
TRD desactualizadas 7 9 10 7 8 41
TDTAL
32 34 49 36 40
)
@) caM1'Ml.0IU. Q&tMTAlENTAL DlLIETA

Vnios por fa trrurspamu;ia en eCcantro{e fa gestiDnjiscal
RESULTADOS DE LOS EJES ARTICULADORES TOTAL
PRESERVACION DE LA INFORMACION: Incluye aspectos como la conservacin y el

49
almacenamiento de la informacin
FORTALECIMIENTO y ARTICULACION: Involucra aspectos como la armonizacin de la
40
gestin documental con otros modelos de gestin
ASPECTOS TECNOLOGICOS: abarca aspectos como la seguridad de la informacin y la
infraestructura tecnolgica 36
ACCESO A LA INFORMACION: Comprende aspectos como la transparencia, la participacin y

34
el servicio al ciudadano y la organizacin
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS: Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la
normatividad, la polltica, los procesos, los procedimientos y el personal 32
ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRITICOS
ASPECTO CRiTICO TOTAL
Desactualizaci6n TRD 41
Desactualizacin PGD 41
Falla Protocolizaci6n Documental 40
Insuficiente Infraestructura Tecnol6gica 36
Insuficiente Infraestructura Flsica 33

'J
CONTRALOA DaPARTAMENfAL Da.IETA

Vrrios pur liJ ttIUrsptImI&i4 en eCcontroC fe liJ oestiJnjiscaC
------ CRlTICOS
!!
"
~ 0=
o
,.
"O
N
tO
e
~:g
Rle ti
!!
Cl~
",.,.
"O
--------
d~
o.~ ~D ~
10ENTlFI .5 'u; c),. ","
Bu: 150 " .... tim

~
""
EJES ARTICULADORES
""
~"o
Si "O a. .S
Administracin de archlvO$ "O
se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales,

funcionales v tcnicos. 1 1 1 1 1
Se cuenta con locIosl05 instrumentos archivfsticos socializados e molemantados. O 1 1 O 1
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluacin y mejora para la gestin de
documentos. 1 1 1 O 1
Se tiene establecida la nolltica de aestin documental 1 O O O O
Los instrumentos archivfsticos involucran la documentacin electrnica. O 1 1 1 1
Se cuenta con procesos y fluios documentales normalizados medibles. O 1 1 O 1
Se documentan orocesos o actividades de aestin de documentos. 1 1 1 O 1
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y
de archivo. 1 O O 1 O
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las
Doliticas v directrices concernientes a la aestin de los documentos. O 1 1 O 1
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de
archivo. 1 O 1 1 O
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTAOOS 6 7 8 4 7
--- OS CRlTICOS
E
-BB
,.No
"O
C)~ ~'~
e
:g~
m
~ '0 ;: :2
""~
~ua
E
o~
",.m
"O
------
0-=
lOEN 11 .5.;) m'8 E ~~o ","
"' .... 2o
EJES ARTICULADORES r o. u..e
m
""
~~g ,.
""
e"o
Administracin de archivos Si "O a. .5 -
"O
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos. legales,
funcionales v tcnicos. , 1 1 1 ,
Se cuenta con todos los instrumentos archivlsticos socializados e implementados. O 1 1 O 1
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluacin y mejora para la gestin de
documentos. 1 1 1 O 1
Se tiene establecida la polltica de gestin documental 1 O O O O
Los instrumentos archivisticos involucran la documentacin electrnica. O 1 1 1 1
Se cuenta con procesos y flujos documentales nonnalizados medibles. O 1 1 O 1
Se documentan procesos o actividades de gestin de documentos. 1 1 1 O 1
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documenlales y
de archivo. 1 O O 1 O
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las
pollticas y directrices concemientes a la gestin de los documentos. O 1 1 O 1
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de
archivo. 1 O 1 1 O
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS
6 7 8 4 7
i
CCNTRALQA DlPARTAMENTAL DEL lISTA

VnUfos por fa trrmsp<Jmr&II en eCcontro{efe Ca ButinfiscaC
===::::::=::::= ~
~
..,.
o C
'00
o CD
.:s ~
..,..
H~
CTOS CRITICOS <lB N
0= ",le
o~
.60 _ l?!'! 'ii ~ ~
~
/0
EJES ARTICULADORES
i
.
~LL
.
a.<l
0
LLoil
0 0
",0
~:.!l
","
.... fl
Acceso a I1 informacin
..,
~ ~..,
a. .6 ..,
0
~
Se cuenta con politicas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la

informacin. 1 1 O 1 1
Se cuenta con personal idneo y suficiente para atender las necesidades
documentales ~, de archivo de los ciudadanos. 1 1 1 1 1
Se cuenta con esquemas de comunicadon en la entidad para difundir la
imnortancia de la nestin de documentos O O O O O
Se cuenta con esquemas de capacitacin y formacin inlemos para la gestin de
documentos articulados con el n'lan institucional de canacitacin O 1 O O 1
Se cuenta con instrumentos archivlsticos de descripcin y clasificacin para sus
archivos. 1 1 1 O 1
El personal hace buen uso de las herramientas tecnolOgicas destinatarias a la
administracin de la informacin de la entidad. O 1 1 1 1
Se ha establecido la caracterizacin de usuarios de acuerdo a sus necesidades de
informacin. O 1 1 O 1
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnolgicas para
ontimizar el uso del nanel. O 1 1 1 1
Se tiene iriUilementada la estrate;;-ia de Gobierno en linea-GEL O 1 1 1 1
Se cuenta con canales (locales y en linea) de servicio, atencin y orientacin al
ciudadano. O 1 1 1 1
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 3 9 7 6 9
-------- A
IDENTI
CRlTICOS
~
~
ll
B
.5
~.!!
!LL
c=
.
..,o
N
l?!'!
.
a.<l
~
SN
'O~
.~
-=~
.. o
LLU~
~..,
C
Bg
B
C
i~8
Q)
~g'"
~
. rJ
S
.. 5
~s
o~
","
..,..
0
..
.... ;1
..,
0
--------------
~
EJES ARTICULADORES
S ~
Preservacin de la Informacin
"
Se cuenta con procesos y herramientas nonnalizados para la preservacin y
conservacin a largo plazo de los documentos.

,
1 , 1 1
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrando a otros sislemas de gestin.
O 1 1 1 1
Se cuenta con archivos centrales e histricos.
1 1 1 1 1
La conservacin y preservacin se basa en la normatividad, requisitos legales,
administrativos y tcnicos que le aplican a la entidad.

1 1 1 1 1
Se cuenta con un Sistema Integrado de Conservacin - SIC.
1 1 1 1 1
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamtento,
conservacin y preservacin de la documentacin fisica y electrnica.

1 1 1 1 1
Se cuenta con procesos documentados de valoracin y disposicin final.
1 1 1 1 1
Se tienen implementados estndares que garanticen la preservacin y
conservacin de los documentos.

1 1 1 1 1
Se cuenta con esquemas de migracin y conversin normalizados.
1 1 1 1 1
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio. 1 1 1 1 1
CONTMLOA DEPARTAMBnAL ....,..
Vnios por l tnmspamu:i4 en eCcontroCe loestwnfiscaC
-----
E~::"~TICU~:RES
Aa 8 Tecnol ieo.
TOS CRI11COS
IDE. . . . ~ ~
E
~
13:l
5
o.!!
~u.
.E
..,o
'"
0:'=
e '"
o-ti
N
..
..,'"m
e
:g~
tU~C
- 'a ~
u..ga
e.g
O
1:00
E
~ :l
'E ti .
~5~
lg ..,..'"
o~
..,::
oc'"
>-ti
'"
m
Se cuenta con polticas asociadas a las herramientas tecnolgicas que respaldan la

seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la informacin. 1 1 1 1 1
Se cuenta con herramientas tecnolgicas acordes a las necesidades de la entidad, las
cuales Dermiten hacer buen uso de los documentos. 1 1 O 1 1
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y pollticas de proteccin de dalos a nivel
interno v con terceros. 1 1 O O 1
Se cuenta con polticas que permitan adoptar tecnologlas que contemplen servicios y
contenidos orientados a gestin de los documentos. 1 1 1 1 1
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor
archivstico cumoliendo con los orocesos establecidos. O 1 O 1 1
Se enwentra estandarizada la administracin y gestin de la informacin y los datos
en herramientas tecnolgicas articuladas con el Sistema de Gestin de Seguridad de
la informacin V los procesos archivlsticos. 1 1 1 1 1
Se cuenta con mecanismos talicos que permitan mejorar la adquisicin, uso y
mantenimiento de las herramientas tecnolaicas. O O 1 1 O
Se cuenta con tecnologia asociada al servicio al ciudadano que le permita la
I participacin e interaccin. 1 1 1 1 1
Se cuenta con modelos para la identificaci6n, evaluacin v anlisis de riesQos. 1 O 1 O O
se cuenta con directrices de seguridad de informadn con relacin al recurso
humano, al entorno fisico y electrnico, el acceso V los sistemas de informacin. O O 1 1 O
------ SCRITICOS
h
E
0=
o
]
e!,! ~=~ .~
e
<>0
." o "'" :l
.5 :E OCo~m
:sE H:g
::
---------
IDENTI
"u. o-tl ~lla .... 5 f-~
o ",O0
EJES ARTICULADORES
Fortalecimiento y Articulacin
~
.E o- ~ ""
0 0 D,ga>
.5
La gestin documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado de
"
I planeac;n v cestin. O 1 1 1 1
Se tiene articulada la poltica de gestin documental con los sistemas y modelos de gestin
de la entidad. O O 1 O O
Se cuenta con alianzas estratgicas que permitan mejorar e innovar la funcin archivistica de
la entidad 1 O O 1 O
se aplica el marco legal y normativo concerniente a la funcin archivstica. 1 1 1 1 1
Se cuenta con un Sistema de Gestin Documental basado en estndares nacionales e
internacionales. 1 1 1 1 1
Se tienen implementadas acciones para la gesti6n del cambio.
1 1 1 1 1
Se cuenta con procesos de mejora continua. 1 1 1 O 1
Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicadn de la funcin
archivistica de la entidad. 1 1 O 1 1
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las reas frente a los
documentos
1 1 1 1 1
La atta direccin est comprometida con el desarrollo de la funcin archlv/stica de la entidad.
1 1 1 1 1
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS
8 8 8 8 8
@) CONTRALoRIA DEPARTAMENTAl DEt.IlETA
'Unidos por fa tnznspamraa en ef controle fa gestinfiscal
VII. PLANES
NolTilre AC1U'\UZAClN OB. PROGRAMl\ l:f' GESOON OOCUw.ITAl (FUD)
Objetivo: Actualizar y socializar el Prograrra de Gestin [):)currentel PGD, ajustado a la norrretividad vigente.
Alcance: ti H'ograma de Gestion Cbcurrental de la I,;OntraJona uepartamental del Meta !"\jO UAVI, Inicia con la identificacion de las necesidades existentes relacionadas
con la illllerrentaeirl y rrenejo de la Gestm Cb::urrentaJ, que a travs del Corrit nterno de Archivo se forlTlJlan las estrategias. objetivos, planes de rrejorarriento y definicin de recursos con el fin de actualizar,
socializar e i"1JJerrentar la gestin documental al interior de la entidad relaCionada con procesos tales COrrtlla produccin o recepcin, la distribucin, le consulta, le organizacin, la recuperacin y le disposicin final de
los documentos.
Responsable del Aan: Archivo Cantral y Gestin Documental, Secretaria General, ColTit hterno de Archivo
Fecha de
ACTIVIDAD ResponsabJe Fecha Final E'ntregable Observaciones
Inicio
capacitacin y sencibiliZacin a todos los capacitaciyar mnirro el 80% de los
Secretaria General y Corrit hterno de Archivo 1/0412016 30112/2016 Funcionario Capacitados
funcionarios sobre el FGD. funcionarios
Revisin y anlisis de la situacin actual de la Conit nterno de Archivo apoyado de los duei'\os de
110412016 30112/2016 Oagnstico Gestin docurrental CO\1
gestin documental procesos
~lementacin del procedmenlo de Unidad de
Corrit hterno de Archivo apoyadO de los dueos de h'plerTentacoo de la Unidad de
correspondencia o ventanilla unica ajustada a 110612016 3011212016 funcionario para ventanilla nica
procesos, funcionario ventanilla unica correspondencia o ventanila nica
la norlTBlividad vigente.
ntegracin del Aan de Tablas de Retencin Verificacin lT'ediante rnJestreo del

documental con el Procediniento para la eAlTit hterno de Archivo 110112017 3010712017 los docurrentos prodlA;idos con las
produccin documental tablas de retencin establecidos.
ntegracin de los planes de Protocolizacin, Verificacin del flujo que cul11)le la

Corrit hterno de Archivo apoyad<J de los duei'\os de
TDR unidad de Correspondiente con el plan 1108/2018 3011112018 inforrm.cion fiaca, digital y
procesos, funcionario ventanilla nica. sisterres
Tecnolgicos electrnica en la entidad.
VerrflCacion fisica en el espacio

Procedimento para la organizacin y consulta dispuesto para la organizacin de los
Corrit H:erno de Archivo apoyado de los duei'\os de
de documentos 1/0212018 30112/2018 documentos
procesos
Baboraci:ln tablas de valoracin documental Tablas de valoracin e kwentario
documental.
Pl'ocedirriento para la organizacin ~lementacion del Sistema ntegrado

Alta Oreccin y CorTit Interno de Archivo 1/0212018 3011212018 Revisin segn TCR
conservacin y elirrinacin de docurrenlos de Conservacin
Revisll y/o actualizacin trianual de las Revisin y Actualizacin segn las

Corrit nterno de Archivo 30/11/2020
Tablas de RetenciOn Oocumental nomas que regulan el ten'e
(~
@) CONlRALQRIA DEPARTAME.NTAL Del. META
Vnios por fa transparencia en elcontro(t fa gestinfisca(
NOCADORES
NCCADOR NJK:E SENlllO tEfA
capacitacin 'J sencibilizacin a lodos los NO fLH1cionarios capacitados

Creciente 80%
funcionariOs sobre el PGD. N"0 funcionarios de la entidad
Revisin y anlisis de la situacin actual de la

Diagnstico para la actualiZacin PGD Qeciente 1
gestin docurrentaJ
Integracin de! Aan de A"otocolilacn

docurrenlal con e! R"ocedilTiento para la
produccin documental
hlegracin del Aan de Tablas de Retencin
docu","ntal con e! Aucediniento para la
produccin documental
~lementacin del procedirriento de l...nidad de
correspondencia o ventanilla unica ajustada a
la norli'8widad vigente. NO de procedinientos integrados
htegracin de los planes de A"otocolizacin, creciente 6
NO de procedlmentos estableCidos
TDR. LNdad de Correspondiente con el plan
Tecnolgicos
f1"ocedirriento para llII organizacin y consulta
de docurrentos
A"ccedirriento par. ~ organizacin

conservacin y eJirrinecin de docurrentos
REClJlSOS
lro CARACTffiJSTlC'AS OBS_AClQNES

FlNANCmA
En la sctualidad no se cuenta con un Frofesional en archi....stica,
R"ofesional COIl ttulo en archivistica, y experiencia
RECURSO fUlAOO perrTanente necesario peara apoyar la gestin archivlstea . 28'SOO.000 +18'000.000
COlTllrobada en el termo
Adiciona\n'ente se requiere un tcnico para ...entani\la nik:a.
Inventario de infraestructura y arquitectura tecnolgica que nos
Apropiaciones establecidas en 1. Gastos de
perrman adecuacin, i01llerrentacin e integralided entre los diferentes
RB;URSO FNANClERO Funcionaniento, 1.2 Gastos Generales, 1.2.1 Adquisiciones
software existentes para los diferentes procesos sdrrinistrativos y
de Bienes ylo 1.2.2 Adquisicin de ServiciOs
rnsionales
.....
--!:'
@) CONTlW.ORIA DePARTAMENTAL DEL META
Vnios por fa transparencia en elcontrole fa nesliDnfiscal
Nombre: ACTUALIZACiN DE LAS TABLAS DE RETENCiN DOCUMENTAL (TRD)
ObjetilA:l: Actualizar y socializar las - TRO, ajustndolas a la nol1TlatilJidad vigente.
Alcance: Va desde el anlisis de las TRD "';gentes hasta la actualizacin, socializacin e implementacin de las mismas por los funcionarios responsables del manejo documental en
la ContraJona Departamental del Meta.
Responsable del Plan: Comit wloracin documental (responsable de archi\O. Asesor jurdico, funcionario de planeaci6n, y el responsable de la seccin o subseccin)
Fecha de
ACTIVIDAD Responsable Fecha Final Entregable Observaciones
Inicio
Oesignar los funcionarios del comit de Resolucion creando
Contralor Departamental 1/1112015 30111/2015 Equipo interdisciplinario
valoracin documental comit
Relacin de series "J
Correccin y organizacin alfabtica de
Profesional Especializado 1/02/2016 3010612016 subsenes de la CDM, en Profesional idneo
series y subseries
orden alfabtico
Anlisis, descripcin y organizacin de Com it de wloracin documental y Propuesta TRO, ante Las fichas de series y sub series,
series y sub series, ajustadas a resposable de la seccin y subseccin 1/07/2016 3010612017 Comit Intemo de guardan relacin con el Plan de
normati~dad \/igente. respectiw Archi\(). protocolizacin documental
lRO, aprobadas por
Presentacin de TRD, ante Comit Interno Comit de wloraci6n documental y
1/07/2017 3011212017 Comit Intemo de
de Archi\O Departamental. Comit Intemo de ArchilA:l
Archi\O
Inscripcion de las TRO, en el "Registro
nico de Series Documentales, RUSO" de TRO, inscritas en el
Ingeniero de Sistemas 1/01/2018 3010512018
Archiw General de la Nacin RUSO
Implementacin.
INDICADORES
INDICADOR INDICE SENTIDO META
Elaboracin Resolucin creacin Comit Resolucin fijo 1
Relacin de series y sub series N Series v subsenes correaidas v oraanizadas alfabticamente! "lOO Creciente 100%
Anlisis y descripcin de series y N fichas realizadas! "100
Creciente 100%
subseries Total fichas CDM
Registro series y sub series. Registro de series y sub series en el RUSD fijo 1
Tablas de Retencin Documental lRD aprobadas Fijo 1
RECURSOS
llPO CARACTERlSllCAS OBSERVACIONES RECURSO FINANCIERO
Profesional en archi'olstica, para
Se necesita un profesional idneo con experiencia en el
RECURSO HUMANO capacitar y apoyar el proceso de la 6,000,000
tema.
implementacin de las TRD,
'.~
@) eoNTRAl.ORIA DEPARTAMENTAL. DEL META
Vnios por fa t1"ansptJrencia en ,(contro(e fa gestnfisca(
Nombre:PLAN PROTOCOLIZACluN MANEJO DOCUMENTAL

Objetivo: 3. Elaborar protocolos y procedimientos del manejo docllTlental flsico, electrnico y digital para asegurar el acceso de clientes intemos y extemos a documentos
confiables e integros.
Alcance: Va desde el anlis de la produccin de los documenos hasta su disposicin final.
Responsable del Plan: Comit valoracin documental (responsable de archlloO. Asesor juridico, funcionario de planeacin, y el responsable de la seccin o subseccin)
ACTIVIDAD Responsable Fecha de Inicio Fecha Final Entregable Observaciones

Determinar los documentos que se
Procedimientos o instructiloOS y
requieren protocolizar
~chas, para elaboracin y
Profesional en archillistica . Comit
Documentar procedimientos tendientes 1/07/2017 30/1212017 disposicin final de los
de valoracin documental
a mantener las caractersticas fisicas y documentos priorizados por el
funcionales del documento de archiloO comit
Implementar los procesos y

procedimientos tendientes a mantener
las caractersticas fisicas y funcionales
Socializacin e implementacin
del documento de archiloO
Comit Intemo de ArchiloO 1/0212018 30/05/2018 de los procedimientos o
Ajustar los procesos e nstructiloOs de
instructiloOS modificados Los procesos, fichas, y
acuerdo a las politicas y directrices del
procedim ientos se ajustan
ArchiloO General de la Nacion y del
peridicamente
Ministerio de las nc.
INDICADORES
INDICADOR INDlCE SENTIDO META
Proccedimientos, instructiloOS y fichas
Documentos aprobados creciente 100%
aprobados
Socializacion documentos Nmero de funcionarios socializadosiTotal de funcionarios planta creciente 80%
RECURSOS
npo CARACTERISnCAS OBSERVACIONES FINANCIERO
Profesional en archillislica - Comit Se requiere un profesional idoneo, de dedicacion completa para el
RECURSO HUMANO 28,800,000
de valoracin documental rea de gestin documental
"
~
@) CON11W..ORIA DEPARTAMENTAL DEl META
Vnios por fa tTanspamu:ia en ef contro[t fa gestinjisca[
Nom br.: PLAN TB::NOLOGICO

Objetivo: IIv1ejor8r los mecanismos digitales y electrnicos que perrTitan irrplementar un sistema de inforrracln para la gestin documental.
Alcance: Desde el diagstico de la infraestructura tecnolgica hasta la i~lerTentacin de las herrsnientas necesarias
Responsable del Aan: Secretaria General, Corrit de Archivo, Oficina de Sistemas
ACTIVIDA.O ~.ponsabl. Fecha de Inicio Fecha final Entregable Observaclone.
Diagnstico de la infreaestrutura Docurrento que evidencie el
tecnolol6gica actual, en relacin AlrTJecen,Sisterras 04_abr_16 201102016 estado de la infraestructura
con la funcin archivistica tecnolgica
Identificar el softw are y hardware
que cUl"f1:)la con Jos
requerirrie ntos, segn AlrTBcen. Sistemas, Asesora de planeacin, seleccin de softw are y
16-oct-16 05-oct-16
norrreti.... k:Jad en la gestin de los Secreteria generel hardware
docurrentos digitales y
electrnicos
Capacitacin en la gestin y
Capacilacin al encargado al
adrrinistracl6n del sistema de Sisterres, Secretara General 02-feb-17 12-jun-17 Cartificado de asistencia
enclilrgado de sistel'TEls
informacin
IrTplerrentar el sistema de
inforrreciOn para la gestin Sisterres, secretaria General 2O-jun-17 31-dic-17 Softw are ins talado
docurrental electrnica y digital
capacitacin en la operacin del Almacen, Sistemas, Asesora de planeacin, lista de asistencia de los
02-jun~16 03-abr18
sistema de informacin Secretare general funcionertos
RealtZar ajustes en la plataforma
tecnolgica, segn norrretl.... k:Jad Decreto 103 de 2015, ley 1712
AirnElcen, Sistemas, Asesora de planeacin 04-sep-1B 31-dic-24 Oocurrento de seguiniento
para la gestin electronica y digital de 2015
de los documentos
INDICADORES
IMJlCAOOR IMJlCE SENTIDO META
Softw ere irrplerrentado herramientas tecnolgicas soDcitadesfherrerrientas tecnolgicas irrplerrentadas Rjo 1
Oocumantos publicados nmaro de docul'T'entos publicados/nurrsro de docurrentos solicitados Creciente 100%
RECURSOS
TIPO CARACTa:tISTICAS OBSERVACIO~
ANANClERO
se debe adquirir un ser.... k:Jor para alojar el sistema de informacin,
Tecnolgico Equipo ser.... idor puesto que con los equipos que cuenta la entk:Jad no tiene la $ 5,000,000
capacidad suficiente.
Tecno~ico Equipo ....entanilla n;ca Equipo para el pesto de .... entenilla nica. escanner e i~resora $ 3,500,000
Capacitacin en en la adrrinistracin, gestin instalacin del sistema de

Formacin Capacitacin tcnica $ 4,000,000
informacin para 2 funcionarios
Profesional de sistemas para la Instalacin

configuracin y gestin tecnica del sisterre
Humano de informacin, profesional con $ 23,532,000
conocirrientos en gestin docurrental para
integrar el siStema de informacin
~
+J
@) CON1lW.ORfA DEPARTAMENTAL DEl. META
VnUfos por fa transparencia en

ercontrolle fa gestinfiscal
_re: PlAN r.EJORAMENTO INFRAESlRUCTURA ARCHIVO INSlTTUCIONAL

Objetivo: Adquirir, rrejorar y adecuar las instalaciones fsicas utilizadas para los archivos de gestin, central e historico de la C.O.M
Alcance: Desde el diag6stico de la infraestructura fsica y aspectos criticos hasta la contar con la infraestructura requrida segn la norma archivistica
Responsable del Aan: Secretaria General
ACTIVIDADES y TIEMPOS
RESPONSA
No. ACTIVIDAD FECHA INICIO FECHA FINAL ENTREGABlE OBSERVACIONES
BlE
Verificar con el A.I.M. si

realmente existe proyecto
Solicitud de opciones de nue\Os espacios acordes de cans trucci n del
1 Grupo PINAR Febrero 01- 2016 Febrero 28 - 2016
para preseMlr la documentacin a la Gobemacion Archivo Departamental
para solicitar espacio
requerido.
2 Adecuacin y dotacin de los espacios de los archi\Os de gestin y central
Control de filtraciones con impermeabilizante nov-15 dic-15
...J
1
i? Mejoramiento superficies, estuco, pintura nov-15 dic-15
Z
w Mejoramiento e independizacin red elcrica
Secretaria Contratacin
existente, Cambio de luminarias, balastos existentes Marzo 01- 2017 Mayo 01 - 2017 Contratacin externa
O General Adecuacin Espacios
>
I Suministro e instalacin de Equipo split con
Mayo 01 - 2017 Julio 01 - 2017
ti: instalaciones
Sistema de alarma contraincendio cambio de Septiembre 01 -
extintores ,,osto 01 - 2017
2017
w
Oz Control de filtraciones Con impermeabilizante nov-15 dic-15
CIl{)
0 Mejoramiento superficies, estuco, pintura Secretaria Contra taci n -
>1
-CIl nov-15 dic-15 Contr a ta ci n externa
IW General Adecuacin Espacios
<9 Mejoramiento estanterias 5eptiembre01
a: ,,osto 01 - 2017
2017
Do
@) eotnRAlORlA DePARTAMENTAL DEL META.
Vnios por fa transparent:iJl en elcontro(de fa Bestwnfirca(
INDICADOR
No. Indicador ndice sentido meta
Solicitud de opciones de nuelKls espacios acordes Espacio requerido Gobernacin / Espacio asignado
1 Creciente 100%
para preservar la documentacin a la Gobemacin
~
CDM
2 Adecuacin y dotacin de los espacios de los archilKls de gestin y central
Control de filtraciones con impenmeabilizante
..J
i?
1
Mejoramiento superficies, estuco, pintura
z Mejoramiento e independizacin red elcrica
w

NmerQ de actividades realizadas!
existente, Cambio de luminarias, balastos existentes Creciente 100%
O Nmero deactividades programadas
> Suministro e instalacin de Equipo splil con
J: instalaciones

oc
Sistema de alanma contraincendio- cambio de
extintores
w
Cl
Z
Control de filtraciones con impenmeabilizante
(1)-0
01 Nmero de actividades realizadas!
~r.n Mejoramiento superficies, estuco, pintura Nmero de actividades programadas
Creciente 100%
J:w
~t!l Mejoramiento estanterias
RECURSOS
npo CARACTERISnCAS OBSERVACIONES
Se debe contratar la remedelacin y suministro e instalacin de

Disponibilidad presupuestal
RECU equipos anexos a las instalacioens ti sicas de la CDM para
Financiero Mantenimiento y adquisicin
RSOS mejorar las condiciones de la infraestructura tisica de los
elementos
depsitos de archilKls de la Entidad.
~
@) C<)NTRALOA DEPARTAMENTAl. Da. META
Vnios por fa transpmnd4 en efcontrorde fa gestinfiscor
VIII. MAPA DE RUTA
;~~,iW~\'ii~. Mediano Plazo Largo plazo
' '1A\';>'
' ............
~(\',
~.',
'> ..~
: ,-.~~"""#;'r.' ,~.',
~ 2018 I 2,019 12020 I 2021 I~22 I2p2.31~
PLAN ACTUALIZACIN TRD
PLAN ACTUALIZACIN PGD
PLAN PROTOCOLIZACIN MANEJO

DOCUMENTAL
PLAN TECNOLGICO
PLAN MEJORAMIENTO
INFRAESTRUCTURA ARCHIVOS
).-l
O
@) CON11W.oRfA DEPARTAMENTAL DEl META
Vnios por fa transparerrd4 en efcontro[ di fa aestWnfisca[
IX. HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO Y MEDICiN
Resolucin creaein COrrit Valoraci6n Entrega documento

dic.
Documental
100%ICorreccin y organizacin alfabtica defTOO%
Relacin de 5erie& y sub serie!!> 100% 100%
de las series y sub series da la CDJl
Anlisis y desCripcin de series y 100% Analizar '1 definir el 100% de las secciones
100%
@ subseries de la COM. (Bmestrel2 secciones)
las TRe. aprobadas por el Comt Interno de
~ RegistrO series y sub series. 100%

100%IArChiYO se presentan ante el Consejo
Departamental de Archivo para su
convaldacin y registro
La capacitacin a funcionarios, se debe
realizar con las TRD convalidadas y mediante
Tablas de Retencin Documental
acto IIdl1Wlistrativo se ordena su
il'llJlementacin.
capacitacin y sencibiliZacin ti todos los
1.00 Dos jornadas de capacitacin al afio
I
funcionarios sobre el PGiD.
Revisin y anlisis de la----situacin actual
1.00 3
de la gestin documental
Integracin del Aan de FtotocOfiZaclOn
documental con el Procedirnento para la 1.00
% produccin documental
-Q
lrqJlementaci6n--del procedllTiento de
Ulidad de correspondencil o ventanlla
unica ajustada a la normativldad vig.ente.
1.00
~ ntegraci~del A-an de Tablas de
I~ Retencin
Procedimiento
docummtal
documental
para la
con
produccin
el
Integracin de loa planee de

g Ftotocolizacin, Tr::R, Ll'ldad de
Correspondiente con el plan Tecnolgicos

Ftocedirril;lnto para la organizacIn y
~ consulta de documentos
FtocedilTiento para la organIZacin
conservacin y elirrinacln de
~ documentos
1,\
@) CONTRAlOA DEPARTAMENTAl DElIIITA.
Vnids por fa tnznsparma en elcontrole fa gestinfiscal
-o
~ Oocurrentos aprobados - 100% 100%
2~
:,\0
"-0
O
Sociallzacion docurrentos 100% 100%
8
;
Softw are ilrplerrentado
"9
O

1 weta escogida segun el decreto 103 de 2015
IV ley 1712 de 2014 por el cual se estipulan y
~ [):)currentos publicados 14 14\ 28
26 clasifican 106 dOCURlantos para la publi.cacin,
"
manipulacin y acceso pblico
Control de filtraciones con
impermeabilizante
Mejoramiento superficies, estuco,
<5
; pintura
:
Control de filtraciones con
Ci::J impermeabilizante
1
U Mejoramiento superficies, estuco,
::J
a: pintura
;
u.
;
Mejoramiento e independizaci6n
red elcrica existente, Cambio de
luminarias, balastos existentes
Suministro e instalacin de Equipo
~
split con instalaciones
Sistema de alarma contraincendio
cambio de extintores
Mejoramiento estanterias
~ ,)
'1
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
Unidos por fa transptUllnda en el control e fa gestinfiscal
DIAGNSTICO INFRAESTRUCTURA
ARCHIVOS DE GESTiN Y CENTRAL
El proceso de diagnstico de la infraestructura de archivos gestin y central de la

Contralora Departamental del Meta (CDM) se realiz en 4 etapas:
1. Encuesta a responsables de secciones y sub secciones de la CDM segn

Tablas de Retencin Documental (TRD) vigentes.
2. Verificacin y medicin de reas destinadas a archivos de gestin y central

cuantificacin de volmenes de documentos.
3. Identificacin de condiciones medioambientales de las reas de archivo y

descripcin de estantera utilizada para el resguardo de los documentos.
4. Conclusiones.
1 Etapa. Resultados Encuestas
En cuanto al criterio de condiciones ambientales, los dos porcentajes mayores 67% y

58%) se refieren a reas libres de polvo y a jornadas de limpieza peridicas,
respectivamente, sus resultados evidencias la necesidad de realizar limpiezas con
mayor frecuencia en las reas de archivos de gestin y central.
En el criterio de espacios para archivos de gestin, el 42% afirman que los estantes
y/o archivadores no tienen las medidas requeridas para facilitar el manejo de los
documentos que ah reposan, frente a un 58% de los encuestados que consideran
que los espacios y estanterias s responden a los requerimientos.
Con relacin al criterio de seguridad e integridad documental, el 42%, aseveran que

existe riesgo e inseguridad de sustraccin y/o manipulacin de los documentos por
personal no autorizado, frente a un 58% que considera que los documentos
archivados si estn seguros.
El criterio de cumplimiento de normas archivsticas, con un 50%, los encuestados

informan que en sus expedentes no manejan carpetas desacificadas y un 67% de
ellos indican que no tienen TRD actualizadas.
Carrera 34 W 35-38 Barzal Bajo - Telfono 670 4141 - Fax: 6704074 - Linea de Quejas y Reclamos 01
8000918628 - e-mail: despacho@contraloriameta.qov.co - Villavicencio-Meta.
VnUfos por fa tnJ~ en el contro[<fe fa gestinfisca[
2 Etapa. Medicin de reas destinadas a archivos de gestin y central,

cuantificacin de volmenes de documentos y
3 Etapa. Identificacin de condiciones medioambientales de las reas de archivo y

descripcin de estanteria utilizada para el resguardo de los documentos.
Archivo Central:
El archivo central est conformado por dos espacios ubicados en dos niveles en la
parte posterior del edificio de la Contraloria Departamental del Meta.
El rea del primer nivel cuenta con una extensin de 9.98 M2, contiene 12 secciones
de estantera doble tipo rodante.
En el segundo nivel se tene un rea de 23.16 M2, contiene 10 secciones triples de

archivadores tipo rodante. (ver cuadro resumen).
La ocupacin de estantera del archivo central ya tiene copada su capacidad de

almacenaje, por lo que se debe priorizar dar solucin a esta problemtica.
Archivos de gestin:
Estos archivos estn conformados por estantera tipo rodante ubicados en los
pasillos del tercer y qunto pisos, los cuales son compartidos por diferentes
dependencias. as mismo, esta clase de archivadores rodantes estn ubicados en
algunas reas de trabajo.
Tambin se cuenta con estanterias fijas metlicas con cinco entrepaos cada una.
ubicadas en las diferentes dependencias. En las reas de Planeacin, y Despacho
se localizan archivadores para folder tipo A-Z.
En el rea de Sistemas se utiliza una repisa colgante para almacenar documentos en

medio fsicos y digital.
Las reas con mayor deficiencia de espacio para archivar documentos son las de
Contraloria Auxiliar de Auditora y Control Fiscal Participativo como tambin la de la
Contralora Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jursdiccin Coactva, y Despacho.
Carrera 34 W 35-38 Barzal Baio - Telfono 670 4141 - Fax: 670 4074 - Linea de Quejas y Reclamos 01
8000918628 - e-mail: despacho@contraloriameta.gov.co - Villavicencio-Meta.
'Unios por {, InJnspater1C4 en er contro(e {, aestinfiscaf
En el cuadro de diagnstico infraestructura por secciones y sub secciones se

encuentran relacionadas las medidas de cada una de las reas, asi como el clculo
de volmenes de estantes para cada una de ellas. Incluye registro fotogrfico.
OBSERVACIONES de las condiciones medio ambientales de los espacios

destinados a archivo.
El archivo central, cuenta con un rea de 33.14 M2 de igual manera al aplicar

el clculo segn la norma se evidencia un dficit de 150 M2.
Los archivos de gestin de la CDM cuentan con un rea disponible 69,S M2.
teniendo en cuenta el volumen encontrado de los documentos ahi
depositados. Con los clculos realizados con base en la Norma NTC 5029 y
Acuerdo 49 de 2000, existe un dficit de 33,5 M2
Las cajas en los archivadores rodantes se ubican de manera transversal y no

en el sentido vertical en que se deben colocar de tal manera que se
desperdicia un 50% del rea til de los archivadores.
Las reas de archivos, central y de gestin presentan filtraciones y humedad

en paredes, especialmente las que colindan con vecinos del edificio o por
capilaridad del terreno en el primer piso.
Los materiales usados para techos y pisos no son ignifugos ni poseen alta
resistencia mecnica y de desgaste mnimo a la abrasn por lo tanto
representan riesgo de incendio.
El rea de archivo central es susceptible a alteraciones de tipo biolgico,

fisico y qumico, por cuanto existe falta de control en la temperatura ambiental.
El archivo central es utilizado como almacenamiento de materiales de limpieza

y otros, propios de almacn.
Se encontr exceso de polvo sobre los documentos por la falta de limpieza.
Carrera 34 W 35-38 Barzal Bajo - Telfono 670 4141 - Fax: 6704074 - Linea de Quejas y Reclamos 01
8000918628 - e-mail: despacho@contraloriameta.gov.co - Villavicencio-Meta.
Vnfos por ltratlSpllmld4 en ef controre laestin jiJcar
4. CONCLUSIONES:
Teniendo en cuenta los resultados de dficit de espacio para los archivos de

gestin y central, unido a lo preceptuado en el Acuerdo 49 de 2000 del Archivo
General de la Nacin donde se determina que el crecimiento documental debe
ser de acuerdo con los parmetros archivsticos que establezcan los procesos
de retencin y valoracin documental se hace indispensable la consecucin
de un espacio adicional que cumpla con los estndares requeridos para el
manejo de los documentos de archivo central.
Se necesita gestionar la disponibilidad de un rea adicional destinada a

archivo central con capacidad de minimo 200 M2. con las condiciones que
garanticen el cumplimiento de las normas emanadas por el Archivo General
de la Nacin.
Las unidades de conservacin requieren un programa de limpieza en seco y

para el efecto se deben emplear aspiradoras.
Los materiales utilizados para pinturas o adecuaciones en general de las

reas de archivo central debern poseer propiedades ignfugas y se debe
cuidar de evitar el desprendimiento de sustancias nocivas sobre la
documentacin.
Falta control de la temperatura, humedad relativa y proliferacin de caros,

insectos y roedores para evitar el deterioro prematuro de los documentos.
Se deben adaptar los entrepaos de los estantes metlicos de los archivos de
gestin y central para evitar el desperdicio de espacio, tambin es
indispensable revisar y adecuar los espacios entre los mdulos del archivo
central ya que es insuficiente por lo que se dificulta la consulta y la
manipulacin de los documentos.
Para disponer de mayor espacio en los archivos de gestin, realizar el

cronograma de eliminacin y o disposicin final de los documentos segn las
TRD.
-----_._-
Carrera 34 W 35-38 Barzal Bajo Telfono 670 4141 - Fax: 670 4074 - Linea de Quejas y Reclamos 01
8000918628 - e-mail: despacho@contraloriametagov.co - Villavicencio-Meta.
--_
UCCION
.
O
~. -
- -
1000
...
llIIlGN081lCO ~ARCIIM)lI DE GiSliiOIii y CBI'i'IlAL
--
DESPACHO
RT......
9,9
_.iWJI! -.a."
9,9
...............
_..
O
I
.J ASESOR CONTROL
~
1
1110
INTERNO
3,6 3,2 0,4
Z
O
U 1000 1120 ASESOR PLANEACIN 8,1 8,1 O
O
:z:
U
~ 1130 ASESOR DESPACHO 4,5 0,1 4,4
'"
w
Q
1140 SISTEMAS 11,7 10,2 1,5
1210 TESORERIA 47.7 44,2 3,5
.J 1220 PRESUPUESTO 10,8 6,7 4,1

~
w
Z
w 1230 CDNTABILlDAD 15,3 11,9 3,'
el
~ 1200
.
:!'w
U
W
TALENTO HUMANO ',5 ',5 O
'" 1240 ALMACEN
1250 ARCHIVO 291,6 287 ',6
.J
w< 1300 CAACFP 86,' 83,8 2,6
QU
.. !!l
:~O OFICINA GESnN
-O~
..
"<zQ,
"'1-<
1300
1310
FISCAL
OFICINA PARTICIPACION
22,5 20,8 \,7
C: 1320 CIUDADANA ',5 ',5 O

U::
O ....
~~:
O
1330
OFICINA QUEJAS Y
DENUNCIAS
13,5 13,5 O
zl
00
u:;) OFICINA CONTROL
< 1340
FISICO
',5 3,9 0,6
"'.,z
~i!!E 1400 CARFJC ',5 3,7 0,8
::!~<
cm.i!:
:s;<- .... JURISDICCiN
~~a::u 1400 1420 36 36 O
9ii!"li!! COACTIVA
~.~o
g....
w'"
wl;l SECRETARIA COMN 18 18 O
u c :
ML 597,6 570 27,6

% 100% 95,4 4,6
DIAGNOSTICO INFRAESTRUCTURA ARCHIVOS DE GESTI6N Y CENTRAL
IICCIH ISUb Sub.-cln EntNpIIIIoe TOTAL I

0' EaTANTERIA ML ---.- ML
EaTANTERIA I I!ITAHlPIA I!ITANTERIAIEaTAN11iRIA
_.......
MCIlo
- ... .,
r .' ~. ~. 6,90 5,4 5,4 o 100 o
_~- wi......
1000 I DESPACHO ~
31,5 4,5 4,5 o 100 o
ASESOR
1110 CONTROL 4,9 3,6 3,2 0,4 90 10
INTERNO
D::
9
~
!Z
O
(,)
O
1120 ASESOR
PLANEACIN
......
.~.','",
-
.
5,9 4,5 4,5 o 100 o
:I:
31,2 3,6 3,6 o 100 o
~
13e
ASESOR
1130 DESPACHO
5*,9 4,5 0,1 4,4 2 96
12,9 10,6 9,3 1,5 86 14

....Ob.J!!"
1140 I SISTEMAS
1,9 0,9 0,9 o 100 o

Observaciones: Norma NTC 5029 - Medicin de Archivos - 1Metro lineal =6000 folios o 5 cajas - 1 Caja =6 Carpetas (descontando el gancho y la carpeta)
Se observa en los archivadores tipo rodante que el tamano de los entrepanos no es el adecuado, lo cual no permite colocar las cajas en forma correcta, estas deben
colocarsen en forma transversal reduciendo el espacio til del archivador en un 50%
~
lECCIN SUb
COdlgo
seccin
SUbeeccl6n
DIAGNOSTICO INFRAESTRUCTURA ARCHIVOS DE GESOON y CENTRAL
I I~ IESTANTERI
Me
TOTAL
A.
I ML-
ESTANTERJA
OCUPADA.
I IIL
ESTANTERl I '" ='"
ESTANTERI !8TAN11!RJ
A. UBRI! A. OCUP A UBRE
S',90 4,S 4,S o 100 o

1210 I TESORERIA
48',90 43,2 39,7 3,S 92 8
1220 IPRESUPUESTO 12',90 10,8 6,7 4,1 62 36
..J
i:!W I I iiiiiill a:u:zv~ I S',90 I 4,S I 3,9 I 0,6 I 86 I 14

Z
W
C) I 1230 I CONTABILIDAD
~ I I I _,1 I 12,90 I 10,8 I 8 I 2,8 I 74 I 26
e
a:
u
w
Ul I I TALENTO
I ' I pl'!"1 I S',90 I 4,S I 4,S I o I 100 I o

HUMANO
1240 IALMACEN
144',90 129,6 128,3 1,3 99 1
1250 I ARCHIVO
180',90 162 lS8,7 3,3 98 2
PRIMER PISO I SEGUNDO NIVEL

Observaciones: Norma NTC 5029 - Medicin de Archivos - 1 Metro lineal" 6000 folios o 5 cajas - 1 Caja" 6 Carpetas (descontando el 9ancho y la carpeta)
Se observa en los archivadores tipo redante que el tama~o de los entrepa~os no es el adecuado, lo cual !!Q permne colocar las cajas en forma correcta, estas deben
colocarsen en forma transversal reduciendo el espacio til del archivador en un SO% lu
'o
DIAGNOSTICO INFRAESTRUCTURA ARCHIV08 DE GESTlON y CENTRAL

..
-
S!CClII IC6dIgo!km
- - . EnlNpoII... TOTAL r ... I ..... IITANTERIA 114 lIT,
OCUPADA
U8III!
1300 ICAACFP I I 96',90 I 88.4 I 83,8 I 2,6 I 97 I 3

O
~
~
~ I I la I 5',90 I 4,5 I 3,9 I 0,6 I 86 I 14
..J
~
!!! IOFICINA
lO. 1310 GESTION
..J I FISCAL
O
a::
!iO I I I 4:: I 20',90 I 18 I 16,9 I 1,1 I 94 I 6
U
>
~O
~
iS OFICINA
::J
< PARTICIPACI I
W
1320 ON
I 5',90 I 4,5 I 4 I 0,5 I 90 I 10
Q
CIUDADANA
a::
~
)( I o I o
I 7 1J1lIi1. I I I I
.'
5',90 4,5 4,5 100
::J
< OFICINA
< 1330 QUEJAS Y I ; I 5',90 I 4,5 I 4,5 I o I lOO I O
ii! DENUNCIAS
9 I I 5',90 I 4,5 I 4,5 I O I 100 I O
~
~
Z
O
U I OFICINA
~ L~I
1340 CONTROL
5-,90 3,9 0,6 87 I 13
FISICD
"1' ;', ,~'
I I 1
Observaciones: Norma NTC 5029 - Medicin de Archivos - 1Metro lineal = 6000 folios o 5 cajas - 1 Caja = 6 Carpetas (descontando el gancho y la carpeta)
Se observa en los archivadores tipo rodante que el tamano de los entrepa~os no es el adecuado, lo cual no permite colocar las cajas en forma correcta, estas deben
colocarsen en forma transversal reduciendo el espacio til del archivador en un 50%
<a
DlAGN08nCO INFRAESTRUCTURA ARCHIVOS DE GESnON V CENTRAL
-r"-I
>
..J
c(
I--=I:;'='I':,.::-I-$:ul':,.~~
I 1400 ICARFJC I ~ I 5',90 I 4,5 I 3,69 I 0,81 I 82 I 18
...11le
~
::J
~~
Zu
~a I I 20',90 I 18 I 18 I O I 100 I O
lIlu
W JURISDICCI
a: z
o() 1420 ON
w_ COACTIVA
cu
a:~ I
c(c ;;j 20',90 I 18 I 18 I O I 100 I O
::Jr!l
;Ca:
j::;)
c("')
:5
a:
O
..J
~
lE
O
I ISECRET!"R,_"
IACOMUN 4 I 20',90 I 18 I 18 I O I 100 I O
Observaciones: Norma NTC 5029 - Medicin de Archivos - 1Metro lineal =6000 folioS o 5 cajas 1 Caja =6 Carpetas (descontando el gancho y la carpeta)
Se observa en los archivadores tipo rodante que ellamano de los enlrepanos no es el adecuado, lo cual D.Q permite colocar las cajas en forma correcta, estas
deben colocarsen en forma transversal reduciendo el espacio lil del archivador en un 50%
c.,...
---..,
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META TABlA DE EQUIVALENCIAS -NTC 11029
FoIID1 por mttn

PAPEL Unldlid de COM'tllcln Folios por mlltro IIn IIIL
cu8dl1lcio-MS
ANALISIll REAS REQUERIDAS
TIPO DE ARHIVO 02 Gl"lm": 15 glm2 C8J8 de arctllVo '.300 .. 200

PISOS
1ER PISO AA:hlvo Central 16,6
200 PISO Archivo Central 23,1

Archivos de 116
""'"
Arc:hiyOl de geatl6n 1,.
3ER PISO INSTALACIONEI LOCAnvAS-INFMESTRUCTLJRA INSUFICIENTE O INADECUADA
4TQ PISO Ard'IIVOI de gestin 2,.
STO PISO ArchiyOl de gNtI6n 1,. R1E8OO1:
68,15 DMOord8mientO '1 C!Ol&J*) por f8b cII e.pacIos pn depotlilar 101 wt1'Ilvo.
DelOl"gS"liZadn 'J ~1a8 de .. 1nfDrTn8d6n

FORMULA MEDlCIOH DE ARCHIY08
Dafto de 101 doc:annentol por In mal. . condldo~' en loe depollitOl de .fCh!vo
Incumplimiento en norTTIU vlgentft, PIra eI".,eJo de loa an::tllvl

Q. " metros X PFM
Q "C8ntldlcI de1olio1 No lJIllIntiZar 18 cuW)dia de ka CSocumentos que uen.-l un m.18jO "pec:I.1
'" Numero de 1'Nt/1Jllln88llM ACCIONES:
PFM'" Promedio de Follo. Dar Metro lineal Logrw QMltonaI' 18 COIlIfICIJd6n de !SI espacio tuenI delll EntIcS8d oon l. capeclded requer1ct.
U2 6 I Mtb'oIlInMlM es. foADI
-1 Programar 111 reubIc:IOn ele los lSoI archivo. centrales en un nuevo eepKIo fu.... de la Enttdad
R8U~r 101 ard'l\'Oll de QMt'1 en loe ntsnt8t que 1ICtualmen\8 OCUpwf 101 sn:tllvoa cantnslel
ConNgulr ~n.l elterno para la 11lUbic8cl0n de 101 archlvoe eegn plen ctelefTl**la
(segn la me 202&)
MejOra" lila tondlclonn de lnfranUUClUlll en OJ8Mo al .~ de 101 ~1Itot. ventllad6n. ~umnlldn
se determina "" ... de acuerdo con 101 datoe antBlior,..
Q . '_L X PFM
lognll' el ajusta de las el'l!rvpllt'Jol ~ manterle q~ I\CI pennite .. sctllT1Oded6n des de les cajas de sn:hlvo
3.714.110,0 597.6 6.300,0
OL
597,6
"
M2PORNORMA
103,0
DEFICIT-103M2-8BM2 - 33.5 MItroI CUBdraslOl- No Incluye el

lO EXISTENTES
69.~
Ventanl\ls
--
_""
10
'"
INFOR~ES
FOliOS APROl\. 01....
V_ _ BAJO
~POCAS
APROXI01A
2O
MIO NI'-"L /FOllO
PM_'
45
crecimiento futuro
EN LA ACTUALIDAD SE CUENTA CON B9.~ M2 DE REA DISPONIBLE EN LOS SITIOS DE
ARCHIVO Y SEGUN LA NORMA EXISTE UN DEFICIT DE 33,5 METROS CUADRADOS Sl~
TENER EN CUENTA lA PROYECCiN DE CRECIMIENTO SEGN lO QUE SE VA
DETERMINAR EN LAS TABLAS DE RETENCiN. CLASIFICACIN Y ACUMULACI~ PROMEDIO .ti FOUO~ ZOD1A8 lOO
DOCUMENTAL olA
, ,
~

Plan Institucional de Archivo

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Plan Institucional de Archivo

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

CQN1'MlQA. D&MRTAlllNTAl. DB...,.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

CONTRALORIA D&PMTAJI&NTAl OSL IIET.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015 - 2024

Elaborado por: Equipo Pinar

Fecha: 04 de noviembre de 2015

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

El Decreto 2609 de 2012, en su artculo 8 seala que el Plan Institucional de Archivos

En virtud de lo anterior la Contraloria Departamental del Meta formula el PINAR donde

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

11. CONTEXTO EXTRATGICO

Est concatenado con la Misin, Visin, Principios y Valores Institucionales y poltica de

La Contraloria Departamental del Meta ejerce de manera efectiva y transparente la

La Contra/ora Departamental del Meta, en el 2015, gozar de la confianza y

La Contra/oria Departamental de/ Meta garantiza transparencia, eficacia, eficiencia y

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

111. VISiN ESTRAT~GICA

VISiN ESTRATGICA PINAR:

En el 2024, La Contralora Departamental del Meta brindar informacin digital,

La Contralora Departamental del Meta ejecuta acciones archivisticas, garantizando

La Contralora Departamental del Meta se compromete a actualizar e implementar

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015 - 2024

IV. OBJETIVOS PINAR

Adoptar 105 planes y procedimientos plasmados en el PINAR, con el fin de administrar

105 archivos, que garantice el acceso, proteccin, preservacin y disposicin de la

informacin de la Contralora Departamental del Meta.

1. Actualizar y socializar el Programa de Gestin Documental PGD, ajustndolas a

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

V. IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS

ASPECTO CRITICO RIESGO

Dificultad para ubicacin de la informacin

Instalaciones locativas No se puede garantizar la proteccin y custodia del archivo

Deficiencia en la administracin documental.

Falencias al momento de clasificar y relacionar los documentos

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

ASPECTO CRITICO RIESGO

VI. PRIORIZACIN DE ASPECfOS CRfTICOS CON LOS EJES ARTICULADORES

@) caM1'Ml.0IU. Q&tMTAlENTAL DlLIETA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

RESULTADOS DE LOS EJES ARTICULADORES TOTAL

PRESERVACION DE LA INFORMACION: Incluye aspectos como la conservacin y el

ACCESO A LA INFORMACION: Comprende aspectos como la transparencia, la participacin y

ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS ASPECTOS CRITICOS

ASPECTO CRiTICO TOTAL

Falla Protocolizaci6n Documental 40

Insuficiente Infraestructura Tecnol6gica 36

Insuficiente Infraestructura Flsica 33

CONTRALOA DaPARTAMENfAL Da.IETA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

Bu: 150 " .... tim

se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales,

CCNTRALQA DlPARTAMENTAL DEL lISTA

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

Se cuenta con politicas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la

conservacin a largo plazo de los documentos.

administrativos y tcnicos que le aplican a la entidad.

conservacin y preservacin de la documentacin fisica y electrnica.

conservacin de los documentos.

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015

Se cuenta con polticas asociadas a las herramientas tecnolgicas que respaldan la

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR) 2015 - 2024

NolTilre AC1U'\UZAClN OB. PROGRAMl\ l:f' GESOON OOCUw.ITAl (FUD)

ntegracin del Aan de Tablas de Retencin Verificacin lT'ediante rnJestreo del

ntegracin de los planes de Protocolizacin, Verificacin del flujo que cul11)le la