Vous êtes sur la page 1sur 39

Budgetsettableauxdebord

AtelierLetableaudebordpourtous

PleLESMISSIONSDEDEMAIN

www.expertscomptables.fr/65
SOMMAIRE

1- Budgets
- Fiche produit
- Lettre de mission
- Dmarche

2- Tableaux de bord
- Fiche produit
- Lettre de mission
- Dmarche

3- Tableaux de bord flash


- Fiche produit
- Lettre de mission
- Rfrentiel

1Budgets
LES FICHES PRODUITS

BUDGET MENSUEL SUR UN EXERCICE


Positionnement
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 6 7
Choix outils et Organisation de Tenue de Bilan Optimisation de lorganisation
mthodes lentreprise comptabilit
Tableau de bord

Famille, cible, comptence


Famille Comptabilit Comptence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale)
March 2 : toutes TE : 4
Est apte tablir un budget dexploitation et de trsorerie
March 1 :
- Secteur dactivit en crise CU : 4
Cible - Secteur dactivit en forte volution Connaissance suffisante de lactivit, du secteur et de
technologique lenvironnement
- Entreprise trsorerie fragile Recul par rapport la cohrence et aux variations de postes

Sur devis
CO : 4
Tarif Matrise de soi

Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :
La mise disposition dun questionnaire:
Un guide de rflexion et un recueil dinformations
Une runion avec le client:
. Point sur lhistorique et la situation de dpart
. Expos des projets
. Saisie et traitement des informations
. Contrle de cohrence
. Analyse et commentaires
Une approche des prvisions sur 12 mois suivant le schma suivant:
. L'activit
. Les moyens mis en oeuvre
. La prvision d'exploitation
. La prvision de trsorerie
. Le bilan prvisionnel
. Le calcul du FR et BFR

Non compris dans la mission :


Lanalyse de lcart budgtaire
Lintervention du cabinet dans lvaluation du chiffre daffaires et de la marge brute
Les modifications substantielles sur le dossier

2007 - G11 A- La fiche produit.doc


Intrts pour le cabinet
Dveloppement de limage de conseil
Opportunits pour vendre dautres missions
- Tableau de bord
- Organisation...
Cration dun chiffre daffaires rcurrent pour certains clients
Meilleure prparation de la mission bilan (budget fait en fin dexercice)
Optimisation du temps pass en rvision (budget fait en dbut dexercice)
Meilleure connaissance de son entreprise et de son secteur dactivit
Meilleure comprhension du chef dentreprise, de sa faon de fonctionner , de manager son quipe.
Apport pdagogique: meilleure comprhension des mcanismes du budget pour le chef dentreprise

Utilit pour le client


Anticipation des risques
Prise de conscience
Rflexion
Scurit
Dialogue
Economie

Les Outils
De Production :
Nom du fichier ou de loutil

Commercial
Nom du fichier ou de loutil
MISSION DELABORATION DE VOTRE BUDGET PREVISIONNEL
DEXPLOITATION
CONTENU

Une runion avec le client:


. Point sur lhistorique et la situation de dpart
. Expos des projets
. Saisie et traitement des informations
. Contrle de cohrence
. Analyse et commentaires
Une approche des prvisions sur 12 mois suivant le schma suivant:
. L'activit
. Les moyens mis en oeuvre
. La prvision d'exploitation
. La prvision de trsorerie
. Le bilan prvisionnel
. Le calcul du FR et BFR

- Identification des diffrentes hypothses de base, fournis par le client (notamment le chiffre daffaires la
marge brute et le cot des investissements).
- Traduction dans les comptes prvisionnels sur un an de ces diffrentes hypothses de base, en tenant
compte notamment des principes comptables et des rgles d'valuation en vigueur dans les socits,
- Mise en forme des comptes prvisionnels sur un an.

METHODOLOGIE

Le cabinet fournit lentreprise une check list dinformations.


Lentreprise la remplit et la retourne au cabinet.
Le cabinet labore un budget provisoire qui est prsent au client pour analyse commune et modification
ventuelle.
Ce dossier est tabli partir des hypothses communiques par les dirigeant, notamment celles sur le
chiffre daffaires, la marge brute et le cot des investissements Les hypothses correspondent aux
estimations les plus probables. Les conclusions de notre mission se limiteront ltablissement dun compte
rendu des travaux ne comportant aucune opinion ou autre forme davis sur le dossier.
Une plaquette dfinitive est ensuite remise lentreprise.

BUDGET

Pour cette mission, nos honoraires annuels stablissent euros H.T. Ils sont rgls par prlvements
automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals galitairement sur lexercice comptable. Les
frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et valus 10 % des honoraires indiqus ci-
dessus. Des frais de dplacement (trajet, htel, restaurant) sont facturs sil y a lieu. Le barme retenu est
lindemnit kilomtrique de lAdministration fiscale pour les vhicules .

INTERVENANTS ET DELAIS

Le responsable de dossier effectue ralise lui mme le budget ds la fin de lexercice prcdent ou la
remise du bilan N-1 (au choix de lentreprise). Le responsable de dossier effectue les travaux ds que
lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord


Date et Signature du client
Etablir un budget personnalis avec rapidit
Synthse de la dmarche dtablissement du budget :
Construction Alimentation Plaquettes et
Entretien du budget
du budget
Consultation diaporamas

ENTRETIEN PREALABLE
Le budget est dfini annuellement avec le client partir dun entretien men laide du questionnaire
papier, qui est un guide mthodologique servant recueillir les informations ncessaires.

CONSTRUCTION DU BUDGET

Mise en place de la structure du budget


Temps de traitement court Temps de traitement long

1) Structure du 2) Structure du 3) Structure du 4) Structure du budget


budget N budget budget assiste manuelle
partir du automatise Vous disposez dune Vous voulez traiter le
dossier N-1 Vous disposez balance N-1, vous budget manuellement
Vous disposez dune balance N-1, utilisez la conception sans lments de N-1.
dun dossier N- vous utilisez la des postes par le
1 dont la cration glisser/dplacer.
structure est automatique des
reprise pour N. postes partir de
la balance.

1) Structure du budget N partir du dossier N-1 :


Vous pouvez reprendre la structure du budget, soit partir du ralis en N-1, soit partir du budget N-1
avec ou sans les chiffres.

- Slectionnez le dossier qui servira de base votre nouveau budget sans louvrir.
- Crez un nouveau dossier (Clic droit/Crer.. ou bouton Crer), slectionnez longlet Crer un nouvel
exercice dans la fentre qui saffiche.
- Choisissez le type de reprise de donnes (budget avec chiffres ou non, ralis avec chiffres).

2) Structure du budget automatise partir de la balance N-1 :


A partir du menu Mise en place du budget/Construction du budget vous slectionnez le bouton
Acquisition de la balance dans longlet Balance comptable. Vous importez la balance (gnrale ou
analytique) pralablement exporte partir de votre outil de production comptable.

Puis vous cliquez sur le bouton Cration des postes selon les comptes de la balance dans longlet
Cration des postes.

Les postes du budget seront ainsi pr-aliments avec les liens comptables et les montants de N-1.

Il vous faut ensuite retravailler ce budget et affiner sa construction.

3) Structure du budget assiste :


A partir du menu Mise en place du budget/Construction du budget vous slectionnez le bouton
Acquisition de la balance dans longlet Balance comptable. Vous importez la balance (gnrale ou
analytique) pralablement exporte partir de votre outil de production comptable.

Dans la partie Exploitation du questionnaire, vous affichez la balance en cliquant sur licne .
Puis par un simple glisser/dplacer des comptes de la balance affiche dans la liste des postes, vous
crez les postes avec les liens comptables. Vous pouvez ensuite modifier les postes ainsi crs, afin de
les adapter la structure du budget.

4) Cration manuelle du budget et de ses postes :


Vous crez vos postes votre convenance et disposez dune totale libert pour la conception de la
structure du budget.
Dans les cas 1), 2) et 3), il faut ensuite slectionner la fonction Mise jour du budget afin de pr
alimenter les postes du budget en fonction du N-1.
Le budget sera retravaill au moment de lalimentation.

Finalisation de la structure
Finalisation de la structure du budget en fonction des attentes et du niveau du dtail souhait par le client :
- Regroupement des postes par niveaux
- Rattachement des liens comptables
- Rattachement des achats et des variations de stocks aux produits correspondants
- Regroupement de charges sur un poste

ALIMENTATION DU BUDGET

Emprunts
Vous saisissez les donnes antrieures
Existant N-1 Immobilisations au prvisionnel
Crdits-bails

- Prvision de CA en % dvolution par


rapport N-1
Ngoce - Gestion de la saisonnalit
Activit Production - Dlais de rglements
- Achats de marchandises ou de
matires en taux dachats consomms

Vous saisissez les investissements et vous pouvez consulter


Investissements
limpact sur le bilan, le compte de rsultat et le plan
ncessaires damortissement

Toutes les formes de financement sont disponibles :


Apport en capital
Apport en compte courant
Financement Subventions
Emprunts
Leasing

Vous tablissez le budget de charges de personnel :


Salaris et non salaris (en % dvolution par rapport N-1)
Charges de personnel Rglement des salaires en fin ou dbut de mois
Commissions / CA
Primes

Vous alimentez les charges externes :


Charges fixes (en % dvolution par rapport N-1)
Charges externes Priodicit de facturation et dlais de rglements
Charges variables en proportion de tout ou partie des produits

Vous compltez les autres lments du budget :


Gestion automatique des intrts sur C/C, du taux de
Autres placement des disponibilits et du taux de rmunration des
dcouverts
Budget de TVA, IS par tranches

CONSULTATION

Visualisation en un clic de limpact du prvisionnel par mois sur :


- Le compte de rsultat - Le bilan
- Le seuil de rentabilit - La trsorerie mensuelle
- Le besoin en fonds de roulement - Les autres tableaux
PLAQUETTES ET DIAPORAMAS

Plaquettes Vous disposez de modles de plaquettes et diaporamas pr-


paramtrs et personnalisables, dclins par type dactivits, ainsi
que des modles intgrant le comparatif avec le secteur dactivit
Diaporamas choisi.

2Tableauxdebord
LES FICHES PRODUITS

TABLEAU DE BORD DEVELOPPE


Positionnement
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 6 7
Choix outils et Organisation de Tenue de Bilan Optimisation de lorganisation
mthodes lentreprise comptabilit
Budget -Tableau de bord

Famille, cible, comptence


Famille Comptabilit Comptence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale)
TE : 5
Sait faire un tableau de bord
March 2 : toutes Sait faire un contrle budgtaire
Cible CU : 5
Possde une connaissance approfondie des grandes fonctions
de lentreprise
Possde une bonne culture conomique
CO : 5
Tarif Sur devis Capable de sadapter lautre
Sait grer des conflits de basse intensit

Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :
POUR LA MISE EN PLACE
Dtermination des informations de gestion souhaites par lentreprise
Paramtrages informatique et comptable
Mise en place dune liste dinformations collecter spcifiques et remis du questionnaire de Gescap Suivi
Formation du service comptable de lentreprise llaboration de cette liste dinformations ainsi que des
procdures comptables respecter
En cas de souhait de contrle budgtaire, le budget dexploitation doit tre ralis avant (voir mission G11)
POUR LETABLISSEMENT DU TB
Les documents doivent parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le tableau de bord soit rendu avant le
30 (dlai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la rception des informations). Le responsable de
dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des
justificatifs.
Etablissement des documents suivants :
1) Au niveau de lexploitation :
- Suivi de lactivit commerciale
- Progression par rapport lexercice prcdent
- La marge commerciale
- Le rsultat dexploitation
2) Au niveau du contrle budgtaire :
- Les retards et dpassements dobjectifs
- Les gains et dpassements denveloppes de charges.
Cette prestation fera lobjet systmatiquement, dun entretien avec le chef dentreprise et dune analyse
spcifique de notre part.

2007 - G30 A - La fiche Produit.doc


Non compris dans la mission :
Lintervention du cabinet dans lvaluation du chiffre daffaires et de la marge brute
Les modifications substantielles sur le dossier

Intrts pour le cabinet


Etre plus proche du client tout au long de lanne
Outil de diffrenciation
Valorise limage du cabinet
Nouvelle dmarche (apprentissage pour tous)
Communication renforce entre le cabinet et son client
Potentiel rcurrent de chiffre daffaires

Utilit pour le client


Suivre rgulirement les principaux chiffres avec un outil :
Simple
clair
Bien prsent
Facilement lisible
Avoir une information rgulire

Les Outils
De Production :
Nom du fichier ou de loutil
Logiciel GESCAP SUIVI
G30 P- Mettre en place un tableau de bord .pdf (extrait de Gescap Suivi)
G30 P- Questionnaire de prparation mensuelle.pdf
G30 P- Liens comptables.pdf
G30 P- Contrle mensuel.pdf
G30 P- Contrle dossier permanent.pdf
G30 P - Dossier d'aide la rvision.pdf
Commercial
Nom du fichier ou de loutil
G30 C-Le mailing.doc
G30 C-Le mailing refus TB.doc
G30 C- Exemple de Prsentation de la mission.ppt
G30 C- Accroche TB.ppt
G30 C - La lettre de mission de mise en place.doc
G30 C - La lettre de mission annuelle.doc
MISSION DE MISE EN PLACE DUN TABLEAU DE BORD

CONTENU DE LA MISSION

Dtermination des informations de gestion souhaites par lentreprise

Paramtrages informatique et comptable

mise en place dune check liste dinformations spcifiques

Formation du service comptable de lentreprise llaboration de cette check liste ainsi que des procdures
comptables respecter

METHODOLOGIE

Pour la ralisation de cette mission, lentreprise est jour trimestriellement dans llaboration et le contrle de sa
comptabilit. Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validit des informations transmises.
Le cabinet rcupre la disquette comptable du trimestre concern et met jour son dossier en fonction de la
check list. Il effectue un contrle indiciaire puis dite les tats dsirs par lentreprise.

Cette mission suppose ltablissement pralable dun budget prvisionnel, et doit tre avalise par
ltablissement dune situation semestrielle au minimum.

BUDGET

Pour cette mission, nos honoraires ponctuels stablissent euros HT. Ils sont rgls par prlvements
automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals galitairement sur lexercice comptable. Les
frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et valus 10 % des honoraires indiqus ci-dessus.
Des frais de dplacement (trajet, htel, restaurant) sont facturs sil y a lieu. Le barme retenu est lindemnit
kilomtrique de ladministration fiscale pour les vhicules .

INTERVENANTS ET DELAIS

Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des
informations et des justificatifs.

Bon pour accord


Signature du client
- ETABLISSEMENT DUN TABLEAU DE BORD

CONTENU DE LA MISSION

Etablissement des documents suivants :

1) Au niveau de lexploitation :

- Suivi de lactivit commerciale


- Progression par rapport lexercice prcdent
- La marge commerciale
- Le rsultat dexploitation

2) Au niveau du contrle budgtaire :

- Les retards et dpassements dobjectifs


- Les gains et dpassements denveloppes de charges.

METHODOLOGIE

Pour la ralisation de cette mission, lentreprise est jour dans llaboration et le contrle de sa comptabilit.
Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validit des informations transmises.
Le cabinet rcupre la disquette comptable de la priode concern et met jour son dossier en fonction de
la check list. Il effectue un contrle indiciaire puis dite les tats dsirs par lentreprise.

Cette mission suppose ltablissement pralable dun budget prvisionnel, et doit tre avalise par
ltablissement dune situation semestrielle au minimum.

BUDGET :
Pour cette mission, nos honoraires stablissent euros HT par tableau de bord.
(soit 10 tableaux de bord x HT ).
Ils sont rgls par prlvements automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals
galitairement sur lexercice comptable. Les frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et
valus 10 % des honoraires indiqus ci-dessus. Des frais de dplacement (trajet, htel, restaurant) sont
facturs sil y a lieu. Le barme retenu est lindemnit kilomtrique de lAdministration fiscale pour les
vhicules .

INTERVENANTS ET DELAIS :

Cette prestation fera lobjet systmatiquement, dun entretien avec le chef dentreprise et dune analyse
spcifique de notre part. Les documents doivent nous parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le
tableau de bord soit rendu avant le 30 (dlai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la rception des
informations). Le responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir
lensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord


Signature du client
Etablir efficacement un tableau de bord sur mesure
Synthse de la dmarche dtablissement du suivi budgtaire :
Construction Plaquettes
Approvisionnement
Entretien du tableau du ralis
Consultation et
de bord diaporamas

REUNION PERIODIQUE
Lentretien initial en dbut dexercice avec le client permet de dfinir la priodicit du tableau de bord,
ainsi que les indicateurs qui seront utiliss. Priodiquement, un point avec le client est ncessaire pour
prparer le tableau de bord et le lui transmettre.

CONSTRUCTION DU TABLEAU DE BORD (mise en place de la structure)

Amortissements des Import partir de la balance ou reprise des amortissements du


budget.
immobilisations

Vous ajustez les donnes de lexercice antrieur en fonction du


ralis :
Existant N-1 Emprunts.
crdits-bails.
Ngoce.

Renseignements Taux de TVA moyen.


Dividendes distribus
financiers

Personnalisation du Vous regroupez si besoin les postes en fonction du niveau de


dtail souhait.
tableau de bord

Vous slectionnez les charges et produits qui peuvent tre


Prparation des
abonns :
abonnements Charges rcurrentes telles que : locations, assurances

Pour les charges et les produits, vous paramtrez la source qui


alimentera le tableau de bord :
Compta saisie.
Abonn.
Abonn budget.
Paramtrage du tableau
Compta importe.
de bord : source
Quand la source dun poste nest pas compta importe, le
montant saisi ou abonn vient se substituer aux montants
imports partir de la balance, lors de lalimentation du tableau
de bord.

Typage des charges Vous slectionnez les charges dites sensibles, qui appellent une
surveillance particulire telles que : carburant, publicit
sensibles

Travail sur la structure du


En fonction des attentes du client et du dtail souhait.
tableau de bord

APPROVISIONNEMENT DU REALISE

Importation partir de la
Comptes de gestion (classe 6 et 7).
balance du ralis
Vert : poste rattach au suivi.
Visualisation et contrle
Rouge : poste non rattach au suivi ou rattach plusieurs fois.
de la balance importe Bleu : poste abonn.

Mise jour des postes du


source
Entrane lalimentation des postes du tableau de bord dont la
ralis est compta importe partir de la balance du ralis.

Regrouper les postes et complter la saisie extra comptable en


utilisant la navigation rapide : un filtre permet de slectionner
une source choisie (exemple : accder directement aux postes
typs compta saisie).

Pour activer ce filtre, cliquez sur le bouton :

Complter et travailler les



postes du suivi ,

et utilisez pour passer au poste suivant.

Prise en compte des lments du cut-off et des lments non


Ajustement des montants
comptabiliss, en cliquant sur le bouton droite du montant
comptabiliss ralis.

Vous compltez limport de la balance des comptes de gestion


Saisie des valeurs par la saisie du montant des disponibilits, des crances
clients, afin de disposer des donnes financires dans votre
financires
tableau de bord.

Alimentation des Des indicateurs de gestion sont disponibles par dfaut tels que
Valeur du carnet de commande
indicateurs de gestion et Vous pouvez personnaliser le tableau de bord en crant vos
des UO propres indicateurs pour un suivi budgtaire.

CONSULTATION

Visualisation en un clic de limpact du ralis sur :


- Le contrle budgtaire - Le contrle des objectifs
- Le budgt ajust du ralis (projection) - Le contrle des charges
- Lanalyse des charges sensibles - Le contrle des abonnements
- Le palmars

PLAQUETTES ET DIAPORAMAS

Plaquettes Des modles de plaquettes et de diaporamas sont pr-


paramtrs.
Vous pouvez les personnaliser ou concevoir vos propres
Diaporamas modles.

3Tableauxdebordflash
LES FICHES PRODUITS

TABLEAU DE BORD FLASH


Positionnement
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 6 7
Choix outils et Organisation Tenue de Bilan Optimisation de lorganisation
mthodes de lentreprise comptabilit Tableau de bord

Famille, cible, comptence

Famille Gestion Comptence (TEchnique, CUlturelle,


Comportementale)
Dans lattente dun logiciel de TE : 4
segmentation, on retiendra la cible Pour la saisie : aucune
suivante : Pour lanalyse : niveau collaborateur confirm
Les entreprises dont le chiffre daffaires est
Cible infrieur (limites du rel simplifi) : CU : 3
750 000 pour les activits de vente Bonne connaissance du secteur dactivit du client
200 000 pour les prestataires de Bonne connaissance de lenvironnement
services conomique local

CO : 3
Tarif Sur devis Capacit prendre du recul
Rigueur et respect des dlais

Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :
La fourniture des supports de collecte des informations
Le traitement des informations reues
La fourniture du Flash. Celui ci peut tre propos :
Avec des informations plus ou moins dtailles
plaquettes degr 1,2 sans budget ni charges sensibles
plaquettes degr 3 avec charges sensibles mais sans budget
plaquettes degr 4 avec budget et charges sensibles
toutes ces plaquettes peuvent tre mensuelles ou trimestrielles et sont adaptes
lactivit du client : ngoce, production ou mixte.
Avec une prsentation selon lactivit du client (modle picier ou autre modle Cabex)
Le commentaire du Flash
Non compris dans la mission :
Retraitement du document si les informations donnes sont errones
Recadrage du budget en cours danne sauf si une situation est effectue
Dautre part :
La responsabilit du cabinet nest pas engage en cas dcarts importants dus une volution non
signale des postes budgts ou dune erreur de transmission des informations par le client.
Les dlais denvois ne peuvent tre respects en cas de retard dans la collecte des informations.

2007 - G33 A- La fiche produit.doc


Conditions dintervention
Lentreprise envoie la check list dinformations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le
responsable de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des
informations et des justificatifs.

Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reues (sans retraitement, ni


rapprochement avec la comptabilit ou le bilan) et fait parvenir les documents dcrits ci-dessus avant le
25 du mois suivant.

Intrts pour le cabinet


Etre plus proche du client tout au long de lanne
Outil de diffrenciation
Valorise limage du cabinet
Nouvelle dmarche (apprentissage pour tous)
Communication renforce entre le cabinet et son client
Potentiel rcurrent de chiffre daffaires

Utilit pour le client


Suivre rgulirement les principaux chiffres avec un outil :
Simple
clair
Bien prsent
Facilement lisible
Avoir une information rgulire
ETABLISSEMENT DE TABLEAUX DE BORD FLASH

CONTENU DE LA MISSION

Etablissement des documents (au choix) faisant apparatre :

- Le rsultat mensuel,
- Le rsultat cumul,
- La prsentation graphique du poids des informations utiles,
- Les principaux postes de contrles budgtaires :
. retard et dpassement dobjectifs (chiffre daffaires)
. gains et dpassement denveloppes des principaux postes de charges

METHODOLOGIE

Ltablissement de ces documents se fait par lenvoi au cabinet dune liste dinformations.

Au pralable sur vos indications nous dfinissons un budget synthtique :


- les recettes prvisionnelles,
- les charges fixes que vous dsirez abonner,
- les charges sensibles (variables) que vous dsirez suivre.
Le rsultat mensuel est tabli partir de donnes prvisionnelles bases :
- sur lexercice prcdent,
- vos prvisions dactivits.

Il ne peut avoir donc la mme fiabilit que le rsultat annuel dtermin au bilan. Il sert dindicateur provisoire
usage interne lentreprise. Il ne devra donc pas tre communiqu des tiers (fournisseurs, banquiers, ...)

BUDGET

Pour cette mission, nos honoraires stablissent MISSION_HONORAIRES euros HT par tableau de
bord.
(soit tableaux de bord x montant = HT annuels).
Ils sont rgls par prlvements automatiques dbutant la signature du contrat. Ils sont tals
galitairement sur lexercice comptable. Les frais, dbours et taxes seront mentionns distinctement et
valus en plus des honoraires indiqus ci dessus.

INTERVENANTS ET DELAIS

Lentreprise envoie la check list dinformations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le responsable
de dossier effectue les travaux ds que lentreprise lui a fait parvenir lensemble des informations et des
justificatifs.

Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reues (sans retraitement, ni rapprochement
avec la comptabilit ou le bilan) et fait parvenir les documents dcrits ci-dessus avant le 25 du mois suivant.

Bon pour accord


Signature du client
LE TABLEAU
DE
BORD FLASH

Rfrentiel
mission

Page 1 / 13
SOMMAIRE

PRESENTATION DE LA MISSION......................................................................................................... 3
1) FAMILLE ................................................................................................................................................. 3
2) CIBLE ...................................................................................................................................................... 3
3) CARACTERISTIQUES DE LA MISSION ........................................................................................................ 4
4) TECUCO ............................................................................................................................................... 4
5) INTERETS POUR LE CABINET .................................................................................................................... 4

ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION............................................................................... 5


1) PRIX OU FOURCHETTE DE PRIX ................................................................................................................ 5
2) AVANTAGES POUR LE CLIENT ................................................................................................................. 5
3) BENEFICES POUR LE CLIENT .................................................................................................................... 6
4) PROCESSUS MARKETING ET COMMERCIAL .............................................................................................. 7

PRODUCTION DE LA MISSION........................................................................................................... 10
1) OUTILS DE PRODUCTION ....................................................................................................................... 10
2) SUPPORTS A TRANSMETTRE .................................................................................................................. 10
3) APPROVISIONNEMENT ........................................................................................................................... 10
4) TRAITEMENT ......................................................................................................................................... 11
5) CONTROLE QUALITE ............................................................................................................................. 13
6) RESTITUTION ........................................................................................................................................ 13
7) TEMPS DE PRODUCTION ........................................................................................................................ 13
8) AMELIORATION DE LA PRESTATION ...................................................................................................... 13

Page 2 / 13
PRESENTATION DE LA MISSION

1) Famille

Compta Gestion Juridique Fiscal Social Audit Conseil


2) Cible

Activit Activit 1 Activit 2 Homme 1 Homme 2


et
dirigeant

1 2 3 4 5 6 7

Lorsque le client est en phase 3, une plaquette degr 4 pourra tre utilise.
Phases
Pour les clients en phase 1 ou 2, une plaquette de degr 1 3 devra tre utilise.
Lobjectif de cette diversit de plaquettes est de pouvoir fournir des informations utiles
un maximum de clients.

Dans lattente dun logiciel de segmentation, on retiendra la cible suivante :


Autres Les entreprises dont le chiffre daffaires est infrieur (limites du rel simplifi) :
critres 750 000 pour les activits de vente
200 000 pour les prestataires de services

Page 3 / 13
3) Caractristiques de la mission
Compris dans la mission :

La fourniture des supports de collecte des informations


Le traitement des informations reues
La fourniture du Flash. Celui ci peut tre propos :
Avec des informations plus ou moins dtailles
plaquettes degr 1,2 sans budget ni charges sensibles
plaquettes degr 3 avec charges sensibles mais sans budget
plaquettes degr 4 avec budget et charges sensibles
toutes ces plaquettes peuvent tre mensuelles ou trimestrielles et sont adaptes
lactivit du client : ngoce, production ou mixte.
Avec une prsentation selon lactivit du client (modle picier ou autre modle Cabex)

Le commentaire du Flash

Non compris dans la mission :

Retraitement du document si les informations donnes sont errones


Recadrage du budget en cours danne sauf si une situation est effectue
Dautre part :
La responsabilit du cabinet nest pas engage en cas dcarts importants dus une volution non
signale des postes budgts ou dune erreur de transmission des informations par le client.
Les dlais denvois ne peuvent tre respects en cas de retard dans la collecte des informations.

4) TECUCO
Niveau 4 :
Comptences
Pour la saisie : aucune
techniques Pour lanalyse : niveau collaborateur confirm
Niveau 4 :
Comptences Bonne connaissance du secteur dactivit du client
culturelles Bonne connaissance de lenvironnement conomique local

Niveau 4 :
Comptences Capacit prendre du recul
comportementales Rigueur et respect des dlais

5) Intrts pour le cabinet


Etre plus proche du client tout au long de lanne
Outil de diffrenciation
Valorise limage du cabinet
Nouvelle dmarche (apprentissage pour tous)
Communication renforce entre le cabinet et son client
Potentiel rcurrent de chiffre daffaires

Page 4 / 13
ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION

1) Prix ou fourchette de prix

De heure (soit environ 30 ) par mois pour le flash mensuel non comment 4 heures par
trimestre (soit 240 ) par trimestre pour le flash trimestriel comment.

Il sagit l de prix maximums conseills. Le partenaire Cabex est libre de fixer les prix sa seule
convenance en fonction de chaque situation particulire.

2) Avantages pour le client

Par rapport la situation actuelle :

Suivre rgulirement les principaux chiffres avec un outil :


Simple
clair
Bien prsent
Facilement lisible
Avoir une information rgulire

Page 5 / 13
3) Bnfices pour le client

Bnfices argent :

Si trsorerie excdentaire placement


Si excdent de 7 500 , plac 3%, 225 de gain
Si frais financiers viter dcouvert
Si dficit de 7 500 , dcouvert 12%, 900 dconomie
Si drapage dun poste de charge intervenir sur le poste
Exemple : si budget frais de 4 500 , et que le tableau de bord indique que lon se dirige vers 6 000 , il va
pouvoir limiter 5 200 et conomiser 800 de frais
800 de frais financs par 800 de marge, pour un taux de marge de 50%, 1 600 de CA
Si surprise par rapport au niveau de bnfice anticiper un investissement
Si 7 500 , amorti sur 5 ans et investissement en juillet, amortissement en dgressif = 1 500 soit une
conomie de 500 en IS
Si variation du CA augmentation des charges et possible baisse de la marge et/ou de la
trsorerie
Un point de marge qui sen va cest 4 500 le tableau de bord peut permettre de prendre des dispositions
Augmenter le prix unitaire, si PU=45 , et quantit de 10 000, 0,20 daugmentation = 2 000
Augmenter les quantits vendues, si 100 de plus = 4 500
Jouer sur les achats : 3% sur son principal fournisseur qui pse 45 000 = 1 350
Eviter un dpt de bilan
Rguler les prlvements personnels et viter de se trouver en dcouvert la fin de lanne en
raison de prlvements excessifs
Si d client important baisser les impays
Ex : si d total de 50 000 , rduire dun mois
Gain de 50 000 x 3% x 1/12 = 125 si trsorerie excdentaire
Economie de 50 000 x 12% x 1/12 = 500
Autorisation dcouvert rgulirement dpasse :
Ex : Si cart de 15 000 , taux dusure 15%, taux de dcouvert autorise 12%,
conomie 15 000 x 3% = 450
Crateurs
Voir drapages de charges ou de CA et ragir
Si drapage de 5 000 , correction de 500
Eviter un arrt dactivit ds les premires annes
Refus dun financement par le banquier le tableau permettra dobtenir le crdit, peut tre un
meilleur taux.

Bnfices temps :

Le client fait lui mme le tableau de bord


Combien de temps passe til le faire ?
Pour quel degr de satisfaction (sil le pouvait quel point souhaiterait il amliorer) ?
Gagner du temps dans les discussions avec le banquier
Pose rgulirement des questions ou ses associs ou actionnaires
Temps passer par le client sinterroger ou rpondre aux questions de ses associs
Se rassurer ==> temps gagn

Page 6 / 13
4) Processus marketing et commercial

Plan marketing
(mthodes de commercialisation)
Mthode 1 Mthode 2 Mthode 3
Mailing RDV bilan Fiche de prsentation

Avec relance tlphone J+10 Cette mthode permet dtablir


immdiatement le budget avec le
Cf. Annexe client en sappuyant sur les Cf. Annexe
comptes annuels

La dmarche commerciale
Etapes de prparation
Temps pass pour vendre De 1 2 heures suivant le client et la discussion sur les clignotants
Prparation du mailing Cf. mailing de rfrence en annexe
Runion collaborateurs A organiser
Ciblage des clients Cf. segmentation et critres de ciblage
Formation technique au produit
Formation collaborateurs
Formation commerciale (prparation dune vente)

Opportunits de vente, clignotants et lments dclenchant la mission

Le client est surpris du rsultat bnficiaire


Le client est surpris dune perte
Trsorerie dficitaire
Trsorerie non utilise
Charges financiers importantes
Drapage important dun poste de charge
D client qui augmente
Diminution ou augmentation significative du CA
Diminution ou augmentation significative de la marge
Client relativement organis
Il pose rgulirement des questions sur ses charges, son CA, sa marge,
Client qui a du mal payer
Solde bancaire qui se dgrade
Autorisation de dcouvert dpasse rgulirement
Refus rcent dun financement par le banquier
Client hsitant rgulirement investir ou embaucher
Crateurs
Priode de restriction
Volont de cder
Frais gnraux plus lev que la moyenne
Dpts de bilan frquents dans lactivit
Transmission prochaine un tiers
Le client a dj son tableau de bord
Associs ou actionnaires posant rgulirement des questions

Page 7 / 13
Plan dentretien de vente de la mission
1. Prparation 2. Entre en 3. Dcouverte 4. Proposition 5. Conclusion
matire
Les tapes Entre en matire et Conclusion suivent toujours le mme plan.

3. Etape de dcouverte
Questions de situation
Comment tenez vous la comptabilit ?
Quels sont les postes de charges sensibles ? Quels sont ceux qui sont modulables ou matrisables ?
Quelles sont vos relations avec le banquier ?
Comment grez vous la trsorerie, que faites vous de lexcdent, que faites vous pour diminuer le dcouvert, quel est
le taux de dcouvert ?
Comment suivez vous lvolution du CA, des principales charges, de la marge, des heures factures ?
Comment dterminez vous ce que vous pouvez prlever. Comment contrler vous : marge, CA, charges, etc. ?
Qui soccupe de la gestion et de la relance ? Quelles relations avez vous avec vos associs, quel type de question
posent ils, quel support avez vous pour leur rpondre, combien de temps cela vous prend til ?

Questions de motivation
Pourquoi avez vous des frais financiers et surtout quelle est la cause profonde (quest ce qui les provoque) ? Pour
quelles raisons souhaitez vous un tat des comptes ? Quest ce qui fait que vous demandez souvent des chiffres ?
Comment expliquez vous la variation du CA, de la marge, des charges ?
Si vous aviez connu plus tt le rsultat, quest ce que vous auriez fait ?
Quest ce qui fait que les banquiers vous refusent un taux ou un crdit ?
Pourquoi hsitez vous placer, embaucher, investir ?
Comment dcidez vous de payer un fournisseur plutt quun autre une date donne ?
Si vous achetiez une entreprise, quest ce que vous demanderiez au vendeur comme informations ?
Vous avez dj un tableau de bord, quest ce que vous en retirez ?
Quest ce qui fait que vous minterrogez souvent ?
Quest ce qui fait que vos confrres ont dpos le bilan ?

Questions de satisfaction
Quel avantage trouveriez vous connatre vos chiffres plus tt ?
Vous avez un tableau de bord, quest ce qui est bien, quest ce qui est amliorer ?

Questions de projection
Combien voulez vous prlever par mois ? Quelles sont vos prvisions de CA, de marge, de charges ?
Quelle influence votre nouvelle activit va avoir sur vos rsultats, sur votre trsorerie ?
Quelles volutions, quelles perspectives dembauche ?
Si vous deviez avoir des chiffres cls, quelle serait la priodicit idale ?
Quest qui risque darriver si vos charges augmentent plus que prvu ?

Questions dimplication
Quest ce quon peut faire pour vous ?
Comment pourrions nous vous aider ?

Sans oublier votre dernire question : Ya til quelque chose que vous souhaitez prciser, un point sur lequel je ne vous aurai
pas interrog, un point que vous souhaiteriez dvelopper.

Page 8 / 13
4. Etapes de proposition : prsentation de la mission
Caractristiques Avantages Bnfices
(Pour mmoire , reprendre les diffrentes parties concernes)
Documents remettre et/ou
Exemples de tableau de bord Flash
prsenter lors de la
Sortir avant le rendez vous quelques pages exemples.
proposition

Etape de proposition : rponse aux objections


1. Accepter 2. Qualifier 3. Reformuler 4. Isoler 5. Pr vendre 6. Rpondre
Seule la phase Rpondre sera dveloppe ici dans la mesure o les 5 premires tapes suivent systmatiquement le mme
canevas.

Mettre en avant les clignotants relevs et chiffrs, ltat de lactivit dans le


secteur, les drapages sil y en a eu et donc les risques.
Ca va mavancer quoi de Vous parler de faire venir plus de clients, votre objectif est davoir plus
connatre chaque mois ltat de de clients ? Si tel est le cas : Un plan de dveloppement a se prpare.
mon activit ? Ca ne va pas Aucun dveloppement russi nest possible si un suivi rgulier nest pas en
faire venir plus de clients. place . Si son objectif nest pas de faire plus de clients, attention au non
renouvellement de clientle et donc la prennit de lentreprise. Revenir
sur les clignotants.
Que devient lentreprise lorsque le client prend sa retraite ? Sil souhaite
trouver un repreneur, il doit ragir pour redresser la barre. Une affaire en
Tous les ans, je perds un peu de
perte de vitesse sera brade ou mourra de sa belle mort. Aucune
chiffre daffaires ? Je le sais,
transmission russie possible pour une entreprise non dynamique. Trouver
cest pas nouveau, mais
des exemples dans son secteur dactivit ou dautres.
jarriverais bien la retraite.
Une entreprise en perte de vitesse peut trs bien se retrouver en dpt de
bilan et ce bien avant sa retraite (clignotants constats).
Faire le comparatif entre le cot lanne de cette mission et le chiffrage
du bnfice pour le client. Lui montrer quil gagne de largent globalement
avec cette mission.
Si le client a dj un prlvement forfaitaire lev (ancien client) un peu
fourre tout lui expliquer que le tableau de bord oblige une bonne
organisation comptable, ce qui va permettre de gagner ensuite du temps sur
Cest trop cher, avec tout ce que
le traitement comptable, et donc de revoir les honoraires comptables aprs
vous me prenez dj.
un an de fonctionnement. Ne pas lui proposer le tableau de bord dans le
forfait quil a dj, cest trs mauvais commercialement et pour la suite de
nos relations. Chaque prestation a un prix distinct. De plus, cela donne
limage que, pendant des annes on lui a factur des sommes non justifies
puisquil ny avait que la comptabilit de faite (car le client na aucun
souvenir du conseil non formalis).
Lui demander quil nous montre ce quil tient pour faire son suivi. Soit
cest concret (une feuille de brouillon) soit cest dans sa tte. Lui montrer
ensuite les clignotants chiffrs de son activit et lui expliquer que son suivi
Moi je sais dj combien je
ne lui permet pas de contrler certains lments et que cela lui cote cher.
gagne tous les mois, jai dj
Lui montrer laide des documents modles Flash et le chiffrage du
mon suivi.
bnfice que notre suivi est conomique, fiable et facilement lisible. Lui
vendre le bnfice temps (le temps quil passe remplir son tableau de
bord pourra tre mieux utilis ailleurs).

Page 9 / 13
PRODUCTION DE LA MISSION

1) Outils de production
Gescap Suivi Flash

Classeur avec 4 intercalaires (Flash trimestriel) ou 12 intercalaires (Flash mensuel) pour que le
client puisse ranger ses Flash (si le cabinet dcide de le fournir compte tenu du cot de la mission).

2) Supports transmettre

En dbut de mission
Classeur avec 4 ou 12 intercalaires (ventuellement)

Fiches de collecte dinformations

Chaque mois ou chaque trimestre


Le dossier du Flash dtermin avec le client :
Avec des informations plus ou moins dtailles
plaquettes degr 1,2 sans budget ni charges sensibles
plaquettes degr 3 avec charges sensibles mais sans budget
Plaquettes degr 4 avec budget et charges sensibles
toutes ces plaquettes peuvent tre mensuelles ou trimestrielles et sont adaptes
lactivit du client : ngoce, production ou mixte.
Avec une prsentation selon lactivit du client (modle picier ou autre modle Cabex)

3) Approvisionnement
Pour la mise en place :
La balance N-1
Les charges fixes (loyer, maintenance, assurances, honoraires )
Les tableaux demprunts
Les crdits baux
Les amortissements N-1
Les objectifs du CA (CA et rmunration souhaite)
Les taux de marge ou dutilisation de matires premires

Remarque : le budget peut facilement tre tabli avec le client lors du commentaire des comptes annuels.
Cette mthode permet non seulement davoir toutes les informations disponibles mais aussi que le client
sapproprie les objectifs.

Chaque mois ou chaque trimestre :


La fiche de collecte des informations

Page 10 / 13
4) Traitement

Le premier mois :
On tablit le budget (avec le client lors du commentaire des comptes annuels si
possible) :
Chiffre daffaires prvu rparti par mois selon la saisonnalit
Budget des charges
Les charges sensibles sont choisies
Les autres charges budgtes sont envoyes dans le ralise
Le classeur est remis au client (ventuellement)

Cest lors de la cration du dossier dans Suivi Flash quil faudra choisir le modle. Cabex
fournit son propre modle lintrieur duquel sont proposes plusieurs plaquettes. Selon la
plaquette, les informations seront plus ou moins dtailles : degr 1 4 .
Ces plaquettes se distinguent aussi par lactivit du client : ngoce, production ou les 2.
Enfin, elles peuvent tre mensuelles ou trimestrielles.

Vous pouvez avoir 2 modifications principales apporter aux plaquettes proposes par
Cabex.

Modifier le nom de votre cabinet sur la page de garde (pour les plaquettes degr 1)

Lorsque vous tes sur la liste des dossiers, vrifiez que vous tes bien
en profil Concepteur . Puis ouvrez le dossier concern.

Cliquez ensuite sur le bouton Commentaires en bas du navigateur


ou bien appuyez sur la touche [F4].

Choisissez le commentaire
Page de garde degr 1
et modifiez le nom du
cabinet dans le traitement
de texte.

Page 11 / 13
Le premier mois (suite) :
Modifier ou supprimer le logo du cabinet
Tout comme dans le premier point, vrifiez que vous tes bien en profil
Concepteur avant douvrir votre dossier.
Allez dans Impression et choisissez la plaquette qui vous intresse
dans le navigateur.

Placez vous sur longlet Paramtrage et slectionnez dans la liste Logo


cabinet . Double cliquez dessus pour aller slectionner le logo de votre cabinet.

Vous pouvez modifier la taille, la position du logo,


Si vous dsirez le supprimer, contentez vous, aprs lavoir slectionn, de cliquer sur la
croix dans la barre de boutons du haut ou dappuyer sur la touche [Suppr].

Les modifications dcrites ci dessus permettent de modifier le dossier dun client. Il


est possible de faire ces mmes modifications dans le modle Cabex. Dans ce cas,
tous les dossiers clients crs par la suite et bass sur ce modle comprendront les
modifications. Soyez donc trs prudent en le ralisant et faites, au pralable, une
sauvegarde du modle original.

Les mois suivants :


Secrtaire :
J+1 Reoit les fiches de collecte des informations

J+8

Secrtaire :
J+8 Les regroupe, les contrle
Appelle le client si des informations manquent
J+10

Secrtaire :
Remet chaque collaborateur la chemise de ses clients
J+10

Collaborateur :
Classe les photocopies des nouveaux contrats
J+10 Saisit les Flash en une seule fois
Imprime les documents
J+12 Les envoie agrafs, perfors pour faciliter le classement et portant la mention
Confidentiel .

Page 12 / 13
5) Contrle Qualit

Vrifie que les sommes saisies correspondent linformation fournie par le


Le collaborateur client
Fait ses remarques sur les chiffres

Le contrleur Appose son visa sur le produit fini avant envoi

6) Restitution
Pour le Flash trimestriel, prvoir systmatiquement un entretien tlphonique avec le client.

Pour le Flash mensuel, prvoir cet entretien tlphonique uniquement si les chiffres le
ncessitent

7) Temps de production
Budget :
De 2 4 heures par an

Flash mensuel :
De 15 minutes (degr 1) 1heure (degr 4) par dossier par mois

Flash trimestriel :
15 minutes par trimestre pour le commentaire tlphonique

8) Amlioration de la prestation

Chaque anne, le cabinet se runit pour analyser :


Lamlioration de la mthode de ralisation
Pointage des lments exceptionnels non signals
La qualit de la prsentation
Les besoins exprims par le client :
Analyse des charges sensibles
Comprhension des tableaux

Page 13 / 13