MANUAL DEL USUARIO

GUIA DE INSTALACIN Y

USO DE WINCAJA

MC POS, S.A. DE C.V.

1
 INDICE

CONTRATO DE LICENCIA .......................... 4

INTRODUCCION
Bienvenida ............................................ 8
Definicin de WinCaja ........................... 8
Caracteristicas Principales .................... 9
Datos tcnicos..................................... 10
Requerimientos................................... 10
INSTALACION
Arranque de WinCaja .......................... 11
SOS
Creacin de la base de datos............... 14
INICIANDO SESION
Pantalla Principal ................................ 24
Salir del Sistema ................................. 26
Cerrando Sesin .................................. 27
Teclas de Uso ...................................... 28
Bsqueda Tutorial ............................... 29
MENUS
Archivo................................................ 30
Edicin ................................................ 49
Procesos Especiales ............................ 52
Catlogos ............................................ 69
VISTAS ................................................. 103
2
 CONTRATO DE LICENCIA PARA EL USUARIO FINAL DEL

SOFTWARE WinCaja DE MC POS, S.A. DE C.V.

IMPORTANTE - LEA DETENIDAMENTE: Este Contrato de Licencia de uso para el

Usuario Final ("CONTRATO") el cual constituye un acuerdo legal entre usted, ya sea
una persona fsica o una entidad jurdica, y el fabricante o distribuidor con el cual
adquiri el o los productos de software MC POS, S.A. DE C.V. identificados arriba o en
la Tarjeta de identificacin del producto que acompaa al presente CONTRATO (desde
ahora denominado "SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja" o "SOFTWARE"). El
SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja incluye software, medios relacionados,
cualquier hardware, que acompaa al software, cualquier material impreso y
documentacin "en lnea" o electrnica.
Al abrir este paquete, instalar, copiar o de otra manera usar el SISTEMA PUNTO DE
VENTA WinCaja, usted est de acuerdo en quedar obligado por los trminos de este
CONTRATO. Si usted no est de acuerdo con los trminos de este CONTRATO, MC
POS, S.A. DE C.V no estar dispuesto a otorgarle la licencia del SISTEMA PUNTO DE
VENTA WinCaja. En dicho caso, no podr usar o copiar el SISTEMA PUNTO DE
VENTA WinCaja y deber ponerse inmediatamente en contacto con el Fabricante o
distribuidor para obtener instrucciones sobre la devolucin del o de los productos no
utilizados y el reembolso del importe pagado.

LICENCIA DEL SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja

El SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja se encuentra protegido por leyes mexicanas

de derechos de autor y por tratados internacionales sobre derechos de autor, as
como por otras leyes y tratados sobre propiedad intelectual. El SISTEMA PUNTO DE
VENTA WinCaja se concede bajo licencia y no se vende. El trmino "EQUIPO o PC",
tal como se usa aqu, se refiere al HARDWARE, tanto si el HARDWARE es un equipo
de computacin o el equipo de computacin con el cual funciona el HARDWARE, como
si el HARDWARE es un componente del equipo de computacin.

1. CONCESIN DE LICENCIA. Este CONTRATO le otorga a usted los siguientes

derechos:

- Instalacin y uso del software. Usted podr instalar y usar slo una copia del
SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja en su EQUIPO o PC, excepto que se
establezca expresamente de otra manera en la Seccin 1 de este CONTRATO.
- Almacenamiento. Uso en la red. Usted tambin podr almacenar o instalar una
copia de una parte del software del SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja en el
EQUIPO o PC para permitir a sus otros equipos o PCs el uso del SISTEMA PUNTO
DE VENTA WinCaja en una red interna y distribuir el SISTEMA PUNTO DE VENTA
WinCaja a sus otros equipos o PCs a travs de una red interna. Sin embargo,
deber adquirir y dedicar una licencia para el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja
3
 de cada PC o equipo en el que utilice o al que distribuya el SISTEMA PUNTO DE
VENTA WinCaja. Una licencia del SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja no se
puede compartir o usar simultneamente en diferentes equipos o PCs.

2. DESCRIPCIN DE OTROS DERECHOS Y LIMITACIONES.

- Limitaciones en materia de ingeniera inversa, descompilacin y

desensamblaje. No podr utilizar tcnicas de ingeniera inversa, descompilar, ni
desensamblar el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja, con excepcin y en la
medida en que dicha actividad est expresamente permitida por la ley aplicable, no
obstante esta limitacin.
- Separacin de los componentes. El SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja se
concede bajo licencia como un producto nico. Las partes que lo componen no
podrn separarse para su uso en ms de un equipo o PC.
- Alquiler. Est prohibido alquilar, arrendar o prestar el SISTEMA PUNTO DE VENTA
WinCaja.
- Transferencia del Software. Usted podr transferir de manera permanente los
derechos que le han sido otorgados por el presente CONTRATO siempre y cuando
no retenga copias, transfiera todo el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja
(incluyendo todas sus partes componentes, los medios y materiales impresos, toda
actualizacin, este CONTRATO y de ser aplicable, el o los Certificados de
Autenticidad) y que el receptor est de acuerdo con los trminos de este
CONTRATO. Si el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja es una actualizacin,
cualquier transferencia deber incluir todas las versiones anteriores del SISTEMA
PUNTO DE VENTA WinCaja.
- Terminacin. Sin perjuicio de cualquier otro derecho, MC POS, S.A. DE C.V. podr
terminar su derecho a usar el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja bajo este
CONTRATO si usted no cumple con los trminos y condiciones del presente
CONTRATO. En dicho caso, usted deber destruir todas las copias del SISTEMA
PUNTO DE VENTA WinCaja y todas sus partes componentes.

3. ACTUALIZACIONES.

Si el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja se encuentra marcado como una

actualizacin, usted deber tener la licencia adecuada para usar el producto
identificado por MC POS, S.A. DE C.V. como calificado para ser actualizado, a los
fines de poder usar el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja. Solamente para los
fines de actualizacin de productos, Un SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja
marcado como actualizacin reemplaza y/o complementa al Producto calificado.
Usted podr usar el producto resultante actualizado slo de acuerdo a los trminos de
este CONTRATO.

4. DERECHOS DE AUTOR.

La propiedad y derechos de autor relacionados con el SISTEMA PUNTO DE VENTA

WinCaja (incluyendo pero no limitndose a imgenes o subprogramas, incorporados

4
dentro del SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja), los materiales impresos que lo
acompaan y cualquier otra copia del SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja, son
propiedad de MC POS, S.A. DE C.V.. No podr copiar los materiales impresos que
acompaan al SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja. MC POS, S.A. DE C.V. se
reserva todos los derechos no otorgados especficamente bajo este CONTRATO

5. MEDIO DEL SOFTWARE.

Es posible que reciba el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja en ms de un medio.

Con independencia del tipo o tamao del medio que reciba, podr usar nicamente el
medio que sea apropiado para su EQUIPO o PC. No podr usar o instalar el otro
medio en otro equipo o PC. No podr prestar, alquilar, arrendar o de otra forma
transferir el otro medio a otro usuario, excepto como parte de una transferencia
permanente (como se expresa arriba) del SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja.

6. RESTRICCIONES EN MATERIA DE EXPORTACIN.

Usted acuerda que ni usted ni sus clientes pretendern hacer ni harn, ni directa ni
indirectamente, lo siguiente: exportar o transmitir el SISTEMA PUNTO DE VENTA
WinCaja o la documentacin relacionada ni los datos tcnicos que acompaan la
documentacin del Sistema.

7. GARANTIA LIMITADA.

MC POS, S.A. DE C.V. le garantiza que el SISTEMA PUNTO DE VENTA WinCaja

operar substancialmente de acuerdo con la documentacin por un periodo de (90)
das despus de la fecha en que usted reciba el Software. Esta garanta limitada no
cubre el Software de conjunto de caracteres convertidos a otros formatos. Para
reclamar la garanta, usted deber devolver el software al establecimiento donde lo
obtuvo acompaado de su factura de compra dentro de dicho periodo de 90 das. Si
el Software no funciona substancialmente de acuerdo a la documentacin, la entera
responsabilidad de MC POS, S.A. DE C.V. y su remedio exclusivo estar limitado a
uno de lo siguiente, a la decisin de MC POS, S.A. DE C.V. , el remplazamiento del
software o un reembolso del precio pagado para la licencia del Software.

8. RENUNCIA DE GARANTIAS.

Con excepcin de la garanta limitada mencionada en el inciso 7 de este contrato, ni

MC POS, S.A. DE C.V. ni sus proveedores hacen garantas , expresas, implcitas o
derivadas de la ley, con respecto a otras circunstancias, incluyendo pero no limitadas
a la no-violacin de los derechos de una tercera parte, comerciabilidad, o idoneidad
para fin especifico. MC POS, S.A. DE C.V. y sus proveedores no garantizan y no
pueden garantizar las acciones o resultados que usted pueda obtener usando el
Software.

5
9. NO DAOS Y PERJUICIOS CONSECUENCIALES.

Bajo ninguna circunstancia tendrn MC POS, S.A. DE C.V. o sus proveedores

responsabilidad legal para indemnizarle a usted por cualquier dao o perjuicio ya sea
concecuenciales, indirectos, incidentales, punitivos o especiales, incluyendo cualquier
perdida de ganancias o ahorros, aun cuando un funcionario de MC POS, S.A. DE C.V.
o cualquier proveedor ha sido aconsejado de la posibilidad de dichos daos, o de
cualquier demanda por una tercera parte.

6
 INTRODUCCIN

Toda empresa implicada en el comercio de productos o servicios requiere de una

herramienta de trabajo y control, que le permita vender a sus clientes con rapidez y
precisin, adems de obtener informacin de manera veraz, rpida y dinmica
aprovechando la tecnologa de punta en Hardware que existe en el mercado de
detalle. por lo que WinCaja cubre perfectamente con tales expectativas.

Con WinCaja, usted obtiene grandes beneficios econmicos, llevando un control total
y automatizado desde que se adquieren los productos, hasta que el cliente paga por
ellos en las diferentes formas de pago existentes, a crdito o de contado.

EL sistema cuenta con una gran cantidad de variables de configuracin que permiten
que el mismo se adapte a empresas de mayoreo, medio mayoreo y detallistas.

Con WinCaja, usted aprovecha lo mejor de la tecnologa del hardware de punto de

venta pudiendo configurar una gran gama de marcas y modelos de dispositivos.

BIENVENIDA

Bienvenido a WinCaja, el programa ms efectivo para la Solucin al Punto de Venta.

Comprobado por una gran cantidad de usuarios, WinCaja es la herramienta ms
potente y confiable para el buen control de su negocio.
Agradecemos de sinceramente su preferencia, estamos seguros que le ser de gran
utilidad.

DEFINICIN DE WinCaja

WinCaja es un programa integrador que facilita la planeacin, el desarrollo y el

control de las actividades del proceso compraventa, adems, le proporciona
informacin exacta y oportuna que le permite optimizar:
Inventarios
Clientes (Cuentas por cobrar)
Facturacin
Vendedores (Comisiones)
Punto de Venta
Inventarios

Trabaja bajo el ambiente de Windows, la informacin requerida se puede obtener

desde una presentacin en pantalla, una impresin en papel o bien exportarla a un
archivo en los formatos ms comunes (Excel, Dbase o Texto). Adems de poder
analizar la informacin mostrada en agrupaciones, filtros u ordenamientos, segn sus
requerimientos.

7
Con solo presionar un botn usted puede obtener la informacin necesaria para
tomar decisiones; adems, tambin puede crear, borrar, modificar las vistas de
informacin para que WinCaja se la proporcione en la cantidad y contenido que usted
necesite.

Para cada vista, usted puede tener acceso a una gran cantidad de columnas que
puede ir agregando, adems de definir la posicin y la cantidad de decimales, puede
aplicar filtros, ordenamientos, subtotalizaciones y niveles de seguridad.

Hemos integrado una pantalla de punto de venta fcil de usar en la que no se

requiere el uso del ratn, y el teclado puede ser usado slo en la medida que sea
indispensable, por ejemplo se puede realizar una venta con slo utilizar el escner y
hacer uso de unas cuantas teclas para concluir la venta; con esto se permite hacer
gran cantidad de operaciones al da por caja. Adems de proveer al cajero la
informacin necesaria para poder tomar decisiones simples y mejorar la atencin al
cliente.

WinCaja cuenta con un nivel de seguridad que permite definir a los usuarios donde
pueden entrar y que pueden hacer, llevando una bitcora de las autorizaciones
hechas por el personal responsable.

CARACTERSTICAS PRINCIPALES

Imprime facturas o ticket.

Acepta diferentes formas de pago (contado, tarjetas de crdito, vales, crdito)
Maneja una o varias cajas, cajero y vendedores
Puede localizar el artculo por cdigo de barras, cdigo interno o nombre
Manejo ilimitado de precios
Manejo de artculos compuestos y artculos no inventariables (servicios)
Procesos automticos de cambios de precio, ofertas, ltimo costo, orden de
compra a proveedor y aplicacin de captura de inventario fsico parcial o total.
Agrupadores como familias, subfamilias, categoras.
Manejo de unidad de compra, unidad de venta y unidad de reventa, pudiendo
realizar ventas por las primeras dos.
Maneja uno o varios almacenes, pudiendo hacer intercambio de existencias entre
ellos.
Comisin a vendedores por venta global o definida en cada artculo, esta puede
ser por venta o utilidad bruta, inmediata o sobre cartera recuperada.
Venta a crdito con verificacin de disponibilidad y estado de la cartera.
Captura de cotizaciones para posteriormente hacer la venta sin necesidad de
volver a capturar.

8
DATOS TCNICOS

WinCaja est desarrollado en Visual Basic 6.0 totalmente ambiente grfico.

Maneja archivos del estndar MDB, es decir, pueden ser vistos a travs de un
manejador de bases de datos como Access.
Maneja archivos compartidos en caso de red.

REQUERIMIENTOS

WinCaja es un programa que puede procesarse en cualquier computadora compatible

con el estndar industrial, siempre y cuando tenga las siguientes caractersticas:

Procesador Pentium II 300 Mhz

Al menos 32 MB de RAM.
Disco duro con al menos 250 MB de memoria disponible.
Sistema Operativo Windows 95 o superior.
Puertos RS232 (seriales) y puerto paralelo
Cajn para el dinero (opcional).
Regulador de voltaje.
Protector contra picos de voltaje (opcional).
Lector de cdigo de barras (opcional).
Bscula electrnica (opcional).
Fuente de energa ininterrumpible (UPS) (opcional).
Sistema Operativo de red (opcional)

9
 INSTALACIN

ARRANQUE de WinCaja

Deber insertar su disco compacto del programa de WinCaja en su unidad lectora de

discos compactos (CD ROM) de su computadora, el sistema automticamente
activar el programa de instalacin o bien deber acceder al disco compacto en la
carpeta de instalacin y activar el programa Instalar.

Despus de un proceso corto de copia de algunos archivos, el programa de

instalacin le pedir que reinicie su computadora, al entrar nuevamente a Windows,
deber insertar nuevamente su disco compacto que contiene el sistema de WinCaja.

Volver a activarse automticamente el proceso de instalacin y esta ves le

aparecer en su pantalla la Bienvenida al programa de instalacin de WinCaja,
usted deber presionar el botn de aceptar si desea instalar el programa WinCaja, o
bien el botn de Salir si no desea instalarlo.

10
Si usted decidi instalar el programa de WinCaja, le aparecer la pantalla siguiente
en donde usted deber indicar que aplicacin del sistema desea instalar.

Posterior a esta seleccin se le pedir indicar el nombre del directorio en el que se

instalara el sistema, el programa de instalacin sugerir se instale en el directorio
c:\WinCaja, usted estar en libertad de elegir otro directorio de instalacin o bien
crear uno nuevo.

El programa de instalacin le preguntar por el nombre del grupo de programas en

donde se instalarn los accesos directos a los programas que usted decidi instalar,
el programa de instalacin sugerir se creen los accesos directos en el grupo
WinCaja, usted estar en libertad de elegir otro grupo de instalacin o bien crear uno
nuevo.

11
Una vez elegido el grupo de programas y haber presionado el botn de continuar, el
programa de instalacin proceder a la copia de los archivos al disco duro de su
computadora; este proceso lleva algunos segundos o minutos dependiendo de la
capacidad del equipo.

12
 SOS

Creacin de la base de datos

Para crear la base de datos de WinCaja usted deber activar el programa SOS que se
encuentra en el grupo de programas de WinCaja

13
Al activar el programa SOS se le pedir que indique en donde va a residir la base de
datos del programa, puede ponerla manualmente en C:\WinCaja\WinCaja.mdb o
puede buscar la ubicacin que desee con el explorador.

14
Al buscarla con el explorador le mostrar la ruta c:\WinCaja, o la carpeta que hubiera
elegido para instalar el programa WinCaja, usted deber indicar el nombre del
archivo como desea llamar a la base de datos, el sistema le sugiere llamarla:
WinCaja.mdb usted estar en libertad de cambiarle el nombre, posteriormente
deber presionar Abrir.

A continuacin el programa de instalacin le mostrar un aviso, que el archivo no

existe y si desea crearlo, a lo que deber contestar afirmativamente si desea crear la
base de datos del programa WinCaja.

15
Posteriormente el programa de instalacin le mostrar esta pantalla en donde usted
deber presionar el botn de conectar para continuar con el proceso de creacin de la
base de datos.

A continuacin se le preguntar si desea crear la base de datos a lo que deber

contestar que s, si desea crear la base de datos del programa WinCaja.

A continuacin se presentar en la pantalla un proceso de creacin de la base de

datos, deber esperar unos segundos.

16
Una vez creada la base de datos, se mostrar la pantalla del programa de utilerias
(SOS), aqu procederemos a la inicializacin de la base de datos, esto se deber
hacer en el mdulo Empezar - Inicializacin total.

Al hacer la inicializacin total de la base de datos el programa de utileras le enviar

un mensaje de advertencia, esta ser la nica ocasin que deber emplear esta
utilera, ya que este proceso elimina toda la informacin de la base de datos.

17
A continuacin se le pedir que indique el nmero de almacn, este paso es
importante que se tome en consideracin ya que si usted tiene ms de un almacn o
ms de una tienda, cada tienda o almacn deber tener un nmero para efectos de
consolidacin entre tiendas.

Al aparecer el siguiente mensaje en su pantalla, la base de datos ya esta lista para

ser usada; tambin aqu se muestra el nmero de cajero y la clave con la cual usted
tendr acceso al sistema WinCaja.

18
Despus de la inicializacin de la base de datos, se proceder a la creacin de las
vistas de informacin, en las cuales usted podr consultar cada uno de sus
movimientos, slo hay que contestar afirmativamente las opciones que se muestren
y en cuestin de segundos estarn creadas las vistas de informacin que podr
consultar en la aplicacin WinCaja.

Junto con el programa WinCaja le ser entregado la llave o sentinel y con el la clave
personalizada para su empresa, usted deber dar de alta su licencia de uso.

19
La llave o sentinel deber ser colocada en el puerto paralelo de su computadora
(lpt1), el programa de alta de licencia as se lo har saber. Es importante que el
puerto paralelo este configurado con la peticin de interrupcin 07 (IRQ), y el
intervalo de entrada y salida 0378-037F.

Se debern llenar todos los datos que se le solicitan tal y como aparecen en la
carpeta de registro, la cual usted recibir junto con el programa de instalacin.

20
 INICIANDO SESION

Para iniciar con el sistema de WinCaja haga clic en inicio y despus en programas,
luego seleccione la carpeta WinCaja, y d clic en el icono de WinCaja; o bien si ya
cuenta con el acceso directo en el escritorio haga doble clic sobre el icono:

Y a continuacin aparecer la siguiente ventana:

Usted tendr que teclear el nmero de usuario (cajero) que le corresponde, as como
la contrasea respectiva.

Al escribir la contrasea de usuario irn apareciendo asteriscos, para que sta no sea
vista en pantalla.
El cajero 00 est facultado para acceder a todos los procedimientos del programa, los
dems cajeros y colaboradores ordinariamente tienen facultades ms restringidas.

Por ser primera vez que accede a WinCaja deber escribir las siguientes claves,
mismas que podrn ser modificadas dentro del mdulo Catlogos, Cajeros.

Cajero 00
Clave del cajero ZZZZZ

El nmero de cajero validado es el 00 con la contrasea zzzzz, por lo que se

recomienda que a la brevedad posible cambie su contrasea.

Cuando se escribe una clave incorrecta, WinCaja enva un mensaje de advertencia

(usted cuenta con tres oportunidades para poner la contrasea correcta).

21
Si en la ltima oportunidad la clave no ha sido escrita correctamente, aparecer la
siguiente ventana:

Al presionar Aceptar automticamente lo enviar al escritorio de Windows.

22
 PANTALLA PRINCIPAL

Una vez que se accedi al sistema, se muestra la pantalla principal; la cual est
formada por los siguientes elementos:
Cerrar
Minimizar
Barra de mens

Restaurar

Barra de
herramientas

Vistas

Barra de estado

BARRA DE MENUS: Aqu se encuentran una serie de comandos en donde en cada uno
de ellos se encuentran clasificadas las opciones con las que el sistema cuenta y cada
una tiene su propia funcin; por ejemplo: Archivo, Salir (esta opcin permite
desconectarse del sistema y salir de la aplicacin).

BARRA DE HERRAMIENTAS: Los comandos estn representados por un icono en

donde cada uno ejecuta una funcin diferente y son los de uso frecuente.

23
VISTAS: Las vistas estn clasificadas de acuerdo a su contenido en: Agrupadores,
Artculos, Precios/Ofertas, Ventas del da, Clientes, Proveedores, Mov. Almacn,
Personal, Impuestos, Procesos especiales, Vistas libres; cada una contiene una
subclasificacin. Esto con el fin de presentarle la informacin lo ms detalladamente
posible.

BARRA DE ESTADO: Aqu se muestra la fecha y hora actual del sistema; as como
algunas de las funciones que se realizan durante la ejecucin de la aplicacin.

MINIMIZAR: Al dar Clic en este botn, enva la aplicacin a la barra de tareas. No la

cierra, slo la minimiza para que pueda ejecutar alguna otra aplicacin.

RESTAURAR: Maximiza o minimiza la ventana activa segn el estado en que se

encontraba con anterioridad..

CERRAR: Cierra la aplicacin.

24
 SALIR DEL SISTEMA

Para salir de WINCAJA, siga las siguientes instrucciones:

1. De la barra de mens active Archivo y posteriormente la opcin salir...

2. y enseguida aparecer la ventana:

Si realmente desea salir, d un clic en S; de lo contrario en No y lo regresa a la

pantalla principal

O bien, de una manera ms rpida; haga Clic en el botn Cerrar de la barra de ttulo.

25
 CERRANDO SESION
Si desea cerrar la sesin, es decir, acceder al sistema como otro usuario, sin salir de
l; ejecute las siguientes instrucciones:

1. De la barra de mens active Archivo y Cerrar Sesin...

Inmediatamente despus aparecer la ventana:

Aqu indique el nmero de cajero y contrasea respectiva para acceder al sistema

como un usuario diferente.

26
 TECLAS DE USO
comn en WinCaja

Como referencia y para facilitar la comprensin del uso del manejo de las teclas de
funciones y sus combinaciones que maneja WinCaja, a continuacin se explicar su
forma de uso:

Teclas Teclado en ingls Teclado en espaol

PgUp Presione Page Up Presione Re Pg

PgDn Presione Page Down Presione Av

Home Presione Home Presione Inicio

End Presione End Presione Fin
Ins Presione Ins Presione Ins

Del Presione Del Presione Supr

^ Enter Presione Ctrl seguido de Presione Ctrl seguido de

la tecla Enter Ctrl + la tecla Intro Ctrl +

27
 BSQUEDA TUTORIAL

Hay varias formas de buscar un elemento ya sea en WinCaja como en WinVenta;

por cdigo y por descripcin del artculo; para activar esta funcin deber
presionar al mismo tiempo las teclas Control+Enter.

Las distintas formas de bsqueda son las siguientes:

Bsqueda por cdigo: Deber escribir los primeros 3 4 caracteres del cdigo,
despus presionar las teclas Control+Enter, el cursor brincar al campo de
descripcin, y aqu presionar la tecla Enter una sola vez, inmediatamente
aparecer el cuadro en donde deber seleccionar el artculo que busca y
presionar despus la tecla Enter.

Ejemplo SAP + (Ctrl+Enter) + Enter

Bsqueda avanzada por Cdigo: Consiste en buscar por alguna secuencia de

letras o nmeros dentro del cdigo, para realizar esta bsqueda deber
anteponer un asterisco (*) antes de cada secuencia y repetir lo de la bsqueda
por cdigo.

Por ejemplo *MARU + (Ctrl+Enter) + Enter.

Bsqueda por Descripcin: Consiste en buscar por los primeros 3 4

caracteres de la descripcin del producto, para realizar esta bsqueda deber
presionar Ctrl+Enter en el campo Cdigo, el cursor brincar al campo de
Descripcin, aqu deber escribir los primeros 3 4 caracteres de la descripcin y
presionar la tecla Enter una sola vez, inmediatamente aparecer el cuadro en
donde deber seleccionar el artculo que busca y presionar despus la tecla Enter.

Ejemplo (Ctrl+Enter) + SABAN + Enter.

Bsqueda avanzada por Descripcin: Consiste en buscar por alguna

secuencia de letras o nmeros del campo Descripcin, para realizar esta
bsqueda deber presionar Ctrl+Enter en el campo Cdigo, el cursor brincar al
campo de descripcin, aqu deber escribir un asterisco antes de los primeros 3
4 caracteres de la descripcin y presionar la tecla Enter una sola vez,
inmediatamente le aparecer el cuadro en donde deber seleccionar el articulo
que busca y presionar despus la tecla Enter.

Ejemplo (Ctrl+Enter) + *ALGOD + Enter.

28
 MENU ARCHIVO

Este men cuenta con las acciones principales para configurar el sistema, las vistas e
impresoras as como cerrar la sesin o salir de la aplicacin.

Las opciones relacionadas con las vistas, de este men, solamente se activan al
mostar en pantalla alguna vista; as como tambin las opciones Imprimir e Impresin
previa.

CONFIGURAR VISTA

Esta opcin esta dividida en 4 fichas: General, Columnas Filtro y Seguridad; y stas
le permiten establecer los parmetros que usted requiera para la presentacin de la
vista actual, es decir, sobre la que est activa en pantalla.

Los cambios se aplican hasta dar clic en el botn Guardar y son permanentes.

29
General: Aqu se muestran los datos generales de la vista o reporte.

Nombre del
reporte

Tipo y
tamao de
letra

Puede ordenar Posicin de la hoja

la vista por
campos

Subtotaliza: Al activar esta opcin, cada que cambia de campo (segn el

seleccionado), subtotaliza los campos al tener activada la indicacin Totalizado en
Impresora de la ficha Columnas.
Parametrizado por: Puede establecer un parmetro a la vista, siempre se le
preguntar al acceder la vista por el rango inicial y el final, segn la columna
parametrizada.

Columnas: Aqu se indica que columnas van ha aparecer en la vista, stas se pueden
quitar o bien, cambiar el orden.

Puede darle un ttulo

diferente a la columna

Agrega o quita
columnas a la vista

Defina el nmero de
decimales para una
columna y puede
Dar un orden a la totalizar en impresora
columna en la vista

30
 Tamao: Se refiere al ancho de columna.
Editable por el usuario: Al activarla, se puede modificar directamente en el
grid, es decir, sobre la vista. No todos los campos estn disponibles para esta
opcin.

Filtros: Modifican la vista y los cambios son permanentes. Por lo que se recomienda
copiar la vista y renombrarla, esto, con el fin de conservar una vista original; y en la
copia aplicar los filtros.

Negacin de la Seleccione el valor del

condicin filtro

Tipo de
conecto
r (Y,O)
Seleccione el
campo del filtro
Elimina filtros
Seleccione el
operador o condicion
para el filtro
(=,>,<,>=,<=,como)

Seguridad: Aqu se muestran los grupos de seguridad y se definen los grupos con
acceso a la vista de informacin actual.

Grupos con acceso a

la vista de
informacin
Grupos de Seguridad Botones para agregar
disponibles o quitar grupos de
seguridad a la vista

31
BORRAR VISTA ACTUAL
Elimina pemanentemente la vista activa.

GUARDAR VISTA COMO...

Esta opcin le permite guardar la vista con el nombre indicado.

EXPORTAR LA VISTA ACTUAL

Esta opcin le permite exportar una vista de informacin (la que muestra en pantalla)
a otra aplicacin, como por ejemplo Excel (XLS), Dbase (DBF) o a un archivo de texto
(TXT).

Seleccione el formato
de la exportacin

Haga clic para elegir

la ruta y nombre del
archivo

Active esta opcin si

desea enviarla por
correo electrnico

Acepta o
Cancela la 32
operacin
IMPRIMIR

Una vez seleccionada y activa la vista a imprimir, active el men archivo y haga clic
en Imprimir...
Elija mtodo de
impresin
Establezca el rango

Tipo de alineacin
del reporte

Puede imprimir un
ttulo diferente al
reporte

Mtodo de Impresin:
Todo.- Toda la vista de informacin.
Lo seleccionado.- La seleccin que haya hecho en la vista.
Rango.- Delimite el campo a imprimir indicando de que registro a cual desea realizar
la impresin.

IMPRESIN PREVIA
Se recomienda que antes de imprimir el documento lo verifique activando la presente
opcin; una vez hecho esto, puede imprimirlo desde aqu.

33
EDITAR ENCABEZADOS DE IMPRESIN

Esta opcin le permite personalizar la presentacin de la vista o el reporte al

imprimirlo.
Puede inserta el
logotipo de su
empresa

Tanto el encabezado como el Pie de Pgina, esta dividido en 3 secciones: lado

izquierdo, el centro y la derecha, y en stas, puede insertar el nmero de pgina, la
fecha, el nombre de la empresa y el usuario; o bien, puede insertar el texto que
desee.

CONFIGURAR IMPRESORA

Esta opcin le permite indicar hacia que impresora direccionar el documento (si se
cuenta con varias), la calidad de la impresin y el nmero de copias a imprimir, la
orientacin o posicin y el orden de las hojas.

34
CONFIGURAR SISTEMA

Dentro de esta opcin, se pueden definir todos los parmetros del sistema, en cuanto
a impresoras, punto de venta, polticas de cliente, etc. Y cuenta con siete fichas:

1. Generales

Empresa: Corresponde a la razn o denominacin social de la empresa, ese nombre

que se comparar con el que esta grabado en la llave del sistema o Sentinel. Se
recomienda que aqu este el nombre fiscal de la empresa ya que este aparecer en la
primera lnea del ticket (mximo 40 caracteres).
Complemento de nombre: Nombre comercial de la empresa. Se recomienda este
espacio para tener el nombre o la forma como el pblico conoce a su empresa o
comercio. El contenido de este espacio se imprimir en el segundo rengln del ticket
(mximo 40 caracteres), si no decide escribir nada no quedar en blanco el rengln
en el ticket.
Domicilio: Domicilio de la empresa.
Colonia: Colonia de la empresa.
Ciudad, Estado: Ciudad y estado de la empresa.
Cdigo postal: Cdigo postal de la empresa.
R.F.C.: Registro Federal de Contribuyentes de la Empresa.
Telfono: Telfonos de la empresa.
Das a guardar ordenes de compra: Usted define cuantos das quiere conservar sus
ordenes de compra, las cuales se pueden generar con el sistema WinCaja en el men
Procesos especiales, generacin de orden de compra.
Localizacin de la base de datos: Ruta o ubicacin de la base de datos. Al cambiar el
contenido de esta opcin usted, podr acceder a otra base de datos, si desea crear
otra base de datos, se deber hacer mediante el programa SOS.
Graba automticamente al cambiar de registro: Al tener habilitada esta opcin y
estar trabajando en cualquier pantalla de catlogos, por ejemplo productos y

35
servicios, usted puede guardar los cambios que realice sin necesidad de presionar el
botn de guardar, bastar tan solo con presionar cualquier botn de navegacin de
registros y el cambio que usted realice quedar grabado automticamente.
Muestra el registro de la vista: Al tener habilitada esta opcin y hacer cualquier
consulta de las vistas de informacin, usted podr consultar en la parte inferior de su
pantalla el nmero de registros que tiene esa vista. Esto podr afectar la velocidad
con que las vistas son mostradas.
Tipo de sentinel: Aqu se define el tipo de sentinel que se tenga instalado, el
programa buscar en modo automtico el primer protocolo de comunicacin que
responda su sentinel.
Caja: Indica el nmero de caja en que se est trabajando. Es indispensable que cada
caja o estacin de trabajo tenga su propio nmero de caja. Se recomienda que si
tiene varias sucursales, maneje un nmero de caja diferente y evite que estos se
repitan. Por ejemplo: supongamos que tiene dos tiendas, una con tres cajas y la otra
con 2; puede tener la caja 01,02,03 en la tienda 1 y la 11 y 12 en la tienda 2.
Asignar Caja: Con este botn podremos asignar la caja para la PC con la cual
estamos trabajando, desde aqu podremos dar de alta nuevas cajas o eliminar cajas
dadas de alta.
Almacn predeterminado: Al poder usar el sistema multi almacn podremos asignar
el almacn predeterminado en el cual se van a afectar las existencia de manera
automtica. Si tiene varias sucursales es indispensable que cada tienda tenga su
propio nmero de almacn. Por ejemplo: supongamos que tiene dos tiendas, puede
tener el almacn 1 para la tienda 1 y el almacn 2 para la tienda 2.

2. Polticas de Cliente

Valor de eliminacin de saldos: Es posible eliminar saldos pequeos de los clientes,

ya que el control de los mismos puede resultar incosteable para su empresa, usted
podr eliminar los saldos hasta el valor que usted indique aqu.

36
Valor para morosos: Se indica el saldo mnimo que debe tener un cliente y que en
combinacin con la opcin siguiente (Das para morosos) determina si el cliente se
hace merecedor a la clasificacin de Cliente Moroso.
Das para morosos: Das que deben transcurrir despus del vencimiento del
documento y el plazo de gracia para considerarlo un cliente moroso.
Plazo para pagos: Nmero de das que se otorgan para cubrir los documentos de
crdito sin causar intereses moratorios. Este valor puede ser especificado para cada
cliente en el ABC de clientes. Si no se especifica el plazo para pagos en el cliente,
WinCaja asumir el valor que se encuentra en esta opcin.
Plazo de gracia: Das adicionales al plazo para pagos en los cuales el cliente an
puede liquidar sus adeudos sin entrar a la categora de cliente moroso y sin causar
intereses moratorios.
Financiamiento a plazos: Al tener habilitada esta opcin usted podr vender a crdito
y fijar los plazos de pagos y los das entre pagos en cada documento, esta opcin se
ver habilitada en punto de venta al finalizar una operacin y pagar en cualquier
forma de pago que sea a crdito.
Cliente que representa las ventas de mostrador: Al final del da usted podr imprimir
la factura de ventas de mostrador; esta opcin la podr encontrar en el sistema
WinVenta, opcin cortes, consolidacin de ventas de mostrador. Deber dar de alta
un cliente que se llame Ventas de Mostrador, el cdigo que usted indique deber
registrarlo aqu, para que automticamente al efectuar la consolidacin de ventas de
mostrador se impriman los datos que registr en la carpeta de alta del cliente.
Detecta clientes con saldo vencido o excedido: Esta opcin le permite detectar
clientes cuyo saldo ya est vencido o excedido, esto es reportado al momento de
venderle a crdito al cliente. Si tiene habilitada la opcin de pregunta primero por el
cliente, entonces esta deteccin tambin se har al momento de declarar la forma
de pago de crdito.
Periodo para saldos: El dato que se registre (das), permite definir en la vista de
informacin Antigedad de saldos de cliente los periodos en das en que se
clasificaran los saldos vencidos de sus clientes, segn lo que usted ponga en esta
opcin as se vern los periodos en el reporte; por ejemplo de 0 a 5, de 6 a 10, de 11
a 15, etc.
Periodo de cobranza: El dato que aqu se registre (das), permite definir en la vista de
informacin Cobranza diaria o Semanal l nmero de das en que se clasificaran los
saldos por vencer y poder programar la cobranza en periodos de tiempo.
Inters en financiamiento a plazos: Se indica el porcentaje de inters que se aplicar
a cada documento bajo el sistema de financiamiento a plazos.
Aplica el inters al primer pago: Al activar esta opcin, usted podr cargar el
porcentaje de inters por financiamiento a plazos an cuando la venta a crdito
tenga un slo plazo de pago.
Manejo de puntos por frecuencia de clientes: Al activar esta opcin, se podr llevar
un registro de sus clientes por frecuencia, esto esta ntimamente relacionado con los
artculos, ya que usted tendr que asignarle a cada artculo un monto de compra y un
nmero de puntos que se le otorgarn a un cliente que le compre el articulo, adems
usted podr hacer sus liquidaciones de puntos por frecuencia en el sistema WinCaja
en men de procesos especiales, liquidacin de puntos por frecuencia.

37
Validar R.F.C.: Al activar esta opcin, usted se ver obligado a introducir
correctamente el Registro Federal de Contribuyentes de cada uno de sus clientes que
al momento de darlos de alta.

38
 3. Impresin de documentos

Impresin de facturas en varias paginas: Al tener habilitada esta opcin, usted podr
imprimir en varias pginas una sola operacin de venta, si es que el formato de su
factura es de dimensiones limitadas y el nmero de partidas excede el rango
permitido. Si habilita esta opcin, es muy recomendable que tenga en el formato
libre las variables de pgina actual y total de pginas al fin de tener la certeza en
todas las pginas de que pgina tiene los totales. Los totales solo sern impresos en
la ltima pgina, los espacios de totales de las pginas anteriores a la ultima sern
rellenados con X.
Desglose de facturas: Usted podr elegir entre imprimir, no imprimir o que le
pregunte antes de mandar el documento a impresin tanto los descuentos, el
impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto especial sobre produccin y servicios
(IEPS). Si escoge desglosar el IEPS, automticamente se desglosara el IVA.
Impresin de unidades en la factura
Imprime siempre en unidad de venta: Al tener habilitada esta opcin usted ver que
al momento de imprimir una factura, se imprimirn siempre las unidades de venta,
an cuando la venta se haya realizado en unidad de compra, por ejemplo si usted
vendi una caja de aceites y la caja se compone de 12 piezas, en la factura se
imprimirn 12 piezas y el precio unitario por pieza.
Imprime observaciones en el ticket: Al tener habilitada esta opcin se imprimir en el
ticket de venta, la informacin que usted indique al finalizar cada operacin de venta.
Si tiene deshabitada esta opcin no preguntar por las observaciones en punto de
venta.
Imprime cliente en el ticket: Al tener habilitada esta opcin se imprimirn los datos
del cliente en el ticket de venta si previamente lo eligi en punto de venta con la
tecla de funcin F6.
Totalizar en ticket Artculos / Unidades: Al tener habilitada estas opciones, usted
ver impreso en su ticket el nmero de artculos (partidas) y la suma de unidades
que se vendieron en toda la operacin de venta.

39
Imprime Cdigo en ticket: Usted podr elegir entre imprimir el cdigo del artculo, el
cdigo de barras del artculo o ninguno, en el ticket de venta.
Tamao del detalle en el ticket (normal o reducido): Si usted elige el tamao normal
el detalle de los artculos del ticket de venta se imprimirn como sigue:

NUEZ DE LA INDIA
21.00 X 10.00 PZA=210.00

Si elige el tamao reducido, el detalle de los artculos del ticket de venta se

imprimirn como sigue:

10 NUEZ DE LA INDIA 210.00

Nmero de renglones en blanco al final de una impresin en el ticket: Usted podr

elegir un nmero de renglones que la impresora de tickets tendr que avanzar hasta
cortar el ticket de la venta. Esta opcin es importante para evitar que se corte el
papel antes de tiempo si se tiene una impresora de tickets que realice esta funcin
(autocutter).
Impresin de relacin compra-venta-detallista:
(No imprime, formato corto o formato largo): Esta opcin se refiere a la impresin de
la relacin compra-venta-detallista y est relacionado con los artculos, cuando se da
de alta un artculo usted define las unidades en las que compra (cajas), las unidades
en las que vende (piezas) y las unidades de detalle (paquetes). As, por ejemplo
usted puede comprar un articulo en caja, cada caja contener 12 piezas y cada pieza
contener 10 paquetes, entonces la impresin del ticket de venta ser como sigue en
el formato corto:

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1/10

4.00 X 10.00 PZA= 40.00

con el formato largo seria como sigue:

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT

4.00 X 10.00PZA= 40.00

Impresin de personal en el ticket (Cajero Vendedor): Usted podr elegir entre

imprimir en el ticket de venta el nmero del cajero y su nombre y/o el nmero de
vendedor y su nombre o ninguno.
Desglose de ticket (Descuento, IEPS e IVA): Usted podr elegir entre imprimir con
descuento desglosado y/o IEPS desglosado y/o IVA desglosado o ninguno. Si escoge
desglosar el IEPS, automticamente se desglosar el IVA.
Formato de impresin de ticket: Usted podr elegir entre imprimir el ticket al final de
la venta, el ticket en lnea, un formato especial de ticket, que le pregunte en que
formato quiere imprimir o no imprimir.
Formato de cotizaciones: Usted podr elegir entre imprimir entre formato ticket,
formato ticket solo nmero, un formato especial de cotizacin, o no imprimir.

40
Formato de factura: Usted podr elegir entre un formato especial de factura, que le
pregunte el tipo de formato o no imprimir.
Formato de movimiento de clientes: Usted podr elegir entre un formato especial de
movimiento de clientes, tipo ticket, tipo factura, que le pregunte el formato o no
imprimir.
Formato de movimiento de almacn: Usted podr elegir entre un formato especial de
movimiento de almacn, tipo ticket, tipo factura, que le pregunte el formato o no
imprimir.

4. Punto de Venta

Vender solo una vez lo cotizado: Usted puede generar una cotizacin de venta, al
tener habilitada esta funcin; usted solo podr vender dicha cotizacin una sola vez,
en caso contrario, podr llamar la cotizacin y poder convertirla a venta cuantas
veces quiera, esto se hace en punto de venta con la tecla de funcin F9 (llama
cotizacin).
Cambio de precio automtico por cantidad: Con el sistema WinCaja, usted puede dar
de alta un nmero de precios de venta ilimitado para cada artculo y poder asignarle
a cada precio una cantidad en unidad de venta para llegar automticamente a ese
precio. Por ejemplo:

Precio valor cantidad automtica

1 10.00 0
2 9.50 10
3 8.50 20

Lo cual quiere decir que por 1 pieza hasta nueve se dar el precio 1, de 10 hasta 19
el precio 2 y de 20 en adelante el precio 3. Entonces al habilitar esta opcin
automticamente cambiar de precio segn la cantidad.

41
Venta a precio $0.00: Con esta opcin habilitada usted podr vender un artculo a
precio cero, esto es importante porque si usted decide tener en promocin un artculo
en la compra de otro podr descargarlo automticamente del inventario.
Ventas a precio libre: Con esta opcin habilitada usted podr modificar en lnea el
precio de venta del artculo, hacia abajo o hacia arriba.
Modifica descuento general: Al tener habilitada esta opcin usted podr en punto de
venta, asignar un descuento general a toda una venta.
Vende a unidad de compra: Con esta opcin habilitada al momento de vender un
artculo, se le preguntar en que unidad desea vender, si en unidad de compra o en
unidad de venta. Por ejemplo:
Al dar de alta un artculo le asigna una unidad de compra CJA (caja) y una unidad de
venta PZA (pieza) y los mltiplos de compra/venta son 1/24 es decir, una caja
contiene veinticuatro piezas. As, si usted decide vender en unidad de compra el
sistema calcular automticamente el precio de venta por la caja.
Cambio de folio de la factura: Con esta opcin habilitada, podr en cualquier
momento en punto de venta, cambiarle el nmero de documento o contador de la
factura que automticamente registra el sistema. Esto es til cuando 2 ms cajas
comparten el mismo consecutivo de facturas previamente impresas.
Pregunta por el cliente en el ticket: Con esta opcin habilitada usted podr
seleccionar un cliente por su cdigo o nmero de cliente, nombre o denominacin
social, al terminar una venta en ticket automticamente le preguntar por el cliente
para la siguiente venta. Esta opcin es til cuando los clientes tienen asignados
descuentos y niveles de precio ya que desde el principio se saben las polticas de
trato a ese cliente.
Avisar cuando el precio de venta sea menor que el costo: Esta opcin esta ligada a la
opcin de Ventas a precio libre, ya que como vimos que se puede cambiar el precio
de venta hacia abajo, el sistema detectar cuando el precio de venta sea menor al
costo, se generar un aviso y usted tendr que decidir en venderlo o no venderlo a
ese precio.
Modifica nivel de precio de venta: Con esta opcin habilitada usted podr cambiar el
precio de venta de un articulo, es decir, podr elegir en lnea entre vender a precio 1,
a precio 2 , a precio 3, etc.
Modifica descuentos de artculos: Al igual que la opcin de descuento general, usted
podr asignarle un descuento en lnea a cada articulo en venta.
Preguntar cantidad en punto de venta: Al tener deshabitada esta opcin no se le
preguntar por cantidad de artculo a vender, esta opcin es muy til cuando se
cuenta con lector de cdigos (scaner) de barras fijo, lo cual permite agilizar la venta,
ya que cada lectura del scaner sea un artculo.
Modifica IVA en punto de venta: Con esta opcin habilitada usted podr modificar el
Impuesto al Valor Agregado a cada artculo en lnea slo para esa venta. Lo cual no
quiere decir que al artculo automticamente se le modifique. Esta opcin es til en
las franjas fronterizas.
Cambio de almacn en punto de venta: El sistema al ser multi almacn, usted podr
contar con n nmero de almacenes y poder afectar en punto de venta a travs de
una venta el almacn que usted elija.

42
Nivel de precio de venta: Usted deber indicar el precio con el cual operar esta
terminal (caja). Como se vio anteriormente se pueden tener n nmero de precios
para cada artculo. Cuando el cliente tiene un nivel precio establecido o hay cambios
de precios automticos, estos ltimos tienen prioridad.
Vende (Ticket o Factura): Usted deber indicar que tipo de recibo dar en esta
terminal (caja) puede elegir slo ticket, slo factura o ambos, si es lo ltimo, en
punto de venta deber indicar si desea hacer un ticket o una factura.
Cobra en Moneda (Nacional/Extranjera): Usted deber indicar en que moneda
cobrar en esta terminal (caja), puede elegir slo moneda nacional, slo moneda
extranjera o ambas, si es lo ltimo, en punto de venta deber indicar si desea cobrar
en moneda nacional o moneda extranjera.
Maneja detallista: Esta opcin esta relacionada con la opcin imprime relacin
compra-venta-detallista de la forma Impresin de documentos y con la opcin
imprime cdigo en ticket de la misma forma ya que para que se imprima el precio
sugerido a detallista, es indispensable que se elija imprimir ya sea el cdigo del
articulo o el cdigo de barras.
Precio sugerido a detallista

(no imprime precio-unidad de detallista-unidad de venta-unidad de compra): Como

vimos anteriormente, podemos asignarle a cada articulo una unidad de compra, una
unidad de venta, y una unidad de detalle, de igual forma podremos asignarle un
porcentaje de margen para precio sugerido al detallista, de tal manera que al vender
el producto en nuestro ticket de venta le indicaremos a que precio sugerido deber,
el detallista, vender el producto que nos compra.
Veamos el siguiente ejemplo:

Articulo precio de % de margen

venta para precio
sugerido
GALLETAS 4.00 8.00%
SALADAS
PREMIUM

As las siguientes opciones:

Sugiere a precio de la estacin: Al elegir esta opcin el calculo de precio sugerido al

detallista se har sobre el precio base de la estacin (caja). Con la opcin de unidad
de detallista, el detalle del ticket de venta sera as:

01GALSALGP P.Sug.: 0.43PQT

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT
4.00 X 10.00 PZA=40.00

Sugiere a precio de la venta: Al elegir esta opcin el calculo de precio sugerido al

detallista se har sobre el precio de la venta. Con la opcin de unidad de venta, el
detalle del ticket de venta seria as:
43
01GALSALGP P.Sug.: 4.32 PZA
GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT
4.00 X 10.00 PZA=40.00

Sugiere a precio de la estacin: Al elegir esta opcin el calculo de precio sugerido al

detallista se har sobre la base al precio de la estacin (caja). Con la opcin de
unidad de compra, el detalle del ticket de venta seria as:

01GALSALGP P.Sug.: 51.84 CJA

GALLETAS SALADAS PREMIUM 1PZA/10PQT
4.00 X 10.00 PZA=40.00

Muestra importes en incrementos o retiros de caja: Al habilitar esta opcin usted no

podr ver los importes en los retiros o incrementos de dinero en punto de venta, los
cuales se realizan con la tecla de funcin F2. Esta opcin es til cuando se quiere
tener un control muy estrictos sobre los cajeros.
Oculta importes en cortes de caja: Al habilitar esta opcin usted no podr ver los
importes del corte de caja y solo tendr opcin de realizar el corte de caja o repetir
algn corte de caja de das atrasados. Esta opcin es til cuando se quiere tener un
control muy estrictos sobre los cajeros.

Orden de desglose de operaciones en el corte de caja

No desglosar / Documento / Consecutivo / Monto: Al realizar el corte de caja

podemos mandar a impresin todas y cada una de las operaciones de venta de
manera resumida (monto de venta) que se registraron en la terminal (caja).
Al elegir no desglosar en su impresin del corte de caja, no le aparecer el desglose
de las operaciones de venta.
Al elegir por documento, se desglosarn conforme el contador de tickets o facturas.
Al elegir por consecutivo, se desglosarn conforme al consecutivo de operacin, es
decir para cada operacin se genera un consecutivo independiente de la caja, a una
caja le puede tocar el consecutivo 1 pero no el 2, porque otra caja realiz una
operacin y por lo tanto se le asign el consecutivo 2.
Al elegir por monto, se desglosarn las operaciones de ventas de esa terminal (caja)
por monto de menor a mayor.
Vendedor predeterminado: Usted podr asignar un vendedor predeterminado para
una terminal (caja) en particular.

44
 5. Documentos y Precios

Editar el ltimo costo en la forma de artculos: Al habilitar esta opcin usted podr
editar el ltimo costo de cada artculo en la forma de artculos. Dentro de WinCaja,
men catlogos, Artculos, Productos y servicios. Esta opcin es til cuando se tiene
que se calculen los precios en base a mrgenes de utilidad ya que se afectan los
costos bases sin necesidad de meter una compra.
Permite hacer movimientos de salida sin existencia: Al habilitar esta opcin usted
podr realizar movimientos de salida de sus almacenes an cuando la existencia sea
cero, el sistema entonces manejar nmeros en negativo, al hacer entradas al
almacn estas se ajustarn.
Permite hacer apartados de cotizaciones sin existencia: En el mdulo de cotizaciones
o pedidos de punto de venta, es posible realizar una cotizacin y apartarla, es decir
descontar del inventario las piezas que se cotizaron, al tener habilitada esta opcin es
posible realizar un apartado de mercanca an cuando no tenga existencia el
artculo, lo que si, es que no se podr convertir la cotizacin a venta si la opcin
anterior esta desactivada, es decir que no sea posible vender sin existencia.
Permite cambiar el precio del artculo en movimientos de almacn (compras): Al
tener habilitada esta opcin usted podr cambiar el precio de venta de un artculo, si
el sistema detecta que hubo una variacin en el costo ya sea a la baja o a la alza, en
movimientos de almacn y cuando se produzca esa variacin en el costo del producto
le aparecer automticamente una pantalla en donde usted decidir realizar el
cambio ya sea manualmente o automticamente de acuerdo a los mrgenes de
utilidad que tenga ese artculo. Esta opcin solo es til si el encargado de capturar
compras es el mismo que el que fija los precios. Se recomienda ampliamente utilizar
las opciones de masivos de artculos.
Maneja (Cotizaciones/Pedidos): Usted puede elegir con esta opcin entre llamar el
proceso como cotizacin o pedido.
Maneja IEPS: Con esta opcin habilitada usted podr utilizar el Impuesto Especial
sobre Produccin y Servicios.

45
Precios con IEPS: Al habilitar esta opcin usted indica que los precios de venta de los
artculos tienen incluido el Especial sobre Produccin y Servicios.
Precios con IVA: Al habilitar esta opcin usted indica que los precios de venta de los
artculos tienen incluido el Impuesto el Valor Agregado. Al escoger esta opcin se
asume que los precios tendrn el IEPS y el IVA incluido.
Restaura ventas a vendedores: Al habilitar esta opcin y si usted maneja el sistema
de pago de comisin a sus vendedores; cuando haya una devolucin de artculos por
el cliente y se haya asignado una comisin al vendedor en la venta producto de esa
devolucin, el sistema le restara automticamente el valor de la comisin al
vendedor.
Decimales en precios y valores: Al tener deshabitada esta opcin los precios y valores
de los artculos no tendrn decimales.
Importe automtico en pagos: Usted puede indicarle al sistema que tome una forma
de pago de manera automtica, al tener habilitada esta opcin, al terminar una
operacin de venta, no se le preguntar por la forma de pago, en conjuncin con la
siguiente opcin.
Forma de pago default: Usted tendr que indicar la forma de pago que quiera que se
maneje de forma automtica.

46
 6. Dispositivos del Sistema

En esta carpeta deber indicar en que puerto tiene instalado cada uno de los
dispositivos con que cuente, las opciones de configuracin que se muestran se
debern consultar en los manuales de programacin para cada perifrico, o puede
ponerse en contacto con su distribuidor para que le de la orientacin adecuada.

7. Impresoras

En esta carpeta deber asignar para cada proceso una impresora que tenga dada de
alta en Windows.

47
 MENU EDICION

Debe mostrar alguna vista en pantalla para que las opciones de este men se
encuentren activas...

Las ltimas 5 opciones de este men le permiten hacer modificaciones temporales

sobre la vista activa, estas modificaciones no afectan a la informacin de la base de
datos ya que los cambios no se graban.

Las opciones contenidas de este men, se encuentran representadas por conos en la

barra de herramientas, desde donde tambin pueden ser ejecutadas.

Al colocar el apuntador en cada icono, se le indicar la accin que ste ejecuta. Para
que la barra se encuentre disponible, debe tener activa una vista.

CORTAR

Le permite mover informacin seleccionada de un lugar a otro.

COPIAR

Le permite duplicar la informacin seleccionada.

48
PEGAR

Este comando le permite ejecutar las acciones de cortar y copiar, ya que la

informacin es guardada temporalmente en el portapapeles mientras elige la opcin
pegar.

AGREGAR ELEMENTO

Le permite adicionar un elemento a la vista segn la seleccin indicada.

ELIMINAR ELEMENTO

Borra el elemento seleccionado.

MODIFICAR ELEMENTO

Le permite modificar el campo en que se encuentra colocado envindolo a la ventana

correspondiente para realizar los cambios.

MODIFICAR CELDA

Le permite realizar cambios en la celda seleccionada, slo si se encuentra activa la

opcin editable por el usuario que se encuentra en el men archivo, configurar
vistas, ficha columnas.

BUSCAR

Debe colocar el apuntador sobre el campo que desee realizar la bsqueda y al activar
esta opcin aparaecer la siguiente ventana...

Teclee lo que
desea buscar

Indique hacia donde

har la bsqueda

49
FILTRAR POR ESTE CAMPO

Como su nombre lo indica, selecciona y muestra slo la informacin del campo

indicado.

QUITAR FILTROS

Elimina los filtros elaborados con la opcin anterior y le muestra la vista original.

AGRUPAR POR ESTA COLUMNA

Clasifica y agrupa la informacin de la vista actual de acuerdo a la columna
seleccionada y suma los datos calculables, siempre y cuando stos sean numricos.

ORDENAR POR ESTA COLUMNA

Le permite acomodar la informacin de la vista actual de mayor a menor o viceversa,

segn la columna seleccionada.

REFRESCAR LA VISTA

Actualiza la vista mostrada en la pantalla, es decir, si modific algn dato; haga clic
en esta opcin para que ejecute este comando.

50
 MENU PROCESOS ESPECIALES

Las aplicaciones que a continuacin se explicaran se encuentran contenidas en el

men Procesos Especiales...

MASIVO DE ARTICULOS

Esta opcin puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo, ya que con sus
procedimientos es posible realizar cambios en los datos de conjuntos de artculos,
como pueden ser:
a) Todos los artculos que se encuentren en la vista de informacin.
b) Toda una Subfamilias de artculos.
c) Toda una familia de artculos.
d) Un rango cualquiera de artculos.
e) Un slo artculo.
51
Los cambios que pueden efectuarse son:
Modificacin de precios de venta en base a porcentaje o en base a margen de
utilidad.
Establecer ofertas, modificacin o determinacin de descuentos y vigencia de los
mismos.
Actualizaciones por margen establecido en cada uno de los artculos de manera
masiva.

Es importante sealar las limitantes existentes para este tipo de movimiento. Salvo
muy raras excepciones, nadie hace un descuento o modifica un precio de tal manera
que el nuevo sea menor que el costo del artculo. As mismo, no es posible registrar
en WinCaja un precio 2 que sea mayor que el 1, un 3 que sea mayor que el 2.

Para realizar este procedimiento es necesario activar una vista de informacin de

artculos.

Seleccione si
quiere programar
una oferta masiva

Aceptar o cancelar
el proceso

Puede
aplicar un
factor de
redondeo a
los cambios
de precios
Puede
validar que
el precio no
sea menor
al costo Seleccione
el almacn a
afectar

Introduzca el
Seleccione los porcentaje de
precios a los incremento o
cuales quiere decremento
hacer el cambio anteponiendo el
de precio signo -, de precios

52
INVENTARIO FISICO

Esta opcin contiene dos mdulos referentes al inventario, la captura y el ajuste de

inventario fsico.

1. CAPTURA DE INVENTARIO FISICO

Como su nombre lo indica, aqu podr usted capturar el inventario fsico con que
cuenta en el almacn.

1
. 2 3 4

7
6 5

1. Proporcione el folio de captura

2. Indique el almacn del cual se est realizando la captura de inventario fsico
3. Se indica la relacin Compra-venta del artculo
4. Botones para aceptar un artculo o para eliminar un artculo de la captura
5. Introduzca la cantidad de piezas o cajas
6. Teclee el cdigo del artculo o bien, utilice el Control + Enter para bsqueda
7. Indique la caja y el cajero que est efectuando la captura de inventario fsico

Los datos que se observan en la ventana para llevar a cabo la captura son los
siguientes:

Nmero de folio: El sistema genera automticamente un nmero de folio para cada

captura de inventario, el cual se genera al guardar la captura, usted puede acceder a

53
ese mismo folio especificndolo en ese campo, con el fin de agregar o eliminar algn
articulo o bien modificar algn registro.
U. Cpa.(Unidad de compra): Especifique el nmero de unidades de compra a capturar
del artculo.
U.Vta. (Unidad de venta): Especifique el nmero de unidades de venta a capturar del
artculo; si las unidades de compra son iguales a las unidades de venta, WinCaja
preguntar slo por estas ltimas.
El que sean diferentes se refiere a que, por ejemplo, si la unidad de compra es caja,
y la unidad de venta es pieza, en ese caso, escriba en U. de compra las cajas
inventariadas y en U. de venta las piezas sueltas.
U. aux. (Unidades auxiliares): Especifique el nmero de unidades auxiliares a
capturar del artculo. WinCaja se detendr solo en el tipo de unidades con que cuenta
el artculo, es decir, WinCaja no lo har en U. de venta si las U. de compra son
iguales, tampoco lo har en Unidades Auxiliares, si no cuenta con stas.

Es importante indicar el almacn del cual se est haciendo la captura; esto con el fin
de llevar un eficiente control de sus almacenes.

BOTON FUNCION
Cuando termine la captura
presione este botn para que
los datos sean grabados.

Borra el registro o rengln

seleccionado

Agrega el artculo a la lista

(grid)

Utilice las flechas del teclado

Flechas para desplazarse entre los
renglones

Cierra la ventana

Para consultar una captura de inventario ya existente, solamente proporcione el

nmero de folio y WinCaja la desplegar.

54
Para realizar un cambio, proporcione el nmero de folio y con el puntero del mouse
haga doble clic en el registro a modificar, introduzca los cambios y baje el registro al
cuadro de capturas, para terminar presione el botn de guardar.

Es importante mencionarle que usted puede consultar las capturas de inventario

fsico en las vistas de informacin de Procesos Especiales con el fin de que se cerciore
de que los datos fueron introducidos adecuadamente.

Para bsquedas de artculos cuyos datos no recuerda en forma total o parcial

utilice las teclas Control + Enter

2. AJUSTE DE INVENTARIO FSICO

Por medio de este procedimiento se puede igualar la existencia que muestra WinCaja
del inventario con la existencia fsica real que obtuvo al realizar el levantamiento del
inventario fsico.

Al realizar este procedimiento, automticamente se generan 2 movimientos: un

ajuste de entrada por los artculos faltantes, y un ajuste de salida por los que
aparecieron de ms; esto con el objeto de que no cause diferencias en el KARDEX.
Considerar en cero (0) los artculos no capturados.

Si selecciona esta opcin el sistema automticamente pondr en cero la existencia

actual de todos los artculos que usted no incluy en su captura de inventario fsico.

Si no selecciona esta opcin, el sistema slo considerar en el ajuste, los artculos

que usted captur sin considerar los otros artculos de su catlogo.

Botn para iniciar

con el proceso

Indique el
almacn (s)
a afectar en Cancelar
el proceso y Salir
del
Ajuste

55
 Si usted al realizar el levantamiento de inventario fsico captura un mismo
artculo ms de una vez en el mismo folio de captura o el mismo articulo en otros
folios de captura; al realizar el ajuste de inventario, el sistema automticamente
sumara los artculos repetidos en esos folios de captura.

Es recomendable que antes de realizar el ajuste haga un respaldo de su

informacin ya que como se mencion anteriormente, se realizarn algunos
movimientos que modificarn su informacin en forma irreversible, para salir sin
realizar el ajuste presione el botn de Cancelar.

GENERAR ORDEN DE COMPRA

Esta opcin le permite generar rdenes de compra, ya sea de forma Manual o

Automtica, modificar e imprimirlas una vez realizadas.

Active el men Procesos Especiales y haga clic en Generar Ordenes de Compra...

Aparece la ventana Ordenes de Compra, en la cual usted, debe sealar el almacn al

cual se refiere la orden de compra, as como tambin indicar el usuario que la emite y
la autoriza.

WinCaja proporciona un folio progresivo a la orden de compra, esto se realiza de

forma predeterminada.

Debe elegir el mtodo de generacin de dicha orden:

Manual...
1

3 4 56
5
 1. Seleccione el almacn
2. Seleccione el usuario que emite y el que autoriza la orden de compra
3. Teclee el cdigo del artculo, o bien, utilice Ctrl + Enter
4. Introduzca la cantidad de artculos as como el costo unitario o total
5. Si la orden de compra lleva descuentos, puede aplicar hasta cuatro
descuentos en cascada o bien uno general
6. Botn para terminar la orden de compra, el sistema le preguntar si desea
imprimir el documento

O Automtico...

Para realizar una consulta, teclee el nmero de folio de la orden de compra a

consultar y presione la tecla Enter, si el folio no existe, el sistema desplegar una
ventana indicndoselo.

57
CIERRES

Este proceso le permite realizar dos tipos de cierres: por periodo o anual.

Active el men Procesos Especiales, haga clic en Cierres, desplegar la ventana

Cierres...

Eleccin de tipo
de cierre

1. Por Periodo: Este proceso ser aplicado a un lapso de tiempo el cual ser
definido por usted mismo, normalmente este perodo es de 1 mes, si este es su
caso deber efectuar el CIERRE DEL PERIODO antes de iniciar las operaciones del
nuevo mes.

Antes de realizar el cierre:

Efecte previamente el CORTE DE CAJA, en WinVenta, si stos no se han

realizado, aparecer en la pantalla un mensaje de advertencia de que no se han
realizado los cortes de caja y las cajas en donde esto no ha ocurrido.

Obtenga los reportes que requiera antes de que sean afectados por el cierre, ya
que posteriormente no podr obtenerlos.

58
Los reportes afectados por el cierre son:

DE CLIENTES:
Estadstica de clientes
Estado de cuenta
ARTCULOS:
Costo del inventario
Estadstica de ventas por familia
Estadstica de ventas por subfamilia
Kardex del periodo
Estadstica de los artculo
Ventas por impuestos
VENTAS:
Catlogo de vendedores

Efecte un respaldo de su informacin. Es necesario conservar los discos de

respaldo tanto tiempo como la asesora profesional y su experiencia le han indicado.

WinCaja puede proporcionar estadsticas de las ventas del perodo o mes actual, por
lo que al efectuar el CIERRE DEL PERIODO, la estadstica sobre ventas toma el valor
de 0 para registrar las del nuevo perodo.

Respecto al reporte sobre Kardex del perodo, toda la informacin se elimina para
llevar el registro de los artculos que tengan movimientos en el nuevo mes o perodo.

Al efectuar el CIERRE DEL PERIODO se actualizan los archivos:

Artculos
Movimientos de artculos (kardex)
Clientes
Movimientos de clientes
Vendedores
Cajeros

2. Anual: WinCaja tambin realiza operaciones de estadstica con los datos de las
ventas anuales o acumuladas. Al efectuar el cierre de este lapso, la estadstica sobre
ventas se ponen en cero para efectuar las operaciones mencionadas con los datos
del nuevo ao.

59
Antes de realizar el cierre:

Efecte previamente los CORTES DE CAJA y EL CIERRE DE PERIODO. Si estos no

se han realizado, aparecer en la pantalla un mensaje de advertencia de que no
se han realizado los cortes de caja y las cajas en donde esto no ha ocurrido.

Obtenga los reportes sugeridos en el CIERRE DEL PERIODO, ya que estos

contienen la estadstica sobre las ventas anuales clasificadas en: CLIENTES,
ARTCULOS y VENDEDORES

Efecte un respaldo de su informacin. Es necesario conservar los discos de

respaldo tanto tiempo como la asesora profesional y su experiencia le han indicado.

Tampoco en este caso, podr consultar estos datos posteriormente, recuerde que al
efectuar el CIERRE ANUAL se actualizan los archivos correspondientes.

ELIMINACIN DE SALDOS

Esta opcin es til cuando desea eliminar saldos que, por su pequeo monto,
resultan poco significativos, de tal forma que es ms benfico dejar su control que el
ingreso a obtener por su cobro.

Active el Men Procesos Especiales y haga clic en Eliminacin de Saldos...

El monto de los saldos que se eliminarn por medio de este procedimiento, es

establecido por usted en la configuracin del sistema en la carpeta de Polticas de
Clientes, campo: Valor de eliminacin de saldos. El valor que usted indique aqu,
establecer que todos los clientes que tengan un saldo menor o igual a ste se
transformar en 0.

60
POLIZA CONTABLE

Esta opcin le permite generar una pliza contable diaria o mensual de los
movimientos contables mas importantes que se suceden en un periodo, esta puede
imprimirse o copiarse para ser pegada en Excel o Word.
Esta opcin ser de gran utilidad para el contador de su compaa.

Active la opcin Pliza Contable del men Procesos Especiales...

VERIFICACIN DE MOVIMIENTOS

Cada movimiento que se efecta relacionado con sus clientes o artculos, WinCaja
almacena el saldo total, as como el de cada documento. Al efectuar la VERIFICACION
DE MOVIMIENTOS, WinCaja coteja que la suma de saldos de cada documento
corresponda al saldo total, esto en el caso de clientes; en el caso de artculos,
compara que el nmero de unidades de entrada correspondan al nmero de unidades
de salida, de acuerdo al Kardex.

La causa de que no coincidan puede deberse a fallas de la energa elctrica en donde

el sistema se vio afectado, o a un error al momento de capturar.

Haga clic en Verificacin de Movimientos del men Procesos Especiales...

61
Indique si desea efectuar las correcciones a ARTICULOS o CLIENTES, de forma
predeterminada se encuentran activas ambas casillas. Para desactivar alguna de
ellas, haga clic en la casilla correspondiente.

Artculos: Al seleccionar esta opcin WinCaja efectuar la verificacin de

movimientos para artculos y compara que el saldo de unidades de entrada del
archivo de artculos sea el mismo a la suma de las entradas de los movimientos
de almacn. En caso de haber diferencia, la suma de los movimientos de entrada
ser transferida al archivo de artculos, lo mismo para el caso de las unidades de
salida.

Clientes: Al activar esta opcin, se efectuaran las correcciones en los saldos de

sus clientes; WinCaja sumar todos los documentos de cada cliente y lo
comparar con el saldo. En caso de que no corresponda, este ltimo tomar el
valor de la suma.

Al Dar Enter y Enter en los rangos, significa seleccionar todos, ya sea en

artculos y/o clientes, o bien puede hacer uso de las teclas Ctrl. + Enter.

REVALORIZACION DE ALMACEN

Existen ocasiones en que el costo de sus inventarios ya no refleja la realidad, as

pues, este proceso le permite revalorizar el costo del inventario por el costo de
reposicin, es decir, el costo de reponer el inventario.

El procedimiento para realizar la REVALORIZACIN DE ALMACN es el siguiente:

62
 1) Vaya al men Catlogos, elija Artculos y haga clic en Productos y Servicios;
sitese en el o los artculos a los cuales desea modificar su costo, enseguida,
haga clic en la carpeta de existencias y localice el campo de Ultimo Costo, edite
el costo de reposicin o Ultimo Costo, es decir, el costo unitario real del artculo
y haga clic en Guardar.
2) Elija la opcin que ahora nos ocupa en el men Procesos Especiales, e indique
el rango de artculos a los que desea revalorizar su costo. El costo unitario del
artculo tomar ahora el valor del costo de reposicin que usted proporcion.

EXPORTAR / IMPORTAR DATOS

Estas opciones son utilizadas para extraer y depositar informacin de un sistema

WinCaja a otro sistema WinCaja y que stos no cuenten con conexin de red.

Un ejemplo de uso de esta opcin sera para centralizar la informacin, es decir,

exportar la informacin de las tiendas sucursales e importarla en la computadora de
la tienda matriz.

Active el men Procesos Especiales y haga clic en Exportar o Importar Datos, segn
sea el caso...

63
APLICAR DESCUENTOS A COMISIONES

Como su nombre lo indica, esta opcin aplica los descuentos indicados en la opcin
anterior; este proceso es irreversible, por lo que se recomienda ser cauteloso a la
hora de accederlo.

64
LIQUIDACIN DE COMISIONES

Este mdulo le permite emitir un informe el cual contiene las comisiones que le
corresponden a sus vendedores por el concepto de ventas.

Al aplicar las comisiones, el sistema le preguntar si desea imprimir el informe de las

comisiones.
Indique hasta que
Indique el rango fecha desea el
de vendedores informe

Presione si slo
desea el informe Aplicar o cancelar
por impresora la operacin

Se recomienda que primero imprima el informe y posteriormente las aplique.

LIQUIDACIN DE PUNTOS POR FRECUENCIA DE COMPRA

Esta opcin lleva un registro de los puntos por frecuencia que el cliente obtenga.

La ventana muestra los puntos acumulados, los cobrados y el saldo en puntos.

65
La ltima parte del men Procesos Especiales contiene 4 aplicaciones...

Las cuales son utilizadas para hacer consultas personalizadas y/o especializadas
sobre cierta informacin que requiera y que el sistema no las contemple; y se
recomienda que stas sean utilizadas por personas con conocimientos de SQL o bien
puede contactarse con el rea de soporte de WinCaja de su proveedor para que lo
asista.

A continuacin se dar una breve explicacin sobre las opciones antes mencionadas:

EDITOR DE SQL PARA VISTAS

Esta opcin muestra todas las consultas (query) personalizadas, as como tambin le
permite crearlas.

Cmo crear una consulta (query):

1. En el campo nombre, teclee el nombre que le asignar a la consulta y haga
clic en la palomita verde o bien presione la tecla Enter.
2. Al no estar contenida en la lista, aparecer un mensaje indicndoselo y
preguntndole si desea crearla, indique que S.
3. El apuntador se coloca en el rea de creacin de consultas; puede activar el
asistente para facilitar la creacin de sta.
4. Haga clic en guardar.
66
 No se modifican los datos, nicamente los despliega bajo las condiciones
indicadas.
Una vez que despliegue en pantalla la consulta, sta puede ser eliminada,
presionando el botn Borrar.

REFRESCAR BARRA DE VISTAS LIBRES

Esta opcin actualiza la vista libre y la agrega a la barra.

PROCESOS LIBRES

Esta aplicacin es utilizada cuando se requiere hacer alguna modificacin masiva de

informacin y se requiere de un experto en SQL para su elaboracin as como
tambin que conozca la empresa. Esta formada por dos opciones:

1. EDITOR DE SQL PARA PROCESOS LIBRES

Esta opcin le permite crear procesos para extraer cierta informacin mediante las
vistas.

Guarda el proceso
Nombre del y lo muestra en la
proceso lista de nombres

Creacin del
mensaje de
advertencia

Clave de acceso al
proceso

Definicin de la
instruccin

67
 Por seguridad, se asigna contrasea a cada proceso, con el fin de restringir al
personal el acceso a la ejecucin de stos.

2. EJECUCIN DE PROCESOS LIBRES

Muestra una lista con todos los procesos libres que se han creado.

Pasos para ejecutar un Proceso:

1. Seleccione el proceso a ejecutar
2. Teclee la contrasea correspondiente
3. Haga clic en el botn Ejecutar

68
 MENU CATALOGOS

Este men permite dar de alta, hacer consultas y movimientos en las opciones que se
encuentran dentro de l. Cuando es su primer acceso al sistema, lo primero que hay
que hacer es activarlo:

Y se recomienda que el orden de acceso a estas opciones sea el siguiente: Seguridad,

Cajeros, Vendedores, Crditos, Clientes, Proveedores, Almacenes, IVA, IEPS y
Artculos.

A continuacin se explicar brevemente cada una de las opciones del men antes
mencionadas.

SEGURIDAD

PERMISOS PARA LOS USUARIOS

Hay que definir los permisos a las acciones que pueden o no realizar los usuarios
dentro del Sistema WinCaja y del Punto de Venta WinVenta.

69
Seguridad del Sistema (Asignacin de permisos para el Sistema WinCaja)

En el men Catalogo, haga clic en Seguridad, elija Seguridad del sistema. Aparece el
cuadro de dilogo Permisos para WinCaja:

Los permisos que active, van de acuerdo a su criterio segn el nivel al que
correspondan.

1. Indique el nivel al que pertenece el grupo de usuarios.

2. Teclee el nombre del grupo de usuarios.
3. Especifique los permisos a otorgar en cada ficha. Para activar cada ficha,
haga clic en el nombre.
4. Haga clic en Guardar.

Se recomienda que se active Supervisor nicamente para el Administrador del

Sistema.

70
Seguridad de Punto de Venta (Asignacin de permisos para WinVenta)

En el men Catalogo, haga clic en Seguridad, elija Seguridad de Punto de Venta.

Aparece el cuadro de dilogo Permisos para WinVenta.

1. Indique el nivel al que pertenece el grupo de usuarios.

2. Teclee el nombre del grupo de usuarios.
3. Especifique los permisos a otorgar en cada ficha. Para activar cada ficha,
haga clic en el nombre.
4. Haga clic en Guardar.

71
Funcin de los botones contenidos en las ventanas anteriores:

Botn Accin

Elimina todos los

permisos en todas
las fichas del nivel
seleccionado

Activa todos los

permisos en todas
las fichas para el
nivel seleccionado

Crear un nivel para

un grupo de
usuarios

Guarda los
cambios realizados
en el nivel indicado

Elimina el nivel
seleccionado

Cierra el cuadro de
dilogo y lo
regresa a la
pantalla principal

72
A continuacin se muestra la funcin de los botones contenidos en algunas de las
ventanas que posteriormente sern explicadas.

BOTON FUNCION

Le permite almacenar la
informacin mostrada en esta
ventana y salir guardando los
cambios realizados en la
misma.
Elimina el registro, es decir, los
datos del cajero que aparezcan
en pantalla.

Le permite salir de esta

ventana anulando el
movimiento realizado.

Muestra el primer registro.

Retrocede 10 registros

Muestra el registro anterior al

que est en pantalla

Muestra el nmero de registro

Muestra el siguiente registro al

que est en pantalla

Avanza 10 registros

Muestra el ltimo registro

73
CAJEROS

Este men le permite realizar movimientos relacionados con los cajeros, tales como
registro, bsqueda, consulta y eliminacin de datos.

De la barra de men, active la opcin Catlogos y posteriormente elija Cajeros. Al

activar esta opcin se abre una ventana similar a la siguiente:

Registro de Cajero nuevo

Para registrar a un cajero, siga las siguientes instrucciones:

1. Teclee el nmero de clave que le asignar al cajero; slo le permite 2 dgitos.
2. Para trasladarlo al siguiente campo hay que presionar la tecla Enter.
3. Escriba el nombre del cajero.
4. Permtale escribir su contrasea (se permiten hasta 5 caracteres) y
posteriormente la confirmacin de dicho dato.
5. Indique el grupo de seguridad al que pertenecer dicho cajero.
6. Dar un clic en guardar.

Para modificar algn dato(s) de un cajero:

1. Active la ventana Cajeros

2. Modifique el dato(s) a cambiar
3. Dar clic en guardar.

Para buscar los datos de algn cajero:

Teclee la clave del cajero y presione Enter, se muestran en pantalla los datos del
cajero indicado; pero si no recuerda el cdigo, lo puede hacer a travs del campo
nombre:
1. Coloque el apuntador en dicho campo y presione las teclas CTRL Enter; se
abre una ventana con todos los cajeros registrados
2. Seleccione el deseado

74
 3. D click en el botn Aceptar. Automticamente se llenan los campos de la
ventana con los datos del cajero seleccionado.

Para eliminar el registro de un cajero:

1. Active la ventana Cajeros

2. Teclee el cdigo del cajero, y los datos de ste aparecern en pantalla
3. Dar clic en el botn Borrar y aparecer la siguiente ventana:

Si hace clic en S, eliminar el registro y cierra la ventana Cajeros; si es en No, lo

regresa a la ventana Cajeros.

VENDEDORES

Mediante esta opcin puede consultar, registrar o eliminar los datos de algn
vendedor.

Del men Catlogos elija Vendedores y se activa la siguiente ventana:

75
Para registrar a un vendedor, siga las siguientes instrucciones:

1. Teclee el nmero de clave que le asignar al vendedor; slo le permite 2

dgitos.
2. Para trasladarlo al siguiente campo hay que presionar la tecla Enter.
3. Escriba el nombre del vendedor.
4. Indique el porcentaje de la comisin.
5. Seleccione el tipo de comisin: por artculo, por utilidad o por cartera
6. Dar un click en guardar.

Para modificar algn dato(s) de un vendedor:

1. Active la ventana Vendedores

2. Modifique el dato(s) a cambiar
3. Dar clic en guardar.

Para buscar los datos de algn vendedor:

Teclee la clave del vendedor y presione Enter, se muestran en pantalla los datos del
vendedor indicado; pero si no recuerda el cdigo y/o el nombre, lo puede hacer de la
siguiente manera:
1. Coloque el apuntador en el campo cdigo o nombre.
2. Presione las teclas CTRL Enter; se abre una ventana con todos los
vendedores registrados.
3. Seleccione el deseado
4. D clic en el botn Aceptar. Automticamente se llenan los campos de la
ventana con los datos del vendedor seleccionado.

Para eliminar el registro de un vendedor:

1. Active la ventana Vendedores

2. Teclee el cdigo del vendedor, y los datos de ste aparecern en pantalla
3. Dar clic en el botn Borrar y aparecer la siguiente ventana:

Si hace clic en S, eliminar el registro y cierra la ventana Vendedores;

si es en No, lo regresa a la pantalla principal.

76
CREDITOS

Esta opcin le permite asignar los intereses normales y moratorios que fijar para las
ventas.

Del men Catlogos elija Crditos. Aparece la ventana Crdito:

Mediante esta ventana puede registrar, consultar y/o eliminar los intereses normales
y moratorios que haya fijado para las ventas.

CLIENTES

Esta opcin le permite realizar todos los movimientos relacionados con los Clientes,
desde registrar a un cliente nuevo, modificar los datos, eliminarlo del sistema hasta
un pago, bonificacin, devolucin, etc.; as como crear estados de cuenta.

77
Cmo registrar a un cliente nuevo

Active el men Catalogo, elija Clientes, seleccione Clientes. Aparece el cuadro de

dilogo Clientes.

La informacin que WinCaja solicita para dar de alta a un cliente es la siguiente:

Cliente: Proporcione aqu el cdigo que usted ha designado al cliente, el cual debe ser
exactamente de 15 caracteres alfanumricos.
Razn social: Indique el nombre o razn social del cliente.
R.F.C.: Proporcione en este campo el Registro Federal de Contribuyentes del cliente.
Tipo: Es utilizado para asignar una clave al cliente con respecto a la clase de cliente
que sea: bueno o malo. El cubrir este campo es opcional.
Puntos por Frecuencia: Siempre estn inactivos, a menos que se configure el sistema
para aceptarlos. Esto en caso de que as lo requiera su empresa.
Domicilio: Escriba el domicilio del cliente con un mximo de 20 caracteres
alfanumricos.
Colonia: Escriba la colonia con un mximo de 15 caracteres alfanumricos.
Ciudad y Estado: Indique la Ciudad y Estado donde se localiza el cliente con un
mximo de 25 caracteres alfanumricos.
C.P.: Indique el cdigo postal perteneciente al cliente.
Telfono: Escriba el o los telfonos donde puede localizar al cliente, con un mximo
de 10 caracteres alfanumricos.
Representante: Escriba en este campo el representante del cliente, es decir, la
persona a quien usted se puede dirigir en caso de as solicitarlo. Esto es til en caso
de tener a una persona moral como cliente. Si no requiere proporcionar este dato
deje el campo vaco.

78
Tipo de cliente: Usted puede clasificar a sus clientes por alguna caracterstica que le
interese resaltar, en base a las necesidades o polticas de su empresa. Indique el tipo
de cliente con 1 carcter alfanumrico. Ejemplo: operaciones de crdito o de
contado.
Crdito mximo: Especifique el lmite de crdito que le otorga al cliente, de acuerdo a
las polticas y normas de su empresa.
Plazo: Indique aqu el plazo para pago que le otorga al cliente, el cual se especifica
en das.
Vendedor: Si usted tiene vendedores y maneja comisiones con ellos, este campo le
es til si cada vendedor tiene su cartera de clientes definida con sus correspondientes
comisiones. Asigne el vendedor que atiende al cliente y de esta forma al efectuarse
una venta a dicho cliente WinCaja asignar por omisin al vendedor que tenga este
campo. En caso contrario deje vaco este campo.
% Descuento: Indique aqu el porcentaje de descuento que recibe el cliente, en caso
de tener uno ya asignado, WinCaja lo tomar como predeterminado cuando se
efecte una venta al cliente. En caso de que el cliente no reciba un porcentaje de
descuento deje vaco este campo.
Precio: Indique en este campo el precio al que usted le vende al cliente (ya sea
precio 1,2,3,4 5), el cual ser tomado como predeterminado en punto de venta al
momento de efectuar una venta al cliente.

Pasos para realizar un alta de un cliente:

1. Asigne un cdigo para el cliente.

2. Especifique los datos del cliente, domicilio fiscal, asigne el vendedor que lo
atender, indique el tipo de crdito, domicilio de embarque, correo electrnico (si
cuenta con uno).
3. Haga clic en Guardar.

Cmo modificar los datos de un cliente

Active el men Catlogo, elija Clientes, seleccione Clientes. Aparece el cuadro de

dilogo Clientes.

1. Teclee la clave del cliente.

2. Presione Enter, aparecen los datos del cliente.
3. Modifique el dato(s).
4. Haga clic en Guardar.

Cmo dar de baja al cliente

Se podr dar de baja a un cliente siempre y cuando su saldo sea cero, de lo contrario
no podr eliminarlo.

79
Active el men Catlogos, elija Clientes, seleccione Clientes. Aparece el cuadro de
dilogo Clientes.

1. Teclee la clave del cliente.

2. Presione Enter, aparecen los datos del cliente.
3. Haga clic en Eliminar. Si el cliente no tiene adeudo; aparece la ventana:

Si hace clic en S, eliminar el registro y cierra la ventana Clientes;

si es en No, lo regresa a la pantalla principal.

MOVIMIENTO DE CLIENTES

Las acciones que se registran dentro de los movimientos de clientes son los pagos,
bonificaciones, devoluciones, ventas a crdito, enganches, etc. En todo momento
podr buscar mediante las teclas de funcin Ctrl. + Enter un cliente por su cdigo o
nombre, as como tambin podr consultar las referencias a aplicar.

Active el men Catlogos, elija Clientes, seleccione Movimiento de Clientes...

80
Aparece el cuadro de dilogo Movimiento de Clientes:

Cmo registrar un movimiento del cliente

1. Seleccione el cliente por cdigo o nombre. En ambos puede utilizar las teclas
Ctrl+Enter
Al teclear la clave del cliente aparece automticamente el nombre, si el cliente no
existe aparece una ventana indicndoselo.

2. Posteriormente tiene que seleccionar el tipo de movimiento a realizar y

automticamente asigna el consecutivo del tipo de movimiento.

3. Seleccione la forma de pago, puede elegir efectivo cheque, etc.

4. Indique el monto, o bien la referencia del movimiento

5. Aplique el valor del movimiento, puede aplicar valores parciales

6. Haga clic en guardar para finalizar el movimiento.

81
 Una vez que guard el movimiento, ste no podr se eliminado.

Cmo consultar un movimiento

1. Indique el nmero de documento a consultar

2. Presione la tecla Enter
3. Aparece la siguiente ventana:

4. Presione aceptar, y le muestra en pantalla el movimiento realizado en el

documento seleccionado.

Una vez que se despliega en pantalla el movimiento, puede cancelar la operacin o

bien salir de la consulta mediante los botones indicados anteriormente.

ESTADO DE CUENTA

Active el men Catlogos, elija Clientes y posteriormente Estado de Cuenta. Aparece

el cuadro de dilogo:

1. Seleccione el rango deseado. Fecha de inicio y de termino del estado de cuenta.

2. Indique la clave y el nombre del cliente. Puede hacer uso de las teclas Ctrl Enter.
3. Elija:

82
 Slo despliega el
estado de cuenta
en pantalla.
Para obtener el
estado de cuenta
impreso.
Cierra la ventana y
regresar a la
pantalla principal.

Al activar la opcin referencia, muestra las transacciones y movimientos del cliente

seleccionado de acuerdo al documento que se hizo referencia, es decir, muestra
todos los movimientos que se hicieron con relacin a un documento especfico. De lo
contrario sern listadas las transacciones en el orden cronolgico en que fueron
efectuadas sin importar el documento al que hagan referencia.

A continuacin se muestra un estado de cuenta:

23-ENE-2000 ESTADO DE CUENTA Pgina 1

CARLOS IBARRA LOPEZ (00001)

CALLE 45-8

CENTRO

SAN LUIS, POTOSI. C.P.: 45820

FECHA MOV. FECHA VEN. TIPO DE MOVIMIENTO #DOCUMENTO EFERENCIA VALOR DEBE VALOR HABER VALOR SALDO

========== ========== ================== ========== ========== ============= ============= =============

20/01/95 04/02/95 Venta a crdito 01000013 202.40 202.40

20/01/95 Enganche 01000013 01000013 100.00 102.40

21/01/95 Pago P0000004 01000013 102.40 0.00

------------- ------------- -------------

TOTALES 202.40 202.40 0.00

83
PROVEEDORES

Para registrar, consultar o eliminar del sistema a los proveedores, siga las siguientes
instrucciones:

Active el men Catlogos, elija proveedores, aparece el cuadro de dilogo

Proveedores:

Cmo registrar a un proveedor nuevo

1. Asigne una clave para el proveedor.

2. Especifique el nombre, domicilio, RFC y telfono.
3. Indique el lmite de crdito en moneda nacional y/o extranjera
4. Haga clic en Guardar.

Cmo modificar los datos de un proveedor

Active el men Catalogo, elija Proveedores. Aparece el cuadro de dilogo

Proveedores.

1. Teclee el cdigo del proveedor.

2. Presione Enter, aparecen los datos del proveedor.
3. Modifique el dato(s)
4. Haga clic en Guardar.

Cmo dar de baja al proveedor

Active el men Catalogo, elija Proveedores. Aparece el cuadro de dilogo

Proveedores.

1. Teclee la clave del proveedor.

2. Presione Enter, aparecen los datos del proveedor

84
3. Haga clic en Eliminar. Aparece la ventana:

Si hace clic en S, eliminar el registro y cierra la ventana Proveedores; si es en No,

lo regresa a la pantalla principal.

ALMACENES

El sistema debe tener registrados los Almacenes con los que cuenta, para definir la
ubicacin de los artculos.

Cmo registrar un almacn

Active el men Catlogos, elija la opcin Almacenes, y aparece el cuadro de dilogo:

Teclee la clave del Almacn, la descripcin y fecha de inicio de existencias. Haga clic
en Guardar.

85
Cmo dar de baja un almacn
Active el men Catalogo, elija Almacenes.
1. Coloque el apuntador en el campo descripcin.
2. Presione Ctrl Enter, aparece el listado de los almacenes registrados.
3. Seleccione el deseado.
4. Haga clic en Aceptar, los campos se llenan con los datos seleccionados.
5. Haga clic en borrar. Aparece la ventana:

Si hace clic en S, eliminar el registro y cierra la ventana Almacenes; si es en No,

regresa a la ventana actual.

Cmo consultar un Almacn

Utilice las teclas Ctrl Enter en el campo descripcin, tal como se explica en el punto
anterior, slo omita el paso 5.

IVA y IEPS

Estas dos opciones son para registrar el porcentaje que se aplicar a los productos
tanto de IVA como de IEPS; este ltimo es principalmente para cigarros y vinos.

Active el men Catlogos, elija IVA o IEPS, aparece el cuadro de dialogo:

1. Indique la descripcin
2. Asigne la tasa
3. Haga clic en guardar
86
ARTICULOS

Para llevar un mejor control de los artculos de su inventario, primeramente es

necesario clasificarlos por Familias, Subfamilias y de ser necesario en Categoras, es
decir, partiendo de lo general que son las familias, a lo particular que son las
subfamilias.

FAMILIAS:

Usted puede agrupar todo su catlogo de productos en familias las cuales pueden ser
de tipo departamental, como por ejemplo:

SUBFAMILIAS:

Son grupos que se relacionan con las familias, por ejemplo:

FAMILIA Abarrotes en General

SUBFAMILIA Condimentos

CATEGORAS:

Es una forma adicional de poder clasificar el catlogo de productos

Las familias, subfamilias y Categoras se registran, se borran y se consultan de la

misma manera, por lo que slo se incluirn las instrucciones de una de ellas.

Cmo registrar una familia

Active el men Catlogos, seleccione Artculos y haga clic en Familias...

87
Aparece la ventana Familias:

1. Asigne una clave a la Familia. Le permite hasta 10 caracteres alfanumricos.

2. Indique la descripcin de los artculos contenidos en esta familia.
3. Haga clic en guardar.
Para registrar otra familia, siga las instrucciones anteriores y as sucesivamente.

Cmo consultar una Familia:

Puede realizar la consulta a travs de la bsqueda tutorial utilizando las teclas Ctrl.
Enter; tanto en el campo clave como en el de descripcin. O bien, tecleando la clave
de la familia o la descripcin y posteriormente los datos se desplegarn en pantalla.

Cmo eliminar una Familia:

Active el men Catalogo, elija Artculos.

1. Coloque el apuntador en el campo clave.

2. Presione Ctrl Enter, aparece el listado de las familias registradas.
3. Seleccione la deseada.
4. Haga clic en Aceptar, los campos se llenan con los datos seleccionados.
5. Haga clic en borrar. Aparece la ventana:

Si hace clic en S, eliminar el registro y cierra la ventana Familias;

si es en No, no altera la informacin y se queda situado en la ventana actual.
88
PRODUCTOS Y SERVICIOS

Mediante esta ventana se registran los artculos en el inventario, es decir se les da

entrada al almacn.
Active el men Catlogos, Artculos y posteriormente Productos y Servicios...

Se muestra el siguiente cuadro de dilogo Artculos:

Articulo: Se da de alta el cdigo del articulo tal y como ser llamado desde punto de
venta. Podr emplear hasta 20 caracteres alfanumricos.
Cdigo de Barras: Se da de alta el cdigo de barras que tiene el producto en su
etiqueta. Podr emplear hasta 20 caracteres alfanumricos. De no existir cdigo de
barras se puede dar cualquier otro cdigo o dejar en blanco.
Subfamilia: Se da de alta el cdigo de la Subfamilia asociada a este articulo, si el
articulo no cuenta con Subfamilia se puede dejar en blanco.
Categora: Se da de alta el cdigo de la categora asociada a este articulo, si el
articulo no cuenta con categora se puede dejar en blanco.
Nombre: Equivale al nombre comercial del articulo tal y como aparecer en el ticket o
en la factura de venta, podr emplear hasta 50 caracteres alfanumricos.

89
Descripcin: En este espacio se puede poner una descripcin del articulo diferente a
la que tiene el nombre, no hay limite en cuanto a caracteres alfanumricos, esta
descripcin aparecer en cualquier reporte o en punto de venta si as se requiere.
Unidades de Medida: se dan de alta las unidades de Compra, Venta y Auxiliar que
tuviese el articulo, sta, la auxiliar, es una unidad que no tiene relacin directa con la
unidad de compra y la unidad de venta. Ejemplo: un determinado nmero de pollos,
cada uno con peso en kilogramos diferente, usted los compra y vende en kilogramos,
pero tambin est vendiendo piezas. De esta forma la unidad auxiliar le sirve para
tener un control ms exacto, ya que tambin puede obtener reportes basados en
unidades auxiliares, ya que el sistema contabiliza el nmero de pollos vendidos, as
como la cantidad de kilos.
Relacin Compra Venta: Aqu deber poner la relacin que existe entre la unidad de
compra y la unidad de venta, supongamos que la unida de compra es Cajas (CJA) y
la unidad de Venta es Piezas (PZA), si cada caja trae en su empaque 12 piezas,
nuestra relacin seria entonces 1->12. Unidad de Compra = 1 Unidad de Venta =12.
Moneda: Se deber de indicar la moneda en que se compra y la moneda en que se
vende, puede darse el caso de que la moneda de compra sea en dlares y la moneda
de venta sea en pesos, para este fin deberemos dar de alta nuestros tipos de
monedas.
Comisin de puntos por frecuencia. Monto de compra/ Puntos que otorga
No inventariable: Esta opcin se refiere a que si no interesa el control del inventario
del articulo o el producto corresponde a un servicio, al activar esta casilla podemos
vender al articulo sin que se cuente con existencia.
Precio siempre Libre: Con esta opcin activada, el articulo se puede dar de alta sin
ponerle un precio, cundo sea llamado en punto de venta podremos editar el precio
que se quiera en ese momento.

La ventana de artculos cuenta con 5 fichas:

a) Compuestos
b) Precios
c) Existencias
d) Estadsticas de ventas
e) Proveedores

A continuacin se explicar cada una de ellas.

a) Compuestos: Un artculo compuesto est formado por un conjunto de otros

artculos del almacn; es decir, podemos tener un articulo Padre con varios artculos
hijos.
Al activar la casilla Es compuesto, automticamente se habilitar la opcin de
compuestos en donde usted deber indicar los productos que forman el artculo
compuesto. En la prxima imagen ver un ejemplo de un articulo compuesto.

90
Cuando se descarga del inventario el articulo padre automticamente se descontaran
del mismo los artculos hijos que estn ligados al articulo padre.
En esta misma ficha se deber indicar si el articulo compuesto es producto
terminado. Si as fuera el caso, usted deber realizar una orden de produccin para
poder vender este producto compuesto. Este proceso se har activando el men
Catlogos, opcin Artculos y posteriormente Ordenes de Produccin; el cual se
explica en el apartado correspondiente.

91
b) Precios: El sistema le permite dar de alta n nmero de precios para cada
artculo tomando en cuenta si los precios son con impuestos incluidos o no.
Si usted utiliza el sistema de cambio automtico por cantidad deber indicar a partir
del precio 2 el nmero de piezas en unidad de venta para cambio automtico de
precio.

En la siguiente imagen se muestran 5 precios y cada uno de ellos tiene asignado una
cantidad para cambio automtico, es decir, cuando se venda de 10 hasta 19 piezas el
sistema asignar de manera automtica el precio 2, de 20 a 29 piezas el sistema
asignar de manera automtica el precio 3, de 30 a 39 piezas el precio 4 y as
sucesivamente.

A cada precio se le puede asignar un valor de utilidad en porcentaje, con este valor,
mediante un proceso, podr hacer el calculo del precio de venta tomando al costo
promedio o al ltimo costo como valor para el calculo de este precio. Mas adelante
nos ocuparemos en detalle de este proceso.

Impuestos: Se deber indicar el o los impuestos con que cuenta el artculo (IVA e
IEPS), tanto de compra como de venta.
Comisin al vendedor %: Indique el valor de comisin en porcentaje que pagar a
sus vendedores cada vez que el artculo sea vendido. Si no maneja comisiones a sus
vendedores deber dejar este campo en blanco.
Peso aproximado: Seale el peso aproximado que tiene cada unidad de venta, con
este valor es posible indicar en un documento el peso que tendra determinado
empaque o embarque.
Margen para precio sugerido %: Usted deber indicar el valor en porcentaje para
que el sistema calcule de manera automtica en funcin al precio de venta del
articulo el precio sugerido a detalle.
Ultimo cambio de precio: Aqu se indica cuando fue la fecha del ltimo cambio de
precio que registr el articulo.

92
c) Existencias:
Almacn: Usted indicar el almacn del cual quiere consultar las existencias del
artculo.
Existencia inicial: aqu se indica la existencia inicial con que cuenta el articulo al inicio
del periodo.
Total de entradas: Aqu se indica el total de entradas que ha tenido el articulo en el
periodo.
Total de salidas: Se indica el total de salidas que ha tenido el articulo en el periodo.
Existencia actual: Se indica la existencia actual que tiene el articulo.
Costo promedio: Costo promedio del articulo en moneda nacional.
Valor de la existencia: Valor de la existencia a costo promedio y en moneda nacional.
Ultimo costo: Del articulo o costo de reposicin, campo que puede ser modificado por
el usuario.
Ubicacin: Indicar la ubicacin fsica del articulo en su almacn, rea de venta,
anaquel, etc.
Stock mnimo: Sealar el Stock mnimo en unidad de venta para efecto de resurtido.
Stock mximo: Sealar el Stock mximo en unidad de venta para efecto de resurtido.
Fecha de ltima compra: Se indica cuando fue la fecha de la ltima compra del
articulo.
Fecha de ltima venta: Se indica cuando fue la fecha de la ltima venta del articulo.

d) Estadsticas de Ventas: Esta ficha es solamente informativa y se divide en dos

secciones: en el Periodo y en el Ao.

En el periodo:
Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el periodo sin impuestos.
Unidades: Se indica el nmero de piezas en unidad de venta vendidas en el periodo.
Unidades auxiliares: Se indica el nmero de unidades auxiliares vendidas en el
periodo.

93
 En el ao
Valor: Se indica el valor en moneda nacional de ventas en el ao sin impuestos.
Unidades: Se indica el nmero de piezas en unidad de venta vendidas en el ao.
Unidades auxiliares: Se indica el nmero de unidades auxiliares vendidas en el ao.

94
e) Proveedores: Esta ficha le permite asignar las prioridades deseadas a los
proveedores, debe indicar el cdigo de producto del proveedor, as como el costo del
producto con el proveedor. El sistema le permite asignar n nmero de proveedores
a un mismo producto.

MOVIMIENTOS DE ALMACEN

A travs de esta ventana se registran los movimientos relacionados con el almacn

tales como: compras, devoluciones al cliente, al proveedor, ajustes de entrada,
salida, etc.

Active el men Catlogos, Artculos y posteriormente Movimientos de Almacn...

95
Aparece el siguiente cuadro de dilogo:

Tipo: Elija el movimiento que quiera realizar (compra, devolucin al proveedor,

devolucin del cliente, etc.).
Documento: El sistema llevara un contador automtico por el tipo de documento y
por caja.
Referencia: Usted deber indicar la referencia del documento.
Cajero: Muestra el nmero de cajero que realiza el movimiento de almacn.
Caja: Muestra el nmero de caja en que se realiza el movimiento de almacn.
Moneda Extranjera: Deber indicar si el movimiento es con moneda extranjera
habilitando esta opcin.
Fecha: Indique la fecha del movimiento, el sistema toma automticamente la fecha
del da corriente.
El campo que le sigue a fecha, cambia segn la eleccin realizada en el tipo de
movimiento; y usted deber indicar el nombre, ya sea del cliente, Proveedor, etc.

ORDENES DE PRODUCCIN

Esta opcin le permite controlar la materia prima que utiliza para elaborar o fabricar
un producto para su venta, es decir, un producto terminado; en otras palabras,
convierte la materia prima en producto terminado.
Previamente en la opcin de Productos y Servicios contenida en el men catlogos,
debe sealar que el artculo es compuesto, posteriormente, seleccionar la ficha
Compuesto e indicar que es un producto terminado.

Al realizar la orden de produccin automticamente se descontaran las existencias de

los artculos hijo. Si no lo hace a travs de una orden de produccin, entonces se
descontaran automticamente los artculos hijo cada vez que se venda el articulo
compuesto (padre).
96
Active el men catlogos, artculos y posteriormente ordenes de produccin:

Muestra la siguiente ventana:

97
PROGRAMACION DE OFERTAS

Mediante este mdulo, el sistema le permite programar un artculo en oferta ya sea

en porcentaje o en valor; as como tambin indicar la fecha en que concluye la oferta
y/o limitarla a x cantidad de productos.

Active el men Catlogos, Artculos y haga clic en Programacin de Ofertas...

Pasos para Programar ofertas

1. Seleccione el artculo a ofertar, ya sea por medio del cdigo o el nombre utilizando
las teclas Ctrl + Enter
2. Establezca el monto de la oferta
3. Indique si es en porcentaje, en este caso active la casilla de verificacin haciendo
clic en ella.
4. Seale la fecha de inicio y de finalizacin de la oferta.
5. Establezca el lmite de unidades de venta de la oferta. (Si se requiere)
6. Haga clic en la paloma verde para que el sistema acepte la oferta y la agregue al
grid, o bien, clic en la tacha para cancelarla o borrarla.

98
La oferta ser vlida hasta llegar a la fecha de finalizacin o hasta agotar la cantidad
de artculos especificados.

Si se seala una fecha lmite para la oferta y adems un lmite de artculos; la oferta
concluye en el momento en que ocurra lo primero.

UNIDADES DE MEDIDA

Como su nombre lo indica, permite especificar las unidades de medida a utilizar en el

sistema.

Active el men Catlogos, elija Artculos y haga clic en Unidades de Medida...

Una vez que se especific la unidad, indique si sta es pesable, lo cual activa la
bscula; y/o fraccionaria que le permite vender partes o decimales del artculo.

99
KARDEX

Crea un reporte que proporciona el historial de movimientos, entradas y salidas, de

cada uno de los artculos dentro de un periodo determinado.

Active el men Catlogos, elija Artculos y haga clic en Kardex...

Es importante obtener este documento al trmino del periodo o mes, con el

fin de obtener la mayor cantidad de informacin posible y actualizada, y de
esta manera, tener un control ms eficiente.
Es necesario elaborar el reporte antes de realizar el Cierre del Periodo (opcin
del mdulo Procesos Especiales), porque la informacin contenida en este
documento se pierde al efectuar este proceso, si se elige la eliminacin del
Kardex.

Al final del documento y para cada artculo aparece el total expresado en valor para
las entradas y salidas, as como el saldo en unidades y en valor.
Los datos que aparecen en el reporte son: cdigo y descripcin del artculo, fecha y
tipo de movimiento, nmero de documento, nmero de unidades de entrada y salida,
saldo en unidades, costo promedio, costo unitario, valor de las entradas y salidas y
saldo en valor.

100
Pasos a ejecutar para la elaboracin del Kardex:

1. Elija el rango de fechas para el Kardex

2. Indique de que artculo a que artculo desea emitir el Kardex. (puede hacer
bsquedas con las teclas Ctrl. Enter ).
3. Elija el almacn de los artculos para el kardex
4. Especifique si desea una hoja por artculo activando la casilla de verificacin. La
casilla Unidades Auxiliares es nicamente informativa.
5. Especifique si desea el reporte en pantalla o impreso.

ETIQUETAS DE PRECIOS

Emite etiquetas con la descripcin, clave y precio del producto para las gndolas,
anaqueles, etc.

Active el men Catlogos, elija Artculos y haga clic en Etiquetas de Precios...

En seguida aparece la ventana Etiquetas:

101
Cmo emitir las etiquetas.

1. Indique a partir de que artculo hasta que artculo desea las etiquetas. Puede
hacer uso de las teclas Ctrl + Enter, ya sea por medio de la clave o el
nombre del artculo.
2. Especifique si desea la clave o el cdigo de barras del artculo en la etiqueta.
3. Seale el nmero de etiquetas para cada artculo
4. Haga clic en Aceptar.

102
 VISTAS
Usted puede obtener la informacin que desee sobre Artculos, Familias, Proveedores,
etc. a travs del diseo de vistas de informacin en forma tabular y cada una puede
contar con subvistas. Las vistas tambin son conocidas como reportes.

La informacin se encuentra clasificada por medio de las vistas de la siguiente

manera:

Cada una de stas, contiene subvistas predefinidas, las cuales se despliegan del lado
izquierdo al ser activada una de las vistas.

Agrupadores:

Subvistas

Vistas de
Agrupadores

103
Para acceder a la informacin de una de las subvistas, haga doble clic sobre una de
ellas.
Al mostrar en pantalla alguna vista o subvista, se activa automticamente la barra de
herramientas (ver detalle en la seccin de Men Edicin).

A continuacin se nombrarn las vistas que contiene cada clasificador:

Artculos: Artculos, Existencias, Tabulador de existencias y Compuestos.

Precios / Ofertas: Precios, Lista de Precios, Programacin de ofertas y precios en

oferta.

Ventas del da: Detalle documento, Resumen documento, Ventas por forma de pago
detallado, Resumen por forma de pago, Ventas por Cliente/Vendedor, Resumen por
artculo, Movimientos de Clientes del da

Clientes: Clientes y Mov. De clientes.

Proveedores: Proveedores, Relacin de Proveedores y artculos y Tabular de

proveedores y artculos.

Mov. de Almacn: Movimientos de almacn, Detalle de movimientos de almacn,

Totales de movimientos de almacn y Resumen diario de movimientos de almacn

Personal: Vendedores, Histrico de ventas por vendedor, Resumen de ventas por

vendedor, Cajeros, Grupos de seguridad, Cajas y Autorizaciones.

Impuestos: Tasas de IVA y Tasas de IEPS

Procesos Especiales: Orden de Compra, Inventario fsico, Captura de inventario

fsico y Cotizaciones.

Vistas Libres: Son creadas cuando se requiere cierta informacin y que sta no se
encuentre en las vistas anteriores. Se elaboran mediante instrucciones de SQL.

104