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SECRETARA DE SALUD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL REA DE ALMACN

Septiembre, 2008
Cdigo:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Hoja: 2 de 80

NDICE

HOJA

INTRODUCCIN 3

I OBJETIVO 4

II MARCO JURDICO 6

III PROCEDIMIENTOS
1 14
Recepcin y registro de entrada de materiales e insumos a los
Almacenes.
2 26
Acomodo de materiales e insumos en los Almacenes.
3 35
Recepcin de solicitudes de materiales e insumos y registro de
salida de los Almacenes.
4 46
Emisin de Reportes de los Almacenes

5 Toma fsica de inventarios y determinacin de diferencias en 55


Almacn

6 Devolucin de materiales e insumos a los Almacenes 70

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INTRODUCCIN

Este documento tiene por objeto definir las actividades necesarias para planear y organizar el
control de los procesos relacionados con el aprovisionamiento, almacenaje y distribucin de los
materiales de consumo y sustancias qumicas que requiere el Instituto para su correcta operacin;
as como aquellas relacionadas con el personal que interviene en dichos procesos.

El presente manual contiene los objetivos especficos, polticas y/o normas de operacin,
descripcin de actividades, diagramas de flujo, as como los formatos e instructivos relativos a la
operacin que realiza el rea de almacn, su correcta aplicacin redundar en una adecuada y
eficiente operacin de las diversas reas del Instituto.

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I.- OBJETIVO

Normar e integrar en un documento, los procedimientos relativos al manejo de almacenes,


basados en los preceptos aplicables de las distintas materias jurdicas y apoyados con
informacin sistematizada que coadyuve al cumplimiento de las funciones encomendadas, que
sirva de guia o referencia, tanto para el personal que labora en dicha rea como aquel que se
desempee en otras areas del Instituto.

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II MARCO JURDICO

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos


D.O.F. 05-II-1917 y sus reformas.

Leyes

Ley de Planeacin.
D. O. F. 05-I-1983 y sus reformas.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.


D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas.

Ley Federal de Entidades Paraestatales.


D.O.F. 14-V-1986 y sus reformas.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.


D.O.F. 30-III-2006 y sus reformas.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.


D. O. F. 11-VI-2002 y sus reformas.

Ley Federal de Proteccin Civil para el Distrito Federal.


D. O. F 02-II-1996.

Ley Federal de Responsabilidad Patrimonial del Estado.


D. O. F 31-XII-2004.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.


D. O. F. 13-III-2002 y sus reformas.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos.


D. O. F. 31-XII-1982 y sus reformas.

Ley Federal de Procedimiento Administrativo.


D. O. F. 04-VIII-1994 y sus reformas.

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Ley Reglamentaria del artculo 5 Constitucional, relativo al Ejercicio de las Profesiones en el


Distrito Federal.
D.O.F. 26-V-1945 y sus reformas.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B del
Artculo 123 Constitucional.
D.O.F. 28-XII-1963 y sus reformas.

Ley Federal del Derecho de Autor.


D. O. F. 24-XII-1996 y sus reformas.

Ley Federal del Trabajo.


D. O. F. 01-IV-1970 y sus reformas.

Ley Federal para la Administracin y Enajenacin de Bienes del Sector Pblico.


D. O. F. 19-XII-2002 y sus reformas.

Ley General de Salud.


D. O. F. 07-II-1984 y sus reformas.

Ley General de Bienes Nacionales.


D. O. F. 20-V-2004 y sus reformas.

Ley General de Proteccin Civil.


D. O. F 12-V-2000.

Ley de los Institutos Nacionales de Salud.


D. O. F. 26-V-2000 y sus reformas.

Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin.


D. O. F. 29-XII-2000 y sus reformas.

Presupuesto de Egresos de la Federacin para el Ejercicio Fiscal 2008.


D.O.F. 13-XII-2007.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.


D.O.F. 04-I-2000 y sus reformas.

Ley del Impuesto Sobre la Renta.


D. O. F. 01-I-2002.

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Cdigos

Cdigo Civil Federal.


D. O. F. 28-VIII-2005.

Cdigo Penal Federal.


D.O.F. 14-VIII-1931 y sus reformas.

Cdigo Federal de Procedimientos Civiles.


D.O.F. 24-II-1943 y sus reformas.

Cdigo Federal de Procedimientos Penales.


D. O. F. 30-VIII-1934 y sus reformas.

Cdigo Fiscal de la Federacin.


D. O. F. 31-XII-1981 y sus reformas.

Estatutos

Estatuto Orgnico del Instituto Nacional de Medicina Genmica.


Autorizado por la Junta de rgano de Gobierno. 16-III-2007.

Reglamentos

Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales.


D. O. F. 26-I-1990 y sus reformas.

Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica


Gubernamental.
D. O. F. 11-VI-2003.

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.


D. O. F. 28-VI-2006 y sus reformas.

Reglamento de la Ley Federal para la Administracin y Enajenacin de Bienes del Sector


Pblico.
D. O. F. 17-VI-2003 y sus reformas.

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Reglamento de la Ley Federal de Derechos de Autor


D. O. F. 22-V-1998 y sus reformas.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Investigacin para la Salud.


D.O.F. 06-I-1987.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Sanidad Internacional.


D.O.F. 18-II-1985.
Fe de erratas 10-VII-1985.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de la Disposicin de


rganos, Tejidos y Cadveres de Seres Humanos.
D.O.F. 20-II-1985 y sus reformas.

Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Control Sanitario de Actividades,


Establecimientos, Productos y Servicios.
D.O.F. 18-I-1988.

Reglamento de Insumos para la Salud.


D.O.F. 04-II-1998 y sus reformas.

Reglamento Interior de la Comisin Interinstitucional del Cuadro Bsico de Insumos del


Sector Salud.
D. O. F. 27-V-2003.

Reglamento sobre Consumo de Tabaco.


D.O.F. 27-VII-2000.

Reglamento para la Proteccin de los No Fumadores en el Distrito Federal.


D. O. F. 06-VIII-1990.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.


D.O.F. 20-VIII-2001 y sus reformas.

Reglamento de la Comisin de Avalos de Bienes Nacionales.


D.O.F. 06-XII-1999.

Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin.


D.O.F. 29-II-1984 y sus reformas.
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Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente de Trabajo.


D. O. F 21-I-1997.

Reglamento de la Ley de Proteccin Civil para el Distrito Federal.


D. O. F. 21-X-1996.

Reglamento de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente en el Trabajo del Sector Pblico


Federal.
D. O. F. 29-XI-2006.

Planes y Programas

Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012.


D.O.F. 31-V-2007.

Programa Nacional de Salud 2007-2012.


ltima modificacin: 16-X-2007.

Programa Sectorial de Salud 2007 2012


D.O.F. 14 de diciembre de 2007

Decretos

Decreto por el que se adiciona una fraccin V bis al artculo 5, y un artculo 7 bis al Captulo I
del Ttulo Segundo de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud.
D.O.F. 20-VII-2004.

Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
hasta el nivel de Director General en sector centralizado o su equivalente en el sector
paraestatal, debern rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, un informe de
los asuntos de sus competencias y entregar los recursos financieros, humanos y materiales
que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales a quienes los sustituyan
en sus funciones.
D.O.F. 02-IX-1988.

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Decreto para realizar la entrega-recepcin del Informe de los Asuntos a cargo de los
Servidores Pblicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de
su empleo, cargo o comisin.
D. O. F. 14-IX-2005.

Decreto por el que se establecen diversas medidas en materia de adquisiciones, uso de


papel y de la certificacin de manejo sustentable de bosques de la Administracin Pblica
Federal.
D. O. F. 05-IX-2007.

Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administracin
Pblica Federal.
D. O. F. 04-XII-2006.

Acuerdos del Ejecutivo

Acuerdo por el que se adicionan o modifican los Lineamientos Especficos para la Aplicacin
y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administracin
Pblica Federal.
D. O. F. 14-V-2007.

Acuerdo por el que se fijan criterios para la aplicacin de la Ley Federal de


Responsabilidades en lo referente a los familiares de los Servidores Pblicos.
D.O.F. 11-II-1983

Acuerdo que tiene por objeto crear en forma permanente la Comisin Intersecretarial para el
Desarrollo del Gobierno Electrnico.
D.O.F. 09-XII-2005

Acuerdo por el que se establece que las instituciones pblicas del Sistema Nacional de Salud
slo debern utilizar los insumos establecidos en el cuadro bsico para el primer nivel de
atencin mdica y, para segundo y tercer nivel, el catlogo de insumos.
D.O.F. 24-XII-2002 y sus modificaciones.

Acuerdo por el que establecen los lineamientos para la accesibilidad de las personas con
discapacidad a inmuebles federales.
D. O. F 12-I-2004

Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el mbito de
la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 27-IX-2006.
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Acuerdo para el uso de medios electrnicos en el envo de propuestas de Licitaciones P-


blicas de la Administracin Pblica Federal e inconformidades.
D. O. F. 09-VIII-2000.

Acuerdo mediante el cual se establecen las disposiciones que se aplicarn en la entrega y


recepcin de despacho de los asuntos a cargo de los titulares de las dependencias y
entidades de la Administracin Pblica Federal y de los servidores pblicos hasta el nivel de
Director General en el sector centralizado; Gerente o sus equivalentes en el sector
paraestatal.
D.O.F. 05-IX-1988.
Fe de Erratas D.O.F. 20-IX-1988.

Acuerdo por el que se establece el procedimiento para la recepcin y disposicin de


obsequios, donativos en general que reciban los Servidores Pblicos.
D.O.F. 13-XII-2006.

Acuerdo nmero 88 por el que se restringen reas para consumo de tabaco en las unidades
mdicas de la Secretara de Salud y en los Institutos Nacionales de Salud.
D.O.F. 17-IV-1990.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la Accesibilidad de las personas
con discapacidad a Inmuebles Federales.
D.O.F. 12-I-2004.

Disposiciones del Consejo de Salubridad General

Acuerdo por el que se emite recomendacin a fin de proteger la salud de los no fumadores
por la exposicin involuntaria al humo de tabaco.
D.O.F. 28-V-2004.

Normas Oficiales Mexicanas

Norma Oficial Mexicana NOM-166-SSA1-1997, para la organizacin y funcionamiento de los


laboratorios clnicos.
D. O. F. 13-I-2000.

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Norma Oficial Mexicana NOM-087-SEMARNAT-SSA1-2002, Proteccin Ambiental Salud


Ambiental - Residuos peligrosos, biolgicos-infecciosos. Clasificacin y especificaciones de
manejo.
D. O. F. 17-II-2003.

Norma Oficial Mexicana NOM-197-SSA1-2000, que establece los requisitos arquitectnicos


para facilitar el acceso, trnsito y permanencia de los discapacitados a los establecimientos
de atencin mdica del Sistema Nacional de Salud.
D.O.F. 01-XII-1994.

Otros ordenamientos jurdicos

Cdigo de tica y de Conducta del INMEGEN


II Sesin Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genmica.
16-X-2005.

Lineamientos especficos para la aplicacin y seguimiento de las medidas de austeridad y


disciplina del gasto de la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 29-XII-2006.

Lineamientos generales para la Administracin de Almacenes de las Dependencias y Enti-


dades de la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 11-XI-2004.

Lineamientos generales para la Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin de las


Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 18-VIII-2003.

Lineamientos internos para la Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin del


Instituto Nacional de Medicina Genmica.
III Sesin Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genmica.
16-III-2006.

Lineamientos generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las De-


pendencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 20-II-2004.

Lineamientos de Organizacin y Conservacin de Archivos del Instituto Nacional de


Medicina Genmica.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Hoja: 13 de 80

V Sesin Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genmica.


16-III-2007.

Lineamientos para la Proteccin de Datos Personales.


D. O. F. 30-IX-2005.

Lineamientos para la Proteccin y Seguridad de los Sistemas de Datos Personales del


Instituto Nacional de Medicina Genmica.
V Sesin Ordinaria de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Medicina Genmica.
16-III-2007.

Lineamientos relativos a la contratacin de seguros sobre bienes patrimoniales y de


personas que realicen las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal.
D.O.F. 24-X-2003.

Normas para la administracin y baja de bienes muebles de la Administracin Pblica


Federal.
D. O. F. 03-IX-2001.

Oficio Circular por el que se da a conocer el Cdigo de tica de los Servidores Pblicos de
la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 31-VII-2002.

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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 14 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN Y REGISTRO DE ENTRADAS DE


MATERIALES E INSUMOS A LOS ALMACENES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 15 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

1.0 Propsito
1.0 Establecer un control estricto en la recepcin y registro de entrada de materiales e insumos
en los almacenes verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos
fincados a los proveedores, as como registrar correcta y oportunamente, la entrada de
todos y cada uno de los bienes que ingresen a los almacenes del Instituto, con la finalidad
de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo el control, custodia y
responsabilidad de dicha rea.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea de almacn.

2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos


3.1 El personal auxiliar del rea de almacenes, tendr la responsabilidad de registrar,
oportuna y permanentemente, en el sistema SQL, todas las entradas de
materiales e insumos a los almacenes.

3.2 El personal auxiliar del rea de almacenes deber solicitar a los proveedores que
invariablemente entreguen su mercanca presentando: el pedido correspondiente,
factura en original y cuatro copias.

3.3 La recepcin de materiales e insumos deber efectuarse previa verificacin de que


los mismos cumplan con las caractersticas sealadas en los pedidos fincados a
los proveedores, tales como clase, tipo y calidad requeridas; cantidades solicitadas,
en su caso, caducidad de los insumos, etctera.

3.4 El personal auxiliar deber revisar la lotificacin y caducidad, este ltima, deber
ser de cuando menos un ao a partir de su recepcin, salvo en los casos, que por
la propia naturaleza del producto se justifique una inferior o esta no sea aplicable.

3.5 El personal auxiliar y/o el responsable del rea de almacenes conjuntamente con el
rea solicitante, realizar un muestreo de los bienes recepcionados, con la finalidad
de verificar la no existencia de defectos o vicios ocultos, en caso detectar alguna
de estas situaciones se proceder como indicada en el Punto 9, Captulo VII,
Lineamientos de las Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios.
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 16 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

3.6 Posterior a la recepcin fsica de los bienes, el personal auxiliar del rea de
almacenes, proceder a registrar la nota de entrada de materiales o insumos al
sistema de almacn, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia
del pedido y copia de la factura.

3.7 Elaborado el registro de entrada en el sistema, el personal auxiliar del rea y el


responsable del almacn deber verificar y validar la correcta captura de la misma,
as como que los registros individuales de los bienes, hayan sido afectados
adecuadamente.

3.8 Ser responsabilidad del personal auxiliar y del responsable del rea de
almacenes, el inmediato y debido acomodo de los materiales y bienes
recepcionados, as como de su adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto
dichos bienes, no sean entregados a los usuarios finales.

3.9 Los primeros cinco das de cada inicio de mes, el responsable del rea de
almacenes, har entrega mensual de las notas de entrada de materiales e insumos
a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Adquisiciones.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 17 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1. Lleva a cabo un anlisis de consumo y procede a la
elaboracin de las requisiciones correspondientes y Responsable de
1.0 Lleva a cabo la Almacn.
las turna al Departamento de Adquisiciones para
elaboracin de
que se lleve a cabo la compra.
requisiciones.
Cuadro de anlisis de consumo
Requisiciones de compra
2.1 Recibe requisiciones de compra y procede a
realizar la compra.
2.0 Recepcin de
requisiciones de 2.2 Posterior a la compra, turna al rea de Departamento de
compra y realizacin almacenes, copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) adquisiciones.
de compra. fincados a los proveedores.
Requisiciones
Pedido y/o contrato
3.1 Recibe copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s)
fincados a proveedores y en las fechas preestablecidas,
Auxiliar de
3.0 Recibe materiales recibe los bienes relacionados en los pedidos, as como almacenes
e insumos las facturas o remisiones que los amparan.
Copia de pedido y/o contrato
Factura o remisin
4.1 Extrae de archivo el pedido y/o contrato y verifica
que los materiales e insumos que le estn siendo
entregados, sean concordantes a los estipulados en el
pedido, facturas o remisiones.
PROCEDE:
NO:
Rechaza y no recibe los bienes que incumplan a lo
solicitado indicndole al proveedor, las causas que Auxiliar de
4.0 Verifica almacenes
materiales e insumos motivaron este hecho. Regresa a la actividad nm.
SI:
Recibe los bienes, sella de recibido en el original de
la factura o remisin; se plasma la firma y nombre
del personal de almacn que recibe, se obtiene copia
de la misma, adjuntando a la copia del pedido y
devuelve el original de la factura o remisin al
proveedor.
Factura o remisin

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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 18 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
5.1 Ingresa al sistema SQL, captura y hace
efectiva la entrada de materiales e insumos y
procede a emitir la nota de entrada al almacn, para
trmite de pago al proveedor.
Nota de entrada 0/3 copias Auxiliar de
5.0 Ingresa al
sistema y emite nota Original al proveedor almacenes
de entrada 1. Copia.- para el expediente consecutivo de
entradas.
2. Copia.- para el expediente de pedidos
(departamento de adquisiciones).
3. Copia.- para la Subdireccin de Recursos
Financieros
6.1 Al finalizar el mes elabora memorndum con
relacin de las notas de entrada al Almacn y verifica
6.0 Verifica la Responsable de
la entrega mensual de las copias de dichas notas, a
entrega mensual de Almacn
las reas de adquisiciones y recursos financieros.
notas
Nota de entrada
Memorndum
7.1 Instruye al personal auxiliar de almacn para
7.0 Instruye sobre Responsable de
clasificar, distribuir y ubicar los materiales e insumos
acomodo de Bienes Almacn
recepcionados, en los lugares que les corresponda.

8.1 Supervisa el debido control, guarda, custodia y


8.0 Supervisa resguardo de los materiales e insumos Responsable de
peridicamente recepcionados, hasta en tanto son entregados a los Almacn
usuarios finales.

TERMINA PROCEDIMIENTO

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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 19 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

5.0DiagramadeFlujo
REA DE DEPARTAMENTO DE SUBDIRECCIN DE
ALMACENES ADQUISICIONES RECURSOS FINANCIEROS

INICIO

ANALISIS DE 1 2
EXISTENCIAS RECIBE
Y ELABORACION DE REQUISICIONES
REQUISICIONES. REALIZA
C U A D R O A N A L IS IS COMPRA

R E Q U IS IC IN P E D ID O S

RECIBE BIENES Y 3

FACTURAS O
REMISIONES
QUE LOS AMPARAN
FA C TU R A S - R E MIS ION E S

VERIFICA LOS BIENES


VS PEDIDO Y FACTURA

SI NO
P R O C E D E ?

RECIBE BIENES RECHAZA / NO


PLASMA NOMBRE RECIBE LOS BIENES
SELLA Y FIRMA
ADJUNTA COPIA DE
DOCUMENTOS

C O P IA FA C TU R A

C O P IA P E D ID O

4
INGRESA AL SISTEMA
SQL Y
LIBERA
LA ENTRADA
DEL MATERIAL RECIBE COPIA DE
NOTA DE ENTRADA RECIBE COPIA DE
C O P IA FA C TU R A Y LA
C OP IA P E D ID O DE FACTURA NOTA DE ENTRADA Y DE
FACTURA

SI NO
E S C OR R E C TA
L A C A P TU R A ?
FIN

EMITE AVISO DE 5 DETECTA ERRORES


ENTRADA Y CORRIGUE
ENTREGA AL
PROVEEDOR
DISTRIBUYE A QUIEN
CORREPONDE

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 20 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

6.0 Documentos de referencia


Documentos Cdigo (cuando
aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN
No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal No aplica
D.O.F 11-XI-2004
Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica
Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los oficiales
mayores de las dependencias de la Administracin Pblica Federal el No aplica
mtodo aplicable para la valuacin de inventarios

7.0 Registros
Cdigo de registro
Tiempo de
Registros Responsable de conservarlo o identificacin
conservacin
nica
Nota de entrada al
5 aos Responsable del rea de Almacn No aplica
Almacn
Requisicin de Compra 5 aos Responsable del rea de Almacn No aplica

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 21 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

8.0 Glosario
8.1 Requisicin.- Documento a travs del cual las reas solicitan la adquisicin,
materiales e insumos con excepcin de los servicios relacionados con obra
pblica.

8.2 Nota de Entrada.- Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara la
recepcin y registro materiales e insumos al rea de almacn.

8.3 Sistema SQL: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e


interactan de manera que pueden controlar y administrar los registros fsicos y
contables de los materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de
Medicina Genomica.

9.0 Cambios de esta versin


Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio
2 versin 02-sep-08 No aplica

10.0 Anexos

10.1 Requisicin de compra


10.2 Nota de entrada al Almacn

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 22 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

Formato Requisicin de Compra

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 23 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

Instructivo del Formato Requisin de Compra

No. Concepto Actividad


1 Clasificacin del tipo de bien o servicio Sealar el tipo de requisicin nacional o de
a adquirir importacin
2 Fecha de elaboracin de la requisicin Anotar la fecha en la que se elabora la requisicin
3 Nombre completo del solicitante Anotar el nombre del Servidor Pblico solicitante
4 Nmero telefnico o extensin Anotar el nmero de telfono o extensin donde
se localiza el Servidor Publico que elabor la
requisicin
5 Numero de partidas contenidas en la Anotar el nmero consecutivo de partidas
requisicin
6 Descripcin completa del bien o Anotar la descripcin del bien que se adquiere
servicio a solicitar
7 Unidad del Bien Anotar la unidad del bien que se adquiere
8 Numero de artculos requeridos por Anotar el nmero requerido por partida
partidas.
9 Precio unitario del bien o servicio Anotar el precio unitario de bien
descrito.
10 Importe total por partidas requeridas. Anotar el importe total por cada partida
11 Breve comentario de la solicitud Descripcin breve del uso tcnico del bien que se
requerida. adquiere
12 Importe, subtotal y total c/ I.V.A. Anotar la suma subtotal y total de la requisicin
13 Tipo de moneda. Anotar el tipo de moneda con la que se realiza la
adquisicin
14 Clasificacin de documentos anexos. Anotar los documentos que se anexan a la
cotizacin (justificacin tcnica, cotizacin, etc)
15 Nombre completo c/firma y proyecto Anotar nombre completo del solicitante, y plasmar
del solicitante. firma del jefe o encargado del proyecto para la
adquisicin de los materiales e insumos
16 Nombre completo c/firma y cargo del Anotar nombre completo y plasmar firma del
que autoriza. Director de rea que autoriza la adquisicin
17 Numero continuo de control del Plasmar el sello del nmero consecutivo de
departamento de adquisiciones. control de recepcin de requisiciones por parte
del Departamento de Adquisiciones
18 Sello c/fecha de recibido de la Plasmar sello de la fecha de recepcin de la
requisicin del Departamento de requisicin por parte del Departamento de
Adquisiciones. adquisiciones.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 24 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

Formato Nota de Entrada al Almacn

3 4 5

7
6

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 25 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes

Instructivo del Formato Nota de Entrada

Concepto Actividad
1 Nmero consecutivo de entrada al Anotar el nmero consecutivo de entrada emitido
almacn por el sistema de almacn.
2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Fsica o Moral.

3 Nmero de factura Anotar el nmero de factura del proveedor.

4 Fecha de entrada Anotar la fecha de recepcin de los materiales e


insumos.
5 Nmero de pedido Anotar e nmero de pedido.

6 Cantidad y descripcin de los Anotar al la cantidad y descripcin de los


materiales e insumos materiales e insumos recepcionados.
7 Precio unitario Anotar el precio unitario de los materiales e
insumos.
8 Importe total de nota de entrada Anotar el importe total de la nota de entrada.

9 Nombre y firma de recibido del Anotar el nombre y plasmar firma del personal del
personal del rea de almacn rea de almacn que recibe.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 26 de 80

2. PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO DE MATERIALES E INSUMOS


EN LOS ALMACENES

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez

Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 27 de 80

1.0 Propsito
Desarrollar un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y
adecuadamente clasificados los materiales e insumos, que sean recibidos en los almacenes,
distribuyndolos y ubicndolos en lugares idneos, que faciliten su pronta localizacin,
custodia, resguardo y eviten el deterioro de los mismos.

2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea del Almacn.

2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos

3.1 El responsable del rea de almacenes, deber mantener permanentemente actualizado el


catlogo de bienes.

3.2 La asignacin de claves, para la debida identificacin de los bienes, deber llevarse a
cabo conforme a lo enmarcado en el catlogo establecido para tal fin.

3.3 El acomodo de los bienes recepcionados de los proveedores, se realizar de manera


inmediata posterior a su verificacin fsica y ser efectuado, exclusivamente, por el
personal auxiliar del rea de almacenes.

3.4 Ser responsabilidad del personal auxiliar del rea de almacenes, cumplir, entre otras,
con las siguientes obligaciones:
- Acomodar los bienes, nicamente, en los lugares asignados y no ubicarlos en reas
temporales, provisionales o en los pasillos de los almacenes.
- Respetar las indicaciones del fabricante de los bienes, para llevar a cabo su
acomodo (por ejemplo: el nmero de cajas por estiba, grados de refrigeracin,
evitando lugares demasiado hmedos o secos, etc.).
- Tener, debida y permanentemente, identificados los estantes o reas donde se
acomodarn los bienes, as como mantenerlos en condiciones ptimas de uso.
- Los materiales debern de ser colocados de la siguiente manera: al frente los
productos ms rezagados o con caducidad prxima, bajo llave los artculos ms
costosos.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 28 de 80

3.5 Se deber impedir la entrada, a las reas restringidas de los almacenes, a personas
ajenas a las mismas.

3.6 El personal auxiliar y el responsable del rea de almacenes debern identificar los
productos de poco movimiento, as como de verificar peridicamente la caducidad y
obsolescencia de los productos bajo su resguardo, reportndolo a la Direccin de
Administracin, con la finalidad de minimizar mermas y prdidas por estos motivos.

3.7 El encargado del rea de almacenes, para el adecuado manejo y control de materiales e
insumos, deber instrumentar los mecanismos que doten a los almacenes de
instalaciones en buen estado de conservacin y mantenimiento, as como que cuenten
con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia idneas.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 29 de 80

4.0 Descripcin del procedimiento


Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
Como resultado de los pedidos fincados y una vez Responsable de
1.0 Actualizacin del recibida la copia de los mismos: Almacn.
catlogo de bienes Revisa el catlogo de claves de bienes y determina
en caso de ser la actualizacin e ingresa al sistema de Almacenes.
necesario. Catalog de bienes

Recibe del proveedor los materiales y bienes que le


fueron adquiridos los separa y clasifica atendiendo a Auxiliar de
2.0 Acomodo de su tipo y caractersticas, procede a efectuar el
Almacn.
materiales y bienes acomodo de los bienes en los lugares asignados,
recepcionados respetando las indicaciones y especificaciones del
fabricante.

Instrumenta los mecanismos para mantener las


instalaciones de los almacenes en buen estado de Responsable de
3.0 Conservacin de conservacin y mantenimiento, as como que Almacn.
los almacenes en cuenten con las medidas de seguridad, higiene y
buen estado vigilancia idneas.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 30 de 80

5.0 Diagrama de Flujo


RESPONSABLE DE ALMACN PERSONAL AUXILIAR DE ALMACN

INICIO

1
REVISA CATLOGO DE
CLAVES
Y DETERMINA
ACTUALIZACIN
2
C A T LOGO
SEPARA Y CLASIFICA
LOS BIENES
ATENDIENDO
CARACTERISTICAS

INGRESA AL SISTEMA Y
CAPTURA
CLAVE DE LOS
BIENES.

C A T LOGO
PROCEDE A
EFECTUAR EL
ACOMODO DE LOS
MATERIALES
Y BIENES
RECEPCIONADOS.

INSTRUMENTA MECANISMOS DE 3
CONSERVACIN Y
MANTENIMIENTO
DE ALMACENES.

FIN.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 31 de 80

6.0 Documentos de referencia


Documentos Cdigo (cuando aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las No aplica
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal
D.O.F 11-XI-2004
Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica
Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los No aplica
oficiales mayores de las dependencias de la Administracin Pblica
Federal el mtodo aplicable para la valuacin de inventarios

7.0 Registros
Tiempo de Cdigo de registro o
Registros Responsable de conservarlo
conservacin identificacin nica
Catalog de Bienes Permanente rea de Almacn No aplica

8.0 Glosario

8.1 Sistema SQL: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactan de


manera que pueden controlar y administrar los registros fsicos y contables de los
materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genmica.

8.2 Catlogo de bienes.- Documento que describe la clasificacin de bienes de consumo a


travs de un cdigo relacionado con la partida presupuesta correspondiente.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 32 de 80

9.0 Cambios de esta versin

Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio


2 versin 02-sep-08 No aplica

10.0 Anexos
10.1 Catlogo de Bienes

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 33 de 80

Formato Catlogo de Bienes

Nmero Descripcin Cantidad Unidad Precio de Venta Ultimo Costo Costo


consecutivo Promedio
por partida
1 2 3 4 5 6 7

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Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 34 de 80

Instructivo del Formato Catalogo de bienes

Concepto Actividad
1 Nmero consecutivo por partida Anotar el nmero consecutivo que
corresponda por partida
2 Descripcin de materiales e insumos Anotar la descripcin del material o
insumo
3 Cantidad en existencia Anotar la cantidad en existencia
4 Unidad Anotar la unidad de medida de los
materiales e insumos
5 Precio de Venta Anotar el precio por unidad del
material
6 Ultimo Costo Anotar el ultimo costo de adquisicin

7 Costo Promedio Anotar el costo promedio del material

CONTROL DE EMISIN
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Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 35 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

3. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE SOLICITUDES DE MATERIALES


E INSUMOS Y EL REGISTRO DE SALIDA DE LOS ALMACENES

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez

Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 36 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

1.0 Propsito
1.1 Dar a conocer el procedimiento de recepcin de solicitudes para el surtimiento y entrega de
materiales e insumos requeridos por las reas solicitantes del Instituto, con la finalidad de
que estas cuenten con los insumos necesarios para realizar eficaz y eficientemente las
actividades que les han sido encomendadas.

2.1 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea del Almacn.

2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos


3.1 Solamente el personal autorizado en el catalogo de firmas correspondiente podr
solicitar materiales e insumos al rea del almacn.

3.2 El responsable del rea de Almacn actualizar anualmente o cuando se requiera por
baja y/o alta de personal el catlogo de firmas del personal autorizado para solicitar
materiales e insumos del almacn.

3.3 Las distintas reas del Instituto, nicamente, podrn solicitar al rea de almacenes e
inventarios, el surtimiento de bienes, dentro de los horarios establecidos.

3.4 Las solicitudes de papelera se debern realizar a travs del sistema los das lunes, las
cuales sern verificadas y atendidas por el personal de almacn.

En lo que se refiere a sustancias qumicas y materiales de laboratorio, las solicitudes


podrn realizarse de lunes a viernes en horario de 9:00 a 14:00 hrs. y de 15:00 a
16:00hrs, mismas que sern verificadas y atendidas por el personal de almacn.

3.5 La entrega de bienes deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplen
y son coincidentes con las caractersticas y cantidades sealadas en la solicitud-vale
(nota de salida), as como de que en dicho documento, est plasmada la firma de
recibido por parte del jefe de rea solicitante, autorizado en el catalogo de firmas
elaborado para tal fin.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 37 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

4.0 Descripcin del procedimiento


Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.1 Identifica las necesidades de abastecimiento de su
rea o laboratorio.
1.2 Una vez identificadas las necesidades de reas usuarias
1.0 Solicitud de abastecimiento, ingresa a la pgina web al sistema del
materiales y bienes. rea de almacn, donde realiza, guarda e imprime su
nota de salida.
Nota de Salida

2.1 Ingresa a la pgina web al sistema SQL de


almacn a consultar las notas de salida por
abastecer efectuadas por el personal autorizado en
el catalogo de firmas para retirar materiales e
insumos del almacn.
2.2 Imprime nota de salida provisional de
2.0 Consulta de abastecimiento del sistema SQL.
solicitudes Responsable de
autorizadas por PROCEDE Almacn
abastecer.
NO Solicita al rea usuaria modifique la nota de
salida provisional
SI Instruye al personal auxiliar del rea de almacn
se prepare lote de materiales e insumos
Nota de Salida

3.1 Prepara lote de la mercanca solicitada

3.1 Entrega material requerido y solicita firma de la


persona autorizada, en la nota de salida definitiva
correspondiente. Auxiliar de
3.0 Entrega de Nota de Salida Almacn.
Materiales.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 38 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

4.1 Recibe en su totalidad los materiales e insumos


4.0 Recepcin de y firma de conformidad.
materiales por parte reas usuarias
Nota de Salida
de las reas usuarias

5.1 Verifica en el sistema SQL, el correcto registro


de salida y archiva el original de la nota de salida
5.0 Control de Notas debidamente requisita (firmada), en el expediente
correspondiente. Auxiliar de Almacn
de salida
Nota de Salida

FIN DE PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 39 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

5.0 Diagrama de Flujo

USUARIO (S) AREA DE


ALMACEN

INICIO

IDENTIFICA LAS 1 2
INGRESA AL SISTEMA Y
NECESIDADES DE
CONSULTA
ABASTECIMIENTO DE SU
NOTAS DE SALIDA POR
DEPARTAMENTO.
ABASTECER.

INGRESA A PAGINA
W EB AL SISTEMA DE ALMACEN IMPRIME NOTA DE SALIDA
RELIZA , GUARDA EIMPRIME PROVISIONAL.
NOTA DE SALIDA
N O TA D E S A L ID A
N O T A D E S A L ID A

SI NO
PROCEDE?

INSTRUYE AL PERSONAL SOLICITA AL AREA


AUXILIAR USUARIA MODIFIQUE
PREPARE LOTE DE NOTA DE SALIDA
MERCANCIA

PREPARA Y ENTREGA 3
MATERIALES E INSUMOS
SOLICITA FIRMA DE
RECIBIDO
4

RECIBE BIENES EN SU
TOTALIDAD Y FIRMA
DE CONFORMIDAD

5
ARCHIVA EL ORIGINAL
NOTA DE SALIDA
REQUISTADA EN
EL EXPEDIENTE
CORRESPONDIENTE
N O T A D E S A L ID A

FIN

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 40 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

6.0 Documentos de referencia


Documentos Cdigo (cuando aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las No aplica
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal
D.O.F 11-XI-2004
Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica
Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los No aplica
oficiales mayores de las dependencias de la Administracin Pblica
Federal el mtodo aplicable para la valuacin de inventarios

7.0 Registros
Tiempo de Cdigo de registro o
Registros Responsable de conservarlo
conservacin identificacin nica
Nota de salida 5 aos rea de Almacn No aplica

8.0 Glosario

8.1 Nota de Salida.- Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara la solicitud y
recepcin de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes reas del
Instituto.

8.2 Catalogo de firmas.- Documento en el cual se encuentra el nombre, puesto y firma


autgrafa del personal autorizado por los directores de rea, para retirar materiales e
insumos de los almacenes.

8.2 Sistema SQL: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactan de


manera que pueden controlar y administrar los registros fsicos y contables de los
materiales e insumos adquiridos por el Instituto.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 41 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

9.0 Cambios de esta versin


Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio
2 versin 02-sep-08 No aplica

10.0 Anexos
10.1 Nota de Salida
10.2 Catlogo de Firmas

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 42 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

Formato Nota de Salida

2 3

6
4 5

8
7

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 43 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

Instructivo del FormatoNota de Salida

Concepto Actividad
1 Nombre del Solicitante Anotar nombre del Servidor Pblico que
solicita
2 Numero consecutivo de salida de Anotar el nmero consecutivo de nota de
almacn salida emitida por el sistema de almacenes.
3 Fecha de la nota de salida Anotar la fecha de elaboracin de la nota de
salida
4 Cantidad solicitada Anotar la cantidad solicitada por cada uno de
los materiales e insumos
5 Descripcin de los materiales e Anotar la descripcin incluyendo el catalogo de
insumos los materiales e insumos
6 Precio Unitario Anotar el precio unitario de los materiales e
insumos
7 Nombre y Firma del que recibe Anotar el nombre y plasmar firma de Servidor
Publico que recibe
8 Nombre y Firma de quien entrega Anotar el nombre y plasmar firma del personal
que entrega perteneciente al rea de almacn
9 Importe total de la nota de salida Anota el importe total de la nota de salida

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 44 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

Formato Catlogo de Firmas

NOMBRE AREA DE ADSCRIPCIN FIRMA


1 2 3

CONTROL DE EMISIN
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Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 45 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes

Instructivo Formato Catalogo de Firmas

Concepto Actividad
1 Nombre del Personal Autorizado Anotar del Servidor Pblico autorizado.
2 rea de adscripcin Anotar el rea de adscripcin del
personal autorizado
3 Firma del Personal Autorizado Plasmar firma del Servidor Pblico
Autorizado

CONTROL DE EMISIN
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Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 46 de 80

4. PROCEDIMIENTO PARA LA EMISIN DE REPORTES DE ALMACN

CONTROL DE EMISIN
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Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 47 de 80

1.0 Propsito
1.1 Emitir y enviar oportunamente los reportes que genera, mensual o peridicamente,
el rea de almacenes, a la Direccin de Administracin, Subdireccin de Recursos
Financieros, Departamento de Adquisiciones, en su caso paras reas fiscalizadoras
que los solicitan

2.1 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al rea del almacn.
2.2 A nivel externo no aplica

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos


3.1 El responsable del rea de almacenes, en los plazos establecidos y de manera
correcta, deber emitir los reportes que son generados del sistema de almacenes,
los cuales se harn llegar a las reas correspondientes, a travs de la Direccin
de Administracin.

3.2 El responsable del rea de almacenes, deber respaldar, en medios magnticos,


toda la informacin que se generen del Sistema de lmacenes e, igualmente,
conservar copia de los reportes que emita.

3.3 El responsable del rea de almacenes, previo a la emisin de reportes, deber


verificar, comprobar y validar la correcta captura de la informacin contenida en
los documentos fuente, as como de que los registros individuales de los
materiales e insumos, hayan sido afectados adecuadamente.

3.4 El responsable del rea de almacenes, deber conciliar mensualmente, las cifras
contenidas en sus registros contra las que obren en el departamento de
adquisiciones y el departamento de contabilidad y, en su caso, aclarar las posibles
diferencias que surjan, resultado de dicha conciliacin.

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 48 de 80

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.1 Emite listados previos de los reportes que son
generados de manera permanente o mensualmente,
tales como: reporte de movimientos, entradas al
almacn, reporte de consumos por partida, artculo y Responsable de
por rea etc. Almacn
1.0 Emisin de
reportes.
1.2 Enva a la Subdireccin de Recursos Financieros
y al Departamento de Adquisiciones.
Listado de Notas de Entrada por partida
Listado de Notas de Salida por partida

2.1 Conjuntamente con el departamento de


adquisiciones, concilian los pedidos formalizados
Si existen diferencias:
Aclara las diferencias, determinando su origen y, en su
caso, genera los movimientos que correspondan para
su correccin
No existen diferencias:
2.0 Elabora de
Obtiene Vo. Bo. de conformidad en la conciliacin por Departamento
conciliacin con
parte del departamento de adquisiciones. Adquisiciones
adquisiciones
Emite reportes definitivos, respalda la informacin de
los mismos en medios magnticos y archiva listados
previos.
Relacin de Pedidos
Listado de Notas de Entrada por partida
Conciliacin

3.1 Con el departamento de contabilidad, concilia las


cifras contenidas en los reportes contra las
consignadas en los registros contables y, en su caso,
determina diferencias.
3.0 Elabora de Si existen diferencias: Departamento
conciliacin con Aclara las diferencias, determinando su origen y, en su Contabilidad
contabilidad caso, genera los movimientos que
No existen diferencias:
Obtiene Vo. Bo. de conformidad en la conciliacin por
parte del departamento de adquisiciones.
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 49 de 80

Emite reportes definitivos, respalda la informacin de


de los mismos en medios magnticos y archiva listados
previos.
Relacin de Pedidos
Listado de Notas de Entrada por partida
Listado de Notas de Salida por partida
Conciliacin

FIN DE PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 50 de 80

5.0 Diagrama de Flujo

REA DE ALMACENES DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE


ADQUISICIONES CONTABILIDAD

INICIO

1
EMITE LISTADOS
PREVIOS QUE 3
NO
GENERA MENSUALMENTE CONCILIA CON CONTABILIDAD
Y DETERMINA DIFERENCIAS
L IS TA D OS

2 N OTA S D E E N TR A D A

CONCILIA CON ADQUISICIONES N OTA S D E S A L ID A


Y DETERMINA DIFERENCIAS
A U XIL IA R E S D E C ON TA B IL ID A D

N O TA S D E E N TR A D A

P E D ID OS

E XIS TE
D IFE R E N C IA S
SI A C L A R A , D E TE R MIN A
OR IGE N , C O R R IGU E
E XIS TE
A C L A R A , D E TE R MIN A
D IFE R E N C IA S OR IG E N , C O R R IG U E

NO O B TIE N E V o B o E N L A
C O N C IL IA C IN P O R P A R TE
D E C ON TA B IL ID A D

O B TIE N E V o B o E N L A C ON C IL IA C IN
C ON C IL IA C I N P OR P A R TE
D E A D Q U IS IC IO N E S

C O N C IL IA C IN

E
I
X
ARCHIVA PAPELES 4
DE TRABAJO
Y CONCLIACIONES
EN EXPEDIENTE

R E P O R TE S

C O N C IL IA C ION A D QU IS IC ION E S

C O N C IL IA C ION C O N TA B IL ID A D

FIN

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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 51 de 80

6.0 Documentos de referencia


Documentos Cdigo (cuando aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las No aplica
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal
D.O.F 11-XI-2004
Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica
Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los No aplica
oficiales mayores de las dependencias de la Administracin Pblica
Federal el mtodo aplicable para la valuacin de inventarios

7.0 Registros
Responsable de Cdigo de registro o
Registros Tiempo de conservacin
conservarlo identificacin nica
Nota de salida 5 aos rea de Almacn No aplica

8.0 Glosario

8.1 Sistema SQL: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactan de


manera que pueden controlar y administrar los registros fsicos y contables de los
materiales e insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genmica.

8.2 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacn, listado de notas de salida,
listado de existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de
almacn.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 52 de 80

9.0 Cambios de esta versin


Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio
2 versin 02-sep-08 No aplica

10.0 Anexos

10.1 Formato de Reporte de Nota de Entrada


10.2 Formato de Reporte de Nota de Salida

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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 53 de 80

Formato Reporte de Notas de Entrada

10.1 Reporte de Notas de Entrada

No. de Proveedor No. Nota Fecha de Importe Partida


Pedido 1 2
de entrada 3
recepcin 4
con iva 5
Presupuestal 6

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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 54 de 80

Instructivo del Formato Reporte Notas de Entrada

Concepto Actividad
1 Nmero de pedido Anotar el nmero de pedido de los materiales e
insumos
2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Fsica o
Moral
3 Nmero de Nota de Entrada Anotar el nmero de nota de entrada emitida
por el sistema de almacenes
4 Fecha de recepcin Anotar la fecha de recepcin en el almacn
5 Importe con iva Anotar el importe total con iva de la nota de
entrada
6 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que
pertenece la nota de entrada

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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 55 de 80

10. 2 Reporte de Notas de Salida

No. Nota de Partida Cantidad Unidad Precio de Costo


salida 1 Presupuestal 2 3 4 Venta 5 Promedio 6

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 56 de 80

Instructivo del Formato Reporte Notas de Salida

Concepto Actividad
1 Nmero de nota de salida Anotar el nmero de nota de salida emitida por
el sistema
2 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que
pertenece la nota de salida
3 Unidad Anotar unidad de los materiales e insumos
4 Precio de Venta Anotar el precio de venta de los materiales e
insumos
5 Costo promedio Anotar el consto promedio emitido por el
sistema

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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 55 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

1. PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS Y LA


DETERMINACIN DE DIFERENCIAS EN LOS ALMACENES

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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 56 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

1.0 Propsito

Contar con un documento que sirva de gua para la toma fsica de los inventarios de materiales e
insumos, contenidos en los almacenes del Instituto, y como instrumento para la induccin del
personal que interviene en dicho proceso, as como garantizar que los controles y procedimientos
utilizados para dicha toma fsica, sean ptimos, eficaces y eficientes.

2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al rea del Almacn.

2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos


3.1 El responsable del rea de almacenes, tendr la obligacin de efectuar, por lo menos
una vez al mes, pruebas selectivas de las existencias fsicas de bienes en los
almacenes, a fin de que, con oportunidad, detecte y corrija las posibles desviaciones
que resulten de dichas pruebas.
3.2 El responsable del rea de almacenes, deber coordinar la toma de los inventarios fsicos
de materiales e insumos ubicados en los almacenes propiedad del Instituto.
3.3 La toma fsica de inventarios, invariablemente se deber efectuar en el mes noviembre de
cada ejercicio fiscal.
3.4 El rea de almacenes, deber comunicar con anticipacin, la fecha programada para la
toma fsica de los inventarios, a las reas de rgano Interno de de Control,
Contabilidad y, en su caso, a Auditoria Externa, para su intervencin y participacin; as
como a las distintas reas del Instituto, para que con antelacin a dicho evento y acorde
a los perodos que tengan establecidos, soliciten los bienes que les sean necesarios, ya
que durante la prctica del inventario no sern atendidas las solicitudes de
abastecimiento de bienes.
3.5 El personal auxiliar del rea de almacenes, deber tener correctamente acomodados y
clasificados los bienes a inventariar; clave y descripcin de cada bien, y verificar un da antes
de la toma fsica del inventario, que cada zona, seccin, pasillo, anaquel o estante, tenga
adherido su respectivo sealamiento, para facilitar su localizacin.

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 57 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

3.6 Para la toma fsica de los inventarios, se establecer una mesa de control, la cual estar
integrada por personal del rea de almacenes e inventarios y del departamento de contabilidad.

3.7 El responsable del rea de almacenes, deber tener en orden los almacenes, as como preparar
la informacin y documentacin que se utilizar para la toma fsica de los inventarios, con por lo
menos dos das hbiles de anticipacin.

3.8 Ser responsabilidad de la Direccin de Administracin realizar un diagnostico de los


inmuebles de almacenamiento y establecer las medidas para el aprovechamientos de
espacios destinados a los almacenes

3.9 El responsable del rea de almacenes, previo a la toma del inventario, deber verificar
que no existan documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a
entradas y salidas, y que estn debidamente actualizados los registros de los bienes
ubicados en los almacenes.

3.10El responsable del rea de almacenes, previo a la prctica del inventario, deber elaborar
relaciones de los bienes que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos y las
cuales contendrn el nombre de los mismos, su clave, cantidad de bienes, costo unitario y
costo total:
Por nulo desplazamiento.- se sealar el perodo a partir del cual no hayan tenido
movimiento los bienes que se indiquen.
Por obsolescencia.
Por caducidad o mal estado.
Facturados, entregados y no registrados en sistema.- estarn ubicados en reas
separadas, identificadas y debidamente acordonadas, estos bienes se inventariarn
por separado y se les dar seguimiento hasta su inclusin en los registros de los
almacenes.
Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados durante la prctica del
inventario.- se proceder conforme a lo sealado en el inciso anterior.
Los bienes de consumo que se determinaron como de bajo o nulo movimiento
debern desincorporarse de inmediato, conforme a las disposiciones aplicables.

3.11 El personal auxiliar de almacenes conjuntamente con el responsable del rea de


almacenes, con la debida anticipacin a la toma de los inventarios fsicos, deber:
1. Marbetear todos y cada uno de los bienes sujetos a inventario.
2. Elaborar una cdula de control de marbetes que contenga, como mnimo:
El total dispuesto en cada seccin, pasillo, etctera, indicando el nmero de folio inicial y
final.
El total de los que se encuentran en blanco y susceptibles de utilizarse en aquellos
bienes que por error u omisin no fueron marbeteados oportunamente, sealando sus
nmeros de folio.

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Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 58 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

Espacio para anotar el total de marbetes realmente utilizados en el inventario y


descritos los nmeros de folio inicial y final.
Obtener del sistema, un listado de los bienes existentes en los almacenes que contenga
el nombre de los mismos, su clave y tres columnas que se intitularn 1er. conteo, 2
conteo y aclaracin.
Elaborar el catlogo del personal que intervendr en el inventario, ordenado por parejas
y conteniendo el nombre de cada servidor pblico participante, sus iniciales, su
antefirma y su firma.
Al da de inicio del inventario, se deber contar con un tanto del kardex de bienes
actualizado y, previo a la toma fsica, efectuar el corte documental de formas, conforme
a lo siguiente:
Obtener y relacionar el nmero de folio y fecha de la ltimo aviso de entrada elaborado;
la ultima nota de salida surtida; de la ltima requisicin elaborada y, en su caso, de la
ltima nota de salida elaborada.
Obtener, relacionar y cancelar de los documentos anotados anteriormente, el siguiente
nmero de folio til.

3.12 La mesa de control, durante la toma del inventario fsico de bienes, tendr las siguientes
funciones:
Coordinar y asignar a cada pareja de servidores pblicos, los bienes que les
correspondan inventariar.
Determinar las parejas que llevarn a cabo el segundo conteo, mismas que sern
distintas a las que realizaron el conteo inicial.

Controlar, que al concluir el conteo de cada seccin o pasillo, la pareja asignada


entregue sus marbetes debidamente requisitados.

Comprobar el nmero progresivo de los marbetes, tanto del primero como del
segundo conteo, verificando que los mismos, previo requisitado, estn encintados
y, en su caso, investigar y aclarar los faltantes de marbetes.

Al trmino de cada conteo, anotar la informacin contenida en los marbetes, en el


listado obtenido del sistema en la columna que corresponda, as como, previa
verificacin del correcto vaciado, la encintar.

.3.13 Con la informacin contenida en el listado, comprobar que sean coincidentes las cifras
resultantes del primero y segundo conteos y, para el caso de existir diferencias,
conjuntamente con las parejas que realizaron los conteos, llevar a cabo la aclaracin y
asentar la cifra definitiva en la tercer columna del listado en cita.

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 59 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

- Al finalizar el inventario, concluir el requisitado de la cdula de control de marbetes,


verificando que el total de marbetes dispuestos, fueron efectivamente entregados; as
como que la totalidad de los bienes en poder de los almacenes fueron inventariados y
cuentan con la matriz de su correspondiente marbete.

- El rgano de Interno de Control en el Inmegen y/o Auditoria Externa, durante el proceso


de la toma fsica de los inventarios, en cualquier momento podrn efectuar las pruebas
que consideren pertinentes.

- El responsable del rea de almacenes, turnar al departamento de contabilidad, el


listado que contiene el resultado del inventario fsico de bienes, a fin de que este lleve a
cabo el comparativo fsico - terico.

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 60 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

4 Descripcin del procedimiento


Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.1 Ingresa al sistema y emite listado, selecciona los bienes Responsable del
1.0 Emite listado
sobre los que practicar su verificacin fsica y vaca sus rea
para realizar
datos en el formato establecido para tal fin.
pruebas

Responsable de
2.0 Realiza 2.1 Lleva a cabo el conteo de los bienes seleccionados, rea
Pruebas Selectivas anota el resultado obtenido en el formato establecido.

3.1 Utilizando el formato establecido, realiza el


comparativo de las cifras contenidas en el reporte contra
las obtenidas en el conteo fsico y determina, en su caso,
posibles diferencias.
3.0 Determina SI EXISTEN DIFERENCIAS:
Diferencias Responsable de
Investiga y determina el origen de las posibles diferencias rea
y procede en consecuencia, hasta su total aclaracin.
NO EXISTEN DIFERENCIAS:
Valida el formato establecido, lo archiva en expediente y
comunica a la Direccin de Administracin, el resultado
obtenido motivo de las pruebas selectivas practicadas a
los bienes contenidos en los almacenes.

EN EL MES DE NOVIEMBRE:
4.0 Determina 4.1 Determina la fecha en que se practicar el inventario
fecha de toma fsico de bienes, da instrucciones al sistema para que Responsable de
fsica de comunique, con 10 das hbiles de anticipacin, a las reas rea
inventarios participantes, as como a las distintas reas del Inmegen,
para los efectos procedentes al caso.

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 61 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

4.0 Descripcin del procedimiento


Secuencia de Etapas Actividad Responsable

5.1 Recibe comunicado, designa al personal que


5.0 Designa personal intervendr en el inventario fsico, lo transmite por RGANO INTERNO
oficio al departamento de almacenes e inventarios, DE CONTROL
obtiene acuse y lo archiva.

Responsable de
6.1 Recibe comunicado de la contralora interna y rea
6.0 Recibe oficio
lo archiva en el expediente del inventario fsico.

Responsable de
7.0 Verifica el acomodo 7.1 Verifica el correcto acomodo y clasificacin de rea
de bienes los bienes, y elabora el croquis de los almacenes.

CON POR LO MENOS DOS DAS HBILES DE


ANTICIPACIN A INICIAR EL INVENTARIO:
Responsable de
8.0 Elabora relacin de 8.1 Elabora relaciones de los bienes que se
rea
bienes encuentren en situacin especial, solicita y obtiene
del sistema el listado base que se utilizar en la
toma de inventarios fsicos.

9.1 Marbetea los materiales e insumos sujetos a Personal auxiliar y


9.0 Marbetea materiales inventariarse y elabora la cdula de control de responsable del
marbetes. rea de Almacenes

Responsable de
10.0 Elabora relacin de 10.1 Elabora el catlogo del personal que rea
personal intervendr en el inventario.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 62 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
EL DA HBIL INMEDIATO ANTERIOR A LA TOMA
DEL INVENTARIO:
12.1 Verifica que estn debidamente sealizadas
12.0 Verifica las reas de los almacenes; que no existan Responsable de
sealizaciones y documentos pendientes de elaborar o capturar, as rea
documentacin como que los registros de los bienes estn
actualizados.

AL DA DE INCIO DEL INVENTARIO:


Responsable de
13.0 Genera reportes 13.1 Ingresa al sistema genera un tanto de los rea
de existencias reportes de existencias de los almacenes y
establece la mesa de control.

14.0 Efecta corte de 14.1 Procede al corte documental de formas,


formas y asigna elabora relacin del mismo y asigna, a las parejas, Mesa de Control
parejas los listados que les correspondan inventariar
durante el primer conteo.

15.0 Recibe marbetes 15.1 Recibe de cada pareja, los marbetes ya


y vaca informe en requisitados de los bienes contados, los encinta y Mesa de Control
listado de base vaca su informacin en el listado base.

16.1Concluido el primer conteo, asigna, a las


16.0 Concluida el parejas, los bienes que les correspondan inventariar
primer conteo asigna para el segundo conteo, cuidando que estas sean Mesa de Control
pareas para el 2do distintas a las que realizaron el inicial.
conteo Mesa de Control
16.2 Recibe de cada pareja, los marbetes ya
18.0 requisitados de los bienes contados, los encinta y
vaca su informacin en el listado base.

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Firma
Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 63 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de Etapas Actividad Responsable

17.1 Lleva a cabo el comparativo de las cifras


resultantes del primer y segundo conteo y, en su
caso, determina diferencias.
17.0 Lleva a cabo el
comparativo de las
cifras resultantes del Si existen diferencias en los conteos:
primer y segundo Conjuntamente con las parejas que efectuaron los Mesa de Control
conteo y, en su caso, conteos, aclara las diferencias y asienta la cifra
determina diferencias definitiva en la tercera columna del listado base.
20.0 No existen diferencias en los conteos:
21.0 Encinta el listado base, concluye el requisitado de la
cdula de control de marbetes y verifica que los
bienes inventariados cuenten con la matrz del
marbete correspondiente.

18.1 Integra carpeta con los siguientes anexos:



Artculos o materiales sin movimiento en los ltimos 6
meses,
Artculos o materiales en mal estado,
Saldo de kardex,
Croquis,
Control de marbetes,
18.0 Entrega carpeta ltima nota de salida
con los anexos
ltimo nota de entrada Mesa de Control
correspondientes ltima requisicin al cierre del almacn,
Relacin del personal,
Catlogo de artculos para el inventario fsico,
Comparativo, sobrantes, faltantes, valuacin del
inventario fsico .a costo promedio.

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Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 64 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de Etapas Actividad Responsable

19.1 Recibe listado base, lleva a cabo el comparativo


Responsable de
19.0 Recibe listado de fsico-terico, lleva a cabo su anlisis a fin de
rea
base de datos establecer, en su caso, las posibles diferencias
surgidas motivo de dicho comparativo.

20.1 Entrega carpetas al departamento de


contabilidad y al rgano interno de control Responsable de
20.0 Entrega carpeta a rea
contabilidad
TERMINA PROCEDIMIENTO

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Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 65 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

5.0Diagrama de Flujo

REA DE ALMACENES MESA DE CONTROL

EFECTA CORTE DE
POR LO MENOS FORMAS Y ASIGNA
UNA PAREJAS
P/1er. CONTEO
VEZ AL MES. 13

DOC. P/INV

EMITE LISTADO,
SELECCIONA BIENES
Y VACA EN FORMATO.
1 RECIBE MARBETES,
ENCINTA
Y VACA INFORME EN
LIST/FORM LISTADO BASE.
14

DOC. P/INV

EFECTA CONTEO
BIENES VERIFICA ACOMODO
DE BIENES Y ELABORA
Y ANOTA RESULTADO EN
EL FORMATO. CROQUIS DE
ALMACENES.
2 CONCLUDO 1er. CONTEO,
7
ASIGNA A PAREJAS PARA
LIST/FORM EL
DOC. P/INV SEGUNDO CONTEO. 15

DOC. P/INV

COMPARA CIFRAS VS.


ELABORA RELACION DE
REPORTES Y BIENES
DETERMINA RECIBE MARBETES,
DIFERENCIAS. EN SIST. ESP. Y OBTIENE
LISTADO BASE. ENCINTA
3 Y VACA INFORME EN
8
LISTADO
LIST/FORM DE BASE.
DOC. P/INV

DOC. P/INV

ENCINTA LISTADO BASE Y


CONCLUYE REQUISITADO
CDULA MARBETES.
MARBETEA BIENES Y
SI INVESTIGA, DETERMINA ELABORA CDULA.
EXISTE
DIFERENCIA. ORIGEN Y ACLARA CONTROL MARBETES.
9
LLEVA COMPARATIVO DEL DOC. P/INV

NO 1er Y 2o CONTEO Y
DETERMINA
LIST/FORM. DIFERENCIAS.
DOC. P/INV
19

DOC. P/INV
VALIDA FORMATO, LO
ARCHIVA
ENTREGA CARPETA CON
EN EL EXPEDIENTE SUS ANEXOS
E INFORMA RESULTADO.
CORRESPONDIENTES.
ELABORA CTALOGO DE 20
PERSONAL QUE
LIST/FORM INTERVENDRA.
10 CARPETA
EXISTE
DIFERENCIA.
DOC. P/INV

EN EL MES DE RECIBE LISTADO BSE,


HACE COMPARATIVO
NOVIEMBRE. ACLARA DIFERENCIA Y Y ANALISIS
VERIFICA SEALIZACIN ASIENTA 21
DE REAS Y REGISTROS CIFRA DEFINITIVA EN
ACTUALIZADOS. LISTADO
11
DOC. P/INV 20
DOC. P/INV
DETERMINA FECHA,
ENTREGA CARPETA A
INVENTARIO
Y LO COMUNICA A LAS CONTABILIDAD Y AL
REAS Y OIC. ORGANO
C ON TR A LOR A INTERNO DE CONTROL.
4 IN TE R N A 22

COMUNICADO
GENERA REPORTES DE CARPETA
ALMACENES Y
RECIBE, DESIGNA ESTABLECE
PERSONAL LA MESA DE CONTROL.
Y LO COMUNICA POR 12
OFICIO.
5
DOC. P/INV

R E C IB E C OMU N IC A D O D E OFICIO
LA C ON TR A LOR A IN TE R N A
Y LO A R C H IV A E N E XP E D IE N TE
6
FIN

OFICIO

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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 66 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

6.0 Documentos de referencia

Documentos Cdigo (cuando


aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las No aplica
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal
D.O.F 11-XI-2004
Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica
Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los No aplica
oficiales mayores de las dependencias de la Administracin Pblica
Federal el mtodo aplicable para la valuacin de inventarios

7.0 Registros

Tiempo de Cdigo de registro o


Registros Responsable de conservarlo
conservacin identificacin nica
Nota de salida 5 aos rea de Almacn No aplica

8.0 Glosario

8.1 Sistema SQL: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactan de


manera que pueden controlar y administrar los registros fsicos y contables de los materiales e
insumos adquiridos por el Instituto Nacional de Medicina Genomica.

8.2 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacn, listado de notas de salida, listado de
existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de almacn.

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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 67 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

9.0 Cambios de esta versin


Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio
2 versin 02-sep-08 No aplica

10.0 Anexos
10.1 MARBETE

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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 68 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

Marbete

Para uso exclusivo de Contabilidad

0 2 0000001 1 0000001 CTA. DE MAYOR SUB-CUENTA


(8) (9)

0 PARTE NUM. LOCALIZACIN PARTE NUM. LOCALIZACIN


0 (1) (2)
EXISTENCIAS

0 INVENTARIO FSICO
(10)
TARJETA
(11)
DESCRIPCIN DESCRIPCIN
0 (3)

0 RECUENTO FSICO RECUENTO FSICO


VALUACIN INVENTARIO FSICO

1
UNIDAD COSTO UNITARIO TOTAL
(12) (13) (14)
CANTIDAD UNIDAD CONTADO POR CANTIDAD UNIDAD CONTADO POR
(1) (4) (5) (6)
ANOTACIONES ANOTACIONES

(7) DIFERENCIAS (15)

SOBRANTE FALTANTE

$ $ _____________

TALN DE

SEGUNDO CONTEO PRIMER CONTEO


IDENTIFICA
CIN

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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 69 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.

Instructivo de llenado formato MARBETE

Concepto Actividad

1 Numero de Parte Anotar el Nmero de marbete

2 Localizacin Anotar la localizacin


3 Anotar al descripcin de los materiales e
Descripcin del artculo inventariado insumos inventariado
4 Indicar el total existente Anotar la existencia de materiales
5 Unidad de medida Anotar la unidad de medida de los materiales
e insumos
6 Nombre del la persona que realiza el Anotar el nombre del a persona que realiza el
conteo conteo
7 Observaciones que se detecten Anotar observaciones que se detecten durante
durante el conteo en los artculos el conteo
8 Anotar el numero de cuenta de registro
Para uso de contabilidad cuenta contable
mayor
9 Anotar el nmero de la cuenta auxiliar de
Para uso de contabilidad subcuenta contabilidad
10 Anotar el total existente en el inventario
Nmero total de existencias del
inventario
11 Anotar nmero consecutivo de tarjeta
Nmero de Tarjeta
12 Indicar la unidad de medida de los materiales e
Unidad de medida insumos
13 Anotar el costo unitario del material e insumo
Costo unitario del artculo
14 Anotar el costo total
Costo total del artculo
15 Anotar
Indicar las diferencias entre
inventario fsico contra kardex

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SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:70de80
Almacenes.

6.- PROCEDIMIENTO PARA LA DEVOLUCIN DE MATERIALES A LOS ALMACENES

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SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:71de80
Almacenes.

1.0 Propsito

1.1Contar con un procedimiento para la recepcin y el registro de los bienes que por distintas
causas son devueltos al rea de almacn por las distintas reas que integran el Instituto.

2.0 Alcance

2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal del rea del Almacn y al personal
autorizado en el catalogo de firmas para retirar bienes de los almacenes.

2.2 A nivel externo no aplica

3.0 Polticas de operacin, normas y lineamientos

3.1 Las reas del Instituto, solamente podrn efectuar devolucin de bienes a los almacenes,
dentro de los cinco das hbiles posteriores a su retiro, situacin que deber ser
comprobada con la nota de salida.

3.2 Para la devolucin de bienes a los almacenes, las reas del Instituto, debern justificar
por escrito las causales de dicho evento, entre las que se pueden sealar:
1. mal funcionamiento del bien.
2. defectos en su fabricacin.
3. desaparicin de su necesidad.

3.2 El rea de almacn, deber verificar que los bienes devueltos por las reas del Instituto,
se encuentran en las mismas condiciones en que les fueron entregados, en caso de
defectos tcnicos y/o de fabricacin se notificar al departamento de adquisiciones, sobre
aquellos bienes que corresponda gestionar su devolucin y reposicin ante los
respectivos proveedores.

3.3 El rea de almacn deber turnar una copia del aviso de entrada de mercanca al
almacn por devolucin al departamento de contabilidad y, en los casos procedentes, a
travs de una copia, al departamento de adquisiciones

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SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:72de80
Almacenes.

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.1 Determina los bienes que sern devueltos al rea
de almacn y obtiene copia del la nota de salida con la
1.0 Determina rea Usuarias
que los obtuvo
bienes para
devolucin
Se presenta en el rea de almacn y entrega bienes a
devolver

2.1. Ingresa al sistema y registra nota de entrada por


devolucin, recibe de las reas usuarias os bienes
2.2 Verifica que los bienes que le estn siendo
devueltos, sean concordantes con los indicados en las
nota de salida registrada en el sistema.
PROCEDE
NO
2.0 Registra en
Rechaza y no recibe los bienes sujetos a devolucin e
sistema nota de Responsable de
indica las causas que motivaron este hecho.
entrada por almacn
devolucin SI
Verifica que los bienes sujetos a devolucin se
encuentren en las mismas condiciones que fueron
entregados o en su caso, solicita al rea usuaria,
justificacin por mal funcionamiento o defectos de
fabricacin

2.3 Recibe los bienes sujetos a devolucin imprime


nota de entrada al rea almacn por devolucin.
3.1 Determina si existen bienes que sea procedente, rea de
Almacenes
3.0 Determina si gestionar devolucin ante los proveedores:
existen bienes Si es procedente la devolucin a proveedores entrega
para gestionar con copia de nota de entrada al almacn por devolucin, al
el proveedor departamento de adquisiciones.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:73de80
Almacenes.

4.0 Descripcin del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
Departamento de
4.0 Realiza 4.1 Recibe copia de la nota de entrada de materiales e Adquisiciones
gestiones ante los insumos a los almacenes por concepto de devolucin y
proveedores en realiza las gestiones pertinentes ante los proveedores.
caso procedente

5.1 Para efectos de control, anota en el escrito de


justificacin, el numero consecutivo de nota de entrada
por concepto de devolucin que le correspondi y lo
5.0 Control de archiva junto con el escrito y la copia de la nota de salida Responsable de
Notas de Entrada de abastecimiento Almacn
por devolucin

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:74de80
Almacenes.

5.0 Diagrama de Flujo

USUARIO (S) AREA DE DEPARTAMENTO DE


ALMACEN ADQUISICIONES

INICIO

1 INGRESA AL SISTEMA 2
DETERMINA LOS BIENES NOTA DE ENTRADA POR
QUE SERN DEVUELTOS DEVOLUCIN

E S C R ITO J U S TIFIC A C IO N
D E D E V O L U C I N

V E R IFIC A Q U E L O S B IE N E S
D E V U E L TO S
S E A N C O N C O R D A N TE S
C O N L O S IN D IC A D O S
E N L A N O TA D E S A L ID A

N O TA D E S A L ID A

SI

P R O C E D E ?

NO

RECHAZA Y NO RECIBE
LOS BIENES SUJETOS DE
DEVOLUCIN E INIDICA
LAS CAUSAS QUE LO
MOTIVARN

RECIBE LOS BIENES


IMPRIME
NOTA DE ENTRADA
POR DEVOLLUCIN
N O TA D E E N TR A D A

DETERMINA SI EXISTE 3
DEVOLUCION
DE BIENES A LOS
PROVEEDORES
E S C R ITO J U S TIFIC A C IO N
D E D E V O L U C I N

4
RECIBE COPIA
COPIA NOTA DE ENTRADA Y
JUSTIFICACIN
POR CONCEPTO DE
PR OC EDE?
DEVOLUCIN
REALIZA GESTIONES
ANTE LOS PROVEEDORES
SI

N O TA D E E N TR A D A
ENTREGA COPIA J U S TIFIC A C I N
DE NOTA DE ENTRADA
POR
CONCEPTO
DE DEVOLUCIN
AL
DEPTO DE
ADQUICIONES

N O TA D E E N TR A D A

5
ARCHIVA
NOTA DE SALIDA,
NOTA DE ENTRADA
POR DEVOLUCIN
Y JUSTIFICACIN

N O TA D E S A L D A

N O TA D E E N TR A D A

J U S TIFIC A C I N

FIN

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:75de80
Almacenes.
6.0 Documentos de referencia
Documentos Cdigo (cuando
aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las No aplica
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal
D.O.F 11-XI-2004
Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica

Oficio circular 309.-A 0035/2008 mediante el cual se informa a los No aplica


oficiales mayores de las dependencias de la Administracin Pblica
Federal el mtodo aplicable para la valuacin de inventarios

7.0 Registros
Tiempo de Responsable de Cdigo de registro o
Registros
conservacin conservarlo identificacin nica
Nota de salida 5 aos rea de Almacn No aplica
Nota de entrada 5 aos rea de Almacn No aplica

8.0 Glosario

8.1 Nota de Salida: Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara la solicitud y
recepcin de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes reas del Instituto.

8.2 Nota de Entrada por devolucin: Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara
la recepcin y registro materiales e insumos al rea de almacn.

8.2 Sistema SQL: Conjunto de elementos ordenados, que se relacionan e interactan de


manera que pueden controlar y administrar los registros fsicos y contables de los materiales e
insumos adquiridos por el Instituto.

CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
Rev.
SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:76de80
Almacenes.
9.0 Cambios de esta versin
Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del
cambio
2 versin 02-sep-08 No aplica

10.0 Anexos

10.1 Nota de entrada por devolucin

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:77de80
Almacenes.
Formato Nota de Entrada por Devolucin

3 4 5

7
6

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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SUBDIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS
6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:78de80
Almacenes.
Instructivo del Formato Nota de Entrada

Concepto Actividad
1 Nmero consecutivo de entrada al Anotar el nmero consecutivo de nota de
almacn por concepto de devolucin entrada por devolucin emitida por el sistema
de almacenes
2 Nombre del Servidor Publico que Anotar del Servidor Publico que efecta la
realiza devolucin devolucin
3 Nmero de nota de salida Anotar el nmero de nota de salida con la que
se entregaron los materiales e insumos
4 Fecha de entrada Anotar la fecha de elaboracin de la nota de
entrada por devolucin
5 Nmero de pedido en caso Anotar el nmero de pedido con el que se
procedente adquiri el material e insumo
6 Cantidad y descripcin de los Anotar al descripcin de los materiales e
materiales e insumos insumos incluyendo el catalogo
correspondiente
7 Precio unitario Anotar el precio unitario de los bienes e
insumos
8 Importe total de nota de entrada Anotar el importe total de la nota de entrada

9 Nombre y firma de recibido del Anotar el nombre y plasmar firma del personal
personal del rea de almacn del rea de almacn que recibe los materiales
e insumos en devolucin

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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008

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