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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL REA DE ALMACN
Septiembre, 2008
Cdigo:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Hoja: 2 de 80
NDICE
HOJA
INTRODUCCIN 3
I OBJETIVO 4
II MARCO JURDICO 6
III PROCEDIMIENTOS
1 14
Recepcin y registro de entrada de materiales e insumos a los
Almacenes.
2 26
Acomodo de materiales e insumos en los Almacenes.
3 35
Recepcin de solicitudes de materiales e insumos y registro de
salida de los Almacenes.
4 46
Emisin de Reportes de los Almacenes
CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Hoja: 3 de 80
INTRODUCCIN
Este documento tiene por objeto definir las actividades necesarias para planear y organizar el
control de los procesos relacionados con el aprovisionamiento, almacenaje y distribucin de los
materiales de consumo y sustancias qumicas que requiere el Instituto para su correcta operacin;
as como aquellas relacionadas con el personal que interviene en dichos procesos.
El presente manual contiene los objetivos especficos, polticas y/o normas de operacin,
descripcin de actividades, diagramas de flujo, as como los formatos e instructivos relativos a la
operacin que realiza el rea de almacn, su correcta aplicacin redundar en una adecuada y
eficiente operacin de las diversas reas del Instituto.
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I.- OBJETIVO
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II MARCO JURDICO
Leyes
Ley de Planeacin.
D. O. F. 05-I-1983 y sus reformas.
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Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado B del
Artculo 123 Constitucional.
D.O.F. 28-XII-1963 y sus reformas.
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Cdigos
Estatutos
Reglamentos
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Planes y Programas
Decretos
Decreto por el que se adiciona una fraccin V bis al artculo 5, y un artculo 7 bis al Captulo I
del Ttulo Segundo de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud.
D.O.F. 20-VII-2004.
Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica
hasta el nivel de Director General en sector centralizado o su equivalente en el sector
paraestatal, debern rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones, un informe de
los asuntos de sus competencias y entregar los recursos financieros, humanos y materiales
que tengan asignados para el ejercicio de sus atribuciones legales a quienes los sustituyan
en sus funciones.
D.O.F. 02-IX-1988.
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Decreto para realizar la entrega-recepcin del Informe de los Asuntos a cargo de los
Servidores Pblicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de
su empleo, cargo o comisin.
D. O. F. 14-IX-2005.
Decreto que establece las medidas de austeridad y disciplina del gasto de la Administracin
Pblica Federal.
D. O. F. 04-XII-2006.
Acuerdo por el que se adicionan o modifican los Lineamientos Especficos para la Aplicacin
y Seguimiento de las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administracin
Pblica Federal.
D. O. F. 14-V-2007.
Acuerdo que tiene por objeto crear en forma permanente la Comisin Intersecretarial para el
Desarrollo del Gobierno Electrnico.
D.O.F. 09-XII-2005
Acuerdo por el que se establece que las instituciones pblicas del Sistema Nacional de Salud
slo debern utilizar los insumos establecidos en el cuadro bsico para el primer nivel de
atencin mdica y, para segundo y tercer nivel, el catlogo de insumos.
D.O.F. 24-XII-2002 y sus modificaciones.
Acuerdo por el que establecen los lineamientos para la accesibilidad de las personas con
discapacidad a inmuebles federales.
D. O. F 12-I-2004
Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el mbito de
la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 27-IX-2006.
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Acuerdo nmero 88 por el que se restringen reas para consumo de tabaco en las unidades
mdicas de la Secretara de Salud y en los Institutos Nacionales de Salud.
D.O.F. 17-IV-1990.
Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la Accesibilidad de las personas
con discapacidad a Inmuebles Federales.
D.O.F. 12-I-2004.
Acuerdo por el que se emite recomendacin a fin de proteger la salud de los no fumadores
por la exposicin involuntaria al humo de tabaco.
D.O.F. 28-V-2004.
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Hoja: 13 de 80
Oficio Circular por el que se da a conocer el Cdigo de tica de los Servidores Pblicos de
la Administracin Pblica Federal.
D. O. F. 31-VII-2002.
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 14 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 15 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
1.0 Propsito
1.0 Establecer un control estricto en la recepcin y registro de entrada de materiales e insumos
en los almacenes verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos
fincados a los proveedores, as como registrar correcta y oportunamente, la entrada de
todos y cada uno de los bienes que ingresen a los almacenes del Instituto, con la finalidad
de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias bajo el control, custodia y
responsabilidad de dicha rea.
2.0 Alcance
3.2 El personal auxiliar del rea de almacenes deber solicitar a los proveedores que
invariablemente entreguen su mercanca presentando: el pedido correspondiente,
factura en original y cuatro copias.
3.4 El personal auxiliar deber revisar la lotificacin y caducidad, este ltima, deber
ser de cuando menos un ao a partir de su recepcin, salvo en los casos, que por
la propia naturaleza del producto se justifique una inferior o esta no sea aplicable.
3.5 El personal auxiliar y/o el responsable del rea de almacenes conjuntamente con el
rea solicitante, realizar un muestreo de los bienes recepcionados, con la finalidad
de verificar la no existencia de defectos o vicios ocultos, en caso detectar alguna
de estas situaciones se proceder como indicada en el Punto 9, Captulo VII,
Lineamientos de las Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios.
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 16 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
3.6 Posterior a la recepcin fsica de los bienes, el personal auxiliar del rea de
almacenes, proceder a registrar la nota de entrada de materiales o insumos al
sistema de almacn, utilizando para tal efecto, como documentos fuente la copia
del pedido y copia de la factura.
3.8 Ser responsabilidad del personal auxiliar y del responsable del rea de
almacenes, el inmediato y debido acomodo de los materiales y bienes
recepcionados, as como de su adecuado control, guarda y custodia hasta en tanto
dichos bienes, no sean entregados a los usuarios finales.
3.9 Los primeros cinco das de cada inicio de mes, el responsable del rea de
almacenes, har entrega mensual de las notas de entrada de materiales e insumos
a la Subdireccin de Recursos Financieros y al Departamento de Adquisiciones.
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 17 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1. Lleva a cabo un anlisis de consumo y procede a la
elaboracin de las requisiciones correspondientes y Responsable de
1.0 Lleva a cabo la Almacn.
las turna al Departamento de Adquisiciones para
elaboracin de
que se lleve a cabo la compra.
requisiciones.
Cuadro de anlisis de consumo
Requisiciones de compra
2.1 Recibe requisiciones de compra y procede a
realizar la compra.
2.0 Recepcin de
requisiciones de 2.2 Posterior a la compra, turna al rea de Departamento de
compra y realizacin almacenes, copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s) adquisiciones.
de compra. fincados a los proveedores.
Requisiciones
Pedido y/o contrato
3.1 Recibe copia del (los) pedido(s) y/o contrato(s)
fincados a proveedores y en las fechas preestablecidas,
Auxiliar de
3.0 Recibe materiales recibe los bienes relacionados en los pedidos, as como almacenes
e insumos las facturas o remisiones que los amparan.
Copia de pedido y/o contrato
Factura o remisin
4.1 Extrae de archivo el pedido y/o contrato y verifica
que los materiales e insumos que le estn siendo
entregados, sean concordantes a los estipulados en el
pedido, facturas o remisiones.
PROCEDE:
NO:
Rechaza y no recibe los bienes que incumplan a lo
solicitado indicndole al proveedor, las causas que Auxiliar de
4.0 Verifica almacenes
materiales e insumos motivaron este hecho. Regresa a la actividad nm.
SI:
Recibe los bienes, sella de recibido en el original de
la factura o remisin; se plasma la firma y nombre
del personal de almacn que recibe, se obtiene copia
de la misma, adjuntando a la copia del pedido y
devuelve el original de la factura o remisin al
proveedor.
Factura o remisin
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 18 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
5.1 Ingresa al sistema SQL, captura y hace
efectiva la entrada de materiales e insumos y
procede a emitir la nota de entrada al almacn, para
trmite de pago al proveedor.
Nota de entrada 0/3 copias Auxiliar de
5.0 Ingresa al
sistema y emite nota Original al proveedor almacenes
de entrada 1. Copia.- para el expediente consecutivo de
entradas.
2. Copia.- para el expediente de pedidos
(departamento de adquisiciones).
3. Copia.- para la Subdireccin de Recursos
Financieros
6.1 Al finalizar el mes elabora memorndum con
relacin de las notas de entrada al Almacn y verifica
6.0 Verifica la Responsable de
la entrega mensual de las copias de dichas notas, a
entrega mensual de Almacn
las reas de adquisiciones y recursos financieros.
notas
Nota de entrada
Memorndum
7.1 Instruye al personal auxiliar de almacn para
7.0 Instruye sobre Responsable de
clasificar, distribuir y ubicar los materiales e insumos
acomodo de Bienes Almacn
recepcionados, en los lugares que les corresponda.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 19 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
5.0DiagramadeFlujo
REA DE DEPARTAMENTO DE SUBDIRECCIN DE
ALMACENES ADQUISICIONES RECURSOS FINANCIEROS
INICIO
ANALISIS DE 1 2
EXISTENCIAS RECIBE
Y ELABORACION DE REQUISICIONES
REQUISICIONES. REALIZA
C U A D R O A N A L IS IS COMPRA
R E Q U IS IC IN P E D ID O S
RECIBE BIENES Y 3
FACTURAS O
REMISIONES
QUE LOS AMPARAN
FA C TU R A S - R E MIS ION E S
SI NO
P R O C E D E ?
C O P IA FA C TU R A
C O P IA P E D ID O
4
INGRESA AL SISTEMA
SQL Y
LIBERA
LA ENTRADA
DEL MATERIAL RECIBE COPIA DE
NOTA DE ENTRADA RECIBE COPIA DE
C O P IA FA C TU R A Y LA
C OP IA P E D ID O DE FACTURA NOTA DE ENTRADA Y DE
FACTURA
SI NO
E S C OR R E C TA
L A C A P TU R A ?
FIN
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1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 20 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
7.0 Registros
Cdigo de registro
Tiempo de
Registros Responsable de conservarlo o identificacin
conservacin
nica
Nota de entrada al
5 aos Responsable del rea de Almacn No aplica
Almacn
Requisicin de Compra 5 aos Responsable del rea de Almacn No aplica
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1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 21 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
8.0 Glosario
8.1 Requisicin.- Documento a travs del cual las reas solicitan la adquisicin,
materiales e insumos con excepcin de los servicios relacionados con obra
pblica.
8.2 Nota de Entrada.- Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara la
recepcin y registro materiales e insumos al rea de almacn.
10.0 Anexos
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1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 22 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
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1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 23 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
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1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 24 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
3 4 5
7
6
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1. Procedimiento para la Recepcin y Registro de Entradas de Hoja: 25 de 80
Materiales e Insumos a los Almacenes
Concepto Actividad
1 Nmero consecutivo de entrada al Anotar el nmero consecutivo de entrada emitido
almacn por el sistema de almacn.
2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Fsica o Moral.
9 Nombre y firma de recibido del Anotar el nombre y plasmar firma del personal del
personal del rea de almacn rea de almacn que recibe.
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 26 de 80
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 27 de 80
1.0 Propsito
Desarrollar un sistema de control eficaz y eficiente que permita mantener debida y
adecuadamente clasificados los materiales e insumos, que sean recibidos en los almacenes,
distribuyndolos y ubicndolos en lugares idneos, que faciliten su pronta localizacin,
custodia, resguardo y eviten el deterioro de los mismos.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea del Almacn.
3.2 La asignacin de claves, para la debida identificacin de los bienes, deber llevarse a
cabo conforme a lo enmarcado en el catlogo establecido para tal fin.
3.4 Ser responsabilidad del personal auxiliar del rea de almacenes, cumplir, entre otras,
con las siguientes obligaciones:
- Acomodar los bienes, nicamente, en los lugares asignados y no ubicarlos en reas
temporales, provisionales o en los pasillos de los almacenes.
- Respetar las indicaciones del fabricante de los bienes, para llevar a cabo su
acomodo (por ejemplo: el nmero de cajas por estiba, grados de refrigeracin,
evitando lugares demasiado hmedos o secos, etc.).
- Tener, debida y permanentemente, identificados los estantes o reas donde se
acomodarn los bienes, as como mantenerlos en condiciones ptimas de uso.
- Los materiales debern de ser colocados de la siguiente manera: al frente los
productos ms rezagados o con caducidad prxima, bajo llave los artculos ms
costosos.
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 28 de 80
3.5 Se deber impedir la entrada, a las reas restringidas de los almacenes, a personas
ajenas a las mismas.
3.6 El personal auxiliar y el responsable del rea de almacenes debern identificar los
productos de poco movimiento, as como de verificar peridicamente la caducidad y
obsolescencia de los productos bajo su resguardo, reportndolo a la Direccin de
Administracin, con la finalidad de minimizar mermas y prdidas por estos motivos.
3.7 El encargado del rea de almacenes, para el adecuado manejo y control de materiales e
insumos, deber instrumentar los mecanismos que doten a los almacenes de
instalaciones en buen estado de conservacin y mantenimiento, as como que cuenten
con las medidas de seguridad, higiene y vigilancia idneas.
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 29 de 80
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 30 de 80
INICIO
1
REVISA CATLOGO DE
CLAVES
Y DETERMINA
ACTUALIZACIN
2
C A T LOGO
SEPARA Y CLASIFICA
LOS BIENES
ATENDIENDO
CARACTERISTICAS
INGRESA AL SISTEMA Y
CAPTURA
CLAVE DE LOS
BIENES.
C A T LOGO
PROCEDE A
EFECTUAR EL
ACOMODO DE LOS
MATERIALES
Y BIENES
RECEPCIONADOS.
INSTRUMENTA MECANISMOS DE 3
CONSERVACIN Y
MANTENIMIENTO
DE ALMACENES.
FIN.
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 31 de 80
7.0 Registros
Tiempo de Cdigo de registro o
Registros Responsable de conservarlo
conservacin identificacin nica
Catalog de Bienes Permanente rea de Almacn No aplica
8.0 Glosario
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 32 de 80
10.0 Anexos
10.1 Catlogo de Bienes
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 33 de 80
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2. Procedimiento para el Acomodo de Bienes en los Almacenes Hoja: 34 de 80
Concepto Actividad
1 Nmero consecutivo por partida Anotar el nmero consecutivo que
corresponda por partida
2 Descripcin de materiales e insumos Anotar la descripcin del material o
insumo
3 Cantidad en existencia Anotar la cantidad en existencia
4 Unidad Anotar la unidad de medida de los
materiales e insumos
5 Precio de Venta Anotar el precio por unidad del
material
6 Ultimo Costo Anotar el ultimo costo de adquisicin
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 35 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 36 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
1.0 Propsito
1.1 Dar a conocer el procedimiento de recepcin de solicitudes para el surtimiento y entrega de
materiales e insumos requeridos por las reas solicitantes del Instituto, con la finalidad de
que estas cuenten con los insumos necesarios para realizar eficaz y eficientemente las
actividades que les han sido encomendadas.
2.1 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea del Almacn.
3.2 El responsable del rea de Almacn actualizar anualmente o cuando se requiera por
baja y/o alta de personal el catlogo de firmas del personal autorizado para solicitar
materiales e insumos del almacn.
3.3 Las distintas reas del Instituto, nicamente, podrn solicitar al rea de almacenes e
inventarios, el surtimiento de bienes, dentro de los horarios establecidos.
3.4 Las solicitudes de papelera se debern realizar a travs del sistema los das lunes, las
cuales sern verificadas y atendidas por el personal de almacn.
3.5 La entrega de bienes deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplen
y son coincidentes con las caractersticas y cantidades sealadas en la solicitud-vale
(nota de salida), as como de que en dicho documento, est plasmada la firma de
recibido por parte del jefe de rea solicitante, autorizado en el catalogo de firmas
elaborado para tal fin.
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 37 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 38 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
FIN DE PROCEDIMIENTO
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 39 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
INICIO
IDENTIFICA LAS 1 2
INGRESA AL SISTEMA Y
NECESIDADES DE
CONSULTA
ABASTECIMIENTO DE SU
NOTAS DE SALIDA POR
DEPARTAMENTO.
ABASTECER.
INGRESA A PAGINA
W EB AL SISTEMA DE ALMACEN IMPRIME NOTA DE SALIDA
RELIZA , GUARDA EIMPRIME PROVISIONAL.
NOTA DE SALIDA
N O TA D E S A L ID A
N O T A D E S A L ID A
SI NO
PROCEDE?
PREPARA Y ENTREGA 3
MATERIALES E INSUMOS
SOLICITA FIRMA DE
RECIBIDO
4
RECIBE BIENES EN SU
TOTALIDAD Y FIRMA
DE CONFORMIDAD
5
ARCHIVA EL ORIGINAL
NOTA DE SALIDA
REQUISTADA EN
EL EXPEDIENTE
CORRESPONDIENTE
N O T A D E S A L ID A
FIN
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 40 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
7.0 Registros
Tiempo de Cdigo de registro o
Registros Responsable de conservarlo
conservacin identificacin nica
Nota de salida 5 aos rea de Almacn No aplica
8.0 Glosario
8.1 Nota de Salida.- Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara la solicitud y
recepcin de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes reas del
Instituto.
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 41 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
10.0 Anexos
10.1 Nota de Salida
10.2 Catlogo de Firmas
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 42 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
2 3
6
4 5
8
7
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 43 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
Concepto Actividad
1 Nombre del Solicitante Anotar nombre del Servidor Pblico que
solicita
2 Numero consecutivo de salida de Anotar el nmero consecutivo de nota de
almacn salida emitida por el sistema de almacenes.
3 Fecha de la nota de salida Anotar la fecha de elaboracin de la nota de
salida
4 Cantidad solicitada Anotar la cantidad solicitada por cada uno de
los materiales e insumos
5 Descripcin de los materiales e Anotar la descripcin incluyendo el catalogo de
insumos los materiales e insumos
6 Precio Unitario Anotar el precio unitario de los materiales e
insumos
7 Nombre y Firma del que recibe Anotar el nombre y plasmar firma de Servidor
Publico que recibe
8 Nombre y Firma de quien entrega Anotar el nombre y plasmar firma del personal
que entrega perteneciente al rea de almacn
9 Importe total de la nota de salida Anota el importe total de la nota de salida
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 44 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
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3. Procedimiento para la recepcin de solicitudes de materiales e Hoja: 45 de 80
insumos y el registro de salida de los Almacenes
Concepto Actividad
1 Nombre del Personal Autorizado Anotar del Servidor Pblico autorizado.
2 rea de adscripcin Anotar el rea de adscripcin del
personal autorizado
3 Firma del Personal Autorizado Plasmar firma del Servidor Pblico
Autorizado
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 46 de 80
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 47 de 80
1.0 Propsito
1.1 Emitir y enviar oportunamente los reportes que genera, mensual o peridicamente,
el rea de almacenes, a la Direccin de Administracin, Subdireccin de Recursos
Financieros, Departamento de Adquisiciones, en su caso paras reas fiscalizadoras
que los solicitan
2.1 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al rea del almacn.
2.2 A nivel externo no aplica
3.4 El responsable del rea de almacenes, deber conciliar mensualmente, las cifras
contenidas en sus registros contra las que obren en el departamento de
adquisiciones y el departamento de contabilidad y, en su caso, aclarar las posibles
diferencias que surjan, resultado de dicha conciliacin.
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 48 de 80
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.1 Emite listados previos de los reportes que son
generados de manera permanente o mensualmente,
tales como: reporte de movimientos, entradas al
almacn, reporte de consumos por partida, artculo y Responsable de
por rea etc. Almacn
1.0 Emisin de
reportes.
1.2 Enva a la Subdireccin de Recursos Financieros
y al Departamento de Adquisiciones.
Listado de Notas de Entrada por partida
Listado de Notas de Salida por partida
FIN DE PROCEDIMIENTO
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 50 de 80
INICIO
1
EMITE LISTADOS
PREVIOS QUE 3
NO
GENERA MENSUALMENTE CONCILIA CON CONTABILIDAD
Y DETERMINA DIFERENCIAS
L IS TA D OS
2 N OTA S D E E N TR A D A
N O TA S D E E N TR A D A
P E D ID OS
E XIS TE
D IFE R E N C IA S
SI A C L A R A , D E TE R MIN A
OR IGE N , C O R R IGU E
E XIS TE
A C L A R A , D E TE R MIN A
D IFE R E N C IA S OR IG E N , C O R R IG U E
NO O B TIE N E V o B o E N L A
C O N C IL IA C IN P O R P A R TE
D E C ON TA B IL ID A D
O B TIE N E V o B o E N L A C ON C IL IA C IN
C ON C IL IA C I N P OR P A R TE
D E A D Q U IS IC IO N E S
C O N C IL IA C IN
E
I
X
ARCHIVA PAPELES 4
DE TRABAJO
Y CONCLIACIONES
EN EXPEDIENTE
R E P O R TE S
C O N C IL IA C ION A D QU IS IC ION E S
C O N C IL IA C ION C O N TA B IL ID A D
FIN
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 51 de 80
7.0 Registros
Responsable de Cdigo de registro o
Registros Tiempo de conservacin
conservarlo identificacin nica
Nota de salida 5 aos rea de Almacn No aplica
8.0 Glosario
8.2 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacn, listado de notas de salida,
listado de existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de
almacn.
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 52 de 80
10.0 Anexos
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 53 de 80
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 54 de 80
Concepto Actividad
1 Nmero de pedido Anotar el nmero de pedido de los materiales e
insumos
2 Nombre del Proveedor Anotar el Nombre de la Persona Fsica o
Moral
3 Nmero de Nota de Entrada Anotar el nmero de nota de entrada emitida
por el sistema de almacenes
4 Fecha de recepcin Anotar la fecha de recepcin en el almacn
5 Importe con iva Anotar el importe total con iva de la nota de
entrada
6 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que
pertenece la nota de entrada
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 55 de 80
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4. Procedimiento para emisin de reportes de Almacn Hoja: 56 de 80
Concepto Actividad
1 Nmero de nota de salida Anotar el nmero de nota de salida emitida por
el sistema
2 Partida Presupuestal Anotar la partida presupuestal a la que
pertenece la nota de salida
3 Unidad Anotar unidad de los materiales e insumos
4 Precio de Venta Anotar el precio de venta de los materiales e
insumos
5 Costo promedio Anotar el consto promedio emitido por el
sistema
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 55 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 56 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
1.0 Propsito
Contar con un documento que sirva de gua para la toma fsica de los inventarios de materiales e
insumos, contenidos en los almacenes del Instituto, y como instrumento para la induccin del
personal que interviene en dicho proceso, as como garantizar que los controles y procedimientos
utilizados para dicha toma fsica, sean ptimos, eficaces y eficientes.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al rea del Almacn.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 57 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
3.6 Para la toma fsica de los inventarios, se establecer una mesa de control, la cual estar
integrada por personal del rea de almacenes e inventarios y del departamento de contabilidad.
3.7 El responsable del rea de almacenes, deber tener en orden los almacenes, as como preparar
la informacin y documentacin que se utilizar para la toma fsica de los inventarios, con por lo
menos dos das hbiles de anticipacin.
3.9 El responsable del rea de almacenes, previo a la toma del inventario, deber verificar
que no existan documentos pendientes de elaborar o capturar en lo concerniente a
entradas y salidas, y que estn debidamente actualizados los registros de los bienes
ubicados en los almacenes.
3.10El responsable del rea de almacenes, previo a la prctica del inventario, deber elaborar
relaciones de los bienes que se encuentren en alguno de los siguientes supuestos y las
cuales contendrn el nombre de los mismos, su clave, cantidad de bienes, costo unitario y
costo total:
Por nulo desplazamiento.- se sealar el perodo a partir del cual no hayan tenido
movimiento los bienes que se indiquen.
Por obsolescencia.
Por caducidad o mal estado.
Facturados, entregados y no registrados en sistema.- estarn ubicados en reas
separadas, identificadas y debidamente acordonadas, estos bienes se inventariarn
por separado y se les dar seguimiento hasta su inclusin en los registros de los
almacenes.
Recibidos y no facturados por el proveedor o entregados durante la prctica del
inventario.- se proceder conforme a lo sealado en el inciso anterior.
Los bienes de consumo que se determinaron como de bajo o nulo movimiento
debern desincorporarse de inmediato, conforme a las disposiciones aplicables.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 58 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
3.12 La mesa de control, durante la toma del inventario fsico de bienes, tendr las siguientes
funciones:
Coordinar y asignar a cada pareja de servidores pblicos, los bienes que les
correspondan inventariar.
Determinar las parejas que llevarn a cabo el segundo conteo, mismas que sern
distintas a las que realizaron el conteo inicial.
Comprobar el nmero progresivo de los marbetes, tanto del primero como del
segundo conteo, verificando que los mismos, previo requisitado, estn encintados
y, en su caso, investigar y aclarar los faltantes de marbetes.
.3.13 Con la informacin contenida en el listado, comprobar que sean coincidentes las cifras
resultantes del primero y segundo conteos y, para el caso de existir diferencias,
conjuntamente con las parejas que realizaron los conteos, llevar a cabo la aclaracin y
asentar la cifra definitiva en la tercer columna del listado en cita.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 59 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 60 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
Responsable de
2.0 Realiza 2.1 Lleva a cabo el conteo de los bienes seleccionados, rea
Pruebas Selectivas anota el resultado obtenido en el formato establecido.
EN EL MES DE NOVIEMBRE:
4.0 Determina 4.1 Determina la fecha en que se practicar el inventario
fecha de toma fsico de bienes, da instrucciones al sistema para que Responsable de
fsica de comunique, con 10 das hbiles de anticipacin, a las reas rea
inventarios participantes, as como a las distintas reas del Inmegen,
para los efectos procedentes al caso.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 61 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
Responsable de
6.1 Recibe comunicado de la contralora interna y rea
6.0 Recibe oficio
lo archiva en el expediente del inventario fsico.
Responsable de
7.0 Verifica el acomodo 7.1 Verifica el correcto acomodo y clasificacin de rea
de bienes los bienes, y elabora el croquis de los almacenes.
Responsable de
10.0 Elabora relacin de 10.1 Elabora el catlogo del personal que rea
personal intervendr en el inventario.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 62 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
EL DA HBIL INMEDIATO ANTERIOR A LA TOMA
DEL INVENTARIO:
12.1 Verifica que estn debidamente sealizadas
12.0 Verifica las reas de los almacenes; que no existan Responsable de
sealizaciones y documentos pendientes de elaborar o capturar, as rea
documentacin como que los registros de los bienes estn
actualizados.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 63 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 64 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 65 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
5.0Diagrama de Flujo
EFECTA CORTE DE
POR LO MENOS FORMAS Y ASIGNA
UNA PAREJAS
P/1er. CONTEO
VEZ AL MES. 13
DOC. P/INV
EMITE LISTADO,
SELECCIONA BIENES
Y VACA EN FORMATO.
1 RECIBE MARBETES,
ENCINTA
Y VACA INFORME EN
LIST/FORM LISTADO BASE.
14
DOC. P/INV
EFECTA CONTEO
BIENES VERIFICA ACOMODO
DE BIENES Y ELABORA
Y ANOTA RESULTADO EN
EL FORMATO. CROQUIS DE
ALMACENES.
2 CONCLUDO 1er. CONTEO,
7
ASIGNA A PAREJAS PARA
LIST/FORM EL
DOC. P/INV SEGUNDO CONTEO. 15
DOC. P/INV
DOC. P/INV
NO 1er Y 2o CONTEO Y
DETERMINA
LIST/FORM. DIFERENCIAS.
DOC. P/INV
19
DOC. P/INV
VALIDA FORMATO, LO
ARCHIVA
ENTREGA CARPETA CON
EN EL EXPEDIENTE SUS ANEXOS
E INFORMA RESULTADO.
CORRESPONDIENTES.
ELABORA CTALOGO DE 20
PERSONAL QUE
LIST/FORM INTERVENDRA.
10 CARPETA
EXISTE
DIFERENCIA.
DOC. P/INV
COMUNICADO
GENERA REPORTES DE CARPETA
ALMACENES Y
RECIBE, DESIGNA ESTABLECE
PERSONAL LA MESA DE CONTROL.
Y LO COMUNICA POR 12
OFICIO.
5
DOC. P/INV
R E C IB E C OMU N IC A D O D E OFICIO
LA C ON TR A LOR A IN TE R N A
Y LO A R C H IV A E N E XP E D IE N TE
6
FIN
OFICIO
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 66 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.2 Reportes.- Listados de las notas de entrada al Almacn, listado de notas de salida, listado de
existencias, todos estos a una fecha determinada emitidos por el sistema de almacn.
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 67 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
10.0 Anexos
10.1 MARBETE
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5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 68 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
Marbete
0 INVENTARIO FSICO
(10)
TARJETA
(11)
DESCRIPCIN DESCRIPCIN
0 (3)
1
UNIDAD COSTO UNITARIO TOTAL
(12) (13) (14)
CANTIDAD UNIDAD CONTADO POR CANTIDAD UNIDAD CONTADO POR
(1) (4) (5) (6)
ANOTACIONES ANOTACIONES
SOBRANTE FALTANTE
$ $ _____________
TALN DE
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cdigo:
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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
5. Procedimiento para la Toma Fsica de Inventarios y Hoja: 69 de 80
determinacin de diferencias en Almacn.
Concepto Actividad
CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Elizabeth Alonso Daz Lic. Mario Campesino Romeo Dr. Gerardo Jimnez Snchez
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Fecha 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008 2 de septiembre de 2008
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:70de80
Almacenes.
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:71de80
Almacenes.
1.0 Propsito
1.1Contar con un procedimiento para la recepcin y el registro de los bienes que por distintas
causas son devueltos al rea de almacn por las distintas reas que integran el Instituto.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal del rea del Almacn y al personal
autorizado en el catalogo de firmas para retirar bienes de los almacenes.
3.1 Las reas del Instituto, solamente podrn efectuar devolucin de bienes a los almacenes,
dentro de los cinco das hbiles posteriores a su retiro, situacin que deber ser
comprobada con la nota de salida.
3.2 Para la devolucin de bienes a los almacenes, las reas del Instituto, debern justificar
por escrito las causales de dicho evento, entre las que se pueden sealar:
1. mal funcionamiento del bien.
2. defectos en su fabricacin.
3. desaparicin de su necesidad.
3.2 El rea de almacn, deber verificar que los bienes devueltos por las reas del Instituto,
se encuentran en las mismas condiciones en que les fueron entregados, en caso de
defectos tcnicos y/o de fabricacin se notificar al departamento de adquisiciones, sobre
aquellos bienes que corresponda gestionar su devolucin y reposicin ante los
respectivos proveedores.
3.3 El rea de almacn deber turnar una copia del aviso de entrada de mercanca al
almacn por devolucin al departamento de contabilidad y, en los casos procedentes, a
travs de una copia, al departamento de adquisiciones
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:72de80
Almacenes.
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.1 Determina los bienes que sern devueltos al rea
de almacn y obtiene copia del la nota de salida con la
1.0 Determina rea Usuarias
que los obtuvo
bienes para
devolucin
Se presenta en el rea de almacn y entrega bienes a
devolver
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:73de80
Almacenes.
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
Departamento de
4.0 Realiza 4.1 Recibe copia de la nota de entrada de materiales e Adquisiciones
gestiones ante los insumos a los almacenes por concepto de devolucin y
proveedores en realiza las gestiones pertinentes ante los proveedores.
caso procedente
TERMINA PROCEDIMIENTO
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:74de80
Almacenes.
INICIO
1 INGRESA AL SISTEMA 2
DETERMINA LOS BIENES NOTA DE ENTRADA POR
QUE SERN DEVUELTOS DEVOLUCIN
E S C R ITO J U S TIFIC A C IO N
D E D E V O L U C I N
V E R IFIC A Q U E L O S B IE N E S
D E V U E L TO S
S E A N C O N C O R D A N TE S
C O N L O S IN D IC A D O S
E N L A N O TA D E S A L ID A
N O TA D E S A L ID A
SI
P R O C E D E ?
NO
RECHAZA Y NO RECIBE
LOS BIENES SUJETOS DE
DEVOLUCIN E INIDICA
LAS CAUSAS QUE LO
MOTIVARN
DETERMINA SI EXISTE 3
DEVOLUCION
DE BIENES A LOS
PROVEEDORES
E S C R ITO J U S TIFIC A C IO N
D E D E V O L U C I N
4
RECIBE COPIA
COPIA NOTA DE ENTRADA Y
JUSTIFICACIN
POR CONCEPTO DE
PR OC EDE?
DEVOLUCIN
REALIZA GESTIONES
ANTE LOS PROVEEDORES
SI
N O TA D E E N TR A D A
ENTREGA COPIA J U S TIFIC A C I N
DE NOTA DE ENTRADA
POR
CONCEPTO
DE DEVOLUCIN
AL
DEPTO DE
ADQUICIONES
N O TA D E E N TR A D A
5
ARCHIVA
NOTA DE SALIDA,
NOTA DE ENTRADA
POR DEVOLUCIN
Y JUSTIFICACIN
N O TA D E S A L D A
N O TA D E E N TR A D A
J U S TIFIC A C I N
FIN
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:75de80
Almacenes.
6.0 Documentos de referencia
Documentos Cdigo (cuando
aplique)
Manual de Organizacin Especfico del INMEGEN No aplica
Marzo de 2008
Lineamientos generales para la administracin de Almacenes de las No aplica
dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal
D.O.F 11-XI-2004
Manual del Sistema de Almacn SQL No aplica
7.0 Registros
Tiempo de Responsable de Cdigo de registro o
Registros
conservacin conservarlo identificacin nica
Nota de salida 5 aos rea de Almacn No aplica
Nota de entrada 5 aos rea de Almacn No aplica
8.0 Glosario
8.1 Nota de Salida: Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara la solicitud y
recepcin de solicitudes de materiales e insumos requeridas por las diferentes reas del Instituto.
8.2 Nota de Entrada por devolucin: Documento emitido por el sistema de almacn, que ampara
la recepcin y registro materiales e insumos al rea de almacn.
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:76de80
Almacenes.
9.0 Cambios de esta versin
Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del
cambio
2 versin 02-sep-08 No aplica
10.0 Anexos
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:77de80
Almacenes.
Formato Nota de Entrada por Devolucin
3 4 5
7
6
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6. Procedimiento para la Devolucin de Materiales a los Hoja:78de80
Almacenes.
Instructivo del Formato Nota de Entrada
Concepto Actividad
1 Nmero consecutivo de entrada al Anotar el nmero consecutivo de nota de
almacn por concepto de devolucin entrada por devolucin emitida por el sistema
de almacenes
2 Nombre del Servidor Publico que Anotar del Servidor Publico que efecta la
realiza devolucin devolucin
3 Nmero de nota de salida Anotar el nmero de nota de salida con la que
se entregaron los materiales e insumos
4 Fecha de entrada Anotar la fecha de elaboracin de la nota de
entrada por devolucin
5 Nmero de pedido en caso Anotar el nmero de pedido con el que se
procedente adquiri el material e insumo
6 Cantidad y descripcin de los Anotar al descripcin de los materiales e
materiales e insumos insumos incluyendo el catalogo
correspondiente
7 Precio unitario Anotar el precio unitario de los bienes e
insumos
8 Importe total de nota de entrada Anotar el importe total de la nota de entrada
9 Nombre y firma de recibido del Anotar el nombre y plasmar firma del personal
personal del rea de almacn del rea de almacn que recibe los materiales
e insumos en devolucin
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