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SIIGO Pyme

Interfaces Exportaciones

Cartilla
II
Tabla de Contenido
1. Presentacin
2. Qu es una Exportacin en SIIGO?
3. Qu Exportaciones Maneja SIIGO?
3.1 Exportacin de Contabilidad
a. General de contabilidad
b. General de Contabilidad por centro de costo
c. Movimiento contable
d. Movimiento con Ajustes
e. Movimiento por cuenta alterna
f. Saldo terceros por centro de costo
g. Saldos de otras cuentas por centro de costo
h. Catlogo de terceros
i. Movimiento Contable Por Modelos
3.2 Exportacin de Cuentas por Cobrar
3.3 Exportacin de Cuentas por Pagar
3.4 Exportacin de Inventarios
a. Catlogo de Productos
b. Saldos por bodegas
c. Requerimiento de materia prima
3.5 Exportacin de Nomina (Cuando se tiene el Modulo)
a. Empleados
b. Acumulados de nomina
c. Novedades de nomina
3.6 Exportacin de activos fijos
a. Exportacin Activos Fijos
b. Activos fijos exportacin dinmica
3.7 Exportacin de presupuesto
a. Contable
b. Inventario
3.8 Exportacin de documentos extracontables
a. Ordenes de pedido
b. rdenes de compra
c. Cotizaciones
3.9 Exportacin de ventas
a. Ventas
b. Recaudos
c. Facturas y Recibos
d. Fuerza de Ventas
3.10 Exportacin de EDI (Solo aplica para Pyme Plus)
a. Aviso de Despacho
3.11 Exportacin de Gestin de Recaudos (Solo aplica para Pyme Plus)
a. Observaciones y Seguimientos
b. Motivos de Cartera
c. Documentos Pendientes de Motivos
3.12 Exportacin de Gestin de Ventas (Solo aplica para Pyme Plus)
a. Prospectos
b. Contactos
c. Seguimientos
d. Cotizaciones / Ventas
Presentacin
El presente documento ofrece una gua que aclara el proceso de generacin de
archivos planos o archivos en Excel directamente desde el software con el fin de
realizar revisiones sobre la parametrizacin e informacin contable y administrativa
digitada en el sistema de acuerdo a las necesidades de cada usuario.
INTERFACES - EXPORTACIONES

Qu es una Exportacin en SIIGO?

En SIIGO una exportacin es el proceso mediante el cual se extrae la informacin


de los catlogos de SIIGO con un formato especfico para la validacin o utilizacin
segn las necesidades del usuario. SIIGO permite generar esta informacin en dos
formatos uno es *.XLS, el cual corresponde a archivos de Excel y el otro es el
formato PRN el cual queda guardado dentro de la SIIWIXX, donde XX corresponde
al nmero de la empresa, este formato se puede ver y editar por cualquier
programa editor de texto como notepad, Word, e incluso Excel. Siempre se
encuentran diferenciados por dos botones

El icono de la carpeta significa que ser enviado a un Archivo en PRN y las barras
de colores que se exportara a Excel, en cuyo caso el usuario seleccionara donde se
guardara el archivo

Qu Exportaciones Maneja SIIGO?

El programa contable SIIGO maneja las siguientes exportaciones:

1. Exportacin de Contabilidad
1.1 General de contabilidad
1.2 General de Contabilidad por centro de costo
1.3 Movimiento contable
1.4 Movimiento con Ajustes
1.5 Movimiento por cuenta alterna
1.6 Saldo terceros por centro de costo
1.7 Saldos de otras cuentas por centro de costo
1.8 Catlogo de terceros
1.9 Movimiento Contable Por Modelos
2. Exportacin de Cuentas por Cobrar
3. Exportacin de Cuentas por Pagar
4. Exportacin de Inventarios
4.1 Catlogo de Productos
4.2 Saldos por bodegas
4.3 Requerimiento de materia prima
5. Exportacin de Nomina (Cuando se tiene el Modulo)
5.1 Empleados
5.2 Acumulados de nomina
5.3 Novedades de nomina
6. Exportacin de activos fijos
6.1 Exportacin Activos Fijos
6.2 Activos fijos exportacin dinmica
7. Exportacin de presupuesto
7.1 Contable
7.2 Inventario
8. Exportacin de documentos extracontables
8.1 Ordenes de pedido
8.2 rdenes de compra
8.3 Cotizaciones
9. Exportacin de ventas
9.1 Ventas
9.2 Recaudos
9.3 Facturas y Recibos
9.4 Fuerza de Ventas
10. Exportacin de EDI (Solo aplica para Pyme Plus)
10.1 Aviso de Despacho
11. Exportacin de Gestin de Recaudos
11.1 Observaciones y Seguimientos
11.2 Motivos de Cartera
11.3 Documentos Pendientes de Motivos
12. Exportacin de Gestin de Ventas
12.1 Prospectos
12.2 Contactos
12.3 Seguimientos
12.4 Cotizaciones / Ventas

Las cuales se describen a continuacin:

1. EXPORTACION DE CONTABILIDAD

1.1 General de Contabilidad:

Muestra la informacin a nivel general de la contabilidad, genera un detallado mes


a mes del movimiento de cada cuenta contable y sus caractersticas (si se genera a
un nivel, grupo o cuenta no aplica pues no puede agrupar las caractersticas de las
cuentas contenidas sino que muestra las del grupo contable), no se visualiza
informacin detallada sino general
Los datos los toma de los archivos Z03AAA, Z09AAAA y Z08AAAA.

La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - General


de Contabilidad, al ingresar a esta opcin el sistema muestra una ventana de
definicin de archivo, en esta es necesario indicar el nmero de la empresa de la
cual se va a generar la exportacin y seleccionar los campos que se deseen
visualizar
El sistema solicita para su generacin la siguiente informacin

Empresa: Corresponde al nmero de la empresa de donde se desea realizar


la exportacin, para que el proceso sea ms gil siempre se recomienda
generarlo desde la empresa donde se desea la informacin.

Identificacin de La Cuenta: En esta seccin se debe escoger las


caractersticas que se desean visualizar de las cuentas contables, como
cdigo contable, si es tercera o si es detallada entre otros.

Movimiento de la Cuenta: En esta opcin se marcan las caractersticas del


movimiento que se desean visualizar como por ejemplo, fecha del ltimo
movimiento, si es D o C, saldo actual y anterior a la fecha de generacin
entre otros

Ajustes Por Inflacin: Esta opcin aplica solo cuando se maneje ajuste
por inflacin a los inventarios, diferidos para que mostrara cuales cuentas
tenan estas caractersticas

Importante:
De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se
determina que los estados financieros no deben ajustarse por
inflacin

El informe muestra la siguiente informacin en su generacin en la opcin de Excel

1.2 General de Contabilidad por Centro de Costo:

Este informe muestra los acumulados de las cuentas contables por centro de costo,
trae la informacin contenida en el Z28AAAA que es el archivo consolidado de
centro de costos y formulacin de presupuesto.

La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - General


de Contabilidad por Centro De Costo, al seleccionar la opcin el sistema pregunta si
desea generar los saldos de inventario, esto genera la interface por cada centro de
costo
A continuacin el sistema solicita confirmacin de lo que se desea visualizar en el
informe y su informacin es generada teniendo en cuenta lo digitado desde el 1 de
enero hasta la fecha de generacin de la interface

Al marcar exportar el sistema realiza el proceso y luego presenta el siguiente


mensaje:
Este informe se genera directamente en un archivo PRN, el cual queda guardado en
el directorio de la empresa (Ejemplo. SIIWIXX donde XX corresponde a la empresa
donde se gener el informe), con el nombre CN28100G.prn. Al abrirlo muestra la
siguiente informacin:

Si no se marca la opcin de generar saldos de inventario, pasa a la definicin del


archivo en la opcin de identificacin de Centro de costo, en la cual se marcan los
campos que se desean visualizar en la interface

Luego de seleccionar los campos el sistema pregunta si desea seleccionar la cuenta


contable o centro de costo con el correspondiente rango para la generacin del
informe.

Si se marca la opcin de cuenta se habilita un recuadro en la parte inferior


de la ventana solicitando confirmacin de a qu nivel se desea visualizar la
cuenta contable:
Si se marca centro de costo se habilita un recuadro en la parte inferior de la
ventana solicitando confirmacin del rango de centros de costos de los
cuales se desea conocer la informacin

Luego de seleccionar la forma de visualizacin el sistema genera el archivo en


*.PRN dentro de la empresa donde se gener la informacin (Ejemplo. SIIWIXX
donde XX corresponde al nmero de la empresa) o a Excel de manera directa por el

icono
1.3 Movimiento Contable:

Esta interface muestra el contenido del movimiento de manera detallada registro a


registro segn el rango de cuentas contables y de fechas digitado, trae la
informacin de principalmente de archivo Z09AAAA que es el de Movimiento
Comprobantes contables, la ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones
Contabilidad - Movimiento Contable, el sistema pregunta si desea generar
resumen de cuentas de inventarios

Al marcar la opcin se habilita una ventana para seleccionar los campos que se
desean visualizar como: el rango de cuentas contables y el rango de fechas sobre
las cuales se desea conocer la informacin,
Importante:
Esta opcin solo muestra las cuentas contables que se encuentran
con movimiento y estn asociadas a las tablas de inventario

La visualizacin del informe en Excel es:

Si no se marca la opcin de Genera Resumen por Cuenta de Inventarios el sistema


continua con la siguiente ventana, en la cual permite seleccionar los campos que se
desean visualizar en el informe, en esta seccin se marcan los campos principales
de los registros contables guardados en los archivos de la empresa.
Luego de la seleccin el sistema pregunta el tipo de filtro a utilizar, para ubicar de
manera ms fcil el movimiento que se necesita, permite realizarlo por: Tipo de
Documento, Cuenta, Fechas y Numero

Tipo Documento: Muestra el filtro para seleccionar el tipo de comprobante


especfico del que se desea verificar el movimiento

Cuenta: Permite seleccionar el nivel de la cuenta contable por el cual se


desea generar el interface. (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar o
Subauxiliar)

Fechas: Permite seleccionar el rango de fechas sobre la cual se desea


generar el informe de movimiento

Nmero: Hace referencia al Nit digitado en el movimiento

En la exportacin a Excel del informe muestra la siguiente informacin, de igual


forma la presentacin depende de los campos seleccionados y del filtro asignado
1.4 Movimiento con Ajustes:

Este informe muestra las cuentas marcadas como ajustables por inflacin en la
definicin de cuentas contables, esta interface no permite seleccionar ningn
campo. La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones - Contabilidad -
Movimiento con Ajustes

El sistema solo muestra la ruta donde se va a generar la interface y si se va a


exportar a Excel o si se va a llevar a un archivo en PRN, El informe muestra la
cuenta, el nombre de la cuenta, la fecha del ltimo movimiento, el saldo anterior,
el movimiento dbito y crdito y el saldo nuevo

Importante:
De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1536 de 2007 se
determina que los estados financieros no deben ajustarse por
inflacin

1.5 Movimiento por Cuenta Alterna:

Este informe muestra el movimiento de las cuentas que en su definicin tengan la


caracterstica de cuenta alterna, no permite seleccin de ningn campo, la
informacin la trae del archivo Z03AAAA que es el maestro de cuentas contables, la
ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones Contabilidad - Movimiento
por Cuenta Alterna.

La informacin contenida en esta interface es la cuenta contable y su descripcin, el


saldo anterior, el movimiento mes a mes y el nuevo saldo
1.6 Saldos Terceros por Centro de Costo:

Este informe muestra la informacin detalla por cada tercero y por cada centro de
costo contenida en los saldos de tercero y en el movimiento. La ruta para su
exportacin es: Interfaces - Exportaciones Contabilidad - Saldos Terceros por
Centro de Costo

Al ingresar a esta opcin el sistema muestra el filtro de seleccin de los campos que
se desean visualizar en el informe, luego de seleccionados se debe hacer clic en el
botn exportar, esto creara un archivo en la empresa SIIWIXX, donde XX
corresponde al nmero de la empresa

Este informe permite ser exportado a PRN, luego de hacer clic en el botn exportar,
el sistema muestra la ruta y el nombre del archivo, la ruta siempre es la empresa
desde donde se gener el informe y el nombre es CN26100Gprn para que se
validen los datos exportados
Al verificar en el Excel, muestra los datos de la cuenta y su nombre, el centro y
subcentro de costo, el NIT la sucursal y el nombre y por ltimo el saldo.

1.7 Saldos de Otras Cuentas por Centro de Costo:

Este informe muestra la informacin detalla por cada centro de costo contenida en
el movimiento. La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones
Contabilidad - Saldos de Otras Cuentas por Centro de Costo

Para generar la informacin de esta exportacin las cuentas no deben estar


catalogas como Terceros, Inventarios, Activos o estar Detalladas (por cobrar o por
pagar); pero si como Centros de Costos

Este informe solo permite ser exportado a PRN.

1.8 Catalogo De Terceros:

Esta interface trae la informacin incluida en la apertura de terceros, la informacin


la lee del archivo Z08AAAA.
La ruta para su exportacin es: Interfaces - Exportaciones - Contabilidad - Catalogo
de Terceros, all el sistema muestra una ventana para indicar de que empresa y
cul ser el filtro de seleccin para el catlogo de terceros.

Luego de este filtro el sistema pregunta si desea el informe con sucursales y el


ordenamiento de la misma, si lo desea numrico o alfabtico; por ltimo el
programa da la opcin de exportacin a Excel o a archivo PRN, el informe muestra
todos los parmetros definidos en el catlogo de terceros. La interface en Excel se
ve as:

1.9 Movimiento Contable por Modelos:

Esta es una herramienta de diseo en la cual el sistema lee la informacin directa


de los archivos de informacin de SIIGO lo que permite tener informacin adicional
a la contenida en los catlogos como fecha real de elaboracin de documento y
hora de elaboracin.

La generacin de la interface permite realizar verificaciones de informacin de


acuerdo a los datos que se seleccionen, esta informacin la genera el sistema con
los datos originales en el momento en que se ingres la informacin, el sistema
permite crear hasta 9999 modelos diferentes.

La ruta para su generacin es: Interfases - Exportaciones - Contabilidad


Movimiento Contable por Modelos, al ingresar se habilitan tres opciones:

a. Creacin de Interface

Al seleccionar esta opcin el sistema muestra una ventana inicial donde se debe
seleccionar el tipo de informacin que se desea generar, se pueden crear interfaces
dinmicas de Cuentas Contables, NIT, Acumulados de Bodegas, Productos, Activos
Fijos, Detalle de Terceros, Documentos Contables y Extracontables, entre otros.

Luego de seleccionar el tipo de interface a generar, el sistema muestra la siguiente


ventana:
All se deben diligenciar los siguientes campos:

Cdigo: Este es el nmero de interface a crear, mximo se pueden crear


9999.

Nombre: Descripcin del modelo a parametrizar, este debe tener mximo


50 caracteres

Campo: Se deben seleccionar los datos que se necesitan visualizar en la


interface, se puede desplazar con la flecha hacia abajo o hacia arriba y con
doble clic del mouse se habilita S para que el sistema en el informe presente
dicho campo con la informacin correspondiente.

Importante:
La letra S significa que se ver en la interfaz, por lo tanto la letra N
significa que no se ver ese campo.

Para terminar la seleccin de campos haga clic en la bandera roja o en F1 del


teclado y luego en ESC o en la puerta para cerrar la opcin.
b. Impresin Interfase

En esta opcin se imprime la definicin de los parmetros de la interfase, para ello


se debe seleccionar el Tipo de Interfase y luego el rango o nmero del modelo del
cual se desea conocer la informacin

Este se puede enviar a vista preliminar o impresora

c. Generacin Interfase

En esta opcin el sistema permite exportar la informacin para ello se debe


seleccionar el tipo de interfase sobre la cual se desea conocer la informacin y
sobre la cual se defini previamente los datos que se desean consultar, luego se
habilita la siguiente ventana:
En esta se deben seleccionar los siguientes filtros, los cuales simplifican la creacin
de la interface para que esta sea ms exacta, all se deben diligenciar los siguientes
campos:

Cdigo de la interfase: Corresponde al nmero asignado en diseo


anterior si digita uno inexistente el sistema lo informara con un mensaje de
cdigo no existe

Datos que Dependen del Tipo de Interfase:

Rango mes/da: El sistema muestra por defecto el da de generacin de la


interface valide la fecha que desea o en caso contrario su interface saldr
incompleta o sin informacin.

Documentos: Sirve para indicar el tipo de comprobante y el nmero


cuando se desea uno en especial, en caso de no seleccionar muestra todos
los documentos que afecten la seleccin de todo el ao.

Tercero: Es un filtro especifico en caso de no seleccionarlo muestra todos


los terceros que afecten el diseo, en caso de generar la interfaz sin relacin
a terceros tambin pide estos campos peo no afectan la seleccin

Cuenta: En caso de no asignar ninguna cuenta el sistema muestra todas las


cuentas al mximo nivel de cada una (subauxiliar)

Producto y Centro de Costo: Es un filtro especifico en caso de no


seleccionar toma todos los creados

Archivo: Se debe digitar la ruta donde se va a dejar grabado el archivo y el


nombre del mismo, este debe tener extensin *.PRN

El proceso de generacin del archivo despus de asignar los filtros es automtico, el


sistema solo confirma por medio de una ventana emergente si est seguro o no de
generar la interface.
Al marcar SI el programa en la parte inferior inicia un contador del proceso

Al finalizar el proceso el programa muestra una ventana de confirmacin de


generacin de la interface en conjunto con la ruta donde fue generado el archivo.
El formato PRN se puede ver en un editor de texto como Notepad, Wordpad o
Excel.

Importante:
El tiempo de generacin de la interface depende de la cantidad de
informacin.
Si el archivo plano lo desea abrir en Excel tenga en cuenta que en
office XP el limite son 65.536 filas por 256 columnas y en office 2010
el lmite es de 1.048.576 filas por 16.384 columnas.

Al abrirlo el archivo plano en notepad se visualizara de la siguiente forma


dependiendo de los parmetros seleccionados:
O al abrirlo en Excel haciendo la correcta delimitacin de columnas y campos
parametrizados se ver as:

2. EXPORTACIN DE CUENTAS POR COBRAR

Este informe muestra el contenido del archivo Z07AAAA, se puede generar con o
sin corte para ver los documentos a un lmite especfico.

La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones - Cuentas por Cobrar,


all es posible seleccionar si la informacin se desea generar o no un corte anterior,
esto causara que los datos que se reflejen sea hasta una fecha especfica indicada
por el usuario, por ltimo el sistema muestra una ventana para seleccionar el tipo
de informacin que se desea incluir en la interface, para seleccionar cada campo se
hace clic con el mouse sobre cada opcin que se desee
Despus de la seleccin de campos el sistema pregunta si se desea la presentacin
por NIT o por Tipo de Documento.

Tipo Documento: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro


para la seleccin del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

Nit: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la seleccin


del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

El sistema permite la exportacin a Excel o a un archivo plano en PRN, en las dos


opciones trae la misma informacin como se visualiza en la siguiente pantalla:

3. EXPORTACION DE CUENTAS POR PAGAR

Este informe muestra el contenido del archivo Z07AAAA, se puede generar con o
sin corte para ver los documentos a un lmite especfico.

La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones - Cuentas por Pagar, all
es posible seleccionar si la informacin se desea generar o no un corte anterior,
esto causara que los datos que se reflejen sea hasta una fecha especfica indicada
por el usuario, por ltimo el sistema muestra una ventana para seleccionar el tipo
de informacin que se desea incluir en la interface, para seleccionar cada campo se
hace clic con el mouse sobre cada opcin que se desee

Despus de la seleccin de campos el sistema pregunta si se desea la presentacin


por NIT o por Tipo de Documento.

Tipo Documento: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro


para la seleccin del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

Nit: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la seleccin


del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

El sistema permite la exportacin a Excel o a un archivo plano en PRN, en las dos


opciones trae la misma informacin como se visualiza en la siguiente pantalla:

4. EXPORTACIN DE INVENTARIOS
4.1 Catlogo de Productos

Esta interface genera el contenido del catlogo de productos, la ruta para su


exportacin es: Interfeses - Inventarios Catlogo de Productos, al ingresar a esta
opcin el sistema trae una ventana donde se debe digitar el mes de corte, es decir,
si los productos son creados en una fecha superior a la del corte no se vern en
esta exportacin.

Luego de esta seleccin el sistema trae la ventana de parmetros de inventarios, en


la cual se marcan las opciones de los datos que se desean ver en la exportacin, se
pueden marcar todos los campos. Si se tiene el mdulo de clasificaciones o seriales
el sistema pregunta si desea o no incluirlos.

El sistema pregunta como desea que sea el filtro principal de la exportacin, se


puede realizar por cdigo, descripcin o referencia de fbrica de los productos, por
ultimo solicia el estado de los inventarios que son: Activos, Inactivos o Todos,
segn la necesidad de la exportacion. La exportacion muestra la siguiente
informacion, teniendo en cuenta los campos seleccionados:
4.2 Saldos Por Bodega:

Esta exportacin trae la informacin contenida en los archivos de saldos por


bodegas, del archivo de movimiento. La ruta para su exportacin es: Interfases -
Exportaciones - Inventarios - Saldos por Bodega; al ingresar a esta opcin el
sistema muestra la ventana solicitando digitar el mes de corte

Esta interface solicita el rango de productos, de bodegas y si desea excluir los


productos con valores ceros, esta marcacin hace que el sistema no muestre los
productos sin saldo ni movimiento

Este informe permite ser exportado a Excel o a archivo PRN. El archivo plano
muestra producto, referencia, descripcin, bodega, ubicacin, saldo, consumo,
ltima fecha compra, ltima fecha de venta, valor unitario, valor compra, si maneja
reservas, inventario mnimo y mximo, su exportacin en Excel se visualiza de la
siguiente manera:
4.3 Requerimientos De Materia Prima

Esta exportacin muestra las materias primas utilizadas en un proceso productivo,


solo trae los productos empleados en el proceso de inventarios en la creacin de
requerimientos de materia prima. La ruta para su exportacin es: Interfases
Exportaciones - Inventarios - Requerimientos de Materia Prima

Para su generacin el sistema solo pregunta el rango de productos sobre el cual se


desea ver la interface.

Luego de esto el programa permite exportar el archivo a Excel o a archivo PRN y


contiene los siguientes datos: producto, descripcin, productos que son materia
prima, descripcin de productos y cantidad. Su visualizacin en Excel es:

5. EXPORTACIN DE NOMINA (Solo aplica cuando se


adquiere el modulo)

5.1 Empleados

Esta interface tiene funcionalidad nicamente cuando se tiene el mdulo de


Nomina, mostrando la informacin digitada en el catlogo de empleados. La ruta
para su exportacin es: Interfases Exportaciones - Nomina Empleados

Al marcar la opcin el sistema muestra la ventana de seleccin de campos del


catlogo.
Debido a la alta cantidad de datos de la hoja de vida del empleado, se habilitan dos
ventanas cada una con datos diferentes.

Luego el sistema pregunta el mtodo de organizacin de la exportacin (Alfabtico


Numrico); adicional pregunta si en la exportacin se desea o no mostrar los
empleados marcados como retirados, el sistema permite mostrar esta exportacion
en archivo PRN o en Excel y su contenido depende de los campos marcados en las
dos primeras ventas de seleccin, al exportarlo a excel se visualiza de la siguiente
manera:
5.2 Acumulados de Nomina:

Esta interface tiene funcionalidad nicamente cuando se tiene el modulo Nomina,


muestra los datos de novedades, acumulados de seguridad social, pagos parciales.
La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones - Nomina - Acumulados
de Nomina

Para su generacion el sistema solicita el periodo o rango de fechas (ao y mes) del
cual se desean ver los acumulados por empleado y permite seleccionar la forma de
ordenar la informacin (alfabtico o numrico), al igual que se puede seleccionar si
se desea o no incluir los empleados retirados; adicional se puede definir si se
requieren visualizar todos los conceptos o solo los que estn marcados como salario
en la apertura de conceptos

El informe permite ser exportado a Excel o a PRN, y muestra concepto a concepto


el valor acumulado por tercero, solo muestra los conceptos activos, al ver en Excel
el sistema muestra la siguiente informacin:
5.3 Novedades De Nomina:

Esta interface tiene funcionalidad nicamente cuando se tiene el mdulo de


Nomina, muestra las novedades cargadas a cada empleado ya sea de manera
manual o por cargue automtico de novedades. La ruta para su exportacin es:
Interfases - Exportaciones - Nomina - Acumulados de Nomina

Para su generacin el sistema pregunta el nmero de la nmina sobre la cual se


desea conocer las novedades cargadas

Permite ser exportado a Excel o a archivo PRN, muestra empleado a empleado


incluido en la nmina los siguientes campos: identificacin del empleado, centro y
sub centro de costo, nombre empleado, concepto de nmina, cantidad, descripcin
y valor.

Importante:
Esta exportacin aplica solo para el Modulo de Nomina SIN
Recursos Humanos, este ltimo tiene sus propias interfaces de
exportacin
6. EXPORTACIN DE ACTIVOS FIJOS

6.1 Exportacin Activos Fijos:

Esta exportacin lee los catlogos de activos fijos, no permite seleccionar campos a
visualizar sino que estos son fijos, la generacin de esta interfase se realiza por la
ruta: Interfases - Exportaciones - Activos fijos Exportacin Activos Fijos

Para su generacin el sistema solicita el rango de activos sobre los cuales se desea
conoce la informacin, permite enviarlo a Excel o a archivo PRN

El informe muestra la informacin del catlogo de activos fijos con las cuentas
contables asociadas en las tablas de inventarios: (Cuenta de Activos, cuenta de
depreciacin, cuenta de ajuste activo, cuenta ajuste depreciacin, cuenta gastos,
entre otras) en Excel se visualiza de la siguiente manera:

6.2 Activos Fijos Exportacin Dinmica:

Esta es una exportacin en la cual el sistema lee la informacin del catlogo de


activos y la lleva a un archivo plano en PRN, su ruta de exportacin es: Interfases
Exportaciones - Activos Fijos - Activos Fijos Exportacin Dinmica

Para su generacin el sistema muestra una ventana desde la cual se seleccionan los
campos que se desean visualizar, para marcar un campo se debe estar sobre el
registro y dar doble clic y el sistema de manera automtica coloca una letra S, al no
dar clic y el sistema deja en el registro la letra N, los cual significa que esa
informacin no se exportara. El sistema permite enviarlo a Excel o a archivo PRN.

Despus de seleccionar los campos que se desean exportar, se graba la informacin


con la tecla de funcin F1 o con el icono de la bandera; seguido el sistema pregunta
el rango de activos que de desean tener en cuenta en la exportacin, por ltimo en
caso que el archivo se envi a prn el sistema solicita la ruta donde se desea dejar
guardado el archivo
El informe refleja los campos seleccionados en la definicin anterior, en Excel su
visualizacin es la siguiente, dependiendo de las marcaciones realizadas:

7. EXPORTACION DE PRESUPUESTO

7.1 Contable

Esta interface muestra la parametrizacin de la formulacin contable realizada en el


mdulo de Presupuesto, permite exportarse a Excel o a archivo PRN. La ruta para
su exportacin es: Interfases - Exportaciones - Presupuesto - Contable

Al seleccionar esta opcin el sistema pregunta si desea la presentacin general o


por centro de costos, esto depende de cmo se haya realizado la parametrizacin
del presupuesto por parte del usuario
Luego el sistema pregunta el mes de corte, es decir, hasta el mes que desea
realizar el cierre de presupuesto; por ltimo solicita el rango de cuentas contables a
tener en cuenta en el informe al igual que el nivel de las mismas (Grupo Cuenta
Subcuenta Auxiliar o Subauxiliar ) en el cual se desea conocer la informacin

Este informe se presenta mes por mes, desde enero hasta el mes de cierre
digitado, en caso de no tener parametrizado el presupuesto el sistema genera un
mensaje de No hay datos para presentar. El sistema en Excel muestra la siguiente
informacin:

7.2 Inventario

Esta interface muestra la parametrizacin de la formulacin del presupuesto de


inventarios realizada en el mdulo de Presupuesto. La ruta para su exportacin es:
Interfases - Exportaciones - Presupuesto Inventario. El sistema permite exportar
a Excel o a PRN, no permite la seleccin de ningn campo, estos son datos fijos

Esta exportacin contiene la siguiente informacin: el producto, la descripcin,


cantidad y valor presupuestado mes a mes, genera lo siguiente al ser exportado a
Excel.
8. EXPORTACIN DE DOCUMENTOS EXTRACONTABLES

8.1 Ordenes de Pedido

Esta interface tiene funcionalidad cuando se utiliza el mdulo de Ordenes de


Pedidos, muestra los movimientos de los documentos Tipo Z, discriminando los
pedidos pendientes de entregar o entregados de manera parcial.

La ruta de generacin es: Interfases - Exportaciones - Documentos Extracontables


- Ordenes de Pedido; al marcar la opcin el sistema pregunta si:

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Z

nico: Solo permite seleccionar un documento Z

A continuacin se habilita la ventana de exportacin a archivo PRN o a Excel, la


informacin que visualiza es: tipo, comprobante y numero, secuencia, descripcin,
fecha del comprobante, centro y subcentro de costo, Nit, digito de verificacin,
sucursal, nombre del tercero, producto, descripcin del movimiento, referencia,
valor unitario, cantidad pedida, valor pedido, fecha de entrega pactada, cantidad
entregada, valor de venta, fecha de entrega, bodega , ubicacin, vendedor, ciudad,
zona, entre otros. En Excel se visualiza de la siguiente manera:
8.2 rdenes de Compra
Esta interface tiene funcionalidad cuando se utiliza el mdulo de rdenes de
Compra, muestra los movimientos de los documentos Tipo Y, generando los
documentos pendientes de entregar o entregados de manera parcial.

La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones - Documentos


Extracontables - rdenes de compra; al marcar la opcin el sistema pregunta si:

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Y

nico: Solo permite seleccionar un documento Y

A continuacin se habilita la ventana de exportacin a archivo PRN o a Excel, esta


exportacin muestra los mismos campos de la exportacin de rdenes de pedido
teniendo en cuenta que cambia la naturaleza del mismo pues se reciben productos,
la visualizacin de la exportacin en Excel es:

8.3 Cotizaciones

Esta interface tiene funcionalidad cuando se manejan cotizaciones en el modulo de


Ventas, muestra los movimientos de los documentos tipo V, generando informacin
de los documentos pendientes de entregar o entregados de manera parcial.

La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones - Documentos


Extracontables Cotizaciones; al marcar la opcin el sistema pregunta si:

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos V

nico: Solo permite seleccionar un documento V

A continuacin se habilita la ventana de exportacin a archivo PRN o a Excel, esta


exportacin muestra los mismos campos de la exportacin de rdenes de pedido y
rdenes de compra, teniendo en cuenta que cambia la naturaleza del mismo pues
se reciben productos, la visualizacin de la exportacin en Excel es:
9. EXPORTACIN DE VENTAS

9.1 Ventas

Esta interface tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo ventas, el informe


muestra los acumulados de ventas por vendedor y producto. La ruta para su
exportacin es: Interfases - Exportaciones - Ventas

El sistema permite hacer la exportacin por lnea o por producto dependiendo de


las necesidades del usuario, luego de seleccionar el sistema informa que tipos de
documentos sern tenidos en cuenta en la generacin del informe.

A continuacin el sistema solicita el rango de fechas del que se desea generar el


informe, luego solicita el rango de vendedores a tener en cuenta y los documentos
Tipo L que se desean tener en cuenta al momento de generar la exportacin

El sistema permite exportar a PRN o a Excel, contiene datos como: cdigo del
vendedor, cdigo del producto, nombre del producto, cantidad y valor por cada
mes, en Excel el informe se visualiza de la siguiente manera:
9.2 Recaudos

Esta interface genera los acumulados de recaudo por vendedor realizados durante
el ao. La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones Recaudos

El sistema permite la seleccin de algunos parmetros referentes al recaudo, luego


de marcar lo que se desea visualizar, el sistema pregunta el rango de cuentas que
se desean tener en cuenta.

Permite seleccionar la forma de presentacin del informe si es por vendedor o por


fecha de elaboracin de comprobantes tipo R; al seleccionar vendedor el sistema
solicita el cdigo del vendedor a tener en cuenta, en caso de seleccionar el cdigo
9999 saldrn todos los vendedores, en caso de seleccionar fechas el sistema solicita
el rango de fechas (Ao, mes y da)

Por ltimo se habilita una pantalla para seleccionar el documento tipo R sobre el
cual se desea generar el informe.
Importante:
El sistema no permite seleccionar varios documentos tipo R, eso
significa que se debe generar un informe por cada tipo de documento
R que se tenga parametrizado en el sistema

Este informe se puede enviar a Excel o a archivo PRN, su contenido depende de los
campos marcados al momento de su generacin, si se marcan todos los campos el
informe se visualiza de la siguiente manera:

9.3 Facturas y Recibos

Esta interface genera un informe que muestra secuencia a secuencia cada uno de
los documentos tipo F que dio salida al inventario con el respectivo tercero,
producto y vendedor. La ruta para su exportacin es: Interfases - Exportaciones
Facturas y Recibos

Al marcar la opcin el sistema pregunta el rango de fechas en que se desea generar


el informe, este no permite seleccionar que campos se van a visualizar son campos
fijos
Luego pregunta el rango de productos sobre el cual se desean generar la
informacin, esta exportacin se puede generar a Excel o a archivo PRN, muestra
campos como: producto, vendedor, tipo de comprobante, nmero y secuencia del
documento, NIT y nombre del tercero, valor, fecha de elaboracin del recibo de
caja, centro y subcentro de costo, cantidad y valor unitario, en Excel el informe se
visualiza de la siguiente manera:

9.4 Fuerza de Ventas

Esta interface genera nicamente archivos planos PRN, con los cuales se puede
hacer la importacin de las tablas que necesita el software ELIBOM, en su base de
datos. La ruta para su exportacin es: Interfaces - Exportaciones Fuerza de
Ventas

Al marcar la opcin el sistema solicita el tipo de archivos que se desea generar


como son: Inventarios, Clientes, Parmetros o Todo
Luego el sistema genera en forma automtica el archivo PRN e informa la ruta en la
cual el programa guardo la informacin

10. EXPORTACION DE E.D.I (Solo aplica para Pyme


Plus)

10.1 AVISO DE DESPACHO

Es un archivo plano que se cre para informar el detalle de los bienes enviados o
listos para enviar bajo condiciones acordadas previamente y le permite al receptor:

Saber cundo los bienes fueron o sern enviados


Tener el detalle preciso del despacho
Prepararse logsticamente para la recepcin del despacho
Tomar acciones para suplir los faltantes

El Aviso de Despacho est diseado para enviarlo de un lugar de origen a un lugar


de destino. En los casos de pedidos con diferentes puntos de entrega, se debe
enviar un Aviso de Despacho por cada uno de ellos

La ruta para su exportacin es: Interfaces E.D.I - Exportaciones Aviso de


Despacho y se habilita la siguiente ventana
Para exportar el aviso de despacho obligatorio haber definido ciertos parmetros en
el sistema y haber generado y grabado el aviso de despacho, al momento de
ingresar a la opcin de exportar aviso de despacho, el sistema nicamente solicita
el nmero del despacho.

Luego el sistema genera en forma automtica el archivo PRN e informa la ruta en la


cual el programa guardo la informacin

11. EXPORTACIN DE GESTION DE RECAUDOS (Solo


aplica para Pyme Plus)

11.1 Observaciones y Seguimientos

Esta interface genera la informacin definida en el mdulo de gestin de recaudos,


para su exportacin se debe ingresar por la ruta: Gestin de Recaudos Interfases
Interfases - Observacin y Seguimientos, all se habilita la siguiente ventana en la
cual se debe seleccionar el tipo de informacin a exportar
Observaciones: el sistema muestra la ventana de seleccin de campos de
exportacin donde se deben seleccionar los campo que se requieren generar
en la interfaz

Al seleccionar cada opcin el programa permite la seleccin del filtro (Nit, Fecha
Observacin o Asesor), El sistema permite la exportacin a Excel o PRN, y contiene
la informacin definida con anterioridad.

Seguimientos: El sistema muestra las mismas ventanas de filtros (NIT,


fecha de observacin o asesor) y vara son los campos de seleccin

Al seleccionar cada opcin el programa permite la seleccin del filtro (Nit, Fecha
Observacin o Asesor), El sistema permite la exportacin a Excel o PRN, y contiene
la informacin definida con anterioridad.
11.2 Interfase de Motivos de cartera

Esta interface trae los datos de los parmetros de los Motivos de Cartera, la ruta
para su generacin es: Gestin de Recaudos - Interfases Interfases de Motivos de
Cartera

Al ingresar a esta opcin el sistema pregunta el tipo de filtro por el cual se desea
generar el archivo plano

A continuacin solicita el rango de terceros, y se puede generar en archivo prn o


Excel, dependiendo del filtro seleccionado el informe muestra el cdigo y nombre
del motivo junto al NIT, fecha o cobrador segn sea el caso

11.3 Interfase de Documentos Pendientes por Motivo

Esta interface muestra todos los documentos que afectaron cuentas por cobrar y
que no tienen asociado ningn proceso en el mdulo de Gestin de Recaudos. La
ruta para generar su exportacin es: Gestin de Recaudos Interfases Interfases
de Documentos Pendientes por Motivo

Al seleccionar la opcin el sistema habilita una ventana en la cual se debe marcar el


tipo de filtro que se desea tener en la presentacin del informe, puede ser Nit,
Motivo o Cobrador
El informe muestra: el NIT, nombre del tercero y sucursal, el comprobante y
nmero del documento, la fecha del documento, el valor de la factura, el saldo, el
cobrador, el motivo, la descripcin y por ltimo la cuenta contable; el informe se
puede exportar a Excel o a PRN la visualizacin del informe en Excel es:

12. EXPORTACIN DE GESTIN DE VENTAS (Solo aplica


para Pyme Plus)

12.1 Prospectos:

Esta interface genera la informacin de los prospectos que fueron creados en el


catlogo de prospectos. La ruta para su exportacin es: Gestin de Ventas -
Interfases - Exportaciones - Prospectos
El sistema muestra los campos que se van a exportar, si el usuario desea no
mostrar un campo definido sino uno especfico, se hace doble clic en la opcin y el
sistema activa un filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el
botn siguiente el cual est identificado por los smbolos: >>

La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede


seleccionar como desea generarlo el usuario
Este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado
en la carpeta de la empresa donde se genero el informe

12.2 Contactos

Esta interface genera toda la informacin del catlogo de los contactos creados en
el mdulo.
La ruta para su exportacin es: La ruta para su exportacin es: Gestin de Ventas -
Interfases - Exportaciones - Contactos

El proceso de generacin es igual al de prospecto, donde el sistema muestra los


campos que se van a exportar, si el usuario desea que el informe no muestre todos
los valores creados sino uno especfico se hace doble clic en la opcin y el sistema
activa un filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el botn
siguiente el cual est identificado por los smbolos: >>.

La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede


seleccionar como desea generarlo el usuario.
Este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado
en la carpeta de la empresa donde se genero el informe

12.3 Seguimientos

Esta interface genera toda la informacin de los seguimientos realizados a los


clientes.
La ruta para su exportacin es: Gestin de Ventas - Interfases - Exportaciones -
Seguimientos
El proceso de generacin es igual al del prospecto, donde el sistema muestra los
campos que se van a exportar, si el usuario desea que el informe no muestre todos
los valores creados sino uno especfico se da doble clic en la opcin y el sistema
activa un filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el botn
siguiente el cual est identificado por los smbolos: >>.

La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede


seleccionar como desea generarlo el usuario, este informe no se puede exportar a
Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en la carpeta dela empresa donde
se genero el informe

12.4 Cotizaciones / Ventas:

Esta interface genera la informacin de las cotizaciones y ventas registradas por el


mdulo de gestin de ventas.
La ruta para su exportacin es: Gestin de Ventas - Interfases Exportaciones
Cotizaciones / Ventas

El proceso de generacin es igual al de prospectos, no puede exportase a Excel.

Importante:
Si algunos de los campos solicitados por la exportacin de interfaces
de gestin de ventas no est parametrizado, no se puede generar el
archivo, es obligatorio que est completamente parametrizado el
modulo por la opcin de parametrizacin general y parametrizacin
de gestin