Mapa Procesos Sbad-CA-001 2 Ed

MAPA DE PROCESOS DE LA
UNIVERSIDAD DE BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

EXTREMADURA
EDICIN:2 SBAD-CA-001
MAPA DE PROCESOS DE LA BIBLIOTECA

UNIVERSITARIA
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Comisin Tcnica Servicio de Biblioteca
Servicio de Biblioteca y U.T. de Evaluacin Direccin Servicio de Biblioteca y
y Calidad U.T. de Evaluacin y Calidad
Fecha: 12 de septiembre de 2013

Fecha: 16 de enero de 2013 Fecha: 16 de julio de 2013
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Comisin Tcnica Servicio de Biblioteca
Direccin Servicio de Biblioteca U.T. de Evaluacin y Calidad
Subdireccin Coordinacin Tcnica
Fecha: noviembre de 2015
Fecha: octubre de 2015 Fecha: noviembre de 2015
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EXTREMADURA
INDICE
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. USUARIOS 3
4. MAPA GENERAL DE PROCESOS DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA 4
5. PROCESOS DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA 5
5.1 PROCESOS ESTRATGICOS 5
5.1.1 PROCESO DE DIRECCIN, PLANIFICACIN, EVALUACIN Y MEJORA (PBE01) 5
5.1.2 PROCESO DE NUEVOS DESARROLLOS TECNOLGICOS Y SERVICIOS DIGITALES. (PBE02) 11
5.1.3 PROCESO DE LA PROYECCIN DE LA BIBLIOTECA Y RELACIN CON LA SOCIEDAD (PBE03) 14
5.2 PROCESOS CLAVE 17
5.2.1 PROCESO DE GESTIN DE LA COLECCIN. (PBC01) 17
5.2.2 SERVICIOS BSICOS. (PBC02) 32
5.2.3 SERVICIOS ESPECIALIZADOS. (PBC03) 37
5.3 PROCESOS SOPORTE 48
5.3.1 GESTIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA DE LA BIBLIOTECA DE LA UEx. (PBS01) 48
5.3.1.1 RECEPCIN Y PAGO DE FACTURAS. (SubPBS01_01) 49
5.3.1.2 GESTIN DE SOLICITUDES DEL PERSONAL EN BIBLIOTECAS CENTRALES. (SubPBS01_02) 50
5.3.1.3 COBROS PRESTMOS INTERBIBLIOTECARIOS. (SubPBS01_03) 51
5.3.1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE BECARIOS DE COLABORACIN.
(SubPBS01_04) 53
5.3.2 MANTENIMIENTO DE ESPACIOS, EQUIPOS E INSTALACIONES. (PBS02) 54
5.3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA EXTRAORDINARIA DE BIBLIOTECAS EN FIN DE SEMANA
DURANTE LOS PERIODOS DE EXMENES. (PBS03) 56
6. HISTRICO DE CAMBIOS 57
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EXTREMADURA
1. OBJETIVO
Este documento constituye una representacin esquematizada de los procesos que describen los servicios y
actividades prestados por la Biblioteca Universitaria. Estos procesos se agrupan en tres niveles:
Estratgicos (que relacionan a la organizacin con su entorno y definen sus polticas y estrategias,
marcando las directrices y lmites de actuacin para el resto de los procesos).
Claves u operativos (definen la cadena de valor orientada a la satisfaccin de las necesidades y
expectativas de los clientes)
Soporte (apoyan los procesos operativos).
2. ALCANCE
Los procesos que se plantean son de aplicacin a todos los servicios ofertados por la Biblioteca Universitaria de
la UEX, con independencia de la ubicacin geogrfica o el Centro en que se encuentre implantado dicho servicio.
3. USUARIOS
Se consideran usuarios:
- Personal docente e investigador de la Universidad de Extremadura y centros adscritos.
- Estudiantes de la Universidad de Extremadura y centros adscritos.
- Becarios de investigacin que realicen su labor en la Universidad de Extremadura.
- Personal de Administracin y Servicios de la Universidad de Extremadura.
- Profesores y estudiantes visitantes pertenecientes a programas reglamentados.
- Cualquier otra persona ajena a la Universidad de Extremadura a quien se reconozca la condicin de usuario
externo mediante autorizacin temporal o permanente, as como instituciones con quien se firme algn
Convenio con mencin expresa a servicios bibliotecarios, siempre que acrediten la necesidad de utilizacin
de los servicios de la Biblioteca.
DEFINICIONES
MILLENNIUM: Es el nombre comercial del software integrado de gestin bibliotecaria que utiliza la Universidad
de Extremadura. Est organizado de diferentes MDULOS, que son los distintos componentes del software
que se ocupan de diferentes aspectos de la gestin bibliotecaria. Son los siguientes: circulacin o prstamo,
catalogacin, adquisiciones, seriadas o revistas, ERM o gestin de recursos electrnicos, webridge o resolvedor
de enlaces y otros.
MONOGRAFA: se refiere a obras impresas que se editan en uno o varios volmenes pero que tienen carcter
unitario y finito.
PUBLICACIN SERIADA: publicacin impresa o no impresa, editada en partes que se suceden, normalmente
en orden cronolgico, destinada a continuarse indefinidamente.
DESIDERATA: En el contexto bibliotecario se suele utilizar esta denominacin para designar a un formulario
que se facilita a los usuarios del centro para que soliciten la adquisicin de obras que segn su opinin
deberan formar parte de sus fondos. Estas peticiones sern evaluadas y satisfechas atendiendo a una serie de
criterios (adecuacin al fondo de la biblioteca, existencia o no de otras obras de temtica similar, etc.).
REBIUN: Red Espaola de Bibliotecas Universitarias.
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EXTREMADURA
CONSEJO ASESOR: rgano colegiado de representacin de los diferentes estamentos universitarios previsto
en los estatutos de la UEx y que asesora a algunos servicios.
REPOSITORIO INSTITUCIONAL: Es un archivo electrnico donde se depositan los trabajos derivados de la
produccin cientfica o acadmica de una institucin. Su objetivo esencial es aumentar la visibilidad de la
produccin cientfica de esa Institucin. Tambin contribuyen a la preservacin de los documentos digitales all
depositados.
ISBD: International Standard Book Description. Norma internacional para la descripcin de obras y su inclusin
en catlogos de bibliotecas.
4. MAPA GENERAL DE PROCESOS DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
PBE01: PROC ESO DE DIRECCIN, PBE03: PROCES O PARA LA

PBE02: PROC ESO D E NUEVOS DESARROLLOS
PROCESOS PLANIFICACIN, EVALUACIN Y
MEJORA TEC NO LG ICO S Y SE RVICIOS DIGITALES
PR OYE CCIN DE LA BIBLIOTECA
Y REL ACIN CON LA SOCIEDAD
ESTRATGICOS
USUARIOS
PBC01: PROCESO DE GESTIN DE LA COLECCIN
SubPBC01_02: COMPRA O
SubPBC01 _01: COMPRA
RENOVACIN DE PUBLI
UNITARIAS CACIONES SERIADAS
PBC02: PROCESO DE SERVICIOS BSICOS
SubPBC01 _03: DONACIN SubPBC01 _04: PROCESO
SubPBC02_01:
E INTERCAMBIO TCNICO SubPBC02 _02: PRSTAMO
DOMICILIARIO
INTERBIBLIOTECARIO
SubPBC01_05: COMPRA O
RENOVACIN DE RECURSOS
ELECTRNICOS
CLAVE PBC03: PROCESO DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS
SubPBC03_01:
SubPBC03 _02: FO RMACIN DE SubPBC03_ 03: APOYO A LA
INFORMACIN
USUARIOS DOCE NCIA E INVESTIGACIN
BIBLIOGRFICA
SubPBC03_04:
BIBLIOGRAFA
RECOMENDADA
PBS01: GESTIN ECO N MICA Y AD MI NISTR AT IVA DE LA BIBLIOTECA Uex
SubPBS01 _02: GESTIN

SOLICITUD ES DEL
SubPBS01 _01: RECEPCIN
PERSONAL EN
Y PAGO DE FACTURAS PBS03: APERTURA
PROCESOS BIBLIOTECAS CENTRALES PBS02: MATENIMIENTO DE
ESPACI OS, EQUIPOS E
EXTRAO RDINA RIA BIBLIOTECAS
EN FIN DE SEM ANA DUR ANTE LO S
SOPORTE SubPBS01 _03: COBROS SubPBS01_04: INSTALACIONES
PE RI OD OS DE EXMENES
PRSTAMOS INCORPORACIN DE
INTERBIBLIOTECARIOS BE CARI OS DE COLABORA.
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5. PROCESOS DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
5.1 PROCESOS ESTRATGICOS
5.1.1 PROCESO DE DIRECCIN, PLANIFICACIN, EVALUACIN Y MEJORA (PBE01)
OBJETO
Planificar las actuaciones del Servicio, evaluar los resultados y proponer mejoras.
ALCANCE
Recoge las propuestas de la Direccin del Servicio, las transforma en objetivos y trata de asegurar su consecucin
de manera eficiente
DESCRIPCIN
La Biblioteca de la Universidad desarrolla sus acciones de acuerdo con una planificacin estratgica plurianual que
se concreta en planes operativos.
Los planes estratgicos tienen un carcter peridico y la estrategia a desarrollar deber estar alineada con las lneas
estratgicas generales de la Universidad y con REBIUN.
Los planes estratgicos constan de varias lneas de actuacin, cada una de las cuales se despliega en varias
acciones. Para la concrecin de stos, se definen cada ao los objetivos operativos
La Direccin del Servicio define el plan estratgico de forma sistemtica, de acuerdo con la metodologa que en
cada momento se considere ms adecuada, fomentando la participacin de toda la plantilla y de diferentes tipos de
usuarios a travs del Consejo Asesor-. El arranque de cada nuevo ciclo de planificacin tendr lugar
aproximadamente en el ltimo semestre del Plan que est a punto de finalizar.
Cada Plan Estratgico (PBE01_D001) estar integrado, al menos, por los siguientes elementos:
Introduccin en la que se explicite la metodologa de elaboracin.
Misin y visin de la biblioteca que se pretende alcanzar al final del periodo de vigencia del plan.
Lneas estratgicas: definicin de los ejes fundamentales de actuacin
Acciones estratgicas: definicin de acciones que permitirn el desarrollo de las lneas estratgicas de actuacin.
Una vez redactado el Plan Estratgico la Direccin del Servicio lo presentar al Consejo Asesor y al Vicerrector
responsable de las competencias de Bibliotecas para que lo aprueben. El Plan ser accesible a travs de la web,
una vez lo publique la Direccin del Servicio.
Para el despliegue y ejecucin del Plan estratgico se disean junto a los responsables de proyecto y/o Jefes de las
Unidades Tcnicas implicadas, los Planes Operativos y parciales (PBE01_D002 y PBE01_D003), que contienen
cada ao la planificacin de objetivos a desarrollar para cada una de las lneas y acciones estratgicas, de modo
que tienen que ser coherentes y estar alineados con las mismas. El proceso de definicin de los planes operativos
anuales es descendente pero no participativo. En estos planes se definirn, al menos, los siguientes elementos:
Lnea y accin estratgica con la que se alinea el objetivo operativo
5
EXTREMADURA
Enunciado o definicin del objetivo.

Indicadores objetivos que permitan evaluar el grado de cumplimiento del objetivo al final del ao
Responsables
A final de cada ao se elaborar un informe interno de resultados de cada uno de estos planes. La informacin
contenida en ellos se vuelca en la Memoria Anual del Servicio (BPE01_04).
Adems, en el primer trimestre de cada ao se celebrarn sesiones informativas en las que, entre otras
informaciones, se presenta y explica a todo el personal de la biblioteca, por parte de la Direccin del Servicio, el
informe de seguimiento del ao anterior y la previsin del ao en curso.
Cada plan estratgico culmina con un proceso de evaluacin de acuerdo con una filosofa de mejora continua. La
Direccin del Servicio redacta un informe final del Plan, que se eleva al Consejo Asesor (PBE01_D005).
Igualmente, cada ao los responsables de proyecto o plan parcial redactan un informe de seguimiento del plan
operativo o parcial que se presenta a la Direccin del Servicio.
El informe de seguimiento presenta, para cada objetivo, el resumen de las acciones concretas desarrolladas,
aportando las indicaciones que se estimen oportunas para la comprensin del mismo as como una estimacin del
grado de cumplimiento basado en el nivel de cumplimiento de los indicadores.
En el caso de objetivos con bajo o nulo ndice de cumplimiento se expondrn asimismo las causas que no han
hecho posible un cumplimiento satisfactorio.
En el caso de objetivos que hayan sido desestimados se expondrn los motivos que justifiquen la decisin.
En el caso de que existan objetivos sobrevenidos, que no constaban en el plan operativo se indicar tambin el
motivo que justifica su incorporacin.
UNIDADES IMPLICADAS
Unidad Puesto Descripcin de tareas

Preparacin de los documentos de las
fases previas a la redaccin de los planes
(encuestas etc.)
Direccin del Servicio Director/a Redaccin borrador Plan
Redaccin Plan
Gestin y seguimiento
Evaluacin
Revisin y sugerencias respecto al Borrador
Subdirecciones Subdirectores/as
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EXTREMADURA
Direccin del Servicio Director/a Establecimiento de prioridades para

Subdirecciones Subdirectores/as Planificacin operativa anual
Recopilacin y anlisis de las Estadsticas e

Subdir. Coord. Tcnica Subdirector/a
indicadores
Planificacin operativa anual y redaccin
Subdirecciones Planes parciales (borradores y definitivos)
Servicio de Bibliotecas
Jefes UU.TT. Gestin y seguimiento
Evaluacin
Consejo Asesor Debate y Aprobacin Planes y Memorias
Vicerrectorado responsable de las

Vicerrector/a Aprobacin Planes y Memorias
competencias de Bibliotecas
DOCUMENTOS
PBE01_D001. Plan Estratgico.

PBE01_D002. Plan Operativo.
PBE01_D003. Planes parciales o proyectos de actuacin.
PBE01_D004. Memoria anual de evaluacin y seguimiento
PBE01_D005. Informe final del Plan Estratgico
DIAGRAMA
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EXTREMADURA
INICIO
Propu esta de Plan Estratgico

Dir ecci n d el Servicio
Anlisis y discusin del Plan Gr

upos de Inters a tr avs del
Consejo Asesor y personal SBUEx
Remisin Vicerr ector responsable

Dir eccin del Servicio
NO
Se aprueba?
SI
Comunicacin a Consejo Asesor y Evidencia:

personal del servicio Dir eccin del Plan. PBE01_D001
Servicio
Desp liegue de la planificacin

(planes parciales y proyectos)
Elaboracin de bo rrad ores d e

Planes Operativos
Jefe d e Unidad / Jefe d e Proyecto
Envo a Dir eccin o a Comisin

Tcnica
Jefe d e Unidad / Jefe d e Proyecto
NO
Evidencia:
Plan O perativo.
Se aprueba?
PBE01_D002
SI
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EXTREMADURA
Ejecu cin de planes par ciales

Planes parciales o
derivados y proyectos
proyectos. PBE01_D003
Personal biblioteca
Revisin y medicin de
actuaciones y resultados
Responsable del proyecto
Elaboracin de informes, Memorias

Memoria e informes.
Anuales. Evaluacin global Dir
PBE01_D004
eccin del servicio
Elaboracin de informe final del Evidencia:

Plan Estratgico Informe final PBE01_D005
Dir eccin del servicio
FIN
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
La evaluacin de los resultados del proceso ser responsabilidad del Director del Servicio y tendr en
cuenta, al menos, los indicadores que se recogen ms abajo. Por otra parte, el seguimiento de este proceso, o
comprobacin de que se han hecho las tareas y actividades indicadas en los plazos establecidos, lo realizar la
Subdireccin de Coordinacin Tcnica.
Indicadores
De proceso
- Cumplimiento de fechas y periodicidad
- Nivel de participacin del personal
De xito
- % Acciones realizadas
- % mejora respecto a ejercicios anteriores
Estos indicadores se recogen anualmente.
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EXTREMADURA
ARCHIVO:
Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin

PBE01_D001. Electrnico (intranet) U.T. Automatizacin. 5 aos
PBE01_D002. Electrnico (intranet) U.T. Automatizacin. 2 aos
PBE01_D003. Electrnico (intranet) U.T. Automatizacin 2 aos
PBE01_D004. Electrnico (Repositorio) U.T. Automatizacin Hasta final Plan Estratgico
PBE01_D005. Electrnico (Repositorio) U.T. Automatizacin Permanente
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EXTREMADURA
5.1.2 PROCESO DE NUEVOS DESARROLLOS TECNOLGICOS Y SERVICIOS DIGITALES. (PBE02)
OBJETO
Hacer llegar la biblioteca a todos sus usuarios, sin limitaciones espaciales ni temporales, en un entorno puramente
digital
ALCANCE
Este proceso, ntimamente relacionado con el proceso PBE01 abarca desde el desarrollo de nuevos servicios
tecnolgicos hasta el mantenimiento del Repositorio Institucional.
DESCRIPCIN
La Biblioteca Universitaria incorpora de manera continuada aquellos elementos tecnolgicos que supongan una
mayor efectividad e impacto en los servicios que presta.
Las Unidades tcnicas de Automatizacin y de Biblioteca Digital sern las encargadas de desplegar, valorar costes
econmicos y de carga de trabajo de los objetivos, relacionados con su desempeo, que se proponen en el Plan
Estratgico (PBE01_D001) que quedarn expuestos en el Plan Operativo (PBE01_D002) y en los planes parciales
(PBE01_D003).
Se realizarn informes anuales y de cierre de cada proyecto tecnolgico, que se aadirn a los informes y Memorias
Anuales del Servicio (PBE01_D004).
UNIDADES IMPLICADAS

Presentacin de propuesta
Direccin del Servicio Director/a
Aprobacin final
Redaccin planes de trabajo
UT Automatizacin Responsable
Redaccin informes de ejecucin
UT Biblioteca Digital Responsable
DOCUMENTOS
PBE01_D001. Plan Estratgico
PBE01_D002. Plan Operativo.
PBE01_D003. Planes parciales o proyectos de actuacin
DIAGRAMA
11
EXTREMADURA
INICIO
Plan Estratgico Propuesta de nueva necesidad o

Planes Operativos mejora d e un servicio existente
Comunicacin a la UT implicada
(au tomatizacin o Bca. Digital)
Es viable? NO FIN
SI
Asignacin de tareas, plazos y Plan

de trabajo
UT implicada
Ejecucin plan de trabajo

Supervisin plan de trab ajo y

medidas
UT implicad a / Dir eccin del
Servicio
Incor poracin de datos a Informes Evidencia:

y Memo rias Anuales Dir eccin del Memoria final. PBE01_D004
Servicio
FIN
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EXTREMADURA
Peridicamente, al menos dos veces al ao (a mitad de periodo y al finalizar el mismo), se revisar la marcha de
dichos desarrollos y las posibles derivaciones de coste y tiempo, ajustando las previsiones cuando as se requiera.
El seguimiento de este proceso lo realizar la Subdireccin de Coordinacin Tcnica, que comprobar que se han
realizado las tareas establecidas en este proceso en los plazos indicados y, en caso de no ser as, indicar las
razones que lo puedan justificar.
Indicadores
Propuestas realizadas vs. Propuestas estudiadas
Cumplimiento de plazos de ejecucin
Desviacin de presupuestos.
ARCHIVO:

PBE01_D001 Electrnico (intranet)
PBE01_D002 Electrnico (intranet) Vase PROCESO DE DIRECCIN, PLANIFICACIN,
PBE01_D003 Electrnico (intranet) EVALUACIN Y MEJORA (PBE01)
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EXTREMADURA
5.1.3 PROCESO DE LA PROYECCIN DE LA BIBLIOTECA Y RELACIN CON LA SOCIEDAD. (PBE03)
OBJETO
Aumentar la visibilidad de la biblioteca y dar a conocer la variedad de sus actuaciones. Rentabilizar la inversin en
recursos.
ALCANCE
Este proceso abarca desde la organizacin de actividades y productos divulgativos hasta cmo se establecen las
relaciones de la Biblioteca Universitaria tanto con la comunidad universitaria como con el resto de la sociedad
DESCRIPCIN
En los distintos Planes estratgicos (PBE01_D001) y en los planes parciales (PBE01_D003) se incluye siempre una
lnea vinculada a la proyeccin, responsabilidad social, comunicacin externa etc.
La Direccin del Servicio comunica estas lneas a la Unidad tcnica de Extensin que es la encargada de desplegar,
valorar costes econmicos y de carga de trabajo de los objetivos, relacionados con su desempeo, que se proponen
en el Plan Estratgico y en los planes parciales y que quedarn expuestos en el Plan Operativo (PBE01_D002)
Para aquellas actividades que requieran financiacin, el Servicio de Bibliotecas contactar con posibles
patrocinadores internos o externos.
Se realizarn informes anuales y de cierre de cada proyecto tecnolgico, que se aadirn a los informes y Memorias
Anuales del Servicio (PBE01_D004).
UNIDADES IMPLICADAS

Presentacin de propuesta
Direccin del Servicio Director/a
Aprobacin final
UT Extensin Responsable
DOCUMENTOS
PBE01_D002. Plan Operativo
PBE01_D003. Planes parciales o proyectos de actuacin
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EXTREMADURA
DIAGRAMA
INICIO
Comunicacin a la UT implicada
Plan Estratgico (Ext ensi n y Comunicacin) Dir
Planes Operat ivos ecci n d el Servicio
Elaboracin de pr opuesta
UT Implicad a
Requiere financiacin?
NO SI
Lo realiza la UT sola? SI Se consigue financiacin? NO FIN
NO SI
Asignacin y reparto de tar eas en

co laboracin con otras u nid ades
UT implicad a
Asignacin de tareas, plazos y Plan

de t rabajo
UT implicad a
Supervisin plan de t rab ajo y

medidas
UT Implicad a / Dir ecci n d el
Servicio
Incor poracin de datos a Informes Evidencia:

y Memo rias Anuales Dir ecci n d el Memoria final. PBE01_D004
Servicio
FIN
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EXTREMADURA
Peridicamente, a mitad y a final de ao, la direccin junto con los responsables del proceso revisar la marcha de
los proyectos en marcha.
Se realizarn informes anuales y de cierre de cada proyecto.
Indicadores
- Nmero de actividades realizadas anualmente vs. Actividades propuestas
- Nmero de productos divulgativos por ao
- Nmero de campaas por ao
- Indicadores de impacto: visitantes a actividades, seguidores etc.
ARCHIVO:

PBE01_D002 Electrnico (intranet) Vase PROCESO DE DIRECCIN, PLANIFICACIN,
PBE01_D003 Electrnico (intranet) EVALUACIN Y MEJORA (PBE01)
Registros
- Copia de cada producto asociado a campaas, actividades etc. (papel, se guarda en la UT ,

permanente)
- Copia de los convenios y Alianzas electrnico-. Direccin Servicio
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EXTREMADURA
5.2 PROCESOS CLAVE
5.2.1 PROCESO DE GESTIN DE LA COLECCIN. (PBC01)
NORMATIVA
Presupuestos de la Universidad de Extremadura.
Es un macroproceso que pretende reunir colecciones adecuadas a las necesidades de aprendizaje,

docencia e investigacin. Establece la poltica de adquisiciones, determina su control y proceso. Se ocupa de la
formacin de la coleccin bibliogrfica, tratamiento tcnico de la misma para facilitar la recuperacin y consulta,
mantenimiento (expurgo, encuadernacin, revisin y ordenacin de fondos en estanteras) y evaluacin de la
coleccin.
5.2.1.1 SUBPROCESO DE COMPRA UNITARIAS (SubPBC01_01)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es la gestin de las actividades destinadas a asegurar la consolidacin, mejora y
adecuacin de las colecciones conforme a las necesidades de aprendizaje, docencia e investigacin.
ALCANCE
En este proceso se realizan las siguientes actividades: gestin de los presupuestos destinados a la adquisicin de
fondos bibliogrficos, apoyo a la seleccin bibliogrfica, procedimientos de compra, negociacin con los
proveedores para la mejora de las condiciones econmicas, plazos de entrega, etc., seguimiento de pedidos y
presupuestos.
DESCRIPCIN
El proceso de Adquisicin y Seleccin se inicia con una solicitud de compra por desiderata, actualizacin o solicitud
directa, (SubPBC01_01_D001). Recibida por el personal de la biblioteca, el personal tcnico estudia en catlogo su
pertinencia. Si es rechazada se comunica, en el plazo mximo de una semana, al peticionario
(SubPBC01_01_D002) y si es aceptada se procede a la adquisicin.
La adquisicin la inicia el bibliotecario encargado de la compra (sea un bibliotecario de Centro, sea el personal de
las UU.TT. de Gestin de la Coleccin), con una transaccin en el mdulo correspondiente de Millennium (BDMIL)
y se informa del pedido al proveedor, que enva ste con su factura. Se recibe el pedido y se comprueba para
reclamar en caso de no ser correcto el contenido o factura (BDMIL). Recibido correctamente el pedido, la obra se
marca como recibida y se pasa a Proceso Tcnico y la factura se carga en el mdulo Millennium. Si el presupuesto
es propio se enva a Gestin Econmica de la BUEx factura original (SubPBS01_D001). Si el presupuesto es de
Departamento o de un Proyecto se remite a ste su facturacin.
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EXTREMADURA
UNIDADES IMPLICADAS
U.T. Gestin de la Coleccin. Recepcin peticiones
Responsable
Unitarios. Comunicacin usuarios y proveedores
Transaccin pedido Millennium
Bibliotecas de Centro Responsables biblioteca Reclamacin
Cargo pedido y facturacin Millennium
Gestin Econmica de la BUEx Jefe de negociado Tramitacin factura
indicadores
DOCUMENTOS
SubPBC01_01_D001. Solicitud de compra.
SubPBC01_01_D002. Comunicacin de rechazo.
BDMIL. Registro de pedido.
BDMIL. Registro de reclamacin.
SubPBS01_D001. Factura.
DIAGRAMA
COMPRA UNITARIAS
DOCUMENTO PERSONAL PROCESO GESTIN DOCUMENTO
ENTRADA BIBLIOTECA USUARIO PROVEEDORES ECONMICA SALIDA
TCNICO
Alumno,
Recibe s olicitud Departamento,
B DMIL Proyecto solicita,
Persona fsica o
institucin pro ponen
NO BDMIL
Pertinente?
SI
Informacin
Transa ccin , pe did o
Pedido
en mdu lo
Envo pe did o
Correcto? NO R eclamacin
SI
C argo pe dido y PROC ESO

facturacin en Mdulo TCNICO
Milennium
Evide ncia: Factura:
Sub PBS01_01 _D001
Presu puesto? Envo factura or ina l y

PROPIO
hoja de inv entario
NO PROPIO Remisin de factura
FIN
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EXTREMADURA
ARCHIVO:

SubPBC01_01_D001 Papel o electrnico Responsable del presupuesto 1 ao
SubPBC01_01_D002 Papel o electrnico Responsable del presupuesto 1 ao
BDMIL. Base de datos Vase Anexo Bases de Datos
SubPBS01_D001. Papel Vase Gestin Econmica Administrativa (Sub PBS01)
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EXTREMADURA
5.2.1.2 SUBPROCESO DE COMPRA O RENOVACIN DE PUBLICACIONES SERIADAS (SubPBC01_02)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es la gestin de las actividades destinadas a asegurar la consolidacin, mejora y
adecuacin de la coleccin de publicaciones peridicas conforme a las necesidades de aprendizaje, docencia e
investigacin.
ALCANCE
En este proceso se realizan las siguientes actividades: gestin de los presupuestos destinados a la suscripcin y
renovacin de publicaciones peridicas, tanto en papel como electrnicas (con excepcin de las plataformas), apoyo
a la seleccin, procedimientos de compra, negociacin con proveedores para la mejora de las condiciones
econmicas, condiciones de envo, etc., as como elaboracin y envo de listados de pedidos a las bibliotecas de
Centro y mantenimiento de los fondos de la coleccin.
DESCRIPCIN
El proceso se inicia con una solicitud bien de suscripcin bien de renovacin de una revista por parte del personal
docente e investigador (SubPBC01_02_D001).
Recibida la solicitud en la UT de Gestin de la Coleccin-Seriadas, su personal tcnico estudia la pertinencia. Si es

rechazada se comunica, en el plazo mximo de una semana por e-mail, al peticionario (SubPBC01_02_D002) y si
es aceptada se enva a varios proveedores para que presenten presupuestos (SubPBC01_02_D003). Se estudian
stos y se elige al proveedor.
Se recibe la factura del proveedor, que es enviada para su trmite en el caso de las revistas en papel a Gestin
Econmica BUEx (SubPBS01_D001).
Se inician las transacciones en el mdulo Millennium (BDMIL) (creando bibliogrficos de nuevas suscripciones y
registros de pedido del ao en curso) y se informa a cada biblioteca, mediante listado, de las revistas que recibirn
en papel:
o Para revistas en papel, los bibliotecarios o el personal tcnico auxiliar de la biblioteca receptora incorporan
los fondos en el caso de renovaciones y, en el caso de nuevas suscripciones, modifica el registro
bibliogrfico y crea el fondo (BDMIL).
o Para revistas electrnicas: Se comprueba que las renovaciones tienen enlaces activos y se incorporan los
fondos de las suscripciones.
Cuando una revista se incorpora por primera vez a la coleccin, y siempre que se produzcan cambios en los datos
de descripcin de la obra de periodicidad u otros, se pasa la informacin o la revista a la UT de Proceso Tcnico
para que cree o modifique el correspondiente registro bibliogrfico.
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EXTREMADURA
UNIDADES IMPLICADAS

Recepcin peticiones
Valoracin pertinencia.
Comunicacin proveedores
Transaccin pedido Millennium
Ejecucin de pedidos en Millennium.
Reclamaciones.
U.T. Gestin de la Coleccin. Responsable
Enva listados papel a bibliotecas
Seriadas Tcnicos auxiliares
Cargo pedido y facturacin Millennium
Actualizacin fondos.
Creacin hoja de inventario
Remisin factura
Obtencin de datos estadsticos para Memoria
anual.
Responsable
Bibliotecarios de Centro Actualizacin fondos.
Tcnicos auxiliares
Gestin Econmica de la BUEx Tramitacin factura
UT Proceso Bib. Creacin de registros bib. En el catlogo.
indicadores
DOCUMENTOS
SubPBC01_02_D001. Solicitud de suscripcin o renovacin.
SubPBC01_02_D002. Comunicacin de rechazo.
SubPBC01_02_D003. Propuestas proveedores.
SubPBS01_D001. Factura.
BDMIL. Registro de pedido
BDMIL. Registro de fondo
DIAGRAMA
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EXTREMADURA
INICIO
Evidencia:
Solicitud Solicitud de suscripcin o
Usuario renovacin subPBC01_02_D001
Procede? Denegacin
NO
U.T. Seriadas
SI Evi dencia:
Comunicacin de rechazo
subPBC01_02_D002
Presupuesto
U.T. Seriadas
Evidencia:
Propuestas de proveedores
subPBC01_02_D003
Seleccin proveedor
U.T. Seriadas
Cursar pedido
BDMIL
U.T. Seriadas
ELECTRNICO Formato? PAPEL
Revisin o creacin enlaces Recepcin revist a

U.T. Seriadas Personal SBUEx
Actu alizacin de fon dos y

reclamacin de nmer o n o
recibidos
U.T. Seriadas
PROCESO
SI
TCNICO Nueva o cambio?
Intro ducci n d en MILLENIUM de

datos econ micos BDMIL
U.T. Seriadas
Evidencia: Fact ura.

Tramitacin de factur as SubPBS01_01_D001
U.T. Seriadas
FIN 22
EXTREMADURA
ARCHIVO:

SubPBC01_02_D001. Papel o correo electrnico Responsable del presupuesto 1 ao
SubPBC01_02_D002. Correo electrnico Responsable del presupuesto 1 ao
1 ao (cierre ejercicio
SubPBC01_02_D003. Electrnico Responsable del presupuesto
econmico)
SubPBS01_D001. Papel Vase Gestin Econmica Administrativa (Sub PBS01)
23
EXTREMADURA
5.2.1.3 SUBPROCESO DE DONACIN E INTERCAMBIO (SubPBC01_03)
OBJETO
El objeto de este subproceso es la gestin de los recursos bibliogrficos ingresados por vas diferentes de la compra
(donacin e intercambio).
ALCANCE
En este proceso se incluyen las actividades destinadas a asegurar la consolidacin, mejora y adecuacin de las
colecciones a las necesidades de aprendizaje, docencia e investigacin mediante el procedimiento de donacin e
intercambio.
DESCRIPCIN
El proceso de seleccin y adquisicin mediante donacin (publicaciones seriadas y unitarias) e intercambio

(publicaciones unitarias) se inicia con una solicitud de propuesta de donacin (generalmente de persona fsica) e
intercambio (generalmente de institucin) (SubPBC01_03_D001).
Recibida la solicitud de donacin por el personal de la biblioteca, el personal tcnico comprueba en catlogo si las
obras constan ya en la coleccin y se estudia su pertinencia o no. Si es rechazada se comunica, en el plazo mximo
de una semana por e-mail al donante y si es admitida conforme a ciertas formalidades de aceptacin y envo
(SubPBC01_03_D002), se procede a su ingreso en la coleccin (segn lo establecido en el SubPBC01_04).
En el caso de intercambio se estudia su pertinencia o no. Si procede, se ingresa en nuestra coleccin y si no

procede se da de alta como duplicado, ofrecindose a otras bibliotecas.
UNIDADES IMPLICADAS

Recepcin de propuesta
Valoracin propuesta
U.T Gestin de la Coleccin.
Comunicacin y agradecimiento a donantes
Publicaciones Unitarias
Alta en base de datos de duplicados
Evaluacin
Recepcin de propuesta
U.T. Gestin de la Coleccin. Valoracin propuesta
Publicaciones Seriadas Comunicacin y agradecimiento a donantes
Evaluacin
DOCUMENTOS
SubPBC01_03_D001. Propuesta de donacin.
SubPBC01_03_D002. Formalidades de aceptacin y envo.
DIAGRAMA
24
EXTREMADURA
DONACIN E INTERCAMBIO (SubPBC01_03)

DOCUMENTO PROCESO DOCUMENTO
ENTRADA U.T. GESTIN COLECCIN DONANTE SALIDA
TCNICO
Evidencia:
Propuesta de do na ci n o Rece pcin de
initercambioo: prop uesta
Sub PBC01_03_D001
Pertinente? C omunicacin de
NO
rechazo
SI
E videncia:
Formalidades d e Formalidades de
aceptaci n aceptacin y envo: S
Acep tacin de envio
ubP BC01_03_D002
Recepcin de evno
Tipo de Publicacin?
SERIADA S UNITAR IAS
Nueva?
NO
SI
C onsulta LOPE
Fond o
C reacin de registr o y
fo ndo
Duplicado? NO
SI PR OC ESO
Inventario T CNIC O
magn etizacin
Alta duplicados
FIN
ARCHIVO:

SubPBC01_03_D001. Papel o correo electrnico Responsable U.T. 1 ao
SubPBC01_03_D002. Correo electrnico Responsable U.T. 1 ao
25
EXTREMADURA
5.2.1.4 SUBPROCESO PROCESO TCNICO (SubPBC01_04)
OBJETO
Este proceso incluye las tareas documentales precisas para que un documento que ingrese en el fondo de la
Biblioteca sea localizable mediante una bsqueda y quede puesto a disposicin de los usuarios.
ALCANCE
El proceso tcnico abarca desde la introduccin de los datos bibliogrficos mnimos para la compra de una obra
hasta la incorporacin definitiva y completa de todos los datos que puedan enriquecer la informacin relativa a ella y
mejorar su recuperabilidad mediante bsquedas, incluyendo cuando sea posible la visualizacin de cubiertas y
tablas de contenido.
Los trabajos que se definen se refieren a todo tipo de soportes documentales y, tambin, a cualquiera de las
opciones posibles de ingreso de los documentos en la coleccin (compra, donativos, canje, depsito...).
El objetivo fundamental que orienta el proceso tcnico es posibilitar una recuperacin pertinente y exhaustiva de la
informacin y el conocimiento contenidos en el fondo documental.
DESCRIPCIN
El proceso tcnico de un documento de compra o donacin se inicia con la creacin del registro de pedido
(BDMIL) en el mdulo de adquisiciones de Millennium.
Recibido el documento por el personal de la biblioteca y verificados los datos se enva a la U.T. de Proceso Tcnico
y Bibliogrfico, donde se rescata el registro de pedido, recupera el registro bibliogrfico y se modifican los campos
fijos y variables siguiendo las ISBD (BDMIL).
En el caso de documentos acadmicos y cientficos, el proceso tcnico comienza con su recepcin, custodia de
la hoja de remisin (SubPBC01_04_D001) y envo a la U.T. de Proceso Tcnico y Bibliogrfico donde se crea el
registro bibliogrfico (BDMIL).
Para ambas modalidades, el paso posterior es la verificacin de materias por parte de los bibliotecarios, accin que
implica un subproceso fundamental para garantizar la calidad de nuestro catlogo, que es el Control de Autoridades.
Posteriormente se crea el registro de ejemplar y se prepara el ejemplar segn marcan las instrucciones tcnicas:
Instrucciones para consignar elementos informativos, de control o preservacin en los documentos (SBAD
IT-009).
Los documentos acadmicos son enviados a un espacio reservado y las compras y donaciones son enviadas a las
salas de libre acceso. En el caso de documentos solicitados por personal docente e investigador para su
adquisicin, el proceso finaliza comunicndoles su disponibilidad y ubicndose en estanteras de reserva.
26
EXTREMADURA
UNIDADES IMPLICADAS

Responsables Creacin de registro de pedido
U.T. Gestin de la Coleccin. Puestos base A2 Recepcin y verificacin documentos
Unitarios
Bibliotecas de Centro
Tcnicos auxiliares Registro y magnetizado
Rescate registro de pedido y bibliogrfico
Responsables
Modificacin campos fijos y variables
Puestos base A2
Verificacin de materias
U.T. Proceso Tcnico y Bibliogrfico
Bibliotecas de Centro
Creacin de registros de ejemplar
Tcnicos auxiliares Comunicacin usuario PDI
Colocacin documentos acadmicos
Tejuelado
Personal Sala
Colocacin Sala
DOCUMENTOS
BDMIL. Registro de pedido
BDMIL. Registro bibliogrfico
SubPBC01_04_D001. Hoja de remisin de documentos acadmicos
27
EXTREMADURA
DIAGRAMA
PROCESO TCNICO (SubPBC01_04)

DOCUMENTO GESTIN DE LA PERSONAL DE DOCUMENTO
COLECCIN PROCESO TCNICO USUARIO
ENTRADA SALA SALIDA
Crea cin registro de

BDMIL pedido
Recepcin pedido y
co mprobac in
Evidencia: Hojas
remisin documentos
acadmicos: Registro y
Recepcin ejemplar
magn etizacin BDMIL
SubPBC01_04_D001
Tip o?
PU BLICA CIO NES

Creacin de
PERIDICAS
trans acciones en
mdulo SubPBC01_02: COMPRA O
MONOG RA FAS Recuperacin RENOVACIN DE
registro s pedido y PUBLICACIONES SER IADAS
bibliogrfico
NO
En caso de
publicaciones cesadas
Es un documento o no renovadas
acadmi co?
actualiz ac i n de los
datos
co rrespondientes
SI
Creacin reg istro FIN

biblio grfcio
Creacin de registr o
de e je mplar
Instrucciones
IT-009 Preparacin del
ejemplar
Colo cac in libre

NO
acceso
Colo caci n salas
PDI?
Evalu acin
C omunicacin de
dispo nibilidad
FIN
SI
ARCHIVO:

U.T. Gestin de la Coleccin.
SubPBC01_04_D001. Papel 5 aos
Unitarias
28
EXTREMADURA
5.2.1.5 SUBPROCESO DE COMPRA O RENOVACIN DE RECURSOS ELECTRNICOS (SubPBC01_05)
OBJETO
El objeto de este proceso describe las tareas necesarias para la gestin de los recursos electrnicos que ofrece el
Servicio de Bibliotecas.
ALCANCE
En este subproceso se incluyen las actividades destinadas a asegurar la consolidacin, mejora y adecuacin de las
colecciones de recursos electrnicos a las necesidades de aprendizaje, docencia e investigacin: gestin de los
presupuestos destinados a la adquisicin de estos fondos, apoyo a la seleccin, procedimientos de carga de
cobertura, negociacin con los proveedores para la mejora de las condiciones econmicas, servicios de valor
aadido etc Por ltimo, elaboracin y envo peridico de informes de acceso y uso.
DESCRIPCIN
El proceso de seleccin se inicia con una propuesta o renovacin (SubPBC01_05_D001). La Direccin del Servicio
y las UU.TT. de Gestin de la Coleccin estudian el inters de las ofertas o de mantener productos para renovacin
y la disponibilidad presupuestaria. Dependiendo de ello algunas propuestas pueden ser rechazas, lo que se
comunica al proveedor (SubPBC01_05_D002).
Aprobada su adquisicin o renovacin por parte de la Direccin del Servicio (quien previamente habr valorado el
uso y rentabilidad de los recursos a renovar y habr consultado y estudiado el inters de los recursos a contratar por
primera vez), se procede, por parte de las UU.TT. anteriormente citadas, a crear el registro de pedido (BDMIL),
realizar la carga del recurso electrnico y su cobertura en el mdulo ERM Millennium, ello incluye tambin la gestin
de las reclamaciones, la actualizacin de fondos (BDMIL), la realizacin de informes estadsticos, la comunicacin a
usuarios y proveedores y la tramitacin de las facturas que son enviadas a Gestin Econmica para su tramitacin y
pago (SubPBS01_01_D001).
Las licencias de proveedores quedan bajo custodia y actualizadas permanentemente (SubPBC01_05_D003).
UNIDADES IMPLICADAS
Direccin del Servicio de Archivos y Aprobacin renovaciones o nuevas
Director
Bibliotecas suscripciones
Valoracin de recursos disponibles
Solicitud y recepcin de pedidos
Comunicacin usuarios y proveedores
UU.TT. de Gestin de la Coleccin.
Responsables Transaccin y facturacin Millennium
Publicaciones Peridicas y Unitarias
Reclamaciones
Informes estadsticos
Tramitacin facturas en mdulo Millennium
Gestin Econmica Jefe Negociado Tramitacin factura
29
EXTREMADURA
DOCUMENTOS
SubPBC01_05_D001. Oferta o renovacin.
SubPBC01_05_D002. Comunicacin de rechazo de oferta.
BDMIL. Registro de pedido.
BDMIL. Registro de fondos.
SubPBS01_01_D001. Factura original.
SubPB01_05_D003. Licencias de proveedores.
DIAGRAMA
RECURSOS ELECTRNICOS (SubPBC01_05)

DOCUMENTO U.T. GESTIN GESTIN DOCUMENTO
ENTRADA COLECCIN ECONMICA SALIDA
Evidencia:
Oferta de suscripcin o
renovacin: Recibe solicitud
SubPBC01_05_D001
Pertinente y existe
Evidencia:
presupuesto? Comunicacin rechazo:
NO
SubPBC01_05_D002
SI
Creacin de
transacciones en
mdulo Evidencia: Licencia
de Proveedores:
SubPBC01_05_D003
C argo pedido y fact
uracin en Mdulo
Millenium
Registro de fo ndos BDMIL
R emisin de facturas
Recepcin y pago de Evidencia: Factura:

SubPBS01_01_D001
facturas
FIN
30
EXTREMADURA
INDICADORES.
- Tiempo medio de adquisicin de monografas
- Revistas con kardex (control de recepcin) activo vs. Total revistas
- Donaciones aceptadas vs. Propuestas recibidas
- Tiempo medio de catalogacin
ARCHIVO:

Hasta formalizacin de la
SubPBC01_05_D001. Correo electrnico Responsable U.T.
propuesta
SubPBC01_05_D002. Correo electrnico Responsable U.T. 1 ao (cierre presupuestario)
SubPBS01_01_001. Papel Vase Gestin Econmica Administrativa (Sub PBS01)
SubPBC01_05_D003. Electrnico Responsable U.T. Duracin vigencia
Los responsables del macroproceso, tanto de su seguimiento como de su evaluacin, sern las Unidades Tcnicas
de Gestin de la Coleccin y la de Proceso Tcnico y Bibliogrfico.
31
EXTREMADURA
5.2.2 SERVICIOS BSICOS. (PBC02)
Pretenden responder a las necesidades de informacin de los usuarios facilitando el acceso tanto a la coleccin
propia como a la de otras bibliotecas.
Se ocupan de generar la base de datos de usuarios, responder a demandas bsicas de informacin, determinar un
sistema de circulacin para acceder a la coleccin propia, generar un flujo de comunicacin con bibliotecas externas
mediante prstamo interbibliotecario y centralizar la comunicacin con los usuarios.
NORMATIVA
Reglamento de Prstamo del Servicio de Bibliotecas. SBAD-R-002.
Tarifas Rebiun de prstamo interbibliotecario
Normativa de prstamo de ordenadores porttiles.
Manual del prstamo intercentros.
5.2.2.1 SUBPROCESO PRSTAMO INTERBIBLIOTECARIO (SubPBC02_01)
Documento adjunto.
5.2.2.2 SUBPROCESO PRSTAMO DOMICILIARIO (SubPBC02_02)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es determinar y regular las operaciones que permiten a los usuarios utilizar la
coleccin bibliogrfica de la UEx.
ALCANCE
En este proceso se incluyen desde las tareas que se realizan para dar de alta en la base de datos a los usuarios,
hasta las de proporcionar libros y otros a alumnos, profesores y dems miembros de la Comunidad Universitaria,
terminando con la devolucin de los mismos por parte del usuario al Servicio de Bibliotecas.
DESCRIPCIN
El proceso de Prstamo se puede dividir en tres partes bien diferenciadas: Alta de usuarios, Prstamo domiciliario y
devolucin del prstamo.
ALTA DE USUARIOS: Se inicia cuando el usuario se dirige al mostrador de prstamo y, siguiendo para ello lo
establecido en el Reglamento de Prstamo del Servicio de Bibliotecas (SBAD-R-002), el personal de sala o de la
Unidad Tcnica de Atencin a Usuarios comprobar si est o no en la Base de datos de Usuarios (BDMIL).
Si se trata de alta nueva, puede ser un miembro acreditado de la comunidad universitaria en cuyo caso se
32
EXTREMADURA
incorporan sus datos de forma inmediata- o ser un usuario externo, en cuyo caso rellenar el impreso de solicitud de
alta (SubPBC02_02_D001). Una vez comprobado por el personal de la UT de Atencin a Usuarios que cumple con
los requisitos expresados en el impreso, se proceder a su alta (BDMIL). En caso contrario se comunicar los
motivos de la denegacin de esta inclusin a los usuarios.
Si el usuario es miembro de la comunidad universitaria tendr acceso a todos los servicios y recursos que ofrece el
Servicio de Bibliotecas, si no lo es slo tendr derecho a parte de los servicios ofrecidos.
PRSTAMO: Una vez que un usuario registrado escoge una o varias obras para llevar en prstamo, se introducen
los datos stas en el sistema de gestin bibliotecaria (BDMIL), que asigna automticamente los plazos de
devolucin de las mismas. Si el registro del usuario estuviera bloqueado por el retraso en la devolucin de un
prstamo anterior o cualquier otro motivo, la operacin no se podra realizar, y se informara del problema al usuario.
DEVOLUCIN: El usuario entrega el libro en el mostrador de cualquier biblioteca, momento en que el personal de
sala o de la Unidad Tcnica de Atencin a Usuarios introduce los datos de la(s) obra(s) en el sistema de gestin
bibliotecaria (BDMIL), que comprueba automticamente que la devolucin se haya efectuado en plazo, en cuyo
caso finaliza la operacin o bien fuera de plazo, en cuyo caso el sistema bloquea temporalmente el registro del
usuario, cerrndose entonces la operacin.
Diariamente, el programa (BDMIL) emite avisos de reclamacin de obras que han excedido el periodo de prstamo.
Una vez finalizado el ciclo de reclamaciones automticas, el bibliotecario responsable comienza un segundo ciclo de
reclamaciones manuales hasta la recuperacin de la obra o su prdida definitiva.
UNIDADES IMPLICADAS

Unidad Tcnica de Atencin de Dar de alta al usuario
Usuarios Personal de atencin al pblico Realizar operaciones de prstamo y
Bibliotecas de sala devolucin
Bibliotecas Bibliotecario responsable Reclamaciones
DOCUMENTOS
SubPBC02_02_D001. Solicitud alta usuarios externos

BDMIL. Alta de usuarios en sistema
BDMIL. Circulacin (prstamo, devolucin y reclamaciones)
DIAGRAMA
33
EXTREMADURA
ALTA DE USUARIOS
INICIO
Peticin de alta
Usua rio
Evidencia:
Solicitud d e alta y BDMIL.
subPBC02_02 _D00 1
SI Comunidad universitaria? NO
Solic itud es pecfica de alta externa

Comproba cin de doc umentacin Usuario
Pers onal Sala / U. Aten cin Usuario
Se autoriza?
Es correcto?
SI
NO
SI
NO
Subsanacin de de ficienc ias

Usua rio Comunicacin de den ega cin y
Alta de usuario
ex plic ac in motiv os
Pers onal Sala / U. Aten cin Usuario
Persona l Sala / U. Atencin Us uar io
BDMIL
FIN
34
EXTREMADURA
LIBROS PRSTAMO
INICIO
Retirada ejemp lar

Usuario
SI Registro usuario operativo? NO
Comunicacin de motivo s
Proceso de prstamo y asignacin Personal de sala
fecha devolu cin
Personal Sala
BDMIL
Devoluacin
Usuario
Es correcto?
NO
Comunicacin de bloqueo d e
usuario
Personal Sala
SI
FIN
35
EXTREMADURA
ARCHIVO:

Responsable U.T. y de
SubPBC02_02_D001. Papel 1 ao
Centros
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE TODO EL MACROPROCESO DE SERVICIOS BSICOS
El responsable del proceso, tanto de su seguimiento como de su evaluacin, ser la Subdireccin de Servicios y
Recursos. Los indicadores utilizados para este seguimiento sern los siguientes, que se calcularn anualmente:
Nmero de prstamos anuales totales.

Nmero de prstamos anuales por sucursales.
Nmero de prstamos anuales por categoras de usuarios.
Nmero de documentos prestados no devueltos.
36
EXTREMADURA
5.2.3 SERVICIOS ESPECIALIZADOS. (PBC03)
Pretenden desarrollar productos informativos y formativos de valor aadido para docentes e investigadores y
fomentar la autosuficiencia en la bsqueda de informacin en todos los tipos de usuario. Incluyen las bsquedas de
informacin avanzada, la formacin sobre el uso de los recursos y servicios personalizados mediante la informacin
especializada, el diseo de contenidos formativos conducentes a la autosuficiencia del usuario y otros servicios de
apoyo a las tareas docentes e investigadoras y de divulgacin de la produccin cientfica de la UEX.
5.2.3.1 SUBPROCESO INFORMACIN BIBLIOGRFICA (SubPBC03_01)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es facilitar la bsqueda de informacin bibliogrfica a los usuarios que lo demanden
y orientar a los mismos sobre el proceso de bsqueda y manejo de herramientas de bsqueda para conseguir una
progresiva autonoma del usuario.
ALCANCE
Este proceso comienza con la solicitud de informacin bibliogrfica por parte de los usuarios en cualquier biblioteca
de la Uex y finaliza con el suministro de la informacin requerida.
DESCRIPCIN
El proceso se inicia con una solicitud de informacin, mediante formulario, por parte de un usuario
(SubPBC03_01_D001).
Los tcnicos mantienen una entrevista con el usuario, o contactan por correo-e para perfilar su necesidad, realizan
una seleccin de los recursos de informacin necesarios, planifican la estrategia y la ejecucin de la bsqueda y por
ltimo se la comunican y muestran al usuario.
En el caso de que una biblioteca de Centro no pueda atender o resolver la demanda, derivar al usuario a la U.T. de
Documentacin de las Bibliotecas Centrales.
Si la demanda se adeca a las necesidades expuestas, el proceso se da por finalizado; de no ser as se seleccionan
otros recursos de informacin y se repite el proceso.
UNIDADES IMPLICADAS

Recibir y procesar solicitudes
Unidad Tcnica de Documentacin Ejecutar bsquedas para localizar la
Bibliotecario-documentalista
Bibliotecas de Centro informacin
Suministrar la informacin al usuario
37
EXTREMADURA
DOCUMENTOS
SubPBC03_01_D001. Solicitud de informacin.
DIAGRAMA
INFORMACIN BIBLIOGRFICA (SubPBC03_01)
DOCUMENTO
USUARIOS U. T. DE DOCUMENTACIN Y CENTROS
ENTRADA
Evide ncia:
Solicitud de informacin: Solic itud de
SubPBC03_01_D00 1 infor ma cin
Usuario registrado?
NO
SI
Valoracin y regis tro
Entr evista con el

usuario
Resuelve la biblioteca
de Centro?
NO
Deriva a la Bibliotec a
SI
Central
Seleccin de recur sos

NO
de informacin
Estrategia y ejecucin
de b squeda
Resp ues ta a l us uario
Se adeca a la
demanda?
SI
FIN
38
EXTREMADURA
ARCHIVO:

SubPBC03_01_D001 Correo electrnico Bibliotecario/Documentalista 1 ao
5.2.3.2 SUBPROCESO FORMACIN DE USUARIOS (SubPBC03_02)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es trabajar con las competencias informacionales y fomentar la autosuficiencia de
los usuarios en la bsqueda de informacin, de manera que sepan identificar, seleccionar y utilizar las distintas
fuentes de informacin.
ALCANCE
Este proceso comienza con la identificacin de necesidades formativas, sigue con el desarrollo de un programa de
formacin con diferentes niveles y contenidos as como con la elaboracin de productos y contenidos web que
favorezcan la autoformacin online, y culmina con la evaluacin de resultados.
DESCRIPCIN
Se divide en Actividades formativas (diseadas en el Plan de Formacin de usuarios) y en la Elaboracin de

productos de apoyo al aprendizaje mediante la autoformacin.
A) Actividades Formativas
El plan de formacin se organizar cada dos cursos acadmicos (SubPBC03_02_D001). Su elaboracin corre a
cargo del responsable de la UT de Apoyo a la Docencia y a la Investigacin, quien contar en el proceso de
redaccin con la colaboracin de las UU.TT. de Atencin a Usuarios y con algunas bibliotecas de Centro.
Para cada curso acadmico se establecer un calendario (BD_CALENDAR) donde se incluir la oferta formativa
que ser difundida por diferentes medios a toda la comunidad universitaria.
La oferta de formacin consistir en sesiones formativas sobre un campo o recurso concreto dirigido a un grupo de
usuarios de alrededor de 10-20 personas, con una duracin que oscilar entre una o dos horas dependiendo del
nivel de los usuarios a los que va dirigido.
La sesin formativa vendr definida por el grupo de usuarios al que va dirigida, constar de un ttulo, unos objetivos
y unos contenidos apropiados, que se plasman en unas fichas, donde se hace constar la duracin, los materiales a
emplear y el tema a tratar.
Las sesiones formativas sern flexibles, pudindose modificar en funcin de la experiencia en sesiones anteriores o
nuevas posibilidades que se presenten.
39
EXTREMADURA
Para el desarrollo de las sesiones ser necesario tener a disposicin aulas de formacin, equipos informticos en
red y cualquier otro material que se precise.
Tambin es posible la formacin personalizada, que se realizar previa cita concertada entre el usuario y el
formador (SubPBC03_02_D002).
Las sesiones formativas debern ser evaluadas por los alumnos, para lo que se cuenta con un cuestionario
(SubPBC03_02_D003) que se pasa al final de cada sesin.
Anualmente se elaborar un informe para ser incluido en la Memoria Anual de Evaluacin y Seguimiento del
Servicio (PBE01_D004). Una vez finalizado el Plan de Formacin Plurianual se elevar una Memoria final de este
plan (SubPBC03_02_D004).
UNIDADES IMPLICADAS
UNIDAD TAREA PRODUCTO

- Direccin Servicio Revisin y aprobacin del Plan de
Formacin
- U.T. ADI Elaboracin, ejecucin y evaluacin Guiones de formacin por niveles
- U.T. Usuarios del Plan de Formacin Presentaciones de sesiones
- Facultativos, Ayudantes y Tcnicos formativas
- U.T. ADI Elaboracin y mantenimiento de Tutoriales avanzados

- Personal Facultativo, Ayudante y contenidos formativos Guas de uso de recursos electrnicos
tcnico colaborador Herramientas de formacin en
competencia informacional
B) Elaboracin de productos de apoyo al aprendizaje mediante la autoformacin.
La Biblioteca Universitaria desarrolla habitualmente servicios y productos de apoyo a la docencia que se ejecutan a
lo largo de todo el ao:
- Guas temticas y de competencias (SubPC03_02_D005).
- Guas de uso de recursos y tutoriales (SubPC03_02_D006).
El proceso se inicia con la propuesta de gua o material de ayuda por la UT. ADI o por la Direccin del Servicio.
Se encarga la elaboracin de la gua o material correspondiente y una vez realizado es revisado por la Direccin del
Servicio, si es correcto se aprueba y se publica y difunde a travs de la web del servicio y otros medios que se
consideren oportunos.
40
EXTREMADURA
UNIDADES IMPLICADAS

- U.T. ADI Elaboracin y mantenimiento de Biblioguas
- Personal Ayudante y Tcnico guas temticas y de competencias
colaborador Divulgacin de recursos informativos Contenidos web y multimedia
de inters
Elaboracin de guas de uso
DOCUMENTOS
SubPBC03_02_D001. Plan de formacin general.

BD_CALENDAR. Calendario anual de actividades de formacin.
SubPBC03_02_D002. Formulario de solicitud de formacin.
SubPBC03_02_D003. Cuestionarios de evaluacin.
PBE01_D004. Memoria anual de evaluacin y seguimiento.
SubPBC03_02_D004. Memoria final del Plan de Formacin Plurianual.
SubPBC03_02_D005. Biblioguas.
SubPBC03_02_D006. Divulgacin de recursos informativos y de inters.
DIAGRAMA
41
EXTREMADURA
INICIO
Evidencia:
Plan de formacin gener al SubPBC03_02_D001
UT ADI
Revisin y aprobacin
Dir ecci n SBUEx
Calendario de actividades anuales BD_Calendar

UT ADI
Evidencia:
Desarrollo de actividades SubPBC03_02_D002
Resp onsable de fo rmacin
Cumplimentacin de cuestio narios Evidencia:

de satisfaccin SubPBC03_02_D003
Usuarios
Evidencia:
Elaboracin de memo ria actividad SubPBC03_02_D004
Resp onsable de formacin PBE01_D004
FIN
42
EXTREMADURA
El responsable del Plan de Formacin realizar, al final de cada curso, un informe de cierre global con la
evaluacin de los distintos talleres impartidos, a fin de incorporar estos datos a la Memoria Anual de Evaluacin y
Seguimiento del Servicio (PBE01_D004).
Indicadores
- Nmeros de accesos anuales a contenidos formativos.
- Satisfaccin de los usuarios con las actividades formativas.
ARCHIVO:
Identificacin del Tiempo de

Soporte de archivo Responsable custodia
registro conservacin
SubPBC03_02_D001 U.T. ADI 2 cursos
Intranet/Web acadmicos
(duracin del Plan)
BD_CALENDAR Base de datos Vase Anexo Bases de Datos
SubPBC03_02_D002 Electrnico Bibliotecario/Documentalista 1 ao
SubPBC03_02_D003 U.T. ADI 2 cursos
Papel acadmicos
(duracin del Plan)
PBE01_D004 Vase PROCESO DE DIRECCIN,
Intranet/Web PLANIFICACIN, EVALUACIN Y MEJORA
(PBE01)
SubPBC03_02_D004 U.T. ADI 2 aos (hasta
Intranet/Web
nueva Memoria)
SubPBC03_02_D005 U.T. Automatizacin Actualizacin
http://biblioguias.unex.es/guias
permanente
SubPBC03_02_D006 http://biblioteca.unex.es/aprendizaje/tutoriales- U.t: Automatizacin Actualizacin
guias-y-autoformacion permanente
5.2.3.3 SUBPROCESO APOYO A LA INVESTIGACIN (SubPBC03_03
OBJETO
Facilitar herramientas y servicios que ayuden a las tareas investigadoras y de evaluacin de la produccin cientfica.
ALCANCE
Abarca desde la divulgacin de la produccin cientfica hasta el apoyo a investigadores en sus procesos de
evaluacin.
43
EXTREMADURA
DESCRIPCIN
La Biblioteca Universitaria desarrolla habitualmente servicios y productos de apoyo a la docencia y a la

investigacin, que se ejecutan a lo largo de todo el ao. Las UU.TT. de Apoyo a la Docencia y a la Investigacin y
de Documentacin sern las encargadas de desplegar los objetivos, relacionados con su desempeo, que se
proponen en el Plan Estratgico (PBE01_D001) que quedarn expuestos en el Plan Operativo (PBE01_D002) y en
los planes parciales (PBE01_D003).
Estos podrn materializarse en:
- Materiales de ayuda a la evaluacin investigadora (SubPBC03_03_D001).

- Productos de divulgacin de la produccin cientfica de la UEx (dos veces al ao se publican y difunden los
trabajos de investigadores de la UEx que han sido indizados en las BB.DD. SCOPUS y WOK)
(SubPBC03_03_D002).
El proceso se inicia con la propuesta de material por la U.T de Documentacin a la Direccin del Servicio.
Se encarga la elaboracin del material correspondiente y una vez realizado es revisado por la Direccin del Servicio,
si es correcto se aprueba y se publica y difunde a travs de la web del servicio.
UNIDADES IMPLICADAS

- Direccin Servicio Propuesta y aprobacin de Materiales de ayuda a la investigacin
actuaciones nuevas
- Unidad de Documentacin Servicios bibliomtricos de apoyo a Documentos de produccin cientfica
investigadores UEx
Difusin de la produccin cientfica
DOCUMENTOS
PBE01_D002. Plan Operativo
PBE01_D003. Planes Parciales
SubPBC03_03_D001. Materiales de ayuda.
SubPBC03_03_D002. Productos de divulgacin de la produccin cientfica de la UEx.
DIAGRAMA
44
EXTREMADURA
INICIO
MATERIALES DE AYUDA
Propuesta de Material
Plan Estratgico
DOCUMENTACIN - ADI
Planes Operativos
Dir ectora Servicio
Valoracin de la conven iencia del

material
DOCUMENTACIN - ADI
Dir ectora Servicio
Desarrollo
DOCUMENTACIN
NO
Adecuada?
SI
Evidencia: Material de Ayuda:

Publicacin y difusin W EB
SubPCO3_03_D001
DOCUMENTACIN
SubPCO3_03_D002
FIN
Se envan datos de ejecucin y de uso de los productos generados, que se remitirn a la Direccin del Servicio para
aadirlos a los informes y Memorias Anuales (PBE01_D004).
Indicadores
- Nmero de accesos anuales a guas temticas
ARCHIVO:
PBE01_D001 Web/intranet Vase PROCESO DE DIRECCIN, PLANIFICACIN,
PBE01_D002 EVALUACIN Y MEJORA (PBE01)
SubPBC03_03_D001 Web/intranet U.T. Automatizacin Actualizacin permanente
SubPBC03_03_D002 Web/intranet U.T. Automatizacin Actualizacin permanente
45
EXTREMADURA
5.2.2.3 SUBPROCESO BIBLIOGRAFA RECOMENDADA (SubPBC03_04)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es que los alumnos conozcan qu obras, entre las recomendadas por los profesores
en sus bibliografas, se encuentran en la biblioteca en cualquier tipo de soporte.
ALCANCE
En este proceso se describen las tareas llevadas a cabo en Millennium y en la web de la biblioteca para gestionar la
bibliografa recomendada por los profesores.
DESCRIPCIN
El proceso comienza con la peticin, en los meses de julio o septiembre, por parte de la U.T. Proceso Tcnico y
Bibliogrfico a los docentes de la bibliografa que recomiendan en sus asignaturas.
Si no se reciben las respuestas deseadas, el personal de la citada unidad localizar en las pginas web de los
Centros de la UEx la informacin necesaria. Una vez recopilada la misma (ya sea por respuesta del profesorado o
por bsqueda del personal del servicio) se comienza la creacin en la BD Millennium de los registros
correspondientes.
Finalmente se cierra el proceso con la actualizacin de la pgina web del Servicio, que es desde donde se accede a
dicha informacin (BDMIL).
UNIDADES IMPLICADAS

Comunicar a los centros el comienzo de la
elaboracin de los registros de curso.
U.T. Proceso Tcnico y Bibliogrfico Bibliotecarios
Recepcin de enlaces de nuevas asignaturas.
Bibliotecarios de centro Responsables
Actualizacin de asignaturas y enlaces con
Joomla.
Creacin y actualizacin del registro de curso.
Aadir y/o eliminar ejemplares.
Tcnicos auxiliares y
Bibliotecas de los Centros Comunicar a la UT. De Proceso Tcnico la
Ayudantes A2
creacin de nuevos registros y la deteccin de
errores.
indicadores
DOCUMENTOS
BDMIL. Base de Datos Millennium.
46
EXTREMADURA
DIAGRAMA
INICIO
Solicitud de bibliografa
recomen dada al PDI
U.T. Proceso Tcnico y
Bibliogrfico
Se obtiene respuesta?
NO
SI
Bsqueda de informacin en web
Centros
Bibliogrfico
Creacin en Millenium de r egistros

co rrespondientes
Bibliogrfico
BBDD
MILLENIUM Actu alizacin web de publicidad de
infor macin
Bibliogrfico
FIN
La U.T. Proceso Tcnico y Bibliogrfico ser la encargada de realizar el seguimiento y evaluacin de este
subproceso para eso se medir el siguiente indicador:
- Nmero de asignaturas del catlogo frente al total del nmero de asignaturas de la UEx
ARCHIVO:

BDMIL Base de datos Vase Anexo Bases de Datos
47
EXTREMADURA
5.3 PROCESOS SOPORTE
NORMATIVA
Presupuesto UEx
Circulares de Gerencia
5.3.1 GESTIN ECONMICA Y ADMINISTRATIVA DE LA BIBLIOTECA DE LA UEx. (PBS01)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es la ejecucin del presupuesto conforme a las normas de la UEx, la incorporacin
de los becarios de apoyo, la tramitacin de expedientes y otra documentacin administrativa.
ALCANCE
Este proceso se ocupa de las compras, los pagos y los cobros asociados a las actividades bibliotecarias y de las
tramitaciones administrativas correspondientes a dichas actividades y a su personal.
DESCRIPCIN
Este proceso se subdivide en cuatro subprocesos, en los que se describe como se gestionan las cuatro grandes
reas del mismo: recepcin y pago de facturas, gestin de solicitudes de los RR.HH., los cobros del prstamo
interbibliotecario y la gestin de los becarios de apoyo.
UNIDADES IMPLICADAS
UNIDAD REPONSABLE TAREA

Direccin del Servicio Directora; Subdirectoras Conformar facturas
Gestionar solicitudes de RR.HH.
Gestin econmica BUEx Administrativas Ejecutar pagos y cobros
Ser responsabilidad directa de la Direccin del Servicio el seguimiento y la evaluacin de este proceso, para ello
contar con el apoyo del personal asignado a la gestin econmica y administrativa del Servicio.
Para el seguimiento se utilizarn los siguientes indicadores:

Nmero de reclamaciones de proveedores recibidas anualmente.
Reparos desde el Servicio de Intervencin.
Nmero de facturas tramitadas.
48
EXTREMADURA
Nmero de facturas devueltas de cobro de PI.

Porcentaje de solicitudes de beca sobre becas concedidas.
5.3.1.1 RECEPCIN Y PAGO DE FACTURAS. (SubPBS01_01)
DESCRIPCIN:
El subproceso de recepcin y pago de facturas se realiza del siguiente modo:

a) Recepcin de la factura por parte del personal de gestin econmica del servicio (SubPBS01_01_D001)
b) La Direccin del Servicio da la conformidad a la factura recibida, de no ser as se devuelve para que se
subsanen las posibles deficiencias.
c) Una vez conformada, se procede al pago por la unidad de administracin y la generacin del oportuno
documento contable (SubPBS01_01_D002), este pago se realiza de la siguiente forma:
a. Seleccin de modalidad (moneda extranjera, ACF o ADO).

b. Comprobacin de datos del proveedor, en algunos casos se debe solicitar el alta de terceros por
puede que se la primera vez que factura para la universidad.
c. Proceso de factura en BB.DD. SOROLLA.
d. En el caso de tratarse de moneda extranjera se solicita el contravalor o cheque a contabilidad, que
efecta el pago real.
e. Se editan los expedientes de pago y se pasan a la firma de la Direccin del servicio.
f. Se enva por SENDERO al Servicio de Control Interno.
g. Si el citadoSservicio pone de manifiesto alguna incidencia o reparo, se solucionan y se vuelve a
remitir.
h. Seguimiento del pago y conciliaciones bancarias de la cuenta del Servicio.
DIAGRAMA:
49
EXTREMADURA
INICIO
Evidencia: Factura.
Recepcin de la factura SubPBS01_01_D001
Gestin econ mica del ser vicio
NO
Conformidad por parte

de la Direccin?
SI
Evidencia:
BBDD Proceso de pago de la factura Documentos contables.
SOROLL A Gestin econ mica del ser vicio SubPBS01_01_D002
FIN
DOCUMENTOS:
SubPBS01_01_D001. Factura.
SubPBS01_01_D002. Documentos contables.
ARCHIVO:

SubPBS01_01_D001 Papel 5 aos
SubPBS01_01_D002 Papel 5 aos
5.3.1.2 GESTIN DE SOLICITUDES DEL PERSONAL EN BIBLIOTECAS CENTRALES. (SubPBS01_02)
DESCRIPCIN:
El subproceso de gestin de solicitudes del personal se realiza del siguiente modo:

a) Recepcin de la solicitud en la Subdireccin correspondiente (CC o BA). (SubPBS01_02_D001)
b) Comprobacin de si la peticin procede o no y si se ajusta a la planificacin de los RRHH del servicio y a la
normativa vigente, por parte de las subdirecciones correspondientes.
c) Conformidad de la solicitud por parte de las Subdirecciones, si no de diera la conformidad se devuelve por
si fuera posible subsanar los posibles inconvenientes.
d) Firma delegada de la autorizacin por parte de la Direccin del Servicio.
e) Remisin al Servicio de RR.HH. desde la Unidad de Administracin
f) Registro y archivo en la Unidad de Administracin.
50
EXTREMADURA
DIAGRAMA:
INIC IO
Evidencia: Solicitud.
R ecepcin de la solic itud SubPBS01_02_D001
U nid ad de administra cin
NO
Procede?
NO
SI
Conformidad por parte

de la Direccin?
SI
Envo a RRHH y a rch ivo

B BDD R RHH
Unid ad de a dminis tracin
FIN
DOCUMENTOS:
SubPBS01_02_DOC01. Solicitud.
ARCHIVO:

SubPBS01_02_D001 Papel Administracin 2 aos
5.3.1.3 COBROS PRESTMOS INTERBIBLIOTECARIOS. (SubPBS01_03)
DESCRIPCIN:
Una vez al ao, cerca de la finalizacin del ejercicio econmico, la Direccin del Servicio solicita a las bibliotecas el
envo de los ficheros correspondientes a las peticiones de PI realizadas en el ltimo periodo anual (desde la ltima
vez que se solicitaron). Las correspondientes bibliotecas, a travs del personal asignado, envan los ficheros
reclamados.
Recibidos todos, la Direccin del Servicio los fusiona en un nico fichero, exporta los datos a la aplicacin de cobros
y remite este ltimo a la U.T. Administrativa sita en Cceres, quin imprime y enva las peticiones de cobro
(BDPI_FACTUR) siguiendo los dos criterios siguientes:
51
EXTREMADURA
Si se trata de peticiones realizadas por PDI o PAS de la UEx, se tramitan mediante cargo interno, para lo cual
se envan los documentos de pago a los departamentos y centros deudores. Se realiza tambin el posterior
seguimiento de los cobros mediante cotejo de los cargos internos incorporados al presupuesto. Se resuelven
las incidencias y errores posibles y tambin se anotan los impagos para su reclamacin en el siguiente periodo
de cobro.
Si se trata de peticiones realizadas por otras universidades u otros centros ajenos a la Uex, se tramitan
mediante facturacin, para lo cual se envan las facturas a los centros deudores. Se realiza tambin el posterior
seguimiento de los cobros mediante cotejo de los movimientos bancarios de la cuenta tesorera de la biblioteca.
Se resuelven las incidencias y errores posibles y tambin se anotan los impagos para su reclamacin en el
siguiente periodo de cobro.
52
EXTREMADURA
DIAGRAMA:
INICIO
Solicitud de datos de PI de
bibliotecas
Envo de ficher os
Personal del Servicio
Recepcin de ficheros, tr atamiento

y remisin UT administravia Dir
eccin del Servicio
Envo de do cumentos a
responsables de pago BDPI_FACT UR
UT administrativa (Cceres)
FIN
DOCUMENTOS:
BDPI_FACTUR. Documentos cobro (facturacin o cargo interno) de PI.
ARCHIVO:

BDPI_FACTUR Base de datos Vase Anexo Bases de Datos
5.3.1.4 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACIN DE BECARIOS DE COLABORACIN. (SubPBS01_04)
Segn documento adjunto.
53
EXTREMADURA
5.3.2 MANTENIMIENTO DE ESPACIOS, EQUIPOS E INSTALACIONES. (PBS02)
OBJETO
El objeto de este procedimiento es desarrollar cmo se resuelven las incidencias relacionadas con el mantenimiento
del SBUEx.
ALCANCE
Este proceso recoge la sistemtica y responsabilidades en actividades relacionadas con el mantenimiento de

espacios, equipos e instalaciones en las Bibliotecas Centrales de la UEx. Paralelamente, se realizan tanto una
Propuesta de Mejoras, que se remite al Vicerrector responsable de las infraestructuras en la UEx, como un Plan
Tecnolgico bianual, que quedan englobados en los Planes Parciales o Proyectos de Actuacin (PBE01_D003) y
permiten acometer el mantenimiento de espacios, equipos e instalaciones a medio plazo.
DESCRIPCIN
El proceso se inicia con la recepcin de una incidencia en las Subdirecciones del Servicio (Cceres o Badajoz) o en
la base de datos centralizada de incidencias de soporte informtico (BD_HESK).
Si la citada incidencia es asumible por el personal de microinformtica (equipos) o por el personal de conserjera
(instalaciones fsicas) esta se resuelve.
De no ser as, se comunica (PBS02_D001) a los correspondientes Servicios de la UEx (Unidad Tcnica de Obras y
Mantenimiento, BATUSI) para que valoren el alcance y propongan proveedores para solicitar presupuestos.
Si la reparacin es asumible, se elige proveedor para la reparacin, este presenta la correspondiente factura
(SubPBS01_01_D001) y se tramita en Gestin Econmica del BUEx.
Si la reparacin no fuera asumible, dado su alto coste econmico, se remite al vicerrectorado responsable de las
infraestructuras en la UEx para su solucin final.
Con independencia de la gestin de las posibles incidencias, antes mencionado, se realizan peridicamente tareas
de mantenimiento, actualizacin y copias de seguridad de los servidores y mquinas de procesamiento de datos del
Servicio. Estas tareas las realiza la Unidad de Automatizacin al menos una vez al ao.
54
EXTREMADURA
UNIDADES IMPLICADAS
UNIDAD REPONSABLE TAREA

Direccin del Servicio Valoracin presupuestaria
Bsqueda de financiacin
Subdirectores del Servicio Recepcin de incidencias en instalaciones.
Comunicacin Soporte y Conserjera
Solicitud de presupuestos y bsqueda de soluciones
Colaboracin en la valoracin de los presupuestos
Redaccin y Presentacin Plan de Mejoras
Evaluacin
Soporte informtico Mantenimiento equipos
Colaboracin valoracin presupuestos
Propuestas Plan Tecnolgico
Conserjera Mantenimiento bsico instalaciones
Gestin econmica BUEx Facturacin
DOCUMENTOS
BD_HESK. Incidencia.
PBS02_D001. Comunicacin de incidencia a Servicios Universitarios (BATUSI o @Utom)
SubPBS01_01_D001. Factura.
PBE01_D003. Planes parciales o Proyectos de actuacin (Plan Tecnolgico y Propuesta de Mejoras)
DIAGRAMA
55
EXTREMADURA
MATENIMIENTO DE ESPACIOS, EQUIPOS E INSTALACIONES (PBS02)
DOCUMENTO PERSONAL SOPORTE / GESTIN DOCUMENTO
ENTRADA SUBDIRECCIN CONSERJERIA
SERVICIOS UEx PROVEEDOR SALIDA
ECONMIC
A
Recepcin de
BD_HESK incidencia
Evidencia:
Incidencia valoracin Comunicacin
Asumible? NO incidencia: PBS02_D00
de daos
Solucin y fin de
SI
incidencia
Asumible?
SI
Solicitud de Presentac in d e
presupuesto presupuestos
s
Eleccin de prov eedor
NO Realizacin del
servicio
Evidencia: Factura:
SubPBS01_01_D00
Tramitacin de factur a 1
FIN
ARCHIVO:

BD_HESK Intranet Vase Anexo Bases de Datos
PBS02_D001 Correo electrnico Subdirecciones 1 ao
PBE01_D003 Vase PROCESO DE DIRECCIN, PLANIFICACIN,
Web/intranet
EVALUACIN Y MEJORA (PBE01)
SubPBS01_01_DOC01 Papel Administracin 5 aos
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN:
Ser responsabilidad directa de las Subdirecciones del Servicio (Cceres o Badajoz).
5.3.3 PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA EXTRAORDINARIA DE BIBLIOTECAS EN FIN DE SEMANA

DURANTE LOS PERIODOS DE EXMENES. (PBS03)
Documento aparte.
56
EXTREMADURA
6. HISTRICO DE CAMBIOS
EDICIN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS

Septiembre
1 Aprobacin de Mapa de Procesos inicial.
de 2013
Noviembre
2 Revisin de registros y evidencias. Modificacin de flujogramas.
de 2015
57

Mapa Procesos Sbad-CA-001 2 Ed

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MAPA DE PROCESOS DE LA

UNIVERSIDAD DE BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

MAPA DE PROCESOS DE LA BIBLIOTECA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: 12 de septiembre de 2013

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: noviembre de 2015

Fecha: octubre de 2015 Fecha: noviembre de 2015

4. MAPA GENERAL DE PROCESOS DE LA BIBLIOTECA UNIVERSITARIA

PBE01: PROC ESO DE DIRECCIN, PBE03: PROCES O PARA LA

CLAVE PBC03: PROCESO DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS

PBS01: GESTIN ECO N MICA Y AD MI NISTR AT IVA DE LA BIBLIOTECA Uex

SubPBS01 _02: GESTIN

5.1 PROCESOS ESTRATGICOS

5.1.1 PROCESO DE DIRECCIN, PLANIFICACIN, EVALUACIN Y MEJORA (PBE01)

Enunciado o definicin del objetivo.

Unidad Puesto Descripcin de tareas

Direccin del Servicio Director/a Establecimiento de prioridades para

Recopilacin y anlisis de las Estadsticas e

Consejo Asesor Debate y Aprobacin Planes y Memorias

Vicerrectorado responsable de las

PBE01_D001. Plan Estratgico.

Propu esta de Plan Estratgico

Anlisis y discusin del Plan Gr

Remisin Vicerr ector responsable

Comunicacin a Consejo Asesor y Evidencia:

Desp liegue de la planificacin

Elaboracin de bo rrad ores d e

Envo a Dir eccin o a Comisin

Ejecu cin de planes par ciales

Elaboracin de informes, Memorias

Elaboracin de informe final del Evidencia:

Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin

5.1.2 PROCESO DE NUEVOS DESARROLLOS TECNOLGICOS Y SERVICIOS DIGITALES. (PBE02)

Unidad Puesto Descripcin de tareas

Plan Estratgico Propuesta de nueva necesidad o

Asignacin de tareas, plazos y Plan

Ejecucin plan de trabajo

Supervisin plan de trab ajo y

Incor poracin de datos a Informes Evidencia:

Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin

5.1.3 PROCESO DE LA PROYECCIN DE LA BIBLIOTECA Y RELACIN CON LA SOCIEDAD. (PBE03)

Unidad Puesto Descripcin de tareas

Lo realiza la UT sola? SI Se consigue financiacin? NO FIN

Asignacin y reparto de tar eas en

Asignacin de tareas, plazos y Plan

Supervisin plan de t rab ajo y

Incor poracin de datos a Informes Evidencia:

Se realizarn informes anuales y de cierre de cada proyecto.

Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin

- Copia de cada producto asociado a campaas, actividades etc. (papel, se guarda en la UT ,

5.2 PROCESOS CLAVE

5.2.1 PROCESO DE GESTIN DE LA COLECCIN. (PBC01)

Es un macroproceso que pretende reunir colecciones adecuadas a las necesidades de aprendizaje,

5.2.1.1 SUBPROCESO DE COMPRA UNITARIAS (SubPBC01_01)

C argo pe dido y PROC ESO

Presu puesto? Envo factura or ina l y

NO PROPIO Remisin de factura

Identificacin del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservacin

5.2.1.2 SUBPROCESO DE COMPRA O RENOVACIN DE PUBLICACIONES SERIADAS (SubPBC01_02)

Recibida la solicitud en la UT de Gestin de la Coleccin-Seriadas, su personal tcnico estudia la pertinencia. Si es

Unidad Puesto Descripcin de tareas

ELECTRNICO Formato? PAPEL