Vous êtes sur la page 1sur 4

Gobernanza de la informacin Elisa Garca-Morales

E.1. Gobernanza de la informacin


Elisa Garca-Morales
7 noviembre 2011

Garca-Morales, Elisa. Gobernanza de la informacin.


Anuario ThinkEPI, 2012, v. 6, pp. 100-103.

Resumen: La gobernanza de la informacin es un trmino que adquiere cada da


ms importancia y parece calar con fuerza en el mbito profesional, empresarial y
especialmente en el mercado tecnolgico. Se analizan diferentes aproximaciones
conceptuales a su significado y desarrollo, justificando su inters ya que facilita po-
sicionar la informacin en un nivel estratgico. Responde a una necesidad real de
establecer reglas y polticas que permitan el uso efectivo de la informacin dentro
de una organizacin.
Palabras clave: Gobernanza de la informacin, Modelos de madurez de gobernan-
za de la informacin.
Title: Information governance
Abstract: Information governance is a term that is becoming increasingly impor-
tant in relation to both professional and business spheres and in particular to market technology. Various
conceptual approaches about its significance and its development are analyzed, concluding that it facili-
tates the positioning of information at a strategic level and responds to the need to establish rules and
policies that allow the effective use of information inside an organization.
Keywords: Information governance, Information governance maturity model.

Slo una nueva etiqueta? multiplican y crecen sin control multitud de datos,
documentos, registros, canales, medios y procesos
Un nuevo trmino est irrumpiendo con fuer- en los que se contiene y fluye la informacin. Se
za en el mercado de la informacin desde media- hace cada da ms evidente que hay que poner
dos de la dcada pasada, y desde 2010 se extiende reglas, orden, organizacin y gobierno.
como una mancha de aceite: la gobernanza de la Se trata de palabras cuyo sentido es claro,
informacin (en ingls information governance, directo y fcil de comprender frente a otras acep-
IG). ciones que requieren traduccin y explicacin al
El trmino gobernanza tiene varias acepciones oyente.
en el diccionario de la RAE que por s mismas El concepto implica una ruptura decisiva con
son significativas: accin y efecto de gobernar o la corriente que ha prevalecido durante aos y
gobernarse; mandar con autoridad o regir algo; que ha subrayado el continente los documentos
guiar y dirigir; regirse segn una norma, regla o y las herramientas tecnolgicas frente a los con-
idea. tenidos. Su importancia radica en que incide de
Nos aporta algo nuevo?, se trata de una forma decisiva en la consideracin de la informa-
nueva disciplina, o es simplemente una etiqueta cin en s misma como un recurso que es necesario
ms para presentar como novedoso algo ya exis- gestionar o gobernar.
tente? Presenta una relacin semntica con con-
A primera vista podra parecer que esta cate- ceptos tan presentes en nuestra actualidad, como
gora pueda introducir ms confusin a la lista buen gobierno, gobernanza global, gober-
de conceptos que ya manejamos: gestin de la nanza econmica, gobernanza corporativa,
informacin, del conocimiento, gestin de con- gobernanza, gestin de riesgos y cumplimiento,
tenidos empresariales o records management. Sin GRC, que han calado con xito en la empresa
embargo, en mi opinin estamos ante un concep- y en muchos mbitos de nuestra sociedad. Por
to que se va a consolidar y adoptar rpidamente asociacin, ayuda a situar la informacin donde
por varios factores: siempre hemos defendido que deba estar: en el
Responde a la necesidad real y acuciante contexto estratgico de las organizaciones, y en
100 de empresas y organizaciones que ven cmo se los entornos directivos de control y decisin.

Anuario ThinkEPI 2012


Gobernanza de la informacin Elisa Garca-Morales

Un enfoque conceptual de IG basado en el


record keeping es el planteado por la asociacin
internacional ARMA. El concepto record, que en
ingls est ms cercano a lo que comnmente se
entiende por informacin registrada, se encuentra
en castellano con la barrera de la acepcin comn
de la palabra documento. Los GARP (generally
accepted recordkeeping principles) se presentan
como elementos clave para asegurar la calidad
de los procesos de gobernanza de la informacin,
asegurar el cumplimiento y minimizar los riesgos.
Estos principios son:

1. Accountability
Qu es gobernanza de la La organizacin debe asignar un responsable
informacin? con perfil ejecutivo que supervisar el programa
de gobernanza de la informacin, delegando las
Representa cosas distintas para personas u responsabilidades a los individuos adecuados,
organizaciones diferentes, especialmente porque adoptando polticas y procedimientos que guen
el propio trmino informacin tiene varios al personal y aseguren la auditabilidad del pro-
significados. grama.
En el mercado de las tecnologas de la infor-
macin, vido de nuevos mensajes, la categora 2. Transparencia
ha sido rpidamente adoptada. Las grandes Los procesos y actividades del programa deben
compaas del sector de la gestin de contenidos estar documentados y estar disponibles para todo
la han incorporado a su oferta: as vemos como el personal y las partes interesadas.
OpenText, IBM, EMC, Sharepoint de Microsoft,
Alfresco, etc., ofrecen soluciones para la infor- 3. Integridad
mation governance. En muchos casos se trata Debe establecerse un programa de gobernan-
de una nueva denominacin para las ya cono- za de la informacin segn el cual la informacin
cidas plataformas de gestin de contenidos que y los documentos generados o gestionados por la
ofrecan una gama mayor o menor de funciones organizacin tengan una garanta razonable de
para la gestin de informacin no estructurada: autenticidad y fiabilidad.
Imaging, Document management (DM), Records
management (RM), Collaboration, Web content
management (WCM), Digital asset management
(DAM), Enterprise report management (ERM) La gobernanza de la informacin
conocidos antes por Computer output to laser es dinmica, proactiva y enfocada
disk (COLD) al negocio mientras que el records
En otros casos la oferta complementa las management es esttico, reactivo y
soluciones para la gestin de contenidos no enfocado en la retencin
estructurados con otros elementos que facilitan
la gestin dinmica de la informacin: el anlisis
y la calidad de datos y contenidos, la visibilidad y
la recuperacin a travs de mltiples repositorios 4. Proteccin
y entornos, el e-discovery y la gestin del ciclo de El programa de record keeping se construir
vida de la informacin. Desde el mundo de los para asegurar un nivel razonable de proteccin
ERP y de los datos, empresas como SAP tambin de las informaciones y documentos que son pri-
se posicionan en este nuevo concepto, pero sus vados, confidenciales, o esenciales para la conti-
soluciones estn lgicamente ms centradas en nuidad del negocio.
la informacin estructurada, en la calidad de los
datos y en las actividades de reporting. 5. Cumplimiento
Las herramientas tecnolgicas son tiles e El programa debe cumplir con la legislacin
imprescindibles pero no proporcionan por s vigente u otras normas regulatorias, as como con
mismas una gobernanza de la informacin. Sin las polticas internas de la organizacin.
embargo, las empresas de tecnologa tienen
mucha fuerza en la elaboracin del lenguaje, y 6. Disponibilidad
la rpida adopcin de esta nueva categora es un Una organizacin deber mantener sus records
indicativo de su xito. de manera que se asegure una rpida, efectiva y 101

Anuario ThinkEPI 2012


Gobernanza de la informacin Elisa Garca-Morales

precisa recuperacin de la informacin que se uso, recuperacin, explotacin, anlisis y reporte,


necesita. y a la gestin del ciclo de vida.

7. Retencin
Una organizacin deber mantener sus infor- Modelo de madurez
maciones y documentos por el tiempo necesario
teniendo en cuenta los requerimientos operacio- Un modelo de madurez MM (maturity model)
nales, fiscales, legales e histricos. es una estructura que describe el nivel de sofis-
ticacin que pueden alcanzar las actividades en
8. Disposicin un rea especfica de inters. Se han realizado
Una organizacin debe proporcionar una dis- diversos MM en el mbito de las tecnologas de
posicin (conservacin o eliminacin) segura y la informacin, siendo especialmente relevantes
controlada de las informaciones que no requieren las investigaciones de Gartner.
ser mantenidas segn la legislacin aplicable o las La visin de la IG como una disciplina emer-
polticas de la organizacin. gente es destacada por los expertos de Gartner,
que en julio de 2011 publicaron un modelo de
madurez denominado Hype cycle for legal and
regulatory information governance. Una adap-
tacin de este modelo es la realizada por Jean-
Franois Perrein, promotor de LObservatoire
Govinfo2012, que ya presenta sus primeros resul-
Otros autores se distancian del enfoque de tados provisionales. Igualmente ARMA Interna-
records management y sealan las diferencias en tional ha llevado a cabo el Maturity model for
tres aspectos: la gobernanza de la informacin information governance, que pivota sobre los 8
es dinmica, proactiva y enfocada al negocio principios del modelo GARP.
mientras que el records management es esttico, Los modelos de madurez nos indican has-
reactivo y enfocado en la retencin. Ello no impli- ta dnde se puede evolucionar en materia de
ca que esta ltima actividad no sea necesaria, sino gobernanza de la informacin y los niveles por
que la IG representa una evolucin de la gestin los que las organizaciones pasan o pueden pasar
de las informaciones y los documentos por su antes de llegar al objetivo de un programa de IG
valor en s mismos, hacia un enfoque en el que en el que:
la informacin se gobierna como un verdadero se ha determinado la responsabilidad al ms
activo de la organizacin. alto nivel sobre la IG;
El Gartner Research Group propone una defi- hay establecidas reglas y polticas de gobier-
nicin ampliamente aceptada y que comple- no de la informacin;
menta lo que se haba venido denominando IT se integran en la IG personas, procesos y
governance, o el conjunto de procesos orienta- tecnologas;
dos a asegurar el uso eficiente y efectivo de las la informacin est disponible para quien la
tecnologas de la informacin para conseguir los necesita cuando la necesita;
objetivos de la organizacin: se asegura la adecuada proteccin de la
La gobernanza de la informacin es la espe- informacin y de los datos;
cificacin de los derechos de decisin y de una se gestiona el ciclo de vida de la informa-
estructura de responsabilidades y control, con cin;
objeto de fomentar la cultura deseada para la el programa de IG es auditado regularmente.
valoracin, captura, almacenamiento, uso, archi- Dichos modelos deben ayudar a los mximos
vo y eliminacin de la informacin. Ello incluye responsables de las organizaciones a determinar
procesos, roles, estndares y medidas que asegu- la distancia existente entre sus actuales prcticas
ren el uso efectivo y eficiente de la informacin respecto a la informacin y el nivel de madurez
que permitan a una organizacin conseguir sus ptimo a alcanzar, estableciendo las necesida-
objetivos de negocio (Logan, 2010). des adicionales de anlisis y las prioridades para
Esta definicin sita la IG en un plano poltico, asegurar la consecucin del objetivo ltimo de
incidiendo en la importancia de la toma de deci- gobierno de la informacin.
siones, asuncin de responsabilidades y el control
sobre las mismas. Todo ello como un paraguas
necesario para dar cohesin y gobierno al flujo Referencias bibliogrficas
de informacin en el marco de los procesos de
negocio, a las actividades de gestin de datos y ARMA International. Maturity model for information
documentos, al records management, a la aplica- governance, 2010.
102 cin de normativas y estndares, a la forma de http://www.arma.org/garp/metrics.cfm

Anuario ThinkEPI 2012


Gobernanza de la informacin Elisa Garca-Morales

C3 Associates. From records management to informa- why is it so hard?. Gartner, Jan. 11, 2010.
tion governance. April 26th, 2010. http://blogs.gartner.com/debra_logan/2010/01/11/what-
http://www.c3associates.com/2010/04/from-records- is-information-governance-and-why-is-it-so-hard
management-to-information-governance
Perrein, Jean-Pascal. Organisation et dfinition de
Caldwell, French. Hype cycle for legal and regulatory in- la gouvernance de linformation. Points de vue sur
formation governance, 2011. Gartner Research, Jul., 2011. linformation, 17 oct., 2011.
http://www.3org.com/news
IBM. Information governance.
http://www-01.ibm.com/software/info/itsolutions/infor Lincolnshire County Council. What is information go-
mation-governance vernance?
http://www.lincolnshire.gov.uk/local-democracy/infor
Logan, Debra. What is information governance? And mation-governance

103

Anuario ThinkEPI 2012