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PROCEDIMIENTO CDIGO: PRO-001

CONTROL DE DOCUMENTOS Y FECHA EFECTIVA: 17 OCTUBRE 2016


REGISTROS VERSIN: 9 Pgina 1 de 9

CARGO: FIRMA: FECHA:


Coordinador del sistema de gestin
Prepar: TQA. Cinthia Morales
de calidad e inocuidad
Revis: Lic. Miguel Contreras Director de divisin qumicos

Autoriz: Ing. Arturo Caldern Gerente de plantas

1. OBJETIVO

1.1 Establecer los requisitos y definir las responsabilidades para controlar, revisar, aprobar, distribuir los documentos
e identificar, almacenar, proteger, recuperar y disponer de los registros para el sistema de gestin de calidad y el
sistema de gestin de inocuidad

2. ALCANCE

2.1 Este procedimiento es aplicable a todo el personal de la organizacin.

3. DEFINICIONES

Es la forma especfica para llevar a cabo un proceso o conjunto de actividades. El


Procedimiento
cul nos indica Quien lo hace y cmo lo hace.
Documento Es la informacin y su medio de soporte.
Es aquel que nos proporciona la manera de cmo efectuar las actividades de
Instructivo
manera consistente.
Ayuda visual Es un documento que proporciona soporte visual.
Poltica Es el conjunto de reglas que nos guan en el desarrollo de los procesos.
Es el documento que representa resultados obtenidos o que proporciona
Registro
evidencia de actividades desempeadas.
Red interna de Industrias Promi de Occidente S.A. de C.V. Donde se encuentran
Intranet todos los documentos del sistema de gestin de calidad y del sistema de gestin
de inocuidad.
Copia impresa de un documento original, la cual ser sustituida a la persona que
la tiene en caso de que el original sufra alguna modificacin. Muestra un sello
Copia controlada color azul que dice DOCUMENTO CONTROLADO Copia No.

Es cualquier copia impresa de la documentacin del sistema que no cuente con el


sello de documento controlado, sirve slo como referencia informativa y no tiene
validez oficial para tomar decisiones. Estos documentos pueden llegar a tener un
Copia no controlada
sello de color rojo con la leyenda DOCUMENTO NO CONTROLADO.
Documento obsoleto: Es aquel documento que indica una versin que no es la vigente.
Filezilla: Software para subir la documentacin al portal intranet.

4. POLTICAS Y RESPONSABILIDADES

4.1 Del coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad:

4.1.1 Emitir, actualizar, distribuir y controlar este procedimiento.


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4.1.2 Emitir y asegurar las copias controladas.

4.1.3 Es la nica persona autorizada para codificar cualquier documento.

4.1.4 Mantener versiones vigentes de toda la documentacin del sistema de gestin de calidad e inocuidad en
intranet.

4.2 De los usuarios de los documentos:

4.2.1 Solicitar cualquier tipo de documento impreso al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad:
Copia controlada.

4.3 De los responsables de los documentos:

4.3.1 Informar al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad de todas las altas, bajas o cambios
de documentos que requieran, esto con la finalidad de asegurar la fidelidad del sistema de gestin de calidad y el
sistema de gestin de inocuidad.

4.4 Del responsable de los documentos externos:

4.4.1 Controlar y preservar los documentos externos que se utilizan en su rea.

5. METODOLOGA

DOCUMENTO NUEVO

5.1 Solicitar creacin de nuevo documento.

5.1.1 El responsable del documento debe solicitar al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad la
plantilla del documento que va a crear, describiendo el documento.

5.1.1.1. Procedimiento.

5.1.1.2. Instructivo.

5.1.1.3. Registro.

5.1.1.4. Ayuda Visual.

5.1.1.5. Poltica.

5.1.1.6. Especificacin.

5.1.1.7. Manual.

5.1.2 Se procede a enviar mediante correo electrnico la plantilla solicitada.

5.2 Elaboracin de documentos.


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5.2.1 El responsable de elaborar el documento tomar en cuenta para ello los siguientes lineamientos:

5.2.1.1 Respetar el formato de la plantilla vigente.

5.2.1.2 Llena los campos requeridos como son:

5.2.1.2.1 Ttulo.

5.2.1.2.2 Nombre y puesto de quien prepar.

5.2.1.2.3 Nombre y puesto de quien revis.

5.2.1.2.4 Nombre y puesto de quien autoriz.

5.2.1.2.5 Objetivo: Describe el propsito y/o la razn de ser del documento.

5.2.1.2.6 Alcance: Describe las reas donde se aplica el documento.

5.2.1.2.7 Definiciones: Palabras o siglas que requieran de una aclaracin dentro del documento, y
abreviaturas a utilizar.

5.2.1.2.8 Polticas y responsabilidades:

Poltica: Es el conjunto de reglas que nos guan en el desarrollo de los procesos.

Responsabilidades: Describen las obligaciones generales que son competencia de un determinado


puesto.

5.2.1.2.9 Metodologa: Describe de forma ordenada todas las actividades a desarrollar (quin hace qu y
cmo lo hace).

5.2.1.2.10 Respetar tamaos y colores de letras tal como se define a continuacin:

5.2.1.2.10.1 Texto: Arial 10 en color negro.

5.2.1.2.10.2 Ttulos deben ir en maysculas y negritas.

5.2.1.2.10.3 En el cuerpo del documento utilizar letras maysculas y minsculas. No usar solo
maysculas.

5.2.1.10.4 En subttulos y referencias a otros documentos marcar en negritas.

5.3 Control de los registros:

5.3.1 El responsable del documento informa al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad
en el caso de registros lo siguiente:
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5.3.1.1 Lugar de almacenamiento y proteccin: Se refiere al lugar fsico o electrnico (ruta) en donde
sern guardados los registros una vez que hayan sido llenados y la forma en que asegurarn su
preservacin.

5.3.1.2 Forma de almacenamiento: Se refiere a la forma en que se guardarn los registros, por
fecha, folio, cliente, etc.

5.3.1.3 Tiempo de resguardo: El tiempo que se conservarn los registros.

5.3.1.4 Disposicin: Indica que se har con esos registros una vez que concluya su tiempo de
resguardo.

5.3.2 El responsable del documento debe hacer llegar el nuevo documento al coordinador del sistema de
gestin de calidad e inocuidad.

5.4 Titular y codificar:

5.4.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad recibe el documento


asegurndose que los puntos anteriormente mencionados hayan sido respetados; de no ser as lo
reenva para su correccin. Despus se revisa el contexto del documento y valida que el ttulo tenga
coherencia con lo escrito. Posteriormente codificar el documento de acuerdo a los siguientes criterios:

5.4.2 Dependiendo del tipo de documento al que corresponda y de acuerdo al consecutivo de la


Lista maestra de documentos y registros REG-001 asigna el cdigo al documento:

XXX - ###

Donde: XXX: Son las tres siglas del tipo de documento a controlar.
###: Es el nmero consecutivo de acuerdo a la cantidad de documentos existentes en la Lista
maestra de documentos y registros REG-001.
XXX:
Procedimiento PRO
Instructivo INS
Registro REG
Ayuda Visual AVI
Poltica POL
Especificacin ESP
Manual MNL
Documentos externos DEX

5.4.3. El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad deber colocar fecha efectiva y el
nmero de la versin correspondiente del documento, verificando que la cantidad de pginas sean las
correctas.

5.4.4 Se deber guardar el documento en su carpeta correspondiente al sistema de gestin de calidad e


inocuidad:

5.4.1 Procedimientos.
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5.4.2 Instructivos.

5.4.3 Registros.

5.4.4 Ayudas Visuales.

5.4.5 Polticas.

5.4.6 Especificaciones.

5.4.7 Manuales.

5.4.8 Documentos externos

Nota: Guardar el archivo con el ttulo del documento utilizando maysculas y minsculas como se
describe a continuacin:

XXX-### Titulo de documento


5.5. Aprobar documento:

5.5.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad imprime el documento original y
busca las firmas de quien:

5.5.1.1 Elabora el documento (Responsable de la modificacin).

5.5.1.2 Revisa el documento correspondiente al rea.

5.5.1.3 Autoriza el documento correspondiente al rea.

5.6. Aseguramiento de documentos controlados:

5.6.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad pregunta a los involucrados si
necesitan copias controladas. En caso de requerirlos sella todas las copias como DOCUMENTO
CONTROLADO Copia No____ en color azul.

5.6.2 Posteriormente llenar la Lista de Distribucin de Documentos REG-010, entregando la copia a


cada solicitante y recabando la firma del mismo. Una vez entregadas todas las copias, anexa el
documento original y lo guarda en la carpeta fsica.

NOTA: Todo documento impreso que no cuente con sello de Copia Controlada es considerado
documento No Controlado, por lo cual no se garantiza que est vigente.

5.6.3 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad guarda el documento electrnico en
PDF. El nombre del archivo solo lleva el cdigo y titulo del documento utilizando maysculas y
minsculas, y lo guarda en la carpeta electrnica correspondiente.

5.6.4 Se sube la informacin al filezilla que es el software para el portal intranet, y da aviso al
responsable del documento que ste ya se puede usado en el intranet.
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5.6.5 El uso de intranet se har mediante el INS-045 Instructivo del uso de portal Intranet.

5.7 Comunicacin y difusin de la documentacin cuando presenta cambios de revisin o


creacin de nuevo documento.

5.7.1 En el momento que el coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad da aviso del
documento en intranet, en breve deber utilizar el documento vigente, el responsable que elabor o
modifico el documento ser encargado de comunicar los cambios al personal involucrado.

5.7.2 En el caso de personal de nuevo ingreso o cuando exista la promocin o el cambio de una persona
a otra rea, el jefe de rea es el responsable de trasmitir los documentos (procedimientos, instructivos,
registros, ayudas visuales, polticas, especificaciones, manuales).

5.7.3 Todos los procedimientos, registros, especificaciones, ayudas visuales, manuales y polticas
tendrn fecha vigente de 18 meses a partir de la fecha efectiva. El coordinador del sistema de gestin de
calidad e inocuidad llevar el control de las fechas de los documentos prximos a vencer y avisar al
responsable del documento para que lleve a cabo la revisin a detalle y actualizar el mismo elaborando
una nueva versin, si no es necesario hacer ningn tipo de cambio solo se actualizar la fecha efectiva,
con la finalidad de dar seguimiento a la mejora continua.

CAMBIO DE DOCUMENTO

6. Solicitar cambio al documento.

6.1 El solicitante pide al coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad el documento en formato
editable para hacer el cambio requerido.

6.2 Se enva el documento solicitado.

6.3 El requisitor realiza los cambios necesarios y le enva por correo electrnico el documento ya modificado al
coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad indicando los cambios realizados.

7. Revisar documento.

7.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad valida que la naturaleza del cambio no impacte
de manera negativa.

7.2 Si lo solicitado se contrapone con algn requisito de la Norma ISO 9001:2008, o las normas ISO/TS 22002-
1:2009 y la ISO 22000:2005 se informa al solicitante que dicho cambio no es posible realizarse y el solicitante
regresa al punto 6.3.

7.3 Si lo solicitado cumple con la Norma ISO 9001:2008 o las normas ISO/TS 22002-1:2009 y la ISO
22000:2005 continua en el punto 8.

8. Actualizar documento y asegurar identificacin de cambios y estados de revisin:

8.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad:

8.1.1 Guarda una versin del documento en la misma carpeta electrnica.


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8.1.2 Cambia la versin en el documento y actualiza fecha de modificacin, verifica que la cantidad de hojas
sean las correctas. Verificar el Historial de Revisiones que se encuentra en la parte inferior del documento,
revisando que cuente en la primera fila la nueva versin, la descripcin del cambio, la fecha en que se realiza el
cambio y quin es el solicitante de dicho cambio. Debe tener cuidado de no borrar el historial pasado, tan solo
borrara la ltima fila para poder desplazar los anteriores comentarios una fila ms abajo.

8.1.3 Guarda el documento obsoleto en versin electrnica y en fsico.

Nota: En electrnico se conservarn todas las revisiones obsoletas a partir de la fecha efectiva de la creacin de
cada documento.

DOCUMENTO EXTERNO

9. Control de documento externo

Documentos externos son por ejemplo:


Fichas tcnicas.
Manuales de equipos
Normas.
Especificaciones del cliente.
Etc.

9.1 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad, identificar en cada departamento los
documentos externos. Se lleva el control de los mismos en la identificacin de la Lista maestra de
documentos y registros REG-001.

9.2 El responsable de los documentos externos es el encargado de preservar los mismos.

9.3 El coordinador del sistema de gestin de calidad e inocuidad se asegura de registrar quin tiene
documentos externos en la Lista Maestra de documentos y registros REG-001.

Nota: En el caso de normas el responsable del documento debe asegurarse de tener siempre la versin
vigente.

CONTROL DE REGISTROS

10. Llenar Registro

10.1 El personal responsable del llenado completa el registro de acuerdo a los requisitos del rea.
Nota: Para los registros llenados a mano no se permite llenar con lpiz y no deben presentar tachaduras
ni corrector en ninguna parte del documento. Si se necesita hacer una correccin solo se puede anular el
dato con una lnea diagonal.

11. Almacenar Registro

11.1 El responsable del documento almacena el registro en el lugar, tiempo, y forma definida en la Lista
Maestra de documentos y registros REG-001. Despus de que se cumple el tiempo definido, le da la
disposicin indicada.
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Nota: Todo el personal tendr acceso a los documentos que conforman el sistema de gestin de calidad e
inocuidad mediante la intranet de la empresa

http://www.promi.com.mx/intranet.

FECHA DE
VERSIN # DESCRIPCIN DEL CAMBIO SOLICIT CAMBIO
ELABORACIN

SE REMPLAZA EL GERENTE DEL


SISTEMA POR EL
9 17 OCTUBRE 2016 COORDINADOR DEL SISTEMA. CINTHIA MORALES
SE ELIMINA EL REG-033 LISTA
DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

SE AGREGA EN LA DEFINICION
INTRANET LA DOCUMENTACION
PARA EL SISTEMA DE
INOCUIDAD, SE MODIFCA LA
8 23 JULIO 2015 VERONICA GARCIA
DEFINICION DE DOCUMENTO
OBSOLETO, SE HACER
REVISION GENERAL A
PROCEDIMIENTO
SE ANEXA TODO LO
7 15 MAYO 2015 RELACIONADO AL SISTEMA DE VERONICA GARCIA
GESTION DE INOCUIDAD
SE MODIFICA EN SU TOTALIDAD
SE ANEXA INS-045 EL USO DEL
6 09 MARZO 2015 VERNICA GARCA
PORTAL INTRANET PARA LA
DOCUMENTACION ISO
SE AGREGA LA VIGENCIA DE
LOS DOCUEMENTOS Y QUIEN
5 27 MARZO 2014 TALIA A. VALLE SILVA
LLEVAR EL CONTROL DE LAS
FECHAS PRXIMAS A VENCER.
SE AGREGARON LAS
4 14 NOVIEMBRE 2013 RESPONSABILIDADES DEL CONSUELO CASAS
AUXSGC.
SE CAMBIO LA FORMA DE
SOLICITAR DOCUMENTO
3 16 AGOSTO 2012 ISRAEL MUNGUA MATA
NUEVO Y CAMBIO DE
DOCUMENTO.
SE MODIFICO EL PUNTO 4.
APROBAR DOCUMENTO Y SE
2 12 JULIO 2012 ISRAEL MUNGUA MATA
AGREGO LA DIRECCIN DE LA
INTRANET.
1 20 AGOSTO 2011 DOCUMENTO INICIAL ISRAEL MUNGUA MATA
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