Cul es la importancia de la Administracin Documental?

y cmo se refleja su
finalidad en las empresas, actualmente?

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de
2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

/ A- la administracin documental ensea el tratamiento administrativo que

se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su
utilizacin y conservacin, es decir, su origen hasta el destino final con el objeto de
acelerar su bsqueda, facilitacin y conservacin.

Al decir documento nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes,

donde se guarda informacin de un acto o hecho realizado por personas que
pueden ser pblicas o privadas.

La importancia de la administracin documental en una empresa es

fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de
documentos que se recepcionan provenientes de entidades o empresas.

R// B-

1ASPECTO DE LA LEY 594 DE 2000

ARCHIVO: conjunto de documentos sea cual fuera su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por persona o entidad pblica o
privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que lo produce y a
los ciudadanos o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como
institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura.

FUNCION ADMINISTRATIVA: Actividades relacionadas con la totalidad del

quehacer archivstico, que comprenda desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.

Artculo 11. Obligatoriedad de conformacin de los archivos pblicos. El

estado est obligado a la creacin, organizacin preservacin y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el siclo
vital de documentos y la normatividad.
 Articulo 12. Responsable de la gestin de documentos y de la normatividad de
archivos.

Articulo 22. Procesos administrativos dentro del concepto de archivo total

comprendiendo la distribucin, la consulta, la organizacin de documentos.

Como consecuencia, en las ltimas dcadas se han desarrollado numerosas

iniciativas la mayora de ellas de carcter tecnolgico para mejorar la gestin de
la informacin en las organizaciones.

La mayor parte de los esfuerzos de adopcin de tecnologas de la informacin

se han orientado a la utilizacin de bases de datos estructuradas, y se ha prestado
menos atencin a la gestin documental (es decir, informacin

Como su nombre lo indica es una de las tareas ms importantes dentro de una empresa, ya
que la persona encargada es la nica que tiene acceso a todos estos documentos. Por lo
tanto se debe llevar un adecuado orden de los documentos para cuando se vaya a tener
acceso a ellos en cualquier momento, sea ms fcil y rpido el trabajo.

La administracin documental requiere de un buen desempeo, ya que esto es

determinante para la conservacin de la memoria documental de la institucin para la cual
estemos

Aspectos Ley 594 de 2000

1. Administracin y la cultura, para la toma decisiones.

2. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y

manejo de los documentos.

3. Funcin de los archivos. Los archivos en un estado de derecho cumplen una

funcin probatoria, garantizada y perpetuadora.

4. Capacitacin para los funcionarios de archivo. Las entidades tiene la

obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y
reas relacionadas con su labor.
 5. Apoyo en los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin
y la Contralora General de la Repblica prestaran todo el apoyo en lo de su
competencia al Archivo General de la Nacin, para el cumplimiento de lo
preceptuado en esta Ley.

Aspectos Acuerdo 027 de 2006

1. Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la

informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por
la Ley.

2. Administracin de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeacin, direccin y control de los recursos fsicos, tcnicos,
tecnolgicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de
los archivos.

3. Archivstica: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los
archivos.

4. Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en

la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgnico - funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o
asuntos).

5. Funcin archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivstico que comprenden desde la elaboracin del documento hasta su
eliminacin o conservacin permanente.

-ORGANIZAR DOCUMENTOS EN CARPETAS TENIENDO EN CUENTA EL NOMBRE DEL GESTOR.

-ORGANIZAR LAS CARPETAS POR NOMBRE DE GESTOR DESIGNADO EN LA UNIDAD DE

EMPRENDIMIENTO EN SU RESPECTIVO PUESTO,

-PASARLAS A LEGAJOS POR ORDEN ALFABETICAMENTE Y TENER EN CUENTA SI ESTAN BIEN

PERFORADAS PARA PODER

-ALMACENAR LOS DOCUMENTOS EN SU LEGAJO MAXIMO DE 200 HOJAS

-TENER ENCUENTA QUE ESTOS DOCUMENTOS ESTEN DEBIDAMENTE FIRMADOS Y SELLADOS QUE
SON LOS CONTRATOS