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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS


ESCUELA DE AUDITORIA
SEMINARIO DE CASOS DE CONTABILIDAD
LIC. RUBN EDUARDO DEL GUILA RAFAEL
LICDA. CLAUDIA GABRIELA GARCA
SALON: 111 EDIFICIO S-3

INFORME FINAL

DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA CONTABLE

INTEGRANTES GRUPO No. 9

200217039 Mario David Flores Hernndez


200316130 Byron Giovanni Morales Garca
200512842 Gimmy Jos Luis Estrada Azurdia
200612990 Mayra Arely Albeo
200613404 Lester Salvador Prez Gmez
200711644 Zully Alejandra Carranza Lpez
200813567 Victor Estuardo Guerra Dvila
200912662 Marlon Santiago Sis Gonzlez
201011569 Jennifer Virginia Hernndez Gmez
201012468 Kathia Edith Rosa Snchez
201012555 Johny Emanuel Mazariegos Daz

Guatemala, 15 de noviembre 2014.


INDICE

INTRODUCCION

CAPITULO I....................................................................................................................................... 1
GENERALIDADES DE UN SISTEMA CONTABLE...........................................................................1
1.1 Sistema................................................................................................................................... 1

1.2 Contabilidad............................................................................................................................ 1

1.2.1 Objetivos de la contabilidad............................................................................................... 1

1.3 Sistema contable..................................................................................................................... 2

1.4 Propsitos generales de un sistema de contabilidad...............................................................4

1.5 Utilidad de un sistema contable............................................................................................... 5

1.6 Sistemas contables ms utilizados.......................................................................................... 5

1.7 Programas ERP software libre para Pymes............................................................................6

1.8 Nomenclatura de las cuentas.................................................................................................. 7

1.8.1 Ventajas y desventajas..................................................................................................... 8

1.8.2 Clasificacin de las cuentas............................................................................................. 8

1.8.3 Objetivos de una nomenclatura........................................................................................ 9

1.9 Instalacin del sistema contable y mantenimiento.................................................................10

1.9.1 Etapas de la instalacin y operacin de un sistema de contabilidad..............................10

1.10 Manual de aplicacin de cuentas......................................................................................... 11

1.10.1 Objetivos del manual de aplicacin de cuenta..............................................................11

1.11 NIIF PARA PYMES con relacin a un sistema contable......................................................12

CAPITULO II.................................................................................................................................... 21
SISTEMA CONTABLE UTILIZADO EN EL CASO PRCTICO......................................................21
2.1 Generalidades del programa............................................................................................21

CAPITULO III................................................................................................................................... 22
DOCUMENTACIN LEGAL Y ESTRUCTURA...............................................................................22
3.1 Documentacin legal............................................................................................................. 22

3.2.1 Escritura de constitucin................................................................................................22

3.1.2 Nombramiento de representacin legal..........................................................................25

3.1.3 Patente de comercio y de sociedad de la empresa........................................................30

3.1.4 Registro tributario unificado............................................................................................31

3.1.5 Habilitacin de libros...................................................................................................... 32


3.2 Estructura de la empresa...................................................................................................... 35

3.2.1 Organigrama de la empresa........................................................................................... 35

3.2.2 Organigrama del departamento de contabilidad.............................................................36

3.3 Implementacin del sistema contable....................................................................................37

CAPITULO IV................................................................................................................................... 38
CASO PRCTICO............................................................................................................................ 38
INTRODUCCION
CAPITULO I

GENERALIDADES DE UN SISTEMA CONTABLE

1.1 Sistema
Es el conjunto de mtodos y procedimientos que interactan entre s para
desarrollar una funcin comn dentro de una empresa. Procede del latn systma,
y este del griego (systema, identificado en espaol como 'unin de cosas
de manera organizada').

Los elementos que componen un sistema pueden ser variados, como una serie de
principios o reglas estructurados sobre una teora.

1.2 Contabilidad
Es un sistema que tiene por objetivo registrar y procesar las transacciones de
negocios que lleva a cabo una organizacin para producir informacin cuantitativa
en forma comprensible y ordenada.

Se puede decir que la contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar,


clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de
la contabilidad podrn orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante
datos contables y estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y
solvencia de la empresa o institucin.

1.2.1 Objetivos de la contabilidad


La contabilidad, por ser un sistema de informacin, debe reunir fundamentalmente
las caractersticas como, control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin
aceptable de costo beneficio, con el fin de que se oriente a alcanzar los objetivos
siguientes:

1
Proporcionar el mximo de informacin indispensable para una
acertada toma de decisiones en las reas financieras, de costos y
rendimiento.
Aplicar las prescripciones legales correspondientes.
Obtener informacin que muestre la situacin econmica de la
empresa frente a terceros.
Registrar imparcialmente las transacciones.
Permitir la interpretacin de los hechos registrados.

1.3 Sistema contable

Es una estructura organizada mediante la cual se recopila la informacin de una


empresa o entidad como resultado de sus operaciones, valindose de recursos
como formularios, reportes, libros entre otros, y que presentados a la gerencia le
permitirn a la misma tomar decisiones financieras de una manera eficiente y
oportuna.
Un sistema contable no es ms que normas, pautas y procedimientos, para
controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de una empresa o
entidad, por medio de la organizacin, clasificacin y cuantificacin de la
informacin administrativa y financiera.

Para que un sistema contable funcione eficientemente es preciso que su


estructura (configuracin) cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos debe estar tan ntimamente ligada que integre de tal manera el
esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad
importante de la misma.

El sistema deber reconocer, clasificar, registrar, resumir y reportar operaciones.


Tambin se puede decir que los sistemas de contabilidad comprenden el conjunto
de normas y procedimientos que se aplican para dar cuenta y razn de las
operaciones de una entidad determinada.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir


automticamente, tales como: Diarios, Mayores, estados financieros, e Informes
Especiales que ayuden a la institucin a tomar decisiones.

2
Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente
intelectual. El contador nada ms deber asegurarse de que la configuracin y
entrada de una transaccin sean conectadas, el sistema har el resto.

La utilizacin del sistema electrnico de datos permite el procesamiento de gran


cantidad de datos en tiempo reducido y a un costo accesible para pequeas y
medianas empresas.

El procesamiento electrnico de datos tiene ventajas y desventajas sobre los


dems sistemas dentro de los que se mencionan:

Ventajas
Oportunidad: Las operaciones que se realizan dentro de los procesos son
oportunas.
Bajos costos de personal: Se utiliza la menor cantidad de recursos
humanos posibles.
Utilidad: La informacin generada es til para la toma de decisiones.
Seguridad: Debe generar un ambiente de proteccin y seguridad para los
usuarios del sistema.
Velocidad de procesamiento: Por reducir la intervencin humana, la
automatizacin de los procesos permite mayor rapidez en la obtencin de
datos.
Procesamiento continuo: Es fcil obtener datos actualizados en cualquier
momento, debido a que las operaciones se van registrando paralelamente
con la ejecucin.
Ahorro de espacio: El sistema electrnico elimina el papeleo, y reduce
espacio en el archivo de documentos, debido a que todos estarn en
medios magnticos.

Desventajas
Elevado costo de mobiliario: En algn momento puede ser que para el
movimiento de las instituciones, el costo de la implementacin de un

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sistema electrnico sea elevado, debido a instalaciones de equipo de
cmputo, cableado de redes, adquisicin de licencias y en s el costo del
sistema.
Volatilidad de la informacin: Si no se cuenta con copias de seguridad de
las transacciones diarias en determinado momento podra perderse la
informacin de un perodo determinado.

1.4 Propsitos generales de un sistema de contabilidad

Los propsitos generales de un sistema de contabilidad pueden decirse que


entran en dos clasificaciones bsicas, cada una de ellas de diferente naturaleza,
pero todas necesarias para responder a las variadas exigencias del sistema.

Los dos propsitos son:

1. Registrar las transacciones de la empresa o entidad: Lo ms esencial de


un sistema de contabilidad es procurar que las transacciones de la empresa
o entidad se registren con exactitud y rapidez.
2. Salvaguardar el activo: Al sistema de contabilidad le incumbe la
responsabilidad de facilitar los mecanismos que eviten cualquier intento de
malversacin o disipacin de activo. Todava debe ir ms lejos; y revelar los
robos y desfalcos con certeza y rapidez

1.5 Utilidad de un sistema contable


El sistema de contabilidad es el que provee informacin financiera til, aplicando
procedimientos de control interno para asegurar la confiabilidad de los datos, por
medio de estados financieros que son utilizados por la administracin, los
propietarios, los acreedores y dems usuarios internos y o externos.

Las empresas mercantiles tanto individuales como jurdicas siguen un


procedimiento preestablecido de acuerdo a su actividad econmica, en el cual le

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permita medir el grado de productividad social y financiera tanto a nivel histrico
como en relacin con otras de similar actividad.

El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de registros e informes, su


anlisis e interpretacin. Los contadores se ocupan de analizar e interpretar los
estados financieros; buscan la relacin que existe entre los eventos comerciales y
los resultados financieros; estudian el efecto entre diferentes alternativas, por
ejemplo la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y buscan las
tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro a travs de
proporcionar diferentes escenarios.

Los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales para darle


un uso eficaz a la informacin contable, se hace necesario tener un conocimiento
acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Un gerente
comercial u otra persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca
de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciar hasta qu punto la
informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y
exactas.

1.6 Sistemas contables ms utilizados 1


Las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning o Planificacin de Recursos
Empresariales) estn orientadas a facilitar la integracin de los sistemas de las
empresas, asegurar la comunicacin y mejorar su productividad industrial o la
eficiencia de la gestin financiera, ventas, atencin al cliente, comercio electrnico
o e-commerce, inventarios y operaciones, produccin, planificacin, reportes, etc.
Los ERP distribuidos bajo licencias opensource estn encontrando su sitio en el
sper competitivo mercado del software empresarial gracias a la madurez y
experiencia de los desarrolladores y empresarios, a la enorme flexibilidad y a la
posibilidad de su implementacin a precios mucho ms asequibles que las
soluciones propietarias. Cul es mejor? Las funcionalidades, los niveles de
calidad, las posibilidades de evolucin, escalabilidad e integracin y servicios
complementarios de los ERP software libre y de cdigo abierto son
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Seminario Innovacin en la Empresa" Guatemala 2011

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razonablemente comparables, de hecho, es comn ver consultoras top
implementando soluciones comerciales como Microsoft Dynamics NAV Navision,
SAP Business One u Oracle E-Business Suite junto con software libre como Open
Bravo, Open ERP, Compire, OpenXpertya o ERP5. Cada solucin es diferente y
puede ser la mejor posible en su segmento segn sean los requerimientos de
cada empresa en particular.

1.7 Programas ERP software libre para Pymes2


Las tres ventajas principales del opensource son el precio (generalmente las
licencias son gratis), el acceso al cdigo y el ecosistema o comunidad que se crea
alrededor del producto que permite acceder al conocimiento y sobre todo la
posibilidad de que el cdigo pueda ser revisado por muchos ojos expertos
mejorando sus funcionalidades y seguridad. Pero hay que tener en cuenta que el
coste de las licencias de un proyecto empresarial es importante, particularmente,
porque los proyectos son complejos y se desarrollan en un largo perodo de
tiempo con su consiguiente presupuesto de consultora en diseo, programacin,
configuracin, integracin, soporte y mantenimiento, formacin, etc... Que en estas
reas son caras tanto para aplicaciones libres como para las propietarias. Estos
costes representan cerca del 50% del coste total en las Pymes y el 25% en las
grandes empresas, por esta razn son las Pymes las que ms se benefician con
los ERP Open Source.

Con la adopcin masiva de servicios en la nube (cloud computing) por parte de


las Pymes los ERP encontrarn su mximo potencial. La tecnologa est
disponible y a la espera de que se produzca ese salto, que parece muy cercano.
Las soluciones opensource ya se han posicionado muy bien en este entorno,
funcionan igual o mejor que las instaladas en local (on-premise), ofrecen
conveniencia en su implementacin (low-cost), mejoras y actualizaciones,
estandarizacin, escalabilidad, seguridad, mantenimiento y recuperacin en caso
de desastre.
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Seminario Innovacin en la Empresa" Guatemala 2011

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Principales programas ERP Software Libre y gratis para Pymes 3: Hay
muchas soluciones ERP opensource, entre las ms competitivas destacan
Openbravo, OpenERP, ERP5, Compiere y xTuple.

1.8 Nomenclatura de las cuentas


La Contabilidad como sistema de informacin financiera, es el sistema general del
proceso contable, es decir es el sistema donde interactan otros sub-sistemas,
tales como el de procedimientos contables y manuales, que en nuestro medio se
le conoce como Sistema Contable.

Este sub-sistema contable en las empresas est estructurado por la nomenclatura


de las cuentas, manual de aplicacin de cuentas, la descripcin del sistema
contable y las polticas contables.

Nomenclatura de las Cuentas es una tcnica que produce sistemtica y


estructuradamente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias
acerca de las transacciones que efectan las Entidades econmicas y de ciertos
eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad
de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relacin con dichas
Entidades, en pocas palabras, la nomenclatura de cuentas es un catlogo o lista
de cuentas clasificadas de acuerdo con una codificacin. Este listado se clasifica
segn las reas del balance (activo, pasivo, patrimonio). Se incluyen tambin las
cuentas de gastos y de ingresos.

La codificacin ms utilizada es el numrico decimal, porque permite la integracin


o desintegracin de cuentas, as como el crecimiento, intercalacin y eliminacin
ordenada. Adems facilita su procesamiento dentro del sistema contable
automatizado. Para una institucin educativa privada puede estructurarse una
nomenclatura de 5 niveles y 8 dgitos.

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Seminario Innovacin en la Empresa" Guatemala 2011

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1.8.1 Ventajas y desventajas

Facilita la correcta evaluacin de la actuacin de los ejecutivos de la


empresa.
Proporciona informacin y seala las reas que lograron su objetivo,
siempre hay un responsable para cada rea.
Ayuda a la aplicacin de la administracin por excepcin.
Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente
obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a
detectar que actividades o procesos no agregan valor la contabilidad de una
compaa es costosa porque ms all de los gastos del contador, tambin
estn los famosos impuestos que son parte de la vida econmica de la
empresa.

1.8.2 Clasificacin de las cuentas


Las cuentas se clasifican en grupos, que son:

Cuentas de Activo: Las cuentas de Activo son las que controlan los bienes y
derechos propiedad de la empresa.
Cuentas de Pasivo: Las cuentas de Pasivo son las que controlan las
deudas y obligaciones a cargo de la entidad.
Cuentas de Capital: Las cuentas de Capital son las que controlan tanto las
utilidades as como tambin las prdidas del negocio.

La Nomenclatura de las cuentas, tambin es un sistema estructurado de cuentas


de Activo, Pasivo, Capital, Cuentas de Resultado Deudoras, Cuentas de Resultado
Acreedoras, Cuentas de Orden y Cuentas de Orden por Contra, que sean
necesarias para operatividad de un sistema Contable. Debiendo de considerarse
para su elaboracin la flexibilidad requerida y que a futuro puedan hacerse
incorporaciones de nuevas cuentas para un mejor manejo del aspecto contable.

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1.8.3 Objetivos de una nomenclatura

Permitir a los distintos empleados del rea de Contabilidad, uniformidad


de criterios, con la implementacin de la nomenclatura.
Fortalecer el trabajo contable cuando se trate de consolidar datos
financieros.
Establecer parmetros de actuacin, en el registro de las operaciones
que lleva a cabo una empresa o sociedad.

La nomenclatura, debe presentar una estructura de codificacin o una hoja


resumen de su clasificacin, teniendo en cuenta su codificacin, la cual debe tener
consistencia con el Manual de Aplicacin de Cuentas.

Finalidades de la nomenclatura:
Establecer las cuentas principales del Activo, Pasivo, Capital, etc.
Establecer los rubros de agrupacin para efectos contables.
Identificar todas las cuentas de mayor.
Establecer las cuentas auxiliares o sub cuentas, para cada cuenta de
mayor.

1.9 Instalacin del sistema contable y mantenimiento


Para la instalacin de un sistema de contabilidad hay que tener en cuenta lo
siguiente:
a) El sistema de contabilidad de una institucin nueva debe basarse en la
experiencia y la prctica de instituciones similares.
b) Debe basarse en un estudio a fondo de la institucin tomando en cuenta la
naturaleza y el nmero de transacciones, la calidad y capacidad del
personal, la prontitud con que se desea la informacin para los fines
directivos y financieros, y la necesidad y la amplitud del control interno que
se quiera mantener.
c) Tener presente el costo de funcionamiento.

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d) Instruir y adiestrar al personal y hacerle comprender la necesidad de
ejecutar al pie de la letra las instrucciones que se le dan.

1.9.1 Etapas de la instalacin y operacin de un sistema de contabilidad


Para poder utilizar un sistema de contabilidad es necesario realizar las etapas de
instalacin y operacin del mismo para que su funcionamiento sea oportuno y
eficiente.

a) Planeacin e instalacin del sistema


Consiste en estudiar la naturaleza de la institucin y el tipo de operaciones que
realiza, con base a esto se selecciona al elemento humano y al equipo que
intervendr en la operacin y se disea el manual de cuentas, las formas a utilizar
y registros necesarios para anotar las operaciones.

b) Registro de las Operaciones


Una vez diseado e instalado el sistema de contabilidad, las operaciones de la
institucin se registran en las formas, registros y libros que forman el sistema. La
operacin puede efectuarse manualmente, por medio de un equipo mecnico o de
computacin.
c) Preparacin de los estados financieros
Una vez registradas las operaciones realizadas por la institucin en un periodo
determinado, se preparan los estados financieros con base a los datos que
presentan los libros y registro.

En sntesis, se puede decir que al producto final y principal de todo sistema de


contabilidad lo constituyen los estados financieros; por lo que dicho sistema debe
estar diseado de tal manera que la informacin tanto contable como financiera
que se proporcione a travs de ellos, sea la ms eficiente y oportuna, ya que la
misma es vital, principalmente en la toma de decisiones.

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1.10 Manual de aplicacin de cuentas
Nos da la informacin de cmo y de qu manera se utilizaran las cuentas de la
nomenclatura de cuentas, la naturaleza de las cuentas si son deudoras o
acreedoras, como se cargan y porque tenemos que abonarlas y nos especifica el
tipo de saldo que tendr cada una de ellas al final de un periodo. Cada empresa
dependiendo de su actividad econmica, tendr que adaptar su nomenclatura y
manual de aplicacin de cuentas atendiendo a sus necesidades de operacin.

1.10.1 Objetivos del manual de aplicacin de cuenta


El principal objetivo del manual es registrar en forma ordenada y
sistemtica la informacin relacionada con el proceso contable que se
desarrolla en sintona con el aspecto legal y las normativas contables que
se practiquen en cada pas de origen.
Es el medio para la orientacin e informacin de los empleados que
coordinan la parte financiera y contable de la empresa, asignando
responsabilidades en el proceso contable, evitando omisiones en el mismo.
Facilitar la ejecucin correcta del proceso contable, proporcionando la
uniformidad de ciertos principios contables o bien de las NIIF para las
PYMES.
Orientar a todo el personal de nuevo ingreso para facilitarle su induccin e
incorporacin al debido proceso contable de la empresa.
Servir como base a futuros cambios toda vez estn en sintona con la
necesidad de adaptarse a modernizaciones o requisitos de estar en
constante cambio a las necesidades de una globalizacin de conceptos o
contenidos que cada da es una realidad mundial.

1.11NIIF PARA PYMES con relacin a un sistema contable

Con el objetivo de armonizar los procedimientos para la preparacin y


presentacin de los estados financieros que muestren la informacin a los
usuarios internos y externos de las empresas en todo el mundo, fue desarrollado

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por IASB un nico conjunto de normas de carcter global llamada Norma
Internacional de Informacin Financiera para Pequeas y Medianas Entidades
(NIIF para PYMES).

El 9 de julio de 2009, el IASB, aprob la Norma Internacional de Informacin


Financiera para Pequeas y Medianas Entidades 1.

Dentro de las NIIF Para las Pymes podramos mencionar el sistema contable para
una entidad de compra-venta artculos agrcolas y otros como ferreteros sea
comerciales.

Datos del sistema

Datos Generales:

a) Perodo Contable: Del 1 de enero al 31 de diciembre de cada ao.

Seccin 1 La contabilidad se llevar con base a Norma Internacional de


Informacin Financiera para Pequeas y Medianas Entidades.

Seccin 4 La empresa preparar y presentara el Estado de Situacin Financiera


en forma de reporte.

Seccin 4 Las cuentas se presentarn en Activo Corriente y Activo No Corriente,


Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente como categora separada.

Seccin 4 Deudores Comerciales y Otras Cuentas por Cobrar:

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Las cuentas por cobrar son inicialmente registradas a su valor nominal, y
reducidas apropiadamente por la estimacin para cuentas de cobro dudoso
o incobrables, la cual se registra con cargo a los resultados de operacin.

El reconocimiento para cuentas incobrables es establecido cuando existe


evidencia objetiva de que la empresa no recibir los beneficios econmicos
futuros acordados en los trminos originales de cobro.

En el caso de las ventas al crdito sin intereses se medirn al valor


presente de todos los valores futuros determinados utilizando una tasa de
inters menor que la del mercado como contraprestacin por la venta de
bienes. La diferencia entre el valor presente de todos los cobros futuros y el
importe nominal de la contraprestacin se reconocern como ingresos en
concepto de inters.

Las otras cuentas por cobrar, se registran a su valor nominal y comprenden


los valores y efectos por cobrar, amparadas con documentos de validez
legal, provenientes de operaciones del curso normal de la empresa. En esta
cuenta se segregaran las siguientes cuentas: cuentas por cobrar
comerciales, documentos por cobrar comerciales, cuentas por cobrar no
comerciales, Estimacin para Cuentas Incobrables.

Seccin 4 Deudas Comerciales y Otras Cuentas por Pagar:

Representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones


corrientes, anticipos de clientes y pagos a los diferentes acreedores
independientemente que su pago se efecte previa o posteriormente a la
recepcin o aceptacin de las mercancas o servicios recibidos, entre otros. Las
cuentas por pagar comerciales son las que tienen principalmente como origen la
adquisicin de mercancas, que forman parte del funcionamiento normal de la
empresa.

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Se reconocern con el importe que represente una salida de efectivo de la
empresa la cual puede ser por deuda con proveedores, clientes (por cobros
anticipados a cuenta de futuras ventas de mercancas de prestacin de
servicio) o deudores varios.

Comprende los importes pendientes por mercancas suministradas


debidamente recepcionadas, o servicios prestados por los proveedores de
acuerdo con los convenios o contratos suscritos, as como los gastos de
transportacin y otros derivados de la manipulacin de las mercancas.

Se reconocer con las deducciones realizadas a los empleados, las cuales


estn pendientes de pago a las diferentes instituciones.

Seccin 4 Intereses por Pagar:

Se reconocern como intereses por pagar, los montos que se generen


como un compromiso de pago para la entidad.

Identificar el monto de la obligacin de forma fiable

La Entidad, utilizara el mtodo de inters efectivo para revelar el gasto total


de intereses de los pasivos financieros que no estn al valor razonable en
resultados.

Seccin 4 Activo o Pasivo por Impuesto Diferido

La entidad reconocer un activo o pasivo por impuestos diferidos por el


impuesto por recuperar o pagar en periodos futuros como resultado de
transacciones o sucesos pasados. Este impuesto surge de la diferencia
entre los importes reconocidos por los activos y pasivos de la entidad en el

14
estado de situacin financiera y el reconocimiento de los mismos por parte
de las autoridades fiscales, y la compensacin de prdidas o crditos
fiscales no utilizados hasta el momento procedente de periodos anteriores.

Para la medicin de los activos o pasivos por Impuesto diferido, se


calculara una tasa promedio, utilizando las ltimas 4 bases imponibles
utilizadas para el clculo del impuesto sobre la renta.

Seccin 5 La empresa presentar el estado de resultados y ganancias


acumuladas, en lugar del Estado de Resultado integral y el estado de cambios en
el patrimonio, debido a que la empresa no posee resultados integrales y los nicos
cambios en el patrimonio durante los periodos que se presentan los estados
financieros surgen por:

Ganancias o prdidas;
Correcciones de errores de periodos anteriores y
Cambios en polticas contables.

Seccin 5 Los gastos presentados en el Estado de Resultado se clasificaran de


acuerdo a su funcin.

Seccin 7 La empresa presentar los flujos de efectivo procedentes de


actividades de operaciones utilizando: El mtodo indirecto.

Seccin 7 Efectivo y equivalentes a efectivo:


En el primer nivel de los activos corrientes sern registrados y revelarn el efectivo
y los equivalentes de efectivo. De acuerdo al marco conceptual para la
preparacin y presentacin de estados financieros; comprender los recursos de
alta liquidez que posee la empresa, tales como dinero en efectivo y depositado en
bancos.

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Seccin No.10 Principales Polticas Contables. Para el desarrollo de los
procesos contables, se tomar como base la Norma Internacional de Informacin
Financiera para Pequeas y Medianas Entidades, en lo concerniente a las
secciones aplicables al sector comercio compra-venta de productos ferreteros y
agropecuarios aplicando las polticas contables

Seccin 13 Inventarios:

Para valuar los inventarios se usar el sistema de inventario permanente y


la formula de valuacin para los bienes adquiridos ser el mtodo de
Primeras entradas Primeras salidas (PEPS).

Los inventarios se registran al costo de adquisicin ms todos los gastos


necesarios para ponerlos en disposicin de uso.

Se requiere que se valu al final de cada periodo si existe diferencia entre


el valor en libros y el valor neto realizable de los inventarios (por ejemplo,
por daos, obsolescencia o precios de venta decrecientes).

La entidad realizar la evaluacin comparando el importe en libros de cada


partida del inventario (o grupo de partidas similares) con su precio de venta
menos los costos de venta. Si una partida del inventario (o grupo de
partidas similares) ha deteriorado su valor, la entidad reducir el importe en
libros del inventario (o grupo) a su precio de venta menos los costos de
venta. Esa reduccin es una prdida por deterioro del valor y se reconoce
inmediatamente en resultados.

Seccin 14 Inversiones Temporales

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La Entidad, contabilizara sus inversiones financieras utilizando el modelo
del valor razonable, segn lo establece la seccin 14 Inversiones en
Asociadas.
Se reconocer una inversin cuando los beneficios por posesin de esta
fluirn a la entidad.
Se reconoce cuando se realizan depsitos en las instituciones cuyo plazo
no exceda los 12 meses.

Seccin 15 Inversiones permanentes:

Inversiones simples: Las inversiones simples cotizadas en bolsa de valores


se contabilizaran al Valor razonable con cambios en el resultado. Las
inversiones simples que no cotizadas en Bolsa de Valores se contabilizaran
bajo el modelo del costo.

Inversiones en asociadas: Las inversiones en asociadas se contabilizaran


bajo el modelo del costo, excepto cuando el inversor mantiene directa o
indirectamente el 20% o ms del poder de voto, esta posee influencia
significativa. Por tanto se contabilizara la inversin bajo el mtodo de
participacin.

Inversiones en subsidiaria: Las inversiones en subsidiaria se contabilizaran


por el modelo de participacin.

Para las inversiones simples y en subsidiarias, la medicin ser dela


siguiente manera: su medicin inicial ser al precio de transaccin
incluyendo los costos de transaccin excepto, en la medicin inicial de los
activos que se miden al valor razonable concambios en el resultado.

La medicin posterior de las inversiones simples y en subsidiarias se


realizara al final de cada periodo sobre el que se informa, midiendo los
instrumentos financieros a su valor razonable menos el deterioro de valor.

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Las inversiones en asociadas se medirn al costo menos las prdidas de
deterioro de valor acumuladas. Se reconocern los dividendos y otras
distribuciones recibidas procedentes de la inversin como ingresos.

Las inversiones en asociadas se medirn para que haya un precio de


cotizacin publicada mediante el modelo del valor razonable.

Seccin 16 Propiedades de Inversin

Las propiedades de inversin, son terrenos o edificios, partes de un edificio


o ambos que se mantienen por el dueo o el arrendatario bajo un
arrendamiento financiero para obtener rentas, plusvalas o ambas.

La Entidad, reconocer las propiedades de inversin cuando su valor


razonable pueda ser medido de forma fiable sin costo o esfuerzo
desproporcionado.

Las propiedades de inversin se medirn inicialmente a su costo;


incluyendo a este los costos asociados a la transaccin.

Los costos de las propiedades de inversin comprada comprende su precio


de compra y cualquier gasto atribuible directamente.

El gasto directamente atribuible incluye, por ejemplo: los honorarios


profesionales legales y los impuestos por transferencia de la propiedad.

Posterior a su reconocimiento inicial, la entidad contabilizar todas sus


propiedades de inversin por su costo de adquisicin menos la
depreciacin acumulada y el importe acumulado de las prdidas por
deterioro del valor.

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Cuando una propiedad de inversin ya se ha reconocido, el gasto posterior
en esa propiedad se debe reconocer como un gasto o si ese gasto se
puede medir y puede ser atribuido al activo confiablemente y generar
beneficio econmicos futuros se debe sumar al monto registrado de la
propiedad de inversin.

Seccin 17 Propiedades, Planta y Equipo:

Se reconocern como propiedades, planta y equipo, los activos tangibles que se


mantienen para su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios o con
propsitos administrativos, y se esperan usar durante ms de un periodo.

Las medicin inicial de un elemento de propiedad planta y equipo ser su


costo al momento de su reconocimiento inicial que comprende el precio de
adquisicin, que incluye los honorarios legales y de intermediacin,
aranceles de importacin, impuestos no recuperables, despus de deducir
los descuentos comerciales y rebajas.
La medicin posterior de propiedad y equipo comprende el costo menos la
depreciacin acumulada (si fuesen bienes depreciables) y cualesquier
prdida por deterioro del valor acumulado.

El mtodo a utilizar para el clculo de la depreciacin ser el mtodo lineal,


a travs del cual se calcular el gasto por depreciacin que deber incluirse
en el estado de resultados.

Seccin 18 Bienes Intangibles:

Se reconocern como activos intangibles y de esta manera sern


presentados y registrados, todos aquellos activos identificables adquiridos ,
de carcter no monetario y sin apariencia fsica, que se posee para ser

19
utilizado en la produccin o suministro de bienes y servicios o para
funciones relacionadas con la administracin de la empresa.

La medicin inicial de los activos intangibles se realizar a su costo al


momento del reconocimiento inicial.
El importe amortizable de cualquier elemento del activo intangible debe ser
distribuido, de forma sistemtica, sobre los aos que componen su vida til,
cuando no se puede estimar la vida til o no se fije una vida til en el
contrato del bien intangible se tendr que tomar la mejor estimacin que
ser de 10 aos.

CAPITULO II

SISTEMA CONTABLE UTILIZADO EN EL CASO PRCTICO

2.1 SISTEMA CONTABLE CONTAHABILIDAD


El sistema contable Contahabilidad, es un programa que ha sido desarrollado por
una empresa guatemalteca, llamada Investigacin y Sistemas de control Sociedad
annima, la cual se conoce comercialmente como ISC, la cual cuenta con
agencias regionales a lo largo de Centroamrica, contando con presencia en
Costa Rica, Honduras, El Salvador, Nicaragua y Su agencia central en Guatemala.

La finalidad de esta entidad ha sido desarrollar sistemas contables, que permitan


acoplar sus sistemas contables a la legislacin que rige a las empresas
guatemaltecas, y contrarrestar lo que comn mente se da en el mercado de

20
nuestro pas, lo cual es totalmente lo contrario, ya que comn mente se da el
hecho de tener que acoplar la contabilidad a programas que estn diseados para
otro mercado, tal es el caso de programas estadounidenses y mexicanos en una
gran mayora, los cuales pese a manejar ambientes contables universales, no
cuentan con mdulos que puedan acoplarse a la forma de tributacin local.

2.2 LENGUAJE DE PROGRAMACION UTILIZADO POR ISC PARA CREAR


CONTAHABILIDAD
Visual Basic 6.0 es un lenguaje de programacin que fue adoptado por ISC para la
elaboracin del programa Contahabilidad, el cual sirve para crear programas o
aplicaciones. Un lenguaje de programacin est formado por un conjunto de
sentencias (entendidas por los humanos) que representan rdenes dadas a la
computadora. Generalmente, cada sentencia equivale a muchas rdenes o
instrucciones que debe llevar a cabo la mquina.

Microsoft Visual Basic es una herramienta de programacin para el entorno de


Windows. El lenguaje Visual Basic es utilizado en otras aplicaciones, como por
ejemplo Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Access, con el objeto de
automatizar las tareas rutinarias.

Por lo tanto, al conocer la forma de programar en Visual Basic, podr crear macros
(en este lenguaje) en todas las aplicaciones nombradas anteriormente y obtener
as mayor rapidez y eficiencia en sus tareas habituales.
Los pasos a seguir para programar con Visual Basic son:

1. disear los formularios (ventanas) con los que va a interactuar el usuario.


2. agregar los objetos y definir las propiedades de cada uno de ellos.
3. establecer los eventos a los que va a responder el programa y escribir el cdigo
correspondiente (por ejemplo, definir cmo va a responder un botn cuando el
usuario haga un doble clic).

21
Una aplicacin de Visual BASIC puede estar formada por cinco clases de
archivos:

Mdulos de formularios (.frm)


Mdulos estndar (.bas)
Mdulos de clase (.cls)
Ficheros binarios (.frx)
Ficheros de recursos (.res)

Un mdulo correspondiente a un formulario es un fichero que contiene objetos


grficos, llamados controles, ms cdigo; mientras que un mdulo estndar o un
mdulo correspondiente a una clase slo contiene cdigo.

Los ficheros binarios contienen los datos binarios de un formulario; por ejemplo,
algunos controles tienen propiedades cuyos valores son datos binarios, como
Picture.
Un fichero de recursos permite agrupar todo el texto y los mapas de bits
especficos de una aplicacin; puede incluir declaraciones de constantes, iconos,
texto de pantalla y otros elementos que pueden variar entre versiones traducidas o
entre revisiones o configuraciones especficas.

La lista de ficheros que componen la aplicacin junto con las opciones (el conjunto
de opciones se puede ver ejecutando la orden Opciones del men Herramientas)
es guardada en un archivo de proyecto con extensin vbp cada vez que se guarda
la aplicacin o proyecto. As mismo, el espacio de trabajo del proyecto Visual
Basic se guarda en un archivo con extensin vbw

2.2.1 Tipos de Objetos

Existen muchos tipos de objetos con los que trabaja Visual Basic, entre ellos
podemos hablar de los formularios y controles.

Un formulario es una ventana mediante la cual los usuarios interactan con la


aplicacin. En dicha ventana depositaremos los controles necesarios para crear
nuestra interfaz con el usuario de la aplicacin. La finalidad principal de un

22
formulario es agrupar una serie de controles por medio de los cuales poder
presentar y solicitar informacin al usuario.

Los controles son todos los objetos que se colocan en los formularios, mediante
los cuales se realizan las acciones. A travs de los controles se pueden escribir y
recibir texto (etiquetas y cajas de texto), usar botones de comando, insertar o
manipular imgenes, utilizar cuadros de dilogo, etc.

2.2.2 Proyecto

Un proyecto es un conjunto de formularios, conteniendo controles, objetos, las


propiedades de esos objetos y el cdigo Visual Basic de programacin. Es decir
que en un proyecto se encuentran enlazados todos los componentes que Visual
Basic utiliza para desarrollar un programa.

Cada uno de los formularios contenidos en el proyecto se almacena


separadamente, en un archivo que tendr el nombre del formulario y la extensin
FRM. En dicho archivo se define la posicin y dimensiones del formulario y de
cada uno de los controles que ste contiene, as como el cdigo de los mtodos
para aquellos eventos a los que se responder.

2.2.3 Mtodos

Los mtodos son funciones propias de cada objeto. As como las propiedades
afectan cmo son los objetos, los mtodos ejecutan acciones propias del mismo.
Los mtodos afectan el comportamiento de los objetos de un programa, y
solamente se los utiliza en tiempo de ejecucin. Por ejemplo, los formularios
poseen un mtodo llamado Show que se encarga de mostrarlos por pantalla.

2.2.4 Eventos

Un evento es una accin reconocida por un objeto (formulario o control). El evento


puede ser causado por el usuario (por ejemplo: cuando pulsa una tecla), por el

23
sistema (por ejemplo: transcurri un determinado tiempo), o indirectamente por el
cdigo (por ejemplo: cuando el cdigo carga un formulario se da el evento Load ).

Los eventos son sucesos a los que debe responder el programa.


En una aplicacin se pueden producir muchos eventos generados por el usuario, o
incluso el mismo programa puede generar otros eventos.
En Visual Basic, cada formulario y cada control tienen predefinido un conjunto de
eventos. Cuando ocurre uno de estos eventos, Visual Basic invoca al
procedimiento del objeto que responde a ese evento.

Cada evento tiene un procedimiento en donde escribir el cdigo necesario. El


nombre de este procedimiento est dado por el nombre del objeto, seguido de un
guion bajo y el nombre del evento y unos parntesis. Dentro de los parntesis se
indican los parmetros, si es que el evento tiene alguno.

Por ejemplo, los botones de comando tienen un evento llamado Click, que se
dispara cada vez que el usuario hace clic del mouse sobre el mismo.

2.2.5 Insercin de comentarios

Podemos insertar un comentario en cualquier lnea, incluso si en ella existe ya


alguna sentencia, utilizando el carcter (apstrofe). Cualquier texto que aparezca
escrito detrs de este carcter, hasta el final de la lnea, es tomado como
comentario y no ser procesado por Visual Basic.

2.2.6 Uso de colores en el cdigo

Visual Basic utiliza distintos colores para diferenciar distintas partes de un cdigo,
utiliza el color azul para palabras reservadas como la palabra Dim, If then else

24
endif, para definir el nombre de una variable, realizar asignaciones, utiliza el color
negro, una lnea conteniendo un error aparecer en rojo, la lnea de comentario
aparecer en verde. Estos colores estn predeterminados por Visual Basic, pero
es posible modificarlos por medio de la opcin Opciones del men Herramientas,
adems se podr cambiar el tipo de letra, el tamao, etc.

2.2.7 Formulario

Por defecto el ttulo del formulario es Form1, al igual que su nombre. Estos dos
trminos, ttulo y nombre, son fciles de son confundir. La mayora de los controles
tienen un ttulo, que podemos obtener y modificar por medio de la propiedad
Caption, que no es ms que el texto que aparece en el control, y no tiene ninguna
correspondencia ni referencia en el cdigo de la aplicacin.
El nombre del control o formulario, s es referenciado en el cdigo cada vez que se
quiere manipular ese objeto. El nombre de un control, que se establece durante el
diseo de la aplicacin, no ser modificado posteriormente, y se utilizar tanto
para acceder a las propiedades de ese objeto como para realizar cualquier otro
tipo de operacin con l. La propiedad correspondiente al nombre del objeto es
Name.

2.2.8 Funciones y procedimientos

Un procedimiento es un conjunto de lneas de cdigo al que se da un nombre, que


se utiliza posteriormente para ejecutar este cdigo. La misma definicin es vlida
para una funcin, con la nica diferencia de que sta devuelve un valor al finalizar
su ejecucin, mientras que un procedimiento no.

2.2.9 Variables

Una variable es una posicin de memoria con nombre. El nombre de la posicin es


el identificador de la variable; el valor almacenado en la posicin se llama

25
contenido.
Las variables deben definirse, declararse con la sentencia DIM, seguida del
nombre de la variable, la palabra As y el tipo de variable.
El valor por defecto que se inicializa una variable depende de su tipo. Si la variable
es numrica, indistintamente de que sea entera o decimal y de su precisin, el
valor inicial es cero. Si la variable es de tipo String, dicha cadena ser una cadena
vaca. Si la variable es de tipo Date, la fecha ser el da 0 del mes 0 del ao 0. Si
la variable es de tipo Boolean se inicializa con el valor False. Si la variable es de
tipo Variant, el valor inicial ser Empty.
Variant es el tipo por defecto para todas las variables, a no ser que se indique lo
contrario.
Un nombre de variable debe comenzar con una letra, y estar seguido de hasta 39
caracteres ms, que pueden ser dgitos, letras y el carcter de subrayado. Visual
Basic no diferencia entre maysculas y minsculas.
Visual Basic permite aadir al final del nombre de una variable, as como al final
de una constante, un carcter que hace referencia al tipo de dato. Es posible
declarar una variable prescindiendo del As tipo, utilizando estos caracteres.

2.3 BASE DE DATOS UTILIZADA POR ISC PARA CREAR CONTAHABILIDAD


Que es SQL SERVER? (Structured Query Language)

No es ms que un lenguaje estndar de comunicacin con bases de datos,y


hablamos por tanto de un lenguaje normalizado que nos permite trabajar con
cualquier tipo de lenguaje (ASP o PHP) en combinacin con cualquier tipo de base
de datos (MS Access, SQL Server, MySQL).

El hecho de que sea estndar no quiere decir que sea idntico para cada base de
datos.

En efecto, determinadas bases de datos implementan funciones especficas que


no tienen necesariamente que funcionar en otras.

26
Aparte de esta universalidad, el SQL SERVER posee otras dos caractersticas
muy apreciadas. Por una parte, presenta una potencia y versatilidad notables que
contrasta, por otra, con su accesibilidad de aprendizaje.

2.3.1 Tipos de Sentencias SQL SERVER


Las sentencias SQL pertenecen a dos categoras principales: Lenguaje de
Definicin de Datos, DDL y Lenguaje de Manipulacin de Datos, DML. Estos dos
lenguajes no son lenguajes en s mismos, sino que es una forma de clasificar las
sentencias de lenguaje SQL en funcin de su cometido. La diferencia principal
reside en que el DDL crea objetos en la base de datos y sus efectos se pueden
ver en el diccionario de la base de datos, mientras que el DML es el que permite
consultar, insertar, modificar y eliminar la informacin almacenada en los objetos
de la base de datos.

2.4 CARACTERISTICAS PRINCIPALES DE ISC CONTAHABILIDAD


El sistema Contahabilidad, cuenta con herramientas que le permiten competir en
el mercado local junto a otros programas que son avanzados, y que su costo de
inversin es ms elevado, tal es el caso de las siguientes caractersticas:

2.4.1 Multi Usuarios


Esto permite que el sistema tenga una capacidad ilimitada de usuarios, y qu
quiere decir esto? Simplemente se refiere al hecho de que el sistema permite que
varias personas ingresen, manipules y vean el programa al mismo tiempo, sin
tener que salir del sistema.

2.4.2 Multi Empresas


El sistema, cuenta con una caracterstica que lo hace atractivo al mercado, y es el
hecho de poder contar con una cantidad ilimitada de empresas a crear dentro de
sus bases de datos, lo cual ha sido enfocado a las firmas de auditora, o firmas
contables, que lleven contabilidad a diversas personas o empresas, lo cual es muy

27
til, ya que no es necesario invertir en licencias adicionales para poder tener
acceso a mas bases de datos.

2.4.3 Conectividad mediante Internet


El programa derivado de su lenguaje y base de datos, descritos anteriormente
permite ser utilizado en un ambiente virtual, lo cual segn los requerimientos
avanzados en aspectos tecnolgicos y logsticos, le permite ser una herramienta
que ayuda a facilitar las operaciones de los usuarios.

2.4.4 Conectividad Mediante Escritorio Remoto


Segn ha sido el avance de la tecnologa, as ha sido tambin el de los sistemas, y
de tal modo, el sistema Contahabilidad por su ambiente de Windows, permite
mediante algunas otras herramientas, poder tener un servidor, central, el cual al
hacer un puente virtual, mediante el uso de un router y una conexin a internet,
poder trabajar desde cualquier punto tal y como si se trabajara en el programa
fsicamente, lo cual es conocido tambin como una conexin Enterprise.

Lo cual al conjugarse con el hecho de ser Multi usuarios, y Multi empresa, en un


programa con altos niveles de competitividad.

2.4.5 Compatibilidad y Flexibilidad


El sistema cuenta con ambientes que le permiten compatibilidad con programas
tales como Excel y Word, as como otros que pertenecen a la familia de Windows,
lo cual le permiten migrar informacin en segundos a los programas antes
mencionados, y con esto poder extenderse a otras herramientas de ayuda a los
usuarios.

El programa es flexible, y permite el uso de hasta 8 caracteres en su


nomenclatura, lo cual permite ir desde la escalera lgica de cuenta, sub-cuenta y
sub-sub-cuenta.

Una vez establecido el modo en que el usuario desea crear la nomenclatura, el


sistema, permite crear un nmero ilimitado de nomenclaturas, y no solamente el

28
nmero ilimitado, si no la clasificacin que el usuario requiera, lo cual permite
adoptar las normas internacionales de contabilidad tales como NIC y NIIF.

Este punto, es algo que en la actualidad es altamente discutido en empresas, por


lo cual no es un obstculo para poder trabajar en l informacin contable.

CAPITULO III

DOCUMENTACIN LEGAL Y ESTRUCTURA

3.1 Documentacin legal

3.2 .1 Escritura de constitucin

ESCRITURA DE CONSTITUCIN

ESCRITURA DE CONSTITUCIN

NUMERO DIECISIS (19) ESCRITURA DE CONSTITUCIN. En la Ciudad de Guatemala, el da


primero de octubre del dos mil cinco, Ante mi CASIMIRO RUIZ, Notario en ejercicio, comparecen:
ALEJANDRA VIOLETA ALVAREZ MORAZAN, de veinte aos de edad, perito contador, soltera,
guatemalteca, de este domicilio, quien se identifica con el Documento Personal de Identificacin dos
mil noventa y cuatro espacio ochenta y cinco mil seiscientos setenta y nueve espacio cero ciento uno
(2094 85679 0101) extendido por el Registro Nacional de las Personas RENAP; y por la otra parte
RICARDO RODRIGUEZ AMADO, de cuarenta y cinco aos de edad, bachiller, casado, guatemalteco,
de este domicilio, quien se identifica con el Documento Personal de Identificacin mil quinientos

29
setenta espacio sesenta y siete mil novecientos espacio cero ciento uno (1570 67900 0101) extendido
por el Registro Nacional de las Personas RENAP. DOY FE: I. De que los comparecientes aseguran ser
de los datos de identificacin consignados, II. Hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles, y
que por este acto y en idioma Espaol vienen a otorgar el CONTRATO DE CONSTITUCIN DE
SOCIEDAD ANNIMA, contenido en las clusulas siguientes: PRIMERA: CONSTITUCIN: Los
comparecientes por el presente instrumento, constituyen una sociedad annima que se regir por esta
escritura, por el Cdigo de Comercio y dems leyes aplicables, as como por resoluciones aprobadas
por la Asamblea de Accionistas y por el Administrador nico y Reglamentos y disposiciones internas.
SEGUNDA: DENOMINACIN SOCIAL: La sociedad girara bajo la denominacin social: LA
ECONOMA, SOCIEDAD ANONIMA que puede abreviarse LA ECONOMA, S.A. y usar el nombre
comercial de PRECIOS COMODOS, referida en esta escritura simplemente como la sociedad.
TERCERA: OBJETO: el objeto de la sociedad ser la importacin y comercializacin de materiales de
construccin, as como la venta de servicios tcnicos. Tambin podr establecer agencias, sucursales,
almacenes y oficinas en cualquier lugar dentro y fuera de la Repblica. CUARTA: DURACIN: La
sociedad se constituye por tiempo indefinido, pudiendo disolverse conforme el voto favorable de las
tres cuartas partes de las acciones en asamblea de accionistas, extraordinaria convocada para su
efecto. QUINTA: DOMICILIO: El domicilio de la sociedad es en Avenida Petapa Edificio S-3 oficina 102
Ciudad Universitaria zona 12, Guatemala, Guatemala. SEXTA: DEL CAPITAL, AUTORIZADO,
SUSCRITO Y PAGADO: La sociedad se constituy con un capital social de dos cientos nueve mil
ochocientos quetzales (Q 209,800.00) conformado por un mil cien acciones comunes (100), de dos mil
noventa y ocho quetzales (Q.2,098.00) cada
una.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SPTIMA: DE LAS ACCIONES: Las acciones sern transferibles por la mera tradicin, las acciones
son indivisibles, en caso de copropiedad los derechos deben ser ejercitados por un representante
comn, si el representante comn no ha sido nombrado, las comunicaciones y declaraciones hechas
por la sociedad a uno de los propietarios son vlidas. Los copropietarios responden solidariamente a
las obligaciones derivadas de la accin. A los accionistas se les extender ttulos que acrediten la
propiedad de una o ms acciones, los que sern firmados por el Administrador nico, y debern
contener los siguientes requisitos: a) denominacin, duracin y domicilio de la sociedad; b) fecha y
lugar de la escritura pblica de constitucin, notario autorizante y datos de su inscripcin en el Registro
Mercantil; c) monto del capital social autorizado, y forma en que se distribuir; d) valor nominal y
nmero de registro; e) derechos y obligaciones; f) firmas del Administrador nico, de conformidad con
este instrumento; g) los certificados provisionales que se distribuyen a los socios antes de la emisin
definitiva de los ttulos contendrn la misma informacin. Los ttulos definitivos de las acciones debern
estar emitidos dentro de un plazo que no exceda de un ao. Para la reposicin de ttulos de las
acciones, en caso de extravo o deterioro, no sea necesario que el interesado requiera intervencin
judicial. Quedar a este respecto a discrecin del Administrador nico exigirle o no la presentacin de
garanta para extender un nuevo ttulo. El Administrador deber cuidar de que lleven en caracteres
visibles la indicacin de que se trata de una reposicin del original. La sociedad considerar como
accionista el tenedor de la accin.------------------------------------------------

OCTAVA: ACEPTACIN: En los trminos relacionados queda constituida la sociedad LA ECONOMA,


SOCIEDAD ANONIMA, aceptando los otorgantes todas y cada una de las clusulas del presente
instrumento. Yo, el Notario doy fe: a) de lo expuesto; b) de que tuve a la vista: 1) El Balance Financiero;
2) El depsito bancario que se transcribe as DEPOSITOS MONETARIOS BANCO AGRCOLA
MERCANTIL, fecha 01/07/2006, No. 572755 acreditar a la cuenta No. 0-10-06310-5, nombre de la
cuenta LA ECONOMA, SOCIEDAD ANONIMA, cheques bancos locales depositante: firma legible,

30
receptor: firma legible, sello que dice Banco Agrcola Mercantil. c) que advert la obligacin de inscribir
la Sociedad en el Registro Mercantil y de que por designacin de los otorgantes doy integra lectura a lo
escrito y bien enterados de su contenido, objeto, validez, efectos que produce, lo aceptan, ratifican y
firmamos.-----------------------------------------------------------------------------------------------

F.__________________. F._______________________.
Socio Socio

Ante M:

Lic.______________________

31
CERTIFICACIN
EL INFRASCRITO REGISTRADOR MERCANTIL GENERAL DE LA REPBLICA,
CERTIFICA: HABER TENIDO A LA VISTA EL LIBRO No. 10 DE SOCIEDADES
MERCANTILES EN EL QUE A FOLIO 23 APARECE LA INSCRIPCIN No. 17284,
LA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE: EL REGISTRO MERCANTIL, CON
BASE AL TESTIMONIO DE LA ESCRITURA No. 19, AUTORIZADA EN LA
CIUDAD DE GUATEMALA, GUATEMALA. EL 01 DE OCTUBRE DE 2,005. POR
EL NOTARIO CASIMIRO RUIZ, PRESENTADO A ESTE REGISTRO EL 01 DE
OCTUBRE DE 2,005 A LAS 10:00 HORAS, INSCRIBE PROVISIONALMENTE
BAJO EL NO. 19716 FOLIO: 216. LIBRO: 92, DE SOCIEDADES MERCANTILES
EXPEDIENTE NO. 18119-2006 LA SOCIEDAD DENOMINADA LA ECONOMA,
SOCIEDAD ANNIMA, DE NOMBRE COMERCIAL PRECIOS COMODOS,
DOMICILIO: DEPARTAMENTO DE GUATEMALA, GUATEMALA, SEDE: AVENIDA
PETAPA EDIFICIO S-3 OFICINA 102 CIUDAD UNIVERSITARIA ZONA 12, LA
IMPORTACIN Y COMERCIALIZACION DE MATERIALES DE CONSTRUCCON
Y VENTA A LOS SERVICIOS TECNICOS, QUE CONSTAN EN LA ESCRITURA
SOCIAL, PLAZO INDEFINIDO CAPITAL SOCIAL AUTORIZADO: Q209,800.00
SUSCRITO: Q209,800.00, PAGADO: Q209,800.00; DIVIDIDO EN: 100
ACCIONES DE Q2,098.00 CADA UNA. RGANO DE ADMINISTRACIN
CONSEJO DE ADMINISTRACIN, ADMINISTRADOR NICO,
REPRESENTANTE LEGAL ADMINISTRADOR NICO, PRESIDENTE DEL
CONSEJO DE ADMINISTRACIN, RGANO DE VIGILANCIA ACCIONISTAS,
CONTADOR, AUDITOR, GUATEMALA 01 DE JULIO
2006.--------------------------------------------------------

Y PARA LOS USOS LEGALES QUE AL INTERESADO CONVENGA, EXTIENDO,


FIRMO Y SELLO LA PRESENTE CERTIFICACIN EN UNA HOJA DE PAPEL
BOND CON MEMBRETE DEL REGISTRO MERCANTIL, EN LA CIUDAD DE
GUATEMALA A LOS DOS DAS DEL MES DE JULIO DEL AO DOS MIL SEIS.

3.1.2 Nombramiento de representacin legal

32
NMERO DE ACTA CUATROCIENTOS SESENTA (460). En la ciudad de
Guatemala, a los veinticuatro das del mes de octubre del ao dos mil
cinco, siendo las diez horas, Yo, CARLOS IZAGUIRRE, Notario, a
requerimiento del licenciado RICARDO RODRIGUEZ AMADO de cuarenta
y cinco (45) aos de edad, casado, guatemalteco, Contador Pblico y
Auditor, de este domicilio y vecindad, quien se identifica con CUI mil
quinientos setenta espacio sesenta y siete mil novecientos espacio cero
ciento uno (1570 67900 0101), con el objeto de hacer constar su
nombramiento como GERENTE GENERAL Y REPRESENTANTE LEGAL
de la entidad LA ECONOMA, SOCIEDAD ANNIMA, me encuentro
constituido en mi oficina profesional, situada en la trece calle uno guion
cincuenta y uno, zona diez de esta ciudad, Edificio Santa Clara dos, primer
nivel, oficina doce, procedindose para el efecto de la siguiente manera:
PRIMERO: Tengo a la vista el primer testimonio de la escritura pblica
nmero diecisis (19) autorizada en esta ciudad por el Notario Casimiro
Ruiz, el primero de octubre del ao dos mil cinco, por la cual se constituy
la entidad LA ECONOMA, SOCIEDAD ANNIMA, de nombre comercial
PRECIOS COMODOS y en cuyas clusulas tercera, dcima cuarta, y
dcima quinta copiadas literalmente en sus partes conducentes, dice:
SEGUNDA: OBJETO. Sin que la siguiente enumeracin sea limitativa el
objeto principal de la sociedad es LA IMPORTACIN Y
COMERCIALIZACION DE MATERIALES DE CONSTRUCCON Y VENTA
A LOS SERVICIOS TECNICOS relacionadas con su objeto social,
procediendo como principal, agente, gestor, contratista, representante o de
cualquier otra manera, actuando por s sola o conjuntamente con una o
ms personas individual y/o jurdica. Podr adems adquirir crditos con
personas jurdicas e individuales con o sin garanta, efectuar cobros por
cuenta propia o de terceros y de todas aquellas actividades relacionadas
con cobros de cuentas comerciales o civiles; podr otorgar toda clase de

33
contratos civiles, mercantiles, administrativos o de cualquier ndole; recibir
o dar en usufructo, transmitir en fideicomiso, pignorar, hipotecar, permutar,
poseer, usar, fabricar, transportar, comercializar, negociar o de cualquier
otra manera disponer de toda clase de bienes muebles tales como
vehculos, maquinaria, repuestos, semovientes, materias primas, derechos
y mercaderas o inmuebles; adquirir, negociar, operar, negocios, empresas,
o sociedades nacionales o extranjeras de cualquier naturaleza o
pertenecer a ellas. Podr contratar y contraer toda clase de obligaciones
con personas individuales o jurdicas, entidades particulares,
gubernamentales, municipales y dems entidades pblicas. Podr
contratar y contraer toda clase de obligaciones con personas individuales o
jurdicas, entidades particulares, gubernamentales, municipales y dems
entidades pblicas. Podr tambin emitir, avalar, endosar y descontar,
adquirir y negociar acciones, ttulos valores y de crdito. En general, la
sociedad podr realizar todos los actos de lcito comercio que estn
relacionados de una u otra forma con el objeto de la sociedad, TERCERA:
GERENTE GENERAL. La sociedad podr contar con un Gerente General
y con uno o varios Gerentes Especficos. El Gerente General es el
principal funcionario ejecutivo de la sociedad y tiene en forma conjunta o
separada, indistintamente con el Presidente y Vice-Presidente del Consejo
de Administracin, en lo conducente o el Administrador nico, si fuere el
caso la responsabilidad de la administracin de la sociedad. Tanto el
Gerente General y el o los Gerentes Especficos que hubiere, sern
nombrados y removidos por el rgano de Administracin, pudiendo ser o
no socios, y durarn en sus respectivos cargos por tiempo indefinido. El
Gerente General y el o los gerentes especficos tendrn las atribuciones y
facultades que se detallen en su respectivo nombramiento y dentro de
ellas, las siguientes: a) Ser el encargado del manejo y direccin cotidiana
de la sociedad; b) Preparar la documentacin necesaria para las sesiones
del Consejo de Administracin; c) Supervisar el correcto funcionamiento y
la correcta implementacin de los sistemas informticos de la sociedad; d)
Supervisar la correcta implementacin de los sistemas contables de la
sociedad; velar porque la contabilidad de la sociedad sea llevada de
acuerdo con la ley y al da; e) Supervisar el correcto desempeo de las

34
labores de los trabajadores y personal de la sociedad; contratar el mismo
previa autorizacin de uno de los miembros del Consejo de Administracin.
Podr negociar y disponer de bienes de la sociedad en su representacin,
sin la autorizacin previa descrita, hasta por un monto mximo de
doscientos nueve mil ochocientos de quetzales (Q.209,800.00); g)
Proponer al rgano de Administracin los reglamentos que considere
innecesarios para el buen funcionamiento de la sociedad. CUARTA:
REPRESENTACIN LEGAL: El ejercicio de la representacin legal de la
sociedad, tanto judicial como extrajudicialmente, as como el uso de
denominacin social, le corresponde al Administracin nico o al
Presidente del Consejo de Administracin, al Vicepresidente del Consejo
de Administracin cuando substituye al Presidente, y al Gerente General,
conjunta o separadamente, indistintamente. Dicha representacin legal la
tienen el Administrador nico o el Presidente del Consejo de
Administracin, el Vice-Presidente cuando la substituya y el Gerente
General, de conformidad con las disposiciones que para el efecto
preceptan el Cdigo de Comercio, Ley del Organismo Judicial y las
dems leyes del pas, y dentro de las mismas, gozaran de las ms amplias
facultades para ejecutar los actos y celebrar los contratos que sean del
giro ordinario de la sociedad, segn su naturaleza y objeto, de los que d
l se deriven y de los que con l se relacionen, inclusive la emisin de
ttulos de crditos, celebracin de contratos de mutuo, arrendamiento y
contratos bancarios y todos los negocios jurdicos que coadyuven al
cumplimiento del objeto de la sociedad. Para negocios que distintos al giro
ordinario de la sociedad, debern estar facultados por la Asamblea
General. Tanto el Administrador nico, este podr conferir mandatos
generales y especiales previa autorizacin de la Asamblea General. Para
casos especficos, la representacin legal podr ser ejercitada por un
ejecutor especial que para el efecto nombren la Asamblea General o el
Consejo de Administracin. En este ltimo caso, el presidente del Consejo
de Administracin est facultado para delegar el ejercicio de la
representacin legal de la sociedad y la persona del ejecutor especial para
ese caso especfico. En ningn caso el gerente general, podr enajenar o
vender, ceder, aportar, donar, gravar o disponer con ningn ttulo de bienes

35
de la sociedad ni contraer obligaciones a cargo de esta sin el previo
consentimiento del Consejo de Administracin o de la Asamblea General
en casi de que existiera la figura de Administrador nico. QUINTA: En la
clusula vigsima de la misma escritura constitutiva relacionada,
literalmente dice: VIGSIMA: DISPOSICIONES TRANSITORIAS. Los
socios por este acto e instrumento, se constituyen en asamblea totalitaria y
por unanimidad resuelven: I) Nombrar a RICARDO RODRGUEZ AMADO
como Gerente General de la Sociedad por tiempo indefinido. II) El
Presidente del Consejo de Administracin el Vicepresidente del Consejo de
Administrador y el Gerente General nombrados, tienen todas las facultades
establecidas en esta escritura para dichos cargos especialmente en lo
relativo al ejercicio de la representacin de la sociedad en la forma
establecida es esta estructura debiendo formalizar su respectivo
nombramiento, quedando expresamente facultados para proseguir todos
los trmites y gestiones necesarios para el registro e inscripcin de la
sociedad en la oficinas pblicas y registros correspondientes,
especialmente en lo relativo al Registro Mercantil general de la Repblica.
SEXTA: y para que sirva de constancia legal de su nombramiento,
GERENTE GENERAL Y REPRESENTANTE LEGAL de la entidad LA
ECONOMA, SOCIEDAD ANNIMA al seor RICARDO RODRGUEZ
AMADO extendiendo la presente en dos hojas de papel simple, impresas
en ambos lados pagndose el impuesto del timbre respectivo mediante un
timbre fiscal del valor de cien quetzales identificado con el numero
cuatrocientos noventa y ocho mil trescientos setenta y cuatro (498374).
SPTIMO: No habiendo nada ms que hacer constar, siendo las diez
horas, se da por terminada la presente en el mismo lugar y fecha
consignadas al inicio. Ledo lo escrito por el re-queriente y bien impuesto
de su contenido, objeto, validez y advertido de sus efectos legales y
obligacin de registro, lo ratifica y acepta, firmada nicamente el notario
que da fe.

CARLOS IZAGUIRRE

ABOGADO Y NOTARIO

36
Razonamiento de Acta De fecha 25 de octubre del 2,005.

Autorizada por el Notario

ARMANDO RECINOS SEGURA

Qued inscrito en el Registro Mercantil

RICARDO RODRGUEZ AMADO

Registro No. 71938. Folio 594 Libro 165. De Auxiliares de Comercio.

Como: GERENTE GENERAL Y REPRESENTANTE LEGAL.

De la Sociedad Denominada:

LA ECONOMA, S.A.

Inscrita en Registro No.71939. Folio.595. Libro.166. De Sociedades


Mercantiles.

Con Vigencia Indefinido

Expediente No. 35434-2003

Guatemala, 25 de diciembre de 2,006.

3.1.3 Patente de comercio y de sociedad de la empresa

37
3.1.4 Registro tributario unificado

38
3.1.5 Habilitacin de libros

LIBRO DE VENTAS

39
LIBRO DE COMPRAS

LIBRO DE INVENTARIOS

40
LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

41
ESTADOS FINANCIEROS

42
3.2 Estructura de la empresa

3.2.1 Organigrama de la empresa

EMPRESA LA ECONOMA, S.A.

43
3.2.2 Organigrama del departamento de contabilidad

ORGANIGRAMA

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

EMPRESA LA ECONOMA, S.A.

44
3.3 Implementacin del sistema contable

1. Se cre la nomenclatura de cuentas o tambin llamada manual de cuentas,


esto nos sirve para poder crear nuestros estados financieros, as con ello
separar todas cuentas Activo, Pasivo, Patrimonio, gastos e ingresos.

2. Se ingres la partida de apertura, esta partida refleja los saldos iniciales.

3. Se ingresaron al sistema contable los asientos de diario.

4. Se ingresaron al sistema contable los ajustes.

5. Despus de haberse ingresado todos los asientos de diario y ajustes se


generaron los estados financieros.

6. Se procedi a elaborar los estados financieros en base a las NIIF para


Pymes.

45
CAPITULO IV

CASO PRCTICO

46