Capitulo eh & Formularios y Macros En este capitulo aprenderemos a: @ Crear formularios que incluyan el uso de macros sencillas para automatizar tareas rutinarias Una macro son un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos. Supongamos que _realizamos frecuentemente la accién de seleccionar un rango para aplicarie negrita, cambio de fuente y centrado. En lugar de hacer estas acciones manualmente, se puede elaborar una macro e invocarla para que ejecute los tres procesos autométicamente Programa Nacional de Informética ws 7wr MicFosoft Office Excel 2007 Avanzado SENAT Activacién de la ficha PROGRAMADOR Debe mastrar la ficha Programador o ejecutar en modo para programadores cuando vaya a escribir macros, ejecutar macros que haya grabado previamente, 0 crear aplicaciones para utilizar con programas de Microsoft Office. Siga los siguientes pasos para activar la ficha Programador: 1. Haga clic enel botén de Microsoft Office“ y, a corkinuacién en Opciones de Excel. [ED Opciones de Excel | [2X Salir de Excel 2. Haga clic en Mas frecuentes y, a continuaciin, active la casilla de verificacion Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones, Disefio de formularios Un formulario es una hoja de cdiculo con un formato y disefio ya establecido. Puede contener férmulas, funciones e incluso controles (una lista, botones de opcién, casillas de verificacién). Gracias a un formulario limitamos el ingreso y manipulacion de datos a nuestas hojas, asi como brindamos soluciones de negocios para nuestros clientes. Mostrar y ocultar elementos Lo primero que debemos modificar, es la pantalla de presentacién de nuestra soluci6n, interfaz que debe ser mucho més elaborada, mas limpia, sin los elementos propios de una hoja de c4iculo, como las lineas de divisién o las etiquetas de hojas. Mucho de los elementos que usted nota en Excel pueden ser ocultados, de esta manera lograr que su pantalla sea visualmente mas sencilla y simple. Los elementos que se ocultaran son: + Lineas de division + Encabezados de fila y Columna * Etiquetas de hojas Para ocultar 0 mostrar cualquiera de estos elementos, debe usar: i 1. Hega clic en el botén de Microsoft Office y, a continuacién en Opciones de Excel. 2. Haga clic en Avanzades y luego busque la seccién a la derecha: Mostrar ‘opciones para este Libro. Programa Nacional de InforméticaSENATI Capitulo Vil: Formularios y ene me Metacpsonaacet na ions a SAA ete tee Mam gl gE pe a PN, 3. En esta seccién puede encontrar algunas opciones como Mostrar fichas de hojas, desmarque la casila de verificacion para ocultar las fichas de hojas. Y Mostist barra de desplazamiento horizontal ) Mosticr barre de desplazamiento yertical ae 4. En la seccién Opciones para esta hoja, puede encontrar las siguiente opciones: Mostar opciones para esta hoja: [ij Hejal [=] jostrorencabezadoe ¢¢ flay golumna 7] Mosrartrmulas en celdss en ugar de os resultados calculades 7) Mostrar sattos de pagina [| Mostrar un cero en celdas aue tienen un valor cero lator sialos de esquema sve aplca un ecquema (9) Mostrar iineas ae aie colors cuacrcula (Bx 5. Haga clic en la casilla de verficaciin para mostrar/ocultar el elemento ‘correspondiente. 6. Por ejemplo si desactiva las lineas de division la hoja se verd asi: Programa Nacional de Informéticawr MicFosoft Office Exce! 2007 Avarzado SENATI Una vez que hemos definido el disefio de nuestra hoja de calculo, es necesario agregar el texto esténdar, aplicar formato de celdas y otras. Disefie su hoja de acuerdo a la solucién que desee implementar. Escriba también las hojas que sirvan para realizar calculos y bissquedas. En las actividades que realizaremos en este capitulo se uszra el libro Proformas observe que la Hoja’ tiene el texto estandar, asi como un disefio de fuentes y bordes. a 8 c . ie Servicio de Encomiendas SAC Proforma de Envio Destino: Para ejecutar una macro Para probar si la macro funciona correctamente, modifique los valores de su proforma, elija un tipo de servicio, seleccione una ciudad, ete Para ejecutar la macro por la tecla de método abreviado: * Pulse la combinacién de teclas asignadas asu macro: Ctrl + Letra Otra forma de ejecutar una macro es a través de: 1. Enla ficha Programadoren el grupo Gédigo haga clic en Macros a Programa Nacional de InforméticaSENATI Capitulo Vil: Formularios y Macros User referencias relatwas Seguridad de mecros Codigo Macrocen: Todos lor libros ablertoe Descripain Al ejecutar la macro, observe que las celdas vinculadas se eliminan y el indicador regresaa la celda C7. Asigne su macro a un botén de comandos Una vez creada y probada su macro, se asignaré la macro a un botén de comandos ‘que se dibujard en su formulario. En la Hojat, realice: 1. Dibuje un botén usando la barra Formularios. 2. Al soltar el mouse, observe que se presenta una ventana donde se pide relacionar a macro con el botén dibujado. Programa Nacional de InforméticaMicFosoft Office Exce! 2007 Avarzado ‘Asignar macro (2 [oot Nombre de la macro: Lbrostineier BS) | Madifcor Macros en: Todos is libros abiertos Desaipcién 3. Seleccione la macro Limpiar y haga dlic en Aceptar. 4. Modifique eltexto del botén. Su formulario debe tener la siguiente apariencia: Total Servcios. Iev. Total a Pagar: geomenniniin z & Nueva Proferm: 2 6. Para probar el botén, modifique la proforma y luego haga dlic en este botén. Vea su macro con el editor. Como ya se indico, una macro es una secuencia de comandos. Usted puede ver los ‘comands insertados en la macro. 1. Haga clic en Macros ce la ficha Programador en el grupo Cédigo 2. En esta caja de dialogo, seleccione la macro creada (Limpiar) y haga clic en el botén Modificar. Programa Nacional de Informeéttica3. Observe que Excel abriré el edtor de Visual Basic con la secuencia de comandos almacenados. Observe las sentencias y celdas absolutas de la macro Limpiar. Estos comandos realizan diferentes tareas, por ejemplo: Range("C7’).Select (selecciona la celda C7) Selection.ClearContens —_ (elimina el contenido de la celda seleccionada) 4. Para salir del editor de Visual Basic, elja la opcién Cerrar y volver a Excel del ment Archivo. Edisién Ver Insertor Formate Denuracicr Importar archivo. Exportar archivo. Hoga? (0ja5) ‘Ths\Werkboot Programa Nacional de informétiea Sawr MicFosoft Office Exce! 2007 Avarzado SENATI incluso, si conoce programacién, podra agregar cédigo para mejorar ol funcionamiento de la macro. Por ejemplo, regrese al editor de Visual Basic y escriba esta sentencia antes del comando END SUB Range("F4").Value = Range("F4").Value +1 Regrese a Excel y haga clic en el botén Nueva Proforma, observe que cada vez que have clic en este botén, la celda Fé se incrementa. Referencias Relativas Para lograr que las celdas empieadas en su macro sean consideradas como relativas, debe activar el botén Usar Referencias relativas. Usted puede combinar celdas absolutas y relativas en una macro 4 Visual Macros Basie ce aa Para ver un ejemplo: se pide crear una macro que permita llevar el indicador de celda ala fila siguiente del tltimo registro ingresado. Es decir al ejecutar la macro, el indicador debe ser llevado a la celda AB (vea la imagen) a Consolidado Mensual 1 pl 3 4 Docente Horas dictadas Pago Hora Biscsetuis sol 15 5 Alfonso 0, 18 2 Piero 95 20 8 9 10 Disefte la hoja de calculo y luego: 4. Empiece la grabacién de una macro 2. Enla ventana Macro, escriba el nombre para su macro Demo 3. Haga clic en Aceptar Luego, siga las instrucciones para resolver el caso: 1. Haga clic enla celda Aa 2. Adive el botén Usar Referencia relativas © craper macro SS Bic maa ae macros Cédigo 3. Pulse la tecla End +Flecha Abajo 4. Pulse nuevamente la tecla Flecha Abajo a Programa Nacional de InforméticaP& SENATI Capitulo Vii Formularios y Macros 5. Apague el botén Usar Referencia relativa 6. Detenga la grabacién. Ejecute la macro y observe como esta trabajando. Vea su macro por el editor: Range ("AA") -Seect Rovavecell.Offaet (2, 6) «Bange ("AL") .Selece Observe que esta macro posee sentencias de Visual Basic con celdas absolutas.. Range(“A4”).Select .--y otras con celdas relativas... Selection.End(xIDown).Select Para ver como trabaje, en su hoja de caiculo, escriba valores enla fila 8 Abora, leve el indicador a una celda, por ejemplo ala D3. Ejecute la macro. Observe que el indicador se desplaza ahoraa a la fila 9. Eliminar una macro: ‘Sidesea eliminar alguna de las macros ceadas, debe usar: 1. Enla ficha Programadoren el grupo Gédigo haga clic en Macros Q lcrapar macro goa Visual Macros Baile Seguridad de macios a0 2. Seleccione la macro y haga clic en el botén Eliminar Programa Nacional de Informética4 Mi Office Excel 2007 Avanzado wr SENATI Plantillas Una de las formas de implementar soluciones a casos o problemas especificos es a través de crear plantilas y formularios. Estas herramientas permiten crear hojas de célculo répidamente, usar hojas modelos previamente creadas, crear soluciones automatizadas para problemas de negocios, etc. Usar plantillas predefinidas Excel, viene con plantillas predefinida, listes para usar. Para usar estas piantilas: ==> Maroc 0 rine Haga clic en el botén Microsoft Office Haga clic en Nuevo A continuacién, bajo la seccién Plantillas, elija Plantillas instaladas Programa Nacional de Informeétticar SENATI Capitulo Vil: Formularios y Macros 6. Observe que en esta plantilla hay texto y formato predefinido, ast como formulas en algunas celdas. Ademas la hoja esta protegida y muchas celdas ‘contienen comentarios y estén validadas. Crear plantillas personalizadas Una plantilla es un libro comin y comiente que presenta un contenido y formatos especificos y que puede utiizarse como modelo para otros libros similares. Una plantilla puede inciuir texto estandar como encabezados de pagina, rétuios de filas y ‘columnas, macros de Visual Basic y barras de heramientas personalizadas. Una vez creada una plantilla, puede abrirse como cualquier libro y pueden realizarse todos los cambios que se desee. PRIMERO: inserte el texto estandar (titulos, encabezados, comentarios, etc.). En nuestro ejemplo, debemos escribir la tabla de la figura: ale] _¢ D E E sy 1 2 3 Factura N° 4 5 6 7 a 9 10 n 2 a “4 Subtotal 15 icv 16 Total 7 SEGUNDO: escriba formulas, incluya las formulas necesarias para solucionar un problema o tarea especifico En el ejemplo las formulas implementades son: C3: =Hoy() Monto: = E9*F9 Subtotal: =Suma(G9:G13) IGv: =G14* 19% Total: =G14+G15 TERCERO, aplique formatos (formato de celdas, de numeros, formato etc.). Enel ejemplo se han aplicado los siguientes formatos personalized ndicional, Programa Nacional de Informética~~ MicFosoft Office Exce! 2007 Avarzado ‘Columna Formato Personalizado Precio: 00,00 Cantidad 00 Monto 00,00; (Este ultimo formato permite que si las celdas contienen 0 no se visualice) ‘Subtotal, IGV y Total: formato de moneda. CUARTO: valide el ingreso de datos. Por ejemplo, debe validar que las celdas de cantidad y precio se escriban sélo valores numéricos. 1. Seleccione las celdas de la columna de Precio 2. Elia el mend Ficha Datos, Validacién 3. Enesta ventana, modifique el cuadro Permitir a Decimal Validacién de datos Gonfourecs | maneaje de entrada Corners ¢2 usldsecn Pert: Decimal x] Yi omit stencos Datos: ene Mire fe] (Fe 1 Aplicar estos cambios 2 otras caidas con la misma configuracin 4. Especifique un valor minimo (0) y maximo (por ejemplo 100). 5. Ademas, valide la columna de! campo Cantidad para que sdlo soporte numeros enteros entre 1 y 30. QUINTO: Proteja su Hoja. De esta forma evita que los usuarios modifiquen los rétulos y formulas de la solucién que acaba de ear. Recuerde debe desbloquear las celdas que el usuario $1 PUEDE MODIFICAR. Asi, para el ejemplo las celdas a las que el usuario debe tener acceso son: Cliente (D5), Direccién (D6), las celdas del Precio, etc. SEXTO: Lo mas importante y sencilo, guarde el libro como plartilla: 1. Hoga clic en botén Microsoft Office y haga clic en Guardar Como 2. Enel cuadro Guardar come tipo, seleccione la opcién Plantilla Programa Nacional de InformeétticaComoe SS a GOe Te coer romney = Nombre Fecha mod... Tipo {E Decumert Themes Ui sana scaphics 1 rere pore Banc |B Msiesenser BH oftce Bos “b Plnitas DPowsPeint ___~ Nombre de archiver bral = pecs | Autoren Administra Etiquetas Agregar una eiqueta * Ocatercepets Hermes + (Gama) (Geae) 3. Observe que al elegir el tipo Plantilla, Excel cambia la ruta donde se guarda dicho libro. 4. Haga clic en Guardar. Utilizar plantillas personalizadas Una vez creadas sus plantillas es muy facil ut 1. Haga clic en el botén Microsoft Office 2. Haga clic en Nuevo 3. Enel cuadro seleccione Mis Plantillas... es las: Nuevo libro. existente Ihicrosoft office Online Destacado 4. Luego haga clic en la plantilla que usted cred y pulse Aceptar Programa Nacional de informétiea ewPreguntas de Repaso 1. jCémo activa la ficha Programador? 2. Mencione algunos de los elementos que puede Mostrar/Ocultar a c 3. iCuales son los pasos para crear una nueva Macro? (Bi usa reteenaas reaas 4. 1Qué utilidad tiene e! boton 5. 4Cémo asigna una macro a un botén de comando? 6. {Qué sucede cuando se muestra: @ Advertenciade seguridad Las macros se han deshebilitade, | Opsionss Programa Nacional de Informeéttica