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Universidad San Carlos de Guatemala

Centro Universitario de Occidente


Divisin de Ciencias de la Ingeniera
Practicas Intermedias
Comisin: Logstica
Ing. lvaro Flores

PLAN ESTRATGICO, SEGUNDO CONGRESO REGIONAL DE INGENIERA

CORI 2016

INTEGRANTES

No. CARNE APELLIDOS NOMBRE

1 201231463 Lpez Velsquez Carlos Fernando


2 201330630 Prez Quijivix Giulio No
3 201330781 Coyoy Quiej Candy Pahola
4 201331000 Puac Gmez Josu Adona
5 201331087 Bolaos Lpez Luis Carlos
6 201331110 Ordoez de Len Antonio Efran
7 201431933 Rodas de Len Wilmer Adonas

Quetzaltenango, Octubre 2016


INTRODUCCIN

La divisin de Ciencias de la Ingeniera del centro universitario de Occidente, como


segundo ao consecutivo realiza el Congreso Regional de Ingeniera CORI 2, partiendo
de la importancia que tiene, para un ingeniero, el adquirir nuevos conocimientos
innovando y conociendo nuevas tecnologas, esto principalmente busca apoyar a los
estudiantes de las distintas ingenieras de la divisin y del occidente del pas ofreciendo
un congreso de alto nivel, ya que en nuestro medio es complicado adquirir y
enriquecerse con cada uno de los pasos que la ingeniera a nivel mundial da. Para ello
se busca traer a conferenciantes de alto nivel y reconocidos tanto nacionalmente como
internacionalmente.

Por otra parte la organizacin del congreso del ao 2016 estar bajo el cargo de la
Asociacin de Estudiantes de Ingeniera de la divisin de Centro Universitario de
Occidente, estudiantes del curso de prcticas intermedias de todas las carreras que la
divisin ofrece y el Instituto de Investigaciones quienes trabajan conjuntamente. Es por
ello que se organizan distintas comisiones las cuales se encargan de aspectos
particulares que la estructura del congreso requiere, como parte de esto se crea la
comisin de logstica la cual presenta su plan estratgico a continuacin.
JUSTIFICACIN

La logstica consiste en reunir los medios necesarios, desde tareas de planificacin


hasta la gestin de recursos para implementar en la organizacin, planificacin, flujo y
gestin de cualquier emprendimiento; en un evento de la magnitud del segundo
congreso regional de ingeniera CORI 2016 la logstica juega un papel fundamental
puesto que tendr como funcin velar por que el mismo cumpla con las exigencias
tanto en organizacin como en el desarrollo de las distintas actividades previstas de
manera que se cumplan los objetivos principales y se cubran las necesidades.

El grupo a cargo de la logstica manejar responsabilidades operacionales respecto a la


implementacin de medidas a ejecutar, tcticas en cuanto a cmo se realizan dichas
medidas y estratgicas en los resultados esperados y obtenidos como consecuencia de
la gestin a realizar, es necesario que exista una comisin de logstica, que se
encargar de planificar y velar por que se cumplan los objetivos trazados por los
distintos involucrados (docentes del curso, estudiantes, departamento de
investigaciones, entre otros).

Debido al gran recurso humano con que se cuenta la supervisin y organizacin del
mismo ser fundamental, para ello se cuenta con varias comisiones encargadas de
distintos aspectos tales como las finanzas, las inscripciones, el protocolo, los
patrocinadores, la mercadotecnia, las visitas tcnicas, temas culturales y deportivos
entre otros, la comisin denominada logstica fungir como organizador de cada una de
estas comisiones velando por que las mismas funcionen de forma conveniente y
organizada, y que a la vez debe existir un enlace entre estudiantes (coordinadores de
cada comisin) y docentes encargados para la inmediata solucin a algn tipo de
improviso antes y durante el desarrollo del CORI 2016 ya que este proyecto debe tomar
muy en cuenta aspectos importantes para el desempeo y gestin a cargo; recurso
humano, tiempo, costo y alcance, donde se determinar el xito de este evento.

La dinmica del trabajo se incrementar conforme se acerque la fecha del evento. A


travs de l, se sincroniza el trabajo de cada integrante del grupo organizador, dirigiendo
la gestin. De su desempeo y modalidad de trabajo, depender gran parte del xito
final
Objetivos

Objetivo General

Realizar el Segundo Congreso Regional de Ingeniera (CORI 2016) de manera


estratgica y precisa procurando el orden y la buena coordinacin de cada una de
las actividades conjuntamente con el recurso humano disponible y las
aportaciones con las cuales se encuentre relacionado y de esta forma
proporcionar a los participantes una inversin provechosa.

Objetivos Especficos

Mejorar la organizacin del congreso actual con respecto a la de aos anteriores.

Propiciar capacitaciones de calidad sin enfocarse a un producto de una marca


determinada.

Determinar estrategias organizativas para un buen desarrollo de cada una de las


actividades

Organizar, evaluar, apoyar y coordinar al recurso humano disponible.

Establecer relaciones entre comisiones


METODOLOGIA

Un evento que se ha venido realizando desde hace varios aos y que siempre ha
contado con colaboracin de los estudiantes de la Divisin de Ciencia de la Ingeniera es
el Congreso de Ingeniera. En el ao 2015 cambio de nombre a CONGRESO
REGIONAL DE INGENIERIA CORI 1, y en este 2016 corresponde al 2do., Congreso
Regional CORI 2, coordinado por Catedrticos y en su mayora por estudiantes del
Curso de Practicas Intermedias, los cuales se dividen en comisiones, cada comisin
tiene bajo su responsabilidad planificar, organizar cada una de las actividades que les
corresponde como comisin y luego se coordinaran y programaran para organizacin y
estructurar el congreso.

Algo muy importante es la metodologa a utilizar durante el Congreso CORI 2016,


como comisin de Logstica las funciones a su cargo guardan relacin con la obtencin,
seleccin y distribucin de materiales de promocin (programas, folletos, anuncios,
carteles) y materiales de apoyo e identificacin para participantes y asistentes al evento.
Tambin coordinarn o supervisarn segn se amerite, las relaciones con la recepcin y
hospitalidad a los participantes e invitados especiales, rotulacin (letreros de
identificacin de actividades, normas de acceso) de los salones y salas.

La mayora de las funciones de la comisin de Logstica se trabajaran conjuntamente


con las dems comisiones, antes y durante el congreso. Como las siguientes funciones:

Garantizar la logstica necesaria para la realizacin del evento.

Lograr que se obtenga el mayor nmero de patrocinios para promocionar el evento y


lograr su participacin. Conjuntamente con la Comisin de Mercadotecnia trabajar para
la difusin del evento.

Coordinar ingreso y egreso de los participante en cada uno de los lugares donde se
realizara el congreso.

Seleccionar los obsequios para expositores. Otra manera de interactuar con los
estudiantes sern las visitas tcnicas, posteriores a las conferencias, los lugares que se
visitaran sern de gran ayuda para los propios estudiantes, les dar una visin de cmo
poner en prctica los conocimientos adquiridos en los salones de clase. Y de cmo
solucionar problemas con los recursos que estn al alcance, trabajar en equipos y en
muchos casos tener a su cargo personal de trabajo.
CONTROL LOGSTICA
Marylidia Villagrn Isaac Alvarado isawil_7@outlook.com
mari17028.mv@gmail.com 47684198 55160836
Mavery Meja maverimejia@gmail.com Candy Coyoy candycoyoy@hotmail.com
56394622
42018371

FINANZAS
Jeremas Quich jerqui2010@hotmail.com
55666618
Juan Jos Lpez juanjosefuen@hotmail.com
42425660

TRANSPORTE: Isaac Alvarado INSCRIPCIONES: Diana Wug


PROTOCOLO: Miguel Soto MERCADOTECNIA: Jorge
isawil_7@outlook.com dianizwug14@gmail.com
miguel.soto16@gmail.com
Mario Rivera 55160836 42445212, Axel Sabaj
55754414, Nidia Canu
riveraesjorge@gmail.com Juan Carlos Us axelsabaj@gmail.com
eunicecanu@hotmail.com
51268959 cr9jc@hotmaiil.com 58086792 42093205
47556969

CONFERENCIANTES: Diego PATROCINADORES:


de Len Francisco Rojas
raggadruida@gmail.com
41988521, Stiven Casimiro packorojas11@gmail.c
stevencasimiro@yahoo.es om 41957671
59012221
CULTURA: Marylidia VISITAS TCNICAS:
Villagrn Edwin Jurez
mari17028.mv@gmail.com
47684198, Allan Cabrera
juarezedwin94@gmail
infoallanc@gmail.com .com
30839914
55886721
DEPORTES: Edgar
Rolando Garca
STANDS:
rolandogn@hotmail.c
om 57171964
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES LOGSTICA
Agosto Septiembre Octubre
Actividad Semana3 Semana4 Semana1 Semana2 Semana3 Semana4 Semana1

Realizar Organigrama de Comisiones


Informar a toda la organizacin del CORI 2016,
sobre datos de coordinadores y organigrama.
Solicitar lista de actividades a las comisiones
Solicitar cronograma de actividades
Solicitar informe de recurso econmico a utilizar
por cada comisin.
Crear comisin de stands
Enviar informe a la comisin de Control
Determinar relaciones entre comisiones
Establecer estrategia de revisin y recepcin de
avances de las distintas comisiones
Sugerir una mejor estrategia a las comisiones en
caso de detectar deficiencias
Atribuir y delimitar tareas o actividades a las
dems comisiones
Establecer recurso Econmico a utilizar en la
comisin de logstica
Establecer Recurso Humano necesario en la
comisin de logstica
Presentar solicitud de Recurso Econmico a
finanzas
Presentacin de plan general
Evaluacin del lugar en el que se realizar el CORI
2016
Evaluacin de espacios en los cuales se realizarn
las distintas actividades del CORI 2016
Determinacin de espacios para stands de
patrocinadores.
Determinacin de espacios para las conferencias.
Determinacin de espacios de restaurant para
horarios de comidas, (coffee Break, Almuerzo,
Cena)
Realizacin de un layout del lugar y de las
distintas actividades que se llevarn a cabo en
espacios determinados.
Establecer algunas recomendaciones en lo que
respecta al parqueo
Forma de egreso de los participantes despus de
la conclusin del da de conferencias.
Forma de ingreso y egreso de los participantes al
saln que funcionar como restaurant
Ordenamiento e instalacin de mobiliario
necesario del saln que funcionar como
restaurant
Determinacin de la tcnica a utilizar para el
manejo de lo que respecta a servicio de alimentos
y todo lo que a ello se relacione.
Solicitud de mobiliario necesario para las
actividades anteriormente descritas
Elaboracin de estrategia de registro de
participantes al CORI 2016
Coordinacin de entrega de gafetes
Elaboracin de estrategia de transporte de
participantes a Colina Country Club, el mismo
proporcionado por la organizacin del CORI 2016.
Ubicacin del mdulo G del Centro Universitario
de Occidente
Ubicacin de Colina Country Club
Ubicacin de Salones de conferencias,
especificando cada una de ellas.
Ubicacin del saln que funcionar como
restaurant
Ubicacin de Servicios Sanitarios
Parqueo para participantes, tanto dentro del
Centro Universitario de Occidente como de Colina
Country Club
Parqueo para personas ajenas al CORI 2016 tanto
dentro del Centro Universitario de Occidente
como de Colina Country Club
Ubicacin de entradas y salidas tanto de reas
dentro del Centro Universitario de Occidente
como de Colina Country Club.
Coordinacin de tiempos estipulados.
Solucin de problemticas, si se presentasen.
Coordinacin de instalacin de stands.
Coordinacin de actividad cultural.
Coordinacin de visitas tcnicas.
Coordinacin de actividades deportivas.
Coordinacin del recurso humano disponible.
Presentacin de resultados obtenidos
Actividades que se trabajaran conjuntamente con otras comisiones
Visitas
Actividad Control Finanzas Protocolo Inscripciones Mercadotecnia Patrocinadores Cultura Deportes Conferencistas Stands Transporte
Tecnicas
Realizar Organigrama de
Comisiones
Informar a toda la organizacin
del CORI 2016, sobre datos de
coordinadores y organigrama.
Solicitar lista de actividades a las
comisiones
Solicitar cronograma de
actividades
Solicitar informe de recurso
econmico a utilizar por cada
comisin.
Crear comisin de stands
Enviar informe a la comisin de
Control
Determinar relaciones entre
comisiones
Establecer estrategia de revisin
y recepcin de avances de las
distintas comisiones
Sugerir una mejor estrategia a
las comisiones en caso de
detectar deficiencias
Atribuir y delimitar tareas o
actividades a las dems
comisiones
Establecer recurso Econmico a
utilizar en la comisin de
logstica
Establecer Recurso Humano
necesario en la comisin de
logstica
Presentar solicitud de Recurso
Econmico a finanzas
Presentacin de plan general
Respecto al lugar del evento
Visitas
Actividad Control Finanzas Protocolo Inscripciones Mercadotecnia Patrocinadores Cultura Deportes Conferencistas Stands
Tecnicas
Evaluacin del lugar en el que se
realizar el CORI 2016

Evaluacin de espacios en los


cuales se realizarn las distintas
actividades del CORI 2016

Determinacin de espacios para


stands de patrocinadores.
Determinacin de espacios para
las conferencias.
Determinacin de espacios de
restaurant para horarios de
comidas, (coffee Break,
Almuerzo, Cena)
Realizacin de un layout del
lugar y de las distintas
actividades que se llevarn a
cabo en espacios determinados.
Establecer algunas
recomendaciones en lo que
respecta al parqueo
Respecto a la planeacin de la logstica del movimiento, traslado, coordinacin y orden de los participantes al CORI 2016.
Visitas
Actividad Control Finanzas Protocolo Inscripciones Mercadotecnia Patrocinadores Cultura Deportes Conferencistas Stands
Tecnicas
Forma de egreso de los
participantes despus de la
conclusin del da de
conferencias.
Forma de ingreso y egreso de
los participantes al saln que
funcionar como restaurant

Ordenamiento e instalacin de
mobiliario necesario del saln
que funcionar como restaurant
Determinacin de la tcnica a
utilizar para el manejo de lo que
respecta a servicio de alimentos
y todo lo que a ello se relacione.
Respecto al da Inaugural y las actividades que se llevarn a cabo en el Centro Universitario de Occidente
Visitas
Actividad Control Finanzas Protocolo Inscripciones Mercadotecnia Patrocinadores Cultura Deportes Conferencistas Stands
Tecnicas
Solicitud de mobiliario necesario para
las actividades anteriormente
descritas
Elaboracin de estrategia de registro
de participantes al CORI 2016
Coordinacin de entrega de
gafetes
Elaboracin de estrategia de
transporte de participantes a
Colina Country Club, el mismo
proporcionado por la
organizacin del CORI 2016.
Respecto a la orientacin e informacin dirigida a los participantes del CORI 2016
Ubicacin del mdulo G del
Centro Universitario de
Occidente
Ubicacin de Colina Country
Club
Ubicacin de Salones de
conferencias, especificando
cada una de ellas.
Ubicacin del saln que
funcionar como restaurant
Ubicacin de Servicios
Sanitarios
Parqueo para participantes,
tanto dentro del Centro
Universitario de Occidente
como de Colina Country Club
Parqueo para personas ajenas
al CORI 2016 tanto dentro del
Centro Universitario de
Occidente como de Colina
Country Club
Ubicacin de entradas y
salidas tanto de reas dentro
del Centro Universitario de
Occidente como de Colina
Country Club.
Durante el CORI
Visitas
Actividad Control Finanzas Protocolo Inscripciones Mercadotecnia Patrocinadores Cultura Deportes Conferencistas Stands
Tecnicas
Coordinacin de tiempos
estipulados.
Solucin de problemticas, si
se presentasen.
Coordinacin de instalacin
de stands.
Coordinacin de actividad
cultural.
Coordinacin de visitas
tcnicas.
Coordinacin de actividades
deportivas.
Coordinacin del recurso
humano disponible.
Solicitud de aprobacin de Presupuesto

Fecha: 06/09/2016

Para: Comisin de Finanzas


CORI 2

Forma de Fecha de
Precio
Justificacin Vendedor Justificacin cantidad Descripcin requerimiento Total
unitario
(factura/recibo)
Anlisis de Plotter Recibo 5 Planos de 07/09/2016 Q. 7.50 Q. 37.50
logstica de Mdulo G instalaciones de
movimiento dentro Country club y
de instalaciones. mdulo G.
Transporte de Bilder Sarat Recibo 1 Flete para traslado 26/09/2016 Q. 50 Q. 50
podios, caonera de CUNOC A
pantallas, otros Colina. C. C.
objetos que puedan
presentarse,
Informacin acerca Internet Recibo 400 Trifoliares 13/09/2016 Q.200 Q.200
de programa informativos
establecido para el
evento a los
participantes
fecha.

total 287.50

Presupuesto preparado por: __________________________________________________________________________________________

Este es un presupuesto sobre los gastos necesarios de la comisin de [comision], sujeto a las condiciones indicadas a continuacin: (Describo las
condiciones relacionadas con estos precios y los trminos adicionales del acuerdo con los vendedores contactados, quedo sujeto a la decisin de la
comisin de finanzas para la asignacin de los fondos solicitados.)

Para aceptar este presupuesto, envenos este documento, o sbalo al aula virtual de CORI 2.

Atentamente. Candy Pahola Coyoy Quiej


Comisin: Logstica
Correo para Respuesta: candycoyoy@hotmail.com
Nmero de Telfono: 56394622
FASE POSTERIOR AL CONGRESO REGIONAL DE INGENIERA CORI 2

Descripcin de actividades Realizadas

Antes y durante el Congreso Regional de Ingeniera CORI 2 la comisin de Logstica


tuvo una gran responsabilidad para que el evento de principio a fin fuera un xito. A cada
uno de los integrantes de esta comisin se les asigno otras comisiones las cuales se
encargaron de planificar las actividades que estas iban a realizar dentro del CORI, de
esta manera coordinar, organizar y tener disponibilidad de todo el recurso humano que
conformaban dichas comisiones. El trabajar en grupo fue fundamental, por lo tanto, cada
uno de los estudiantes del curso de Prcticas Intermedias se interes por ser parte de
las diferentes comisiones encargadas del Congreso.

La comisin de logstica fue la responsable de gestionar y solicitar todos los elementos


necesarios para los dos das principales, inauguracin y conferencias que se realizaron
en Colina Country Club.

Las comisiones de protocolo, inscripcin, conferencistas, transportes, patrocinadores,


fueron algunas de las que se abocaron a la comisin de Logstica y as contar con la
informacin necesaria que luego sera transmitida a los participantes del Congreso como
lo fueron del Centro Universitario de Occidente CUNOC como de otros Centros y
Universidades.

Con el apoyo de ingenieros y compaeros se logr solventar los medios necesarios para
el evento. Los medios necesarios fueron:

Audio de sonido (amplificador, bocinas y micrfono)

Caoneras (caonera y cables para las conexiones)

Pantallas

Punteros (para uso de conferenciantes)


Computadoras (para presentaciones y conferencias virtuales)

Extensiones (para conexiones necesarias)

Equipo necesario
Gestionado por Logstica

5 punteros Laser (brindador por los ingenieros. Eddie Flores, lvaro Flores,
Humberto Hernndez y Cristian Ovalle)
6 caoneras (Ing. Eddie Flores, Laboratorio de Aguas, Ing. lvaro Flores, Saln
de Proyecciones y 3 de la AEIO)
Pantalla LCD (AEIO)
Equipo de Audio (Ing. Jos Nimatuj, Ing. Ariel Prez, Aula Magna, Saln Mayor)
4 Computadoras (Giulio Prez, Luis Bolaos, Ing. lvaro flores, Ing. Cristian
Ovalle)
3 Pantallas de Proyeccin (Ing. Sebastin Charchalac)

PREVIO
Para realizar la logstica del Segundo Congreso Regional de Ingeniera CORI2 se
necesit conocer varios aspectos previos al mismo, entre lo que podemos mencionar:

Fechas (Das en los cuales se efectuara el congreso).


Lugar(es) en donde se llevara a cabo.
No. de conferencias
Informacin sobre los conferencistas
Patrocinadores
Empresas donde se realizaran las visitas tcnicas
Recurso econmico
No. De Asistentes
Comisiones, integrantes y docentes encargados
DURANTE
Fue importante saber la hora de inicio determinada actividad y la duracin de la misma
para poder contemplar ciertos imprevistos y solucionarlos con la mayor brevedad
posible.

Tener el mobiliario y equipo necesario, hacer pruebas las pruebas respectivas de sonido
y la colocacin de caoneras.

Comisiones con las que ms se trabaj durante el congreso

Protocolo

En trminos de peticiones est comisin fue la que ms cosas necesito antes y durante
el congreso. Entre lo que solicit a logstica est:
Preparativos del Saln Mayor del mdulo G para la Leccin Inaugural (Audio,
colocacin de pantallas de proyeccin, arreglos florales, equipo de cmputo y
proyeccin, entre otros.)

Pantalla grande que fue colocada en el escenario del Saln Mayor.

Pantalla de pedestal colocada en el patio del Mdulo G para las personas


que no lograron ingresar al saln.

2 caoneras, una para el Saln Mayor y otra para el patio del Mdulo G.

2 audios de sonido, uno para el Saln Mayor y otro para el patio del
Mdulo G.

2 computadoras.

Extensiones.

Preparativos de Salones de Colina Country Club (Colocacin de Audio, equipo de


cmputo, sillas, identificacin de cada uno con la carrera que corresponde)
Saln Don Pedro, Conquistadores, Don Rodrigo, Doa Leonor, fueron los lugares
disponibles para las cuatro carreras de la Divisin de Ingeniera.

4 caoneras (una extra por si alguna de las dems fallaba).

4 audios de sonido (2 fueron gestionados por Logstica y 2 por Colina


Country Club).

4 computadoras (prestadas por estudiantes).

4 punteros (para conferenciante).

Extensiones.

Acomodamiento y atencin a los asistentes.


Coordinar en conjunto el periodo de tiempo que los conferencistas ocuparan.

Mobiliario necesario para la recepcin de asistentes (Solicitado por la comisin de


Inscripciones)

Mircoles 28 de Septiembre 7:00am Modulo G CUNOC


2 mesas para 4 personas
8 sillas
2 manteles de mesa
2 sobre manteles
Mircoles 28 y jueves 29 de septiembre en Colina Country Club
4 mesas para 3 personas
12 sillas
4 manteles de mesa
4 sobre manteles

GASTOS:

Gastos
Cantidad Articulo Costo
2 Paquetes de bateras Q 80.00
1 Cinta industrial color gris Q 20.00
1 Cable de micrfono Q 55.00
2 Arreglos Florales Q.350.00
Tarjetas de internet

Total
Observaciones acerca de algunas comisiones

Inscripciones tuvo inconvenientes el primer da del congreso con los tickets de coffee
break, no los proporciono en su momento, lo cual gener desorden de los asistentes al
pasar por las estaciones. En el segundo da inici demasiado tarde el registro de
personas y esto llev a que a la hora del almuerzo debido a retrasos en las conferencias,
no espero para entregar todos los tickets. Cabe mencionar que la organizacin se refiri
a estos errores como no importantes, sin embargo se distorsion la planificacin y desde
cualquier punto de vista esto es totalmente inaceptable.

Protocolo no tuvo inconvenientes mayores o en su mayora los que surgieron no fueron


de su responsabilidad directa, tales como; retrasos en el inicio de las conferencias, los
conferencistas se extendieron en su charla, fallas en la conexin de internet para las
conferencias virtuales. Sin embargo es importante mencionar que las copias del
protocolo que proporcionaron a las comisiones de control y logstica fueron entregadas
tarde sin horarios establecidos y poco claras.

Control no trabaj de manera conjunta con logstica para poder verificar que todo fuera
sin contratiempos, en algunos aspectos fue dirigido por logstica ante su falta de
preparacin de ciertas actividades, no todos los integrantes cumplieron sus funciones, el
apoyo hacia otras comisiones no fue lo suficientemente adecuado.

Visitas tcnicas, fue la comisin con ms inconvenientes en el inicio del congreso por la
falta de organizacin en el registro, inici demasiado tarde, falto coordinacin para
atender a los asistentes, hubo poca informacin de su parte para notificar cuales
empresas estaban disponibles.

Deportes: Puesto que la comisin de deportes era la que menos actividades tena
durante los dos das principales, colaboraron de muy buena forma en la reparticin del
Coffee Break el da inaugural en el mdulo G, puesto que a pesar de las constantes
peticiones de informacin por parte de la comisin de logstica a la organizacin
completa a cerca de esta actividad nadie la proporcion por lo que se tuvo que
improvisar.

*Comentarios
Durante la realizacin del congreso, Logstica debe liderar a de comisiones para poder
llevar un control del desarrollo de las actividades programadas, realizar cambios y tomar
determinadas decisiones durante la marcha en base a los inconvenientes que se
presente.
Debe estar al tanto de todos los aspectos importantes, como: El lugar del evento,
horarios, encargados, coordinadores, entre otros. Al igual que debe atender al a
peticiones y apoyar a quienes lo necesitan para que todo siga el curso necesario.
Escuchar la vos del participante para poder conocer sus reacciones y expectativas, lo
que ocurre en el desempeo de cada estudiante participante y lo que necesita hacerse
para mejorar.

Respecto al trifoliar informativo, que se pretenda enviar a todos los participantes se


cometi un error el cual fue enviarlos hasta un da antes del inicio del congreso ya que
los correos electrnicos tiene un nmero determinado de correos que se pueden enviar
por da y a pesar de haber creado correos en tres plataformas no se pudo enviar a todos
los participantes ya que la cantidad era demasiado grande por lo que se estima que a un
30%-25% no le lleg la informacin. Esto se debi a que a pesar de que el trifoliar
estaba listo la informacin de en qu saln iba a estar cada carrera era incierta, puesto
que se pretenda estimar cuantos participantes iba a tener cada carrera y as designar
saln, algo que nunca se hizo y nicamente ocasion este error.
CONCLUSIONES

Posterior al evento del Segundo Congreso Regional de Ingeniera CORI 2016 llevado a
cabo los das 28, 29, 30 de septiembre y 1 de octubre del presente ao en el Centro de
Convenciones Colina Country Club Quetzaltenango, El grupo a cargo de la Comisin de
Logstica concluye que la comisin debe tener a bien las responsabilidades
operacionales respecto a la implementacin de medidas a ejecutar, tales como:

Planificacin y produccin de todas las acciones y gestiones que se


implementaron a lo largo del congreso, y a la preparacin del equipo material y
humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concrecin del
evento.
Montaje y disposicin del equipamiento y materiales que se utilizaron, y del grupo
humano que estuvo trabajando durante el congreso. Implementacin de
tecnologa para la comunicacin entre conferencistas, organizadores y asistentes.
Ejecucin del evento en s, con los estudiantes presentes en el congreso,
compartiendo las distintas actividades planificadas, buscando respetar los
tiempos estipulados en cada rutina; inicio, coffee breaks, conferencias, comida,
etc., y viendo de cubrir y solucionar las distintas dificultades que pudieron a bien
presentarse.
Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego
de realizado el congreso. Revisin final para entrega del equipo y materiales, en
las mismas condiciones en las que fueron recibidas.
Logstica se encarg de verificar y colocar el sistema de audio en los diferentes
salones de conferencias en el lugar ms adecuado.
Se gestion con apoyo de la asociacin de estudiantes de ingeniera y los
ingenieros encargados del congreso el lugar del evento siendo este la colina
country club movilizando los recursos humanos para los financiamientos
adecuados.
Se vel por garantizar la calidad del segundo congreso regional de ingeniera
para superar las expectativas respecto al primero y satisfacer de manera ptima a
los participantes
Se organiz y ejecuto el evento mejorando las bases para el tercer congreso
regional de ingeniera CORI 3

Se concluye de forma general, que el Congreso Regional de Ingeniera CORI 2, en lo


que respecta a logstica, cumpli con ms de cincuenta por ciento de la planificacin, sin
embargo la cantidad de imprevistos y actividades que no se consideraron en la
planificacin previa repercutieron de forma considerable en la organizacin del evento y
el grado de eficiencia sobre el trabajo de la comisin; Sin embargo en relacin al evento
que anteceda se considera que se superaron, aunque no a gran escala, varios aspectos
como lo fueron el sonido y las conferencias virtuales.
Tambin se concluye que varios de los aspectos que distorsionaron la planificacin de la
comisin de logstica se debieron a la mala organizacin y psima comunicacin de las
comisiones restantes.
Por lo tanto se manifiesta que la comisin de Logstica fungi como un enlace entre los
organizadores principales, comisiones designadas y asistentes al congreso.
RECOMENDACIONES

Luego de llevado a cabo el Segundo Congreso Regional de Ingeniera CORI 2016 la


Comisin de Logstica recomienda lo siguiente:

Realizar un sistema de control e inventario del equipo prestado y un mejor


etiquetado de identificacin para su fcil entrega.
Verificar que la velocidad de conexin a internet sea la adecuada para garantizar
la calidad de las conferencias virtuales.
Establecer lneas de comunicacin efectivas mediante tecnologa adecuada, entre
la comisin de logstica, encargados del congreso y encargados de las otras
comisiones.
Que el equipo de coordinacin sea especficamente para coordinar y abstenerse
de entrar a conferencias para lograr una mejor eficacia en el trabajo.
Tener por lo menos a un encargado de la comisin de logstica para cada carrera
durante el CORI.
La comisin de logstica debe tener mayor comunicacin con las comisiones de
inscripcin y la de cultura, para evitar posibles inconvenientes
Cada comisin debe delimitar cules son sus funciones y objetivos desde un
principio para evitar confusiones posteriores.
Determinar la creacin de una comisin de audio, sonido, y todo lo que respecta a
ese campo, como primordial y fundamental.
Exigir la planificacin e informacin previa de cada una de las actividades de las
comisiones que conforman la organizacin del CORI.
Manejar de una forma ms eficiente el tema de visitas tcnicas.
Informar acerca de las actividades y todo lo que respecta a visitas tcnicas en un
tiempo adecuado.
Establecer actividades y responsabilidades exactas a la comisin de logstica e
informar previa y seriamente a las dems comisiones que integran la organizacin
del CORI, puesto que en ocasiones se designaron actividades que nada tenan
que ver con la logstica del evento.
Establecer un nmero determinado de personas para cada comisin, acorde al
impacto organizacional que la misma vaya a tener en el CORI.
No calificar como poco importantes algunos errores que se puedan cometer, ya
que los mismos si bien no crean un problema de mucha gravedad, la mayora de
veces ocasionan un mal aspecto o una mala percepcin por los participantes,
todo debe ser planificado y si alguna actividad no se planific o no se inform,
especialmente de otras comisiones a las comisiones de control y logstica es un
error al que debe darse la importancia que realmente tiene y hacerlo ver, de lo
contrario la persona o comisin responsable nunca se dar cuenta de la gravedad
y en general el problema recaer nicamente a las comisiones de control y
logstica.
Determinar con tiempo adecuado los lugares de conferencias para cada carrera
para poder informar a tiempo a los participantes.
Tomar en cuenta que el correo electrnico tiene una cantidad de correos
estipulada que pueden enviarse por da, por lo que cualquier informacin que se
tenga que enviar a los participantes, tomando en cuenta que son ms de 300
empezar a enviarla desde unos das antes.
ANEXOS
CARTA DE RESPONSABILIDAD PARA VISITAS TCNICAS

Quetzaltenango, ____ de Septiembre de 2016

Yo ___________________________________________________________________________ con
nmero de carn _____________________________ siendo parte de la comisin de
________________________________, me hago responsable del equipo que me es suministrado por la
comisin de logstica, por cualquier tipo de extravo total o parcial de los elementos que fueron solicitados
con anterioridad. De igual manera, soy responsable del correcto uso del equipo y mobiliario, que en caso de
sufrir daos u otros, responder de manera conjunta con los miembros de mi comisin hasta solucionar el
problema.

Libero por tanto de responsabilidad total de todos de todos los posibles eventos que puedan suceder
mientras estn bajo mi uso y cuidado, si existe algn inconveniente notificar a quien corresponda y as
como, velar por la correcta devolucin de lo que me es entregado. Siendo:

______________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Atentamente

______________________________
__________________________________
Vo.Bo. Encargado de Logstica

Fecha de Devolucin y Firmas

TRIFOLIAR INFORMATIVO

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