M. P. Almac N

SEIEM
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE ALMACN
UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA

LA CALIDAD DEL SERVICIO
SEPTIEMBRE 2011
Cdigo: 205C34103
Manual de Procedimientos
Subdireccin de Recursos Materiales y
Edicin: 2
Servicios
Departamento de Almacn
DERECHOS RESERVADOS
Primera edicin 16 de enero 2009

Actualizacin Septiembre 2011
Gobierno del Estado de Mxico
Secretara de Educacin
Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico
Ave. Prof. Agripn Garca Estrada #1306
Santa Cruz Azcapotzaltongo
Toluca, Estado de Mxico
C. P. 50030
Impreso y hecho en Toluca, Mx.
Printed and made in Toluca, Mx.
La reproduccin parcial o total de este documento,

podr efectuarse mediante la autorizacin exprofeso
de la fuente y dndole el crdito correspondiente.
Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: II
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN

Cdigo: 205C34103
Edicin: 2
Servicios
ndice
Pg.
Presentacin IV
Objetivo General V
Identificacin e Interaccin de Procesos VI
Relacin de Procesos y Procedimientos VII
Descripcin de los Procedimientos

Alta de Contrato, Oficio de Donacin o Documento Legal que
205C34103/01
Avale la Compra o la Adquisicin del Bien
Entrada Fsica de Bienes al Almacn 205C34103/02

Registro de Entradas al Almacn 205C34103/03
Almacenamiento de Bienes Recibidos 205C34103/04
Salida de Bienes del Almacn 205C34103/05
Distribucin y Captacin de Materiales 205C34103/06
Embarques 205C34103/07
Simbologa VIII
Registro de Ediciones IX
Distribucin X
Validacin XI
Crditos XII
Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: III

Cdigo: 205C34103
Edicin: 2
Servicios
Presentacin
La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercana y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y
acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad.
Por ello, el Licenciado Enrique Pea Nieto, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, impulsa la
construccin de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generacin de
acuerdos y consensos para la solucin de demandas sociales.
El buen gobierno se sustenta en una administracin pblica ms eficiente en el uso de sus recursos y ms
eficaz en el logro de sus propsitos. El ciudadano es el factor principal de su atencin y la solucin de los
problemas pblicos su prioridad.
En este contexto, la Administracin Pblica Estatal transita a un nuevo modelo de gestin, orientado a la
generacin de resultados de valor para la ciudadana. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de
las instituciones que han demostrado su eficacia, pero tambin por el cambio de aquellas que es necesario
modernizar.
La solidez y el buen desempeo de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores
prcticas administrativas emanadas de la permanente revisin y actualizacin de las estructuras
organizacionales y sistemas de trabajo, del diseo e instrumentacin de proyectos de innovacin y del
establecimiento de sistemas de gestin de la calidad.
El presente manual administrativo documenta la accin organizada para dar cumplimiento a la misin de los
Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. La estructura organizativa, la divisin del trabajo, los
mecanismos de coordinacin y comunicacin, las funciones y actividades y los resultados que se obtienen,
son algunos de los aspectos que delinean la gestin administrativa de este organismo pblico
descentralizado del Ejecutivo Estatal.
Este documento contribuye en la planificacin, conocimiento, aprendizaje y evaluacin de la accin

administrativa. El reto impostergable es la transformacin de la cultura de las dependencias y organismos
auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organizacin, liderazgo y
productividad.
Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: IV

Cdigo: 205C34103
Edicin: 2
Servicios
Objetivo General
Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de las actividades que realiza el Departamento de

Almacn, en la recepcin, almacenamiento, conservacin y abastecimiento de los bienes
adquiridos, con el propsito de conservarlos en ptimas condiciones de uso y proporcionarlos a las
unidades administrativas de SEIEM, mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y
procedimientos de trabajo.
Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: V

Cdigo: 205C34103
Edicin: 2
Servicios
Identificacin e Interaccin de Procesos
Proceso:
Desarrollo Integral para la recepcin, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de
Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico.
ENTRADA FSICA DE BIENES AL ALMACN
ALTA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIN O

DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O
LA ADQUISICIN DEL BIEN
REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACN
DESARROLLO INTEGRAL PARA LA RECEPCIN,

GUARDA Y ENTREGA DE MATERIALES A LOS
PLANTELES EDUCATIVOS DE SERVICIOS ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS
EDUCATIVOS INTEGRADOS AL ESTADO DE
MXICO
SALIDA DE BIENES DEL ALMACN
EMBARQUES
DISTRIBUCIN Y CAPTACIN DE
MATERIALES
Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: VI

Cdigo: 205C34103
Edicin: 2
Servicios
Relacin de Procesos y Procedimientos
Proceso:
Desarrollo Integral para la recepcin, guarda y entrega de materiales a los planteles educativos de
Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico.
Procedimientos:
Alta de Contrato, Oficio de Donacin o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisicin
del Bien.
Entrada Fsica de Bienes al Almacn.
Registro de Entradas al Almacn.
Almacenamiento de Bienes Recibidos.
Salida de Bienes del Almacn.
Distribucin y Captacin de Materiales.
Embarques.
Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: VII

Edicin: 2
Subdireccin de Recursos Materiales y Fecha: Septiembre de 2011
Servicios Cdigo: 205C34103/01
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Descripcin de Procedimientos
Nombre del Procedimiento:

Alta de Contrato, Oficio de Donacin o Documento Legal que Avale la Compra o la Adquisicin del
Bien.
Objetivo:
Cuantificar, mediante el sistema de control de almacn, los contratos, oficios de donaciones o
documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, enviados por el
Departamento de Adquisiciones debidamente requisitados.
Alcance:
Aplica a los servidores pblicos de los Departamentos de Adquisiciones y Almacn, as como a la
Oficina de Control Documental, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico,
que tengan a su cargo la elaboracin o actualizacin de los manuales de procedimientos.
reas que involucra: Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacn y Oficina de

Control Documental.
Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Almacn y Jefe de la
Oficina de Control Documental, que tenga a su cargo la recepcin, organizacin y seguimiento de
altas de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de bienes.
Referencias:
Manual General de Organizacin de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico.
Septiembre del 2003.
Libro Dcimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios del Cdigo
Administrativo del Estado de Mxico. Gaceta del Gobierno, 3 de septiembre del 2003.
Reglamento del Libro Dcimo Tercero del Cdigo Administrativo del Estado de Mxico. Gaceta del
Gobierno, 22 de diciembre del 2003.
Reglamento Interior de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico. Gaceta del Gobierno,
10 de junio del 2003.
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones:
Enviar al Departamento de Almacn, copia de la requisicin de compra, copia del contrato, oficio
de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien, que acredite los
bienes y revisar que estn autorizadas y requisitadas correctamente para los trmites
correspondientes.
Edicin: 2
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Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Almacn:
Recibir del Jefe de Departamento de Adquisiciones, copia de la requisicin de compra, copia del
contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien y
revisa que estn requisitados correctamente.
Turnar copia de requisicin de compra, copia del contrato, oficio de donacin o documento legal
que avale la compra o la adquisicin del bien, a la Oficina de Control Documental y Procesamiento
de Datos.
Es responsabilidad de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos:
Recibir copias de requisiciones, copias de contratos, oficios de donaciones o documentos legales

que avalen las compras o las adquisiciones de bienes.
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos:
Recibir documentos y verificar que el proveedor se encuentre registrado en el catlogo

correspondiente.
Registrar al proveedor en el catlogo y archivar el documento para su identificacin.
Codificar el contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del
bien, con base en el catlogo de artculos y partidas presupuestales, si esta registrado el
proveedor.
Generar en el Sistema Integral de Almacn, el reporte de contratos oficios de donaciones o

documento legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes.
Archivar la copia de la requisicin de compra, copia del contrato, oficio de donacin o documento
legal que avale la compra o la adquisicin del bien.
Definiciones:
Alcance.- Establecer los parmetros de servidores pblicos que estn involucrados en el

procedimiento y especificar sus funciones en el mismo.
Calidad.- En lo referente a los materiales e insumos, deben de contar con las especificaciones que
el usuario demanda.
Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma fsica que no estn
contenidos en las especificaciones solicitadas.
Especificacin.- Definicin precisa y ordenada que describe la lgica y finalidad de las funciones
de los procesos, que se efectan en un programa.
Edicin: 2
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Departamento.- Constituye una seccin definida de un organismo, sobre el cual ejerce su

autoridad un jefe que es responsable de la realizacin de funciones especficas.
Diagramas.- Son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el

procedimiento, mediante el uso de smbolos AMSI (American National Standard Institute) o
dibujos y recuadros con texto (bloque).
Eficacia.- Es la capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y
objetivos establecidos.
Eficiencia.- Capacidad de desempear una tarea mediante el aprovechamiento racional de

recursos y del tiempo.
Formato.- Es un documento de comunicacin administrativa formal, impreso generalmente en

papel mediante alguno de los medios de reproduccin grafica. En algunos casos contiene,
adems de informacin, instrucciones para llenarse o utilizarse.
Manual de Procedimientos.- El medio o instrumento de informacin que consigna, en forma

metdica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones
encomendadas a una unidad administrativa. Describe, adems los diferentes puestos o instancias
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participacin.
Objetivo.- Son los propsitos que se debe alcanzar en un tiempo y espacio determinado, con cada
procedimiento, estableciendo las acciones que se llevaran a cabo, para lograr el resultado
esperado.
Procedimiento.- Es una sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre si, que tienen
por objeto la realizacin de una actividad o tarea especfica, dentro de un mbito predeterminado
de aplicacin. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de
tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos, as como la aplicacin de
mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las
operaciones.
Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolucin, con

caractersticas de accin concatenada, dinmica y progresiva, que concluye con la obtencin de
un resultado. El proceso implica la utilizacin de recursos para trasformar elementos de entrada en
resultados de valor o tiles para el usuario interno o externo.
Proveedor.- Es la persona fsica o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales,
insumos o servicios adquiridos por el organismo.
Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurdicos y administrativos, que tiene

relacin con la descripcin de los procedimientos y su aplicacin en el rea de trabajo.
Recuperacin. - Es el acto de volver a tener un material o insumo, que por alguna causa hace
falta.
Edicin: 2
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Vo. Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien.
Validacin.- Aceptacin de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado.
Insumos:
Copia de requisicin de compra, copia del contrato, oficio de donacin o documento legal que
avale la compra o la adquisicin del bien.
Resultados:
Altas de contratos, oficios de donaciones, documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes materiales e Insumos, registrados ordenadamente para su consulta.
Interaccin con otros procedimientos:

Entrada Fsica al Almacn.
Edicin: 2
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Polticas
El Departamento de Almacn, deber, verificar que los contratos, oficios de donaciones,

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, estn debidamente
fiscalizadas y soportadas por su requisicin de compra.
Corresponder al Departamento de Almacn, codificar los contratos, oficios de donaciones o

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, con base en el
catlogo de artculos.
El Departamento de Almacn, ser el encargado de capturar en el Sistema de Control de

Almacenes, a los proveedores que no se encuentren en el catalogo de proveedores.
El Departamento de Almacn, emitir el catlogo de proveedores por nmero de clave y

descripcin.
El Departamento de Almacn, generar el reporte de los contratos, oficios de donaciones o

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, en el sistema de
control del almacn a su superior jerrquico.
Edicin: 2
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Desarrollo
No Responsable Actividad
1 Departamento Enva al Departamento de Almacn, copia de requisicin de
de Adquisiciones compra, contratos, oficios de donaciones o documentos legales
que avalen las compras o las adquisiciones de bienes, hoja de
fiscalizacin y revisa que estn debidamente requisitados.
2 Departamento Recibe del Departamento de Adquisiciones, copia de la requisicin
de Almacn de compra, contrato, oficio de donacin o documento legal que
avale la compra o la adquisicin del bien, y hoja de fiscalizacin.
Revisa que estn requisitadas correctamente.
ESTN REQUISITADAS CORRECTAMENTE?
3 NO. Se devuelven al Departamento de Adquisiciones.
4 SI. Turna copia de requisicin de compra, contrato, oficio de
donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin
del bien y hoja de fiscalizacin a la Oficina de Control Documental
y Procesamiento de Datos para trmite.
5 Oficina de Recibe documentos y verifica que el proveedor se encuentre
Control registrado en el catlogo correspondiente.
Documental y
Procesamiento
de Datos
EST REGISTRADO EL PROVEEDOR?
6 NO. Registra al proveedor en el catlogo correspondiente.
7 SI. Codifica el contrato, oficio de donacin o documento legal que
avale la compra o la adquisicin del bien, con base en el catlogo
de artculos y partidas presupuestales.
8 Genera en el Sistema Integral de Almacenes, el reporte de
contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen
las compras o las adquisiciones de los bienes, para consultas
posteriores.
9 Archiva la copia de la requisicin de compra, contrato, oficio de
donacin o documento legal que avale la compra, la adquisicin
del bien, con la hoja de fiscalizacin.
Se enlaza con el procedimiento de Entrada Fsica al Almacn.
FIN.
Edicin: 2
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Diagrama
PROCEDIMIENTO: ALTA DE CONTRATO, OFICIO

: DE DONACIN O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIN DEL BIEN
DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ALMACN OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS
INICIO
ENVA AL DEPARTAMENTO DE 2
ALMACN, COPIA DE
REQUISICIN, CONTRATO,
OFICIO DE DONACIN O
DOCUMENTO LEGAL QUE
AVALE LA COMPRA O LA
ADQUISICIN DEL BIEN, HOJA
DE FISCALIZACIN Y REVISA
QUE ESTN DEBIDAMENTE RECIBE DEL DEPARTAMENTO DE
REQUISITADOS ADQUISICIONES, COPIA DE
REQUISICIN, CONTRATO, OFICIO
DE DONACIN O DOCUMENTO
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA
ADQUISICIN DEL BIEN, HOJA DE
FISCALIZACIN, REVISA QUE ESTN
REQUISITADAS CORRECTAMENTE
NO ESTAN SI
3 REQUISITADAS
CORRECTAMENTE ?
4
SE DEVUELVEN
AL TURNA COPIA DE
DEPARTAMENTO REQUISICIN, CONTRATO,
DE OFICIO DE DONACIN O
DOCUMENTO LEGAL QUE
ADQUISICIONES
AVALE LA COMPRA O LA 5
ADQUISICIN DEL BIEN, CON
LA HOJA DE FISCALIZACIN,
A LA OFICINA DE CONTROL
DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO DE DATOS .
PARA TRMITE
RECIBE DOCUMENTOS Y VERIFICA QUE

EL PROVEEDOR SE ENCUENTRE
REGISTRADO EN EL CATLOGO
7 SI EST REGISTRADO EL
NO
PROVEEDOR ? 6
CODIFICA CONTRATO, OFICIO DE

DONACIN O DOCUMENTO LEGAL
QUE AVALE LA COMPRA O LA
ADQUISICIN DEL BIEN, CON BASE REGISTRA AL PROVEEDOR EN EL
EN EL CATLOGO DE ARTCULOS Y CATLOGO CORRESPONDIENTE
PARTIDAS PRESUPUESTALES
GENERA EN EL SISTEMA INTEGRAL DE

ALMACENES, EL REPORTE DE
CONTRATOS, OFICIOS DE DONACIONES
O DOCUMENTOS LEGALES QUE AVALEN
LA COMPRA O LAS ADQUISICIONES DE
LOS BIENES, PARA CONSULTAS
POSTERIORES
ARCHIVA, COPIA DE LA REQUISICIN DE COMPRA,

CONTRATO, OFICIO DE DONACIN O DOCUMENTO
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O LA ADQUISICIN DEL
BIEN Y HOJA DE FISCALIZACIN.
SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE ENTRADA

FSICA AL ALMACN.
FIN
Edicin: 2
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Medicin
Indicador para medir el nmero de contratos, oficios de donaciones o documentos legales

que avalen las compras o las adquisiciones de bienes:
Nmero mensual de contratos, oficios de

donaciones o documentos legales que
avalen las compras o las adquisiciones Porcentaje de nmero de contratos,
de bienes recibidos oficios de donaciones o documentos
=
Nmero mensual de contratos, oficios de legales que avalen las compras o las
donaciones o documentos legales que adquisiciones de bienes atendidos
avalen las compras o las adquisiciones
de bienes registrados
Registros de evidencias:
Reporte de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de bienes registrados, que emite el sistema integral de almacenes.

Edicin: 2
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Objetivo:
Asegurar que los artculos y/o bienes que entran al Departamento de Almacn, cumplan con las
especificaciones requeridas en el contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la
compra o la adquisicin del bien.
Alcance:
Servidores pblicos del Departamento de Adquisiciones, Departamento de Almacn y Oficina de

Recepcin y Despacho, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico, que
tengan a su cargo la recepcin, captacin y entrega de los bienes que estn en resguardo del
Departamento de Almacn.
reas que involucra: Departamento de Almacn y Oficina de Recepcin y Despacho.
Aplica al Jefe del Departamento de Almacn, Jefe de Oficina de Recepcin y Despacho, que
tengan a su cargo verificar la entrada fsica de bienes al almacn y asegurar que cumplan con las
especificaciones requeridas de no ser as devolverlas a el(los), proveedor (es) para su
recuperacin fsica.
Referencias:
Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios. Gaceta del
Gobierno 11 de septiembre de 1990, reformas y adiciones.
Normas Administrativas para la Asignacin y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y

Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal. Gaceta del Gobierno, 24 de febrero del 2005.
Responsabilidades:
Es responsabilidad del Departamento de Almacn:

Edicin: 2
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Revisar que los proveedores al momento de la entrega de los materiales presenten el formato
mltiple y el contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin
del bien debidamente fiscalizado y autorizado.
Revisar que los materiales recibidos cumplan con las especificaciones requeridas en el contrato,
oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien, as como el
resguardo de estos hasta su entrega.
Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Recepcin y Despacho
Revisar que los bienes que reciba el Departamento de Almacn, cumplan con las especificaciones
sealadas en el contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la
adquisicin del bien.
Una vez revisados los bienes, entrega factura o remisin en original y cinco copias, as como copia
del contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien.
Una vez registrada el alta en el Sistema de Control de Almacenes, entrega los bienes a la Oficina
de Guarda y Surtimiento de material de consumo.
En el caso de que los bienes no cumplan con lo especificado en el contrato, oficio de donacin, o
documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien, sern devueltas al proveedor.
Definiciones:

el usuario demanda.
Defectuoso.- Es todo aquel material que cuenta con desperfectos en su forma fsica y que no
estn contenidos en las especificaciones solicitadas.


Edicin: 2
Pgina: 3 de 9
Formato.- Es un documento de comunicacin administrativa formal, impreso, para la recoleccin
de datos especficos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse.
Manual de Procedimientos.- Instrumento administrativo que consigna, en forma metdica las

actividades y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones encomendadas
a una unidad administrativa. Describe, adems los diferentes puestos o instancias administrativas
que intervienen, precisando su responsabilidad y su participacin.
esperado.
operaciones.

Proveedor.- Es la persona fsica que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos o
servicios adquiridos por el organismo.

Recuperacin. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace
falta.

Edicin: 2
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Insumos:
Copia de requisicin de compra.

Copia del contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del
bien.
Copia de la hoja de fiscalizacin.
Original y cinco copias del documento que describa los artculos que entrega el proveedor.
Resultados:
Reporte de Altas de los materiales contenidos en los contratos, oficios de donaciones o

documentos legales que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes, quedan bajo
resguardo del Departamento de Almacn.
Alta de contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes.

Edicin: 2
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Polticas
El horario para recepcin de materiales y/o bienes ser de 8:30 a 15:00, a fin de brindar una
atencin eficaz y eficiente.
En los casos en los que la entrega de bienes al Almacn por parte de los proveedores, no se
cuente con el contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra, o la adquisicin
del bien, debidamente fiscalizado y requisitado; o bien deban ser revisados por el rea usuaria o
por el Sistema Estatal de Informtica; estos bienes debern ingresarse al Subsistema de Bienes a
Revisin.
El Departamento de Almacn, a travs del Jefe de la Oficina de Recepcin y Despacho, ser el

responsable de verificar que un 10% de cada uno de los materiales y/o bienes recibidos cumpla
con las especificaciones sealadas en el contrato, oficio de donacin o documento legal que avale
la compra o la adquisicin del bien.
El Departamento de Almacn, rechazar los materiales y/o bienes que no cumplan con los
requerimientos indicados en el contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra
o la adquisicin del bien correspondiente.
Corresponder a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios, vigilar que la recepcin de

los materiales y/o bienes se realice con base en lo especificado en el presente manual.

Edicin: 2
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Desarrollo
Entrega al Departamento de Almacn factura / remisin,

1 Proveedor
en original y cinco copias debidamente requisitadas.
2 Departamento de Almacn Recibe por parte del proveedor la factura / remisin, en

original y cinco copias y turna a la Oficina de Recepcin y
Despacho para lo conducente.
Original.- Proveedor
1 copia.- Departamento de Almacn
2 copia.- Oficina de Guarda y Surtimiento
3 copia.- Adquisiciones
4 copia.- Oficina de Recepcin y Despacho
5 copia.- Inventarios
3 Oficina de Recepcin y Recibe documentacin y solicita a la Oficina de Control
Despacho Documental y Procesamiento de Datos, copia del contrato,
oficio de donacin o documento legal que avale la compra
o la adquisicin del bien.
Esta dado de alta?
4 No. Solicita al Departamento de Adquisiciones que envi
la copia del contrato, oficio de donacin o documento legal
que avale la compra o la adquisicin del bien, de la
requisicin y hoja de fiscalizacin.
5 Si. Recibe el material y confronta con el contrato, oficio de
donacin o documento legal que avale la compra o la
adquisicin del bien, que cumpla con las caractersticas
indicadas.
Cumple con las caractersticas indicadas?
6 No. Comunica al proveedor que el material no cumple con
lo especificado en el contrato, oficio de donacin o
documento legal que avale la compra o la adquisicin del
bien y devuelve el material junto con la factura y archiva la
4 copia.
7 Si. Recibe material y determina.
Est completo el material?

Edicin: 2
Pgina: 7 de 9
8 No. Comunica al proveedor y devuelve los faltantes del

material junto con la factura y archiva la 4 copia.
9 Si. Recibe el material, sella de recibido la factura y/o nota
de remisin, contrato, oficio de donacin o documento
legal que avale la compra o la adquisicin del bien, la
entrega a la Oficina de Control Documental y
Procesamiento de Datos para lo conducente.
Se enlaza con el procedimiento de Registro de

Entradas al Almacn.
FIN.

Edicin: 2
Pgina: 8 de 9
Diagrama
PROCEDIMIENTO: ENTRADA FSICA DE BIENES AL ALMACN
DEPARTAMENTO DE
PROVEEDOR OFICINA DE RECEPCIN Y DESPACHO
ALMACN
INICIO
ENTREGA AL DEPARTAMENTO
DE ALMACN FACTURA / 2
REMISIN, EN ORIGINAL Y
CINCO COPIAS DEBIDAMENTE
REQUISITADAS
RECIBE DEL PROVEEDOR LA
FACTURA / REMISIN, EN ORIGINAL 3
Y CINCO COPIAS, TURNA A LA
OFICINA DE RECEPCIN Y
DESPACHO, PARA LO
CONDUCENTE RECIBE DOCUMENTACIN Y SOLICITA A
LA OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL
Y PROCESAMIENTO DE DATOS, COPIA
DEL CONTRATO, OFICIO DE DONACIN
O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA
. BIEN
COMPRA O LA ADQUISICIN DEL
NO SI
4 ESTA DADO DE ALTA ? 5
RECIBE MATERIAL Y CONFRONTA

SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE CON LA COPIA DEL CONTRATO,
ADQUISICIONES QUE ENVE EL OFICIO DE DONACIN O
CONTRATO, OFICIO DE DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
DONACIN O DOCUMENTO LA COMPRA O LA ADQUISICIN
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O DEL BIEN, QUE CUMPLA CON LAS
LA ADQUISICIN DEL BIEN, DE CARACTERSTICAS INDICADAS
LA REQUISICIN Y HOJA DE
FISCALIZACIN
SI NO
CUMPLE CON LAS
7 CARACTERSTICAS 6
INDICADAS ?
COMUNICA AL PROVEEDOR QUE

RECIBE MATERIAL Y EL MATERIAL NO CUMPLE CON LO
DETERMINA ESPECIFICADO EN EL CONTRATO,
OFICIO DE DONACIN O
DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
LA COMPRA O LA ADQUISICIN
.
DEL BIEN Y DEVUELVE EL
MATERIAL JUNTO CON LA
FACTURA Y ARCHIVA LA 4 COPIA
SI NO
9 ESTA COMPLETO EL 8
MATERIAL ?
RECIBE MATERIAL, SELLA DE COMUNICA AL PROVEEDOR Y

RECIBIDO LA FACTURA Y/O DEVUELVE LOS FALTANTES
NOTA DE REMISIN, DEL MATERIAL JUNTO CON LA
CONTRATO, OFICIO DE FACTURA Y ARCHIVA LA 4
DONACIN, DOCUMENTO COPIA
LEGAL QUE AVALE LA
COMPRA O LA ADQUISICIN
DEL BIEN Y LA ENTREGA A
LA OFICINA DE CONTROL
DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO DE DATOS
PARA LO CONDUCENTE
FIN
SE ENLAZA CON EL
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
DE ENTRADAS AL ALMACN

Edicin: 2
Pgina: 9 de 9
Medicin
Indicador para medir el nmero de entradas fsicas al Almacn:
Nmero mensual de contratos, oficios de

donaciones o documentos legales que avalen
las compras o las adquisiciones de los bienes
Nmero mensual de contratos, oficios de = % de entradas fsicas atendidas
donaciones o documentos legales que avalen
las compras o las adquisiciones de los bienes
atendidos
Contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes recibidos.

Edicin: 2
Pgina: 1 de 8

Registro de Entradas al Almacn.
Objetivo:
Cuantificar y almacenar los bienes y/o materiales recibidos en el Departamento de Almacn,
mediante el Sistema de Control de Almacenes.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores pblicos del Departamento de Inventarios, Departamento de
Almacn, y Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, adscritos a Servicios
Educativos Integrados al Estado de Mxico, que tengan a su cargo la cuantificacin y
almacenamiento de los materiales resguardados por el Departamento de Almacn.
reas que involucra: Departamento de Inventarios, Departamento de Almacn, Oficina de Control

Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Recepcin y Despacho.
Aplica al Jefe del Departamento de Adquisiciones, Jefe del Departamento de Almacn, Oficina de
Control Documental y Procesamiento de Datos y al Jefe de la Oficina de Recepcin y Despacho,
que tengan a su cargo verificar y supervisar que los materiales e insumos que entren al almacn
sean registrados adecuadamente para una localizacin ms rpida.
Referencias:

Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Almacn:

Verificar que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, registre oportunamente
los bienes y/o materiales recibidos en el almacn, en el sistema de control de almacenes.

Edicin: 2
Pgina: 2 de 8
Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Control Documental:

Recibir de parte de la Oficina de Recepcin y Despacho, factura o remisin y copia del contrato,
oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien, que amparan
los bienes recibidos.
Revisar que los datos asentados en la factura o remisin coincidan con los del contrato, oficio de
donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien.
Proceder a dar el alta correspondiente en el Sistema de Control de Almacenes.
Entregar al proveedor la factura original con el alta correspondiente.
Realizar los trmites de entrada y salida simultnea. Estos trmites podrn realizarse en los casos
en los que los bienes hayan sido entregados en sitio por parte del proveedor, siempre y cuando se
presente al Departamento de Almacn, documento probatorio con firma de recibido que avale que
los bienes fueron recibidos a satisfaccin; dicho documento probatorio soportar la entrada.
Definiciones:

el usuario demanda.


Formato.- Es un documento de comunicacin administrativa formal, impreso, para la recoleccin

de datos especficos. En algunos casos contiene instrucciones, para llenarse o utilizarse

Edicin: 2
Pgina: 3 de 8
Manual de Procedimientos.- El medio o Instrumento de informacin que consigna, en forma

metdica las actividades y operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones
encomendadas a una unidad administrativa. Describe, adems los diferentes puestos o instancias
administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y su participacin.
Objetivo.- Expresin cualitativa de los propsitos que se pretende alcanzar en un tiempo y espacio
determinados. Manifestacin de intenciones que se quieren cumplir y que especifican con claridad
en que y para que se proyecta y se debe realizar determinada accin.
operaciones.

Proveedor.- Es la persona fsica o moral que tiene a su cargo el abastecer los materiales, insumos
o servicios adquiridos por el organismo.
Recuperacin. - Es el acto de volver a tener un material o insumo que por alguna causa hace
falta.
Vo.Bo.- Visto bueno, es la conformidad respecto a las condiciones y/o situaciones de un bien.
Insumos:
Factura y/o remisin en original y cinco copias.

Copia del contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del
bien.
Resultados:
Que se tenga un registro al 100% de las entradas de cada uno de los materiales e insumos.

Edicin: 2
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Polticas
El Departamento de Almacn a travs de la Oficina de Control Documental, deber registrar las

entradas de almacn en el sistema de control de almacenes.
Corresponder al Departamento de Almacn, turnar a los Departamentos de Contabilidad,

Adquisiciones, Programacin y Presupuesto, Inventarios, Subdireccin de Recursos Materiales y
Servicios y Direccin de Recursos Materiales y Financieros, dentro de los primeros diez das
hbiles de cada mes, reporte de entradas de almacn de los bienes y/o materiales, y copia de las
facturas de dichos bienes al Departamento de Adquisiciones.
El Departamento de Almacn, deber remitir copia de la entrada de Almacn y de la factura

correspondiente, al Departamento de Inventarios, cuando se trate de bienes muebles de activo fijo,
para que acuda a inventariarlos.
El Departamento de Almacn, vigilar que toda la informacin derivada del registro de entradas al
almacn, sea debidamente capturada en el sistema de control de almacenes.
El Departamento de Almacn deber contar con un mes para la preparacin de las actividades del
inventario fsico.
El Departamento de Almacn entregar en los primeros 10 das hbiles de cada mes los informes
correspondientes.
El Departamento de Almacn, vigilar que la Oficina de Control Documental y Procesamiento de

Datos, se apegue a los lineamientos establecidos en el presente Manual.

Edicin: 2
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Desarrollo
No RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Oficina de Recepcin y Despacho Turna la factura y/o remisin, copia del
contrato oficio de donacin o documento
legal que avale la compra o la adquisicin del
bien, para su autorizacin.
2 Oficina de Control Documental y Recibe de la oficina de recepcin y
Procesamiento de Datos despacho, la factura y/o remisin, copia del
contrato, oficio de donacin o documento
legal, que avale la compra o la adquisicin
del bien, revisa que estn debidamente
selladas y firmadas de recibido.
Est correcta?
3 No. Indica las observaciones al contrato,
oficio de donacin o documento legal que
avale la compra o la adquisicin del bien y a
la factura y/o remisin y devuelve a la oficina
de recepcin y despacho para los ajustes
correspondientes.
4 Si. El jefe de oficina revisa de qu tipo de
bienes se trata.
Que tipo de bienes son?
5 Bienes de consumo:
Elabora con base en la factura y/o remisin y
la copia del contrato, oficio de donacin o
documento legal que avale la compra o la
adquisicin del bien, la entrada de almacn
de bienes de consumo, en original y 3
copias, cuya distribucin es la siguiente:
Original.- Proveedor.
1 Copia-.- Oficina de Control
Documental y Procesamiento de
Datos.
2 Copia.- Departamento de
Adquisiciones.

Edicin: 2
Pgina: 6 de 8
3 Copia.- Oficina de Guarda y

Surtimiento.
4 Copia.- Oficina de Recepcin y
Despacho.
Asigna el nmero de alta de Entrada al
Almacn de Bienes de Consumo y registra
en el libro de altas.
6 Bienes de activo fijo
Elabora con base en la factura y/o remisin y
copia del contrato, oficio de donacin o
documento legal que avale la compra o la
adquisicin del bien, la entrada de almacn
de bienes muebles, en original y 5 copias
cuya distribucin es la siguiente:
Original.- Proveedor.
1 Copia-.- Oficina de Control
Documental y Procesamiento de
Datos.
Adquisiciones.
Inventarios.
4 Copia.- Oficina de Guarda y
Surtimiento.
5 Copia.- Oficina de Recepcin y
Despacho.
Notifica al Departamento de Inventarios
para que acudan a inventariar los bienes
recibidos.
(Se conecta con el procedimiento de Alta de
Bienes del Departamento de Inventarios).
7 Asigna el nmero de alta de Entrada al
Almacn de Bienes Muebles y registra en
el libro de altas.
Se enlaza con el Procedimiento de
Almacenamiento de Materiales Recibidos.
Fin.

Edicin: 2
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Diagrama
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACN
OFICINA DE RECEPCIN Y DESPACHO OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS
INICIO
TURNA FACTURA Y/O REMISIN,

COPIA DEL CONTRATO, OFICIO 2R
DE DONACIN O DOCUMENTO
LEGAL QUE AVALE LA COMPRA O
LA ADQUISICIN DEL BIEN, PARA
SU AUTORIZACIN
RECIBE DE LA OFICINA DE
RECEPCIN Y DESPACHO LA
FACTURA Y/O REMISIN, COPIA DEL
CONTRATO, OFICIO DE DONACIN
O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
LA COMPRA O LA ADQUISICIN DEL
BIEN, REVISA QUE ESTN
DEBIDAMENTE SELLADAS Y
FIRMADAS
NO SI
3 ESTA CORRECTA? 4
INDICA OBSERVACIONES DEL

CONTRATO, OFICIO DE DONACIN O EL JEFE DE OFICINA REVISA DE
DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE LA QUE TIPO DE BIENES SE TRATA
COMPRA O LA ADQUISICIN DEL BIEN,
FACTURA Y/O REMISIN Y DEVUELVE
A LA OFICINA DE RECEPCIN Y
DESPACHO PARA LOS AJUSTES.
CORRESPONDIENTES
QUE TIPO DE
5 BIENES SON? 6
BIENES DE CONSUMO BIENES DE ACTIVO FIJO
ASIGNA EL NMERO DE ALTA

DE LA ENTRADA DE ALMACN
DE BIENES Y REGISTRA EN EL
LIBRO DE ALTAS
FIN
SE ENLAZA CON EL PROCEDIMIENTO DE

REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACN

Edicin: 2
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Medicin

que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes.
Nmero mensual de contratos, oficios

de donaciones o documentos legales
que avalen las compras o las
= Porcentaje de entradas de almacn
Nmero mensual de contratos, oficios
de donaciones o documentos legales
que avalen las compras o las
adquisiciones de los bienes. registrados
Registro de entradas al almacn.

Manual de Procedimientos Edicin: 2
Departamento de Almacn Pgina: 1 de 8

Almacenamiento de Bienes Recibidos.
Objetivo:
Numerar, clasificar y almacenar los bienes y/o materiales de manera eficaz y eficiente para su
pronta localizacin y conservacin.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores pblicos de la Oficina de Guarda y Surtimiento, adscrito al
Departamento de Almacn de Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico, que tengan a
su cargo la guarda y custodia de los materiales y bienes que entran al Almacn.
reas que involucra: Oficina de Guarda y Surtimiento.
Aplica al Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento, que tengan a su cargo registrar y almacenar los
materiales solicitados de acuerdo a sus caractersticas.
Referencias:

Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Guarda y Surtimiento:
Recibir de la Oficina de Recepcin y Despacho copia del contrato, oficio de donacin o documento
legal que avale la compra o la adquisicin del bien, la factura y/o remisin, junto con el material y
revisa que estn completos.
Indicar las observaciones y devolver a la Oficina de Recepcin y Despacho para su correccin en

caso de que no est correcta.

Verificar caractersticas del material, con base en el contrato, oficio de donacin o documento legal
que avale la compra o la adquisicin del bien, factura y/o remisin.
Clasificar el bien y/o material de acuerdo a sus caractersticas (peso, volumen, cantidad.) rotacin
en el almacn y/o estante asignado.
Adecuar el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de estante, ordenar existencias, etc).
Acomodar el bien y/o material en el lugar asignado.
Registrar en la tarjeta de estante la entrada de los bienes, tomando como referencia la factura y/o
remisin.
Definiciones:

Archivar.- Colocar documentos importantes en orden alfabtico.
el usuario demanda.
Control.- Comprobacin, inspeccin de un material especifico tomando en cuenta sus

caractersticas fsicas.
Cronolgica.- Tiene por objeto determinar el orden y fecha de sucesos histricos. Manera de
computar los tiempos.
Departamento.- Constituye una seccin definida de un organismo, sobre el cual ejerce su

autoridad un jefe que es responsable de la realizacin de funciones especficas.


Estante.- Armario con anaqueles y sin puertas que sirve para colocar los materiales o insumos
propios de un almacn.

Factura.- Documento fiscal que asienta la cantidad, caractersticas, costo unitario, costo total,
impuestos cobrados y el total de la adquisicin de bienes o servicios, adems de contener el
nombre, razn social y registro fiscal tanto del comprador como del proveedor.

papel mediante alguno de los medios de reproduccin grfica. En algunos casos contiene, adems
de informacin, instrucciones para llenarse o utilizarse.
Manual de Procedimientos.- Instructivo administrativo que consigna, en forma metdica las

operaciones.


Recepcin.- Accin y efecto de recibir.
Recuperacin. - Es el acto de volver a tener un material que ya era parte del mismo.
Remisin.- Documento en el que se especifica el material, cantidad y monto econmico de los

bienes que se van a adquirir.
Registro.- Registro en que hace constar que el material es el especificado en una factura para que
no haya malentendidos.

Rotacin.- Movimiento de los materiales para que se tenga un control sobre el bien.
Sucesin.- Entrada o continuacin de una persona o cosa en lugar de otra.
Insumos:
Copia de la factura y/o remisin, junto con el material.
Tarjeta de estante.
Resultados:
Control adecuado y gil de los bienes que se reciben en el almacn hasta el momento de su
entrega.
Salida de Bienes de Almacn.

Polticas
El Departamento de Almacn a travs de la Oficina de Guarda y Surtimiento, deber, clasificar los

bienes y/o materiales de acuerdo a sus caractersticas (volumen, peso, resistencia).
La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacn acomodar los bienes y/o
materiales de acuerdo a su rotacin en el almacn.
El Departamento de Almacn comunicar la disponibilidad de los bienes, una vez que se haya
realizado el alta correspondiente en el sistema de control de almacenes.
Corresponder al Departamento de Almacn a travs de la Oficina de Control Documental,

informar oportunamente a la Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios, de las existencias
reales de los bienes y/o materiales existentes en el almacn.
La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacn, registrar los movimientos de

cada bien y/o material.
La Oficina de Guarda y Surtimiento del Departamento de Almacn, manejar una tarjeta de control
de estante por cada bien y/o material almacenado.
El Departamento de Almacn, deber vigilar que la Oficina de Guarda y Surtimiento, cumpla con
las normas internas establecidas para su operacin.
La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios, deber vigilar que los bienes y/o materiales,
queden bajo custodia del Departamento de Almacn, y se tomen las medidas pertinentes, para
que estn debidamente clasificados y almacenados.

Desarrollo
1 Oficina de Recepcin y Entrega copia de la factura y/ o remisin junto con el
Despacho material a la Oficina de Guarda y Surtimiento.
2 Oficina de Guarda y Recibe de la Oficina de Recepcin y Despacho copia de

Surtimiento la factura y/o remisin, junto con los materiales y revisa
que estn completos.
3 Est correcta?
NO. Indica las observaciones y devuelve a la Oficina de
Recepcin y Despacho para su correccin.
4 SI. Verifica caractersticas del material, con base en el

contrato, oficio de donacin o documento legal que
avale la compra o la adquisicin del bien, factura y/o
remisin.
5 Est correcto?
NO. Indica que no corresponde y devuelve a la Oficina
de Recepcin y Despacho.
6 Si. Clasifica el bien y/o material de acuerdo a sus

caractersticas (peso, volumen, cantidad, etc.),
almacena y verifica la rotacin en el almacn y/o estante
asignado.
7 Adecua el lugar destinado para el bien (aseo, tarjeta de

estante, ordenar existencias, etc.)
8 Acomoda el bien y/o material en el lugar asignado
9 Registra en la tarjeta de estante, la entrada de los

bienes, tomando como referencia del contrato, oficio de
donacin o documento legal que avale la compra o la
adquisicin del bien, la factura y/o remisin.
Se enlaza con el procedimiento de Salida de Bienes

de Almacn.
FIN

Diagrama
PROCEDIMIENTO: ALMACENAMIENTO DE BIENES RECIBIDOS
OFICINA DE RECEPCIN Y DESPACHO OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO
INICIO
ENTREGA COPIA DE LA FACTURA Y /

O REMISIN Y MATERIAL A LA 2
OFICINA DE GUARDA Y
SURTIMIENTO
RECIBE DE LA OFICINA DE
RECEPCIN Y DESPACHO, COPIA DE
LA FACTURA Y/O REMISIN, JUNTO
CON MATERIALES Y REVISA QUE
ESTN COMPLETOS
NO SI
3 EST CORRECTA ? 4
VERIFICA CARACTERSTICAS DEL

INDICA LAS OBSERVACIONES Y MATERIAL, CON BASE EN EL
DEVUELVE A LA OFICINA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIN
RECEPCIN Y DESPACHO PARA O DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
SU CORRECCIN . LA COMPRA O LA ADQUISICIN
.
DEL BIEN, FACTURA Y/O REMISIN
NO SI
EST CORRECTO? 6
5
CLASIFICA EL BIEN Y/ O
MATERIAL DE ACUERDO A SUS
CARACTERSTICAS, ALMACENA Y
VERIFICA EN EL ALMACN Y/O
INDICA QUE NO ESTANTE ASIGNADO
CORRESPONDE Y DEVUELVE
A LA OFICINA DE RECEPCIN
Y DESPACHO
ADECUA EL LUGAR DESTINADO

PARA EL BIEN
ACOMODA EL BIEN Y/O

MATERIAL EN EL LUGAR
ASIGNADO
REGISTRA EN LA TARJETA DE
ESTANTE, ENTRADA DE LOS
BIENES, , TOMANDO COMO
REFERENCIA, EL CONTRATO,
OFICIO DE DONACIN O
DOCUMENTO LEGAL QUE AVALE
LA COMPRA O LA ADQUISICIN
DEL BIEN, FACTURA Y/O
REMISIN
SE ENLAZA CON EL
PROCEDIMIENTO DE SALIDA
DE BIENES DE ALMACN
FIN

Medicin
Indicador para medir el nmero de bienes almacenados.
Nmero de bienes o materiales por recibir % Porcentaje de bienes y/o insumos

=
Nmero de bienes o materiales recibidos almacenados
Registro en la tarjeta de estante (Kardex del artculo).

Nombre Del Procedimiento:

Salida de Bienes del Almacn.
Objetivo:
Contabilizar correcta y oportunamente la entrega de materiales requeridos por el usuario.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores pblicos del Departamento de Almacn, Oficina de Recepcin y
Despacho, Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Guarda y
Surtimiento, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico, que tengan a su
cargo el surtimiento y entrega de materiales y la elaboracin de salidas de almacn.
reas que involucra: Departamento de Almacn, Oficina de Recepcin y Despacho, Oficina de

Control Documental y Procesamiento de Datos y Oficina de Guarda y Surtimiento.
Aplica al personal del Departamento de Almacn que tenga a su cargo la organizacin y

seguimiento de las salidas de bienes.
Referencias:

Responsabilidades:
Asegurar con su Vo. Bo. que la solicitud de abastecimiento, que se recibe en el Departamento,
contine previa revisin de la Oficina de Distribuciones, con el trmite de surtimiento, salida y
entrega de bienes.
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Distribuciones:
Recibir del rea usuaria la solicitud de abastecimiento de material, debidamente requisitada.

Anotar el no. de folio correspondiente a la solicitud de abastecimiento de materiales y firmar de

recibido en el espacio sealado y turnar para el Vo. Bo.
Cotejar la solicitud de abastecimiento con las compras que se realizaron para cada una de las
unidades administrativas y que estn soportadas con las requisiciones correspondientes.
Recibir del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la solicitud de abastecimiento para su codificacin

y surtimiento.
Surtir el material solicitado, previo registro de salida del mismo en la tarjeta de control de estante.
Entregar a la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, la solicitud de

abastecimiento para su registro, captura y emisin de la salida de almacn.
Es responsabilidad del Jefe de Oficina de Recepcin y Despacho:
Recibir de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, la salida de almacn

debidamente requisitada en original y dos copias.
Recibir del Jefe de la Oficina de Guarda y Surtimiento, los bienes y/o materiales registrados en la
salida de almacn.
Solicitar al usuario anotar en la salida de almacn: nombre, firma, fecha de recibido y cuando se
trate de activo fijo, sello correspondiente, RFC y la firma del titular del rea usuaria.
Proceder a la entrega de los bienes al rea usuaria.
Definiciones:

el usuario demanda.





operaciones.


Recuperacin. - Es el acto de volver a tener un material que ya era parte del mismo.

Insumos:
Solicitud de abastecimiento de material.
Salida de almacn.
Tarjeta de estante.
Resultados:
Que se registre bajo un control estricto la salida de los bienes materiales y de consumo que se
encuentran en resguardo fsico por en el Departamento de Almacn.

Ninguno.

Polticas
El horario de atencin, del Departamento de Almacn, para el despacho de bienes y/o materiales,
ser de 8:30 a 17:00 hrs., de lunes a viernes.
La Oficina de Recepcin y Despacho, del Departamento de Almacn, deber realizar la entrega

de bienes y/o materiales asignados, en la solicitud de abastecimiento correspondiente y soportarla
con la salida de almacn.
El Departamento de Almacn, otorga el Vo.Bo. a las requisiciones de compra, de aquellos artculos

que no tenga disponibles para su entrega, considerando que son para reas usuarias especficas o
de un ao fiscal determinado, por lo que se realizarn las compras correspondientes.
La Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios, deber vigilar que los bienes y/o materiales,
queden bajo custodia del Departamento de Almacn, y se tomen las medidas pertinentes, para
que estn debidamente clasificados y almacenados.

Desarrollo
1 rea Usuaria Enva a la Oficina de Distribuciones la solicitud de
abastecimiento de materiales.
2 Oficina de Distribuciones Recibe del rea usuaria la solicitud de abastecimiento de

materiales en original y copia cuya distribucin es la
siguiente:
Original.- Departamento de Almacn.
Copia.- rea usuaria.
Anota el No de folio correspondiente a la solicitud de
abastecimiento de materiales y firma de recibido en el
espacio sealado y lo turna a la Oficina de Guarda y
Surtimiento.
3 Oficina de Guarda y Recibe de la oficina de distribuciones la solicitud de
Surtimiento. abastecimiento de materiales, para su codificacin y
surtimiento.
Registra el movimiento realizado en la tarjeta de estante
y archiva y lo turna a la Oficina de Control Documental y
Procesamiento de Datos.
Tratndose de bienes inventariables, es responsabilidad
del Departamento de Inventarios, verificar que stos
cuenten con el registro de inventario correspondiente.
Cuenta con el registro de inventario
correspondiente?
No. Notifica al Departamento de Inventarios, para que

4 acudan a inventariar los bienes.
(Se conecta con el Procedimientos de Alta de Bienes del
Departamento de Inventarios).
5 Si. Pasa a la actividad nmero 6.

6 Oficina de Control Recibe de la Oficina de Guarda y Surtimiento, la solicitud

Documental y de abastecimiento de materiales ya codificada, archiva y
Procesamiento de Datos emite las salidas de bienes del Almacn, en original y 3
copias distribuidas de la manera siguiente.
Original.- Departamento de Almacn.
Copia.- Departamento de Inventarios.
Copia.- rea usuaria.
y turna para trmite a la Oficina de Recepcin y
Despacho.
7 Oficina de Recepcin y Recibe de la Oficina de Control Documental y
Despacho Procesamiento de Datos, las salidas de almacn junto
con la solicitud de abastecimiento, firma de autorizacin
las salidas de almacn y turna para trmite al
Departamento de Almacn.
8 Departamento de Almacn Las salidas de bienes del Almacn, sern firmadas por el
Titular Jefe del Departamento de Almacn, o en su caso por el
Jefe de la Oficina de Control Documental y
9 Oficina de Control Recibe del Jefe del Departamento de Almacn o en su
Documental y caso del Jefe de la Oficina de Control Documental y
Procesamiento de Datos Procesamiento de Datos, las salidas de bienes
debidamente autorizadas, junto con la solicitud de
abastecimiento, asimismo, el Jefe del Departamento de
Inventarios, enva concentrado donde informa que bienes
ya fueron inventariados y son los que nicamente pueden
ser entregados a las reas usuarias, cumplido lo anterior
se da aviso al rea solicitante.
Procede a la entrega de los bienes y/o material al
usuario.

Diagrama
PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES DEL ALMACN

OFICINA DE CONTROL
OFICINA DE RECEPCIN DEPARTAMENTO
AREA USUARIA OFICINA DE DISTRIBUCIONES OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO DOCUMENTAL Y
Y DESPACHO DE ALMACN
INICIO
ENVA A LA OFICINA DE
DISTRIBUCIONES LA 2
SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO DE
MATERIALES
RECIBE DEL AREA USUARIA

LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO DE
MATERIAL EN ORIGINAL Y
COPIA CUYA DISTRIBUCIN
ES LA SIGUIENTE
ORIGINAL.- DEPARTAMENTO
3
DE ALMACEN
COPIA.- AREA USUARIA
ANOTA EL NO. DE FOLIO
CORRESPONDIENTE A LA
SOLICITUD DE RECIBE DE LA OFICINA DE
ABASTECIMIENTO DE DISTRIBUCIONES LA SOLICITUD DE
MATERIALES Y FIRMA DE ABASTECIMIENTO DE MATERIALES
RECIBIDO EN EL ESPACIO PARA SU CODIFICACIN Y
SEALADO Y LO TURNA A LA SURTIMIENTO. REGISTRA EL
OFICINA DE GUARDA Y MOVIMIENTO REALIZADO EN LA
SURTIMIENTO TARJETA DE ESTANTE Y ARCHIVA Y
LO TURNA A LA OFICINA DE
CONTROL DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO DE DATOS.
TRATNDOSE DE BIENES
INVENTARIABLES, ES
RESPONSABILIDAD DEL
DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS,
VERIFICAR QUE STOS CUENTEN
CON EL REGISTRO DE INVENTARIO
CORRESPONDIENTE.
NO SI
CUENTA CON EL
4 REGISTRO DE INVENTARIO
5 6
CORRESPONDIENTE?
NOTIFICA AL RECIBE DE LA OFICINA DE

DEPARTAMENTO DE PASA A LA GUARDA Y SURTIMIENTO,
INVENTARIOS PARA ACTIVIDAD LA SOLICITUD DE 7
QUE ACUDAN A NUMERO 6 ABASTECIMIENTO DE
INVENTARIAR LOS MATERIALES YA
BIENES CODIFICADA, ARCHIVA Y
EMITE LAS SALIDAS DE
BIENES DEL ALMACN, EN
ORIGINAL Y 3 COPIAS Y RECIBE DE LA OFICINA
TURNA PARA TRMITE A LA DE CONTROL
OFICINA DE RECEPCIN Y DOCUMENTAL Y
DESPACHO. PROCESAMIENTO DE 8
DATOS, LAS SALIDAS DE
ALMACN, JUNTO CON
LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO,
FIRMA DE
AUTORIZACIN LAS LAS SALIDAS DE
SALIDAS DE ALMACN Y BIENES DEL
TURNA PARA TRMITE ALMACN, SERN
AL DEPARTAMENTO DE FIRMADAS POR EL
ALMACN. JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE ALMACEN, O
EN SU CASO POR
EL JEFE DE LA
9 OFICINA DE
CONTROL
DOCUMENTAL Y
PROCESAMIENTO
DE DATOS
RECIBE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACN, O EN SU CASO
DEL JEFE DE LA OFICINA DE
PROCESAMIENTO DE DATOS,
LAS SALIDAS DE BIENES DEL
ALMACN DEBIDAMENTE
AUTORIZADAS, JUNTO CON LA
SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO, ASIMISMO
EL JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE INVENTARIOS, ENVA
CONCENTRADO DONDE
INFORMA QUE BIENES YA
FUERON INVENTARIADOS Y
SON LOS QUE NICAMENTE
PUEDEN SER ENTREGADOS A
LAS REAS USUARIAS,
CUMPLIDO LO ANTERIOR, SE
DA AVISO AL REA
SOLICITANTE.
PROCEDE A LA ENTREGA DE
LOS BIENES Y/O MATERIAL AL
USUARIO.
TERMINA

Medicin
Indicador para medir el nmero de solicitud de abastecimiento:
Nmero mensual de solicitudes de

% de salida de solicitudes de
abastecimiento =
abastecimiento atendidas
Nmero mensual de salidas de almacn
Salidas de almacn debidamente entregadas y validadas.

Descripcin de los Procedimientos

Objetivo:
Contabilizar y agilizar el proceso de entrega de materiales a las reas correspondientes en tiempo
y forma.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores pblicos del Departamento de Almacn, Oficina de
Distribuciones, Oficina de Guarda y Surtimiento y Oficina de Embarques, Adscritos a Servicios
Educativos Integrados al Estado de Mxico, que tengan a su cargo la distribucin y captacin de
materiales.
reas que involucra: Departamento de Almacn, Oficina de Distribuciones, Oficina de Embarques,

Oficina de Guarda y Surtimiento.
Jefe del Departamento de Almacn, Oficina de Distribuciones, Oficina de Embarques, Oficina de

Guarda y Surtimiento que tengan a su cargo la organizacin y seguimiento del trmite para la
entrega de bienes.
Referencias:

Responsabilidades

Validar que la gestin administrativa se realice de acuerdo a las normas administrativas que
norman el organismo.
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Distribuciones:

Recibir del Departamento de Adquisiciones la distribucin de los materiales adquiridos por el
organismo; por licitacin o compras directas, as como las requisiciones correspondientes.

Cotejar las distribuciones proporcionadas por el Departamento de Adquisiciones contra las

requisiciones de compra y dar aviso de la disponibilidad de materiales a las reas involucradas.
Recibir del rea usuaria la solicitud de abastecimiento de materiales.
Anotar el no. de folio correspondiente a la solicitud de abastecimiento de materiales y firmar de

recibido en el espacio sealado y turnar para el Vo.Bo. al Jefe de Departamento de Almacn.
Verificar la solicitud de abastecimiento con las compras que se realizaron para cada una de las
unidades administrativas y que estn soportadas con las requisiciones correspondientes.

Recibir del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la solicitud de abastecimiento para su codificacin
y surtimiento.
Entregar a la Oficina de Control Documental, la solicitud de abastecimiento para su registro,

captura y emisin de la salida de almacn.
Definiciones

Aviso de disponibilidad de materiales.- Revisin con proveedores que hayan entregado

programacin de entrega de materiales, para que las reas usuarias reciban el material del
almacn.




Manual de Procedimientos.- Instructivo administrativo que consigna, en forma metdica las

operaciones.


Requisicin de compra.-Es el documento que contiene un listado de los materiales solicitados

por las unidades administrativas para su compra.
Insumos:
Contrato, oficio de donacin o documento legal que avale la compra o la adquisicin del bien.
Solicitud de abastecimiento.
Resultados
Que se tenga un registro por cada una de las solicitudes de abastecimiento para agilizar de forma
adecuada la distribucin de los materiales.

Entrada Fsica al Almacn.

Polticas
Las diferentes unidades administrativas, debern cumplir con los apartados ACP-072 y ACP-073
de las normas administrativas para la asignacin y uso de bienes y servicios. El Departamento de
Almacn comunicar va correo electrnico a los enlaces administrativos de las direcciones del
organismo, el nmero de contrato, oficio de donacin o documento legal de los bienes que se
encuentren disponibles.
Suministrar los bienes y materiales a las unidades administrativas del organismo, con base en las
solicitudes de abastecimiento, que las mismas remitan al Departamento de Almacn, previa
revisin y verificacin de lo solicitado.

Desarrollo
Realiza la solicitud de abastecimiento de materiales y
turna a la oficina de distribuciones en el departamento
1 rea Usuaria
de almacn.
Recibe del rea usuaria, la solicitud de abastecimiento

debidamente requisitada.
Anota el No. de folio correspondiente a la solicitud y
firma de recibido en el espacio sealado.
2 Oficina de Distribuciones
Valida la solicitud de abastecimiento con las compras
realizadas, para cada una de las reas
administrativas. Turna la solicitud al Jefe de Oficina de
Guarda y Surtimiento.
Recibe del Jefe de la Oficina de Distribuciones, la

solicitud de abastecimiento para su codificacin y
3 Oficina de Guarda y Surtimiento surtimiento.
Turna a la Oficina de Control Documental y
Recibe del Jefe de la Oficina de Guarda y Surtimiento,
la solicitud de materiales codificada y realiza la salida
Oficina de Control Documental y
4 de almacn. Turna a la Oficina de Recepcin y
Procesamiento de Datos
Despacho.
Recibe del Jefe de la Oficina de Control Documental y

5 Oficina de Recepcin y Despacho Procesamiento de Datos, la salida de almacn.
Se enlaza con el procedimiento de embarques.
Fin.

Diagramacin
PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCIN Y CAPTACIN DE MATERIALES

OFICINA DE CONTROL OFICINA DE
OFICINA DE OFICINA DE GUARDA
REA USUARIA DOCUMENTAL Y RECEPCIN Y
DISTRIBUCIONES Y SURTIMIENTO
PROCESAMIENTO DE DATOS DESPACHO
INICIO
REALIZA LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO DE
MATERIALES Y TURNA A LA
OFICINA DE DISTRIBUCIONES 2
EN EL DEPARTAMENTO DE
ALMACN
RECIBE DEL REA USUARIA LA

SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO
DEBIDAMENTE REQUISITADA, VALIDA
LA SOLICITUD Y LA TURNA AL JEFE DE 3
OFICINA DE GUARDA Y SURTIMIENTO
RECIBE DEL JEFE DE LA OFICINA DE

DISTRIBUCIONES, LA SOLICITUD DE
ABASTECIMIENTO PARA SU
CODIFICACIN Y SURTIMIENTO.
TURNA A LA OFICINA DE CONTROL
4
DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE
DATOS

GUARDA Y SURTIMIENTO, LA
SOLICITUD DE MATERIALES
CODIFICADA Y REALIZA LA SALIDA DE
ALMACN. TURNA A LA OFICINA DE 5
RECEPCIN Y DESPACHO

PROCESAMIENTO DE DATOS LA
SALIDA DE ALMACN.
SE ENLAZA CON EL
.
PROCEDIMIENTO DE EMBARQUES.
.
TERMINA

Medicin
Indicador para medir el nmero de solicitudes de abastecimiento de materiales:
Nmero mensual de solicitudes de

abastecimiento de materiales requeridos % de salida de solicitudes de
=
Nmero mensual de solicitudes de abastecimiento entregados
abastecimiento entregados
Registro de solicitudes de abastecimiento entregados y validados.

Pgina: 1 de 7

Embarques.
Objetivo:
Registrar y verificar que los vehculos se encuentren en perfectas condiciones y los materiales que
se especifican en cada salida de almacn sean los solicitados.
Alcance:
Personas que afecta: Servidores pblicos del Departamento de Almacn, Oficina de Embarques,
Oficina de Recepcin y Despacho, Oficina de Guarda y Surtimiento, Oficina de Control Documental
y Procesamiento de Datos, adscritos a Servicios Educativos Integrados al Estado de Mxico, que
tengan a su cargo la transportacin de bienes materiales.
reas que afecta: Departamento de Almacn, Oficina de Embarques, Oficina de Recepcin y

Despacho, Oficina de Guarda y Surtimiento, Oficina de Control Documental y Procesamiento de
Datos.
Actividades que afecta: Entrega de los bienes materiales en buenas condiciones al rea usuaria.
Jefe del Departamento de Almacn, Oficina de Embarques, Oficina de Recepcin y Despacho,

Oficina de Guarda y Surtimiento y Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos, que
tengan a su cargo la organizacin y seguimiento en cuanto a la transportacin y entrega de bienes
a las reas usuarias.
Referencias:

Responsabilidades:
Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Embarques:
Enviar a las diferentes reas usuarias, los materiales o bienes solicitados, con base a la solicitud
de abastecimiento debidamente autorizada e ingresada al Almacn, y de acuerdo a la
disponibilidad de los vehculos.
Pgina: 2 de 7
Elaborar la nota de embarque correspondiente.
Elaborar el reporte mensual de consumo de gasolina y Kilometraje.
Definiciones:
Alcance.- Establecer los parmetros de acuerdo a los tiempos que se tengan disponibles.
Capacidad.- Espacio disponible en una Arcaya sea fija o mvil para poder maniobrar sin dificultad.
Embarque.- Subida o entrada de bienes y/o materiales en un vehculo, para su transporte al lugar
destino.
Diagrama.- Son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el


Empresa.- Unidad econmica social, al cual se le encomiendan trabajos o requerimientos de

materiales, para satisfacer las necesidades del Organismo.

esperado.
por objeto la realizacin de una actividad o tarea especifica dentro de un mbito predeterminado
tiempos de realizacin, el uso de recursos materiales y tecnologa, y la aplicacin de mtodos de
trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
Oficiales.- Personas que sirven de apoyo a los operadores de las unidades, para mover los
materiales o insumos que maneja la dependencia.
Operadores.- Persona que opera o maneja los vehculos para transportar los materiales a los
planteles educativos o unidades administrativos.
Pgina: 3 de 7
Insumos:
Solicitud de abastecimiento de material.

Facturas de la empresa transportista.
Contratos, oficios de donaciones o documentos legales que avalen las compras o las
Nota de embarque.
Comisin para servicio de transporte.
Cedula de control de suministro de combustible para vehculos oficiales y particulares.
Resultados:
Que se tengan los materiales e insumos surtidos, de acuerdo a las compras realizadas y
existencias en el Almacn, con la finalidad de atender los requerimientos de las reas usuarias, en
los Valles de Mxico y de Toluca.

Pgina: 4 de 7
Polticas
El Departamento de Almacn, requerir que las capacidades de los vehculos, sean de acuerdo a
las necesidades de los centros de trabajo del organismo.
Pgina: 5 de 7
Desarrollo
1 Oficina de Control Enva a la Oficina de Recepcin y Despacho, la salida de
Documental y almacn para su proceso de entrega.
2 Oficina de Recepcin y Recibe y entrega a las diferentes reas usuarias, los

Despacho materiales o bienes solicitados y turna a la Oficina de
Embarques, la salida de almacn, para que se realicen,
las entregas correspondientes, a las reas usuarias
externas.
3 Oficina de Embarques Recibe de la Oficina de Recepcin y Despacho original y

copia de la salida de almacn y devuelve a la Oficina de
Control Documental y Procesamiento de Datos.
Anota el no. de folio correspondiente a la salida de

almacn.
4 Oficina de Control Recibe del Jefe de Oficina de Embarques, documentos

Documental y debidamente validados y archiva.
Fin.
Pgina: 6 de 7
Diagrama
PROCEDIMIENTO: EMBARQUES
OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y

OFICINA DE EMBARQUES OFICINA DE RECEPCIN Y DESPACHO
INICIO
ENVA A LA OFICINA DE
RECEPCIN Y DESPACHO, LA
SALIDA DE ALMACN, PARA EL
PROCESO DE ENTREGA 2
RECIBE Y ENTREGA A LAS DIFERENTES REAS

USUARIAS, LOS MATERIALES O BIENES SOLICITADOS
Y TURNA A LA OFICINA DE EMBARQUES, LA SALIDA
DE ALMACN, PARA QUE SE REALICEN LAS
ENTREGAS CORRESPONDIENTES, A LAS REAS
USUARIAS EXTERNAS.
RECIBE DE LA OFICINA DE RECEPCIN

Y DESPACHO, ORIGINAL Y COPIA DE LA
SALIDA DE ALMACN. Y DEVUELVE A
LA OFICINA DE CONTROL
4 DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE
DATOS, ANOTA EL No. DE FOLIO
CORRESPONDIENTE A LA SALIDA DE
ALMACN
RECIBE DEL JEFE DE OFICINA DE

EMBARQUES, DOCUMENTOS DEBIDAMENTE
VALIDADOS Y ARCHIVA
FIN
Pgina: 7 de 7
Medicin

que avalen las compras o las adquisiciones de los bienes
Nmero mensual de embarques

solicitados
= Porcentaje salida de embarques realizados
Nmero mensual de embarques
realizados
Registro de embarques.
Servicios Cdigo: 205C34103
Pgina: VIII
Simbologa
Smbolo Representa
Inicio o final de procedimiento. Seala el principio o fin de un procedimiento.

Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento, se anotar la
palabra INICIO y cuando se termine se escribir la palabra FIN.
Decisin. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo

procede o no, identificando dos o ms alternativas de solucin. Para fines de
mayor claridad y entendimiento, se describir brevemente en el centro del
smbolo lo que va a suceder, cerrndose la descripcin con el signo de
interrogacin.
Inspeccin. El cuadro es utilizado como un smbolo de inspeccin, revisin o

bien, cuando se examine una accin, un formato o una actividad, as como para
consultar o cotejar sin modificar las caractersticas de la accin o actividad.
Lnea contina. Marca el flujo de la informacin y los documentos o materiales

que se estn realizando en el rea. Su direccin se maneja a travs de terminar
la lnea con una pequea lnea vertical y puede ser utilizada en la direccin que
se requiera y para unir cualquier actividad.
Operacin. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea

cuando la accin cambia. Asimismo, se anotar dentro del smbolo un nmero
en secuencia y se escribir una breve descripcin, de lo que sucede en este
paso al margen del mismo.

Pgina: IX
Registro de Ediciones
Segunda edicin septiembre 2011

Departamento de Almacn Pgina: X
Distribucin
El original del Manual de Procedimientos del Departamento de Almacn, se encuentra en poder de

la Unidad de Modernizacin para la Calidad del Servicio.
Las copias controladas estn distribuidas de la siguiente manera:
1- Subdireccin de Recursos Materiales y Servicios.
2.- Departamento de Almacn.

Departamento de Almacn Pgina: XI
Validacin

Edicin: 2
Pgina: XII
Crditos
El Manual de Procedimientos del Departamento de Almacn, se realiz con la informacin

proporcionada por el Departamento de Almacn.
El anlisis el procesamiento y la integracin de la informacin se efecto bajo la responsabilidad

del Lic. Gilberto Hernndez Albarrrn, Jefe del Departamento de Almacn, C. Mara Teresa Ortega
Gonzlez, Jefa de la Oficina de Distribuciones y Captacin de Materiales, C. Isaac Bautista
Montes, Analista Administrativo de la Oficina de Distribuciones y Captacin de Materiales, Enlace
para la elaboracin del Manual, C. Lisbeth Vargas Valdez, Jefa de la Oficina de Control
Documental y Procesamiento de Datos, C. Alejandro Gonzlez Lpez, Jefe de la Oficina de
Recepcin y Despacho, CC. Agustn Corrales Minigo y Lus Manuel Gonzlez Garca, Jefes de la
Oficina de Guarda y Surtimiento, C. Santos Garca Cruz, Jefe de la Oficina de Embarques y el M.
en C. E. Guillermo Mendoza Salgado, Analista Profesional del Departamento de Estudios y
Proyectos para el Desarrollo Institucional, adscrito a la Unidad de Modernizacin para la Calidad
del Servicio.

M. P. Almac N

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SEIEM

UNIDAD DE MODERNIZACIN PARA

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Entrada Fsica de Bienes al Almacn 205C34103/02

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ALTA DE CONTRATO, OFICIO DE DONACIN O

REGISTRO DE ENTRADAS AL ALMACN

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SALIDA DE BIENES DEL ALMACN

Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: VI

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN

Relacin de Procesos y Procedimientos

Entrada Fsica de Bienes al Almacn.

Registro de Entradas al Almacn.

Almacenamiento de Bienes Recibidos.

Salida de Bienes del Almacn.

Distribucin y Captacin de Materiales.

Fecha: Septiembre de 2011 Pgina: VII

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ALMACN

Nombre del Procedimiento:

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Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones:

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Recibir copias de requisiciones, copias de contratos, oficios de donaciones o documentos legales

Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Control Documental y Procesamiento de Datos:

Recibir documentos y verificar que el proveedor se encuentre registrado en el catlogo

Registrar al proveedor en el catlogo y archivar el documento para su identificacin.

Generar en el Sistema Integral de Almacn, el reporte de contratos oficios de donaciones o

Alcance.- Establecer los parmetros de servidores pblicos que estn involucrados en el

Departamento.- Constituye una seccin definida de un organismo, sobre el cual ejerce su

Diagramas.- Son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el

Eficiencia.- Capacidad de desempear una tarea mediante el aprovechamiento racional de

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Manual de Procedimientos.- El medio o instrumento de informacin que consigna, en forma

Proceso.- Es un conjunto ordenado de etapas o fases de un evento en evolucin, con

Referencias.- Es el apartado que incluye documentos jurdicos y administrativos, que tiene

Validacin.- Aceptacin de un documento una vez que ha sido revisado y aprobado.

Interaccin con otros procedimientos:

El Departamento de Almacn, deber, verificar que los contratos, oficios de donaciones,

Corresponder al Departamento de Almacn, codificar los contratos, oficios de donaciones o

El Departamento de Almacn, ser el encargado de capturar en el Sistema de Control de

El Departamento de Almacn, emitir el catlogo de proveedores por nmero de clave y

El Departamento de Almacn, generar el reporte de los contratos, oficios de donaciones o

PROCEDIMIENTO: ALTA DE CONTRATO, OFICIO

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES DEPARTAMENTO DE ALMACN OFICINA DE CONTROL DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE DATOS

RECIBE DOCUMENTOS Y VERIFICA QUE

CODIFICA CONTRATO, OFICIO DE