Implementacin de manual de contabilidad para la empresa farmacutica, caso: vista

catalina S.R.L 2017.

Yasmira Rubio
Magister En Gerencia Financiera. Universidad Central Del Este. San Pedro de Macors, Republica Dominicana.
yasmirarubio06@gmail.com

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RESUMEN
El actual artculo presenta los principales pasos y procedimientos que debe seguir la
empresa para el buen funcionamiento, este estudio fue realizado en la empresa
farmacutica vista catalina, tiene como propsito que esta tenga una buena organizacin.

El propsito de esta investigacin es disear un manual de contabilidad para un buen

funcionamiento de la empresa llevando esta la misma a ser eficiente, tener un buen
crecimiento dentro del mercado. La investigacin fue realizada en el mtodo descriptivo y
analtico, utilizando tambin entrevistas, cuestionarios y lectura bibliogrfica.
Este manual le va a ayudar al colaborador y al administrador a tener organizado pasos a
pasos los procedimientos y operaciones realizados en dicha empresa. En la ejecucin de la
entrevista fueron aplicados los principios ticos confidenciales garantizando la fiabilidad de
los resultados.

PALABRAS CLAVES: Manual; Proceso; Organizacin; Administracin

ASBTRACT
The present article presents the main steps and procedures that must be followed by the
company for the proper operation, this study was carried out in the pharmaceutical
company Vista Catalina, and it has as purpose that this has a good organization.

The purpose of this research is to design an accounting manual for a good functioning of
the company carrying this the same to be efficient, to have a good growth within the
market. The research was done in the descriptive and analytical method, using also
interviews, questionnaires and bibliographical reading.
This manual will help the collaborator and the administrator to have steps in steps the
procedures and operations carried out in that company. In the execution of the interview,
confidential ethical principles were applied, guaranteeing the reliability of the results.

KEYWORDS: Manual; Process; Organization; Administration

INTRODUCCIN

El diseo e implementacin de manual de contabilidad simboliza la estructura del sistema contable de una
entidad econmica. Se trata de un documento independiente, en el que adems de los nmeros y ttulos de
las cuentas se describen de manera detallada lo que se debe registrar en cada uno de ellos permitiendo tener
mayor control en la organizacin (Holmes, 1994).

Un Manual de Contabilidad es una excelente decisin administrativa como contable, ya que proporcin el
buen juicio y control de cada operacin realizada, eliminando la posibilidad de errores. De igual modo este
instrumento contiene el sistema de contabilidad de la organizacin que a su vez recogen las informaciones de
la empresa como resultado de sus operaciones (Venezuela, 1994), valindose de recursos como formularios,
reportes, libros etc. y cual le permita a la gerencia tomar decisiones financieras sobre la misma.

Con base a las indicaciones anteriores el tema de investigacin se titula: Diseo de un Manual de Contabilidad
caso: Farmacia Vista Catalina S.R.L., en el municipio de La Romana, Repblica Dominicana. Empresa dedicada
a la venta de medicamentos al por mayor y detalle, accesorios y otros artculos. Actualmente la organizacin
le hace falta controles internos y polticas de procedimientos, contables y administrativos lo que genera la
necesidad de implementar un manual de contabilidad que salvaguarde los activos, genere confianza en el
buen manejo de las operaciones y dems recursos de la organizacin a fin de lograr los objetivos propuestos.

La empresa centro de estudio muestra insuficiencia en el proceso de anlisis de la caja chica, inventario. Estas
debilidades son mltiples dentro de las que podemos enumerar las ms comunes entre ellas: Los
procedimientos trazados por la administracin no se toman en cuenta al momento de evaluar los datos
relevantes en las informaciones financieras.

No existe un departamento de contabilidad solo una persona que lleva los procedimientos contables, este no
valida a tiempo los datos contables para hacer el cierre de las operaciones a fin de ao y se hace para preparar
los pagos de impuesto sobre la renta. Por tal razn no se toman en cuenta las normas y procedimientos
contable aceptados por los organismos que agrupan los profesionales del rea de Contabilidad, ya que no hay
escasea un registro oficial de estos requisitos de la materia contable.

Proponer el Diseo de un Manual de Contabilidad para la Empresa Farmacutica Vista Catalina S.R.L., Evaluar
la situacin actual de los controles y procedimiento, analizar la estructura y procedimientos para disear un
manual de contabilidad y demostrar los principales beneficios y ventajas que aportara el Diseo de un Manual
de Contabilidad.

Es un documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los
miembros de un organismo y la forma en que las mimas debern ser realizadas, ya sea conjunta o
separadamente.

Manuel Castro M. (2012) lo enmarca como Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica,
informacin y/o instrucciones sobre la historia, organizacin, poltica, y procedimientos de una empresa, que
se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo.

Para Miguel Ortega (2010) define los manuales como Una expresin formal de todas las informaciones e
instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la
direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.

El Manual de Administracin-Toma de Decisiones aborda temas que van desde el medio ambiente de tu
comercio, hasta las funciones bsicas de la administracin (planeacin, organizacin, direccin y control).
La importancia de los manuales radica en que estos explican de manera explictalos procedimiento dentro de
una organizacin; a travs de ellos se logra evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas
funcionales de la empresa. Estos documentos o instrumentos detectan fallas que se presentan con
regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran utilidad cuando ingresan nuevas
personas a la empresa, ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su vista histrica, haciendo
referencia a su estructura organizacional hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado
departamento.

METODOLOGIA

Para alcanzar los propsitos planteados en este estudio el mismo se apoy en la investigacin descriptiva y
analtica con informaciones prospectivas sobre el Diseo de un Sistema de Control Interno Administrativo que
Garantice el buen funcionamiento de la Farmacia Vista Catalina S.R.L., Periodo Enero-Julio 2017.

Se utiliz entrevistas y encuestas aplicadas directamente a los empleados del departamento administrativo y
al presidente y mediante la observacin directa.

Universo y muestra: ser todo el personal del departamento administrativo que son cinco (5) que en s, son:
Presidente, administrador, Contador. No se seleccion ninguna muestra porque la poblacin es pequea.

En lo que se refiere a las fuentes secundarias estas estarn representadas por la utilizacin de publicaciones
de consultas en libros, tesis, revistas, Internet.

Se disea un cuestionario estructurado en dos partes la primera recoge los datos de los sujetos investigados
y la segunda la informaciones de las problemticas. El mismo fue sometido a juicio de expertos por la Lic.
Mara Yakelin Andujar y Lic. Mara Luisa Montas ambos docentes de la universidad. Una encuesta con
preguntas cerradas para ser aplicada a los colaboradores del departamento de Contabilidad.

Todos los datos arrojados en el estudio fueron manejados en forma confidencial y no se divulgaran sin previa
autorizacin. Toda la responsabilidad sobre los hallazgos, manejos documentales y recomendaciones, recae
exclusivamente sobre la sustentante de la investigacin.

RESULTADOS

El objetivo general de a la investigacin es Formular un Manual De Contabilidad para la Farmacia Vista

Catalina S.R.L, en la Provincia la Romana, este objetivo fue determinado con la realizacin de diferente forma
tale como: financiero, operativo, anlisis e investigacin.

Este manual hace referencia a la organizacin y el crecimiento de dicha empresa con la finalidad de tener un
mejor control, ofrecer mejor servicio, y estar en una excelente organizacin; a travs de la teora observada
en el marco terico y la llevada a la prctica segn las pautas dadas en los objetivo especfico se piensa que
fue satisfecho el propsito general de este trabajo para Farmacia Vista Catalina S.R.L en La Romana.

En el objetivo especfico cuya ocupacin fue evaluar la situacin, las razones, las pautas y los beneficios de la
Farmacia Vista Catalina S.R.L en La Romana. Este manual de contabilidad responde al mandato de describir
cada uno de los pasos que se va a lleva a cabo el buen funcionamiento de dicha empresa, dicha orden est
fragmentado en marco terico, en operaciones de variable, organigrama, anlisis de FODA, Diseo
Metodolgico.

Es en esta seccin donde se presenta el anlisis de los datos obtenidos por la farmacia vista catalina. Para si
dar respuesta a cada uno de los problemas y a los objetivos propuestos en esta investigacin. El punto
importante de esta investigacin la implementacin del manual de contabilidad u de un sistema de controles
internos en el proceso administrativo. A partir de este punto se pudo comprobar que este manual y el sistema
de control administrativo son factible para la empresa farmacutica vista catalina ya que la empresa no cuenta
con una buena organizacin.
Con este manual la farmacia podra tener un mayor manejo de sus inventarios, venta, y controles y logra
con esto de manera eficiente y eficaz sus metas. Otro punto es determinar la situacin actual en la que se
encuentra la Farmacia Vista Catalina S.R.L en La Romana y sus controles administrativos.

De acuerdo con la investigacin la empresa si cuenta con un rea de contabilidad, pero no lleva los controles
adecuadamente. Esto implica que hay deficiencia con relacin a los inventarios, caja chica, y en los controles,
analizar los aspecto de la organizacin que se vern mejorando con la implementacin de manual de
contabilidad en la farmacia vista catalina.

Describir la poltica y lo procedimiento que ofrece el manual de contabilidad ayudara a que la empresa ten un
buen manejo. Presentar el beneficio del manual de contabilidad va a garantizar un buen funcionamiento lo
cual trae consigo meta previamente establecida para la misma.

DISCUSION

Este manual de contabilidad surge con la finalidad de guiar a los colaboradores responsables de realizar
diferentes actividades que se realizan en la compaa. Considerando de antemano que en el proceso de
documentacin, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier colaborador previamente
autorizado pueda tener acceso y conocer dicha informacin.

La documentacin contenida en este Manual de Contabilidad se realiza por las siguientes razones:
Sistematizar las relaciones entre los integrantes de la organizacin e instruir a los colaboradores acerca de
aspectos tales como: objetivos, polticas, normas, procedimientos, y autoridad.

Servir de gua para la ejecucin de las tareas de los colaboradores. Colaborar en la gua para la evaluacin de
la eficiencia operacional. Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa. De igual modo
normalizar el desarrollo de las actividades y servir de gua al entrenamiento de personal de reciente ingreso.

CONCLUSIN

Considerando las investigaciones realizadas a la empresa sujeto de indagacin y el reparto terico de

informaciones analizadas y descritas en este trabajo cientfico. La administracin de la Farmacia Vista Catalina
no cuenta con un manual general de los controles y normas de todas las actividades del negocio, con el cual
se instruya a los empleados actuales como los nuevos, y se garantice el buen funcionamiento de la empresa.
La administracin de la Farmacia Vista Catalina no contiene una contabilidad administrativa, orientada en el
anlisis de los estados financieros y en la generacin de tomas decisiones a partir de la interpretacin de los
datos contables registrados.

La alta gerencia de la Farmacia Vista Catalina asegura tener ausencia de contenido y manejo profundo en la
elaboracin de un manual contable que recoja los procedimientos, polticas y normativas generales del
negocio.

El negocio Farmacia Vista Catalina no tiene una estructura organizacional establecida, faltando definicin de
roles, responsabilidades y gestin departamental dentro de la esencia del puesto frente a otros
departamento.

El personal de la Farmacia Vista Catalina S.R.L dio a conocer que desconoce en su gran mayora la estructura
de la empresa, adems de un conocimiento profundo de sus propias actividades.

RECOMENDACION

Considerando las conclusiones anteriores resumidas a base del estudio profundo de este trabajo de
investigacin se le recomienda a la administracin de la Farmacia Vista Catalina planificar, formular y elaborar
un Manual General que contenga las principales polticas, controles, normas y procedimientos de todos los
departamentos, considerando que no es una empresa grande, en este caso un Manual de Contabilidad, ya
que esta actividad recoge o interviene en todas las dems, a fines de contribuir con el bienestar de la empresa,
el logro de los objetivos y la buena realizacin de las responsabilidades de los colaboradores.

Se le sugiere a la administracin de la Farmacia Vista Catalina, introducir polticas e indicadores financieros en

sus estados financieros creando mecanismos que generen ideas y tomas de decisiones a fines de hacer ms
rentable y solvente el negocio as como su crecimiento empresarial.

Se le exhorta a la alta gerencia de la Farmacia Vista Catalina contratar a un contador experimentando en el

rea de formulacin de Manual de Controles contables y en sentido general, a fines de capacitar su encargado
de contabilidad y puedan elaborar en participacin el Manual de Contabilidad de la empresa, obteniendo una
herramienta contable y de controles internos adecuada a las necesidades de la empresa.

Se le recomienda a la alta gerencia de la Farmacia Vista Catalina hacer una formulacin de su estructura
organizacional del negocio, donde desarrollen sus departamentos, descripcin de puestos, organigrama y
relacin interdepartamental.

Se le sugiere a la administracin de la Farmacia Vista Catalina elaborar un taller donde se expongan la

estructura de la empresa y colocar el organigrama de la empresa, as como realizar un acompaamiento a
cada personal con su descripcin de puesto.

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