COMERCIALIZADORA LOS GUERREROS CDIGO PR-SST-003

NIT 811 033 849-1 VERSION 1.0

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION,
FECHA
CONSERVACION Y CONTROL DE LOS 23-08-17
APROBACION:
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SG-SST.

1. OBJETIVO.

Establecer un sistema para definir los criterios de elaboracin, codificacin, aprobacin,

distribucin, archivo y control de los documentos que componen el Sistema de Gestin de LA
COMERCIALIZADORA LOS GUERREROS.

2. ALCANCE.

Las actividades de control de los documentos del Sistema de Gestin de LA

COMERCIALIZADORA LOS GUERREROS. Tienen alcance a los documentos propios y a
los datos externos, recibidos de clientes, proveedores, subcontratistas y de terceros en
general.

3. DEFINICIONES.

Documento del sistema de gestion: Es todo medio escrito o electrnico para

transferencia de informacin que guarda correspondencia con el Listado de Documentos
del Sistema de Gestin.

Documento externo: Es aquel documento originado en un establecimiento externo a la

empresa pero que tiene influencia en forma directa o indirecta sobre las actividades de la
misma.

Manual del sistema de gestion: Describe el Sistema de Gestin adoptado por la

empresa.

Poltica: Principios que determinan la orientacin de la organizacin y proporcionan un

marco de referencia para el establecimiento de los objetivos del SG.

Objetivos: Se basan en la poltica de la organizacin y se especifican para los procesos.

Procedimientos: Son los documentos que describen actividades o procesos identificados en

el Sistema de Gestin.

Instructivos de trabajo: Describen de manera detallada una actividad o proceso.

Documentos tecnicos: Son los documentos de ingeniera, de productos y de equipos

propios, del cliente o de terceros, aplicables a la prestacin del servicio.

Registros de calidad: constituyen la evidencia documentada de que una actividad

relacionada con el SG o con el servicio prestado, cumple con los requisitos especificados
para el mismo. Tambin constituye la evidencia documentada de que el sistema est
siendo aplicado y es efectivo para los objetivos fijados.

4. RESPONSABILIDAD.

El Gerente General es responsable de:

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Aprobar la Poltica y los Objetivos de la empresa.

Aprobar el Manual del Sistema de Gestin de LA COMERCIALIZADORA LOS GUERREROS.

El Encargado del Sistema de Gestin es responsable de:

Habilitar los cdigos de los documentos.

Redactar y revisar los documentos del Sistema de Gestin.
Realizar el control y la distribucin de los mismos.

Los Gerentes de las reas Servicios, Ingeniera y Obras, Comercial y Administracin son
responsables de:

Aprobar los documentos de aplicacin en sus reas.

5. DESCRIPCIN.

5.1 Codificacion de procedimientos

La identificacin de los documentos propios del Sistema de Gestin se realiza mediante un
cdigo alfanumrico como se indica a continuacin: XXX CSSO NN

Donde:
XXX Sigla que identifique al tipo del documento (tres o cuatro letras)
MSG Manual del Sistema de Gestin
P Procedimiento de Gestin
P Procedimiento Operativo
P Plan de Gestin
IT Instructivo de Trabajo
CSSO Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional
NN Nmero correlativo dentro del area/sector

5.1.1 Registros

Para facilitar la actualizacin, el uso y el control de documentos del Sistema Integrado de

Gestin, se han separado los Registros de los Procedimientos e Instructivos.

Los mismos se mantienen relacionados a travs de su codificacin.

Ejemplo:
Procedimiento PR-SST-01 Solicitud de Materiales.

De este modo cuando se modifica un formulario ya existente slo se distribuir el formulario

con una nueva revisin, debiendo reemplazar al anterior y anexar al Documento vigente, sin
que ste ltimo se altere.

5.1.2 Identificacin, Control y Organizacin de los Registros

La identificacin se detalla en el procedimiento o instructivo que le da origen. Cada

sector mantiene el Listado de Documentos del Sistema de Gestin debidamente actualizado por
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el coordinador de la documentacin del Sistema de Gestin, quien es informado de cada cambio

que se realice a la misma.

5.2 Contenido

5.2.1 Rtulos

En la cartula de los documentos del Sistema de Gestin se incluye:

Logotipo de la empresa.
Ttulo del documento.
Cdigo.
Revisin.
Descripcin.
Fecha y/o Revisin
Firma de los responsables de emisin y aprobacin.
Paginacin.

En el resto de las hojas del documento se indicar:

Logotipo de la empresa.
Ttulo del documento.
Cdigo.
Revisin.
Paginacin.

5.2.2 Procedimientos e Instructivos

Son redactados de manera clara y precisa en letra tipo Verdana, la amplitud y grado de detalles
de los mismos depende de la complejidad de la actividad descripta.

Contienen:

1. Objetivo: En el se detalla de forma clara la finalidad que persigue el documento.

2. Alcance: Se define el mbito de aplicacin del documento, donde y en qu casos
corresponde su uso.
3. Definiciones: Se fija con claridad y exactitud el significado de una palabra o trmino utilizado
en el documento.
4. Responsabilidades: Se establecen cules son las funciones que tienen relacin directa con la
tarea descripta.
5. Desarrollo: Se define Quin, Cmo, Dnde y Cundo se realizan las tareas descriptas en el
Procedimiento. Cuando se menciona una actividad tratada en otro Procedimiento, se coloca
como referencia cdigo y titulo del mismo.
6. Registros: Es la forma escrita o electrnica de documentar lo que se hizo, (planillas,
informes, certificados de calidad, etc.)
7. Formularios: Son las planillas, formularios, listas de chequeo u otro documento que
acompaa al procedimiento.

5.2.3 Contenido y Archivo de los Registros

Los registros son confeccionados en forma clara y legible, los mismos deben contener cdigo,
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fecha de elaboracin y firma del responsable de completarlo.

Son archivados en el sector responsable de su empleo, durante el perodo que se define en los
procedimientos e instructivos respectivos. El ordenamiento de los mismos es por fecha y tipo
de documento, si por alguna causa se ordenan de manera distinta la misma se especifica en
cada procedimiento e instructivo.

Los registros electrnicos se protegen por back up segn el procedimiento de Resguardo de

Archivos Informticos. En cada procedimiento se establece el tiempo de mantenimiento de
cada archivo, su disposicin final y el responsable del mismo.

5.3 Control de documentos

El Manual del Sistema de Gestin es elaborado y revisado por el Responsable de

Administracin y aprobado por la Gerencia General.
Los Instructivos de Trabajo son elaborados y revisados por el personal del sector en el que
se aplica y aprobados por el Responsable del rea.
Los documentos tcnicos de las prestaciones, planos, isomtricos, especificaciones (propios
o de terceros) son revisados por el rea de Ingenieria y Obras y aprobados por el cliente.

5.4 Actualizaciones

Las modificaciones introducidas en un documento, se indican en la cartula del mismo con la

finalidad de conocer su historia.

5.5 Distribucion de la documentacin

El Responsable del Sistema de Gestin administra los documentos: Manual, Procedimientos e

Instructivos :

Conserva los documentos originales.

Dispone de un listado actualizado donde se demuestra la versin vigente.
Lleva registros de los poseedores de las copias controladas.
Entrega una copia nueva del documento ante una nueva revisin.

Para el caso de la Documentacin Externa, sta es controlada, actualizada y distribuida a otros

sectores, segn la necesidad de uso.
Los Responsables de los Departamentos de Servicios, Comercial, Ingeniera y Obras y
Administracin mantienen listados actualizados de la documentacin externa aplicable en sus
respectivas reas.

5.6 Entrada en vigencia

La entrada en vigencia de un documento del Sistema de Gestin en un sector o para un usuario

determinado es a partir de la recepcin de dicho documento por parte del sector o usuario. En
lo que respecta a los documentos tcnicos, stos tienen validez a partir de la revisin 0,
aprobado para la construccin.
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5.7 Preservacion de los registros

Los responsables de conservacin de los registros toman las medidas necesarias para
preservarlos de condiciones ambientales adversas, con el objeto de que se conserven en
perfecto estado bajo cualquier circunstancia. En el caso en el que los registros fueran fax los
mismos se fotocopian para su conservacin. Cuando los registros son electrnicos se protegen
por back up.

Los registros estn a disposicin del cliente, para su evaluacin, de acuerdo a lo que se indica
en el contrato.

7. REGISTROS

El Responsable del Sistema de Gestin conserva los originales y el Registro de Distribucin de

Copias Controladas de los documentos del Sistema de Gestin.
El tiempo de conservacin de los registros de distribucin es por un ao luego de superada la
versin para luego pasar a archivo pasivo.

Elabora: Revisa: Aprueba:

Profesional SST