ARCHIVOS ELECTRNICOS

Y DIGITALES
DOCUMENTO ELECTRNICO
Documento que precisa de una mquina que funcione de forma
electrnica, sea analgica o digital, para poder ser reproducido o
visualizado.
DOCUMENTO DIGITAL
El documento digital es aquel documento electrnico que se encuentra
codificado sobre la base de una codificacin binaria y que precisa de un
ordenador para poder ser visualizado.
DOCUMENTO TELEMTICO
Documento analgico o digital que es transmitido mediante un sistema
electrnico.
CONCEPTOS
D.L. 681 USO DE TECNOLOGIAS AVANZADAS EN MATERIA DE ARCHIVO
Ley N 26612 Modifican el D. Leg N 681, mediante el cual se regula el uso de tecnologas
avanzadas en materia de archivo de documentos e informacin
DECRETO SUPREMO N 052-2008-PCM REGLAMENTO DE LA LEY DE FIRMAS Y CERTIFICADOS DIGITALES
(Ley N 27269, modificada por la Ley N 27310)
MICROFORMA: Imagen reducida y condensada (o compactada) de un
documento, que se encuentra grabada en un medio fsico
tcnicamente idneo que le sirve de soporte material portador,
mediante un proceso foto qumico, electrnico o que emplee alguna
otra tecnologa de efectos equivalentes. De modo que tal imagen se
conserve y pueda ser vista y leda con ayuda de equipos visores,
pantallas de video o mtodos anlogos; y pueda ser reproducida en
copias impresas, esencialmente iguales al documento original.
MICROGRABACION: Proceso tcnico por el cual se obtienen
microformas, a partir de documentos originales en papel o material
similar: o bien di rectamente de los medios en que se almacena
informacin producida por computadora.
MICROARCHIVO: Conjunto ordenado y codificado de los elementos
materiales de soport portadores de microformas grabadas. Provistos
de sistemas de ndice medios de recuperacin que permitan
encontrar. Examinar visualmente reproducir en copias exactas los
documentos almacenados como microformas.
Archivo: Es el conjunto organizado de documentos producidos o
recibidos por una entidad en el ejercicio de las funciones propias de
su fin, y que estn destinados al servicio.
Archivo electrnico: Es el conjunto de registros que guardan relacin.
Tambin es la organizacin de dichos registros.
Documento: Es cualquier escrito pblico o privado, los impresos,
fotocopias, facsmil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografas,
radiografas, cintas cinematogrficas, microformas tanto en la
modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes
informticos, y otras reproducciones de audio o video, la telemtica
en general y dems objetos que recojan, contengan o representen
algn hecho, o una actividad humana o su resultado.
Documento electrnico: Es la unidad bsica estructurada de
informacin registrada, publicada o no, susceptible de ser generada,
clasificada, gestionada, transmitida, procesada o conservada por una
persona o una organizacin de acuerdo a sus requisitos funcionales,
utilizando sistemas informticos.
Expediente electrnico: El expediente electrnico se constituye en
los trmites o procedimientos administrativos en la entidad que
agrupa una serie de documentos o anexos identificados como
archivos, sobre los cuales interactan los usuarios internos o externos
a la entidad que tengan los perfiles de accesos o permisos
autorizados.
Equivalencia funcional: Principio por el cual los actos jurdicos
realizados por medios electrnicos que cumplan con las disposiciones
legales vigentes poseen la misma validez y eficacia jurdica que los
actos realizados por medios convencionales, pudindolos sustituir
para todos los efectos legales. De conformidad con lo establecido en
la Ley y su Reglamento, los documentos firmados digitalmente
pueden ser presentados y admitidos como prueba en toda clase de
procesos judiciales y procedimientos administrativos.
Gobierno Electrnico: Es el uso de las Tecnologas de Informacin y
Comunicacin para redefinir la relacin del gobierno con los
ciudadanos y la industria, mejorar la gestin y los servicios, garantizar
la transparencia y la participacin, y facilitar el acceso seguro a la
informacin pblica, apoyando la integracin y el desarrollo de los
distintos sectores.
Identidad Digital: Es el reconocimiento de la identidad de una
persona en un medio digital a travs de mecanismos tecnolgicos
seguro, confiables, sin necesidad de que persona est presente
fsicamente.
Domicilio electrnico: Est conformado por la direccin electrnica
que constituye la residencia habitual de una persona dentro de un Sistema
de Intermediacin Digital, para la tramitacin confiable y segura de las
notificaciones, acuses de recibo y dems documentos requeridos en sus
procedimientos. En el caso de una persona jurdica el domicilio electrnico
se asocia a sus integrantes.
Para estos efectos, se emplear el domicilio electrnico como equivalente
funcional del domicilio habitual de las personas naturales o jurdicas.
En este domicilio se almacenarn los documentos y expedientes
electrnicos correspondientes a los procedimientos y trmites realizados
en el respectivo Sistema de Intermediacin Digital. El acceso a este
domicilio se realiza empleando un certificado digital de autenticacin.
Certificado Digital: Es el documento credencial electrnico generado y
firmado digitalmente por una Entidad de Certificacin que vincula un par
de claves con una persona natural o jurdica confirmando su identidad. El
ciclo de vida de un certificado digital podra comprender:
La suspensin, que consiste en inhabilitar la validez de un certificado digital por un
perodo de tiempo establecido en el momento de la solicitud de suspensin, dicho
perodo no puede superar la fecha de expiracin del certificado digital.
La modificacin de la informacin contenida en un certificado sin la re-emisin de sus
claves.
La re-emisin, que consiste en generar un nuevo par de claves y un nuevo certificado,
correspondiente a una nueva clave pblica pero manteniendo la mayor parte de la
informacin del suscriptor contenida en el certificado a expirar.
Direccin oficial de correo electrnico: Es la direccin de
correo electrnico del ciudadano, reconocido por el Gobierno
Peruano para la realizacin confiable y segura de las notificaciones
electrnicas personales requeridas en los procesos pblicos.
Esta direccin recibir los mensajes de correo electrnico que sirvan
para informar al usuario acerca de cada notificacin o acuse de recibo
que haya sido remitida a cualquiera de sus domicilios electrnicos. A
diferencia del domicilio electrnico, esta direccin centraliza todas las
comunicaciones que sirven para informar al usuario que se ha
realizado una actualizacin de los documentos almacenados en sus
domicilios electrnicos. Su lectura es de uso obligatorio. (En proceso
de implementacin)
Firma Electrnica
Conjunto de caracteres o smbolos que acompaa un documento
electrnico y cumple con una o ms funciones de la firma manuscrita.
Firma Digital
Es aquella firma electrnica que utilizando una tcnica de criptografa
asimtrica, permite la identificacin del signatario y ha sido creada
por medios que ste mantiene bajo su control, de manera que est
vinculada nicamente al signatario y a los datos a los que refiere, lo
que permite garantizar la integridad del contenido y detectar
cualquier modificacin ulterior.
Firma Electrnica y Firma Digital
La firma electrnica implica que una persona verifica una
determinada accin a travs de cualquier medio electrnico (clics en
una caja especfica para ello, introduccin de un determinado cdigo,
etc). Se crea un registro o historial en el que consta la fecha y los
datos de quien lo ha introducido.
Por su parte, la firma digital engloba todo lo anterior, pero adems
implica la existencia de un certificado emitido por un organismo
autorizado a travs del cual se valida la identidad de la persona
firmante as como de su propia firma.
Caractersticas de la Firma Digital
Se genera al cifrar el cdigo de verificacin de un
documento electrnico, usando la clave privada del
titular del certificado.

Es exclusiva del suscriptor y de cada documento

electrnico firmado por ste.

Es susceptible de ser verificada usando la clave pblica

del suscriptor.
Su generacin est bajo el control
exclusivo del suscriptor.

Est aadida o incorporada al

documento electrnico mismo
de tal manera que es posible
detectar si la firma digital o el
documento electrnico fue
alterado
Documentos Electrnicos
Es factible que un documento en soporte papel; una vez digitalizado, se
convierta en un documento electrnico y este a su vez tendra la
validez y eficacia que corresponda una vez que hay sido firmado
digitalmente.

DIGITAL DIGITAL PAPEL DIGITAL

Al encontrarse firmados digitalmente tienen la misma validez y eficacia

jurdica que los firmados de manera escrita en soporte papel.
Dentro del marco de microformas: el documento de archivo
digitalizado a partir de un soporte papel; con la fe pblica dada por
un Fedatario Juramentado, reemplaza al original pudiendo dar lugar a
la eliminacin del documento en soporte papel.
Las copias de los documentos electrnicos reproducidas en soporte
papel son copias simples.
Las copias en soporte papel que corresponden a documentos
electrnicos firmados digitalmente pasan a ser copias simples.
Un documento firmado digitalmente conserva su validez y eficacia
jurdica al permanecer en entornos electrnicos.
Una vez impreso en soporte papel un documento electrnico firmado
digitalmente debe poseer algn cdigo de verificacin o validacin
del sistema para identificar la procedencia, adems deber ser
firmado de manera manuscrita por un representante de la fe pblica
para que sea valido legalmente y conserve su eficacia jurdica.
Caractersticas de los Documentos Electrnicos
Norma Internacional ISO 15489-1 Informacin y documentacin Gestin de
documentos.
Caractersticas de los Documentos Electrnicos
Autenticidad: Un documento de archivo autntico es aqul del que se
puede probar
a) que es lo que afirma ser;
b) que ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo
ha creado o enviado; y
c) que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

Para garantizar la autenticidad de los documentos, las organizaciones deberan implantar

y documentar polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin,
transmisin, mantenimiento y disposicin de los documentos de archivo de manera que
se asegure que los creadores de los mismos estn autorizados e identificados y que los
documentos estn protegidos frente a cualquier adicin, supresin, modificacin,
utilizacin u ocultacin no autorizadas.
Integridad: La integridad de un documento de archivo hace referencia
a su carcter completo e inalterado.
Es necesario que un documento est protegido contra modificaciones
no autorizadas. Las polticas y los procedimientos de gestin de
documentos deberan especificar qu adiciones o anotaciones
pueden realizarse en un documento despus de su creacin, en qu
circunstancias pueden autorizarse dichas adiciones o anotaciones y
quin est autorizado para llevarlas a cabo. Cualquier anotacin,
adicin o supresin autorizada que se realice en un documento
debera indicarse de forma explcita y dejar traza.
Fiabilidad: Su contenido representa exactamente lo que se quiso
decir en l. Es una representacin completa y precisa de lo que da
testimonio y se puede recurrir a l para demostrarlo. Los documentos
de archivo deben ser creados en el momento o poco despus en que
tiene lugar la operacin o actividad que reflejan, por individuos que
dispongan de un conocimiento directo de los hechos o
automticamente por los instrumentos que se usen habitualmente
para realizar las operaciones.

Disponibilidad: Un documento de archivo utilizable es aqul que

puede ser localizado, recuperado,presentado e interpretado..
Otras caractersticas
Soporte: Permite grandes posibilidades de almacenamiento y
difusin de informacin.

Mensaje Informativo: Permite integrar informacin textual e

informacin visual, fija, mvil y sonora. Adems permite nuevas
formas de edicin.

Transmisin: Con la masificacin de las tecnologas de la informacin

y conocimiento permite nuevas formas de difusin y de acceso.
Flexibilidad
a) Los documentos en soporte papel se generan, reciben y archivan en una
oficina y terminan siendo custodiados en un repositorio.

b) Los documentos electrnicos pueden crearse y recibirse en medios virtuales

y Archivarse en medios portadores fsicos.

c) El acceso a la informacin electrnica puede ser concurrente.

Eficiencia y Efectividad
a) El uso de las TIC mejora el uso y acceso de los documentos
electrnicos, as como la informacin que contienen.

b) Como resultado los gestores pueden tomar decisiones informadas

ms rpidas y eficientes, lo que contribuye a la efectiva gestin de
la entidad.

c) Se genera un impacto positivo sobre la imagen de la entidad al

atender con celeridad las necesidades de los usuarios.
Beneficios econmicos
a) Evita el cuantioso gasto en almacenamiento fsico.

b) Permite mayor y mejor distribucin de los recursos humanos,

permitiendo enfocarse en los dems procesos.

c) Disminucin de costos en la adquisicin de tiles y equipos de

oficina: papel, tner, impresoras, equipos multifuncionales, etc.
Retos de los Documentos electrnicos
Obsolescencia tecnolgica
La innovacin tecnolgica genera que la industria deje de dar soporte
a software y hardware en desuso.
Superarla requiere una inversin frecuente de recursos financieros,
humanos y tecnolgicos.
Es necesario llevar a cabo polticas planificadas de conversin y
migracin de formatos y equipos.
La implementacin del uso de los documentos electrnicos conlleva
al compromiso institucional de inversin constante para la
actualizacin tecnolgica. Dependencia tecnolgica.
Riesgos para la fiabilidad y autenticidad.
Un proceso de migracin realizado de manera inadecuada podra
producir la modificacin del contenido o la estructura del documento
electrnico.
El software o plataforma de gestin electrnica de documentos debe
procurar dar las garantas acerca de la identidad, tiempo y contenido
del mensaje tanto del remitente como del receptor.
Seguridad y privacidad
Las bases de datos que contienen datos personales representan un
grave riesgo para la seguridad de los propietarios de la informacin.

El derecho a la proteccin de los datos personales regulado por la ley

de la materia debe ser conciliada con esta realidad.

Se debe implementar medidas de seguridad adecuadas que

garanticen la seguridad y accesibilidad a la informacin.
Costos incrementales
Los costos no se realizan solo al inicio de la implementacin de la
gestin documental electrnica , ya que se requiere inversin para la
renovacin de hardware y software.

Los costos tambin debe ser dirigidos a temas de infraestructura

fsica, mejoramiento de los perfiles de trabajo y capacitacin de
personal.
Sin embargo existe cierta compensacin con la generacin de nuevos
servicios, as como el incremento de los niveles de satisfaccin de los
usuarios.
METADATOS
Informacin y documentacin - Procesos de gestin de
documentos - Metadatos para la gestin de documentos.
Parte 1: Principios. ISO 23081-1:2006
Definicin
Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos de archivo y su gestin a lo largo del tiempo.

Los metadatos son informacin estructurada o semiestructurada que

posibilita la creacin, registro, clasificacin, acceso, conservacin y
disposicin de los documentos a lo largo del tiempo.

Los metadatos para la gestin de documentos digitales pueden usarse para

identificar, autentificar y contextualizar registros, personas, procesos y
sistemas que los crean, gestionan, los mantienen y utilizan.
Objetivo
Los metadatos; para la gestin de documentos, pueden usarse para
identificar, autenticar y contextualizar tanto los documentos como los
agentes, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y
utilizan, as como las polticas que los rigen.
Funciones bsicas
Proporcionar una descripcin de una entidad u objeto de informacin
a travs de otra informacin necesaria para su manejo y preservacin.
Proporcionar puntos de acceso a esa descripcin.
Codificar esa descripcin
Tipos de Metadatos

Metadatos descriptivos: Descripcin e identificacin de los

recursos para permitir la bsqueda y recuperacin de una
determinada categora de documentos o imgenes p.ej.:
fotografas de automviles
 Metadatos estructurales: facilitan la navegacin y presentacin de los
recursos electrnicos proporcionando informacin sobre su
estructura interna
pgina, seccin, captulo, numeracin, ndices, tablas de contenidos.
la relacin entre los materiales
fotografa B incluida en el manuscrito A
unen los archivos de imagen y textos relacionados
archivo A es el formato JPEG de la imagen del archivo B
Metadatos administrativos: Facilitan la gestin y procesamiento de
las colecciones digitales: datos tcnicos sobre la creacin y el control
de calidad, gestin de derechos, control de acceso y utilizacin y
condiciones de preservacin, los ciclos de actualizacin, migracin,
etc.
Tipos de Metadatos - Funcin
Tipos de Metadatos, ISO 15489
1. Metadatos sobre el documento mismo.
2. Metadatos sobre procedimientos, polticas y regulaciones.
3. Metadatos sobre agentes.
4. Metadatos sobre actividades de gestin o procesos de
negocio.
5. Metadatos sobre actividades de gestin de documentos.
Se pueden establecer otras tipologas en funcin de diversos elementos
fuente
metadatos externos e internos
mtodo de creacin
automticos y manuales
permanencia dentro del sistema
estticos y dinmicos
de larga o de corta duracin
tipo de estructura
estandarizados o no
semntica
vocabulario controlado o no
mbito de aplicacin
Documentos individuales.

Conjuntos o agrupaciones de documentos.

Sistemas completos de gestin de documentos.