MANUAL ESTRUCTURA DOCUMENTAL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

ORGANIZACIONAL
ADRIANA PATRICIA ROJAS ESLAVA

Jefe Oficina Asesora

LINA MARA CATAO LVAREZ

JOHN WILLIAM LPEZ TAMAYO

DIEGO JOKHE COSSIO BETANCUR

Profesionales Especializados

OCTUBRE DE 2016

VERSIN 3
Cdigo: MA0160230114

Versin: 03
MANUAL DE ESTRUCTURA
Vigente a partir
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Contenido
PLATAFORMA ESTRATGICA .................................................................................................... 4
MISIN ........................................................................................................................................... 4
VISIN ............................................................................................................................................ 4
NUESTRA VENTAJA COMPETITIVA........................................................................................... 4
NUESTRA PROMESA DE SERVICIO ........................................................................................... 5
OBJETIVOS CORPORATIVOS .................................................................................................... 5
DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS ............................................................................ 6
Derechos ...................................................................................................................................... 6
Deberes ........................................................................................................................................ 6
PRINCIPIOS ORIENTADORES..................................................................................................... 7
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ................................................................................................ 8
ESTRUCTURA DE PROCESOS..................................................................................................... 9
POLTICA DE CALIDAD .............................................................................................................. 9
POLTICA DE GESTIN DE RIESGOS ...................................................................................... 10
POLTICA DE MEJORAMIENTO............................................................................................... 10
POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL ................................................................................. 10
MEMORIA INSTITUCIONAL: ..................................................................................................... 10
CONSOLIDACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL: ......................................................... 10
INFORMACIN Y COMUNICACIN:................................................................................... 11
MODERNIZACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL: ......................................................... 11
SERVICIO Y SEGURIDAD .......................................................................................................... 11
RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PBLICOS: ........................................................ 11
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 12
OBJETIVO DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL .................................................................. 13
DESARROLLO DEL MANUAL ................................................................................................... 14
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MARCO NORMATIVO.............................................................................................................. 14
PRINCIPIOS QUE RIGEN LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN
ORGANIZACIONAL .................................................................................................................. 15
DEFINICIN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL ............................................................... 16
Estructura de la documentacin del sistema de procesos de Metrosalud. ...... 16
Elaboracin de los documentos del sistema................................................................... 23
Formatos a utilizar en la documentacin ..................................................................... 24
OTROS TRMINOS O DEFINICIONES. .................................................................................... 27
CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ORGANIZACIONAL. ................................................................................................................. 28
Poltica:........................................................................................................................................ 28
Modelo:....................................................................................................................................... 28
Programa: .................................................................................................................................. 29
Macroproceso: ......................................................................................................................... 29
Proceso: ...................................................................................................................................... 30
Procedimiento: ......................................................................................................................... 31
Metodologas: ........................................................................................................................... 33
Manuales Operativos: ............................................................................................................ 33
Instructivo: .................................................................................................................................. 33
Gua: ............................................................................................................................................ 35
Formato: ..................................................................................................................................... 35
MEJORA DE LA DOCUMENTACIN..................................................................................... 36
SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN ........................................................................ 36
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PLATAFORMA ESTRATGICA

MISIN

Somos una organizacin de carcter pblico, comprometida con generar cultura de vida
sana en la poblacin de la ciudad de Medelln y de la regin, que brinda servicios de salud
integrales y competitivos a travs de una amplia y moderna red hospitalaria, un talento
humano con vocacin de servicio, altamente calificado, cimentado en los principios
institucionales y en armona con el medio ambiente.

VISIN

Al 2020 seremos la primera referencia en redes de servicios de salud de Colombia con

procesos eficientes, innovadores y seguros, con un talento humano reconocido por su
integridad, coherencia y compromiso en la promesa de valor con nuestros clientes,
nuestros usuarios y su familia, la sociedad y el medio ambiente.

NUESTRA VENTAJA COMPETITIVA

Prestar servicios de salud seguros, humanizados e integrales, con enfoque en la estrategia

de APS, diferencindonos por:

Un talento humano competente y altamente calificado.

La ubicacin y distribucin de nuestra red de servicios.
La innovacin en nuestros procesos
La calidad de nuestros productos
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NUESTRA PROMESA DE SERVICIO

Orientada a resultados

Somos una organizacin del sector salud comprometida activamente con generar valor,
desarrollo y liderazgo en Redes Integradas de Servicios de Salud y Atencin Primaria en
Salud.

Diferenciable

Nos caracterizamos por el diseo y desarrollo constante de servicios de salud, un talento

humano competente y la cercana a los usuarios, las universidades, los proveedores y
dems entidades del sector.

Sostenible

Con nuestras acciones, con la contribucin decidida al desarrollo de nuestra sociedad, con
la conservacin del medio ambiente y con la conviccin firme en nuestros valores y
principios, lograremos el xito.

OBJETIVOS CORPORATIVOS

Convertirnos en la red integrada de servicios de salud lder en Colombia.

Asegurar los recursos financieros para el crecimiento y la operacin futura.
Generar servicios de alta calidad, a un costo razonable para el cliente.
Tener sistemas de informacin integrales e integrados en red con los hospitales del rea
Metropolitana.
Promover la investigacin y la innovacin como pilares fundamentales del desarrollo.
Mejorar el conocimiento y las competencias del talento humano, manteniendo alta su
motivacin.
Maximizar los niveles de satisfaccin de los clientes (EPSS, SSM, otros).
Incrementar de manera sostenida la participacin de Metrosalud en el mercado de la
prestacin servicios de salud.
Fidelizacin con la marca Metrosalud.
Maximizar los niveles de satisfaccin de los usuarios.
Prestar una atencin humanizada.
Generar valor social.
Fomentar el desarrollo ambiental sostenible y sustentable, para preservar el hbitat de
las generaciones futuras.
Desarrollar relaciones de mutuo beneficio con los grupos de inters.
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DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS

Derechos

A conocer mis deberes y derechos como usuario en salud.

A recibir una atencin segura y de calidad.
A recibir un trato digno, humano y amable por parte de los servidores de la salud.
A recibir atencin en sitios tranquilos, limpios e higinicos y en condiciones de
privacidad.
A ser atendido oportunamente.
A la privacidad y al manejo adecuado y confidencial de mi historia clnica.
A recibir informacin clara, y comprensible sobre mi enfermedad, procedimientos,
tratamientos, riesgos y costos del servicio prestado.
A que sea respetada mi voluntad para realizar o no procedimientos y tratamientos
(consentimiento informado y/o disentimiento).
A tener la compaa de un familiar o acudiente cuando mi condicin de salud lo
amerite.
A ser escuchado y obtener respuesta oportuna a mis quejas, reclamos, sugerencias
y reconocimientos relacionados con el proceso de atencin.
A participar activamente de las acciones del hospital a travs de la Asociacin de
Usuarios, Comit de Participacin y Veeduras en Salud (Decreto 1757 de 1994).

Deberes

A cumplir y seguir las instrucciones, recomendaciones y enseanzas del servidor de

la salud (Mdico, Enfermera, Auxiliar de Enfermera, Odontlogo y Bacterilogo,
entre otros).
A la autoproteccin y cuidado de la salud: personal, familiar y de la comunidad.
A tratar con amabilidad, dignidad y respeto a los servidores de salud, a los dems
pacientes y a sus acompaantes.
A cuidar y hacer uso racional de los recursos del hospital.
A llegar oportunamente a los servicios en los cuales est citado o a cancelar
debidamente la cita pendiente.
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A suministrar y actualizar informacin al personal de la salud, veraz, clara, completa

y oportuna.
A realizar oportunamente los trmites pertinentes para la afiliacin al Sistema de
Salud y a pagar las cuotas recuperadoras y/o de contribuciones.
A firmar consentimiento de aprobacin o negacin de realizacin de
procedimientos.
A que mi familia o acudiente me acompae y asuma con responsabilidad mi
cuidado, atencin y tratamiento.
A presentar oportunamente mis quejas, reclamaciones, sugerencias y
reconocimientos sobre los servicios recibidos.
A representar apropiadamente a las comunidades, familias y usuarios del hospital
ante las diferentes instancias de participacin.

PRINCIPIOS ORIENTADORES

Promover la Gestin del Talento Humano. Con programas de educacin, competencia del
talento humano, trabajo en equipo, liderazgo, la gestin del conocimiento, la
humanizacin en la atencin, la motivacin y la toma de conciencia, que promueva
prcticas favorables en pro del crecimiento y desarrollo empresarial.

La Gestin Administrativa y Financiera. Con estrategias claras y certeras para la contencin

de los costos y gastos y la generacin de ingresos en proporcin o superior a las
erogaciones, a fin de buscar el equilibrio financiero y la efectividad en la utilizacin de los
recursos.

La Prestacin de los Servicios de Salud. Con enfoque en la Atencin Primaria en Salud, Las
Redes Integradas de Atencin, la realizacin de alianzas pblico privadas, y El desarrollo
y especializacin de los servicios, con procesos y procedimientos con calidad, centrados
en el usuario y su familia, teniendo como factor primordial la gestin del riesgo en la
atencin.
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ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Fuente: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Organizacional-2013

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ESTRUCTURA DE PROCESOS

Fuente: Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Organizacional-2013

POLTICA DE CALIDAD

Construir la calidad con nuestra actitud, conocimiento, capacidad y destreza para aportar
diariamente al mejoramiento de nuestros procesos, promoviendo la excelencia, aunando
esfuerzos para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, clientes, familias,
proveedores y grupos de inters, generando valor social y desarrollo en la sociedad.
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POLTICA DE GESTIN DE RIESGOS

La ESE Metrosalud se compromete a gestionar los riesgos, desarrollando y poniendo en

operacin mecanismos efectivos que acten sobre las situaciones que impiden el normal
desarrollo de los procesos y las funciones, con el fin de asegurar el cumplimiento de los
objetivos misionales y mitigar el impacto negativo de las decisiones tomadas frente a los
usuarios, familia, servidores, proveedores, comunidad y grupos de inters.

POLTICA DE MEJORAMIENTO

Metrosalud se compromete con el fomento de la cultura del mejoramiento en los servidores,

usuarios, familias, proveedores y grupos de inters orientada a alcanzar los cierres de ciclos
de mejora, la disminucin de brechas y el aseguramiento de los procesos y procedimientos.

POLTICA DE GESTIN DOCUMENTAL

La ESE Metrosalud se compromete a desarrollar responsablemente procesos de

modernizacin tecnolgica, manejo y seguridad de la informacin y gestin de
documentos, garantizando su autenticidad, fiabilidad y usabilidad, capaces de dar
soporte a las funciones y actividades de la organizacin durante todo el tiempo que se
determine para la organizacin y para los diferentes grupos de inters.

MEMORIA INSTITUCIONAL:

Disponer los mecanismos tecnolgicos y logsticos necesarios para mantener la seguridad,

conservacin, recuperacin y disposicin de la memoria institucional documental,
personal y colectiva, que garantice la continuidad de la organizacin en las mejores
condiciones de conservacin y acceso.

CONSOLIDACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL:

Consolidar y mantener en constante desarrollo el modelo de gestin documental en

correspondencia con la normatividad vigente y los planes institucionales.
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INFORMACIN Y COMUNICACIN:

Determinar las relaciones de la entidad con otros organismos externos de cualquier orden,
determinando los niveles y espacios de intercambio de informacin.

MODERNIZACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL:

Incorporar desarrollos, avances tecnolgicos y de procesos que permitan una gestin

documental y de informacin eficiente y efectiva en correspondencia con los
requerimientos y necesidades de los grupos de inters y la comunidad.

SERVICIO Y SEGURIDAD

Disponer de mecanismos que faciliten la consulta y el acceso a la informacin requerida

por los grupos de inters, en correspondencia con la normatividad vigente y los riesgos
institucionales, de tal manera que se asegure la conservacin, integridad y reserva de la
informacin.

RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PBLICOS:

Fortalecer la cultura corporativa, introyectando en los servidores el manejo responsable

(Confidencial y seguro) de la documentacin la informacin generada va correo
electrnico, fsica o digitalmente.
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INTRODUCCIN

La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad ineludible

para que las organizaciones permanezcan en el mercado. En vista de los mltiples modelos
o esquemas de gestin sobre los cuales se basa el desarrollo de las organizaciones, resulta
ms conveniente optar por un solo sistema que integre los distintos elementos y permita
ahorrar esfuerzos en la bsqueda de mejorar la eficiencia del sistema.

La documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se

plasman no slo las formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que
permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Existen diversas metodologas para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad,

y en todas sus autores coinciden en considerar a la elaboracin de la documentacin
como una etapa importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta
cuestin a ofrecer algunos consejos para la elaboracin de documentos cuando no se
trata slo de confeccionarlos sino de garantizar que el sistema documental funcione como
tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administracin de los procesos.

Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer una metodologa para implementar una
estructura documental que facilite el cumplimiento normativo y pueda ser aplicada por los
especialistas de calidad de cualquier organizacin que se enfrente a la compleja tarea de
establecer un sistema de gestin de la calidad.

En esta implementacin del Sistema de Gestin de la calidad, el proceso de la

Documentacin ocupa un importante lugar puesto que su intencin es cimentar una
estructura y una sabidura en la organizacin, en un ambiente propicio para que las
personas puedan trabajar mejor, constituyendo una organizacin con un conjunto de
destrezas almacenadas y propias, mejorando el valor agregado. El Sistema Integrado de
Gestin es un instrumento utilizado para dirigir y controlar, se utiliza como una herramienta
para la implementacin de las diferentes actividades que se llevan a cabo en una
organizacin. Independiente de la misin o funcin y el campo de aplicacin se hace
necesario entonces planear, implementar polticas y objetivos, planificar el control y en
general la mejora de la calidad de los diferentes elementos organizacionales.
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OBJETIVO DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

El sistema integrado de gestin organizacional tiene su soporte en la estructura documental,

por lo que ste tiene una importancia vital en la implementacin del sistema, que
prcticamente se enfoca a disponer de la evidencia objetiva que permita soportar y
demostrar el enfoque y el avance del mismo, producto del trabajo juicioso y sistemtico en
el desarrollo de los elementos.

Existen varias metodologas para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad,

y todas coinciden en considerar como una de sus etapas la elaboracin de la
documentacin, la cual es esencial para los fines del sistema integrado de gestin.

El presente documento precisa la manera como est definida en la estructura documental

del sistema integrado de gestin organizacional y pretende entregar a los colaboradores
una herramienta eficaz que permita conocer los aspectos prcticos en el manejo de los
documentos.

La documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se

plasman no slo los mtodos de trabajo sino toda la informacin que permite el
desarrollo de todos los procesos de manera eficaz que conduzca a la toma de decisiones
oportunas.

Mejorar las prcticas en la gestin documental, a travs de la estandarizacin de los

documentos del Sistema de Integrado de Gestin Organizacional.

Asegurar amplia participacin de los diferentes miembros de la organizacin en la

formulacin de los procedimientos institucionales.

Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad.

Proveer la formalizacin de la informacin apropiada del Sistema Integrado de Gestin

Organizacional.

Asegurar la estandarizacin y trazabilidad de la informacin.

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DESARROLLO DEL MANUAL

MARCO NORMATIVO

Las acciones que se realizan y ejecutan en las diversas reas de competencia de la E.S.E.
tienen su referencia temporal en lo establecido por la normatividad. En este marco, el
diseo del Sistema debe asegurar que sea adaptativo y evolutivo, es decir, que sea lo
suficientemente flexible para alinearse a los eventos que definen la ley y la normatividad
institucional en las fechas correspondientes.

Entre las normativas que pueden citarse se encuentran:

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios
y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestin de la
Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras del
servicios.
Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003
y se adopta la norma tcnica de calidad en la Gestin Pblica.
Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de
Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.
Normatividad vigente del Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad.
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PRINCIPIOS QUE RIGEN LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN

ORGANIZACIONAL

Prospectiva. Contribuye al Sistema integrado de gestin, buscando que los documentos

que se construyan o actualicen, contribuyan al logro de objetivos y estrategias del plan de
desarrollo institucional.

Integralidad. Permite que los documentos que se creen complementen y se

interrelacionen con otros ya existentes, partiendo desde las polticas institucionales, de tal
manera que contribuyan a la efectiva implementacin de las mismas.

Flexibilidad. La construccin documental es un proceso dinmico, por lo tanto requiere

una revisin y ajuste permanente de acuerdo a los cambios que surjan a nivel interno y en
externo.

Participacin. En la elaboracin o actualizacin de los documentos se debe fomentar el

trabajo en equipo, de tal forma que se revisen por varias miradas que permitan darle mayor
legitimidad y validez a los documentos, y por ende mayor nivel de apropiacin para velar
por su efectiva implementacin.
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DEFINICIN DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental es un compendio de documentos organizacionales,

conformados y estructurados sistemticamente para soportar los diferentes elementos del
sistema integrado de gestin organizacional.

Estructura de la documentacin del sistema de procesos de Metrosalud.

El sistema integrado de gestin organizacional de Metrosalud lo componen los siguientes
tipos de documentos:

Estrategia Organizacional

01Polticas

02 Modelos

03 Programas

04 Macroprocesos

05 Procesos

Lineamientos Operativos

11 Procedimientos

12 Metodologas

13 Manuales operativos

14 Instructivos

15 Guas

16 Guas MBE

17 Protocolos

18 Formatos

19 Diagramas

20 Instrucciones
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21 Indicadores

22 Otros documentos

23 Otros documentos Externos

Planes

31 Planes Estratgicos

32 Planes Tcticos

33 Planes Operativos

35 Proyectos

Registros del sistema

41 Informes

42 Reportes

43 Registros

Normatividad

51Normatividad Externa

511 Constitucin Poltica

512 Tratados Internacionales Leyes Internacionales

513 Leyes Orgnicas - Leyes Especial

514 Decretos

515 Resoluciones

516 Acuerdos

52 Normatividad Interna

521 Acuerdos

522 Resoluciones
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523 Circulares

En caso de considerar que existe otro tipo de documento que deba hacer parte de la
estructura del presente manual, este debe ser enviado por el Jefe de la Unidad
Administrativa donde se deber ser analizado por la Oficina Asesora de Planeacin y
Desarrollo Organizacional, quien decidir si amerita la creacin de una nueva categora o
si puede estar inmersa en una de las ya existentes.

La Estructura documental del sistema incluye:

1. Del componente Estrategia Organizacional: Documentos que soportan el enfoque

del direccionamiento estratgico. Se excepta de este el Plan de Desarrollo
institucional debido a que este queda incluido en el componente de Planes.

1.1 Polticas. Directrices relativas a todos los aspectos del sistema integrado de
gestin, las cuales se plasman en Declaraciones Organizacionales. Ver
estructura de la poltica.

1.2 Modelos organizacionales. A travs de los cuales se definen esquemas

organizacionales, que contiene los referentes tcnicos de carcter conceptual
o terico, sobre el cuales se basa el desarrollo de uno o varios elementos
estratgicos. Ver estructura del Modelo.

1.3 Programas. Son elementos estratgicos del sistema integrado de gestin

organizacional, a travs de los cuales se desarrollan las polticas institucionales.
Ver estructura del Programa.

1.4 Macroprocesos organizacionales. Elemento generales que componen el marco

general en que se construye el sistema de procesos. Se desagrega en varios
procesos corporativos.

1.5 Procesos. Elemento del sistema documental, definido por el conjunto de

actividades mutuamente relacionadas con un objetivo comn que interactan
para generar valor a travs de los productos o servicios generados.

2. Del componente Lineamientos Operativos: Documentos que describen los aspectos

y polticas operativos del sistema de gestin organizacional. En l se pueden
encontrar respuestas al cmo ejecutar las cosas dentro de la organizacin.
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2.1 Procedimientos. Documentos del sistema, que describe cmo desarrollar una
actividad de un proceso a travs de tareas secuenciales.
2.2 Metodologas. Documentos que se utiliza para describir los contenidos que debe
seguir un mtodo de trabajo, que puede ser o no optativo, en el desarrollo de
un propsito. Se estructura de forma modular y en ella se consignan los
elementos que permitan construir o desarrollar una actividad.
2.3 Instructivos: Documentos que describe las instrucciones de trabajo que
requieren ser detalladas minuciosamente y que hacen parte de un
procedimiento.
2.4 Manuales. Documento que detalla la manera de operar o ejecutar una
mquina, un equipo o un bien, detallan aspectos puntuales y se ubican en el
nivel bsico del sistema documental. Estos documentos incluyen criterios para
la toma de decisiones; consolidan lineamientos, polticas, normas o disposiciones
internas que se convierten en instrumento gua de la accin.
2.5 Guas. Documentos del sistema que establece las diferentes recomendaciones,
patrones o pautas de actuacin ante las diferentes situaciones que se presentan
durante la ejecucin de un proceso o procedimiento. En el marco de la
atencin clnica, las guas de atencin consignan un conjunto de
recomendaciones sobre los procedimientos diagnsticos y/o teraputicos ms
adecuados a utilizar ante todo enfermo con un determinado cuadro clnico o
problema de salud.
2.6 Guas MBE. Documento del sistema que establece las diferentes
recomendaciones, patrones o pautas de actuacin ante las diferentes
situaciones que se presentan durante la ejecucin de las actividades clnicas o
asistenciales. En el marco de la atencin clnica, las guas de atencin
consignan un conjunto de recomendaciones sobre los procedimientos
diagnsticos y/o teraputicos ms adecuados a utilizar ante todo enfermo con
un determinado cuadro clnico o problema de salud a partir de evidencia
objetiva de la prctica clnica.
2.7 Protocolo: Elemento que consigna los pasos obligatorios a seguir para abordar
un aspecto especfico del procedimiento que debe ser aplicado
obligatoriamente como est definido.
2.8 Formato: Documento predeterminado para ser diligenciado por en algn
procedimiento de un proceso. Tipo documental que debe ser diligenciado
utilizando una plantilla (de forma y contenido) previamente definida y asociada
a un tipo de procedimiento. El formato de un archivo es una forma particular
de codificar informacin para su almacenamiento.
En cada uno de sus procesos y procedimientos determina los formatos a utilizar
para el desarrollo de los mismos.
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2.9 Diagramas: Esquemas que consignan el flujo secuencial a travs del cual se
ejecuta una actividad, una tarea, una operacin o un trmite institucional.
2.10 Instrucciones: Describen en detalle aspectos que deben tenerse presente
por los usuarios internos o externos al momento de ejecutar una tarea
institucional.
2.11 Indicadores: Son Documentos (Fichas) a travs de los cuales se detallan los
indicadores que hacen parte del sistema de medicin institucional.
2.12 Otros documentos: Documentos del sistema que no entran en ninguna de
las categoras anteriores, cuyo tratamiento y codificacin depende de un
anlisis detallado que se haga del mismo y slo bajo la autorizacin del comit
de archivo institucional.
2.13 Otros documentos Externos: Documentos externos al sistema que no
obedecen a una codificacin interna y que por motivos prcticos asume la
organizacin como una herramienta til dentro de su estructura documental.
Para este tipo de documentos que pueden ser guas, instructivos, protocolos,
entre otros, debe contarse con la revisin tcnica de los jefes de rea plasmada
en acta y enviada a la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo
Organizacional con la justificacin de la necesidad. Los documentos que estn
soportados en normas externas no sern incluidos en esta categora.

3. Del componente Planes: Documentos que describen los aspectos y polticas

operativos del sistema de gestin organizacional. En l se pueden encontrar
respuestas al cmo ejecutar las cosas dentro de la organizacin.

3.1 Planes Estratgicos. Instrumentos de gestin donde se describe la estrategia y

metas organizacionales en el largo plazo.

3.2 Planes Tcticos. Instrumentos de gestin donde se describe las tcticas

organizacionales para lograr las metas del plan de desarrollo, cuyo horizonte de
tiempo se enmarca entre 1 y 4 aos. En este se incluyen, el Plan de gestin, el
Plan Estratgico de Sistemas de Informacin, el Plan de Bienestar Social Laboral,
el Plan Bienal e Inversiones, el Plan de Comunicaciones, el Plan de Formacin y
Capacitacin Institucional, entre otros.

3.3 Planes Operativos: Instrumentos de gestin donde se describe las metas

organizacionales a lograr en el corto plazo, menor o igual a 1 ao. En este se
consideran las metas a lograr de los planes tcticos e incluyen entre otros el Plan
de Accin, el Plan de Evaluaciones, el Plan de Mejora, el Presupuesto, la
programacin de servicios, los programas de trabajo.
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3.4 Proyectos: Es una tarea innovadora, que tiene un objetivo definido, debe ser
efectuada en un cierto perodo, en una zona geogrfica delimitada y para un
grupo de beneficiarios; solucionando de esta manera problemas especficos o
mejorando una situacin existente.

4. Registros del sistema: Documento del sistema que presenta los resultados obtenidos
o proporciona evidencia de las actividades desempeadas, puede ser fsico,
impreso o magntico.
4.1 Informes: Un informe es la descripcin detallada de las caractersticas y
circunstancias de un asunto especfico. Recoge de manera clara y ordenada
los resultados y hallazgos, y analiza los datos presentados, para ser comunicados
a un grupo de inters determinado.
4.2 Reportes: Son documentos que contiene una serie de datos y registros que
puede estar o no ordenados, clasificados o graficados, pero que no contiene
anlisis de estos.
4.3 Registros: Documentos del sistema organizacional que muestra la evidencia
objetiva de las acciones ejecutadas de un proceso o procedimiento. En esta
categora caben actas, registros de asistencia, memorandos, correos
electrnicos, Oficios.

Los documentos como Actas, Memorandos, Oficios, Correos electrnicos,

Presentaciones los cuales soportan los procesos de apoyo, dichos documentos
se encuentran estandarizados y reglamentados en el Manual de archivo y
correspondencia.

5. Normatividad
5.1 Normatividad Externa: Son los acto administrativos externos a Metrosalud,
elaborados para satisfacer los intereses colectivos.
5.1.1 Constitucin Poltica: el conjunto de normas regulatorias de la estructura,
el poder y sus funciones, la competencia y las atribuciones del Estado,
as como los derechos que los particulares pueden hacer valer frente a
l.
5.1.2 Leyes Orgnicas - Leyes Estatutarias. Una ley es una regla o norma
elaborada y aprobada por el poder legislativo. Su incumplimiento
conlleva a una sancin. En el caso colombiano el Congreso de la
Repblica de Colombia es el mximo rgano legislativo del pas.
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Leyes orgnicas por medio de ellas se establecern los reglamentos del

Congreso y de cada una de las Cmaras, las normas sobre preparacin,
aprobacin y ejecucin del presupuesto de rentas y ley de
apropiaciones y del plan general de desarrollo, y las relativas a la
asignacin de competencias normativas a las entidades territoriales.
Tienen carcter cuasi constitucional.
Leyes Estatutarias se caracterizan por tener un rango constitucional
superior al de las dems leyes y constituyen una categora especial
dentro del ordenamiento constitucional colombiano, tanto por su
contenido material, tanto por el tramite o procediendo a seguirse para
su formacin. Las leyes estatutarias no son como las leyes orgnicas que
son de carcter cuasi constitucional. Estas no desarrollan la constitucin,
sino que son una prolongacin de la constitucin por la trascendencia
de los temas que tratan.
Ley Marco: Estas son disposiciones generales que regulan actividades
especficas, es decir, que definen los objetivos y principios sobre los
cuales se desarrollan actividades tales como las polticas de crdito
pblico, comercio exterior, cambio internacional, rgimen de aduanas,
la actividad financiera y de captacin de recursos del pblico
(ahorradores), as como la remuneracin y las prestaciones sociales de
los servidores pblicos.

5.1.3 Decretos. Un decreto es elaborado y emitido por el poder ejecutivo. Es

una disposicin dictada por la Autoridad en asuntos de su competencia.
Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder
ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo
reglamentario, por lo que su rango es jerrquicamente inferior a las leyes.
Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,
normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras
especficamente tasadas.
Existe tambin el decreto legislativo, el cual puede utilizar el Gobierno
para dictar normas en materia delegada por las Cortes, sobre materias
que no necesiten ser reguladas por ley orgnica.
Finalmente est el decreto ley, el cual es una delegacin expresa y
especial del Poder legislativo, ante circunstancias excepcionales, a favor
del Poder ejecutivo.
5.1.4 Resoluciones. Una resolucin administrativa consiste en una orden
escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter
general, obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de
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competencia del servicio. Las resoluciones se dictan para cumplir las

funciones que la ley encomienda a cada servicio pblico. En cuanto a
su mbito material, la resolucin alcanza a todo aquello que
complemente, desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia
del servicio pblico.
5.1.5 Acuerdos: Un acuerdo es, una decisin tomada en comn por dos o ms
personas, por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina as
a un pacto o tratado en instituciones, empresas pblicas o privadas. Es,
por lo tanto, la manifestacin de una convergencia de voluntades con
la finalidad de producir efectos jurdicos. El principal efecto jurdico del
acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo
para las mismas obligaciones y derechos. Es vlido cualquiera que sea
la forma de su celebracin, oral o escrita, siempre que el consentimiento
de los otorgantes sea vlido y su objeto cierto, determinado, no est
fuera del comercio o sea imposible.
5.2 Normatividad Interna
5.2.1 Acuerdos: Un acuerdo es, una decisin tomada en comn por dos o ms
personas, por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina as
a un pacto o tratado en instituciones, empresas pblicas o privadas.
5.2.2 Resoluciones: Una resolucin administrativa consiste en una orden
escrita dictada por el jefe de un servicio pblico que tiene carcter
general, obligatorio y permanente, y se refiere al mbito de
competencia del servicio.
5.2.3 Circulares: Es una comunicacin dirigida por una autoridad superior a
una inferior sobre el mismo tema y con el mismo propsito. Este es el
procedimiento empleado por las autoridades superiores para transmitir a
las inferiores, sus instrucciones y decisiones. Las circulares tienen el
carcter de abstractas, obligatorias para los subordinados, sin tener las
caractersticas del reglamento.

Elaboracin de los documentos del sistema

Los documentos de la estructura se Manejan en el Maestro de documentos de Metrosalud

gestionado por la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Organizacional.

Los documentos del sistema dependern de la necesidad o expectativa que tengan los
miembros del equipo responsable de la documentacin de un proceso.
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Los documentos deben permitir uniformidad en los criterios de trabajo requeridos por el
sistema, para ello deben estructurarse en el marco de una jerarqua que permita no slo
una documentacin lgica y sistemtica, sino una salvaguardia y recuperacin sencilla y
fcil por parte de cada uno de los usuarios de la informacin.

Para la redaccin de los documentos se podrn utilizar dos tipos de letra: Arial o Century
Gothic, Tamao 10. Los ttulos y subttulos se deben escribir en mayscula y negrilla
alineados a la izquierda.

Redaccin: Todos los documentos deben redactarse en tercera persona.

Sencillez y brevedad: Se recomienda redactar en forma clara y concisa,
resumiendo lo indispensable con el fin de obtener concrecin en los elementos del
documento.
Permanencia: Los documentos del sistema no deben contener tachones o
enmendadura.
Terminologa uniforme: Todos los documentos deben ser redactados de forma
comprensible por cualquier persona evitando en lo posible el uso de lenguaje en
otro idioma, abreviaturas o siglas y palabras tcnicas o especializadas (En ese caso
se recomienda en cada documento).

Formatos a utilizar en la documentacin

En general los documentos del sistema integrado de gestin organizacional debern ser
estructurados con base en un esquema general del formato, tal como se describe a
continuacin:

El encabezado, contiene:
Cdigo: Cdigo asignado al documento de acuerdo al Maestro de Documentos.
Versin: Da cuentas de la versin del documento.
Vigente a partir de: Precisa la fecha desde la cual es vigente el documento.
Pginas: Indica las pginas del documento.
Nombre del documento (Centrado)
Logosmbolo de Metrosalud.

Ejemplo de encabezado:

Cdigo asignado al
Cdigo:
documento en el sistema
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Versin del documento Tipo de Documento(Tipo de documento

Versin:
dentro del sistema dentro del sistema)
Da, mes, ao del a partir
Vigente a
del cual est vigente el Nombre del documento (Nombre
partir de:
documento asignado al documento)
Pginas que contiene el
Pgina:
documento

El cuerpo, contiene la estructura definida para cada documento.

Pi. Revisin Aprobacin, contiene:

Preparado por: En este se consignan las personas que construyeron el documento.
Incluye campo para describir los Cargos, campo para describir la Fecha en que se
elabor y campo para la Firma de los responsables.
Revisado por: En este se consignan las personas que realizan la revisin del
documento. Este espacio est reservado slo para los Jefes de Unidad
administrativa responsables de la revisin. Incluye campo para describir los Cargos,
campo para describir la Fecha en que se revis y campo para la Firma de los
responsables.
Aprobado por: En este se consignan las personas que realizan la aprobacin del
documento. Este espacio est reservado slo para el Gerente. Incluye campo para
describir el Cargo, campo para describir la Fecha en que se aprueba y campo para
la Firma del responsable.

Ejemplo de pi:

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

(Nombres completos de los (Nombres completos de los (Nombres completos del Gerente)
servidores) servidores Jefes de las reas
Organizacionales)
Cargo: Cargo: Cargo:
(Cargo desempeado por los (Cargo desempeado por los (Gerente)
servidores) servidores)
Fecha: Fecha: Fecha:
(Da, Mes, Ao en que se realiza) (Da, Mes, Ao en que se realiza) (Da, Mes, Ao en que se realiza)
Firma: Firma: Firma:

Control de cambios, contiene:

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Fecha, Corresponde al da, mes y ao en que se realiza el cambio.

Versin, Corresponde a la versin del documento que se realiz en la fecha
anteriormente definida.
Cambio, Corresponde a la descripcin concreta y concisa (Corta) de la modificacin
realizada al documento.
Razn del cambio, Corresponde a la razn que motiv el cambio en el documento.

Ejemplo de Control de Cambios.

Fecha: Versin: Cambio: Razn del cambio:

(Da, Mes, Ao en que (Versin del documento (Descripcin corta y (Descripcin de las
se realiza) cuando se realiz la concisa del cambio) razones del cambio)
modificacin)
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OTROS TRMINOS O DEFINICIONES.

Modelo de operacin por procesos: Ruta de la organizacin que presenta de manera

lgica e integral la alineacin de la Misin y visin de Metrosalud en la Gestin de procesos.
El Modelo Operativo de Procesos de Metrosalud es la representacin grfica (esquema) de
los niveles de la estructura de procesos: Macroprocesos, Procesos, Procedimientos.

Para todos los efectos cuando se trate el Modelo Operativo de Procesos se har referencia
al Sistema de Procesos Corporativo.

Documento: Informacin contenida en algn medio, tales como: Papel, disco magntico,
ptico, electrnico, fotografa, plano, esquema, diagrama, muestra o patrn, o
combinacin de estos, que soporta la operacin de la E.S.E. Metrosalud.

Documentacin Externa: Conjunto de documentos emitidos por entes externos de la

entidad que se utiliza como insumo para la ejecucin de los procesos de la E.S.E.
Metrosalud.

Documento interno: Es aquel emitido por la E.S.E. Metrosalud en desarrollo de su objeto

misional.

Normatizar el procedimiento: Se refiere a la generacin de las normas internas que

componen un procedimiento. Para ello el primer paso es documentar el procedimiento en
los formatos institucionales, de forma tal que refleje la situacin actual.

Diagrama de flujo: Un diagrama de flujo es la representacin grfica de un

procedimiento. Existen numerosos diagramas que se pueden utilizar, lo importante es que
muestren de manera simple y sencilla un procedimiento.
Los diagramas de flujo requieren estandarizar su simbologa, para poderlos entender.
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CONTENIDO DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

ORGANIZACIONAL.

Los documentos del sistema integrado de gestin organizacional lo componen los

siguientes tipos de documentos: Macroproceso, Proceso, Procedimiento, Instructivos,
Guas, Guas de atencin, Protocolos, Metodologas, Modelos, Documentos tcnicos,
Formatos. Cada uno de los anteriores tiene las siguientes caractersticas:

Poltica: Nombre
Estructura:
Temtica: Describa el tema al cual pertenece la poltica que desarrollar o
actualizar, seleccione entre los siguientes:
tica y Responsabilidad Social empresarial
Talento Humano
Administrativa y Financiera
Comunicacin e informacin
Control y Evaluacin
Asistencial (Prestacin de Servicios)

Poltica actual: Descripcin de la poltica institucional vigente, si existe.

Norma que lo soporta: Incluya todo el componente normativo externo que da
viabilidad jurdica a la poltica propuesta o ajustada.
Elementos Claves de la poltica: Debe definir Qu, Cmo y Para Qu.
Poltica propuesta: Describa la poltica.
Instrumentos articuladores: Son los Procesos, Planes, Programas, Proyectos o
Acciones existentes e Institucionales a travs de los cuales se desarrollar la poltica.
Implementacin y evaluacin: Describa los instrumentos a travs de los cuales se
har evaluacin y seguimiento a la implementacin de la poltica, como ejemplo
estaran: Plan de accin, Balanced Score Card, Plan de mejora, Plan de Gestin,
Plan de desarrollo, entre otros.

Modelo: Nombre
Estructura:
Plataforma estratgica (Vigente)
Introduccin (Descripcin general del Modelo donde se expresa la importancia de
ste en el marco del sistema general de seguridad social en salud y del sector)
Objetivos (Definir los propsitos buscados con el modelo, en trminos prcticos
establecer el qu y el para qu)
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Marco terico o conceptual (Descripcin de los conceptos tcnicos relevantes o

esenciales en la definicin del modelo)
Esquema del modelo (Diagramacin del modelo y su dinmica)
Caracterizacin del Modelo:
o Componentes (Objetos que determinan la organizacin del sistema, se
desagregan en elementos que lo identifican y caracterizan.
Todos los componentes deben ser definidos en trminos del propsito que
esperan lograr)
o Elementos (Son las unidades en que se desagrega cada componente.
Deben ser definidos y si es del caso desagregados en aspectos que permitan
cuantificar su estructura)
Definiciones o Conceptos (Glosario de trminos que permitan ampliar la
comprensin del modelo)
Bibliografa (Relacin alfabtica de las fuentes documentales consultadas)
Documentos relacionados (Otros documentos que sirven de referencia para
complementar el modelo y/o que se utilizan en el desarrollo del mismo).

Programa: Nombre
Estructura:
Introduccin (Descripcin general del programa donde se expresa la importancia
de ste)
Objetivos (Definir los propsitos buscados con el programa, en trminos prcticos
establecer el qu y el para qu)
Marco terico o conceptual (Descripcin de los conceptos tcnicos relevantes o
esenciales en la definicin del programa)
Lineamientos de poltica (Relacionar las polticas a las cuales se est apuntando con
el programa)
Alcance (rea, procesos o poblacin beneficiada con el programa)
Desarrollo del programa. (Contenido a travs del cual se detalla la funcionalidad
del programa en la institucin)
Definiciones o Conceptos (Glosario de trminos que permitan ampliar la
comprensin del programa)
Bibliografa (Relacin alfabtica de las fuentes documentales consultadas)
Documentos relacionados (Otros documentos que sirven de referencia para
complementar el programa y/o que se utilizan en el desarrollo del mismo).

Macroproceso: Nombre
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Estructura:
Definicin: (Define el nombre del Macroproceso).
Objetivo: (Definir los propsitos buscados con el programa, en trminos prcticos
establecer el qu y el para qu)
Descripcin: Describe los procesos y subprocesos que componen el Macroproceso.
Indicadores del Macroproceso: (Instrumentos de medicin del objetivo del
macroproceso)

Proceso: Nombre
Estructura:
Nivel del proceso, Proceso, Subproceso
Unidad administrativa responsable, Cargo Lder del Proceso
Objetivo: Describe el qu y el para qu del proceso. Este debe corresponder con
el contenido del documento y estar alineado con los objetivos definidos en la
plataforma estratgica.
Alcance: Establece la actividad inicial y la actividad final del proceso.
Proveedor. All se enuncia el macroproceso, proceso o procedimiento interno o
entidades externas, de los cuales dependen las entradas o insumos de las
actividades.
Ejemplo de Proveedores:
- Proceso de gestin de la informacin
- Proceso de gestin de bienes y servicios
- Proceso de gestin del talento humano
Entrada / Insumo: Se refiere a lo que se requiere para poder realizar las actividades
del proceso, se enuncian en trminos de informacin, documentos, insumos, etc.
Estos deben guardar coherencia con los proceso proveedores, es decir se debe
aclarar en el campo anterior cul es el proveedor que lo suministra.
Ejemplo de entradas:
- Base de datos de usuarios activos por aseguradora
- Software de facturacin
- Consultorio dotado
Necesidades y Expectativas frente a las entradas: Se refiere a lo que se espera en
cada actividad frente a las entradas o insumos, en trminos de atributos de calidad
y detalles especficos que garanticen el adecuado desarrollo de las actividades.
Ejemplo de necesidades y expectativas frente a las entradas:
- Que el informe llegue el primer da de la semana antes del medio da por correo
electrnico.
- Que la base de datos se actualice a ms tardar los primeros cinco das
calendario de cada mes
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Salidas / Productos: Describe cul es el producto o salida del proceso. Cada

producto debe describirse en una fila independiente. Los productos estn dados
en trminos de informacin, documentos, registros, etc:
Ejemplo de salidas:
- Usuario con cita asignada
- Factura
Necesidades y Expectativas de las salidas: Se refiere a lo que esperan los clientes
respecto a los productos o salidas, en trminos de atributos de calidad y detalles
especficos
Ejemplo de necesidades y expectativas frente a las entradas:
- Que la cita se haya asignado con el profesional elegido por el usuario y/o su
familia
- Que la factura se haya hecho acorde a la contratacin vigente y tenga los
soportes requeridos de acuerdo al tipo de atencin
Clientes. All se enuncia el macroproceso, proceso o procedimiento interno o
entidades externas, que reciben las salidas o productos de las actividades. Cabe
aclarar que una salida puede tener uno o varios clientes
Ejemplo de clientes:
- Procedimiento de atencin por consulta ambulatoria
- Procedimiento de facturacin a entidades
- Aseguradoras
- Usuario y/o su familia
Actividades del proceso: Corresponde a las etapas que componen el proceso
deben ser Ordenadas, Lgicas y secuenciales. Las actividades deben presentarse
en el orden lgico.
o Se describe iniciando con un verbo en infinitivo que denote una accin
concreta que se ejecuta con el proceso.
o Debe tener completa relacin con el objetivo del proceso.
Indicadores del proceso: Se relacionan aqu los indicadores que existen en la
organizacin y que pueden dar cuenta de los atributos de calidad identificados
durante la descripcin de las necesidades y expectativas de las salidas o productos.
Se deben elegir entre 3 o 4 indicadores principales
Base legal: Se debe relacionar la legislacin o normativa vigente que rige el proceso
que se est documentando.

Procedimiento: Nombre
Estructura:
Nivel del proceso (Corresponde al Macroproceso al cual pertenece el proceso)
Proceso (Corresponde al proceso al cual pertenece el procedimiento)
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Subproceso (Corresponde al Subproceso al cual pertenece el procedimiento,

cuando no hay subproceso se describe No Aplica)
Unidad administrativa responsable (Corresponde al rea organizacional
responsable del procedimiento)
Cargo Lder: (Corresponde al cargo que lidera el procedimiento, en este caso se
describe el Jefe del rea organizacional a la cual pertenece el procedimiento)
Objetivo: Describe el qu y el para qu del proceso. Este debe corresponder con
el contenido del documento y estar alineado con los objetivos definidos en la
plataforma estratgica.
Alcance: Establece la actividad inicial y la actividad final del proceso.
Entrada / Insumo: Seala cuales son las entradas del procedimiento. Cada insumo
debe describirse en una fila independiente. Seala cul es la entrada en trminos
de informacin de tipo legal, Documentos y Necesidades.
Salidas / Productos: Describe cul es el producto o salida del procedimiento. Cada
producto debe describirse en una fila independiente.
Tarea o etapa: Corresponde a las etapas que componen el procedimiento deben
ser Ordenadas, Lgicas y secuenciales.
o Se describe iniciando con un verbo en infinitivo que denote una accin
concreta que se ejecuta con el procedimiento.
o Debe tener completa relacin con el objetivo.
Descripcin tarea o etapa: Describe las acciones que conforman el procedimiento.
De igual forma deben describirse comenzando con un verbo en infinitivo)
Responsable (Corresponde al cargo que ejecuta la Accin definida en el
procedimiento.
Registro o documento (Corresponde a la evidencia objetiva donde queda
consignada la ejecucin de la accin, no todas las acciones requieren evidencia).
Punto de control (Corresponde a la accin de control a realizar en un rea crtica
del procedimiento como consecuencia del anlisis de riesgos).
Formatos utilizados (corresponde a las formas organizacionales formalmente
definidas que son usadas en el procedimiento).
Documentos del procedimiento (Corresponde a los documentos complementarios
que son necesarios en el procedimiento)
Indicadores (Corresponde a los elementos que permiten medir el procedimiento)
Normas o Base Legal (Corresponde a las normas internas y externas que se
relacionan con el procedimiento).
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Metodologas: Nombre
Estructura:
Contenido de la Metodologa (Ttulos representativos de los temas tratados en la
Metodologa)
Introduccin (Descripcin general del programa donde se expresa la importancia
de ste)
Objetivos (Definir los propsitos buscados con la Metodologa, en trminos prcticos
establecer el qu y el para qu)
Marco terico o conceptual (Descripcin de los conceptos tcnicos relevantes o
esenciales en la definicin de la metodologa)
Desarrollo de la Metodologa. (Contenido a travs del cual se desarrollan los temas)
Definiciones o Conceptos (Glosario de trminos que permitan ampliar la
comprensin del modelo)
Bibliografa (Relacin alfabtica de las fuentes documentales consultadas)
Documentos relacionados (Otros documentos que sirven de referencia para
complementar el modelo y/o que se utilizan en el desarrollo del mismo).

Manuales Operativos:Nombre
Estructura:
Contenido del Manual (Ttulos representativos de los temas tratados en el manual)
Introduccin (Descripcin general de lo que abarca el Manual)
Objetivos (Definir los propsitos buscados con el programa, en trminos prcticos
establecer el qu y el para qu)
Desarrollo del Manual. Contenido a travs del cual se desarrollan los temas del
manual.
Definiciones o Conceptos (Glosario de trminos que permitan ampliar la
comprensin del modelo)
Documentos relacionados (Otros documentos que sirven de referencia para
complementar el manual y/o que se utilizan en el desarrollo del mismo).

Instructivo: Nombre
Estructura:
Objetivo: Define el qu, cmo y para qu del instructivo de trabajo.
Alcance: Donde inicia y donde termina
Proveedor. All se enuncia el macroproceso, proceso o procedimiento interno o
entidades externas, de los cuales dependen las entradas o insumos de las
actividades.
Ejemplo de Proveedores:
- Proceso de gestin de la informacin
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- Proceso de gestin de bienes y servicios

- Proceso de gestin del talento humano
Entrada / Insumo: Se refiere a lo que se requiere para poder realizar las actividades
del proceso, se enuncian en trminos de informacin, documentos, insumos, etc.
Estos deben guardar coherencia con los proceso proveedores, es decir se debe
aclarar en el campo anterior cul es el proveedor que lo suministra.
Ejemplo de entradas:
- Base de datos de usuarios activos por aseguradora
- Software de facturacin
- Consultorio dotado
Salidas / Productos: Describe cul es el producto o salida del proceso. Cada
producto debe describirse en una fila independiente. Los productos estn dados
en trminos de informacin, documentos, registros, etc:
Ejemplo de salidas:
- Usuario con cita asignada
- Factura
Clientes. All se enuncia el macroproceso, proceso o procedimiento interno o
entidades externas, que reciben las salidas o productos de las actividades. Cabe
aclarar que una salida puede tener uno o varios clientes
Ejemplo de clientes:
- Procedimiento de atencin por consulta ambulatoria
- Procedimiento de facturacin a entidades
- Aseguradoras
- Usuario y/o su familia
Acciones o etapas: Definen las actividades macro que se deben desarrollar y se
detallan en una o varias descripciones
Responsables: Describen los cargos que son garantes de ejecutar las acciones del
instructivo.
Descripcin. Son la desagregacin de las acciones y definen tareas puntuales. Se
requieren para precisar el cmo. Se describen comenzando con un verbo en
infinitivo que denote una accin concreta.
Registro o documento: Se refiere a lo que se puede generar como resultado de la
descripcin, no necesariamente todas las descripciones generan un registro o
documento.
Criterios a tener en cuenta: En este se precisan los elementos relevantes para llevar
a cabo todas las actividades del instructivo
Formatos utilizados: Para detallar los formatos que se diligencian durante el
desarrollo de la descripcin de actividades.
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Gua: Nombre
Estructura:
Contenido de la gua (Ttulos representativos de los temas tratados en la gua)
Introduccin (Descripcin general de lo que abarca la gua)
Metodologa: Da cuenta de los aspectos metodolgicos con los cuales se defini
la gua.
Justificacin (Describe detalladamente la razn por la cual es necesaria la Gua)
Objetivos (Definir los propsitos buscados con la Metodologa, en trminos prcticos
establecer el qu y el para qu)
Poblacin objeto (Describe el grupo poblacional al que va dirigido la gua)
Marco terico o conceptual (Descripcin de los conceptos tcnicos relevantes o
esenciales en la definicin de la gua)
Desarrollo: (Desarrollo de los tems que debe contener la gua))
Anexos (Documentos e instrucciones anexas que detallan o complementan los
abordajes definidos en la gua)
Bibliografa (Relacin alfabtica de las fuentes documentales consultadas)

Formato: Nombre

Recomendaciones generales en la elaboracin de formatos.

Deben contener claramente identificados los campos a diligenciar.

Evitar dualidades entre campos y formatos de un mismo procedimiento-

Determine los campos necesarios para diligenciar el formato.

Separe claramente los campos del formato.

Establezca los responsables de diligenciar cada campo del formato

Estructure el formato de manera tal que este pueda ser diligenciado sistema
automticamente, sin reprocesos ni retrocesos en su diligenciamiento.
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MEJORA DE LA DOCUMENTACIN.

La documentacin que soporta el Sistema Integrado de Gestin Organizacional y los

procedimientos debe obedecer a una secuencia lgica de elaboracin, revisin y
aprobacin de los documentos del sistema de procesos.

Para tal fin se dispone del formato Mejora de Proceso y Procedimientos, el cual debe
aplicarse segn la dinmica propia del proceso responsabilidad de cada rea
organizacional.

Es importante por lo tanto tener presente que para la mejora de cada uno de los procesos
y procedimientos del sistema no se requiere un nuevo acto administrativo (Resolucin) para
realizar el ajuste del mismo. El registro de mejora del procedimiento con su consecuente
diligenciamiento y firma por parte de los responsables en lo relativo a la elaboracin,
revisin y aprobacin de cualquiera de los documentos del sistema de procesos se
constituye en el aval formal para cualquiera de ellos.

La estructura documental tendr revisin cada 2 aos, perodo a partir del cual dar pie a
la revisin de los documentos que all se incluyan.

SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

El propsito del seguimiento y la evaluacin es la determinacin del avance que se va

teniendo hacia la obtencin de los resultados y de las situaciones finales que nos hemos
propuesto, as como la obtencin de aprendizajes durante este proceso.

Este componente est concebido en el marco de tres niveles de actuacin:

El primero da cuenta del seguimiento que sobre cada documento de la estructura debe
realizarse por parte de cada Unidad Administrativa, el cual pretende encausar al
responsable, segn el nivel, de monitorizar el estado en que se encuentran los diferentes
documentos con el fin de realizar las intervenciones necesarias que permitan corregir las
desviaciones. El seguimiento se concibe como una actividad sistemtica, de carcter
preventivo y fundamentado en el monitoreo de los avances alcanzados.
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El segundo da cuenta de un proceso de Autoevaluacin, enmarcado en los principios y

valores organizacionales, sin dejar de lado los aspectos procedimentales y metodolgicos
que lo enmarcan. Este se concibe como una actividad propia de los Jefes de las Unidades
Organizacionales, de carcter preventivo, que no slo involucra la remisin de una
informacin, sino la realizacin de un proceso evaluativo con la participacin de todos los
intervinientes del rea o proyecto, que incluye la elaboracin de un anlisis crtico de los
resultados logrados y los proceso desarrollados para establecer de forma autnoma
actividades de intervencin para lograr los resultados esperados por la organizacin.

El tercero da cuenta de un proceso de evaluacin de la gestin, enmarcado en

instrumentos, metodologas y procedimientos institucionales definidos para tal fin. Este se
concibe desde el punto de vista del anlisis crtico de los resultados alcanzados por la
gestin de la institucin, no de cada una de las reas o proyectos, que involucra adems
de la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo Organizacional, a la alta direccin y a la
Junta Directiva.

Cambio de versin:

El cambio de versin corresponde a la magnitud del ajuste a realizar al documento.

Cuando identifiquen errores de escritura, ortografa o redaccin que no afecte la
secuencia, el objetivo y el alcance (cuando se requiera) del proceso no amerita
modificarse la versin.

Cuando haya lugar a una actualizacin del documento por nombre, cambio de cdigo,
objetivo, alcance o secuencia de las actividades del proceso en diferentes niveles debe
soportarse con un cambio de versin.
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En la Pgina WEB de Metrosalud encontraremos la estructura documental desagregada

en carpetas de la siguiente forma:

Estrategia Organizacional

01Polticas

02 Modelos

03 Programas

04 Macroprocesos

05 Procesos

Lineamientos Operativos

11 Procedimientos

12 Metodologas

13 Manuales operativos

14 Instructivos

15 Guas

16 Guas MBE

17 Protocolos

18 Formatos

19 Diagramas

20 Instrucciones

21 Indicadores

22 Otros documentos

23 Otros documentos Externos

Planes
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31 Planes Estratgicos

32 Planes Tcticos

33 Planes Operativos

35 Proyectos

Registros del sistema

41 Informes

42 Reportes

43 Registros

Normatividad

51Normatividad Externa

511 Constitucin Poltica

512 Tratados Internacionales Leyes Internacionales

513 Leyes Orgnicas - Leyes Especial

514 Decretos

515 Resoluciones

516 Acuerdos

52 Normatividad Interna

521 Acuerdos

522 Resoluciones

523 Circulares
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http://www.jjponline.com/marcologico/resumido.html. ZOPP es la sigla de la

denominacin alemana que especifica la Planificacin de Proyectos orientada a Objetivos.

GUA DE GESTIN DOCUMENTAL DE LA POLICA NACIONAL, Versin 01, 2008.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Norma Tcnica de Calidad en

la Gestin Pblica. NTCGP 1000:2004. Sistema de Gestin de la Calidad para la Rama
Ejecutiva del Poder Pblico y otras entidades prestadoras de servicio.

http://www.congresovisible.org/democracia/congreso/funciones/leyesymayorias/
Definiciones de actos administrativos.

http://www.diccionariojuridico.mx/?pag=vertermino&id=1821
Definiciones de actos administrativos.

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Lina Mara Catao lvarez, John Adriana Patricia Rojas Eslava Olga Cecilia Meja Jaramillo
William Lpez Tamayo, Diego
Jokhe Cossio Betancur

Cargo: Cargo: Cargo:

Profesional Especializado Jefe Oficina Asesora de Gerente

Planeacin y Desarrollo
Organizacional

Fecha: Fecha: Fecha:

10/10/2016 14/10/2016 18/10/2016

Actualizacin: Toda actualizacin o complementacin a este procedimiento o su instructivo debe estar debidamente
verificada por la Oficina Asesora de Planeacin y desarrollo Organizacional y aprobada por la Gerencia.