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MS PROJECT 2010
Guia Prtico de Exerccios
1 Edio
Rio de Janeiro
2013
Vrias Marcas Registradas aparecem no decorrer deste livro. Mais do que simplesmente listar esses nomes e
informar quem possui seus direitos de explorao, ou ainda imprimir os logotipos das mesmas, o editor
declara estar utilizando tais nomes apenas para fins editoriais, em beneficio exclusivo da Marca Registrada,
sem inteno de infringir as regras de sua utilizao.
Aqueles que registraram esse material na forma eletrnica, por ocasio da compra ficam informados e
declaram estar cientes de: estarem autorizados a imprimir seu contedo para fins de uso particular em at e
no mais que duas vias; e respeitar os termos da lei 9.601 de 19/2/1998. O direito da cesso da segunda via
somente poder ser feito mediante a cesso de cpia exclusiva formal com o envio dessas informaes por
correio eletrnico a editora@ecthos.com.br para fins de registros e direitos com a resposta especfica e
afirmativa para essa autorizao dados pela editora.
Ficha Catalogrfica
Editora Ecthos.
Estrada de Jacarepagu, 7655, sala 818, Freguesia JPA
Rio de Janeiro Brasil CEP: 22753-033
Tel: (21) 2456-1885
http://www.ecthoscd.com.br
editora@ecthos.com.br
Prefcio
Este livro incorpora os princpios de gerenciamento de projetos a partir de um trabalho detalhado e minucioso
que apresenta o uso do MS Project 2010, segundo a linha de processos do Project Management Body of Knowledge
PMBOK em sua 4. Edio. Vai alm de simplesmente apresentar o uso de uma ferramenta conduzindo ao fazer
uso do MS Project para suportar os diferentes processos de Iniciao, Planejamento, Execuo e Controle de
projetos.
um livro didtico completo e seu uso permitir aos praticantes o uso todas as funcionalidades do MS Project
aplicveis s reas de conhecimento de gerenciamento de Escopo, Tempo, Custo, Riscos e Integrao, bastando
seguir cuidadosamente os exerccios propostos.
O livro reflete bem o grau de domnio que Marcelo Silva Ribeiro detm da ferramenta e sua habilidade me
transmitir conhecimento resultado de exerccio dirio de uso da ferramenta e aplicao de melhores prticas
de gerenciamento de projetos, transmitindo a melhor sequncia de uso e o melhor modo e manuseio do MS
Project 2010. Os captulos so apresentados em sequncia lgica, aplicvel a conduo de um projeto.
Graduando em Engenharia Eltrica da Universidade Federal Fluminense (UFF), atuou na distribuidora de energia
Ampla, intermediando a gesto de materiais entre o setor de compras e as equipes de campo; Analisando a base
de dados, aplicando seletividade para escolha dos pontos com maior ganho/retorno; Desenvolvendo a
metodologia e ferramentas de controle de efetividade de trabalho em campo; Ajudando na implantao do MS
Project, do Project EPM e da metodologia de gerenciamento de projetos junto as equipe e responsveis;
Desenvolvendo padres e adequando documentao a estes; Apoiando a gesto da qualidade. Atua como
colaborador e tutor das turmas de Capacitao profissional de Gerenciamento de Projetos da Ecthos CD,
integrando assim a equipe que est constantemente desenvolvendo conhecimento e aprimorando a metodologia
para transmiti-lo.
Agradecimentos:
Agradeo primeiramente a Deus, por ter me dado o conhecimento necessrio, e fora para escrever este livro.
Agradeo ao Marcus Possi, pois dele vieram inmeras oportunidades de crescimento, as quais tentei sempre
atender da melhor forma possvel, devido a ele tive a oportunidade de criar este livro, que contou com seu total
apoio. Agradeo a minha famlia, que esteve sempre me apoiando e incentivando ao longo de toda criao deste
livro.
Dedicatria:
Dedico este trabalho minha famlia, amigos e pessoas prximas, estes que sempre me apoiaram e incentivaram
nos meus projetos e me ajudaram a crescer como pessoa e profissional, tendo inclusive aberto mo da minha
presena em diversas ocasies.
Sumrio
Anexos ................................................................................203
Anexo A Obtendo e Instalando o MS Project 2010 Trial.................................................................................................................................................................. 204
Anexo B Print Screen......................................................................................................................................................................................................................... 210
Anexo C Organizer ............................................................................................................................................................................................................................. 211
Anexo D Prova MCTS Microsoft ......................................................................................................................................................................................................... 213
Capitulo 1 Introduo
1.1 - Apresentao
Neste trabalho visamos apresentar as tcnicas e metodologias de forma a possibilitar uma
capacitao de qualidade na ferramenta Microsoft (MS) Project 2010, alinhando os leitores com o mercado.
Este livro foi desenvolvido em forma de guia de exerccios ou passo a passo, usando como referncia
conceitual e prtica o livro MS Project 2010 - Ferramenta de Apoio e a experincia obtida durante as
tutorias realizadas nesta ferramenta para o curso MS Project 2010 Ferramenta de Apoio ao
Gerenciamento de Projetos oferecido pela Ecthos CD no momento desta publicao.
Usaremos uma base estrutural tpica para um projeto, sendo ela dividida em Iniciao
Planejamento Execuo Monitoramento e Controle Encerramento. Devemos lembrar que estamos
tratando de uma ferramenta e os resultados obtidos esto diretamente ligados qualidade na elaborao,
complementao do projeto, assim como das informaes prestadas pelas equipes de
planejamento/controle e de execuo. Lembrar tambm que as habilidades listadas nos exerccios no vm
pela ferramenta, mas pela componente tcnica que deve existir previamente a este livro, ou adquirida
junto ao curso e livro citados.
Ao longo desse trabalho vivenciaremos todo o ciclo de vida do projeto, desde o seu nascimento at
o seu trmino, com certo destaque aos aspectos de controle monitoramento dos projetos, trabalhos muitas
vezes esquecido na sua importncia e investimento, dando enfoque tambm aos novos recursos da
ferramenta. No caso desse livro utilizaremos um projeto de exemplo, sendo este de Engenharia Civil.
Consideramos um pr-requisito para a realizao dos exerccios neste livro o conhecimento terico
ou tcnico de Gerenciamento de Projetos.
Os exerccios e as descries passo a passo citadas foram criadas para facilitar a aplicao dos
recursos da ferramenta. Cabe lembrar que todos os modos de exibio representam os processos da
metodologia de planejamento de projetos e so possveis relatrios a partir destes.
Planejamento
Elaborar a Estrutura Analtica do Projeto - EAP Escopo
E2 Elaborar a Estrutura Analtica da Organizao ORG Escopo
Elaborar a Lista de Atividades de cada pacote Tempo
E3 Elaborar o Sequenciamento das Atividades Tempo
Elaborar o Diagrama de Rede ou Relacionamento e o Diagrama de Precedncia (PDM) Tempo
Definir as Restries de datas das Atividades Tempo
Estimar a Durao das Atividades do Projeto e Ajustar Calendrios das Atividades Tempo
E4 Elaborar o Cronograma do Projeto Base de Referncia Fsica Tempo
Configurar o Grfico de Gantt Integrao
Realizar a otimizao das duraes e apresentar as entregas na Organizao Escopo
Criar um arquivo com os Recursos disponveis Pool de Recursos Tempo
E5 e Alocar Recursos, elaborar a Estrutura Analtica de Recursos e a Matriz Responsabilidade Tempo
E5-Pool Analisar os recursos nos elementos da Estrutura do Projeto e Analisar as Atividades dos recursos Tempo
Analisar as Super-alocaces dos Recursos Tempo
Elaborar o Novo Cronograma do Projeto Base de Referncia Fsica Custo
Alocar Custos Fixados do Projeto Base de Referncia Financeira Custo
E6 Analisar o Oramento do Projeto. Custo
Elaborar o Controle da Dotao Oramentria Custo
Realizar uma otimizao - Reduo em prazos e custos do projeto Integrao
Elaborar modos de apoio ao Plano de contingncias e Plano de Mitigao Riscos
E8 Elaborar Planos de Contingncia e Mitigao
RIP Gerenciamento de Recursos para Mltiplos Projetos Tempo
Execuo
Emisso do Plano de Trabalho Controle integrado
E7 Emisso da Folha de Relatrio Controle integrado
Controle
Preparao para o Controle do Projeto Controle integrado
E7 Emisso de Planilhas de Controle do Projeto e anlise de resultados - EVM Controle integrado
E9 Elaborar Trabalho de Apoio ao planejamento TOPDOWN Riscos
MIP Medio do Projeto ESTUDO DE CASO Controle Integrado Controle Integrado
PIP Trabalho Final de Planejamento Integrado (Projetos e Sub-Projetos) Planejamento Integrado
1
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) - um Guia que rene as melhores prticas em gerenciamento de projetos publicado pelo
Project Management Institute (PMI) e constitui a base do conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI..
Mdulo Fsico
1. Exerccio E1 parte 1 - Arquivo Word
2. Exerccio E1 parte 2 - Arquivo MPP
3. Exerccio E2 - Arquivo MPP
4. Exerccio E3 - Arquivo MPP
5. Exerccio E4 - Arquivo MPP
Mdulo Recursos
1. Exerccio E5
2. Exerccio E5 POOL
Mdulo Custos
1. Exerccio E6
2. Exerccio RiP Resource In Project
Mdulo Conceitual
1. Exerccio E4C - Otimizao de Prazos
2. Exerccio E5C Reduo de Recursos Alocados
3. Exerccio E6C Extra - Apresentao de conhecimento adquirido
4. Exerccio E9 Timeline e Team Planner
Capitulo 2 Iniciao
E1 - Arquivo Word
Elaborar Termo de Abertura do Projeto (TAP)2 e Registro das
Especificaes do Projeto (REP)
Objetivo:
A elaborao do Termo de Abertura e do Registro das especificaes do projeto serve de base e
apoia na definio da declarao do escopo de uma forma preliminar, nos permite tambm iniciar um
projeto na ferramenta MS Project 2010 dentro das melhores prticas do mercado, de modo a criar os
primeiros passos para a definio de uma metodologia de trabalho para conduo do planejamento e do
controle do projeto.
Ttulo do Projeto
Deve dar uma ideia clara e concisa do(s) objetivo(s) do projeto.
Gerente nomeado
Neste campo so preenchidas informaes sobre o gerente do projeto, sua autoridade e autonomia
assim como seus limites no projeto.
2
Processo de Desenvolver o termo de abertura do projeto, pg. 45, Guia PMBOK - Quarta Edio
Requisitos Bsicos
Neste campo so preenchidas informaes sobre as necessidades bsicas do projeto, de forma
sucinta.
Oramento sumarizado.
Neste campo so preenchidas informaes sobre os custos principais do projeto, interessante
detalhar e descrever este campo quando possvel e lembrar que se inserir um valor limite para o
projeto, este fica como restrio.
Premissas Organizacionais
Neste campo so preenchidas as consideraes iniciais, que visam atender ao que cada uma das
partes envolvidas dispe ou espera para esse projeto, podendo esta vir afeta lo.
Restries Organizacionais
Neste campo so preenchidos os fatores que limitam o projeto ou que visam restringir sua
autonomia em determinadas reas, sendo estas tomadas como verdade imutvel.
Ttulo do Projeto
Deve dar uma ideia clara e concisa do(s) objetivo(s) do projeto.
Necessidades de negcios
Neste campo so preenchidas informaes do retorno sobre o investimento no projeto, justificando
o mesmo.
Limites do projeto
Neste campo so preenchidas informaes sobre os limites de atuao e envolvimento do projeto,
alm dos recursos e atributos contemplados no projeto.
Marcos do cronograma
Neste campo so preenchidas informaes sobre as datas de incio, fim, datas de entrega e outras
datas importantes.
E2 Parte 1
Iniciar um projeto na ferramenta MS Project 2010 (Configurao do
Ambiente)
Objetivo:
Configurar a ferramenta de modo a permitir iniciar um projeto e utilizando se das melhores
prticas do mercado de modo a criar os primeiros passos para a definio de uma metodologia de trabalho,
estas configuraes realizadas evitam uma srie de conflitos e situaes desagradveis na ferramenta MS
Project 2010.
Abaixo so mostradas as interfaces iniciais das verses 2007 e 2010 para efeito de comparao.
MS Project 2007
MS Project 2010
Marcamos alguns itens de forma a facilitar ainda mais o entendimento deste novo conceito e sua utilizao.
2 - Quick Access toolbar (Barra de acesso rpido): Este recurso veio para agilizar a utilizao da
ferramenta, pois permite que atalhos personalizados sejam adicionados, fazendo assim com que o
usurio possa ali alocar atalhos ou comandos, alocando inclusive macros se assim deseja.
3 - Ribbons (Abas): So as segmentaes implementadas pela Microsoft de uma forma contextual, assim
os recursos ou acessos esto grupados por funo.
4 - Sub Ribbon (Abas Subsequentes): Estas abas aparecem apenas em certos momentos, um exemplo disso
a opo de edio quando estamos no Gantt Chart, como mostrado na imagem.
5 - Ribbon Minimizer (Minimizador de abas) Permite que os grupos ou recursos sejam ocultos,
aumentando assim a rea de trabalho na ferramenta, tambm pode ser feito pelo duplo clique na aba
selecionada.
6 - Group (Grupos): As funes que atuam de forma similar ou que atuam no mesmo elemento grfico
foram agrupados, para deixar ainda mais intuitivo utilizao da ferramenta.
3
Essas opes do sistema sero abordadas mais adiante por conta do grau de importncia que possuem no sucesso do uso do aplicativo para apoio
ao gerenciamento dos projetos.
1 - Title (Ttulo)
2 - Subject (Assunto ou Tema)
3 - Author (Autor)
4 - Manager (Gerente)
5 - Company (Empresa)
6 - Keywords (Palavras Chave)
7 - Comments (Comentrios)
8 - Hiperlink base (Endereo eletrnico)
General (Geral)
Display (Exibio)
Schedule (Agenda)
Proofing (Verificao)
Save (Salvamento)
Language (Idioma Utilizado)
Advanced (Avanado)
Customize Ribbon (Customizar abas)
Quick Access Toolbar (Barra de Acesso Rpido)
Add-Ins (Complementos ou Plugins)
Trust Center (Centro de Confiabilidade).
Ateno: Para que os ajustes implementados a seguir sejam preservados para todos os projetos, ou
seja, para que fique registrado como regra de trabalho, sempre que houver a opo All Projects ou All
News Projects, essa deve ficar marcada.
Deixe desmarcado apenas a opo Actual costs are Always calculated by Project
Ajuste a opo Default fixed cost accrual para Prorated
Planning Wizard
General options
Edit
Iniciao
Planejamento
Execuo
Monitoramento e Controle
Encerramento
Os ajustes destas sees no so fundamentais para o sucesso do uso do aplicativo para apoio ao
gerenciamento dos projetos ou para o funcionamento do agendamento das atividades ou clculos de custos
ou recursos do sistema, portanto no sero detalhados.
Configurao de Auto ou
Manually Scheduled
E2-1.3.23 - Bata um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) mostrando que este campo
foi configurado corretamente e nos envie em um documento Word junto com seu arquivo mpp. (No se
esquea de seguir as regras de nomenclatura j descritas, com final E1-2).
E2-1.3.24 V em Resource
Leveling Options (grupo Resource),
em seguida, com a janela de
configurao aberta:
E2-1.3.25 Bata um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) com a janela de
configurao Resource Leveling aberta, mostrando que foi configurada corretamente e nos envie em um
documento Word junto com seu arquivo mpp.
E2-1.3.26 Bata um Print Screen da tela do seu ambiente de trabalho com sua nova aba
aberta(procedimento abordado no anexo B), mostrando que ela existe e foi configurada corretamente e nos
envie em um documento Word junto com seu arquivo mpp.
Capitulo 3 Planejamento
E2 Parte 2
Elaborar EAP Estrutura Analtica do Projeto
ORG Estrutura Analtica da Organizao
Objetivo:
Screen(Tela): Representa a forma em que os dados sero apresentados graficamente (Ex: Gantt Chart;
Network Diagram);
Table (Tabela): Conjunto de colunas ou campos apresentados ao usurio, por escolha e definies a
partir de uma tabela de Recursos (Resource) ou Atividades (Task);
Grupo (Group): Parmetro que estrutura e rene a informao a partir da definio do usurio;
Filter (Filtro): Parmetro que seleciona e exibe os registros segundo critrios definidos pelo usurio;
Sort (Ordenao): Ordem ou classificao em que as informaes sero exibidas (Ex: Maior para o
menor; Menor para o maior).
E2-2.2.5 Seguindo procedimentos similares aos das tarefas E2-2.1.2 e E2-2.1.3 , criar uma macro com o
nome de Passo01 para visualizar o modo Passo 01 EAP, colocando o mesmo como atalho (com cone
abaixo) chamado de Passo 01 EAP no grupo Planejamento de nossa aba.
O cone e o resultado esperado na ferramenta devem ser estes demonstrados.
E2-2.2.6 V na tela de apresentao dos dados do projeto clicando em Project Information atravs da
aba Processos de GP, incluir a data prevista de incio ou trmino dependendo do tipo de projeto, caso
tenha o campo Priority , ajustar com valor de 500.
4
Processo Criar a estrutura analtica do projeto (EAP), pg. 49, Guia PMBOK - Quarta Edio.
5
Os marcos do projeto no so contemplados na EAP, esto sendo aqui abordados dessa maneira apenas com fins didticos.
E2-2.3.1 Vamos agora definir a Estrutura Analtica do Projeto (EAP), iremos criar juntos uma EAP
apenas com carter DIDTICO, altamente recomendado criar a sua prpria EAP.
Digite as linhas:
Projeto Casa Feliz
Incio do Projeto
Gerenciamento do Projeto
Superviso, Controle
Casa
Casa (Novamente)
Cho
Parede
Acessrios
Jardim.
Defina um prefixo (preferencialmente simples e curto), como o utilizado no exemplo (MR ), em seguida
defina como ser representada a hierarquia em cada Nvel.
Verifique no campo Code Preview se a representao final do cdigo esta adequada.
E2-2.3.11 Bata um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) e nos envie em um
documento Word junto com seu arquivo mpp.
E3
Elaborar a Lista de Atividades de cada pacote;
Elaborar o Sequenciamento das Atividades;
Elaborar a Estrutura Analtica da Organizao;
Elaborar o Diagrama de Rede e Diagrama de Precedncia (PDM)
Objetivo:
Permitir, dentro das melhores praticas, identificar e listar as atividades necessrias para a
realizao dos pacotes de trabalho, independentemente da estrutura a qual eles esto alocados, incluindo
dentro da lista montada todos os marcos do projeto. O planejamento de atividades possuir as
caractersticas de identificao e descrio necessrias para as simulaes na etapa de controle. Permitir
sequenciar as atividades necessrias para a realizao dos pacotes de trabalho independentemente da
estrutura a qual eles esto alocados, dentro das melhores praticas na formao da rede formada pelo fluxo
de trabalho do projeto, possuindo as caractersticas de dinamismo necessrias para as simulaes na etapa
de controle. A rede montada deve ser til as necessidades de distribuio de atividades assim como o
controle de andamento dos trabalhos na sua forma grfica dando assim mais subsdios da etapa de
controle.
No campo And/Or, onde definido o tipo de ligao entre os campos de anlise, selecione a opo And,
conforme demonstrado, para que assim tudo que no estiver preenchido nos trs nveis seja ocultado.
Selecione a caixa de marcao Show in menu de modo a disponibilizar o filtro criado no menu de filtros e
clique em Save.
E3.2.8 De forma similar as tarefas E2.1.1, E2.1.2, E2.1.3, crie um novo atalho chamando a macro de
chamado Passo 03NO e o atalho de Passo 03- Estrutura Analtica da Organizao ORG, no grupo
Planejamento da nossa aba.
E3.3.1 Crie a tabela Passo 04 EAP + Atividades, com procedimento similar a tarefa E.2.2.1.
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Unique ID (Identificador nico)
WBS (Cdigo WBS)
Text27 (Cdigo da Atividade)
Predecessors (PREDECESSORES)
Name (EAP + Atividades)
Flag16 (Pacote de Trabalho)
Sucessors (SUCESSORES)
Type (Tipo de atividade)
Effort Driven (Dirigida ao esforo)
Contact (Responsvel)
Milestone (Marcos)
Summary (Produtos)
O campo FLAG16, os campos tipo FLAG (Sinalizadores), so campos livres que recebem com informao um
SIM ou NO, de forma lgica. Esse campo ser utilizado por ns para identificarmos as linhas de nossa EAP;
O campo TEXT27, esses campos linhas podem assumir o papel de Projeto, Deliverable(Produtos),
Pacotes de Trabalho, Pacotes de Planejamento, Marcos, ou Atividades;
O campo ID (Identificador), que possui a identificao dada pelo aplicativo para posicionar a linha, nesse
caso atividade, dentro de uma sequncia visvel em tela e de fcil identificao do operador;
O campo Unique ID (Identificador nico), uma forma de identificao nica interna da ferramenta, que
de modo absoluto garante a unicidade do registro de informaes, onde mesmo que uma atividade seja
apagada do projeto e posteriormente criada novamente no mesmo lugar ter Unique IDs distintos.
Como a tela que queremos exibir na parte inferior ainda no essa, vamos ajusta la, para isso clique com o
boto direito do mouse sobre ela e escolha a opo Notes.
E.3.2.5 Obtenha um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) e nos envie em um
documento (doc ou docx) junto com seu arquivo projeto (mpp).
E3.3.3 Vamos definir os Registros (linhas) quanto ao tipo que eles pertencem, isto , marcar se um
pacote de trabalho, marco, produto ou atividade:
Para todo Produto, o campo Produtos deve estar com o valor Yes e os campos Marcos e Pacote de
Trabalho com valor No.
Para todo pacote de trabalho, os campos Pacote de trabalho e Produtos devem estar com o valor Yes
(um pacote de trabalho tambm um registro do tipo summary ou Produto) e o campo Marcos com o
valor No.
Para todo Marco, o campo Marcos deve estar com valor Yes e os campos Produtos e Pacote de
Trabalho com valor No.
E3.3.4 Vamos ajustar nossa EAP aos tempos verbais adequados, com citado na tarefa E2.3.1 e vamos
formatar o estilo do texto, com intuito de alinhar nossa EAP e torna-la de mais fcil visualizao.
E3.3.5 Vamos neste momento definir em qual tipo de tarefa ou tipo de trabalho cada uma das nossas
atividades se enquadrar. Existem trs tipos de tarefa nessa ferramenta, todos interligados pela formula
Trabalho = Durao x Recursos (W = D x U):
Fixed Duration (Durao Fixa) A durao definida fixada, enquanto que os recursos e o trabalho
necessrios para realizao da atividade so mutveis.
Fixed Units (Recursos Fixos) A quantidade de recursos alocados para esta atividade se mantem
constante enquanto que o trabalho e a durao necessrios para realizao da atividade so mutveis.
Fixed Work (Trabalho Fixo) Mantm o trabalho necessrio em horas homem necessrio para realizao
da atividade fixo, enquanto que a quantidade de recursos alocados e a durao das atividades so
mutveis (Na sua verso 2010, a ferramenta no est apresentando os resultados dessas variveis de
forma correta nas planilhas de dados. Isso grave, pois induz ao planejador um entendimento
equivocado de quantidades e esforos, por isso no recomendamos sua utilizao).
Os Produtos (Summary) no so
passveis desses ajustes eles sempre
esto ajustado para fixed duration.
E.3.3.7 Obtenha um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) e nos envie em um
documento (doc ou docx) junto com seu arquivo projeto (mpp).
E.3.3.8 Para o sequenciamento das atividades, vamos utilizar um dos 4 tipos de ligaes existentes nesta
ferramenta:
SS (Start to Start) Incio para Incio: A atividade seguinte (sucessora) s deve ser iniciada junto com
a anterior (predecessora), isto , as datas de inicio das atividades so idnticas e dependentes.
FF (Finish to Finish) Trmino para Trmino: A atividade seguinte (sucessora) s deve ser finalizada
junto com a anterior (predecessora), isto , as datas de trmino das atividades so idnticas e
dependentes.
SF (Start to Finish) Incio para Trmino: O trmino do trabalho da sucessora depende do incio da
predecessora. Esse tipo de relacionamento o mais conturbado de todos e no recomendamos seu uso
na vida real.
FS (Finish to Dtart) Trmino para Incio: A atividade seguinte (sucessora) s deve ser iniciada aps a
concluso da anterior (predecessora). Esse o relacionamento lgico mais usado nos cronogramas,.
Temos ainda atividades do tipo Hammock (do tipo Rede ou tambm chamada Atividade de Resumo),
onde a durao desta atividade depende de outras, assim o aumento de uma atividade aumenta a
hammock. Estas atividades so importantes e frequentemente utilizadas, porm que no so
contempladas nesta ferramenta, para fazermos uso dela teremos de utilizar de alguns artifcios para
alcanar nosso objetivo, vistos logo frente.
Selecione Construir Telhado, e digite 12FF e 14SS nos campos Predecessores e Sucessores
respectivamente.
E3.4.1 Vamos criar um diagrama de atividades, para isso , de forma similar a E2.2.2, crie um modo
chamado de Passo 05 Apresentar a Rede de Atividades, conforme demonstrado.
O resultado esperado na
ferramenta deve ser o
demonstrado.
E.3.4.3 Obtenha um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) e nos envie em um
documento (doc ou docx) junto com seu arquivo projeto (mpp).
Clique em More
Templates, em seguida
em New, para darmos
inicio a criao de um
novo modelo (template)
de caixa (box) a nosso
gosto.
Insira os campos:
6
Neste ponto do projeto no foram abordadas nem definidas duraes, o campo foi inserido a fim de demonstrar funcionalidades e utilidades deste modo.
O resultado esperado na
ferramenta deve ser este
demonstrado
E4
Definir as Restries de datas das Atividades
Estimar a Durao das Atividades do Projeto;
Criar, personalizar e ajustar Calendrios das Atividades e do Projeto;
Elaborar o Cronograma do Projeto;
Configurar o Grfico de Gantt;
Apresentar as entregas na Organizao;
Objetivo:
Inserir as duraes das atividades ou os esforos para a sua realizao, incluindo e/ou
documentando todos os atributos necessrios ao seu entendimento, com objetivo de evidenciar as datas de
realizao das atividades do projeto e determinar os processos mais crticos do projeto. Permitindo a
criao de um planejamento de tempo (cronograma do projeto), atendendo os critrios de melhores
prticas.
Explicitar os resultados que definem as atividades do caminho crtico do projeto, suas folgas livres
e totais. Conceituar e utilizar hammocks, incluir na programao de trabalho as atividades repetitivas de
controle e monitoramento fsico e financeiro (atividades recorrentes).
Atravs das tcnicas apresentadas, promover a reduo consciente e vivel do prazo final do
projeto, respeitando as restries e premissas fornecidas. Trabalhando as tcnicas de compresso de
cronograma, utilizando aumento de recursos, alterao de retardos e antecipaes e paralelismo parciais
de atividades, gerando relatrios de ganho em funo da flexibilidade de clculos da ferramenta.
Criar, personalizar e entender a aplicao dos calendrios no projeto e/ou nas suas atividades,
dentro das melhores prticas.
Dominar os recursos grficos oferecidos pela ferramenta para apresentao de dados e
informaes. Isso inclui apresentar as folgas no Grfico de Gantt, e salvar e exibir a linha de base
(Baseline) do projeto (Planejamento Fsico sem recursos), alterar as formas, cores e legenda dos elementos
grficos do diagrama de Gantt, de forma a criar um padro de formatao prprio.
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
WBS (Cdigo EAP)
Name (EAP + Atividades)
Type (Tipo de atividade)
Number19(Volume)
Text26 (Unidade)
Duration (Durao)
Work (Trabalho homem Hora)
Resource Names (Recursos)
Start (Incio)
Finish (Trmino)
Constraint Type (Tipo de Restrio)
Constraint Date (Data da Restrio)
Deadline (Data Limite)
Task Calendar (Calendrio Utilizado
na atividade)
Linked Fields (Links Dinmicos)
7
Esse modo no livro de referncia era chamado de Passo 6 - EAP + Atividades (E).
Vamos neste momento incluir a durao e os limites das atividades, isto , vamos completar as informaes
da lista de atividades, inclusive suas restries, antecipaes e retardos, documentando quando
necessrio.
Lembramos que a estimativa de durao deve ser calculado de uma forma sria e o mais prximo da
realidade possvel, pois sua manipulao sem critrios rgidos comprometem a qualidade do planejamento
e inviabilizam o controle do projeto.
Vamos inserir a durao das atividades no campo Durao (Duration). Para entrar com uma durao em
horas, dias, semanas ou meses entre com o sufixo h, d, w ou mo respectivamente. Lembramos
ainda que embora tenhamos includo os campos Incio e Trmino das atividades nessa tabela, eles no
devero ser acessados de forma direta pelo operador.
E4.1.9 Insira diretamente no campo durao o valor de 20 dias, para as seguintes atividades:
Fazer Cho
Levantar Paredes
Construir Telhado
Realizar Escavao
Construir e plantar Jardim
Preparar Documentao do Imvel
E4.1.11 Insira o valor de 10 dias, para todas as demais atividades, com exceo das seguintes atividades:
Superviso
Adequar Urbanizao do Imvel
O resultado esperado na ferramenta deve ser este demonstrado, lembrando que nossos produtos e pacotes
de trabalho s iro realizar o calculo automtico da durao total dos mesmos se a opo Calculate
Project after each edit, na seo Schedule no Project Options estiver marcada, como contemplado na
tarefa E1-2.3.9.
Repare que nosso projeto ainda tem durao estimada, devido s duas atividades que ainda no editamos.
Estas atividades sero HAMMOCKs.
As atividades Hammock so aquelas que acompanham o trabalho de outras atividades paralelamente, com
carter de superviso ou de acompanhamento, e normalmente tem seu incio vinculado ao incio de uma
atividades e seu trmino vinculado a outra, definindo assim uma dependncia dupla, e abrangncia de
ao. Essa caracterstica no suportada pelo MS Project nativamente, porm pode ser elaborada a partir
de ligaes dinmicas.
As atividades Hammock NO devem ser sequenciadas, isto , possuir ligaes tradicionais entre elas e
outras atividades, seu tipo de tarefa deve ser sempre do tipo Fixed unis (Unidades Fixas) uma vez que o
parmetro mais varivel nesse caso o tempo, exatamente como feito at o momento com as atividades
Superviso e Adequar Urbanizao do Imvel.
E4.1.12 Clique com o boto direito do mouse sobre a data de incio do marco Incio do projeto e escolha
a opo Copy Cell (Copiar)
Clique com o boto direito do mouse sobre a data de incio da atividade Superviso e escolha a opo
Paste Especial (Colar especial), em seguida, marque a opo Paste Link e cliquem em OK.
Clique com o boto direito do mouse sobre a data de trmino do marco Trmino do projeto e escolha a
opo Copy Cell (Copiar)
Clique com o boto direito do mouse sobre a data de trmino da atividade Superviso e escolha a opo
Paste Especial (Colar especial), em seguida, marque a opo Paste Link e cliquem em OK.
Clique duas vezes com o boto esquerdo do mouse sobre a atividade Superviso, assim que a janela Task
Information se abrir escolha aba Advanced, em seguida desmarque a caixa Estimated (Estimado).
O resultado esperado na ferramenta deve ser este demonstrado, repare que um pequeno triangulo
apareceu nas datas de incio e fim da atividade, tanto ele quanto a coluna Links Dinmicos (Linked Fields)
indicam a presena de links dinmicos. Repare tambm que o tipo de restrio mudou para Finish no
Earlier Than e uma data de restrio apareceu.
Repita o procedimento da tarefa E4.1.12 para todas as hammocks do projeto (no nosso caso Adequar
Urbanizao do Imvel), mudando claro as ligaes quando necessrio.
Quando criamos nossas hammocks, vemos que os campos constraint type (Tipo de Restrio) e constraint
date (Data de Restrio) sofrem alteraes, atualmente a ferramenta oferece 8 tipos de restrio, sendo
elas:
No recomendamos a utilizao destes campos sem uma boa justificativa e os devidos conhecimentos de
suas implicaes, alertamos ainda que a alterao destes campo ser registrada pela ferramenta, que
indicar na forma de aviso em tela os problemas de ultrapassagem de limites COM problemas para o
dinamismo dos clculos e resultados do agendamento correto das atividades, pois essa restrio prevalece
sobre o relacionamento alm de funcionar como um limitador da folga da atividade.
Alertamos tambm que a insero desavisada de datas especficas diretamente nos campos Start e Finish
altera os campos citados acima.
E4.1.13 Vamos agora inserir no nosso projeto data limites para entrega das atividades (DeadLine).
Com essa informao restrio de prazo, o software poder registrar e indicar graficamente os problemas
de ultrapassagem de limites de forma clara SEM impedir o dinamismo dos clculos e resultados do
agendamento correto das atividades.
O resultado esperado na ferramenta deve ser este demonstrado. Na coluna ID (Indicators) aparece um
cone especifico de aviso nos casos dos prazos vencidos ou quebrados.
Lembramos que normalmente o uso desses indicadores de LIMITES criam restries ao calculo de folgas
livres e totais. Essas restries eventualmente mascaram ou escondem o verdadeiro caminho crtico do
projeto a ser abordado mais adiante.
E4.1.14 Vamos neste momento inserir atividades recorrentes. Atividades recorrentes so aquelas que
acontecem de forma peridica dentro de um projeto, alavancando e acelerando o agendamento de
atividades de apoio.
Clique em
Clique em Task Task - Recurring Task (grupo Tasks), em seguida CRIE AS ATIVIDADES RECORRENTES
(acertar)
Lembramos que as atividades recorrentes devem ser sequenciadas e includas na rede do projeto, e que
normalmente o uso dessas atividades recorrentes cria restries de datas impostas. Essas restries
eventualmente mascaram ou escondem o verdadeiro caminho crtico do projeto.
Vamos neste momento incluir a durao das atividades, as restries nos calendrios e os limites
das atividades, isto , vamos completar as informaes da lista de atividades documentando suas restries
e calendrios especficos quando necessrio, concluindo dessa forma a identificao dos atributos das
atividades do projeto. Dentre esses atributos encontramos as antecipaes e retardos que as atividades
podem sofrer por conta de programao ou carga de trabalho previsto.
Lembramos que a estimativa de durao o processo de determinar quantos perodos de trabalho sero
necessrios para cada atividade, dentro de uma escala de tempo pr-determinada (Ex.: Minutos, Horas,
Dias, Semanas, Meses). Este campo deve ser calculado de uma forma sria e o mais prximo da realidade
possvel, pois sua manipulao sem critrios rgidos comprometem a qualidade do planejamento e
inviabilizam o controle do projeto.
E4.2.3 Com o calendrio criado, vamos agora modifica-lo, contemplando o mesmo com todos os feriados
nacionais no ano atual (2011), para isso v na guia Exceptions (Excees) e adicione os feriados.
Lembre que aps escrever os nomes dos feriados, temos mudar as datas de incio e fim dos mesmos, isso
pode ser feito inserindo diretamente a data desejada ou clicando sobre a data, pois isto faz com que uma
janela calendrio aparea. As duas maneiras esto demonstradas a seguir.
Calendrio Nacional Compensado - 6 dias para uma atividade que trabalhe 6 dias por semana,
baseado no calendrio 1;
Calendrio Especial SD para uma atividade que trabalha apenas Sbado e Domingo com jornada de
8:00h s 20:00h
E4.2.6 Como o nosso Calendrio Nacional Compensado - 6 dias tem 6 dias de trabalho ao invs dos
tradicionais 5, precisamos ajustar essa caracterstica na ferramenta, para isso vamos novamente em Projet
Change Working Time (grupo Properties).
E4.3.2 Repita o procedimento anterior para o campos Flag18, renomeando o para Pode Antecipar, e
utilizando a formula:
Lembramos que, todos os campos livres utilizados devem ser renomeados, como boa prtica de gesto e
uso da ferramenta.
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
WBS (Cdigo EAP)
Name (EAP + Atividades)
Constraint Type (Tipo de Restrio)
Constraint Date (Data da Restrio)
Duration (Durao)
Start (Incio)
Finish (Trmino)
Early Start (Incio Prvio)
Late Start (Incio Tardio)
Early Finish (Final Prvio)
Late Finish (Final Tardio)
Free Slack (Folga Livre)
Total Slack (Folga Total)
Deadline (Data Limite)
Pode Adiar (Flag17)
Pode Antecipar (Flag18)
O Diagrama de Gantt foi e ainda utilizado como uma ferramenta e dispositivo visual para agendar e
mostrar o progresso real de projetos, ele permite que sejam visualizadas as atividades, estruturas de
trabalho, tarefas entre outros na sua sequncia executiva e ao longo do tempo, por isso se tornou quase
que obrigatrio no gerenciamento de projetos dos dias de hoje.
Neste momento vamos salvar realizar toda configurao e personalizao do diagrama de Gantt. O
resultado ser a apresentao dos elementos grficos sero mais ricos e teis.
V a ultima linha (linha em branco) da tabela de configurao dos elementos grficos e insira o elemento
Folga Livre.
Preencha os campos Show For... Tasks, Row, From e To para Normal, 1, Task Finish e Free Slack
respectivamente.
Selecione a aba Bars e configure a forma e cor do elemento grfico, conforme demonstrado.
Repita o procedimento para criar os elementos Folga Total e Folga ZERO, conforme demonstrado.
Caso no tenha ficado claro, aqui vai uma descrio sucinta dos campos de configurao dos elementos
grficos que compe o diagrama de Gantt.
Name Legenda que ser usada nos relatrios para identificar o elemento grfico em questo.
Appearence Objeto ou forma grfica a ser visualizada no diagrama de Gantt. Pode ser personalizada
atravs da guia Bars. No recomendamos a alterao dos padres pr-estabelecidos, sobretudo para os
elementos existentes de pacotes de trabalho, atividades criticas ou no e marcos, isso por esses
elementos serem muito utilizadas no mercado.
Show For... Tasks Tipos de elementos ao qual essa figura vai ser atribuda, sejam atividades, marcos
ou outra coisa qualquer.
Row Campo que define a linha onde ser desenhado o elemento grfico no diagrama de Gantt (A
ferramenta possibilita a criao de at quatro nveis de representao dos elementos grficos para uma
mesma informao da tabela de dados).
From e To Campos onde so definidos o incio e trmino dos elementos grficos.
Folgas Livres (Free Slacks)- So definidas como o limite de reprogramao ou atraso de uma atividade
que ao acontecer no altera a data de incio da(s) atividade(s) sucessoras(s), isto , o tempo que uma
determinada atividade pode atrasar sem atrasar o cronograma do projeto.
Folgas Totais (Total Slacks)- So definidas como o limite de reprogramao ou atraso de uma atividade
que ao acontecer no altera a data de concluso do projeto.
Obs: O campo Folga ZERO que foi inserido e configurado, representa o caminho crtico do projeto, que
ser abordado mais adiante.
E4.3.7 Repare que as Hammocks do nosso projeto foram indevidamente apresentadas como sendo parte
do caminho crtico do projeto, isso se deve ao fato delas terem sido ligadas aos marcos de incio e fim do
projeto. Como forma ajustar esse problema e ainda facilitar a identificao, iremos personalizar as
Hammocks do projeto.
E4.3.8 Repita o procedimento acima para a hammock Adequar Urbanizao do Imvel e quaisquer outra
que tenha sido criada, removendo tambm as barras de Folga Livre e Folga Total, caso existam (pinte as
barras de branco para que elas sumam).
O Caminho crtico tem como objetivo determinar o caminho mais longo do projeto dentro dos diversos
caminhos existentes, atravs da definio do nvel de folga que cada atividade possui em relao a sua
sucessora, o caminho crtico normalmente aquele que determina a durao total do projeto e possui
folga nula. Nesse aplicativo as atividades crticas recebem por definio padro a cor vermelha, no modo
de controle de Gantt, com intuito de facilitar a visualizao apenas das atividades que so responsveis
pelo caminho crtico do projeto e alvo de maior ateno para controle e monitoramento, manteremos essa
premissa.
Analisando nosso caminho crtico, preferencialmente pelo diagrama de Gantt, perceberemos que existem 2
caminhos considerados crticos pela ferramenta, porm apenas um deles um caminho crtico.
O que est fazendo com que a ferramenta interprete o caminho superior como caminho crtico a
existncia de uma data limite (Deadline), prevista para antes do termino da atividade, no nosso caso a
atividade 13 (Construir telhado), conforme demonstrado.
E4.3.12 Verifique e edite a data limite ou o agendamento e durao das atividades do projeto a fim de
desfazer o problema citado, no caso do nosso projeto, ajuste a data limite da atividade 13 para 30/07/11.
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
WBS (Cdigo EAP)
Name (EAP + Atividades)
Agendamento (Number13)
Duration (Durao)
Start (Incio)
Finish (Trmino)
Free Slack (Folga Livre)
Total Slack (Folga Total)
Deadline (Data Limite)
E4.3.17 Crie uma macro chamada passo07ORG e um atalho para o Passo 07 Cronograma do
Projeto - ORG no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E4.3.18 Com intuito de melhorar o desempenho de visualizao de dados e o apoio ao operador, atravs
de um processo similar a tarefa E4.3.2 criaremos uma formula e uma exibio grfica para o campo
Agendamento (Number13), ele deve ser ajustado para a formula abaixo para representar seletivamente 1 a
3, substituindo os campos pode adiar e pode antecipar anteriormente criados.
Repare no comando Switch utilizado, ele seleciona atravs de pares de expresses lgicas e valores
numricos o resultado.
O resultado esperado o preenchimento do campo Agendamento pelos indicadores grficos, como no nosso
projeto no existia nenhuma atividade que se enquadrasse na opo 2 definida a pouco, a atividade
Realizar acabamento teve seu Tipo de Restrio (Constraint Type) alterado para As Late As Possible,
lembramos que foi apenas para fins de demonstrao, no realize esta alterao.
E4.3.20 De forma similar a tarefa E4.3.6, realizar a formatao do Bar Styles, inclusive das hammocks
do projeto.
E4.3.21 De forma similar a tarefa E4.3.10, realizar a formatao do Gridlines.
Selecione a primeira aba, referente a barra superior (Top Tier), que esta com a referncia 1.
Ajuste a escala de tempo do diagrama de Gantt para 3 nveis , isto , o campo Show no grupo Timescale
options para Three tiers (3 barras)
Repita o procedimento para as barras central e inferior (Middle Tier e Bottom Tier),
Sendo as mesmas com suas unidades em semanas e dias respectivamente, conforme demonstrado.
Antes de gravar uma nova linha de base conveniente preservar a anterior, copiando-a para uma nova
posio e registrar assim a memria do projeto. Uma das funes da opo Set interim plan a cpia as
informaes de uma linha de base para outra e ser abordada mais afrente neste livro.
E4.3.25 Crie uma copia completa do Passo 07 Cronograma do Projeto chamado Passo 07
Cronograma do Projeto Base Contratual I, como no existem filtros e e grupos neste modo, apenas a
tabela e o modo sero copiados.
E4.3.26 Crie uma macro chamada passo07Base com um atalho chamado Passo 07
Cronograma do Projeto Base Contratual I no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao
lado.
E4.3.27 Similarmente a tarefa XXX, destacar com o auxilio do Format Text Styles as linhas da tabela de
dados que representam as atividades criticas (Folga igual a zero) com fundo avermelhado muito claro, as
linhas que representam as atividades no criticas (Folga diferente de zero) com fundo azulado muito
claro,e as linhas que representam marcos com fundo cinza bem claro conforme demonstrado.
E4.3.28 Ajuste o estilo das setas de ligao (Layout)entre as atividades para a segunda
opo (entrada da seta pela lateral e no por cima).
E4.3.29 Ajustar a escala de tempo do diagrama de Gantt para 2 nveis sendo o nvel do meio como ms-
semana e o nvel mais baixo dia.
E4.3.30 Analise seu planejamento e documente ainda mais seu projeto. No caso do nosso projeto a
atividade 4 (Planejamento) e a atividade 6 (Controle) no esto adequadas, sendo assim:
E4.3.30 Neste momento, revise o sequenciamentos das atividades do projeto, ajustando o que for
necessrio.
Objetivo:
Criar um conjunto de recursos em arquivo especfico, de modo a gerar um banco de dados nico
dos recursos da organizao. Alm disso, devem ser informados tambm, todos os dados dos recursos
humanos e materiais existentes, adicionando campos personalizados, se necessrio, para melhor identific-
los, recuperando no mnimo as informaes de custo, endereo, grupos de classificao (ex: sexo, rea),
ORG e correio eletrnico. Os campos tipo cost, agora na verso 2010 do aplicativo permitem a incluso de
recursos na lista de recursos do projeto sob a forma de rubrica ficando a cargo do trabalho de alocao a
incluso dos valores numricos. Garantir o entendimento dos tipos de recursos existentes no projeto e sua
relao com os custos variveis e fixos, assim como os registros que sero mais tarde utilizados como
campos de armazenagem dos valores de averbao ou dotao oramentria. Aps o preenchimento do
cadastro com todos os recursos disponveis e a sua lista dos atributos, identificar a possvel falta de alguns
recursos imprescindveis para o projeto em exerccio. Alm disso, ajustar os calendrios dos Recursos, uma
vez que, so criados automaticamente quando os recursos so cadastrados e verificar a disponibilidade dos
mesmos para seu projeto;
E5P.1.3 Edite a tabela Passo 08 Criao do Pool de Recursos table1 (repare que o final table1 foi
inserido automaticamente pela ferramenta), a renomeie (retirando o final table1) e edite conforme
especificado e demonstrado:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (Recurso)
Type (Tipo de Recurso)
Matrial Label (Unidade do Material)
Group (Grupo de Trabalho)
Max Units (Unidades Mximas)
Standard Rate (Custo Padro)
Overtime Cost (Custo da hora extra)
Cost Per Use (Custo pela Utilizao)
Accrue At (Forma de Rateio)
Base Calendar (Calendrio Base)
Code (Centro de Custo)
Email Address (E-mail)
Telefone Fixo (Text24)
Telefone Celular (Text25)
Funo (Text26)
Posio (Text27)
ORG (Outline Code10)
Can Level (Passvel de Nivelamento)
Lembramos que os campos Text24 a 27 e Outline Code10 no esto configurados (pois se trata de um
novo arquivo), sendo assim necessrio faze lo.
Observe que no vamos repetir o processo de criao de cone em nossa aba Processos de GP, uma vez que
esse processo pertinente ao gestor de recursos ou arquivo do pool de recursos.
Vamos neste momento listar e estimar os recursos disponveis no nosso projeto, o processo da estimativa
de recursos da atividade envolve determinar quais recursos fsicos (pessoas, equipamentos e materiais)
existem e quais quantidades das mesmas estaro disponveis para a realizao das atividades.
A identificao e registro dos recursos do projeto depende de certos fatores, dentre eles as caractersticas
de trabalho da empresa, suas referncias histricas e dados de outros projetos, bem como calendrios
diferenciados no local de execuo do projeto. O resultado o registro de todos os recursos necessrios
para a realizao do projeto.
Lembramos que o processo de estimativa dos recursos deve estar firmemente sincronizado com a
estimativa dos custos do projeto.
E5P.2.1 Vamos abrir o modo composto Passo 08 Criao do Pool de Recursos, em seguida listar e
classificar todos os recursos, estes podem ser do tipo humanos, financeiros e materiais.
E5P.2.2 Insira os recursos do seu projeto, no caso de alunos do curso os recursos 1,2 e 15 so
obrigatrios, no caso do nosso projeto iremos inserir todos os 15 recursos.
O resultado na ferramenta:
Embora estejamos utilizando um recurso do tipo cost, no recomendamos a utilizao deste tipo de
recurso, pois nesta verso da ferramenta o mesmo no funciona na sua totalidade de forma adequada,
trazendo inclusive problemas no planejamento e no oramento final do projeto.
E5
Alocar os recursos nas atividades do projeto
Verificar os nveis de esforos e quantidades, necessrios e disponveis
Ajustar as datas de incio e trmino, a fim de garantir que os recursos
necessrios estejam compatveis com os recursos disponveis
Produzir modos de apoio ao gerenciamento de Recursos: Humanos
Materiais e de Despesas do Projeto
Objetivo:
E5.1.2 Com o cadastro de recursos pronto (E5P), devemos efetuar a associao do arquivo do projeto ao
arquivo recm criado.
Mantendo o arquivo do projeto aberto (E5), abra o arquivo do pool de recursos recm criado (E5P).
8
A anlise das super-alocaes dos recursos deve ser feita para garantir que as metas sero alcanadas de fato, sem a
surpresa da falta de recursos do projeto.
A partir do momento em que passamos a utilizar um pool de recursos, vale lembrar algumas coisas:
No caso de conflito de calendrios ou informaes dos recursos limitados, a prioridade ser do Pool (por
isso foi escolhida a opo o Pool takes precedence).
E5.2.2 Neste momento iremos remover as atividades recorrentes, pois as mesmas foram utilizadas com
fins didticos e no recomendamos sua utilizao em um projeto real (obrigatrio aos alunos do curso).
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
WBS (Cdigo EAP)
Name (EAP + Atividades)
Duration (Durao)
Work (Trabalho homem Hora)
Assignments Unis (Unidades
Alocadas)
E5.2.5 Crie uma macro chamada passo08 com um atalho chamado Passo 08 - Alocar Recursos
nas Atividades no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E5.2.7 Aloque nesse momento em uma das suas hammocks (preferencialmente Superviso) os seguintes
recursos (Esta tarefa obrigatria aos alunos do curso):
E5.2.8 Aloque nesse momento em outra de suas hammocks o recurso Imposto no valor de R$5000,00, no
caso do nosso projeto ser Adequar Urbanizao do Imvel (Esta tarefa obrigatria aos alunos do
curso):
E5.3.1 Verifique atravs do Organizer (Abordado detalhadamente no anexo C), se o Passo 08 Criao
do Pool de Recursos, criado no seu E5P (Pool de Recursos), existe apenas no apenas no arquivo do Pool de
recursos e no no E5.
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (Recurso)
Type (Tipo de Recurso)
Material Label (Unidade do Material)
Max Units (Unidades Mximas)
Standard Rate (Custo Padro)
Overtime Cost (Custo da hora extra)
Cost Per Use (Custo pela Utilizao)
Accrue At (Forma de Rateio)
Base Calendar (Calendrio Base)
ORG (Outline Code10)
Habilidades (Outline Code9)
Can Level (Passvel de Nivelamento)
Uma observao importante o fato de que quando estamos utilizando o pool de recursos, a ferramenta na
sua verso atual no aceita/permite que alteremos coisas como nomes de campos tipo recurso no arquivo
de projeto, ou ainda desfaz a alterao quando abrimos o pool, sendo assim devemos ir ao pool e realizar a
modificao desejada nele, este problema ocorre principalmente quando estamos com o projeto e o pool
abertos simultaneamente.
Fica um aviso a os que experimentarem alguma dificuldade desse tipo renomeando ou estruturando o
campo Outline Code9 do tipo recurso (verifique se as mudanas aconteceram tanto no pool quanto no
projeto).
E5.3.5 Crie o grupo Passo 09 Gerar o Organograma - Habilidades incluindo o campo Outline Code9.
E5.3.6 Crie o filtro Passo 09 Gerar o Organograma Habilidades que exiba apenas os recursos do
tipo Work.
E5.3.7 Crie o grupo Passo 09 Gerar o Organograma - ORG incluindo o campo Outline Code10 e o tipo
de recurso (Work, Material, ou Cost).
E5.3.8 Crie uma copia do modo Resource Sheet (Folha de Tarefas) chamada Passo 09 Gerar o
Organograma - Habilidades, utilizando o grupo e o filtro criados nas tarefas E5.3.5 e E5.3.6.
E5.3.9 Crie uma copia do modo Resource Sheet (Folha de Tarefas) chamada Passo 09 Gerar o
Organograma - ORG, utilizando o grupo da tarefa E5.3.7 e nenhum filtro.
E5.3.10 Crie uma macro chamada passo09H com um atalho chamado Passo 09 Gerar o
Organograma - Habilidades no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E5.3.10 Crie uma macro chamada passo09ORG com um atalho chamado Passo 09 Gerar o
Organograma - ORG no grupo planejamento utilizando o mesmo smbolo do Passo 09 Gerar o
Organograma - Habilidades.
Neste momento criaremos um modelo de matriz de atribuio de responsabilidades ou Matriz MAR, ela o
mapa de responsabilidades dos profissionais. A experincia mostra que manter a equipe de trabalho
informada de suas atividades, data de entrega, cargas de esforo previsto, assim como as responsabilidades
em cada momento melhora o entendimento de equipe e seu trabalho em grupo.
E5.4.2 Crie o filtro Passo 10 Matriz MAR que remova itens do tipo cost, material, ou recursos e
atividades que ainda no tenham sido alocados, ou seja, que exiba apenas itens do tipo Work com o
trabalho maior que zero.
E5.4.3 Crie uma copia do modo Resource Usage (Uso dos Recursos) chamada Passo 10 Matriz MAR,
utilizando a tabela e o filtro Passo 10 Matriz MAR, nenhum grupo.
E5.4.4 Crie uma macro chamada passo10 com um atalho chamado Passo 10 Matriz MAR no
grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E5.4.6 Preencha as atribuies dos recursos humanos para cada atividade e a sua classificao de
custeio.
Repare que um indicador losangular amarelo que encerra um ponto de exclamao ( ) apareceu em alguns
dos recursos, ficando eles tambm vermelhos, pois nesse modo possvel identificar quais os recursos que
esto super-alocados, abordaremos este assunto mais adiante.
E5.4.8 Crie o filtro Passo 11 Mapa de Materiais, que exiba apenas itens do tipo Material ,isso pode
ser feito de maneira facilitada copiando o filtro Passo 10 Matriz MAR.
E5.4.9 Crie uma copia do modo Resource Usage (Uso dos Recursos) chamada Passo 11 Mapa de
Materiais, utilizando a tabela e o filtro Passo 11 Mapa de Materiais, nenhum grupo.
E5.4.10 Crie uma macro chamada passo11 com um atalho chamado Passo 11 Mapa de
Materiais no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E5.4.10 Ajuste os elementos da planilha da direita para apresentar apenas os campos de Custo (Cost) e
Custo acumulado (Cumulative Cost), mude a cor de fundo dos campos para verde claro e azul claro
respectivamente, conforme demonstrado.
Repare que trocamos o nome do campo Work de Trabalho para Quantidade neste modo, isso se deve ao
fato de estarmos trabalhando com matrias e equipamentos.
Trabalharemos neste momento com o chamado Histrograma, em suma ele representa o consumo de
recursos do projeto do modo grfico, auxiliando a analise de super-alocaes9 e disponibilidade dos
recursos de um ou mais projetos.
Em conjunto com outros dispositivos de visualizao de alocao de recursos nesta ferramenta podemos
dizer que o histograma bem configurado permite ter uma viso adequada do uso dos recursos, sua super-
alocao e ociosidade dentro de um ou mais projetos. A forma escolhida para apresentar neste trabalho o
modo histograma combina todos os recursos disponveis nessa ferramenta com o objetivo de dar ao gerente
de projetos ou de recursos da organizao meios para a tomada de deciso.
No painel superior a lista de recursos com os indicativos imediatos de excessos, no painel inferior uma
combinao de ajustes que pelo uso de elementos grficos tipo STEP e tipo BAR atuem na disposio do
planejamento de utilizao.
E5.5.1 Crie uma copia da tabela Passo 09 Gerar o Organograma chamada Passo 12 Gerar o
Histograma, apenas com os campos:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (Recurso)
Type (Tipo de Recurso)
Material Label (Unidade do Material)
Max Units (Unidades Mximas)
9
Podemos definir super-alocaes como a necessidade maior de um recurso que a sua disponibilidade, em um determinado perodo de tempo.
E5.5.6 Crie uma macro chamada passo12 com um atalho chamado Passo 12 Gerar o
Histograma no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
O grfico na parte inferior do modo composto uma escala de valores verticais, esta escala depende do
tipo de recurso em evidncia (Work, Material e Cost), os recursos do tipo Material, por exemplo, no so
passiveis de anlise de super-alocao, assim como o recurso tipo Cost possui apenas os elementos Cost e
Cumulative Cost.
Clique com boto direito do mouse sobre o grfico e as escalas sero exibidas. Existem inmeras escalas
para este grfico, elas so contempladas de forma abrangente no livro base, aqui utilizaremos a escala
Peak Units.
E5.5.7 Selecione um dos recursos que esteja super-alocado (ele estar vermelho no painel superior), em
seguida v em Resource Next Overallocation (grupo Level), no nosso caso escolheremos o Pedreiro,
conforme demonstrado.
Veja que existem super-alocaes, neste caso temos algumas opes quanto ao que fazer:
E5.5.8 Uma das maneiras de se resolver estas super-alocaes, e que ser a primeira a utilizarmos a
tcnica do reagendamento das atividades, a ferramenta dispe desse recurso, chamado de Level
Resources. Recomendamos a utilizao deste recurso quando no possvel redistribuir as quantidades de
horas de trabalho ao longo do tempo e nas atividades.
O recurso de Limpar o Nivelamento (Clear Leveling) s funciona quando acionado nos modos derivados das
tabelas de Atividades.
O ajuste de clculo deve sempre ficar no Manual, se em automtico podemos ter dificuldades em entender
um reagendamento automtico enquanto planejamos e alocamos os recursos necessrios ao projeto.
Os recursos que forem marcados como no nivelveis (Can Level estiver marcado como NO), no
promovero o reagendamento das atividades. Da mesma forma as atividades com o ajuste do campo
PROIRITY em 1000, no sero passvel desse reagendamento.
Quando uma super-alocao no puder ser resolvida pelo nivelamento, a ferramenta avisar, no caso do
nosso projeto, este foi um dos avisos.
No caso do nosso projeto trs recursos ficaram super-alocados aps o nivelamento, so eles o Engenheiro,
o Ajudante e o Profissional de GP.
Analisando suas super-alocaes e custos, decidimos que vamos contratar 2 Ajudantes para o projeto, j o
Engenheiro e o Prossicional de GP extra, sero contratados apenas para datas especficas
E5.5.10 Ainda no pool, d um duplo clique com boto esquerdo do mouse sobre o recurso Engenheiro,
em seguida v na aba General, na seo Resouce Availability (Disponibilidade do recurso), altere da
seguinte forma:
De NA at 31 de Dezembro de 2012 1
Engenheiro;
De primeiro de Janeiro at 15 de Maro de
2013 2 Engenheiros;
De 16 de Maro de 2013 at NA 1
Engenheiro.
Neste ponto apresentaremos um modo de trabalho que permita essa visualizao da agenda dos recursos na
forma de um calendrio tradicional, contendo os dias do ms, a programao de trabalho ou de
recebimento de materiais de um ou mais projetos.
E5.6.1 Crie o modo Passo 13 Agenda dos Recursos atravs da copia do modo padro Calendar.
E5.6.2 Crie uma macro chamada passo13 com um atalho chamado Passo 13 Agenda dos
Recursos no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E5.7.1 Crie uma tabela chamada Passo 14 Apresentar os Insumos do Projeto, com os campos:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (EAP+Atividade+Recurso)
WBS (Cdigo EAP)
Work (Trabalho)
Duration (Durao)
Start (Incio)
Finish (Trmino)
E5.7.2 Crie uma copia do modo Task Usage chamada Passo 14 Apresentar os Insumos do Projeto,
utilizando a tabela Passo 14 Apresentar os Insumos do Projeto, nenhum grupo e filtro.
E5.7.3 Crie uma macro chamada passo14 com um atalho chamado Passo 14 Apresentar os
Insumos do Projeto no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E5.7.6 Sequencie a atividade Realizar pedido Cimento com o marco Entrega Cimento.
E5.7.8 V em View Sort By Start Date, em seguida verifique qual a primeira atividade, no caso do
nosso projeto a atividade Fazer Cho.
Nossa inteno ao realizar estes procedimentos simular a criao e programao de uma atividade
responsvel por pedir suprimentos, sendo que a entrega dos mesmos tem de ser feita na data prevista para
sua utilizao (item obrigatrio aos alunos do curso).
E5.7.9 Altere o tipo de restrio da atividade Realizar pedido Cimento para O mais tarde Possivel.
E5.7.10 Analise o que aconteceu com a atividade e seu sequenciamento, comoque sua anlise do campo
Notes da atividade Realizar pedido Cimento (obrigatrio aos alunos do curso).
E5.7.11 Crie uma tabela chamada Passo 14H Uso dos Recursos - Habilidades, com os campos:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (EAP+Atividade+Recurso)
Type (Tipo de Recurso)
Matrial Label (Unid. do Material)
Max Units (Unidades Mximas)
Standard Rate (Custo Padro)
E5.7.12 Crie o grupo Passo 14H Uso dos Recursos - Habilidades incluindo o campo Habilidades.
E5.5.13 Crie o filtro Passo 14H Uso dos Recursos - Habilidades que exiba apenas recursos com suas
habilidades devidamente preenchidas.
E5.7.14 Crie uma copia do modo Resource Usage chamada Passo 14H Uso dos Recursos -
Habilidades, utilizando o grupo e filtro de mesmo nome recm criados.
E5.7.15 Crie uma macro chamada passo14H com um atalho chamado Passo 14H Uso dos
Recursos - Habilidades no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E5.7.16 Ajuste a planilha de dados a direita do modo que exiba apenas os campos abaixo, com seus
devidos ajustes:
E6
Remover duplicaes no pool
Montar a dotao Oramentria
Objetivo:
Permitir uma avaliao dos custos do projeto e dos recursos da ferramenta onde se alocam custos tipo
custo fixado para composio final do custeio do projeto. Permitir uma avaliao do cronograma de
desembolso previsto no projeto em diversas escalas de tempo, previstos em valores por perodo com os
previstos por valores acumulados definindo atravs de relatrios de apoios a curva S. Visualizar os
custos e o oramento dentro da Estrutura Analtica da Organizao ORG. Por conta desta ultima atividade
citada, dar condio de incluir e definir os valores de alocao de verbas ou dotao oramentria para o
projeto uma vez que os recursos tipo budget foram includos no pool de recursos. Permitir uma
avaliao de todos os elementos do projeto: agendamento de atividades, premissas e restries de
trabalho, os recursos utilizados, os custos envolvidos, e as verbas disponveis de financiamento (dotao
oramentria), e eventualmente reagendar as atividades para a sua adequao.
E6.1.1 Crie DUAS copias do exerccio E5, uma copia ser chamada de E6 e a outra de E6A.
E6.1.3 Crie a tabela Passo 14$ - Apresentar os Insumos do Projeto atravs da copia da tabela Passo 14
- Apresentar os Insumos do Projeto, acrescentando o campo Cost1 na tabela.
E6.1.4 Crie o modo Passo 14$ - Apresentar os Insumos do Projeto atravs da copia do modo Passo 14 -
Apresentar os Insumos do Projeto, utilizando a tabela recm criada e nenhum grupo.
E6.1.7 Remova todas as alocaes existentes e criadas para os recursos materiais, humanos ou
financeiros de forma a garantir que todas as atividades estejam com ZERO de valor no campo Cost.
Por padro a ferramenta neste momento entende que o melhor item a ser detalhado o tipo Cost, assim
muda o painel da direita muda para o mesmo (caso no o faa mude manualmente), conforme
demonstrado.
E6.1.9 Remova o campos Trabalho (Work) do modo.
E6.1.10 O exerccio E6A foi criado e modificado com intuito de demonstrarmos detalhes importantes
sobre os campos do tipo Cost e tambm recursos do tipo Cost, porm na verso atual da ferramenta no
recomendamos a utilizao deste recurso de forma sria. Dito isso feche o seu exerccio E6A.
E6.2.1 Crie uma COPIA do seu exerccio E5P (E5 Pool de Recursos) e renomeie como E6-Pool.
E6.2.4 V ao pool, bem provvel que neste momento vrios recursos estejam super alocados,
conforme demonstrado.
Isso se deve ao fato de neste momento existir um conflito de disponibilidade dos recursos, pois dois
arquivos, ou seja, dois projetos esto utilizando recursos do seu pool simultaneamente. A utilizao de um
pool para de dois ou mais projetos perfeitamente normal, porm em certas ocasies ocorrem os falsos
conflitos.
Ns classificamos como falsos conflitos aqueles conflitos de super alocao de recursos que so
apresentados pela ferramenta e que no so devido ao planejamento ou a necessidade real dos recursos, e
sim pela m utilizao da ferramenta ou pela falta de procedimentos adequados de trabalho que fazem
com que clones dos projetos apaream e utilizem os recursos do pool.
E6.2.5 V em Resource Resource Pool Share Resources, a janela de projetos utilizando recursos do
pool se abrir. Com a janela aberta, podemos verificar que tanto o exerccio E5 quanto o E6 esto ligado ao
pool, gerando assim um falso conflito.
E6.2.7 Ainda no pool, crie uma tabela chamada Passo 08A - Alterao da Lista de Recursos, com os
campos:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (Recurso)
Budget (Dotao Oramentria)
Type (Tipo de Recurso)
Classe de Custeio (Outline Code8)
Matrial Label (Unidade do Material)
Group (Grupo de Trabalho)
Max Units (Unidades Mximas)
Standard Rate (Custo Padro)
Overtime Rate (Custo da hora extra)
Cost Per Use (Custo pela Utilizao)
Accrue At (Forma de Rateio)
Base Calendar (Calendrio Base)
Code (Centro de Custo)
E6.2.11 A do recurso Organizer, copie o modo Passo 08A - Alterao da Lista de Recursos e sua
respectiva tabela para o exerccio E6, lembramos que os procedimentos e funcionalidades do recurso
organizer so abordados no anexo C deste livro.
E6.3.3 Crie uma macro chamada passo08A com um atalho chamado Passo 08A - Alterao
da Lista de Recursos no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E6.2.13 Neste momento feche o seu pool (E6-Pool) e mantenha aberto apenas seu exerccio E6.
E6.3.1 Crie uma tabela chamada Passo 15 Estimar os Custos, com os campos:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (EAP+Atividade+Recurso)
Fixed Cost (Custo Fixado)
Fixed Cost Accrual (Forma de Rateio)
Cost (Custo Total)
Overtime Cost (Custo da hora extra)
Baseline Cost (Custo Base)
E6.3.2 Crie uma copia do modo Task Sheet chamada Passo 15 Estimar os Custos, sem grupo e filtro.
E6.3.3 Crie uma macro chamada passo15 com um atalho chamado Passo 15 Estimar os
Custos no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E6.3.4 Com o modo passo 15 aberto, vamos inserir os custos fixados do projeto, no nosso projeto vamos
inserir um valor de R$0,01 em 3 atividades, destacando essa clula com a cor de fundo preta e letra
(fonte) cor branca, conforme demonstrado (Obrigatrio aos alunos do curso).
Lembramos que o uso deste campo (Custo fixado) na ferramenta se da por motivos didticos, no
aconselhamos sua utilizao em planejamentos profissionais que atendam aos princpios das boas prticas
de custeio.
E6.3.5 Crie uma cpia da tabela Passo 15 Estimar os Custos chamada Passo 15 Estimar os Custos
PV, inclua nela os campos:
E6.3.6 Crie uma copia do modo Passo 15 Estimar os Custos chamada Passo 15 Estimar os Custos -
PV, utilizando a tabela recm criada.
E6.3.7 Crie uma macro chamada passo15PV com um atalho chamado Passo 15 Estimar os
Custos - PV no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E6.3.8 Preencha os campos Imposto 01(%) e Imposto 02(%) com os valores esperados de impostos ou taxas
para as atividades e pacotes de planejamento (Obrigatrio aos alunos do curso), no caso do nosso projeto
vamos inserir valores de 10% no Imposto 01 e 22% no imposto 02 para as atividades Planejamento,
Superviso e Controle.
E6.3.9 Vamos agora inserir no campos Preo de Venda (Cost2) uma formula que faa a seguinte conta:
[Preo de Venda = Custo Total x (100+ IMPOSTO 01 + IMPOSTO 02+ LUCRO) /100], no caso do
nosso projeto e valor do lucro ser de 20%.
E6.3.10 De forma semelhando a atividade E6.1.6, ajuste o campo Cost2 para realizar o somatrio dos
valores (Rollup ajustado para opo Sum)
E6.3.11 Crie uma cpia da tabela Passo 15 Estimar os Custos chamada Passo 16 Estimar os Custos
ORG.
E6.3.12 Crie o grupo Passo 16 Estimar os Custos ORG, que classifique pelo campo personalizado
Estrutura ORG (Outline Code10), com a cor de fundo azul marinho e fonte branca em negrito.
E6.3.13 Crie o filtro Passo 16 Estimar os Custos ORG que elimine os marcos da estrutura
apresentada.
E6.3.15 Crie uma macro chamada passo16 com um atalho chamado Passo 16 Estimar os
Custos ORG no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (EAP+Atividade+Recurso)
Cost (Custo Total)
E6.3.17 Crie uma copia do modo Task Usage chamada Passo 17 Montar o Desembolso Financeiro,
utilizando a tabela, sem filtro e nem grupo.
E6.3.18 Crie uma macro chamada passo17 com um atalho chamado Passo 17 Montar o
Desembolso Financeiro no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E6.3.19 Aplique os padro de fonte utilizados no passo04, porm coloque o fundo de clula dos itens
sumarizados na cor cinza claro.
E6.3.20 Configure os campos do painel da direita para exibir os campos abaixo, conforme demonstrado:
Lembramos que BCWS ou Budget of Work Scheduled representa o valor acumulado do trabalho agendado
at a data de status (Status Date) conforme a linha de base acumulada (Cumulative Cost).
Observe que o valor do campo Cumulative cost (custo acumulado) difere do campo BCWS, isso se deve
pelo fato da ferramenta na sua verso atual desconsiderar o recurso tipo Custo (Cost) no seu clculo. Isso
quer dizer que ambos deveriam totalizar os mesmos valores, o que no acontece, ou seja, NO representa
o valor real do custo acumulado do projeto.
Queremos neste momento verificar esse desembolso, ou fluxo econmico do projeto de forma grfica,
para isso faremos uso de outra ferramenta, o Microsoft Excel para atingir esse objetivo.
E6.3.23 Selecione a linha do projeto (linha ZERO) no painel direito do Passo 17 Montar o Desembolso
Financeiro, copie a mesma e seguida abra o MS Excel.
E6.3.24 Abra o MS Excel e em seguida cole os valores, lembre se de que as datas das semanas ficam sobre
os valores, da mesma forma que o timescale, e o nome dos campos deve ser inserido (Base. Cost, Cost,
BCWS, Cum. Cost).
E6.3.25 Gere um grfico da seguinte maneira utilizando os campos Baseline Cost e Cost em barras
verticais, e os campos Cumulative Cost e BCWS na forma de duas linhas azuis, conforme demonstrado.
E6.3.26 Faa uma anlise deste grfico, com intuito de verificar a diferena entre os valores dos campos
BCWS e Cumumulative Cost (Cum. Cost)
Para os alunos do curso obrigatrio que este arquivo Excel seja salvo e enviado junto os demais arquivos
correspondentes ao exerccio.
E6.3.27 Volte no item Project Information e altere a data de status do projeto novamente para NA, ou
seja, sem data.
E6.4.1 Selecione o Passo 8A - Alterao da Lista de Recursos, lembramos que este passo deve existir
tanto no pool quanto no projeto (neste caso iremos abrir a verso existente no projeto).
E6.4.2 Vamos neste momento criar os recursos do tipo budget cost e work. Crie os seguintes recursos
(obrigatrio para os alunos do curso):
Lembramos que no necessrio que apenas 1 recurso de cada um destes seja criado, podemos criar por
exemplo, patrocnio, financiamento privado e pblico.
E6.4.3 Crie uma tabela chamada Passo 18 - Montar a Dotao Oramentria, com os campos:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (EAP+Atividade+Recurso)
Budget Work (Aporte de horas)
Budget Cost (Financiamento)
Work (Trabalho)
E6.4.4 Crie uma copia do modo Task Usage chamada Passo 18 - Montar a Dotao Oramentria, sem
grupo e filtro.
E6.4.5 Crie uma macro chamada passo18 com um atalho chamado Passo 18 - Montar a
Dotao Oramentria no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E6.4.7 Configure os campos do painel da direita para exibir os campos abaixo, conforme demonstrado:
Nesse exerccio inclumos os recursos do tipo budget que so os responsveis pela incluso da Dotao
oramentria no projeto e permitem assim apresentar o Fluxo de caixa do mesmo.
E6.4.9 Preencha os valores limites Dotaes Oramentrias de Recursos Work e Cost, isto , os valores
mximos planejados que eles deveriam atingir, no caso do nosso projeto que tem custo estimado em
952.258,03 e trabalho totalizando 16.944,0 horas, vamos inserir os valores 955.000,00 e 17.000,0
respectivamente, conforme
demonstrado.
Embora tenhamos inserido valores compatveis para a entrada e sada financeira, ou seja, gastos previstos
iguais aos valores da dotao oramentria, existe uma diferena entre custo analtico e oramento. O
oramento produzido a partir das necessidades financeiras no perodo, produzindo um desembolso
financeiro no linear, j a dotao oramentria tem sua distribuio uniforme no tempo realizada
automaticamente pela ferramenta, isso faz com que em muitas ocasies a dotao oramentria no
satisfaa as necessidades financeiras do projeto.
Pegamos como exemplo uma semana que se apresenta no perodo compreendido entre 05/09/11 e
09/09/11, repare que os valores da dotao oramentria (Budget Cost) so inferiores ao necessrio nos
dias 8 e 9/09/11.
E6.4.10 A fim de resolver este problema vamos reconciliar os valores de gastos previstos com o valor da
dotao oramentria ao longo de todo o nosso projeto. Para isso v ao painel direito do modo e edite os
valores no campo Budget Cost do recurso Financiamento, de forma a compatibilizar a entrada e sada
financeira, conforme demonstrado.
E6.4.11 Crie uma tabela chamada Passo 19 Apresentar a Dotao Oramentria, com os campos:
ID (Identificador)
Indicators (Indicador)
Name (Recursos)
Baseline Budget Cost (Base de
Financiamento)
Budget Cost (Financiamento)
Cost (Custo)
Baseline Budget Work (Base de Aporte de
horas)
Budget Work (Aporte de horas)
Work (Trabalho)
E6.4.12 Crie o grupo Passo 19 Apresentar a Dotao Oramentria, que classifique pelo campo
personalizado Classe de custeio (Outline Code8), com a cor de fundo azul marinho e fonte branca em
negrito.
E6.4.13 Crie o filtro Passo 19 Apresentar a Dotao Oramentria que elimine os elementos que
no esto classificados no campo Classe de custeio (Outline Code8).
E6.4.14 Crie uma copia do modo Resource Usage chamada Passo 19 Apresentar a Dotao
Oramentria, utilizando o grupo e filtro de mesmo nome recm criados.
E6.4.15 Crie uma macro chamada passo19 com um atalho chamado Passo 19 Apresentar
a Dotao Oramentria no grupo planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E6.4.16 Configure os campos do painel da direita para exibir os campos abaixo, conforme demonstrado:
O resultado esperado:
Uma alerta importante: Quando estamos trabalhando com um pool de recursos, a ferramenta pode
apresentar problemas ou anomalias. O campo Outline Code8 pode ser tomado como exemplo, quando o
pool est fechado seu lookup desaparece e os dados contidos no campo nem sempre aparecem, podendo
inclusive causar anomalias no agrupamento no Passo 19 Apresentar a Dotao Oramentria.
Capitulo 4 Execuo
E7 Parte 1
Produzir Modos de Apoio emisso de Planos de Trabalhos s turmas
de Execuo e Controle do Projeto
Objetivo:
Permitir a criao de modos diferenciados para emisso de planos de trabalhos, folhas de relatrio de
execuo com planilhas para preenchimento de dados para as equipes de execuo para e aps seu
preenchimento avaliar os indicadores de desempenho para a tomada de aes corretivas e preventivas.
Neste ponto daremos incio etapa de execuo, como o prprio nome diz, a ela cabe executar, segundo
um planejamento. Recomendamos que esta etapa no seja realizada juntamente com o planejamento, e
sim posteriormente a ele, visando atender as melhores prticas do mercado e recomendaes do PMBOK,
visamos tambm evitar possveis perdas na etapa de execuo, estas perdas e suas caractersticas esto
descritas no livro base.
Como citado, estamos dando incio etapa de execuo, sendo assim iremos emitir o plano de trabalho do
perodo. Este plano de trabalho tem o objetivo de apoiar as equipes de execuo, apresentando a elas o
grupo de atividades que cada uma dever desenvolver em uma sequncia lgica. Ele emitido para um
determinado perodo de tempo, ou perodo de avaliao e ser impresso.
E7-1.1.1 Crie o filtro chamado Passo 20 - Emitir o Plano de Trabalho do Perodo, tendo as seguintes
caratersticas:
Start Com teste is less than or equal to ( menor que ou igual a) Com valor Entre com a Meta?
% Complete Com teste is less than ( menor que) Com valor 100%
A ligao lgica entre os campos de teste deve se And.
Repare que no primeiro teste lgico utilizamos um texto de nossa preferncia entre aspas e uma
interrogao no final. A ferramenta permite que coloquemos uma interrogao (?) no campo valor, ela
entende a utilizao deste smbolo (?) como a entrada com os parmetros de valor do teste no momento de
utilizao do filtro, ou seja, no momento que aplicarmos o filtro ou abrirmos o modo que contm ele, uma
caixa de preenchimento se abrir, para que o valor do campo seja inserido, conforme demonstrado.
A ferramenta permite que uma mensagem personalizada seja apresentada nesta caixa de preenchimento,
isso pode ser feito inserindo a mensagem entre aspas antes do interrogao, no caso do filtro Passo 20 -
Emitir o Plano de Trabalho do Perodo a mensagem foi Entre com a meta, por esse motivo o campo valor
foi preenchido com o texto Entre com a Meta?.
E7-1.1.2 Crie uma copia do modo Network Diagram chamada Passo 20 - Emitir o Plano de Trabalho do
Perodo, utilizando o filtro de mesmo nome recm criado e nenhum grupo, conforme demonstrado.
E7-1.1.3 Crie uma macro chamada passo20 com um atalho chamado Passo 20 - Emitir o Plano
de Trabalho do Perodo no grupo Execuo utilizando o smbolo a ao lado.
Note que estamos utilizando o grupo Execuo e no mais o Planejamento, conforme demonstrado.
E7-1.1.4 Caso seja um aluno do curso10, obrigatrio realizar um Print Screen da aba Processos de GP
neste momento, enviando o mesmo junto com o exerccio.
E7-1.1.5 Atravs do Box Styles ajuste o contedo exibido nas caixinhas, neste caso se trata de um modo
a ser impresso e preenchido, sendo assim havero campos em branco para preenchimento e no iremos
fornecer a data de trmino ,a durao das atividade, contudo forneceremos as condies de trabalho
previamente definidas e sua mtrica de medio.
10
Vide anexo ZZZZZ
Crie um novo Template chamado Passo 20 - Emitir o Plano de Trabalho do Perodo com as seguintes
caratersticas:
E7-1.1.6 Configure a cor de fundo das caixas para branco e a cor da borda para preto.
E7.1.9 Atravs das configuraes do Print Preview e Page Setup ajuste a impresso do plano de trabalho
de modo que anotaes (Notes) sejam impresso junto com o plano (Os campos Print Preview e Page
Setup, e suas respectivas configuraes so abordadas detalhadamente nos Extras deste livro).
A folha de relatrio de execuo do perodo visa apresentar a lista de atividades no perodo de tempo ou
perodo de avaliao, na forma de planilha a ser preenchida pelas equipes de execuo. Iremos construir,
imprimir e trabalhar folhas de relatrio de execuo com dois nveis de detalhes:
Sinttico (Simplificado) Modo chamado Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S
Analtico (Completo) Modo chamado Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - C
E7-1.2.1 Crie uma tabela chamada Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S, com os campos:
ID (Identificador)
Status Indicator (Indicador de Situao)
Name (EAP + Atividades)
Actual Start (Incio Real)
Actual Finish (Trmino Real)
% Completo (Valor % da atividade que j foi realizado)
Remaining Duration (Durao Restante)
Phisycal % Complete (Andamento Fsico)
Actual Duration (Durao Real)
% Work Complete (% de Trabalho)
Actual Work (Trabalho Real)
Remaining Work (Trabalho Restante)
Overtime Work (Trabalho Extra)
Remaining Overtime Work (Trabalho Extra Restante)
Actual Cost (Custo Real)
Remaining Cost (Custo Restante)
Actual Overtime Cost (Custo Extra Real)
E7-1.2.2 Crie uma cpia do filtro Passo 20 - Emitir o Plano de Trabalho do Perodo chamado Passo 21-
Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S
E7-1.2.4 Crie uma macro chamada passo21S com um atalho chamado Passo 21- Emitir Folha
de Relatrio do Perodo - S no grupo Execuo utilizando o smbolo a ao lado.
E7-1.2.5 Com o Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S aberto, selecione todo o projeto e
mude a fonte para o tamanho 12.
E7-1.2.6 Como esta uma folha a ser impressa e preenchida, queremos que ela fique em branco,
permitindo assim seu preenchimento pelas equipes de execuo. Atravs da mudana de cor de fundo
(Background Color) e cor da Fonte (Font Color) pinte de forma alternada as linhas nas cores cinza e
branco, de forma que nenhum contedo aparea nelas, ou seja, aparentemente em branco, conforme
demonstrado.
Repare que inserimos o campo Status Indicator ao invs do Indicator habitual, isso se deve ao fato de no
estarmos mais na fase de planejamento e sim execuo, ele contm 4 indicaes diferentes, que so:
E7-1.2.7 Atravs das configuraes do Print Preview e Page Setup ajuste a impresso do plano de
trabalho de modo a garantia da identidade visual do projeto e da organizao executora (Os campos Print
Preview e Page Setup, e suas respectivas configuraes so abordadas detalhadamente nos Extras deste
livro).
E7-1.2.8 Crie uma cpia da tabela Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S chamada Passo
21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - C
E7-1.2.9 Crie uma cpia do filtro Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S chamado Passo
21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - C
E7-1.2.11 Crie uma macro chamada passo21C com um atalho chamado Passo 21- Emitir Folha
de Relatrio do Perodo - C no grupo Execuo utilizando o smbolo a ao lado.
E7-1.2.12 Com o Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - C aberto, selecione todo o projeto e
mude a fonte para o tamanho 12.
E7-1.2.14 Mude o timescale de para que o mesmo exiba os dias no formato dd/mm e exiba apenas os
campos Actual Work e Actual Cost, sem seguida realize procedimentos similares as 2 tarefas anteriores no
painel direito do modo, de forma que o mesmo possa ser preenchido pelas equipes de execuo, conforme
demonstrado.
E7-1.2.15 Atravs das configuraes do Print Preview e Page Setup ajuste a impresso do plano de
trabalho de modo a garantia da identidade visual do projeto e da organizao executora (Os campos Print
Preview e Page Setup, e suas respectivas configuraes so abordadas detalhadamente nos Extras deste
livro).
E7 Parte 2
Produzir modos que auxiliem no monitoramento e controle
Produzir modos de painis de monitoramento dos indicadores que
apoiam a metodologia EVM (Earn Value Method)
Objetivo:
Permitir a criao de modos diferenciados que apoiem respectivamente os trabalhos de monitoramento e
controle do projeto, com emisso de planos de trabalhos e planilhas de dados para as equipes de execuo
e aps seu preenchimento avaliar os indicadores de desempenho para a tomada de aes corretivas e
preventivas. Realizar a medio de um projeto assistido e avaliar seus resultados.
Com o desenvolvimento da metodologia proposta nesse trabalho devemos no s reduzir o tempo de
planejamento, otimizando os processos e no pulando as etapas necessrias, definir a documentar os
parmetros a serem utilizados no seu monitoramento e controle; como tambm permitir administrar a
mtrica de medio de desempenho de modo a aplicar as aes corretivas e preventivas necessrias ao
sucesso do projeto
Aqui damos incio a o monitoramento e controle do nosso projeto, podemos defini-lo como sendo um grupo
de processos responsveis por medir e monitorar regularmente o progresso para identificar variaes em
relao ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas aes corretivas, quando
necessrio, para atender aos objetivos do projeto. Porm, para tudo o que se deseja monitorar e controlar,
um plano bsico (ou planejamento) deve existir como referncia.
O planejamento tem como principal misso orientar as equipes de execuo para a garantia de uma
otimizao dos trabalhos a serem desenvolvidos e da preparao dos envolvidos e dos recursos do projeto
para atuarem em busca do comprimento deste planejamento. J o processo de monitoramento e controle
permeia todas as etapas do projeto, alcanando o pico de sua intensidade na etapa de maior volume de
trabalho, ou seja, a etapa de execuo.
Um monitoramento contnuo da execuo permite que a equipe tenha em entendimento claro da sade do
projeto, em consequncia disso, decida se aes preventivas ou corretivas so necessrias. Lembramos que
para o monitoramento quanto mais precisas e ricas forem s informaes que so apresentadas a
ferramenta, mais precisa e realista a sada, nela temos as informaes do estado atual e futuro das
tendncias, custos e prazos finais do projeto.
Talvez o ponto mais importante no processo de monitoramento e controle de um projeto seja a forma de
colher os dados para entrada na ferramenta. Tendo em vista essa importncia, vamos abordar neste
momento trs nveis de atualizao diferentes, sendo eles:
Controle T Nele temos controle dos parmetros de tempo (Time) - Esse modo preterido quando no
necessria ou possvel alocao de recursos, nele so medidos apenas prazos e o andamento fsico do
projeto.
Controle TWC Nele temos controle dos parmetros de tempo, trabalho e custos das atividades (Time,
Work, Cost) - Nesse modo o controle de Prazos e Datas, Recursos Humanos e Materiais, assim como
Custos, Despesas e Tributos realizados possvel e por isso permitem uma projeo de resultados de
boa qualidade.
Controle TWC-TimeSheet Nele temos controle dos parmetros de tempo, trabalho e custos das
atividades, seus recursos com e/ou pelos seus apontamentos peridicos (Time, Work, Cost, TiomeSheet)
- Nesse modo o controle de Prazos e Datas, Recursos Humanos e Materiais, assim como Custos, Despesas
e Tributos realizados possvel, inclusive dentro de perodos de tempo especficos, e por isso permitem
uma projeo de resultados de alto nvel e de medir item a item em produtividade e rendimento. Este
modo valioso quando temos no projeto a alocao de material, mo-de-obra ou custo nas atividades
de forma geral COM a preocupao com a informao de uso em dados perodos especficos de tempo.
Todos estes nveis tero modos com seus respectivos nomes, cada um utilizando uma quantidade diferente
de campos.
E7-2.1.1 Crie uma cpia da tabela, filtro e modo Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S
chamado Passo 22 - Controle T, edite a tabela de forma que apenas os campos abaixo sejam exibidos:
ID (Identificador)
Status Indicator (Indicador de Situao)
Name (EAP + Atividades)
Actual Start (Incio Real)
Actual Finish (Trmino Real)
% Completo (Valor % da atividade que j foi realizado)
Remaining Duration (Durao Restante)
Phisycal % Complete (Andamento Fsico)
Actual Duration (Durao Real)
E7-2.1.2 Crie uma macro chamada controleT com um atalho chamado Passo 22 - Controle T no
grupo Monitoramento e Controle utilizando o smbolo a ao lado.
E7-2.1.3 V em File Options, escolha a guia Schedule, em seguida verifique se a caixa Updating tasks
status updates resource status esta marcada, caso no esteja, marque-a.
E7-2.1.4 Inclua na tabela no modo de forma temporria o campo type, feito isso converta o tipo de todas
as atividades Fixed Duration para Fixed units (isso feito a fim de evitar problemas e/ou inconsistncias
apresentadas na ferramenta em sua verso atual), aps a converso remova o campo.
Repare que neste padro ou nvel de atualizao as perguntas a serem feitas equipe de Execuo so
apenas:
Lembramos que a ferramenta realiza clculos internos de maneira automtica e entende a entrada destes
dados da seguinte maneira:
Quando informamos o percentual concludo at o momento da medio estamos mantendo uma durao
remanescente proporcional ao percentual restante.
Quando informamos que a atividade est 100% concluda e sua data de concluso real, estamos
recalculando a durao real da atividade, caso a data real divirja da prevista.
E7-2.1.5 Crie uma cpia da tabela, filtro e modo Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - S
chamado Passo 22 - Controle TWC, mantendo todos os campos da tabela.
E7-2.1.6 Crie uma macro chamada controleTWC com um atalho chamado Passo 22 - Controle
TWC no grupo Monitoramento e Controle utilizando o smbolo a ao lado.
E7-2.1.7 V no File Options, escolha a guia Schedule, em seguida verifique se a caixa Updating tasks
status updates resource status esta desmarcada, caso no esteja, desmarque-a.
E7-2.1.8 Inclua na tabela no modo de forma temporria o campo type, feito isso converta o tipo de todas
as atividades Fixed duration para Fixed work (isso feito a fim de evitar problemas e/ou inconsistncias
apresentadas na ferramenta em sua verso atual), aps a converso remova o campo.
Neste padro ou nvel de atualizao as perguntas a serem feitas equipe de Execuo so:
E7-2.1.9 Crie uma cpia da tabela, filtro e modo Passo 21- Emitir Folha de Relatrio do Perodo - C
chamado Passo 22 - Controle TWCR - TimeSheet, mantendo todos os campos da tabela.
E7-2.1.10 Crie uma macro chamada controleTWCR com um atalho chamado Passo 22 -
Controle TWCR - TimeSheet no grupo Monitoramento e Controle utilizando o smbolo a ao lado.
E7-2.1.11 V no File Options, escolha a guia Schedule, em seguida verifique se a caixa Updating tasks
status updates resource status esta desmarcada, caso no esteja, desmarque-a.
E7-2.1.12 Inclua na tabela no modo de forma temporria o campo type, feito isso converta o tipo de
todas as atividades Fixed duration para Fixed work (isso feito a fim de evitar problemas e/ou
inconsistncias apresentadas na ferramenta em sua verso atual), aps a converso remova o campo.
Neste padro ou nvel de atualizao as perguntas a serem feitas equipe de Execuo so:
E7-2.1.13 Mude o timescale de para que o mesmo exiba as semanas na sua menor escala e exiba apenas
os campos Work, Actual Work, Actual Overtime Work e Actual Cost, conforme demonstrado.
O Mtodo do Gerenciamento do Valor Agregado ou Eanerd Value Method (EVM), atualmente uma das mais
poderosas tcnicas de avaliao de desempenho de projetos.
Para a previso do Custo final de um projeto, normalmente lanado mo de dois indicadores: o CPI e o
SPI.
A tabela abaixo mostra outros campos ou indicadores que sero utilizados ou abordados.
Budget Cost of Work Performed
O quanto foi despendido ou agregado ao projeto, convertido
BCWP (Custo Orado dos Trabalhos Realizados)
em valor moeda
(Custo Acumulado do Produzido)
Budget Cost of Work Scheduled O quanto foi previsto ou agendado para ser gasto at a data de
BCWS (Custo Orado dos Trabalhos Programados) medio dos trabalhos, ou o valor acumulado programado
(Custo Acumulado da Linha de Base) conforme a linha de base
Actual Cost of Work Performed
O que foi realmente despendido ou gasto para aquilo que foi
ACWP (Custo Real dos Trabalhos Realizados)
previsto ou agendado at a data de medio dos trabalhos
(Custo Acumulado do Real)
A diferena, em moeda, daquilo que efetivamente foi
Schedule Variance
SV realizado ou agregado que foi previsto ou agendado
(Variao do Cronograma)
(SV = BCWP BCWS)
O valor percentual dado pela razo entre Variao do
Schedule Variance % Cronograma (SV) e Custo Orado dos Trabalhos Programados
SV%
(Variao do Cronograma expresso em %) (BCWS)
(SV% = (SV / BCWS) * 100)
A estimativa do custo total ou custo final esperado com base
Estimate At Completion
EAC no desempenho at a data de medio dos trabalhos
(Estimaniva no Trmino)
(EAC = (ACWP + (Baseline cost - BCWP)) / SPI)
A estimativa do custo total ou custo final esperado com base
Estimate At Completion Schedule Cost no desempenho at a data de medio dos trabalhos em funo
EAC - SC
(Estimaniva no Trmino Custo Previsto) do SPI e CPI
(EAC = ACWP + (Baseline cost - BCWP) / (0,8xCPI + 0,2xSPI)) 11
EAC - Estimate At Completion Cost Valor final previsto para o projeto, caso o indicador de
Cost (Estimativa utilizando os Custo(CPI)) desempenho de custo CPI se mantenha como est.
EAC Estimate At Completion Schedule Valor final previsto para o projeto, caso o indicador de
schedule (Estimativa utilizando os Custo(SPI)) desempenho de tempo SPI se mantenha como est.
A diferena, em moeda, daquilo que foi realizado ou
Cost Variance agregado (BCWP) contra o total gasto ou despendido at a data
CV
(Variao do Custo) de medio (ACWP)
(CV = BCWP ACWP)
O valor percentual dado pela diferena, daquilo que foi
realizado ou agregado (BCWP) contra o total gasto ou
CV% Cost Variance expresso em % do previsto
despendido at a data de medio (ACWP)
(CV% = (CV / BCWP) * 100)
Baseline Cost At Completion (Baseline
Valor original previsto na baseline do projeto, ou em outras
BAC Cost)
palavras o BCWS
Custo acumulado total do projeto
A diferena entre o custo previsto total e a estimativa para
VAC Variance At Completion completar. (Budgeted At Completion (baseline cost) -
Estimated At Completion)
Indicador que mostra uma relao entre o trabalho ainda a ser
feito os restante de verba na unidade MOEDA para uma data
TCPI To Complete Performance Index (TCPI)
de status. A sua melhor expresso : ((BAC - BCWP) / (BAC -
BCWS))
Indicador que mostra uma relao entre o trabalho ainda a ser
TSPI To Schedule Performance Index (TSPI) feito os restante de tempo na unidade MOEDA para uma data
de status. A sua melhor expresso : ((BAC - BCWP) / (BAC -
11
Valor correspondente a ponderao foi escolhido a critrio do autor, neste casos os valores foram 0,8 e 0,2 respectivamente, lembrando que a soma
dos mesmos deve totaliza 1,0.
BCWS))
E7-2.2.1 Crie uma tabela chamada Passo 23- indicadores de Desempenho EVM-SPI, com os campos:
ID (Identificador)
Name (EAP + Atividades)
BCWP
BCWS
SV
SV%
SPI
EAC Schedule (Number2)
TSPI (Number1)
E7-2.2.3 Crie uma tabela chamada Passo 23- indicadores de Desempenho EVM-CPI, com os campos:
ID (Identificador)
Name (EAP + Atividades)
BCWP
ACWP
CV
CV%
CPI
Baseline Cost
EAC Cost (Number3)
EAC SC (Number4)
VAC
E7-2.2.6 Crie uma macro chamada controleTWCR com um atalho chamado Passo 23-
indicadores de Desempenho EVM no grupo Monitoramento e Controle utilizando o smbolo a ao
lado.
Ateno: Na verso liberada por ocasio desta publicao o campo BCWS, NO representa o valor real do
custo acumulado do projeto como a sua linha de base, pois ele NO totaliza os recursos tipo COST. Dessa
forma ficam comprometidos os seguintes indicadores e campos: ACWP; BCWS; EAC - SC ; VAC ; SV%; SPI;
EAC - Schedule ; e TSPI . Isso inviabiliza o uso dessa ferramenta dentro da metodologia de controle de
acompanhamento pelo EVM.
E8
Incluir Planos de Mitigao e Contingncia
Objetivo:
Permitir a criao de modos diferenciados que apoiem o trabalho de apoio s praticas de gesto de riscos
do projeto e incluam no planejamento opes para ativar ou desativar em caso de ocorrncia dessas
incertezas chamadas riscos, sob comando da equipe de gesto de riscos.
Nesta etapa vamos realizar o gerenciamento dos Riscos do Projeto. Na verdade mais interessante e
adequado que esta etapa seja realizada ainda no planejamento do projeto, a estamos realizando durante
ou aps a execuo na esperana que o leitor j tenha enfrentado problemas tpicos desta etapa
(execuo), como atividades que no saram como planejado, atrasaram, novas atividades que acabaram
aparecendo, ajustes emergncias que foram necessrios no planejamento, dentro outros.
Tendo enfrentado problemas como os citados, uma maturidade e entendimento maior sobre um projeto e
seu funcionamento existe, entendemos que da mesma forma que temos uma estrutura de trabalho para
identificar os produtos ou entregas do projeto, uma estrutura organizacional que apoia o entendimento dos
riscos necessria. A fim de lidar com os riscos que envolvem o projeto, vamos introduzir atividades ditas
de mitigao e de contingncia.
Por conta do novo recurso disponvel na ferramenta nessa verso 2010 torna-se possvel desenvolver casos
de contingenciamento ou plano de aes para apoio s tcnicas de gerenciamento de riscos do projeto.
Avisamos que a anlise de risco que ser realizada neste livro simplria, pois tem fins puramente
didticos.
E8.1.1 Crie uma equipe de risco no seu pool de recursos, lembramos que essa equipe aumenta o custo
final do projeto, devemos analisar a relao custo benefcio na vida real para cada projeto.
Neste momento criaremos atividades ditas de mitigao, so atividades criadas para diminuir o risco de
que uma atividade ou pacote de planejamento tenha problemas que acarretem o no cumprimento do
prazo ou mesmo no acontea. Lembramos que elas normalmente aumentam os custos do projeto e podem
vir a causar problemas de super-alocao.
E8.1.1 Faa uma anlise de risco das suas atividades e pacotes de planejamento, para o nosso projeto
escolheremos o Atividade Construir Telhado, e como dito anteriormente, uma anlise de riscos simplria
com fins didticos ser apresentada:
Anlise de Risco:
Ameaas ao andamento ou Realizao da atividade
Ao Prazo
Ocorrncia de chuvas - Grande Probabilidade
Problema no fornecimento de materiais - Grande Probabilidade
Greve dos funcionrios - Baixa Probabilidade
Falha no equipamentos - Probabilidade Mdia
Aos Custos
Aumento de preos - Grande Probabilidade
Mudana Tributria - Baixa Probabilidade
Crise Econmica - Probabilidade Mdia
Das ameaas diagnosticadas com grande probabilidade de ocorrerem, decidimos tomar as seguintes
providncias.
Ocorrncia de chuvas - Instalao de toldo na rea de trabalho
Problema no fornecimento de materiais - Contratao de mais fornecedores
Aumento de preos - Fechar contrato de preos fixos
E7-1.2.1 Crie uma tabela chamada Passo 24 Planos de Mitigao e Contingncia, com os campos:
ID (Identificador)
Indicator (Indicador)
WBS (Cdigo EAP)
Name (EAP + Atividades)
Duration (Durao)
Start (Incio)
Finish (Trmino)
Active (Ativo)
vertime Cost (Custo Extra Real)
E7-1.2.4 Crie uma macro chamada passo24 com um atalho chamado Passo 24 Planos de
Mitigao e Contingncia no grupo Planejamento utilizando o smbolo a ao lado.
E7-1.2.5 Com o Passo 24 Planos de Mitigao e Contingncia selecionado, crie e sequencie atividades
novas com o nome das providncias a serem tomadas, onde o prefixo o Cdigo EAP da atividade a qual se
destinam, conforme demonstrado (No caso do nosso projeto achamos adequado que as mesmas fique na
rea administrativa), lembramos que o sequenciamento destas atividades deve ter seu final planejado para
antes do incio da atividade a qual se destinam.
E7-1.2.5 Aloque pelo menos um recurso nas atividades recm criadas (a fim de evidenciar o aumento de
custo)
Neste momento criaremos atividades ou produtos ditos de contingncia, o geral eles so criados para serem
ativados em caso de esperado evento ou atividade a no ocorrer (ou o inverso), influenciando diretamente
em todo o projeto e seus prazos. Lembramos que eles normalmente aumentam os custos do projeto e
podem vir a causar problemas de super-alocao.
E8.1.1 Utilizando ainda a mesma atividade Construir Telhado como referncia para o nosso projeto,
vamos criar uma alternativa para ela, para o caso desta vir a no ocorrer. Criaremos um pacote de trabalho
contendo a contratao de uma empresa terceirizada e a construo do telhado em si, conforme
demonstrado.
E8.1.1 Faa todo o planejamento deste pacote de trabalho (sequenciamento, estimativa da durao,
incluso dos recursos, etc.), em seguida desative o mesmo (campo Active ajustado para no), o resultado
esperado o demonstrado.
E7-1.2.1 Crie uma cpia da tabela Passo 24 Planos de Mitigao e Contingncia chamada Passo 25
Planos de Trabalho em Vigor.
E6.3.12 Crie o grupo Passo 25 Planos de Trabalho em Vigor, que classifique pelo campo Active
(Ativo), com a cor de fundo azul claro.
E7-1.2.4 Crie uma macro chamada passo25 com um atalho chamado Passo 25 Planos de
Trabalho em Vigor no grupo Encerramento utilizando o smbolo a ao lado (Este modo foi criado
no grupo encerramento, pois o objetivo de sua criao acompanhar as atividades, seu estado, e
principalmente documentar todo o projeto, incluindo sua execuo e quaisquer ativao nos
planos de contingncia).
Capitulo 7 Complementos
Objetivo:
Em grande parte dos projetos, ao se terminar o sequenciamento e a estimativa das duraes das
atividades, as datas de incio e fim do projeto ou de seus elementos excedem prazo mximo do projeto ou
de atividades especficas. Assim sendo faz se necessrio uma reviso das duraes e do sequenciamento do
projeto, para garantir que a data e prazos desejados do projeto sejam obtidos. Longe de querer trabalhar
com folgas negativas ou outros mitos do planejamento amador, agora o foco nas tcnicas reconhecidas
como paralelismo e compresso.
E4C.1 Utilizando seu exerccio E4, reduza o prazo total do projeto em 1 (um) dia ou 1% do prazo total, o
que for maior, utilizando as tcnicas mencionadas. Lembramos que o caminho crtico o foco de nossa
ateno.
E4C.2 Objetivando a reduo do prazo e a otimizao de seu projeto, revise as duraes de suas
atividades, lembramos que vale avaliar as folgas livres e folgas totais, e que o foco o caminho crtico,
uma vez que as folgas livres servem para avaliar e mensurar o quanto uma atividade pode ser
reprogramada SEM atrapalhar o prazo total do projeto
E4C.3 Revise as ligaes do seu projeto, removendo as chamadas LeapFrogs (E.3.4.6) remanescentes e
verificando a real necessidade de ligaes do tipo SS (Start to Start) Incio para Incio, FF (Finish to
Finish) Trmino para Trmino, SF (Start to Finish) Incio para Trmino.
E4C.4 Aps a realizao dos passos anteriores emita um relatrio (.doc, .docx ou .pdf) com a anlise dos
resultados obtidos, e apresente as dificuldades encontradas. Explique o que foi alterado para obteno da
reduo do prazo, se as ligaes do seu projeto influenciaram muito no prazo final do projeto. Explique
tambm se houve alguma alterao no(s) caminho(s) crtico(s) do projeto.
Obs: Por conta de algumas limitaes apresentadas at a verso atual desta ferramenta (MS Project 2010),
recomendamos a leitura sobre as Anomalias no Caminho Crtico e suas condies; O CPM (Mtodo do
Caminho Crtico); As tcnicas para otimizao de prazos e tempos em desenvolvimento de cronogramas.
Lembramos que estas informaes podem ser encontradas no aqui chamado livro base12.
12
O livro base referenciado o j dito MS Project 2010 Ferramenta de Apoio ao Gerenciamento de Projetos.
Objetivo:
Em grande parte dos projetos, ao se terminar a alocao dos recursos humanos ou materiais nas atividades
podemos encontrar vcios de alocao como a permanecia de um recurso inteiro todos os dias de
ocorrncia de uma atividade, ou de seu uso consecutivo, igual e permanente. A anlise das alocaes tem
por objetivo permitir ao planejador uma verificao de uso e desperdcio, ociosidade e mais valia dos
recursos mencionados, aumento a relao custo benefcio do projeto pela sua reduo bsica de custos.
possvel ainda dentro de uma organizao melhorar o desempenho do uso dos recursos entre projetos ou do
pool de recursos para a gesto mais eficiente dos recursos disponveis.
E5C.1 - Utilizando seu exerccio E4, apresente uma breve descrio do modo Passo 14 Apresentar os
Insumos, do seu uso e aplicao, de modo a justificar as super-alocaes que possam existir e a forma
escolhida para resolver esta questo.
Lembramos que esse modo foi desenvolvido para dar apoio ao planejador no trabalho de identificao e
proposio de solues para as super-alocaes de recursos, assim temos que cada campo e cada item do
modo foi escolhido e montado para esse fim.
E5C.2 - Apresente uma breve descrio das vantagens da incluso de atividades no nosso item
suprimentos, onde poderiam ser mapeados todas as aes de pedido - encomenda dos materiais de seu
projeto, no como exemplificado com o cimento, comente tambm qual e como seria a sua utilizao
pelas equipes de planejamento e controle.
E5C.3 Aps a realizao dos passos anteriormente descritos emita um relatrio (.doc, .docx ou .pdf)
contendo as 2 descries requisitadas e uma anlise dos resultados obtidos, os ajustes bsicos que foram
feitos no seu projeto, e se esses ajustes impactaram de forma expressiva nos custos e quantidades de
materiais/horas de trabalho.
Entender como a ferramenta trata os recursos do tipo work (trabalho), material (material) e cost (Custo),
dentro de sua estrutura no que diz respeito aos custos do projeto.
Os custos do projeto advm da soma dos recursos na estrutura nvel a nvel, e sua distribuio se da ao
longo do tempo, a partir da definio do planejador. Foi visto previamente que no caso do planejamento a
estrutura de composio fica clara, porm na etapa de controle as informaes so deturpadas. Vamos
abordar essa questo, apoiando o planejador e a equipe de controle no entendimento dos resultados
obtidos.
O campo BCWS Budget Cost of Work Scheduled (Custo Acumulado da Linha de Base), representa o valor
acumulado do trabalho agendado ou programado conforme a linha de base, similar ao campo Cumulative
Cost (Custo acumulado), conforme comentado anteriormente.
Ambos deveriam totalizar os mesmos valores quando a linha de base salva for baseada estiver atualizada,
porm na verso da ferramenta liberada por ocasio desta publicao, o campo BCWS, no representa o
valor real do custo acumulado do projeto conforme sua linha de base, pois ele no leva em considerao
em seus clculos os recursos tipo Cost. No recomendamos a utilizao do campo BCWS se houver
referncias de valores do tipo Cost.
E6C.3 Crie um novo recurso do tipo Cost chamado Bonificao dos funcionrios, em seguida aloque no
mnimo 4 atividades com este recurso, no valor de R$ 20.000,00 cada. No se esquea de desvincular ser
Exerccio E6C do Pool de recursos.
E6C.5 Salve uma nova linha de Base, no esquecendo de manter os dados da linha de base anterior em
uma nova posio.
E6C.6 - A v em Project Project Information (Grupo Properties), e ajuste a data de Status do Projeto
(Status Date) para a programada para o termino do projeto, ou seja, 100% do projeto realizado.
E6C.7 Neste momento, verifique os valores dos campos BCWS e Cumulative Cost, de forma a identificar
divergncias em seus valores, conforme demonstrado.
E6C.8 Aps a realizao dos passos anteriormente descritos emita um relatrio (.doc, .docx ou .pdf)
explicando de forma clara e concisa seu entendimento sobre as divergncias de totalizao dos campos
BCWS e Cumulative Costs e as consequncias da no observncia dessa falha.
Devemos sempre tentar chegar na mnima quantidade de recursos sem atrasar o projeto ou gerar super-
alocaes.
Para a realizao deste exerccio, necessria entender que os recursos de um projeto na sua maioria no
so pagos apenas pelas horas que efetivamente trabalham no projeto, mas sim pelo perodo em que esto
disponveis no projeto. A ferramenta porem calcula os gastos dos recursos que de fato esto produzindo
dentro do projeto. Temos aqui uma clara vantagem em trabalhar com a menor quantidade de recursos
possveis, porem distribuindo-os de forma a trazer a menor ociosidade possvel tambm.
O conjunto de arquivos necessrios para realizao deste exerccio pode ser encontrado no CD que
acompanha este livro, ou disponibilizado no moodle no caso de alunos. Ele composto de 3 projetos, que
so reunidos em um Projeto Master, e um Pool de Recursos. Os arquivos a serem abertos e modificados
so apenas o Project Master e o Pool de recursos, j que qualquer alterao ser ento automaticamente
estendida para os projetos individuais.
RIP.1 Com o Project Master aberto, podemos verificar o cronograma e oramento de cada um dos
projeto, assim como o total, lembro que nosso objetivo reduzir custos sem que hajam atrasos no projeto.
RIP.2 Ao abrirmos o Pool de Recursos, podemos verificar a mo de obra ociosa, em especial o recurso
do tipo Work chamado pessoal 1, o qual trabalharemos aqui. Repare que existem 6 unidades disponveis
para este recurso ao longo de todo o projeto, sendo que nem mesmo precisamos dele em alguns momentos.
RIP.3 Vamos ento modificar o quantidade e o perodo de disponibilidade do recurso pessoal 1, para isso
abra a janela de informaes do recurso, atravs do duplo clique sobre ele, ou clique com o boto direito
do mouse e em seguida escolha a opo Information...
RIP.4 Vamos definir 5 unidades para o perodo que vai de 04/01/2010 at 05/01/2010, e 4 unidades para
o perodo que vai de 06/01/2010 at 27/01/2010, conforme demonstrado.
Repare que com a alterao na disponibilidade do recurso a ferramenta comea a apontar a existncia de
super-alocaes.
RIP.5 Bata um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) mostrando as super-alocaes e
nos envie em um documento Word junto com seu arquivo .mpp (No se esquea de seguir as regras de
nomenclatura j descritas).
RIP.6 V ao Project Master e realize o nivelamento do projeto, atravs do boto Resource Level All (no
grupo Level).
RIP.7 Com o novo nivelamento do projeto realizado, volte ao Pool de Recursos e verifique a situao do
recurso pessoal 1 trabalhado. Repare que o incio de algumas atividades foram alteradas, porm a
ferramenta conseguiu encontrar uma soluo sem que surgissem super-alocaes.
RIP.8 Bata um Print Screen da tela (procedimento abordado no anexo B) mostrando que a ferramenta
conseguiu encontrar uma soluo sem que surgissem super-alocaes e nos envie em um documento Word
junto com seu arquivo .mpp (No se esquea de seguir as regras de nomenclatura j descritas).
RIP.9 Lembrando que uma das restries deste exerccio que no podemos atrasar o projeto ou gerar
super-alocaes, v ao Project Master e verifique a data do fim do projeto, perceba que a mesma acabou
por atrasar, conforme demonstrado.
RIP.10 Como no podemos gerar atrasos no projeto, vamos realizar uma nova tentativa de ajuste dos
recursos, comearemos limpando o nivelamento de recursos do projeto, atravs do boto Resource Clear
Leveling (no grupo Level), conforme demonstrado.
RIP.11 Redefina a disponibilidade do recurso pessoal 1 com 5 unidades para o perodo que vai de
04/01/2010 at 14/01/2010, e 4 unidades para o perodo que vai de 15/01/2010 at 26/01/2010,
conforme demonstrado.
RIP.12 Realize um novo nivelamento do projeto e verifique se ferramenta conseguiu encontrar uma
soluo sem que surgissem super-alocaes no recurso pessoal 1, conforme demonstrado.
RIP.13 Verifique a data do fim do projeto, que deveria ter sem mantido, conforme demonstrado.
RIP.14 Realize uma otimizao de todos os recursos do tipo Work, encontrando a melhor soluo possvel
para cada um deles.
Repare que mesmo depois de toda otimizao dos recursos, no houve alterao nos custos dos projetos,
isso porque a ferramenta calcula o custo pela utilizao do recurso, no o custo do perodo ocioso.
RIP.15 Abra a ferramenta Excel, ou outra planilha eletrnica, e realize o clculo da diferena de custos
aps a otimizao de recursos, conforme demonstrado para o recuso pessoal 1.
RIP.16 No caso de alunos, obrigatrio o envio da planilha eletrnica e de um relatrio com suas
dificuldades e concluses.
Obs: Uma outra maneira para realizao desse exerccio a reduo gradual das quantidades de recursos,
sempre avaliando os resultados aps um nivelamento de recursos, verificando tambm se houve alterao
na data final do projeto. Embora mais simplista, essa ideia permite que sejam propostas equipes fixas de
trabalhos ao longo de todo o projeto numa quantidade mais otimizada.
O chamado MIP (Measure In Project ou Medio no Projeto) tem o objetivo de promover um trabalho de
incluso de dados na ferramenta utilizando os modelos de modos e tabelas j conhecidos e abordados, com
uma posterior anlise dos indicadores de desempenho do projeto.
Neste exerccio, realizaremos a insero dos dados referentes a 5 medies em um arquivo previamente
concebido, que pode ser encontrado no CD que acompanha este livro, ou disponibilizado no moodle no
caso de alunos.
O processo de incluso de dados pode parecer "incoerente" em alguns momentos, mas ela justificada
pelo fato de obtermos um parecer instantneo do andamento do projeto.
Lembramos que este exerccio visa simular uma situao real, sendo assim os recursos e as verbas do
projeto so limitadas e definidas. Isso significa dizer que temos que atuar APENAS no processo de incluso
de dados e anlise de resultado, SEM nivelar os recursos ou ajustar o limite de oramentrio. E que embora
no apresentamos ou requisitamos a utilizao de filtros neste exerccio, o uso de filtros de data de status
pode ser considerado para facilitar o entendimento e visualizao das atividades sob acertos.
MIP.3 Realize cada um das medies, em seguida salve o arquivo .mpp com o nome da medio (1
Medio, 2 Medio, etc), obtendo ao final 5 arquivos distintos, um para cada medio. Lembramos que
para acessar e alterar a data de medio (Status Date), v em Project Project Information (no grupo
Properties).
MIP.9 Abra um novo projeto na ferramenta MS Projeto 2010 chamada Projeto Master, e aps realizar as
configuraes iniciais, insira uma atividade chamada Projeto Master, conforme demosntrado.
MIP.10 Insira os projetos contendo as 5 medies realizadas como Subprojetos, isso pode ser realizado
atravs do atalhoProject Subproject (Grupo Insert),conforme demonstrado.
MIP.10 Atravs do recurso Organizer (Vide Anexo C), copie o Modo 01, Modo 02 e suas respectivas
tabelas ou modos de apoio.
MIP.11 Aps a realizao dos passos anteriormente descritos emita um relatrio (.doc, .docx ou .pdf)
contendo uma anlise dos resultados obtidos medio a medio, explicando de forma clara e concisa seu
parecer sobre o que foi verificado na evoluo dos indicadores de desempenho, principalmente o SPI e CPI.
Apresente tambm as dificuldades encontradas na realizao do exerccio.
No caso de alunos, obrigatrio o envio das 5 medies e Projeto Master, assim como o relatrio gerado.
Objetivo:
O chamado PIP (Project In Project ou Projetos no Projeto) um exerccio com diversos subprojetos
participantes de um projeto maior, aqui chamado de Project Master, cujo objetivo desenvolver as
ligaes entre as atividades dos projetos simulando uma interdependncia entre eles.
O conjunto de arquivos necessrios para realizao deste exerccio pode ser encontrado no CD que
acompanha este livro, ou disponibilizado no moodle no caso de alunos. Ele composto de 4 projetos, que
devero se tornar subprojetos de um Projeto Master, e utilizar todos do mesmo Pool de Recursos.
PIP.1 Atravs do recurso encontrado em Project Subproject (Grupo Insert), inclua os diversos
subprojeto, que so projetos menores inseridos como produtos do projeto mster, conforme demonstrado.
Todos devem lanar recursos nos projetos a partir do pool de recursos fornecidos.
O gerenciamento de cada subprojeto deve existir na forma de atividades do tipo Hammock com prefixo
Gerenciamento, e os recursos alocados a estas devem ser exclusivos das mesmas.
Criar um modo denominado PIP, do tipo Gantt Chart, com os campos que melhor lhe atendam e
atendam as melhores prticas.
As atividades ou pacotes de trabalho com fonte na cor azul, os marcos com fonte na cor laranja e os
produtos com fonte na cor preto do tipo Negrito.
Assim que o projeto est aprovado, deve se dar incio a faze de compras.
A execuo da montagem s pode ser iniciada com o recebimento do solicitado pelas compras.
S possvel efetuar os testes apos a execuo de toda a montagem.
Todos os produtos da EAP sero submetidos ao comit de avaliao ao mesmo tempo, ou seja, s pode
ocorrer quando todo resto houver sido finalizado.
PIP.2 Insira atividades do tipo Hammock para cada um dos subprojetos, conforme demonstrado.
PIP.2 Aps a realizao dos passos anteriormente descritos emita um relatrio (.doc, .docx ou .pdf)
contendo uma anlise das vantagens e desvantagens da utilizao de subprojetos, suas dificuldades e
concluses.
No caso de alunos, obrigatrio o envio dos 6 arquivos (.mpp) relacionados ao exerccios, assim como o
relatrio gerado.
E9 Timeline e TeamPlaner
Objetivo:
As atividades desta seo tem o objetivo de explicitar o uso dos novos recursos da ferramenta,
implementadas a partir da atual verso da mesma, implementados na atual verso ferramenta, so dois
modos novos chamados de Timeline e TeamPlaner.
Como dito, so recursos novos e recm implementados na ferramenta e por isso ainda esto em uma fase
em que as melhores tcnicas ou prticas de gerenciamento no podem ser aplicadas de forma plena,
porm permitem as equipes os primeiros passos para modelar o planejamento inicial do projeto.
E9.1 Timeline
O modo Timeline (Linha do Tempo) tem como objetivo principal abrigar e apresentar os elementos do
projeto em alto nvel13, com baixo nvel de detalhes, ou melhor, definindo os pontos de controle gerais e
marcos do projeto.
Para esta atividade, crie um NOVO projeto, ou seja, um projeto em branco.
Uma grande empresa multinacional deseja iniciar um projeto de prospeco de bauxita no interior do
estado mais pobre de um pas no interior da frica.
Um estudo de viabilidade tcnica e econmica sobre o poo e as condies da regio dever ser feito.
13
Entende-se aqui alto nvel como poucos detalhes, no como alta qualidade de dados.
E9.1.1 Com o projeto novo aberto, selecione o modo Gantt Chart, em seguida insira as fases e marcos do
projeto.
E9.1.2 Insira a durao de cada uma das fases do projeto, no esquecendo de configura-las como durao
fixa, como demonstrado:
E9.1.3 Sequencie as atividades e marcos do projeto, de acordo com as premissas e restries impostas.
E9.1.4 Exiba a aqui chamada LINHA 0 do Projeto, em seguida a renomeie, conforme demonstrado.
E9.1.5 Neste momento vamos exibir o Timeline, para isso v em View Timeline (no grupo Split View),
conforme demonstrado.
A exibio do Timeline pode ser feita tambm clicando com o boto direito do mouse sobre a rea grfica
do modo Gantt Chart, conforme demonstrado.
Neste momento a ferramenta automaticamente passa a exibir um modo composto contento o Gantt Chart
e o Timeline, conforme demonstrado.
E9.1.6 J com o Timeline sendo exibido, vamos adicionar nele as linhas que queremos visualizar, sejam
elas marcos, atividades ou produtos. Para isso selecione a linha desejada e clique em Task Add to
Timeline (no grupo Properties), conforme demonstrado.
E9.1.7 Aps adicionar todas as fases e marcos do projeto, o Timeline pode exibir o projeto de duas
maneiras, conforme demonstrado.
E9.1.8 Para alternar entre as duas formas de exibio clique com o boto direito do mouse sobre o
Timeline para liberar o menu suspenso com as opes de formatao dos dados grficos desse modo, em
seguida escolha Detailed Timeline, conforme demonstrado abaixo. Vamos
trabalhar com o modo em viso detalhada (Detailed Timeline).
O recurso Timeline permite uma serie de ajustes e personalizaes de ordem grfica, que sero realizados
neste momento.
E9.1.9 Com o Timeline selecionado, v em Format Text Lines (no grupo Show/Hide) e ajuste o
nmero de linhas de exibio das clulas para 3 (trs), conforme demostrado.
E9.1.10 Com o Timeline selecionado, v em Format Text Lines (no grupo Show/Hide) e ajuste o
nmero de linhas de exibio das clulas para 3 (trs), conforme demostrado
E9.1.11 Segure com o boto esquerdo do mouse a atividade Acomodao e adequao de mo de obra
externa e arraste para a parte superior de nossa linha do tempo, de forma a transforma-la de barra para
rtulo, conforme demonstrado.
E9.1.12 Com o boto direito do mouse, arraste os ttulos das atividades e marcos para locais visveis, e
atravs da mudana de fonte, com do texto e com de fundo, realize os seguintes ajuste:
Estudo de Viabilidade com fonte Times Nem Roman 10, Branca em negrito, com fundo azul claro.
Treinamento e capacitao de pessoal local com fonte Times Nem Roman 10, Preta em negrito, com
fundo verde escuro.
Acomodao e adequao de mo de obra externa com fonte Times Nem Roman 10, vermelha em
negrito, com fundo laranja.
Pontos Decisrios com fonte Times Nem Roman 10, vermelha em negrito, com fundo tambm vermelho.
O modo Team Planner tem o objetivo de apoiar a alocao dos principais responsveis das fases mais altas
do projeto, ou das entregas mais significativas. Pode ser til para os planejadores que desejam resultados
simples e rpidos, que tenham um mnimo de domnio e entendimento de gesto, porm no aconselhamos
para uso em projetos mdios ou avanados, ou mesmo por usurios despreparados.
Esse modo rene a possibilidade de visualizar simultaneamente as linhas representantes das atividades e a
relao dos recursos disponveis, um detalhe importante que as atividades so apresentadas, no os
marcos, j mostrando que no adequado alocar recursos nos marcos.
E9.2.1 A partir das premissas e restries impostas pelo projeto, crie a lista de recursos do projeto.
E9.2.2 A partir das premissas e restries impostas pelo projeto, crie o(s) calendrio(s) do projeto.
E9.2.4 Vamos neste momento associar os recursos as nossas atividades, ou seja, vamos realizar a
alocao de recursos a partir do Team Planner. Para isso arraste a atividade desejava com o boto
esquerdo do mouse para cima do nome do seu recurso, ou clique com boto direito do mouse sobre a
atividade e selecione Reassign To, em seguida escolha qual recurso que alocar a atividade.
E9.2.5 Aps alocar recursos a todas as atividades do projeto, v em Format Selected Tasks Fill
Color (no grupo Format) e pinte a atividade Treinamento e capacitao de pessoal local de verde, a
atividade Acomodao e adequao de mo de obra externa de laranja, similar ao realizado no
Timeline, conforme demonstrado.
Capito 8 - Extras
Import/export Ribon
Na verso 2010 da ferramenta MS Project um novo sistema de menus foi implantado, conforme dito
anteriormente, para complementar a utilizao do mesmo um recurso para importao e exportao das
Ribbons (abas) e suas personalizaes.
EXT1.1 V em File Options em seguida escolha a seo Customize Ribbon, conforme demonstrado.
Outra forma de acesso mais rpida, pelo clique do boto direito do mouse sobre uma aba, escolhendo a
opo Customize the Ribbon, conforme demonstrado.
Repare no boto Import/Export, atravs dele que podemos importar ou exportar abas personalizadas,
lembrando que atravs do recurso Organizer podemos exportar tambm nossas macros.
EXT1.2 Com a seo Customize Ribbon selecionada, clique no boto Import/Export e escolha a opo
Export all customizations.
Recomendamos que sempre tenha um Back-up de sua aba, assim como dos calendrio, macros, modos e
seus componentes.
EXT1.3 Aps a realizao de todos os exerccios (E1 a E9), utilize este recurso para exportar suas Ribbons
e suas personalizaes, com nome Processos de GP.
O campo Notes
Conforme comentado anteriormente, o recurso Notes permite a insero de textos com formatao, assim
como o armazenamento de imagens e arquivos diversos.
O arquivo contendo o modelo necessrio para realizao deste exerccio pode ser encontrado no CD que
acompanha este livro, ou disponibilizado no moodle no caso de alunos.
EXT2.1 Com seu Projeto (mpp) e o arquivo Modelo abertos (docx), abra o modo Passo 04 EAP +
Atividades, em seguida cole o contedo do modelo no campo notes da sua linha 1, neste caso Projeto Casa
Feliz.
EXT2.2 Selecione e cole seus documentos TAP e REP no campo notes da sua linha 1, o resultado esperado
conforme demonstrado.
OBS: Vale ressaltar que na verso atual da ferramenta encontramos problemas com o campo Notes na
Linha Zero do Projeto, h perda de formatao e arquivos salvos na mesma. No recomendamos a
utilizao do campo notes na Linha Zero do Projeto.
EXT2.3 Preencha os campos referentes ao gerente do projeto, em seguida substitua a foto pela do
mesmo.
EXT2.4 Salve se projeto, neste momento repare que o tamanho fsico final do seu projeto (mpp)
aumentou proporcionalmente de acordo com o tamanho das fotos e documentos inseridos no campo notes,
conforme ilustrado.
Criando Templates
Os templates (Modelos) que a ferramenta MS Project permite que sejam criados, so muito importantes
para um trabalho otimizado, pois possibilitam ao profissional criar previamente soluo sob medida para
diversos projetos, e coloca-los em uso rapidamente, sem a necessidade de configuraes e criao de
modos ou personalizao de campos.
EXT4.1 Aps a realizao do seu exerccio E8, v em File Save As em seguida no campo Save as type
selecione a opo Project Template (.mpt), conforme demonstrado.
EXT4.2 Antes de criar seu template, apague todas as informaes do seu projeto, ou seja, todas as linhas
contendo marcos, produtos, atividades, pacotes de trabalho, hammock, apague tambm as informaes do
projeto e qualquer informao que seja especfica deste projeto, de forma que possamos criar um modelo
genrico para utilizao.
Quando um template criado, alm dos modos e seus componentes, a ferramenta permite que salvemos
alguns campos, conforme demonstrado.
OBS: Os templates podem ser enviados ao Project Server ou mesmo ao Project EPM, vale ressaltar que
este recurso s esta disponvel na verso Professional (Profissional) da ferramenta.
Integrao: Outlook
A ferramenta MS Project 2010, como em suas verses anteriores, oferece uma integrao com as demais
ferramentas do pacote Office. Um recurso que faz se bem til e pratico a integrao com a ferramenta
Outlook.
EXT5.1 Aps a realizao do seu exerccio E8, v em File Save & Send, em seguida clique em Send as
Attachment (Enviar como anexo), conforme demonstrado.
Se a maquina de trabalho tem a Ferramenta Outlook, a mesma ser automaticamente iniciada e um e-mail
contendo e projeto em anexo ser gerado, conforme demonstrado.
EXT5.2 Aos alunos do curso, necessrio o envio deste e-mail ao seu respectivo tutor.
Integrao: Excel
Conforme dito citado anteriormente, a ferramenta MS Project 2010, como em suas verses anteriores,
oferece uma integrao com as demais ferramentas do pacote Office. Uma dessas integraes que
amplamente utilizada a integrao com a planilha eletrnica Excel.
O arquivo criado na planilha eletrnica Excel 2010 necessrio para realizao deste exerccio pode ser
encontrado no CD que acompanha este livro, ou disponibilizado no moodle no caso de alunos.
EXT6.1 Com o arquivo Excel aberto, abra a ferramenta MS Project 2010 e v em File New New from
Excel workbook, em seguida clique em Send as Attachment (Enviar como anexo), conforme demonstrado.
EXT6.2 A janela do Import Wizard ser aberta, clique em Next e em seguida selecione a opo New
Map (Novo Mapeamento), clicando novamente em Next, conforme demonstrado.
EXT6.3 No modo de importao das informaes, seleciona a opo As a new projct ( Como um novo
projeto), conforme demonstrado.
EXT6.4 Defina o(s) tipo(s) de dados que esto sendo importado(s), no nosso caso so do tipo Tasks
(Atividades), sete para a ferramenta que existe sim cabealho na planilha de importao, conforme
demonstrado.
EXT6.5 Defina em qual aba esto contidos os dados a serem importados, no nosso caso a aba Plan1,
conforme demonstrado.
EXT6.6 Com a aba definida, os cabealhos (EAP e Dias) passam a aparecer no campos From, temos ento
que definir os campos para onde os dados iro, no nosso caso os campos Name (Nome) e Duration
(Durao) respectivamente, conforme demonstrado.
EXT6.7 Conclua a importao atravs do boto Finish (finalizar), o resultado esperado demonstrado
abaixo.
EXT6.9 Com o modo Gantt Chart aberto, abra a janela de ajuste do Box Styles e delete todas as
configuraes, conforme demonstrado.
EXT6.10 Remova a colorao do perodo sem trabalho (Non-working time) , conforme demonstrado.
EXT6.11 O resultado esperado destas operaes uma tela branca na rea grfico do modo Gantt Chart,
conforme demonstrado.
EXT6.12 V a planilha eletrnica Excel aberta, e filtre os campos que contm durao 0, ir acarretar
em uma modificao automtica no grfico pr-existente, conforme demonstrado.
EXT6.14 Volte a ferramenta MS Project Copie, e v em Paste Paste Special, em seguida escolha a opo
Paste Link, conforme demonstrado.
EXT6.16 Aos alunos do curso, necessrio o envio deste Projeto intitulado Excel, lembrando que os
mesmo devem seguir as regras de nomenclatura j estabelecidas.
OBS: Os grficos pode acompanhar um Gantt Chart funcional e contendo todo o projeto, embora no
recomendado, mas ressaltamos que problemas na insero do grfico podem ocorrer caso filtros ou grupos
estejam ativados.
Anexos
http://technet.microsoft.com/en-us/evalcenter/ee404758.aspx
Ser necessrio estar logado com sua conta WINDONS LIVE ID, caso no esteja logado ainda, ser
redirecionado para a pagina de Login, caso possua uma conta basta apenas se logar, para aqueles que no
possurem conta WINDONS LIVE ID, uma conta dever ser criada, clicando em SIGN UP.
Aqueles que forem criar a conta, preencher os dados, conforme tela abaixo:
Com a conta do WINDONS LIVE ID criada, voltar tela anterior, volte tela de login e faa seu login,
clicando em SIGN IN
Ao checar o e-mail, um link ser enviado para verificao, clique nele para confirma seu cadastro.
Ao abrir o link, uma mensagem de verificao de email ser exibida, (a partir deste momento seu cadastro
esta ativado) clique em continue.
A tela abaixo ir aparecer, salve a chave do produto (anote e/ou imprima a pgina), depois escolha o
download do MS Project Professional 2010 (32 bits ou 64 bits) que lhe for mais conveniente.
Para captura de uma janela especfica, selecione e janela desejada e utilize a combinao de botes ALT e
Print Screen simultaneamente, conforme ilustrado.
Anexo C Organizer
O recurso Organizer (Organizador) utilizado para administrar os recursos modos, tabelas, filtros,
calendrios, campos personalizados, e elementos de composio desses. Atravs deste recurso possvel
Renomear, copiar, mover, deletar os recursos do projeto citados acima, uma vez que estes recursos sejam
definidos possvel compartilh-los com outros projetos, ou at mesmo torn-los referncias global na
maquina trabalhada.
O acesso ao recurso Organizer pode ser obtido atravs dos recursos More Views, More Tables, More
Filters, More Groups, More Highilight Filter, conforme demonstrado.
A janela do Organizador (Organizer) composta por 9 abas e diversos recursos, conforme descrito e
demonstrado abaixo:
Abas:
Views (Modos)
Reports (Relatrios)
Modulos (Mdulos Programados em VBA)
Tables (Tabelas)
Filters (Filtros)
Calendars (Calendrios)
Maps (Mapas de Dados para Exportao
e Importao)
Fields (Campos personalizados)
Groups (Grupos)
Recursos e selees:
1 - Abas
2 Tipo de recurso
3 Recurso destinado a copiar um determinado item ou seleo
4 - Recurso destinado a renomear um determinado item
5 - Recurso destinado a deletar um determinado item
6 Caixa de seleo de origem/destino
7 Caixa de seleo de origem/destino
Lembramos que importante ter ateno e verificar a real necessidade de um modo, tabela ou outro item
antes de coloc-los a disposio do GLOBAL.MPT.
Vale lembrar tambm que para um dos objetos criados funcionarem dentro do GLOBAL.MPT, todos os
objetos de apoio devem ser colocados disposio tambm do GLOBAL.MPT.
*At o momento, apenas duas certificaes esto disponveis para o MS Project 2010, porm esperasse que
mais venham a surgir.
O exame 70-177 substituir o exame da verso 2007, o antigo exame 70-639. Os conhecimentos necessrios
para esta prova incluem: instalar e configurar o Microsoft Project Server 2010; gerenciar recursos e
segurana; e a prpria administrao do Project Server. J o exame 70-178 substituir sua verso 2007, o
antigo exame 70-632. Para ser aprovado nesta prova, voc precisa conhecer os seguintes itens: criao de
cronogramas; gerenciamento de recursos e atribuies; monitoramento e anlise de projetos; e
comunicao das informaes do projeto.
No caso do MCTS: Microsoft Project 2010, Managing Projects (Exame 70-178): O exame testa seus
conhecimentos sobre as funcionalidades do Project Standard 2010 e Project Professional 2010, em questes
de mltipla escolha. Tambm so testadas suas habilidades em gerenciar cronogramas e comunicar o
projeto para pessoas, equipes e a prpria organizao. Resumindo, voc precisa ter experincia em
construir cronogramas, comunicao, colaborao e entregar projetos com o Project 2010.
http://www.microsoft.com/learning/en/us/exam.aspx?ID=70-178
"NEXT".
Aps o login, escolha a melhor data e horrio para a realizao da sua prova de certificao, sem seguida
os dados de pagamento (Uma observao importante que o sistema s aceita cartes de crdito
internais).
Voc receber um email de confirmao da Prometric, algum tempo depois, confirmando a marcao e
pagamento de sua prova de certificao.