1.

OBJETIVO

Establecer los mecanismos a travs de los cuales ALYABE verifica el cumplimiento del sistema de
gestin por parte del Proyecto.

2. DESARROLLO

2.1. Monitoreo:

El proceso de monitoreo consiste en la verificacin a distancia que realiza CGP del cumplimiento
del sistema de gestin, por medio del envo por parte de los proyectos de los puntos de monitoreo
establecidos.

Con base en la Matriz de Aplicabilidad1 elaborada al inicio del Proyecto, se definir durante la
Reunin de Compromisos2 aquellos elementos de gestin que el proyecto deber enviar
peridicamente como puntos de monitoreo.

Los puntos de monitoreo pueden ser de dos tipos:

- Obligatorios, los cuales debern ser enviados permanentemente, de acuerdo a un calendario. De

manera general, los puntos de monitoreo obligatorios para todos los proyectos son el Panel de
Control3, el Sistema Alerta Roja (SAR)4, el Control de Provisiones5 y las Actas de las Reuniones
de Transferencia6 y Compromisos7. Sin embargo, podrn definirse otros entregables como
obligatorios.
- Aleatorios, los cuales debern ser enviados solamente cuando sean solicitados, en un plazo de
24 horas.

En funcin de esta definicin, el proyecto recibir una comunicacin formal va correo electrnico
por parte de CGP con los siguientes datos:

- Puntos de monitoreo (entregables) acordados en la Reunin de

Compromisos.
- Frecuencia de envo de los entregables.
- Aspectos generales adicionales a tomar en consideracin.
Correo electrnico a donde se enviarn los entregables (controldegestion@alyabe.com).

CGP llevar el registro de la recepcin y oportunidad de cada entregable para todos los proyectos,
as como de los no cumplimientos. El proyecto ser informado de manera formal de la recepcin de
sus envos por medio de un correo electrnico. El nivel de cumplimiento del proyecto del envo
oportuno ser calculado por CGP y forma parte del reporte consolidado por divisin y empresa, los
que son revisados en los directorios. CGP realiza tambin un anlisis de la consistencia de la
informacin recibida, tomando nota de las desviaciones encontradas.

En caso se verifique que el proyecto tiene un bajo nivel de cumplimiento y/o un alto nivel de
desviaciones, se tomarn las siguientes acciones:

- Solicitud al proyecto de los puntos de monitoreo aleatorios.

- Solicitud de explicacin al proyecto.

Con base en los resultados de estas acciones y en coordinacin con la Gerencia de Divisin, se
podr decidir realizar un proceso de Seguimiento.

1 ALY.SGP.PG.10 Personalizacin del Sistema de Gestin ALY al Proyecto

2 ALY.SGP.PG.17 Reunin de Compromisos
3 ALY.SGP.PG.45 Informes de Gestin
4 ALY.SGP.PG.45 Informes de Gestin
5 ALY.SGP.PG.30 Cierre Contable
6 ALY.SGP.PG.06 Reunin de Transferencia y Arranque
7 ALY.SGP.PG.17 Reunin de Compromisos
2.2. Seguimiento:

El proceso de seguimiento consiste en la revisin detallada en el proyecto del cumplimiento y

calidad de sus procesos de gestin. Es realizado por un Analista de Seguimiento perteneciente a
CGP, trabajando en conjunto con el equipo de Proyecto.

El proceso de seguimiento podr iniciarse por alguna de las siguientes razones:

- Resultados del proceso de Monitoreo.

- Solicitud de la Gerencia General y/o Gerencia de Divisin.
- Solicitud del Jefe de CGP.

El Jefe de CGP definir los temas a ser revisados durante el seguimiento y las actividades a
realizarse por cada tema. El Analista de Seguimiento viajar al proyecto, donde solicitar al Gerente
de Proyecto una reunin para revisar estos temas y el apoyo necesario para poder realizar con xito
el seguimiento. En general, una visita de seguimiento no debe durar ms de una semana.

Con base en los resultados del seguimiento, el Analista elabora los Informes de Seguimiento del
Proyecto, los cuales son presentados al Gerente de Proyecto para su revisin y definicin de
acciones correctivas a tomar, las cuales pueden incluir requerimientos de soporte al proyecto a ser
atendidos por CGP. Estos informes son presentados a la Gerencia de Divisin.

2.3. Soporte:

Adicionalmente, el Proyecto podr solicitar apoyo a CGP en caso determine la necesidad de contar
con soporte metodolgico, capacitaciones y temas afines. Para ello coordinar con el Jefe de CGP a
fin de establecer la fecha ms conveniente, en funcin de la disponibilidad de tiempo del personal
del Proyecto y de CGP.

2.4. Matriz de Responsabilidades

GP CGP
1. Definicin de puntos de monitoreo obligatorios y aleatorios
2. Envo de entregables de monitoreo
3. Registro de cumplimiento de envo
4. Anlisis de consistencia de entregables
5. Definicin de temas a revisarse en seguimiento
6. Revisin de temas
7. Elaboracin de informe de seguimiento
8. Revisin de informe de seguimiento y toma de acciones
9. Solicitud de soporte

GP: Gerente de Proyecto

CGP: rea de Control de Gestin de Proyectos

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos Relacionados:

- ALY.SGP.PG.10 Personalizacin del Sistema de Gestin ALY al Proyecto

- ALY.SGP.PG.17 Reunin de Compromisos
- ALY.SGP.PG.45 Informes de Gestin