IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

El archivo en los ltimos aos, su nivel de importancia ha aumentado

considerablemente; si se habla de que iniciando el ao 2002 al 2006 quizs; se
puede deducir que la mayora de Empresas, Organizaciones e Instituciones; el
personal que utilizaban para administrar y organizar la documentacin y el
archivo, era cualquier empleado sin la preparacin y las competencias que
requiere el caso, en ocasiones lo imponan como un castigo por decir as, por
su mala conducta o simplemente porque su jefe inmediato lo dispona,
lgicamente el mtodo que usaban los empleados que llegaban al rea de
archivo, era nula, utilizaban normas empricas de armar los archivos y clasificar
los mismos. Al no tener una norma de archivo establecida generaba problemas
en el despacho de los trmites solicitados por el cliente final.

Actualmente se puede decir que a inicios del ao 2010, se va efectuando una

gran normativa para empoderarse y darle el valor agregado que necesita el rea
de archivo

En toda organizacin ya sea pblica o privada para la organizacin de su archivo

deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este
personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en cada pas.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es ms importante en las

empresas ya sean estas del sector pblico, privado, el funcionario responsable
de esta rea debe archivar por el mtodo apropiado para conseguir el archivo.

Ahora, segn el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos dice
que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administracin, la investigacin, la comunidad, el desarrollo econmico,
social, cientfico y tecnolgico, pero, realmente son estos aspectos los que
puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra.

Revisando el anlisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante

se puede deducir que el archivo es importante porque nos brinda el servicio de
ir a la fuente y despachar el trmite o peticin realizada por los usuarios internos
o externos.

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APRENDIZ: HENRY GMEZ MACAS
CUENCA ECUADOR
07/09/2017
De igual forma los archivos son estratgicos que permiten direccionar y atender
de una mejor manera a los usuarios, son herramientas para poder asegurar una
organizacin que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda
tener problemas.

En la actualidad existen nuevas metodologas de archivo entre los cules vamos

a mencionar lo siguiente:

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma

importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa
que todos estn involucrados en la labor para que el archivo sea fcil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del

escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres
tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y

criterios y reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones:
almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organizacin las finalidades del archivo son:

Ser el centro de la informacin y de la documentacin.

Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
Asegurar la conservacin de los documentos.

Los fundamentos metodolgicos de un archivo son:

Lgica.
Como me piden los documentos
Como necesitamos la informacin
Rigor
Sencillez

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Por qu archivar documentos electrnicos?

Las empresas y la administracin utilizan cada vez ms las comunicaciones

electrnicas. Los mensajes y documentos electrnicos son la forma habitual de
realizar transacciones. Tal como ocurra en el pasado con los informes en papel,
hoy da los mensajes y documentos electrnicos deben ser almacenados
correctamente.

Qu es un archivo de documentos electrnicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o

reunidos por una persona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y
espontneo en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y transmiten
tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin con el fin
de garantizar su valor informativo, legal y cultural as como de permitir su acceso
y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin.

La conservacin preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la

informacin y del valor jurdico del documento es uno de los principios que rigen
la gestin de los archivos y, por tanto, tambin de los archivos de documentos
electrnicos.

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrnicos es la

principal aportacin de lo digital en esta rea de la gestin. Esta caracterstica
tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisin de la bsqueda
y la recuperacin gracias a la automatizacin de los instrumentos de descripcin.
Por otra, el aumento del grado de difusin y uso del archivo que brinda la
posibilidad de acceder a los documentos por va telemtica tanto dentro de la
institucin productora mediante la construccin de intranets (que ofrecen durante
la produccin de los documentos tambin la capacidad de intercambiar,
compartir y participar en su creacin por diversos actores) como desde el exterior
por usuarios ajenos a la organizacin a travs de internet.

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