IMPLANTACIN DE UN SISTEMA DRP EN UNA

EMPRESA DE DISTRIBUCIN DE MATERIALES PARA

LA CONSTRUCCIN

Gerusa Gimnez* Rodolf de Castro* Rafel Mart*

*Universitat de Girona
gerusa@watt.udg.es rudi@watt.udg.es rafel@watt.udg.es

RESUMEN

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) consta de mdulos como el MPS,

MRP, DRP,.... En este artculo analizamos la implantacin de un sistema de Planificacin
de los Recursos de Distribucin (DRP) en una empresa del sector de la distribucin.
Se presentan los motivos que han llevado a la empresa a la eleccin del sistema DRP para
su gestin de almacenes, as como el proceso de implementacin seguido, los problemas
surgidos y los beneficios logrados. Finalmente, en el apartado de conclusiones, se recoge la
valoracin total del proceso.
Palabras clave: Distribution Resource Planning, Enterprise Resource Planning,
Baan.

INTRODUCCIN

Actualmente, el aumento de la competitividad de las empresas industriales se basa en la

mejora de la gestin de sus sistemas operacionales internos, tanto al nivel de flujos
informacionales como operativos. Esta gestin debe de ir dirigida a satisfacer las necesidades de
los clientes, asegurando la calidad y los plazos de entrega de los productos; as como hacia una
mejora interna de la propia empresa, basada en un aumento de la productividad, en una mejora
del control de las operaciones internas, en un sistema de aseguramiento de la calidad,... .

Para conseguir todos estos retos, los sistemas de informacin se han ido introduciendo
paulatinamente en las diferentes reas operativas de las empresas. En los aos sesenta los
sistemas de fabricacin estaban enfocados a la gestin y control de los inventarios. Existan
programas en forma de paquetes individuales para cada una de las reas operativas de la
empresa: compras, almacenes, contabilidad,... . A mediados de los setenta aparecen los
sistemas MRP y fue en los ochenta donde aparece el concepto de MRP II con la idea de
planificar contra capacidad finita.

Actualmente la idea o filosofa que hay detrs del enfoque capacidad finita se est
ampliando hacia las dems reas de la empresa, lo que lleva a la aparicin unos complejos
sistemas informticos para la planificacin y control de los recursos de la empresa:
Enterprise Resource Planning (ERP)i.

Un programa ERP, aunque integrados, contiene mdulos para la gestin de datos de fabricacin,
clculo de necesidades, planificacin de la capacidad, control de planta, anlisis de todo tipo de
costes, planificacin de recursos de distribucin (DRP)ii, etc. As pues, cuando se habla de la

1
implantacin de estos sistemas de informacin se habla de la personalizacin de los mdulos que
el cliente crea oportuno instalar.
Este artculo se centra en el estudio de implantacin del sistema DRP de BAAN IViii en una
empresa del sector de la distribucin ubicada en Catalua.

Distribution Resource Planning (DRP)

Un sistema de Planificacin de los Recursos de Distribucin (Distribution Resource

Planning, DRP) permite a las empresas optimizar la gestin de distribucin de sus
productos.
Esta herramienta complementa la habilidad del usuario para asegurar que los almacenes,
estructurados segn la llamada lista de distribucin, son reabastecidos con el producto
correcto, en el momento adecuado y segn las cantidades idneas.
El sistema DRP permite al usuario anticipar qu almacn necesitar productos haciendo uso
del inventario y los datos de la demanda. Las empresas que poseen varios almacenes, como
el caso que estudiamos a continuacin, usan el DRP para gestionar su inventario y calcular
qu demanda agregada tendrn en el futuro.
El parmetro de salida del DRP segn el software BAAN IV son las rdenes Planificadas
de Reaprovisionamiento (Planned Replenishment Orders). Actualmente el usuario puede
alterar cualquier dato que considere oportuno de estas rdenes planificadas. Despus de que
una orden ha sido aprobada o aceptada, se transfiere al mdulo de Control de las rdenes
de Reaprovisionamiento (Replenishment Order Control module) que estn agrupadas por
almacenes de destino.
El sistema DRP genera dos tipos de mensajes que son de gran ayuda para el usuario, con el
fin de optimizar al mximo la planificacin del inventario en la red de almacenes:

1. Mensajes de reprogramacin durante el funcionamiento del DRP. El sistema advierte

al usuario cundo las rdenes que ya existen no coinciden con los datos de las
necesidades actuales.
2. Mensajes de excepcin. Ejemplos de ste tipo de mensajes son, inventario actual por
encima del mximo inventario o inventario por debajo del estoc de seguridad.

Como ya se ha comentado anteriormente, el sistema DRP, basado en una estructura de

distribucin de almacenes previamente definida (tambin llamada lista de distribucin),
permite determinar dnde y cundo tiene que ser repuesto el inventario.
El sistema determina, en cada almacn, cundo el estoc definido por el lote econmico est
por debajo del punto de reaprovisionamiento debido a la demanda entrante. Esta demanda
es calculada a partir de la demanda prevista y la demanda actual (necesidades de ventas o
necesidades de reabastecimiento de almacenes).
El sistema basa su clculo del lote econmico en la siguiente expresin:

Lote econmico = (estoc en mano + estoc ordenado) (estoc en espera + estoc ubicado)

Si al hacer el clculo el sistema detecta escasez de inventario en el almacn en cuestin, ste

comprobar la disponibilidad de inventario en el almacn de reaprovisionamiento. Las
prioridades estn asignadas a almacenes especficos de entre los que forman la estructura de
almacenes dada para la secuencia de reaprovisionamiento. Si este almacn, el de mayor
prioridad asignada, no tiene suficiente inventario, basndose en el mismo clculo que antes,
el sistema comprobar los siguientes almacenes con prioridades ms bajas de entre la
estructura de reaprovisionamiento.
Una vez el sistema encuentra el almacn que es capaz de reaprovisionar las necesidades de
inventario, el sistema genera una orden, llamada recomendada. Este tipo de rdenes son
2
simplemente, un consejo del sistema. El usuario podr entonces revisar, modificar o
simplemente borrar esta recomendacin. Una vez el usuario est de acuerdo o ha
modificado la recomendacin que el sistema ha generado, el siguiente paso es confirmar y
transformar esta recomendacin en una orden de reaprovisionamiento.
En todo ste proceso de clculo, el sistema DRP no slo considera el inventario requerido,
sino que tambin considera el tiempo necesario para gestionarlo y el tiempo para transportar
todo ese material al almacn que corresponda.

Debido a la complejidad de algunas estructuras de distribucin, es importante disponer del

sistema DRP que permitir revisar el abastecimiento ptimo de material diariamente. El
men del sistema, Generacin de rdenes DRP Planificadas (Generate Planned DRP
Orders) es el encargado de realizar esta operacin. ste elemento puede estar configurado
de dos modos distintos:

1. DRP regenerativo: revisa toda la lista de nuevo, normalmente se realiza por la noche, o
cuando no hay movimiento de material
2. DRP de cambio neto: simplemente acta cuando la demanda o consumo de algn
producto ha variado respecto a lo anterior, se puede realizar a cualquier hora

La empresa del sector de la distribucin que a continuacin se presenta ha implantado este

tipo de sistema DRP en la gestin de sus numerosos almacenes repartidos por toda la
geografa catalana.

Presentacin de la empresa

R.M.S. A. es una empresa del sector de la distribucin. Su actividad principal se basa en la

distribucin de todo tipo de materiales para la construccin a constructores y grandes obras en
general, actualmente posee ms de 20.000 referencias distintas.
Fundada en 1962, ha sido desde su orgen una empresa totalmente familiar. A pesar de que
actualmente su gestin se encuentra en manos de profesionales externos a la famlia, los
miembros de la segunda generacin continuan trabajando en la empresa.
R.M.S.A. cuenta actualmente con 110 trabajadores y su facturacin se sita entorno a los 5.000
millones de pesetas anuales.
La empresa posee 19 almacenes distribuidos por las provcias de Girona i Barcelona, as como un
gran almacn regulador de nueva creacin.

MOTIVACIN PARA LA IMPLANTACIN DEL SISTEMA DRP

Los sntomas que indujeron a RMSA a plantearse la necesidad de implantar un

sistema DRP furon varios: el alto nivel de los inventarios de algunos almacenes y la
constante falta de material en otros, los errores en la contabilizacin de los estocs, falta de
coordinacin entre almacenes, falta de controles bsicos en la entrada y salida de material,...
en definitiva, la deteccin de un modo de trabajar cada vez peor respecto a los
competidores ms directos, en trminos de costes y eficiencia.

Frente a estos sntomas y aadindo adems los problemas que el sistema utilizado hasta la
fecha podria ocasionar debido al llamado efecto 2000, la Direccin, aconsejada por el
departamento Informtico, de nueva creacin y con tcnicos jvenes y motivados, empezo a
analizar cual de los sistemas que existian en el mercado se adaptaba ms a sus necesidades.

PROCESO DE IMPLEMENTACIN
3
La implantacin se inici en Diciembre de 1998 y actualmente llevan tres meses
funcionando totalmente con el sistema DRP.

Las etapas que se siguieron en el proceso de implementacin del sistema DRP en RMSA
fueron las siguientes:
Decidir la compra de un nuevo software en la empresa
La decisin surgi cuando RMSA empez a evaluar los problemas que el sistema anterior
podria ocasionar debido al llamado efecto 2000
Seleccionar el paquete informtico ms apropiado
El objetivo prioritrio de la seleccin del sistema ERP ms adecuado, se bas en
que debia incluir un mdulo DRP til para las funciones de distribucin de la empresa. Fue
importante el hecho de no centrarse en la bsqueda de un paquete que cumpliera el 100%
de las necesidades requeridas por la empresa porque encontrarlo hubise sido prcticamente
imposible. Es por ello que el software escogido debe ser lo bastante flexible para solucionar
los problemas que vaya planteando la empresaiv. La eleccin del software Baan IV frente a
otros sistemas se debi bsicamente a cuatro aspectos clave:

1. La superioridad de su mdulo DRP (basado en los softwares de distribucin franceses,

los ms avanzados y complejos)
2. La gestin de estocs para RMSA es bsica y Baan IV posee uno de los sistemas de
gestin de estocs ms completos y avanzados del mercado
3. El software de Baan permitia implantar el sistema en pantallas alfanumricas y RMSA
acababa de hacer una inversin considerable en hardware, comprando ms de 50
monitores a SIEMENS
4. Otros proveedores de software similares utilizan el triangulo (Empresa Soft +
Consultora + Empresa Hard), en el caso de Baan, la formacin la hacan ellos mismos y
no mediante consultores externos.

Organizacin de la implementacin del proyecto

El proceso que sigui la empresa no fue diseado por ella sin que ya vino impuesto por
Baan.

La implementacin
Durante la implementacin del sistema, el papel de los consultores se limit a dar una
informacin tcnica y a guiar el desarrollo del proyecto, siendo la principal
responsabilidad endgena a la propia empresa. El departamento informtico fue el que
tom el liderazgo del proyecto
Evaluacin y control del desarrollo de la implementacin del proyecto
Resultados finales

Cabe destacar que la implementacin de un sistema DRP se puede convertir muy fcilmente
en una herramienta de reingeniera o rediseo de procesos. En referencia a este aspecto,
muy a menudo existe el debate de si es deseable llevar a cabo un proceso de BPR (Business
Process Re-enginneering) paralelamente al implementar un sistema DRP o no.

En RMSA no se llev a cabo este proceso de reingenieria y despus la Direccin ha debido

lamentarse numerosas veces por este hecho, al tener que ir solucionando problemas a
medida que aparean mediante los denominados parches del sistema.

PROBLEMAS ASOCIADOS A LA IMPLEMENTACIN. BENEFICIOS

CONSEGUIDOS.
4
Problemas asociados a la implementacin

Dentro de los problemas surgidos durante el proceso de implementacin del mdulo

DRP en RMSA se destacan los siguientes:

1. Aparicin de malentendidos entre la empresa SIEMENS, proveedora del hard y Baan,

ya que nunca antes haban trabajado juntas (Baan trabaja habitualmente con IBM, SUN
o HP)
2. Realizacin de algunos parches en el software implantado para adaptarlo al modo de
trabajar de la empresa en vez de utilizar ms las posibilidades que Baan ofreca (falta
de reingeniera en el proceso).
3. Los consultores de Baan han realizado la formacin demasiado independientemente
entre reas y departamentos, separando demasiado los diferentes mdulos del software
y posteriormente se ha visto que habra que haber dado ms integridad al proyecto y a
sus participantes.
4. La reaccin de los trabajadores de la empresa fue en un principio de gran expectacin
por el hecho que aparentemente el sistema les facilitaria mucho su trabajo.
Posteriormente, entre los trabajadores de ms edad de la empresa se fue generando un
sentimiento de desconfianza frente al nuevo sistema y habitualmente se hacian
preguntas como: nos quedaremos sin puesto de trabajo?, nos tendremos que
reciclar?, etc. Este aspecto se llevo con mucho tacto desde el departamento de RRHH y
gracias a la correcta eleccin de los usuarios clave (key users) las reticencias iniciales
fueron desapareciendo poco a poco y actualmente el sistema aparece otra vez como una
herramienta de ayuda y no como una amenaza. En referencia a este hecho se muestra el
siguiente grfico dnde se representa el comportamiento habitual del personal en
proyectos de sta naturaleza. Como se puede observar, RMSA no ha sido una
excepcin.

A lta expectacin
Luz al final del tnel

Percepcin del reto

Tiempo

Desesperacin

Figura 1: Comportamiento de los trabajadores frente a la implantacin de este tipo

de sistemas

Beneficios conseguidos

5
 La pregunta clave que se plante la Direccin antes de decidirse por un sistema DRP
fu: Qu beneficios obtendria RMSA con la implementacin de este tipo de herramienta?

Bsicamente, los beneficios que se esperaban conseguir eran los siguientes:

Reducir los costes, en dinero y personal.

Proveer a la empresa de una tecnologa que permitiera simplificar substancialmente los
procesos administrativos (finanzas, logstica, contabilidad, ) as como generar los
informes de gestin, disminuyendo as los costes debidos al mantenimiento de la
estructura necesaria para mantener los procesos de control.
Crear una base sobre la cual la empresa puedise crecer de una manera controlada, de
forma que los costes asociados al soporte interno de este crecimiento fueran
proporcionalmente menores a los beneficios que se obtuvieran.
Obtener ms control a pesar de la descentralizacin, evitando as muchas duplicaciones
en distintas funciones, motivadas por el crecimiento de la empresa, que ha llevado a un
gran aumento del nmero de centros o almacenes. En cierta manera, aprovechan un
cierto nivel de la sinergia generada.
Liderar en el sector de la distribucin la utilizacin de nuevas tecnologas.

Aunque la adquisicin y implantacin del sistema DRP de Baan IV representaba una gran
inversin para la empresa (ms de 40 millones de pesetas), lo Direccin la consider
imprescindible con vistas a la futura competitividad de la empresa dentro del sector.

Una vez realizada la implementacin, los resultados iniciales ms destacados son los que
siguen:

1. El aspecto de reduccin de costes en concepto de personal es uno de los que ms

rpidamente han surgido.Tres meses despus de la implementacin de ha podido
prescindir prcticamente de un 10% de la plantilla (que realizaba funciones manuales y
muchas veces por duplicado); esta reduccin se ha llevado a cabo del modo menos
traumtico posible y sin efectos perjudiciales para el ambiente de la empresa.
2. Otro aspecto que ya se ha podido detectar ha sido el aumento del control del proceso de
distribucin as como la actualizacin de los datos de manera continuada y ms exacta.
3. A raz de la implementacin del DRP se ha realizado una importante tarea de
clasificacin de artculos SIC (statistical Control Inventory), artculos de rotacin muy
elevada que no se almacenan en el almacen regulador.
4. Otra de las ventajas conseguidas con el nuevo mdulo DRP ha sido la identificacin de
muchos cdigos obsoletos, que se han eliminado, as como la duplicidad de cdigos
para un mismo artculo segn el almacn donde estaba ubicado y que haca que los
procesos de distribucin fuesen complejos y a menudo errneos
5. As mismo, RMSA ha adquirido importancia en su sector al ser la primera empresa
catalana del sector de la distribucin en implementar el sistema DRP de Baan IV.

En el grfico se muestra el resultado de un estudio realizado en 1992 sobre los principales

beneficios que las empresas han observado con la implementacin de un sistema DRP.

6
 2

1,5

0,5

0
Cumplimiento de los Sistema de Reduccin de los Reduccin de los Integracin con
terminios informacin para estocs terminios otros sistemas de
gestionar mejor gestin de la
empresa

Beneficios de la implantacin de un sistema DRP

Figura 2: Principales beneficios que las empresas han observado con la implantacin de un
sistema DRP

CONCLUSIONES

Despus de analizar todo el proceso seguido por RMSA en la implementacin de su

sistema de Planificacin de la Distribucin de los Recursos (DRP) se extraen las siguientes
conclusiones como las ms destacadas.

Respecto a la Direccin de RMSA

El papel de la Direccin en todo este proceso ha sido fundamental para la

implantacin con xito del sistema DRP. En los momentos difciles es cuando la Direccin
mostr su credibilidad total en el proceso y motiv y transmiti confianza a los
trabajadores. Otro de los roles de la Direccin fue el implicar a todos los departamentos de
la empresa en el proceso hacindo que todos colaboraran en el mismo.

Respecto a los trabajadores

La reaccin de algunos trabajadores ya ha sido comentada anteriormente. Actualmente la

percepcin de la mayoria de los trabajadores de RMSA es mayoritriamente positiva
respecto a la eficacia del sistema DRP implantado y los trabajadores que an son reacios al
sistema o los que se han cerrado totalmente a los nuevos cambios que el sistema ha
introducido en el modo de trabajar son la minoria, correspondiendo todos a un perfil de
trabajador de ms de 55 aos, sin estudios y que acostumbra a realizar tareas que en el
futuro pueden ser susceptibles de desaparicin a causa del DRP.

Respecto a los consultores

El perfil del consultor es bsico para el buen desarrollo de la implantacin. RMSA lo

pudo comprobar ya que tuvo dos tipos de consultores: los senior, muy experimentados,
7
conocedores del sector y poseedores de buenos consejos; y los junior. RMSA es de la
opinin que los consultores junior deberan limitarse a funciones de apoyo de los senior y
no dejar en sus manos la implantacin de algunos mdulos del sistema.

Respecto a los usuarios clave

La Direccin de RMSA est especialmente satisfecha de la eleccin de los usuarios

clave que han participado en el proceso ya que cree que ha sido bsica para el xito de la
implementacin. Estos usuarios (8 personas de diferentes departamentos) han sido los
encargados de recibir la formacin de los consultores de Baan para posteriormente formar
al resto de los usuarios finales de las empresa. El perfil de los usuarios clave ha sido el de
una persona joven, motivada, preferentemente con estudios y con buenas aptitudes para la
comunicacin.

Para finalizar, comentar que las perspectivas de futuro que RMSA se plantea a medio plazo
pasan por aprovechar la reorganizacin de la empresa que ha provocado la implantacin del
sistema DRP. Por ejemplo, uno de los objetivos ms immediatos de la empresa consiste en
obtener la certificacin de su sistema de aseguramiento de la calidad segn la nueva
normativa ISO 9001:2000.

REFERENCIAS

Para artculos utilizar el siguiente ejemplo:

BOSSARD CONSULTANTS (1992): "Beneficios de la implementacin de un sistema
ERP"
Para libros utilizar el siguiente ejemplo:
CIDEM (1998): La nova cultura empresarial, una resposta agoserada als reptes del segle
XXI, Departament dIndustria, Comer i Turisme de la Generalitat de Catalunya,
Barcelona.
COMPANYS, R. (1989): Planificacin y programacin de la produccin, Editorial
Marcombo, Barcelona.
HEIZER, J., RENDER, B. (1997): Direccin de la produccin, Prentice Hall.
LOZINSKY, S. (1998): Enterprise-Wide software Solutions, Addison-Wesley.
PERRAULT, Y., VLASIC, T. (1998): Implementing Baan IV, QUE Corporation,
Indianapolis.
ROUX, M. (1997): Manual de logstica para la gestin de almacenes, Gestin 2000.
STEUDEL, H.J., DESTRUELLE, P. (1992): Manufacturing in the nineties, Van Nostrand
Reinhold, Holanda.
i
En estos momentos cabe destacar por ser lderes en el mercado, no solo nacional sino tambin
internacionalmente, a los programas SAP R3 y BAAN IV.
ii
.Companys y Corominas, 1997
iii
La empresa Baan Company es una de las empresas lder en el sector del software ERP. Fundada en Holanda, en
1978 por Jan Baan la empresa tiene como clientes de sus sistemas ERP a grandes empresas como Boeing
Commercial Airplane Group, Ford Motor Company, Fujitsu-ICL, Hitachi, Honda, Mercedes Benz, Oki Electric
Industry y Phillips y actualmente est introducindose en el sector de las PYMES (Perrault y Vlasic, 1998).
iv
Lozinsky, 1998