Cargue de archivo de Cesantas

Contenido

1. Creacin del Archivo

2. Cargue del Archivo
Cargue de archivo de Cesantas

Creacin del Archivo

El archivo debe ser presentar la siguiente estructura:

Columna Posibles Valores Caractersticas

Campo obligatorio
Tipo de identificacin del CC, CE, TI, RC, PA y
No se permiten espacios antes o
empleado CD
despus del tipo de identificacin

Campo obligatorio
Nmero de identificacin Campo Numrico
del empleado No se permiten espacios antes o
despus del nmero de identificacin

Primer apellido del Campo obligatorio

empleado Slo se permiten valores alfabticos

Segundo apellido del Campo no obligatorio

empleado Slo se permiten valores alfabticos

Primer nombre del Campo obligatorio.

empleado Slo se permiten valores alfabticos

Segundo nombre del Campo no obligatorio

empleado Slo se permiten valores alfabticos.

PORVENIR,
Fondo de Cesantas al
PROTECCION, Campo obligatorio
cual se encuentra
COLFONDOS, FNA, Sin tildes ()
vinculado el empleado
OLD MUTUAL

Campo obligatorio
Salario del empleado Valores mayores a 0
Campo Numrico

Campo obligatorio
Valor de las Cesantas Valores mayores a 0
Campo Numrico

El archivo puede crearse a travs de Microsoft Office Excel o por medio de Bloc de Notas
(NotePad) como se relaciona a continuacin.
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Microsoft Office Excel

En un nuevo libro de Excel ingrese los datos de los empleados para los cuales se va a realizar
la liquidacin de cesantas. La informacin debe ser diligenciada en el archivo de acuerdo con
la estructura relacionada anteriormente. Tenga en cuenta que el archivo no debe llevar
encabezados.

Posicione el cursor del mouse en el botn Inicio y d clic en la opcin Guardar Como.
Diligencie el campo nombre de archivo y en tipo, despliegue la lista, escoja la opcin CSV
(delimitado por comas) y haga clic en el botn Guardar.

Nota: Para Microsoft Office Excel 2007 Seleccione Otros Formatos.

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El sistema desplegar dos ventanas emergentes informando que el archivo perder

caractersticas como cuadros y colores. D clic en Aceptar y posteriormente en s.

Bloc de Notas (NotePad)

En un nuevo bloc de notas ingrese los datos de los empleados para los que va a liquidar las
Cesantas. La informacin debe ser diligenciada en el archivo de acuerdo con la estructura
relacionada en el numeral 1 de ste instructivo. Tenga en cuenta que el archivo no debe llevar
encabezados y que los datos de los empleados se deben separar por comas (,) y no llevan
espacio.

Posicione el cursor del mouse en el botn Archivo y d clic en la opcin Guardar como.
Diligencie el campo nombre de archivo seguido de .csv (Liquidacin Cesantas 2012.csv) y
haga clic en el botn Guardar.
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Cargue del Archivo

1. Haga clic en la opcin Cargar Archivo.

2. De clic en el botn Examinar/Browse, y realice la bsqueda del archivo que cre.

3. Seleccione el periodo de liquidacin de cesantas* y luego de Clic en Aceptar.

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Nota: Los periodos a liquidar estarn disponibles desde el ao 1994, hasta el periodo actual
de liquidacin.

Si el archivo cumple con la estructura definida, se crear la liquidacin esta quedar

disponible desde la opcin de Consultas para su validacin y correccin de ser necesario.

En caso que existan inconsistencias en la informacin, se presentar el siguiente cuadro de

dilogo:
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Donde se presentan los diferentes tipos de inconsistencias como alertas, posibles

correcciones o errores. Se podrn realizar filtros dando Clic sobre la inconsistencia que se
desea verificar (Posibles Correcciones, Errores o Alertas).
La informacin presentada en el reporte de validacin podr ser exportada realizando Clic
sobre la opcin Ver Reporte.
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Para realizar una correccin manual, ya sea una alerta, posible correccin o error, es
necesario utilizar el botn Corregir que se encuentra en el costado derecho de la tabla,
accediendo al registro del empleado que present la inconsistencia para su modificacin.

Para las inconsistencias de estructura, el Registro de Empleado cesantas mostrar la Lnea

de Error que present la inconsistencia, de esta manera se puede corregir dicho registro
ajustando la informacin campo por campo.

Si lo errores son de contenido la informacin ser visualizada en su campo correspondiente.

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Una vez corregida las inconsistencias, d Clic en el botn Aceptar para volver a la tabla de
errores y realizar la respectiva validacin para garantizar que las inconsistencias fueron
corregidas acorde a las necesidades.

Al momento de dar Clic en la opcin Validar, si la inconsistencia fue corregida

correctamente, sta no debe persistir en la tabla de errores, y se puede continuar con la
correccin del resto de stas.
Para corregir de manera automtica las posibles correcciones, d clic en la opcin Corregir
todos que se encuentra en la parte inferior de la tabla. Al momento de utilizar esta opcin, el
sistema preguntar si realmente quiere actualizar la informacin del empleado con los datos
sugeridos por el sistema, los cuales se evidencian en el campo Esperado de la tabla de
errores.
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Si acepta realizar las correcciones, el sistema aplicar stas y adems refrescar la tabla,
eliminando de ella las posibles correcciones corregidas. Si por el contrario, no desea realizar
las correcciones, el sistema generar un mensaje emergente el cual lo invitar nuevamente a
realizar las correcciones sobre la informacin.

Si da Clic en Aceptar se realizarn las correcciones de manera automtica de lo contrario

el sistema generar la liquidacin.
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A continuacin se relacionan los errores que se presentan en el proceso de validacin y la
accin a seguir para cada uno de ellos:
Inconsistencias Estructura
Error Categora
No se encuentra un separador Error Crtico
de campos vlido. Error: 001
El registro no presenta los 9 Error
campos definidos. Error: 002
El nmero de identificacin Error Crtico
debe ser numrico. Error: 003
El valor del nmero de Error Crtico
identificacin debe ser mayor
que cero. Error: 004
El valor del salario debe ser Error
numrico. Error:005
El valor de cesantas debe ser Error
numrico. Error:007
El valor de cesantas debe ser Error
mayor que cero. Error: 008
El tipo de identificacin slo Error Crtico
puede contener los siguientes
valores: CC, CE, TI, RC, PA,
CD. Error: 009
Causa
El archivo no viene separado por comas
ni por puntos y comas.
Se presenta cuando el archivo no
presenta el nmero de campos
necesario.
El nmero de identificacin del empleado
presenta letras, smbolos o espacios en
blanco.
Se presenta cuando el valor del nmero
de identificacin es menor o igual a cero.
El salario presenta letras, smbolos o
espacios en blanco.
El valor de las Cesantas presenta letras,
smbolos o espacios en blanco.
Se presenta cuando el valor de cesantas
es menor o igual a cero.
Se report un tipo de identificacin
invlido.
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El primer nombre no puede
contener nmeros, caracteres
especiales, ni puede estar
vaco. Error: 010
El primer apellido no puede
contener nmeros caracteres
especiales, ni puede estar
vaco. Error: 011
El segundo nombre no puede
contener nmeros ni
caracteres especiales. Error:
012
El segundo apellido no puede
contener nmeros ni
caracteres especiales. Error:
013
El archivo se encuentra sin
lneas o est mal formado.
Ningn registro se cargar a la
liquidacin. Error: 015
El registro para el tipo y
nmero de identificacin ya ha
sido reportado en el archivo.
Error: 017
El salario no puede tener un
valor superior a 9 dgitos.
Error: 028
La cotizacin no puede tener
un valor superior a 9 dgitos.
Error: 029
Error Crtico Se report en blanco el primer nombre
del empleado o se reportaron nmeros o
smbolos.
Error Crtico Se report en blanco el primer apellido
del empleado o se reportaron nmeros o
smbolos.
Error Crtico Se reportaron nmeros o smbolos en el
campo segundo nombre.
Error Crtico Se reportaron nmeros o smbolos en el
campo segundo apellido.
Error Crtico El archivo presenta una estructura
invlida o se encuentra vaco.
Error Se reportaron dos registros para el
mismo empleado. El sistema carga el
primer registro.
Error Se presenta cuando el valor reportado
para el campo salario supera los 9 dgitos
Error Se presenta cuando el valor reportado
para el campo salario supera los 9 dgitos
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Inconsistencias Contenido
Error Categora Causa
El valor del salario debe ser Error Se presenta cuando el empleado presenta
mayor a $0. Error: 022 un salario igual a $0, el cual no es
permitido.

La administradora de Error Se presenta cuando el empleado no

cesantas debe ser alguna presenta ningn fondo de cesantas.
de las siguientes:
<<PORVENIR,
PROTECCION,
COLFONDOS, FNA>>.
Error: 024

Nombre del empleado no Posible correccin Se presenta cuando alguna de las cuatro
coincide con la informacin cadenas de caracteres correspondientes al
registrada en la base de nombre no coincide con las encontradas en
referencia. Valor esperado: la base de datos de referencia.
<<PRIMER APELLIDO
SEGUNDO APELLIDO
PRIMER NOMBRE
SEGUNDO NOMBRE>>
Valor de Coincidencia
<<Porcentaje de
Coincidencia>>. Error: 025

No se cuenta con Alerta Se presenta cuando el empleado no se

informacin en la base de encuentra en la base de datos de
referencia para validar referencia.
nombres y apellidos del
empleado identificado con
<tipo ID> <Nmero ID>.
Error: 026