AP Monografia Modelizacion

Monografa
MODELIZACIN
(04 Agosto 2009)

Departamento de Consultora
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Documento Confidencial Fecha de Impresin: 04 Agosto 2009
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MODELIZACIN V4.0 Pgina 2 de 104
NDICE
INTRODUCCIN ................................................................................................................................................................................. 6
1. ASPECTOS BSICOS ................................................................................................................................................................... 6
1.1.ESTRUCTURADEAURAPORTAL...................................................................................................................7
1.2.PROCESOYCLASEDEPROCESO..................................................................................................................9
1.2.1.IdentificacindelProceso:Referencia.....................................................................................................9
1.3.INICIODEPROCESO..................................................................................................................................10
1.4.CICLODEVIDADELOSPROCESOS.............................................................................................................11
2. VENTANA DE MODELIZACIN .................................................................................................................................................. 12
2.1.BARRADEACCIONES................................................................................................................................12
2.2.IDENTIDAD...............................................................................................................................................13
2.3.EJECUCIN...............................................................................................................................................14
2.4.CRONOMETRA.........................................................................................................................................15
3. EL DIAGRAMADOR ..................................................................................................................................................................... 16
3.1.BPMN,BPELYXPDL..................................................................................................................................16
4. LOS OBJETOS ............................................................................................................................................................................. 18
4.1.TAREAS.....................................................................................................................................................18
4.1.1.TareaPersonalejecutadaporunEmpleado..........................................................................................19
4.3.2.TareaPersonalejecutadaporunUsuarioExterno................................................................................27
4.3.3.TareaPersonalejecutadaporunUsuarioInvitado................................................................................27
4.4.EVENTOS..................................................................................................................................................27
4.4.1.EventosdeMensajedeInicio................................................................................................................28
4.4.2.EventosdeMensajeIntermedio............................................................................................................29
4.4.3.EventosdeTiempo................................................................................................................................30
4.5.COMPUERTAS...........................................................................................................................................32
4.6.LAPSOSDECONTROL................................................................................................................................34
4.7.DOCUMENTOSBASE.................................................................................................................................37
5. EJEMPLO DE MODELIZACIN................................................................................................................................................... 38
5.1.DIAGRAMA...............................................................................................................................................39
5.2.OBJETOS...................................................................................................................................................41
5.2.1.Paso1.P1.IMInicio...............................................................................................................................42
5.2.2.Paso2.TareaP1.TPRevisinpara1Aprobacin.................................................................................51
5.2.3.Paso3.P1.DX1Aprobacin?...............................................................................................................56
5.2.4.Paso4.P1.DX.31Requiere2Aprobacin?..........................................................................................59
5.2.5.Paso5.P1.ETSoloLunesyJuevesde10:00a12:00..............................................................................60
5.2.6.Paso6.P1.TP.38ApruebaelJefedeDIV...............................................................................................61
5.2.7.Paso7.P1.DX.422Aprobacin?.........................................................................................................62
5.2.8.Paso8.PuntosdeControlP1.KyP1.K.114...........................................................................................62
5.2.9.Paso9.P1.TP.24NotificaquehasidoAprobado...................................................................................63
5.2.10.Paso10.P1.DX.91MaterialDisponible?.............................................................................................64
5.2.11.Paso11.P1.TS.98NotificacindeEntrega.........................................................................................64
5.2.12.Paso12.P1.TP109RecogidadelMaterial..........................................................................................65
5.2.13.Paso13.P1.TS.125ActualizaStock.....................................................................................................65
6. EJEMPLO - EJECUCIN ............................................................................................................................................................. 67
6.1.INICIODELPROCESO.................................................................................................................................67
6.2.FUNCIONAMIENTODELPROCESO.............................................................................................................69
6.2.1.TareaP1.TPRevisinpara1Aprobacin_4..........................................................................................69
6.2.2.CompuertaP1.DX1Aprobacin?.........................................................................................................71
6.2.3.CompuertaP1.DX.31Requiere2Aprobacin?....................................................................................71
6.2.4.EventoTiempoP1.ETSoloLunesyJuevesde10:00a12:00.................................................................71
6.2.5.TareaPersonalP1.TP.38ApruebaelJefedeDivisin............................................................................72
6.2.6.CompuertaP1.DX.422Aprobacin?...................................................................................................72
6.2.7.PuntodeControlP1.KPuntodeControl...............................................................................................73
6.2.8.TareaPersonalP1.TP.24NotificaquehasidoAutorizado.....................................................................73
6.2.9.CompuertaP1.DX.192MaterialDisponible?......................................................................................74
6.2.10.TareadeSistemaP1.TS.98NotificacindeEntrega...........................................................................74
6.2.11.PuntodeControlP1.K.114PuntodeControl......................................................................................74
6.2.12.TareaPersonalP1.TP.109RecogidadelMaterial...............................................................................74
7. EJEMPLO MONITORIZACIN.................................................................................................................................................. 76
7.1.CUADRODEMANDOS...............................................................................................................................76
7.1.1.ControldeEjecucin..............................................................................................................................77
7.1.2.ConsultadeProcesos.............................................................................................................................78
7.1.3.ConsultadeTiempos.............................................................................................................................79
5.2.BUSINESSINTELLIGENCE...........................................................................................................................80
APNDICE A1 - ESTRUCTURA AURAPORTAL Y PROCESOS ................................................................................................. 81
A1.1.CALENDARIOS........................................................................................................................................81
A1.2.ROLES.....................................................................................................................................................82
A1.3.DICCIONARIODETRMINOS...................................................................................................................83
A1.4.SERVICIOSWEB......................................................................................................................................85
A1.4.ADAPTADORES.......................................................................................................................................86
A1.5.MENSAJES..............................................................................................................................................87
A1.7.FAMILIAS................................................................................................................................................87
APNDICE A2 - SEGURIDAD: CONTROL DE ACCESOS............................................................................................................. 95
A2.1.PREFILTROSDEFAMILIA.........................................................................................................................95
A2.2.AUTORIZACIONES...................................................................................................................................95
A2.3.RECINTOSSEGUROS...............................................................................................................................96
APNDICE A3 - MODELIZACIN BPMN: OBJETOS .................................................................................................................... 97
A.3.1.TAREAS.................................................................................................................................................97
A.3.2.SUBPROCESOS.......................................................................................................................................98
A.3.3.EVENTOS...............................................................................................................................................99
A.3.4.COMPUERTAS.....................................................................................................................................101
A.3.5.COMPUERTAS(NOTACINESPECIAL)..................................................................................................102
A.3.6.ARTEFACTOS.......................................................................................................................................102
(Conservar esta pgina si se va a imprimir a doble cara)
INTRODUCCIN
Bienvenido, Lector
Este documento trata en primer lugar de los Aspectos Bsicos del BPMS (Business Process Manage-
ment Suite) de AuraPortal con mencin de las tres etapas fundamentales de su Ciclo de Vida: Modeli-
zacin, Ejecucin y Monitorizacin.
A continuacin presenta con detalle la etapa de la Modelizacin.
Posteriormente aborda cada una de las etapas mencionadas con ayuda de un Proceso Ejemplar llama-
do Autorizacin de Compra que es un caso sencillo basado en datos reales. Este Ejemplo es solo una
muestra entre miles pero los conocimientos que permite mostrar son vlidos para otras esferas de la
actividad empresarial, en cualquier sector econmico.
AuraPortal
1. ASPECTOS BSICOS
El gran atractivo de los BPMS de ltima generacin (como AuraPortal) se sintetiza en estos puntos:
1. Permiten descomponer la actividad total de la empresa en procesos diseados y controlados por el

propio personal ejecutivo, sin depender del departamento de Tecnologas de la Informacin (IT).
2. Su gran eficacia operativa produce enormes ahorros en los costes fijos de la empresa (hasta un
30% de los costes totales o el 70% de los costes administrativos).
3. Obligan a los empleados a atender inmediatamente las tareas y obligaciones derivadas de los proce-
sos en los que intervienen gracias al empuje imparable de su workflow.
4. Aumentan la velocidad de ejecucin de los procesos empresariales al permitir un anlisis constante

de tiempos, cuellos de botella, desequilibrios en los repartos de las cargas de trabajo, etc., dando
pie a las correcciones oportunas sobre la marcha con gran facilidad.
5. Sobre todo, permiten que la empresa modifique en cualquier momento sus estrategias, operativas,
etc. para adaptarse a las situaciones cada vez ms cambiantes del mercado. Los BPMS de ltima
generacin permiten reacondicionar los Procesos segn dicten las nuevas situaciones del mercado o
de la empresa sin tenerse que someter a la falta de flexibilidad de los sistemas tradicionales in-
formticos desarrollados en un determinado momento para las necesidades de ese momento y cu-
yos cambios y adaptaciones a nuevas situaciones no previstas son de muy difcil ejecucin.
La consultora internacional Gartner Inc. ha seleccionado AuraPortal entre los mejores programas del
mundo de Gestin por Procesos (BPMS), calificndolo como el programa ejemplo de la prxima ge-
neracin de BPMS por sus innovadores caractersticas entre las que destaca permitir la ejecucin de
los procesos directamente desde el diseo del modelo sin necesidad de ninguna programacin ni
intervencin de personal de IT.
AuraPortal es el ejemplo de la prxima generacin de BPMS. La empresa entiende que

el manejo del BPMS debe estar orientado a los ejecutivos de la empresa.
AuraPortal ejecuta los procesos directamente desde el modelo (los modelos se ejecu-
tan sin necesidad de programacin).
El BPMS AuraPortal figura a la cabeza de la nueva generacin de aplicaciones BPM que comprenden no
solo las tres etapas del Ciclo de Vida (la Modelizacin, la Ejecucin y la Monitorizacin de los Procesos)
sino tambin una potente Plataforma de Comunicacin y Colaboracin en Intranet y Extranet para em-
pleados y agentes externos (clientes, proveedores, etc.), una verstil Gestin Documental (basada en
MS SharePoint) y una estructura imbricada que enlaza y conecta las gestiones de Proyectos, Cuentas,
Plannings, Costes, Ingresos, tems, y reas.
Lo que ms distingue el BPMS AuraPortal es que la herramienta de dibujar Diagramas de los Modelos de
Procesos est concebida de tal forma que mientras se est dibujando el Modelo y otorgando atributos a
los objetos que aparecen, el sistema va generando, de forma transparente al usuario, toda la programa-
cin necesaria para la Ejecucin de los Procesos, de manera que realmente no se necesita una sola lnea
de programacin para conseguir que los Procesos Modelizados se ejecuten automticamente y al instan-
te, por muy complicados que stos sean. No hay limitacin en cuanto a la extensin y complejidad de los
Procesos que requiere la empresa. Una vez hecho el Modelo, las Procesos son ya ejecutables.
Por tanto, cualquier persona que sepa Modelizar (lo cual se aprende en pocos das) est en condiciones
de Crear y poner en Marcha los Procesos de la empresa, aunque no sepa nada de programacin. Pero,
naturalmente, los Procesos funcionarn mejor o peor segn lo bien diseado que est el Modelo desde el
punto de vista funcional y lo ajustado que est a la concepcin de negocio que se pretende conseguir.
Es decir, aunque no se requieren conocimientos de programacin, s se requieren conocimientos empre-

sariales y una capacidad de anlisis en lnea con la complejidad de los Procesos que se pretenden im-
plantar en la empresa.
1.1. ESTRUCTURA DE AURAPORTAL
La plataforma bsica sobre la que se asienta el conjunto de funciones de AuraPortal se manifiesta en su

ESTRUCTURA, que a su vez tiene tres divisiones: GENERAL, FAMILIAS y PLATAFORMA INTERAC-
CIN WEB. La ventana de Estructura tiene el siguiente aspecto.
Para entrar en ella hay que pulsar sobre botn Estructura en la botonera del marco vertical de Aura-
Portal. Como puede verse, esta ventana tiene tres paneles:
El panel PLATAFORMA INTERACCIN WEB se utiliza para disear todos los aspectos relativos
a la comunicacin con los agentes externos con los que trabaja la entidad: Usuarios Externos e
Invitados y Visitantes Registrados.
El panel FAMILIAS cubre la gestin de las 8 Familias de Elementos que constituyen la base in-
formativa de AuraPortal: Empleados, Reglas, Procesos, Tareas Libres, Documentos,
Cuentas, tems, Proyectos y mbitos, as como sus Anexos.
El panel GENERAL contiene los accesos a los componentes bsicos sobre los que asienta el re-
sto del sistema:
La definicin y manejo de los Procesos, dentro del mdulo BPMS (Business Process Management Suite)
de AuraPortal, requiere una constante comunicacin con estos Componentes de la parte GENERAL, as
como de las FAMILIAS que se vean involucradas.
La divisin GENERAL tiene las siguientes entradas.
1. Licencia. Para activar la Clave que permite su uso a la empresa.
2. Entidad. Aqu se registran los Datos bsicos y los Distintivos (logos, imgenes, etc.) diseados
por la empresa que aparecen en las diversas pginas de la aplicacin.
3. Administradores. Desde aqu se gestiona:
Logins. La informacin que se relaciona con Logins, Permisos, etc.
Delegados. Los nombramientos de Administradores Delegados.
Correo. Configuracin del sistema para utilizar el Correo Electrnico desde AuraPortal.
Grupos entre Sitios. Creacin y Administracin de Grupos de Sitio de SharePoint.
Parmetros. Configuracin de Utilidades generales.
Acciones Especiales. Utilidades de eliminacin y limpieza de algunos elementos.
4. Calendarios. Contienen los das de fiesta y horarios laborales. No hay limitacin en el nmero de
Calendarios que puede utilizar simultneamente AuraPortal.
5. Diccionarios. Hay seis clases de Diccionarios:
De Trminos. Contiene todos los nombres que se utilizan como campos en los Formularios (de
Mensajes y de Tareas) que utiliza el BPMS.
De Roles. Contiene los nombres de los Roles (de Empleados y Cuentas), as como las personas
asignadas a cada Rol.
De Perfiles. Contiene los nombres de los Perfiles (conjunto de caractersticas que definen el
comportamiento de una o ms Cuentas).
Recintos Seguros. Contiene los controles de acceso a las diferentes partes de la aplicacin en
funcin de sus caractersticas y de los permisos ostentados por los visitantes.
Formularios. Contiene los Captulos en los que se organizan los Formularios.
Consultas Pblicas. Contiene los informes que se utilizan ampliamente en la parte de la MO-
NITORIZACIN que se relaciona con el Business Intelligence (BI).
6. Servicios Web. Sirven para comunicar hacia y desde el exterior. Se indican aqu los WSDL (Web
Service Description Language) de los que estn ya diseados para su uso en AuraPortal.
7. Adaptadores. Son los vehculos de acceso automtico a otras aplicaciones externas a AuraPortal,
como ERPs, CRMs, etc. con las que interese conectar, bien para Leer, bien para Importar o bien pa-
ra Exportar datos.
8. Comunicados. Los comunicados aparecen en la pgina de entrada de AuraPortal pero no tienen

una relacin directa con BPMS.
En el Apndice A1: Estructura AuraPortal y Procesos puede verse con detalle lo aqu enunciado.
1.2. PROCESO Y CLASE DE PROCESO
Para trabajar con un Proceso es necesario que exista un Modelo que regule su funcionamiento. As por
ejemplo, para controlar un proceso de compra, antes hay que disear el Modelo correspondiente, que
ser un Modelo vlido para todas las compras similares y que por ello recibe el nombre de Modelo de la
Clase de Proceso. Por ejemplo, la Clase de Proceso llamada Compras de Material, tendr un Modelo
que se utilizar cada vez que se realice una compra de esas caractersticas.
En esta Clase de Proceso cada compra particular es un Proceso dentro de la Clase mencionada y ser
regulado por el Modelo de la Clase, que se aplica igualmente a todos los Procesos de la misma.
En otras palabras, a diferencia de otros BPMS, en AuraPortal no se suceden diversas instancias dentro de
un determinado Proceso sino diversos Procesos dentro de una determinada Clase de Proceso. Esta
formulacin es muy valiosa pues permite considerar el conjunto de los Procesos como una familia ms
de AuraPortal, con su rbol y sus clases, dentro del escenario y plataforma general del sistema (Intra-
net), gozando as de toda la potencia de clasificacin e integracin que ello comporta.
1.2.1. Identificacin del Proceso: Referencia
Cuando se crea una Clase de Proceso, el sistema se encarga de generar un cdigo nico de identifica-
cin que comprende una Clave, un nmero de Clase y un nmero de Versin. Este cdigo identifica la
Clase de Proceso.
Cuando se inicia un Proceso dentro de una Clase, el sistema toma el cdigo de la Clase y le aade el n
de orden del Proceso iniciado dentro de dicha Clase. Con ello se forma la Referencia Base del Proceso,
la cual es inmutable y servir en el futuro para diferenciar dicho Proceso dentro de su Clase.
Esta Referencia Base es de gran utilidad. Por ejemplo, si en la empresa estn en marcha simultnea-
mente diversos Proceso de la Clase Compras de Material, y llega la factura de un proveedor, Cmo
saber a cul de los Procesos corresponde dicha factura? AuraPortal provee un mecanismo basado en la
Referencia Base del Proceso que consiste en incorporar automticamente a cada documento o actividad
relacionada con dicho Proceso dicha Referencia Base. Con ello, el sistema dirige cada Mensaje (Factura,
Pedido, Oferta, etc.) al Proceso correcto sin posibilidad de error y sin intervencin humana.
Adems, el Proceso puede recibir opcionalmente, como ampliacin de la Referencia Base, ms informa-
cin de ayuda que ample dicha Referencia, por ejemplo, el nombre del material comprado, o el del pro-
veedor, para facilitar la identificacin visual del Proceso entre otros de su Clase. Esta informacin adicio-
nal, que es suministrada mediante dos campos de Formulario, se denominan Temas, y cuando se sumi-
nistran se aade automticamente a la Referencia Base, formando as la Referencia Ampliada.
Ejemplo
Supongamos la Clase de Proceso de nombre: Aprobacin de Inversin en Obra.
La Clave que se suministrar al crear la Clase es PE (Proceso Ejemplo)
El n ID que suministra el sistema es el 34
La Versin es la n 1
Con todo ello, el cdigo de la Clase de Proceso es:
Cdigo de la Clase de Proceso = PE34.1
El primer Proceso de esta Clase que se inicie tendr un nmero de orden = 1, por tanto, la Referencia
Base de este Proceso ser:
Referencia Base = PE34.1_1
Si adems, en el Formulario de Mensaje que se utiliza para iniciar este Proceso, aparecen dos Temas:
Obra y Objeto de la Inversin con los siguientes valores.
Obra = Aeropuerto Deportivo de Jeresa
Objeto de la Inversin = Torre de Control
La Referencia Ampliada de este Proceso ser:
Referencia Ampliada = PE34.1_1 Aeropuerto Deportivo de Jeresa_Torre de Control
Este sistema de Referencias es el que se utiliza en todos los Procesos del BPMS de AuraPortal.
Nota.
Para que un campo de un Formulario tenga la consideracin de Asunto y en consecuencia

su valor se incorpore a la Referencia, ha de figurar en la divisin Asuntos del Diccionario de
Trminos como se explica ms abajo.
1.3. INICIO DE PROCESO
En AuraPortal todo Proceso se inicia, bien por Mensaje o por Tiempo.
Inicio por Mensaje. Para que exista un Mensaje es necesario que ste se haya creado me-
diante un Formulario previamente diseado por el usuario de AuraPortal, tanto si se trata de
un Mensaje manual como de uno que se genera automticamente y llega mediante un Servicio
Web u otro medio de comunicacin.
Una vez existe el Formulario, ste podr ser utilizado por cualquier usuario (empleado), que
tenga suficiente permiso de acceso, desde el marco de AuraPortal. Puede haber Formularios de
todos los tipos para atender cualquier accin, por ejemplo, una Solicitud de Vacaciones, una
introduccin de Pedido de Cliente, una solicitud de Compra de Material, un registro de No
Conformidad en el sistema de calidad, etc.
Inicio por Tiempo. El Proceso se activa cuando se cumple el tiempo (fecha y hora) establecido
al definir los atributos del Evento de Inicio del mismo.
El Orquestador, que es el dispositivo encargado de iniciar Procesos, examina peridicamente, por un

lado, la entrada de Mensajes desde los Formularios y por otro, el reloj del sistema. Cuando entra un
Mensaje que es capaz de iniciar un Proceso de una determinada Clase, lo inicia inmediatamente. Y hace
lo mismo cuando el tiempo del reloj cumple con lo esperado por una Clase de Proceso para iniciar Proce-
sos de su Clase.
Una vez un Proceso se ha puesto en marcha por el Orquestador, ste cede el control a los Motores de
dicho Proceso. Estos motores recorren el flujo del Modelo segn se dibuj en el Diagrama, y se encar-
gan de hacer cumplir todo lo que est previsto en el Modelo, realizando por s mismos las Tareas de
Sistema (automticas) y enviando las Tareas Personales (manuales) a la cola del workflow del co-
rrespondiente usuario Ejecutor de la misma. Un dispositivo residente en los terminales (PCs) de Aura-
Portal llamado Avisador se encarga de generar intermitentemente una ventanita de aviso en la pantalla
del Ejecutor (aunque no est conectado al portal), cundo hay Tareas pendientes de iniciar para que
aquel no se olvide de ejecutarlas.
1.4. CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS
El llamado Ciclo de Vida de los Procesos, modelizados por sus Clases, consta de tres Etapas ms una
complementaria:
MODELIZACIN
EJECUCIN
MONITORIZACIN
De sta ltima se extraen los datos para mejorar los Procesos, en una permanente etapa adi-
cional que lleva a cabo la empresa con sus medios y que recibe el nombre de:
OPTIMIZACIN
En la siguiente imagen se representa grficamente el entorno descrito.
La MODELIZACIN comprende los procedimientos requeridos para obtener un Modelo de la Clase de

Proceso. Consta de 2 partes: Diagramacin y Objetos (Identidad, Ejecucin y Cronometra).
La EJECUCIN de los Procesos es un trabajo que realiza el sistema automticamente mediante sus
Motores de Proceso. No se requiere programacin para pasar de la Modelizacin a la Ejecucin. Los Pro-
cesos se inician, controlan y terminan en los momentos apropiados sin que la intervencin humana sea
necesaria, excepto en las Tareas Personales del workflow que constituyen las actividades previstas.
MONITORIZACIN (BAM = Business Activity Monitoring). Hay dos clases: Cuadro de Mandos y Business
Intelligence.
2. VENTANA DE MODELIZACIN
La MODELIZACIN de las Clases de Proceso se compone de 3 secciones recogidas en las siguientes

definiciones: IDENTIDAD, EJECUCIN y CRONOMETRA.
Estas secciones son las que contenidas en la Ventana de Modelizacin de las Tareas Personales (tare-
as que realizadas por personas), que se muestra en la figura siguiente.
2.1. BARRA DE ACCIONES
Contiene los botones genricos de Salir, Guardar y Salir, Guardar y Eliminar, y se completa con los
botones Modo y Versionado.
Modo
Permite determinar el la situacin de la Clase de Proceso. Se distinguen los siguientes Modos:
1. Desarrollo. Es el modo que permite el desarrollo de un proyecto de Clase de Proceso en

su correspondiente versin. En este modo no se pueden realizar pruebas de funcionamiento
porque el Motor de Procesos est desactivado. Para poder realizar pruebas hay que pasar la
Clase de Proceso al modo Simulacin.
2. Simulacin. No permite modificar la Modelizacin de la Clase de Proceso pero permite rea-

lizar simulaciones del Proceso desarrollado porque el Motor de Procesos est activado. Los
datos generados en la simulacin, aunque se graban como si se tratase del estado Publica-
do Activo son automticamente eliminados cuando se pasa al estado Publicado.
3. Publicado Inactivo. No permite la iniciacin (creacin) de nuevos Procesos de esa Clase

pero permite que los ya iniciados continen.
4. Publicado Activo. Es el modo que permite la iniciacin (creacin) y ejecucin de los Pro-
cesos en modo real, es decir, Productivo.
5. Bloqueado. Es un caso especial. Ocurre cuando desde el modo Publicado (Activo o Inacti-
vo), se interrumpe por el Responsable de la Clase de Proceso, probablemente debido a
problemas de funcionamiento, la marcha de todos los Procesos iniciados de esa Clase y
adems no se permite la iniciacin de nuevos en dicha Clase.
6. Desuso. Es el modo de la Clase (o Versin) cuando ya no se utiliza. Solo puede utilizarse si

no hay Procesos de esa Clase (o versin) en marcha, no permite la iniciacin de Procesos.
Versionado
Se realiza cuando se modifica una Clase de proceso Publicado y con algn Proceso en ejecucin. A
todos los efectos, una nueva Versin de una Clase de Proceso es equivalente a una nueva Clase. En
realidad, lo que el sistema hace para permitir el desarrollo de la nueva versin es considerar que se
trata de una nueva Clase, pero que tiene como base de partida la versin actual.
Cuando se cambia de Estado una Clase de Proceso, de los estados Desarrollo o Simulacin a los es-
tados Publicado Activo o Publicado Inactivo, se puede elegir si se desea:
1. Eliminar los datos existentes en la Simulacin.
2. Mantener los datos de simulacin como datos reales.
2.2. IDENTIDAD
Al acceder a la ventana de modelizacin por primera vez solo muestra la seccin de IDENTIDAD. Para
crear una Clase de Proceso se introducen los datos y se pulsa Guardar para que aparezcan el resto de
secciones. Contiene los campos:
1. Clave. Es una Clave para agrupaciones de Clases de Proceso segn criterios particularizados de
cada entidad.
Al crear una clase de proceso, pulsando sobre el ojo se selecciona una entre las determinadas
en el Diccionario de Trminos (se explica en el Apartado 2.10 de esta monografa). Esta
clave puede ser modificada en cualquier momento. Esta Clave, formar parte de la Referencia
Base del Proceso, junto con el ID de la Clase de Proceso ms la Versin de la misma.
2. Versin. El versionado lo realiza el sistema cuando se modifica una Clase de Proceso Publicado
y con algn Proceso en ejecucin.
3. Documentacin. Permite crear un Documento Descriptivo del proceso de una forma semiau-
tomtica.
4. Exportar. Permite exportar esta Clase de Proceso en su totalidad.
5. Nombre. El nombre de la Clase de Proceso.
6. Descripcin. Una explicacin sobre su funcin.
7. Pginas del diagrama para la Documentacin. Para indicar las pginas que deben entrar en
la Documentacin del Proceso.
8. Autor del Modelo. Es la persona que ha creado la Clase de Proceso.
9. Responsable de la Clase. El Empleado o Rol que se responsabiliza de los asuntos relacionados

con los Procesos de esta Clase.
10. Responsable de Cada Proceso. Es el empleado que se responsabiliza de los Procesos de esta
Clase.
11. Recinto Seguro. Gestiona la seguridad de la Clase de Proceso. Por ejemplo, desde el Rastreo
de la Monitorizacin, solo podrn Detener/Reanudar procesos de esta cierta Clase los usua-
rios que tengan permisos de edicin en el Recinto Seguro.
Realmente basta con introducir el Nombre de la Clase de Proceso y pulsar Guardar, ya que el resto de
elementos o bien no son obligatorios o los introduce el sistema por defecto. Todos estos elementos
podrn ser introducidos o modificados en cualquier momento.
2.3. EJECUCIN
La ejecucin de la Clase de Proceso se determina mediante:
1. Diagrama
Los diagramas del proceso se realizan con la herramienta AuraPortal Diagramming Tool que sita en
el lienzo de dibujo las formas que representan los Objetos. Desde esta opcin se dibuja el Modelo. Por su
importancia, se explica en la Gua de Uso AuraPortal Modeler a la que se accede directamente desde
el botn Gua de Uso de la Barra de Acciones de la herramienta, en la parte superior de la ventana. Al
mismo tiempo que los Objetos son dibujados, el sistema los codifica y registra automticamente, dejn-
dolos listos para recibir sus atributos.
2. Objetos
Desde esta opcin se dan los atributos a los distintos objetos que figuran en el Diagrama. Por su impor-
tancia, se explica su en el Captulo 4 Los Objetos.
3. Panel
La Clase de Panel de una Clase de Proceso contiene los nombres de los Campos que han de figurar en
cada Panel de Proceso de su Clase. La Clase de Panel se ir configurando desde las opciones de creacin
de los Mensajes (de Inicio o Intermedios) y Tareas Personales que, al ser donde tienen que actuar,
resulta la forma natural de ir configurando la Clase de Panel.
Esta opcin sirve pues para ver, aadir o eliminar datos de la Clase de Panel sin necesidad de ir
un formulario de Tarea Personal o Mensaje.
En principio, esta ventana solo contiene los campos de Sistema (se explican en la Monografa de For-
mularios Dinmicos). El resto de campos se aaden desde el Diccionario de Trminos. Para acceder
al diccionario, al pulsar sobre el botn Agregar Campos al Panel se abre esta ventana para seleccionar
los campos. Si los campos que se necesita no se encuentran en el Diccionario, desde all se dan de alta.
En cualquier caso, al seleccionar en el Diccionario los campos deseados se introducirn en el Panel.
4. Histricos
Los Histricos de un Proceso contienen quin ha participado en cada Tarea Personal, cundo y los co-
mentarios agregados por los sucesivos participantes. Por cada Clase de Proceso pueden crearse cuan-
tos Histricos se desee, que pueden actuar en todas o solo en algunas tareas. De esta forma, la infor-
macin contenida solo estar disponible para los usuarios adecuados.
Crear Histricos es simplemente darles un Nombre. No es necesario crear desde esta opcin los Histri-
cos, ya que AuraPortal permite ir crendolos en el mismo momento de configurar la Tarea.
2.4. CRONOMETRA
Se encarga del control y medida de los tiempos en relacin con los Procesos de esta Clase. Los Datos a
suministrar son:
1. Calendario. Aqu se selecciona el Calendario que se utiliza para los Procesos de esta Clase. Es-
tos Calendarios habrn sido creados desde Calendarios. Crear y Editar.
2. Reloj Proceso. Puede utilizarse el reloj del Servidor o uno Local, con indicacin del decalaje
respecto al tiempo universal GMT. El sistema lleva sus clculos siempre convertidos a GMT para
homogeneizar sus sintonas pero los traduce a los horarios seleccionados en cada caso.
3. Duracin Proceso. Aqu se establecen los parmetros que se utilizan para medir las duracio-
nes en relacin con los Procesos de esta Clase.
3.1. Unidad. La duracin de la ejecucin del Proceso puede ser determinada en Das, Horas y
Minutos, bien Naturales o Hbiles (medidos a travs del Calendario indicado en la pri-
mera pregunta).
3.2. Nivel Crtico. Para seleccionar la importancia del control. Posteriormente, la Monitori-
zacin podr realizar los controles en funcin del Nivel Crtico.
3.3. Prevista / Mnima / Mxima. Para determinar el alcance del control a realizar. La du-
racin Prevista, Mnima o Mxima puede determinarse:
Introduciendo directamente la duracin. Para ello se marca la casilla Manual y

se introduce un nmero en funcin de la Unidad determinada en la primera pre-
gunta. Por ejemplo, en la figura, para determinar la duracin mxima, al marcar la
casilla Manual se ha abierto un campo en el que se ha introducido 5, indicando
que el proceso deber ser realizado en 5 das hbiles.
Mediante un campo de la Clase de Panel. La Clase de Panel agrupa todos los

Trminos (segn ha sido explicado antes) que van a ser utilizados en esta Clase de
Proceso, y por tanto contiene todos los campos que se quieren controlar. Con este
sistema, la duracin del proceso podr ser determinada en funcin de un campo
del Panel.
3.4. Alerta Alarma. Esta pregunta solo aparece si se va a controlar duracin Mxima. Si
se marca S, aparecen dos nuevos campos:
3.5. Umbral Alerta. Para determinar cundo debe dispararse la Alerta.
Una Alarma se dispara cuando se alcanza la duracin Mxima establecida.
Una Alerta se dispara cuando se alcanza el Umbral de Alerta establecido.
3.6. Avisar a. Para seleccionar los usuarios que deban ser avisados en caso de cumplirse.
Estos usuarios recibirn de forma automtica una Tarea de Notificacin cuando se
disparen la Alerta y la Alarma.
3. EL DIAGRAMADOR
Desde esta opcin se dibuja el Modelo. Los diagramas del proceso se realizan con la herramienta Aura-
Portal Diagramming Tool que sita en el lienzo de dibujo las formas que representan los Objetos:
Tareas, Subprocesos, Eventos y Compuertas.
Esta herramienta est basada en el programa Visio de Microsoft, con modificaciones para adaptarla a la
notacin BPMN, y es de muy fcil manejo.
Por su importancia, se explica en la Gua de Uso AuraPortal Modeler a la que se accede directamente
desde el botn Gua de Uso de la Barra de Acciones de la herramienta de diagramacin, en la parte
superior de la ventana.
3.1. BPMN, BPEL Y XPDL
AuraPortal utiliza el Standard BPMN (Business Process Modeling Notation) para modelizar sus Procesos.
Este Standard, considerado el ms moderno y aceptado, utiliza tres categoras de Objetos para dibujar
los Modelos:
Actividades
Comprende las Tareas, tanto Personales como de Sistema, y los Subprocesos. Algunos ejemplos de su
notacin:
Eventos
En AuraPortal, gracias a su concepcin flexible y a sus automatismos, los Eventos solo se activan, bien
por un Mensaje (Evento Mensaje) o por la llegada de un da y momento esperado (Evento Tiempo). Al-
gunos ejemplos de su notacin:
Compuertas
Su misin es redirigir las corrientes del flujo del Modelo desde las entradas a las salidas segn ciertas
condiciones. Las hay Divergentes y Convergentes. Ejemplos:
En el Apndice A3: Modelizacin BPMN-Objetos se muestran todas las formas que se utilizan en los
Diagramas representando los Objetos de los Modelos en AuraPortal.
Sobre BPMN , BPEL y XPDL

La notacin BPMN es un Standard de dibujo de Diagramas de BPM que fue concebido para facilitar y
unificar las representaciones grficas de objetos y conexiones en los diagramas de Workflow. No se trata
de un lenguaje de Ejecucin de Procesos sino solo de Modelizacin. Sin embargo, puede ser mapeado
(convertido) a los estndares BPEL y XPDL que s estn concebidos para la Ejecucin de Procesos.
Por tanto, los usuarios de AuraPortal que lo deseen, podrn convertir los modelos desarrollados en BPMN
a los lenguajes de ejecucin BPEL o XPDL, siguiendo las instrucciones de mapeo que contienen dichos
lenguajes.
Sin embargo, en el BPMS de AuraPortal no se incorporan mtodos de conversin a BPEL y XPDL porque
la potencia de estos ltimos es muy pobre comparativamente y por tanto sera contradictorio incluir
mecnicas para limitar, en lugar de desarrollar en toda su extensin, las funcionalidades que contiene de
origen el programa.
Alcance de AuraPortal.
AuraPortal contiene una gran cantidad de opciones que permiten resolver prcticamente to-
dos los casos que pueden presentarse en una empresa u organizacin que quiera funcionar
con BPM.
Pero la mayora de las veces ser suficiente utilizar una parte reducida (alrededor del 40%)
de dichas posibilidades ya que ello cubre el 90% de los requerimientos prcticos.
Por tanto el usuario no debe sentir que est sacando poco rendimiento a la aplicacin si ob-
serva que no est utilizando todos los recursos ofrecidos por AuraPortal. Si los recursos utili-
zados son suficientes para resolver las necesidades, el trabajo est bien hecho. Los recursos
no utilizados son un colchn de seguridad para cubrir posibles futuras demandas menos
habituales y de concepcin ms compleja.
La construccin de un Modelo de Procesos en AuraPortal es una labor pensada para ser realizada direc-
tamente por el personal de negocio, es decir, el personal ejecutivo de la Empresa que conoce las fun-
cionalidades que se necesitan, sin necesidad de preparacin en el campo de la programacin o tcnico.
El Modelo, que como ya se ha dicho, pertenece a la Clase de Proceso, contiene toda la informacin ne-
cesaria para que los Procesos de esa Clase se ejecuten de manera automtica controlados por los Moto-
res de cada Proceso.
Un Modelo lo constituyen sus Objetos, que son:
Clases de Actividad=Tareas + Subprocesos
Clases de Evento
Clases de Compuerta
Con todos sus atributos, ms las Conexiones entre ellos que se encargan de dirigir los flujos de corrien-
te, tanto lineales como paralelos dentro del Proceso.
Adems el Modelo contiene informacin complementaria interna a la propia Clase de Proceso y canales
de comunicacin con la Estructura de AuraPortal, como se ha explicado ms arriba, incluyendo las co-
nexiones con aplicaciones externas a travs de Adaptadores.
Una vez realizado satisfactoriamente el Modelo de una Clase de Proceso, el sistema queda listo para
iniciar Procesos de esa Clase sin necesidad de ninguna programacin.
El sistema interpreta directamente el Modelo en todos sus detalles, genera las Tareas (tanto de Sistema
como Personales), controla los Eventos y dirige los flujos de corriente de acuerdo con lo que determinan
las Compuertas que figuran en el Modelo.
4. LOS OBJETOS
Al pulsar sobre el ojo en el ttulo Objetos se abre la siguiente ventana para dar los atributos a los distin-
tos objetos que figuran en el Diagrama.
Todos los Objetos que aparecen dibujados en el Diagrama que se reproduce en la parte derecha de esta
ventana se encuentran en la parte izquierda de la misma agrupados por sus categoras bajo sus corres-
pondientes pestaas: Tareas, Eventos y Compuertas. Adems, la pestaa Lapsos da entrada a la
definicin de los Lapsos entre Puntos de Control, y desde Documentos Base se crean las plantillas que
servirn para la creacin automtica de documentos en los procesos.
La pestaa que est activa al entrar a esta ventana es la de Tareas que muestra la lista de las que exis-
ten en el Diagrama.
4.1. TAREAS
Las Tareas a las que deben darse atributos pueden verse en la ventana. Si se quiere ver todas las activi-
dades (tareas y subprocesos) o seleccionar algunos tipos en concreto hay que pulsar el ojo del Filtro y
pulsar Proceder, y se abre una ventana con todos ellos para marcar los que se desea. En la Lista, al
pulsar sobre una determinada tarea se abre una ventana para darle los atributos de configuracin.
Esta ventana ser diferente si se trata de una Tarea Personal (tarea que es ejecutada por un usuario)
o bien de una Tarea de Sistema (ejecutada por el propio sistema sin intervencin humana).
Las Tareas de Sistema se explican aparte, en la Monografa de Tareas de Sistema.
A continuacin se explica la operativa con las Tareas Personales.
Al pulsar sobre una determinada Tarea se abre una ventana en la que el Gnero y el Nombre que iden-
tifica la actividad ya han sido creados por el sistema. Tambin puede introducirse una Descripcin con
el Editor de Texto Rico. Esta ser la descripcin de la Tarea que el sistema introduzca en el Documen-
to Descriptivo del Proceso para su creacin automtica.
Adems, puede seleccionarse un color distintivo de esta tarea en los Plannings. Una informacin comple-
ta de la Gestin de Plannings se encuentra en la Monografa Plannings.
Para dar atributos a una Tarea Personal, en primer lugar se determina si la tarea debe ser ejecutada por
Empleado, un Usuario Externo (que se comunica a travs de Portales Externos) o por un Usuario
Invitado (que se comunica a travs de la Web Pblica y/o mediante Email u otro dispositivo similar).
Al marcar la casilla correspondiente, se abre una ventana que ser diferente si se trata de:
1. Tarea Personal ejecutada por un Empleado

2. Tarea Personal ejecutada por un Usuario Externo
3. Tarea Personal ejecutada por un Usuario Invitado
4.1.1. Tarea Personal ejecutada por un Empleado
Si la Tarea va a ser ejecutada por un empleado, para dar los atributos la ventana dispone de los siguien-
tes cajetines: EJECUCIN (Participantes, Instrucciones y Zonas de Trabajo) y CRONOMETRA.
En primer lugar se determina la Clonacin: comportamiento de la tarea en el caso en que la corriente

pase ms de una vez por ella.
1. Si se marca Clonable, al pasar de nuevo la corriente por la tarea, el sistema crear una nueva
tarea a todos los efectos, y as constar en los Histricos. Si se selecciona Clonable, debe de-
terminarse su comportamiento cuando esa tarea debe ser ejecutada por ms de un usuario:
Tarea con Ejecucin Mancomunada = S. Si el ejecutor de esa tarea es ms de un

usuario, la tarea no reanudar el hilo de corriente hasta que no se hayan terminado todas
las tareas de todos los ejecutores.
Tarea con Ejecucin Mancomunada = No. Si el ejecutor es ms de un usuario cada ta-

rea terminada generar un nuevo hilo de corriente hasta el siguiente objeto.
2. Si se marca No Clonable, se mantendr siempre la misma tarea. Este caso presenta las si-
guientes particularidades:
No acepta Cronometra. Solo acepta Fecha Llegada y Fecha Iniciada.
Si la tarea est abierta no hace nada.
Si la tarea ha sido terminada, al llegar de nuevo la corriente 'despierta' la tarea mantenien-

do la fecha de Llegada y de Iniciada que tena.
Si en un nuevo paso de corriente se ha cambiado el ejecutor, se comporta como Clo-

nable, es decir, se crear una nueva TP, con otro ID. Si en un nuevo paso de corrien-
te, la TP volviera al primer ejecutor, se crear igualmente otra tarea, puesto que el
ejecutor ha cambiado respecto al actual.
4.3.1.1. Participantes
Aqu se determina los usuarios que de alguna forma van a intervenir en la tarea. Son estos:
1. Responsable. Si no se indica, el sistema tomar como Responsable el mismo que se indique

como Ejecutor.
2. Ejecutor. Empleado que debe ejecutar la tarea.
3. Emergencia. Cuando el Ejecutor se encuentra ante una situacin que no sabe como resolver,
pulsa sobre Emergencia y aparece una ventana con el Editor para aadir un texto. Una vez pul-
se Enviar en la barra de acciones, el participante configurado en este campo recibir una Tarea
de Notificacin. Si no se indica el titular de la Emergencia el sistema toma por defecto al Res-
ponsable de la Clase de Proceso.
Tambin pueden determinarse unos Suplentes del Ejecutor y de Emergencia.
NOTA.
El Suplente del Ejecutor es el que ha de ejecutar la Tarea si el titular se encuentra Ausen-
te. La ausencia ha de figurar en su ficha de empleado.
La forma de determinar estos participantes es bsicamente la misma. Aqu, como ejemplo, se explica la
del Ejecutor de la Tarea. Al pulsar sobre el ojo de cada uno de ellos, aparece la siguiente ventana:
En primer lugar permite elegir entre:
1. Directo. La Tarea se enva al Empleado seleccionado en las opciones expuestas a continuacin.
2. Supervisor. La Tarea se enva al Supervisor del Empleado seleccionado. Cuando se selecciona

Supervisor de debe elegir el Grado de supervisin. 1= Supervisor inmediato, 2=Supervisor de
2 Grado (Supervisor del Supervisor), 3=Supervisor de 3er Grado, etc.
A continuacin se selecciona el ejecutor entre:
1. Responsable de la Clase de Tarea. Solo si se ha determinado un responsable.
2. Autor del Mensaje de Inicio. Si se desea que el ejecutor de esta tarea sea el empleado ini-
ciador.
3. Empleado. Si el ejecutor de esta tarea debe ser un determinado empleado, al marcar la casilla
aparece a la derecha el campo, tal como indica la figura. Al pulsar sobre el ojo, se abre una
ventana para seleccionar el empleado.
4. Rol. Si la ejecucin de la tarea debe asignarse a un determinado Rol, al marcar la casilla apare-
ce a la derecha la posibilidad de determinar si el Rol es Singular o Genrico, tal como indica la
figura siguiente.
Singular. Si marca esta casilla, al pulsar sobre el ojo se abre una ventana que permite se-
leccionar un Rol singular previamente creado o crear uno nuevo. Esta ventana es similar a
la que aparece en el caso del Rol Genrico.
Genrico. Si marca esta casilla y pulsa sobre el ojo se abre la siguiente ventana, en la
que se seleccionar el Rol Genrico.
Adems de esta ventana para la seleccin del Rol, aparece un nuevo campo: Lugar de Actua-
cin (LA) Base. Al pulsar sobre el ojo se abre una ventana en la que aparecen los campos
del Panel de la Clase de Proceso. El Lugar de Actuacin Base es el campo de familia del Panel
que utilizar el motor para, a partir de l, determinar el Rol Genrico y, por tanto, su Asignado.
NOTA.
El tratamiento de los Roles Singulares es muy sencillo pero el de los Roles Genricos es
ms complejo. Para obtener una comprensin completa hay que consultar la Monografa
de Roles, Perfiles y Grupos.
5. De Panel. El ejecutor de una determinada tarea puede ser alguien que haya sido designado en
alguna tarea anterior mediante la seleccin de un empleado desde el Formulario de la Tarea.
NOTA.
Por ejemplo, para disear una Clase de Proceso de Reclamaciones de Clientes en la que el
responsable de atencin al cliente determina quin debe resolver el asunto, puede actuarse
de la siguiente manera:
1. En la tarea en la que el responsable debe determinar quin debe resolver el asunto, se

pondr en el Formulario un campo de Familia de Empleados para que en la Ejecucin
de cada proceso de esta clase seleccione el (o los) que debe resolverlo.
2. En la (o las) tarea de Resolucin, se marcar como Ejecutor la casilla De Panel y se

seleccionar el campo de Familia de Empleados del punto anterior.
Como esta seleccin se habr podido realizar mediante un campo de tipo General o de Grupo
de Campos, al marcar la casilla aparece a la derecha la posibilidad de determinar de qu tipo
se trata.
Si se trata de un campo de tipo General, al marcar esta casilla y pulsar sobre el ojo, el Pa-
nel muestra los campos disponibles de la Familia de Empleados. Si se enlazan varios em-
pleados, todos los empleados enlazados recibirn una tarea, tal como si fuera un
Grupo de Empleados de tipo Paralelo.
NOTA.
Una de las posibilidades que permite el sistema es utilizar como Ejecutores de Tareas Per-
sonales los Sufijo Responsable de las Fichas de Elementos de Familias. De esta manera,
cuando en un Proceso se haya seleccionado un elemento de Cuentas, Proyectos, tems o
reas, una Tarea posterior se puede dirigir automticamente a su responsable.
Si se trata de un campo de tipo Grupo de Campos, al marcar esta casilla y pulsar sobre el
ojo, se abre una ventana para seleccionar, en primer lugar el en el que se encuentra el
campo (Columna) destinatario, y a continuacin se determina el Ejecutor.
6. De Otra Tarea. Por ltimo, el ejecutor de una determinada tarea puede ser el ejecutor de una
tarea anterior. En este caso, al marcar esta casilla y pulsar sobre el ojo, se abre una ventana
para seleccionar esta Tarea.
Adems, puede determinarse si se trata del ejecutor titular de la Clase (el marcado en esta ven-
tana al disear el modelo) o el usuario que realmente ha ejecutado esa tarea anterior, ya que
por diferentes circunstancias puede no ser el mismo (por ejemplo, puede ser el suplente).
7. Enviar Tarea por Email. Esta opcin permite recibir la tarea a travs del correo electrnico. Si
pulsa S, el ejecutor determinado en el anterior cuadro recibir de forma automtica un Email
cuando le llegue una tarea a su workflow, y desde el propio Email, podr acceder a la tarea y
ejecutarla. Al marcar S, se abre la siguiente ventana para configurar el email.
7.1. Direccin de Email. Para determinar la direccin a la que AuraPortal enve el correo.
Puede ser:
Email Ejecutor. Si se marca esta casilla el sistema enviar el correo a la direccin que
conste en la Ficha del Empleado determinado como ejecutor de la tarea. Es lo comn.
Del Panel. Si la direccin de Email ha sido indicada en el Formulario de alguna tarea

anterior. Al pulsar sobre el ojo que aparece, el Panel muestra los campos disponibles.
Manual. Si se desea indicar aqu una direccin de correo fija, que ser nica para to-
dos los Procesos de esta Clase.
7.2. Remitente. Para evitar el uso de SPAM, los actuales servidores de correo impiden que un
usuario de correo enve correos en nombre de otro. Para evitar que esta proteccin afecte
el envo de correos desde AuraPortal, el remitente de todas aquellas opciones de envo de
Emails desde Procesos y Tareas Libres, ahora es el que est configurado en de Estructura
GENERAL Administradores - Correo Tareas - Email Remitente. Aqu aparece
ya para su consulta.
7.3. Asunto en Email. En este campo se puede escribir el 'Asunto' que figurar en el Email
que recibir el usuario.
7.4. Referencia. Aqu se indica si debe mostrarse:
La Referencia Base. Compuesta por la Clave, el ID de la, Nmero de Versin y el

Nmero de orden del Proceso iniciado dentro de dicha Clase.
La Referencia Ampliada. Compuesta por la Referencia Base ms dos Campos del

Panel de los considerados como Temas. Esta consideracin habr sido indicada desde
la ventana Configurar Campo al marcar s en el campo Tema.
No mostrar ninguna de las dos.
7.5. Cuerpo de Texto. Mediante el Editor (ver el apartado Fuente de Datos en Tareas de
Usuarios Invitados (E-Mails)) se confecciona el texto de entrada que recibe el ejecutor.
NOTA.
Una de las ventajas de esta opcin es recibir un aviso de la recepcin de una tarea a
travs del email en los dispositivos mviles como PDA.
Pulsando Guardar y Salir, queda registrado el ejecutor de esta Tarea.
4.3.1.2. Instrucciones
Las Instrucciones que ver en su pantalla el Ejecutor de la Tarea pueden ser todo lo completas que se
desee, pudiendo contener, no solo texto enriquecido, sino imgenes, fondos, tablas, vdeos con sonido,
etc., y todo ello se realiza mediante el potente Editor de AuraPortal que se describe en la Monografa
Formularios Dinmicos.
NOTA.
Adems de estas instrucciones generales (para toda la tarea), al disearse la tarea pueden
crearse instrucciones especficas para una determinada accin o conjunto de acciones
que deban realizarse, para una determinada fase de realizacin de la tarea o acciones que
deban realizarse solo si se dan ciertas circunstancias.
Estas instrucciones se crean normalmente mediante Divisiones Pasivas y pueden dise-
arse para que se activen de forma automtica en el momento en que el ejecutor de la ta-
rea lo necesite.
Pueden figurar en estos formatos:
Texto. Si se marca Texto, al pulsar en el botn Editar aparece la ventana del editor AuraPortal,
en la que introducimos el texto mostrado para las Instrucciones: una explicacin textual con los
pasos y acciones que ha de realizar. Lo que se escribe aqu queda integrado con la Clase de Ta-
rea y se mantendr siempre igual, aunque puede modificarse desde aqu mismo en el futuro.
Regla. Si las instrucciones no son fijas sino que dependen de ciertas circunstancias, se puede
especificar aqu las Reglas de Negocio que contienen dichas instrucciones. Estas Reglas, que
sern de naturaleza Textual, contienen las explicaciones de los pasos a seguir. En cualquier
momento se puede cambiar el contenido de las Reglas (con independencia de los Procesos) y
ello afectar a todas las Tareas cuyas Instrucciones se basen en dicha Regla.
Panel. Tambin puede darse el caso de que las instrucciones (o parte de las instrucciones) de
realizacin de la tarea sean determinadas por el ejecutor de alguna tarea anterior del mismo
proceso. Estas instrucciones debern haber sido introducidas en un campo de Texto, que es el
que debe seleccionarse aqu.
Las Instrucciones pueden indicarse mediante combinaciones de Texto Fijo + Regla + Panel.
Adems, es posible que las Instrucciones se indiquen mediante combinaciones de Texto Fijo + Regla +
Panel.
NOTA.
Adems de estas instrucciones generales (para toda la tarea), al disearse la tarea pueden
crearse instrucciones especficas para una determinada accin o conjunto de acciones
que deban realizarse, para una determinada fase de realizacin de la tarea o acciones que
deban realizarse solo si se dan ciertas circunstancias.
Estas instrucciones se crean normalmente mediante Divisiones Pasivas y pueden dise-

arse para que se activen de forma automtica en el momento en que el ejecutor de la ta-
rea lo necesite.
4.3.1.3. Zonas de Trabajo
A continuacin se determina:
1. El Formato de la Ventana de Ejecucin

Aqu se elige el Formato de la Ventana de Ejecucin que ver el Ejecutor de la Tarea para llevarla a
cabo. Los Formatos han podido ser diseados previamente desde la Estructura de AuraPortal en el
Entorno de los Procesos, aunque desde aqu tambin pueden crearse formatos.
Son posibles innumerables formatos de Ventanas de Ejecucin a gusto del usuario, combinando las
distribuciones, los tamaos, las posiciones relativas y los colores da cada cajetn que contiene las
Instrucciones, los Formularios y los Histricos.
Al pulsar sobre el ojo muestra la lista de los modelos ya dados de alta. Pulsado sobre uno de ellos se
accede a su ventana de Edicin para su Consulta, Modificacin. Para crear un nuevo modelo al
pulsar sobre el botn Crear Modelo y, en la ventana, realizar las siguientes acciones:
1. Marcar Formato. La Ventana de Ejecucin puede contener bsicamente tres espacios (a, b y
c) donde se ubican las Instrucciones, los Formularios y los Histricos. Aqu se decide su posi-
cin relativa en la ventana.
2. Nombre. A continuacin se introduce un nombre para su identificacin.
3. Ventana. La ventana lleva por defecto unas dimensiones (Base x Altura) y su posicin en el
monitor (desde el vrtice Superior Izquierda), que puede ser modificado introduciendo nue-
vos valores.
4. Contenido. Aqu se selecciona el contenido (Instrucciones, Formularios, Histricos o Ningu-

no) de los espacios a, b y c.
5. Dimensin. A continuacin se determina la dimensin relativa que debe ocupar cada uno de
los espacios. Tanto el ancho como el alto deben completar el 100% por lo que, si se marca el
Formato tercero como en la figura:
Entre a y b deben sumar 100. En la figura, al introducir 50% y 50%, las Instrucciones y el
Formulario se reparten por igual los 800px indicados en la Base del campo Ventana.
Al introducir 40% en c, se est indicando que la altura del Histrico ocupar el 40% de los
600px indicados en la Altura del campo Ventana.
De esta forma las Instrucciones aparecern en la esquina superior izquierda de la ventana

ocupando 400px de ancho por 360px de alto; el Formulario aparecer en la esquina superior
derecha de la ventana ocupando tambin 400px de ancho por 360px de alto y el Histrico
ocupar la parte inferior de la ventana con 800px de ancho por 240px de alto.
6. Colores. El formato de la ventana puede completarse indicando unos colores para el fondo
de los tres espacios.
7. Ampliacin Ventana. Adems, si se desea que la vista de cualquiera de los tres espacios
pueda verse ampliada en el momento de la ejecucin de Proceso, mediante los campos se
determinarn las medidas y posicin de las ventanas de ampliacin.
8. Incluir COMPLEMENTOS y CRONOMETRA. Si marca S, la tarea mostrar el momento en

que el ejecutor ha recibido la tarea, el tiempo lmite para su finalizacin, el margen que le que-
da, etc.
Al pulsar Guardar aparece una vista del resultado del Modelo, para su consulta y/o modificacin.
2. Formularios
Si la Tarea ha de contener uno o ms Formularios a ser cumplimentados por el Ejecutor, stos se crean
aqu. Para ello, al marcar la casilla y pulsar sobre el ojo de Formularios aparece una ventana desde la
que se puede optar por crear un formulario Original o bien Similar a otro del que ya se disponga. En
este caso, que ser el ms comn, al seleccionar un formulario el sistema crea una copia de ste, para
ser modificado.
NOTA.
Para disear formularios debe utilizarse una resolucin de pantalla mnima de 1280x1024.
El diseo de los Formularios se explica en la Monografa Formularios Dinmicos. Adems, tambin

deber consultarse la Monografa Auraportal Base Document Editor si se van a crear Documentos
Base mediante Word.
3. Histricos
Los Histricos de un Proceso contienen quin ha participado cada tarea, cundo y los comentarios
agregados por los sucesivos participantes. Por cada Clase de Proceso pueden crearse cuantos Histricos
se desee para que acten solo en algunas tareas, de esta forma, la informacin contenida solo estar
disponible para los usuarios adecuados. As pues, para cada Tarea se determina desde este campo el
acceso a unos u otros histricos.
Para determinar estos histricos que deben actuar en esta tarea, al marcar la casilla S y pulsar sobre el
ojo, se abre una ventana desde la que, pulsando sobre el botn Crear Histrico, se abre una nueva
ventana como la siguiente:
Desde esta ventana se marcan los histricos que deben actuar en esta tarea, y que habrn sido creados
en anteriores clases de tarea de esta misma Clase de Proceso. Despus de marcarlos y pulsar Aceptar
Seleccin quedan en la primera ventana para su posterior consulta.
Desde cualquier Clase Tarea Personal que vaya a ser ejecutada por un Empleado o por un Usuario Ex-
terno (no as por los Usuarios Invitados) se crean los Histricos desde esta ventana pulsando el botn
Crear Histrico.
Crear un Histrico es simplemente darle un Nombre. Una vez creado, queda disponible para ser selec-
cionado desde las clases tareas de esta misma Clase de Proceso.
4.3.1.4. Cronometra
Adems de la cronometra general de la Clase de Proceso, se puede determinar una cronometra para
cada Clase de Tarea Personal. La operativa es similar a la explicada ms arriba para la Clase de
Proceso.
1. Calendario. Se puede elegir el mismo Calendario que se defina de forma general para la Clase
de Proceso o uno particular para esta Clase de Tarea.
2. Reloj Tarea. Se puede elegir entre el Reloj del Proceso (implica que se usar el mismo Reloj
que el utilizado en general para el Proceso), o directamente el Reloj del servidor o un Reloj Lo-
cal.
3. Duracin. Al pulsar el botn S, y luego sobre el ojo, aparece la ventana para indicar los par-
metros de la Duracin: Prevista, Mnima y Mxima para las Tareas de esta Clase.
4.3.2. Tarea Personal ejecutada por un Usuario Externo
El Usuario Externo es aquel que se comunica a travs de Portales Externos. La operativa es bsica-
mente similar a la explicada en el punto anterior para las Tareas ejecutadas por un Empleado, salvo en
lo relativo a los Participantes, que permite seleccionar el ejecutor en funcin de Perfiles de Cuenta.
4.3.3. Tarea Personal ejecutada por un Usuario Invitado
El Usuario Invitado es aquel que se comunica a travs de la Web Pblica y/o mediante Email u otro dis-
positivo similar. Contiene los siguientes campos:
1. Remitente. Para evitar el uso de SPAM, los actuales servidores de correo impiden que un
usuario de correo enve correos en nombre de otro. Para evitar que esta proteccin afecte el
envo de correos desde AuraPortal, el remitente de todas aquellas opciones de envo de Emails
desde Procesos y Tareas Libres, ahora es el que est configurado en de Estructura GENE-
RAL Administradores - Correo Tareas - Email Remitente.
2. Ejecutor. Para determinar el Ejecutor, ofrecen las siguientes opciones: De Panel, Usuario Invi-
tado o Grupo Usuario Invitado.
3. Informado. Empleado que recibir informacin sobre la tarea.
4. Formulario. El diseo de los Formularios se explica en la Monografa Formularios Dinmicos.
5. Aviso por Email. Los Usuarios Invitados pueden acceder a sus tareas mediante dos procedi-
mientos:
Facilitando a los Usuarios Invitados una URL, un Login y una Contrasea. Al acceder a la
URL les sale una pantalla de autenticacin y, al introducir el Login y la Contrasea acceden
al sus tareas.
Mediante Correo Electrnico. En este caso AuraPortal crea y enva de forma automtica
un Email al Usuario Invitado. Este Email contendr un link y, al introducir el Login y la Con-
trasea acceden al sus tareas.
Si se marca esta ltima opcin aparecern en la ventana los siguientes campos.
6. Asunto. En este campo se puede escribir el Asunto que figurar en el Email que recibir el
usuario invitado.
7. Referencia. Aqu se indica si debe mostrarse:
La Referencia Base. Compuesta por la Clave, el ID de la Clase de Proceso, Nmero de

Versin y el Nmero de orden del Proceso iniciado dentro de dicha Clase.
La Referencia Ampliada. Compuesta por la Referencia Base ms dos Campos del Panel
de los considerados como Temas. Esta consideracin habr sido indicada desde la ventana
Configurar Campo al marcar s en el campo Tema.
No mostrar ninguna de las dos.
8. Cuerpo de Texto. Pulsando el botn Editar se accede al Editor AuraPortal que permite confec-
cionar el texto del Email, introduciendo incluso los campos del Panel que se desee. La operativa
con el Editor se explica en la Monografa Formularios Dinmicos.
4.4. EVENTOS
Al pulsar sobre la pestaa de Eventos, las Clases de Evento a las que deben darse atributos pueden
verse en la ventana. Si se quiere ver todas las clases hay que pulsar el ojo del Filtro, y se abre una ven-
tana con todas ellas. Basta con marcar las que se desea y pulsar Proceder.
Al pulsar sobre un determinado evento se abre una ventana que ser diferente si se trata de un
Evento de Mensaje de Inicio, un Evento de Mensaje Intermedio o un Evento de Tiempo.
4.4.1. Eventos de Mensaje de Inicio
Al pulsar sobre el Mensaje de Inicio se abre la ventana como la siguiente.
1. En el panel IDENTIDAD aparece ya el Gnero de Evento de que se trate y el Nombre que ha

sido dado al evento al dibujar el Diagrama. Puede completarse con una Descripcin de Texto
Rico, y que se utilizar en la creacin semiautomtica del Documento Descriptivo del Proceso.
2. En el panel COMPORTAMIENTO:
2.1. Formulario. Al pulsar sobre el ojo de Formulario aparece la ventana de Crear For-
mularios para disear el formulario del Mensaje de Inicio (MI).
El diseo de los Formularios se explica en la Monografa Formularios Dinmicos.
2.2. URL de acceso. Pulsando el ojo muestra la URL del Mensaje de Inicio. As, si se desea
que un Mensaje de Inicio pueda ser ejecutado desde cualquier sitio, basta venir aqu
para copiar la URL.
Por ejemplo, para que Usuarios Invitados o Annimos puedan poner en marcha Proce-
sos desde la Web pblica (o desde cualquier otro sitio).
Adems, si al crear el formulario se ha determinado que el Usuario es Invitado o Visitante Registrado

aparecer en esta ventana un nuevo panel llamado PRESENTACIN EN WIP que contiene:
Un campo de Texto Rico llamado Texto de Presentacin, donde se escribe el texto que se
desea mostrar para identificar el IM en la lista de Mensajes de Inicio de Proceso en la Plata-
forma de Interaccin Web (WIP). Este panel es autodimensionable segn el texto escrito.
Este texto es el que se muestra desde la WIP, en los Mensajes de Inicio.
NOTA.
Recuerde que, segn se explica en la Monografa Plataforma de Interaccin Web, los
Mensajes de Inicio no se muestran en formato grid, sino en un recuadro en donde se
muestra todo el Texto de Presentacin aqu escrito.
Adems, este recuadro incorpora un campo Multiidioma, para seleccionar el idioma.
4.4.2. Eventos de Mensaje Intermedio
Como el anterior, si se trata de un Evento de Mensaje Intermedio, la IDENTIDAD es la misma que la

explicada para el MI, pero, en este caso, la seccin COMPORTAMIENTO ofrece los siguientes campos:
En un EM se puede utilizar un Formulario (propio) o un Patrn, que es un formulario que se puede

utilizar en muchos Procesos.
NOTA.
Un Patrn se da de alta desde [Estructura - Procesos - Entorno]. All se crea un patrn

y se le introducen trminos de diccionario igual que en cualquier formulario, pero no se
realiza el diseo.
Dentro del patrn hay un campo obligado que al dar de alta el Patrn ya se pone por de-
fecto y es '_Lista de Referencia de Procesos'. Se utiliza en estos Eventos de Mensaje
Intermedios para elegir el Proceso que tiene la corriente detenida en dicho EM.
Adems, este campo, tambin se pueden ubicar en el formulario de una Tarea Personal pa-
ra seleccionar cualquier proceso que est en ejecucin, no slo los que estn detenidos en
un EM como en el caso anterior. Esta posibilidad es til para tener seleccionado un proceso
desde otro, por ejemplo para que en otro punto del diagrama se pueda realizar un desvo.
Si marca Patrn, pulsando sobre el ojo se abre una ventana desde la que se puede seleccionar
uno de los patrones creados desde la pestaa Patrones (Estructura Procesos Entorno).
Si marca Formulario, pulsando sobre el ojo se abre una ventana desde la que se puede optar
por crear un formulario Original o bien Similar a otro que ya se disponga. En este caso, que
ser el ms comn, al seleccionar un formulario el sistema crea una copia de ste, para ser
modificado.
El diseo de los Formularios se explica en la Monografa Formularios Dinmicos.
Adems, para poder filtrar los procesos que se ven desde un Evento de Mensaje Intermedio (EM)
se dispone de la opcin Condiciones (cuya operativa es similar a la que se explica en la siguiente
seccin 4.5.3. Compuertas).
Pulsando el ojo muestra la ventana para aadir Condiciones. Pulsando en el botn Crear Condicio-
nes, en la seccin DATO REAL aparece la opcin Condicionar con - Filtro por Ejecutor. Como
Fuente, solo est disponible la opcin De Panel, donde se puede seleccionar un campo de Panel de
cualquier tipo donde pueda haber un Ejecutor (Prefijos y campos de familia de Empleados, Autor
Mensaje Inicio, Sufijo Responsable, etc...).
De esta manera, si en la configuracin de un EM se ha seleccionado, por ejemplo, el Autor del Men-

saje de Inicio como Filtro por Ejecutor, cuando un usuario vaya a crear el EM, solo le aparecern en
el campo Lista de Referencias los procesos en los que l fue el Autor del Mensaje de Inicio. Otro
ejemplo sera que un usuario slo pueda ver los EM en donde haya sido seleccionado en un campo
determinado de tipo Prefijo o de Familia.
Este filtro por Ejecutor est disponible para los Empleados y para los Usuarios Externos.
4.4.3. Eventos de Tiempo
Un Evento de Tiempo, ya sea de Inicio de proceso o Intermedio, deja pasar la corriente del proceso
cuando se cumple el tiempo (fecha y hora o duracin) establecido al definir su cronometra. Como los
anteriores, si se trata de un Evento de Tiempo, la IDENTIDAD es la misma que ya explicada para el
MI, pero en este caso hay que determinar la CRONOMETRA del Evento.
1. Calendario. Se puede elegir entre el mismo Calendario que se defina de forma general para la
Clase de Proceso o uno particular para esta Clase de Evento.
2. Reloj Evento. Se puede elegir entre el Reloj del Proceso (implica que se usar el Reloj utilizado
en general para el Proceso), o directamente el Reloj del servidor o un Reloj Local.
3. Control por Fecha. Cuando se desea que el sistema deje pasar la corriente en un momento
determinado, que debe ser definido aqu. Puede definirse de dos formas:
3.1. De Panel. Al marcar la casilla y pulsar sobre el ojo se abre la ventana de la Clase de
Panel con los campos de tipo Fecha, para que se seleccione el que debe marcar mo-
mento en el que deje pasar la corriente.
3.2. Modalidad. Al marcar la casilla permite seleccionar la modalidad de Fecha. Una vez se-
leccionada, al pulsar sobre el ojo se abre una ventana en la que estn disponibles los
campos para marcar el momento en el que deje pasar la corriente.
Si se marca la casilla de Control por Horas, pulsando sobre el ojo, se abre una ventana
para indicar el intervalo horario en el que debe actuar el evento.
4. Control por Duracin. Cuando se desea que el sistema deje pasar la corriente tras un periodo
de tiempo determinado debe ser definido mediante los campos de la siguiente ventana.
4.1. Unidad. En primer lugar debe definirse la unidad de duracin a utilizar, seleccionando en-
tre Das, Horas Minutos y Segundos, Naturales o Hbiles (calculados a travs del Calen-
dario seleccionado en la primera pregunta).
4.2. Contar a Partir de. A continuacin, se determina el comienzo de la duracin, que puede
ser el momento de la Llegada de la Corriente al propio Evento o bien Otra Posicin
Temporal. En este ltimo caso, al seleccionar entre las propuestas el sistema permite se-
leccionar el elemento deseado.
4.3. Valor. Por ltimo se determina la duracin, que puede ser determinada como un campo
Numrico del Panel o bien introducindolo directamente de forma Manual.
4.5. COMPUERTAS
Al pulsar sobre la pestaa de Compuertas, las Compuertas a las que deben darse atributos pueden
verse en la ventana.
Si se quiere ver todas las compuertas hay que pulsar el ojo del Filtro, y se abre una ventana con todas
ellas. Basta con marcar las que se desea y pulsar Proceder.
Para dar atributos a una Compuerta determinada al pulsar sobre una de ellas se abre la ventana:
1. IDENTIDAD. El Gnero y el Nombre que identifica la compuerta ya han sido creados por el
sistema, y puede introducirse una Descripcin.
2. COMPORTAMIENTO. Al entrar, la ventana ya presenta las diferentes Salidas de la Compuerta

con sus datos, segn se hayan determinado en el diagrama de la Clase de Proceso.
NOTA.
Las Compuertas DX, como se aprecia en el ejemplo de la figura, contienen una Salida
Complementaria, que siempre permite el paso si las dems salidas no cumplen condicio-
nes. Esto garantiza que la corriente no quede bloqueada en la Compuerta.
Por cada Salida se puede determinar una Descripcin (opcional) y las Condiciones que de-
ben cumplirse para que la corriente circule por las diferentes Salidas de la compuerta (se ex-
plica ms abajo).
NOTA.
No es obligatorio que las salidas de las Compuertas tengan Condiciones. Las Compuertas
sin Condiciones siempre permiten el paso de la corriente.
Adems, si hay ms de una salida, hay que indicar el Orden de Evaluacin en el que el Motor
debe evaluar las condiciones de cada Salida, pues cuando una Salida cumple las condiciones
ya no se evalan las dems, por lo que en los casos en los que las preferencia de las Salidas
difieren, el orden de evaluacin de mayor a menor rango es muy importante.
3. CRONOMETRA. Para determinar la Cronometra se debe determinar:
3.1. Calendario. Se puede elegir entre el mismo Calendario que se defina de forma general
para la Clase de Proceso o uno particular para esta Compuerta.
3.2. Reloj Evento. Se puede elegir entre el Reloj del Proceso (implica que se usar el mismo
Reloj que el utilizado en general para el Proceso), o directamente el Reloj del servidor o
un Reloj Local.
Al pulsar Guardar y Salir queda determinado el comportamiento de la compuerta.
Condiciones
Al pulsar sobre el ojo se abre una ventana como la siguiente.
Mediante el botn Crear Condiciones se crean las condiciones, que aparecen para su consulta
en la lista inferior. Si se ha creado ms de una condicin se debe seleccionar el Operador
Lgico que debe aplicarse: si se han de cumplir todas (AND), alguna (OR) o solo una (XOR).
En el ejemplo de la figura, el sistema enviar la corriente por la salida S cuando el Importe Total de
la compra sea Mayor o Igual de 300 .
Pulsando sobre el botn Crear Condiciones, se abre una nueva ventana desde la que se deter-
mina el Campo del Panel sobre el que se determina la condicin de la compuerta. El resto de la ven-
tana, aunque siguiendo siempre los mismos criterios y operativas, ser diferente en funcin del
campo seleccionado. En general, sobre el Campo del Panel seleccionado se determina un Patrn de
Comparacin que puede estar condicionado a unos criterios de Comparacin.
As, el ejemplo de la imagen posterior, cuando la corriente del proceso llegue a la compuerta Re-
quiere 2 Aprobacin?, si el campo Total Importe de la compra es Mayor o Igual de 300 , el siste-
ma enviar la corriente por la salida S.
4.6. LAPSOS DE CONTROL
Los Lapsos son intervalos de tiempo que se definen como la distancia temporal entre dos Puntos de
Control (que controlan el paso de la corriente por un determinado punto). El diseador del Modelo pue-
de intercalar en el Diagrama tantos Puntos de Control como quiera y definir los Lapsos que desee para
analizar el comportamiento temporal de porciones especficas de los Procesos. Los Lapsos son de gran
utilidad en la Monitorizacin.
Para acceder a Lapsos hay que pulsar sobre su pestaa. Desde esta ventana se configuran los Puntos
de Control y se crean los Lapsos.
El panel superior contiene unos datos especficos para la Plataforma de Interaccin Web (WIP).
Son estos: Nombre, un campo de Descripcin de Itinerario del tipo Texto Rico que incluye el icono
'palmera' para poder elegir Campos del Panel al personalizar la descripcin mostrada en la Plataforma de
Interaccin Web y in campo Multiidioma.
De esta forma, en la nueva opcin Estado del botn de accin Consultar de la Plataforma de Inter-
accin Web de Usuarios Invitados se pueden ver los Puntos de Control por donde han pasado los pro-
cesos iniciados por el usuario y la Descripcin de Itinerario de los Lapsos.
Al entrar por primera vez en la ventana aparecen en el grid solo los Puntos de Control que se hayan
intercalado en el Diagrama.
1. Configurar los Puntos de Control

Al pulsar sobre un Punto se abre la siguiente ventana.
El panel IDENTIDAD contiene un campo Nombre de tipo Texto una lnea y el campo Descripcin, de
tipo Texto Rico, que incluye el icono 'palmera' para poder elegir campos del panel.
En el panel seccin ESTADO DEL PROCESO EN WIP hay 3 campos:
1. Estado. Para indicar el nombre del botn Estado de la WIP.
2. Descripcin. Texto Rico, que incluye el icono 'palmera' para poder elegir campos del panel.
3. Multiidioma. Para indicar el nombre del botn en los diferentes idiomas con los que se est
trabajando.
Para determinar el COMPORTAMIENTO de un Punto de Control se debe establecer:
1. Nivel Crtico. Para seleccionar la importancia del control. Posteriormente, la Monitorizacin

podr realizar los controles en funcin del Nivel Crtico.
2. Fecha Prevista / Mnima / Mxima. Para determinar el alcance del control a realizar. En el
caso de los Puntos de Control la duracin Prevista, Mnima o Mxima solo se determina median-
te un campo de la Clase de Panel.
3. Alertas y Alarmas. Solo se activa si se va a controlar duracin Mxima.
3.1. Unidad. La duracin de la ejecucin del Proceso puede ser determinada en Das, Horas,
Minutos y Segundos, bien Naturales o Hbiles (medidos a travs del Calendario indicado
en la primera pregunta).
3.2. Alerta Alarma. Si se marca S se activan dos nuevos campos:
3.3. Umbral Alerta. Para determinar cundo debe dispararse la Alerta.
- Una Alarma se dispara cuando se alcanza la duracin Mxima establecida.
- Una Alerta se dispara cuando se alcanza el Umbral de Alerta establecido.
Para determinar la CRONOMETRA de un Punto de Control se debe determinar:
de Proceso o uno particular para este Punto de Control.
2. Reloj. Se puede elegir entre el Reloj del Proceso (implica que se usar el mismo Reloj que el
utilizado en general para el Proceso), o directamente el Reloj del servidor o un Reloj Local.
2. Crear Lapsos
Todo Lapso tiene un Punto de Control Inicial y un Punto de Control Final. Para crear un Lapso pulsar
sobre la opcin Crear Lapso en la Barra de Acciones y aparece una ventana en la que se puede introdu-
cir un Nombre y una Descripcin. A continuacin se pulsa el botn Guardar, que abre una nueva ven-
tana como la siguiente. Ahora de debe:
Seleccionar el Punto de Control Inicial (que puede ser el Inicio del Proceso o un Punto de
Control) y un Punto de Control Final (que puede ser tambin el Fin del Proceso).
Determinar la Cronometra, que es similar a la ya explicada para las Tareas y otros objetos.
Los Lapsos as creados quedan en el grid de la ventana principal. Sus cdigos se genera automtica-
mente combinando los cdigos (sin los nombres) de los Puntos de Control Inicial y Final que lo delimitan.
4.7. DOCUMENTOS BASE
Documentos Base es la funcionalidad de AuraPortal que permite preparar documentos que servirn de
plantilla para la creacin de Documentos Automticos junto con los datos variables de cada Proceso.
Para el diseo de los Documentos Base se pueden utilizar dos editores diferentes: MS Word: Versiones
2003 y 2007 y HTML, que al estar incluido en AuraPortal, no es necesario ningn software adicional. Si
se desean documentos complejos, normalmente es recomendable utilizar MS Word.
Una vez el Documento Base est diseado, se puede ejecutar de dos maneras:
Desde un Botn en un Formulario de una Tarea o Mensaje de Inicio o Intermedio. Los do-
cumentos Automticos se crearn cuando el usuario pulse sobre el botn. Si tiene permisos,
podr hacer modificaciones antes de crearlos.
Desde una Tarea de Sistema. Los documentos Automticos se crearn automticamente

cuando la corriente del workflow pase por ella, sin intervencin del usuario. Para ello hay que
utilizar la Tarea de Sistema Ingresador del tipo Crea Documento Base y configurarla.
En ambos casos el documento creado queda introducido de forma automtica en los destinos que se
hayan determinado en su configuracin. Estos destinos pueden ser:
Integrado en un Campo de Documento.
Ingresado en una Biblioteca de AuraPortal y Asociado a un Campo de Documento.
Los dos anteriores a la vez, para lo cual es duplicado el documento.
Para crear un Documento Base se pulsa sobre la pestaa Documentos Base, que abre la siguiente
ventana. Se muestra tres opciones:
Los Documentos Base se crean desde la primera de las opciones y estn disponibles para ser utilizados
desde cualquier formulario dentro de la clase de proceso.
Los Prrafos Recursivos (que recogen informacin de campos de Grupos de Campos) y las Regiones
Condicionales (que son zonas del documento base que se mostrarn o no segn unas ciertas condicio-
nes) se crean desde las opciones segunda y tercera, respectivamente, y estn disponibles para ser in-
cluidas en cualquier documento base creado para la clase de proceso.
Una explicacin exhaustiva sobre todas las posibilidades de creacin y operativa con los Documentos
Base se encuentra en la Monografa de Documentos Base en AuraPortal.
5. EJEMPLO DE MODELIZACIN
En este Ejemplo se presenta una Clase de Proceso llamada Autorizacin de Compra para una em-
presa constructora. Se trata de un ejemplo simple con pocos objetos, para facilitar el seguimiento. Sin
embargo las mecnicas utilizadas son de aplicacin general en otras Clases de Proceso cualquiera que
sea su complejidad.
Para realizar la MODELIZACIN, lo primero es Crear la Clase de Proceso que se pretende Modelizar.
Para ello hay que entrar en la Familia Procesos de la Estructura y elegir Procesos: rbol y Clases.
La ventana de rbol y Clases tiene el siguiente aspecto.
Al pulsar Crear y aparece la ventana bsica desde la que se modeliza la Clase de Proceso.
Despus de introducir los datos de IDENTIDAD (explicados en el Captulo 2) se procede a la modeliza-

cin desde seccin de EJECUCIN. En este ejemplo solo se utilizan el Diagrama y los Objetos ya que
los campos del Panel y los Histricos se configuran desde las Tareas Personales.
5.1. DIAGRAMA
Al pulsar sobre el ojo de Diagrama se entra en la herramienta para diagramar. Esta herramienta, basa-
da en el programa Visio de Microsoft, con modificaciones para adaptarla a la notacin BPMN es de muy
fcil manejo pero aqu no se describe. Se explica en la Gua Diagramador de Modelos que contiene la
propia herramienta.
NOTA.
Para comprobar la sencillez con la que se crean los Diagramas, remitimos al lector al sitio
web: www.auraportal.com. En la pgina de Entrada, pulsando el botn Videos del tipo
Productos, dispone de un Video de descarga inmediata que lo muestra.
A continuacin se muestra el Diagrama del Proceso Ejemplo una vez ha sido confeccionado.
Es importante recordar que mientras se dibujan los Objetos stos se van creando internamente de ma-
nera automtica por el sistema con el mismo nombre que se suministre en el dibujo, al tiempo que les
otorga un cdigo que, precedido por el nombre de la pgina en que se encuentran dentro del Diagrama,
servir como medio para identificarlos en todas las operaciones en las que intervengan.
Dado el carcter pedaggico de este ejemplo, se ha concebido un Modelo que resulte sencillo de enten-
der y que al mismo tiempo contenga una variedad de ingredientes que demuestran la extraordinaria
potencia de AuraPortal. En el Modelo de este Ejemplo se pueden ver Tareas Personales, Mensajes, Roles,
Subprocesos, Eventos de Tiempo, Tareas de Sistema, etc.
Explicacin
Esta Clase de Proceso ha sido concebida como un ejemplo bsico para gestionar las compras indirec-
tas, que no son controlados por el ERP, tales como inmovilizado, material de oficina, equipos informti-
cos, piezas de recambio, etc.
El proceso se inicia cuando un determinado empleado cumplimenta un Formulario de solicitud de algn

bien. Al rellenar este Formulario se genera un Mensaje que es detectado por el Orquestador de Aura-
Portal, que inmediatamente inicia un Proceso de la Clase Autorizacin de Compra y le otorga un
nmero de orden de Proceso dentro de esa Clase.
Una vez iniciado el Proceso aparece en la cola de tareas pendientes de su Supervisor la Tarea Personal
de nombre Aprueba el Supervisor. Cuando ste la abre, examina los datos que provienen del Mensaje
de Inicio tal como indican las instrucciones de la Tarea. Cuando ha tomado su decisin de aprobar o no
la compra, rellena el Formulario en donde anota dicha decisin. Luego termina la Tarea y la corriente del
Proceso llega al objeto: Compuerta 1 Aprobacin?
1. Si la inversin no ha sido Aprobada, la Compuerta dirige la corriente a la Tarea de Sistema In-

forma de No Aprobacin y el Proceso termina. Esta Tarea de Sistema enva al destinatario (Solici-
tante) un mensaje interno notificndole que su solicitud de inversin no ha sido aprobada.
2. Si por el contrario la Inversin ha sido aprobada por el Supervisor, la corriente llega a la Com-
puerta Requiere 2 Aprobacin?. Esta Compuerta Divergente decide si la compra que ya ha sido
aprobada por el Supervisor requiere una segunda aprobacin por el Jefe de Divisin. Para tomar la
decisin, la Compuerta debe tener en cuenta el Importe de la compra.
Si no es necesaria la segunda aprobacin la corriente pasa por un Punto de Control P1.K

que se encarga de tomar nota del momento en que la corriente ha pasado por all de cara a ex-
traer datos para la Monitorizacin.
A continuacin la corriente llega a la Tarea Personal Notifica que ha sido Aprobado y pro-
sigue su flujo de Compra y/o Entrega de material y actualizacin del stock.
Si se requiere la segunda aprobacin la corriente llega al Evento de Tiempo Solo Lunes y

Jueves de 10:00 a 12:00, que detiene el Proceso hasta que sea Lunes o Jueves y la hora est
entre las 10:00 y las 12:00. Cuando esto se cumple, el Evento deja pasar la corriente.
La razn por la que se ha insertado este Evento de Tiempo es que el Jefe de Divisin solo dedi-
ca, para revisar peticiones de aprobaciones, los Lunes y los Jueves de 10:00 a 12:00. Por tanto
no es deseable que aparezcan en su cola de workflow, con anterioridad a estos perodos, las Ta-
reas de revisin mencionadas, ya que permaneceran en dicha cola sin ser abiertas por su eje-
cutor hasta la llegada del momento estipulado y esta permanencia de las Tareas en su cola ser-
a anmala pues la Monitorizacin del Proceso podra dar a entender que el Jefe de Divisin no
est atendiendo diligentemente su workflow, lo cual no sera cierto. Adems, desvirtuara las
estadsticas referentes a cargas de trabajo y asignacin ptima de recursos.
Cuando se cumple el tiempo especificado en el Evento de Tiempo la corriente pasa a la Tarea

Personal Aprueba el Jefe de DIV. En esta Tarea el Jefe de Divisin examina el expediente de
la solicitud de inversin ya aprobada por el Supervisor y decide aprobarlo o no. La corriente del
proceso sigue su curso en funcin de dicha decisin, tal como se ha descrito ms arriba.
En conjunto, el Diagrama expresa lo que pretende el Modelo de esta Clase de Proceso, es decir:
Permitir la realizacin de una solicitud de aprobacin para las compras indirectas de la empresa.
Llevar a 1 Aprobacin dicha solicitud.
Decidir si se requiere una 2 Aprobacin en funcin de las Reglas de Negocio internas.
Ajustar los tiempos parciales de ejecucin del Proceso mediante paradas que eviten la genera-
cin de colas engaosas de Tareas.
Que el sistema enve automticamente a los destinatarios los Mensajes que indican si la solici-
tud ha sido aprobada o no.
Ejecutar Subprocesos con las Tareas de compra, si no hay existencias del bien solicitado.
Establecer, mediante Puntos de Control, los Lapsos que han de ser medidos para detectar cue-
llos de botella y optimizar el reparto de cargas de trabajo.
Controlar a los participantes mediante sus Roles.
5.2. OBJETOS
Los Objetos del Modelo son Clases (Clases de Tarea, Clases de Subproceso, Clases de Evento y Clases
de Compuerta) y sus nombres son los que aparecen en el Diagrama. As por ejemplo, el Objeto de cdi-
go P1.TP.38 que tiene por nombre Aprueba el Jefe de DIV es una Clase de Tarea y en todos los Pro-
cesos de la misma Clase de Proceso dicho Objeto es el mismo.
Por razones de simplicidad de lxico, cuando se habla de los Objetos del Diagrama o del Modelo, que
como se sabe corresponde siempre a la Clase de Proceso, a veces se utilizan directamente, cuando no
pueda dar lugar a confusin, los nombres: Tareas, Subprocesos, Eventos y Compuertas, entendiendo
que se refiere a las respectivas Clases.
Para dar los atributos a los distintos objetos que figuran en el Diagrama, al pulsar sobre el ojo en el
ttulo Objetos en la ventana de la Clase de Proceso aparece la siguiente ventana.
Como se aprecia en la imagen, todos los Objetos que aparecen dibujados en el Diagrama que se repro-
duce en la parte derecha de esta ventana se encuentran en la parte izquierda de la misma agrupados
por sus categoras bajo sus correspondientes pestaas: Tareas, Eventos y Compuertas.
Adems, la pestaa Lapsos da entrada a la definicin de los Lapsos entre Puntos de Control, y desde
Documentos Base se crean las plantillas que servirn para la creacin automtica de documentos en
los procesos.
Para dar atributos a los Objetos, se sigue normalmente el mismo orden seguido por el flujo del Diagra-
ma, para as facilitar la construccin progresiva de la Clase de Panel con los campos segn sean necesa-
rios para los objetos. Es el siguiente:
5.2.1. Paso 1. P1. IM Inicio
En primer lugar se crea el Mensaje de Inicio que se encuentra entre los Eventos .
Al pulsar sobre el Mensaje de Inicio se abre la ventana como la siguiente.
El Gnero y el Nombre que identifica el evento ya han sido creados por el sistema, y puede introducir-
se una Descripcin. Al pulsar sobre el ojo de Formulario aparece la ventana de Crear Formulario.
En este tutorial solo se indican los pasos a seguir para realizar este ejemplo, dando por hecho que se
conoce la operativa. Si no as, la explicacin de los conceptos y de la operativa de Creacin de Formu-
larios se encuentra en la Monografa Formularios Dinmicos.
NOTA.
Para disear formularios debe utilizarse una resolucin de pantalla mnima de 1280x1024.
Como muestra la imagen, esta ventana contiene una Barra de Acciones y cuatro Subventanas.
1. Barra de Acciones . En la parte superior. Contiene los botones que ejecutan las acciones
generales de la ventana.
2. IDENTIDAD . En la parte superior derecha. Determina la identidad del formulario.
3. DIVISIONES . En la parte central derecha. Contiene los Botones de Creacin de las Divi-
siones Activas y el Grid en el que aparecen todas las divisiones activas del Formulario con
sus respectivas columnas para su gestin.
4. LISTA DE CAMPOS Seleccionados DIVISIN . En la parte inferior. Contiene una Barra

de Acciones y el Grid de los Campos de una Divisin (justo la que se ha seleccionado desde el
Grid de Divisiones para trabajar con ella). Desde aqu se determinan y configuran los Campos
y Botones que contendr cada una de las Divisiones Activas que contendr el Formulario.
3. Tapiz (o Lienzo) de la Pgina . En la parte central izquierda. Es el fondo sobre el que se

disea el Formulario.
Para crear un formulario, en lneas generales, se siguen los siguientes pasos:
1. En primer lugar se introduce la Identidad .
2. A continuacin, se van creando las Divisiones Activas del formulario.
3. Por cada una de estas Divisiones se agregan y configuran sus Campos y Botones desde la Lista
de Campos de la Divisin , as como las Divisiones Pasivas y Formularios Externos.
4. Y por ltimo, desde el Tapiz se disea el aspecto del formulario con los campos y botones.
5.2.1.1. BARRA DE ACCIONES
En este Ejemplo solo se utiliza la Pgina 1, que ya viene por defecto, y no se usarn el resto de botones.
5.2.1.2. IDENTIDAD
En este Ejemplo, los datos de identidad son los que muestra la siguiente ventana:
Los Formularios se alojan en Captulos de su Diccionario. Una vez seleccionado el Captulo, introducir el
Nombre: Solicitud Inicial (IM).
Luego, en el campo Usuario, seleccionar Empleado como ejecutor de este IM, en detrimento de Usuario
Externo, Usuario Invitado o Annimo. Esta diferenciacin es necesaria pues los campos que pueden apa-
recer en el Formulario son distintos en funcin de la naturaleza del usuario, y tambin es necesaria para
realizar la asignacin de Tareas en los Procesos, cuando stas dependen del Autor del Mensaje de Inicio.
A continuacin, pulsando el ojo de Ms informacin, se marcan los campos y se determinan las dimen-
siones y posicin en la pantalla de la Ventana General que se utilizar para ejecutar este Formulario.
Para seguir este ejemplo se introducen los valores que aparecen en la siguiente ventana:
NOTA.
La proteccin de acceso a la ejecucin de este Formulario se consigue mediante su inclu-
sin en un Recinto Seguro (Ver la Monografa sobre Recintos Seguros para obtener los
detalles de esta operacin).
5.2.1.3. DIVISIONES
Para crear Divisiones se pulsa sobre la opcin Crear Divisin Original en la barra de acciones del Grid
de Divisiones. Aparece una ventana con dos secciones: DATOS GENERALES y DISEO. En primer lugar
se introducen los Datos, Generales:
Introducir el Nombre (Formulario Principal), Descripcin (opcional) y pulsar el botn Guardar.
Aparece el campo Presencia para marcar si la presencia de la Divisin en la Pgina ha de ser Perma-
nente (que siempre aparecer al aparecer la pgina, como en este caso) o Condicionada (su aparicin
se producir solo bajo determinadas condiciones). Se marca Permanente.
Adems se disea la esttica de la divisin mediante la pregunta Diseo. En este Ejemplo se marca
Personalizar, introduciendo los valores de la imagen.
En este Ejemplo, de igual modo, se crearn dos Divisiones ms:
Breve Descripcin. Para que contenga la descripcin del elemento solicitado.
Datos de lo Solicitado. Para que contenga los datos del elemento solicitado.
En ambos casos se crearn con Presencia Permanente y los mismos atributos de Diseo pero Cabe-
cera NO Visible y Cuerpo de Imagen.
Con las Divisiones que se crean se genera una Lista de Campos, tal como aparece en la imagen.
Esta Lista permanece inactiva hasta que es activada. Al pulsar sobre el Nombre de la Divisin que se
quiere gestionar se activar la lista, apareciendo el Nombre de la Divisin.
5.2.1.4. LISTA DE CAMPOS
Al pulsar sobre el Nombre de cada una de las Divisiones creadas se activa la Barra de Acciones de la
Lista, en la parte inferior de la ventana. La Barra contiene los siguientes botones:
Los cuatro primeros hacen referencia a elementos que pueden ser incluidos en el formulario.
NOTA.
La explicacin de los conceptos y de la operativa de estos elementos se encuentran en la
Monografa de Formularios Dinmicos. Aqu solo se explica qu hay que hacer para cre-
ar la Clase de Proceso, dando por hecho que el cmo ya se conoce. Por tanto si no se cono-
ce, debe tenerse a mano esta monografa.
A continuacin se explican las tres Divisiones: Formulario Principal, Breve Descripcin y Datos de lo Soli-
citado.
5.2.1.4.1. Divisin Formulario Principal

Siguiendo el ejemplo, al pulsar sobre el Nombre de la Divisin Formulario Principal, se activa la Barra de
Acciones de la Lista. Para configurar esta Divisin se procede a:
Crear Divisiones Pasivas

En este ejemplo, en primer lugar se disea una Cabecera para el formulario, para lo que, pulsando el
botn Divisin Pasiva de la Barra, se determinan tres Divisiones Pasivas:
1. Logo Principal. Al pulsar el botn aparece su ventana de diseo. Tal como se aprecia en la fi-
gura solo intervienen aqu los datos del fondo: la Imagen (de Imgenes Privadas) y el Color.
2. Ttulo Superior. Aqu se ha seleccionado como Imagen Fondo una imagen privada (que pre-
viamente se haba creado.
3. Banda Gris. Aqu se ha seleccionado como Imagen Fondo una banda gris.
Al pulsar el botn Actualizar Campos y ponerlos en su sitio del Tapiz, queda de la siguiente forma:
Agregar Campos
Al pulsar sobre el botn se abre la ventana Panel (figura posterior).
Al pulsar Proceder, aparecen los campos disponibles. Antes de pulsar Proceder puede filtrar-
se la lista por Tipo de Trmino, Tipo de Dato y Nombre.
En principio, esta ventana solo contiene los campos de Sistema (que ya vienen por defecto). En
la medida que se necesiten otros, se irn aadiendo desde el Diccionario de Trminos. Para acce-
der al diccionario se pulsa el botn Agregar Campos al Panel.
NOTA.
Cada Proceso tiene su Panel, cuya importancia es esencial pues en l se recibe, alberga y
suministra toda la informacin generada en el Proceso.
Cada vez que se inicia un Proceso el Motor del mismo crea un Panel especfico para ese
Proceso que se confecciona a partir de una plantilla nica para todos los Procesos de su
misma Clase.
Esta plantilla recibe el nombre de Clase de Panel y contiene los nombres de los Campos
que han de figurar en cada Panel de Proceso de su Clase. A su vez, estos nombres se ob-
tienen del Diccionario de Trminos de la Estructura de AuraPortal.
Aparece la siguiente ventana.
Para seleccionar, como el nmero de trminos que contiene el Diccionario puede ser muy elevado,
se dispone del filtro . Al pulsar Proceder aparecen en la lista los trminos seleccionados.
Para crear trminos se pulsan los botones de la barra, segn el tipo de trmino que a crear.
La explicacin de los conceptos y de la operativa de Creacin de los diferentes tipos de Trminos se

encuentra en el Manual de Administrador Delegado.
En cualquier caso, al seleccionar en el Diccionario los campos deseados y pulsar Aceptar Selec-
cin se introducirn en el Panel.
En este ejemplo los campos que necesita el Mensaje de Inicio sern los siguientes:
1. Empleados. Es un Prefijo de la Familia de Empleados. Ya en la Lista, pulsando sobre la co-

lumna I, se cambia el Nombre para Mostrar por: Nombre del Solicitante.
2. Empleados/DNI. Es un Sufijo del Prefijo de Empleados. Se le cambia el Nombre para Mostrar

por: DNI.
3. Empleados/TelfonoEmpresa. Es un Sufijo del Prefijo de Empleados. Se le cambia el Nom-

bre para Mostrar por: Telfono.
4. Empleados/ExtensinCargo. Es un Sufijo del Prefijo de Empleados. Se le cambia el Nombre

para Mostrar por: Extensin.
5. Firma Empleado Solicitud. Es Trmino General dl tipo Firma Digital. Se le cambia el Nombre
para Mostrar por: Firma del Solicitante. Y se configura la firma pulsando sobre el ojo de la
columna C (Tamao 100%, Pie de Firma S y Fuente Pie de Firma 7 Ptos.
Como se ha dicho antes, la explicacin de los conceptos y de la operativa de Creacin de

Formularios se encuentra en la Monografa Formularios Dinmicos.
Siguiendo con el Ejemplo, para configurar los campos se han realizado las siguientes acciones:
1. Se han agregado los campos Empleados, Empleados/DNI, Empleados/TelfonoEmpresa,

Empleados/ExtensinCargo y Firma Empleado Solicitud.
2. Mediante la columna I, se han cambiado los Nombres.
3. Se han marcado los campos con V y E que significa que funcionan en modo Editar o solo son
para Ver (V).
4. Se han marcado como Tema el Nombre del Solicitante.
Agregar Botones
Al pulsar sobre el botn se despliegan los posibles botones a utilizar.
En este ejemplo los botones que necesita el Mensaje de Inicio sern los siguientes:
1. Boton_Terminar. Para ser pulsado por el ejecutor del Mensaje de Inicio cuando termine de
cumplimentar todo el formulario, dando curso al proceso.
Para configurar el botn, se pulsa sobre el ojo de la columna C. se abre la siguiente ventana:
En este ejemplo se le da el Nombre Cursar y marca Personalizar el Diseo. Al pulsar sobre el

ojo se abre la ventana en la que se disea el botn como indica la siguiente figura:
2. Boton_Salir. Para ser pulsado por el ejecutor del Mensaje de Inicio cuando quiera cerrar esta
Divisin (Formulario Principal) para salir de ella.
En este ejemplo se configura dando el Nombre Cerrar y marcando Copiar de botn Cursar.
3. Boton_DocumentoBase. Para ser pulsado por el ejecutor para que AuraPortal cree de forma
automtica el documento Registro Impreso.
Para configurar este botn se introduce el Nombre Reg.Pp, los Permisos al ejecutor de Ver y
Crear y Guardar Documento, el Diseo del botn Copiar de el botn Cursar y se Agrega el
Documento Base Registro Impreso.
Al pulsar el botn Actualizar Campos y ordenar los elementos creados en su sitio del Tapiz, queda
de la siguiente forma:
5.2.1.4.2. Divisin Breve Descripcin

Siguiendo la misma operativa que la Divisin anterior, se agrega el Campo de una Lnea Breve Des-
cripcin y dos Divisiones Pasivas para las figuras siguientes. Al colocarlo en el Tapiz quedara as:
5.2.1.4.3. Divisin Datos de lo Solicitado

Siguiendo la misma operativa, se agregan los Campos _Item, _Grado de Urgencia, _Estatus,
_Observaciones, _Documentos Adjuntos, _Unidades, _Item/ValorCoste y Total Importe.
A continuacin se Configuran creando de la Lista siguiente, en la que se observa la configuracin realiza-

da.
Al pulsar el botn Actualizar Campos y ordenar los campos creados en su sitio del Tapiz, queda de la
siguiente forma:
5.2.1.5. TAPIZ DE LA PGINA
El Tapiz de la Pgina es el fondo sobre el que se sitan las Divisiones Activas (con sus Campos y
Botones) y los dems complementos grficos que constituyen la Pgina, tanto sueltos como incrusta-
dos en Divisiones Pasivas.
Para que los Campos pasen al Tapiz de trabajo hay que pulsar sobre la opcin Actualizar Campos.
Cuando se pulsa esta opcin, solo aquellos campos que estn marcados en las columnas V (Visible) o E
(Editable), aparecern en el Tapiz.
Una vez los campos en el Tapiz, deben colocarse en la posicin adecuada. El formulario resultante es el
siguiente:
5.2.2. Paso 2. Tarea P1.TP Revisin para 1 Aprobacin
La pestaa de Tareas muestra la lista de las que existen en el Diagrama.
Al pulsar sobre cada una de ellas aparece la ventana para dar atributos a esta Clase de Tarea Personal.
Al igual que en las Clases de Proceso, los datos a suministrar para cada Objeto (Tareas, Eventos y Com-
puertas) se agrupan en tres secciones mostradas en sendos cajetines: IDENTIDAD, EJECUCIN y
CRONOMETRA.
Recuerde que la explicacin de los conceptos y de la operativa de la Ventana de Modelizacin

se encuentra en el Captulo 2 de esta Monografa.
5.2.2.1. Identidad
Al entrar, el Gnero (TP) Tarea Personal y el Nombre que identifica la tarea Aprueba el Supervisor
ya han sido creados por el sistema, y puede introducirse una Descripcin. Adems, puede seleccionar-
se un color distintivo de esta tarea en los Plannings.
Una informacin completa de la Gestin de Plannings se encuentra en la Monografa Plannings.
Para dar atributos a una Tarea Personal, en primer lugar se determina si la tarea debe ser ejecutada por
Empleado, un Usuario Externo (que se comunica a travs de Portales Externos) o por un Usuario
Invitado (que se comunica a travs de la Web Pblica y/o mediante Email u otro dispositivo similar).
Siguiendo el ejemplo, en este caso, la tarea Aprueba el Supervisor es ejecutada por un Empleado.
5.2.2.2. Ejecucin
En primer lugar se determina la Clonacin: comportamiento de la tarea en el caso en que la corriente

pase ms de una vez por ella. No afecta a este ejemplo.
5.2.2.2. 1. Participantes
Aqu se determinan los usuarios que de alguna forma van a intervenir en la tarea: Ejecutor, Responsa-
ble, Emergencia y sus Suplentes. En este ejemplo, el Ejecutor es el Rol el Supervisor del Solicitante.
Para definirlo hay que proceder en la misma secuencia que las ventanas que siguen.
En este ejemplo se marca Supervisor (en Grado 1) del Autor del mensaje de inicio.
5.2.2.2. 2. Instrucciones
Las Instrucciones que ver en su pantalla el Ejecutor de la Tarea pueden ser todo lo completas que se
desee.
En este ejemplo, para esta Clase de Tarea se ha adoptado Texto. Al pulsar en el botn Editar aparece
la ventana de edicin de texto rico, en la que introducimos el texto mostrado para las Instrucciones:
5.2.2.2. 3. Zona de Trabajo
A continuacin se determina:
1. Formato de la Ventana de Ejecucin
Aqu se elige el Formato de la Ventana de Ejecucin que ver el Ejecutor de la Tarea para llevarla a ca-
bo. Los Formatos han podido ser diseados previamente desde la Estructura de AuraPortal en el Entor-
no de los Procesos, aunque desde aqu tambin pueden crearse formatos.
Al pulsar sobre el ojo muestra la lista de los modelos ya dados de alta. Pulsado sobre uno de ellos se
accede a su ventana de Edicin para su Consulta, Modificacin. Para crear un nuevo modelo al pulsar
sobre el botn Crear Modelo. Para esta Clase de Tarea, se ha confeccionado el Formato de nombre VET
1240 x 725. 80F-60I-40H con los siguientes parmetros:
2. Formularios
En este ejemplo solo se necesita un formulario. Para crearlo, al marcar la casilla y pulsar sobre el ojo de
Formularios aparece una ventana desde la que se puede optar por crear un formulario Original o bien
Similar a otro del que ya se disponga.
En este caso, el formulario ser similar al del Mensaje de Inicio. Al pulsar el botn Similar a otro se
abre una ventana de Buscar Formulario y se selecciona el Mensaje de Inicio, que queda integrado en la
lista de Formularios.
Al pulsar sobre el formulario el sistema crea una copia de ste en la Ventana de Creacin de Formula-
rios, para ser modificado. As pues, en primer lugar, se debe introducir un Nombre: Aprobacin del
Supervisor. P1.TP y pulsar Guardar para que aparezcan los elementos de la ventana de creacin.
La Ventana de Creacin de los Formularios de la Tareas es similar al explicado para los Mensajes de
Inicio en el anterior apartado. Para una explicacin ms profunda consulte la Monografa Formularios
Dinmicos.
IDENTIDAD (en la parte superior derecha)
En este ejemplo, para configurar la Identidad, pulsando el ojo de Ms informacin, se marcan los
siguientes campos:
DIVISIONES (en la parte central derecha)
Aparecen las divisiones del formulario del que se ha copiado, en este caso del Evento de Mensaje,
pudiendo ser modificadas. En este caso no se modifican, pero se crean dos nuevas Divisiones:
1. Botonera. Para albergar los botones de acciones del proceso.
2. Aprobaciones. Con los campos que utilizar el ejecutor para tomar su decisin.
LISTA DE CAMPOS (en la parte inferior)
Para configurar el formulario de esta tarea se modificarn las divisiones del formulario de Inicio y se
configurarn las dos nuevas Divisiones. En cualquier caso,
De la divisin Formulario Principal:

Pulsando sobre el icono de la Lista, se desagregan los Botones de Terminar, Salir y Docu-
mento Base.
A los campos que muestra la ventana (que son los que provienen del Mensaje de Inicio) se les
desmarca la casilla de E (editar) manteniendo V (ver), de forma que el ejecutor vea los campos
pero no pueda modificarlos.
De las divisiones Breve Descripcin y Datos de lo Solicitado

Se les desmarca la casilla de E (editar) manteniendo V (ver) a sus campos.
En la divisin Botonera:
Se agregan tres botones, tal como se ha explicado antes, como los que muestra la siguiente figura.
El botn Aprobar, es un Disparador, de forma que cuando el ejecutor de la tarea lo pulse, debe
aparecer la ventana (divisin) de Aprobaciones. Por tanto, en la ventana de configuracin adems
del resto de elementos, hay que pulsar sobre el botn y configurar el disparo.
En la divisin Aprobaciones:
Se agregan tres campos (Aprueba Supervisor?, Firma Supervisor y Motivos NO Aprobacin)y
el botn Cerrar para salir de la Venta. La Divisin quedara as:
Por ltimo, pulsando el botn Actualizar Campos, se integran estos en el Tapiz.
3. Histricos
Los Histricos de un Proceso contienen quin ha participado cada tarea, cundo y los comentarios
agregados por los sucesivos participantes. Por cada Clase de Proceso pueden crearse cuantos Histricos
se desee para que acten solo en algunas tareas, de esta forma, la informacin contenida solo estar
disponible para los usuarios adecuados. As pues, para cada Tarea se determina desde este campo el
acceso a unos u otros histricos.
En este ejemplo, pulsando sobre el botn Agregar Histrico, se crea un Histrico Principal especfico
para los aprobadores y un Histrico Secundario para todos.
5.2.2.3. Cronometra
En este Ejemplo, sobre el Calendario del Proceso, se determinan los parmetros que aparecen en la
ventana y se introducen los siguientes valores.
De esta forma, adems del control de la Duracin Prevista, Mnima y Mxima, cuando falten 2 horas
hbiles (Umbral Alerta) para llegar a la Duracin Mxima se producir una Alerta que generar un
aviso a quien se indique bajo la opcin Avisar a, que en este Ejemplo es el Responsable de la Clase de
Proceso. (No se muestra en la ventana este ltimo dato porque podra haber ms de un receptor del
aviso, pero puede consultarse pulsando sobre el ojo).
5.2.3. Paso 3. P1.DX 1 Aprobacin?
Para dar atributos a las Compuertas hay que pulsar en la pestaa Compuertas y aparece la lista de las
que figuran en el Diagrama:
La ventana de la Compuerta P1.DX es la siguiente.
1. Salida Complementaria . En el caso concreto de las Compuertas DX debe haber siempre

una Salida Complementaria (que siempre permite el paso si las dems salidas no cumplen con-
diciones), para garantizar que la corriente no quede bloqueada en la Compuerta. En este Ejem-
plo se determina como Salida Complementaria la que tiene por nombre (tal como consta en la
lnea de conexin del Diagrama que corresponde a esta Salida), Aprobada.
2. Nombre Salida . Lo suministra automticamente el sistema. Puesto que la Compuerta solo

tiene 2 salidas, nicamente hay que definir las condiciones que determinan la Salida que no es
Complementaria, es decir, la Salida No Aprobada.
3. Descripcin . Un campo opcional para ampliar la descripcin de la Salida. No se utiliza aqu.
4. Orden de Evaluacin . En las Compuertas con ms de dos salidas hay que indicar el orden
en el que el Motor debe evaluar las condiciones de cada Salida pues cuando una Salida cumple
condiciones ya no se evalan las dems, por lo que en los casos en los que las preferencia de
las Salidas difieren, el orden de evaluacin de mayor a menor rango es muy importante. Cuan-
do solo hay una Salida que evaluar, como es este caso, no cabe especificar un orden.
5. Condiciones . Pulsar sobre el ojo y aparece la ventana siguiente.
Mediante el botn Crear Condiciones se crean las condiciones, que aparecen para su consulta
en la lista inferior. Si se ha creado ms de una condicin se debe seleccionar el Operador
Lgico que debe aplicarse: si se han de cumplir todas (AND), alguna (OR) o solo una (XOR).
Pulsando el botn Crear Condiciones, se abre una nueva ventana. El Nombre Compuerta y
el Nombre Salida lo suministra el sistema. El Nombre Condicin es un Campo opcional para
dar nombre a la Condicin.
Fuente. En este caso, se elige Panel.
Campo. Aqu se indica el campo del Panel cuyo valor se utilizar para evaluar la Condicin.
Para ello, pulsando sobre el ojo, aparece el Panel de la Clase de Proceso para seleccionar el
campo. En este Ejemplo, el campo seleccionado es Aprueba Supervisor?, en donde el Eje-
cutor de la Tarea P1.TP Aprueba Supervisor habr ingresado, mediante el Formulario de
su Tarea, el valor correspondiente de S o No.
Tipo Dato. Una vez indicado el Campo, el sistema muestra el Tipo de Dato que correspon-
de a este Campo, segn consta en el Diccionario de Trminos. En este caso es Si/No.
Ahora la ventana se ampla para permitir indicar el valor de COMPARACIN que permite
determinar el cumplimiento de la Condicin. En este caso son las preguntas siguientes:
Operador. Se puede elegir entre: Igual y Distinto. En el ejemplo, se elige Igual.
Fuente. Se elige Manual Fijo.
Valor. Solo puede elegirse Si o No en este tipo de campo. En nuestro ejemplo, se elige Si.
Al pulsar Guardar y Salir se vuelve a la ventana de condiciones:
El Operador Lgico solo interviene cuando hay varias Condiciones en la misma. En este
caso no interviene por haber solo una Condicin.
Al pulsar Guardar y Salir se vuelve a la ventana principal.
CRONOMETRA
de Proceso o uno particular para esta Compuerta.
2. Reloj Tarea. A elegir entre el Reloj del Proceso (implica que se usar el mismo Reloj que el
utilizado en general para el Proceso), o directamente el Reloj del servidor o un Reloj Local.
En este Ejemplo la Salida llamada Aprobada es validada por el Motor y el flujo llega a la Compuerta
P1.DX.31.
5.2.4. Paso 4. P1.DX.31 Requiere 2 Aprobacin?
Esta Compuerta se encarga de analizar si se requiere o no una segunda aprobacin. Se pretende que el
Resultado sea S (y por tanto necesita una segunda aprobacin) cuando el Importe de la Inversin sea
de mayor cuanta, considerando sta como superior a 300 . Si la Inversin es inferior 300 conduce al
Resultado No, y por tanto no se necesita la aprobacin del Jefe de Divisin.
Para configurarla se siguen los mismos pasos que la anterior. En este caso:
1. En primer lugar, se determina como Salida Complementaria la que tiene por nombre No (No se
requiere aprobacin).
2. Y a continuacin se define la Condicin de la Salida S, esto es, que el campo Total Importe sea
Mayor o Igual de 300.
CRONOMETRA
Los datos a suministrar son: el Calendario del Proceso y el Reloj Compuerta que utilice el Proceso. En
este Ejemplo la Salida llamada S ser la validada por el Motor y el flujo llegar al Evento P1.ET.
5.2.5. Paso 5. P1.ET Solo Lunes y Jueves de 10:00 a 12:00
Esta Clase de Evento Tiempo tiene como misin impedir el paso de la corriente del Proceso cuando sta
le llega, hasta que sea Lunes o Jueves y que, Adems, la hora est comprendida entre las 10:00 y las
12:00.
IDENTIDAD
Se muestra a continuacin el cajetn de Identidad ya cumplimentado.
CRONOMETRA
Calendario. En este Ejemplo se elige el Calendario del Proceso.
Reloj Evento. Se elige el Reloj del Proceso.
Opciones
Aunque se permiten diversas opciones, (lo que significa que se pueden dar diversos controles de tiempo
y el sistema dar por vlido el primero que se cumpla), en este Ejemplo se considera una nica opcin
que se basa en un Control por Fecha (no un Control por Duracin ya que no ha de controlar un retraso
medido sino unas fechas de paso: Lunes y Jueves).
Para configurar la opcin, despus de sealar Control por Fecha, pulsar sobre el ojo y en la ventana que
aparece, indicar los parmetros:
Aqu se selecciona la Modalidad, que en este Evento es la de Solo Das de Semana. Al pulsar sobre el
ojo aparece la ventana para elegir los das de la semana:
Puede observarse que se han marcado como Das de Semana los Lunes y Jueves. Al no indicar ninguna
Semana en Ao se entiende que todas las semanas son vlidas. Sin embargo, puesto que el Calendario
elegido ya contiene los das laborables y festivos, si el Lunes o Jueves resulta festivo, no activar el
Evento.
Ahora, para determinar el intervalo de 10:00 a 12:00 se pulsa sobre el ojo de Control por Horas y
aparece la ventana:
En esta ventana hemos indicado que el Margen de Validez es 120 minutos (2 horas) lo que significa
que ser permitido el paso en cualquier momento que se encuentre dentro de este margen a partir de la
hora que se ha introducido en el cajetn inferior, que en este caso es las 10:00.
Una vez el flujo ha pasado por el Evento P1.ET, llega a la Tarea P1.TP.38.
5.2.6. Paso 6. P1.TP.38 Aprueba el Jefe de DIV.
Esta Clase de Tarea Personal es muy similar a la P1.TP Aprueba el Supervisor mostrada ms arriba,
por lo que no es necesario repetir las explicaciones pormenorizadas que se dieron all.
Las principales diferencias con la Clase de Tarea P1.TP son:
1. Como Ejecutor se debe marcar Rol, Singular y seleccionar Jefe de Divisin.
2. No se utilizan las Instrucciones.
3. En el Formulario la Divisin Aprobaciones queda de la siguiente forma:
Cuando el Ejecutor termina esta Tarea la corriente pasa a la Compuerta P1.DX.42.
5.2.7. Paso 7. P1.DX.42 2 Aprobacin?
Esta Compuerta es prcticamente igual a la P1.DX 1 Aprobacin que se ha tratado anteriormente. La

nica diferencia es que el campo de Panel que la compuerta observa para ver su valor es el llamado 2
Aprobacin en lugar de 1 Aprobacin.
En este ejemplo, la Salida vlida de esta Compuerta es la de nombre Aprobada, y la corriente llega al
Punto de Control P1.K.
5.2.8. Paso 8. Puntos de Control P1.K y P1.K.114
Para dar atributos a los Puntos de Control y a los Lapsos hay que pulsar en la pestaa Lapsos y aparece
la lista de los Puntos que figuran en el Diagrama:
No se consideran los Puntos y Lapsos en este ejemplo.
Despus de este Punto de Control la corriente llega a la Tarea de Sistema P1.TP.24.
5.2.9. Paso 9. P1.TP.24 Notifica que ha sido Aprobado
Con esta Clase de Tarea Personal se acta de forma similar a las anteriores (P1.TP y P1.TP.38) trata-
das ms arriba, por lo que no es necesario repetir las explicaciones que se dieron all. En este caso, al
tratarse de notificar la aprobacin de la inversin al solicitante:
4. Como Ejecutor se debe marcar el Autor del Mensaje de Inicio.
6. El Formulario contiene es Copia Similar del anterior con las siguiente diferencias:
En todos los campos deben desmarcarse las casillas de Editar, con lo que el ejecutor no
podr modificar sus valores.
Se elimina la Divisin Aprobaciones.
En la Divisin Datos de lo solicitado se aaden los campos:
o Stock Disponible. Se trata del Sufijo Item.ValorNominal.
NOTA
Este campo de de la ficha de tems se ha utilizado en este caso para registrar la cantidad
de stock disponible para simplificar el ejemplo.
En un caso real, este campo provendra de la Gestin de Almacn del ERP con el que tra-
baja la empresa o bien, en su defecto, de un Anexo de tems creado para el control de
stocks.
o Stock Calculado. Se trata de un campo General del tipo Nmero Decimal y configurado
como Calculado la resta del Stock Disponible menos las Unidades Solicitadas
([0_2_Item/ValorNominal] - [0_3_Unidades]).
Se muestran a continuacin.
Y se crean dos nuevas Divisiones:
o Ubicacin. Con los sufijos de Item/Comentarios y Item/GridCampoResponsable.
o Aviso 01. Que se disea de la siguiente manera:
5.2.10. Paso 10. P1.DX. 91 Material Disponible?
Con esta Compuerta se acta de forma similar a las anteriores. En este Ejemplo la Salida llamada S
ser la validada por el Motor y el flujo llegar a la Tarea de Sistema P1.TS.98.
5.2.11. Paso 11. P1.TS.98 Notificacin de Entrega
Esta Clase de Tarea de Sistema enva al solicitante una Notificacin informando de que hay material
disponible y que, por tanto puede proceder a retirar el material solicitado.
En el ejemplo, para dar atributos a esta tarea:
1. Funcin. Se elige NOTIFICADOR - (Notifica a Usuarios Empleados).
2. Destinatario. Se marca General y se selecciona Autor del Mensaje de Inicio.
3. Texto. Se introduce un texto informando de que hay material disponible y que, por tanto pue-
de proceder a retirar el material solicitado.
4. Remitente. Se marca Sistema.
5. Documentos. Se marca S y se selecciona el campo Documentos Adjuntos.
Una vez el flujo ha pasado por esta TS, llega a la Tarea P1.TP.109 Recogida del Material .
5.2.12. Paso 12. P1.TP 109 Recogida del Material
Con esta Clase de Tarea Personal se acta de forma similar a las anteriores tratadas ms arriba, por lo
que no es necesario repetir las explicaciones que se dieron all.
En este caso:
1. Como Ejecutor se debe marcar Del Panel, General y seleccionar Item/Responsable.
3. El Formulario contiene es Copia Similar del anterior con las siguiente diferencias:
En todos los campos deben desmarcarse las casillas de Editar, con lo que el ejecutor no
podr modificar sus valores.
Se elimina la Divisin Ubicacin.
Se modifica el contenido de la Divisin Aviso 01, quedando de la siguiente manera:
5.2.13. Paso 13. P1.TS.125 Actualiza Stock
Esta Clase de Tarea de Sistema actualiza de forma automtica los stocks movidos al retirar el material
solicitado.
En el ejemplo, para dar atributos a esta tarea:
1. Funcin. Se elige INGRESADOR - (Ingresa en el Panel Informacin o Valor Calculado).
2. Ingreso Directo. Tal como indica la figura.
Una vez el flujo ha pasado por esta TS, la corriente llega al Evento de Fin que termina el proceso.
Modelizacin Terminada
AuraPortal ha construido el cdigo de programacin para el Motor que conducir la ejecucin del proce-
so. No hay necesidad alguna de programacin, inclusive para llevar a cabo los procesos ms complejos.
Esta caracterstica es netamente diferenciadora y constituye un importante atractivo del producto.
6. EJEMPLO - EJECUCIN
La EJECUCIN de cada Proceso la realizan los Motores de Procesos (pueden haber varios motores
trabajando juntos en un solo proceso porque cada hilo de flujo est controlado por un Motor). El Or-
questador enciende el Motor cuando un Evento Inicio (por Mensaje, Tiempo o Registro) es disparado.
Como ya se ha dicho, una vez se ha terminado el Modelo y se han realizado las Simulaciones pertinentes
para comprobar que el Proceso funciona correctamente (todo ello se efecta por ejecutivos de la empre-
sa o por consultores de negocio sin necesidad de programar), basta poner la Clase de Procesos en el
Estado de Publicado Activo y, como resultado, Procesos de esta Clase sern iniciado automticamente
cuando el Evento Inicio se dispara.
En este ejemplo, una vez ha sido realizada la Modelizacin de la Clase de Proceso tal como ha sido expli-
cada en el captulo anterior, se pasa, sin realizar programacin alguna, a su ejecucin.
6.1. INICIO DEL PROCESO
Este Ejemplo maneja la Clase de Proceso Autorizacin de Compra que inicia sus Procesos mediante el
Evento de Mensaje P1.IM Solicitud Inicial.
El usuario (empleado) ap4 pulsa el botn Crear Mensaje desde, por ejemplo, su ventana de Mis Tare-
as. Se abrir una lista con los Formularios de Inicio e Intermedios a los que tenga acceso este empleado.
Al pulsar sobre el nombre Solicitud Inicial aparece el siguiente formulario:
Como se puede apreciar, y segn ha sido diseado, el sistema reconoce el Nombre del solicitante, lo
introduce y aade los campos DNI, Telfono y Extensin que constan en su ficha.
El solicitante debe introducir una Breve Descripcin (Solicito dos porttiles para mi departamento, tal
como se acord.) de la peticin e indicar el elemento que desea (Ordenador Porttil Marca XXX/ Carac-
tersticas YYY). Para ello, pulsando el ojo de Solicitud de, lo selecciona, as como el Grado de Urgen-
cia (Urgente) de la peticin y el Estatus. Tambin puede escribir una Observaciones (Debemos dispo-
ner de ellos esta misma semana.) y/o adjuntar Documentos que crea de inters. A continuacin intro-
duce el nmero de Unidades (2) que desea. El sistema introduce el Coste/Unidad del elemento, que
constan en su ficha, y el Importe Total de la solicitud.
A continuacin, ap4 pulsa sobre el ojo de Firma del Solicitante e introduce su pin (1234) de firma
digital para firmar el formulario.
Por ltimo, la pulsar el botn Reg.Pp se abre una ventana para crear el documento Registro Impreso,
para el control administrativo de la operacin. Al pulsar Guardar en la ventana, el documento es creado
automticamente por el sistema e introducido en el campo Documentos Adjuntos, segn la configura-
cin realizada en el captulo anterior. A continuacin, pulsa sobre el ojo de Documentos Adjuntos y Fir-
ma. El documento queda creado y firmado, tal como se aprecia en la figura.
Una vez cumplimentados puede proceder a pulsar el botn Cursar, que pone en marcha el Motor BPM
(tambin podra pulsar el botn Cerrar, caso que desee guardarlo en Estado Borrador para ms adelan-
te).
La Referencia Base del Proceso recin iniciado es: C1-1.1_1, indicando que se trata de un Proceso que
es la instancia n 1 dentro de la Clase de Proceso: C1-1.1 (el primer 1 es el de la ID de la Clase de
Proceso y el segundo 1 es el n de versin). Esta Referencia la construye automticamente el sistema.
6.2. FUNCIONAMIENTO DEL PROCESO
El primer Objeto que se activa es la Tarea P1.TP que se muestra a continuacin.
6.2.1. Tarea P1.TP Revisin para 1 Aprobacin_4
El Supervisor del solicitante (ap1) ver en su pantalla un aviso producido por el Avisador de AuraPortal
indicando que tiene tareas pendientes de abrir.
Al Pulsar en Mis Tareas, el Supervisor ver su listado de tareas pendientes.
Puede verse que en la pestaa de Tareas de Proceso la Tarea P1.TP Aprueba Supervisor est en
estado Llegada ( sin abrir). Pulsando sobre la lnea de la Tarea aparece la Ventana de Ejecucin de
Tarea (VET):
Instrucciones
En este cajetn aparecen las instrucciones que ha de seguir el Ejecutor. En los casos en que el cajetn no
sea suficiente para ver el texto completo se puede utilizar la barra de ascensor o pulsar el botn Am-
pliar que presenta una ventana de mayores dimensiones.
Formularios
Al entrar en la tarea, el Formulario muestra los Datos Informativos introducidos por el solicitante. Si-
guiendo las Instrucciones, despus de haber estudiado el tema, pulsa el botn se abre
una ventana con los Campos a Cumplimentar.
Si en el campo Aprueba Supervisor? del Formulario el Ejecutor selecciona No, aparece entonces el
campo Motivacin de No Aprobacin (que al ser de tipo Condicional solo aparece si se marca No).
En este ejemplo, al marcar S, no aparecer el campo Motivacin de No Aprobacin ya que solo es para
justificar la decisin en caso de No Aprobacin. Bastar con que firme el formulario (Pin 1234). Adems,
pulsando el ojo de Documentos Adjuntos firmar igualmente el documento de Control de Administra-
cin.
Histrico
Para agregar comentarios en el Histrico principal pulsa sobre el botn Editar. Aparece la ventana para
escribir un texto:
Una vez escrito el texto del comentario, pulsar Guardar y Salir. Se vuelve a la VET (Ventana de Ejecu-
cin de Tarea):
Pulsando el botn Cursar la Tarea finaliza y el flujo llega al objeto nuevo en el Diagrama: la Compuerta
P1.DX 1 Aprobacin?.
6.2.2. Compuerta P1.DX 1 Aprobacin?
Al llegar a esta Compuerta, el Motor analiza las Condiciones y encuentra la respuesta S registrado en el
campo del Panel 1 Aprobacin?. Por tanto se activa la conexin de la Salida Aprobada que conduce
la corriente a la Compuerta P1.DX.31.
6.2.3. Compuerta P1.DX.31 Requiere 2 Aprobacin?
Esta Compuerta se encarga de analizar si se requiere o no una segunda aprobacin. Se pretende que el
Resultado sea S (y por tanto necesita una segunda aprobacin) si el Importe de la compra es de mayor
cuanta, considerando sta como superior a 300 .
Puesto que en este caso el Importe de la inversin es de 1.400 , el Motor activa la Salida Si (es decir,
S se requiere una 2 Aprobacin). El flujo pasa al Evento Tiempo P1.ET.
6.2.4. Evento Tiempo P1.ET Solo Lunes y Jueves de 10:00 a 12:00
El flujo queda detenido hasta que se cumpla que el da sea Lunes o Jueves y la hora sea a partir de las
10:00 y hasta las 12:00.
Como en este Ejemplo la Tarea anterior (P1.TP) ha sido terminada el Jueves a las 11:55, la corriente ha
llegado al Evento P1.ET inmediatamente (despus de valorar y pasar por las Compuertas P1.DX y
P1.DX.23, lo cual prcticamente no consume tiempo).
El Motor comprueba que el tiempo de llegada al Evento est dentro del intervalo permitido y deja pasar
la corriente, que llega a la Tarea P1.TP.38.
NOTA
Como en la prctica es probable que el momento de ejecutar el proceso no coincida con
este periodo, lo que debe hacerse es acceder a la ventana de configuracin de la Clase de
Proceso (Estructura), cambiar a modo Desarrollo, acceder al evento de tiempo y modificar-
lo para que entre dentro del intervalo permitido. A continuacin ya se puede seguir traba-
jando.
6.2.5. Tarea Personal P1.TP.38 Aprueba el Jefe de Divisin
El Ejecutor de esta Tarea es el asignado al Rol Jefe de Divisin (usuario ap3). Despus de ser avisado
por el Avisador de AuraPortal, accede a su ventana de Tareas Pendientes y al pulsar sobre la tarea la
ventana se ve prcticamente igual que la del supervisor, y como l debe estudiar la propuesta y pulsar
el botn . La ventana que se abre es diferente.
Puede verse que el usuario ap3 (Jefe de Divisin), despus de leer la Tarea y examinar los documentos
adjuntos y comentarios agregados por el Supervisor, ha decidido aprobar la compra. Para hacerlo con-
testa S en la pregunta del campo Aprueba Jefe Div. Y, a continuacin firma el formulario. Adems,
pulsando el ojo de Documentos Adjuntos firmar igualmente el documento de Control de Administra-
cin.
Podra adems haber aadido sus comentarios al Histrico pero no lo ha considerado necesario. Al pulsar
Cerrar en el Formulario de Aprobacin y Cursar en el Formulario Principal, el flujo pasa a la Compuerta
P1.DX.42.
6.2.6. Compuerta P1.DX.42 2 Aprobacin?
Al llegar a esta compuerta el Motor examina la condicin de la conexin Aprobada, que consiste en
comprobar que en el campo Aprueba Jefe Div. del Panel aparezca el valor Si. En este caso, la condi-
cin se cumple y la corriente pasa al Punto de Control P1.K Punto de Control.
6.2.7. Punto de Control P1.K Punto de Control
El Motor se limita a tomar nota del momento exacto en el que el flujo pasa por este punto. El flujo llega
al siguiente Objeto: P1.TP.24 Notifica que ha sido Autorizado.
6.2.8. Tarea Personal P1.TP.24 Notifica que ha sido Autorizado
El Ejecutor de esta Tarea es el Solicitante de la Compra. Al acceder a su ventana de Tareas Pendientes y

al pulsar sobre la tarea la ventana se ve as:
Y al pulsar Cerrar la Nota Informativa se observa que el formulario contiene la firma digital del Solici-
tante, Supervisor y Jefe de Divisin.
Al pulsar Cursar, el flujo pasa a la Compuerta P1.DX.19.
6.2.9. Compuerta P1.DX.19 2 Material Disponible?
Al llegar a esta compuerta el Motor examina la condicin de existencia de Stock, que consiste en com-
probar que en el campo Item/ValorNominal que como se dijo en el captulo de Modelizacin es el
utilizado para controlar el Stock Existente, es Menor que 1. En este caso, la condicin No se cumple y la
corriente pasa al Punto de Control P1.K Punto de Control.
6.2.10. Tarea de Sistema P1.TS.98 Notificacin de Entrega
Esta Tarea le llega al solicitante creada por el propio sistema, comunicndole que puede proceder a la
retirada de los elementos solicitados.
6.2.11. Punto de Control P1.K.114 Punto de Control
El Motor se limita a tomar nota del momento exacto en el que el flujo pasa por este punto.
El flujo llega al siguiente Objeto: P1.TP.109 Recogida del Material.
6.2.12. Tarea Personal P1.TP.109 Recogida del Material
Esta Tarea le llega al asignado al Responsable del elemento (ordenador porttil) que es el usuario ap5.
Despus de leer el mensaje de Atencin con las instrucciones a seguir, pulsa Cerrar para acceder al
Formulario Principal.
Ya en el Formulario Principal, marca las casillas correspondientes de retiro de material y pulsa Cursar.
El flujo llega al siguiente Objeto: P1.TS.125 Actualiza Stock, que realiza esta accin de forma autom-
tica.
Una vez el flujo ha pasado por esta TS, la corriente llega al Evento de Fin.
Ahora el Proceso llega a su Fin y entonces ste termina.
NOTA
De no haber sido Aprobada la compra o de no haber Material Disponible, el flujo hubiera
seguido otras direcciones y llegado a otros objetos.
Estos no se presentan en este tutorial ya que, al haberse mostrado el comportamiento de
al menos una vez cada uno de los objetos, no se ha considerado necesario.
7. EJEMPLO MONITORIZACIN
La MONITORIZACIN permite, por un lado, la posibilidad de conocer lo que realmente est pasando
en cada momento y en cualquier Proceso vivo durante la actividad empresarial con informacin sobre
mtricas de tiempos y costes y con la opcin a intervenir para corregir desviaciones, y por otro, la posi-
bilidad de analizar con el mximo detalle lo que ha sucedido en el pasado, en Procesos ya terminados
tambin con mtricas de tiempos y costes, lo que permite reformar el diseo de los Procesos con el fin
de optimizar el funcionamiento empresarial.
Los tipos de datos obtenidos suelen denominarse Indicadores de Funcionamiento (KPI o Key Per-
formance Indicators). La eleccin de unos Indicadores u otros depende de las caractersticas de la in-
dustria y de las necesidades especficas del usuario.
La Monitorizacin se lleva a cabo en tres frentes simultneos, el primero se realiza mediante Procedi-
mientos Automticos y los otros dos mediante Consultas:
1. Controles de Sistema. Mientras los Procesos estn en curso, cualquier Tarea que llegue a los um-
brales de Alertas o a las Alarmas, as como cualquier error u otra causa que produzca atasco en
un objeto del Proceso hace que el sistema genere una Notificacin de aviso al responsable del Pro-
ceso para su informacin y para que pueda actuar en consecuencia.
Adems de la Notificacin el sistema bloquea el Proceso si lo considera necesario hasta que el pro-
blema del atasco se resuelva. Estos procedimientos no son creados por el usuario sino que vienen
incluidos en la aplicacin.
2. Cuadro de Mandos (llamado en ingls Dashboard). Se explica a continuacin.
3. Business Intelligence (esta expresin en ingls no se traduce al espaol por ser comnmente
utilizada como tal). Se explica a continuacin.
7.1. CUADRO DE MANDOS
El Cuadro de Mandos comprende el conjunto de Consultas bajo demanda (creadas por el usuario) que
permiten conocer y controlar la marcha de los Procesos para intervenir sobre ellos y corregir o enderezar
aquello que por su deficiente funcionamiento debe ser modificado.
Ofrece tres formatos de consulta:
Control de Ejecucin
Consulta de Procesos
Consulta de Tiempos
Las Consultas, tanto de Cuadro de Mandos como de Business Intelligence pueden guardarse con
un nombre identificativo en el rbol del Diccionario de Consultas para su uso repetitivo, asignando la
seguridad de acceso al colocarlo en un Recinto Seguro.
Naturalmente, lo que se guarda de una determinada Consulta no son los datos obtenidos sino la plantilla
o esquema en donde se definen los parmetros y filtros que se usan en esta Consulta.
Al guardar una Consulta Nueva, es decir, recin creada, es necesario indicar, adems del Nombre con
el que quiere identificarse la Consulta para usos posteriores, si se quiere guardar como Consulta Pbli-
ca (accesible por cualquier usuario con suficiente permiso) o como Consulta Privada (solo accesible
para su creador).
As pues, al entrar en esta ventana, primero debe marcarse si se desea realizar una consulta Pblica,
una Privada o bien una Nueva.
Si marca Nueva, a continuacin debe elegir el Tipo de Consulta que desea realizar: Ejecucio-
nes, Vistas o Tiempos. En funcin del tipo seleccionado aparecen campos diferentes para fil-
trar la consulta. Despus de cumplimentar los campos deseados, puede guardarse como una
nueva consulta. Al pulsar Proceder la lista muestra los Procesos que cumplen las condiciones
del filtro.
Si marca Consulta Pblica o Privada aparece un nuevo campo para seleccionar la consulta.
Para facilitar la seleccin se abre una ventana como la de la figura siguiente, en la que marcan-
do el Tipo de Consulta y/o introduciendo una porcin del nombre se acota la lista de consultas.
En cualquiera de los casos, pulsando sobre un Proceso de la lista se accede a la consulta.
7.1.1. Control de Ejecucin
Permite un control exhaustivo de la ejecucin de cada proceso en curso o ya ejecutado.
Despus de seleccionar la Clase de Proceso a controlar, acotar la bsqueda mediante el filtro y pulsar
Proceder, se abre la lista de los Procesos que cumplen las condiciones.
Al pulsar sobre un determinado proceso se abre una ventana como la siguiente.
Est dividida en dos partes. En la parte derecha puede invocarse el Diagrama de la Clase de Proceso,
para su consulta. En la parte izquierda aparecen las siguientes opciones:
1. Rastreo. Reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proce-
so. Dispone de un botn de Imprimir y otro de Ampliar, que contiene la explicacin de todos
los signos empleados para su correcta interpretacin.
Adems, pulsando sobre una Tarea Personal se accede a una copia de ella en modo Consulta.
2. Panel. Muestra todos los campos utilizados hasta el momento con sus valores.
3. Histricos. Cada Histrico muestra, por cada Tarea Personal su ejecutor (nombre y cargo) la
tarea realizada, la fecha y momento en que se realiz y los posibles comentarios del ejecutor.
4. Documentos. Muestra todos los documentos integrados y asociados al proceso, con la posibi-
lidad de ser abiertos y consultados.
5. Cronometra. Muestra los valores cronomtricos del proceso.
7.1.2. Consulta de Procesos
Permite consultar los procesos segn diferentes Vistas que han sido diseadas por el propio usuario.
Estas vistas, que reproducen diferentes formatos de consulta de los procesos ejecutados segn los crite-
rios que se desee, constan de:
Un Filtro que permitir filtrar los procesos de la Clase de Proceso seleccionada.
La Lista que muestra todos los procesos que cumplen las condiciones del filtro y permiten se-
leccionar el proceso
La Ficha con los datos deseados del proceso.
Las Vistas son configuradas por el propio usuario desde la Estructura, incluidos los campos que deben
aparecer en el filtro, las columnas de la lista y los campos y su situacin en la ficha.
Una vez han sido configuradas, al seleccionar en la Monitorizacin el Tipo de Consulta Consulta de
Procesos aparece el campo Vista. Pulsando sobre el ojo se selecciona la vista que se desea consultar,
apareciendo entonces el filtro para seleccionar el Proceso, tal como se ha diseado.
7.1.3. Consulta de Tiempos
El cajetn de filtrado permite numerosas combinaciones. Despus de definir los parmetros y pulsar Pro-
ceder aparece el siguiente informe.
Cada lnea representa un Objeto sometido a observacin. Para cada uno se establecen las siguientes
columnas.
1. Clase Proceso. El nombre de la Clase de Proceso en donde se encuentra el Objeto.
2. Referencia. La referencia Base del Proceso.
3. Asunto. Un o dos campos rellenados como Asuntos en el Formulario del Mensaje Inicio para
mejor identificar el Proceso.
4. O=Objetos. Pueden ser: Tareas de Proceso, Puntos de Control y Lapsos.
5. Nombre. El nombre del Objeto.
6. Ojo Visor. Para poder acceder a la Tarea. Si el objeto es un Proceso, un Punto de Control o un
Lapso en lugar del ojo visor aparece un guin -.
7. C= Nivel Crtico. El Nivel Crtico (0-9) se determina por cada Objeto en la Cronometra. Sirve
para separar los Objetos crticos a la hora de examinar rendimiento.
8. Vencimiento. La fecha (con horas, minutos y segundos) en la que el Objeto debe estar re-
suelto para no sobrepasar la duracin mxima o la fecha mxima estipulada.
9. Umb.=Umbral. El tiempo establecido anterior al Vencimiento para comenzar a generar la

Alerta.
10. Un. Unidad de medida de tiempo en la Cronometra de este Objeto. Ejemplos: DL=Das Labo-
rables, ML=Minutos Laborables, DN=Das Naturales, etc.
11. Margen. El tiempo que falta desde el momento de la consulta hasta alcanzar el Vencimiento
del Objeto. Si el Objeto est Terminado, aparece el valor (positivo o negativo) correspondiente
a la diferencia entre el Vencimiento y el tiempo de Terminacin.
12. Aler / Alar.=Alerta /Alarma. Si se ha alcanzado el Umbral, en esta columna se ve Alerta.

Si se ha alcanzado el Vencimiento sin resolver el Objeto, se ve Alarma. Si el Objeto ha sido
resuelto dentro del plazo aparece Term.OK (Terminada OK). Si lo ha sido fuera de plazo, apa-
rece Term.RET (Terminada con Retraso). Si est en curso dentro de plazo aparece Activa
OK.
Para ver un listado de Objetos ampliado, pulsar el botn Ampliar.
NOTA.
Al tratarse un control de tiempos reales, si se mantiene esta ventana abierta durante
algn tiempo, los datos quedan desactualizados. En este caso se puede provocar un re-
fresco instantneo pulsando el botn de Proceder.
5.2. BUSINESS INTELLIGENCE
Business Intelligence comprende el conjunto de Consultas bajo demanda creadas por el usuario
(informes, reportes, imgenes, etc.) que se generan a partir de los datos almacenados en la base de
datos de AuraPortal para realizar anlisis individuales y estadsticos que permiten obtener conclusiones
relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya terminados as como a sus Clases.
La divisin de Business Intelligence de la etapa de la Monitorizacin permite observar los datos relativos
a los Procesos ya terminados, analizando los Indicadores Clave mediante tcnicas de drill down y
herramientas de BI (Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc.
Los formatos pueden ser: Tablas o Grficos (tarta, barras, etc.) del estilo siguiente o de otros, a gusto
del usuario.

El alcance de la MONITORIZACIN en AuraPortal Business Intelligence no tiene lmite. Se suministra
una herramienta de Microsoft SQL Reporting Services para usuarios con SQL 2005, que permite al usua-
rio generar sus propios informes e invocarlos en cualquier momento. Adems, se suministra un conjunto
ya confeccionado de Informes con los principales Indicadores Clave (KBPI) de disposicin inmediata.
APNDICE A1 - ESTRUCTURA AURAPORTAL Y PROCESOS
La creacin de un Modelo para una Clase de Proceso requiere la presencia y utilizacin de plataformas de
apoyo que son de uso general en AuraPortal, y por tanto no privativas del mdulo BPMS, y menos de
cada Clase de Proceso, pero que son soporte indispensable para el funcionamiento de los Procesos. Los
componentes de la Estructura de AuraPortal que se utilizan en la MODELIZACIN de los Procesos son:
1. Calendarios
2. Roles
3. Diccionario de Trminos
4. Servicios Web
5. Adaptadores
6. Mensajes
7. Familias
A1.1. CALENDARIOS
En AuraPortal se pueden definir Calendarios sin lmite. Cada Calendario, que puede contener cuantos
aos se quiera, se identifica por un nombre y una descripcin y sirve para establecer los das de fiesta,
as como los horarios laborales de todos los das que figuran en l. En funcin de su aplicacin, los Ca-
lendarios se dividen en:
Calendarios Generales. Son los que se aplican al conjunto de la empresa o entidad con inde-
pendencia de las personas que actan.
Calendarios Personales. Son los calendarios particulares que se aplican a una persona, grupo
o Rol y que tienen preferencia sobre los calendarios generales cuando acta la persona.
La creacin, consulta y edicin de los Calendarios se realiza en las siguientes ventanas.
Consulta y Edicin
Pulsando sobre uno, por ejemplo Calendar Zone MX.6_2, aparece la siguiente ventana:
Si se pulsa sobre el correspondiente al ao 2009, aparece la ventana:
El calendario mostrado contiene no solo los das de fiesta sino tambin el horario laboral de todos los
das de cada ao (en este ejemplo, el 2006). Esto permite que en los Procesos se puedan computar las
fechas por das naturales y hbiles as como las duraciones en horas, minutos y segundos, tanto natura-
les como hbiles. Por ejemplo, si una Tarea ha de durar como mximo 5 horas hbiles y se inicia el da
13 de Abril (Jueves santo) a las 13:00, el sistema sabe que el plazo de terminacin expira el siguiente
da hbil, es decir, el Martes 18 de Abril, a las 12:00.
Creacin
Si se pulsa sobre la opcin Crear Calendario de la barra de acciones, aparecen las ventanas arriba
mostradas sin datos, listas para recibir la informacin pertinente.
A1.2. ROLES
Se llama Rol al nombre de la funcin o responsabilidad que desempean uno o ms usuarios dentro del
sistema AuraPortal de cara a su intervencin en los Procesos. Los Roles son a veces necesarios para
determinar los participantes en las Tareas Personales de los Procesos. Hay Roles de tres Naturalezas:
Singulares, Genricos y De Cuenta.
Se llama Rol Singular a aquel cuyo Asignado (usuario o grupo que ostenta la titularidad del
Rol) est determinado con carcter fijo, es decir, que una vez identificado el nombre del Rol, se
sabe quin es el Asignado con independencia del contexto en el que acta. El Asignado depende
solo del nombre del Rol.
Ejemplos de Roles Singulares: Director de Calidad, Encargado de Almacn, etc., que siempre
es el mismo Empleado o Grupo, con independencia del contexto en el que acta.
Se llama Rol Genrico a aquel cuyo Asignado no es fijo sino que depende del lugar en el que
acta, llamado Lugar de Actuacin del Rol o simplemente, LA. Un mismo nombre de Rol
Genrico puede tener diferentes Asignados si el Rol puede actuar en varios LA.
Ejemplos de Roles Genricos son: Jefe del Departamento (el asignado depende del Departa-
mento), Responsable de Cuenta (el asignado depende de la Cuenta) o, en el ejemplo seguido
en esta Monografa, el Jefe de Obra (el asignado depende de la Obra en cuestin). En estos
ejemplos los LA son respectivamente el Departamento, la Cuenta y la Obra en donde se en-
cuentra en ese momento el Proceso.
Se llama Rol De Cuenta a aquel cuyo Asignado no es un empleado (como en los dos casos an-
teriores), sino un contacto de una determinada Cuenta (Usuario Externo o Invitado).
Por su importancia, los Conceptos Bsicos y la operativa con los Roles se explican en la Monografa
Roles, Perfiles y Grupos de Empleados.
A1.3. DICCIONARIO DE TRMINOS
El Diccionario de Trminos contiene los nombres que se crean por el usuario de AuraPortal y que se utili-
zan en los Procesos para definir Campos de Formularios, Criterios en las Reglas de Negocio y
Adaptadores (Dispositivos de conexin entre AuraPortal y otras aplicaciones como ERP, etc.).
Posteriormente, la Clase de Panel de cada Clase de Proceso (que contiene todos los campos que van
a utilizarse al ejecutar los Procesos de esa Clase) se configura con los Trminos de este Diccionario.
Se accede al Diccionario de Trminos desde la seccin GENERAL de la Estructura de AuraPortal.
El Diccionario de Trminos se gestiona mediante rboles.
1. Desde la pestaa Captulos se crean los captulos, dndoles el Nombre y el Nivel, que
quedan reflejados en el rbol de la izquierda en negro .
2. Desde la pestaa Trminos se Crean, Consultan y Modifican los trminos. Como el

nmero de trminos del Diccionario puede ser muy elevado, para consultar o modificar
trminos se dispone de un filtro por Tipo de Trmino, Captulo, Nombre del Trmino y Tipo
de Dato. Al pulsar Proceder aparecen en la lista los trminos seleccionados.
3. Para crear Trminos se pulsan los botones de la barra: Trminos Generales, Claves, Prefijos /
Sufijos y Grupos de Campos. Se explican a continuacin,
4. Una vez creados los Trminos se ubican en el rbol desde la pestaa Ubicar Trminos,
quedando como en la figura.
Trminos Generales
Son trminos independientes que se van incorporando al Diccionario en cualquier momento. Se utilizan
fundamentalmente para definir los campos de los Formularios.
Para crear un trmino general, en primer lugar se selecciona el Captulo que debe alojar al trmino. A
continuacin, desde la siguiente ventana, se le da un Nombre y una Descripcin (opcional) y se selec-
ciona el Tipo de Dato.
Claves
El cdigo que identifica cualquier Clase de Proceso comienza con una Clave de tres letras que se puede
utilizar para agrupaciones de Clases segn criterios homogneos. Para crear una Clave, en primer lugar
se selecciona el Captulo y, a continuacin, se le da un Nombre y una Descripcin (opcional).
Prefijo/Sufijo
Son Trminos del Diccionario de Trminos cuyo valor hay que obtenerlo de una fuente, como, por ejem-
plo, del ERP que utiliza la entidad.
De esta forma las Tareas de los Procesos pueden disponer en sus formularios de campos de otras aplica-
ciones y del resto de las Familias de AuraPortal. Igualmente pueden ser condicin en las Compuertas,
aparecer en los Mensajes de Inicio e Intermedios, intervenir en las Reglas de Negocio, etc.
Esta fuente (Base de Datos) puede ser:
Externa. Si se trata de campos de aplicaciones externas a AuraPortal. Por ejemplo, el Prefijo

Cliente con el Sufijo Saldo forman el trmino Cliente.Saldo cuya fuente de datos estar en la
aplicacin de Contabilidad que utiliza la empresa, y que podr ser consultado desde una tarea
en la que el ejecutor debe aprobar una operacin.
Para ello, a travs de AuraPortal Adapters Server, se consulta el dato en la base de datos de
la aplicacin de Contabilidad y se muestra en el formulario. Esta funcionalidad se explica en la Mo-
nografa Conexiones Externas e Integracin, y su operativa en el Manual de Adapters Ser-
ver.
Interna. Si se trata de una Familia de AuraPortal. De esta forma los Procesos y Reglas de Ne-
gocio manejan de toda la informacin contenida en las fichas de Empleados, Cuentas, tems,
Proyectos y reas, incluidos sus Anexos.
La tecnologa de Prefijos/Sufijos dota a AuraPortal de una gran potencia, al permitir que el BPMS pueda
disponer, manejar y controlar de forma centralizada de toda la informacin de la empresa.
Grupos de Campos
Son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se
representan en filas, como por ejemplo, un albarn (aunque tambin pueden mostrarse en forma de
campos independientes).
Las columnas de la tabla almacenan los campos del GC mientras que las filas almacenan los registros,
que son llamados generalmente Lneas. Por tanto una Lnea, (Registro del GC), es una pieza de infor-
macin compuesta por un nmero de campos (columnas) de diferente naturaleza (nmeros, textos,
direcciones de documentos, imgenes, etc.) que se generan en un Formulario que se cumplimenta en un
Mensaje o una Tarea Personal junto con otras lneas del mismo GC.
Por ejemplo, una peticin de un bien o servicio realizada por un empleado mediante un formulario es
una Lnea. Los campos en la Lnea pueden ser por ejemplo: nombre del bien solicitado, cantidad solicita-
da, precio, un texto con la motivacin de la peticin, un acceso a la documentacin adjunta si se requie-
re, nombre del proveedor, plazo mximo de recepcin, etc.
Por su importancia, los Conceptos Bsicos de los GC y la Operativa de esta Configuracin se explican en
la Monografa de Grupos de Campos y Tratamientos Distribuidos (Tomos 1 y 2). Adems, se dis-
pone de un resumen en el Anexo B de la Monografa de Formularios Dinmicos.
En general, la configuracin de un campo de formulario se realiza en dos etapas. Una Configuracin

General que es realizada al crear el campo desde el Diccionario de Trminos y una posterior Personali-
zada en el diseo del Formulario.
Para crear un Grupo de Campos en primer lugar se selecciona el Captulo que debe alojar al trmino y
se introduce el Nombre y una Descripcin (opcional). A Continuacin se crean las Columnas y Pies
de columna para las columnas que se desee.
Columnas. Los campos de las columnas pueden ser de tipo General o de Prefijo/Sufijo.
Pies. El pie de una determinada columna es un valor calculado sobre los valores introducidos
en las filas de esa columna.
A1.4. SERVICIOS WEB
La mayora de la informacin almacenada en AuraPortal est disponible a travs de Web Services, tanto
para introducir como para extraer informacin.
Muchos programas pueden conectarse a Web Services, tanto aplicaciones estndar (MS Access 2003, MS
Excel 2003, ) como programas diseados a propsito con cualquier sistema de programacin, como
Java, Visual Basic, Delphi, Visual Studio .NET, etc.
En AuraPortal se diferencian tres tipos de Web Services:
1. Web Services genricos, proporcionados por defecto por SharePoint (plataforma sobre la que
est desarrollada gran parte de AuraPortal) y disponibles para leer o escribir la mayora de in-
formacin de AuraPortal.
2. Web Services de Sistema de AuraPortal, diseados para facilitar propsitos concretos y

disponibles en la instalacin por defecto. Estn disponibles los siguientes, con los que se puede
realizar la mayora de acciones que un usuario puede hacer desde el interface de AuraPortal:
AuraPortalProcesos: Web Service para manejar datos de Procesos de AuraPortal. Con l

se pueden obtener todos los datos de los Procesos, Iniciar Procesos, Ingresar documentos,
etc. (Ver Web Services Personalizados).
AuraPortalTareas: Web Service para manejar Tareas Libres de AuraPortal, por ejemplo
Leer, Crear, Enviar, Modificar, Terminar y Eliminar Tareas.
AuraPortalDoc: Web Service para manejar documentos y Anexos en AuraPortal, por

ejemplo, ingresar, enlazar y leer documentos, en Bibliotecas, Fichas y Anexos de cualquier
elemento de todas las Familias de AuraPortal. Este Web Service es, por ejemplo, el que uti-
liza AuraPortal Ingresador (Uploader), programa incluido en las Utilidades de AuraPortal
que facilita mucho el ingreso de documentos y correos en AuraPortal desde Windows,
Word, Excel y Outlook.
AuraPortalFamilas: Web Service para manejar elementos del resto de familias de Aura-
Portal (Empleados, Cuentas, Proyectos, tems y reas). Con este Web Service se pueden
Crear, Ver, Modificar o Eliminar cualquier elemento.
AccionBell: Web Service que utiliza el programa Avisador (Warning Bell).
3. Web Services Personalizados de AuraPortal: Tanto los Formularios de Mensajes de Ini-

cio de Proceso como los de Eventos de Mensaje Intermedios que se disean a medida en
los Procesos de AuraPortal, pueden ser publicados como Web Services para ser invocados des-
de otros Procesos de AuraPortal o desde programas externos.
AuraPortal dispone de ejemplos, con cdigo fuente incluido, de programas diseados con Visual Basic 6 y
.NET, de cmo realizar programas que se conecten a Web Services de AuraPortal.
Hay disponible un Manual especfico para los Web Services de AuraPortal.
A1.4. ADAPTADORES
AuraPortal dispone de un sistema, llamado AuraPortal Adapters Server, con el que se pueden consultar o
modificar datos alojados en Bases de Datos externas (ERP, CRM, ) desde las tareas de los Procesos de
AuraPortal. El esquema de utilizacin de AuraPortal Adapters Server es el siguiente:
Por un lado se instala AuraPortal Adapters Server en el servidor de la base de datos externa, o bien en
un ordenador en su misma red local, y se establecen los correspondientes Connectors (conexiones
ODBC) a los datos que se desea sean utilizados desde AuraPortal, por ejemplo, el Cliente, su Saldo y
sus Facturas pendientes de pago. Estos datos sern automticamente publicados en un Web Service
para que AuraPortal pueda utilizarlos a travs de Internet o de la red local.
Una vez configurado AuraPortal Adapters Server, desde AuraPortal se establece la conexin con su Web
Service para que desde el Diccionario de Trminos se puedan crear los trminos adecuados, en este
ejemplo un Prefijo para el Cliente y los correspondientes Sufijos para su Saldo y sus Facturas pen-
dientes de pago.
As, estos trminos se podrn utilizar en Procesos de AuraPortal de varias maneras, como por ejemplo,
mostrarlos en Formularios de los Procesos de AuraPortal, para que el ejecutor de la tarea pueda con-
sultarlos (o modificarlos, dependiendo de la configuracin). En este ejemplo, el ejecutor podra ver en
AuraPortal, las facturas pendientes de pago de un determinado cliente, datos que se obtendran direc-
tamente del ERP.
Otra funcionalidad importante de AuraPortal Adapters Server, es que los datos provenientes de Bases
de Datos externas pueden ser utilizados por las Compuertas de los Procesos de AuraPortal para tomar
decisiones, orientando la corriente del flujo del Proceso en un sentido u otro dependiendo de su valor.
Por ejemplo, que si el saldo del cliente que realiza un pedido es positivo se acepte el pedido directamen-
te, pero que si fuera negativo se requiera una aprobacin especfica del Director Comercial.
Hay disponible un manual especfico para AuraPortal Adapters Server.
A1.5. MENSAJES
En los Procesos, los Objetos que entienden los Mensajes son los Eventos de Mensaje. Estos pueden ser,
bien Eventos de Inicio, que se encargan de iniciar Procesos, o bien Eventos Intermedios, en cuyo
caso, dentro del Proceso ya en marcha, detienen la corriente a la espera de la llegada de un Mensaje.
Cuando aparece un Mensaje, bien porque ha sido generado desde dentro de la empresa o porque llega
del exterior, queda depositado en una bandeja que es consultada por el Orquestador de Procesos y ste
activa los Eventos de Mensaje que tengan relacin con dicho Mensaje.
Formularios
Todo Mensaje que se relaciona con los Procesos proviene de un Formulario de Mensajes. Los Formularios
(vacos) se crean y se guardan. Con posterioridad son accesibles por los usuarios para crear Mensajes,
bien desde el propio marco de AuraPortal o bien desde la pantalla de los distintos usuarios cuando el
Motor de un Proceso produce su aparicin en una ventana de Tarea Personal dentro del workflow que
genera el propio Proceso.
A1.7. FAMILIAS
Toda la estructura de AuraPortal descansa en la convivencia entrelazada de 9 familias de elementos:
Empleados
Reglas
Procesos
Tareas Libres
Documentos
Cuentas
tems
Proyectos
reas
En cada familia, los Elementos se agrupan en Clases, las cuales se alojan en las Ramas jerarquizadas
de su rbol. Todos son definidos por los usuarios de AuraPortal. Adems, cada Familia permite la adi-
cin de Anexos definidos por el usuario que permiten albergar cualquier informacin de inters para
una empresa particular y que no se haya contemplado de origen en la aplicacin.
Familia: Empleados.
Los Empleados no se agrupan en clases como ocurre con las dems familias, sino que estn directa-
mente ligados a su rbol.
Cada empleado tiene una ficha en donde figuran sus datos de carcter general. Desde esa ficha se pue-
de acceder a otra informacin dependiendo del contexto y los permisos del peticionario.
En AuraPortal cada empleado tiene dos naturalezas: una por el cargo que ocupa en la empresa y otra
que representa su persona fsica.
Esta doble naturaleza permite segregar las Tareas que dependen de su cargo de las que dependen de su
persona (o sea, la ejecucin de un trabajo est relacionado con el cargo en la empresa, mientras que
una cita con el mdico tiene carcter personal). Cuando una persona cambia de cargo en la empresa,
AuraPortal automticamente traslada las Tareas pendientes que estn enlazadas al cargo al Workflow de
la nueva persona en este cargo, pero deja las Tareas personales pendientes a pesar del cambio.
Familia: Reglas.
Una descripcin detallada de la gestin de esta familia se encuentra en el documento Monografa:
Reglas de Negocio. Aqu se presentan los conceptos bsicos para facilitar su entendimiento.
Las Reglas de Negocio, o ms sucintamente Reglas, son contenidos informativos individuales que
permiten ser definidos, delimitados y expresados de forma inteligible y que en su conjunto componen el
marco estructural, la poltica, la estrategia y la operativa de una empresa u organizacin. Por tanto
abarcan todo lo que la empresa quiera almacenar como normas y procedimientos operativos.
En AuraPortal las Reglas de Negocio se gestionan como una familia ms, junto con las restantes fami-
lias. La familia de Reglas goza por tanto de un tratamiento estructurado en Clases y Ramas de rbol que
la dota de una potente mecnica de creacin, edicin, clasificacin, bsqueda filtrada, recuperacin,
modificacin, exhibicin, difusin, impresin, etc. de sus elementos.
En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamien-
to: Textual y Mecnica.
Comportamiento Textual. Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a se-

guir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas Textuales aparecen como Instrucciones en
la ventana (pantalla) de ejecucin de las Tareas Personales.
Comportamiento Mecnico. Estas Reglas son aplicables sin intervencin humana y por tanto
su aplicacin se realiza en los Procesos a travs de Tareas de Sistema o para la toma automti-
ca de decisiones en las Compuertas Divergentes. Son: de Asignacin, Clculo e Inferencia.
Reglas Textuales
Se crean mediante el potente Editor AuraPortal que permite, adems de mltiples fuentes y estilos, todo
tipo de inserciones: Tablas, Imgenes, Clips de Flash, Vdeos, Emoticones, etc.
Durante la marcha normal de un Proceso, el contenido de las Reglas aparecer en la pantalla del Ejecu-
tor de la Tarea indicando las instrucciones para la ejecucin de la misma. Cualquier modificacin futura
en el contenido de la Regla se reflejar en dichas instrucciones instantnea y automticamente pero sin
afectar al diseo (Modelizacin) del Proceso. Ejemplo de Regla Textual:
Reglas Mecnicas
Como se ha dicho pueden ser de Asignacin, Clculo e Inferencia. Como indicacin somera se mues-
tra a continuacin un ejemplo de Regla de Inferencia.
Ejemplo
Supongamos una Cadena de Tiendas que controla tres tipos de tiendas: Propias, Franquiciadas y
Abanderadas. Diariamente se reciben muchos pedidos que deben ser analizados para determinar
si deben ser servidos.
Si la tienda es Propia, son siempre servidos.
Si las tiendas tienen Impagados, no deben ser servidos. Naturalmente, solo se aplica a las
Franquiciadas y Abanderadas.
Si las tiendas Franquiciadas y Abanderadas NO tienen Impagados, podrn ser servidos o

quedarse en espera en funcin de una Clave de Clasificacin Interna y del Riesgo Actual
que tenga la tienda.
En el ejemplo de la figura, en la Regla de Inferencia RI_CRM_54 se han considerado 4 Crite-

rios: Tipo de Tienda, Clave de Clasificacin Interna, Riesgo Actual e Impagados, que son campos
que se encuentran en la Ficha de la tienda (Tipo y Clasificacin) y en la aplicacin financiera de la
entidad (Riesgo Actual e Impagados).
Luego, simplemente, se han dado a cada Criterio unos Valores y, por ltimo, en la Tabla de Cali-
ficaciones, se han creado las combinaciones de los valores que dan lugar a los valores del Resul-
tado.
Esta Regla de Inferencia se aplica a una Tarea de Sistema que se coloca en el Diagrama del
Proceso inmediatamente despus de la Solicitud de Pedido que realiza cada tienda desde su pro-
pia oficina, y que ejecuta la Regla de forma automtica.
De esta forma, cuando una tienda realiza un pedido, la corriente llega a la Tarea de Sistema rea-
lizar de forma automtica el anlisis para determinar si los Pedidos deben ser aceptados o bien
rechazados, en funcin de la Regla.
Si el pedido es aceptado, continuar por el flujo hasta su completa resolucin.
Si no es aceptado definitivamente, el propio sistema enva una notificacin a la tienda con los
motivos, etc.
Si es dudoso, el sistema enva una tarea al responsable para que tome una decisin.
Familia: Procesos
Esta Familia contiene Clases de Procesos, alojados en las ramas del rbol de la Familia. Los Procesos son
generados automticamente cuando un Evento Inicio es disparado dentro de una Clase de Proceso. Cada
Proceso es identificado por su Referencia que tambin contiene la identificacin de la Clase de Proceso a
lo cual pertenece.
Familia: Tareas Libres

Las Tareas Libres que constituyen el llamado Workflow Ad-hoc (llamado tambin libre). Estas Tare-
as no las genera automticamente el Motor del Proceso como ocurre con las que figuran en los Modelos
sino que las puede crear libremente cualquier usuario en cualquier momento para establecer una lnea
de comunicacin extraordinariamente rica con otros usuarios Internos (Empleados).
Estas Tareas contienen registros histricos de comentarios y enlaces con las dems familias, adems de
un potente mecanismo de acciones (Enviar, Responder, Reclamar, Reasignar, etc.)
AuraPortal tambin permite disponer de un workflow libre desde dentro de cualquier Tarea de Proceso.
Estas tareas se llaman Tareas Integradas y se pueden crear desde una determinada Tarea de Proceso,
dotando as a los Procesos de un mecanismo adicional de consultas para situaciones que lo requieran,
bien por el carcter del trabajo a realizar previsto o bien para manejar excepciones y emergencias de
cualquier ndole.
La utilidad de este mecanismo es extraordinaria y representa un complemento muy valioso que resuelve
fcilmente muchas limitaciones existentes en otras concepciones de BPM.
Familia: Documentos
Esta familia alberga toda la Gestin Documental de la Empresa.
Su explicacin puede encontrarse en los Manuales de Usuario y de Administrador Delegado.
Baste aqu decir que esta Gestin Documental est basada en Microsoft SharePoint y mejorada con al-
gunas funciones para facilitar su manejo y ampliar sus posibilidades de enlace con otros elementos in-
formativos hechos por AuraPortal. Algunas funciones y aspectos de la misma se citan a continuacin.
Creacin automtica de bibliotecas. La creacin y ubicacin automtica de bibliotecas es

una herramienta exclusiva de AuraPortal.
Gran capacidad. Soporta un nmero prcticamente ilimitado de documentos: hasta 2 millones

de documentos por biblioteca y hasta 1.000 bibliotecas. Todo ello en un solo Sitio. Si fuese ne-
cesario se pueden crear incluso miles de Sitios dentro de AuraPortal.
Creacin, revisin e ingreso de documentos. Los documentos se pueden crear con cual-
quier sistema. Su incorporacin a las correspondientes bibliotecas es inmediata.
Multitud de formatos. Los documentos no han de ser necesariamente textos e imgenes. Se

manejan igualmente las plantillas, formularios, listas, tablas, etc.
Revisin y Aprobacin. Se pueden establecer circuitos de revisin y aprobacin, tanto simples

como mltiples y tanto en serie como en paralelo. Los sistemas que proporciona AuraPortal pa-
ra esta circulacin son innovadores y ofrecen singulares ventajas.
Visados con firmas digitales en los documentos. Incorpora la mecnica de la firma digital.
Archivstica. El archivo de documentos en las bibliotecas permite mltiples clasificaciones, tan-

to preconfiguradas como definibles por el usuario. Ello permite utilizar diversas Vistas para loca-
lizar al instante documentos buscados en funcin de caractersticas diferenciadores utilizadas.
Enlaces. Tanto los documentos a ttulo individual como las bibliotecas se pueden enlazar con
cualquier elemento de las Familias de AuraPortal como Procesos, Tareas, Otros Documentos,
Proyectos, Cuentas, Reglas de Negocio, Empleados, tems y reas.
Suscripcin. Si un documento en una biblioteca sufre una modificacin, el sistema enva un

aviso de manera automtica a los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa biblioteca
para que puedan revisar el nuevo documento.
Versionado. Existe un seguimiento automtico de versiones si se desea.
Discusiones. Tambin es posible mantener discusiones sobre un documento entre varios usua-
rios mientras se elabora.
Bsquedas. Todo tipo de bsquedas: Por nombre o parte de l, por campos o caractersticas
(autor, fecha de creacin o modificacin, destinatario, tamao, etc.) por contenido (basta indi-
car la porcin de texto buscada) y mediante filtrados personalizados definidos por el usuario.
Activacin y vigilancia. Hay un sistema de vigilancia y registro de las acciones y responsabili-

dades de los empleados involucrados en los procedimientos.
Histrico de tareas. Aunque este es una caracterstica de las Tareas, es usada frecuentemen-
te en el manejo de documentos y permite conocer todo lo que ha ocurrido con cada documento
aunque esa informacin no figure en el texto ni caractersticas del documento.
Seguridad. El acceso a las bibliotecas est controlado y restringido a los usuarios que exhiban
los correspondientes permisos. Se establecen 5 niveles de acceso (pueden ampliarse o reducir-
se): Lector, Agregador, Editor, Aprobador y Responsable.
Sin embargo, la verdadera potencia, flexibilidad y sencillez de manejo de la Gestin Documental de Au-
raPortal proviene de la sinergia que desencadena su integracin con las Tareas, Empleados, Cuen-
tas (Cliente, Proveedor, partner, etc.), reas, Proyectos o tems (materiales e inmateriales), que son los
elementos informativos que se gestionan en AuraPortal.
En el da a da, los flujos de trabajo (tareas) se encargarn de controlar las actividades que se realizan
en la empresa y, por tanto, sern los portadores naturales de la informacin necesaria para su ptima
realizacin.
Como al disear una Tarea Personal de un determinado Proceso ya se habr tenido en cuenta los docu-
mentos que deben crearse y consultarse:
La mayora de los documentos se crearn de forma automtica mediante la utilidad de Do-

cumentos Base, que rellena una plantilla con los datos de los Procesos.
La mayora de los documentos no debern ser buscados, sino que estarn a disposicin del
ejecutor de la tarea para su consulta, modificacin o eliminacin.
Familia: Cuentas
Cuentas son las personas jurdicas y fsicas externas que mantienen relaciones comerciales o de otra
ndole con la Entidad. Son cuentas tpicas: Clientes, Proveedores, Agentes, Colaboradores, Organismos
del Estado, etc. Vase la imagen siguiente.
Lo mismo que las otras Familias, los registros de informacin de cada Cuenta pueden ser ampliados con
campos definidos por el usuario en los Anexos.
Familia: tems
Se llama tem a un artculo, un producto, una parte del inmovilizado, un recurso, un concepto de coste,
etc. Los tems pueden enlazarse con elementos de otras Familias, lo cual permite controlar su uso y
destino y efectuar anlisis muy importantes, como los artculos que se estn vendiendo a un cliente, los
recursos empresariales (coches, PCs, etc.) en manos de un empleado, los costes asociados a un proyec-
to, etc. La ficha de un tem tiene el siguiente aspecto.
Hay que recordar que, lo mismo que otras Familias, la informacin registrado de cada rea puede ser
ampliada usando los campos que define el usuario dentro de Anexos.
Familia: Proyectos
El concepto de Proyecto es muy evidente. Cualquier destino al que se dedican recursos empresariales
se puede calificar como Proyecto. Pero no solo eso, los Expedientes y los Centros de Coste son tpica-
mente Proyectos y pueden gestionarse con los recursos operativos que ofrece esta Familia de Proyectos.
Puesto que las actividades pueden llevar asociados costes e ingresos reales (que se imputan mediante la
opcin Coste / Ingreso que existe en las Tareas) esta informacin econmica se puede trasladar a los
Proyectos o centros de coste e ingreso. El valor acumulado de los costes e ingresos de las tareas enlaza-
das a un proyecto se puede comparar con el presupuesto de coste (partida presupuestaria) o ingreso
asignado inicialmente a dicho proyecto y comprobar desviaciones y mrgenes de maniobra. La ficha de
un Proyecto tiene el siguiente aspecto.
Familia: reas
reas son los Departamentos, Centros de Produccin o simplemente conceptos de homogeneidad o
similitud. As como los Proyectos representan generalmente los destinos o fines de las Tareas, las reas
identifican los orgenes de los recursos dedicados a los mismos. La ficha de rea tiene es la siguiente.
APNDICE A2 - SEGURIDAD: CONTROL DE ACCESOS
Los controles de acceso a las diferentes partes de la aplicacin en funcin de sus caractersticas y de los
permisos ostentados por los visitantes, operan en tres frentes:
Prefiltros de Familia
Autorizaciones
Recintos Seguros
A2.1. PREFILTROS DE FAMILIA
Los Prefiltros de Familia controlan la presentacin de datos que ver un visitante en un Formulario de
Mensaje o de Tarea cuando tenga que seleccionar una o ms opciones relativas a un campo de Familia.
Estos filtros restringen los elementos que pueden ser seleccionados, evitando as que un visitante pueda
seleccionar elementos ajenos a su jurisdiccin.
A diferencia de las Autorizaciones y los Recintos Seguros que se explican despus, los Prefiltros de
Familia no se relacionan directamente con permisos o roles de los visitantes. Solo estn vinculados al
nombre del Trmino (siempre de Familia) y por tanto se determinan en el Diccionario de Trminos
(Estructura). Concretamente al dar de alta un Trmino General del tipo Familia, se marca Prefiltro de
Familia S y se determina las Clases y/o Elementos que deben aparecer en el filtro.
Por ejemplo, supongamos que en el Diccionario de Trminos se crea el Trmino Cliente, como tipo de
Familia en la Familia Cuentas. Una vez creado el trmino se le puede asociar un Prefiltro de Familia
definido de tal manera que nicamente muestre los elementos de la Clase Clientes de la Familia Cuen-
tas (no mostrar por ejemplo los elementos de la clase Proveedores). Esto significa que cuando el ejecu-
tor del Formulario se encuentre con el campo de nombre Cliente, al pulsar el ojo buscador solo ver la
Familia de Cuentas y dentro de ella, solo aquellas cuentas que pertenecen a la Clase Clientes, lo cual
es lgico ya que no tendra sentido acceder a la lista completa de todas las cuentas, con la consecuente
prdida de tiempo, utilizacin excesiva de la memoria del servidor y eliminacin de la privacidad en las
cuentas que no han de ser accesibles.
Otro ejemplo. Supongamos que se crea en el Diccionario el trmino Artculos Menores dentro de la
Familia tems, y se le asocia a este trmino un Prefiltro de Familia que solo permite el paso de los tems
Artculo A, Artculo B y Artculo C. Cuando el ejecutor del Formulario que contenga el campo Artculos
Menores deba seleccionar un artculo para dicho campo, el ojo buscador solo le mostrar, siguiendo el
Prefiltro de Familia, los artculos A,B y C mencionados para realizar su seleccin.
El sistema de Prefiltros de Familia permite que cada visitante distinto (es decir, cada ejecutor de Formu-
lario) solo tenga acceso a ver y seleccionar aquellos elementos de Familia que le estn permitidos.
La seguridad se obtiene cuando, al disear la Clase de Proceso y una vez se sabe, para un determinado
objeto (Evento de Mensaje o Tarea) qu Rol es el que figura como ejecutor del Formulario, se coloque en
el Formulario el campo basado en el trmino que tiene el Prefiltro de Familia deseado para ese ejecutor.
Ello implica, naturalmente, haber creado tantos Trminos diferentes en el Diccionario de Trminos como
Prefiltros de Familia distintos se quieran utilizar en la aplicacin.
A2.2. AUTORIZACIONES
El acceso a los elementos de las Familias de AuraPortal est controlado mediante las Autorizaciones,
tal como se describe en el Manual del Administrador Delegado, seccin 3.3.3.2.2 Adjudicar Per-
misos a los Elementos de las Familias.
Las Autorizaciones se determinan desde la opcin de Empleados: rbol y Empleados de la Estructu-

ra. Pulsando sobre el botn Grupos se crean grupos de empleados para diversas utilidades, entre las
que se encuentran la adjudicacin los permisos para Crear, Editar (modificar) y/o Ver los elementos de
las familias de Empleados, Tareas Libres, Cuentas, tems, Proyectos y reas.
A2.3. RECINTOS SEGUROS
Los controles de acceso a las diferentes partes de la aplicacin en funcin de sus caractersticas y de los
permisos ostentados por los visitantes, operan siguiendo el sistema de Control de Accesos por Recin-
tos Seguros que se explica en esta Monografa.
A grandes rasgos, el sistema se basa en las siguientes definiciones.
Elementos Protegidos. Son las partes de la aplicacin que realizan operaciones cuyo acceso
por los usuarios se desea controlar mediante un sistema de seguridad. Los Elementos Protegi-
dos obtienen su proteccin al alojarse virtualmente en Recintos Seguros.
Recinto Seguro = Sitio que alberga virtualmente un nmero indeterminado de Elementos Pro-
tegidos.
Seguridad = Conjunto de requisitos de un Recinto Seguro que conceden la entrada al mismo

para efectuar operaciones en los modos de LECTURA, EDICIN y CANCELACIN en los Elemen-
tos Protegidos alojados en dicho sitio.
Visitante = Usuario que pretende realizar operaciones de Lectura, Edicin o Cancelacin en un

Elemento Protegido, lo que significa que pretende entrar en el Recinto Seguro que lo alberga.
Permiso = Conjunto de ttulos que ostenta un Visitante para vencer la Seguridad de los Recin-
tos Seguros.
Guardin = Funcin del sistema que se encarga de comparar la Seguridad de un Recinto Segu-
ro con el Permiso del Visitante y en consecuencia permitir o no la entrada y la consiguiente ope-
racin de Lectura, Edicin o Cancelacin de sus Elementos Protegidos.
Los Recintos Seguros se crean desde el Diccionario de Recintos Seguros (Estructura).
Para obtener una informacin completa de los Recintos Seguros, consultar el documento del SDGAP
Monografa: Recintos Seguros.
APNDICE A3 - MODELIZACIN BPMN: OBJETOS
Los Objetos de la Modelizacin en el Standard BPMN 1.1 tal como se aplica en AuraPortal se enumeran y
muestran a continuacin agrupados por sus categoras: Tareas, Subprocesos, Eventos y Compuer-
tas. Tambin son Objetos, aunque no intervienen en el flujo de los Procesos, los Artefactos.
A.3.1. TAREAS
Las Tareas realizan las actividades del Proceso, bien mediante intervencin humana (Tareas Persona-
les) o por el sistema (Tareas de Sistema). Una Tarea puede tener varias conexiones de entrada pero
solo una de salida, excepto las Tareas con Evento Incrustado que pueden tener dos salidas: Una, la
normal de la Tarea (no siempre requerida) y la otra desde el Evento incrustado (esta ltima, obligato-
ria).
SMBOLO FUNCIN
Simples
Tarea Personal
Tarea realizada por un Usuario del Sistema. Hay tres tipos de usuarios:
Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuarios Invitados. Cdigo: TP
Tarea de Sistema
Tarea realizada por el sistema. Hay una Tarea de Sistema por cada fun-
cin a realizar (Enviar una Notificacin a uno o varios destinatarios, Ini-
ciar un Proceso, Ejecutar un Procedimiento Almacenado, etc.). Cdigo:
TS
Tarea de Compensacin
Tarea personal que compensa o cancela los efectos de la Tarea con Even-
to de Compensacin (TPC) a la que est asociada dentro de una Transac-
cin. (Las Transacciones son siempre Subprocesos de cdigo SPC).
La Tarea de Compensacin solo se activa cuando la Tarea con Evento de
Compensacin incrustado (TPC) ha sido terminada con xito y sin em-
bargo la Transaccin a la que pertenece no se puede completar y ha de
cancelarse, con lo que hay que volver atrs (compensar) las acciones ya
realizadas en la Tarea TPC. Cdigo: TC
Con Evento Incrustado
Tarea con Evento de Mensaje Incrustado

Lleva incrustado un Evento de Mensaje. Si llega el Mensaje antes de que
el ejecutor de la Tarea la termine, sta queda abortada y la corriente del
Proceso sigue por la salida del Evento de Mensaje incrustado. Cdigo:
TPM
Tarea con Evento de Tiempo Incrustado

Lleva incrustado un Evento de Tiempo. Si el Tiempo previsto llega antes
de que el ejecutor de la Tarea la termine, sta queda abortada y la co-
rriente del Proceso sigue por la salida del Evento de Tiempo incrustado.
Cdigo: TPT
Tarea con Evento Mltiple Incrustado

Lleva incrustado un Evento Mltiple (combinacin de Eventos de Mensaje
y de Tiempo). Si se cumple uno de los Eventos antes de que el ejecutor
de la Tarea la termine, sta queda abortada y la corriente del Proceso
sigue por la salida del Evento Mltiple incrustado. Cdigo: TPX
Tarea con Evento de Compensacin Incrustado

Esta Tarea, que necesariamente ha de figurar dentro de una Transaccin,
es decir, en la notacin desarrollada de un Subproceso SPC, lleva incrus-
tado un Evento de Compensacin que est asociado a una Tarea de
Compensacin (TC). Si, una vez terminada con xito la Tarea con Evento
de Compensacin incrustado (TPC), la Transaccin no se puede comple-
tar, el sistema activa la Tarea de Compensacin (TC) asociada para com-
pensar (cancelar o retroceder) las acciones ya realizadas en la Tarea con
Evento de Compensacin (TPC) a la que est asociada. Cdigo: TPC
A.3.2. SUBPROCESOS
Todos los Subprocesos en Notacin Comprimida han de contener un hipervnculo que enlace cada
uno de ellos con el Evento de Inicio de su Notacin Desarrollada correspondiente. La Notacin Des-
arrollada, que se ha de dibujar en otra parte del Diagrama, muestra el detalle de los objetos y conexio-
nes del Subproceso.
SMBOLO FUNCIN
Simples
Subproceso
Conjunto de Objetos (Tareas, Otros Subprocesos, Eventos y Compuer-
tas), que constituyen una unidad operativa independiente dentro del
Proceso. Cdigo: SP
Subproceso de Compensacin
Subproceso que compensa los efectos de la Tarea con Evento de Com-
pensacin incrustado (TPC) a la que est asociado en una Transaccin.
Solo se activa cuando la Tarea con Evento Compensacin incrustado
(TPC) ha sido terminada con xito y sin embargo la Transaccin (es de-
cir el Subproceso SC) a la que pertenece no se puede completar y ha de
cancelarse, con lo que hay que volver atrs (compensar) mediante este
Subproceso de Compensacin las acciones realizadas mediante la Tarea
TPC. Cdigo: SC
Con Evento Incrustado

Subproceso con Evento de Mensaje Incrustado
Si llega el Mensaje definido en el Evento incrustado antes de que Sub-
proceso finalice de forma natural, se fuerza la terminacin inmediata del
mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Mensaje incrusta-
do. La notacin Desarrollada del Subproceso ha de disearse de manera
que contenga la lgica necesaria para que se cumpla la mecnica descri-
ta aqu. Cdigo: SPM
Subproceso con Evento de Tiempo Incrustado

Si se cumple el tiempo definido en el Evento incrustado antes de que
Subproceso finalice de forma natural, se fuerza la terminacin inmedia-
ta del mismo y la corriente sigue por la salida del Evento de Tiempo in-
crustado. La notacin Desarrollada del Subproceso ha de disearse de
manera que contenga la lgica necesaria para que se cumpla la mec-
nica descrita aqu. Cdigo: SPT
Subproceso con Evento Mltiple Incrustado

Lleva incrustado un Evento Mltiple que combina Eventos de Mensaje y
de Tiempo. Su funcionamiento es el mismo descrito ms arriba para los
Eventos sueltos de Mensaje y de Tiempo incrustados. Cdigo: SPX
Transaccin
Este Subproceso, que siempre lleva incrustado un Evento de Compensa-
cin, comprende los Objetos y Conexiones que configuran una Transac-
cin. Si sta no puede completarse con xito, hay que realizar las com-
pensaciones oportunas y activar la salida por el Evento de Compensacin
incrustado. Cdigo: SPC
NOTA. La notacin desarrollada de este Subproceso ha de construirse
adecuadamente para que las compensaciones tengan lugar.
A.3.3. EVENTOS
Los Eventos controlan los arranques y detenciones de las corrientes en los Procesos.
Los Eventos de Inicio inician los Procesos o Subprocesos. (No tienen conexin de entrada y
solo una de salida).
Los Eventos Intermedios detienen la corriente en su posicin hasta que se cumplan las condi-
ciones establecidas al definir los atributos de los mismos. (Pueden tener varias conexiones de
entrada pero solo una de salida).
Los Eventos de Fin, terminan Procesos, Subprocesos o detienen las Corrientes de hilos parti-
culares dentro de los Procesos y Subprocesos. Pueden tener varias conexiones de entrada pero
ninguna de salida.
Un Proceso o Subproceso puede contener varios Eventos de Fin y varios Eventos Intermedios. Pero solo
puede contener un Evento de Inicio.
SMBOLO FUNCIN
Inicio
Evento de Inicio por Mensaje

Inicia el Proceso al recibirse el Mensaje editado con el Formulario que se
especifica en los atributos de este Evento o bien por una Tarea de Sistema
de Inicio de Proceso. Cdigo: IM (Invisible)
Evento de Inicio por Tiempo

Inicia el Proceso al cumplirse el tiempo (cualquier forma de definicin: Da
del mes, de la semana, fecha, hora, minuto, etc.) indicado en las condicio-
nes especificadas para este Evento. Cdigo: IT (Invisible).
Evento de Inicio Mltiple

Contiene cualquier combinacin de Eventos de Mensaje y Tiempo. Inicia el
Proceso cuando se cumplen las condiciones especificadas para uno de los
Eventos que contiene. Cdigo: IX (Invisible)
Evento de Inicio de Subproceso

Evento de Inicio dentro de la Notacin Desarrollada de un Subproceso. Se
activa como hipervnculo de su correspondiente Notacin Comprimida cuan-
do la corriente del Proceso principal alcanza esta ltima. Cdigo: IS
Intermedios
Evento Intermedio de Mensaje

Detiene la corriente hasta que se reciba el Mensaje editado con el Formulario
que se ha especificado para este Evento o mediante una Tarea de Sistema
de activacin de Mensaje, generalmente desde otro Proceso. Cdigo: EM
Evento Intermedio de Tiempo

Detiene la corriente de su hilo hasta que se cumpla el tiempo que se ha
especificado para este Evento. Cdigo: ET
Evento Intermedio Mltiple

Contiene una combinacin de Eventos de Mensaje y Tiempo. Detiene la co-
rriente en su hilo hasta que se cumpla uno de los Eventos. Cdigo: EX
Evento de Enlace (Link)

Enva o recibe la corriente hacia o desde otro Enlace con el que mantiene un
hipervnculo. Cdigo: EL
Fin
Evento de Fin de Corriente

Indica el Fin de una Corriente de un Proceso o de un Subproceso. Cuando se
alcanza este Evento, la corriente de este hilo queda detenida definitivamente
pero las corrientes de los dems hilos siguen su curso. Cdigo: FC
Evento de Fin de Proceso o Subproceso

Si el evento est situado dentro del Proceso general fuerza la terminacin
completa del mismo y la cancelacin definitiva de todos los objetos, incluidas
las Tareas inconclusas y los Subprocesos que contiene.
Si este evento se encuentra dentro de la notacin desarrollada de un Sub-
proceso, ste queda terminado y sus objetos cancelados. Sin embargo, el
Proceso general que contiene el Subproceso sigue activo hasta alcanzar su
propio Fin de Proceso. Cdigo: FN
Otros
Punto de Control
Toma muestras (de Tiempo y otras) en el momento en que pasa por l la
corriente. Se utilizan en la Monitorizacin. Cdigo: K
A.3.4. COMPUERTAS
Las Compuertas redirigen las corrientes del Proceso desvindolas a unos u otros hilos.
Las Compuertas Divergentes (solo admiten una Entrada), redirigen la corriente de su hilo de Entrada
a uno varios de sus hilos de Salida. Las Compuertas Convergentes (solo admiten una Salida), agru-
pan todas o algunas de las corrientes de sus hilos de Entrada en su nico hilo de Salida.
SMBOLO FUNCIN
Divergentes
Compuerta Divergente Exclusiva (XOR)

Tiene una Entrada y varias Salidas. Las Salidas han de estar numeradas para
establecer el orden en el que han de ser examinadas, ya que la primera que
cumpla las condiciones establecidas ser la que conduzca la corriente del
Proceso. Las dems Salidas sern inhabilitadas. Cdigo: DX
Compuerta Divergente Inclusiva (OR)

Tiene una Entrada y varias Salidas de las cuales una o varias sern vlidas.
Las Salidas vlidas generarn corrientes paralelas en sus respectivos hilos y
los dems hilos sern deshabilitados (no contendrn corriente). Cdigo: DO
Compuerta Divergente Paralela (AND)

Tiene una Entrada y varias Salidas siendo todas ellas vlidas. Cada Salida
generar corriente paralela en su respectivo hilo. Cdigo: DA
Convergentes
Compuerta Convergente Exclusiva (XOR)

Tiene varias Entradas y una Salida. Cuando se produce la primera Entrada
conduce la corriente a la Salida y las dems Entradas quedan invalidadas.
Cdigo: CX
Compuerta Convergente Inclusiva (OR)

Tiene varias Entradas y una Salida. La Compuerta, que conoce cuales de los
hilos de Entrada llevan corriente y cuales no, (depende de lo ocurrido en el
Proceso aguas arriba), espera a que lleguen todas las que llevan corriente
para permitir la nica Salida.
Cdigo: CO
Compuerta Convergente Paralela (AND)

Tiene varias Entradas y una Salida. Todas las Entradas han de ser de hilos
con corriente pues la Compuerta esperar a que se hayan producido todas las
Entradas para permitir la nica Salida.
Cdigo: CA
Colector (OR)
Esta Compuerta est siempre abierta. Su misin es redirigir cualquier Entrada
a su nica Salida en el momento en que pasa por ella la corriente y puede
utilizarse para simplificar la lectura del Diagrama. Su uso es necesario como
concentrador previo cuando han de llegar varios hilos a un Objeto que solo
acepta una Entrada (como sucede con las Compuertas Divergentes DX y DO).
Cdigo: CL
A.3.5. COMPUERTAS (NOTACIN ESPECIAL)
Esta notacin es aplicable a todas las Compuertas cuando el nmero de Salidas en las Divergentes o de
Entradas en las Convergentes es mayor que 3. Como se aprecia en la figura pueden utilizarse hasta 7
Entradas/Salidas y, desde cada una de ellas, pueden Entrar/Salir todos los hilos de corriente que se
desee. Los crculos se han incluido para significar cualquier objeto, sea Tarea, Subproceso, Evento o
Compuerta.
A.3.6. ARTEFACTOS
Los Artefactos son elementos complementarios que ayudan a mejorar la comprensin del Diagrama. Su
funcin es ilustrativa y no ejecutiva, por tanto el Motor no los tiene en cuenta al ejecutar los Procesos.
Adems de los smbolos que se describen en la tabla siguiente y la posibilidad de insertar (pegar) en el
lienzo cualquier imagen creada externamente, el usuario dispone, para utilizarlos como Artefactos en los
Diagramas, de una amplsima coleccin de smbolos (formas) que proporciona el programa Visio.
Para acceder a los smbolos (formas) de Visio basta con pulsar sobre el icono (Formas) en la barra
situada en la parte superior de la ventana.
TTULO DE LA MONOGRAFA Pgina 102 de 104
SMBOLO FUNCIN
Comunicacin Externa
Foco externo de emisin o recepcin de informacin. Las conexiones
con este Objeto se muestran mediante lneas de trazos.
Adaptador
Conecta con aplicaciones externas ERP, CRM, etc. para leer, importar
o exportar informacin desde el Proceso. Las conexiones con este
Objeto se muestran mediante lneas de trazos.
Ttulo Subproceso
Se utiliza para identificar el nombre del Subproceso en su notacin
desarrollada.
Anotacin
Texto explicativo en semi-cuadro con puntero. Se puede conectar a
otro Objeto por el extremo del puntero.
Documento
Indica un documento relacionado con un Objeto (generalmente una
Tarea o Subproceso). Se puede conectar por cualquiera de sus cuatro
puntos de conexin, uno en cada lado.
Contorno
Se usa para delimitar un Subproceso en su Notacin Desarrollada o un
fragmento del Proceso que se desea identificar. Puede conectarse a
otros Objetos si se desea.
Texto en Cuadro
Texto que aparece dentro de un cuadro con fondo slido del color
deseado. La anchura del cuadro se elige y la altura se adapta autom-
ticamente al tamao del texto contenido. Puede conectarse a otros
objetos si se desea.
Texto en Post-it
Texto que se muestra como si se tratase de una nota post-it. Las di-
mensiones del cuadro se regulan a voluntad. Puede conectarse a otros
ojetos si se desea.
Texto Libre
Permite la insercin de texto libre en el Modelo. Como en los dems
textos de los Artefactos, tanto el tipo de letra como su tamao y atri-
butos pueden cambiarse. No puede conectarse con otros Objetos.
Tiralneas
Permite trazar lneas rectas dentro del Modelo. Se trata de lneas auxi-
liares independientes sin posible conexin con Objetos.
Reglas de Negocio
Permite insertar los iconos representativos de las Reglas de cualquier
naturaleza (Textual, Asignacin, Clculo e Inferencia). No tiene in-
fluencia en la ejecucin del Proceso.

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Documento Confidencial Fecha de Impresin: 04 Agosto 2009

www.AuraPortal.com info@AuraPortal.com skype: AuraPortal

MODELIZACIN V4.0 Pgina 2 de 104

1. ASPECTOS BSICOS ................................................................................................................................................................... 6

2. VENTANA DE MODELIZACIN .................................................................................................................................................. 12

4. LOS OBJETOS ............................................................................................................................................................................. 18

MODELIZACIN V4.0 Pgina 3 de 104

6. EJEMPLO - EJECUCIN ............................................................................................................................................................. 67

APNDICE A1 - ESTRUCTURA AURAPORTAL Y PROCESOS ................................................................................................. 81

APNDICE A2 - SEGURIDAD: CONTROL DE ACCESOS............................................................................................................. 95

APNDICE A3 - MODELIZACIN BPMN: OBJETOS .................................................................................................................... 97

MODELIZACIN V4.0 Pgina 4 de 104

(Conservar esta pgina si se va a imprimir a doble cara)

MODELIZACIN V4.0 Pgina 5 de 104

A continuacin presenta con detalle la etapa de la Modelizacin.

1. Permiten descomponer la actividad total de la empresa en procesos diseados y controlados por el

4. Aumentan la velocidad de ejecucin de los procesos empresariales al permitir un anlisis constante

AuraPortal es el ejemplo de la prxima generacin de BPMS. La empresa entiende que

MODELIZACIN V4.0 Pgina 6 de 104

Es decir, aunque no se requieren conocimientos de programacin, s se requieren conocimientos empre-

1.1. ESTRUCTURA DE AURAPORTAL

La plataforma bsica sobre la que se asienta el conjunto de funciones de AuraPortal se manifiesta en su

MODELIZACIN V4.0 Pgina 7 de 104

La divisin GENERAL tiene las siguientes entradas.

1. Licencia. Para activar la Clave que permite su uso a la empresa.

3. Administradores. Desde aqu se gestiona:

Logins. La informacin que se relaciona con Logins, Permisos, etc.

Delegados. Los nombramientos de Administradores Delegados.

Grupos entre Sitios. Creacin y Administracin de Grupos de Sitio de SharePoint.

Parmetros. Configuracin de Utilidades generales.

Acciones Especiales. Utilidades de eliminacin y limpieza de algunos elementos.

5. Diccionarios. Hay seis clases de Diccionarios:

MODELIZACIN V4.0 Pgina 8 de 104

Formularios. Contiene los Captulos en los que se organizan los Formularios.

8. Comunicados. Los comunicados aparecen en la pgina de entrada de AuraPortal pero no tienen

1.2. PROCESO Y CLASE DE PROCESO

1.2.1. Identificacin del Proceso: Referencia

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La Clave que se suministrar al crear la Clase es PE (Proceso Ejemplo)

El n ID que suministra el sistema es el 34

Con todo ello, el cdigo de la Clase de Proceso es:

Cdigo de la Clase de Proceso = PE34.1

Referencia Base = PE34.1_1

Obra = Aeropuerto Deportivo de Jeresa

Objeto de la Inversin = Torre de Control

La Referencia Ampliada de este Proceso ser:

Referencia Ampliada = PE34.1_1 Aeropuerto Deportivo de Jeresa_Torre de Control

Para que un campo de un Formulario tenga la consideracin de Asunto y en consecuencia

1.3. INICIO DE PROCESO

En AuraPortal todo Proceso se inicia, bien por Mensaje o por Tiempo.

El Orquestador, que es el dispositivo encargado de iniciar Procesos, examina peridicamente, por un

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1.4. CICLO DE VIDA DE LOS PROCESOS

En la siguiente imagen se representa grficamente el entorno descrito.

La MODELIZACIN comprende los procedimientos requeridos para obtener un Modelo de la Clase de

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La MODELIZACIN de las Clases de Proceso se compone de 3 secciones recogidas en las siguientes

2.1. BARRA DE ACCIONES

1. Desarrollo. Es el modo que permite el desarrollo de un proyecto de Clase de Proceso en

2. Simulacin. No permite modificar la Modelizacin de la Clase de Proceso pero permite rea-

3. Publicado Inactivo. No permite la iniciacin (creacin) de nuevos Procesos de esa Clase

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6. Desuso. Es el modo de la Clase (o Versin) cuando ya no se utiliza. Solo puede utilizarse si