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AUDIT FINANCIER PAR CYCLE

CYCLE ACHATS / FOURNISSEURS

A. Connaissance des oprations


Elle porte sur les oprations, lenvironnement externe, lorganisation interne et les mthodes
et principes comptables de lentit contrle.

Connaissance gnrale

Oprations

Lauditeur recense les caractristiques essentielles des achats, ainsi que limportance des
diffrents flux financiers concerns qui leur sont associs. Il prend galement connaissance
des difficults et des risques que ces oprations engendrent pour lentreprise, ainsi que des
contraintes dorganisation quelles impliquent.

Ex : lachat de prestations intellectuelles peut occasionner des litiges concernant les droits
dutilisation des travaux rsultant de ces prestations. Ce type dachat ncessite en
consquence une dfinition technique prcise et une formalisation juridique approprie de
lacte dachat. Lachat de prestations intellectuelles peut donc avoir un impact indirect sur
lorganisation de lentreprise en rendant ncessaire la prsence dun service ad hoc et de
juristes spcialiss.

Environnement externe

Lauditeur prend connaissance :


o des marchs sur lesquels lentreprise intervient : marchs mondiaux, marchs locaux,
marchs avec cotation rgulire, marchs donnant lieu des fluctuations de prix
significatives ;
o des partenaires et des modes dapprovisionnement : principaux fournisseurs (volumes des
transactions, taille, secteur,), principaux intermdiaires (mode de rmunration, nature
des relations contractuelles, etc.) ;
o de lenvironnement juridique : formalisation des relations avec les partenaires, conditions
juridiques des partenariats (accords dexclusivit avec certains fournisseurs) ;
o des contraintes lgislatives et rglementaires ventuelles : obligations et normes
spcifiques, autorisations administratives, conditions de transport ;
o des contraintes ou particularits fiscales : rgimes de TVA, droits de douanes,
contributions spcifiques

Organisation interne

Lauditeur sintresse lorganisation mise en place et notamment aux diffrents services


intervenant dans les oprations du cycle, leurs attributions respectives et leur place dans
lorganisation gnrale de lentreprise. Pour ce cycle achats/fournisseurs, ces services seront
gnralement les suivants :
o services initiateurs des besoins et de la demande dachat ;
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o service(s) ses achats ;


o service(s) rception ;
o entrept ;
o service comptable (comptabilit fournisseurs et comptabilit gnrale) ;
o service(s) intervenant dans le dclenchement des paiements des fournisseurs.

Mthodes et principes comptables

Lauditeur prend notamment connaissance des principes appliqus en matire de


comptabilisation des oprations, et plus particulirement du mode denregistrement des
oprations en devises, des retenues de garantie, des avances et acomptes

Examen analytique

Lexamen analytique comporte gnralement des travaux suivants :


o tablissement dun comparatif avec lexercice prcdent des comptes gnraux
fournisseurs, achats et services ;
o ralisation dune analyse comparative des charges de lexercice par compte, par groupe de
comptes ou par rubrique en les comparant avec les donnes de lexercice prcdent, et si
possible avec le budget de lexercice ;
o examen de lvolution des ratios les plus pertinents (dlai moyen de rglement
notamment) ;
o obtention dexplications sur les variations les plus significatives.

B. Evaluation du contrle interne


La procdure achats recouvre gnralement les fonctionnalits suivantes :

o expression des besoins ;


o dclenchement de la commande ;
o rception des biens ou services ;
o enregistrement des achats et des dettes fournisseurs ;
o mise en paiement des factures.

Expression des besoins

Objectifs

Le contrle interne doit garantir que les besoins sont correctement dtermins, que
lentreprise ne ralise pas dachats inutiles et que les commandes ncessaires sont
correctement lances.

Risques potentiels

Une mauvaise identification des besoins peut occasionner, soit une rupture de stocks, soit la
constitution de stocks plthoriques.

La rupture de stocks peut entraner un retard ou un arrt de fabrication gnrant, soit des
surcots, soit une sous-activit. Elle peut galement avoir pour consquence des retards de
livraisons aux clients et tre lorigine de litiges.
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La constitution de stocks trop importants majore les cots de stockage et cre un risque de
dtrioration des stocks. Il en rsulte un risque de dprciation, dautant plus important que
lentreprise peine trouver rapidement des dbouchs en nombre suffisant pour les couler.
Dans le cas dachats non stockables, la survaluation des besoins a une incidence directe sur
les charges de lentreprise, sans quil y ait vritablement de contrepartie.
Les anomalies dans la dtermination des besoins peuvent intervenir sous plusieurs formes. Il
peut sagir dune dfaillance du systme de calcul des besoins, dune mauvaise retranscription
des besoins en demandes dachats, de la ralisation de fraudes internes tendant survaluer un
besoin en vue de favoriser un fournisseur, de la validation des besoins par une personne
nayant pas comptence ou les pouvoirs requis en interne, etc.

Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne gnralement mises en place pour couvrir les risques
mentionns ci-dessus sont les suivantes :
o procdure formalise permettant de recenser systmatiquement et priodiquement les
besoins de lentreprise ;
o suivi des besoins nayant pas encore donn lieu lmission dune demande dachat ;
o existence de pouvoirs clairs et pertinents pour la validation des demandes dachat ;
o mise en place dun contrle du respect des pouvoirs dfinis par la direction ;
o existence dune piste daudit permettant, partir dune demande dachat, de vrifier le
processus de dtermination des besoins et, inversement, partir dune expression des
besoins, de retrouver la demande dachat correspondante ;
o mise en uvre de tests visant sassurer du bon fonctionnement de la procdure par la
ralisation de sondages sur la correcte transformation dune expression de besoins en
demandes dachat et par lexamen de la justification de demandes dachats par des
besoins ;
o existence dune sparation adquate des fonctions (par exemple, une personne qui valide
les besoins ne doit pas, en principe, passer de commandes) ;
o surveillance de lvolution des stocks et de leur dprciation afin de mettre en vidence
les drives ventuelles.

Assertions daudit concernes

Une mauvaise identification des besoins peut avoir une incidence directe sur lvaluation des
stocks et des en cours de production (valorisation et dprciation).

Dclenchement de la commande

Objectifs

Le contrle interne doit garantir que les achats sont raliss dans les conditions optimum de
qualit, de prix et de dlai.

Risques potentiels

On dnombre quatre principaux risques lis au dclenchement de la commande :


o le dclenchement dachats des prix suprieurs au march. Dans ce cas, les biens achets
sont trop chers, entranant une survaluation des charges. Cette survaluation a un impact
direct sur lvaluation des stocks et peut rendre ncessaire leur dprciation.
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Sil sagit de biens non stockables ou de prestations de services, la survaluation des


achats entrane une diminution de la rentabilit, sans incidence toutefois sur
ltablissement des comptes de clture ;

o le dclenchement dachats par une personne non habilite, situation qui peut avoir pour
consquence des achats injustifis ou non pertinents ;
o le dclenchement dachats en labsence dune trsorerie suffisante. Dans les cas extrmes,
lentreprise peut se trouver en cessation de paiements, menaant par l-mme la continuit
de son exploitation ;
o le recours des fournisseurs qui ne prsentent pas de garanties suffisantes : lentreprise
achte auprs dun fournisseur dont la situation financire est fragile, qui risque de
savrer dfaillant et de ne pas respecter ses engagements. Si un acompte a t vers, il
conviendra denvisager sa dprciation. La ncessit de sadresser un nouveau
fournisseur est susceptible doccasionner un retard entranant de nouveaux risques et
difficults.

Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-
dessus sont les suivantes :
o procdures dappel doffre permettant dobtenir, qualit gale, les meilleurs prix
possibles ;
o prise de connaissance de la situation financire des fournisseurs pralablement la
passation de la commande, et si ncessaire mise en uvre de garanties, notamment en cas
de versement dacomptes ;
o dfinition de pouvoirs prcis dengagement des dpenses et mise en place dun contrle
pour sassurer du respect des rgles dictes ;
o mise en place dune piste daudit permettant de sassurer que toute commande envoye
un fournisseur a bien fait lobjet initialement dune demande dachat et dune expression
de besoin ;
o instauration dun contrle de gestion et dun contrle budgtaire, permettant de vrifier
que lentreprise a les moyens financiers de lancer tel ou tel achat, et de fournir la
direction, en tant que de besoin, les lments ncessaires un arbitrage.

Assertions daudit concernes

Les procdures relatives au dclenchement de la commande peuvent avoir une incidence


essentiellement sur lvaluation des actifs : avances et acomptes verss (dfaillance du
fournisseur), stocks (retard livraison, prix dachats survalus), et mme totalit des actifs en
cas de remise en cause de la continuit dexploitation (contrle de gestion et budgtaire
insuffisant).

Rception des biens ou services

Objectifs

Le contrle interne doit garantir que :


o les biens rceptionns ne peuvent tre accepts sils nont pas t effectivement
commands ;
o les biens rceptionns correspondent aux quantits et spcificits mentionnes sur la
commande ;
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o les biens rceptionns ne sont pas endommags ;


o les livraisons sont ralises dans les dlais prvus par la commande ;
o les rceptions sont enregistres ds leur acceptation et les biens correspondants protgs.

Risques potentiels

Les principaux risques lis la rception des biens ou services achets sont :
o la rception de biens qui nont pas t commands. Cette rception peut entraner la
constitution de stocks inutiles et par consquent susceptibles dtre dprcis ;
o la rception de biens pour des quantits diffrentes des quantits commandes. Dans ce
cas lentreprise risque, soit davoir des stocks plthoriques, pouvant subir une
dprciation, soit de connatre des ruptures de stocks, qui peuvent occasionner des
difficults dans le processus de production, ou dans les relations avec les clients ;
o la rception de biens endommags ou prsentant une qualit insuffisante, situation qui
engendre des difficults dcoulement des stocks achets et par consquent des
dprciations.
En cas de livraison de stocks non conformes un client, lentreprise pourrait dailleurs
tre confronte un litige lobligeant comptabiliser une provision pour risque ou une
dprciation de crance ;
o le dfaut denregistrement des rceptions. Lorsque le suivi administratif des rceptions
nest pas matris par lentreprise, celle-ci nest pas en mesure de valider les factures qui
lui sont prsentes par les fournisseurs. Elle aura par ailleurs dimportantes difficults
pour estimer les factures non parvenues lors de la clture des comptes.

Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels qui psent sur
la rception des biens ou services sont notamment :

o la comparaison systmatique des rceptions avec les commandes correspondantes, et la


mise en uvre dune procdure de traitement des carts ;
o la mise en uvre dun contrle de la qualit par une personne disposant dune comptence
technique suffisante ;
o la sparation des fonctions de commande, de rception et de contrle qualit afin de
prvenir une fraude provenant dune seule personne ;
o la dfinition des pouvoirs dacceptation des rceptions, prvoyant lintervention de
niveaux hirarchiques plus levs en fonction de la prsence ou non dun litige et en
fonction de son importance financire ;
o la mise en uvre de procdure de relance des fournisseurs en retard ;
o lenregistrement systmatique des entres dans le systme informatique et/ou lmission
dun bon de rception class chronologiquement.

Assertions daudit concernes

Les risques relatifs la rception des biens et services ont une incidence sur plusieurs
assertions :
o lvaluation des stocks et des crances clients ;
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o la rgularit des achats, lorsque lentreprise prouve des difficults pour confirmer ou
infirmer la prise en charge de certaines livraisons, notamment parce que les rceptions ne
sont pas correctement enregistres ou recenses ;
o la coupure des achats, si lentreprise ne parvient pas estimer les factures non parvenues
la clture.

Enregistrement des achats et des dettes fournisseurs

Objectifs

Le contrle interne doit garantir un enregistrement correct des dettes et des achats ds la
rception des biens ou services.

Risques potentiels

Les risques relatifs lenregistrement des achats et des dettes peuvent trouver se
matrialiser par :
o la perte de factures reues ;
o des difficults de recensement des factures non parvenues concernant des livraisons ou
prestations dj ralises avant la date de clture ;
o des retards de traitement des factures ;
o des erreurs dimputation comptable ;
o lenregistrement de factures ne concernant pas lentreprise ;
o lenregistrement de factures pour des prestations non encore ralises ;
o lenregistrement de fausses factures destines dtourner des fonds ;
o la survenance de problmes informatiques gnant la prise en compte du journal des achats
dans la comptabilit gnrale.

Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-
dessus sont notamment :
o la mise en place dun processus de dtermination des rceptions non encore factures
(biens et services) ;
o la transmission systmatique au service comptable de toutes les factures ds leur arrive
dans lentreprise, pour que celui-ci puisse, soit les enregistrer immdiatement en
comptabilit, soit, simplement les rpertorier, et relancer en tant que de besoin les services
chargs de les contrler ;
o la mise en uvre priodique dun contrle de linterface entre le journal des achats et la
comptabilit gnrale, pour dtecter dventuelles anomalies informatiques dans les
transferts dinformation ;
o le maintien dune comptence suffisante du personnel charg de saisir les factures ;
o la mise en place dune procdure pertinente et rapide de validation des factures :
rapprochement des factures avec les bons de rception et les bons de commande,
validation formalise des factures de prestations de services par des personnes ayant
comptence pour les apprcier.
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Assertions daudit concernes

Les risques prsents ci-dessus peuvent affecter les assertions suivantes :


o lexhaustivit des enregistrements, en cas de perte de facture ;
o la rgularit des enregistrements, ds lors que sont enregistres de fausses factures ou de
factures ne concernant lentreprise ;
o la coupure des enregistrements, en cas de recensement insuffisant des factures non
parvenues la clture, denregistrement de factures pour des prestations ou livraisons non
ralises

Paiement des factures

Objectifs

Le contrle interne doit garantir que :

o seules sont payes les factures concernant lentreprise, qui sont conformes la commande
et qui correspondent une livraison effective satisfaisante ;
o les factures sont payes dans les dlais contractuels et ne sont payes quune seule fois.

Risques potentiels

Les risques relatifs la mise en paiement peuvent recouvrir :


o le paiement dune facture correspondant une prestation non satisfaisante, non ralise,
ou qui ne concerne pas lentreprise ;
o le paiement avec retard de factures valides, pouvant gnrer des litiges avec les
fournisseurs (intrts de retard, pnalits, arrts de livraison ; ).

Mesures usuelles de contrle interne

Les procdures de contrle interne permettant de couvrir les risques potentiels mentionns ci-
dessus sont notamment :
o la dfinition de pouvoirs en matire de bon payer et la mise en place dun contrle de
ces pouvoirs ;
o le dclenchement des rglements sur la base de factures originales et lestampillage des
factures payes.

Assertions daudit concernes

Les risques prsents ci-dessus ont une incidence essentiellement sur la rgularit des
enregistrements.
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Lauteur ne rserve aucune part aux contrles de


procdures

C. Rvision des comptes du cycle achats/fournisseurs

A ce stade de sa dmarche, lauditeur a d valuer les risques effectifs qui psent sur les
assertions daudit prsentant une importance particulire pour le cycle examin. Les contrles
substantifs mis en uvre dans le cadre de la rvision des comptes vont porter :

o dune part, sur ces assertions, tant prcis que limportance des travaux complmentaires
est inversement proportionnelle aux lments probants issus de lvaluation du contrle
interne. Dans certains cas cependant, la mise en uvre de contrles substantifs ne pourra
remdier aux faiblesses de contrle interne dtectes, et lauditeur devra en tirer les
consquences dans son opinion ;
o dautre part, sur les assertions qui relvent par essence de la rvision et non des contrles
de procdures, comme par exemple lassertion relative la prsentation des comptes.

Les contrles de lauditeur pourront porter notamment sur :


o lexhaustivit des enregistrements ;
o la rgularit des enregistrements ;
o la coupure des enregistrements ;
o lexistence des soldes ;
o lvaluation des soldes ;
o la prsentation des comptes.

Les contrles suggrs ci-aprs sont donns titre indicatif. Lauditeur devra adapter la
dmarche propose au cas particulier de lentit contrle.

Exhaustivit des enregistrements

Pour tester lexhaustivit des enregistrements, lauditeur met gnralement en uvre une
circularisation des fournisseurs. Ceux-ci sont slectionns, non pas en fonction des soldes de
clture, mais en fonction des flux de lexercice.
Dans lhypothse dun taux de rponse faible, lauditeur peut mettre en uvre des contrles
compensatoires consistant examiner la justification des soldes des fournisseurs nayant pas
rpondu.
Lauditeur sintresse galement aux soldes de comptes fournisseurs dbiteurs, qui peuvent
rsulter dun double rglement ou dune facture non enregistre.

Rgularit des enregistrements

Pour valider le rattachement lentreprise des oprations enregistres, lauditeur procde


des sondages sur la justification des charges comptabilises sur la priode. Il oriente ses
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sondages partir de lanalyse indiciaire laquelle il a procd dans le cadre de lanalyse


analytique.

Coupure des enregistrements

Pour apprcier le rattachement des charges la bonne priode, lauditeur met en uvre les
sondages suivants :
o sondage sur les derniers achats de lexercice afin de sassurer que ces achats se rapportent
tous lexercice clos ;
o sondage sur les premiers achats de lexercice suivant afin de sassurer que la
comptabilisation de certaines charges na pas t diffre sur lexercice suivant ;
o sondage sur les dernires rceptions de lexercices pour sassurer que les dernires entres
ont bien t comptabilises en charge sur lexercice, et sur les premires rceptions de
lexercice suivant pour vrifier que les charges correspondantes nont pas t enregistres
sur lexercice clos ;
o sondage sur les avoirs obtenus des fournisseurs au cours de lexercice suivant afin de
sassurer quils ne correspondent pas des transactions de lexercice audit ;
o examen des remises et ristournes recevoir par lentreprise au titre des volumes dachats
raliss pour vrifier quelles ont bien t enregistres la clture ;
o examen de la justification des comptes de factures non parvenues afin de vrifier quelles
correspondent des prestations ou des livraisons ralises au cours de lexercice ;
o contrle de cohrence par comparaison avec lexercice prcdent, des principales
catgories de charges faisant lobjet de factures non parvenues en fin dexercice.

Existence des soldes fournisseurs

Lauditeur peut examiner la justification des comptes fournisseurs en procdant aux travaux
suivants :
o examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance gnrale,
puis vrification de la justification des carts pouvant exister ;
o ralisation de sondages sur des comptes fournisseurs pour sassurer que chaque
composante des soldes slectionns est justifie et concerne bien lentreprise.

Evaluation des soldes fournisseurs

Lauditeur recense les dettes libelles en devises et vrifie quelles ont fait lobjet dune
valuation correcte la clture.

Prsentation

Lauditeur sassure quil ny a pas compensation entre les soldes dbiteurs et les soldes
crditeurs.