FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

ASPECTOS ORGANIZACIONALES Y PLANIFICACION DE LA EJECUCION

DEL PROYECTO

1.-Tipos de organizacin

Organizacin funcional
Organizacin por proyecto (proyecto puro)
Organizacin matricial

Es importante recordar que el fin ltimo de organizar un equipo humano es poder obtener
mayores y mejores resultados debido a la sinergia, que lo que podra obtenerse con cada
uno de forma separada. Hay que considerar que el proyecto al ser un emprendimiento
temporal, la organizacin de ste tambin lo es.

1.2.-Concepto de organizacin funcional:

La organizacin funcional, es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior

claramente establecido, los miembros estn agrupados segn la especialidad, produccin,
comercializacin ingeniera y contabilidad a nivel superior , a la vez se puede subdividir en
organizaciones funcionales como diseo y planificacin, que respaldan el negocio de la
organizacin ms grande.

1.3.-Concepto de organizacin por proyecto:

En este mtodo organizacional, todos o gran parte de los integrantes del equipo de
proyecto trabajan con dedicacin exclusiva al proyecto. El proyecto puede estar inserto en
una organizacin madre o ser la organizacin

1.4.-concepto organizacin matricial:

Las organizaciones matriciales, presentan una mezcla de caractersticas de las

organizaciones funcionales y de las orientadas por proyectos. Las matriciales dbiles
mantienen muchas de las caractersticas de las organizaciones funcionales, y el director
del proyecto es ms un coordinador que un director. Las matriciales fuertes tienen
muchas de las caractersticas de las organizaciones orientadas a proyectos, pueden tener
directores de proyectos a dedicacin completa con considerable autoridad y personal
administrativo de dedicacin completa.
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Factores relevantes tomar en cuenta para la organizacin del proyecto:

Relacin con la organizacin permanente de la empresa

Anlisis de fortalezas, debilidades y participacin de terceros
Participacin de los directivos y su equipo en la organizacin del proyecto
Caracteristicas propias del proyecto en cuestin
Costes incrementales o marginales

La identificacin y anlisis de los factores relevantes para la organizacin del proyecto,

corresponder a cinco agrupaciones o categoras interrelacionadas entre s, ellas son:

Participacin de los directivos y su equipo en la organizacin del proyecto en

general
Relacin con la organizacin permanente de la empresa
Caractersticas propias del proyecto en cuestin
Anlisis de fortalezas, debilidades y participacin de terceros
Costes incrementales o marginales

2.-PLANIFICACION Y EJECUCION DEL PROYECTO

2.1.-Planificacin

2.1.1.- En qu consiste la fase de planificacin?

sta es a menudo la fase ms difcil para un director de proyecto, ya que tiene que hacer
un importante esfuerzo de abstraccin para calcular las necesidades de personal,
recursos y equipo que habrn de preverse para lograr la consecucin a tiempo y dentro
de los parmetros previstos. Asimismo, tambin es necesario planificar comunicaciones,
contratos y actividades de adquisicin. Se trata, en definitiva, de crear un conjunto
completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.

2.1.2. Cul es el objetivo de la fase de planificacin?

Establecer el alcance total del esfuerzo.

Definir y refinar los objetivos.
Planear el curso de accin necesario para alcanzar dichos objetivos.
Prever qu documentacin se utilizar para llevar a cabo el proyecto.
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2.1.3.- Qu actividades tienen lugar durante la etapa de planificacin?

a) Elaborar el plan de proyecto inicial:

Debe reflejar el consenso sobre los elementos crticos del proyecto, apuntando el modo
en que ste se va a gestionar.

b) Plan de comunicacin:

Esta herramienta tiene el objetivo de ayudar a transmitir la informacin correcta, a las

personas adecuadas, en el momento preciso. Informa acerca de objetivos, estrategias,
actividades y plazos en un mbito de coherencia. Puede servir tambin para crear un
programa de eventos de comunicacin que asegure que todos los participantes en el
proyecto se hallan siempre bien informados.

c) Plan de gestin de recursos:

Resume el nivel de recursos necesarios para completar un proyecto. Un plan de recursos

debidamente documentado especificar con exactitud las necesidades de mano de obra,
equipos y materiales necesarios para completar el proyecto.

d) Plan de gestin financiera:

Permite establecer un presupuesto, contra el cual se mide el gasto. Identifica la inversin

mnima necesaria para cumplir con los objetivos especficos, definiendo todos los
diferentes tipos de gastos en que el proyecto incurrir (mano de obra, equipos, materiales
y costos de administracin), junto con una estimacin del valor de cada gasto. Debe ser
claro en el establecimiento del gasto total y conviene que se asocie a un calendario,
dividiendo cada partida por etapas. Para un director de proyecto, conseguir financiacin
es una de las tareas ms importantes y, por eso, si se quiere asegurar un resultado
positivo

e) Plan de gestin de calidad:

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Ayudar a establecer los objetivos de calidad que garanticen que los entregables
producidos, cumplen con las necesidades del cliente, adems de con la legalidad vigente.

f) Proyecto de Anlisis de Riesgos:

busca identificar todos los posibles riesgos que pueden presentarse para prever su
mitigacin, planificar su prevencin y trabajar en los medios de eliminacin que se
emplearn, caso de producirse el riesgo esperado

2.2.-Ejecucin

2.2.1.- En qu consiste la fase de ejecucin?

En base a la planificacin, habr que completar las actividades programadas, con sus
tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios. Es importante velar por una
buena comunicacin en esta fase para garantizar un mayor control sobre el progreso y los
plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolucin del consumo de recursos,
presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario apoyarse en alguna
herramienta de gestin de proyectos. En esta etapa se deben gestionar: el riesgo, el
cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y
modificaciones.

2.2.2.- Cul es el objetivo de la fase de ejecucin?

Reforzar la comprensin de la meta de proyecto y los objetivos especficos

por parte. De todos los participantes.
Fomentar la buena comunicacin entre las distintas partes interesadas.
Potenciar la responsabilidad individual.
Asegurar la aceptacin del proyecto.
Cumplir con los plazos fijados en las condiciones estimadas de uso de
recursos y presupuesto, entregando productos de calidad.

a) Asignar paquetes de trabajo asociados a cada actividad a todos los miembros del
equipo: es importante que las explicaciones sean claras y suficientes pero sin entrar en
excesivo detalle.
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b) Coordinar actividades y recursos: en funcin de las prioridades establecidas y

observando las dependencias marcadas en el programa.

c) Acatar las deadlines y plazos para cada evento o entrega de productos intermedios:
evitando retrasos que puedan afectar negativamente a otras actividades o al curso global
del proyecto.

d) Monitorizar el consumo de presupuesto: tratando de economizar y sin superar las

previsiones planeadas, llevando a cabo un control de gastos adecuado.

e) Hacer un seguimiento del uso de los recursos: especialmente en lo que comporta a los
destinados a participar en actividades de la cadena crtica o, si no se est empleando este
mtodo de gestin de proyectos, en todas aqullas con un impacto relevante para el
progreso del proyecto.

f) Controlar la relacin entre tiempo consumido y proporcin de proyecto completada: se

trata de optimizar esta relacin y poner soluciones a tiempo cuando se observen
descompensaciones.

g) Detectar desviaciones: partiendo del seguimiento, esta deteccin ser posible en

condiciones suficientes para implementar una solucin que d respuesta a los problemas
que las originaron. Lo ms importante es el tiempo de reaccin, que sea suficiente para
garantizar el margen de respuesta.

i) Implementar acciones correctoras o modificaciones: deben ser comprendidas y

aceptadas por los interesados y proporcionar una respuesta satisfactoria que encauce de
nuevo el proyecto sin extender sus efectos negativos.

j) Controlar y gestionar los cambios: venciendo la resistencia inicial y potenciando el

feedback.