Visin empresarial enfocada en la administracin de proyectos

La estructura funcional
La estructura funcional es una estructura jerrquica clsica donde
cada empleado tiene un superior definido. En el nivel superior la
empresa se organiza por las funciones
desempeadas (contabilidad, ingeniera o produccin, por ejemplo).
Los miembros de la plantilla responden nicamente al superior de su
departamento, por lo que busca una lnea directa de comunicacin
entre los niveles inferiores y superiores. Cada rea se puede subdividir
a su vez en unidades funcionales ms especficas. Cada
departamento realiza el trabajo y las actividades del proyecto de
manera independiente, enmarcando los proyectos dentro de las reas
funcionales de la organizacin. En este tipo de estructura los
proyectos que requieren de varios departamentos suele tener ms
dificultades para desarrollarse, ya que son transversales a la
estructura organizativa.

La estructura orientada a proyectos

Ejemplo simplificado de estructura por proyectos

En el caso de la estructura orientada a proyectos, la organizacin

cuenta con un equipo dedicado a tiempo completo y un director de
proyecto que se sita al mximo nivel dentro de la organizacin.
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Habitualmente se estructuran tambin en unidades departamentales;

sin embargo todos ellos deben reportar directamente al director de
proyecto. Como se puede ver, se trata de una estructura organizativa
muy sencilla y con ciertas limitaciones, como la dificultad de transferir
conocimientos a travs de proyectos.
Cuando se adopta, es fundamental contar con algoritmos
funcionales que permitan dinamizar las negociaciones entre los
proyectos, toda vez que estos competirn habitualmente por
determinados recursos financieros y de personal no asignado de forma
permanente al proyecto. Un algoritmo funcional de este tipo son las
tcticas de priorizacin de proyectos por escenarios

Diagrama de la Misin Empresarial

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Estructura de la Organizacin de Proyectos. Organizacin

Organizar es crear una estructura de relacin y despus

controlar que se cumpla y funcione, para que se consiga el objetivo
deseado.

A continuacin se muestran tres objetivos especficos que

deberan cumplirse en la fase de direccin y gestin de la
ejecucin de un proyecto:
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Lograr la mejor calidad tcnica de las instalaciones, alcanzando

su mayor relacin de valor.

Mantener los costes de materializacin del proyecto dentro de

los mrgenes establecidos por el presupuesto disponible, dentro
de la calidad ya definida.

Cumplir con el cronograma de ejecucin de actividades,

haciendo posible la partida de los programas de puesta en
marcha en los plazos establecidos.

La siguiente tarea consiste en definir e implementar el esquema

organizacional que nos permita alcanzar en la forma ms eficiente
posible los objetivos de nuestro proyecto.

1. Definicin de la organizacin del proyecto

La identificacin y anlisis de los factores relevantes para la

organizacin del proyecto, corresponder a cinco agrupaciones o
categoras interrelacionadas entre s, ellas son:

Participacin de los directivos y su equipo en la organizacin del

proyecto en general

Relacin con la organizacin permanente de la empresa

Caractersticas propias del proyecto en cuestin

Anlisis de fortalezas, debilidades y participacin de terceros

Costes incrementales o marginales

2. Soluciones organizacionales

Con las tcnicas de desarrollo organizacional que existen en la

actualidad, no hay una estructura ptima para todo tipo de proyectos,
solamente existen mejores y peores soluciones, dependiendo de cada
situacin en particular.

La relacin entre el proyecto y la organizacin en el cul ste se

ejecuta depender de factores como:
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Tamao del proyecto

Impacto en el medio ambiente

Tipo de cliente (interno o externo)

Cultura

Complejidad

Recursos disponibles

Modalidad contractual

Circunstancias

Otros factores relevantes

3. Tipos de organizacin

Organizacin funcional

Organizacin por proyecto (proyecto puro)

Organizacin matricial

Es importante recordar que el fin ltimo de organizar un equipo

humano es poder obtener mayores y mejores resultados debido a la
sinergia, que lo que podra obtenerse con cada uno de forma
separada. Hay que considerar que el proyecto al ser un
emprendimiento temporal, la organizacin de ste tambin lo es.

Las reglas burocrticas y rutinarias tiles en empresas

grandes no son aplicablesen un ambiente de proyecto, donde para
superar problemas imprevisibles y facilitar la innovacin se requiere de
(segn Burns y Stalker):

Flexibilidad orgnica

Informalidad
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Incertidumbre en las relaciones (cambio en los roles)

Las relaciones dentro de cada rea funcional son entre

individuos que desarrollan funciones similares. Ejemplos de reas
funcionales:

Direccin de personal

Direccin comercial

Direccin de produccin

Direccin de ingeniera

Figura 1.1. Relacin de reas Funcionales

La organizacin funcional clsica, tal como es mostrada en la

Figura 5.2, es una jerarqua donde cada empleado tiene un superior
claramente establecido. Los miembros estn agrupados segn la
especialidad: produccin, comercializacin, ingeniera y contabilidad a
nivel superior. Ingeniera se puede subdividir, a su vez, en
organizaciones funcionales, tales como mecnica y elctrica, que
respaldan el negocio de la organizacin ms grande. Las
organizaciones funcionales tambin tienen proyectos; sin embargo, el
alcance del proyecto generalmente se restringe a los lmites de la
funcin. El departamento de ingeniera de una organizacin funcional
realizar el trabajo del proyecto de manera independiente de los
departamentos de fabricacin o comercializacin. Cuando se
emprende el desarrollo de un nuevo producto dentro de una
organizacin puramente funcional, la fase de diseo es
frecuentemente denominada proyecto de diseo, e incluye slo
personal del departamento de ingeniera. Por lo tanto, cuando surgen
preguntas relacionadas con fabricacin, stas se pasan a travs de la
jerarqua de la organizacin hasta el jefe del departamento, quien
consulta con el jefe del departamento de fabricacin. El jefe del
departamento de ingeniera transmite la respuesta a travs de la
jerarqua hasta el gerente funcional de ingeniera.
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Evaluacin y gestin de proyectos: En el desarrollo de las

actividades productivas de las organizaciones, cada vez es
mas frecuente la estructuracin de proyectos como
alternativa para desarrollar productos y servicios que generen
valor a las mismas y a sus accionistas. La correcta definicin
y gestin de los mismos determina el xito o fracaso en el
logro de los objetivos propuestos y por ende la generacin o
destruccin de riqueza para las empresas que los emprenden.
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La formulacin y gestin adecuada de un proyecto, requiere

conocer los aspectos relacionados con la formulacin
adecuada, las reas y herramientas disponibles para su
administracin y los aspectos del entorno que determinan los
resultados obtenidos en la ejecucin del mismo. La correcta
formulacin, definicin del alcance, vinculacin del personal
requerido, as como la ejecucin de actividades de
planeacin, control y cierre, inciden en los beneficios que
salen de la ejecucin de un proyecto. Qu caractersticas
definen un proyecto? Que actividades se ejecutan durante su
realizacin? Como se agrupan estas actividades en el ciclo
de vida del mismo? Que reas estn involucradas en el
conocimiento necesario para entender integralmente un
proyecto?. Estos interrogantes se abordan a continuacin.

Contexto del proyecto.

Definicin de proyecto. Son varios los intentos realizados

para definir un proyecto, sin embargo la mayora de autores
coinciden en algunas caractersticas comunes involucradas en
su definicin. Los proyectos son desarrollados por personas,
tienen carcter temporal es decir, no son actividades
repetitivas sin una terminacin. Su realizacin involucra la
utilizacin de recursos limitados, requieren de una planeacin,
ejecucin y un control. De esta manera el proyecto un
esfuerzo temporal de recursos limitados para crear un
producto o servicio nico.

Un proyecto es temporal. El carcter temporal significa que

los proyectos tienen un inicio y finalizacin determinado. Los
proyectos inician en un momento determinado involucrado
recursos y finalizan cuando se alcanzan los objetivos o cuando
por la dinmica del mismo y luego de una evaluacin del plan
frente a los resultados obtenidos se determina que es ms
conveniente finalizarlo antes de lo previsto.
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Un proyecto es nico. El carcter nico significa que los

resultados obtenidos del proyecto, el producto final o el
servicio prestado luego de finalizacin del mismo, no se ha
realizado anteriormente. La realizacin de un proyecto
involucra personas, condiciones del medio ambiente
organizacional, recursos fsicos entre otros que son
difcilmente repetibles con las mismas caractersticas en otro
proyecto. Estas condiciones individuales lo hacen nico.

Estructuracin de un proyecto. Como dijimos

anteriormente los proyectos involucran la utilizacin de
recursos y su organizacin para producir los resultados
esperados. Esto significa la estructuracin detallada de las
actividades necesarias, el orden en que deben desarrollarse y
los dems recursos y esfuerzos necesarios en cada una de
ellas.

La formulacin de un proyecto involucra entonces, la

identificacin de un necesidad, o un problema que al
solucionarlo representa beneficios para quienes se ven
directamente afectados. La motivacin por corregir el
problema o suplir la necesidad trae como consecuencia una
serie de ideas y soluciones que originan el nacimiento de un
proyecto.

La estructuracin de un proyecto implica entonces, la

valoracin de estas de estas ideas, la definicin de los
beneficios derivados, consecuencias e implicaciones de su
implementacin. De esta manera, estructurar un proyecto
alrededor de estas ideas conlleva la determinacin de los
objetivos a alcanzar y los indicadores que van a permitir
evaluar el logro de estos objetivos.

De la misma manera, esos objetivos se lograran a travs de

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la realizacin de actividades especficas, la vinculacin de las

personas necesarias y la definicin de los conocimientos
involucrados dependiendo de la naturaleza del problema a
resolver.

Es importante en la estructuracin del proyecto, identificar

aquellas personas que se vern afectadas positiva y
negativamente con la materializacin de la idea, el tiempo
requeridos para llevarla a cabo, la forma de involucrar,
implantar y difundir el producto o servicio resultante del
proyecto. Por esta razn la formulacin y estructuracin de un
proyecto requiere de una visin integral y diferentes puntos
de vista para identificar los aspectos anteriormente
mencionados.

El registro de la informacin obtenida y el anlisis realizado

son fundamentales para profundizar posteriormente en el
detalle del proyecto y de esta manera definir los objetivos,
expectativas y la forma en que la estructura del proyecto
cubrir las aspectos identificados y documentados que
determinan la implantacin de la idea propuesta.

Factores que afectan el proyecto

El mercado afecta el desarrollo del proyecto. Existen un

sin numero de factores que determinan la transformacin de
ideas en proyectos, y a partir de ah la realizacin exitosa del
mismo. Algunos proyectos se enmarcan en entornos
caracterizados por el dinamismo del mercado, en los cuales
los resultados del proyecto estn ligados a las ofertas que se
hacen a los clientes que participan en dicho mercado. Por lo
que los cambios que sucedan producto de los cambios en las
necesidades de los clientes se traducen en cambios al interior
del proyecto.
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La cultura determina Factores que afectan al proyecto.

Los proyectos se desarrollan al interior de las organizaciones.
En ellos participan personas que presentan comportamientos
influenciados por el estilo y las costumbres de dichas
organizaciones. Por consiguiente, los resultados y la dinmica
del proyecto esta constantemente afectada por la cultura
organizacional. Las decisiones tomadas alrededor del mismo
pueden ser vistas de diversas formas para los miembros de la
organizacin y dependiendo de ello, asumirn posiciones
contributivas, detractoras o imparciales sobre el proyecto o
sobre sus miembros.

La resistencia al cambio afecta al proyecto. Por otra

parte, quienes utilizaran el producto o servicios, resultado de
la implantacin del proyecto, afectan la realizacin del mismo.
En este sentido, la resistencia al cambio generado por la
sensacin que produce salir de la zonas de seguridad a la que
nos acostumbramos con una determinada forma de hacer las
cosas, se convierte en uno de los aspectos que no se deben
descuidar cuan do se piensa en administracin de proyecto.

Los factores que afectan dependen de la fase en que se

encuentre. Los aspectos que afectan el proyecto se
presentan tpicamente en determinadas fases o momentos en
que se encuentra. As por ejemplo el desgaste de las
relaciones entre los involucrados en un proyecto cuando se
presentan diferencias o conflictos, generados por la dinmica
del proyecto, o las percepciones diferentes sobre un mismo
tema, son comunes y determinantes para el resultado
esperado. En muchos casos se presenta al enfocar las
energas, en las personas que influencian el problema, mas
que en el problema en si mismo.

Los cambios de rumbo drsticos perjudican al proyecto.

Los cambios de rumbo, frecuentes en algunos proyectos y
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ocasionados por la reaccin ante un cambio del mercado o del

entorno del proyecto, afectan negativamente el mismo, al no
permitir la culminacin de tareas o finalizacin de entregables
esperados en una determinada fase del proyecto. Esto lleva
frustraciones a los involucrados, al no suplir sus necesidades
de realizacin y no ver concretado su esfuerzo en productos
concretos o entregables tangibles.

Las emociones de la gente influencian el proyecto. Los

proyectos son desarrollados por personas. Esto quiere decir
que esta influenciado por aspectos subjetivos asociados a la
naturaleza de los individuos que trabajan en el. Factores
como el compromiso de sus miembros, la afinidad con las
actividades que el equipo desarrolla, el grado de empatia y en
general la emocin que se genera alrededor del proyecto, se
convierten en el combustible que hace que los resultados
esperados, se logren a pesar de los inconvenientes.

El proyecto es afectado por la situacin que atraviesan

las empresas participantes en el mismo. En algunos
casos la realizacin del proyecto involucra a mas de una
organizacin, una de ellas acta como cliente o consumidor
del servicio y la otra como proveedora de parte de los
insumos para el proyecto. En este sentido, la situacin o
momentum corporativo que vive el proveedor puede afectar
positiva o negativamente un proyecto. As por ejemplo si la
situacin financiera del proveedor esta atravesando
situaciones difciles, esto puede traducirse en reduccin de los
recursos financieros asignados al proyecto, con un efecto
domino en las personas y otras del mismo.

La curva de aprendizaje de temas requeridos para la

obtencin de los objetivos propuestos, afectan el
proyecto. Algunos proyectos involucran la utilizacin de
nuevas tecnologas, en ellos el grado de incertidumbre sobre
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su capacidad, sumado a la curva de aprendizaje necesaria

para obtener un dominio sobre los beneficios y limitaciones
reales de las nuevas tecnologas, frecuentemente constituyen
factores que consumen mayores recursos como tiempo y
costo.

Cuando la curva de aprendizaje se ha cubierto y se ha

reducido el nivel de incertidumbre sobre la nueva tecnologa,
se afectan las expectativas al conocerse si todas las cosas
previstas son soportadas o no o si deben buscarse caminos
adicionales que permitan evitar las limitaciones encontradas
en su uso.

Los afectados por los resultados del proyecto, pueden

influir negativamente en el mismo. En algunas ocasiones
los resultados del proyecto afectaran a personas, ya sea
porque su forma de trabajo se modificara o porque sus
actividades sern automatizadas y por ende no ser necesaria
su presencia para la compaa. Mas aun algunos proyectos
incluyen a estas personas como proveedores de informacin
de procesos o miembros del equipo de proyecto.

Es de esperase que se presente oposicin frente a la

implementacin del proyecto, que se traduzca en obstculos
para la finalizacin del mismo. Los proyectos de outsourcing
de procesos son un buen ejemplo de estas situaciones. En
donde se entrega un determinado proceso a un tercero lo cual
generara despidos al interior de la compaa que
implementara el proyecto.

reas de conocimiento en administracin de proyectos

Capital humano, tiempo, alcance, costo. Desde el punto

de vista sistmico, un proyecto empresa una serie de recursos
que son procesados para producir una salidas. La
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optimizacin de estos recursos se convierte en la meta para

facilitar los resultados esperados. Como ya lo hemos
mencionado antes, los recursos involucrados incluye a las
personas, el tiempo disponible para realizarlo, presupuesto,
conocimiento necesario. Estas son reas que requieren un
conocimiento especfico y una forma adecuada de
administrarse en un proyecto.

Calidad. Adicionalmente la combinacin de estos recursos

dar como resultados unos entregables que pueden ser
productos o servicios con niveles de calidad esperados por el
cliente o por los usuarios finales. La calidad es entonces otra
rea a administrar en el desarrollo del proyecto.

Alrededor del proyecto se genera informacin que es de

inters para todos los involucrados con el mismo. Cada uno
de ellos requiere informacin sobre el avance, o informacin
para tomar decisiones sobre temas que afectan el proyecto.

Comunicaciones. Por otra parte, en ocasiones se necesita

involucrar ciertos niveles de la organizacin para facilitar su
desarrollo. Por esta razn, el proyecto requiere de una
administracin adecuada de la informacin que se genera en
su interior y de la forma de comunicarlo a los interesados. Es
muy frecuente que el manejo inadecuado de las
comunicaciones de un proyecto se convierta en la causa de
fracaso del mismo. Las personas involucradas que no reciben
informacin sobre el avance o los beneficios que se obtienen
en su desarrollo, no perciben como las expectativas que
tienen sobre el resultado, se van obteniendo con el paso del
tiempo. Eso genera desinters y baja la importancia que tiene
el proyecto para la organizacin.

Abastecimiento. El proyecto requiere tambin de insumos al

inicio y durante su ejecucin. La forma de garantizar que
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estos recursos se vinculan en el momento adecuado y con las

caractersticas requeridas, son reas que requieren la
atencin de la gerencia del proyecto para su correcta
administracin y evitar as, sobre costos o prdidas de tiempo
por la falta de un recurso oportunamente.

Integracin. La iniciacin e integracin de los proyectos es

otro tema que requiere administracin. La definicin de lo que
se necesita para iniciar, las personas que deben participar, la
forma de organizar el trabajo, entre otros, son aspectos que
determinan el xito o fracaso del proyecto.

Riesgos. Existe la posibilidad de que las cosas no salgan

bien. En otras palabras, durante la realizacin del proyecto
aparecen sucesos que amenazan la finalizacin del mismo.
Esto sugiere una administracin del riesgo asociado a los
factores que afectan al proyecto y que permitan anticipar las
medidas necesarias para minimizar el impacto negativo que
puedan tener sobre los resultados esperados.

Fases y ciclo de vida

Las actividades a desarrollar para administrar un proyecto se

circunscriben en fases normalmente. Normalmente el
desarrollo del proyecto involucra la generacin de entregables
claves, que determinan claramente un avance en el proyecto
total. Los puntos en los que se culminan estos entregables
determinan la culminacin de una fase y la iniciacin de otra.
Generalmente a la iniciacin de una nueva fase, precede una
evaluacin de la calidad de los entregables los tiempos
involucrados y la correccin de los errores encontrados.

En proyectos de tecnologa por ejemplo, las fases estn

determinadas por los entregables que contienen la definicin
de los requerimientos de la solucin, el diseo de la solucin
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para soportar estos requerimientos, la implementacin del

diseo, las pruebas para verificar la solucin y la puesta en
marcha y adopcin de la misma.

En el ciclo de vida tradicional la finalizacin de las fases del

proyecto y por consiguiente de la finalizacin de los
entregables asociados a cada una de lalas, garantizan el
avance del proyecto hasta su culminacin.

En el ciclo de vida en espiral incremental, la definicin de

requerimientos, diseo, implementacin, pruebas y puesta en
marca de soluciones, se desarrolla varias veces durante todo
el proyecto. La realizacin de estas cuatro fases se conoce
como una iteracin, por lo que se itera varias veces hasta la
finalizacin del proyecto.

Iteraciones para avanzar en la realizacin del proyecto.

Las iteraciones iniciales estn ms centradas en la definicin y
formulacin del proyecto. Las iteraciones intermedias estn
mas centradas en el dise y construccin y las iteraciones
finales estn centradas en la construccin y puesta en marcha
de la solucin.