Respuestas Taller Contextualización Caso Práctico

PROGRAMA DE FORMACIN DE AUDITORES INTERNOS INTEGRALES QHSE
TALLER DE ANLISIS DE ELEMENTOS COMUNES V1. 7/Feb/14.
Lograr que los participantes conozcan la organizacin sobre la cual se realizar la simulacin de la auditora.
Realice la lectura de la situacin de la organizacin, antes de iniciar su proceso de implementacin del SGI.
Conteste las preguntas que se indican al final de la lectura
Logstica Qumica Ltda. es una organizacin ubicada en el sector de Puente Aranda, Bogot, dedicada a la prestacin de transporte de productos qumicos
para clientes de la industria qumica. La organizacin fue creada por un propietario de vehculos que paulatinamente fue formalizando su actividad
econmica, hasta que en 2001 se reestructur como Sociedad Limitada. A partir de ese momento empez un proceso de organizacin que ha continuado
hasta la fecha. La organizacin desea implementar un Sistema de Gestin en Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente, ya que los clientes le han venido
exigiendo cumplimiento de requisitos legales para poder participar en las licitaciones y ofertas. La informacin que se muestra a continuacin fue el resultado
del anlisis de su situacin, antes de empezar el proceso de implementacin.
RED GESTIN INTEGRAL S.A.S. NIT. 900.337.826-9. 3012711794. TELEFAX: 4078765

Pgina web: www.redgestionintegral.com. E-mail: rgi.sas@gmail.com Bogot D.C. -Colombia.
La disposicin organizacional de Logstica Qumica Ltda. es la mostrada a continuacin:
GERENTE
COORDINADOR
COORDINADOR DE COORDINADOR
ADMINISTRATIVO Y
LOGSTICA COMERCIAL
FINANCIERO
ASISTENTE DE
ASISTENTE DE EJECUTIVOS DE ASISTENTE
RECURSOS
TRANSPORTES CUENTA CONTABLE
HUMANOS
ASISTENTE DE
ASISTENTE DE AUXILIARES DE
CARTERA Y
TRFICO OPERACIONES
TESORERA
CONDUCTORES
(10)
Ver Documento de Diagnstico del Sector Transporte adjunto (Mintransporte).

El estilo de liderazgo del gerente tiende a ser autoritario, debido a que lleva ms de 20 aos ejerciendo este cargo con amplio reconocimiento en las
empresas qumicas. A pesar de ello, no cuenta con formacin profesional en el ramo. Esto no ha permitido que se cristalicen sistemas de medicin y
seguimiento formalizados. Todos los sistemas existentes se basan en las ventas, los costos de operacin, el estado de resultados y el balance general, los
cuales tardan hasta dos meses en ser generados y analizados.
Los empleados reciben formacin en algunas ocasiones, pero no se siguen criterios claros de las competencias necesarias a desarrollar. En algunos casos
no se cuenta con los registros de estas capacitaciones.
En cuanto al clima laboral, debido a que se trata de una empresa familiar, este ambiente se intenta extender a los empleados y el trato es respetuoso.
A pesar de que cada quin sabe por la experiencia lo que debe hacer, no existen documentos claros que muestren las responsabilidades, funciones y
autoridades del personal.
Los recursos fundamentales para la prestacin de servicios son los vehculos de transporte de carga por carretera (10), la bodega y sus sistemas de apoyo
(Ventilacin, iluminacin, energa elctrica, entre otros), los montacargas (2) para el cargue, descargue y manipulacin de mercancas en bodega. En
muchas ocasiones se presentan retrasos en los servicios debido a que los montacargas se encuentran fuera de servicio y se hace necesario contratar
coteros para realizar estas operaciones. En otras ocasiones se averan los sistemas de ventilacin, generando riesgos de concentracin de gases y vapores
en la bodega. Adicionalmente, esto incrementa la temperatura en la bodega debido al material en que el techo fue montado. Las oficinas requieren
principalmente de sistemas informticos, de cmputo y de comunicaciones. Los sistemas de cmputo en varias oportunidades se averan por falta de
mantenimiento.

La cultura predominante en la gerencia de la compaa y en la directora administrativa se enfoca bastante al control de gastos. Esto no permite muy
fcilmente el otorgamiento de recursos para la realizacin de mejoras. A pesar de estas situaciones, el estado de prdidas y ganancias ha mostrado
utilidades en la mayora de los meses en los ltimos 2 aos.
Los procesos de realizacin inician con la gestin comercial, en la cual los Ejecutivos de cuenta ofrecen los servicios de la empresa a clientes del sector
qumico teniendo en cuenta las polticas de precios y los presupuestos de ventas e ingresos.
Los insumos y servicios adquiridos ms importantes son los de mantenimiento de los vehculos, montacargas y bodega. Asimismo, se tienen los
proveedores de pallets, cartn zunchos, plstico y otros insumos necesarios para el almacenaje de los productos en bodega. Con ellos varias veces se
han presentado demoras en la prestacin de servicios por retrasos en los pagos por parte de la empresa. A pesar de ello, cuando prestan sus servicios lo
hacen con buena calidad y cumplimiento.
Por algunos contactos efectuados con la ARP, se sabe que los riesgos predominantes son Qumico, Seguridad Vial y Ergonmico, entre otros.
Adicionalmente, hay un alto potencial de incendios, derrames y explosiones causadas por los problemas de almacenaje que se presentan en la bodega
con la que cuenta la organizacin.

ANLISIS INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES

El estilo de liderazgo del gerente as como la falta de formacin gerencial
afecta el desarrollo de nuevos proyectos de mejora en la organizacin
El conocimiento y la trayectoria que se tiene dentro del sector La falta de un sistema de medicin y seguimiento no permite generar
de transporte. indicadores de gestin para medir el desempeo de la organizacin
La falta de un programa de capacitacin no permite incrementar las
competencias del personal
No se cuenta con los soportes documentales suficientes del know how de
la compaa
No se cuenta con un programa de mantenimiento de recursos lo cual
genera sobrecostos y retrasos en la prestacin de servicios.
OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS DE CRECIMIENTO ESTRATEGIAS DE SOSTENIMIENTO
El crecimiento de las importaciones y la inversin
extranjera podra incrementar el mercado
potencial a atender
Efectuar alianzas estratgicas con SIA's para ofrecer
La apertura de la Refinera de Cartagena Desarrollo de competencias en el personal
paquetes de servicios ms completos a los clientes
incrementar las operaciones en el sector de Establecer programas de capacitacin y entrenamiento dirigidos al
actuales y potenciales
hidrocarburos, en el cual la organizacin no tiene mercado de hidrocarburos
Ingresar al sector de hidrocarburos
operacin actual pero si potencial. Desarrollar un Sistema de Gestin Integral - HSEQ enfocado a incrementar
Ofrecer servicios de almacenamiento y transporte de
Con el TLC se abren opciones comerciales de el potencial de participacin en el sector de Hidrocarburos
productos terminados para exportacin
exportacin de materias primas y productos
terminados a otros pases, opcin que se podra
aprovechar
Amenazas ESTRATEGIAS DE COSECHA ESTRATEGIAS DE FUGA
Desarrollar economas de escala para mantener clientes
La condicin del alquiler de la bodega genera la
actuales
obligacin de mantenerla ocupada al mximo.

Cuando existen bajas de demanda la
organizacin pone en alto riesgo sus ingresos
El alto impacto que posee el transporte sobre los
costos de produccin de los clientes puede
hacer que estos se dirijan hacia empresas
proveedoras de estos servicios, por un precio
mas bajo, lo cual tambin pone los ingresos de
la compaa bajo riesgo.
La llegada del TLC trae consigo nuevas
regulaciones para las cuales la organizacin an
no est preparada.
Somos una empresa dedicada a la prestacin de servicios logsticos relacionados con materiales y productos qumicos para diferentes sectores de la
economa nacional. Realizamos nuestras operaciones buscando la satisfaccin de nuestros clientes y con un alto sentido de responsabilidad social
empresarial manifestado a travs del cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que nos aplican, brindando seguridad a nuestros trabajadores
y previniendo los impactos ambientales negativos que se deriven de nuestras actividades.
Para el ao 2017 nos posicionaremos en el sector de la industria qumica nacional y contaremos con participacin en el sector de hidrocarburos.
Lograremos este objetivo ofreciendo a nuestros clientes servicios que permitan la satisfaccin integral de sus necesidades de disponibilidad de materiales
y productos qumicos para consumo nacional y de exportacin, incluyendo para su cumplimiento el desarrollo de alianzas estratgicas con otras
organizaciones relacionadas con nuestra razn social. Asimismo, implementaremos sistemas de gestin de riesgos que nos permitan actuar de manera
anticipada ante las prdidas para nuestras partes interesadas. Nuestra propuesta de valor la soportaremos con un equipo humano competente y altamente
consciente de su responsabilidad e impacto en el logro de estas directrices.

Respeto por el cliente, las personas, el ambiente y la sociedad.

Responsabilidad en todas las acciones.
Autocuidado y autogestin como motor para la prevencin.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS INDICADOR DE GESTIN FRMULA DE CLCULO UND. META RESPONSABLE

Incremento del nmero de clientes por (N clientes actuales/N clientes perodo Coordinador
% 25% a 2017
perodo anterior 1)* 100% Comercial
Posicionarse dentro del sector qumico
Incremento comparativo de las ventas en (Ventas actuales($) /Ventas perodo Coordinador
% 20% a 2017
el sector qumico anterior ($) 1)* 100% Comercial
Incremento del nmero de clientes por (N clientes actuales/N clientes perodo Coordinador
% 5% a 2017
perodo anterior 1)* 100% Comercial
Ingresar al sector de hidrocarburos
Incremento comparativo de las ventas en (Ventas actuales($) /Ventas perodo Coordinador
% 12% a 2017
el sector qumico anterior ($) 1)* 100% Comercial
Efectuar alianzas estratgicas con SIA's para ofrecer
Participacin de negocios realizados con (Ventas a traves de alianzas($) /Ventas Coordinador
paquetes de servicios ms completos a los clientes actuales % 20% a 2017
alianzas estratgicas alcanzadas. Totales ($))* 100% Comercial
y potenciales
Incremento de ventas en clientes
Desarrollar economas de escala para mantener clientes (Ventas actuales($) /Ventas perodo Coordinador
actuales a los que se les aplica % 30% a 2017
actuales anterior ($) 1)* 100% Comercial
economas de escala
Participacin de Servicios de Transporte (N Servicios de Transporte para
Ofrecer servicios de almacenamiento y transporte de Coordinador de
de productos para exportacin sobre exportacin /Total Servicios de % 25% a 2017
productos terminados para exportacin Logstica
total de Servicios de Transporte Transporte Prestados)* 100%
(Nivel Actual de Competencias (Pts.) Coordinador
Incremento del nivel de competencias
Desarrollo de competencias en el personal /Nivel de Competencias Perodo Anterior % 15% a 2017 Administrativo y
del personal
(Pts) 1)* 100% Financiero
Desarrollar un Sistema de Gestin Integral - HSEQ enfocado
Cumplimiento del cronograma de (Actividades realizadas a tiempo Coordinador de
a incrementar el potencial de participacin en el sector de % 95% a 2017
implementacin /Actividades programadas)* 100% Proyecto HSEQ
Hidrocarburos

Luego de un anlisis efectuado por el gerente, se definieron los siguientes procesos para la organizacin.
GOBIERNO,
GREMIOS
PLANEACIN CONTROL Y
INTEGRAL (G1) MEJORA (G2)
GERENCIALES
ISO 9001: 4, 5, 6; ISO 14001: 4, 5, 6; ISO 9001: 9, 10; ISO 14001: 9,
OHSAS 18001: 4.1, 4.2, 4.3, 4.4.1 10; OHSAS 18001: 4.5, 4.6
CLIENTES REALES,
CLIENTES OPERACIONES
COMERCIAL (R1) AMBIENTE,
POTENCIALES (R2)
SOCIEDAD
REALIZACIN
ISO 9001: 8.2; ISO 14001: ISO 9001: 7.1.4, 8.1, 8.5,
8.1; OHSAS 18001: 4.4.6 8.6, 8.7; ISO 14001: 8.1, 8.2;
OHSAS 18001: 4.4.6, 4.4.7
RECURSOS COMPRAS Y
COLABORADORES PROVEEDORES
HUMANOS (S1) CONTRATISTAS
ISO 9001: 7.2, 7.3; ISO
14001: 7.2, 7.3; OHSAS RECURSOS
FINANCIERO (S4) INVERSIONISTAS
18001: 4.4.2, 4.4.3 FSICOS (S3)
SOPORTE
ISO 9001: 7.1.3; ISO 14001: ISO 9001: 4.4
7.1; OHSAS 18001: 4.4.1

1. Qu requisitos legales aplican al sector en el cual se encuentra la organizacin?

2. Qu requisitos bsicos en seguridad, salud y ambiente le aplican a cualquier organizacin, adicionales a los del sector?
3. Qu requisitos de las normas de gestin ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 considera que debe cumplir cada proceso de la organizacin?
RESPUESTAS:
1. Requisitos aplicables al sector de Transporte de Sustancias Qumicas
a. Decreto 1609: 2002. Transporte terrestre de sustancias peligrosas por carretera.
i. NTC 1692
ii. NTC 4532
iii. NTC 4702 Empaque y Embalaje
iv. NTC 2801
v. NTC 4435
b. GTA 45 del Minambiente. Almacenamiento y Transporte Seguro de Sustancias peligrosas
c. Decreto Ley 55/ 93. Manejo de sustancias qumicas
d. Decreto 1180/ 03. Licencia Ambiental para almacenamiento de sustancias qumicas
e. Dec. 171/01. Habilitacin para transporte de carga por carretera
f. Res. 4100/ 00 Pesos y Medidas de Transporte
g. Dec. 769/ 03. Cdigo Nacional de Trnsito
h. Ley 1383 de 2010. Reforma del CNT
i. Ley 1503/ 11. Comportamientos Seguros en la Conduccin
j. Resolucin 1565/ 14 Gua de Implementacin del Plan Estratgico de Seguridad Vial
k. Dec. 2851/ 13 Plan Estratgico de Seguridad Vial

l. Resolucin 1223/ 14 Regula el Curso Bsico de Manejo Seguro de Sustancias Peligrosas
m. Res. 1402 de 2006
2. Requisitos Legales Generales en HSE
a. Ley 9/ 79 Cdigo Sanitario Nacional
b. Res. 2400/ 79 Estatuto de Higiene y Seguridad
c. Dec. 614/ 84 Programa de Salud Ocupacional
d. Resolucin 2013/ 86 CoPaSO (CoPaSST)
e. Res. 1016/ 89 Programa Bsico Legal de Seguridad y Salud
f. Dec. 1443/ 14 Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo
g. Decreto 1072/ 2015
h. Res. 2346/ 07 Exmenes Mdicos Ocupacionales
i. Res. 2646/ 11 Riesgo Psicosocial
j. Dec. 910/ 08 Historias Clnicas
k. Decreto Ley 2811/ 74 Cdigo Nacional de Recursos Naturales
l. Ley 99/ 93 Sistema Nacional Ambiental
m. Dec 4741/ 05 Manejo de Sustancias Peligrosas
n. Resolucin 910/ 08 Emisiones Atmosfricas por Fuentes Mviles
o. CST
p. Ley 100/ 93
q. Res 1409/ 13
r. Dec 2090/
s. Dec 374/ 01
t. Dec 681/ 13
u. Dec. 0472 de 2015 Sanciones
v. Res. 225 de 2015
w. Ley 373 de 97
x. Res 697 Energa
y. Res. 0601 de 2006 Est. Calidad agua

z. Res. 4059 del 95 Reportes de ATEP
aa. Dec. 1594 del 84
bb. Dec. 3930 de 2010
cc. Res. 1507 de 2014 Incapacidades laborales
3.


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