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Cdigo: P-05

PROCEDIMIENTO PARA EL Edicin: 01


CONTROL DE DOCUMENTOS Y Copia Controlada N:
REGISTROS Original
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1 OBJETIVO

1.1 Asegurar que todos los que realizan tareas conocen la existencia y disponibilidad de
los documentos que regulan dichas tareas.

1.2 Asegurar que todos los documentos y datos estn siempre disponibles en todos los
puntos en que sean requeridos.

1.3 Garantizar que la versin en uso es la vigente.

1.4 Establecer la manera de gestionar los registros de la calidad.

2 ALCANCE

2.1 La identificacin, revisin, aprobacin, puesta a disposicin del usuario, retiro y


eliminacin de documentos no vigentes es aplicable a todos los documentos y datos
que son necesarios para el funcionamiento eficaz del sistema de la calidad.

2.2 Comprende los siguientes documentos del Sistema de Gestin de la Calidad:

Manual de Calidad (MC)


Poltica de la Calidad (PC)
Procedimientos Generales (P)
Instructivos (I)
Documentos de Calidad (DC)
Mapa de Proceso (MP)
Documentos externos (normas, documentos del cliente, tablas, bibliografa,
manuales de instrumentos, etc.)
Datos del sistema de la calidad

2.3 El presente procedimiento se aplica a los registros incluidos en la planilla Matriz


Control de Registros Internos, formulario F-GENE-06 y a las copias que se
mantengan de los registros originales.

3 RESPONSABILIDADES

3.1 El Responsable de Calidad es el responsable del cumplimiento de lo dispuesto en


este procedimiento respecto de los documentos y registros.

3.2 Cada Responsable de rea se encarga del control de los datos generados en su
rea.

3.3 El responsable de Calidad mantiene actualizada la Lista de Registros.

3.4 La responsabilidad por el archivo y custodia de los registros est definida en cada
procedimiento. Asimismo en la planilla Lista de Registros se indican estas
responsabilidades.

4 DEFINICIONES

4.1 Copia controlada: copia a la cual se aplica el presente procedimiento.

4.2 Copia No Controlada: copia no sujeta a actualizacin, ni de distribucin controlada.


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4.3 Back-up: copia en soporte electrnico de la informacin contenida en una unidad de


disco, directorio o subdirectorio que se realiza con el fin de protegerla ante una falla
del sistema informtico.

4.4 Datos: Informacin inherente al Sistema de Gestin de la Calidad que permite


conocer ciertos aspectos del mismo. Generalmente estn ordenados en forma de
bases de datos para obtener una mejor eficiencia en su utilizacin (por ej.:
catlogos, propagandas, lista de registros, ndices, etc). A diferencia de los
registros, se modifican constantemente para actualizarlos.

4.5 Registro: documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas
o de los resultados obtenidos.

NOTAS:

1 Un registro de la calidad provee evidencias objetivas del grado de cumplimiento con los
requisitos para la calidad (por ejemplo, registro de la calidad de un producto) o de la
eficacia del funcionamiento de un elemento del sistema de la calidad (por ejemplo,
registro relativo al sistema de la calidad).

2 Entre los propsitos de los registros de la calidad figuran la demostracin, la trazabilidad


y las acciones preventivas y correctivas.

3 Un registro puede ser escrito o almacenado en un soporte de datos cualquiera.

5 DESCRIPCIN

5.1 Elaboracin de un Documento

5.1.1 El responsable del rea que necesita un nuevo documento o la modificacin


de uno existente designa un responsable para la elaboracin del mismo.

5.1.2 Contenido

5.1.2.1 Contenido de las secciones del Manual de Calidad

El Manual de Calidad contiene pginas introductoras en las que consta:


Cartula, Presentacin de la empresa, Alcance de la certificacin, Lista de
distribucin e ndice.

Las secciones siguientes describen el Sistema de Calidad implementado en


SELSA

5.1.2.2 Contenido de los Procedimientos Generales y otros Documentos

Excepto en los casos en que sea difcil separar dos o ms temas relacionados,
cada Documento debe ocuparse de un solo tema, funcin o tarea.

Los Procedimientos Generales, los Instructivos y el Plan de Calidad respetan


un formato estndar comprendiendo las siguientes secciones:

Objetivo: responde a la pregunta Para qu se genera el documento?

Alcance: mbito de aplicacin del Documento.


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Responsabilidades: identifica quin realiza cada tarea, sin que pueda existir duda
acerca del puesto de trabajo que deba realizarla.

Definiciones: se utiliza esta seccin para aclarar el significado de algunos trminos


utilizados en el Documento.

Descripcin: responde a la pregunta Cmo debe realizarse la tarea?

Documentos de Referencia: cumplimiento con normas y cdigos de referencia y


otros procedimientos documentados que deben tenerse en cuenta
durante la aplicacin del Documento y aquellos que fueron consultados para
su preparacin.

Anexos: se coloca aqu la informacin complementaria (modelos de registros, tablas,


diagramas de flujo, etc.) a escala reducida si es necesario, cuidando que no
se pierda la legibilidad.

Registro de Revisiones: datos correspondientes al Control de la Documentacin.

5.1.3 Elaboracin de un Documento

5.1.3.1 Cada Documento, durante el proceso de elaboracin, llevar la


inscripcin Documento en Proceso de Elaboracin. No vigente. en la
parte inferior del encabezado. Esta leyenda la retira el Responsable de
Control de la Documentacin cuando se imprime el Documento revisado y
aprobado, antes de la distribucin para su aplicacin.

5.1.3.2 La preparacin de Documentos puede ser llevada a cabo


individualmente o en equipo. Cuando sea realizado en equipo el
responsable del rea emisora nombra un Encargado de la preparacin.

5.1.3.3 Cuando no son los usuarios directos quienes redactan los Documentos,
se consulta a los usuarios durante la preparacin.

5.1.4 Formato

5.1.4.1 Formato de las secciones del Manual de Calidad y de los


Procedimientos Generales:

La disposicin formal del texto escrito debe regirse por las siguientes normas:

- Slo en casos de absoluta necesidad se utilizarn formatos de pgina


diferentes al IRAM A4 en los Documentos.

- Si se da el caso de que no exista informacin para una parte bsica del


Procedimiento no debe omitirse esa seccin, sino que deben aadirse las
palabras No aplicable.

Ej.: 4 DEFINICIONES
No Aplicable
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- Cuando la realizacin de una tarea descripta en un Procedimiento implica


que el registro de alguna informacin en un formulario, en ste se
identifican claramente:

- Ttulo
- La informacin que se requiere
- El modo y la ubicacin de la informacin
- El cdigo del formulario
- El nmero de la ltima edicin

5.1.5 Cdigo

5.1.5.1 El cdigo de las secciones de los documentos consta de un campo


alfabtico (M, P, etc.) segn pertenezca al Manual de Calidad, a un
Procedimiento General, etc., acompaada de un nmero correlativo.
Ej.
M-05 : es el cdigo de la seccin 5 del Manual de Calidad
P-06: es el cdigo del Procedimiento General N 06

5.1.5.2 El cdigo de cada documento es otorgado por el responsable de


Control de Documentos.

5.2 Revisin, aprobacin y emisin

5.2.1 Todo documento debe ser revisado antes de someterlo a la aprobacin. En la


tabla N 1 se detallan los responsables de firmar la revisin y la aprobacin.
La revisin comprende verificar que el contenido sea acorde a los requisitos
del sistema de gestin de la calidad establecidos en la norma y la
concordancia con los dems documentos del Sistema.

5.2.2 Antes de poner en uso un documento se consulta a los usuarios y se recogen


sus observaciones, incorporndose las modificaciones necesarias, para
asegurar que se comprende el contenido y que se han contemplado todas las
actividades que permitan cumplir el objetivo del mismo. Los documentos
borradores y los formularios con los comentarios se destruyen una vez que se
pone en uso el documento aprobado.

5.2.3 Matriz de responsabilidades en la revisin, aprobacin y emisin de los


documentos del Sistema de Gestin de la Calidad:

Documento Revisa Aprueba Emite

Manual de la Calidad Resp. de Calidad Director Resp. de Calidad

Poltica de la Calidad Resp. de Calidad Director Resp. de Calidad

Procedimiento general Resp. de Calidad Director Resp. de Calidad

Lista de Documentos
Resp. rea usuaria Director Resp. de Calidad
Externos
Dato del Sistema de la Resp. rea Personal del rea
Resp. de Calidad
Calidad y Registros generatriz usuaria
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Documento Revisa Aprueba Emite

Resp. rea
Instructivo Director Resp. de Calidad
generatriz

5.2.4 El responsable del rea usuaria de un documento es quien asegura que el


personal est capacitado para el correcto uso de mismo. Por lo tanto realiza
reuniones peridicas de capacitacin y/o anlisis de la documentacin
disponible.

5.3 Archivo

5.3.1 Una vez aprobado el documento, en la computadora el Responsable del


Sistema de la Calidad elimina el archivo de la carpeta En Revisin y lo
guarda en el directorio definitivo, con proteccin contra modificaciones no
autorizadas, para lo cual l tiene una clave de acceso.

5.3.2 El Director entrega el original aprobado al Responsable de Calidad, para que


ste actualice los datos (ndices de los Manuales y Lista de documentos
externos) y el archivo de los originales.

5.3.3 El responsable de Calidad mantiene actualizado:


La Matriz de Documentos Internos DC-03.
Los ndices de los manuales (de Calidad, de Procedimientos Generales e
Instructivos DC-02, de Formularios DC-01).
El archivo de los originales de los manuales.
El registro Matriz Control de Documentos Externos (F-GENE-02).
El registro Matriz Distribucin de Documentos Externos (F-GENE-03).
El registro Matriz Distribucin de Documentos Internos (F-GENE-04).

5.3.4 Los Manuales originales (de la Calidad, de Procedimientos Generales, de


Formularios) se encuentran en la Oficina de Ventas, bajo la custodia del
Responsable del Sistema de la Calidad.
Los manuales en uso estn en administracin, direccin y fbrica.

5.3.5 Los documentos son archivados en carpetas identificadas con el nombre o tipo
del / de los documento / s que contienen.

5.4 Documentos externos

5.4.1 Los documentos originados fuera de la empresa son mantenidos a cargo del
responsable del rea de Calidad. En el caso de las normas con los requisitos
del sistema de la calidad, el Responsable de Calidad es quien asegura la
vigencia con respecto al uso propuesto.

5.4.2 Los Documentos Externos que se encuentran fuera del registro y alcance de la
CADEFIP, son sellados en color verde, indicando su condicin de Aprobado
con la fecha de aprobacin y firma del responsable. Ver Anexo II, y
adjuntados en la Matriz Control de Documentos Externos (F-GENE-02).

5.4.3 El responsable del rea usuaria de un documento externo debe comunicar la


posesin de dicho documento al Responsable de Calidad con el fin de
mantener actualizada la Matriz Control de Documentos Externos (F-GENE-02).
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5.5 Distribucin de documentos

5.5.1 La identificacin del Nmero de copia en los documentos figura en el


encabezado o pie de pgina del mismo (segn el documento).

5.5.2 El Responsable del Sistema de la Calidad tiene a su cargo mantener los


manuales con la ltima versin vigente de cada documento. En el momento
de colocar un nuevo documento en un manual o de retirar uno obsoleto
(cambio por nueva edicin o anulacin), deja constancia de esto mediante la
emisin de una nueva edicin del ndice de dicho Manual.

5.5.3 Cuando se entrega una Copia Controlada de un documento, se asienta ste


hecho en el Matriz Distribucin de Documentos Externos (F-GENE-03) o en el
registro Matriz Distribucin de Documentos Internos (F-GENE-04), no as
cuando se entrega una Copia No Controlada de las cuales no se llevan
registros. En cada documento se colocan los sellos que lo identifican como
Copia Controlada o No Controlada. Ver Anexo II.

5.5.4 Copias No Controladas Virtuales. Estas copias son publicadas por el


Responsable de Calidad en formato pdf bajo la leyenda de Copias No
Controladas, con la finalidad que las mismas estn a disposicin de los
empleados, para su consulta e impresin.

5.6 Modificacin de documentos

5.6.1 Cuando los usuarios detectan la necesidad de modificar un documento, esto


se comunica al responsable del rea de aplicacin del mismo. Para la nueva
redaccin se opera de la misma manera que para la elaboracin de un
documento nuevo.

5.6.2 Se observan las interacciones con otros documentos con el fin de efectuar
tambin en ellos los cambios correspondientes.

5.6.3 Cuando se modifica un documento se lo reemplaza totalmente.

5.6.4 Cada modificacin aprobada implica un aumento en el nmero de edicin.

5.6.5 La revisin, aprobacin y emisin de un documento modificado son realizadas


por las mismas funciones que lo hicieron con el documento original.

5.6.6 Cuando se modifica un formato de formulario o su contenido se aumenta el


nmero de edicin del mismo. El Responsable de Calidad reemplaza la
muestra en el manual de formularios y actualiza el ndice. Debe revisarse
tambin el Procedimiento que lo genera y actualizarlo. Los usuarios de los
formularios son responsables de utilizar la ltima versin vigente de los
mismos.

5.6.7 Un resumen de las modificaciones de los procedimientos generales e


instructivos se asienta en la tabla Resumen de modificaciones que se
encuentra al final de cada uno de ellos.

5.6.8 La actualizacin de datos es revisada y aprobada por las mismas funciones


que lo hicieron con los originales y lo mismo se cumple para la actualizacin
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de la Lista de documentos vigentes.

5.6.9 Cada cinco (5) aos se revisa toda la documentacin perteneciente al Sistema
de Gestin de la Calidad.

5.7 Obsoletos

5.7.1 El mantenimiento de la documentacin obsoleta est a cargo del Responsable


del Sistema de la Calidad.

5.7.2 En el sector Calidad se archivan los originales de cada documento obsoleto,


durante el tiempo que est en vigencia la edicin inmediata siguiente, y luego
se eliminan. Los archivos que se tienen en soporte electrnico se guardan en
copias de seguridad que se conservan durante el mismo perodo.

5.7.3 Los ejemplares de Documentos Obsoletos, que se conservan en papel son


sellados en color rojo, indicando su condicin de Obsoleto con la fecha y firma
del responsable, en cada pgina. Ver Anexo II.

5.8 Identificacin de Registros

5.8.1 Los registros se identifican mediante un ttulo, que describe qu clase de


informacin contienen, y un cdigo alfanumrico, conformado por:

2 nmeros indica edicin


F - _ _ _ _ - _ _ - _ _ - TITULO
Indica Registro 2 Nmeros de Registro
4 Letras indican el nombre del Proceso el tipo de registro
REMI ( REMITO)
REPO ( REPORTE)
RRHH (RECURSOS HUMANOS)
PLAN (PLANILLA)
DEPO (DEPOSITO)
CALI (CALIDAD)
ADMN (ADMINISTRACION)
DIRE (DIRECCION)
COMP (COMPRAS)
GENE (GENERAL)
TALL (TALLY)

5.8.2 Para asegurar que, en el momento de evaluar el contenido de los registros, se


cuente con todos ellos, se les da un nmero correlativo a medida que se
confeccionan (ej. N de Informe de Hallazgo) o se indica la fecha de su
confeccin (ej. Informe de Auditora).
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5.9 Recoleccin de registros

5.9.1 Cada procedimiento indica de quin, cundo, dnde y de qu modo se


obtienen los datos que deben asentarse en los formularios definidos.

5.9.2 En ningn caso se borran datos registrados, en caso de cometerse un error al


asentar un dato, se tacha y se escribe sin encimar el dato correcto, con la
firma del responsable de la salvedad.

5.10 Accesibilidad

5.10.1 No se tienen registros clasificados como Confidenciales ni restricciones de


accesibilidad por reas, para los registros de la calidad para el personal de
SELSA

5.10.2 Los clientes pueden evaluarlos en visitas o auditoras a SELSA, autorizadas


por el Director.

5.10.3 Los clientes pueden acceder a lo referente a sus propios registros y no a los
de la competencia.

5.10.4 La salida de cualquier registro de las instalaciones de SELSA es autorizada por


el Director.

5.11 Archivo

5.11.1 Para garantizar que todos los registros son archivados en el lugar asignado,
cada responsable de registrar datos, una vez completada la tarea, guarda el
registro en el lugar especificado en el procedimiento pertinente.

5.11.2 Los registros se ordenan segn el tipo por fecha o por orden alfabtico.

5.11.3 En la planilla Matriz Control de los Registros Internos se indica al lugar de


archivo, quin es el responsable de la custodia de cada tipo de registro y el
plazo de conservacin de cada registro.

5.12 Mantenimiento

5.12.1 Los registros se mantienen de manera que se asegure su conservacin en


condiciones que permita su legibilidad durante el tiempo que se establece en
la Lista de Registros.

5.12.2 Los registros que se tienen en papel se guardan en carpetas y stas a su vez
en armarios destinados a tal fin.

5.12.3 En el caso de tener, adems del papel, el archivo informtico, se realizan


copias de seguridad semanales por medio del uso de dispositivo PEN DRIVE,
el que se archiva en las Oficinas Administrativas (MORENO), registrando tal
Backup en el Registros de Backup F-GENE-05.

5.13 Disposicin final

5.13.1 Una vez que ha terminado el tiempo de archivo en lugar accesible, estos son
dispuestos segn autorice el Director (eliminacin o archivo en lugar especial
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por un plazo adicional). En la planilla Matriz Control de los Registros


Internos, formulario F-GENE-06, se indica esta disposicin.

6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.1 Manual de Calidad

7 ANEXOS

7.1 Anexo I: Modelo de sellos para control de documentos

8 REGISTRO DE REVISIN

Revis Aprob Emiti


Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma
01/13 - 01/13 - 01/13 -
Leandro Nicenboim Enrique Chirom Leandro Nicenboim
Aclaracin Aclaracin Aclaracin

RESUMEN DE MODIFICACIONES

Puntos modificados / nuevos Fecha Edicin


Nuevo Procedimiento por adecuacin del SGC a la nomenclatura y 01-2013 01
definiciones de los SGC de las empresas del Grupo SELSA.
El presente procedimiento reemplaza al procedimiento D-PROGE-01 y 01-2013 01
D-PROGE-02.
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ANEXO I
SELLO DE DOCUMENTO APROBADO

APROBADO

fecha ../ ../ ..

firma ......................

SELLO DE DOCUMENTO OBSOLETO

OBSOLETO
a partir de..//..

firma ..............................

SELLO DE COPIA CONTROLADA

COPIA
CONTROLADA

N .....................

SELLO DE COPIA NO CONTROLADA

COPIA NO
CONTROLADA