INSTITUCION EDUCATIVA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

MODULO DE GESTION DE LA INFORMACION

Anlisis, desarrollo e implementacin de un sistema de informacin empresarial

INTEGRANTES:

TUTOR:

EDGAR LEONARDO BECERRA REYES

SEMESTRE II BLOQUE I AO 2016

COLOMBIA

I. NDICE

INTRODUCCION ..3
OBJETIVO..3
PRIMERA ENTREGA TRABAJO COLABORATIVO .....4
CONCLUSIONES .9
BIBLIOGRAFIA.10
 II. INTRODUCCIN

La gestin de la informacin es un conjunto de procesos que controla el ciclo de

vida de la informacin, as mismo permite mejorar los servicios y productos de una
organizacin y tambin permite mejorar procesos y datos dentro de la
organizacin con el fin de obtener ms importancia y entender la importancia de
esta dentro de la corporacin.

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Teniendo en cuenta que las empresas se enfrentan a diario a un ambiente
cambiante y globalizado, que las obliga a tomar decisiones cada vez ms
oportunas y confiables, se requiere para ello informacin organizada y disponible
para todos los usuarios de esta informacin, desde los gerentes, los socios hasta
los empleados y las entidades de control externas.

Para el anlisis rpido de la informacin, fueron formulados los sistemas de

Gestin de la misma, como herramienta gerencial indispensable para la toma de
decisiones.

Los reportes de anlisis o de gestin de informacin son los resultados de la

gestin de la misma, para ello la empresa debe contar con registros de operacin
evaluables y analizables, como son por ejemplo los registros de ventas.

III. OBJETIVO GENERAL

Formular un sistema de gestin de la informacin para la empresa

comercializadora de cemento VALENCIA Y GRAJALES LTDA., para el manejo de
informacin de su departamento de mercadeo y ventas.

IV. CONTENIDO PRIMERA ENTREGA

Desarrollar un trabajo donde se especifique:

1. Definicin del problema a resolver: Debe definir y resolver un problema mnimo

con 3 entes.
R/
La comercializadora de cemento VALENCIA Y GRAJALES LTDA requiere
implementar un sistema que facilite a los vendedores consultar la cantidad de
3
bultos de cemento que tienen en su inventario, permitiendo localizar la ciudad de
ubicacin de cada bodega y la cantidad de bultos por ciudad, de la misma manera
tambin quieren saber de los encargados de cada una de las bodegas que posee
la comercializadora.

2. Establezca el modelo de entes del problema

Para resolver el problema planteado se definen tres (3) entes: Ciudades,

Vendedores y encargados por bodega.
3. Establezca los requerimientos: Reportes a generar con el sistema. Reportes de
decisin o gestin:

TABLA DESCRIPCION
CANTIDAD DE PRODUCTOS Permite almacenar los datos por cantidades en
inventario que ofrece la organizacin.
CIUDAD DE UBICACIN -BODEGA Listado de las ciudades donde la empresa hace
presencia institucional a travs de una bodega.
VENDEDORES Permite almacenar datos de los vendedores contratados
por la organizacin
ENCARGADO POR BODEGA Permite almacenar datos de los empleados contratados
por la organizacin para desempear funciones de
bodega.

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Como muestra se presenta uno de los reportes que arrojara el sistema de
informacin
VALENCIA Y GRAJALES LTDA.
Listado de ciudades donde la empresa hace presencia institucional con una bodega.
CIUDAD NUMERO DE VENDEDORES POR CIUDAD
Manizales 3
Cali 6
Armenia 2
Bogot 12
Barranquilla 8
Pereira 4
Ccuta 2
Bucaramanga 3
Villavicencio 4
Popayn 3
Cartagena 4
Medelln 7
58

4. Defina el diccionario de datos

Descripcin del ente

CIUDADES TIPO LONGITUD DESCRIPCION

Identificacin numrico 12 Identificacin a travs de la asignacin de
numero consecutivo para cada ciudad
Denominacin texto 12 Nombre de cada ciudad
Encargado texto 14 Nombre del encargado(a)
Vendedores numrico 58 Cantidad de vendedores asignados a cada
ciudad
Estado Lgico 1 Activa / No activa
Observaciones texto 144 12 campos de observacin para cada ciudad
Descripcin del ente

VENDEDORES TIPO LONGITUD DESCRIPCION

Identificacin numrico 58 Identificacin a travs de la asignacin de
numero consecutivo para cada vendedor
Nombres y Apellidos texto 58 Nombre completo de cada vendedor
Telfono numrico 116 Nmeros telefnicos de contacto por
vendedor (fijo y mvil)
Ciudad Texto 12 Denominacin de la ciudad a la que fue
asignado cada vendedor
Estado Lgico 1 Activo / No activo
Observaciones texto 116 2 campos de observacin para c/ vendedor
Descripcin del ente

ENCARGADOS TIPO LONGITUD DESCRIPCION

5
Identificacin numrico 12 Identificacin a travs de la asignacin de
numero consecutivo para cada encargado
Nombres y Apellidos texto 12 Nombre completo de cada encargado
Telfono numrico 12 Nmeros telefnicos de contacto por
encargado (fijo y mvil)
Ciudad Texto 12 Denominacin de la ciudad a la que fue
asignado cada encargado
Estado Lgico 1 Activo / No activo
Observaciones texto 24 2 campos de observacin para c/ encargado

5. Establezca el mapa de relacin y documntelo

MERCADOTECNIA Y VENTAS VALENCIA Y GRAJALES LTDA

CIUDADES

VENDEDORES ENCARGADO
ENCARGADO DE
DE BODEGA
BODEGA

INVENTARIO
6. Implemente el sistema de informacin con Microsoft Excel (Ver archivo
*.xlsx)

7. Genere un tablero de indicadores que cumpla con las recomendaciones dadas

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION PROPUESTO

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 DESCRIPCION DEFINICION
Permite almacenar los datos por cantidades en Cules son las existencias de
inventario por cada producto que ofrece la empresa. inventario por cada producto que ofrece
la empresa?
Listado de las ciudades donde la empresa hace Conocer las ciudades donde la empresa
presencia institucional a travs de una bodega. tiene sus sedes a travs de una bodega
con inventarios
Permite almacenar datos de los vendedores Cules son los vendedores contratados
contratados por la organizacin por la organizacin?
DESCRIPCION DEFINICION
Permite almacenar datos de los empleados Cules son los empleados contratados
contratados por la organizacin para desempear por la organizacin para desempear
funciones de encargado de bodega. funciones de encargado de bodega?

Qu preguntas puede responder el sistema propuesto?

1. Conocer las ciudades en las cuales se encuentran ubicadas las bodegas de
la compaa.
2. Conocer las existencias de inventario por ciudad
3. Conocer los vendedores por ciudad
4. Conocer los encargados de bodega de la compaa

8. Genere un documento donde explique el portal grafico

R/ Ver los tipos de reporte que genera el sistema en el archivo Excel que hace
parte de este trabajo colaborativo.

VI. CONCLUSIONES

El resultado final de los sistemas de gestin de la informacin son los

reportes, los cuales incluyen grficos que pueden ser utilizados en
presentaciones a la alta gerencia. Los datos graficados permiten visualizar
mejor las cifras, con el fin de facilitar la toma de decisiones.

7
 Cada reporte que arroje el sistema permite la toma de una o varias
decisiones con informacin descriptiva; igualmente estos informes son
tiles cuando se van a pasar informes ms detallados (y generalmente
impresos) a ciertos grupos de inters; los cuales pueden ser tanto usuarios
internos (empleados, socios, gerentes, etc.) como externos (clientes,
entidades de control, entre otros).

Informacin como objetivos, introduccin, resumen, entre otros, pueden

ampliar el entendimiento de los datos del reporte; as como reportes o
informes para la toma de decisiones avanzadas son utilizados en reuniones
de junta directiva de la administracin del negocio o para realizar
comparaciones entre dos o ms reas de la organizacin que manejan el
mismo tipo de informacin. El tener ms de un escenario de los mismos
datos, amplia el aspecto a comparar para la toma de la decisin.

Adems de las ventajas de implementar un sistema de informacin por

parte de la administracin del negocio, se encuentran las ventajas al acceso
por parte de diversos tipos de usuarios a la informacin oportuna de forma
rpida, principalmente en un departamento de mercadeo y ventas, el cual
corresponde a la razn de ser (operacin) de este tipo de empresas
(comercializadoras).

La gestin de la informacin en una organizacin, es importante y

determinante, ya que ayuda a establecer las necesidades de una
organizacin y el paso a seguir para el manejo correcto de la informacin
dentro de la compaa.

La experiencia de trabajo en grupo nos hace crecer como profesionales, ya

que nos compromete con un fin determinado y nos hace esforzarnos a dar
lo mejor de nuestro talento y condiciones personales para un fin comn.

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 VII. BIBLIOGRAFA

Fuente de Datos Documentos Internos de la Empresa Comercializadora de

Cemento Valencia y Grajales Ltda.

MENDOZA, JESUS. Manejo de funciones en Excel. Disponible en:

http://manejodefunciones.blogspot.com.co/2012/05/creacion-de-graficos-en-
excel-2010.html (Consultado el 11-09-2016).

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 MATERIAL DIDACTICO DEL MODULO GESTION DE LA INFORMACION.
Disponible en: http://campusvirtual.poligran.edu.co/#/dash/aula
(Consultado entre el 5 y el 16 de septiembre de 2016).

http://www.monografias.com/trabajos70/gestion-informacion-proceso-cambio-
organizacional/gestion-informacion-proceso-cambio-
organizacional2.shtml#conclusioa

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