Microsoft Word 2016 PDF

MODULO I:
Ms. Microsoft Word

INTRODUCCIN 6.1 Crear sus propias plantillas
6.2 Utilizar una plantilla creada
Novedades de MS Office Word 2016 6.3 Modificar la plantilla
VII. MACROS
I. INICIAR CON WORD 2016 7.1 Qu es una Macro?
1.1 Arrancar Word 7.2 Grabar una macro
1.2 El primer texto 7.3 Ejecutar una macro
1.3 Guardar un documento 7.4 Edicin simple de una macro
1.4 Cerrar Word 7.5 Eliminar una macro
II. TRABAJANDO CON WORD Y LAS 7.6 Guardar un archivo con macros
VERSIONES ANTERIORES VIII. DOCUMENTO MAESTRO
2.1 Modo de Compatibilidad 8.1 Crear un documento maestro
2.2 Convertir archivos antiguos 8.2 Insertar subdocumentos
2.3 Compartir documentos entre versiones 8.3 Contraer / expandir subdocumentos
utilizando un convertidor 8.4 Combinar subdocumentos
2.4 Compartir documentos entre versiones 8.5 Dividir subdocumentos
guardando con un formato antiguo 8.6 Desvincular subdocumentos
III. CREANDO Y MANIPULANDO TABLAS EN 8.7 Bloquear documento
WORD IX. CONTROL DE CAMBIOS,
3.1 Insertar una tabla COMPARACIN Y COMBINACIN DE
3.2 Agregar una celda, fila o columna a una DOCUMENTOS
tabla 9.1 Control de cambios
3.3 Eliminar una celda, fila o columna de 9.2 Revisin de documentos (aceptar o
una tabla rechazar)
3.4 Combinar o dividir las celdas de una 9.3 Panel de revisiones
tabla 9.4 Comparacin de documentos
3.5 Mover o copiar una tabla 9.5 Combinacin de documentos
3.6 Ajustar el tamao de la tabla X. ENTORNO Y SEGURIDAD DE WINDOWS
3.7 Grupo Estilos de tabla 10.1 Inspeccionar y Remover
3.8 Grupo bordes informacin personal
3.9 Controlar dnde se divide una tabla 10.2 Marcar como final
3.10 Ordenar el contenido de una tabla 10.3 Propiedades
3.11 Repetir el ttulo de una tabla en las 10.5 Cifrar un documento
pginas siguientes 10.6 Configurar restricciones de edicin
3.12 Insertar una frmula en una tabla y formato (proteger documento)
IV. COMBINAR CORRESPONDENCIA 10.7 Agregar una firma digital a un
4.1 Crear un archivo de datos documento
4.2 Combinar correspondencia para 10.8 Gestin de derechos de informacin
Cartas (IRM)
4.3 Combinar correspondencia para XI. PERSONALIZACIN DE INTERFAZ
Sobres 11.1 Configuracin de cinta de opciones
V. PUBLICACIONES 11.2 Creacin de pestaas
5.1 Notas al pie y Notas al final 11.3 Configuracin de barra de acceso
5.3 Marcadores rpido
5.4 Referencias cruzadas XII. FORMULARIO
5.5 Crear una bibliografa 12.1 Mostrar la ficha Programador
5.6 Generar una tabla de contenido 12.2 Insercin y configuracin de los
5.7 Hacer un ndice controles de un formulario
5.8 Elaborar una tabla de ilustraciones 12.3 Agregar instrucciones al Formulario
VI. PLANTILLAS 12.4 Proteger un Formulario
INTRODUCCIN
Novedades de MS Office Word 2016
Word 2016 para Windows tiene todas las funciones y caractersticas a las que est
acostumbrado, adems de algunas mejoras y las mejores caractersticas nuevas de
Office 2016.
Estas son algunas de las principales caractersticas nuevas.
Hacer las cosas de forma rpida con Informacin
Ver un cuadro de texto en la cinta de Word 2016 que dice Informacin sobre lo que
desea hacer. Este es un campo de texto donde se pueden escribir palabras y frases
sobre lo que desee hacer a continuacin y obtener acceso rpidamente a las
caractersticas que desea utilizar o a las acciones que desea realizar. Tambin puede
utilizar Informacin para buscar ayuda sobre lo que est buscando o para utilizar la
Bsqueda inteligente para investigar o definir el trmino que ha introducido.
Trabajar juntos en tiempo real

Si almacena el documento en lnea en OneDrive o SharePoint y despus lo comparte
con compaeros que usan Word 2016 o Word Online, puede ver sus cambios en el
documento al mismo tiempo que se producen. Despus de guardar el documento en
lnea, haga clic en Compartir para generar un vnculo o una invitacin por correo
CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 1

electrnico. Cuando sus compaeros abran el documento y acepten compartir de forma
automtica los cambios, ver su trabajo en tiempo real.
Para ms informacin sobre cmo colaborar en Word 2016, vea Colaborar en

documentos de Word con coautora en tiempo real.
Recomendaciones sobre lo que est trabajando
La Bsqueda inteligente, con tecnologa de Bing, trae la investigacin directamente a su

documento de Word 2016. Al seleccionar una palabra o frase, haga clic con el botn
derecho en ella y elija Bsqueda inteligente, el panel Recomendaciones se abre con
definiciones, artculos de la Wiki y bsquedas relacionadas destacadas de la web.

Ecuaciones de lpiz
Incluidas las ecuaciones matemticas, son mucho ms fciles. Ahora puede ir a Insertar
> Ecuacin > Ecuacin de lpiz siempre que desee incluir una ecuacin matemtica
compleja en el documento. Si tiene un dispositivo tctil, puede usar el dedo o un lpiz
tctil para escribir ecuaciones matemticas a mano y Word 2016 las convertir en texto.
(Si no tiene un dispositivo tctil, tambin puede usar el mouse para escribir). Tambin
puede borrar, seleccionar y corregir lo que ha escrito sobre la marcha.

Historial de versiones mejorado
Ahora puede ir a Archivo > Historial para ver una lista completa de los cambios que se
han realizado en el documento y para obtener acceso a versiones anteriores.
Uso compartido ms sencillo
Haga clic en Compartir para compartir el documento con otros usuarios en SharePoint,
OneDrive o OneDrive para la Empresa, o bien para enviar un PDF o una copia como
datos adjuntos en un correo electrnico, directamente desde Word.
Para ms informacin, vea Compartir el documento en Word 2016 para Windows.
Formato de formas ms rpido
Al insertar las formas de la galera Formas, puede elegir entre una coleccin de rellenos
preestablecidos, as como los colores del tema para obtener rpidamente la apariencia
que desea.

I. INICIAR CON WORD 2016
1.5 ARRANCAR WORD
Este tema est pensado para las personas que no conocen nada de Word 2016,
si has utilizado alguna versin anterior puedes pasar a la Unidad 2. Aqu
aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento.
Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2016 es, obviamente,
arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas:
Desde el men Inicio
Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla y desde l se pueden arrancar prcticamente
todos los programas que estn instalados en el ordenador.
Al hacer clic sobre el botn Inicio en Windows 10 (o Windows 7 )

se despliega un men. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versin
de Windows, este curso utilizar Windows 10.
Vamos a usar este men de dos formas:
La primera es escribiendo "Word 2016" en la caja de bsqueda. As aparecer
una lnea con el icono de Word 2016 y bastar hacer clic para arrancarlo.
La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opcin

Todas las aplicaciones que al desplegarse mostrar una lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador. Normalmente los programas
estn ordenados alfabticamente. Buscamos en la letra W y veremos lo que
buscamos: Word 2016.

Desde un acceso directo en el escritorio
Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word 2016, haz doble clic sobre
l para iniciar el programa.
si no dispones de acceso directo, pero quieres crear uno en Windows 10,

localiza el programa Word en el men Inicio como acabamos de ver y, en vez
de ejecutarlo, haz clic y arrstralo al Escritorio, de esta forma se crear un
acceso directo.
1.6 EL PRIMER TEXTO
Al arrancar Word 2016 aparece una pantalla inicial con la opcin Documento en
blanco, al hacer clic aparece una pantalla como sta.

En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a centrar slo
en algunas cosas.
En el centro de la parte superior encontramos, la barra del ttulo. En ella aparece
el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Al lado aparece el
nombre del programa, Word, en este caso porque estamos en la versin Word
de escritorio, pero podra aparecer Guardado en OneDrive si estamos en la
versin gratuita de Word Online en la Web.
Al abrir un documento en blanco Word 2016 le asigna el nombre Documento1.
Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin ms. Observars que los saltos de lnea
se realizan automticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un
cambio de lnea de forma explcita, debers utilizar la tecla INTRO (tambin se
llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande situada en la zona
derecha del teclado alfabtico. Su dibujo representativo suele ser una flecha con
la forma que indica que baja la lnea y se sita al principio de la siguiente (a la
izquierda).
Una pequea barra vertical parpadeante es la que marca tu posicin en el

texto. Se llama punto de insercin, porque all donde est situada es donde se
introducir el texto que teclees. Observars que va avanzando segn vas
escribiendo.
Al escribir es habitual cometer errores, pero la redaccin de textos en ordenador
tiene la ventaja de facilitar su correccin. Para borrar texto disponemos de la tecla
RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y
normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la izquierda.
Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla
RETROCESO una vez para que retroceda una posicin borrando la ltima
letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguir borrando letra tras
letra hasta que la sueltes.
Es posible que no te des cuenta del error hasta despus de haber escrito
unas cuantas letras ms. En ese caso no sera bueno que borraras toda
la frase por un error que est al principio de la misma. Lo normal es que

desplaces el punto de insercin hasta el error y una vez te hayas situado,
utilices el RETROCESO.
La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que
queda a la derecha del punto de insercin.
1.7 GUARDAR UN DOCUMENTO
Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases

el ordenador, se perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar
quedar grabado en el disco duro del ordenador (o en un dispositivo externo,
como una memoria USB, o en OneDrive) de forma permanente.
Haz clic en el icono Guardar de la zona superior izquierda o pulsa las teclas
CTRL+G y aparecer una ventana similar a esta.
Aqu debes elegir en qu unidad guardas el archivo, para guardarlo en el disco

duro de tu ordenador selecciona Este PC y en la parte derecha aparecern las
carpetas usadas recientemente. Por ejemplo, en la imagen anterior aparece Hoy
con la carpeta Documents. Si no quieres utilizar una de esas carpetas que se
muestran pulsa el botn Examinar para que se abra un cuadro de dilogo como
el siguiente.

Por defecto, abre la carpeta Documentos. Para guardar un documento debes
indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que ests
guardando y la carpeta que lo contendr.
- El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone
MDULOWORD2016.docx.
- El tipo del documento para los documentos Word ser Documento de
Word(*.docx), que ya viene escrito por defecto.
- Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. Por
defecto normalmente se guardarn en la carpeta Documentos. Pero siempre
podrs elegir otra carpeta.
Una vez hayas definido los tres aspectos, debers hacer clic en el botn Guardar.
En ese momento, la barra de ttulo indicar el nombre que le hayas dado en
lugar de Documento1.
1.8 CERRAR WORD
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo. Para ello,
pulsaremos el botn y escogeremos la opcin Cerrar. La forma de

proceder es la misma que cuando cerramos un documento, es decir, que tambin
nos preguntar si conservar los cambios no guardados.
Las teclas rpidas para cerrar la aplicacin son ALT+F4.
Aunque la forma ms normal de cerrar el programa es la misma que con la
mayora de ventanas en Windows, desde el aspa de la esquina superior derecha
del Programa.
II. TRABAJANDO CON WORD Y LAS VERSIONES ANTERIORES

2.1 Modo de Compatibilidad
Al abrir un documento con Word 2016 creado en Word 2010 o anterior, se activa
el modo de compatibilidad y ver Modo de compatibilidad en la barra de ttulo
de la ventana del documento.
El modo de compatibilidad deshabilita temporalmente las caractersticas nuevas
o mejoradas de Word 2016 para que los usuarios que usen Word 2010 o
versiones anteriores tengan las capacidades de edicin completas. El modo de
compatibilidad tambin conserva el diseo del documento. Si abre un documento
de Word 2013 en Word 2016, no ver Modo de compatibilidad en la barra de
ttulo porque Word 2013 y Word 2016 son compatibles.
Modos del documento y compatibilidad
Al abrir un documento en Word 2016, lo har en uno de estos modos:

Modo Word 2013-2016
Modo de compatibilidad de Word 2010
Modo de compatibilidad de Word 2007
Modo de compatibilidad de Word 97-2003
Si ve Modo de compatibilidad en la barra de ttulo, haga lo siguiente para

conocer el modo que est usando:
1. Haga clic en Archivo > Informacin.
2. En la seccin Inspeccionar documento, haga clic en Comprobar si hay

problemas > Comprobar compatibilidad.
3. Haga clic en Seleccionar versiones para mostrar para ver una marca de
verificacin que aparece junto al nombre del modo en que se encuentra el
documento.

2.2 Convertir archivos antiguos
Puede trabajar en modo de compatibilidad o convertir el documento al formato
de archivo de Word 2016. El comando Convertir de Word borra las opciones de
compatibilidad de forma que el diseo del documento aparece como si se hubiera
creado en Word 2016. Si el archivo est en formato .doc, el comando Convertir
tambin actualiza el archivo al formato .docx.
Al convertir el documento, podr tener acceso a las caractersticas nuevas y
mejoradas de Word 2016. Pero puede que quienes usen versiones anteriores de
Word encuentren dificultades o no puedan modificar ciertas partes del
documento creadas con caractersticas nuevas o mejoradas de Word 2016.
1. Haga clic en la pestaa Archivo.
2. Siga uno de estos procedimientos:
Para convertir el documento sin guardar una copia, haga clic en
Informacin y, a continuacin, en Convertir.
Para crear una copia del documento en el modo de Word 2016, haga clic
en Guardar como y elija la ubicacin y la carpeta en las que desea
guardar la nueva copia. Escriba un nombre nuevo para el documento en
el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Documento de Word de la
lista Guardar como tipo. Asegrese de que el cuadro junto a Mantener
compatibilidad con versiones anteriores de Word no est
seleccionado.
III. CREANDO Y MANIPULANDO TABLAS EN WORD
Una tabla est formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En
cada celda se puede insertar texto, nmeros o grficos. Las tablas permiten organizar
la informacin en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y
tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u
ordenar una lista de nombres.

Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseo de los documentos ya que
facilitan la distribucin de los textos y grficos contenidos en sus casillas. Esta
caracterstica se emplea sobre todo en la construccin de pginas Web para Internet,
aunque no est recomendado, ya que en HTML hay otras posibilidades de
maquetacin ms apropiadas.
Las tablas son una forma de organizar los datos mucho ms potente que utilizando
las tabulaciones u otros mtodos.
3.1 Insertar una tabla
Para Insertar una tabla accedemos siempre desde la pestaa Insertar > grupo
Tablas > botn Tabla. All encontraremos las tres posibles formas de crear
tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrcula que simula una tabla. Cada
cuadrado representa una celda y al pasar el ratn sobre ella se colorear en
naranja la seleccin que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la
seleccin se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo
de la imagen estaramos creando una tabla de 3x3.

2. La segunda opcin es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana
que permite especificar el nmero de filas y columnas para la tabla.
3. La tercera opcin es usar el vnculo Dibujar Tabla. El cursor tomar forma
de lpiz y simplemente iremos dibujando las lneas que la formarn. Esta
opcin es ms lenta, pero puede resultar muy til para crear tablas irregulares
o para retocar tablas ya existentes.
3.2 Agregar una celda, fila o columna a una tabla

La forma ms sencilla de agregar columnas o filas a una tabla es ubicando el
puntero del mouse en el borde externo donde deseamos aadir la fila o culomna:
Otra forma es utilizando la cinta de opciones:

1. Clic donde se desea aadir la fila o columna.
2. Herramientas de tabla > Presentacin > Elegir una opcin del grupo
Filas y columnas.
Para aadir una celda a una tabla:

1. Seleccionar la celda donde se desea aadir otra celda.

2. Clic izquierdo > Insertar > Insertar celdas
3. En el cuadro de dilogo Insertar Celdas que aparece marcamos la

opcin que deseamos > Aceptar
4. La celda se desplazar hacia abajo y en su lugar se insertar una nueva

celda.
3.3 Eliminar una celda, fila o columna de una tabla

Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la
tecla Retroceso (Backspace), si slo queremos borrar su contenido pulsar la
tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntar sobre la forma de
desplazar el resto de las columnas. Tambin se pueden realizar todas estas
funciones desde la cinta.
3.4 Combinar o dividir las celdas de una tabla

En ocasiones no querremos insertar ni eliminar celdas, sino combinarlas de
forma que, por ejemplo, una fila contenga una nica celda que ocupe lo mismo

que las del resto de filas. O bien para conseguir el efecto totalmente opuesto,
que una celda se divida en dos o ms celdas sin afectar al resto.
Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo

Combinar.
El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda

seleccionada en la tabla. Esto es as, obviamente, porque antes de nada
debemos indicar cules queremos combinar.
Dividir celdas mostrar una ventana donde especificar en cuntas
secciones dividir la celda seleccionada. El ejemplo anterior mostraba una
divisin en dos columnas y una fila, pero perfectamente podramos haber
realizado una divisin horizontal en dos filas y una columna.
Dividir tabla separar la tabla en dos, siendo la primera fila de la
segunda tabla aquella que se encuentre seleccionada o con el punto de
insercin.
3.5 Mover o copiar una tabla
Otro aspecto importante cuando hablamos de ajustar una tabla al contexto, es el
de poder moverla. Al pasar el ratn sobre la superficie de la tabla, veremos que
aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en l y

lo arrastramos lograremos mover la tabla. Al seleccionar la tabla podremos
copiarlo para posteriormente pegarlo donde queramos.
3.6 Ajustar el tamao de la tabla
Tambin al pasar el ratn sobre la superficie de la tabla, apreciaremos un icono
en la esquina inferior derecha. Si hacemos clic en l y lo arrastramos podremos
modificar de forma sencilla y visual el tamao de la tabla. Deberemos tener en
cuenta que el sistema siempre modificar la altura del borde inferior y la anchura
del borde derecho. De esta forma su posicin no variar, ya que el punto que
indica la posicin de la tabla es la esquina superior izquierda.

3.7 Grupo Estilos de tabla
Vamos a ver como modificar el estilo de la tabla. Es decir, su formato.
Podemos aplicar estilos predefinidos con un slo clic, eligindolos en la pestaa
Diseo > grupo Estilos de tabla.
Al pasar el ratn sobre ellos vers cmo cambia el formato de la tabla. Para
aplicarlo definitivamente haremos clic sobre l. Luego, podrs retocar el
resultado final, si lo deseas, con las herramientas de Sombreado y Bordes.
Adems, los estilos se pueden ajustar segn nuestra conveniencia en base a
distintas opciones que tenemos disponibles justo a su derecha. Podemos elegir
pues si nuestra tabla tiene o no encabezados, filas de totales o las filas y
columnas resaltadas en distintos colores que van alternando. Para ello
simplemente deberemos marcar o desmarcar cada una de las Opciones de
estilo de tabla.
3.8 Grupo bordes
Este grupo permite explorar opciones de bordes adicionales como:
Estilos de Borde
Permite dar formato a bordes especficos de la tabla usando un estilo comn o
alguno que haya aplicado recientemente. Tambin puede seleccionar Copiar
formato de borde para copiar el formato de un borde existente y aplicarlo en otra
parte.
1. Haga clic dentro de una tabla.
2. En Herramientas de tabla > haga clic en Diseo > en el grupo Bordes
> haga clic en la flecha situada junto a Estilos de borde.

Copiar Borde
Permite aplicar formato a bordes especficos de la tabla. Para cambiar el aspecto
de los bordes que est modificando, use los mens de estilo, grosor y color de
pluma.
1. Haga clic dentro de una tabla.
2. En Herramientas de tabla > haga clic en Diseo > en el grupo Bordes
> haga clic en Copiar borde.
3.9 Controlar dnde se divide una tabla
Cuando creamos una tabla el tamao que se establece a las celdas suele ser
siempre el mismo. Pero es posible que, al introducir contenido en sus celdas, el
tamao se vaya ajustando y la tabla se vaya deformando.
Desde la pestaa Presentacin > grupo Tamao de celda, podemos controlar
el aspecto que tendrn las celdas.
Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele

ser pulsar sobre el borde y arrastrarlo hasta que quede con el tamao
deseado. El nico inconveniente es que esto lo haramos totalmente a ojo
y para cada una de las filas o columnas. Si lo que queremos es modificarlo
con valores exactos o sobre un conjunto previamente seleccionado,
utilizaremos las flechas que permiten ir cambiando el valor en cm.
Las opciones de distribucin tambin pueden resultar muy interesantes.

Toman como referencia el tamao total de la tabla y lo dividen por el
nmero de filas o columnas (segn el tipo de distribucin que utilicemos).
De esta forma conseguimos una distribucin uniforme y exacta.
La herramienta Autoajustar tambin puede ser muy til, especialmente la
opcin de ajustar el tamao al contenido de la celda.
3.10 Ordenar el contenido de una tabla
Si bien es cierto que es importante saber dar formato y estructura a una tabla, lo
ms importante de las tablas, al final, son los datos que contienen. Por eso es

tanto o ms importante saber sacarles provecho. Las herramientas que veremos
a continuacin se encuentran en la pestaa Presentacin > grupo Datos.
Ordenar
Una de las principales ventajas de que disponemos es la capacidad de ordenar
sus datos. No importa si los datos son alfabticos, numricos o de tipo fecha, la
herramienta es vlida para todos ellos. Adems, podremos escoger si hacerlo de
forma ascendente o descendente.
Al hacer clic en el botn se abrir una ventana como la siguiente:
Como puedes observar, el proceso es sencillo:

1. Escoger la columna por la que ordenar los datos. Si habamos utilizado
encabezados de columna en la tabla detectar los nombres
automticamente. En el caso de la imagen Temas.
2. Especificar el tipo de datos (texto, nmero o fecha) de la columna en
cuestin.
3. Elegir si ordenar de forma ascendente o descendente.
Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si dos

personas tienen el mismo nombre, se ordenen por apellido. Lo haremos

rellenando este mismo formulario en la seccin Luego por inmediatamente
inferior.
3.11 Repetir el ttulo de una tabla en las pginas siguientes

En caso de que una tabla ocupe ms de una hoja, suele presentarse el tpico
problema de que los encabezados quedan nicamente en la primera y a veces
puede resultar molesto tener que "adivinar" a qu equivale cada una de las
columnas.
La solucin al problema es activar el botn Repetir filas de ttulo
. De esta forma, el encabezado se mostrar en todas las

hojas que ocupe la tabla.
3.12 Insertar una frmula en una tabla
En los casos de las tablas que contienen datos numricos es muy frecuente el
uso de filas o columnas de totales. Word es capaz de calcular estos totales de
forma automtica, a travs de una frmula. Lo nico que deberemos hacer es
colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pulsar
el botn en la pestaa Presentacin > grupo Datos.
Se abrir una ventana donde podremos configurar algunos parmetros. Por

defecto se utilizar la SUMA, pero en el desplegable Pegar funcin podremos
elegir otras frmulas, al igual que tambin podremos elegir qu formato utilizar
para mostrar el resultado.

Es conveniente tener en cuenta algunas consideraciones:
Podemos especificar qu celdas se calcularn, pudiendo escoger entre
las que se encuentren arriba (ABOVE), abajo (BELOW), a la derecha
(RIGHT) o a la izquierda (LEFT) de la celda que contenga la frmula.
Por tanto, la sintaxis ser =FORMULA(POSICION)
A la hora de calcular con valores numricos el sistema suele ignorar los
encabezados de tabla de tipo texto. Sin embargo, si utilizamos otras
frmulas como pueden ser COUNT (para contar) sobre valores de tipo
texto, es posible que s que considere el encabezado como un valor
ms a contar. Debemos revisar el resultado para detectar este
comportamiento incorrecto.
El resultado de la frmula no se recalcula si cambia alguno de los
valores que se han incluido en el clculo. Deberemos volverla a
ejecutar.
IV. COMBINAR CORRESPONDENCIA
Si desea enviar un documento a varios usuarios por correo electrnico, pero quiere
que est personalizado (o sea, dirigirse a cada uno individualmente), use Word para
crear una combinacin de correspondencia. De esta forma, todos los mensajes
que enve tendrn la misma informacin, pero algunas partes sern exclusivas de
cada mensaje.
Un ejemplo de esto puede ser un retiro de yoga anual que se celebrar
prximamente: usted es el responsable de enviar la invitacin a las personas que
asistieron al evento el ao anterior, 170 en total. En Word es muy fcil enviar esta
invitacin a todos los contorsionistas del grupo para que cada uno reciba un mensaje
de correo personalizado que se dirija exclusivamente a ellos.
De modo esquemtico, estos son los pasos bsicos.

El proceso de combinacin de correspondencia consiste en los siguientes pasos
generales. Aunque pueda parecer complicado, resulta muy sencillo si se configuran
algunas cosas.
1. Configurar el mensaje de correo. En este paso, abra un documento en blanco
o cualquier otro documento de Word que ya est creado para iniciar el
proceso de combinacin de correspondencia.
2. Conectar el mensaje a la lista de direcciones. La lista de direcciones es el
origen de datos que Word usar en la combinacin de correspondencia. Es
un archivo que contiene las direcciones de correo a las que se enviarn los
mensajes.
3. Agregar marcadores de posicin, denominados campos de combinacin de
correspondencia, al documento del mensaje de correo. Cuando combina
correspondencia, los campos de combinacin de correspondencia se rellenan
con informacin de la lista de direcciones.
4. Obtenga una vista previa y complete la combinacin. Puede obtener una vista
previa de cada mensaje antes de enviar todo el conjunto.
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos
fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento Principal
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman
su valor del origen de datos.
Origen de Datos
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de
Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o
se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
4.1 Crear un archivo de datos
El origen de datos es una lista de registros compuestos por campos. Un registro
corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo, si
el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila
correspondiente a un cliente, y los campos sern, por ejemplo, el nombre y la
direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Para crear un archivo de datos desde Word seguiremos los siguientes pasos:
1. Pestaa Correspondencia > Seleccionar Destinatarios del grupo
Iniciar combinacin de correspondencia > Escribir una nueva lista.

2. Se Abrir el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones en la que
tendremos que ingresar los datos que nos piden en cada columna (Se
puede modificar los campos de las columnas).
3. Rellenamos los datos en la entrada que aparece y para agregar una

nueva hacemos clic en Nueva entrada que aadir unos nuevos campos
para rellenar, tambin tenemos las opciones de eliminar entrada y
personalizar columnas.
4. Al finalizar el ingreso de todas las direcciones presionar Aceptar y

aparecer el cuadro Guardar lista de direcciones, que por defecto crea
una carpeta Mis archivos de origen de datos dentro de Documentos,

colocamos en nombre que deseamos y presionamos Guardar lo que nos
crear un archivo de tipo *.mdb que podemos utilizar y modificar.
4.2 Combinar correspondencia para Cartas

La combinacin de correspondencia facilita la personalizacin de cartas,
certificados u otros documentos que vaya a imprimir para muchos otros usuarios.
Es un proceso en cinco pasos, y podr ahorrarse tiempo si empieza con datos
buenos y est muy atento a los detalles.
Examinemos cada uno de los pasos de la creacin e impresin de un documento
de combinacin de correspondencia. Si quiere ejecutar una combinacin de
correspondencia, consulte Usar Word para una combinacin de
correspondencia. Para crear etiquetas con la combinacin de correspondencia,
consulte Crear etiquetas con la combinacin de correspondencia.
1. Configure su lista de correo

La clave de la combinacin de correspondencia: compruebe los datos antes
de empezar. Word extrae datos de la lista y los lleva al documento. Cuanto
mejor sean los datos, mejor resultado obtendr.
Si su lista de correo est en una hoja de clculo de Excel, asegrese de que
la columna del cdigo postal tenga un formato de texto para evitar perder
ceros. Para ms informacin, consulte Dar formato a nmeros, fechas y
otros valores de la combinacin de correspondencia.
Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegrese que Outlook sea su
programa de correo predeterminado. Para ms informacin, consulte Hacer
que Outlook sea el programa predeterminado para el correo electrnico, los
contactos y el calendario.

Si no tiene ninguna lista, podr crear una en Word durante la combinacin
de correspondencia. Preprese teniendo a punto todas sus listas de
direcciones antes de empezar. (Una vez que haya escrito una lista en Word,
puede guardarla con el documento y usarla la prxima vez que mande
cartas).
2. Crear su Documento
Haga clic en Correspondencia > Iniciar combinacin de
correspondencia > Cartas.
3. Conectarse a una lista de correo

En la pestaa Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y
seleccione la opcin que encaje con su lista. Si su lista de correo es una hoja
de clculo de Excel o una base de datos de Access, haga clic en Usar lista
existente.

Si va a enviar una carta a todos los usuarios que aparecen en la lista, pase
al paso 4. Si va a ponerse en contacto solo con algunas de las personas de
la lista, por ejemplo, solo la gente que reside 20 kilmetros alrededor del
evento, elija los usuarios que quiera incluir.
Haga clic en Editar lista de destinatarios.
Marque los nombres de las personas a las que quiere enviar la carta.
Tambin puede ordenar o filtrar la lista para facilitar la bsqueda de
nombres y direcciones.
4. Agregar contenido personalizado

Primero, escriba la informacin que quiera mandar a todos los usuarios. Por
ejemplo, si va a informar a los usuarios sobre un evento prximo, escriba el
nombre, la fecha, la hora y la ubicacin del evento. Esa informacin es la
misma para todo el mundo.
A continuacin, aada la parte de la carta que es distinta para cada usuario
que la recibe, como por ejemplo el nombre y la direccin.
La forma ms rpida de hacerlo es agregar un campo de bloque de direccin
y un campo de lnea de saludo.
Haga clic en donde quiera agregar la direccin de la persona, y luego
haga clic en Bloque de direccin.

Elija cmo quiere que se muestre el nombre.
Sugerencia Para asegurarse de que Word encuentre los nombres y

direcciones de la lista, haga clic en Asignar campos. Compruebe
que en la lista aparezcan los campos deseados. Si un campo de los
que desea dice No coincide, haga clic en la lista desplegable de ese
campo y luego haga clic en el nombre de la columna que se
corresponde con la columna de su lista.
Haga clic en donde quiera saludar al destinatario, y haga clic en
Lnea de saludo.
Elija el estilo de nombre que quiera usar y configure otras opciones.

Para agregar un saludo personalizado u otra informacin de su lista de
correo, agregue los campos de combinacin de correspondencia de uno en
uno.
5. Imprimir las cartas
Haga clic en Vista previa de resultados y, despus, haga clic en las flechas
para asegurarse de que los campos combinados sean los correctos.
Haga clic en Finalizar y combinar > Imprimir documentos.

6. Guardar el documento de combinacin de correspondencia para la
prxima vez
Al guardar el documento de combinacin de correspondencia, este queda
conectado a su lista de distribucin de correo. Para volver a usar el
documento de combinacin de correspondencia, bralo y haga clic en S
cuando Word le pregunte si desea mantener esa conexin. Luego, si desea
cambiar las personas o los elementos incluidos en la combinacin, haga clic
en Editar lista de destinatarios para ordenarlos, filtrarlos y seleccionarlos.
Para ms informacin sobre cmo ordenar y filtrar una lista de distribucin
de correo, vea Ordenar y filtrar los datos de una combinacin de
correspondencia.
Dar formato a los campos de combinacin de correo.
Para cambiar la fuente, el tamao o el espaciado de los contenidos
combinados, seleccione el campo y haga los cambios que quiera.
Haga clic en Vista previa de resultados para cambiar de los
resultados combinados al campo de combinacin de
correspondencia.
Seleccione todo el campo, incluyendo las marcas de los extremos.
Haga clic en Inicio y elija el tipo de letra y el tamao de letra que

quiera.

Haga clic en Formato y elija el espacio entre prrafos que quiera.
Por ejemplo, Word trata cada lnea de un bloque de direcciones como
un prrafo, de modo que puede querer reducir el espaciado entre
prrafos en dicho campo.
Los cambios de formato que aplique aparecern en cada documento
combinado.
4.3 Combinar correspondencia para Sobres
Combinar correspondencia facilita la impresin de sobres para las personas en
su lista de direcciones. Es un proceso en cinco pasos, y puede ahorrar tiempo si
empieza con datos buenos y presta atencin a los detalles.
Para personalizar las cartas que quiere incluir en los sobres, consulte Usar la
combinacin de correspondencia para personalizar documentos. Para ejecutar
una combinacin de correspondencia, consulte Usar Word para una
combinacin de correspondencia. Para crear etiquetas con la combinacin de
correspondencia, consulte Crear etiquetas con la combinacin de
correspondencia.
1. Configurar la lista de correo

La clave de la combinacin de correspondencia: compruebe los datos antes
de empezar. Word extrae datos de la lista y los lleva a cada sobre. Cuanto
mejores sean los datos, mejor resultado obtendr.
Si su lista de correo est en una hoja de clculo de Excel, asegrese de que
la columna del cdigo postal tenga un formato de texto para evitar perder
ceros. Para ms informacin, consulte Dar formato a nmeros, fechas y
otros valores de la combinacin de correspondencia.
Si quiere usar sus contactos de Outlook, asegrese que Outlook sea su
programa de correo predeterminado. Para ms informacin, consulte Hacer
que Outlook sea el programa predeterminado para el correo electrnico, los
contactos y el calendario.
Si no tiene ninguna lista, podr crear una en Word durante la combinacin
de correspondencia. Preprese teniendo a punto todas sus listas de
direcciones antes de empezar. (Despus de escribir una lista en Word,
puede guardarla y usarla la prxima vez que combine correspondencia.)
2. Configuracin para sobres
Configurar el sobre es un proceso largo, pero no requiere demasiado tiempo.
Configurar el sobre y comprobar cmo se imprime

Antes de enviar un lote de sobres incorrectos a la impresora, pruebe las
opciones de la impresora y cmbielas si es necesario.
a) Haga clic en Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
b) Haga clic en Correspondencia > Sobres.
c) En el cuadro Direccin, escriba algn texto. Esta es una prueba para

ver el aspecto de los sobres al imprimirlos. Este texto no aparecer
en la combinacin de correspondencia.
d) En el cuadro Remite, escriba la direccin de remite.
e) Haga clic en el botn Opciones > Opciones de sobre.

f) En el cuadro Tamao de sobre, haga clic en la opcin
correspondiente al tamao de sus sobres.

Si ninguna de las opciones corresponde al tamao del sobre,
desplcese hasta el final de la lista, haga clic en Tamao personal
y despus escriba las dimensiones del sobre en los cuadros Ancho
y Alto.
g) Haga clic en Fuente en las secciones Direccin y Remite y elija una
fuente.
h) Si lo desea, modifique la posicin en los cuadros Desde la izquierda
y Desde arriba. El rea Vista previa muestra el diseo del sobre.
i) Haga clic en la pestaa Opciones de impresin. La impresora
indica a Word cmo se debe cargar el sobre en la impresora. Esta
informacin aparece debajo de Mtodo de alimentacin.
j) Cargue el sobre tal como se indica en Mtodo de alimentacin.
k) Haga clic en Aceptar.

l) Haga clic en Imprimir para imprimir el sobre.
m) Cuando Word le pida guardar el remite, haga clic en S.
n) Compruebe que el sobre se haya impreso correctamente.
o) Si el sobre no se imprime correctamente, pruebe a ajustar las
opciones de Mtodo de alimentacin.
Cuando el sobre de prueba se imprima como desea, ya est listo para
comenzar la combinacin.
Iniciar la combinacin de correspondencia
Haga clic en Correspondencia > Iniciar combinacin de

correspondencia > Sobres.
En el cuadro Opciones de sobre, haga clic en Aceptar. Ya realiz
esta configuracin al imprimir el sobre de prueba.
Word crea un documento adaptado a las dimensiones del sobre. El remite
aparece en un marco en la pgina. Para ver el marco de la direccin de
entrega, haga clic en el lugar donde espera que aparezca.

3. Conectar los sobres a su lista de direcciones
En la pestaa Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y
en la opcin adecuada a su lista.
Si su lista de correspondencia est en una hoja de clculo de Excel, una
base de datos de Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar
lista existente. Despus, vaya a la lista y haga clic en Abrir.
Si est usando sus contactos de Outlook, haga clic en Elegir de los
contactos de Outlook.
Si va a imprimir sobres para todas las personas que aparecen en la lista,
vaya al paso 4. Si solo quiere contactar con algunas de las personas de la
lista, por ejemplo, aquellos que residen a no ms de 20 kilmetros del
evento, elija las personas que quiere incluir.
Haga clic en Editar lista de destinatarios.
Marque los nombres de las personas a las que quiere enviar el sobre.
Tambin puede ordenar o filtrar la lista para facilitar la bsqueda de
nombres y direcciones.
4. Agregar el bloque de direccin del sobre
Haga clic en el lugar donde quiere que aparezcan las direcciones y
haga clic en Bloque de direccin.
Elija cmo quiere que se muestre el nombre.

Sugerencia Para asegurarse de que Word encuentre los nombres y
direcciones de la lista, haga clic en Asignar campos. Compruebe que en la
lista aparezcan los campos deseados. Si un campo de los que desea dice
No coincide, haga clic en la lista desplegable de ese campo y luego haga
clic en el nombre de la columna que se corresponde con la columna de su
lista.
5. Imprimir los sobres
Haga clic en Vista previa de resultados y luego en las flechas para
asegurarse de que los nombres y direcciones se muestran
correctamente.
Haga clic en Finalizar y combinar > Imprimir documentos.
6. Guardar el sobre de combinacin de correspondencia para la prxima

vez
Al guardar el sobre de combinacin de correspondencia, este queda
conectado a su lista de distribucin de correo. Para volver a usar el sobre de
combinacin de correspondencia, bralo y haga clic en S cuando Word le
pregunte si desea mantener esa conexin. Luego, si quiere cambiar las
direcciones incluidas en la combinacin, haga clic en Editar lista de
destinatarios para ordenarlos, filtrarlos y seleccionarlos. Para obtener ms
informacin sobre cmo ordenar y filtrar una lista de distribucin de correo,
vea Ordenar y filtrar los datos de una combinacin de correspondencia.
Dar formato a los contactos de una combinacin de correspondencia en una
hoja de clculo de Excel 2016 para Windows
Si los contactos estn ya en una hoja de clculo de Excel, puede dar formato
de texto a los cdigos postales para no perder ningn dato al ejecutar una
combinacin de correspondencia. Si va a importar contactos desde un
archivo .txt o .csv a una nueva hoja de clculo, el Asistente para importar
texto le ayudar a importar y dar formato a los datos.

V. PUBLICACIONES
5.1 Notas al pie y Notas al final
Las notas al pie suelen utilizarse para aadir informacin o dejar constancia
de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por
ejemplo, una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn
autor, en la nota al pie se pondr quin es el autor de esa cita.
En las imgenes vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1,
esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra
la nota al pie referente al superndice 1.
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como
en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo
la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg.
Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho
se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de
la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un
captulo o bien al final del documento.
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaa Referencias.
Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar

automticamente y no tendremos que realizar ms acciones, pero si queremos
configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y
notas al final haciendo clic en la pequea flecha situada en la esquina inferior
derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el dilogo que vemos en la imagen.
Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
Incluir la nota al Final de la pgina o Debajo de la seleccin.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:
Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.
Adems, en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que
deseamos que se muestre como subndice. Podemos incluir una marca personal
pulsando en Smbolo.
Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota
al pie. Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva
seccin o si reinicia en cada nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar
de formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando
Aplicar cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn
encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final
y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie / nota al
final referente al superndice.

5.2 Marcadores
Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un
nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y
sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar
marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En
formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms elegante.
Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder
acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems, son la base para
crear referencias cruzadas en nuestro documento.
Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador
permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de
Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra
la palabra enmarcada entre corchetes.
Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de
nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante
una referencia cruzada.
Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien
sencillos:
Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.
Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador
o presionar Ctrl + Mays + F5.

Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el
nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe
comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre no
puede ser mayor de 40 caracteres.

Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin. Cuando
hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un
marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.
El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir
seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del
documento a la que est asociado el marcador.
Mostrar los marcadores del documento
Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la
opcin Mostrar marcadores. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones.
Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora
Avanzadas, en la lista de la izquierda. Deberemos bajar la barra de
desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de
documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores.
Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro

documento aquellos marcadores que hemos incluido. El marcador aparece entre
corchetes [ ], como puedes ver en la siguiente imagen.
Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la

pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o
presionando Ctrl + I.
En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en
la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos,
posteriormente slo debemos pulsar el botn Ir a.

5.3 Referencias cruzadas
Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se
encuentra en el documento. Por ejemplo, cuando estamos recordando algn
concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia
a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer
referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las
referencias cruzadas entre otras tienen la ventaja de actualizarse
automticamente, por ejemplo, si el documento es modificado y la referencia ya
no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.
Ya hemos comentado qu es una referencia cruzada y su estrecha relacin con
los marcadores.
Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador.
Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares
adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto
anterior.
Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que
deseamos insertar la referencia cruzada e ir a la pestaa Insertar y, dentro del
grupo Vnculos, hacer clic en el botn Referencia cruzada .

Aparecera el cuadro de dilogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.
En el desplegable Tipo Elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo

apareceran los marcadores que hayamos creado previamente.
Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar.
Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un
hipervnculo.
Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro
documento a los que podemos hacer referencia utilizando las referencias
cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ...

En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que
vamos a crear. En la imagen puedes ver un ejemplo de tipos disponibles.
El cuadro despegable Referencia a indica qu texto va a aparecer en el

documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo,
seleccionamos Texto del marcador, aparecer el nombre que dimos al
marcador cuando lo creamos.
Al seleccionar un Tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se

modifican adaptndose al Tipo seleccionado. Para poder crear una referencia
cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin "preparados"
previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no
solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que adems hayamos
creado un ttulo tipo Tabla.
5.4 Crear una bibliografa
Incluye una lista de todas las fuentes en una biografa o seccin de trabajos
citados. Para poder insertar una bibliografa previamente en el documento se
debe haber insertado citas.
Insertar Citas
En la pestaa Referencias hacemos clic en Insertar cita y luego en Agregar
una nueva fuente.
Nos presentar el cuadro Crear fuente donde podemos elegir el tipo de fuente
bibliogrfica y segn nuestra eleccin nos mostrar campos para rellenar como

el Autor, Ttulo, Ao, Cuando hayamos terminado hacemos clic en Aceptar
y se insertar la cita entre parntesis donde estaba ubicado el cursor.
(FIS-UNCP, 2016)
Insertar Bibliografa
Haga clic en Referencias > en el grupo Citas y bibliografa > haga clic en
Bibliografa.
5.5 Generar una tabla de contenido

Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que
est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Per conocemos
simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice
alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y
tabla de contenido.
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando
con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la
localizacin rpida de algn punto importante del documento.

Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y
colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente
los lectores puedan encontrarlos.
Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un
documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el
documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina
y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La
tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que
miramos cuando queremos saber qu temas tratar. Si hemos dado a los ttulos
del documento un formato que incluya los niveles de esquema casi tendremos
construida la tabla de contenido. En la imagen podemos ver parte de una tabla
de contenido.
Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que
deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.
Veamos tres mtodos para preparar una tabla de contenidos.
a) Mediante los estilos de ttulos predefinidos por Word.
Word dispone de estilos de ttulos predefinidos que incluyen niveles
de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos
estilos de ttulos al crear la tabla de contenidos, Word se fija en estos
ttulos y crea la TDC a partir de ellos.
b) Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear,
aumentar o disminuir los niveles de esquema de los ttulos del
documento. De este modo Word aplicar automticamente el estilo
de ttulo apropiado.
Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaa Vista >
Esquema.
c) Crear estilos de ttulos personalizados.

Podemos crear estilos de ttulos personalizados y posteriormente
hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado ttulos
personalizados una vez estemos en la pestaa de Referencias, en
el botn Tabla de contenido (que veremos a continuacin) debemos
pulsar sobre Tabla de contenido personalizada y luego en el botn
Opciones.
Nos aparece el dilogo como el que vemos en la imagen, donde

debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado
y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si nos hemos creado el
estilo miEstilo2. le podemos asignar el Nivel de TDC 2, y mantener o
no, los que ya aparecan a Ttulo 1 el Nivel de TDC 1, Ttulo 2 el Nivel
de TDC 2 y as sucesivamente.
Si no queremos que tenga en cuenta un estilo personalizado al crear
la tabla de contenido basta con dejar a blanco la casilla Nivel de TDC
correspondiente.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Cuando tengamos preparado el documento en niveles segn hemos visto
anteriormente y por lo tanto ya estn definidos los elementos que
formarn la tabla de contenido slo nos queda generar dicha tabla.
Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de
contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al
inicio del documento) e ir a la pestaa Referencias, desplegar el men
Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automticas. Eligiendo uno de
ellos se generar una tabla de contenidos de forma instantnea, con el
estilo que tiene predefinido.
Eligiendo Tabla manual, se generar una tabla con datos de muestra,
que deberemos sustituir, pero aprovechando la estructura que nos ofrece.
Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la
opcin Tabla de contenido personalizada, donde aparecer el siguiente
cuadro de dilogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar
podemos ir viendo la presentacin que tendr el estilo seleccionado.
Adems, podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar
nmeros de pgina, Alinear nmeros de pgina a la derecha y si
queremos sustituir los nmeros de pgina por hiperenlaces marcaremos
la opcin Usar hipervnculos en lugar de nmero de pgina. Si
dejamos marcada esta ltima opcin, desde el documento, bastar pulsar
la tecla CRTL y hacer clic en una lnea para colocarnos en esa parte del
documento.
Si pulsamos sobre el botn Opciones nos aparece un dilogo como el
que vemos en la imagen donde podemos establecer la relacin entre
estilos y el nivel de la TDC. Los valores por defecto son los que aparecen
en la imagen, pero podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo, si
queremos que nuestra TDC slo tenga 3 niveles podemos asignar el nivel
3 a los estilos Ttulo 4, Ttulo 5, como se ve en la siguiente imagen.

Si hemos modificado los valores por defecto y queremos dejarlo como
estaba podemos pulsar sobre Restablecer.
Para generar la tabla, slo nos queda pulsar en Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a
desplegar el men Tabla de contenido.
En el men Tabla de contenido, si pulsamos en Quitar tabla de
contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminar; pero pulsando
en Guardar seleccin en galera de tablas de contenido podremos
guardar el estilo de nuestra tabla, y se aadir al desplegable para que
podamos elegirla en futuras ocasiones.
Una de las mayores ventajas de crear una TDC es que podemos
actualizarla automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos
el documento aadiendo o eliminando ttulos, podemos actualizar la TDC
con un par de clics de ratn de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
Desde la pestaa Referencias disponemos del botn .
Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un
men emergente donde encontraremos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera de estas dos opciones
nos aparece el dilogo Actualizar la tabla de contenido que vemos en
la imagen de abajo. En l indicaremos si deseamos actualizar slo los
nmeros de pgina o toda la tabla.
5.6 Hacer un ndice

ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se
encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya
dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice
alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se
suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera
rpida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un ndice.

Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas
entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice.
Existen dos formas de marcar las entradas del ndice:
De forma automtica:
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear
un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice. El nuevo
documento debe tener las siguientes caractersticas:
Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice.
En la primera columna debemos tener las entradas del documento
original que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las
entradas debern ser exactas, por ejemplo, si el ttulo en el documento
es Captulo 2. Tipos de vehculos en la columna tendremos que
escribir ese texto idnticamente, si escribiramos captulo 2. Tipos de
vehculos no sera correcto ya que la c est en minscula y la i no est
acentuada y por tanto la tomara como otra frase.
En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que
aparezca en el ndice.
Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo, podemos
querer tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos
de motor entonces en la segunda columna pondremos Captulo 2.
Tipos de vehculos:Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican
que es un subndice de Captulo 2.
Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que
aparezca en el ndice.
Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma
normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto
de uno a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista > Ver en
paralelo. Cuando tengamos el documento de entradas creado
podemos marcar las entradas del documento automticamente.
Abrimos el documento a marcar.

Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar
ndice. Aparece el dilogo de ndice.
Hacemos clic en el botn Automarcar. Aparece un dilogo para

seleccionar el fichero donde tenemos el listado.
Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir. El
cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido
unas marcas en nuestro texto. Una vez tenemos el texto marcado, slo
hace falte crear el ndice como veremos en el siguiente apartado.
De forma manual:
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o
palabras que vayas a aadir al ndice o sitate en el punto donde vayas
a insertar una marca.
Accede a la pestaa Referencias y haz clic en el botn Marcar entrada
o presiona la combinacin de teclas Alt + Shift + X.
Aparece el dilogo Marcar entrada de ndice. Si habamos
seleccionado el texto aparecer ya escrito en el recuadro Entrada, en
caso contrario debemos introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el
que posteriormente aparecer en el ndice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas
aparecern debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las
subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene trminos
estrechamente relacionados con ella que tambin aparecen en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la pgina actual, podemos crear una
referencia cruzada o hacer referencia a un intervalo de pginas.
Podemos hacer que el nmero de pgina tenga el formato de negrita y
cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este dilogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase
o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al dilogo
de Marcar entrada de ndice, en el momento en que est activo el dilogo la
frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y as con todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botn Cerrar.
Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automticamente, podemos crear el ndice.
Para insertar el ndice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar,
al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele
poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar
ndice, aparecer un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la imagen.

Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangra, si queremos que
aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las
subentradas aparezcan a la derecha.
Una vez definidas las opciones del cuadro de dilogo pulsamos Aceptar y se
generar el ndice.
Desde el dilogo de ndice que acabamos de ver, podemos acceder a modificar
el estilo del ndice presionando sobre el botn Modificar. Nos aparece un dilogo
como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los
niveles.

Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el
formato de cada uno de ellos seleccionndolo y presionando sobre Modificar.
5.7 Elaborar una tabla de ilustraciones
Tambin podemos incluir en nuestros documentos tablas de ilustraciones,
grficos o de tablas. Al igual que hemos visto que para crear ndices y tabla de
contenidos primero debemos marcar las entradas y despus generar la tabla.
De forma similar a como ocurra con la TDC tenemos dos opciones para marcar
las entradas a la tabla de ilustraciones:
Utilizar los rtulos de ilustraciones predefinidos por Word.
Para utilizar esta opcin debemos seleccionar el objeto (ya sea tabla, imagen,
grfico, etc.), acceder a la pestaa Referencias y pulsar el botn Insertar
ttulo.
Nos aparece el dilogo Ttulo que vemos en la imagen. Como podemos ver
el ttulo se va a insertar en una tabla, aunque podemos asignarle el ttulo a
cualquier otro tipo de elemento.
Al seleccionar la tabla, grfico, imagen, ecuacin, etc., y seleccionar Ttulo,

Word lo detecta automticamente y le asigna el ttulo y el tipo de rtulo
adecuado. La posicin del ttulo puede ser incluida encima de la seleccin o
por debajo de la seleccin.
Adems, vemos una serie de botones:
Nuevo rtulo: Sirve para modificar el Ttulo y el Rtulo de la ilustracin.
Numeracin: Abre el cuadro de dilogo que vemos en la imagen y sirve para
modificar el estilo de la numeracin de los ttulos.

Autottulo: Sirve para generar automticamente los ttulos de un determinado
tipo. Por ejemplo, podemos hacer que se generen automticamente los ttulos
de las imgenes de mapa de bits (Bitmap image) que vayamos incluyendo en
el documento.
Utilizar estilos personalizados para las ilustraciones.

Podemos crear estilos de cualquier tipo y los grficos, tablas, y dems objetos
no son una excepcin. Por tanto, podemos definirnos nuestros propios estilos
personalizados de ilustraciones y asignrselos posteriormente.
Debemos crearnos un estilo propio para la ilustracin y usarlo nicamente
para ese motivo, posteriormente cuando hallamos aplicado un ttulo a la
ilustracin podemos aplicarle el estilo personalizado.
Al generar la tabla de ilustraciones, Word reconocer esos tipos
personalizados.
En la opcin Rtulo podemos seleccionar en que tabla de ilustraciones
queremos incluir la ilustracin.
Generar la tabla de ilustraciones

Cuando hayamos insertado todos los ttulos a las ilustraciones debemos acceder
a la pestaa Referencias y hacer clic en el botn Insertar tabla de
ilustraciones.

Se abrir el dilogo de Tabla de ilustraciones.
Es muy similar a la tabla de contenidos. En ella podemos seleccionar el estilo del

formato de la tabla. Seleccionar si deseamos mostrar los nmeros de pgina y
alinearlos a la derecha o si por el contrario preferimos utilizar hipervnculos en
lugar de nmeros de pgina.
En la lista despegable de Etiqueta de ttulo podemos seleccionar que tipo de
tabla vamos a crear (Tabla, ilustracin, Fig, etc.)
Si pulsamos sobre Opciones nos aparece el dilogo que vemos en la imagen
donde podemos seleccionar, por ejemplo, que genere la tabla a partir del estilo
de ilustraciones personalizado que hayamos creado.
La opcin de identificador de tabla es mejor que se asigne automticamente para

no mezclar distintas tablas. Este identificador hace referencia a las distintas
tablas de ilustraciones que tengamos en nuestro documento, si lo asignamos

manualmente podramos repetir el identificador y crear un conflicto por duplicidad
de identificadores de tabla.
VI. PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos, donde ya viene
establecida la estructura y el formato de los elementos que contendr: estilo y tamao
de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeracin de pginas, cabeceras y
pies de pgina, etc. Es til utilizarla cuando vamos a generar documentos idnticos
en los que slo cambian los datos, como en un fax, un currculum o una factura.
La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en
formato .dotx (.dot para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de
ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarn en un
documento normal de Word de tipo .docx, sin alterar la plantilla.
Word 2016 incluye muchas plantillas. Veremos cmo crear plantillas nuevas a partir
de un documento Word.
6.1 Crear sus propias plantillas
Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2016
podemos crear una plantilla simplemente cambindole el tipo de documento.
As pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2016
tendremos que:
Disear el documento Word 2016.
Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla. Aqu, podramos
incluir campos del estilo Haga clic aqu..., aunque no es necesario que una
plantilla contenga estos campos. Por supuesto, tambin podemos partir de un
nuevo documento en blanco para disear nuestra plantilla.
Guardar como plantilla.
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word
(*.dotx). Como ya sabes, automticamente Word 2016 te propondr que la
guardes en la carpeta por defecto para las plantillas. Recuerda que debes
guardarla ah si quieres que luego se comporte como una plantilla y aparezca
en la seccin PERSONAL.
6.2 Utilizar una plantilla creada
Una vez que hemos creado nuestra plantilla para poder utilizarla seguimos los
mismos pasos de una plantilla de Word.
Para abrirla ser necesario saber dnde est. Averiguarlo es sencillo. En
Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botn
Ubicaciones de archivos. Si hacemos clic en l se abrir una ventana donde

est la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales.
Podemos copiar la ruta y luego lo nico que resta hacer es ir a Archivo > Abrir
y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Por ejemplo:
C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.
El proceso para utilizar la plantilla siempre ser el mismo. Localizarla, hacer clic
sobre ella y pulsar el botn Crear que aparecer debajo junto a la
previsualizacin.
Observa que en la esquina superior derecha est el botn Anclar que hace que
la plantilla quede fijada en la pgina que aparece al crear un documento Nuevo.
Una vez hemos pulsado el botn Crear, veremos un documento nuevo normal,
pero con la estructura de la plantilla escogida. Observars que la barra de ttulo
contiene un ttulo predeterminado como Platilla1, propio de los archivos no
guardados.

Lo ms habitual es que el texto a modificar se distinga perfectamente del texto
que no debera, en principio, cambiarse. Por ejemplo, en la imagen hemos
aplicado una plantilla de currculum funcional. En l distinguimos varios
elementos perfectamente etiquetados. Veremos sus etiquetas al hacer clic sobre
ellos, como es el caso de Correo electrnico. Al hacer clic sobre el texto
[Correo electrnico] ha pasado a mostrarse dentro de un fondo gris etiquetado,
en modo edicin, para permitirnos cambiar el texto. Hay otros elementos como
OBJETIVO que no deben cambiarse.
Una vez rellenada la informacin, guardaremos el documento normalmente,

dndole nombre. La plantilla no se ver afectada.
6.3 Modificar la plantilla
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos
modificar tanto las plantillas proporcionadas por Word como las que creemos
nosotros a partir de documentos.
Para modificar una plantilla primero hay que abrirla como hemos visto en el punto
anterior. En la pestaa Archivo > Nuevo, y seleccionamos una plantilla.
Nosotros hemos elegido currculum ejecutivo. Luego, hacemos clic en el botn
Crear, igual que si fusemos a crear un documento.

Sobre la plantilla abierta en Word podremos hacer todas las modificaciones de
diseo que queramos. Por ejemplo, podramos introducir los datos que siempre
se repetirn, como el nombre JUAN LPEZ, y rellenar los campos correo
electrnico, direccin postal y telfono. As ya no tendremos que introducirlo
cada vez. Tambin cambiaremos el tamao y el tipo de letra, etc.
Al final obtendremos nuestro propio diseo. Ahora slo nos quedara guardar la
plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar como y nos aparecer
un cuadro de dilogo, en Tipo de archivo aparecer Documento de Word, pero
nosotros debemos cambiarlo a Plantilla de Word (*.dotx).
Automticamente Word 2016 cambiar la carpeta a la carpeta predeterminada
para las plantillas. Por ejemplo, C:\Users\Asus\Documents\Plantillas
personalizadas de Office, o similar. Hay que guardarla en esta carpeta para
que luego se comporte como una plantilla y aparezca en la seccin PERSONAL,
al buscar plantillas.
Slo nos queda darle nombre a la plantilla y hacer clic en Guardar.
Tcnicamente no hemos modificado la plantilla, sino que hemos creado una
personalizada en la seccin PERSONAL a partir de una original de las Plantillas
prediseadas. Si quisiramos modificar una plantilla prediseada como tal, lo
nico que tendramos que hacer es guardarla como plantilla, con el mismo
nombre y en el mismo directorio que la original.
Si modificamos la plantilla Normal.dotm y queda inservible, podemos borrarla
de su ubicacin habitual C:\Users\TuOrdenador\AppData\Roaming\
Microsoft\Templates, y al cerrar y volver a arrancar Word 2016, volver a
crearse la plantilla original, ya que Word guarda una copia de forma automtica
y si detecta que no existe, la restaura.
VII. MACROS
7.1 Qu es una Macro?
Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podran
realizarse automticamente utilizando las propiedades de las macros.
Una macro no es ms que una serie de instrucciones que se ejecutan en un
orden que el usuario decide, actuando como una nica instruccin y que
pueden asignarse a un botn.
Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:
Automatizar una serie de pasos.
Personalizar la barra de acceso rpido aadindole nuevas
funcionalidades.

Insertar texto o grficos que solemos utilizar frecuentemente. Por
ejemplo, el eslogan de la empresa, si lo tenemos en una macro
nicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos
mediante una macro.
Si disponemos de los conocimientos necesarios podemos hacer macros que
funcionen como si fueran comandos de Word y aadirlos a la barra de
herramientas o asociar cada macro a una combinacin de teclas especfica.
Esto lo veremos a lo largo de la unidad.
Antes de empezar a crear macros, conviene saber que Word ya contiene una
serie de comandos ya definidos. Para consultarlos seguiremos los siguientes
pasos:
Accede a la pestaa Vista > Macros > Ver macros. Aparece el cuadro
de dilogo Macros.
En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.
Podrs ver la lista con los comandos disponibles en Word.
Lo nico que podremos hacer con estos comandos es ejecutarlos de forma

normal o, si estn compuestos de una serie de pasos, ejecutarlos Paso a paso.
Al ser propios de Word, no podremos modificarlos.
7.2 Grabar una macro
Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro
que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora sta
almacenar todos los comandos (o acciones) que vayamos realizando. As

pues, todo lo que hagamos se guardar y posteriormente al ejecutarla se
llevar a cabo. Por ello debemos tener cuidado en no grabar ninguna accin
innecesaria o que no tenga que ejecutarse siempre con la macro que estamos
creando
Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente
qu tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al
grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes
de grabar la macro, para que as salga sin ningn error.
Debemos tener en cuenta que cuando est en marcha la grabadora no
podemos utilizar el ratn para desplazarnos por el documento, debemos
hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento.
Otra consideracin que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar
la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en
la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores
documentos. Una macro debe ser genrica.
Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaa Vista y
desplegar el men Macros y seleccionar la opcin Grabar macro.
Aparecer el cuadro de dilogo Grabar macro que vemos en la imagen.

Nombre de macro. Aqu escribiremos el nombre de la macro que vamos a
crear. Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes
condiciones:
- Debe comenzar con una letra.
- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y nmeros.
- No puede contener espacios ni smbolos.
Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya exista o de un comando
existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirn a la macro
anterior o al comando de Word que haba antes. Por tanto, debemos tener
mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.
Dentro de la zona Asignar macro a podemos seleccionar el detonante de la
macro, que podr ser un botn o una combinacin de teclas. Al hacer clic sobre
el icono de Botn o el de Teclado aparecern unos nuevos cuadros de dilogo,
que veremos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones
desde este dilogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y
posteriormente asignarla a un botn o a una combinacin de teclas.
En el desplegable Guardar macro en podemos seleccionar dnde vamos a
guardar la macro. Por defecto nos sugiere guardarla en la plantilla
Normal.dotm que es la que el sistema utiliza para crear todos los nuevos
documentos.
Tambin podemos escribir una pequea Descripcin que resuman las
funciones de la macro.
Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese
momento podemos detener la grabacin desde el men Macro o desde la barra
de estado pulsando en el botn cuadrado.
Tambin podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero
del ratn se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro.
Desde el men tenemos la posibilidad de Pausar la grabacin si queremos
efectuar alguna accin que no deseamos que se guarde.

Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la
macro seleccionamos la opcin de Detener (o el cuadrado azul de la barra de
estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda
automticamente una vez hemos pulsado el botn, pero es conveniente
asignarla a un botn o a una combinacin de teclas, como veremos a
continuacin.
Insertar la macro en la cinta o la barra de acceso rpido.
Para insertar un botn de una macro ya existente, accedemos a la pestaa
Archivo > Opciones. Aparece el dilogo Opciones de Word. Deberemos
situarnos en la categora del men izquierdo Personalizar cinta de opciones
si queremos incorporar el botn en la cinta, o en Barra de herramientas de
acceso rpido si queremos incorporar el botn en la barra de acceso rpido.
En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecern

listadas todas las macros que hayamos grabado.
Bastar con seleccionar la macro y pulsar el botn Agregar >> para que
se aada a la barra. La macro se aadir al listado de comandos de la
barra.
En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendr, seleccionndola
y haciendo clic en el botn Modificar. Se abrir un cuadro de dilogo con
diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y adems
puedas modificar su nombre.
Asignar una combinacin de teclas a la macro.
En el caso de incorporar la macro a la cinta, en las Opciones de Word, en
Personalizar cinta de opciones, dispondremos del botn Personalizar, que
es el que permite escoger el acceso de teclado a la accin.

Se abrir el cuadro de dilogo que vemos en la siguiente imagen, que es el
mismo que veramos si pulsramos la opcin Teclado del cuadro de dilogo
Grabar macro que hemos visto anteriormente.
En la categora Especificar un comando deberemos seleccionar Macros y

luego la macro en concreto a la que asignar el atajo de teclado. Luego, en
Especificar la secuencia de teclado es donde deberemos especificar la
combinacin de teclas. Para hacerlo, simplemente las pulsaremos como si
fusemos a ejecutarlas. El texto se escribir slo, por ejemplo, CTRL+ALT+M.
Deberemos hacer clic en Asignar para que la combinacin se asigne a la
macro.
Debemos tener en cuenta no utilizar una combinacin ya existente para otro
tipo de comando.

7.3 Ejecutar una macro
Para llevar a cabo la ejecucin de la macro debemos:
Acceder a la pestaa Vista y hacer clic en Macros. Veremos una ventana
similar a la que puedes ver a continuacin.
Seleccionar la macro de la lista. Por ejemplo, Membrete.
Pulsar Ejecutar.
7.4 Edicin simple de una macro

Podemos consultar el cdigo generado sobre la macro editndola. Adems,
puede servirnos de utilidad si tenemos conocimientos de programacin en
Visual Basic, para corregir posibles errores que se generen al ejecutar la macro.
Para editar la macro en la ficha Vista vamos a Macros > Ver Macros y
pulsamos el botn Modificar. Tambin podemos editar la macro con la
combinacin de teclas ALT + F11 y dentro del dilogo Macros seleccionamos
la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.
En ambos casos, nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada
como vemos en la imagen.

Obviamente, si est asignada a un botn de la cinta se ejecutar al hacer clic sobre
l, y si hemos creado un atajo de teclado tambin lo har al pulsar la combinacin
de teclas.
Comentamos el resto de botones del dilogo.
Paso a paso. Ejecuta la macro instruccin a instruccin abriendo el editor de Visual
Basic.
Modificar. Esta opcin es la que hemos explicado en el punto anterior.
Crear. Sirve para crear una nueva macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Organizador. Abre un nuevo dilogo donde podemos organizar si tenemos
diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.
Cancelar. Cierra el dilogo sin realizar ninguna accin.
7.5 Eliminar una macro
Para eliminar una macro, simplemente, hay que seleccionarla y pulsar el botn
Eliminar.
Por otro lado, tambin podemos crear macros que se autoejecuten, para ello,
al crear la macro debemos asignarle uno de estos nombres:
AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.
AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.
AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla
donde tenemos la macro.
AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la
plantilla donde tenemos la macro.
AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde
tenemos la macro.
7.6 Guardar un archivo con macros
Guardar un documento que contiene macros es sencillo:
Archivo > Guardar como > escribir el nombre del documento.

En Tipo seleccionamos la opcin Documento habilitado con macros
de Word (*.docm) > Guardar.
VIII. DOCUMENTO MAESTRO

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento
normal (grficos, tablas, formato de texto, etc.) y adems contiene enlaces a un
conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse
independientemente como documentos normales.
Las modificaciones que se produzcan en los subdocumentos se vern reflejadas
automticamente en el documento maestro, puesto que este lo que contiene son
enlaces a estos subdocumentos.
Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus
caractersticas est previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios
captulos). Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos
extensos dividindolos en subdocumentos ms pequeos y fciles de manejar.
En un grupo de trabajo se puede guardar un documento maestro en una red de
trabajo para compartir un documento dividindolo en subdocumentos individuales
por ejemplo para trabajar bajo un mismo proyecto, para la realizacin de un manual
extenso, donde cada miembro del grupo realiza diferentes captulos, siguiendo la
misma estructura en los subdocumentos se pueden fusionar en un documento
maestro.
Sabiendo esto puedes pensar, muy bien, pero y qu ocurre con los nmeros de
pgina, los ndices y dems caractersticas de los subdocumentos? El documento

final no estar organizado. En este sentido no hay problema ya que el documento
maestro se trata como un nico documento, teniendo su propio ndice general,
nmeros de pginas, encabezados, etc.
El mtodo de utilizar documentos maestros es de gran utilidad para ordenadores
que no tienen gran potencia de clculo, pues para estos ordenadores trabajar con
documentos muy extensos causa un rendimiento muy inferior al normal, y con la
ayuda de los documentos maestros trabajar con estos subdocumentos agiliza la
tarea.
En la imagen podemos ver un ejemplo de un documento maestro con sus tres
subdocumentos.
Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema. Vamos
a ver los botones de la barra de esquemas que estn destinados al tratamiento de
documentos maestros.
Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaa Vista >
Esquema.
Debers hacer clic en el botn Mostrar documento de la pestaa Esquema:

Aparecern nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:
Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.
Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento

maestro.
Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un

subdocumento a raz de un ttulo.
Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo

desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte
del documento maestro y deje de existir como subdocumento.
Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento

maestro.
Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y

combinarlos en uno solo.
Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos

dividirlo en varios subdocumentos.
Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo

como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.
8.8 Crear un documento maestro
Crear un esquema de un documento maestro
Esta opcin sirve cuando tenemos muy clara la organizacin, estructura y el
desarrollo del documento. Podemos crearnos un esquema (o ndice) con todos
los puntos que vamos a tratar en el documento e ir haciendo la seleccin de los
puntos ms importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Imaginemos que tenemos la planificacin de un libro bien estructurado y
sabemos el nmero de captulos con sus ttulos, entonces podemos hacer el
documento maestro con un esquema y destinar cada ttulo de un captulo a un
subdocumento.
Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:
Tenemos el esquema ya redactado con los ttulos de los captulos
con su nivel correspondiente.
Seleccionamos el primer ttulo del captulo del libro.
Presionamos sobre para crear un subdocumento.

A continuacin, podemos redactar el contenido del subdocumento.
Con el resto de captulos seguimos el mismo procedimiento.

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y adems crea
un documento por cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el
mismo lugar donde tenemos el documento maestro.
Por ejemplo, en la imagen que tenemos el documento maestro y 3
subdocumentos (Captulo 1, Captulo 2 y Captulo 3). Estos 4 documentos
estarn en la misma carpeta de nuestro disco duro. Los nombres que les da
por defecto a los subdocumentos son el primer ttulo. En este ejemplo los
documentos tienen el nombre de Capitulo 1.docx, etc.
8.9 Insertar subdocumentos

Convertir documentos existentes en un documento maestro
La otra opcin es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y
queremos fusionarlos en un nico documento maestro sin tener que estar
cortando y pegando. Adems, si creamos un documento cortando y pegando,

el rendimiento de trabajo no ser el mismo, cuanto ms extenso sea el
documento ms se ralentizar el sistema al trabajar con l.
Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos
seguir los siguientes pasos:
Crear un nuevo documento que ser el documento maestro.
Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaa Vista > Esquema.
Basndonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los
captulos ya creados.
Escribimos el ttulo del libro y lo ponemos como Ttulo 1 para que tenga
el nivel de esquema 1.
Para insertar el primer subdocumento (Captulo 1) presionamos sobre
.
Aparece el cuadro de dilogo Insertar subdocumento, para que
seleccionemos que documento queremos insertar.
Seleccionamos el Captulo 1.docx y pulsamos Abrir.

Con el resto de captulos se realiza el mismo procedimiento y al final
tendremos un documento maestro formado por tres subdocumentos.
8.10 Contraer / expandir subdocumentos
Al inicio de la unidad hemos visto por encima los botones de la barra de
esquema asociados a la manipulacin con documentos maestros, ahora los
veremos con un poco ms en detalle.
Con este botn conseguimos contraer o expandir los subdocumentos

que tenemos en el documento maestro. En la imagen podemos ver el efecto
que provoca contraer el documento maestro que estamos viendo de ejemplo.

Podemos ver que no muestra el contenido de los subdocumentos, sino que
muestra la ruta de nuestro disco duro donde se encuentra ubicado dicho
documento.
8.11 Combinar subdocumentos

Si llegamos a una situacin en la que tenemos muchos subdocumentos
pequeos en nuestro documento maestro puede ser conveniente ir combinando
algunos subdocumentos de poca extensin para tener menos subdocumentos,
pero un poco ms extensos.
Si queremos combinar varios subdocumentos tendremos que seleccionarlos
presionando primero sobre el icono que aparece a la izquierda superior del
primer subdocumento y manteniendo pulsada la tecla MAYS (Shift) de nuestro
teclado haremos clic sobre el siguiente subdocumento. Podemos combinar
tantos subdocumentos como queramos.
Una vez los tenemos seleccionados debemos pulsar sobre el icono

Se fusionarn todos en el mismo subdocumento. Este botn slo estar
habilitado si tenemos varios subdocumentos seleccionados.
8.12 Dividir subdocumentos
El caso contrario es cuando tenemos subdocumentos muy extensos y queremos
dividirlos en varios subdocumentos.
Para realizar la divisin debemos situarnos una lnea encima o al principio del
ttulo del subdocumento a partir de donde vayamos a crear otro subdocumento.
Una vez estemos ah situados pulsamos sobre el botn , este botn slo
estar habilitado si estamos en la posicin correcta.
8.13 Desvincular subdocumentos
Situndonos sobre un subdocumento podemos pulsar sobre el botn
para quitar el documento como subdocumento del documento

maestro. En ese momento el subdocumento pasa a ser parte del documento
maestro y no como un enlace a un subdocumento, aunque el subdocumento no
se borra fsicamente de nuestro disco duro.

8.14 Bloquear documento
Cuando estamos trabajando en grupo con un documento maestro que contiene
varios subdocumentos, los subdocumentos pueden ser bloqueados
automticamente por Word cuando un usuario est utilizando un subdocumento
y otro lo abre, en este caso el segundo slo tendr acceso en modo lectura.
Tambin podemos modificar la opcin de bloquear/desbloquear nosotros
mismos utilizando el icono que tenemos en la barra esquema
.
Cuando tengamos un subdocumento bloqueado, en la izquierda del
subdocumento aparece un dibujo en forma de candado . A partir de este
momento no podremos modificar el subdocumento, slo tendremos acceso en
modo lectura, nosotros y el resto de usuarios.
IX. CONTROL DE CAMBIOS, COMPARACIN Y COMBINACIN DE
DOCUMENTOS
9.1 Control de cambios
Al trabajar en un documento con otras personas o al editar un documento usted
mismo, active Control de cambios para ver todos los cambios. Word marca
todas las adiciones, las eliminaciones, los movimientos y los cambios de
formato.
1. Abra el documento que desea revisar.
2. Haga clic en Revisar y, en el botn Control de cambios, seleccione Control
de cambios.
A continuacin, estudiemos qu tipo de modificaciones son las que detecta el

control de cambios y cmo las representa.
Inserciones. Pone el texto de color rojo (o el asignado al revisor) y lo subraya.
Por ejemplo, en esta imagen se ve que se ha aadido "de la BD".

Cambios de formato. Subraya en color azul y muestra un texto con el prefijo
Con formato, y despus indica qu tipo de formato se ha aplicado. En este
caso se ha cambiado la fuente a negrita en las palabras "en una sola tabla".
Texto eliminado. Muestra el texto original tachado y del color asignado al

revisor, en este caso color rojo.
Lneas cambiadas. En la parte izquierda del documento muestra una lnea

vertical gris, indicando que el documento ha sido editado y modificado.
Botones de la pestaa Revisar que pertenecen al Control de Cambios

El primer cuadro despegable, Todas las revisiones, sirve para indicar
como queremos ver el documento.
Revisiones simples. Muestra el documento con todas las revisiones

mediante unas marcas verticales a la izquierda informando de los cambios
realizados.
Todas las revisiones. Muestra el documento con todas las revisiones
especificadas a la derecha, es la opcin por defecto.
Ninguna revisin. Muestra el documento con todas las revisiones
efectuadas, pero sin ninguna marca que las muestre.
Original. Muestra el documento original sin tener en cuenta las revisiones
efectuadas.
Una buena opcin es trabajar en vista Revisiones simples porque as
evitamos que por cada cambio que efectuemos aparezca un texto indicando el

cambio efectuado, ya que puede resultar bastante agobiante tener el
documento cargado de textos de revisiones.
Tambin podemos controlar el grado de revisin desde el
men Mostrar marcas ya que podemos elegir lo que
queremos ver, basta marcarlo en la lista que se muestra,
como se ve en la imagen siguiente.
9.2 Revisin de documentos (aceptar o rechazar)

Cuando un documento ha sido modificado por otro componente de un equipo
y ha activado el control de cambios, despus otro componente puede revisar el
documento con las herramientas de navegacin de cambios y aceptar o
rechazar los cambios efectuados.
Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:
Manualmente con los botones
Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el
documento podemos desplazarnos al anterior cambio.
Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios realizados sobre el
documento podemos desplazarnos al siguiente cambio.
Luego simplemente deberemos hacer clic en el botn Aceptar para

aplicar el cambio propuesto.
Automticamente Desplegando la opcin Aceptar encontramos varias
opciones:

Aceptar y continuar con la siguiente.
Aceptar todos los cambios. Esta opcin sirve para aceptar todos los cambios
encontrados con respecto al documento original.
Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento.

De forma similar podemos tenemos varias opciones para Rechazar cambios.
Desplegando la opcin Rechazar tenemos las posibilidades que muestra la
siguiente imagen.
9.3 Panel de revisiones

Como ya vimos para los comentarios, si pulsamos sobre Panel de revisiones
nos aparece una ventana donde podemos ver los cambios y comentarios del
documento. Podemos elegir entre formato horizontal o vertical.
9.4 Comparacin de documentos

Al trabajar en equipo bajo un mismo documento es posible que el documento
original sea modificado sin que antes se active la propiedad de control de
cambios. Esto quiere decir que en el documento se guardarn los cambios
efectuados, pero no habr ningn registro sobre ellos, por tanto, no podremos
revisar para aceptar o rechazar los cambios, a no ser que tengamos una copia
del documento original y lo podamos comparar.
Comparacin del documento original con el documento
modificado
Consejo: Siempre que trabajemos en equipo bajo un mismo documento
es recomendable tener guardada una copia de la ltima versin que
tuvimos por si algn miembro del equipo realiza algn cambio sin activar
el control de cambios y lo guarda. Si tenemos una copia posterior
podremos utilizar la herramienta de comparacin que nos ofrece Word.

Para ver los cambios realizados en un documento que ha sido guardado
sin el control de cambios debemos seguir los siguientes pasos:
- Abrir el documento original.
- Acceder a la pestaa Revisar y desplegar el botn Comparar.
seleccionar la opcin Comparar.

Aparece el dilogo Comparar y combinar documentos.
- Debemos seleccionar el documento original y el documento revisado,

es decir el documento con los ltimos cambios y pulsar Aceptar.
Nos muestra una pantalla nuevo documento basado en el documento
final y con las marcas de los cambios producidos con respecto al
documento original., como puedes ver en la siguiente imagen.
Si hacemos clic en el botn Ms >> para ver ms opciones nos

encontraremos varias opciones, entre ellas, es muy interesante la que
aparece en la parte inferior derecha Mostrar cambios en, que nos
ofrece tres formas distintas de combinar los documentos.

Documento original. Las marcas se muestran sobre el documento original.
Documento revisado. Las marcas se muestran sobre el segundo documento.
Esta es la opcin por defecto.
Documento nuevo. Se crea un nuevo documento y se insertan las marcas de
los cambios producidos.
Aparte de estas opciones, tenemos todava otra posibilidad ms de
mostrar la comparacin: Si queremos ver una comparacin en la que
aparezcan el documento original, el revisado y el comparado, debemos
abrir el desplegable Comparar >> Mostrar documentos de origen >>,
Mostrar ambos, como muestra la siguiente imagen.
Al hacer clic aparecern los tres documentos, como muestra la siguiente

imagen.

Esta visin con los tres documentos permite ver en detalle todos los
cambios.
Comparar en paralelo dos documentos

Otra forma de comparar dos documentos es vindolos al mismo tiempo
ambos documentos el documento original y el documento final.
Para realizar este tipo de comparacin debemos seguir los siguientes
pasos:
- Abrir los dos documentos comparar (documento original y documento
final).
- Desde el documento original accedemos a la pestaa Vista y
seleccionamos Ver en paralelo.
Veremos ambos documentos a la vez en la pantalla dividida por la mitad
en posicin vertical un documento al lado del otro.

En la misma seccin de la pestaa Vista encontraremos otras opciones:
Desplazamiento sincrnico. Este botn puede activarse o

desactivarse. Si est activado como vemos en la imagen al
desplazarnos por un documento el otro documento tambin se desplaza
al mismo tiempo paralelamente al otro.
Restablecer posicin de ventanas. Sirve para poner en posicin
vertical ambas ventanas de los documentos, por si las habamos
modificado de posicin.
Vuelve a hacer clic en la opcin Ver en paralelo para desactivarla y
volver a la edicin normal.
9.5 Combinacin de documentos

Esta opcin combina las revisiones de varios autores en un documento nico.
Revisar >> Comparar >> Combinar
Mostrar un documento combinado entre el documento original y el documento

revisado.

X. ENTORNO Y SEGURIDAD DE WINDOWS
Hoy en da todo el mundo tiene claro que es imprescindible disponer de un sistema
de seguridad en el ordenador. Lo habitual es disponer como mnimo de un antivirus,
especialmente si el sistema tiene acceso a internet.
Pero tambin debemos tener en cuenta la seguridad interna, que muchas veces se
descuida. Es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a
los documentos en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden utilizar
una misma mquina. Por ejemplo, en una empresa un empleado puede tener
acceso a un ordenador con documentos que no debera poder modificar porque
pertenecen a otro empleado de otro turno distinto. En Word existe la posibilidad de
aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En esta unidad veremos la
importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:
Aadir contrasea a un documento.
Controlar quin puede abrir, modificar o imprimir un documento.
Identificar al autor del documento por medio de la firma electrnica.
Proteger el documento contra virus de macros.
Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es perfecto, por lo que
conviene completar con otras medidas de seguridad los documentos muy
importantes.
10.1 Inspeccionar y Remover informacin personal
Al crear un documento ste guarda por defecto la informacin personal que
proporciona el entorno de Windows tales como: Autor, datos de imgenes

recortadas, fechas de modificacin, etc. Si no deseamos compartir esa
informacin personal Word nos ofrece la posibilidad de removerlas del
documento.
En la pestaa Archivo hacemos clic en Informacin luego clic en
Comprobar si hay problemas, en la lista desplegable seleccionamos
Inspeccionar documento.
Nos mostrar en cuadro Inspector de documento donde podemos

seleccionar todos los contenidos que deseamos inspeccionar. Clic en
Inspeccionar.
Se ejecutar la inspeccin y al finalizar nos muestra el cuadro Inspector de

documento con los contenidos encontrados, en la imagen observamos que
el documento presenta Propiedades de documento e Informacin
personal, si no deseamos compartir esa informacin hacemos clic en Quitar

todo y se eliminar esa informacin de nuestro documento. Luego salimos
del Inspector de documento.
10.2 Marcar como final

Esta opcin de Word permite informar a los lectores del documento que el
archivo es el definitivo, que ya no tendr ms modificaciones en el futuro y lo
convierte en un archivo de solo lectura para evitar que otros usuarios realicen
cambios. Los pasos para Marcar como final un documento son los siguientes:
Archivo > Informacin > Restringir documento > Marcar como
final.
Word nos muestra un cuadro de dilogo > Aceptar.

Si an no hemos guardado el documento Word nos dirige al cuadro
guardar como, Guaramos el documento.
Aparece el cuadro de dilogo de Word que nos indica que nuestro
documento ha sido marcado como final, presionamos aceptar e
inmediatamente aparece el cono que demuestra que el documento
est marcado como final.
10.3 Propiedades
Esta opcin muestra todas las propiedades de nuestro documento tales como:
Ttulo del documento, Autor, tipo de documento, las palabras clave del
documento, etc.
Para acceder a las propiedades en la pestaa Archivo nos ubicamos en
Informacin, ah podremos observar las propiedades del documento.
Si deseamos modificar alguna propiedad hacemos clic en el botn

desplegable Propiedades, seleccionamos Propiedades avanzadas.
Aparece el cuadro Propiedades del documento donde podemos editar las

propiedades que deseamos para nuestro documento. Al finalizar presionar
Aceptar.

10.5 Cifrar un documento
Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro
documento es asignndole una contrasea para que nicamente la persona
que conozca esa contrasea pueda abrir y modificar el documento.
Una contrasea (o password) es una combinacin de caracteres que pueden
contener tanto letras como nmeros y que utilizan un sistema de cifrado para
convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.
Accediendo por la pestaa Archivo > Informacin pulsaremos el botn
Proteger documento.
Elegimos la opcin Cifrar con contrasea. Se abrir el siguiente cuadro de

dilogo desde el que introduciremos la contrasea.

Al escribir una contrasea nos aparece otro cuadro de dilogo para que
volvamos a repetir la contrasea. As el sistema se asegura de que se ha
introducido correctamente y sin errores tipogrficos.
Ten en cuenta que si olvidas la contrasea no podrs abrir el documento.
Modificar la contrasea a posteriori es tan sencillo como acceder a esta
misma ventana y cambiar el valor. Para borrarla, lo nico que haremos ser
eliminar la contrasea actual dejando el cuadro de texto en blanco.
10.6 Configurar restricciones de edicin y formato (proteger documento)
Restricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que
puedan modificar el formato de nuestro documento.
Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del
documento, pero no pueden realizar ningn cambio de formato.
Para habilitar esta caracterstica debemos acceder a la pestaa Revisar y
seleccionar Restringir edicin.
Se abrir el panel Restringir edicin.
La primera opcin es la que nos permite aplicar Restricciones de formato

en el documento.
Pulsando sobre el enlace Configuracin accedemos a un cuadro de dilogo
donde podemos seleccionar qu tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que estn permitidos. Desmarcar
una casilla implicara dejar de permitir la modificacin del estilo en s, es decir,
bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mnimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos segn el criterio de
Word.
Ninguno. No deja marcado ningn estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Aceptar.
En el panel Restringir formato y edicin el tercer paso es Comenzar a
aplicar. Se activa el botn Si, aplicar la proteccin. Al pulsar sobre este
botn nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contrasea, para
que posteriormente podamos desactivar esta restriccin.
Para desactivar esta restriccin en este mismo panel debemos pulsar sobre
el botn Suspender la proteccin que aparecer. Nos aparece un dilogo
donde debemos introducir la contrasea y pulsar Aceptar.
Restricciones de edicin.
Con esta restriccin podemos determinar qu tipo de edicin permitimos
sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edicin que vamos a
ver a continuacin.

Al activar la casilla Permitir slo este tipo de edicin en el documento se
despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edicin.
Podemos seleccionar qu tipo de ediciones queremos habilitar sobre el

documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en
ocasiones podremos seleccionar qu usuarios pueden realizar las
modificaciones.
Marcas de revisin. Esta opcin permite que el usuario realice

modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados sern
resaltados como marcas de revisin.
Comentarios. Con esta opcin los usuarios nicamente pueden introducir
comentarios sobre el documento.
Rellenando formularios. Con esta opcin los usuarios solo podrn escribir
en las reas de los formularios.
Sin cambios. Esta opcin es la ms restrictiva, no permite realizar ningn
cambio, equivale a slo lectura.
10.7 Agregar una firma digital a un documento
En la pestaa Archivo > Informacin > Proteger documento encontramos
la opcin Agregar una firma digital.
Al hacer clic en ella un cuadro de dilogo nos explica en qu consiste firmar

documentos y nos permite abrir el catlogo de servicios de firmas

recomendados por Word, siempre y cuando dispongamos de internet para
conectar con la pgina web correspondiente.
Para tener una firma digital, debemos solicitarla con anterioridad a una
autoridad certificadora como la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre o
DocuSign. Estas y otras compaas ofrecen certificados de firmas digitales,
para ms informacin visita su web e infrmate de cmo solicitar una firma
digital.
Una firma digital sirve para asegurar la autora de un documento. Permite
certificar que el documento que ha sido realizado (o cuanto menos que ha
sido firmado) por el firmante.
No vamos a entrar en detalle, pero en una firma digital existen dos tipos de
clave para un mismo usuario, la clave pblica que todo el mundo conoce y
sirve para cotejar que un documento es de quien dice ser, y una clave privada
que es la que utiliza el usuario que firma el documento y que nicamente debe
conocer l.
Word te da la posibilidad de crear tu propia certificacin, que nicamente ser
vlida para identificarte para trabajar con Office. Si ese va a ser el nico uso
que le vas a dar a tu firma digital puedes utilizar esta alternativa.
Una vez creada la firma vers la ventana de la imagen.
Si queremos cambiar la firma digital haremos clic en Cambiar y

seleccionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer
clic en Firmar.
A partir del momento en que se firme un documento, este no podr ser

modificado. En caso de que sufriese algn tipo de edicin la firma se rompera,
pues no sera posible afirmar que el sujeto que ha realizado los cambios es el
mismo que firm el documento.
Puedes firmar y romper la firma tantas veces como quieras. Lo importante es
que cuando el documento est finalizado, al aadirle la firma, cada persona
que lo abra ver que lo hiciste t y no podr modificarlo sin romper la firma
digital.
10.8 Gestin de derechos de informacin (IRM)
El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de
acceso, impresin, copia y reenvo de los documentos Microsoft Office de una
forma bastante completa. Con l conseguimos un mayor control sobre la
seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y modificacin
completa o parcial del documento a los usuarios que nosotros
especifiquemos.
Es una herramienta que necesita realizar una configuracin especfica en un
servidor de RMS para Windows Server.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma
que, aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro
ordenador la seguridad seguir vigente. Pero ojo, tampoco es perfecto, nada
impide que por ejemplo la persona que visualiza el archivo haga una captura
o una fotografa de su contenido, o bien copie a mano el texto.
XI. PERSONALIZACIN DE INTERFAZ
11.1 Configuracin de cinta de opciones
Cuando vamos a pasar muchas horas utilizando Word, es importante que
trabajemos de forma cmoda y que tengamos a nuestro alcance rpidamente
las herramientas que ms frecuentemente utilizamos. Para ello, disponemos
de unas opciones de personalizacin que nos permiten gestionar las opciones
de las fichas:
Aadir comandos a las fichas existentes, tanto a las principales como
a las de herramientas.
Crear una nueva pestaa personalizada, que abra una ficha con los
botones que ms utilizamos.
Inhabilitar fichas que no utilicemos nunca (o volver a habilitarlas).
Todas estas opciones se encuentran en Archivo > Opciones > Personalizar
cinta de Opciones. Tambin haciendo clic con el botn derecho sobre una
pestaa y eligiendo la opcin Personalizar cinta de Opciones en el men
contextual.

Se abre una ventana como la siguiente:
Vamos a ver cmo se utiliza.

Las listas desplegables superiores sirven para elegir los Comandos
disponibles que podemos incluir en las fichas, y qu fichas queremos
modificar (Personalizar la cinta de opciones).
Comandos disponibles en: Podremos elegir entre los ms
utilizados, los que no estn disponibles en ninguna ficha, macros,
la ficha de Archivo, entre otros.
Personalizar la cinta de opciones: Nos permite elegir si queremos
cambiar las fichas principales o las de herramientas.
Los cuadros que muestran una lista de comandos o fichas cambiarn,
en funcin de lo que hayamos seleccionado en los desplegables
explicados.
Los distintos botones nos permiten realizar las acciones.
Nueva pestaa permite crear una ficha personalizada, al mismo
nivel que Inicio, Insertar, Frmulas, Datos, etc.
Nuevo grupo permite crear una seccin dentro de la ficha ya
existente (ya sea estndar o personalizada). Por ejemplo, en la
ficha Inicio podramos crear un grupo llamado Documento que
incluyera los botones Guardar y Cerrar, as no necesitaramos
cambiar a la ficha Archivo cada vez que guardamos.
Cambiar nombre sirve para modificar el nombre de una ficha o
grupo. Para hacerlo, tendremos que seleccionar el elemento y
luego pulsar el botn. Se abrir un cuadro de dilogo donde
deberemos indicar el nuevo nombre.

Restablecer permite recuperar el aspecto estndar de Word, sin
mostrar las personalizaciones realizadas.
Los botones en forma de flechas arriba y abajo sirven para
ordenar las pestaas. Simplemente seleccionamos una ficha y la
vamos subiendo o bajando hasta la posicin que queremos que
ocupe.
Los botones Agregar o Quitar sirven para incluir o eliminar un
botn (o comando) de las fichas.
11.2 Creacin de pestaas
Para crear una ficha con comandos personalizados dispares, que no se
engloben en una categora ya existente, lo mejor es crear una nueva pestaa.
1. Para ello, hacemos clic sobre el botn Nueva pestaa.
2. Luego, pulsamos Cambiar nombre y le indicamos el nombre
oportuno, por ejemplo, Personalizada.
3. Automticamente se crear un grupo dentro de ella, ya que las fichas
deben tener como mnimo un grupo que sirva de contenedor para los
comandos.
4. Ya podras pulsar Aceptar y la ficha estara ah, vaca. Pero
obviamente esto no sirve de nada, as que lo lgico sera ir aadiendo
los grupos y los comandos como hemos visto en el apartado anterior,
sobre la nueva barra que hemos creado.
11.3 Configuracin de barra de acceso rpido
La barra de herramientas de acceso rpido normalmente incorpora por
defecto los botones Guardar, Deshacer, Rehacer, Abrir y Personalizar. Pero
esto lo podemos personalizar agregndole o quitndole los botones que
deseemos.
Al hacer clic sobre el ltimo botn de la barra de herramientas de acceso
rpido, Personalizar, se muestra un listado de los comandos ms comunes
que puedes aadir a la barra.

Haz clic en Ms comandos para aadir otros. Se abrir un cuadro de dilogo
que veremos a continuacin.
Otras formas de acceder al cuadro de personalizacin:

Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso
rpido.
desde el men contextual de la propia barra (al que acceders
haciendo clic con el botn secundario sobre ella), seleccionando
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido.
Para agregar un botn:
Los botones que se quieren agregar, pueden seleccionarse de la lista de la
izquierda. Los botones disponibles se agrupan en listas, de modo que
debemos seleccionar una opcin del desplegable superior para cambiar de
una lista a otra. Por defecto se mostrarn los Comandos ms utilizados.
En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te

interese y pulsa Agregar. Aparecer entonces en el listado de la derecha que
indica los comandos que hay actualmente en la barra.

El nuevo botn siempre se colocar en ltima posicin, lo que supone que en
la barra estar a la derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel
, se puede cambiar su posicin de forma que los botones estn en el

orden que queramos.
Otra forma ms rpida de agregar un botn es hacer clic con el botn derecho
del ratn sobre el botn de la cinta de opciones que queremos agregar para
que aparezca el siguiente desplegable: Slo hay que hacer clic en Agregar a
la barra de herramientas de acceso rpido.
Para quitar botones:

Selecciona el botn en el listado de la derecha y pulsa el botn Quitar.
O bien, pulsa el botn que hay justo debajo de la lista . De

esta forma, no slo quitars el botn seleccionado, sino que dejars la
barra con los botones predeterminados: Guardar, Deshacer y
Rehacer.
O tambin hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el botn que
queremos eliminar para que aparezca el siguiente desplegable:
Y hacer clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso
rpido.
XII. FORMULARIO
Los formularios son documentos normales de Word que estn diseados con
campos para que los usuarios los completen con informacin, por ejemplo, un
formulario para rellenar los datos necesarios para contratar un seguro de automvil.
Por lo tanto, para crear un formulario partiremos de un documento de texto, en el
que incluiremos cajas de texto o cuadros de seleccin, donde el lector del

documento podr rellenar los datos que le solicitemos, de forma parecida a como
rellenbamos los documentos basados en plantillas.
Para crear un formulario en Word que otros puedan rellenar, empiece con una
plantilla y agregue controles de contenido. Los controles de contenido incluyen
cosas como las casillas de verificacin, cuadros de texto, selectores de fecha y
listas desplegables. Si se familiariza con las bases de datos, estos controles de
contenido incluso pueden vincularse a los datos.
Una vez creado el formulario lo podemos guardar como un documento normal o
como una plantilla. Lo ms habitual es protegerlo para que slo se pueda escribir
en los campos preparados para ello y no se pueda alterar el resto del documento.
Un formulario no es ms que un documento que contiene texto fijo y texto que debe
ser rellenado por el lector. Para el texto a rellenar debemos definir controles,
campos especiales que permiten introducir informacin de forma muy variada.
12.1 Mostrar la ficha Programador
Paso 1: Mostrar la pestaa de Desarrollador
2. Haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4. En Personalizar cinta de opciones, en la lista bajo Pestaas
principales, seleccione la casilla Desarrollador y luego haga clic
en Aceptar.
Ya disponemos de una nueva pestaa, llamada Desarrollador.

Paso 2: Abrir una plantilla o un documento sobre el que basar el formulario
Para ahorrar tiempo, empiece con una plantilla de formulario. Para
empezar desde cero, empiece con una plantilla en blanco.
Empezar con una plantilla de formulario

2. Haga clic en Nuevo.
3. En el cuadro Buscar en las plantillas en lnea, escriba el tipo de
formulario que quiera crear y presione ENTRAR.
4. Haga clic en la plantilla de formulario que quiera usar y luego en
Crear.
Empezar con una plantilla en blanco
2. Haga clic en Nuevo.
3. Haga clic en Documento en blanco.
12.2 Insercin y configuracin de los controles de un formulario

Paso 3: Agregar contenidos al formulario
En la pestaa de Desarrollador, haga clic en el Modo de diseo y
luego inserte los controles que quiera.
Nota Puede imprimir un formulario que se cre usando los controles

de contenido, pero las casillas alrededor de los controles de
contenido no se imprimirn.
En la seccin Controles encontramos los distintos tipos de controles
que podemos agregar al documento. Para insertar un control basta

con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer
clic sobre el tipo de control deseado en la ficha Desarrollador. Una
vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades,
seleccionndolo haciendo clic sobre l, y pulsando en
Todos los controles comparten las siguientes

propiedades:
El Ttulo mostrar el texto que escribamos al editar contenido. Por
ejemplo, el ttulo Nombre: se mostrara

La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible
cuando est activado el Modo Diseo.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de
contenido, impediremos que el lector pueda borrar el control, y
marcando No se puede editar el contenido, no podr editar su
contenido.
Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario,
los usuarios que lo rellenen las vern.

Los controles que incorporen texto, mostrarn tambin opciones para
aplicarles estilos.
Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre l

desaparece para ser sustituido por el texto a rellenar.
Para cambiar este texto debemos pulsar en , hacer

clic sobre el control e introducir el nuevo texto. El texto que
escribamos se mostrar como ayuda.
Insertar un control de texto donde los usuarios puedan

introducir texto
En un control de contenido de texto enriquecido, los usuarios pueden
dar formato al texto como negrita o cursiva y pueden escribir varios
prrafos. Si quiere limitar lo que los usuarios puedan agregar, inserte
el control de contenido de texto sin formato.
1. Haga clic en donde quiera insertar el control.
2. En la pestaa Desarrollador, haga clic en Control de texto
enriquecido o Control de contenido de texto sin formato.
Las propiedades especiales de estos controles son:
Permitir retornos de carro, slo disponible en el control de Texto

(sin formato) permite o no, que se puedan crear varios prrafos al
pulsar la tecla INTRO.
Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique,
al introducir el texto, este se crear como texto normal y el control
desaparecer
Insertar un control de imagen

Los controles de imagen se usan a menudo para las plantillas, pero
tambin puede agregar un control de imagen a un formulario. permite
que el usuario pueda aadir una imagen pulsando sobre l.
1. Haga clic en donde quiera insertar el control.
2. En la pestaa Desarrollador, haga clic en Control de contenido
de imagen.
Insertar los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado
Permiten al usuario elegir entre una serie de elementos disponibles.

La diferencia entre ambos es que el cuadro combinado aparece
plegado en un principio y permite al usuario escribir, mientras que el
cuadro de lista aparece ya desplegado y slo permite elegir una
opcin entre las existentes.
1. En la pestaa Desarrollador, haga clic en el Control de

contenido de cuadro combinado o Control de contenido de
lista desplegable.
2. Seleccione el control de contenido, y luego en la pestaa
Desarrollador haga clic en Propiedades.
3. Para crear una lista de opciones, haga clic en Agregar en
Propiedades de la lista desplegable.

4. Escriba una opcin en el cuadro Nombre para mostrar, como por
ejemplo S, No o Tal vez.
Repita este paso hasta que todas las opciones estn en la lista
desplegable.
5. Rellene el resto de propiedades que quiera.
Nota Si selecciona la casilla No se pueden editar los contenidos, los
usuarios no podrn hacer clic en las opciones.
Inserte el control Selector de fecha

1. Haga clic en donde quiera insertar el control de selector de fecha.
2. En la pestaa Desarrollador, haga clic en el Control de
contenido de selector de fecha.
En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para

especificar con qu formato queremos que aparezca la fecha.
Paso 4: Establecer o cambiar propiedades de controles de contenido

Cada control de contenido tiene propiedades que puede establecer
o cambiar. Por ejemplo, el control de selector de fecha proporciona
opciones para el formato que quiera usar para mostrar la fecha.
1. Haga clic en el control de contenido que quiera cambiar.
2. En la pestaa Desarrollador, haga clic en Propiedades y cambie
las propiedades que quiera.
12.3 Agregar instrucciones al Formulario

Paso 5: Agregar texto de instrucciones al formulario
El texto de instrucciones puede mejorar la usabilidad del formulario
que va a crear y distribuir. Puede cambiar el texto de instrucciones
predeterminado de los controles de contenido.
Para personalizar el texto de instrucciones predeterminado para los
usuarios de su formulario, haga lo siguiente:

1. En la pestaa Desarrollador, haga clic en Modo de diseo.
2. Haga clic en el control de contenido donde quiere revisar el texto
de instrucciones del marcador de posicin.
3. Edite el texto del marcador de posicin y dele el formato que usted
quiera.
4. En la pestaa Desarrollador, haga clic en Modo de diseo para
desactivar la caracterstica de diseo y guardar el texto de
instrucciones.
Nota No seleccione la casilla de No se pueden editar los
contenidos si quiere que los usuarios reemplacen el texto de
instrucciones con su propio texto.
12.4 Proteger un Formulario
Paso 6: Agregar proteccin a un formulario
Ahora nos queda un ltimo paso, si dejramos el documento tal cual,
el usuario podra editar y eliminar lo que quisiese. Para limitar a que
nicamente pueda rellenar el formulario, debemos proteger el
documento de la siguiente forma:
Primero, debemos marcar la opcin Restringir edicin .

Abrimos as el panel Restringir formato y edicin.

La opcin que nos interesa la elegimos en la seccin Restricciones
de edicin, activando la casilla y seleccionando la opcin
Rellenando formularios.
Para que la proteccin tenga efecto, pulsamos el botn S, aplicar la
proteccin.
Se muestra un dilogo en el que podemos elegir una contrasea.
Slo podrn deshabilitar la proteccin aquellos usuarios que
conozcan la contrasea.
Sugerencia Si quiere, puede probar el formulario antes de
distribuirlo. Abra el formulario, rellnelo como lo hara el usuario y
guarde una copia en la ubicacin que quiera.

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MODULO I:

Ms. Microsoft Word

Estas son algunas de las principales caractersticas nuevas.

Hacer las cosas de forma rpida con Informacin

Trabajar juntos en tiempo real

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 1

Para ms informacin sobre cmo colaborar en Word 2016, vea Colaborar en

Recomendaciones sobre lo que est trabajando

La Bsqueda inteligente, con tecnologa de Bing, trae la investigacin directamente a su

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 2

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 3

Uso compartido ms sencillo

Para ms informacin, vea Compartir el documento en Word 2016 para Windows.

Formato de formas ms rpido

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 4

Al hacer clic sobre el botn Inicio en Windows 10 (o Windows 7 )

La segunda es buscarlo nosotros mismos, para ello hacer clic en la opcin

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 5

si no dispones de acceso directo, pero quieres crear uno en Windows 10,

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 6

Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.

Una pequea barra vertical parpadeante es la que marca tu posicin en el

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 7

1.7 GUARDAR UN DOCUMENTO

Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases

Aqu debes elegir en qu unidad guardas el archivo, para guardarlo en el disco

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 8

pulsaremos el botn y escogeremos la opcin Cerrar. La forma de

II. TRABAJANDO CON WORD Y LAS VERSIONES ANTERIORES

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 9

Si ve Modo de compatibilidad en la barra de ttulo, haga lo siguiente para

1. Haga clic en Archivo > Informacin.

2. En la seccin Inspeccionar documento, haga clic en Comprobar si hay

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 10

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 11

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 12

3.2 Agregar una celda, fila o columna a una tabla

Otra forma es utilizando la cinta de opciones:

Para aadir una celda a una tabla:

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 13

3. En el cuadro de dilogo Insertar Celdas que aparece marcamos la

4. La celda se desplazar hacia abajo y en su lugar se insertar una nueva

3.3 Eliminar una celda, fila o columna de una tabla

3.4 Combinar o dividir las celdas de una tabla

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 14

Para conseguirlo, utilizamos las opciones de la pestaa Presentacin > grupo

El botn Combinar celdas slo estar activo si hay ms de una celda

aparece un icono en la esquina superior izquierda. Si hacemos clic en l y

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 15

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 16

Para modificar el alto o el ancho de columna a un valor fijo, lo habitual suele

utilizaremos las flechas que permiten ir cambiando el valor en cm.

Las opciones de distribucin tambin pueden resultar muy interesantes.

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 17

Al hacer clic en el botn se abrir una ventana como la siguiente:

Como puedes observar, el proceso es sencillo:

Podemos utilizar ms de un criterio de ordenacin, para que, por ejemplo, si dos

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 18

3.11 Repetir el ttulo de una tabla en las pginas siguientes

. De esta forma, el encabezado se mostrar en todas las

el botn en la pestaa Presentacin > grupo Datos.

Se abrir una ventana donde podremos configurar algunos parmetros. Por

CERTIFICACIN UNIVERSITARIA EN OFIMATICA 19